Projektmenedzsment kézikönyv Egész életen át tartó tanulás program / Leonardo da Vinci

Átírás

1 Projektkézikönyv Projektmenedzsment kézikönyv Egész életen át tartó tanulás program / Leonardo da Vinci Innovációtranszfer projektek Tempus Közalapítvány Verzió: október 19. Verzió: /45

2 VÁLTOZÁSI JEGYZÉK : 38. oldal: Időközi beszámoló 5. bekezdés Amennyiben az első előfinanszírozási részlet felhasználási aránya kevesebb, mint 70 %, a második előfinanszírozási részletet az első előfinanszírozási részlet fel nem használt összegének mértékével csökkenteni kell oldal: 5.2 Valutaátváltási árfolyamok Az euróövezeten kívül felmerült költségek elszámolására az alábbi módon van lehetőség: - Európai Bizottság által megadott internetes oldalon 1 nyilvánosságra hozott havi árfolyamon kell átszámítania, mely azon a napon érvényes, amikor a Nemzeti Iroda aláírta a támogatási szerződést, - vagy a projektidőszak alatt az Európai Bizottság által megadott internetes oldalon az elszámolással érintett időszak alatt megjelent havi árfolyamok átlagával kell átszámítania. Utóbbi választás esetén az adott árfolyamot mindazokra a költségekre kell alkalmazni, amelyek az elszámolással érintett időszakban kifizetésre kerültek. (Lásd támogatási szerződés Különös Feltételek V. cikk) 16. oldal: o ha költségkategóriák között kívánnak átcsoportosítani, a direkt költségek személyi költségek - és a működési költségek (utazás és megélhetés; alvállalkozói; egyéb; eszköz) között akkor abban az esetben van szükség szerződésmódosítási kérelem benyújtására, ha az átcsoportosítás következtében az adott költségkategória összegének növekedése meghaladja a 10%-ot; 21. oldal: Nem elszámolható költségek természetbeni hozzájárulások (pl. önkéntes munka). 1 Verzió: /45

3 TARTALOMJEGYZÉK Projektmenedzsment kézikönyv ÁLTALÁNOS TUDNIVALÓK A NEMZETI IRODA SZEREPE AZ ÖNÖK PROJEKTJE A LEONARDO DA VINCI PROGRAMBAN SZERZŐDÉSKÖTÉS A TÁMOGATÁS FELTÉTELEI A szerződéskötés formai feltételei A szerződéskötés pénzügyi (technikai) feltételei: A szerződéskötés tartalmi feltételei KIZÁRÓ OKOK A TÁMOGATÁSI SZERZŐDÉS A támogatás utalása A támogatási szerződés mellékletei A TÁMOGATÁSI SZERZŐDÉS ÉS MELLÉKLETEINEK MÓDOSÍTÁSA FORMANYOMTATVÁNY HASZNÁLATA A MÓDOSÍTÁSI KÉRELEMHEZ A szerződő intézménnyel kapcsolatos változások Partner(ek) kilépése Új partner belépése / partnercsere Változások a projekt tevékenységeiben / munkaprogramban A bankszámlával kapcsolatos változások A projekt futamidejének változása A beszámolási határidők módosítása A költségvetés módosítása EGYÉB MÓDOSÍTÁSI KÉRELMEK A TÁMOGATÁS KIFIZETÉSE A PROJEKT PÉNZÜGYI MENEDZSMENTJE A SZERZŐDÉSKÖTŐ INTÉZMÉNY FELADATAI BANKSZÁMLA VALUTAÁTVÁLTÁSI ÁRFOLYAMOK TERMÉSZETBENI HOZZÁJÁRULÁS A PROJEKT KÖLTSÉGEINEK ELSZÁMOLÁSA AZ ELSZÁMOLHATÓSÁG ÁLTALÁNOS FELTÉTELEI Elszámolható költségek Nem elszámolható költségek Általános forgalmi adó Csendestársak MEGHATÁROZÁSOK AZ ELSZÁMOLÁS BIZONYLATAI KÖLTSÉGTÍPUSOK ÉS ELSZÁMOLÁSUK BIZONYLATAI Elszámolható közvetlen költségek Elszámolható közvetett költségek KÖLTSÉGKATEGÓRIÁK KÖZVETLEN KÖLTSÉGEK Verzió: /45

4 6.5.1 Személyi költségek Útiköltségek és megélhetési költségek Útiköltségek Megélhetési költségek Eszközök költségei Alvállalkozói költségek Egyéb költségek Közvetett költségek (maximum 7%) AZ EREDMÉNYEK TERJESZTÉSE ÉS HASZNOSULÁSA A DISSZEMINÁCIÓS TEVÉKENYSÉGEK CÉLJA MIK A PROJEKTEREDMÉNYEK? MI AZ EREDMÉNYEK TERJESZTÉSE ÉS HASZNOSÍTÁSA? HOGYAN TERVEZZÜK MEG A TERJESZTÉST ÉS A HASZNOSÍTÁST KÖTELEZŐ ARCULATI ELEMEK A PROJEKT NYOMON KÖVETÉSE CÉLJA Milyen típusú nyomon követés lehetséges? HELYSZÍNI TÁJÉKOZÓDÁS Monitoring látogatás Helyszíni ellenőrzések, audit A projekt saját rendezvényei Találkozó a Nemzeti Irodában A NI által szervezett rendezvények ÍRÁSBELI BESZÁMOLÓK A beszámolók célja Beszámolási időszak A beszámolók benyújtása A beszámolók feldolgozása Időközi beszámoló Záró beszámoló Alacsony színvonalú megvalósítás A Támogatási szerződés felbontása A szerződéses kötelezettségek súlyos megszegése RENDEZVÉNYEK A Nemzeti Iroda által szervezett rendezvények Európai szintű rendezvények MELLÉKLETEK MELLÉKLET SZÓMAGYARÁZAT MELLÉKLET SZEMÉLYI KÖLTSÉGEK MELLÉKLET - MEGÉLHETÉSI KÖLTSÉGEK Verzió: /45

