LÁNYCSÓK KÖZSÉGI ÖNKORMÁNYZAT POLGÁRMESTERI HIVATALÁNAK (LÁNYCSÓK, KISNYÁRÁD KÖRJEGYZSÉGÉNEK) SZERVEZETFEJLESZTÉSE

Átírás

1 LÁNYCSÓK KÖZSÉGI ÖNKORMÁNYZAT POLGÁRMESTERI HIVATALÁNAK (LÁNYCSÓK, KISNYÁRÁD KÖRJEGYZSÉGÉNEK) SZERVEZETFEJLESZTÉSE Készült: Lánycsók Község Önkormányzata (továbbiakban: Megbízó) és a PANO PRESS Bt. (továbbiakban: Megbízott) közötti, január 28. napján kelt megbízási szerzdésben és a szerzdés 1. számú mellékletében foglalt Feladatleírásban meghatározott tartalommal és feltételek szerint. A tanulmány a Megbízó által az ÁROP-1.A.2/A. pályázat keretében elnyert Lánycsók községi önkormányzat polgármesteri hivatalának szervezetfejlesztése tárgyú projekthez kapcsolódik. Megbízó képviselje: Hadra József, Polgármester Megbízott képviselje: Dr. Csefkó Ferenc, a Bt. képviselje A körjegyzségi átvilágítást, a szervezetfejlesztést, jelen tanulmányt, a szervezetfejlesztés eredményeként aktualizált és új bels szabályzatokat a PANO PRESS Bt. készítette.

2 TARTALOMJEGYZÉK I. TÉMAEXPONÁLÁS A Polgármesteri Hivatal szervezetfejlesztésének f területei...4 a.) A döntési mechanizmus korszersítése...5 b.) A költségvetési gazdálkodás eredményességének javítása...8 c.) A partnerség ersítése A polgármesteri hivatalfejlesztést megalapozó szakmai kérdések a.) A téma aktualitása b.) A polgármesteri hivatal szervezetfejlesztési vizsgálatának alapjai c.) Az alkalmazott módszerek II. KÖRJEGYZSÉG SZERVEZETFEJLESZTÉSE A döntési mechanizmus korszersítése a.) Általános döntési kompetenciák, eljárások korszersítése a stratégiai menedzsment ersítése érdekében b.) A hivatal szervezetének átalakítása az ügyintézési id csökkentése, vagy más, az ügyintézés eredményességét segít mutató javítása érdekében c.) Ügyfélszolgálati tevékenységek ellátásának javítása pl.: munkaszervezés, ügyintézési folyamat átalakítása d.) Az önkormányzati intézmények felügyeletének átalakítása, a döntési jogosultságok átstrukturálása e.) Az önkormányzat által felügyelt intézményekkel való rendszeres információ-áramlás folyamatának korszersítése, illetve az intézményektl érkez visszacsatolás beépítése a hivatal mködésébe f.) A közintézmények költséghatékonyabb és/vagy eredményesebb mködésére irányuló szervezet-átalakítási programok kidolgozása 96 g.) A projektszemlélet megersítése A költségvetési gazdálkodás eredményességének javítása a.) A pénzügyi és gazdálkodási felelsségvállalás szabályozása b.) Új költségvetés-tervezési és végrehajtási technikák alkalmazása. 144

3 3. A partnerség ersítése a.) Szervezeti megoldások bevezetése a lakosság naprakész és folyamatos tájékoztatásának javítására, a döntések nyilvánossá tételére b.) Szervezeti és informatikai megoldások a hálózatok létrehozására, illetve a hálózatokon nyugvó mködési mód elterjesztésére IRODALOM MELLÉKLETEK (A szervezetfejlesztési munka során felülvizsgált, aktualizált új szabályzatokat tartalmazó CD)

4 I. TÉMAEXPONÁLÁS 1. A Polgármesteri Hivatal szervezetfejlesztésének f területei A Megbízó és a Megbízott közötti szerzdés, valamint annak Feladatleírása rögzíti mindazokat a kötelezettségeket, amelyeket a Megbízottnak a polgármesteri hivatal fejlesztése során el kellett végeznie. E tevékenységek három kérdéskör köré csoportosíthatóak, úgymint: a döntési mechanizmus korszersítése, a költségvetési gazdálkodás eredményességének javítása, valamint a partnerség ersítése. Az elz bekezdésben írt három résztémakör egymással részben összefügg kérdéskörök vizsgálatát, illetve kidolgozását tartalmazza, a Feladatleírásban foglaltak szerint eltér terjedelemben, illetve részletezettséggel foglalkozva egy-egy területtel. Mieltt az egyes résztémakörökben folytatott vizsgálataink ténymegállapító, helyzetfeltáró, elemz és javaslattev részeit kibontanánk, röviden exponáljuk (a Feladatleírás szerkezeti elemeit követve) az elvégzend tevékenységek lényegét. A bevezet megjegyzések között egyetlen értelmezési kérdésre hívjuk fel a figyelmet: a tanulmányban a polgármesteri hivatal, hivatal, körjegyzség megjelöléseket stilisztikai okokból is felváltva használjuk. 4

