VÁCI SZAKKÉPZÉSI CENTRUM BIZONYLATI SZABÁLYZATA

Átírás

1 VÁCI SZAKKÉPZÉSI CENTRUM BIZONYLATI SZABÁLYZATA Jóváhagyta: Dudás Tibor főigazgató Készítette: Debreceniné Csőke Krisztina Hatályos:

2 TARTALOMJEGYZÉK 1. BEVEZETÉS 3 2. A BIZONYLATI ELV ÉS A BIZONYLAT FOGALMA 2.1. A bizonylati elv A számviteli bizonylat fogalma 4 3. A BIZONYLATOK FAJTÁI ÉS KEZELÉSÜK MÓDJA 3.1. A költségvetési gazdálkodás bizonylatai A szigorú számadású nyomtatványok és nyilvántartásuk A külső bizonylatok és feldolgozásuk 6 4. A BIZONYLATOK KÖVETELMÉNYEI ÉS KIÁLLÍTÁSA 4.1. A bizonylatok alaki és tartalmi követelményei (kellékei) A bizonylatok kiállításának formája, időpontja A bizonylat példányszáma, szabályszerűsége A téves bizonylat előírásszerű javítása 7 5.ABIZONYLATOKFELDOLGOZÁSA KÖTELEZETTSÉGVÁLLALÁS 5.1. A bizonylatok számozása A bizonylatok aláírása A kötelezettségvállalás fogalma és gyakorlása A kötelezettségvállalás formái A bizonylatok ellenőrzése, hiánypótlása A bizonylatok feldolgozása, könyvelése A BIZONYLATOK UTALVÁNYOZÁSA-ELLENJEGYZÉSE 6.1. Az utalványozás fogalma és formái Az ellenjegyzés fogalma és gyakorlása Az érvényesítés Az összeférhetetlenség egyes szabályai Az utalványozás folyamata A BIZONYLATOK TÁROLÁSA, MEGŐRZÉSE ZÁRÓ RENDELKEZÉSEK

3 Bizonylati Szabályzat Váci Szakképzési Centrum (2600 Vác, Naszály út 8.) gazdasági műveleteinek bizonylati fegyelme érdekében az alábbi főigazgatói utasítást adom ki a Szervezeti és Működési Szabályzat mellékleteként. 1. BEVEZETÉS A bizonylat rendje meghatározza a számviteli bizonylatokban feltüntetendő adatokat, valamint a bizonylatok kezelését, feldolgozását és megőrzését. A szabályzat célja, hogy megszilárdítsa a bizonylati fegyelmet és szervezettebbé tegye az ügyviteli munkát. A bizonylati szabályzat a Számvitelről szóló évi C törvény valamint a 4/2013.(I.11.) Korm. rendelet figyelembevételével készült. 2. A BIZONYLATI ELV ÉS A BIZONYLAT FOGALMA 2.1. A bizonylati elv A bizonylati elv alapján a költségvetési intézménynek minden gazdasági műveletről, eseményről - amely az eszközök, illetőleg a források állományát, összetételét megváltoztatja - bizonylatot kell kiállítani. A bizonylati elv vonatkozik az intézménykezelésében lévő valamennyi aktív és passzív vagyonra. A bizonylati elv következetes és pontos megvalósítása - a bizonylati fegyelem érvényre juttatása - elengedhetetlen feltétele a szabályszerű intézményi gazdálkodásnak. A bizonylati elv szerint a gazdasági műveletek folyamatát tükröző összes bizonylat adatait a könyvviteli nyilvántartásban rögzíteni kell. Az intézmény gazdálkodásában érvényesítendő az a követelmény, hogy könyvelni csak szabályszerűen kiállított bizonylat alapján szabad! Szabályszerű az a bizonylat, amely az adott gazdasági műveletre (eseményre) vonatkozóan a könyvvitelben rögzítendő és a más jogszabályban előírt adatokat a valóságnak megfelelően, hiánytalanul tartalmazza,megfelel a bizonylat általános alaki és tartalmi követeleményeinek és amelyet hiba esetén előírásszerűen javítottak. A bizonylati szabályzat tartalmazza a gazdasági műveleteket kísérő bizonylatok kezelésének módját, és meghatározza mindazokat az adathordozókat, amelyeket a vonatkozó rendelkezések az intézmény gazdálkodási területén a számviteli bizonylat fogalmi körébe utalnak

