Magyar Szürke Szarvasmarhát Tenyésztők Egyesülete (MSZTE) Szervezeti és Működési Szabályzat

Átírás

1 TERVEZET Magyar Szürke Szarvasmarhát Tenyésztők Egyesülete (MSZTE) Szervezeti és Működési Szabályzat Jelen Szervezeti és Működési Szabályzatot, valamint az annak 1. számú mellékletét képező, Pénzügyi, Vagyonkezelési és Leltározási Szabályzatot a Magyar Szürke Szarvasmarhát Tenyésztők Egyesületének rendkívüli Közgyűlése az i ülésén (1134 Budapest, Lőportár utca 16.) tárgyalta. Alkalmazását napjától elrendeli. I. Általános rendelkezések TARTALOMJEGYZÉK ELSŐ RÉSZ II. A tagsági viszonnyal kapcsolatos eljárás szabályai A tagsági viszony keletkezése, tagdíj Tagnyilvántartás A tagsági viszony megszűnése A tagnak járó és adható juttatások A tagok tájékoztatása III. A Közgyűlés A Közgyűlés összehívása A Közgyűlés lefolytatása A Közgyűlés határozatképessége és a szavazás eredményének megállapítása IV. Az Elnökség Az Elnökség munkájának szervezése Az Elnökség tagjainak jogai és kötelességei Az Egyesület elnöke és hatásköre Az alelnökök és hatáskörük Az elnökségi tagok hatásköre Az Elnökségi tagok felelőssége Az Elnökségi tagok díjazása és költségtérítése Az Elnökségi tagság megszűnése V. Felügyelő Bizottság A Felügyelő-bizottság feladatai és hatásköre A Felügyelő-bizottság elnökének és tagjainak jogai és kötelezettségei A Felügyelő-bizottság munkájának szervezése A Felügyelő-bizottsági ülések A Felügyelő-bizottság tagjainak díjazása, költségtérítése A Felügyelő-bizottsági tagság megszűnése 1

2 VI. Tenyésztési Bizottság A bizottság tagjai A Bizottság feladatai A Tenyésztésvezető A Tenyésztési Szabályzat A Tenyésztési Bizottság iratkezelése VII. Bikaminősítő Bizottság A Bizottság tagjai A Bizottság feladatai A Minősítő Bizottság iratkezelése VIII. Jelölőbizottság A Bizottság tagjai A Bizottság feladatai A Jelölőbizottság iratkezelése IX. Választási Bizottság A Bizottság tagjai A Bizottság feladatai A Jelölőbizottság iratkezelése X. Az Egyesület alkalmazottai MÁSODIK RÉSZ I. A működés és a gazdálkodás szabályai Az Egyesület jogállása Az Egyesület működési területe Az Egyesület nyilvántartása Képviseleti jog Aláírási jog Utalványozási jog Ügyvitel A bélyegzők használata Szerződéskötés, megállapodás az egyesület nevében Felelősségi szabályok Közérdekű bejelentések és panaszok intézése I. Hatályba lépés II. Záró rendelkezések Harmadik rész 2

3 ELSŐ RÉSZ I. Általános rendelkezések Jelen Szervezeti és Működési Szabályzat - a továbbiakban SZMSZ - a Magyar Szürke Szarvasmarhát Tenyésztők Egyesülete Alapszabályának részletezett végrehajtási utasítása. Azon rendelkezéseket tartalmazza, amelyek az Egyesület működését, valamint az Alapszabályban meghatározott célok elérését szolgálják. Az SZMSZ alapvető célja az Egyesület működési, eljárásjogi feltételeinek biztosítása. Meghatározza a működés főbb folyamatait, az egyes határozatok végrehajtásának szabályait. Jelen szabályzat rendelkezéseit a mindenkor hatályos jogszabályi rendelkezésekkel, az Alapszabállyal, valamint a tagok érdekeivel összhangban kell értelmezni. Az SZMSZ rendelkezésének megszegése kizárási eljárást vonhat maga után. II. A tagsági viszonnyal kapcsolatos eljárás szabályai 1. Az egyesületi tagsági viszony keletkezése, tagdíj a) A tagsági jogviszonyt létesíteni kívánó természetes-és jogi személyek, illetőleg jogi személyiséggel nem rendelkező szervezetek az Egyesület tagjai közé történő felvételüket Alapszabály V. pontjában szabályozott módon kezdeményezhetik az Elnökségnél. Az Elnökségnek biztosítania kell, hogy a belépni szándékozó tag az Egyesület Alapszabályát megismerje, s így belépési nyilatkozatában annak betartására kötelezettséget vállalhasson. A felvétel kérdésében a Közgyűlés határoz. Az esetleges elutasító határozatban utalni kell a Közgyűléshez tehető fellebbezés lehetőségére. A felvételt tárgyaló közgyűlési ülésre a belépni szándékozó tagot, illetőleg szervezet képviselőjét meg kell hívni, de határozat távollétükben is hozható. A tiszteletbeli és pártoló tagok felvételéről úgyszintén a Közgyűlés határoz az Alapszabály V. pontjában meghatározott módon. b) Az Egyesület rendes tagja köteles évenként tagdíjat fizetni, melynek mindenkori mértékét a Közgyűlés állapítja meg. A tagdíjat minden év szeptember 15. napjáig kell az Egyesület házipénztárába vagy bankszámlájára befizetni. Az év közben belépő tag, amennyiben az I. félévben kerül felvételre, teljes tagdíjat köteles fizetni. Amennyiben felvételére a II. félévben kerül sor, az éves tagdíj összegének felét kell befizetnie. 3

4 c) A pártoló tag támogatásának mértékét úgyszintén a Közgyűlés határozza meg. A pártoló tag felvételekor a Közgyűlés dönt a felajánlott támogatás elfogadásáról, ez a vele kötendő támogatói szerződésben kerül rögzítésre. d) Az Egyesület tagjai a kötelező éves tagdíj mellett további anyagi hozzájárulásokkal is segíthetik az egyesületi munka eredményesebbé tételét. A külön hozzájárulás meghatározott célra is történhet. Ilyen esetben a konkrét célt és az elszámolás módját írásban kell rögzíteni. 2. Tagnyilvántartás a) Az egyesületi tagokról folyamatosan nyilvántartást kell vezetni, amely tartalmazza: - a tag pontos nevét és állandó lakóhelyének, tartózkodási helyének vagy nyilvántartott székhelyének címét, - indokolt esetben a külön levelezési címét, címét, - a tagsági jogviszony kezdetét, - jogi személy vagy jogi személyiséggel nem rendelkező szervezet tag esetén a vezető tisztségviselő(k) nevét és az állandó lakóhely, tartózkodási hely címét, - tagjainak számát és sorszámát, - a tagdíj befizetésének időpontját. b) Az Egyesület nyilvántartott tagjainak számáról, valamint összetételének alakulásáról évenként tájékoztatni kell a Közgyűlést. 3. A tagsági jogviszony megszűnése a) A tagsági jogviszony megszűnésének szabályait az Alapszabály VI. pontja tartalmazza. Az Egyesületből történő kilépés esetén az Alapszabályban rögzített naptári időpontot követően a kilépő taggal legkésőbb 30 napon belül el kell számolni. b) A tagsági jogviszony kilépéssel történő megszüntetése esetén a jogviszony kilépési nyilatkozat Elnökséghez történő megérkezése napján szűnik meg. A tag kizárásáról vagy jogviszonyának felmondásáról az Alapszabályban meghatározott esetekben a Közgyűlés dönt. Döntéséről és annak okáról az érintett tagot értesíti, feltüntetve értesítésében a fellebbezés lehetőségét. c) Az Egyesületből kilépő, a tagok sorából törölt vagy kizárt tagok - kivéve, ha az Egyesület keretében működő más szerveknek is tagjai - egyidejűleg elveszítik választott tisztségüket. 4. A tagnak járó és adható juttatások Az Egyesület tagjait az alábbiakban felsorolt díjmentes, illetve kedvezményes szolgáltatások illetik meg: - - 4

