ALSÓÖRSI VITORLÁS SPORT CLUB PÉNZKEZELÉSI ÉS SZÁMVITELI SZABÁLYZAT

Átírás

1 1 ALSÓÖRSI VITORLÁS SPORT CLUB PÉNZKEZELÉSI ÉS SZÁMVITELI SZABÁLYZAT 2010.

2 2 Az Alsóörsi Vitorlás Sport Club (Egyesület) november 07-én tartott Közgyűlése elfogadta az időközi módosításokkal egységes szerkezetbe foglalt új Alapszabályt. Ezért szükségessé vált a korábbi Pénzkezelési és Számviteli Szabályzat felülvizsgálata, az új Alapszabályhoz történő illesztése. I. Pénzkezelési Szabályzat Általános rendelkezések 1./ Az Alsóörsi Vitorlás Sport Club /Egyesület/ Pénzkezelési Szabályzata szorosan kapcsolódik az Alapszabály 5. -az Egyesület pénz- és vagyonkezelése- fejezethez, ill. kiegészíti azt, továbbá kapcsolódik a Számviteli Szabályzathoz. Tartalmazza mind a bevételek, mind a kiadások technikai lebonyolításának szabályait, a felelősöket, az ellenőrzéseket, tehát mindazon eljárásokat, amelyek a pénzek mozgásával kapcsolatosak az egyesületekre vonatkozó jogszabályoknak megfelelően. 2./ Az Egyesület pénzgazdálkodásának alapja a Közgyűlés által jóváhagyott éves költségvetés mely tartalmazza a bevételeket, kiadásokat, maradvány pénzeket. Gazdálkodási év: január 01 től december 31-ig A gazdálkodás teljes egészében HU forint elszámolású. A pénzkezeléséért felelős személyek: Elnök Gazdasági Elnökhelyettes Gondnok-pénztáros 3./ Pénzügyi műveletek /pénzmozgások/ történhetnek bankon illetve házipénztáron keresztül. A. A Bank megválasztása szabadon történik a Vezetőség döntése alapján, a célszerűség figyelembevételével. A pénzintézettel a szerződést a gazdasági elnökhelyettes köti meg és egy személyben végezheti az indokolt banki pénzmozgások bonyolítását abban a körben, melyben közgyűlési vagy vezetőségi döntés született a számláról történő rendelkezés tekintetében./ napi üzemeltetés, visszatérő díjak, elfogadott beruházások, betételhelyezés, hiteltörlesztés stb./. Készpénzkifizetéshez a bankszámláról a bankszámla terhére kiállított készpénzfelvételi utalvánnyal,vagy bankkártyával vehet fel készpénzt a számlavezető banktól. A bankkártya a gazdasági elnökhelyettes nevére szól, de a gondnok-pénztáros is kezelheti. B. Házipénztár. Az Egyesület működéséhez szükséges készpénz és egyéb értékek forgalmának lebonyolítására, a pénzmegőrzés és tárolás előírt követelményeinek betartására biztonságos tárolási lehetőséget kell biztosítani. A pénztár felelős kezelője a Vezetőség döntése alapján az Egyesület gondnoka (gondnok-pénztáros). A pénzintézetből a szükséges készpénzt a gazdasági elnökhelyettes veszi fel és teszi be a házipénztárba bevételi pénztárbizonylaton vagy a gondnok-pénztáros veszi fel bankkártyával bankautomatából.

3 3 3./1 Bevételek Bevételi lehetőségek: 3./2 Kiadások Kiadások lehetnek: tagi befizetések (tag/pártoló tag) egyéni felajánlások, szponzori támogatások üzleti bevételek pályázati támogatások kamatok kölcsönök, hitelek bérletek és közüzemi díjak beruházások működési költségek fenntartási költségek egyéb költségek 3./3 Maradványpénz az éves gazdálkodás során nem felhasznált összeg, mely a bankszámlán vagy a házipénztárban maradt (év végi záró egyenleg). Ez az összeg a következő év elején nyitó egyenlegként mutatkozik, és a bevételekkel együtt tovább felhasználható. 4./ Házipénztárral kapcsolatos szabályok Az Egyesület egy házipénztárral rendelkezik amely a székhelyen található. A pénz tárolására vaskazetta biztosított. A biztonságos őrzés kialakításáért a gondnok-pénztáros a felelős. A házipénztárban Ft-nál nagyobb összeg nem lehet, a többletet a bankban kell elhelyezni. Alkalmazott fizetési mód: A pénzellátás módja: - készpénzfizetés - a pénztár a bankszámláról vagy közvetlen befizetésből vehet fel készpénzt. Kiadások lehetnek: működéssel kapcsolatos költségek, beruházások A pénztáros feladata: a naponta várható pénzforgalom kielégítésére megfelelő mennyiségű és címletű készpénz álljon rendelkezésre, a pénztárban tartott készpénz kezelése és megőrzése, a pénztári kulcsok nyilvántartása és kezelése, valamennyi bevételezés és kifizetés szabályszerű bizonylatolása, a pénztári nyilvántartások naprakész vezetése, a bizonylati rend és fegyelem, valamint a pénzkezelési előírások maradéktalan betartása, pénztári számfejtés feladatainak ellátása, a szigorú számadású nyomtatványok őrzése és nyilvántartásuk folyamatos vezetése.

