III. Fájlkezelés, nyomtatás

Átírás

1 III. Fájlkezelés, nyomtatás Fájlkezelés A dokumentumokat fájlokban tároljuk. A fájlok megnyitásakor (másképpen: betöltésekor) a dokumentum a háttértárolóról (például a merev- vagy hajlékonylemezrõl) a szövegszerkesztõ programba kerül, ahol módosíthatjuk. A fájlok mentésekor a szerkesztett dokumentum a háttértárolóra kerül, ahol a számítógép árammentes állapotában is megõrzõdik. A mentésnek két változata létezik: Ha a fájlnak új nevet akarunk adni (esetleg azért, mert nem is volt neve), vagy más meghajtóra, illetve könyvtárba szeretnénk helyezni, válasszuk a Mentés másként lehetõséget. Ha a fájl nevét, helyét, szerkezetét nem kívánjuk változtatni, a Mentést válasszuk. Ilyenkor a régi helyen és néven a megváltoztatott dokumentum fog tárolódni. (Ebben az esetben az elõzõ tartalom természetesen elvész!) Munka közben gyakran mentsük dokumentumainkat, mert ha valamilyen gond adódik (áramszünet, esetleg a Windows vagy a Word lefagyása), könnyen kárba veszhet a munkánk! Biztonságosabb megoldás, ha a dokumentumot több különbözõ néven és helyre is mentjük. A Word-ben automatikus mentés is beállítható. Ilyenkor bizonyos idõközönként a beavatkozásunk nélkül is menti a program a szerkesztett dokumentumot. Dokumentumtípusok WORD DOKUMENTUM A Word alapértelmezett dokumentumtípusának kiterjesztése DOC. Ebben a saját állománytípusban tudja a Word a dokumentumok formáját, tartozékait (például a nyelvi beállítást, a makrókat 4, a jelszót) teljesen megtartani. Ezért minden dokumentumot mentsünk Word dokumentum formátumban! Az egymás után következõ Word-változatok mindegyike DOC kiterjesztésû állományt hoz létre, de ezek némileg különböznek és a fájlnévben nem jelzik, hogy melyik Word-del készült. Ez akkor gond, ha egy késõbbi változattal létrehozott szöveget olvasnánk be egy elõzõvel. Mivel ez nem feltétlenül mûködik, ha olyan helyre viszünk anyagot, ahol feltételezhetõleg korábbi Word-öt használnak, mentsünk megfelelõ formátumban. A Word dokumentum tartalmazhat jelszót, de sokat ne várjunk a jelszavas védelemtõl, könnyen feltörhetõ. Kétféle jelszót is használhatunk egy dokumentumhoz: Jelszó a megnyitáshoz: A dokumentum csak a jelszó ismeretében nyitható meg. Jelszó a módosításhoz: A dokumentum csak a jelszó ismeretében szerkeszthetõ. Ha valaki ismeri a megnyitási jelszót, nem feltétlenül módosíthatja a dokumentumot. 4 A makró, névvel rendelkezõ automatikusan induló utasítás sorozat.