5 1 ÁLTALÁNOS TUDNIVALÓK Kinek szól? E kézikönyv elsősorban a kedvezményezettek és a projektek koordinációjáért felelős szervezetek, csoportok számára jött létre. A projektek szakmai koordinátorainak és azoknak szól, akik a projektek pénzügyi menedzsmentjéért felelősek. A kézikönyv hasznos referenciaforrás lehet a konzorcium partnerintézményei számára is. Fő célja, hogy: segítse a koordinátorokat a projektjük menedzselésében és eredményes megvalósításában; tisztázza a támogatási szerződés és mellékletei kapcsán felmerülő kérdéseket; olyan praktikus információkkal szolgáljon, melyek a projektek teljes futamideje alatt hasznosak lehetnek; útmutatást nyújtson a projektek nyomonkövetését, valamint az eredmények/termékek terjesztését és hasznosulását segítő módszerekről; útmutatást nyújtson a projektek pénzügyeinek dokumentálásához, hogy pénzügyi beszámolók könnyen elkészíthetők legyenek; támogassa az érintett felek hatékony együttműködését. Tartalma kizárólag a magyar koordinációjú innovációtranszfer projektekre vonatkozik, az Európai Bizottság által meghatározott szabályokat teljes mértékben figyelembe véve. Jelen dokumentum a támogatási szerződés elválaszthatatlan melléklete. 1.1 A NEMZETI IRODA SZEREPE A Tempus Közalapítvány keretei között működő nemzeti iroda (NI) az Európai Bizottság partnereként működik. A Bizottság az irányelvek meghatározásával és a program kereteinek meghatározásával foglalkozik, a NI feladata pedig a programok végrehajtása és célja, hogy a program kedvezményezettjei számára átfogó adminisztrációs segítséget nyújtson. A NI felhatalmazása a teljes projektciklus menedzselésére szól: beletartozik a pályázati felhívás megjelentetése, a projektek kiválasztása, a támogatási szerződések megkötése, a projektek nyomonkövetése egészen azok lezárásáig, a támogatott tevékenységek és a támogatás felhasználásának ellenőrzése és auditja, valamint a beszámolás az eredményekről. A NI kezeli a futó projektek beszámolóit, végzi azok értékelését, valamint teljesíti a kifizetéseket a kedvezményezettek felé. Amikor a projektek lezárulnak, a NI visszajelzést küld a Bizottságnak a projektek és általában véve az egyes pályázati fordulók eredményeiről, hogy ez háttér információként szolgálhasson a későbbi irányelvek kidolgozásához. 1.2 AZ ÖNÖK PROJEKTJE A LEONARDO DA VINCI PROGRAMBAN A szakképzésfejesztésre irányuló Leonardo da Vinci programon belül az innovációtranszfer pályázattípus célja más országokban bizonyítottan bevált (adatokkal alátámasztható) és fenntartható, jó szakképzési gyakorlatok, termékek (tananyag, módszertan, tanulási környezet, stb.) hazai adaptációja és beépítése a szakképzési rendszerbe. Az adaptáció célja, hogy a kiválasztott jó gyakorlat a projekt végére megfeleljen a felhasználói és szakmai igényeknek nemzeti szinten, és illeszkedjék a szakképzési rendszerhez. A projekt lezárására az eredményeknek fenntarthatóknak kell lenniük. A fenntarthatóság azt jelenti, hogy a projekt leglényegesebb tevékenységei, eredményei továbbra is elérhetőek a célcsoport, célszektor, szakképzési intézmények számára a projekt finanszírozási idejének lezárása után. Fontos, hogy a projekt képes legyen hatást gyakorolni a nemzeti szakképzésre, vagyis közvetlen vagy közvetett módon hasson az érintett szakterület szereplőire, a képzési rendszerre túllépve a projekt eredeti környezetét (szereplői körét). Verzió: /45

6 A projekt megvalósítására a NI és a kedvezményezett partnerség képviseletében a főpályázó szervezet (a továbbiakban kedvezményezett) támogatási szerződést kötnek. A szerződés része a teljes pályázati anyag mindazokkal a pontosításokkal, kiegészítésekkel együtt, amelyeket a NI a szerződéskötés feltételeként előír. Az összes kapcsolódó információ és hivatkozott dokumentum letölthető honlapunkról: >> Pályázatok >> Egész életen át tartó tanulás program >> Leonardo da Vinci >> Innovációtranszfer >> Nyertes pályázóink figyelmébe. Közvetlen link: Ezeket a területeket részletesen megvizsgáljuk jelen dokumentumban, a projektciklus pedig az alábbi ábrán követhető végig: Verzió: /45

7 Projektkézikönyv PROJEKTCIKLUS A PÁLYÁZATOK BENYÚJTÁSA A PÁLYÁZATOK ÉRTÉKELÉSE PÁLYÁZATI EREDMÉNYEK A SZERZŐDÉSKÖTÉS A kidolgozott pályázatok benyújtása a Nemzeti Irodához (továbbiakban NI) A pályázatok értékelése az aktuális Pályázati Felhívásban megadott elvek alapján, mind a formai, mind a minőségi kritériumokat figyelembe véve, külső szakértők bevonásával történik. Létrejön a támogatásra javasolt pályázatok listája. A NI minden pályázóval felveszi a kapcsolatot: a sikeres pályázók személyre szóló értesítést kapnak, melyben szerepel projektjük pontos státusza. A sikertelen pályázók visszajelzést kapnak az elutasítás okairól és pályázatuk hiányosságairól, gyengeségeiről. A támogatást nyert pályázók számára a NI megküldi a támogatási szerződést, amely tartalmazza a megítélt támogatási összeget, valamint a projekt megvalósítása során alkalmazandó pénzügyi szabályokat is. A kifizetés rendszerint több részletben történik. BESZÁMOLÁS A PROJEKTEK MONITOROZÁSA SZERZŐDÉSES IDŐSZAK ÉS PROJEKTTEVÉKENYSÉGEK IDŐKÖZI BESZÁMOLÓ BENYÚJTÁSA Ha a támogatási szerződés úgy rendelkezik, a kedvezményezetteknek időközi beszámolót kell benyújtaniuk az addig megvalósult tevékenységekről és kiadásokról. A beszámolót szakértő értékeli, és csak az elfogadása után kerül sor a következő részlet kifizetésére. ZÁRÓ BESZÁMOLÓ BENYÚJTÁSA ÉS AUDIT A NI nyomon követi a projektek megvalósítását a futamidő alatt. Egyrészt helyszíni látogatásokat valósít meg, másrészt tematikus monitoring tevékenységeket kezdeményez. A szerződéses időszak az az időtartam, mely alatt költségek keletkezhetnek és fedezhetők az Európai Közösségi támogatásból. A szerződéses időszak hossza függ a projekt futamidejétől. A tervezett projekttevékenységek már kidolgozásra kerültek. A projekt befejezése után záró beszámolót kell benyújtani, mely a projekt megvalósításáról, az elért eredményekről és a költségvetés felhasználásáról ad képet. A beszámolót külső szakértő értékeli és pontozza. A pontozás alapján kerül meghatározásra, hogy az utolsó részlet a teljes összeget jelenti-e vagy annak csak egy részét. Ha egy projekt lezárult, a NI vagy a Bizottság a zárókifizetést követő 5 év során auditálhatja a projektet. AZ EREDMÉNYEK TERJESZTÉSE, ÉRTÉKESÍTÉSE ÉS HASZNOSULÁSA A PROJEKT FUTAMIDEJE ALATT ÉS AZON TÚL FENNTARTHATÓSÁG: A FŐ TEVÉKENYSÉGEK ÉS EREDMÉNYEK A PROJEKT FUTAMIDEJÉN TÚL IS FENNMARADNAK ÉS HASZNOSULNAK Verzió: /45

