Kiegészítő témakörök Táblázatkezelés Formázások, diagramok. Dr. Kallós Gábor

Átírás

1 Kiegészítő témakörök Táblázatkezelés Formázások, diagramok Dr. Kallós Gábor

2 Tartalom Formázások Áttekintés, az adatok megjelenítése Egyszerű formázás Formátumkódok További formázási lehetőségek Feltételes formázások Diagramok Áttekintés, főbb jellemzők Hogyan válasszunk diagramtípust? Diagramvarázsló Típusok és altípusok 2

3 Formázások (áttekintés) Emlékeztető (már tudjuk): Az Excelben a különböző típusú adatoknak létezik alapértelmezett formátuma, megjelenítése, igazítása Az ilyen külső jegyek alapján (sokszor) ránézésre is el tudjuk dönteni, hogy a konkrét adat milyen típusú, ha ez amúgy nem nyilvánvaló (pl. személyi szám) ill. bizonyos hibák is kiszűrhetők (pl. rossz dátum) De: ezek a beállítások felülbírálhatók; sőt, sok esetben az adott feladat ezt meg is követeli Bár ez a témakör egyszerűnek tűnik, komoly problémát okozhat az ilyen jellegű tudás és tapasztalat hiánya (!) 3

4 Formázások (áttekintés), egyszerű formázás A formázás célja: mások számára könnyebben érthetővé (átláthatóbbá) tenni a munkalapot Általában nem feltétlenül szükséges a korrekt működéshez A táblázatkezelőben (általában) gyorsan és egyszerűen elvégezhető A formázás végrehajtásának lehetőségei Kezdőlap menüszalag Helyi menü, mini eszköztár A beállítási lehetőségek a megszokottak, pl. mini eszköztár: Betűméret, -típus, -szín Nem mindig használható minden lehetőség (ez a cella tartalmától is függ) Kitöltőszín E 03: 56 féle szín, E 07-től: lényegében korlátlan színválaszték Tizedesjegyek Igazítások, cellaegyesítés Könyvelési számformátum Szegélyek (Ezek általában már ismertek) 4

5 Egyszerű formázás Cellák formázása menüpont Formátum beállítása (Szám fül) Kategóriák, típusok Egyéni formátumkód megadása Igazítások, cellaegyesítés, írásirány Pl. 45 fokban írt fejléc Betűméret, -típus, -szín (Stb., mint a mini eszköztáron) Formátum menüpont Méretváltoztatások (cella, sor, oszlop) Tudjuk: egérrel is Elrejtés és felfedés Munkalap műveletek, védelem 5

6 Formázások Néhány további érdekes lehetőség Háttérkép beállítása a munkalaphoz (nem azonos a kép beszúrással!) Lap elrendezése menüszalag Formázás másolása Ecset ikon, ill. gyakran F4 billentyű (műv. ism.) Cellastílusok Alapértelmezett: Normál stílus Műveletek Meglévő stílus módosítása Új stílus létrehozása Stílusok egyesítése Rajzok és szövegdobozok Magyarázatként is elhelyezhetők, mi is használjuk (Sablonok, témák) 6

7 Formázások A Szám fülön megadható fontosabb beállítások néhány kategória esetén: Szám: tizedes nélkül; tizedessel; ezres csoportokra bontva; negatív számok pirosak Pénznem: ugyanazok a lehetőségek, mint az előbb, csak Ft végződéssel Dátum: év, hónap és nap több különböző sorrendben; a három közül csak kettő látszik; évek csak utolsó két jeggyel; hónapok, napok szöveggel Idő: óra, perc és másodperc közül csak kettő látszik; az óra 0 és 23 között; az óra 1 és 12 között; délelőtt/délután jelzéssel Tudományos: a szám alap*10^kitevő alakban adott, az alap tizedeseinek száma beállítható Különleges: egyes speciális formátumok választhatók (pl. adószám, telefonszám stb.) Százalék: tizedes nélkül; tizedessel Tört: egy kettő vagy három számjegyig Nagyobb pontosság az Excelben így nem érhető el Az egyéni beállításnál az Excel formátum-jelöléseinek felhasználásával saját formátumokat készíthetünk 7

8 Egyéni formátumkódok Fontosabb egyéni formátumkódok Számok Dátumok # 0 számjegy helyőrzők (az előbbi a felesleges 0-kat nem jelzi ki)? számjegy helyőrző, a felesleges 0-k helyett szóközt jelenít meg, törteknél (változó számjegyszám) is használatos., % ezres csoport szeparátor, tizedesvessző, százalék \ megjeleníti a következő karaktert * többször megismétli a következő karaktert úgy, hogy kitöltse az oszlopszélességet _ a következő karakter szélességével azonos helyet hagy ki "szöveg" megjeleníti a szöveget [Szín] a megadott színnel jeleníti meg a karaktereket h, hh, hhh, hhhh hónapmegjelenítések számokkal, szöveggel (rövidítés, teljes) n, nn, nnn, nnnn ugyanez napokra éé, éééé rövid és hosszú évmegjelenítés ó, óó, p, pp ugyanez órára és percre [ ] 24-nél nagyobb óra és 60-nál nagyobb perc, mp adatok megjelenítése A ; többágú megadásra szolgál Pozitív érték formátuma; negatív érték formátuma; 0 érték formátuma (3 ág) Csak egy ág: mindenre vonatkozó beállítás, két ág: poz. és 0, neg. értékek 8