5 a.) A döntési mechanizmus korszersítése aa.) Általános döntési kompetenciák, eljárások korszersítése a stratégiai menedzsment ersítése érdekében E résztémában a településen, pontosabban szólva az önkormányzat és szervei között meglév döntéshozatali megoldások, a különböz szervek közötti döntési kompetenciák vizsgálata volt feladatunk, elssorban a képvisel-testület, a bizottságok és a polgármester vonatkozásában, de természetesen elemezve a körjegyzség szerepét, avagy a kisebbségi önkormányzatokét. A témával összefüggésben tartottunk szükségesnek kitérni az önkormányzat irányítási, vezetési viszonyaira, valamint a menedzsment egyes kérdésköreire. Javaslataink a mindezekkel összefügg racionalizálási, korszersítési lehetségeket és a stratégiai menedzsmentszemlélet ersítésének lehetségeit érintették. ab.) A körjegyzség szervezetének átalakítása az ügyintézési id csökkentése, vagy más, az ügyintézés eredményességét segít mutató javítása érdekében A Feladatleírás ezen pontja a körjegyzség szervezeti, mködési rendjének, ügyrendjének, s a munkavégzésre vonatkozó szabályzatainak átvilágítását, s a dolgozók munkaköri leírásának vizsgálatát, valamint néhány gyakran elforduló ügy (ügycsoport) intézésének elemzését jelölte meg elvégzend teendként. Erre alapozva kellett megfogalmaznunk a körjegyzség szervezeti és mködési rendjére, annak aktualizálására, az ügyintézés racionalizálására, a bels munkamegosztás egyszersítésére, a dolgozók teljesítményének növelésére, valamint az elektronikus ügyintézés bevezetése megteremtésének lehetségére vonatkozó javaslatainkat. (Az itt írt feladatokat a magunk részérl kiegészítettük a képvisel-testület Szervezeti és Mködési Szabályzatának vizsgálatával is, figyelemmel arra, hogy ez adja meg az alapvet kereteit a hivatali tevékenységeknek.) 5

6 ac.) Ügyfélszolgálati tevékenységek ellátásának javítása munkaszervezés, ügyintézési folyamat átalakítása A címben megjelölt feladatok között a hatósági szolgáltatások, az ügyfelek tájékoztatása és segítése, és a más hatóságokkal kapcsolatos alapvet információk megadásának vizsgálata került meghatározásra, figyelemmel az államigazgatási és önkormányzati hatósági, valamint egyéb ügytípusok intézésének elemzésére, az ügyintézési határidkre, az ügyiratmozgásra, a szakmai munkamegosztás alakulására. Az ügyfélcentrikusság jegyében kerültek megfogalmazásra a racionalizálásra, az ügyiratmozgás minimalizálására, a kiadmányozási jogra, a kapcsolt munkakörökre, a helyettesítés esetén történ ügyintézésre vonatkozó javaslatok. Két vonatkozásban volt szükséges pontosítani az itt írt feladatokat. Egyrészrl ami az Ügyfélszolgálati Chartát illeti, itt elssorban annak általánosítható jegyeit írtuk le, majd tettünk javaslatokat a körjegyzségnél történ alkalmazhatóságára. Másrészt volt olyan kérdéskör, amelyekkel csak érintlegesen foglalkoztunk (mint pl.: a kiadmányozás, figyelemmel annak a hivatalnál bevezetett - helyeselhet gyakorlatára), s volt olyan kérdés, amivel a helyzetfeltárás során nem foglalkoztunk (jegyz, aljegyz közötti munkamegosztás), tekintettel arra, hogy a körjegyzségen aljegyz kinevezésére nem került sor. ad.) Az önkormányzati intézmények felügyeletének átalakítása, a döntési jogosultságok átstrukturálása Feladatunk a kevés számú önkormányzati intézményt érint felügyeleti jogok áttekintése volt elssorban, kitérve a felügyelet-irányítás-vezetés kompetenciáinak pontos meghatározására, a jogi és nem jogi eszközök, valamint az önkormányzat-politikai szempontok számbavételére, az ellenrzési feladatok áttekintésére. Az itt írt elemzéseket követen jelent meg feladatként a megtehet és megteend intézkedések összefoglalása általánosságban, illetve az adott intézményekre vonatkozóan. 6