8 Projektkézikönyv SZERZŐDÉSKÖTÉS 2.1 A TÁMOGATÁS FELTÉTELEI A pályázat megfelel a program formai és szakmai követelményeinek. Két - nagy mértékű véleményeltérés esetén három - külső, független szakértő értékelése és a Szakképzési Tanácsadó és Kiértékelő Bizottság javaslata alapján a TKA Kuratóriuma a pályázatot támogatásra javasolja, a javaslatot az Európai Bizottság elfogadja. Az Iroda azon nyertes pályázókkal köt szerződést, akik a megadott határidőig teljesíteni tudják a szerződéskötéshez szükséges formai, pénzügyi és tartalmi feltételeit, és időben eljuttatják az Iroda számára a szerződéskötéshez szükséges dokumentumokat A szerződéskötés formai feltételei A Kedvezményezett az Iroda részére valamennyi, a szerződéskötéshez szükséges dokumentumot megküldi (részben a pályázati folyamat, részben a szerződés előkészítése során). Az alábbiakban felsorolt dokumentumokat a szervezet hivatalos képviseletére jogosult személy(ek)nek kell aláírnia, vagy másolat beküldése esetén hitelesítenie kell, a szervezet pecsétjével ellátva: nyilatkozat a felelősségvállalásról hivatalos aláírással ellátva (a pályázati dokumentum része) pénzügyi azonosító űrlap kitöltve és aláírva (ha a pályázatban benyújtott számlaszámhoz képest változás állt be, úgy új űrlapot kell benyújtani). Mivel a támogatás folyósítása euróban történik, célszerű devizaszámlát nyitni! hivatalos képviselő(k) közjegyző által hitelesített, 30 napnál nem régebbi aláírási címpéldánya (az intézmény nevében aláírásra jogosult személy nevére vonatkozóan). Banki aláírási címpéldányt nem áll módunkban elfogadni! a partnerek eredeti szándéknyilatkozatai (ha azokat a pályázati anyagban még nem nyújtották be). A szándéknyilatkozatok formai kritériumait a Kalauz, Formai követelmények gyakorlati tudnivalók (24. oldal) c. rész alatt olvashatók. megfelelő jogi státusz űrlap kitöltve és aláírva (a honlapon található minta alapján). A jogi státusz űrlap mellékletei a következők: közintézmények 2 esetén: az intézményt létrehozó állásfoglalás, törvény, rendelet, jogszabály vagy döntés másolata; gazdasági társaságok, egyesületek, alapítványok, stb. esetén 30 napnál nem régebbi cégkivonat / bírósági nyilvántartásba vételről szóló nyilatkozat, amelyen szerepel az intézmény neve, címe és a nemzeti hatóságok által adott cégjegyzékszáma; közösségi adószám regisztrációs lapja (ha nem szerepel más, benyújtott iratban) 30 napnál nem régebbi adóigazolás arról, hogy az intézménynek nincsen 60 napon túl lejárt köztartozása. 2 A jelen pályázati felhívás szempontjából a hazai jogi szabályozásban meghatározott közintézmények mellett közintézménynek minősül még a programban részt vevő országok által meghatározott valamennyi iskola és felsőfokú oktatási intézmény, továbbá minden olyan tanulási lehetőséget biztosító intézmény vagy szervezet, amely az elmúlt két évben éves jövedelmének több mint 50 százalékát közforrásból szerezte, vagy amely közintézmények vagy azok képviselői felügyelete alatt áll. Verzió: /45

9 2.1.2 A szerződéskötés pénzügyi (technikai) feltételei: A Kedvezményezett intézmény megfelelő működési és pénzügyi kapacitással kell, hogy rendelkezzen a projekt végrehajtására. A közintézményeket a program úgy tekinti, hogy rendelkeznek a szükséges pénzügyi és adminisztratív kapacitással, valamint a kellő pénzügyi stabilitással az Egész életen át tartó tanulás program projektjeinek végrehajtásához: ennek igazolására nem szükséges további dokumentumokat benyújtaniuk. Nem közintézményeknek is stabil és kielégítő mértékű finanszírozási forrásokkal kell rendelkezniük, illetve ezt igazolniuk kell annak érdekében, hogy tevékenységüket a végrehajtás teljes időtartama alatt képesek legyenek fenntartani. A pénzügyi kapacitásuk értékelése érdekében ezeknek a pályázóknak pályázatukkal együtt az alábbi dokumentumokat kell benyújtaniuk: euró feletti támogatásra vonatkozó pályázatok esetén: azon legutolsó pénzügyi évre vonatkozó hivatalos éves elszámolások egy példánya 3, amelyre vonatkozóan az elszámolásokat már lezárták. A beszámolónak tartalmaznia kell a mérleget, az eredménykimutatást, valamint gazdálkodási formától függően a kiegészítő mellékletet vagy közhasznúsági jelentést. Minden esetben csatolni kell gazdálkodási formától függetlenül a beszámolót elfogadó kuratóriumi, vagy taggyűlési, vagy közgyűlési határozatot. Ezeket a dokumentumokat a legfrissebb elszámolás áttekintése céljából a NI a szerződéskötés előtt újra bekéri. Ha a benyújtott dokumentumok alapján az Iroda úgy véli, hogy a működési vagy pénzügyi kapacitást nem igazolták, vagy az nem kielégítő, az Iroda: további információkat kérhet; előfinanszírozási garanciát kérhet; előfinanszírozás nélküli támogatási megállapodást ajánlhat; részletfizetéses támogatási megállapodást ajánlhat. megtagadhatja a szerződéskötést a szükséges feltételek meglétének hiányában A szerződéskötés tartalmi feltételei A szerződéskötési folyamat során az Iroda a pályázatot külső szakértőnek adja ki, akinek az a feladata, hogy a projekttervezettel kapcsolatban további pontosításokat javasoljon, a hatékonyabb megvalósítás, valamint az indikátorok, eredmények pontosabb megfogalmazása érdekében. E javaslatok segítik az önellenőrzést, és támogatják a teljesítés dokumentálását mind a NI és a kedvezményezett, mind a kedvezményezett és partnerei viszonylatában. A szakértői vélemény alapján az Iroda kérdéssort készít, ajánlásokat fogalmaz meg, amelyre a válaszokat, illetve az ajánlásoknak megfelelő kiegészítéseket, pontosításokat a pályázónak meg kell küldenie a szerződéskötés előtt. Az eljárás célja, hogy a munkaterv és az eredmények naprakész megfogalmazásban kerüljenek be a szerződésbe. A pályázat ezen kérdésekre adott válaszokkal, kiegészítésekkel alkot egységet, így képezi a szerződés mellékletét, és így jelenti a számonkérés alapját. 3 A hivatalos megfelelő külső testület által jóváhagyott és/vagy a szervezet közgyűlése által közzétett és/vagy jóváhagyott számlákat jelent. Verzió: /45

