A SZOMBATHELYI TANÁRKÉPZŐ FŐISKOLA IRATTÁRI TERVE. A /75. IX. OM.sz. alatt jóváhagyott Szervezetiés Működési Szabályzat 3/B/1. sz.

Átírás

1 A SZOMBATHELYI TANÁRKÉPZŐ FŐISKOLA IRATTÁRI TERVE A /75. IX. OM.sz. alatt jóváhagyott Szervezetiés Működési Szabályzat 3/B/1. sz. melléklete 1

2 Iratok megőrzése és levéltárba átadása Megőrzé- Lev.tárb si idő x adás ideje Tétel Tárgy I. Vezetési ügyek 1. Szervezeti egységek létesítése, bővítése, megszüntetése nem x 30 év 2. Az intézmény, a tanszékek és más szervezeti egységek vezetőinek megbízásával és felmentésével kapcsolatos iratok nem 30 év 3. Bizottságok szervezése és működése nem 20 év 4. Állások szervezése és megszűntetése, kinevezések nem - 5. Szervezeti reform, belső szabályzatok nem 30 év 6. Értesítő és kiadványok nem 20 év 7. Statisztika nem 20 év 8. Munkatervek és jelentések az elvégzett munkáról nem 20 év 9. Az intézmény ünnepi és rendes közgyűlései nem 30 év 10. A Főiskolai Tanács és az intézmény egyéb testületeinek ülései, az ezekről készült jegyzőkönyvek, a hozott határozatok, döntések nem 30 év 11. Ideológiai és politikai rendezvényekkel kapcsolatos iratok nem 20 év x= Nem selejtezhető 12. Politikai és ideológiai nevelőmunka nem 20 év 13. Állami díjak és kitűntetések nem 20 év 14. Kitűntetések, diplomák nyújtása nem 20 év 15. Főiskolai tanári és docensi címek adományozása nem 20 év 16. Felsőoktatási Tanulmányi Érdemérem adományozása 20 év nem 17. Számítási központtal kapcsolatos ügyek 10 év - 2

3 18. A MTA-val való tudományos munkakapcsolatokra vonatkozó iratok nem 20 év 19. Arany-Gyémánt és Vas-diploma adományozása 20 év - II. Oktatók, alkalmazottak szerződése és egyéb dolgozók ügyei 20. Oktatói pályázatok nem 20 év 21. Kinevezések, előléptetések, munkaviszony megszűntetése, nyugdíjazások 50 év Félállások, másodállások, mellékfoglalkozások, foglalkozások 20 év Fizetés nélküli és egyéb szabadságok engedélyezése 10 év Áthelyezések 20 év Fizetések, bérek, besorolások, személyi fizetések megállapítása 20 év Jutalmazások, segélyek 10 év Szolgálati idő beszámítása 50 év Katonai szolgálati ügyek 10 év Pótlékok, kedvezmények, tiszteletdíjak 10 év Lakásügyi kérdések 10 év Kutatónapok engedélyezése 10 év MÁV félárú utazásra jogosító igazolványok 3 év Baleseti ügyek, jegyzőkönyvek, jelentések 10 év Óraadói megbízások, külső előadók 5 év Nyugdíjasok ügyei, nyugdíjjárulék 10 év Üdültetés 5 év Külföldi utak, bel-és külföldi kiküldetések 20 év Fegyelmi ügyek 20 év Temetési, hagyatéki ügyek 5 év - 3

4 40. Munkaügyi döntőbizottsági ügyek 10 év - III. A tudományos munkával kapcsolatos iratok 41. Tudományos munkatervek, beszámolók nem 20 év 42. Tudományos értekezletek nem 20 év 43. Tudományos ülésszakok nem 20 év 44. Kiadványok 10 év Költségvetésen kívüli kutatások ügyek 20 év Kutatások finanszírozása 10 év Találmányok nem 30 év 48. Újítási ügyek nem 20 év 49. Kutató csoportok (MTA, OM) nem 20 év IV. Tudományos fokozatok 50. Tudományos fokozatokkal kapcsolatos ügyek nem 30 év 51. Diplomák kiállítása nem Diplomahonosítások 50 év Aspiráns ügyek 20 év Rendes, levelező, bel-és külföldi aspiránsok 20 év Aspiráns felvételek nem 30 év 56. Aspiráns vizsgák 20 év Aspiráns pályázatok 10 év - V. Oktató-nevelő munka 58. Főiskolai Tanács működésével kapcsolatos iratok nem 30 év 59. Tantervek, tanrendek nem 30 év 4