2 10 Informatikai füzetek SZÖVEGFÁJL Az egyszerû szerkesztõprogramok (például: Jegyzettömb) által létrehozott szöveges állományokat (az ún. ASCII fájlokat) a Word-ben összefoglalóan szövegfájlnak nevezik. Ezek általában TXT kiterjesztésûek. A legegyszerûbb szövegfájl jellemzõi: Semmilyen, szabályosan használható formázási lehetõséget nem tartalmaz. (Egyedi megoldásokkal például több szóközzel persze úgy-ahogy lehet formázni a szöveget.) Karaktereken kívül semmilyen más dolgot nem tartalmaz. Nem tartalmazhat például hasábokat, képet, jelszót, vagy makrót (így makróvírusokat sem!). Az egyszerû szövegfájlok sokszor nem tartalmaznak ékezetes betûket sem (régebben sohasem tartalmaztak). A fájl kisméretû. Többféle szövegfájl létezik. A legegyszerûbb szövegfájlt a Word Csak szöveg-nek nevezi. Az így mentett fájlban levõ ékezetes betûket a grafikus felületû egyszerû szerkesztõk (például a Jegyzettömb) általában képesek helyesen elolvasni, a parancssoros (DOS-os) programok azonban nem. Az MS-DOS szöveg-ként mentett dokumentumban levõ ékezetes betûknél éppen fordított a helyzet: ezeket a DOS-os programok jelenítik meg helyesen, míg a windowsos szövegszerkesztõk nem tudják értelmezni a bennük levõ ékezetes betûket. A Csak szöveg és az MS-DOS szöveg típusoknak létezik olyan változata, amely formázási lehetõségként tartalmazza a sortörést (vagyis ekkor nem egy sor az egész dokumentum). RICH TEXT FORMAT A legtöbb szövegszerkesztõ ismeri és használja ezt a formátumot. Kiterjesztése RTF. Mentéskor a legtöbb formázási lehetõséget megtartja, viszont a jelszót nem õrzi meg. HTML DOKUMENTUM A szerkesztett szöveget weblapként is menthetjük. Ne várjunk nagy dolgokat, a Word nem weblapszerkesztõ! Nem minden formázás jelenik meg pontosan úgy a weblapon, mint ahogy azt a Word-ben látjuk. A fájl kiterjesztése HTM. Konvertálás Minden szövegszerkesztõnek van egy saját fájlformátuma, amiben képes a lehetõségeit (formázás, beállítások, makró, jelszó stb.) teljesen kihasználni. A felhasználó viszont azt szeretné, ha dokumentumai átvihetõk lehetnének más szövegszerkesztõ programokba (esetleg weblapszerkesztõkbe) is. A szövegfájl-formátumokat több-kevesebb sikerrel egymásba alakíthatjuk. Az átalakítást idegen szóval konvertálásnak nevezzük. Ha például a Jegyzettömbben megszerkesztett egyszerû szövegfájlt a Worddel nyitjuk meg, a program automatikusan átalakítja azt.

3 Szövegszerkesztés 11 A Word, ha egy fájlt megnyitunk, alapbeállítás szerint automatikusan átalakítja, de sajnos a fájl típusát idõnként rosszul állapítja meg. Például a TXT fájlokat automatikusan Csak szöveg-ként tölti be, így az MS-DOS szöveg-ként mentett fájlokban az ékezetes betûk nem lesznek olvashatók. A Word-öt beállíthatjuk (az Eszközök/Beállítások ablak Általános lapján), hogy átalakítás elõtt megjelenítsen egy ablakot, ahol mi adhatjuk meg, hogy az adott fájl milyen típusú. ECDL fájlkezelés A vizsgán a fájlkezelés (megnyitás, mentés) olyan alapszintû mûvelet, amelyért nem jár pont. Ha a vizsgázó nem tudja a fájlt megnyitni vagy menteni, a vizsgája sikertelen! A mentésbe nem értendõ bele a nem DOC formátumú mentés. Az csak pontlevonással jár. Több dokumentum együttes használata* Nagymértékben megkönnyítheti a szövegszerkesztési