10 2.2 KIZÁRÓ OKOK A pályázók / kedvezményezettek kizártnak tekintendők a pályázati felhívásban való részvételből, illetve a támogatásból, ha bármelyik, az alább felsorolt helyzetben vannak: 4 1. csődbe mennek vagy felszámolják őket, ügyeik kezelését bíróságok veszik át, hitelezőikkel egyezséget kötöttek, felfüggesztették üzleti tevékenységüket, a fenti ügyek vonatkozásában eljárást indítanak ellenük, vagy a nemzeti törvények vagy szabályok szerint hasonló eljárásból eredően bármely hasonló helyzetbe kerülnek; 2. szakmai magatartásra vonatkozó vétség miatt jogerős (res judicata) ítélettel elítélték őket; 3. a szerződő hatóság által bármely módon igazolhatóan súlyos szakmai kötelességmulasztást követtek el; 4. nem teljesítették társadalombiztosítás- vagy adófizetési kötelezettségüket azon ország jogszabályai szerint, ahol létrejöttek, vagy a szerződő hatóság országának jogszabályai szerint, vagy azon ország jogszabályai szerint, ahol a szerződést teljesíteni kell; 5. jogerős (res judicata) ítéletet hoztak velük szemben csalás, korrupció, bűnszövetkezetben való részvétel vagy bármely más, a Közösségek pénzügyi érdekeire nézve káros jogellenes tevékenység miatt; 6. a Közösség költségvetéséből finanszírozott más beszerzési eljárást vagy támogatás elbírálási eljárást követően megállapították róluk, hogy súlyosan megszegték a szerződést a szerződéses kötelezettségeik nem teljesítésével. A pályázók nem részesülnek pénzügyi támogatásban, ha a támogatás odaítélése során: 1. összeférhetetlenség alanyaivá válnak (családi, személyes vagy politikai okokból, illetve a támogatás odaítélésében közvetlenül vagy közvetve érintett szervezettel vagy személlyel közös nemzeti, gazdasági vagy egyéb más érdek miatt); 2. tévesen szolgáltatnak olyan információkat, amelyeket a szerződő hatóság a támogatás odaítélése során a részvétel feltételeként igényel, vagy nem szolgáltatnak ilyen információkat. Adminisztratív és pénzügyi büntetés szabható ki az olyan pályázókra, akik hamis információkat szolgáltatnak, vagy súlyosan megsértették valamely korábbi szerződésből vagy támogatás megítélésének eljárásából eredő szerződéses kötelezettségeiket A TÁMOGATÁSI SZERZŐDÉS A szerződést a NI készíti elő magyar nyelven, és pdf formátumban küldi meg a kedvezményezett számára. A szerződést 3 eredeti példányban aláírva, lepecsételve kell visszaküldeni, amelyből 2 példány az Irodát, 1 példány a kedvezményezettet illeti meg. Ha a kedvezményezett intézménynek adminisztratív okokból több példányra van szüksége, annyival több aláírt szerződést kell visszaküldenie, amennyivel több példányt igényel. A szerződést ezt követően, a Tempus Közalapítvány kuratóriumi elnökének aláírásával lép hatályba. A támogatási szerződés megkötését követően kedvezményezett partnerszerződést köt a partnereivel, amelyekből egy-egy másolatot elküld a NI részére a szerződés megkötését követő 3 hónapon belül A támogatás utalása A projektek finanszírozása a támogatási szerződésben foglalt szabályok szerint történik. A projekt kezdetén a NI átutalja a támogatás első részletét, mely a teljes támogatás szerződésben meghatározott hányada. 4 A Pénzügyi Rendelet 93. és 94. cikkei szerint. 5 A Pénzügyi Rendelet 93. és 96. cikkei szerint. Verzió: /45

11 Az utalás mértéke és ütemezése a projekt futamideje alapján az alábbi lehet a pontos részleteket minden esetben a támogatási szerződés tartalmazza: a 18 hónapnál rövidebb projektek esetében az utalás két részletben történik: a szerződés hatályba lépésétől számított 45 napon belül a Nemzeti Iroda a Szerződés III.3. pontjában meghatározott teljes támogatási összeg 80 %-át utalja át. A Kedvezményezett záró beszámolót köteles készíteni, melynek hiánytalan beküldését és ellenőrzését követően a végső támogatási összeg megállapításáról, valamin formai, tartalmi és pénzügyi értékelési eredménye határozza meg a végső támogatási összeget. A támogatás végső összegétől függően, a NI folyósítja a támogatási összeg fennmaradó részét, vagy visszafizetési felszólítást küld a Kedvezményezett által visszatérítendő összegre vonatkozóan. a 18 hónapnál hosszabb projektek esetében az utalás három részletben történik: a szerződés hatályba lépésétől számított 45 napon belül a NI a Szerződés III.3. pontjában meghatározott teljes támogatási összeg 40%-át utalja át a Kedvezményezett bankszámlájára. A projekt félidejében a Kedvezményezett időközi beszámolót köteles készíteni, annak értékelését követően, az értékelés függvényében kerül sor a következő támogatási részlet, a teljes támogatási összeg 40%-ának, átutalására. Majd a záróbeszámoló beküldését követően az alkalmazott eljárás megegyezik a 18 hónapnál rövidebb projektekre vonatkozó eljárással ld. feljebb. rendkívüli esetekben a NI bankgaranciát kérhet, vagy egyéb feltételeket szabhat a támogatási összeg átutalására, a fennálló kockázattól függően. Ha a projekt futamideje alatt módosításokra van szükség a támogatási szerződésben meghatározott keretekhez, feltételekhez képest, akkor a főpályázó szerződésmódosítási kérelmet nyújthat be a NIhoz, mely azt elfogadhatja, vagy elutasíthatja részleteket ld. 3. pont. A projektek előrehaladásának ellenőrzése és értékelése az időközi és a záró beszámolóhoz kapcsolódik. Erről további részleteket ld.: 8.3 pont A támogatási szerződés mellékletei 1. sz. melléklet: Pályázati dokumentumok az Iroda által jóváhagyott formában A szerződés melléklete a pályázat, a jóváhagyott azt a változatot jelenti, amely magában foglalja azokat a kiegészítéseket, melyeket a szerződés előkészítése során az Iroda (szerződéselőkészítő kérdéssor és az azokra adott válaszok) a pályázóval egyeztetett. 2. sz. melléklet: A projekt elfogadott költségvetése A pályázó intézmény által benyújtott költségvetést a pályázatok bírálata során két szakértő értékeli Az értékelés során szabályosság és indokoltság alapján dönthetnek a költségvetés csökkentéséről. A két szakértői vélemény alapján az Iroda készíti el a projekt elfogadott költségvetését összhangban az elszámolható költségekre vonatkozó szabályokkal. Az elfogadott költségvetés tartalmazza a projekt összes elszámolható költségét. Ezt a költségvetést tartja az Iroda irányadónak a projekt megvalósulása során. Az elfogadott költségvetés alapján kerül meghatározásra a projekt számára nyújtható maximális közösségi támogatás összege. A támogatás összege két szempontból van maximálva a projekt megvalósítása során: a szerződésben meghatározott maximális támogatási összeg, amely nem lehet több, mint euró projektévenként, illetve a támogatás a teljes költségvetéshez képest meghatározott maximális százalékos aránya, amely nem lehet több, mint 75%. 3. sz. melléklet: Jelen kézikönyv 4. sz. melléklet: Pénzügyi azonosító lap vagy bankszámlaszerződés másolata 5. sz. melléklet: A partnerek listája A szerződés mellékletben tartalmazza a projektben résztvevő partnereket, azok alapadataival (kontaktadatok), illetve költségvetésével. Bármilyen változás esetén 4. A szerződés és mellékleteinek módosítása fejezetben leírtak szerint kell eljárni. Verzió: /45