5 60. Tantárgyi programok nem 30 év 61. Munkatervek és beszámolók nem 30 év 62. Oktatási és nevelési ügyekkel foglalkozó értekezletek nem 20 év 63. A tanulmányok elvégzése utáni továbbképzéssel kapcsolatos ügyek 20 év A továbbképzésben résztvevők törzskönyvei nem 30 év 65. A továbbképzésről kiadott tanúsítványok 10 év Tankönyvek, jegyzetek, oktatási segédletek nem 20 év 67. Jelentések, oktatási és tanulmányi ügyekben nem 20 év 68. Vizsgák és államvizsgák nem 30 év 69. Az intézmény könyvtárának ügyei nem 20 év 70. Könyv-és folyóirat rendelések 10 év Könyv-és folyóirat rendelésekre devizakeret 10 év Könyvtári állomány rendezése és megóvása nem 20 év 73. Kiadványok cseréje 20 év Nemzetközi könyv-és kiadványcsere 20 év - VII. A Főiskola külföldi kapcsolatai 75. Kulturális egyezmények és kapcsolatok külföldi egyetemekkel és főiskolással nem 20 év 76. Oktatók és kutatók cseréje. Az oktatók és kutatók külföldi egyetemeken és főiskolákon folytatott oktató és kutató tevékenysége. (Külföldi ösztöndíjak) nem 20 év 77. Külföldi egyetemek, főiskolák oktatóinak és kutatóinak működése a főiskolákon (külföldi állampolgárságú ösztöndíjak) nem 20 év 78. A főiskola oktatóinak és kutatóinak külföldi tanulmányútjai, kiküldetései ösztöndíjjal, saját költségükön 10 év Nemzetközi konferenciák rendezése Magyarországon nem 20 év 80. Nemzetközi konferenciákra való kiküldetés 20 év - 5

6 81. Külföldi látogatók fogadása nem 20 év 82. Külföldi egyesületek tagsága, tagdíjfizetés nem 20 év 83. Az Utazási Bizottság ügyei 20 év Külföldi utakról tett jelentések nem 20 év 85. Külföldön történő publikáláshoz való hozzájárulás 10 év Hivatalos iratok, bizonyítványok külföldre küldése 10 év - VIII. Főiskolai hallgatók 87. Tájékoztató a nappali tagozatra való jelentkezés rendjéről nem 20 év 88. Hallgatói felvételi ügyek 10 év Érettségi vizsga elengedése 10 év Hallgatók esküje 10 év Előfelvételi ügyek 10 év Hallgatók iratkozási lapja 5 év Hallgatók személyi iratgyűjtője 10 év Hallgatókról névmutató 10 év Nyilvántartó lap 10 év Tanulói viszony igazolása, diákigazolvány 5 év Hallgatói törzskönyv nem 50 év 98. Hallgatói törzskönyvi névmutató nem 50 év 99. Leckekönyv 50 év Hallgatók idegen nyelv tanulásával kapcsolatos ügye 10 év Tudományos diákkörök nem 20 év 102. Hallgatói tudományos pályázatok nem 20 év 103. Félévenkénti iratkozási lapok 10 év - 6

7 104. Félévenkénti hallgatói névsorok 5 év Szakfelvétel 5 év Tagozatváltoztatás 5 év Hallgatók átlépése más szakra, tagozatra vagy főiskolára 5 év Tantárgyi felmentések 10 év Tanulmányi szabadság 5 év Hallgatói hiányzások 5 év Évösszevonás 5 év Hallgatók évkihagyása 10 év Évismétlésre utasítás 10 év Év, vagy félévismétlés 10 év Hallgatók kizárása, eltiltása, eltanácsolása, elbocsátása 30 év Tanulmányok folytatása 1-2 évi kihagyás után 10 év Hallgatói állományból való törlés 10 év Vizsgaügyek 10 év Felmentés vizsgakötelezettség alól 10 év Vizsgaeredmény nyilvántartó lap 10 év Utóvizsga jegy 10 év Hallgatói vizsgalap 5 év Félévenkénti vizsganyilvántartás 5 év Vizsgahalasztások 5 év Szigorlati jegyzőkönyv 50 év Iskolai gyakorlat alól történő felmentés 10 év Szakmai gyakorlatok 10 év Külföldi szakmai gyakorlat 20 év Hallgatók tanulmányi kirándulása és belföldi útjai 5 év - 7