4 2.2. A számviteli bizonylat fogalma Számviteli bizonylat minden olyan a gazdálkodó által kiállított, készített, illetve a gazdálkodóval üzleti vagy egyéb kapcsolatban álló természetes személy vagy más gazdálkodó által kiállított, készített okmány ( számla, szerződés, megállapodás, kimutatás, hitelintézeti bizonylat, bakkivonat, jogszabályi rendelkezés, egyéb ilyennek minősíthető irat) függetlenül annak nyomdai vagy egyéb előállítási módjától-, amely a gazdasági esemény számviteli elszámolását támasztja alá. A számviteli bizonylatot a gazdasági esemény megtörténtének vagy végrehajtásának időpontjában kell kiállítani magyar nyelven. A magyar nyelven kiállított bizonylaton az adatok más nyelven is feltüntethetők. A számviteli bizonylatot idegen nyelven is ki lehet állítani, azonban azokat az adatokat, megjelöléseket, melyek a bizonylat hitelességéhez, a valóságnak megfelelő adatrögzítéshez szükségesek, magyarul is fel kell tüntetni. 3. A BIZONYLATOK FAJTÁI ÉS KEZELÉSÜK MÓDJA 3.1. A költségvetési gazdálkodás bizonylatai Az intézményi gazdálkodásban számviteli bizonylatnak különösen az alábbi okmányok minősülnek: - kimenő és beérkező számlák, - a pénztári bevételi és kiadási bizonylatok, pénztárjelentés, - nyugták, átvételi elismervények, - a bérjegyzékek, összesítő, bérfeladások, - a különböző kézi és gépi könyvelési feladások, összesítők, könyvelési bizonylatok, információk, - raktári anyag- és tárgyi eszköz bevételezési, kiadási visszavételezési bizonylatok, - szervezeti egységek közötti anyag-, eszközmozgatási bizonylataik, - a tűzvédelmi, munkavédelmi gázkészülék karbantartási munkalapok, - a leltározás és a selejtezés bizonylatai, dokumentumai, - általában minden olyan okmány, szerződés, megállapodás, amely az eszközökben, forrásokban, a költségekben, bevételekben változást idéz elő A szigorú számadású nyomtatványok és nyilvántartásuk A készpénz kezeléséhez, más jogszabály előírása alapján meghatározott gazdasági eseményhez kapcsolódó bizonylatokat ( ideértve számlákat, egyszerűsített számlát, nyugtát), továbbá minden olyan nyomtatványt, amelyért a nyomtatvány értékét meghaladó vagy a nyomtatványon szereplő névértéknek megfelelő ellenértéket kell fizetni, vagy amelynek az illetéktelen felhasználása visszaélésre adhat alkalmat, szigorú számadási kötelezettség alá, kell vonni

5 A számviteli bizonylatok egy része szigorú számadási kötelezettség alá vont nyomtatvány. Ezek a következők: - Bevételi pénztárbizonylat, - Kiadási pénztárbizonylat, - Pénztárjelentés, - Készpénzfelvételi utalvány, - Készpénzfizetési számla, - Készpénzigénylés elszámolásra, - Elszámolásra kiadott összegek nyilvántartása, - Számla, - Szállítólevél, - Gépjármű menetlevél, - Raktári bevételi és kivételezési bizonylat, - Késztermék bevételi és kivételezési bizonylat, - Tárgyi eszközök állományba vételi bizonylata, - Tárgyi eszköz állománycsökkenési bizonylat, - Nyugta tömb, - Kiküldetési rendelvény, - Étkezési jegyek, - Leltárfelvételi ív, - Selejtezési jegyzőkönyv, - Szabadságengedély - Ajándékutalvány, A nyomtatványokról fajtánként hitelesített nyilvántartást kell vezetni,(melyet tartalmaz a munkaköri leírás, s) amely a következő adatokat tartalmazza: - a bizonylat bevételezésének keltét, - a bevételezett bizonylat mennyiségét, - a nyomtatvány kezdő és végső sorszámát, - az igénybevétel keltét, - a kiadott nyomtatvány sorszámát, mennyiségét, - az átvétel elismerését, - a leadott tőpéldány átvételének elismerését. A szigorú számadás alá vont nyomtatványokat páncélszekrényben kell őrizni! Aki a szigorú számadás alá tartozó nyomtatványokkal kapcsolatos rendelkezéseket megszegi, vagy a rendelkezések megtartásáról nem gondoskodik, anyagi és fegyelmi felelősséggel tartozik. A kiállítás közben vagy más módon elrontott, illetve elszakadt szigorú számadás alá tartozó nyomtatványokat vastag vonallal keresztben át kell húzni és rontott felírással kell ellátni. A szigorú számadás alá vont nyomtatványok rontott példányait - tételes nyilvántartás esetén - a nyilvántartásba is fel kell jegyezni