12 Partnerszerződések A szerződés megkötését követően a kedvezményezett szerződést köt partnereivel. A partnerszerződés mintája letölthető a TKA honlapjáról: A partnerszerződés mellékletei a következők: A partner feladatainak részletes lebontása A partner részletes költségvetése 3 A TÁMOGATÁSI SZERZŐDÉS ÉS MELLÉKLETEINEK MÓDOSÍTÁSA A támogatási feltételek bármilyen módosítása írásbeli kiegészítő megállapodás formájában történhet meg, amint azt a szerződés is tartalmazza (13. cikk). Éppen ezért a szerződésre és annak módosítására vonatkozó semmilyen szóbeli megállapodás nem tekinthető érvényesnek. Alapesetben a kedvezményezett, különleges esetekben az Iroda az alábbi szabályok alapján kezdeményezheti a szerződés módosítását. A kedvezményezett által kezdeményezett szerződésmódosítás esetén a NI minden esetben megvizsgálja, elfogadható-e a módosítás, és írásban tájékoztatja a kedvezményezett döntéséről, valamint arról, szükséges-e szerződésmódosítás. A szerződésmódosítási kérelemnek kellően indokolnia kell a javasolt változtatások szükségességét. A NI fenntartja magának a jogot, hogy elutasítsa a nem kellően indokolt módosítási kérelmet. A módosítási kérelmet a tervezett változások jóváhagyására előzetesen kell benyújtani, azaz nem lehet utólagosan módosítást kérni azokra a változtatásokra, amelyek ténylegesen már megvalósultak. Ha a módosításra vonatkozó kérelmet Kedvezményezett terjeszti elő, jóval annak hatályba lépése előtt meg kell küldenie azt Nemzeti Irodának, de minden esetben legalább két hónappal a projekt lezárásának időpontja előtt. Ez alól kivételt képeznek Kedvezményezett részéről alapos indokkal alátámasztott és Nemzeti Iroda részéről elfogadott esetek (ld.: Támogatási szerződés, Általános Feltételek, 13.3 cikk) A kérelmet hivatalos levélben, a 3.1 pontban meghatározott formanyomtatványon, a kedvezményezett hivatalos képviseletére jogosult személy(ek) által aláírva kell benyújtani. A szerződésmódosítást a NI készíti el, és a szerződéshez hasonló módon elküldi a kedvezményezett számára. Ha nem (vagy nem kellő időben) tájékoztatják a NI-t a projektet vagy a szerződést érintő változásokról, a kedvezményezett a felelős azért, ha a változásból eredően el nem fogadható tevékenységek és költségek keletkeznek. 3.1 FORMANYOMTATVÁNY HASZNÁLATA A MÓDOSÍTÁSI KÉRELEMHEZ A módosítási kérelmet a külön erre szolgáló szerződésmódosítási kérelem formanyomtatványon kell benyújtani. A formanyomtatvány elérhető: A formanyomtatvány az alábbi területekre terjed ki: A A Szerződő intézmény cseréje, vagy név és/vagy státusz változása B Partner(ek) kilépése C Új / csere partner(ek) csatlakozása a projekthez D Munkaprogram változása E Bankszámlaszám változása F A projekt futamidejének változása G Beszámolási határidő változása H Költségvetés módosítás I Egyéb Verzió: /45

13 3.1.1 A szerződő intézménnyel kapcsolatos változások Ha a szerződő intézményt szeretnék cserélni (az új szerződő intézménynek ugyanabból az országból kell származnia, mint az előzőnek), az semmiképpen nem lehet hatással a projekt természetére vagy céljainak megvalósulására, és előzetesen valamennyi partner beleegyezése szükséges. A cserénél a következő módon kell eljárni: a visszalépő kedvezményezett hivatalos nyilatkozatot küld az Irodának melyen szerepel a dátum és az intézmény hivatalos képviselőjének aláírása melyben visszalép, mint kedvezményezett, indokolja a visszalépés okait, és tájékoztat arról, hogy továbbra is részt kíváne venni a projektben, mint partner, vagy teljesen kivonul a projektből (ebben az esetben ugyanazok a szabályok vonatkoznak rá is, mint a kilépő partnerekre); a javasolt új szerződő intézmény aláírt szerződésmódosítási kérelem űrlapot nyújt be az Irodának, melyben szerepel minden információ a kedvezményezett cseréjét illetően, és a következő dokumentumokat csatolja: (a) a visszalépő szerződő intézmény (kedvezményezett) jelentésének másolatát, melyben szerepelnek mindazok a tevékenységek, amelyeket a kilépő intézmény elvégzett, valamint egy kimutatást ezen tevékenységek költségeiről (a kapcsolódó dokumentumokkal, bizonylatokkal együtt). Kérjük, hogy ezt a dokumentumot a beszámoló formanyomtatvány szerint készítsék el, mert megkönnyíti a projektbeszámoló elkészítését, ha az adatok a megadott formátumban állnak rendelkezésre. (b) az új szerződő intézmény (új kedvezményezett) eredeti nyilatkozata, hogy elfogadja a fenti jelentést, és új kedvezményezett intézményként folytatja a projekt megvalósítását; (c) a 2.1 pontban felsorolt mindazon dokumentumokat, amelyeket a szerződő intézménynek a pályázat benyújtása és a szerződéskötés során be kellett adni (függően attól, hogy közintézmény vagy sem). (d) a partnerség minden tagja hivatalos (aláírt, lepecsételt) levélben nyilatkozik arról, hogy egyetért a kedvezményezett intézmény cseréjével. a javasolt új szerződő intézmény pénzügyi és működési kapacitását az Iroda ugyanúgy megvizsgálja, mint a korábbi, visszalépő kedvezményezett intézményét (és, ha szükséges, a minőségbiztosítás tekintetében is történhet vizsgálat). A benyújtandó dokumentumok listáját a 2.1 A támogatás feltételei című fejezet tartalmazza; ha az új szerződő intézményt az Iroda elfogadta, és a kiegészítő szerződést mindkét fél aláírta, a támogatás fel nem használt részét a régi szerződő intézmény átutalja az újnak (a korábbi költségek igazolásával). Az átutalás igazolását (pl. banki visszaigazolást) az új kedvezményezett intézménynek meg kell őrizni, és a Nemzeti Iroda vagy az Európai Bizottság kérésére be kell tudni mutatni; a visszalépő és az új szerződő intézménynek a fenti pontok alapján szerződést kell kötnie, melyet a két intézmény hivatalos képviselője ír alá, és megfelelő dátummal lát el, majd ennek másolatát el kell juttatni az Irodának. A visszalépő szerződő intézmény felelős marad a projektmenedzsmentért arra az időszakra vonatkozóan, amikor a projekt vezetését ellátta, és ezen felelőssége a projekt lezárása után 5 évvel évül el. A szerződő intézményt illetően más jellegű változások is történhetnek (pl. hivatalos képviselő személyének változása, a kedvezményezett intézmény jogi státuszának megváltozása, stb.). Ilyen esetekben elegendő az Irodát hivatalos levélben tájékoztatni. Az Iroda írásban válaszol, hogy elfogadja-e a változást, és hogy szükséges-e szerződésmódosítási kérelmet kitölteni Partner(ek) kilépése Ha valamelyik partner kilép a projektből, a következő módon kell eljárni: Szabályos kilépés Verzió: /45