8 130. Hallgatók külföldi tanulmányútjai és egyéb külföldi útjai 5 év Külföldre utazókról nyilvántartás 10 év Utolsó évesek szakmai gyakorlatai 10 év Szakdolgozati, diploma témaválasztás nem 20 év 134. Szakdolgozati témaválasztási engedély 10 év Szakdolgozatok nem 20 év 136. Szakdolgozat nyilvántartás 20 év Államvizsgára vonatkozó iratok 10 év Jegyzőkönyv diplomaterv megvédéséről nem 20 év 139. Államvizsga jegyzőkönyv 50 év Abszolutórium nem 20 év 141. Oklevélügyek nem 50 év 142. Hallgatók sportolása 30 év Hallgatók hadkötelességével és katonai szolgálatával kapcsolatos ügyek 10 év Honvédelmi ismeretek oktatásával kapcs. Iratok 10 év Építőtáborok ügyei nem 20 év 146. Hallgatói minősítések, jellemzések nem 30 év 147. Hallgatói fegyelmi ügyek 10 év Munkakönyv nyilvántartás 20 év Hallgatói munkavállalás 10 év Végzős hallgatók elhelyezkedésével kapcs. Iratok 20 év Végzett hallgatók elhelyezkedése pályázat útján 20 év Hallgatók baleseti ügyei 10 év Statisztikai adatszolgáltatás hallgatókról nem 20 év 154. Tandíjak 10 év - 8

9 155. Önköltséges hallgatók 10 év Külföldi hallgatók és egyéb ügyei nem 20 év 157. Vendéghallgatók, látogatási igazolványok 10 év Nappali tagozatos képzésben résztvevő hallgatókról köthető tanulmányi szerződések 20 év Állami és szociális ösztöndíjak 10 év Társadalmi tanulmányi ösztöndíj nyilvántartás nem 20 év 161. Népköztársasági Tanulmányi Ösztöndíjak nem 20 év 162. Állami támogatás és tandíjnyilvántartás nem 20 év 163. Szakmai (termelési) gyakorlatos ösztöndíjak 10 év Hallgatók szociális támogatása 10 év Menzaügyek 10 év Jövedelemigazolás 5 év Különeljárási díjakról és utóvizsgadíjakra vonatkozó iratok, igazolás befizetésükről 10 év Vizsgadíjak 10 év Tanügyi nyomtatványok rendelése és elszámolása 10 év - IX. A kollégiumok és diákotthonok ügyiratai 170. Kollégiumi és diákotthoni szabályzatok nem 20 év 171. A kollégiumok és diákotthonok vezetése nem 20 év 172. A kollégiumi oktatóé-nevelőmunka nem 20 év 173. Kollégiumi Diákbizottság nem 20 év 174. Kollégiumi és diákotthoni felvételek nem 20 év 175. Kollégiumi fegyelmi ügyek 10 év A kollégiumok és diákotthonok gazdasági ügyei 10 év Diákotthoni és kollégiumi térítések 10 év - 9

10 X. Kulturális és sportügyek 178. Kulturális bizottságok ügyei nem 20 év 179. A főiskola kulturális bizottsága működésével kapcsolatos ügyek, szerződések, megállapodások 20 év A főiskola kulturális együtteseinek külföldi útjai, külföldi kulturális együttesek fellépése nem 20 év 181. Sportfoglalkozások szervezése 20 év Kapcsolat a főiskola sportkörével nem 20 év 183. Idegen sportkörökben szereplés engedélyezése 10 év - XI. Pénzügyi vonatkozású iratok 184. Költségvetések, beszámolók, hitel-és póthitel ügyek nem 20 év 185. Tudományos Kutatások Fejlesztési Alapja nem 20 év 186. Beruházási keretek, beruházások, műszerek beszerz. 20 év Állóeszközök 50 év Reprezentációs keret 10 év Külföldi utakkal, külföldiek fogadásával, bel-és külföldi nemzetközi konferenciákkal kapcsolatok pénzügyek 20 év Tanügyi nyomtatványok rendelése és elszámolása 10 év Oklevél, leckekönyv és egyéb nyomtatványok kezelési rendje 10 év - XII. Gazdasági ügyek 192. Különeljárási díjak kezelési rendje 10 év Beszerzések (bútor, írógép, stb.) 10 év Autóbuszok, autók használatának engedélyezése, 10

11 bérletjegyek 5 év Irodai szükségletek beszerzése 2 év Külföldi kollégiumi szállásigénye 2 év Leltári és raktári ügyek 10 év Tantervek igénylése és kiutalása (órák megtartása, stb) 5 év Építési és tatarozási, gondnoksági ügyek 10 év A főiskola fejlesztési, építési engedélyei 20 év - XIII. Adminisztratív és egyéb ügyek 201. Tűzrendészet 50 év Munkavédelem 50 év Polgári védelemmel kapcsolatos ügyek 50 év Orvosi rendelők, egészségügy 10 év Iratnyilvántartók, iktatókönyvek, selejtezési jegyzőkönyvek nem 20 év 206. Baleset elhárítás 10 év - Szombathely, október 25. Szalay László sk. Tanszékvezető főiskolai tanár, főigazgató 11