4 4 A házipénztárba befizetés csakis a gazdasági elnökhelyettes előzetes jóváhagyásával lehetséges. A pénztáros a befizetett pénzekről a befizető és pénztáros aláírásával ellátott bevételi, pénztár bizonylatot köteles kiállítani. A házipénztárból kifizetések, beérkező számla alapján a gazdasági elnökhelyettes jóváhagyásával /utalványozás/, kiadási pénztárbizonylat alapján történhet. Utalványozó gazdasági elnökhelyettes felelős: > az utalványozás indokoltságáért > az utalványozási bizonylat szabályos kitöltéséért. A gondnok-pénztáros > az utalványozott anyag vagy eszköz mennyiségének, minőségének ill. forint összegének szükségességéért. Az összegyűlt bevételi és kiadási pénztárbizonylatokat szükség szerint, de legalább kéthavonta- a pénztáros gazdasági elnökhelyettesnek továbbítja, aki azokat ellenőrzi, a megfelelő költséghelyekre, kimutatásokba bevezeti és a könyvelőnek továbbítja. A házipénztár készpénz összege max Ft lehet. A záró állomány értékhatára feletti pénzösszeget be kell fizetni a bankszámlára. Az Egyesület Pénzkezelési Szabályzatában nem szereplő, vagy nem részletezett kérdésekben az Egyesületi Törvény, ill. a vonatkozó pénzügyi, számviteli előírások szerint kell eljárni. II. Számviteli szabályzat 1. Mérleg és eredménykimutatás formája, a könyvvezetés módja: Az Egyesület egyszerűsített éves beszámolót készít a számviteli törvény szerinti. egyes egyéb szervezetek beszámolási és könyvvezetési kötelezettségeinek sajátosságairól szóló Egyesületi törvény alapján. Az éves beszámoló egyszerűsített mérleg és eredménylevezetetésből áll. 2. A mérlegkészítés időpontja: Az Egyesület döntése szerint az üzleti év mérleg fordulónapját követő év március 31. amely időpontig a megbízható és valós vagyoni helyzet bemutatásához szükséges értékelési feladatokat el kell végezni. A számviteli törvényben rögzített alapelvek, értékelési előírások alapján ki kell alakítani, és írásba kell foglalni az Egyesület adottságainak, körülményeinek leginkább megfelelő számviteli politikát. A számviteli politika összeállítása során valamint az éves beszámoló elkészítése során is kiemelt szerepe van a tevékenység folytatása elve érvényesülésének, valamint az óvatosság és az egyedi értékelés elvének. A számviteli politika a számviteli törvény gyakorlati végrehajtásához szükséges módszerek és eljárások összessége, amely a vállalkozások adottságainak,