munkát, hogy a már meglévõ anyagainkat vagy azok egy részét is felhasználhatjuk a jelenlegi munkánkhoz. A beillesztésre több lehetõségünk van: Egy teljes fájlt szúrunk be a dokumentumba. Egy másik szövegbõl kivágjuk a minket érdeklõ részt, és átmásoljuk a szövegbe a vágólap segítségével. Ehhez a másik dokumentumot is be kell töltenünk a szövegszerkesztõbe (esetleg egy másik programba). A Word-ben egyszerre több dokumentumot is megnyithatunk, különbözõ munkaterületeken. Ezek közül többnyire csak az utoljára megnyitott látszik. Az újonnan megnyitott dokumentumok a már használttól függetlenül, új munkaterületen jelennek meg. (A dokumentumba beszúrt fájl nem új dokumentum!) Minden megnyitott fájl erõforrást igényel, ezért lassítja a gépet. A fölösleges dokumentumokat csukjuk be. Kezelési leírások AZ AUTOMATIKUS KONVERTÁLÁS TILTÁSA* Kattintsunk az Eszközök/Beállítások menüpontra. Váltsunk az Általános lapra. Kapcsoljuk be a Konvertálás jóváhagyása megnyitáskor kapcsolót! OK. SZÖVEGFÁJL MEGNYITÁSA Kattintsunk a Fájl/Megnyitás menüpontra. Megjelenik a Megnyitás ablak. A Hely lista melletti nyílra kattintva a listából kattintással válasszuk ki azt a meghajtót, ahol a betöltendõ fájl található. Az alatta lévõ ablakban kattintsunk duplán arra a könyvtárra, ahol a fájl található. A Hely ablakban látható az aktuális könyvtár. Válasszuk ki a Fájltípus listából, milyen típusú állományt szeretnénk betölteni. Ha nem Word dokumentumot akarunk betölteni, válasszuk a Minden fájl lehetõséget, így a könyvtárban található összes fájl látszani fog. A könyvtárban található fájlok közül válasszuk ki azt, amelyiket meg szeretnénk nyitni, és kattintsunk a Megnyitás gombra.

4 12 Informatikai füzetek Aktuális könyvtár Ugrás egy könyvtárral feljebb Fájlok Fájltípus MENTÉS MÁSKÉNT Ha a dokumentumot más néven vagy más helyre szeretnénk menteni, kattintsunk a Fájl/Mentés másként menüpontra. Ekkor a Mentés másként ablak jelenik meg, amely nagyon hasonlít a Megnyitás ablakhoz. Az elõzõek alapján lépjünk be abba a könyvtárba, ahová menteni szeretnénk a dokumentumunkat. A Fájlnév ablakba írjuk be a fájl nevét. A Fájltípus ablakban válasszuk ki a megfelelõ formátumot. A Mentés gombra történõ kattintással indítsuk el a mentést. HTML mentés A Mentés gombra kattintás után megjelenik a Microsoft HTML konverzió ablak (Csak a Word 97-ben, a Word 2000 azonnal ment!), ahol választani kell a nemzetiségnek megfelelõ karakterkészletek közül. A felkínált közép-európai általában megfelel. A mentés tényleges megkezdéséhez az OK gombra kell kattintunk. Ha HTML-ben mentünk, a szövegszerkesztõ átalakul. Elõkerül a webes eszköztár és böngészõ nézetbe kerülünk. Ezek munka közbeni elkerülése végett érdemes a HTML mentést a feladatsor végére hagyni! Egyéb formátumok Ha nem Word dokumentum formátumban mentünk, figyelmeztetõ üzenetet kaphatunk, hogy formázásaink egy része vagy a jelszó elveszhet. Ilyenkor az OK gombra kattintva kezdõdik a tényleges mentés. MENTÉS Kattintsunk a Fájl/Mentés menüpontra. (Kattinthatunk a gombra is.) AUTOMATIKUS MENTÉS* Kattintsunk az Eszközök/Beállítások menüpontra. A Mentés lapon kapcsoljuk be az Automatikus mentés kapcsolót, és állítsuk be mellette, hány percenként készüljön mentés. OK.

