Ásotthalom Község Önkormányzat Polgármesteri Hivatala BIZONYLATI SZABÁLYZAT

Átírás

1 Ásotthalom Község Önkormányzat Polgármesteri Hivatala BIZONYLATI SZABÁLYZAT 1

2 Bizonylati szabályzata A Bizonylati szabályzattal a szerv saját hatáskörben szabályozza az önkormányzat bizonylatkezeléssel kapcsolatos helyi szabályait. A szabályzat hatálya a számviteli politikában meghatározottak szerint kiterjed az önkormányzathoz tartozó részben önállóan gazdálkodó intézményekre is. A bizonylati elv és a bizonylati fegyelem alapvető szabályozására vonatkozó jogszabályok betartása a Polgármesteri Hivatal bizonylati rendszerének alapját jelenti. Be kell tartani az alábbi jogszabályok előírásait: - a Számvitelről szóló évi C. törvény, valamint - az államháztartás szervezetei beszámolási és könyvvezetési kötelezettségének sajátosságairól szóló 249/2000. (XII. 24.) számú Kormányrendelet vonatkozó részeit. A Bizonylati szabályzat feladata, hogy előírásai betartásával megszabja a bizonylatolás rendjét és a bizonylati fegyelem minden lényeges követelményét, valamint meghatározza a használt bizonylatok körét. 1. A bizonylati elv és a bizonylati fegyelem A bizonylati elv és a bizonylati fegyelem érdekében be kell tartani az alábbiakat: 1. Minden gazdasági eseményről, műveletről, amely az eszközök, illetve a források állományát vagy összetételét megváltoztatja, bizonylatot kell kiállítani. A gazdasági események folyamatát tükröző összes bizonylat adatait a könyvviteli nyilvántartásokban rögzíteni kell. 2. A számviteli nyilvántartásokba csak szabályszerűen kiállított bizonylat alapján szabad adatokat bejegyezni. 2. A bizonylatokra vonatkozó szabályok Számviteli bizonylat minden olyan a gazdálkodó által kiállított, készített, illetve a gazdálkodóval üzleti vagy egyéb kapcsolatban álló természetes személy vagy más gazdálkodó által kiállított, késztett okmány (számla, számlát helyettesítő okmány, szerződés, megállapodás, kimutatás, hitelintézeti bizonylat, bankkivo- 2

3 nat, jogszabályi rendelkezés, egyéb ilyennek minősíthető irat) függetlenül annak nyomdai vagy egyéb előállítási módjától-, amelyet a gazdasági esemény számviteli nyilvántartása céljára készítettek, és amely rendelkezik a 3. pontban meghatározott általános alaki és tartalmi kellékekkel. A számviteli bizonylat adatainak alakilag és tartalmilag hitelesnek, megbízhatónak és helytállónak kell lenniük. A bizonylatot mindig a gazdasági művelet, esemény megtörténtének, illetve a gazdasági intézkedés megtételének vagy végrehajtásának időpontjában kell biztosítani. Szabályszerű az a bizonylat, amely az adott gazdasági műveletre vonatkozóan a könyvvitelben rögzítendő és a más jogszabályban előírt adatokat a valódiságnak megfelelően, hiánytalanul tartalmazza, megfelel a bizonylat általános alaki és tartalmi követelményeinek, és amelyet hiba esetén előírásszerűen javítottak. 3. A bizonylat általános alaki és tartalmi kellékei A bizonylat általános alaki és tartalmi kellékei a következőkben fogalmazhatók meg: 1. A bizonylat megnevezése és sorszáma, vagy egyéb azonosítója. 2. A bizonylatot kiállító gazdálkodó (ezen belül a szervezeti egység) szerv megjelölése. 3. A gazdasági műveletet elrendelő személy vagy szervezet megjelölése, az utalványozó és a rendelkezés végrehajtását igazoló személy, valamint a szervezettől független ellenőr aláírása, a készletmozgások bizonylatain és a pénzkezelési bizonylatokon az átvevő, az ellennyugtákon a befizető aláírása. A gazdasági műveletek könyvviteli bizonylatai esetében tartalmi követelmény: - az utalványozó, - az ellenjegyző, - az érvényesítő aláírása. Az érvényesítés, ellenjegyzés és utalványozás szabályozása a Polgármesteri Hivatal Ügyrendje alapján történik, amely a Szervezeti és Működési Szabályzat 7. számú függeléke. 3