5 5 körülményeinek megfelelő számviteli rendszer, értékelési módok, és eljárások megválasztását jelenti. A számviteli politika kialakítása elsősorban azt a célt szolgálja, hogy az Egyesületnél olyan számviteli rendszer funkcionáljon, amely alapján: - megbízható és valós információkat szolgáltató beszámoló állítható össze, - a vezetők döntéseikhez használható információkhoz jutnak. A számviteli politika elkészítéséért, módosításáért - szükséges aktualizálásáért - és érvényesítéséért az Egyesület vezetősége felelős. Az Egyesület egyszeres könyvvezetéssel tesz eleget a számviteli előírásoknak. 3. Üzleti év: Az egyesület üzleti éve megegyezik a naptári évvel, mely január 1-től december 31-ig terjed. A pénzügyi eredménylevezetéssel kapcsolatos szabályok 1. Költségvetés: az Egyesület pénzgazdálkodásának alapja, mely tartalmazza a bevételi forrásokat, ill a kiadásokat. A költségvetés tervezete a tárgyév februárjában készül, a gazdasági elnökhelyettes márciusban a Vezetőség elé terjeszti, a Felügyelő Bizottság áprilisban véleményezi és a Vezetőség az idénynyitó közgyűlésen elfogadásra előterjeszti A költségvetés tervezetét a Közgyűlés előtt elektronikus levélben meg kell küldeni a tagoknak és ki kell függeszteni a hirdető táblára. A költségvetést a Közgyűlés hagyja jóvá. A költségvetésben elfogadott pénzösszegek irányelvek. Indokolt esetben év közben 2 millió Ft-ig a Vezetőség, 2 millió Ft felett a Közgyűlés módosíthatja. 2. Bevételek Bevételi lehetőségek: tagi befizetések (tagok/pártoló tagok) egyéni felajánlások szponzori támogatások üzleti bevételek pályázati támogatások kamatok kölcsönök, hitelek 2./1 Tagi befizetések, amelyek éves jellegűek, minden év első hónapjában esedékesek az Egyesület elektronikus levele alapján. A kiértesítés tartalmazza a Közgyűlés által elfogadott, tárgyévre vonatkozó éves jellegű tagi hozzájárulás (hajóhely, lakókocsi területhasználat, hűtőszekrény, stb) összegét, a befizetés határidejét (március 31). Az összeg befizetését elsődlegesen költségkímélés miatt banki átutalással kell teljesíteni. Indokolt esetben csekkes befizetés is lehetséges, a csekk a gondnoktól vehető át. Az egyéb tagi hozzájárulás (pl: lakókocsi áramfogyasztás, fagymentesítő vizentárolás áramfogyasztása, különböző idejű hajótárolás, stb) számítási módját, összegét és

6 6 fizetési határidejét (változó) az éves díjjegyzék, a Működési Szabályzat illetve a gazdasági elnökhelyettes által küldött elektronikus levél tartalmazza. A megadott befizetési határidőn túli befizetések esetében késedelmi pótlékot kell felszámítani. A befizetésekről nyilvántartást kell készíteni. A nyilvántartásból ki kell emelni és felszólítani a késedelmes befizetőket és közölni kell a késedelmi pótlék összegét, határidejét. 2./2 Egyéni felajánlások, szponzori támogatások elfogadásáról a vezetőség dönt. Erről megállapodást kell kötni, mely tartalmazza az összeg nagyságát, rendeltetését, határidejét, befizetés módját stb. 2./3 Üzleti tevékenységet az Egyesület általában nem folytat. Kivételes esetben tevékenység végzéséről és annak bevételi folyamatáról a vezetőség, indokolt esetben a Közgyűlés dönt. A bonyolítást annak megfelelően kell végezni. 2./4 Pályázati támogatások igénybevétele, felhasználása esetén egyedileg kell meghatározni a bonyolítás menetét a vezetőségnek, szükség esetén a közgyűlésnek. A bonyolítást a határozatnak megfelelően kell végezni. 2./5 Kamatok: az évközi szabad pénzeszközök befektetéséből származó bevételek. 2./6 Kölcsönök, hitelek: felvételük csak a Közgyűlés határozata alapján lehetséges. 3. Kiadások Kiadások lehetnek 3./1 Bérletek és közüzemi díjak: az Egyesület működéséhez szükséges minden évben ismétlődő kiadások. VIZIG kikötő bérlet, biztosítások, víz-villany-csatorna díjak, szemétszállítás, biztosítási alap, területvédelem, hatósági díjak stb.-. 3./2 Beruházások: olyan tervezett költségek, melyek a költségvetésben tételesen szerepelnek és a Közgyűlés jóváhagyott. A beruházás célja korszerűsítés, magasabb színvonalú szolgáltatás, gazdaságosabb működés biztosítása. 3./3 Működési díjak: Általában az Egyesület működéséhez szükséges minden évben ismétlődő kiadások. Különböző műszaki, gondnoki, ügyintézői, adminisztrációs tevékenység díjai. Elszámolás alvállalkozói számlák alapján történik. 3./4 Egyéb költségek: - versenydíjak, irodaszerek, nyomtatványok, postaköltségek, kutyatápok, bankköltségek, élelmiszerek, rendezvények, üzemanyag, daru-karbantartás, takarító és higiéniai anyagok költségei, kikötő móló ki-be szerelése, kikötői internet hálózat díja, szakvélemények díja, mederhasználati díj, stb. 3./5 Fenntartási költségek: a kikötő létesítményeinek fenntartási, karbantartási, állagmegóvási költségei. 3./6 Tartalékkeret: Előre nem látható rendkívüli kiadások képezhető olyan várható kiadásokra, melyek a tervezés időszakában ismeretlen, előre nem látható költségek, vagy többlet-költségek. Esetleges felhasználásáról a Vezetőség dönt. 3./6 Zárolt tartalék képezhető előre elhatározott kiadásra. Ezt az összeget le kell kötni és csak az elhatározott kiadásra költhető. Az összeg létrehozását és felszabadítását, csak a Közgyűlés engedélyezheti. 4. Alvállalkozók vehetők igénybe a kikötő működésének elősegítése céljából különböző tevékenységek végzésére. A gazdálkodással kapcsolatos ügyintézés, a gondnoki, a ill a könyvelői tevékenység végzését a vezetőség által megbízott alvállalkozók végzik szerződés alapján.