7 ae.) Az önkormányzat által felügyelt intézményekkel való rendszeres információ-áramlás korszersítése, illetve az intézményektl érkez visszacsatolás beépítése a körjegyzség mködésébe Az e pontban írtak elsdleges feladataként az információ áramoltatás jelenlegi gyakorlatának feltárása, a szakmai, eljárási, pénzügyi és személyi kérdésekre vonatkozó átvilágítás jelent meg. Az elemzések alapján megfogalmazott javaslatok az együttmködési-információ áramlási és visszacsatolási folyamatok pontosítására, jobbítására, normativításának fokozására, valamint hatékonyabbá tételére és ellenrzésére vonatkoztak. A Feladatleírásban különös hangsúllyal jelent meg az informatikai eszközök alkalmazása. (A magunk részérl vizsgálataink alapján ezt úgy és olyan módon kezeltük, ahogy ez egy kistelepülésen az önkormányzat és az intézmények közötti kapcsolatokban milyen szerephez juthat éppen a racionalitás jegyében.) af.) A közintézmények költséghatékonyabb és/vagy eredményesebb mködésére irányuló szervezet-átalakítási programok kidolgozása A Megbízott feladatát az képezte elssorban, hogy az elz önkormányzati ciklusig visszamenen pénzügyi, közgazdasági, hatékonysági, illetve hatásvizsgálatokkal elemezze és értékelje az önkormányzati intézmények tevékenységét, mködési, finanszírozási, gazdálkodási paramétereit, s ennek alapján fogalmazza meg az intézmények szolgáltatási, gazdálkodási rendjének ésszersítésére, egyszersítésére vonatkozó javaslatait. Az elvégzend teendk között szerepelt az is, hogy térjünk ki bizonyos feladatok társulásban történ ellátásának kérdéseire is. Természetesen erre is sort kerítettünk, megjegyezve azt, hogy több feladatellátás jelenleg is - és éppen a vizsgált intézmények tekintetében - már ma is társulásos formában történik. 7

8 ag.) A projekt szemlélet megersítése A Feladatleírás abból indult ki, hogy az elmúlt néhány esztend alatt egyértelmvé vált az önkormányzati (körjegyzségi) és önkormányzati intézményi mködésben a pályázati forrásszerzés és projekt szemlélet fontossága. A tanulmány feladata volt az eddigi tapasztalatok vizsgálata, mire alapozva (valamint egyéb hazai és nemzetközi ismereteket is figyelembe véve) jelent meg további feladatként a különböz típusú és szint, valamint funkciójú pályázati lehetségek, további pályázati eljárások gyakorlati tapasztalatainak összefoglaló ismertetése. A Feladatleírás kapcsán itt is kellett pontosítást tennünk, ugyanis abban az szerepelt, hogy ezek (ti.: pályázati forrásszerzés) a kistelepülési önkormányzatnál csupán a felismerés szintjéig jutottak el. Vizsgálódásaink, miként azt majd késbb részletesen is kifejtjük, ezt nagymértékben cáfolták, mégpedig pozitív irányban. b.) A költségvetési gazdálkodás eredményességének javítása ba.) Pénzügyi és gazdálkodási felelsségvállalás szabályozása A Megbízott feladatának els része a vonatkozó bels pénzügyi jelleg szabályzatok áttekintése, azok szakmaisága, aktualitása szempontjából, valamint arra figyelemmel, hogy a pénzügyi és gazdálkodási felelsségvállalás alapveten megfelelen szabályozott. A javaslatok során ezen szabályzatok aktualizálására kellett kitérni, figyelemmel az ÁSZ mindezekre vonatkozó megállapításaira és javaslataira, valamint az önkormányzati pénzügyi tervezést illet korszer újabb ismeretek összefoglalására és hasznosítható formában való feldolgozására. 8

9 bb.) Új költségvetés tervezési és végrehajtási technikák alkalmazása Az elz pontban írtaknak szinte folytatásaként a pénzügyi tervezés folyamatát, információ gyjtéstl a költségvetési rendeletek elfogadásáig tartó folyamatának elemzése képezte az alapvet feladatot. A javaslatok annak érdekében születtek, hogy még jobban figyelembe lehessen venni valamennyi reális és megalapozott igényt azért, hogy minél kevesebb alkalommal kelljen módosítani a költségvetési rendeletet, s hogy a költségvetésben foglaltak kerüljenek végrehajtásra, a zárszámadás során elfogadásra. bc.) Pénzügyi és költségvetés-végrehajtási ellenrzés javítása A Gazdasági és Pénzügyi Bizottság, valamint a Mohácsi Többcélú Kistérségi Társulás ellenrzési tevékenységének vizsgálata jelentette a címben megjelöltek kapcsán az alapvet feladatot. A javaslatoknak azon kérdésekre kellett koncentrálni, hogy milyen indokokkal került sor esetenként a költségvetés módosítására, véleményt kellett formálni az ellenrzés eddigi tapasztalatairól, s egyúttal kitérni arra, hogy hogyan lehetne a helyi lakosság küls pénzügyi ellenrzési szerepének bevezetését elérni. c.) A partnerség ersítése ca.) Szervezeti megoldások bevezetése a lakosság naprakész és folyamatos tájékoztatásának javítására, a döntések nyilvánossá tételére A Feladatleírás a lakossági megelégedés oldaláról tartotta szükségesnek megvizsgálni, hogy a jelenlegi tájékoztatási formák mennyire hatékonyak, teljes körek, aktuálisak. A javaslatok a lakossági részvétel ersítésére, az informatikai eszközök alkalmazására, a honlap folyamatos frissítésére, a lakossággal való kapcsolatok, az elektronikus hírlevél, stb. eszközeinek alkalmazására kellett, hogy kitérjenek az állampolgári érdekartikuláció ersítése érdekében. (Már itt jelezzük, hogy ugyan külön is foglalkozunk majd a honlappal és az informatikai eszközökkel, azonban 9