5 - - Az itt felsoroltakon túlmenő szolgáltatásokról és juttatásokról - írásban benyújtott és indokolt igény esetében - az Elnökség hozhat határozatot, megszabva az esetleges ellenszolgáltatás módját is. Az alkalmazott juttatásokról és kedvezményekről, valamint azok mértékéről a Közgyűlésnek be kell számolni. Elkülönítve kell tartalmaznia a beszámolónak az Elnökség külön határozatai alapján adott juttatásokat. 5. A tagok tájékoztatása a) A Elnökség köteles évente legalább egy alkalommal szóban a Közgyűlésen vagy írásban az egyesület honlapján a tagokat tájékoztatni az egyesületi munkáról. b) Ha a tag az Egyesülettől az egyesületi tevékenységet érintő bármely kérdésről felvilágosítást kér, arra az Egyesület illetékes szerve 30 napon belül köteles válaszolni. c) Az Egyesület honlapján teszi közzé a hatályos Alapszabályt, Szervezeti és Működési Szabályzatot, az egyéb szabályzatokat, valamint a testületi szervek tagságot érintő határozatait. III. A Közgyűlés Az Egyesület legfőbb testületi döntéshozó szerve a tagok összességéből álló Közgyűlés, mely évente legalább egyszer, a tárgyév március 31. napjáig ülésezik. A Közgyűlés az Egyesület minden ügyében teljes jogkörrel jogosult dönteni. A Közgyűlésre vonatkozó részletes szabályokat az Alapszabály X pontjai tartalmazzák. a) A Közgyűlés összehívása Az Közgyűlés összehívásával, előkészítésével kapcsolatos feladatokat az Elnökség végzi. A napirendet az Elnökség állapítja meg és azt előzetesen, részletesen megvitatja. Az Elnökség a napirendre tűzött előterjesztéseket lehetőség szerint írásban a meghívóval együtt a Közgyűlés tagjainak és a meghívottaknak az ülést megelőző 15 munkanappal előbb eljuttatja. Írásba kell foglalni minden olyan előterjesztést, amely a szabályzatokat, az Egyesület költségvetését, működésének lényeges feltételeit érinti. Szóbeli előterjesztés esetén is írásba kell foglalni a határozati javaslatokat. A Közgyűlésen tanácskozási joggal részt vehetnek a pártoló tagok és képviselőik, valamint az Elnökség által meghívott szakemberek. Indokolt esetben meg kell hívni a Közgyűlésre - az írásbeli anyagok egyidejű megküldésével - a törvényességi felügyelő szervet, valamint az Egyesület érintett dolgozóit. 5

6 c) A Közgyűlés lefolytatása A Közgyűlésen az Egyesület tagjairól és a meghívottakról (tanácskozási joggal résztvevőkről) külön-külön jelenléti ívet kell vezetni. A szavazatképesség megállapításánál csak az Egyesület rendes tagjai vehetők számba a jelenléti ív alapján. Az ülésen jegyzőkönyvet kell vezetni, melyet a levezető elnöknek, a kijelölt két jegyzőkönyv hitelesítőnek és a jegyzőkönyvvezetőnek alá kell írnia. A határozathozatalkor leadott szavazatok megszámlálására szavazatszámláló bizottság jelölhető ki. A Közgyűlésen az Egyesület elnöke vagy a Közgyűlés által kijelölt személy elnököl. A Közgyűlésen az írásbeli előterjesztések kerülnek megtárgyalásra. Kivételt képeznek az olyan egyszerűbb, illetve sürgős ügyek, amelyek írásbeli előterjesztése nem célszerű vagy idő hiányában nem lehetséges. Az írásbeli előterjesztés szóban kiegészíthető. A napirend egyes pontjait az arra kijelölt személy (levezető elnök), illetve az előterjesztést készítő tag vagy képviselője terjeszti elő. A határozathozatal módját (titkos vagy nyílt szavazás, minősített vagy egyszerű többség) az Alapszabály határozza meg. Titkosan kell szavazni azonban minden olyan esetben, amikor az Alapszabály így rendelkezik. Az előterjesztés felett vita nyitandó, amit a hozzászólásokkal és javaslatokkal együtt csak értelemszerűen kell a jegyzőkönyvben rögzíteni. Az esetben, ha a vita során a határozati javaslaton módosítás válik szükségessé, a módosító javaslatokat a levezető elnöknek egyenként szavazásra kell bocsátania. Ugyancsak szavazásra kell bocsátani az eredeti javaslatot is. A Közgyűlésen hangfelvétel készül. d) A Közgyűlés határozatképessége és a szavazás eredményének megállapítása A határozatképességet a Közgyűlést levezető elnök a jelenléti ív alapján állapítja meg. Ennek meglétét vagy hiányát a Közgyűlés megnyitásakor be kell jelentenie. Határozatképesség hiányában a megismételt gyűlés a közgyűlési meghívón szereplő időpontban a jelenlévők számára való tekintet nélkül megtartható. A határozatképes Közgyűlésen előterjesztett javaslatok feletti szavazások eredményét a jegyzőkönyvben rögzíteni kell. A hozott határozatokat minden évben 1-től induló sorszámmal ellátva, szó szerint kell a jegyzőkönyvben rögzíteni. A határozatok végrehajtásáért felelős személyek (tisztségviselők, alkalmazottak) részére a rájuk vonatkozó határozatot jegyzőkönyvi kivonat formájában kell megküldeni. 6

7 IV. Az Elnökség Az Elnökség az Egyesület választott testületi szerve, amely az egyesületekre vonatkozó jogszabályok és az Egyesület Alapszabályának X pontjaiban szereplő előírások által meghatározott keretek között látja el feladatát. Az Elnökség határozataiért és azok végrehajtásáért a Közgyűlésnek tartozik felelősséggel, tevékenységéről a Közgyűlésnek köteles beszámolni. Az Elnökség dönt és intézkedik az Egyesület működésével, gazdálkodásával és szervezeti életével kapcsolatos minden olyan ügyben, amelyet a jogszabályok, valamint az Alapszabály kizárólagos hatáskörébe utal. Az Elnökség köteles a Felügyelő Bizottság észrevételeit, javaslatait soron következő ülésén sürgős esetben rendkívüli ülésén érdemben megtárgyalni, azokban határozatot hozni és állásfoglalásáról, intézkedéséről 30 napon belül a Felügyelő Bizottság elnökét tájékoztatni. Az Elnökség közlését a Felügyelő Bizottság legközelebbi ülésén ismertetni kell. 1. Az Elnökség munkájának szervezése a) Az Elnökség - az Elnök irányításával - éves munkaterv alapján végzi tevékenységét. A munkatervben kerülnek meghatározásra az időszak főbb munkafeladatai, az Egyesület gazdasági (vállalkozói) tevékenységének éves terve és üzletpolitikája, valamint a Közgyűlés határozatai alapján meghatározott feladatok. b) Az Elnökség a Közgyűlés által jóváhagyott munkaterv szerint tartja üléseit, azt írásban vagy szóban indítványozza. Az Elnökségi ülést soron kívül össze kell hívni, ha - tagjainak legalább egyharmada, - az Egyesület Felügyelő Bizottsága, vagy - a törvényességi felügyeletet gyakorló szerv kezdeményezi. c) Az Elnökségi ülés határozatképes, ha arra az Elnökségi tagokat 15 nappal - különösen sürgős esetekben 3 nappal - előbb írásban, a napirend egyidejű közlésével meghívták és az ülésen a tagoknak legalább a fele jelen van. A meghívóval együtt a fontosabb napirendek anyagát (előterjesztések, beszámoló-jelentések stb.) az Elnökségi tagok előzetes tájékoztatása és szükséges felkészülése érdekében írásban is ki kell adni. d) Az Elnökségi ülésre minden esetben meg kell hívni (tanácskozási joggal) a Felügyelő Bizottság elnökét. A napirendtől függően meg kell hívni (tanácskozási joggal) az adott napirendi pont tárgyalásához az előterjesztőt és mindazokat, akik a napirendre tűzött kérdésben tisztségüknél vagy munkakörüknél fogva érdekeltek. Az Elnökség kezdeményezheti a Felügyelő Bizottsággal együttes ülés megtartását is. 7