14 A kilépő partner feladatai: a kilépő partner hivatalos levélben tájékoztatja a kedvezményezett intézményt a kilépésről, illetve indokolja kilépését; beszámolót készít a kilépés időpontjáig végzett feladatairól és a költségeiről. Kérjük a beszámolót a hivatalos beszámoló formanyomtatványon elkészíteni, ugyanis megkönnyíti a projektbeszámoló elkészítését, ha az adatok a megadott formátumban állnak rendelkezésre. A beszámolót elküldi a kedvezményezett intézménynek valamennyi, a költségeit igazoló bizonylat hitelesített másolatával, illetve az általa kidolgozott részeredményekkel; a támogatás fel nem használt részét a kilépő visszautalja a koordinátor részére. A kedvezményezett intézmény feladatai: ha a kedvezményezett intézmény a kilépést elfogadja, kitöltve és aláírva bead az Irodának egy szerződésmódosítási kérelem űrlapot, melyben szerepelnek a kilépő partner adatai. A kérelemhez a következő mellékleteket kell csatolni: (a) a kilépő partner hivatalos képviselője által aláírt eredeti levél, melyben a partner leírja, hogy kilép a projektből, és indokolja kilépését; (b) indoklás, amely bemutatja, hogy a partner kilépése milyen hatással van a partnerségre, különös tekintettel a kilépés a partnerség nemzetközi jellegére gyakorolt hatására. (c) beszámoló arról, hogy milyen munkát végzett a kilépő partner, milyen jogok illetik meg az előállított termékek és eredmények tekintetében, a partnerszerződés felmondásának folyamata (amely meghatározza a kilépés konkrét időpontját), a partnernek átutalt támogatás összege, a partner felmerült költségei és az esetlegesen visszafizetett összeg. Célszerű a beszámolót a hivatalos beszámoló formanyomtatványon benyújtani, ugyanis megkönnyíti a projektbeszámoló elkészítését, ha az adatok a megadott formátumban állnak rendelkezésre. a kilépő partnernél felmerült költségek bizonylatainak másolatát a kedvezményezett intézménynek meg kell őrizni, és kérésre be kell tudni mutatni. A módosítási kérelemben fel kell tüntetni, ha a kilépő partnernél megmaradt támogatást a partnerség megmaradt tagjai között szét kívánják osztani. Ez csak abban az esetben lehetséges, ha mindenre kiterjedően indokolják, és csak azok a partnerek részesülhetnek belőle, amelyek a kilépő partner feladatait átvállalják. Ha az Iroda a módosítási kérelmet elfogadja, akkor kiegészítő szerződést köt a kedvezményezett intézménnyel. Partnerintézmény kizárása Ha valamely partner a feladatait hiányosan, vagy egyáltalán nem teljesíti, és ilyen formán veszélyezteti a projekt kimenetelét, a partnerség közösen dönthet úgy, hogy ezt a partnert kizárja a projektből. Ebben az esetben a teljes partnerség írásos beleegyezése szükséges (hivatalos levél formájában, fejléces papíron), vagy a partnerség által közösen aláírt nyilatkozat formájában. Szükséges továbbá igazolni, hogy a partnerség, különösen a kedvezményezett intézmény mindent megtett azért, hogy tájékoztassa partnerét a hiányzó feladatokról, illetve a feladatok el nem végzésének következményeiről. A kedvezményezett intézmény hivatalos levélben tájékoztatja a kizárt partnert a kizárás tényéről. A továbbiakban a kedvezményezett intézmény és az Iroda a Szabályos kilépés alfejezetben leírtak szerint jár el Új partner belépése / partnercsere Ha új partner belépését tervezik, a következő módon kell eljárni: a kedvezményezett intézmény kitöltve, aláírva szerződésmódosítási kérelmet nyújt be az Irodának, melyben szerepel minden információ a partnercserét / új partner belépését illetően. A kérelemhez a következő mellékleteket kell csatolni: Verzió: /45

15 (a) eredeti nyilatkozat a belépő partnertől (hivatalos képviselő aláírásával, dátummal ellátva), melyben kinyilvánítja szándékát a projektben való részvételre, felsorolja a vállalt főbb feladatokat és felelősségeket, valamint a részvételét biztosító költségvetés sarokszámait (teljes költségvetés, Leonardo támogatás, illetve önrész összege); (b) többi partner belegyező nyilatkozata (lehet közös nyilatkozat, amelyet minden fél aláír); (c) ha az Iroda az új partner belépését elfogadta, és a kiegészítő szerződést mindkét fél aláírta, a kedvezményezett intézmény az új partnerrel kötött szerződés másolatát elküldi az Irodának (a modellszerződés az Iroda és a kedvezményezett intézmény között kötött szerződés melléklete). ha egy kilépő partner helyére új partner lép, a kedvezményezett intézmény a két fenti alpontban [Partner kilépése (3.1.2.) / Új partner belépése )] leírt minden dokumentumot be kell, hogy küldjön az Irodának. Ha az Iroda a módosítási kérelmet elfogadja, akkor kiegészítő szerződést köt a kedvezményezett intézménnyel Változások a projekt tevékenységeiben / munkaprogramban Ha nagyobb mértékű változást terveznek a projekt tevékenységeiben vagy a munkaprogramban, azt teljes mértékben meg kell indokolni, és semmilyen körülmények között nem változtathat a projekt eredeti természetén és célkitűzésein. Ez esetben a következő módon kell eljárni: A kedvezményezett intézmény szerződésmódosítási kérelmet nyújt be az Irodának, melyben részletezi a projekt tevékenységeiben/munkaprogramban tervezett változásokat. A munkaprogram módosításához valamennyi partner írásos beleegyezése szükséges (hivatalos levél vagy közös nyilatkozat formájában). Ha az Iroda a módosítási kérelmet elfogadja, akkor kiegészítő szerződést köt a kedvezményezett intézménnyel A bankszámlával kapcsolatos változások Ha változások történnek annak a bankszámlának a vonatkozásában, amelyre a Leonardo támogatás utalása történik, a következőképpen kell eljárni: a kedvezményezett intézmény új Pénzügyi azonosító űrlapot nyújt be egy hivatalos levél kíséretében az Irodának. Az űrlapon szerepel a kedvezményezett intézmény hivatalos képviselőjének eredeti aláírása, az intézmény pecsétje és a bank pecsétje. Az azonosító űrlap letölthető az alábbi honlapról: (Leonardo da Vinci/Nyertes pályázóknak/innovációtranszfer). Az Iroda a változás elfogadásáról hivatalos levelet küld A projekt futamidejének változása Ha módosítani szeretnék a projekt futamidejét, vagyis azt az időszakot, amelyben a projekthez kapcsolódó költségek elszámolhatóak, a következőképpen kell eljárni: a kedvezményezett intézmény szerződésmódosítási formanyomtatványt nyújt be az Irodának (aláírva, lepecsételve), melyben bemutatja a tervezett változás hátterét, és kifejti, milyen hatást gyakorol a változás a szerződésben vállalt tevékenységekre. a hosszabbítással a projekt ütemezése is megváltozik, ezért módosított munkatervet kell csatolni a kérelemhez. A hosszabbítás időtartama nem haladhatja meg a hat hónapot és a projekt nem zárulhat később, mint a szerződés II. Cikk, II.2. pontjában meghatározott végső határidő. Ha az Iroda a módosítási kérelmet elfogadja, akkor kiegészítő szerződést köt a kedvezményezett intézménnyel. Verzió: /45