10 mivel jelen körülmények között csak mérsékelt alkalmazásukat látjuk indokoltnak, ezért ehhez képest kerülnek majd kifejtésre zárótanulmányunkban.) cb.) Szervezeti és informatikai megoldások a hálózatok létrehozására, illetve a hálózatokon nyugvó mködési mód elterjesztésére A feladatleírás abból indult ki, hogy az önkormányzat jelenleg semmilyen hálózatnak nem tagja (ez miként az adott résznél majd kitnik csak részben igaz), ehhez képest igyekeztünk feltárni, hogy mely szakmai, területi hálózatok lehetnek azok, amelyek növelik az önkormányzati tevékenység hatékonyságát a hálózati együttmködések révén. Javaslataink során egy rövid elméleti kitért is kellett tennünk, tekintettel arra, hogy a hálózatosodás Magyarországon önkormányzati, vállalkozói, társadalmi szervezeti körben egyaránt csak a kezdeteknél tart. Ezt követen néhány, már meglév hálózati rendszerben való részvétel fejlesztésére, és új hálózatosodásba történ bekapcsolódásra fogalmaztuk meg javaslatainkat. 10

11 2. A polgármesteri hivatalfejlesztést megalapozó szakmai kérdések a.) A téma aktualitása Az önkormányzati rendszer kialakításától kezdden mind szakmai, mind önkormányzat-politikai, st esetenként nagypolitikai berkekben is egyik súlyponti kérdésként fogalmazódott meg, hogy a magyar önkormányzati rendszer mennyire hatékony, mennyire eredményes abban a struktúrában, ahogy azt az évi LXV. törvény (továbbiakban: Ötv.) létrehozta. E viták kereszttüzében, tény nem elssorban a polgármesteri hivatalok álltak, hanem az, hogy a sokak szerint túlságosan szétaprózott, dezintegrált, túl nagy, ún.: széles felelsséggel felruházott, és minden települést megillet önkormányzati struktúra megfelel-e a modern közigazgatással, közszolgáltatással szembeni követelményeknek? Ennek volt és ma is függvénye, hogy indokolt-e fenntartani a majd 3200 önkormányzatot, avagy elegend lenne-e a 320 (egyesek szerint ), figyelemmel a húsz év alatt történt társadalmi, gazdasági változásokra (kiemelve itt az informatika fejldését). Az elz bekezdésben írtak szervezeti, strukturális jelleg problémákat érintettek, mögöttük azonban ott húzódott meg az állami-önkormányzati feladatellátási szolgáltatások biztosítása határvonalai meghúzásának máig nem tisztázott mezsgyéje, az állami, önkormányzati felelsség mibenléte, az önkormányzathoz telepített feladatok ellátásához biztosított hatáskörök és különös tekintettel a pénzügyi finanszírozás rendszere, s ezen belül a normatív támogatások elégtelenségének problémái. Maguk a polgármesteri hivatalok az elzekben írtak kontextusában jelentek meg, mégpedig kétféle szakmai és gazdaságossági (hatékonysági) problémát is érintve. 11