8 e) Az Elnökségi ülésen kell napirendre tűzni mindazokat a kérdéseket, amelyeknek megtárgyalása szükséges ahhoz, hogy az Egyesület törvényesen működjön, az Elnökség a jogszabályokban, az Alapszabályban, valamint a Közgyűlés határozataiban előírt feladatokat a Szervezeti és Működési Szabályzat előírásait szem előtt tartva maradéktalanul ellássa. Az ülésen hangfelvétel készül. A napirendre tűzött kérdéseket az Elnökségi ülés általában szóbeli előterjesztések alapján tárgyalja, de írásban kell előterjeszteni - a szabályzatok tervezeteit, - a testületi szervek munkatervét és beszámolóit, - az állandó és ideiglenes bizottságok működési tervét, - a gazdálkodási tervet és zárszámadást (mérleget), közhasznú jelentést, - a felügyeleti és egyéb külső ellenőrzések megállapításait és az azzal összefüggő intézkedési tervet, valamint - az Elnökség munkatervét. Az előterjesztésnek határozati javaslatot is kell tartalmaznia, ami indokolt esetben alternatíva is lehet. Törekedni kell arra, hogy a javaslatok a szükséges elemzésekkel alátámasztva érdemi döntésekre alkalmasak legyenek. A határozati javaslatot szóbeli előterjesztés vonatkozásban is írásba kell foglalni. Az Elnökségi ülésen előterjesztő lehet - az Egyesület elnöke (alelnöke), - az egyes Elnökségi tagok, - az állandó vagy eseti bizottságok elnökei, - az Egyesület számviteléért felelős vezető, - az egyes egyesületi szervek /szervezeti egységek vezetői. f) A határozatokat az Elnökségi üléseken - a vita lezárása után - általában nyílt szavazással és egyszerű szótöbbséggel alakítják ki. Szavazategyenlőség esetén az elnök szavazata dönt. Titkos szavazást kell alkalmazni azokban az esetekben, amelyekben azt bármely Elnökségi tag kéri. Az Elnökség nem hozhat olyan határozatokat, amely az érvényes jogszabályokkal, az Alapszabállyal, a Szervezeti és Működési Szabályzattal, illetőleg a Közgyűlés határozataival ellentétes. Az ilyen határozatai semmisnek tekintendők és végrehajtásuk elmulasztása nem járhat jogkövetkezményekkel. Az elnökségi határozatok megvalósításának szervezéséért általában az elnök vagy az alelnökök felelősek, kivéve, ha a határozat az Elnökség más tagját jelöli meg. Az Elnökség az egyes szervezeti egységek vezetőit (pl.: titkár, gazdasági vezető stb.) is felelőssé teheti, azonban ilyen esetekben az alelnököt, mint az ügyintéző szervezet irányítóját is felelősség terheli. g) Az elnökségi ülésről jegyzőkönyvet kell készíteni, melyet az ülés elnöke, két felkért elnökségi tag (mint hitelesítő) és a jegyzőkönyvvezető írnak alá. 8

9 A jegyzőkönyvnek tartalmazni kell: - az ülés helyét és idejét, - az ülésen megjelenteket (név szerint vagy jelenléti ívet csatolva) és a határozatképesség megállapítását, - az ülés elfogadott napirendjét, - az írásbeli előterjesztéseket (mellékletben), a szóbelieket értelemszerűen leírva, - a hozzászólások tartalmát, - a szavazás módját és eredményét, - a határozatokat, határidő és a végrehajtásért felelős személy megjelölésével, - az ellenvéleményeket és ellenszavazatokat személy szerint feltüntetve. A határozatokat évenként 1-gyel kezdődő sorszámmal kell jelölni. Az elnökségi ülés határozatait meg kell küldeni az Elnökségi tagoknak, a Felügyelő Bizottság elnökének, kivonatban az érintett személyeknek és mindazoknak, akiknek az Elnökség külön elrendeli. 2. Az Elnökség tagjainak jogai és kötelezettségei a) Az Elnökség tagjai jogosultak: - az Elnökség munkájában részt venni és tevékenységükkel elősegíteni az Egyesület Alapszabályában megjelölt célok és feladatok megvalósítását, - közreműködni az elnökségi döntések előkészítésében, az előterjesztések megvitatásában, a határozatok meghozatalában, - javaslatot tenni az Elnökség munkatervének összeállítására, - egyes kérdések megtárgyalását kérni az Elnökségi üléseken, - az Elnökség megbízásából más szervekkel az Egyesület nevében tárgyalást folytatni, rendezvényeken az Elnökséget képviselni, - az Egyesület ügyintéző szervezetének vezetőitől és dolgozójától az Egyesület bármely ügyében felvilágosítást kérni, - az Egyesület szerveinél, szervezeti egységeinél és bizottságoknál ellenőrzést végezni, - ellenőrzéseik során észrevételeiket és javaslataikat az ellenőrzési naplóba bejegyezni, de közvetlen utasítást az ellenőrzés során nem adhatnak, - rendszeresen megkapni az Egyesület működésével és gazdálkodásával kapcsolatos főbb adatokat. b) Az Elnökségi tagok kötelessége, hogy: - tisztségüknek eleget téve rendszeresen közreműködjenek az Elnökség testületi tevékenységében, részt vegyenek ülésein és ott észrevételeikkel, javaslataikkal elősegítsék a helyes döntések meghozatalát, - a rájuk bízott feladatokat legjobb tudásuk szerint elvégezzék és arról az Elnökséget tájékoztassák, - folyamatosan tanulmányozzák és ismerjék meg az egyesületekre, azok működésére, valamint az egyesületi munkára vonatkozó fontosabb rendelkezéseket és a belső szabályzatokat, 9

