Mozaik Gazdasági Szervezet B I Z O N Y L A T I S Z A B Á L Y Z A T A É S B I Z O N Y L A T I A L B U M A

Átírás

1 Mozaik Gazdasági Szervezet B I Z O N Y L A T I S Z A B Á L Y Z A T A É S B I Z O N Y L A T I A L B U M A Érvényes : január 1-jétől Jóváhagyta: Cser Lászlóné igazgató

2 I. Általános rész Az intézmény bizonylati rendjét a számvitelről szóló évi C. törvény, valamint az államháztartás számviteléről szóló 4/2013 (1.11.) Kormányrendelet alapján kell meghatározni, figyelembe véve a felügyeleti szerv intézkedéseit, valamint a szervezet sajátosságait. A szabályzat hatálya A szabályzat hatálya a Mozaik Gazdasági Szervezetre és a hozzá rendelt önállóan működő intézményekre vonatkozik: Cseppkő Óvoda, Budapest, Cseppkő utca 74. Fővárosi Önkormányzat Óvoda, Budapest, Városligeti fasor 30. Bizonylati szabályzat célja, tartalma A bizonylati rend szabályozásának célja, hogy biztosítsa Gazdasági Szervezetünknél, valamint a Gazdasági Szervezethez rendelt önállóan működő intézményeknél: a számviteli elszámolásokhoz kapcsolódó bizonylatok kiállításának, ellenőrzésének, továbbításának, felhasználásának, kezelésének és megőrzésének rendjét. Az intézménynek a könyvvezetésre, a bizonylatolásra vonatkozó részletes belső szabályait úgy kell kialakítani, hogy az a könyvviteli mérleg, a pénzforgalmi jelentés, a pénzmaradvány kimutatás alátámasztásán túlmenően a kiegészítő melléklet pénzügyi adatainak közvetlen alátámasztására is alkalmas legyen. A szabályzat kötelező előírásokat tartalmaz az egyes feladatok ellátásához, amelyek a következők: - Milyen bizonylatot kell használni az egyes gazdasági eseményekhez - Kinek kell a bizonylatot kiállítani, az abban szereplő adatokat kinek kell ellenőrizni - A felelősségi kérdések: a bizonylatot kiállító és az ellenőrzést végző felelőssége - Hány példányban kell a bizonylatot kiállítani, a rontott bizonylatok kezelése - Milyen szerepe van a bizonylatoknak az adatfeldolgozásban - A bizonylat továbbítása, az átvételének igazolása - A különböző bizonylatok megőrzésének rendje - A bizonylatok selejtezésének szabályai. Bizonylati elv, bizonylati fegyelem A bizonylati elvre és bizonylati fegyelemre vonatkozóan a számviteli törvény alaptételként rögzíti, hogy minden gazdasági műveletről, eseményről, amely az eszközök, illetve az eszközök forrásainak állományát, vagy az összetételét megváltoztatja, bizonylatot kell kiállítani (készíteni) a gazdasági esemény megtörténtekor, illetve a gazdasági intézkedés megtételének, végrehajtásának időpontjában. A gazdasági műveletek (események) folyamatát tükröző összes bizonylat adatait a könyvviteli nyilvántartásokban rögzíteni kell. 2

3 A számviteli ( könyvviteli ) nyilvántartásokba csak szabályszerűen kiállított bizonylat alapján szabad adatot bejegyezni. Hiteles, megbízható és helytálló ( szabályszerű ) az a bizonylat, amely az adott gazdasági műveletre ( eseményre ) vonatkozóan a rögzítendő adatokat a valóságnak megfelelően, hiánytalanul tartalmazza, megfelel a bizonylat általános alaki és tartalmi követelményeinek és amelyet - hiba esetén - előírásszerűen javítottak. Minden gazdasági műveletről, eseményről, amely az eszközök, illetve az eszközök forrásainak állományát vagy összetételét megváltoztatja, bizonylatot kell kiállítani (készíteni). A gazdasági műveletek (események) folyamatát tükröző összes bizonylat adatait a könyvviteli nyilvántartásokban rögzíteni kell. A bizonylat feldolgozási ( rögzítési ) rendje A bizonylatok feldolgozási rendjének kialakításakor figyelembe kell venni a következőket : a) a pénzeszközöket érintő gazdasági műveletek, események bizonylatainak adatait késedelem nélkül, készpénzforgalom esetén a pénzmozgással egyidejűleg, illetve bankszámla forgalomnál a hitelintézeti értesítés megérkezésekor, az egyéb pénzeszközöket érintő tételeket legkésőbb a tárgyhót követő hó 15-éig a könyvekben rögzíteni kell; b) az egyéb gazdasági műveletek, események bizonylatainak adatait a gazdasági műveletek, események megtörténte után, legalább negyedévenként, a számviteli politikában meghatározott időpontig (kivéve, ha más jogszabály eltérő rendelkezést nem tartalmaz), legkésőbb a tárgynegyedévet követő hó végéig kell a könyvekben rögzíteni. Számviteli bizonylatok Számviteli bizonylat minden olyan általunk kiállított, készített, illetve üzleti vagy egyéb kapcsolatban álló természetes személy vagy más gazdálkodó által kiállított, készített okmány, - függetlenül annak nyomdai vagy egyéb előállítási módjától - amelyet a gazdasági esemény számviteli nyilvántartása céljából készítettek, és amely rendelkezik a számviteli törvényben meghatározott általános alaki és tartalmi kellékkel. Bizonylatnak kell tekinteni minden olyan okmányt, ( számlát, számlát helyettesítő okmányt, szerződést, megállapodást, kimutatást, hitelintézeti bizonylatot, bankkivonatot, jogszabályi rendelkezést, egyéb ilyennek minősíthető iratot ) vagy bármely technikai módon készült adathordozót, amely a nyilvántartásokban való rögzítés, vagy az azokban szerepelő adatok ellenőrzésének, állományuk megállapításának céljából készült, és amely a gazdasági műveletek megtörténtét, hatásuk értékét, mennyiségi és minőségi adatait hitelt érdemlően igazolja. Számviteli bizonylatként alkalmazható az elektronikus dokumentum, irat, ha megfelel a törvény előírásainak. Az elektronikus dokumentumok, iratok bizonylatként történő alkalmazásának feltételeit, hitelességének, megbízhatóságának követelményeit más jogszabály is meghatározhatja. Ha a könyvviteli nyilvántartás mint számviteli bizonylat technikai, optikai eljárás eredménye, biztosítani kell: 3

