Munkakör- elemzés. Daruka Eszter

Átírás

1 Munkakör- elemzés Daruka Eszter

2 Kérdések Mikor és miért vonnád be az alábbi szereplőket a munkakör-elemzési folyamatba: a munkakört betöltő/ a munkakör szakmai irányítója/ munkatársak-kollégák/ beosztottak? Milyen gyakorisággal frissítenéd a munkakör leírásokat és specifikációkat? Milyen körülmények hatására változtatnál ezeken a dokumentumokon? Hogyan alkalmaznád a munkakör-értékelés eredményét? Milyen arányban szerepelne a munkakör-értékelés és a munkakört betöltő teljesítménye a bérben, illetve a képzési program kialakításában?

3

4 Mi jellemzi a munkakört? Munkakör alapazonosítói Munkakör célja Munkakör tartalma Munkakörökhöz tartozó hatáskörök Munkakör jogkörei Felelősségek Kapcsolatrendszer Terhelések Teljesítményelvárások Motivációs tényezők Munkahelyen alkalmazott eszközök, felszerelések Munkavégzés egyéb feltételei A munkakör kihívásai

5 Kockázat A munkaidő Kockázat A munkaidő jelzése megnevezése egészében egy részben jelzése megnevezése egészében egy részben 1. Kézi anyagmozgatás 14. Porok, kp-20 kp megnevezve: >20 kp-50 kp >50 kp Fokozott baleseti veszély (magasban végzett, villamos üzemi feszültség alatti munka), egyéb Kényszertesthelyzet (görnyedés, guggolás) 15. Vegyi anyagok megnevezve: Járványügyi érdekből kiemelt munkakör 4. Ülés 17. Fertőzésveszély 5. Állás 18. Fokozott pszichés terhelés 6. Járás 19. Képernyő előtt végzett munka 7. Terhelő munkahelyi klíma (meleg, hideg, nedves, változó) 20. Éjszakai műszakban végzett munka 8. Zaj 21. Pszichoszociális tényezők 9. Ionizáló sugárzás 22. Egyéni védőeszköz általi terhelés 10. Nem-ionizáló sugárzás 23. Egyéb: 11. Helyileg ható vibráció Egésztest-vibráció Ergonómiai tényezők....

6 Alapkérdések Milyen jellegű a munkakör? Mi a munkakörelemzés célja? Milyen erőforrások állnak rendelkezésre? Milyen a szervezeti kultúra? Milyen tudás szükséges az elemzés alkalmazásához?

7 Alap- és fő elemzési technikák

8 Dokumentumelemzés A meglévő dokumentációk áttekintése Nélkülözhetetlen kompetenciák összegyűjtése MINDEN munkakörre alkalmas, de korlátozott információt nyújt (támogató eszköz inkább, mint önálló technika) Régebbi munkaköri leírások Berendezések technikai leírásai Munka-utasítások Munkabalesetek jegyzőkönyvei Mérések eredményei Teljesítményértékelési lap Képzési programanyagok Tanulmányok

9 Megfigyeléses technikák A megfigyelő hosszabb ideig vizsgálja a feladatvégzést Írásban rögzíti, hogy milyen tevékenységeket, milyen időtartamban, milyen gyakorisággal, milyen eszközök segítségével lát el a munkavállaló. Nagyon időigényes (minden fázis) Nem alkalmazható minden munkakörre Inkább manuális, főként fizikai munkáknál jó

10 Munkanap-felvétel Direkt megfigyelés, tevékenységek rögzítése Csak a feladatok listázása Problémák: Zavarás (torz eredmények) Nem megfelelő időszak Előzetes feladatlista (megbízhatóság) Ssz. Feladat megnevezése Jellemző-e a feladat a munkakörben? Igen Nem 1. A vendégek fogadása X 2. A találkozókról emlékeztetők írása X 3. Stb.