10 - munkájuk során szoros kapcsolatot tartsanak az egyesületek választott testületeivel és továbbítsák azok észrevételeit, javaslatait az Elnökséghez. 3. Az Egyesület elnöke és hatásköre Az Egyesület elnöke vezetője és törvényes képviselője az Egyesületnek, egyben szervezője és irányítója az Elnökség munkájának is. A jogszabályokban, az Alapszabályban, valamint az Egyesület belső szabályzataiban meghatározottak szerint személyes felelősséggel irányítja a Közgyűlés és az Elnökség határozatainak végrehajtását. Az Elnök az Elnökség két ülése közötti időben tett intézkedéseiről köteles az Elnökségnek beszámolni. Intézkedéseit (indokolt esetben) az Elnökség jogosult megváltoztatni, megsemmisíteni. Az Elnök távolléte, akadályoztatása vagy az elnöki tisztség betöltetlensége esetén az elnöki teendőket az Elnökség által kijelölt alelnök látja el. Az Elnök az ügyintéző szervezet útján gondoskodik a közgyűlés és az Elnökségi ülések megfelelő színvonalú előkészítéséről, az ott hozott határozatok végrehajtásáról, illetve a bizottságok tevékenységére vonatkozó határozatok megvalósításának elősegítéséről. Feladata megteremteni a választott testületek működéséhez szükséges feltételeket. Az Elnök az egyesületi ügyintézés vezetője, a központi apparátus munkájának szervezője és irányítója. Feladata az alapszabályban meghatározottakon túlmenően - a központi iroda és a gazdasági egység munkáját érintő testületi határozatok végrehajtásának szervezése, - az egyesületi tagok és az Egyesülettel tagsági viszonyban álló más szervezetek számára nyújtandó információk összegyűjtése és továbbítása, - az egyesületi központi rendezvények (kiállítás, közgyűlés, országos találkozó, elnökségi ülés stb.) lebonyolításával kapcsolatos szervezési és technikai feladatok előkészítése és a végrehajtás irányítása, - az Egyesület központi ügyintézését és gazdasági egységei működését érintő, testületi döntést igénylő javaslatok, jelentések és egyéb előterjesztések összeállítása, - a tagok és a pártoló tagok részére nyújtandó egyesületi szolgáltatások megvalósításával összefüggő ügyek összefogása és intézése. 4. Az alelnökök és hatáskörük - a szakmai szabályzatok és az általuk képviselt három régiót érintő munka érvényesülésének folyamatos figyelemmel kísérése, azok végrehajtásában mutatkozó problémák összegyűjtése és a szükséges módosítások előkészítése, - az Elnökség által számukra esetenként meghatározott teendők. 5. Az Elnökségi tagok hatásköre 10

11 6. Az Elnökségi tagok felelőssége Az Elnökségi tagok anyagi és büntetőjogi felelőssége kérdésében a hatályos jogszabályok és az Alapszabály előírásait kell alkalmazni. Az Elnökség egyes tagjainak anyagi és egyéb felelősségre vonását az Elnökség is kezdeményezheti. 7. Az Elnökségi tagok díjazása és költségtérítése Az Elnökségi tagok társadalmi tevékenységük elismeréseként, a testületi munkában végzett tevékenységük és a reájuk bízott feladatok megvalósítása arányában, díjazásban (tiszteletdíj) részesülhetnek. Az Egyesület elnökének tiszteletdíját, valamint a díjazására fordítható keretösszeget a Közgyűlés állapítja meg. Az egyes Elnökségi tagok részére személyenként járó díjazást - az Egyesület elnökének előterjesztése alapján - az Elnökség saját hatáskörében állapítja meg. Az Elnökségi tagok részére meg kell téríteni a munkájuk során indokoltan felmerült közlekedési, szállás és egyéb költségeket. 8. Az Elnökségi tagság megszűnése Az Elnökségi tagság az Egyesületből való kilépés, elhalálozás, a Közgyűlés által való visszahívás, vagy lemondás esetén szűnik meg. A lemondást az Elnökségi tag írásban köteles közölni az Egyesület elnökével, aki ezt az Elnökség legközelebbi ülésén tartozik bejelenteni. Bejelentheti lemondását az elnökségi tag a testület ülésén is, amit jegyzőkönyvben kell rögzíteni. A lemondás bejelentésével az elnökségi tag jogai és kötelezettségei megszűnnek, kivéve anyagi felelősségét, amelyre a hatályos jogszabályok rendelkezései az irányadók. Az Egyesületből való kilépés, visszahívás vagy lemondás az Elnökség tagjait az általuk okozott kár megtérítése alól nem mentesíti. V. A Felügyelő Bizottság A Felügyelő Bizottság az Egyesület felügyelő-ellenőrző szerve, amely 3 tagból áll, tagjait a Közgyűlés 5 év határozott időtartamra választja meg. A működésére vonatkozó főbb rendelkezéseket az Alapszabály X. 25. pontja tartalmazza. 1. A Felügyelő Bizottság feladatai és hatásköre a) A Felügyelő Bizottság az Egyesület választott testületi szerve, amely 11

12 - az Egyesület tagjai képviseletében és megbízásából, a jogszabályok keretei között és az Egyesület Alapszabályában foglaltaknak megfelelően végez az Egyesület egész tevékenységére kiterjedő folyamatos ellenőrzést, - ellenőrzi a Közgyűlés és az Elnökség határozatainak végrehajtását és az alapszabályszerű működést, - jogosult az Egyesület szerveinek működésével, gazdálkodásával kapcsolatos bármely ügy vizsgálására, - tapasztalatai alapján írásban javaslatot tesz az Elnökség részére az Egyesület működésében és gazdálkodásában észlelt hiányosságok megszüntetésére és a helyes eljárásra, az Egyesületi tevékenység továbbfejlesztésére, felhívja az Elnökséget a jogszabályok, az Alapszabály és más belső szabályzatok szerinti eljárásra, az egyesület érdekeit sértő magatartás észlelése esetén írásban tájékoztatja az Elnököt, - indítványozhatja az Elnökség egészének vagy egyes tagjainak felmentését, visszahívását, felelősségre vonását, továbbá a rendkívüli Közgyűlés összehívását; - összehívja a Közgyűlést, ha az Elnökség nem tesz eleget erre vonatkozó kötelezettségének, - ellenőrzi a költségvetés végrehajtását, a pénz- és vagyonkezelést, valamint általában a gazdálkodást, - az Egyesület mérlege és eredmény kimutatása alapján véleményt nyilvánít a Közgyűlés részére az Egyesület gazdálkodásáról, mely nélkül a mérleg és eredmény-kimutatás tárgyában érvényes határozat nem hozható, - az Egyesület leltározását évente minimum egy alkalommal, az év végén és egyéb szükséges esetekben elvégzi, - véleményt nyilváníthat a Közgyűlés elé terjesztett egyéb jelentésekről és beszámolókról. b) A Felügyelő Bizottság az Egyesület Elnökségétől, Elnökétől és minden más vezetőjétől független szerv. Az Egyesület Közgyűlésének van alárendelve, munkájáról annak ad számot és annak tartozik felelősséggel. Amennyiben a Felügyelő Bizottság a Közgyűlés összehívására tesz elterjesztést, a Közgyűlést 15 napon belül össze kell hívni. Ennek elmaradása esetén tájékoztatja a felügyeletet ellátó szervet. c) A Felügyelő Bizottság feladata, hogy őrködjék: - Az Egyesület működésében és gazdálkodásában, valamint az Elnökség tevékenységében a jogszabályok, az Alapszabály és a Szervezeti és Működési Szabályzat, valamint az egyéb belső szabályzatok rendelkezéseinek megtartása, - A Közgyűlés határozatainak érdemi végrehajtása, - Az Egyesület vagyonának védelme és gyarapítása, - Az Egyesület számadásainak és mérlegének helyessége, - Az Egyesület vezetésében a demokrácia érvényesülése felett, az Egyesület belső önkormányzatának, gazdálkodásának és érdekképviseleti feladatainak hathatós érvényesülése érdekében. Feladata továbbá, hogy: - éves munkaterv keretében az Egyesület működésének és gazdálkodásának minden lényeges részére kiterjedő, átfogó ellenőrzést és az egyes szakterületekre vagy feladatokra vonatkozóan célvizsgálatokat végezzen, - munkatervében foglaltakon túlmenően is folytasson vizsgálatokat, ha azokat az Egyesület munkájával kapcsolatos hiányosságokat feltáró bejelentések, az állami törvényességi felügyeletet ellátó szerv észrevételei, továbbá a saját munkájának tapasztalatai indokolttá teszik, 12

