PAPÍRMENTESÍTÉS. kezdőknek

Méret: px

Mutatás kezdődik a ... oldaltól:

Download "PAPÍRMENTESÍTÉS. kezdőknek"

Ferenc Bogdán
8 évvel ezelőtt
Látták:

3 A szerzőről Viktor Mečiar IT Manager Viktor az Accace Group szoftvereinek házon belüli fejlesztését és gyakorlati alkalmazását felügyeli. Az Accace külsős cégként nyújt teljeskörű pénzügyi és konzultációs szolgáltatásokat a könyvvitel, a bérelszámolás, az emberi erőforrásgazdálkodás (HR), az adóügyek, a vállalati/társasági ügyek és a jogügyek területén. Hét fiókteleppel rendelkezik, és számos jónevű európai partnercéggel együttműködve biztosítja a kiváló szolgáltatási minőséget.

Az Accace külsős cégként nyújt teljeskörű pénzügyi és konzultációs szolgáltatásokat a könyvvitel, a bérelszámolás, az emberi

4 Felhőalapú könyvvitel Automatikus számlafeldolgozás Jóváhagyási munkafolyamat automatizálása ÖNT IS MEGKÍSÉRTETTÉK MÁR EZEK AZ ÚJ TRENDEK?

5 Első ránézésre nyilvánvalónak tűnik, hogy amennyiben a könyvviteli munka manuális részét digitalizáltra cseréljük, akkor pénzt takarítunk meg, valamint gyorsabb, és ezáltal minden szempontból hatékonyabb lesz a munkavégzés. AZONBAN TÉNYLEG ILYEN EGYSZERŰ LENNE?

pénzt takarítunk meg, valamint gyorsabb, és ezáltal minden

6 Rövid útmutatónk segítséget nyújt Önnek megtalálni a választ néhány alapvető, lényegi kérdésre, mielőtt bármilyen hirtelen következtetésre is jutna azzal kapcsolatban, hogy mit takar a papírmentesítés.

mielőtt bármilyen hirtelen következtetésre is

1. kérdés: Eléggé kifinomultak a beszállítói? A számláit rossz minőségű papírra nyomtatják? Beszállítója a számlákat különféle hátterekkel, szövegekkel és logókkal látja el?

7 1. kérdés: Eléggé kifinomultak a beszállítói? A számláit rossz minőségű papírra nyomtatják? Beszállítója a számlákat különféle hátterekkel, szövegekkel és logókkal látja el? Időt és erőforrásokat pazarol a dokumentumok kézi szétválogatására, szétkapcsolására és vonalkóddal való ellátására? Ha már szembe kellett néznie ezek közül a kérdések közül akár eggyel is, akkor kicsi az esély arra, hogy teljesen automatikus adatkinyerést valósíthat meg ezekből a dokumentumokból.

Időt és erőforrásokat pazarol a dokumentumok kézi szétválogatására, szétkapcsolására és vonalkóddal való ellátására?

Tanács: Járjon egy lépéssel előrébb Annak érdekében, hogy megszabaduljon a váratlan költségektől és veszteségektől, a folyamat legelejétől kell kezdenie, és megegyezésre kell jutnia beszállítóival,

8 Tanács: Járjon egy lépéssel előrébb Annak érdekében, hogy megszabaduljon a váratlan költségektől és veszteségektől, a folyamat legelejétől kell kezdenie, és megegyezésre kell jutnia beszállítóival, hogy elektronikus formában küldjék számláikat akár strukturálatlan PDF-ként, vagy még szerencsésebb esetben EDI formátumban. Emlékeztető: Az Európai Unió minden eszközzel támogatja és ösztönzi az elektronikus számlázást határain belül.

elektronikus formában küldjék számláikat akár strukturálatlan PDF-ként, vagy még szerencsésebb esetben EDI

2. kérdés: Hogyan tudom leegyszerűsíteni a folyamatot? Fontos, hogy tudja, milyen információkat is kell ténylegesen kinyernie a dokumentumaiból.