12 Az els, hogy kié a hivatal? Bvebben nem kívánunk ezzel foglalkozni, közismertek azok a 90-es évek elejétl folyó viták, amelyek a képviseltestület hivatala, azaz polgármesteri hivatal kapcsán jelentek meg és fogalmaztak meg oly tételeket, aminek a lényege, hogy egy szkebb, kisebb létszámú hivatali apparátus lássa el a testületi munkával összefügg mindennem önkormányzati feladatot, s legyen ez a polgármester hivatala, míg egy másik a jegyz vezetésével a hatósági feladatok letéteményeseként jelenjen meg az önkormányzati szervezetben. A másik probléma is szorosan összefügg vállalt munkánk megalapozásával. Ennek lényege, hogy minden önkormányzat, pontosabban szólva képviseltestület (még pontosabban: helyi választópolgárok közössége) számára biztosítódjék-e az önálló hivatal alakítás és fenntartás joga, avagy ezt korlátozzuk bizonyos lakosságszám szerint. S, itt a vélemények már hallatlanul szórtak, ugyanis nem kevesen képviselik azt, hogy az önálló hivatalalakítás joga illesse meg a helyi választópolgárok közösségét, bármekkora is legyen a lakosságszám (ennek az egyik kimenete a fállású polgármester választás lehetségének biztosítása is), míg nem kevesen vannak, akik valamilyen lakosságszámhoz (így pl.: 500 fhz, 1000 fhöz, 2000 fhöz, 3000 fhöz, stb.) kötnék az önálló hivatalalakítás jogát. E vonatkozásban ezzel függ össze a kötelez körjegyzség létrehozása is, mert ma az Ötv.-ben biztosított lehetségekkel élve és feltételeknek eleget téve ez gyakorlatban a legkisebb települések számára sem kötelez (avagy fogalmazzuk így: megkerülhet). Az elzekben írtak különféle felhangokkal és különféle koncepcionális megközelítésekkel megjelentek szinte valamennyi közigazgatás-korszersítési programban, a húsz esztend valamennyi kormányának ilyen tartalmú határozatában, és a több százra vagy ezerre tehet szakmai publikációkban, kézikönyvekben, monográfiákban, egyetemi tankönyvekben. 12

13 Mindezek ellenére számunkra úgy tnik, hogy sem önkormányzat-politikai, sem szakmai szempontból nem alakult ki olyan konszenzus, amely egyértelm választ tudott volna adni az itt csupán vázlatosan érintett problémákra, melyek meghatározzák a tanulmányunkban majdan kifejtésre kerül kérdéseket is. A téma aktualitása kapcsán végül két vonatkozást érintünk. Az egyik, ami napjaink társadalmi, de még inkább gazdasági helyzetével függ össze, azaz ama válságjelenségekkel, amelyek dönt módon befolyásolják az állam és ebben az önkormányzatok mozgásterét is, a jelen tanulmányban tárgyaltakra vonatkoztatva is. Megjegyezzük, hogy amikor e sorokat írjuk, a Parlament már döntött arról, hogy a jöv évi (2010) költségvetés 120 mrd forinttal kevesebbet juttat az önkormányzatokhoz, mint a 2009-es. Az igazság kedvéért azt is hozzá kell tenni, hogy ez az összeg sokféleképpen magyarázható, s vannak akik mindösszesen 70 mrd forintról szólnak. Függetlenül a tényleges és valós nagyságrendtl, az elvonások nagy mértékben hozzájárulnak majd valamennyi önkormányzat, így Lánycsók és Kisnyárád (Lánycsók-Kisnyárád Körjegyzség) következ évi költségvetéséhez, de az sem kizárt, hogy kihatással lesznek a hivatali, intézményi mködtetésre is. A második megjegyzésünk a téma fontosságát kívánja alátámasztani. Nem tartjuk ugyanis véletlennek azt, hogy a polgármesteri hivatal-fejlesztés bekerült az Államreform Operatív Program konstrukciói közé. Azt külön kiemelendnek véljük, hogy nem csupán a nagyobb városok jutottak a kedvezményezetti körbe, hanem azon kevés olyan pályázati konstrukciót írt ki a program irányító hatósága, amely a kisebb településeket is (lásd: Lánycsók) a kedvezményezetti körbe sorolta, s így számukra is lehetséget biztosított arra, hogy szervezetüket ily módon és technikai, infrastrukturális, informatikai eszközökkel is fejlesszék. 13