5 Szövegszerkesztés 13 Minél kisebb idõt adunk meg, annál többször szakítja meg a Word a munkánkat mentés közben nem mindig tudunk dolgozni, nagyobb dokumentumoknál pedig a mentés sokáig tarthat, viszont minél nagyobb idõt adunk meg, annál több munkánk veszhet kárba egy esetleges rendellenesség miatt (az utolsó mentés óta létrehozott dolgok). Tapasztalataink szerint kb perc az optimális. JELSZÓ BEÁLLÍTÁSA* Kattintsunk az Eszközök/Beállítások menüpontra, majd váltsunk a Mentés lapra. Írjuk be, ha igényeljük, a megnyitáshoz szükséges jelszót a Jelszó a megnyitáshoz mezõbe. Írjuk be, ha igényeljük, az átszerkesztéshez szükséges jelszót a Jelszó a módosításhoz mezõbe. Kapcsoljuk be a Módosítása kerülendõ kapcsolót, ha nem akarjuk, hogy a jelszót módosíthassák. OK. Megjelenik A jelszó megerõsítése ablak: Ha csak egy jelszót adtunk meg, az ablakban azt kell még egyszer beírni. Két jelszó esetén, a program elõbb a megnyitás jelszavát kéri megismételni (bár az ablak szövege ezt nem jelzi), másodszor a módosításét. Kattintsunk az OK-ra. DOKUMENTUMOK NYOMTATÁSA Válasszuk a Fájl/Nyomtatás menüpontot. Az ablak Nyomtatási tartomány részében állítsuk be, mit kívánunk nyomtatni: Minden oldal a teljes dokumentumot; Aktuális oldal a kurzort tartalmazó oldalt; Oldalak a kiválasztott oldalakat. A nyomtatandó oldalak számának megadása a következõképpen történik: 2-5 a 2.-tól az 5.-ik oldalig, 2, 5, 9 a 2., 5. és 9. oldalakat, -7 a 7.-ik oldalig mindet, 5- az 5. oldaltól kezdve mindet. A Nyomatok részben állítsuk be a másolatok számát. A Nyomtató rész Név listájában választhatunk a telepített nyomtatók közül, ha több is kapcsolódik a gépünkhöz (például hálózaton keresztül). A Tulajdonságok gombra kattintva egy ablakban beállíthatjuk a nyomtató paramétereit. Ha egy lapnak mindkét oldalára szeretnénk nyomtatni, és ezt a nyomtató nem tudja, érdemes a Nyomtatás lenyíló lista segítségével a Páratlan és Páros oldalakat külön-külön kinyomtatni.

6 14 Informatikai füzetek A Word 2000 ugyanebben az ablakban még felkínálja a Nagyítás/kicsinyítés részben annak beállítását, hogy a papír egy oldalára a szöveg hány oldala kerüljön (Több oldal egy lapon). Ugyanitt adhatjuk meg a papírméretet is. (A tapasztalat szerint, ha több oldalt szeretnénk egy lapra nyomtatni, nem szabad az automatikus beállításon hagyni!) A nyomtatást az OK gombra kattintva indíthatjuk el. SZÖVEGFÁJL BESZÚRÁSA Lépjünk a kurzorral a szövegben oda, ahova a külsõ szöveget be szeretnénk illeszteni. Kattintsunk a Beszúrás/Fájl menüpontra. Keressük meg a beillesztendõ fájlt, és nyomjunk ENTER-t! A fájl a szövegmutató helyétõl kezdõdõen szúródik be. ÚJ, ÜRES DOKUMENTUM LÉTREHOZÁSA Kattintsunk a Szokásos eszköztár Új dokumentum gombjára. DOKUMENTUM BEZÁRÁSA Kattintsunk a Fájl/Bezárás menüpontra. Ha elõzõleg nem mentettük a fájlt az utolsó módosítás óta, megjelenik egy figyelmeztetõ ablak: Menti a dokumentum módosításait? Az Igen gomb választásával a dokumentumot mentjük és bezárjuk. A Nem gomb választásával a dokumentumot bezárjuk, de nem mentjük (a változtatások elvesznek). A Mégse gomb választásával visszavonjuk a kiadott parancsot, tehát nem mentünk és nem is zárjuk be a dokumentumot. VÁLTÁS A MEGNYITOTT DOKUMENTUMOK KÖZÖTT* Kattintsunk az Ablak menüre. Az elválasztó vonal alatti részen válasszuk ki annak a dokumentumnak a nevét, amelyikkel dolgozni szeretnénk. Lépésrõl lépésre 1. MINTAFELADAT Vonjuk össze a KEPKESZ.DOC és VICCKESZ.DOC fájlokat! A KEPKESZ tartalma legyen elöl! Csatoljunk egy képet a dokumentum végére! Mentsük TXT formátumban is úgy, hogy az ékezetes betûk a DOSban is olvashatók maradjanak! A mentést hajlékonylemezre végezzük! A leírásban feltételezzük, hogy a fájlok a C:\DOCS könyvtárban vannak. Fájl megnyitása Kattintsunk a Fájl/Megnyitás menüpontra. Gördítsük le a Hely listát, és válasszuk ki a C: meghajtót. A Hely lista alatti ablakban kattintsunk duplán a könyvtár (DOCS) nevére! Ekkor belépünk a könyvtárba. Kattintsunk duplán a KEPKESZ fájlnévre, így megnyílik a fájl.