11 Megfigyelési interjú Együttes részvétel Azonnali kérdésekkel a bizonytalanságot csökkentik Munka közben Épp akkor és ott teheti fel a kérdést, ahol szükség van rá Balesetveszélyt okozhat, koncentrálásnál nem lehet megzavarni a munkavállalót Munka után Nyugodtabb körülmények között lehet beszélgetni Nem lehet megszerezni az összes releváns információt

12 Munkanaplózás A munkakört betöltő végzi vezeti a munkanaplót Egyszerű, rugalmas módszer Legnagyobb torzítási lehetőség (szubjektivitás, hiányosságok) Többletadminisztráció a kitöltőnek HR: felkészítés, tudatosítás, kiértékelés

13 Munkanapló Munkakör neve: Szervezeti egység neve: Munkakört betöltő neve: A naplózás dátuma: Időintervallum 8-9 óra Elvégzett tevékenységek Időtartam Megjegyzés (munkakörülmények, problémák) 9-10 óra

14 Interjú Leghosszabb idejű, de legalaposabb információ Nagyfokú előkészületet igényel Minden típusú munkakörre alkalmas Lehetővé teszi a változtathatóságot, mélyebb információk megszerzését Minősége javítható Típusai: egyéni strukturálatlan / strukturált, csoportos interjú (DACUM módszer)

15 DACUM-módszer Többféle célra használható Legjobban teljesítők DACUM-bizottság, facilitátor Mit kell tenni?, kompetenciák DACUM-táblázat Feladatprofil, alapvető ismeretek és készségek, elvárt magatartásformák, eszközök és anyagok, jövőbeni tendenciák, problémák

16 Strukturált interjú menete

17 Munkakör-elemzési kérdőív Rövid idő alatt nagy mennyiségű információ Önkitöltős forma vagy kérdezőbiztos Konkrétabb válaszok és közvetlen reakciót is képes felmérni Nagy előkészületet igényel, költséges lehet Önkitöltés vagy belső kérdezőbiztos esetén a megbízhatóság kétséges (nem lesz egyéb válasz) Egyének gyenge érdekeltsége

18 A kérdésekben rejlő hibák 1. Kérjük, pontozza az alábbi tulajdonságokat aszerint, hogy azok mennyire jellemzők Önre! Objektív viszonyulás az ügyfelek problémáihoz A probléma lényegének megragadása és gyors megoldása Megfelelő időbeosztás Stressztűrő képesség

19 A kérdésekben rejlő hibák 2. Osztályozza 1-től 3-ig az alábbi tulajdonságokat, értékelje, hogy munkájában mennyire játszanak szerepet! 1: egyáltalán nem fontos 2: fontos 3: nagyon fontos Precizitás Türelem Kommunikáció Segítőkészség Felelősség Lelkiismeretesség Szolidaritás Önállóság

20 A kérdésekben rejlő hibák 3. Kérjük, válaszolja meg az alábbi kérdést! Hogyan lehetne hatékonyabbá tenni a HR osztály működését?

21 A kérdésekben rejlő hibák 4. Kérjük, válaszolja meg az alábbi kérdést! Ön szerint megfelelő a kommunikációja a HR osztállyal illetve a felsővezetéssel?

22 A kérdésekben rejlő hibák 5. Kérem, jelölje meg, hogy munkaidejének mekkora részét teszik ki az alábbi feladatok! Tájékoztatás 0-25% 25-50% 50-75% % Adatfeldolgozás 0-25% 25-50% 50-75% % Információgyűjtés 0-25% 25-50% 50-75% %

23 Pozíció elemzési kérdőív Position Analysis Questionnaire PAQ 194 munkajellemző 6 kérdéscsoportban Információ, input (34 kérdés) Mentális folyamatok (14 kérdés) Munka kimenet (49 kérdés) Kapcsolat másokkal (36 kérdés) Munkakörnyezet (19 kérdés) Egyéb munkajellemzők (41 kérdés) Ötfokozatú skála (soha, esetenként, közepesen, számottevően, jelentős mértékben)

24 A munkakörelemzés eredményei

25 Munkakör leírás Munkakör leginkább jellemző Feladatai Hatáskörei Döntési jogkörei Felelősségei Munkakörülményei Munkakörben való működés Beosztás és feladatkör Munkakör szervezeti szerepei Pozíció mérete, nagysága, határai Kapcsolódó konkrét feladatok Elérendő eredmények

26 Munkaköri specifikáció A munkakör betöltéséhez szükséges képességek, készségek és tudáselemek kompetenciák gyűjteménye Kompetencia-szótár Magyarázatok