4 a) az adatok vizuális megjelenítése érdekében azoknak - szükség esetén - a késedelem nélküli kiíratását, b) az egyértelmű azonosítás érdekében a kódjegyzéket. A gazdálkodó a kötelezettségnek oly módon is eleget tehet, hogy a megjelölt adatokat, információkat és igazolásokat az eredeti (elektronikus vagy papíralapú) bizonylathoz egyértelmű, az utólagos módosítás lehetőségét kizáró módon fizikailag vagy logikailag hozzárendeli. A logikai hozzárendelés elektronikus nyilvántartással is teljesíthető. A bizonylat alaki és tartalmi kellékei A számviteli bizonylat adatainak alakilag és tartalmilag hitelesnek, megbízhatónak és helytállónak kell lennie. A bizonylat szerkesztésekor a világosság elvét szem előtt kell tartani. A számviteli bizonylatot a gazdasági művelet, esemény megtörténtének, illetve a gazdasági intézkedés megtételének vagy végrehajtásának időpontjában, magyar nyelven kell kiállítani. Külföldi megrendelőnek küldött és magyar nyelven kiállított számlán az adatok a külföldi megrendelő nyelvén is feltüntethetők. A külföldi szállító, szolgáltató számláján azokat az adatokat, megjelöléseket kell - a könyvviteli nyilvántartásokban történő rögzítést megelőzően - magyarul is feltüntetni, amelyek a bizonylat hitelességéhez, a megbízható, a valóságnak megfelelő adatrögzítéshez, az utólagos ellenőrzéshez feltétlenül szükségesek. Külföldi nyelven kiállított számlát az adott nyelvet tanító pedagógussal kell lefordíttatni. A számviteli bizonylatokon az adatok időtállóságát a számviteli törvényben meghatározott megőrzési időn belül biztosítani kell. A könyvviteli elszámolást közvetlenül alátámasztó bizonylat általános alaki és tartalmi kellékei a következők, amelyek egyben a bizonylat hitelességét, megbízhatóságát és a valóságnak megfelelését bizonyítják. - A bizonylat megnevezése és sorszáma vagy egyéb más azonosítója - A bizonylatot kiállító megjelölése - A gazdasági műveletet elrendelő személy megjelölése, az utalványozó és a rendelkezés végrehajtását igazoló személy, valamint az ellenőr aláírása, a készletmozgások bizonylatain és a pénzkezelési bizonylaton az átvevő, az ellennyugtákon a befizető aláírása - A bizonylat címzettjének neve, címe - A bizonylat kiállításának időpontja, illetve kivételesen - a gazdasági művelet jellegétől, időbeni hatályától függően - annak az időszaknak a megjelölése, amelyre a bizonylat adatait vonatkoztatni kell - A gazdasági művelet okozta változások mennyiségi, minőségi és - a gazdasági művelet jellegétől, a könyvviteli elszámolás rendjétől függően - értékbeni adatai - Külső bizonylat esetén - a fentieken túl - tartalmaznia kell többek között a bizonylatot kiállító gazdálkodó nevét, címét - A bizonylatok adatainak összesítése esetén az összesítés alapjául szolgáló bizonylatok körének, valamint annak az időszaknak a megjelölése, amelyre az összesítés vonatkozik - A könyvelés módjára, az érintett könyvviteli számlákra való hivatkozás ( kontírozás ) - A könyvviteli nyilvántartásokban történt rögzítés időpontja, igazolása - Továbbá minden olyan adat, amelyet jogszabály előír. 4

5 A számla, az egyszerűsített számla, a számlát helyettesítő okmány alaki és tartalmi hitelességét, megbízhatóságát - ha jogszabály eltérően nem rendelkezik - az intézmény képviseletére jogosult személy vagy az általa a bizonylat aláírására feljogosított személy a gazdálkodó azonosító adatainak feltüntetésével és aláírásával igazolja. Számviteli bizonylatként alkalmazható az elektronikus aláírásról szóló törvény szerint legalább fokozott biztonságú elektronikus aláírással és időbélyegzővel ellátott elektronikus dokumentum, irat, ha megfelel a számviteli törvény ide vonatkozó előírásainak. Az elektronikus dokumentumok, iratok bizonylatként történő alkalmazásának követelményeit más jogszabály is meghatározhatja. Ha a könyvviteli nyilvántartás, mint számviteli bizonylat számítástechnikai feldolgozás eredménye biztosítani kell az adatok vizuális megjelenítése érdekében azoknak- szükség eseténkésedelem nélküli kiíratását. Az elektronikus dokumentumok, iratok alkalmazásának feltételeit, hitelességének, megbízhatóságának követelményeit külön jogszabály, az elektronikus aláírásról szóló 2001.évi XXXV. törvény határozza meg. Számviteli bizonylatként a minősített elektronikus aláírással és időbélyegzővel ellátott elektronikus dokumentum, irat alkalmazható, ha megfelel a fenti jogszabály előírásainak, és ha hitelesítés-szolgáltató által kibocsátott tanúsítvány érvényessége a számviteli törvényben előírt megőrzési időtartamon belül ellenőrizhető. Fokozott biztonságú elektronikus aláírás: elektronikus aláírás, amely a) alkalmas az aláíró azonosítására, b) egyedülállóan az aláíróhoz köthető, c) olyan eszközökkel hozták létre, amelyek kizárólag az aláíró befolyása alatt állnak, és d) a dokumentum tartalmához olyan módon kapcsolódik, hogy minden - az aláírás elhelyezését követően a dokumentumon tett - módosítás érzékelhető. Időbélyegző: elektronikusan aláírt elektronikus dokumentumhoz végérvényesen hozzárendelt vagy azzal logikailag összekapcsolt olyan adat, amely igazolja, hogy az elektronikusan aláírt elektronikus dokumentum az időbélyegző elhelyezésének időpontjában változatlan formában létezett. Bizonylatok csoportosítása A bizonylatok keletkezési helyük szerint lehetnek: - Belső bizonylatok: mindazok az okmányok, melyek elsődleges kiállítása az intézménynél történik - Külső bizonylatok: mindazon bizonylatok, melyek kiállítása nem az intézménynél történik, hanem az érintett bizonylatot kezdeményező külső szervnél. Kezelésük módja szerint a bizonylatok: - Szigorú számadású bizonylatok - Szigorú számadás alá nem vont bizonylatok. Gazdálkodási szakterületük szerint lehetnek: - Befektetett eszközök létesítésével, átvételével, átadásával, selejtezésével és azok nyilvántartásával kapcsolatos bizonylatok - Készletekkel kapcsolatos bizonylatok 5

6 - Pénzforgalmi bizonylatok - Számlázási bizonylatok - Személyi jellegű kifizetések bizonylatai, - Leltározási bizonylatok. - Munkáltatói lakáskölcsön bizonylatai Könyvviteli nyilvántartásban betöltött szerepük szerint lehetnek: - Alapbizonylatok, amelyek lehetnek elsődleges bizonylatok ( eredeti feljegyzések) és lehetnek másodlagos bizonylatok ( eredeti alapján készült), - Összesítő vagy gyűjtő bizonylatok, amelyek az alapbizonylatok felhasználásával keletkeznek. Szigorú számadási kötelezettség A készpénz kezeléséhez, más jogszabály előírása alapján meghatározott gazdasági eseményekhez kapcsolódó bizonylatokat (ideértve a számlát, az egyszerűsített adattartalmú számlát és a nyugtát is), továbbá minden olyan nyomtatványt, amelyért a nyomtatvány értékét meghaladó vagy a nyomtatványon szereplő névértéknek megfelelő ellenértéket kell fizetni, vagy amelynek az illetéktelen felhasználása visszaélésre adhat alkalmat, szigorú számadási kötelezettség alá kell vonni. A szigorú számadási kötelezettség a bizonylatot, a nyomtatványt kibocsátót terheli. A szigorú számadás alá vont bizonylatokról, nyomtatványokról a kezelésükkel megbízott vagy a kibocsátásukra jogosult személynek olyan nyilvántartást kell vezetni, amely biztosítja azok elszámoltatását. Az intézményben szigorú számadás alá kell vonni: - A készpénz kezeléséhez, más jogszabály előírása alapján meghatározott gazdasági eseményekhez kapcsolódó bizonylatokat ( ide értve a számlát, az egyszerűsített számlát és a nyugtát is), - Minden olyan nyomtatványt, amelyért a nyomtatvány értékét meghaladó vagy a nyomtatványon szereplő névértéknek megfelelő ellenértéket kell fizetni. Ilyen nyomtatványok a készpénzfelvételi utalványok, a számlák, az étkezési utalványok - Minden olyanokmányt, nyomtatványt, amelynek illetéktelen felhasználása visszaélésre adhat alkalmat. A szigorú számadású nyomtatványokat a használatba vétel előtt meg kell vizsgálni, hogy a nyomtatványtömbökben az űrlapok teljes számban megvannak-e, továbbá az űrlapokon a sorszámok és esetleges egyéb jelzések helyesek-e. Ezután a szigorú számadású nyomtatványokat bizonylattípusonként nyilvántartásba kell venni. A szigorú számadás alá vont bizonylatokról, nyomtatványokról a kezelésükkel megbízott vagy a kibocsátásukra jogosult személynek olyan nyilvántartást kell vezetni, mely biztosítja azok elszámoltatását. A nyilvántartásnak a következő adatokat kell tartalmazni: - Beszerzett bizonylat sorszáma, tömb esetén -tól -ig sorszámot 6