7 Szövegszerkesztés 15 Fájl beszúrása A jobb oldali gördítõmezõ segítségével menjünk a dokumentum végére. Kattintsunk az egérrel egyszer a mondat végi pont után. Üssük le az ENTER billentyût! A kurzor jelenlegi helyétõl fog kezdõdni a második dokumentumrészlet. Kattintsunk a Beszúrás/Fájl menüpontra. Gördítsük le a Hely listát, és válasszuk ki a C: meghajtót. A Hely lista alatti ablakban kattintsunk duplán a könyvtár (DOCS) nevére. Ekkor belépünk a könyvtárba. Kattintsunk duplán a VICCKESZ fájlnévre. Megjelenik a második dokumentumrészlet is. Fájl csatolása Nyissuk meg a Windows Intézõt. (A Word maradjon nyitva!) A Windows Intézõben jelöljük ki a C:\DOCS könyvtárban a csatolandó BEARS.GIF fájlt. Kattintsunk a Szerkesztés/Másolás menüpontra. (Még mindig a Windows Intézõben vagyunk.) A fájl a vágólapra kerül. A Word-ben kattintsunk az utolsó bekezdés végére. (Ide fog kerülni a csatolt fájl.) Ismét a Word-ben válasszuk a Szerkesztés/Irányított beillesztés menüpontot. A megjelenõ ablakban válasszuk a Csatolás lehetõséget, majd kattintsunk az OK-ra. Mentés DOC formátumban Mentsük a dokumentumot, egyelõre DOC formátumban, a biztonság kedvéért! Kattintsunk a Fájl/Mentés másként menüpontra. Gördítsük le a Hely listát, és válasszuk ki az A: meghajtót. Alul, a Fájlnév mezõbe írjuk be a dokumentum nevét: OSSZEVON. Ellenõrizzük, hogy a Fájltípus listában az szerepel-e, hogy Word dokumentum. (Ha nem, akkor ezt válasszuk ki a listából.) Kattintsunk a Mentés gombra. Mentés TXT formátumban Kattintsunk a Fájl/Mentés másként menüpontra. Gördítsük le a Hely listát, és válasszuk ki az A: meghajtót. Alul, a Fájlnév mezõbe írjuk be a dokumentum nevét: OSSZEV. A Fájltípus listából válasszuk az MS-DOS szöveg lehetõséget. Kattintsunk a Mentés gombra. 2. MINTAFELADAT Az elõbbi feladatban létrehozott dokumentumot töltsük be úgy, hogy látszódjanak az ékezetes betûk! Az utolsó viccet másoljuk külön dokumentumba, amit mentsünk VICC néven, a Weben közzétehetõ formátumban. A konvertáló ablak megjelenítése Nyissunk egy üres dokumentumot. Kattintsunk a Szokásos eszköztár Új üres dokumentum gombjára. Kattintsunk az Eszközök/Beállítások menüpontra. Váltsunk az Általános lapra. Kapcsoljuk be a Konvertálás jóváhagyása megnyitáskor kapcsolót. OK. Fájl megnyitása Kattintsunk a Fájl/Megnyitás menüpontra. Gördítsük le a Hely listát, és válasszuk ki az A: meghajtót.