16 3.1.7 A beszámolási határidők módosítása Ha a beszámolási határidőkön szeretnének változtatni, elegendő egy az Iroda részére küldött hivatalos (aláírt, lepecsételt) levélben kérni a módosítást, mely tartalmazza a kért határidő módosítás indoklását is. A határidő halasztásának időtartama nem haladhatja meg a két hónapot. Az Iroda hivatalos levélben válaszol, hogy elfogadja-e a módosítást A költségvetés módosítása A költségvetés módosítása semmilyen esetben sem érintheti a maximális közösségi hozzájárulás összegét, illetve annak a teljes elfogadott költségvetéshez viszonyított arányát. Szerződésmódosítási kérelem benyújtására a következő esetekben van szükség: o ha költségkategóriák között kívánnak átcsoportosítani, a direkt költségek személyi költségek - és a működési költségek (utazás és megélhetés; alvállalkozói; egyéb; eszköz) között akkor abban az esetben van szükség szerződésmódosítási kérelem benyújtására, ha az átcsoportosítás következtében az adott költségkategória összegének növekedése meghaladja a 10%-ot; o ha partnerek közötti átcsoportosításra kerül sor, az átcsoportosítás mértékétől függetlenül. A szerződésmódosítási kérelem benyújtásakor a következőképpen kell eljárni: o a kedvezményezett intézmény szerződésmódosítási kérelem űrlapot tölt ki, és nyújt be az Irodának, melyben indokolja a változásokat, és bemutatja a módosított költségvetést (a módosított költségvetés elkészítésénél figyelembe kell venni az egyes költségkategóriákra vonatkozó maximumokat), o valamint csatolja az összes olyan partnerintézmény beleegyezését a kért módosításhoz, amelyeket a változás érint. A közvetett költségek összegét, illetve maximális arányát a szerződés rögzíti. A költségvetés módosítás nem vonatkozhat a közvetett költségekre. Ha az Iroda jóváhagyja a változást, kiegészítő szerződést kell kötni, amelyet mindkét fél aláír, és amely alapján a kedvezményezett intézmény módosítja a partnerekkel kötött szerződéseket, melynek másolatát elküldi az Irodának. 3.2 EGYÉB MÓDOSÍTÁSI KÉRELMEK Ha a projekt megvalósítása során egyéb változás lép fel, akkor elegendő egy hivatalos levelet küldeni az Irodának, amelyben bemutatják a tervezett változásokat. Az Iroda hivatalos levélben válaszol, melyben leírja, elfogadható-e a változás, és/vagy javasolja szerződésmódosítási kérelem űrlap benyújtását a módosítással kapcsolatban. Az alábbi esetekben nem szükséges használni az űrlapot. A szakmai koordinációt ellátó (továbbiakban: koordináló) intézmény változása Ha a szakmai koordinációt végző intézményt szeretnék cserélni/ megváltoztatni miközben a szerződő (kedvezményezett) intézmény nem változik, -, akkor nem kötelező az űrlap használata, ha az új szakmai koordinátor intézmény már meglévő partnere a konzorciumnak és nincs szükség a munkaterv, valamint a költségvetés változtatására. Ez azért lehetséges, mivel a szakmai koordinátor szerep változtatása a nem teszi szükségessé a szerződésmódosítást. Megjegyzés: Ha a partner új a projektben, és vállalja a koordináló intézmény szerepét és felelősségét, akkor a fenti szakasz szerint kell eljárni. A szerződésmódosítási kérelemben a C.2 pontot kell bejelölni: Új partner feladat átvállalása és/ vagy a feladatok újbóli elosztása a partnerek között. Verzió: /45

17 Ha szükséges, új munkatervet és új költségvetést is be kell nyújtani a partnerek közötti feladatmegosztással. Kérjük, használják a szerződésmódosítási kérelem űrlapjának megfelelő szakaszait, hogy értesítsék a NI-t az igényelt változtatásokról. A projektkoordinátor személyének változása A projektkoordinátor személyének változásához nem kell használni a módosítási kérelem űrlapját. Elégséges, ha a NI-t egy levélben tájékoztatják a tervezett változás okáról, valamint arról, hogy a partnereknek nincs kifogásuk a projektkoordinátor személyével kapcsolatban. A levélben írják le az új koordinátor kompetenciáit és tapasztalatait, valamint az új koordinátor elérhetőségeit (telefon- és fax számát, posta- és címét). A kedvezményezett intézmény hivatalos képviselőjének változása Ebben az esetben sem szükséges használni a módosítási kérelem űrlapját. Elégséges egy levél azzal a hivatalos dokumentummal együtt, amely igazolja az új jogi képviselő kinevezését valamint az új aláíró hitelesített aláírási címpéldányát.. A levélnek tartalmaznia kell az új jogi képviselő összes elérhetőségeit (telefon- és fax számát, posta- és címét). 4 A TÁMOGATÁS KIFIZETÉSE A támogatás összegét, kifizetésének ütemezését a szerződés (Különös Feltételek, IV. cikk) rögzíti. A támogatás 18 hónapnál nem hosszabb projektek esetében kettő (80% + 20%), a hosszabbak esetében három (40% + 40% + 20%) részletben kerül kifizetésre. Az első részlet kifizetésére a szerződés hatályba lépését követő 45 napon belül kerül sor. 18 hónapot meghaladó projektek esetén a második részlet átutalására az időközi beszámoló benyújtását és elfogadását követően kerül sor. További részleteket az időközi beszámolóval és elfogadásával kapcsolatban lásd az Írásbeli beszámolók / Időközi beszámoló (9.3.6.) című fejezetben. Az utolsó támogatási részlet kifizetésére a záró beszámoló benyújtását, és annak elfogadását követően kerül sor. Ha a projekt nem, vagy igen gyenge minőségben, hiányosan teljesíti a szerződésben vállalt feladatait, az Irodának jogában áll a megítélt támogatást csökkenteni. A záró kifizetéssel kapcsolatos további részleteket lásd az Írásbeli beszámolók / Záró beszámoló (8.3.7.) című fejezetben. Az Iroda a támogatást a kedvezményezett intézmény által a szerződéskötés során megadott számlaszámra utalja át. A támogatást a kedvezményezett intézmény ezen a számlán kezeli. Az Iroda a kedvezményezett intézmény számára utalja át a teljes projekt támogatási összegét. A kedvezményezett intézmény feladata a támogatás továbbutalása a partnerek felé úgy, ahogy ezt a partnerszerződés tartalmazza: a támogatás utalása azonos ütemezésben, előlegként ugyanolyan mértékben, mint a kedvezményezett intézménynek, a partner teljesítésének függvényében a fenti 40% + 40% + 20% konstrukciótól eltérően, több részletben, előre rögzített, de a fentiektől eltérő ütemezés szerint. A beszámolókhoz a kedvezményezett intézménynek csatolnia kell az átutalási bizonylatokat, amelyek igazolják, hogy a partnerek részére megtörtént a támogatás őket megillető részleteinek átutalása a fenti lehetőségek közül választott, a partnerszerződésekben előre rögzített ütemezés szerint. Verzió: /45