7 - Beszerzés idejét - A felhasználás kezdő időpontját - A felhasználás befejező időpontját - A felhasználásra átvevő aláírását - A felhasználatlan bizonylatokat visszavevő aláírását. A felülvizsgált, hiánytalannak minősített, nyilvántartásba vett szigorú számadású nyomtatványokat a használatba vételig zárt szekrényben úgy kell megőrizni, hogy azokhoz illetéktelen személy ne tudjon hozzáférni. A bizonylatok kiállítása, helyesbítése és feldolgozása A bizonylatok kiállítása és helyesbítése A bizonylatot a gazdasági művelet, esemény megtörténtének, illetve a gazdasági intézkedés megtételének, vagy végrehajtásának időpontjában kell kiállítani. A bizonylatokon az adatokat időtálló módon kell szerepeltetni úgy, hogy a kötelező megőrzési határidőig olvashatók, továbbá az esetlegessé váló utólagos változások, javítások felismerhetők, illetve kimutathatók legyenek. A bizonylaton javítani csak szabályszerűen lehet. A szabályszerű javításokat a következők szerint kell végezni: - A bizonylatra helytelenül bejegyzett adatok javítása során az eredeti bejegyzést át kell húzni, úgy, hogy az eredeti bejegyzés (szám vagy szöveg) olvasható maradjon - A helyesbített adatokat minden esetben áthúzott szám vagy szöveg fölé kell írni - A hibás bejegyzés javítását a bizonylat minden példányán el kell végezni - A helyesbített bizonylaton fel kell tüntetni a helyesbítés időpontját és a helyesbítő személy aláírását - Pénztári bizonylatokat javítani nem, szabad - A rontott pénztári bizonylat helyett új bizonylatot kell kiállítani - A rontott, stornírozott bizonylat minden példányát meg kell őrizni - A külső szervtől érkező bizonylatokat alaki és tartalmi szempontból ellenőrizni kell, az ellenőrzés során talált hibákról a bizonylat kiállítóját értesíteni kell és fel kell szólítani az észlelt hibás bejegyzés módosítására - A külső szervtől érkező bizonylatot csak a kiállítója javíthatja. -, A bizonylatok feldolgozása és ellenőrzése A főkönyvi könyvelés, az analitikus nyilvántartások és a bizonylatok adatai közötti egyeztetés és ellenőrzés lehetőségét, függetlenül az adathordozók fajtájától, a feldolgozás (kézi vagy gépi) technikájától, logikailag zárt rendszerrel biztosítani kell. A bizonylatokat feldolgozásuk és ellenőrzésük előtt csoportosítani kell. Intézményünknél a bizonylatok csoportosítása a következő: - Pénztárbizonylatok - Banki bizonylatok - Beérkező számlák - Kimenő számlák 7

8 - Vegyes bizonylatok - Munkaügyi és bérszámfejtési bizonylatok. - Munkáltatói lakáskölcsönnel kapcsolatos bizonylatok. A csoportosítás az előbbieken túl időrendi sorrendben történik. A bizonylatok feldolgozása során ellenőrizni kell: - Az aláírók jogosultságát - A bizonylatok alaki, tartalmi és számszaki helyességét - A teljes körűségre vonatkozóan: rendelkezésre áll-e minden bizonylat - Az adatok feldolgozása teljeskörűen megtörtént-e - A munkafolyamatba épített ellenőrzés megtörtént-e. A bizonylatok feldolgozásának teljeskörűségét is biztosítani kell, amely a belső bizonylatok esetében sorszámnyilvántartások ellenőrzésével, szigorú számadású nyomtatványok nyilvántartásával való egybevetéssel történhet. A külső bizonylatok esetében olyan nyilvántartási rendszert kell kialakítani, amely biztosítja, hogy minden beérkező bizonylat feldolgozása a gazdasági eseményekhez kapcsolódóan feldolgozásra kerüljön a megfelelő igazolás, ellenőrzés elvégzését követően. A bizonylatok feldolgozása során a következő feladatokat kell elvégezni: - Ki kell jelölni a főkönyvi számlákat, amelyeken a gazdasági esemény hatásának értékét, illetve mennyiségi adatait rögzíteni kell ( számlakijelölés) - A számlakijelölőnek kézjegyével el kell látnia a bizonylatot - Rögzíteni kell a könyvelés megtörténtének tényét - A könyvelés időpontját - Egyeztetés tényét - Biztosítani kell a bizonylat visszakereshetőségét. A bizonylatok alaki ellenőrzése Az alaki ellenőrzés során a következő ellenőrzéseket kell végrehajtani: - A gazdasági esemény bizonylatolása az előírt bizonylaton történt-e - A bizonylatokat sorszám szerint vették-e használatba a szigorú számadású nyomtatványok esetében - A bizonylatok kitöltése teljes körűen megtörtént-e, minden szükséges adat szerepel-e a bizonylaton - A kiállító, az érvényesítő és az utalványozó és a teljesítést igazoló aláírása szerepel-e a bizonylaton - A bizonylat kiállítása megfelelő-e, a javítás szabályszerű-e - A szükséges mellékleteket csatolták-e. A bizonylatok számszaki ellenőrzése A számszaki ellenőrzés során meg kell győződni arról, hogy a mennyiségi és az értékadatok, a számolási műveletek helyesen kerültek-e a bizonylaton rögzítésre. 8