8 16 Informatikai füzetek A Fájltípus listából válasszuk a Minden fájl lehetõséget. Kattintsunk duplán az OSSZEV fájlnévre. Megjelenik a Fájl konvertálása ablak. Itt válasszuk az MS-DOS szöveg lehetõséget. OK. Megnyílik a fájl. (A képek és a hasábok hiányoznak, mivel TXT formátumban nincsenek ilyen objektumok.) Szövegrészlet áthelyezése A jobb oldali gördítõmezõ segítségével mozogjunk a dokumentum végére. Vigyük az egeret a Bankba sor elejére, amíg az egérmutató alakja jobbra felfelé mutató nyíl ( ) nem lesz. Tartsuk az egér bal gombját lenyomva és húzzuk lefelé, amíg a Nem, revolverem sort is kijelöltük. Ott engedjük fel az egér gombját. A Másolás gombra kattintva helyezzük a kijelölt szöveget a vágólapra. Kattintsunk az Ablak menü Dokumentum1 pontjára. Így a feladat elején megnyitott üres dokumentumba kerülünk. Illesszük be a vágólapról a viccet a Beillesztés gombbal. Mentés weblapként Kattintsunk a Fájl/Mentés másként menüpontra. Gördítsük le a Hely listát, és válasszuk ki az A: meghajtót. Alul, a Fájlnév mezõbe írjuk be a dokumentum nevét: OSSZEWEB. Válasszuk a Fájltípus listából a HTML dokumentum (Weblap) lehetõséget. A Mentés gombra kattintás után megjelenik a Microsoft HTML konverzió ablak, ahol választani kell a nemzetiségnek megfelelõ karakterkészletek közül. Az alapértelmezés megfelelõ. (A Word 2000-ben nem jelenik meg új ablak, hanem azonnal ment!) A mentés tényleges megkezdéséhez kattintsunk az OK-ra. Gyakorló feladatok 1. A kijelölt könyvtárban találjuk a HUMOR1.DOC, HUMOR2.DOC,, HUMOR5.DOC fájlokat. a) Nyissuk meg a HUMOR1.DOC-ot! b) Fûzzük hozzá a többit úgy, hogy a HUMOR2 szövege a HUMOR1 elé, a többi mögé kerüljön, sorrendben! c) Mentsük az egyesített dokumentumot HUMOR néven, DOC, TXT, RTF és HTML formátumokban! 2. Töltsük be a KEPLEIR.TXT fájlt Csak szövegként, majd MS-DOS szövegként! Mi a különbség? 3. Az összevont HUMOR.DOC elsõ és utolsó három viccét tegyük át egy másik dokumentumba, amit mentsünk VICC néven, majd a Világhálón közzétehetõ formátumban is! 4. Töltsük be a VICCKESZ.DOC fájlt! Nézzük meg minden megjelenítési módban! Figyeljük meg a különbségeket! Nézet/Oldalkép (Nyomtatási kép), Nézet/Normál, Fájl/Nyomtatási kép. 5. Töltsük be a KEPKESZ.DOC fájlt! Nézzük meg minden megjelenítési módban! Figyeljük meg a különbségeket! Nézet/Oldalkép (Nyomtatási kép), Nézet/Normál, Fájl/Nyomtatási kép. 6.* Töltsük be a VICCKESZ.DOC fájlt! a) Lássuk el jelszóval a fájlt! Az olvasási jelszó legyen nyithat, a módosítási jelszó legyen modosit! b) Zárjuk be a dokumentumot, majd próbaként nyissuk meg és próbáljuk módosítani!