9 2. kérdés: Hogyan tudom leegyszerűsíteni a folyamatot? Fontos, hogy tudja, milyen információkat is kell ténylegesen kinyernie a dokumentumaiból. Elegendő csak a számla fejlécében szereplő adat, vagy minden szöveges információra szükség van? Általánosságban NEM hatékony, ha egy dokumentumból minden egyes részletet ki akarunk nyerni. Fókuszáljon csak azokra, amelyekre valóban szüksége van a munkájához könyvviteli rendszeréhez és jelentéseihez.

Elegendő csak a számla fejlécében szereplő adat, vagy minden szöveges információra szükség van?

10 Tanács: Lásson tisztán! Mit vár attól, hogy számláit digitalizálja? Szeretné lerövidíteni a bizonyos feladatokra szánt időt, munkaerőköltséget spórolna, növelné az adatbiztonságot, vagy meg szeretné oldani az elektronikus jóváhagyások kérdését? Ezek mindegyike befolyással van a végső megoldásra. A digitalizáció nem fogja meghozni a várt eredményeket, ha csupán a fenti problémák egyikét célozza meg, anélkül, hogy kihasználná a lehetőségek teljes tárháza által nyújtott előnyöket.

meg szeretné oldani az elektronikus jóváhagyások kérdését? Ezek mindegyike befolyással van a végső megoldásra.

11 3. kérdés: Mégsem az OCR minden, amire csak szükségem lehet? Az adatkinyerés minősége hónapról hónapra változhat. Ennek oka, hogy a dokumentumfeldolgozást számos szempont befolyásolja, például: a papír minősége szkennerének aktuális állapota az adatkinyerési szabályokat érintő változások (kiegészítő beállítások) a jogi szabályozás változásai

Ennek oka, hogy a dokumentumfeldolgozást számos szempont befolyásolja, például: a

12 Tanács: Szervezze ki a feladatot! Ha amellett dönt, hogy digitalizálja számláit (és egyéb dokumentumait), két lehetőség áll ön előtt: megvásárolhatja saját OCR szoftverét, vagy megbízhat a feladattal egy külső szolgáltatót. Amennyiben kiszervezi a munkát, a szolgáltató a szolgáltatások teljes körét fogja biztosítani, a karbantartástól/frissítéstől kezdve egészen a dokumentumkigyűjtés, válogatás, vonalkóddal való ellátás, szkennelés, adatkinyerés, ellenőrzés és az elektronikus jóváhagyás munkafolyamatáig, illetve az archiválásig.

szoftverét, vagy megbízhat a feladattal egy külső szolgáltatót.

13 Következtetés

14 Dolgozzon papírmentesen de teljes egészében papírmentesen! A papíralapú dokumentumok eltűnőfélben vannak üzleti életünkből, és ez a trend egyre inkább fokozódik. Már a törvényi szabályozás is kimondja, hogy a papíralapú dokumentáció többé már nem szigorú követelmény Az ideális megoldás, ha teljes egészében felváltja a papíralapú rendszereket EDI-re, ISDOC-ra vagy önszámlázásra. Határozottan ez a helyes lépés a jövő felé.

Már a törvényi szabályozás is kimondja, hogy a papíralapú dokumentáció többé már nem szigorú követelmény

15 Lépjen velünk Szeretünk segíteni sikerre kapcsolatba! vinni a vállalkozásokat. Engedje, hogy segítsünk! A TULIP

Hasonló dokumentumok

IBM Datacap Taskmaster. Bejövő Számlák feldolgozása Accounts Payable Taskmaster (APT) Előadó: Csendes Balázs / IBM Industry Solutions Brand Executive

IBM Datacap Taskmaster. Bejövő Számlák feldolgozása Accounts Payable Taskmaster (APT) Előadó: Csendes Balázs / IBM Industry Solutions Brand Executive IBM Datacap Taskmaster Bejövő Számlák feldolgozása Accounts Payable Taskmaster (APT) Előadó: Csendes Balázs / IBM Industry Solutions Brand Executive Időpont: 2011.11.24. Napirend Miért Bejövő számlák Feldolgozása?