9 A bizonylatok tartalmi ellenőrzése A bizonylatok tartalmi ellenőrzése során vizsgálni kell a gazdasági esemény szükségességét, indokoltságát, az alkalmazott árak helyességét, a vonatkozó jogszabályi előírások betartását. A bizonylatok útja Beérkező bizonylatok, okmányok A posta átvétele, bontása és a szignálása az igazgató feladata, az iktatás a titkárságon történik. Az átutalásos számlák utalványozásának előkészítése: az ellenőrzött számlákat a fizetési határidő napjáig a felelős ügyintéző készíti elő utalványozásra. Kimenő bizonylatok, okmányok A kimenő bizonylatok ( megbízási szerződések, megrendelések) aláírása az igazgató és az igazgatóhelyettes hatáskörébe tartozik, melyet a kötelezettségvállalás, ellenjegyzés, utalványozás, érvényesítés és teljesítés igazolásának rendjéről szóló szabályzat tartalmaz. A bizonylatok átadása könyvelésre A könyvelésre előkészített pénzforgalmi bizonylatokat naponta kell átadni a könyvelésnek. Az egyéb gazdasági események bizonylatait haladéktalanul, de legkésőbb a tárgynegyedév utolsó hónapjának végéig kell átadni a könyvelésnek. A bizonylatok tárolása A bizonylatok tárolása, megőrzése során biztosítani kell, hogy azok könnyen hozzáférhetők legyenek, és a tárolás alatt ne szenvedjenek károsodást. A könyvelési bizonylatokat évenként, bizonylat-típusonként, rendszerezve kell tárolni. A bizonylatok megőrzése Az éves beszámolót, valamint az éves beszámolót alátámasztó főkönyvi kivonatot, a leltárt, a leltár értékelését olvasható formában, valamint az adatok feldolgozásánál alkalmazott, működőképes állapotban tárolt számítógépes programot legalább 8 évig meg kell őrizni. A könyvviteli elszámolást közvetlenül és közvetetten alátámasztó számviteli bizonylatot (ideértve a főkönyvi számlákat, az analitikus, illetve részletező nyilvántartásokat is), legalább 8 évig kell olvasható formában, a könyvelési feljegyzések hivatkozása alapján visszakereshető módon megőrizni. A szigorú számadású bizonylatok rontott példányaira is vonatkozik a 8 éves megőrzési kötelezettség. A megőrzési időn belüli szervezeti változás (ideértve a jogutód nélküli megszűnést is) nem hatálytalanítja e kötelezettséget, így az említett bizonylatok megőrzéséről a szervezeti változás végrehajtásakor intézkedni kell. Az elektronikus formában kiállított bizonylatot - a digitális archiválás szabályairól szóló 9

10 jogszabály előírásainak figyelembevételével - elektronikus formában kell megőrizni, oly módon, hogy az alkalmazott módszer biztosítsa a bizonylat összes adatának késedelem nélküli előállítását, folyamatos leolvashatóságát, illetve kizárja az utólagos módosítás lehetőségét. Az eredetileg nem elektronikus formában kiállított bizonylatról - a papíralapú dokumentumokról elektronikus úton történő másolat készítésének szabályairól szóló jogszabály előírásainak figyelembevételével - készített elektronikus másolattal az e törvény szerinti bizonylat megőrzési kötelezettség teljesíthető, ha a másolatkészítés alkalmazott módszere biztosítja az eredeti bizonylat összes adatának késedelem nélküli előállítását, folyamatos leolvashatóságát, illetve kizárja az utólagos módosítás lehetőségét. A szigorú számadású bizonylatok rontott példányait is legalább 8 évig meg kell őrizni. Bizonylatokat a megőrzés helyéről elvinni csak átvételi elismervény ellenében lehet. A hatósági intézkedésre a megőrzés helyéről kiadott eredeti bizonylatok tartalmáról kivonatot, vagy a bizonylatról fénymásolatot kell készíteni, és az eredeti bizonylat visszahelyezéséig bizonylatként kell megőrizni. II. Gazdasági eseményekhez kapcsolódó bizonylatok Befektetett eszközök bizonylatai A befektetett eszközökről a főkönyvi számlákkal értékben megegyező, analitikus nyilvántartást kell vezetni. Ez az előírás a gyakorlatban azt jelenti, hogy valamennyi befektetett eszközről külön egyedi nyilvántartást kell vezetni, ezt a bizonylatot az Organ P számítógépes program készíti. Az analitikus nyilvántartásnak biztosítani kell, hogy a Gazdasági Szervezet és a hozzá tartozó intézmények befektetett eszközeinek állománya, értéke, összetétele bármely időpontban ellenőrizhető legyen és a bekövetkezett változások adatai a számlaosztály számláinál előírt - a főkönyvi könyvelés tagolása szerinti - részletezésben rendelkezésre álljanak. Immateriális javak nyilvántartásának bizonylatai Az immateriális javakról értékbeni egyedi analitikus nyilvántartást kell vezetni. A nyilvántartásba vételt a számla, adás-vételi szerződés illetve egyéb okmányok alapján kell elvégezni. Ugyancsak a számlának, illetve az egyéb okmánynak megfelelően kell a nyilvántartásban a bruttó értéket szerepeltetni. A bruttó érték megállapításánál a számlában szereplő és visszaigényelhető áfa összegét figyelmen kívül kell hagyni. Amennyiben a beszerzés kizárólag tárgyi adómentes tevékenységhez történt, az állományba vétel az előzetesen felszámított áfával növelt bruttó értéken történik. Amennyiben a beszerzés kizárólag adóköteles tevékenység érdekében történt, az állományba vétel áfa nélküli, nettó értéken történik. 10

11 A nyilvántartásnak tartalmaznia kell a következő adatokat: - Intézmény megnevezése - Immateriális javak megnevezése - Termék jegyzék száma - Leltári szám - Főkönyvi számla száma - Állományba vétel kelte - Készítő, szállító megnevezése - A bevételezés alapjául szolgáló bizonylat, okmány száma - Várható használati idő - A leírás módja, a leírási kulcs %-a - A könyvelés kelte - A bizonylat száma - Az állományváltozás megnevezése - Bruttó érték Ft-ban - Értékcsökkenés Ft-ban - Nettó érték Ft-ban - Napló hivatkozás. Az immateriális javak analitikus nyilvántartására az alábbi iratokat használjuk: - Organ p számítógépes program által készített egyedi nyilvántartó lapot és naplót - Organ P program által készített Állományba vételi bizonylat immateriális javakról. Az egyedi nyilvántartásba adatot feljegyezni csak bizonylat alapján lehet. A naplót főkönyvi számlánként kell megnyitni, hogy a főkönyvi könyvelés adataival egyeztethető legyen. Az egyedi nyilvántartó lapokat minden év december 31-én le kell zárni, de a következő évben a könyvelés folytatható. A naplót minden év végén le kell zárni és minden évben új naplót kell nyitni. Tárgyi eszközök nyilvántartása A tárgyi eszközök nyilvántartásba vételéről a szabályzatban meghatározott bizonylatok felhasználásával kell gondoskodni. Analitikus nyilvántartást kell vezetni a következő tárgyi eszközökről: - Ingatlanok és kapcsolódó vagyoni értékű jogok, ezen belül telek, épület, egyéb építmény - Gépek, berendezések és felszerelések - Jármű - Beruházás - Felújítás - Üzemeltetésre átadott eszközök. A tárgyi eszközök állományának értékére, összetételére vonatkozó bármely időpontban történő ellenőrzést az analitikus nyilvántartás vezetésével kell biztosítani. Ingatlanok és a kapcsolódó vagyoni értékű jogok nyilvántartása 11