4 4. A bizonylat kiállításának időpontja, illetve kivételesen - a gazdasági művelet jellegétől, időbeni hatályától függően - annak az időszaknak a megjelölése, amelyre a bizonylat adatait vonatkoztatni kell. 5. A gazdasági művelet tartalmának leírása vagy megjelölése, a gazdasági művelet okozta változások mennyiségi, minőségi és - a gazdasági művelet jellegétől, a könyvviteli elszámolás rendjétől függően - értékbeni adatai. 6. Külső bizonylat esetében a bizonylatnak tartalmaznia kell többek között: a bizonylatot kiállító gazdálkodó nevét, címét. 7. A bizonylatok adatainak összesítése esetén az összesítés alapjául szolgáló bizonylatok körének, valamint annak az időszaknak a megjelölése, amelyre az összesítés vonatkozik. 8. A könyvelés módjára, az érintett könyvelési számlákra történő hivatkozás. 9. A könyvviteli nyilvántartásokban történt rögzítés időpontja, igazolása. 10. Az előzőeken túl, minden olyan adat, amelyet jogszabály ír elő. A technikai, optikai - gépi - adathordozókkal szemben támasztott követelmény az előbb felsoroltakon túl: 1. Amennyiben kódolt elnevezések, adatok vannak, azokról az egyértelműség kedvéért külön kódjegyzéket kell vezetni. 2. A bizonylatokon fel kell tüntetni a feldolgozási programok azonosítóját. 3. Gondoskodni kell az adatállomány azonosításának megfelelő módjáról. 4. Figyelmet kell szentelni a gépi adathordozón megjelenő adatállomány megfelelő védettségének, beazonosíthatóságának. 5. A gépi feldolgozás alapján létrejött adatállomány aktuális állományáról, a feldolgozási eseményekről kötelező nem gépi, hanem vizuálisan is értelmezhető kimutatást készíteni, például: a könyvelésnél hó végén a naplóforgalmat kiírattatni stb. 4. A bizonylat kiállítása A bizonylat kiállítható: - kézírással, - írógéppel, - gépi adatfeldolgozás eredményeként. A bizonylatokat úgy kell kiállítani, hogy azok tartalma legalább a megőrzési határidőig olvasható legyen. 4

5 A költségvetési szerv a beszámolót, valamint az azt alátámasztó főkönyvi kivonatot, leltárt és az értékelést, a pénztárkönyvet, továbbá a különböző területekre vonatkozó leltárokat és analitikus nyilvántartásokat 10 évig köteles megőrizni. 5. A szigorú számadási kötelezettség alá vont nyomtatványok Szigorú számadási kötelezettség alá kell vonni azokat a nyomtatványokat, amelyek: - illetéktelen felhasználása esetén a költségvetési szerv a címzettel szemben felszólamlási joggal nem élhet, - beszerzése esetén a nyomtatvány értékét meghaladó vagy a nyomtatvány névértékének megfelelő ellenértéket kell fizetnie, - illetéktelen felhasználása a szerven belül visszaélésre adhat alkalmat, - a készpénzfizetési számla nyomtatvány körébe tartozik. A szerv esetében a melléklet szerinti nyomtatványok minősülnek szigorú számadási kötelezettségűeknek. Ezekről a nyomtatványokról nyilvántartást kell vezetni, melyből egyértelműen kiolvasható nyomtatványtípusonként: - a sorszám, - a nyilvántartásba vétel időpontja, - a beérkezett nyomtatvány mennyisége (kezdő és végső száma), - a felhasználást dokumentáló átvevő aláírása, - a mindenkori készlet. A nyilvántartást naprakészen kell vezetni, a nyilvántartás vezetéséért a melléklet szerinti ügyintéző a felelős. Az említett nyomtatványok körét a többi nyomtatványtól elkülönítve kell kezelni, biztosítva a biztonságos tárolást és a nyomtatvánnyal való visszaélés kiküszöbölését. Ha lehetséges, akkor páncélszekrényben, annak hiányában tűzbiztos lemezszekrényben kell a tárolást megoldani. 6. A bizonylatok feldolgozása 5