6 A felhasználó köteles a nyomtatványokkal (beleértve az esetlegesen rontott példányokat is) elszámolni. A szigorú számadású nyomtatványokat beszerzésekor emelkedő sorrendben kell felvezetnie a szigorú számadású nyomtatványok nyilvántartó lapjára. A nyomtatvány kiadását későbbi időpontban a bevételezéssel egyező sorban kell kivezetni. Az év közben betelt nyomtatvány tömböket, nyomtatvány tőpéldányokat évente össze kell csomagolni, a csomagot lezárva kell irattárba helyezni. Az utolsó bizonylat felhasználásának keltétől kell a selejtezés időpontját számolni. A csomagon fel kell tüntetni a tartalmát, darabszámát és a selejtezés időpontját. Az év közben betelt nyomtatvány tömböket 8 évig meg kell őrizni az irattárban A külső bizonylatok és feldolgozásuk Külső számviteli bizonylatnak minősülnek azok az okmányok, amelyeket elsődlegesen nem az intézménynél állítottak ki, de az intézmény vagyonát megváltoztató gazdasági eseményről készültek. Külső bizonylatok közül a legfontosabbak: - bankszámla kivonatok, és azok mellékletei, - terhelési és jóváírási értesítések, - szállítólevelek, átvételi elismervények, - számlák, nyugták stb. Külső féltől érkező bizonylaton megállapított hibákról a külső felet tájékoztatni kell, s a bizonylatot javítás, vagy (érvénytelenítés esetén) új bizonylat kiállítása céljából vissza kell küldeni kísérőlevéllel postai úton. A javításra visszaküldött bizonylatot minden esetben be kell jegyezni a számlanyilvántartásba. A bizonylat feldolgozása a javításnak megfelelően történik. Javítani kizárólag kézzel kiállított bizonylatot lehet! Géppel kiállított számla javítása tilos, érvénytelenítése után új számla kiállítása szükséges! A feldolgozás folyamatának néhány előírása: - postabontás és nyilvántartásba vétel után az illetékeshez kerülnek további feldolgozásra, - a fizetési kötelezettséget tartalmazó bizonylatot kötelezettségvállalással kell ellátni, - a számlákat a feldolgozás előtt utalványrendelettel kell felszerelni