12 Az ingatlanok egyedi nyilvántartásának a következő adatokat kell tartalmaznia: - Intézmény megnevezése - Ingatlan megnevezése (címe) - Ingatlan nyilvántartási száma, helyrajzi száma - Az ingatlan műszaki jellemzői - Főkönyvi számla száma - Értékcsökkenési leírás módja, a leírás %-a - Állományba vételi bizonylat száma, kelte - Könyvelés kelte - Változás jogcíme - Bruttó érték növekedés, csökkenés, egyenleg - Értékcsökkenés növekedés, csökkenés, egyenlege - Nettó érték - Naplóra hivatkozási szám. Az épületek, építmények analitikus nyilvántartására az alábbi iratokat használjuk: - Organ P számítógépes programáltal készített egyedi nyilvántartó lapot és naplót - Organ P számítógépes programáltalkészített Állományba vételi bizonylat épületekről. Az egyedi nyilvántartó lapokat minden év december 31-én le kell zárni, de a következő évben a könyvelés folytatható. A naplót minden év végén le kell zárni és minden évben új naplót kell nyitni. Gépek, berendezések, felszerelések és járművek nyilvántartása A Gépek, berendezések, felszerelések és járművek analitikus nyilvántartására az alábbi iratokat használjuk: - Organ p számítógépes programáltal készített egyedi nyilvántartó lapot és naplót - Organ P számítógépes programáltalkészített Állományba vételi bizonylat épületekről. Az egyedi nyilvántartó lapokat minden év december 31-én le kell zárni, de a következő évben a könyvelés folytatható. A naplót minden év végén le kell zárni és minden évben új naplót kell nyitni. Beruházások és felújítások nyilvántartása A beruházásokról, a beruházásra adott előlegekről beruházásonként elkülönítve egyedi nyilvántartást kell vezetni. Az egyedi nyilvántartáson fel kell tüntetni a következőket: - A beruházás megnevezése - A kiadások kelte - A kiadások összege - A szállító megnevezése - A számla kelte - A főkönyvi számla száma - Előleg esetén az előleg elszámolásának időpontja, összege - Az előleg állománya. Organ P számítógépes program által készített nyilvántartó lapokhoz naplót kell vezetni. A felújítások főkönyvi számlákhoz analitikus nyilvántartást kell vezetni. A felújítások analitikus 12

13 nyilvántartását úgy kell vezetni, hogy abból a felújításra került tárgyi eszközönként a felmerült felújítási kiadások összege megállapítható legyen. Az analitikus nyilvántartásnak tartalmaznia kell a következő adatokat: - A tárgyi eszköz megnevezése - Tárgyi eszköz bruttó, nettó értéke - A felújítás jellemző adatai: kivitelező, számla száma, kelte - A felújítási kiadás összege - A felújítás aktiválásának időpontja Kis értékű tárgyi eszköz nyilvántartása A Ft egyedi beszerzési érték alatti tárgyi eszközökről csak mennyiségben kell az analitikus nyilvántartást vezetni. A kis értékű tárgyi eszköz mennyiségi nyilvántartására az Organ P számítógépes program által készített egyedi nyilvántartó kartont és naplót használjuk. Tárgyi eszközök leltározási körzetenkénti nyilvántartása A leltározási szabályzatban meghatározott leltározási körzetenként a tárgyi eszközökről nyilvántartást kell vezetni. A nyilvántartást úgy kell vezetni, hogy abból megállapítható legyen a tárgyi eszköz elhelyezésének pontos megnevezése. A leltározási körzeten belül u.n. szobaleltár tartalmazza egy-egy helyiségben található eszközöket. A nyilvántartási lapot az Organ P számítógépes program készíti el. A mennyiségben nyilvántartott eszközökről szóló nyilvántartás tartalmazza: - Az intézményen belüli helyiséget - Oldalszámot - Hivatkozási számot - Főkönyvi számot - Cikkszámot - Megnevezést - A leltározott mennyiséget. Az értékben és mennyiségben nyilvántartott tárgyi eszközök leltárkörzetenkénti nyilvántartása szobaleltáronkénti bontásban történik szintén. A nyilvántartás tartalmazza: - Eszköz megnevezése - Gyártási szám - Leltári szám - Leltárkörzet megnevezése - Leltározott mennyiség - Főkönyvi szám - Sorszám. A leltározás egyéb bizonylatainak leírását a Leltározási szabályzat tartalmazza. Tárgyi eszközök átadásának-átvételének bizonylatolása A tárgyi eszközök átadás-átvétele történhet intézményen belül, vagy intézmények között. 13

14 Intézményen belüli átadás-átvétel Az intézményen belüli ( a Gazdasági Szervezethez tartozó intézmények közötti is ) átadásátvétel megtörténtének a bizonylatolása a B.Sz.ny. 11/66/új r.sz. jelű Tárgyi eszközök átadásátvételi bizonylata intézményen belül elnevezésű bizonylatot kell használni. A bizonylaton fel kell tüntetni az átadó és átvevő hely megjelölését, a tárgyi eszköz azonosító adatait, valamint a tartozékokat is fel kell sorolni. Tartalmazza a bizonylat továbbá az átadásért és az átvételért felelős aláírását, az átadás-átvétel nyilvántartásokban való könyvelését. A változás tényét rögzíteni kell az átadás-átvétel bizonylat alapján a leltározási körzetenkénti ( s ezen belül a szoba leltár (alleltár) ) nyilvántartásban. Intézmények közötti átadás-átvétel Az intézmények közötti ( nem a Gazdasági Szervezethez tartozó) átadás-átvételről bizonylatot kell készíteni, amelynek tartalmaznia kell: - Az átadó nevét, címét - Az átvevő nevét, címét - Az átadás-átvétel időpontját - Tárgyi eszköz megnevezését - Főkönyvi számla számát - Nyilvántartásba vételi számot átadónál, átvevőnél - Bruttó értéket, értékcsökkenést, nettó értéket - Értékcsökkenés elszámolását - Az átadás könyvelését, időpontját, átvétel könyvelését, időpontját - Átadó, átvevő aláírását. Az intézmények közötti átadás-átvétel megtörténtének bizonylatolására a B.Sz.ny r.sz. jelű Tárgyi eszközök átadás-átvételi bizonylata gazdálkodó szervezetek között elnevezésű nyomtatványt lehet használni. A változást keresztül kell vezetni a tárgyi eszközök egyedi nyilvántartásán, a tárgyi eszközök leltározási körzetenkénti nyilvántartásán, ezen belül a szobaleltárban (alleltár), valamint a főkönyvi könyvelésben. Gépjárművek törzskönyvi nyilvántartása A gépjárműről törzskönyvi nyilvántartást kell vezetni. A törzskönyvet az állományba vételi bizonylat, valamint a gépjármű műszaki könyve és a forgalmi engedély alapján kell kiállítani. A törzskönyvbe a következő adatokat kell bejegyezni: - A gépjármű azonosító adatai - A főjavítások időpontja, átalakítások leírása - Gépjármű kilométer-teljesítménye negyedévenként és éves összesen - Baleseti sérülések rövid leírása. A nyilvántartás céljára az A.T.KPM.231/a.r.sz. jelű Gépjárművek törzskönyve elnevezésű nyomtatványt kell használni. Készletek nyilvántartása A készletekről csak mennyiségi nyilvántartást kell vezetni. 14