14 b.) A polgármesteri hivatal szervezetfejlesztési vizsgálatának alapjai A zárótanulmány szerkesztje csupán evidenciaként tartja szükségesnek megemlíteni azt, hogy a polgármesteri hivatalok a közigazgatás jelenlegi szervezetrendszerében ketts szerepet töltenek be. Feladatköreik és hatásköreik egyik csoportja az önkormányzatisághoz, azaz a település helyi kormányzásának megvalósításához kapcsolódik, s érinti a képvisel-testület, a polgármester, a bizottságok, a kisebbségi önkormányzatok (ha van, a részönkormányzatok) és a társulások tevékenységét. Szerepük e vonatkozásban az önkormányzat-politikai döntések elkészítéséhez, végrehajtásához kapcsolódik. Tevékenységük másik területe a hatósági ügyintézés. Az elz bekezdésben írtakat mégis azért tartottuk fontosnak exponálni, mivel a hivatal és a helyi politikusok közötti kapcsolatokban a hivatalnak a képvisel-testület általi megítélésében igen csak nagy eltérések mutatkoznak nem egy helyütt, hiszen a helyi képviselk kevésbé érzékelik a körjegyzség hatósági munkáját, mivel a dolog természetébl fakadóan számukra közvetlenül elssorban az önkormányzati ügyekkel kapcsolatos tevékenységek a fontosak. Ehhez hozzá kell tennünk, hogy a Közigazgatási hatósági eljárásról és szolgáltatásokról szóló évi CXL. törvény (a továbbiakban: Ket.) az önkormányzati hatósági ügyek tekintetében adott felhatalmazást, illetve lehetséget a képvisel-testület számára az önkormányzati hatósági ügyekben történ elsfokú döntésekre vagy azok átruházására errl késbb még szólunk. Még bonyolultabb a helyzet a körjegyzségek, így Lánycsók vonatkozásában is, hiszen a körjegyzség egyrészrl a másik település (Kisnyárád) vonatkozásában is ellátja az önkormányzati körbe tartozó elkészít, végrehajtó feladatokat, és ellátja a hatóságiakat is. Ez az ellátási kötelezettség felelsséget, beszámolást is jelent a körjegyzség vezetje, pontosabban és a továbbiakban: a körjegyz vonatkozásában. 14

15 Tanulmányunk késbbi részében majd foglalkozunk vele, de itt elvi éllel kell a fentiekre vonatkozó kérdésekre válaszolnunk, nevezetesen hogy milyen arányt képviselnek a körjegyzség tevékenységében az önkormányzati és a hatósági ügyek. Nem hisszük, hogy az ügyek száma önmagában ezt tudná prezentálni, s még csak önmagában a munkaköri leírások sem alkalmasak a tényleges munkateher meghatározására, annak mérésére. (Az adott részeknél erre is kitérünk majd.) Ugyancsak alapvet kérdésnek tekintjük az arra való elméleti szempontú válaszadást, hogy lehet-e olyan körjegyzségi struktúrát javasolni, amely minden, nagyjából azonos lélekszámú településre (körjegyzségre) alkalmazható, avagy lehet-e olyan létszámot meghatározni, amely kvázi kötelez ervel, de legalábbis ajánlati jelleggel bírhat a képvisel-testületek számára. Az elz bekezdésben felvetett kérdés megválaszolása kapcsán bizonytalanok vagyunk, hiszen számtalan olyan tényez befolyásolhatja mind a struktúrát, mind a létszámot, ami egy központilag kialakított normának, de még egy ajánlásnak is lényeges kérdésekben mondana ellent, vagy egy-egy sajátosságával mozdítaná el a kialakított irányt-arányt. Így például: attól is függhet e két kérdés, hogy mennyire gazdag vagy szegény a település; hogy ott mennyi a vállalkozók száma; hogy milyen a település demográfiai összetétele; hogy milyen térségben fekszik a település (sikeres vagy éppen halmozottan hátrányos helyzet); hogy milyen helyi bevételekre nyílik lehetsége; hogy mit örökölt a múltból ; és így tovább. De eme objektívnek felfogható tényezk mellett a helyi képviselk, polgármesteri szerepfelfogás, a lakossági igények, szokások, a helyi közhangulat és közbizalom, a helyi társadalmi szervezdések, vállalkozói kör (ha van ilyen) közügyekhez való hozzáállása, stb. mind-mind olyan tényezk, amelyek kihatnak e kérdések szabályozására, napi gyakorlatára. A körjegyzségi munkatevékenységek során külön is foglalkozni kell az önkormányzati kötelez és szabadon vállalt feladatoknak a polgármesteri hivatal végrehajtási tevékenységére történ megjelenítésével. 15

16 Gondolunk itt elssorban arra, hogy az önkormányzat, pontosabban: képvisel-testületek a maguk számára a törvényben foglaltakon túl milyen feladatokat tekintenek köteleznek, s hogy ezek megvalósítása miként érinti munkatevékenység oldaláról a körjegyzséget. Arra is fel kell hívni a figyelmet, hogy a körjegyzségi struktúra és munkamegosztás nem végleges jelleg, hiszen azt bármikor átalakíthatja (átalakíthatják) az érintett képvisel-testület(ek), nem is beszélve arról, hogy ha olyan helyzetbe kerülnek a testületek, mint amire bevezet megjegyzéseink között utaltunk, akkor erre kényszerségbl is szükség lehet, mint ahogy egy-egy nagyobb jelentség új feladat kapcsán is. Tartalmi oldalról vizsgálva az elvégzend feladatokat, válasz adandó arra a kérdésre is, hogy a hatósági jelleg mellett mennyire jelenik meg a körjegyzség munkájában a szolgáltató menedzseri jelleg; hogy hogyan alakulnak a település-irányítás, település-fejlesztés valóságban megnyilvánuló funkciói; hogy ebben ki milyen szerepet játszik (kiemelve itt különösen is a polgármester(ek)-körjegyz közötti kapcsolatokat). Tekintettel arra, hogy egy kisebb település hivataláról van szó, így az egységes munkaszervezeten belüli más egységek kialakítására értelemszeren nem került sor, tehát elvi éllel az fogalmazható meg, hogy a bels munkamegosztás rendezése során alakuljanak úgy a munkamegosztási viszonyok és feladatkörök, ami az egyértelm feladatmeghatározás és -elhatárolás követelményének tesznek eleget, kerülve a párhuzamosságokat és átfedéseket, biztosítva a felelsséget és az ellenrzést. Az elz bekezdésben írtak, tudjuk, már átvezetnek zárótanulmányunk érdemi részeihez, mégis azért tartottuk a munka elején az elvi tételeket megalapozó részben rögzíteni ket, mert ezzel is azt kívántuk hangsúlyozni, ami a hivatali (itt: körjegyzségi) munka lényege. 16