27 Rodgers-féle személyzeti specifikációs gyűjtemény 1. Fizikum, egészség, megjelenés: magasság, hallás, látás, megjelenés, hanghordozás 2. Szellemi képességek: végzettség, speciális képzettség 3. Általános intelligencia 4. Különleges adottságok: kézügyesség, számolás 5. Személyiség: magabiztosság 6. Körülmények: életkörülmények, rugalmasság

28 Feladat Recepciós munkaköri specifikációjának összeállítása

29 Recepciós munkaköri specifikációja 1. Színkódok: Csak a szállodainál Csak a fogászatinál Mindkettő +kiegészítés Képzettség, ismeretek Középfokú végzettség (érettségi) Alapszintű szakmai (szállodai/fogászati) ismeret (OKJ előny) szakmai hozzáértés Számítógépes ismeretek (felhasználói szint), gépírás, speciális szoftverek használata Nyelvismeret (angol + másik európai, 1 nyelv) Szakmai tapasztalat, rutin Előny: pénzügyi ismeretek, turizmus-vendéglátás főiskolai végzettség

30 Recepciós munkaköri specifikációja 2. Általános készségek, képességek, intellektuális kompetenciák Csapatban való dolgozásra képesség, együttműködési készség Elhivatottság, pozitív attitűd a munka iránt Emlékezőképesség, memória Empátia, tolerancia, EQ Folyamatszemlélet Határozottság, magabiztosság, önállóság, talpraesettség, döntéshozó képesség Interkulturális ismeretek Kommunikációs készség Konfliktuskezelés, stessztűrő képesség Nyitottság, ügyfélközpontúság Precizitás, pontosság Problémamegoldó készség, gyors felfogóképesség Rendszerszemlélet Rugalmasság, alkalmazkodó készség, multitasking Időmenedzsment, priorizálás képessége Megbízhatóság, felelősségtudat Szervezőkészség Lojalitás, lelkiismeretesség, minőségszemlélet Tájékozottság Türelem Helyismeret

31 Recepciós munkaköri specifikációja 3. Fizikai jellemzők, egészségügyi követelmények Állóképesség, terhelhetőség (akár 12 órás munkaidő) Ápolt megjelenés, jó fizikum Ép hallás Egészségügyi alkalmassági igazolás Jó kiállás, elegáns/dekoratív kinézet Igényes fogsor Kezek/ujjak épsége

32 Recepciós munkaköri specifikációja 4. Egyéb készségek, képességek Dinamikus személyiség, extrovertált személyiség Jó beszédkészség, társalgási készség Széleskörű általános műveltség Barátságosság Humorérzék Mosoly, jókedély Nyugodt magatartás Segítőkészség Udvariasság

33 Munkakör-elemzési rendszer A munkakör-elemzés céljai Döntés a módszertan bevezetéséről Tanácsadóval? nem Munkacsoport megalakítása Munkacsoport tagjainak felkészítése Módszertan elemeinek kidolgozása A módszertan tesztelése A módszertan véglegesítése Az alkalmazók felkészítése igen EEM stratégia EEM rendszerek Felső szintű menedzsment Tanácsadó kiválasztása Kommunikációs program kidolgozása/megvalósítása Az alkalmazás értékelése Az információk feldolgozása A módszertan alkalmazása

34 Nehézségek és kudarcok okai

35 Melyik módszer mellett döntsünk? Munkakör jellege, komplexitása Szellemi/komplex Kérdőív és/vagy interjú Munkakörelemzés célja Munkaköri leírás készítés Dokumentumelemzés, megfigyelés Egyszerű/fizikai Megfigyeléses módszerek Kompetenciaigény feltárása Interjú és kérdőív Munkakört betöltő végzettsége Magasabb szintű Interjú, kérdőív, naplózás Rendelkezésre álló erőforrások Pénz, külső erőforrás Komplex technikák Alacsonyabb szintű Dokumentumelemzés, felettessel folytatott interjú Belső erőforrás Dokumentumelemzés, kérdőív

36 Önéletrajz Konkrét pozíció - HR gyakornok! Valós adatok Határidő: március 9. 10:00 daruka@mvt.bme.hu Tárgy: MEEEM CV

37 Következő téma: Munkakör-értékelés

38 Köszönöm a figyelmet!