13 - tevékenységéről és az elvégzett vizsgálatokról az éves munkaterv alapján a Közgyűlés részére jelentést készítsen, - megkülönböztetett figyelemmel vizsgálja a Közgyűlés által elfogadott éves intézkedési terv folyamatos megvalósítását, az Elnökség testületi tevékenységét, a gazdálkodás rendjének megtartását, a pénzkezelés a számvitel és az ügyviteli rendjét, a beruházások és fenntartási munkálatok gazdaságos megvalósítását, valamint a Szervezeti és Működési Szabályzat és más belső szabályzatokban foglaltak betartását, - javaslatot tegyen az Egyesület illetékes szervének a feltárt hiányosságokkal kapcsolatos felelősség megállapítására és a szükséges intézkedések (felelősségre vonások) megtételére, - Elnöke (megbízott tagja) útján az Elnökség ülésein tanácskozási joggal részt vegyen. d) Az ellenőrzésről szóló jelentését a Felügyelő Bizottság, annak befejezését követő 15 napon belül (amennyiben a jelentés az Egyesületi vagyont károsító, illetőleg a bűncselekmény gyanújára utal, haladéktalanul köteles megtárgyalni, véleményét és javaslatait az Elnökséggel írásban közölni. e) A Felügyelő Bizottság tartozik folyamatosan figyelemmel kísérni az állami felügyeletet ellátó hatóság, valamint más külső szervek ellenőrzéseivel kapcsolatos intézkedési tervek végrehajtását és erről a Közgyűlésnek be kell számolnia. 2. A Felügyelő Bizottság elnökének és tagjainak jogai és kötelezettségei a) A Felügyelő Bizottság tagjai jogosultak: - részt venni a Felügyelő Bizottság és az Elnökség ülésein, - a Felügyelő Bizottság vizsgálatai és ellenőrzései során betekinteni az Egyesület bármely iratába, számadásába, nyilvántartásába, a vizsgált ügyben az érintett személyeket meghallgatni, az Egyesület bármely szervétől és dolgozójától felvilágosítást kérni, - az Egyesületet érintő ügyekben más szervektől is tájékoztatást és adatokat kérni. Mind ezen túlmenően a Felügyelő Bizottság tagjai jogosultak arra, hogy folyamatosan tájékoztatást kapjanak az Egyesület tevékenységével összefüggő Elnökségi irányelvekről, ajánlásokról, a testületi szervek határozatairól, valamint az Egyesület működését és gazdálkodását jellemző főbb adatokról. A Felügyelő Bizottság elnöke és tagjai, ellenőrzéseik során operatív intézkedéseket nem tehetnek, az Egyesület dolgozói részére utasításokat nem adhatnak, észrevételeiket és javaslataikat a vizsgálati jelentésben rögzíthetik. b) A Felügyelő Bizottság tagjai arra is kötelezettek, hogy: - személyes közreműködésükkel elősegítsék alapszabályszerű feladataik megvalósítását, a program szerinti ellenőrzések és vizsgálatok végrehajtását, - részt vegyenek a Felügyelő Bizottság ülésein és annak eredményességét észrevételeikkel, javaslataikkal elősegítsék, a Felügyelő Bizottság munkatervének összeállításához indítványokat tegyenek, - vizsgálataik alatt és ellenőrzéseik során tudomásukra jutott hivatali titkokat megőrizzék és illetéktelen személyekkel sem személyi-, sem gazdasági jellegű adatokat ne közöljenek, - folyamatosan tanulmányozzák és alaposan ismerjék meg az Egyesület működését és gazdálkodását érintő főbb jogszabályokat, irányelveket, felhívásokat és útmutatókat. 13

14 c) A Felügyelő Bizottság munkáját (a jogszabályok, valamint az Alapszabály és a Szervezeti és Működési Szabályzat előírásainak megfelelően) a Közgyűlés által megválasztott elnök irányítja. Az elnök gondoskodik a Felügyelő Bizottság üléseinek előkészítéséről és az ott hozott határozatok végrehajtásáról. Az elnök távolléte vagy akadályoztatása esetén feladatait a Felügyelő Bizottság által kijelölt tag látja el. d) A Felügyelő Bizottság tagjai együttesen kötelesek megtéríteni az Egyesületnek azt a kárt, amelyet működésük körében a jogszabályok, az Egyesület belső szabályzatai, illetőleg kötelezettségeik egyéb megsértésével vétkesen okoztak. Nem felel az, aki a kárt okozó határozat meghozatalában nem vett részt, illetőleg a határozat ellen tiltakozott és ennek megtörténtét a jegyzőkönyvben rögzítették. 3. A Felügyelő Bizottság munkájának szervezése a) A Felügyelő Bizottság munkáját a saját maga által elfogadott éves program (az ülések rendjét, főbb napirendjét, valamint az ülések közötti fontosabb feladatokat tartalmazó munkaterv) alapján végzi. A programban meg kell jelölni a vizsgálat témáját, tervezett időpontját, továbbá a Felügyelő Bizottság azon tagjainak nevét, akik a vizsgálatban részt vesznek és annak elvégzéséért felelősek. A programnak tartalmaznia kell a rendes ülések ütemtervét, a hozzávetőleges időpont és a napirend megjelölésével, tartalmaznia kell továbbá azon témák, kérdések, napirendi pontok körét is, amelyeket időszerűnek tartanak az ülések napirendjén. A program tervezetét a Felügyelő Bizottság megtárgyalja és a közgyűlés elé terjeszti. Az évi rendes mérlegmegállapító Közgyűlés határozatainak, illetőleg a felszólalások során felmerült és elfogadott javaslatoknak megfelelően programját ki kell egészíteni. b) A Felügyelő Bizottság tagjai vizsgálataikat, ellenőrzéseiket részletes vizsgálati terv alapján végzik, amelyet az elnök állít össze. A fontosabb vizsgálatok és ellenőrzések tervét a Felügyelő Bizottsági ülés is meghatározhatja. A vizsgálat, ellenőrzés megkezdéséről az ellenőrzött egyesületi szerv /szervezeti egység vezetőjét értesíteni kell, a vezető a vizsgálatnál (ellenőrzésnél) jelen lehet és a megállapításokra észrevételt tehet. c) Külső szakértő igénybevételéről, illetve megbízása feltételeiről, a Felügyelő Bizottság ülése dönt az Elnökség, illetőleg - amennyiben lehetséges - a Közgyűlés előzetes tájékoztatását követően. Szakértőt kell igénybe venni minden olyan esetben, amikor azt legalább két Felügyelő Bizottsági tag javasolja. 14