6 A bizonylatok feldolgozási rendjét úgy kell kialakítani, hogy figyelembe kell venni a következőket: a) a pénzforgalmat érintő gazdasági műveletek, események bizonylatainak adatait késedelem nélkül: - készpénzforgalom esetén a pénzmozgással egyidejűleg, - bankszámla forgalomnál a hitelintézeti értesítés megérkezésekor kell a könyvekben rögzíteni; b) az egyéb gazdasági műveletek, események bizonylatainak adatait a gazdasági műveletek, események megtörténte után, legkésőbb a tárgynegyedévet követő hónap15. napjáig kell a könyvekben rögzíteni; c) a folyamatosan vezetett analitikus nyilvántartásokból készített összesítő bizonylat (feladás) adatait a gazdasági események, műveletek megtörténte után, legkésőbb a tárgynegyedévet követő hónap 15 napjáig kell a könyvekben rögzíteni. A bizonylatok útját a bizonylati album részeként a bizonylati törzslapon kell jelölni. A bizonylati törzslapok elhelyezéséért és karbantartásáért a könyvelés rendjéért felelős személy tartozik felelősséggel. A bizonylatok feldolgozása során ellenőrizni kell az adatok helyességét, a bizonylatok csoportosításával elő kell készíteni a nyilvántartásban való rögzítésüket. A bizonylatokon fel kell tüntetni: - a könyvviteli számlákat, melyen a gazdasági művelet hatására változás következik be akár mennyiségben és/vagy értékben; (A számlakijelölést rá kell vezetni a bizonylatra, vagyis el kell végezni a kontírozást.) - a bizonylaton rögzíteni kell továbbá a hivatkozási adatokat, ami a nyilvántartások egymáshoz való kapcsolódását, valamint az adott bizonylat könnyű visszakeresését teszi lehetővé (pl.: könyvelési bizonylatokon a bankkivonat és a napló sorszám, dátum). A bizonylatok ellenőrzésekor ki kell térni: - az aláírók jogosultságára (utalványozó, ellenjegyző, érvényesítő), - a bizonylat alaki, tartalmi és számszaki helyességére. A bizonylat ilyen irányú ellenőrzésére az ellenőrzés szabályai szerint az ellenőrzési feladattal megbízott személy jogosult. 6

7 A bizonylatokon észlelt hiányosságok pótlására, illetve a tévesen felvezetett adatok javítására - az ellenőrzés bármely folyamatában - a mindenkori ügyintéző, illetve a bizonylat kiállítója jogosult. 7. A bizonylatok javítása A javításnak a javítás általános szabályainak megfelelően kell történnie. A rossz adatot egy ferde vonallal át kell húzni úgy, hogy az még továbbra is olvasható, jól látható maradjon. A helyes adatot ezek után a rontott adat fölé vagy mellé kell írni. A javítás tényét a "javította" szó felírásával és a javító aláírásával, a javítás időpontjának megnevezésével kell a bizonylatra felvezetni. A javítást pecséttel kell igazolni. Érdemi adatot a banki és a pénztári bizonylatokon nem lehet javítani. A rontott bizonylat helyett újat kell kiállítani és a rontottat "rontott" keresztülírással meg kell őrizni a tömbben az összes példányával. 8. A bizonylatok szállítása A bizonylatok esetleges szállítása esetén biztosítani kell, hogy a bizonylatokba illetéktelenek ne tekinthessenek bele, azokat külső károsodás ne érje, ne vesszenek el, ne cserélődjenek esetleg más iratokkal. A bizonylatok szállításakor biztosítani kell, hogy a bizonylatokat, okmányokat kísérőjegyzékkel lássák el, melyből a szállítandó bizonylatok köre, mennyisége kitűnik és az adott bizonylatok megjelölése teljesen egyértelmű. A bizonylatok átadásáról átadás-átvételi jegyzék kitöltésével kell maradandó okmányt készíteni, melyben az átvevő és átadó aláírásával igazolja a kísérőjegyzékben felsorolt bizonylatok átvételét, illetve átadását. A jegyzéknek tartalmaznia kell az átadás időpontját is. 9. A bizonylatok tárolása és megőrzése 7