7 4. A BIZONYLATOK KÖVETELMÉNYEI ÉS KIÁLLÍTÁSA 4.1. A bizonylatok alaki és tartalmi követelményei (kellékei) Az alaki kellékek általában azok a formák, példányszámok, amelyeket a bizonylati rend meghatároz. A tartalmi kellékek a jogosságra, a szükségszerűségre és az adathűségre vonatkoznak. A bizonylatokon minden esetben szerepelni kell a következő adatoknak: - a bizonylat megnevezése, kelte, sorszáma,egyéb azonosítója - a kiállító megnevezése, címe, adószáma, bankszámlaszáma, - az intézmény, mint címzett (vevő, szállító) megnevezése, - a gazdasági műveletet elrendelő szervezet vagy személy megnevezése, - a gazdasági művelet tartalmának részletes körülírása, az erre vonatkozó mennyiségi, minőségi egységár és összes érték adatok feltüntetése, - a gépi feldolgozás esetén a feldolgozási programok azonosító jelzése, az adatállomány azonosító jelzése, az azonosítási kódok, - az árut, pénzt átvevő személy neve,aláírása - az érvényesítő és az ellenőrzést végző személyek aláírása, - a kiállításért felelős alkalmazott aláírása, - a feldolgozás során szükséges jelölések (kontírozás, hivatkozás, stb.) - az azonnali felhasználásra kerülő anyagoknál a felhasználás igazolása, - az utalványozó vezető aláírása, - ellenjegyző aláírása, - pénzmozgásra vonatkozó bizonylatok esetében a fizetési kondíciók, határidők, közbenső fenntartott jogok, átruházási nyilatkozatok felsorolása A bizonylatok kiállításának formája, időpontja A bizonylatot akár kézzel, akár géppel készítik, mindenkor pontosan, olvashatóan és a kiadott rendelkezéseknek megfelelően kell kiállítani. A helytelen kiállításból eredő mulasztásért a bizonylatot kiállító pénztáros, vagy könyvelő az előírt feladatainak elhanyagolásáért anyagi felelősséggel tartozik. A bizonylatot a gazdasági művelet végrehajtásának, vagy a gazdasági esemény megtörténtének az időpontjában kell kiállítani A bizonylat példányszáma, szabályszerűsége Az egy gazdasági műveletről a kiállítandó bizonylati példányszámot a hatályos jogszabályi előírások, valamint az ügyviteli eljárás gazdaságosságának figyelembevételével kell kialakítani

8 Szabályszerű bizonylat az, amely az adott gazdasági műveletre vonatkozóan a könyvvitelben rögzítendő és más jogszabályban előírt adatokat a valóságnak megfelelően, hiánytalanul tartalmazza, megfelel a bizonylat általános alaki és tartalmi követelményeinek és amelyet hiba esetén előírásszerűen javítottak A téves bizonylat előírásszerű javítása A bizonylatra helytelenül bejegyzett adatok javítása során az eredeti bejegyzést át kell húzni úgy, hogy az eredeti bejegyzés (szám, vagy szöveg) olvasható maradjon. A helyes adatot az áthúzott szám, vagy szöveg fölé kell írni. A javított bizonylatot a helyesbítő személynek alá kell írnia és a helyesbítés idejét fel kell tüntetni. A javítás, helyesbítés tényét cégszerűvé kell tenni az által, hogy az intézmény bélyegző lenyomatával el kell látni. Sorszámozott bizonylati űrlap rontott példányait megsemmisíteni nem lehet, hanem azokat a tőpéldány mellett áthúzással érvénytelenítve kell megőrizni. Bankbizonylatot javítani tilos! Helytelenül, hibásan kiállított banki bizonylat helyett minden esetben újat kell kiállítani, és a rontott bizonylat összes példányát meg kell őrizni. kizárólag kézzel kiállított bizonylatot lehet! Géppel kiállított számla javítása tilos, érvénytelenítése után új számla kiállítása szükséges! 5. A BIZONYLATOK FELDOLGOZÁSA - KÖTELEZETTSÉGVÁLLALÁS 5.1. A bizonylatok számozása A bizonylatokat a gazdasági események sorrendjének megállapítása céljából sorszámmal kell ellátni. Egyes bizonylatfajták nyomdai úton előre sorszámozottan kerülnek forgalomba (pl. pénztári bizonylat, számlatömb), másokat a felhasználó köteles megfelelő folyamatos sorszámmal ellátni. A számozás egyrészt a gazdasági események sorrendjének megállapítására és az azonosítás biztosítására, másrészt az adatvesztés nélküli (hiánytalan) feldolgozás ellenőrzésére szolgál. Szigorú számadású nyomtatványokat a készletre vételkor kell sorszámozni A bizonylatok aláírása A bizonylatok kiállítói, ellenőrei, kötelesek aláírásukkal felelősséget vállalni tevékenységükért. A bizonylatok aláírására jogosult felelős dolgozókat az intézmény vezetője jelöli ki. A bizonylatok alapján érdemi intézkedést csak akkor szabad tenni, ha a bizonylatot arra jogosult írta alá. Bárki aki jogosult az intézmény költségvetési előirányzat - 8 -