15 A külső szakértő munkáját, megbízása körében a Felügyelő Bizottság elnökének irányításával a vizsgálati programban foglaltaknak megfelelően végzi, tapasztalatairól a Felügyelő Bizottság részére írásbeli jelentést készít. A szakértő munkafeltételeit és a vonatkozó jogszabály szerinti díjazást a megbízási szerződésben kell meghatározni, amelyet a Felügyelő Bizottság elnöke ír alá. A szakértő köteles az általa folytatott vizsgálatot tárgyaló Felügyelő Bizottsági ülésen meghívás esetén részt venni és a vitatott megállapításokkal kapcsolatosan nyilatkozni. d) A vizsgálatokat végző Felügyelő Bizottsági tagok megállapításaikról jegyzőkönyvet (jelentést) készítenek, amely tartalmazza a szükséges intézkedésekre vonatkozó javaslataikat is. Ezt ismertetni kell az érdekelt személyekkel, akik a jegyzőkönyv tartalmára észrevételt tehetnek. A vizsgálati, ellenőrzési jegyzőkönyvet, illetve a jelentést a Felügyelő Bizottság soron következő ülésén tárgyalja. Az elfogadott és jóváhagyott jegyzőkönyv (jelentés) alapján hozott határozatokat a Felügyelő Bizottság elnöke útján köteles az Egyesület elnökének megküldeni. e) A Felügyelő Bizottság kezdeményezheti a kizárási eljárás megindítását. f) A Felügyelő Bizottság tagjai részére a működésükhöz szükséges információkat az Elnökség köteles folyamatosan biztosítani. Ennek során: a Közgyűlésen és a saját hatáskörében hozott határozatokról, az állami törvényességi felügyeletet ellátó szerv megállapításairól, továbbá az Egyesület gazdálkodási adatairól a bizottságot köteles tájékoztatni. Köteles lehetőséget biztosítani arra, hogy a bizottsági tagok az Egyesület működését érintő rendelkezéseket, ajánlásokat, megjelenésüket követően közvetlenül megismerhessék. g) Az Elnökség köteles biztosítani a Felügyelő Bizottság számára az eredményes tevékenységhez szükséges anyagi és technikai feltételeket (helyiség, ügyviteli munkák ellátása, irattározás stb.). 4. A Felügyelő Bizottsági ülések a) A Felügyelő Bizottság a feladatoknak megfelelő gyakorisággal, a programjában meghatározott ütemezésben, de legalább negyedévenként ülésezik. Kötelező ülést tartani legalább harminc nappal az éves Közgyűlés megtartását megelőzően. Az ülést az elnök készíti elő és hívja össze. Bármely tag kérésére az ülést soron kívül össze kell hívni. Az ülésen az elnök vagy az általa megbízott tag elnököl és határozatképes, ha a tagok több, mint a fele jelen van. Meghívottként, tanácskozási joggal vehetnek részt a Felügyelő Bizottság ülésén az Egyesületnek a napirendre tűzött ügyben érdekelt vezetői, a szakértők és esetleg más érdekelt személyek. A Felügyelő Bizottság határozatait általában nyílt szavazással, egyszerű szótöbbséggel hozza. Szavazategyenlőség esetén az elnök szavazata dönt. Bármely tag indítványára titkos szavazást kell elrendelni. A Felügyelő Bizottság kezdeményezheti az Elnökséggel együttes ülés megtartását. b) A Felügyelő Bizottsági ülésről jegyzőkönyvet kell készíteni, amelyet az elnök és a jegyzőkönyvvezető ír alá. Az ülés jegyzőkönyvének a következőket kell tartalmaznia: 15

16 - az ülés helyét, idejét és a megjelentek nevét, - a napirendi pontokat, - a beszámolók, jelentések rövid összefoglalóját, - a hozott határozatokat (sorszámmal, a határidő és a felelős feltüntetésével), - nem egyhangú szavazás esetén a szavazatok személy szerinti megoszlását, illetve a tagok kérésére az ellenvélemény jegyzőkönyvi rögzítését, - mellékletben az írásbeli jelentéseket, előterjesztéseket. c) A határozatokat meg kell küldeni az Egyesület Elnökségének, szükség esetén más érdekelt szervnek, személynek. d) A Felügyelő Bizottság ülésének jegyzőkönyvei nem selejtezhetők. 5. A Felügyelő Bizottság tagjainak díjazása, költségtérítése a) A Felügyelő Bizottsági tagok társadalmi tevékenységük elismeréseként, az Egyesület munkájában végzett tevékenységük és a rájuk bízott feladatok megvalósítása arányában évente egyszer díjazásban (tiszteletdíjban) részesülhetnek. A Felügyelő Bizottság elnökének tiszteletdíját, valamint tagjainak díjazásra fordítható keretösszeget a Közgyűlés állapítja meg. Az egyes Felügyelő Bizottsági tagok részére járó tiszteletdíj összegét elnökének előterjesztése alapján a Felügyelő Bizottság állapítja meg. b) A Felügyelő Bizottsági tagok részére meg kell téríteni a munkájuk végzése során indokoltan és ténylegesen felmerült költségeket. 6. A felügyelő bizottsági tagság megszűnése A felügyelő bizottsági tagság elhalálozás, az egyesületi tagság megszűnése, a Közgyűlés által történt felmentés, visszahívás vagy lemondás esetén szűnik meg. A lemondást a felügyelő bizottsági tag írásban köteles közölni az elnökkel, aki ezt továbbítja az Egyesület elnökéhez. A lemondás bejelentésével a Felügyelő Bizottsági tagsággal járó jogok és kötelezettségek megszűnnek, kivéve az anyagi felelősséget, amelyekre vonatkozóan a jogszabályok rendelkezései az irányadók. A Felügyelő Bizottság tagjait a tagság megszűnése nem mentesíti az általuk okozott kár megtérítése alól. 1. A Bizottság tagjai VI. Tenyésztési Bizottság A Tenyésztési Bizottság 7 tagból áll, tagjait a Közgyűlés választja az egyesület tagjai közül. év határozott időre. Megválaszthatóság szakmai feltételei: - 16

17 - - A bizottsági tagság elhalálozás, az egyesületi tagság megszűnése, a Közgyűlés által történt visszahívás vagy lemondás esetén szűnik meg. A lemondást a tag az elnökkel köteles írásban közölni, aki azt továbbítja az Egyesület elnökéhez. 2. A Bizottság feladatai: A Tenyésztésvezető a) A Tenyésztésvezető a Tenyésztési Bizottság elnöke és egyben szakmai irányítója, szervezője. b) Feladatai: - az Egyesület Tenyésztési Szabályzatának szigorú, következetes betartása, ellenőrzése, annak szükségszerű módosításának indítványozása az Elnökségnél; - tenyésztési kérdésekben szakmai döntéseket hoz a Tenyésztési Szabályzatban előírtaknak megfelelően, az Elnökség és a Közgyűlés felé beszámolási-tájékoztatási kötelezettséggel tartozik; - felelős az egyesületi oktatások megszervezéséért, lebonyolításáért; - vezeti a tenyészállatok nyilvántartását és tartalmáért felel az illetékes hatóságok felé; - előkészíti és irányítja az Egyesület szakmai találkozóit; - intézkedik minden olyan esetben, melyet az Elnökség a feladatkörébe utal. A Tenyésztésvezető helyettesítésére jogosult.. 4. A Tenyésztési Szabályzat Ki készíti, milyen eljárással, hol érhető el, mit tartalmaz stb.? 5. Iratkezelés Az Elnökség köteles biztosítani a Bizottság számára az eredményes tevékenységhez szükséges anyagi és technikai feltételeket (helyiség, ügyviteli munkák ellátása, irattározás stb.). 17