17 Eme rend kialakításában dönt szerepe a körjegyznek van, még akkor is, ha (erre késbb majd részletesen visszatérünk) mind a polgármester(ek), mind a képvisel-testületek a döntéshozatali eljárásban meghatározó funkciókkal bírnak. Még többször visszatérünk rá, de itt kell elször hangsúlyoznunk a polgármester és a jegyz közötti kapcsolatok sokágú, sokféle rendszerét, az egymás közötti kapcsolataikban való egyértelm feladatelhatárolást, melynek során biztosítódik a polgármesternek az önkormányzati ügyeket érint elsdleges szerepe a célkitzések, feladatok és követelmények meghatározásában, és a jegyz felelssége az e feladatok végrehajtásáért. Egy nagyváros közigazgatásával szemben is megfogalmazható elvárásként, de egy kistelepülésen eleve kell, hogy jellemz legyen a hivatali ügyintézés emberközeli, sokszor személyes vonzatokkal is bíró kialakítása, a munkarend, ügyfélfogadási rend, stb. oly módon való kialakítása, hogy az megfeleljen a helyi társadalom igényeinek. A mindezeket szabályozó bels normák adhatják meg a szabályszerséget, törvényszerséget biztosító keretet, a köztisztviselk pedig tölthetik meg tartalommal azt a mindennapi ügyintézésük során. A hivatali munkát megalapozó kérdések között szólni kell arról is, hogy miként élt a képvisel-testület azon lehetséggel, hogy nem a hivatal szervezetében oldott meg valamely önkormányzati feladatot, hanem azt feladatellátási, támogatási szerzdéssel átadta társadalmi szervezeteknek vagy vállalkozóknak. Továbbá itt kell érinteni a társulásos feladatellátást is. Ugyanis ezek kihatnak a körjegyzség munkafeladataira, munkaterheire, vagy úgy, hogy kikerülnek azokból, vagy úgy, hogy más jelleg feladatok hárulnak a dolgozókra. 17

18 A hivatali munka vizsgálata, mérhetsége, átvilágítása kapcsán érinteni szükséges a mszaki infrastruktúrát is, és ezen belül kiemelt jelentség kérdésként az elektronikus ügyintézést, az informatika alkalmazását az adatszolgáltatásban, a hivatali ügyintézésben, munkavégzésben, ügymenetben. (Ezek gyakorlati megvalósulásáról és problémáiról tanulmányunk késbbi részeiben szólunk majd.) A zárótanulmány több alfejezetében foglalkozik költségvetéssel, gazdálkodással, intézményfenntartással és szolgáltatásokkal. Ezek nélkülözhetetlen elemei a körjegyzségi munkának, annak, hogy az önkormányzat a jó gazda gondosságával sáfárkodjék a hozzá valamilyen forrásokból eljuttatott vagy általa megszerzett pénzeszközökkel, s kamatoztassa azt az itt él polgárok életének jobbítására, a település fejldésére. E rész végére hagytuk utolsó bekezdésként azt, ami lehet, hogy talán az egyik legfontosabb, ez a hivatali dolgozók szakmai felkészültsége, hivatalon belüli és kívüli elismertségük, megbecsültségük. (E kérdésekkel is adott helyen késbb majd foglalkozunk.) A köztisztviselkkel is kell tehát külön foglalkozni, akik dönt láncszemei annak, hogy az önkormányzat céljai miként valósulhatnak meg, s jelents mértékben hatnak közre abban, hogy a Lánycsókon lakó polgárok miként ismerik, és miként ismerik el az önkormányzat szerepét községük életének alakításában. c.) Az alkalmazott módszerek A Megbízó és a Megbízott közötti szerzdés és különösen annak Feladatleírása szövegszeren is és szellemiségében is gyakorlatorientált elemzéseket, vizsgálatokat követelt meg tlünk. Ennek oka, hogy még ebben az elvi tételeket alkalmazó részben sem kívántunk szakirodalmi, történeti vagy nemzetközi áttekintéseket adni (bár szívesen megtettük volna azt). 18