9 terhére anyagi következménnyel járó gazdasági eseményről szóló bizonylatot, okmányt készíteni, aláírni, köteles a bizonylat alaki, tartalmi, hitelességéről meggyőződni. A következményeknek meg nem felelő bizonylat átvevője anyagi felelősséggel tartozik A kötelezettségvállalás fogalma és gyakorlása A kötelezettségvállalás olyan intézkedés, amelynek teljesítésével az intézményre különböző kondíciókkal járó fizetési kötelezettség hárul. A kötelezettségvállalásban az arra jogosult személy utasítást ad munkavégzés megrendelésére, szolgáltatás igénybevételére, áru szállítására, és ezáltal kötelezi magát arra, hogy az elvégzett munka a teljesített szolgáltatás, a megrendelt áru ellenértékét kiegyenlítik. A kötelezettségvállalás a költségvetési pénzeszközök felhasználására hatást gyakorol. A fenntartó által jóváhagyott költségvetés keretein belül kötelezettségvállalásra jogosult: centrum főigazgatója és az általa írásban kijelölt személyek. Az intézményvezető tartós távolléte esetén a kötelezettségvállalásra az alábbi beosztású vezető helyettes jogosult: főigazgató által kijelölt vezető. A kötelezettségvállalás csak ellenjegyzéssel együtt válik érvényessé. Intézményünknél összeghatártól függetlenül a kötelezettségvállalást analitikus nyilvántartásba vesszük A kötelezettségvállalás formái A kötelezettségvállalás leggyakoribb formája az alkalmazás, a megrendelés és a vállalkozási, szállítási szerződés. Az alkalmazás során (munkaviszony létesítése közalkalmazotti kinevezéssel, vagy megbízásos munkaszerződéssel) a kötelezettségvállaló - a béralap terhére - kötelezettséget vállal a dolgozó munkabérének kifizetésére a dolgozó munkaviszonyának fennállásáig. A megrendelés során a kötelezettségvállaló - a költségvetés terhére - kifizetést vállal szolgáltatások teljesítésére, áru szállítására. A megrendelést írásban kell rögzíteni. A vállalkozási szerződésben a kötelezettségvállaló - a költségvetés terhére - nagyobb volumenű tevékenységek végrehajtását igényli írásban. Vállalkozási szerződésbe foglalják a beruházások, felújítások stb. feladatait. A kötelezettségvállaló a szolgáltatások teljesítését követően eleget tesz fizetési kötelezettségének

10 5.5. A bizonylatok ellenőrzése, hiánypótlása A számviteli bizonylatokat felül kell vizsgálni és könyvekben történő rögzítés előtt alaki és tartalmi szempontból. Az ellenőrzéssel megbízott személyek (gazdasági vezető, pénztári ellenőr, könyvelő stb.) kötelesek a bizonylatokat a valódiság szemszögéből különös figyelemmel megvizsgálni. A bizonylatok hiánypótlása egyszerűbb esetekben (pl. elmaradt aláírás pótlása) közvetlenül a munkakapcsolatban történik. Ha a bizonylat ellen súlyosabb alaki, tartalmi kifogás merül fel (pl. az árut nem vették át, az adatokat nem előírásszerűen javították, stb.) a gazdasági ügyintéző által történő visszajuttatás kísérőlevéllel történik 5.6. A bizonylatok feldolgozása, könyvelése A számviteli törvény értelmében a bizonylatok feldolgozásának kialakításakor figyelembe vesszük a következőket : a.) a pénzeszközöket érintő gazdasági műveletek, események bizonylatainak adatait, a készpénzforgalom bizonylatainak adatait a pénzmozgással egyidejűleg, bankszámla forgalomnál a bizonylatokat a hitelintézeti értesítés megérkezését követő egyeztetés után a gazdasági esemény napjával kell a könyvben rögzíteni ; b.) az egyéb gazdasági műveletek, események bizonylatainak adatait a gazdasági műveletek, események megtörténte után, legalább negyedévenként, legkésőbb a tárgynegyedévet követő hó 15-ig kell a könyvben rögzíteni; A feldolgozás helyén a feldolgozás előtt vizsgálni kell az aláírók jogosultságát, meg kell győződni arról, hogy az előírt számszaki és tartalmi ellenőrzés megtörtént-e, továbbá figyelemmel kell kísérni a folyamatokba épített ellenőrzés végrehajtását. Valamennyi tagintézmény -Váci SZC Kötelezettségvállalási szabályzatábanteljesítésigazolással megbízott dolgozója köteles a tagintézményre vonatkozóan teljesített számlát szakmai teljesítés igazolással ellátni. A számviteli bizonylatok kiállítására, feldolgozására, könyvviteli rögzítésére való jogosultságot és az ezzel kapcsolatos konkrét feladatot az érintett dolgozó munkaköri leírása tartalmazza. Az alakilag, tartalmilag ellenőrzött bizonylatok időrendben következő művelete a könyvelési számlaszám kijelölése (kontírozása) és ellenőrzése. Biztosítani kell az analitikus nyilvántartás és a főkönyvi könyvelés közötti egyeztetés és ellenőrzés lehetőségét