15 A készletek nyilvántartásáról a bizonylatokat az Organ P számítógépes program készíti el. A beszerzett készletek munkahelyre történő kiadásának bizonylati alátámasztása az alábbiak szerint történik: A felhasználásra átadott anyagokról a pénzügyi teljesítés bizonylatán megjelöljük a felhasználó munkahelyet és az átvétel elismerését aláírással igazoltatjuk. Eszközök munkahelyi nyilvántartása A használatra kiadott és a nyilvántartó lapon együttesen kimutatott eszközöket ki kell mutatni a használók, valamint az eszközökért felelős személyek szerint. A nyilvántartás szempontjából meg kell különböztetni - Kizárólagos személyi használatra kiadott eszközöket ( pl. Laptop) - A munkahelyek részére, közös használatra kiadott eszközöket (Pl. egy osztályterem eszközeit több tanár is használja) - A kihordási időre kiadott munkaruhákat. A kizárólagos személyi használatra kiadott eszközök nyilvántartása a dolgozónál lévő különféle eszközök féleségenkénti mennyiségi nyilvántartására szolgál. A munkahelyek részére - leltári körzet, ezen belül szobaleltár ( alleltár) - részére, közös használatra kiadott eszközök nyilvántartás a munkahelyre kiadott különféle eszközök féleségenkénti mennyiségi nyilvántartására szolgál. A dolgozóknak kiadott Munkaruhák juttatási idő nyilvántartó lap elnevezésű nyomtatványt kell használni. Száma: B r.sz. A nyilvántartó lapot személyre szólóan kell vezetni. A karbantartáshoz, illetve a gépjárműhöz tartozó szerszámok, tartozékok részletes felsorolását tartalmazza a Szerszámkönyv elnevezésű nyomtatvány, amely a gépjárművezető, illetve a karbantartók részére az általuk használt szerszámokat tartalmazza. Pénz és értékkezelés bizonylatolása Házipénztári nyilvántartás bizonylatai Házipénztári befizetések és kifizetések csak bizonylat alapján számolhatók el. A befizetések és kifizetések bizonylatolására a Bevételi pénztárbizonylat és a Kiadási pénztárbizonylat szolgál. Mindkét nyomtatványt az Organ P számítógépes program készíti el. Befizetések szabályozása A házipénztári befizetésekhez a Bevételi pénztárbizonylatot használjuk. A nyomtatványt a házipénztári befizetés előtt kell kiállítani. A befizetésről kiállított bizonylatnak meg kell egyeznie az alapokmánnyal. A befizetendő összeget a bizonylaton számmal és betűvel kell megjelentetni. A bevételi pénztárbizonylatot - a bevételezett összeg azonosságának igazolása céljából - a befizetővel alá kell íratni. Az összeg befizetésekor a pénz átvételét a pénztáros a bizonylat megfelelő rovatában aláírásával igazolja. A bankszámláról felvett házipénztári készpénznek - a bevételi pénztárbizonylathoz csatolandó - alapbizonylata a címletjegyzék. Az ellátmány felvételt rögzítő bevételi pénztárbizonylatot ki kell állítani, és a pénztárjelentésben szerepeltetni kell. 15

16 A könyvelés megtörténtét a megfelelő hivatkozással fel kell jegyezni a pénztárbizonylaton. A bevételi pénztárbizonylatot két példányban nyomtatja ki a számítógép, amelyből : - Az első példány a könyvelés bizonylata, ezt a példányt a pénztári alapokmányokkal és a vonatkozó pénztárjelentéssel együtt a könyvelés részére kell átadni - A második példányt a befizető részére kell átadni. Kifizetések szabályozása Minden házipénztári kifizetéshez Kiadási pénztárbizonylat elnevezésű nyomtatványt kell az Organ P számítógépes programból kinyomtatni. A kiadási pénztárbizonylathoz minden esetben csatolni kell a vonatkozó pénztári alapbizonylatot ( számla, utiköltség elszámolás) stb.). A pénztáros csak szabályszerűen kiállított, utalványozott, ellenjegyzett, érvényesített és a teljesítési igazolással ellátott kiadási pénztárbizonylat alapján fizethet ki a pénztárból pénzt. A pénztárosnak kifizetéskor meg kell állapítania, hogy a pénzért jelentkező személy jogosult- e a pénz felvételére. Ha a pénz felvételére jogosult nem személyesen jelenik meg a pénztárban, megbízottja részére az összeg csak szabályszerűen kiállított meghatalmazás (B.Sz.ny r.sz.) ellenében fizethető. A meghatalmazást a kiadási pénztárbizonylathoz kell csatolni. Rendszeres kifizetéseknél, esetenkénti meghatalmazás helyett visszavonásig érvényes maghatalmazás is elfogadható. A kifizetés megtörténtét a kedvezményezett, vagy megbízottja aláírásával igazolja. Az aláíró általában egy személy. Abban az esetben, ha több kedvezményezett van, az aláírások a mellékletet képező alapokmányon szerepelnek. Ennek feltétele, hogy valamennyien egy napon vegyék fel a pénzt. Ha a pénzt a felvevőnek - a későbbi időpontban - a házipénztárból felvett összegről el kell számolni, akkor a kiadási pénztárbizonylat mellékletét képezi az elszámolásra kiadott előleg nyomtatvány 1 példánya. A kiadási pénztárbizonylatot egy példányban kell kiállítani, amely a könyvelés bizonylata, a pénztári alapokmányokkal és a vonatkozó pénztárjelentéssel együtt a könyvelés részére kell átadni. Pénztári nyilvántartás A pénztári nyilvántartás céljára az Organ P számítógépes program nyomtatja ki az Időszaki pénztárjelentés elnevezésű nyomtatványt. Az időszaki pénztárjelentésen első oldalának felső részében szerepel az időszak, amelyre a pénztárjelentés vonatkozik. Sorrendben felvezeti a számítógép : - A befizetések, illetve kifizetések sorszámát - A befizetések, illetve kifizetések időpontját - A bevételi-, illetve kiadási pénztárbizonylat gépi sorszámát - A készpénzváltozást előidéző esemény megnevezését - A befizetett, illetve kifizetett összeget és a házipénztár egyenlegét. Abban az esetben, ha a lap betelt, a bevételi és kiadási oszlopban bejegyzett tételeket összeadja a gép és a lap alján az Átvitel sorba rögzíti a gép, majd az átvitel összegét a következő lapra átvezeti és folytatja a pénztári események rögzítését. 16