8 9.1. A bizonylatok megőrzése: A szerv az adott költségvetési évről készített beszámolót, valamint az azt alátámasztó leltárt, értékelést, főkönyvi kivonatot és a részletező nyilvántartásokat olvasható formában, valamint az adatok feldolgozásánál alkalmazott, működőképes állapotban tárolt számítógépes programot legalább 10 évig köteles megőrizni. A könyvviteli elszámolást közvetlenül és közvetetten alátámasztó számviteli bizonylatot (ideértve a főkönyvi számlákat, az analitikus, illetve részletező nyilvántartásokat is), legalább 8 évig kell olvasható formában, a könyvelési feljegyzések hivatkozása alapján visszakereshető módon megőrizni. A folyószámláknál az elévülési idő a folyószámla megszűnésének időpontjával kezdődik. A szigorú számadású bizonylatok rontott példányaira is vonatkozik a megőrzési kötelezettség. A megőrzési időn belüli szervezeti változás nem hatálytalanítja a megőrzési kötelezettséget, így arról a szervezeti változás végrehajtásakor intézkedni kell A bizonylatok tárolása A bizonylatok megőrzési rendszerével szemben támasztott alapvető követelmény, hogy a bizonylatok a különböző könyvelési hivatkozások segítségével visszakereshetőek legyenek. A bizonylatot a megőrzési helyéről, jelen esetben a Polgármesteri Hivatal helyiségéből csak elismervény ellenében szabad elvinni, melyet a jegyző vagy az általa megbízott személy állíthat ki. Az eredeti könyvelési bizonylatok és az ahhoz kapcsolódó analitikus nyilvántartások az irattárban kerülnek megőrzésre, ügyelve arra, hogy az évenkénti elkülönítés megfelelő legyen. 10. A hiteles másolat és kivonat Valamely okmányból kiállított hiteles másolat nem más, mint az alapul szolgáló okmány szövegével megegyező irat. A hitelesség feltétele a hitelességi záradék. A hitelességi záradék az alábbiakat tartalmazza: 8

9 - "A másolat hiteles!" szöveget, - a másolat hitelesítésének időpontját, - a hitelesítő aláírását, - a hitelesítő bélyegzőjét. A hiteles kivonat az okmány bizonyos részeinek közlését tartalmazó irat. A hiteles kivonatot is hitelességi záradékkal kell ellátni a fentiekkel megegyező módon. 11. Bizonylati album A bizonylati albumban található bizonylatok körét kell és lehet alkalmazni a költségvetési szervnél. A bizonylati album aktualizálásáról legalább negyedévente gondoskodni kell. A bizonylati album a szabályzat mellékletét képezi, melyben felsorolásra kerülnek a használt bizonylatok központi nyomtatványszámai, s lehetőség szerint az egyes bizonylatok ténylegesen is elhelyezésre kerülnek. (Nem kell behelyezni a pénztártömböket, a számlatömböket, nyugtatömböket stb.) 12. A szabályzat hatálya A Bizonylati szabályzat január 01. napján lép hatályba, s egyidejűleg hatályát veszti a korábban a bizonylatok szabályozására vonatkozó belső rendelkezés. Ásotthalom, 2004.december 31. Egyetértek: Petró Ferenc polgármester... Jegyző 9

10 Melléklet a szerv szigorú számadás alá vont nyomtatványairól A szerv esetében az alábbi nyomtatványok tartoznak a szigorú számadás alá vont nyomtatványok körébe: 1. sz. PÉNZTÁR mellékletei: Kiadási pénztárbizonylat B /A/V. Bevételi pénztárbizonylat B /V. Időszaki pénztárjelentés B.13-21/V.R.Sz. Üzemanyag-előleg elszámolás D.12-53/N.R.Sz. Készpénzigénylés üzemanyag-előlegre D.12-50/N.R.Sz. Személygépkocsi menetlevél D.GÉPJÁRMŰ 36.R.Sz. Tehergépjármű menetlevél D.GÉPJÁRMŰ 21/új.R.SZ. Kiküldetési rendelvény /V.R.Sz. Készpénzigénylés elszámolásra B.Sz.Ny R.Sz. Nyugtatömb egysoros /N.R.Sz. Nyugtatömb négysoros 13.Sz.Ny /1. Számla /V/O.R.Sz. Készpénzfizetési számla 13.Sz.ny /2 2. sz. KÖNYVELÉS mellékletei: KÉSZLET Készletbevételezési bizonylat /V.R.Sz. Készletkivételezési bizonylat /V.R.Sz. BEFESZ Állománybavételi bizonylat épületekről /V.R.Sz. Állománybavételi bizonylat műszaki és egyéb berendezésektől, gépekről, felszerelésekről és járművekről B.11-46/V. Állománybavételi bizonylat immateriális javakról B.Sz Tárgyi e., állománycsökk. bizonylata értékesítés és hiány elsz. B Szállítólevél Szabadság engedély B.10-70/V /V.R.Sz. A nyilvántartás naprakész vezetéséért Pipiczné Wolford Erika gazdálkodási ügyintéző a felelős. 10

11 BIZONYLATI ALBUM 11