19 Az viszont, amit akár az eddigiekben, akár a késbbiekben leírunk, az adott témára vagy résztémakörre vonatkozó szakmai megalapozottsággal bír. Ott, ahol ez feltétlenül szükséges, tettünk bizonyos elvi okfejtést (de, hangsúlyozzuk, csak ott is röviden). Kivételt képeznek ez alól azok a részek, ahol maga a Feladatleírás követeli meg tlünk azt, hogy bizonyos elméleti kérdésekkel is foglalkozzunk. A módszertani kérdések között jelezzük, hogy számunkra minden tekintetben kötelez ervel bírt maga a Feladatleírás. Ez azt jelentette, hogy az egyes alpontokban foglalt valamennyi részproblémával foglalkoztunk. A dolog természetébl fakadóan ezek eltér mélységek, részletezettségek, attól is függen, hogy az adott témakör kibontása szakmailag milyen mélységet és terjedelmet követelt meg tlünk. (Ez nem csupán az egyes alpontokon belüli kérdésekre, hanem az alpontok közötti arányosításra is vonatkozik.) Az empirikus vizsgálatok, azaz a gyakorlati megközelítés adta tehát elemzéseink gerincét. Ennek során sokféle módszert alkalmaztunk. A különböz módszerek külön-külön is értékeltek egy-egy jogintézményt vagy feladatellátást, de összességükben kívánták megjeleníteni ama komplexitást, amit reméljük a zárótanulmány tükröz. A módszerek közül kiemelendnek tartjuk a helyszíni tapasztalatszerzést. Ez egyrészt jelentette azt a számtalan beszélgetést, megbeszélést, interjút, amit a településen folytattunk, nem csupán az önkormányzat meghatározó személyiségeivel, hanem a helyi társadalmi szervezetek, intézmények vezetivel is. Munkánk másik dönt jelentség eszközei voltak a rendelkezésünkre bocsátott dokumentumok. Ezek közül kiemelendek a Szervezeti és Mködési Szabályzaton, Ügyrenden túl a körjegyzségnek a munkarenddel kapcsolatos bels szabályzatai, valamint a pénzügyi szabályzatok. 19

20 Fontosak voltak továbbá a különböz küls szervek ellenrzési dokumentumai, a képvisel-testületi ülések dokumentumai, beszámolók, számos ügyirat, s a dolgozók munkaköri leírásai. A helyszíni vizsgálatainkhoz miután megszereztük az elsdleges ismereteinket a körjegyzségi bels munkarendrl, munkatevékenységekrl, stb. készítettünk egy olyan kérdívet, amely a feladatleírásban szerepl valamennyi részkérdésre bizonyos tekintetben kitért. Ez a kérdív (melyet a körjegyzség dolgozói önkéntesen és névtelenül töltöttek ki, s jutott így el a Megbízotthoz), érintette a döntési mechanizmus, hivatali munkamegosztás, munkaszervezés, munkateher, intézményi kapcsolatok, információ-áramlás, stb. valamennyi lényegesebb területét, külön foglalkozott a pénzügyi, gazdálkodási, tervezési és ellenrzési kérdésekkel pontosabban ezeknek a hivatali munkára történ lecsapódásával majd a helyi demokrácia, a partnerség és a hálózati mködés eddigi gyakorlati megnyilvánulásaival. A kérdív (pontosabban a válaszok feldolgozása) nem csupán a helyzetfeltárás, de a javaslatok megfogalmazása szempontjából is jelents muníciókat adott a zárótanulmány szerzinek, szerkesztjének. Az elz bekezdésben írtak mellett egy kérdlapot is szerkesztettünk, amelyet viszont a helyi társadalmi szervezetek vezeti körébl töltöttek ki többen (ugyancsak önkéntesen és névtelenül), s melynek célja értelemszeren volt az, hogy megismerjük az véleményüket az önkormányzat és elssorban a hivatal munkájáról. Módszertani szempontból tartjuk fontosnak jelezni, hogy munkánk során igyekeztünk következetesnek lenni oly tekintetben, hogy elször (mármint valamennyi részterületnél) a rövidebb-hosszabb helyzetfeltárást írtuk le, majd ezt követen fogalmaztuk meg javaslatainkat. A dolog természetébl és a Feladatleírásból fakadóan a helyzetfeltáró és a javaslattev részek esetenként nem azonos terjedelemben jelentek meg. Hozzátesszük az itt írtakhoz azt is, hogy (ahol lehetett) javaslatainkat igyekeztünk tömören, lényegre tören megfogalmazni. 20