18 Azonban: az időközi beszámoló időpontjára a kedvezményezett intézménynek át kell utalni az első 40%-os részletet, illetve a záró beszámoló benyújtásáig a következő 40%-ot, összesen tehát 80%-ot. 5 A PROJEKT PÉNZÜGYI MENEDZSMENTJE A SZERZŐDÉSKÖTŐ INTÉZMÉNY FELADATAI Általános megjegyzések Az innovációtranszfer pályázattípusban a főpályázó az egész partnerség nevében nyújtja be a pályázatot, és kedvezményezettként az egész projekt megvalósítására köt szerződést, ezért a projektmenedzsmentnek a teljes költségvetést és a felmerült összes költséget kell kezelnie. A kedvezményezett intézménynek tehát olyan elszámolási/nyilvántartási rendszert kell kidolgoznia, amely magában foglalja nemcsak a saját, hanem minden partnerének költségeit is, és amely lehetővé teszi az alábbiak azonosítását: a projekt anyagi forrásai; a szerződésben megállapított projekt futamidő során felmerült projektköltségek. 5.1 BANKSZÁMLA Azt a bankszámlát, amely a szerződésben szerepel, és amelyre az uniós támogatást utalják, hivatalosan a Pénzügyi azonosító űrlapon kell megadni és igazolni. Ha lehetséges, külön bankszámlát kell nyitni a projekt számára. Ha ez nem lehetséges, akkor is minimum az a feltétel, hogy a projekthez kapcsolódó bevételeket és kiadásokat azonosítani lehessen azon a bankszámlán belül, amelyre a támogatást kapták. A készpénzfelvételt kerülni kell, de ha szükséges, minden esetben meg kell őrizni a kapcsolódó banki dokumentumokat (készpénzfelvételi bizonylat, stb.). A kedvezményezett intézmény csak akkor változtathatja meg a bankszámláját, ha hivatalosan szerződésmódosítást kér (a Szerződésmódosítási kérelem űrlapon), és azt az Iroda elfogadja (lásd jelen kézikönyv 4. A szerződés és mellékleteinek módosítása című fejezete). A számlavezetési költségeket nem lehet elszámolni. Az előfinanszírozás nyomán nyert kamatot (a kedvezményezett intézménynél vagy a partnereinél) a beszámolókban nem kell feltüntetni, és az Irodának nem kell visszafizetni. 5.2 VALUTAÁTVÁLTÁSI ÁRFOLYAMOK A projekt pénzügyi tervezése, a pénzügyi elszámolás és a támogatás átutalása euróban történik. Ennek megfelelően a kedvezményezetteknek minden felmerült költséget át kell váltaniuk euróra. Az euróövezeten kívül felmerült költségek elszámolására az alábbi módon van lehetőség: - Európai Bizottság által megadott internetes oldalon6 nyilvánosságra hozott havi árfolyamon kell átszámítania, mely azon a napon érvényes, amikor a Nemzeti Iroda aláírta a támogatási szerződést, - vagy a projektidőszak alatt az Európai Bizottság által megadott internetes oldalon az elszámolással érintett időszak alatt megjelent havi árfolyamok átlagával kell átszámítania. Utóbbi választás esetén az adott árfolyamot mindazokra a költségekre kell alkalmazni, amelyek az elszámolással érintett időszakban kifizetésre kerültek. (Lásd támogatási szerződés Különös Feltételek V. cikk) Az alkalmazandó árfolyam a teljes partnerségre vonatkozik. 6 Verzió: /45

19 5.3 TERMÉSZETBENI HOZZÁJÁRULÁS Természetbeni hozzájárulás nem tekinthető elszámolható költségnek. Mindamellett, az Iroda kivételes és megfelelően indokolt esetekben elfogadhatja, hogy a tevékenység társfinanszírozását részben vagy egészben természetbeni hozzájárulás alkossa (tehát a természetbeni hozzájárulás az önrész alátámasztására jelenhet meg a beszámolóban, a Leonardo támogatást minden esetben tényleges költségekkel kell alátámasztani). A természetbeni hozzájárulás minden esetben egy harmadik fél (a projektpartnerségben részt nem vevő jogi vagy természetes személy) ingyenes áru vagy szolgáltatás formájában történő hozzájárulása a projekthez, ilyenformán a projekt partnerek könyvelésében nem jelenik meg. A partnerintézményekben felmerült bármilyen költség (személyi vagy eszköz) nem lehet természetbeni hozzájárulás. A hozzájárulás mértéke nem haladhatja meg: a ténylegesen felmerült és harmadik fél (a projektben partnerként részt nem vevő intézmény) által számviteli bizonylatokkal megfelelően alátámasztott költségeket (pl: eszközök, olyan munka, amelyet harmadik fél finanszíroz). a hasonló tevékenységért járó általában elfogadott piaci árat, ha a hozzájárulással kapcsolatosan nem merültek fel költségek (pl. önkéntes munka). A természetbeni hozzájárulások elszámolása a beszámolóban csak akkor lehetséges, ha azt a pályázatban tervezték, és a szerződés is tartalmazza összegszerűen. Már megkötött szerződés esetén szerződésmódosítás szükséges a természetbeni hozzájárulás céljának és pontos összegének bemutatásával. Nem lehet elfogadni az olyan összegeket, amelyek csak a beszámolóban jelennek meg, és az Iroda előzetesen nem hagyta jóvá szerződés / szerződésmódosítás formájában. Ingatlannal való hozzájárulás nem számolható el. Természetbeni társfinanszírozás esetén, az akként értékelt hozzájárulást azonos összeggel kell szerepeltetni a tevékenység nem elszámolható költségei között és természetbeni hozzájárulásként a projekt bevételi forrásai között. A partnerség vállalja, hogy ezt a hozzájárulást a szerződés feltételei szerint használja fel. Értelemszerűen: a projekt teljes költsége (elszámolható + nem elszámolható) lesz egyenlő a teljes bevételekkel. A hozzájárulást alátámasztó dokumentumok a következők: adományozó nyilatkozat, amely tartalmazza a két intézmény nevét, a hozzájárulás tárgyát, azt, hogy a hozzájárulás ingyenes volt a kedvezményezett (a projektben résztvevő bármelyik partner) számára, valamint a támogatási szerződés számát, a harmadik fél költségeit alátámasztó bizonylatok (szerződések, számlák, egyéb bizonylatok) hitelesített másolatai, amelyeken szerepeljen a támogatási szerződés száma, önkéntes munka esetén nyilatkozat az elvégzett munkáról, annak tételes részletezésével (mettől meddig, milyen feladatot végzett, annak mi az eredménye), kézzel fogható hozzájárulás esetén (pl. eszköz vagy esemény) fotók. 6 A PROJEKT KÖLTSÉGEINEK ELSZÁMOLÁSA 6.1 AZ ELSZÁMOLHATÓSÁG ÁLTALÁNOS FELTÉTELEI Elszámolható költségek A beszámolók pénzügyi bírálata során figyelembe veszik a költség általános kontextusát, jellegét és összegét. A következő feltételek azokra a költségkategóriákra vonatkoznak, amelyek esetében a költséget akár egységköltség alapon (a megfelelő képlet alkalmazásával), akár egy összegben tervezik. Az átalánytámogatásokra ezek a feltételek nem vonatkoznak. A tevékenység költségei akkor támogathatók, ha megfelelnek az alábbi általános feltételeknek: Verzió: /45