17 A Pénztárellenőrzés rovatba a tényleges záró pénzkészlet mennyisége kerül feljegyzésre. Az időszaki pénztárjelentés mellékletét képezi a záró pénzkészlet címletjegyzéke. A Mellékletek rovatba a pénztárjelentésbe bejegyzett bevételi- és kiadási pénztárbizonylatok darabszáma kerül rögzítésre. A pénztárjelentést a pénztárosnak és a pénztárellenőrnek alá kell írni. Nyugta a befizetésről A bizonylat azoknak a készpénzbefizetéseknek átvételi igazolására szolgál, amelyeket nem a házipénztárba fizetnek be, hanem egyéb rendkívüli esetben más személy szed be. Nyugtát kell kiállítani például akkor, ha az étkezési térítési díjat nem a házipénztárba fizetik be, hanem más ezzel a feladattal megbízott dolgozó vesz át a diákoktól, és azzal a házipénztár felé elszámol. Címletjegyzék A banki befizetések és készpénzfelvételek esetében a pénz címleteinek feltüntetésére és értékük kimutatására a B.Sz.ny r.sz. jelű Címletjegyzék elnevezésű nyomtatványt kell használni. Készpénzigénylés elszámolása Az elszámolási kötelezettség mellett kifizetett előlegek igénylésének nyilvántartására a B.Sz.ny /N.r.sz. jelű Készpénzigénylés elszámolásra elnevezésű nyomtatványt kell alkalmazni. A nyomtatvány első példányán fel kell tüntetni a kedvezményezett nevét, az előleg jogcímét és elszámolásának határidejét. A nyomtatvány első példányán fel kell tüntetni az igényelt összeg kifizetését tanúsító pénztárbizonylat számát, majd azt a pénztárbizonylat mellékleteként kell megőrizni. Előleg folyósítására általában a következő jogcímeken kerül sor: - Kiküldetési költségekre - Beszerzésre, vásárlási előleg - Pénzkezelő hely ellátmánya - Üzemanyag vásárlásra stb. Készpénz elszámolásra csak névre szólóan, az arra jogosult utalványozása és csak bizonylat alapján lehet kifizetni előleget, ha nyilvánvalóvá válik, hogy az elszámolásra kiadott összeg a célnak megfelelően nem használható fel, a felvett összeget haladéktalanul vissza kell fizetni. Ha ugyanaz a személy elszámolásra újabb összeget vesz fel, a korábban felvett összeggel akkor is el kell számolni, ha annak elszámolására a megjelölt határidő nem telt el. Elszámolásra kifizetni előleget csak az Engedély vásárlási előleg felvételére c. irat kitöltése és engedélyezése után lehet. Amennyiben a gazdasági ügyintézők a pénzkezelő helyeken a Pénztár és Pénzkezelési szabályzatban foglalt összeghatárnál több ellátmányt vesz fel, azt külön engedélyeztetni kell. Az üzemanyag- előleg elszámolásra a D.Sz.ny.12-53/N.r.sz. jelű nyomtatványt kell használni. Elszámolásra kiadott összegek nyilvántartása Az elszámolási kötelezettséggel kiadott összegekről a pénztáros nyilvántartást köteles vezetni. 17

18 A nyilvántartásra a B.Sz.ny r.sz. jelű nyomtatványt kell használni, amelynek tartalma: - Sorszám - A felvétel időpontja - A kiadási pénztárbizonylat száma - Felvevő neve - Felvétel jogcíme - Felvett összeg - Elszámolás határideje és tényleges időpontja - A ténylegesen felhasznált összeg - A visszavételezés bevételi pénztárbizonylatának száma. Az elszámolásra kötelezettség mellett felvett előleggel bruttó módon kell elszámolni. Elszámoláskor ennek megfelelően az elszámolásra kiadott előleggel azonos összegű bevételi pénztárbizonylatot, majd a ténylegesen felhasznált összegről pedig kiadási pénztárbizonylatot kell kiállítani. A nyomtatványra az elszámolás alkalmával kiállított pénztárbizonylat alapján fel kell jegyezni a ténylegesen felhasznált összeget, továbbá az elszámolást igazoló bevételi pénztárbizonylat számát. Meghatalmazások A meghatalmazást akkor kell alkalmazni, amikor valamilyen jogcímen az intézmény pénztárából a kedvezményezett nem személyesen veszi fel a neki járó készpénzt. Egy alakalomra szóló meghatalmazás Az egy alkalomra szóló meghatalmazáshoz a B.Sz.ny r.sz. jelű meghatalmazás egyszeri alkalomra elnevezésű nyomtatványt kell alkalmazni. A szabályszerűen kitöltött és aláírt meghatalmazást a kiadási pénztárbizonylathoz csatolva kell megőrizni. Többszöri alkalomra szóló meghatalmazás A többszöri készpénz felvételre jogosító meghatalmazáshoz a B.Sz r.sz. jelű meghatalmazás többszöri alkalomra elnevezésű nyomtatványt kell alkalmazni. A meghatalmazáson az aláírások azonosságát a pénzfelvétel alkalmával a pénztáros köteles ellenőrizni. Átutalási megbízás A készpénz nélküli követelés teljesítése a banki terminálon történik. Amennyiben nem az előző módon, akkor átutalási megbízást kell használni, amelyet a számlavezető banktól kell beszerezni. Az átutalási megbízás tartalmazza: - A megbízás keltét - Az átutaló bankszámláját vezető bank nevét és székhelyét - Az átutaló nevét és székhelyét - Az átutaló számlaszámát - A jogosult nevét és székhelyét - Az összeget - A jogosult számlaszámát 18

19 - Közleményt - Az átutaló aláírását a banknál bejelentett módon. Személyi juttatások nyilvántartása és bizonylatolása Az intézmény feladatai ellátásához - az alapvető feladatokhoz szervesen kapcsolódva - folyamatosan gondoskodik a szükséges személyi feltételek biztosításáról. Ehhez feltétlenül szükséges, hogy a munkaerő-gazdálkodás során megjelenő adatokról megfelelő bizonylati garnitúra álljon rendelkezésre. Az intézmény a foglalkoztatottak jogviszonyát - a közalkalmazottak jogállásáról szóló évi XXXIII. Törvény határozza meg amellett, hogy a Munka Törvénykönyvének, az 2012.évi I. Törvény bizonyos szabályai, paragrafusai is hatályosak a foglalkoztatásra. A bizonylati rend kialakításánál, illetve folyamatos vezetésénél különösen nagy figyelmet igényel a következő feltételek érvényesülése: - Az adatok személyhez kötődő jellege miatt a jogszabályok által definiált, személyes adatok védelméhez fűződő előírások betartása - A szükséges adatok naprakészsége folyamatosan biztosított legyen - Adatvédelem feltételeinek biztosítása ( tárolási hely zárhatósága, számítástechnikai feldolgozás hozzáférési korlátozása jelszavas rendszerrel stb.) - A nyilvántartásoknak hiteles dokumentumokon alapuló adatokat kell tartalmaznia a munkavállalókról - A nyilvántartások adattartamának több jogszabályi előírásnak kell eleget tenni. A követelmények egységes szerkezetbe foglalására a központosított bérszámfejtési szolgáltatást ellátó MÁK szakértői munkacsoportja kidolgozta a nyomtatványok azon rendszerét, amely egyidejűleg igyekszik eleget tenni minden jogszabályi nyilvántartási kötelezettségnek. Személyi juttatások nyilvántartásának bizonylatai - Adatfelvételi lap - Kinevezés közalkalmazotti jogviszonyba - Munkaköri leírás - Átsorolás közalkalmazotti jogviszonyban - Értesítés illetmény változásáról a közalkalmazotti jogviszonyban - Megbízási szerződés - Munkaviszony megszűnés bizonylatai - Közalkalmazotti igazolás - Közalkalmazotti nyilvántartás A rendszeres személyi juttatásokhoz kapcsolódó nyilvántartások bizonylatai Minden közalkalmazotti foglalkoztatási jogviszony esetén vezetni kell nyilvántartásokat annak érdekében, hogy a havi rendszeres járandóságok számfejtésre kerülhessenek. A személyi juttatások direkt módon, azaz alapbizonylattal kapcsolódó nyilvántartások közül a legfontosabbak a következők: - Jelenléti ív: a bérszámfejtés alapirata. - Jelentés a munkából való távolmaradásról: a rendszeres havi járandóságok számfejtéséhez a jelenléti ív mellett-és alapján - el kell készíteni a jelentés a munkából való távolmaradásról elnevezésű bizonylatot, amelynek mellékleteként csatolni kell a szükséges okmányokat ( pl. 19