7 7 A költségvetési és fenntartási munkák végzését, maghatározott feladatokat, külső alvállalkozókkal kell elvégeztetni gazdaságosság figyelembevételével, lehetőleg több helyről kért árajánlat alapján. A végzett tevékenységről 100 ezer forint felett Vállalkozási Szerződést kell kötni. Az elvégzett munkát a gondnok veszi át (mennyiségi és minőségi átvétel), a fizetés teljesítését a gazdasági elnökhelyettes igazolja és bonyolítja. 5. Anyag beszerzéseket a gazdasági elnökhelyettes előzetes jóváhagyása alapján általában a gondnok bonyolítja. Az anyagvásárlást számlával kell igazolni és 14 napon belül el kell számolni. 6. Maradványpénz az éves gazdálkodás során nem felhasznált összeg, mely a pénzintézetben, vagy a házipénztárban maradt. Év végi záró egyenleg. Ez az összeg év elején nyitó egyenlegként mutatkozik, és a bevételekkel együtt tovább felhasználható. 7. Számlák kiegyenlítése történhet készpénzzel és utalással. A beérkező készpénzes számlákat a gazdasági elnökhelyettes jóváhagyása alapján a gondnok-pénztáros a házipénztárból egyenlíti ki kiadási pénztárbizonylat kiállításával, melyből egy példány a pénz átvevőé, egy példány a könyvelésé és a tőpéldány a tömbben marad. Az utalásos számlákat a gazdasági elnökhelyettes egyenlíti ki a megfelelő pénzintézeten keresztül. A beérkező bankbizonylatokat és számlákat legkésőbb kéthavonta számolja el a könyveléssel. Egyszerűsített mérleggel kapcsolatos kimutatások 1. Leltározás az Egyesület vagyonának felmérése. A leltár listát a könyvelés készíti számlák alapján göngyölítve. A leltározást év végén a Leltározási Bizottság (elnökhelyettesek, gondnok) végzi. Felméri az állóeszközök vagyontárgyak meglétét, mennyiségét. Erről jegyzőkönyvet készít és továbbítja a vezetőséghez. A megrongálódott, használhatatlan eszközökről selejtezési jegyzőkönyvet készít. Egy meghatározott időben elvégzi a selejtezést, melyet dokumentál. A vagyonleltárt az aktuális mérleg mellékleteként kell kezelni. A befektetett eszközök (pénz és tárgyi eszközök) és a források (tőke és annak tartalékai) analitikus nyilvántartását a leltári adatok képezik. Az eszközök és források egyezősége zárja le a gazdálkodási év adatait. 2. Könyveléssel, mérleg-beszámolókészítéssel kapcsolatos egyéb előírások: A könyvelés az év folyamán folyamatos, az éves mérleget a Felügyelő Bizottság felülvizsgálja és jelentésében szerepelteti a vizsgálat eredményét. A gazdasági elnökhelyettes a tárgyév működéséről, gazdálkodásáról, vagyoni, pénzügyi helyzetéről, a naptári év könyveinek lezárását követően, a törvényben meghatározott könyvvezetéssel alátámasztott mérleg-beszámolót készít. A tőkeváltozás, valamint a vagyoni helyzet elemzése is része az éves beszámolónak. A beszámolót a vezetőség jóváhagyását követően a Közgyűlésnek kell elfogadnia. Az elfogadott beszámoló és mérleg egy példányát a közgyűlési jegyzőkönyvvel együtt az irattárba kell helyezni.

8 8 A Számviteli Szabályzatban nem szereplő vagy nem részletezett kérdésekben az Egyesületi Törvény, ill. a vonatkozó pénzügyi, számviteli előírások szerint kell eljárni Jelen Pénzkezelési és Számviteli Szabályzatot az Egyesület november 07. napján tartott Közgyűlésén fogadta el és léptette hatályba, ezzel a korábbi szabályzatok hatályukat vesztették. Alsóörs, november 07. Dr Malárics Viktor elnök