11 6. A BIZONYLATOK UTALVÁNYOZÁSA-ELLENJEGYZÉSE 6.1. Az utalványozás fogalma és formái Az utalványozás olyan gazdasági művelet, amely a kiadások és a bevételek teljesítésének elrendelését jelenti, mely Intézményünknél külön írásbeli rendelkezésként készített Utalványon történik. Az írásba foglalt utalványrendelet tartalma: - a rendelkezőnek és a rendelkezés végrehajtónak a megnevezését, - az utalvány szó feltüntetése, - üzleti évet, - a kedvezményezett, vagy a befizető neve, címe, bankszámlaszáma, - a fizetés időpontját, módját, összegét, jogcíme - a megterhelendő, jóváírandó bankszámla száma és megnevezése, - a keltezést, valamint az utalványozó és ellenjegyző aláírását, - kötelezettségvállalás nyilvántartásba vétel sorszámát, - az elszámolásra vonatkozó szakfeladat és COFOG megnevezése, - beérkező és kimenő számla száma, melyre hivatkozással a be-illetve a kifizetés történik. Az utalványozási záradék tartalmi követelménye azonos az utalványrendelettel, de a felsoroltakat maga a bizonylat tartalmazza - illetve a szükséges tartalmi kellékeket - az érvényesítés során töltik ki. A fenntartó által jóváhagyott költségvetés keretein belül utalványozásra jogosult: az intézmény főigazgatója. A főigazgató tartós távolléte esetén utalványozásra az általa írásban ) kijelölt személy jogosult. Az utalványozás csak ellenjegyzéssel együtt válik érvényessé Az ellenjegyzés fogalma és gyakorlása Az ellenjegyzés során az ellenjegyző személy aláírása igazolja, hogy a kötelezettségvállalással, vagy utalványozással keletkezett fizetési kötelezettség teljesítéséhez rendelkezésre áll a szükséges pénzügyi fedezet. Az ellenjegyzésre jogosult személy egyben vállalja a kötelezettség, valamint az utalványozás teljesítését. A fenntartó által jóváhagyott költségvetés keretein belül ellenjegyzésre jogosult: az intézmény gazdasági főigazgató-helyettese. Tartós távolléte esetén az ellenjegyzésre az alábbi beosztású közalkalmazott jogosult: a gazdasági főigazgató által írásban kijelölt személy