20 keresőképtelenség esetén a táppénzes utalványokat, kórházi ellátás utalványait, fizetés nélküli szabadság engedélyezéséről szóló iratot). Minden a munkavégzéssel nem járó napok távolmaradását tartalmazza a bizonylat. - Illetmény nyilvántartó lap : a MÁK bérszámfejtő rendszere ezt előállítja folyamatosan, adatszolgáltatást biztosítva ezzel az éves személyi jövedelemadó bevalláshoz is. - Illetmény kifizetési jegyzék - Könyvelési bizonylat: A személyi juttatások nyilvántartását, a nem rendszeres, intézményünknél un. Könyvelési bizonylaton hó közben házipénztárból kifizetett, vagy folyószámlára utalt összegekre is ki kell terjeszteni. A nyilvántartásoknak a teljes kifizetéseket zárt rendszerűen tartalmaznia kell, mivel kettős célt szolgálnak: egyrészt a központosított bérszámfejtés részére a havi személyi jövedelemadó, egyéni és munkáltatói járulékok bevallásához, befizetéséhez be kell, hogy kerüljenek a számfejtési rendszerbe ezen intézményi kifizetések is. Másrészt az illetmény nyilvántartó lap ( karton) személyenként is ily módon fogja tartalmazni az év során felvett összes járandóságot. Beérkező és kimenő számlák nyilvántartása és bizonylatolása Beérkező számlák nyilvántartása és bizonylatolása A szállítói számla esetében a nyilvántartásunk tartalmazza: - Sorszám - A szállító neve - A számla száma, összege - Tárgyi adómentes tevékenységösszege - Adóalap kulcsonkénti bontásban - Előzetesen felszámított áfa levonható és le nem vonható megosztásban - Az előleg számla levonása - Előleg levonása utáni számla összeg - A fizetés módja - A számlán feltüntetett teljesítési időpont - A számla: Érkezésének időpontja Igazolásra átadva/visszaérkezett Fizetési határideje Kiegyenlítésének kelte/összege - Könyvelésnek átadás kelte - Megjegyzés - Sorszám. Év végén az elismert és kiegyenlítetlen számlákról - a leltározás részeként - célszerű egy kimutatást készíteni az alábbi tartalommal: - Számla sorszáma - Szállító megnevezése - Számla kelte - Számla összege - Fizetési határidő. 20

21 Kimenő számla nyilvántartása és bizonylatolása A kibocsátott számlákról nyilvántartást kell vezetni. Intézményünkben ez az alábbi tartalommal készül: - Sorszám - A vevő neve - A számla száma/összege - A fizetés módja - A számlán feltüntetett teljesítés időpontja - A számlafizetési határideje - A számla kiegyenlítésének kelte/összege - Az adómentes tevékenység összege - Az adóalap kulcsonkénti összege/ adó összege - Adóalapot nem képező tételek. Megrendelés és utalványozás bizonylatolása A költségvetési gazdálkodás folyamatában a jogkörök gyakorlása és a kötelezettségek teljesítése egymást követő feladatokból áll: kötelezettségvállalás - kötelezettségvállalás ellenjegyzése - teljesítés igazolás - érvényesítés - utalványozás - utalványozás ellenjegyzése - pénzügyi teljesítés. A kötelezettségvállalásra jogosultak személyét a 368/2011.(XII.31.) Kormányrendelet határozza meg. A kötelezettségvállalás olyan intézkedés, amely fizetési vagy egyéb kötelezettséget von maga után. Leggyakrabban előforduló formái: - Alkalmazási okirat - Megrendelés - Szerződés. A gazdálkodás folyamatának másik fontos eleme az utalványozás, a kiadások teljesítésének és a bevételek beszedésének elrendelése. Intézményünk külön utalványlapon Utalványrendelet utalványoz, melyet az Organ P számítógépes program készít. Kiküldetés és menetlevelek nyilvántartása és bizonylatolása Az intézmény tulajdonában lévő gépjárművekről a gépkocsivezetők rendszeresen, naprakészen menetlevelet vezetnek a D.Gépj.36 sz. nyomtatványon. Kiküldetési költségek Kiküldetési költségeknél elsősorban a személyi kiadások terhére elszámolandó - belföldi és külföldi - napidíjak, valamint a saját gépjármű hivatalos célú használata esetén kell használni. A belföldi hivatali utazás költségtérítésének nyilvántartásául szolgáló Belföldi kiküldetési utasítás és költségelszámolás B nyomtatványt használjuk. A külföldi kiküldetés esetében pedig a Külföldi kiküldetési rendelvény és költségelszámolás B /új/V.r.sz. nyomtatványt használjuk. 21

22 Leltározás bizonylatolása A leltár és leltározás megbízhatóságát a szabályszerűen kiállított és kezelt leltárbizonylatok támasztják alá, melyet a mérleg mellékleteként kell megőrizni. A leltározáshoz szükséges bizonylatokat az Organ P számítógépes program készíti. Selejtezés bizonylatolása A selejtezés lebonyolítása a vonatkozó szabályzatban foglaltaknak megfelelően történik. Mind a tárgyi eszközök, mind a készletek selejtezése esetén jegyzőkönyvet kell készíteni. Tárgyi eszköz selejtezési bizonylatai: Sz.ny Tárgyi eszközök selejtezési jegyzőkönyve Sz.ny Selejtezett tárgyi eszközök jegyzéke Sz.ny Tárgyi eszközök selejtezéséből visszanyert tartozékok, alkatrészek, hulladékok jegyzéke Sz.ny Megsemmisítési jegyzőkönyv Készletek selejtezési bizonylatai: B.Sz.ny Készletek selejtezési, leértékelési jegyzőkönyve Sz.ny Selejtezett készletek jegyzéke Sz.ny Készletek selejtezéséből visszanyert hulladék anyagok jegyzéke Sz.ny Leértékelt készletek jegyzéke Sz.ny Megsemmisítési jegyzőkönyv A selejtezési jegyzőkönyveket és azok mellékleteit úgy kell elkészíteni, hogy azok megfelelő adatokat tartalmazzanak a könyvviteli elszámoláshoz. Munkáltatói lakáskölcsön bizonylatolása A munkáltatói lakáskölcsönök feladatait a Fővárosi Önkormányzat által fenntartott oktatási és kulturális intézmények közalkalmazottai részére nyújtott lakáscélú kamatmentes támogatásának szabályzata tartalmazza. A munkáltatói lakáskölcsön bizonylatai: - Elkészítendő iratok listája - Kérdőív és engedély lakáscélú építési vásárlási kölcsön igényléséhez - Rendelkező levél - Megállapodás - Megállapodás Kiegészítés - Ingatlan-nyilvántartási kérelem I. - Ingatlan-nyilvántartási kérelem II. - Megbízás jelzálog ingatlan-nyilvántartásból való törlésre - Munkáltatói lakáskölcsön/vissza nem térítendő támogatás igénylőlap - Földhivatalok listája - Munkáltatói illetve önkormányzati hitelek havi/negyedéves tételes ügyfelenkénti elszámolása 22