18 VII. Bikaminősítő Bizottság 1. A Bizottság tagjai a) A Bikaminősítő Bizottság 7 tagból áll, elnökét tagjait a Közgyűlés választja az Egyesület tagjai közül. határozott időre. A személyükre vonatkozó javaslatnál figyelemmel kell lenni arra, hogy a Bizottságban minden szakterület megfelelően képviselve legyen. b) Megválaszthatóság feltételei: c) A bizottsági tagság elhalálozás, az egyesületi tagság megszűnése, a Közgyűlés által történt visszahívás vagy lemondás esetén szűnik meg. A lemondást a tag az elnökkel köteles írásban közölni, aki azt továbbítja az Egyesület elnökéhez. 2. A Bizottság feladatai A tenyésztők minősítésének részletes feltételeit az Egyesület Tenyésztési Szabályzata tartalmazza. A szabályzatot és annak módosításait az Egyesület honlapján közzé kell tenni, hogy arról a tagok tudomást szerezhessenek. 3. A Minősítő Bizottság iratkezelése A tenyésztők minősítésére vonatkozó előterjesztéseket iktatás után a bizottság elnöke kapja kézhez. A mellékleteket (a feltételek meglétének igazolásait) a bizottság üléséig és a szükséges vizsgálatig (vitás esetben az Elnökség üléséig) visszatartja, majd ezt követően, ha eredeti okmányok a felterjesztő címére ajánlott levélben visszaküldi. Az Elnökségi határozat meghozatala után az iratokat, évenkénti elkülönítéssel, irattartóba helyezve az Egyesület központi irodájában kell irattározni. VIII. Jelölőbizottság A Jelölőbizottság megválasztására, feladatkörére és eljárására vonatkozó részletes rendelkezéseket a napján elfogadott, 1. sorszámú Elnökségi határozat tartalmazza. A Jelölőbizottság 3 főből áll. Elnökét és tagjait minden esetben a tisztújítást megelőző Közgyűlésen nyílt szavazással, egyszerű többséggel kell megválasztani. Feladata az egyesületi tisztségviselők választásának előkészítése. 18

19 A Jelölőbizottság feladatának elvégzését követően, a tisztújító Közgyűlésen - amennyiben a munkájáról szóló beszámoló a közgyűlés által elfogadásra került - Választási Bizottságként működik tovább és ezt a Közgyűlés megszavazza. Iratkezelés szabályai: IX. Választási Bizottság A Választási Bizottság megválasztására, feladatkörére és eljárására vonatkozó részletes rendelkezéseket a napján elfogadott, 1. sorszámú Elnökségi határozat tartalmazza. A Választási Bizottság 3 főből áll. Amennyiben Jelölőbizottság beszámolója nem került elfogadásra a Közgyűlés által, a Közgyűlés új jelöltek közül nyílt szavazással, egyszerű többséggel választja meg a Választási bizottság elnökét és tagjait. A bizottság feladata a választás szabályainak ismertetése a határozatképes Közgyűlésen jelen lévő tagokkal, a választói névjegyzék nyilvántartása, a szavazólapok elkészítése és hitelesítése, valamint a választás lebonyolítása, a választás eredményének Közgyűlésen való ismertetése a Választási Szabályzatban foglaltaknak megfelelően. X. Az Egyesület alkalmazottai Az Egyesület céljai megvalósítása érdekében, a tevékenységének ellátásához szükséges mértékben foglalkoztathat munkavállalókat. A munkáltatói jogokat az Egyesület elnöke gyakorolja. Az Egyesület munkavállalói: 1. Titkár 2. Gazdasági vezető 3. Adminisztrációs dolgozók A munkavégzésre és annak rendjére vonatkozó részletes szabályokat az Egyesület Munkaügyi Szabályzata tartalmazza. Az alkalmazottak munkaviszonyával kapcsolatos kérdésekben és jogvitákban a mindenkor hatályos Munka Törvénykönyvének rendelkezési irányadóak. 19

20 1. Az Egyesület jogállása Az Egyesület: MÁSODIK RÉSZ I. A működés és a gazdálkodás szabályai - önálló jogi személy, így saját nevében jogokat szerezhet és kötelezettségeket vállalhat, - vagyonával az Alapszabály keretein belül önállóan rendelkezik, - tevékenységét társadalmi és gazdasági vonatkozásban a mindenkor hatályos jogszabályok, az Alapszabály, belső szabályzatai, valamint a Közgyűlés és választott testületei által hozott határozatok alapján folytatja. 2. Az Egyesület működési területe Az Egyesület Magyarország területén működik. 3. Az Egyesület nyilvántartása Az Egyesületet a Fővárosi Törvényszék nyilvántartási számon tartja nyilvántartásban. 4. Képviseleti jog Az Egyesületet egy személyben - korlátozás nélkül, teljes joggal - az Egyesület elnöke képviseli. Akadályoztatása esetén azonos jogokkal az Elnökség által kijelölt alelnök vagy alelnökök illetőleg elnökségi tag, vagy elnökségi tagok látják el a képviseletet. A képviselettel rendelkező személynek névaláírását közjegyző által hitelesítve, az illetékes törvényszéknek (bíróságnak) kell benyújtania, vagy az egyesületet a törvényszék (bíróság) előtt személyesen jegyeznie. Minden egyéb képviselettel felhatalmazott tisztségviselő vagy alkalmazott csak korlátozottan, azokban a körökben és témákban képviselheti az Egyesületet, amelyekre képviseleti meghatalmazást kapott, illetve, amelyekre a Szervezeti és Működési Szabályzat felhatalmazást ad. Az eseti képviselettel meghatalmazott személy csak abban az ügyben képviselheti az Egyesületet, amelyre az elnöktől képviseleti meghatalmazást kapott. A meghatalmazás tárgyát nem képező kérdésekben tárgyalásokba nem bocsátkozhat. A meghatalmazásnak tartalmaznia kell: - a meghatalmazás sorszámát, - a meghatalmazott nevét és lakcímét, - beosztását /tisztségét, - a meghatalmazás terjedelmét, kezdési és lejárati időpontját, 20

21 - a meghatalmazás keltét, - az Elnök aláírását. A meghatalmazott a képviselet helyes ellátása érdekében köteles az ügyben hatáskörrel rendelkező vezetővel illetőleg az elnökkel egyeztetni. A megbízás végén köteles annak teljesítéséről az Elnököt írásban tájékoztatni. Az Egyesület testületi szerveinek elnökei a szakterületeket érintő kérdésekben, ügyrendjükben meghatározott keretek között képviselik az Egyesületet. 5. Aláírási jog Az Egyesület elnöke (vagy helyettese ezen minőségének feltüntetése mellett) egyedül is jogosult aláírásra, cégjegyzésre. a) Az elnök aláírási jogkörébe tartozik: - a Közgyűlés és az Elnökség határozatai alapján kiadásra kerülő utasítás, körlevél, - az Elnökség vagy a hivatali vezetés nevében a felügyelő szerv és más hatóságok, valamint társadalmi szervezetek részére készített ügyiratok, - a választott tisztségviselők részére kiadásra kerülő megbízások, rendelvények és felkérések, - minden olyan ügyirat, melyre jogszabály így kötelezi. Az Elnök írja alá: - a mérleget és az eredmény-kimutatást, - az állóeszközök létesítésére, beszerzésére vonatkozó szerződéseket, megrendeléseket, - az adóbevallást, - a hitelkérelmeket, - támogatási kérelmeket, szerződéseket, - a Közgyűlés által jóváhagyott terveket, - a beruházások pénzügyi elszámolásait, - az Egyesület gazdasági tevékenységéről készített jelentéseket. A Felügyelő Bizottság elnökével: - - A Tenyésztési Bizottság elnökével: -. - a tenyésztéssel összefüggő egyéb okiratokat. A Minősítő Bizottság elnökével: -. - a minősítéssel összefüggő egyéb okiratokat. b) Az alelnök aláírási jogkörébe tartozik: - az általuk képviselt régióban működő tagok részére kiadásra kerülő információk, 21