12 6.3. Az érvényesítés Az intézményi gazdálkodás során a gazdasági műveleteket és eseményeket kísérő és azokkal kapcsolatos bizonylatokat érvényesíteni kell. A kiadások teljesítése, illetve a bevételek beszedése előtt meg kell vizsgálni a kiadásnak és a bevételnek a jogosságát, a tartalmi követelmények betartását, valamint a bizonylatok szükséges kellékeinek meglétét és helyességét. Az érvényesítésre a gazdasági főigazgató-helyettes által írásban felhatalmazott személy jogosult. Az érvényesítést az érvényesítő aláírásával ellátott záradékban kell igazolni Az összeférhetetlenség egyes szabályai A gazdasági műveletek végzésével kapcsolatos jogok gyakorlása során követelmény, hogy nem lehet azonos személy: - a kötelezettségvállaló és ellenjegyző, - az utalványozó és az ellenjegyző, - az utalványozó és az érvényesítő. Kötelezettségvállalási, utalványozási, ellenjegyzési és érvényesítési feladatot nem végezhet az a személy, aki ezt a tevékenységét közeli hozzátartozója, vagy a maga javára látná el Az utalványozás folyamata A kiadások teljesítése, illetve a bevételek beszedése előtt meg kell vizsgálni a bizonylatok jogosságát és az összeg helyességét, valamint az előírt alaki és tartalmi követelmények betartását. Meg kell győződni arról, hogy a kedvezményezettet - előzetes kötelezettségvállalás, jogszabály, vagy egyéb intézkedés alapján - megilleti-e a kifizetendő összeg, illetve befizetés esetén a befizetővel szembeni követelés fennáll-e. Állóeszköz, vagy készlet vásárlása esetén - ha jogszabályok másképpen nem rendelkeznek - a bevételezést végre kell hajtani. Vizsgálni kell, hogy a tagintézmény vezető a teljesítés időpontját és megtörténtét leigazoltak-e. Az utalványozás a banki és pénztári forgalomnál is külön írásbeli rendelkezés alapján utalványrendelettel történik. Az utalványozást az utalványozónak saját kezű aláírásával kell hitelesíteni. Utalványozási jogosultsággal az intézmény főigazgatója ellenjegyzői jogosultsággal a gazdasági főigazgató-helyettes rendelkezik, illetve távollétük esetén az arra írásban kijelölt személy. Jogosulatlan utalványozó által aláírt és annak alapján teljesített kifizetésekből származó hiányokért a teljesítőt, illetve a jogtalan aláírót egyetemlegesen anyagi és fegyelmi felelősség terheli

13 7. A BIZONYLATOK TÁROLÁSA, MEGŐRZÉSE Az irattárolás alapvető célja a visszakeresés megkönnyítése. Ezért a tárolást úgy kell kialakítani, hogy azok a könyvelési feljegyzések hivatkozása alapján bármikor visszakereshetők legyenek. Bizonylatot a megőrzési helyről elvinni csak elismervény ellenében szabad. A hatósági intézkedésre - a megőrzési helyről - kiadott eredeti bizonylatok tartalmáról kivonatot, vagy a bizonylatról bármilyen módszerrel előállított másolatot kell készíteni, és azt hitelesíteni kell, majd a továbbiakban azt kell bizonylatként megőrizni. A gazdálkodó az üzleti évről készített beszámolót valamint az azt alátámasztó leltárt, értékelést, főkönyvi kivonatot, továbbá a naplófőkönyvet vagy más, a törvény követelményeinek megfelelő nyilvántartást olvasható formában legalább 8 évig köteles megőrizni. A könyvviteli elszámolást közvetlenül és közvetetten alátámasztó számviteli bizonylatot ( főkönyvi számlákat, az analitikus, illetve részletező nyilvántartásokat is), legalább 8 évig kell olvasható formában, a könyvelési feljegyzések hivatkozása alapján visszakereshető módon megőrizni. A szigorú számadású bizonylatok rontott példányaira is vonatkozik a 8 éves megőrzési kötelezettség. A megőrzési időn belüli szervezeti változás esetén a bizonylatok megőrzéséről intézkedni kell. Az elektronikus formában kiállított bizonylatot - a digitális archiválás szabályairól szóló jogszabály előírásainak figyelembevételével - elektronikus formában kell megőrizni, oly módon, hogy az alkalmazott módszer biztosítsa a bizonylat összes adatának késedelem nélküli előállítását, folyamatos leolvashatóságát, illetve kizárja az utólagos módosítás lehetőségét. Az eredetileg nem elektronikus formában kiállított bizonylatról - a papíralapú dokumentumokról elektronikus úton történő másolat készítésének szabályairól szóló jogszabály előírásainak figyelembevételével - készített elektronikus másolattal az e törvény szerinti bizonylat megőrzési kötelezettség teljesíthető, ha a másolatkészítés alkalmazott módszere biztosítja az eredeti bizonylat összes adatának késedelem nélküli előállítását, folyamatos leolvashatóságát, illetve kizárja az utólagos módosítás lehetőségét

14