22 - a testületi határozatok végrehajtását elősegítő felhívások, - a közvetlen hatáskörébe tartozó ügyekkel kapcsolatos levelek. Az irányítása alá tartozó gazdasági egységek ügyében kimenő leveleket együtt írja alá azok vezetőivel. Az Elnök aláírása szükséges az Egyesület központi irodája és a gazdasági egységei működésével összefüggő pénzügyi kihatású ügyekben. c) Az esetleges egyesületi szervek elnökei egyedül írják alá az irányításuk alá tartozó szervezeti egység kimenő leveleit és ügyiratait. d) Valamennyi kimenő ügyirat irattári példányát (másolatát) kézjegyével köteles ellátni annak készítője, ha az ügyiraton aláíróként nem szerepel. Az Egyesületen belüli írásos közléseknél (feljegyzéseken) az aláírást az irat készítője eszközli. e) Az Egyesület bankszámlája vagy bankszámlái feletti rendelkezéshez az oda bejelentett, aláírási joggal felruházott személyek önálló vagy együttes aláírása szükséges, a bejelentésen feltüntetett módon. A bejelentésen: - az elnök aláírását az állami törvényességi felügyeletet ellátó szerv, - a többi jogosultsággal felhatalmazott személy aláírását az elnök hitelesíti. f) Az aláírási jog utalványozási jogosultságot csak ilyen jellegű hatáskörrel együtt biztosít. 6. Utalványozási jog Az Elnökség rendelkezése alapján Egyesület elnöke - akadályoztatása esetén az Elnökség által kijelölt alelnök/elnökségi tag önállóan vagy alelnökök/elnökségi tagok együttesen - ha jogszabályi vagy belső szabályzati előírásba nem ütközik - korlátozás nélkül, minden kifizetést jogosult utalványozni. Amennyiben a kifizetés kedvezményezettje maga az Elnök, az utalványozást az alelnök(ök)nek vagy elnökségi tag(ok)nak kell eszközölnie. Az egyesületi szervek elnökei és az Egyesület gazdasági tevékenységet folytató szervei / szervezeti egységeinek vezetői a részükre jóváhagyott költségvetési keret erejéig utalványozási joggal rendelkeznek. A központi iroda és a gazdasági tevékenységet folytató szervezeti egységek költségeinek elszámolása körébe tartozó utalványozás az Elnök jogkörébe tartozik. Az utalványozás szabályszerű gyakorlata érdekében: - az utalványozásra vonatkozó jogokat a hatáskör megjelölésével az egyesületi szervek ügyrendjében, illetve az érintett személy ügykörjegyzékében szerepeltetni kell, - a készpénzfizetések utalványozására jogosultsággal rendelkezőkről - utalva az esetleges korlátozásokra - jegyzéket kell készíteni, amelynek tartalmaznia kell a jogosultak névsorát, sajátkezű aláírását (utalványozásnál alkalmazott kézjegyét). A jegyzéket a pénztárhelyiségben ki kell függeszteni, illetve a pénztáros részére át kell adni. 22

23 - amennyiben a kifizetés kezdeményezettje maga is utalványozási jogosultsággal bír, részére az utalványozást más arra felhatalmazott vezetőnek kell eszközölnie. Az utalványozás kelléke a bizonylaton a "kifizethető" vagy a "teljesíthető" szó feltüntetése és mellette az időpont és az utalványozó aláírása (kézjegye) tintával (golyóstollal) ráírva. A választott tisztségviselők, valamint a magasabb vezetőállású dolgozók részére folyósítandó, a Közgyűlés vagy az Elnökség hatáskörébe tartozó kifizetések esetében az utalványozást az illetékes testület határozata pótolja. Ilyen esetekben a határozat másolatát kell a pénztárkiadási bizonylathoz csatolni. A gazdasági tevékenység során bekövetkezett veszteségek, leírások és selejtek elszámolásának engedélyezése az elnök hatáskörébe tartozik. Az ilyen jellegű veszteségek okai minden esetben vizsgálandók. A veszteségről és annak okáról tájékoztatni kell az Elnökséget. 7. Ügyvitel a) Bejövő levelezés Az MSZTE levelezési címére beérkezett iratokat a titkár a Bejövő levelek iktatókönyvébe iktatja, azokat év és sorszám megjelöléssel látja el. A sorszám minden évben: Évszám / B el kezdődik. Amennyiben valamely külső szervezet, vagy személy hivatalos levelét nem a levelezési címre, hanem valamelyik vezetőségi tag címére küldi, akkor a vezetőségi tag köteles a hozzá érkezett iratot 3 napon belül a hivatalos címre átküldeni, iktatás és irattározás végett. Az iktatókönyvben fel kell tüntetni: - a beérkeztetés sorszámát, - a beérkeztetés dátumát, - az ügyintéző nevét, akihez az adott téma tartozik, - az irat számát, - a mellékleteket és db számukat, - a levél tárgyát, - a Kezelési Feljegyzések rovatba a szükséges intézkedést, - az intézkedés határidejét, - az irat irattárba helyezésének időpontját. A beérkező leveleket iktatási sorrendben, sorszám szerint külön dossziéban kell lefűzni. Amennyiben az irat valamely vezetőségi tagtól további intézkedést igényel, akkor egy fénymásolatot - szükség szerint az eredetit - napon belül intézkedés végett át kell küldeni az illetékes vezetőségi taghoz. Ezt a tényt be kell jegyezni a Kezelési Feljegyzés rovatba. A faxon és en érkezett iratokról fénymásolatot kell készíteni, és azt az irattárba lefűzni. A vezetőségi tagokhoz érkező iratok érkeztetése a fenti pontokban foglaltak értelemszerű alkalmazásával történik. 23

24 Az érkeztetés kódolása: Évszám / Bejövő. sorszám / vezetőségi tag kódja Pl.: 2015 /B / E. (2015-ben az elnökhöz beérkezett első levél kódszáma.) A vezetőségi tagok és bizottságok kódjainak betűjelei: - Elnök: E. - Alelnök: AE - Elnökségi tag: ET - Felügyelő Bizottság elnöke: FBE - Felügyelő Bizottság tagja: FBT - Tenyésztésvezető: TV - Tenyésztési Bizottság tagja: TBT - Bikaminősítő Bizottság elnöke: BBE - Bikaminősítő Bizottság tagja: BBT - Titkár: T - Gazdasági vezető: G - Adminisztrációs munkatárs: A vagyon és pénzkezeléssel kapcsolatos nyilvántartással az SZMSZ I. sz. melléklete foglalkozik. b) Kimenő levelezés Hivatalos szervek felé az MSZTE-t egy személyben az Elnök képviseli, önállóan, egyszemélyben ír alá. Kivételt képeznek az Alapszabály és SZMSZ és mellékletei által más vezetőségi tag kizárólagos hatáskörébe utalt feladatok. Ezekben a témakörökben a felhatalmazott vezetőségi tagok önállóan írnak alá. Akadályoztatás, vagy valamely speciális ismeretet igénylő ügy esetén, az Elnök más személyt is megbízhat képviseleti - tárgyalási joggal. A megbízást írásban kell az Elnöknek kiadnia. A megbízásban rögzíteni kell: hogy az Egyesület nevében jár el a megbízott személy, milyen konkrét témában és a megbízás milyen terjedelmű, meghatározott időtartalomra szól. A kimenő leveleket külön iktatókönyvben kell nyilvántartani, évente növekedő sorszámmal kell ellátni. Az en és faxon kiküldött levelekről és iratokról fénymásolatot kell készíteni és azt az irattárba lefűzni. Az iktatás sorszámozása: Évszám / kimenő. sorszám / küldő kódja Pl: 2015/ K / E. A vezetőség és bizottságok kódjai megegyeznek a bejövő leveleknél ismertetett kódokkal. Az iktatókönyvben fel kell tüntetni az irat: - sorszámát, - dátumát, 24