9 Egyéni formátumkódok Egyéni formátumkód-beállítások példák Formátum 0 0,00 0% 0,00E+00 0,00 #,00 #" "?/? # ##0,00 Ft; [Piros]-# ##0,00 Ft Szám 0,1234 0, ,56 Formázott szám % 1,23E+01 0,12, / ,56 Ft 9

10 Egyéni formátumkódok Egyéni beállítások példák (folyt.) Formátum éééé.hh.nn nn.hhh.éé hhhh nnnn ó:pp:mm AM/PM [ó]:pp:mm 0" db" 0 " db" Szám Formázott szám jan.00 január csütörtök 8:09:36 de. 296:09:36 12 db 0 db 10

11 Feltételes formázások Cél: a cella értékétől függő megjelenítés 11

12 Feltételes formázások Sok lehetőség, nálunk csak: egy konkrét példa 12

13 Feltételes formázások 13

14 Diagramok Az adatok grafikus megjelenítése sok esetben nagyon hasznos A jó ábra a számok tömkelegét könnyen emészthetővé teszi A belső összefüggések jól láthatóvá válnak, kiszúrhatók olyan minták (pl. trendek, változások), amik pusztán az adatokból neheze(bbe)n észrevehetők 14

15 Diagramok Főbb jellemzők, áttekintés Szükséges egy (megfelelő struktúrába rendezett) adathalmaz (több munkalapon is lehet) Lehet: egy vagy több adatsor/adatoszlop A diagramok felhasználói kérésre készülnek el A diagramok dinamikusak, követik az adatok változását Ehhez nem kell külön felhasználói kérés A diagram létező munkalapra (beágyazott diagram, a rajzoló rétegen) vagy külön, új munkalapra kerülhet E 10: alapértelmezés a beágyazott diagram, módosítás indulásnál az F11 lenyomásával kérhető A diagram aktiválható, módosítható Méret, pozíció, típus, altípus megváltozatása, elemek mozgatása Új adatsor felvétele, adatsor törlése, A diagram részei (ismert): tengelyek, adatok, cím, jelmagyarázat, adatfeliratok A diagramkészítés lehetősége már a korai táblázatkezelőkben (pl. Lotus 1-2-3) is adott volt, de azóta a programok sokat fejlődtek 15

16 Diagramok A diagramkészítés lépései (Adatok ellenőrzése megfelelőek-e) Az adattartomány belsejébe pozícionálás, ill. adatok kijelölése Pl.: nem akarunk minden adatoszlopot ábrázolni Diagramvarázsló indítása, lépések végig (Utólagos módosítások, hangolás ha szükséges) Szokásos módszerek, pl. a diagramcím hivatkozással A diagramvarázsló használatának lépései (E 03) Típus és altípus kiválasztása Minta megtekintése Forrásadatok megadásának pontosítása (ha kell) Címek, feliratok, jelmagyarázat Elhelyezés, láthatóság Hova kerüljön a diagram? Aktuális lapra, új munkalapra Excel 2010-ben a lépéseket egybevonták (gyors beillesztés), a 3. és 4. pont utólag végezhető el (ha szükséges a változtatás) Pl. diagram áthelyezése: átrakja a diagramot új munkalapra 16

17 Diagramtípusok Mikor milyen diagramtípust használjunk? Ezt a feladat, illetve az adatok jellege dönti el Teljesen általános kotta nincs, sokszor nyilvánvaló a választás, de egyes esetekben érdemes lehet több típust is kipróbálni A diagram egyfajta üzenetet akar küldeni, célunk, hogy az üzenet minél jobban átmenjen Célunk lehet Adatok más adatokkal történő összehasonlítása (célszerű választás: oszlop) Adatok változásának időbeli vizsgálata (oszlop, vonal, pont) Relatív összehasonlítás (részesedések) (kördiagram) Túl sok adat esetében azonban a kördiagram nem lesz áttekinthető (!) Gyakorisági összehasonlítás (oszlop, hisztogram) Különleges (kilógó), esetleg hibás adatok kiszűrése (oszlop, pont) Árfolyamváltozás bemutatása (árfolyam) Összetétel vizsgálata (sugár) Függvények ábrázolása (pont, lásd: 2. félév) 17

18 Diagramtípusok Mikor milyen diagramtípust használjunk? (folyt.) Több numerikus adatsor/oszlop esetén nem célszerű a kör- és tortadiagram használata, mert ezek csak egy számsorozatot képesek megjeleníteni (A hasonló perecdiagrammal több számsorozat is ábrázolható) Viszonylag kevés adat esetén ne olyan diagramtípust válasszunk, amely az egymás utáni adatokat összekötve jeleníti meg, illetve amelynél az egyes adatok önmagukban kevéssé feltűnőek Nem ajánlott például a terület- és a pontdiagram, ajánlott viszont a sáv-, a kör-, a perec-, a torta és az oszlopdiagram. Utóbbiakkal az adatok egymáshoz való viszonyát is jól lehet érzékeltetni. Szintén nem célszerű összekötéses diagramot választani, ha az adatokat csak össze szeretnénk hasonlítani (az adatok nem változást jelenítenek meg) Fordított esetekben (nagy adatmennyiség, változások bemutatása) esetén célszerű a terület- vagy pontdiagramot választani Szemléltetési célokra különösen hasznos a 3D diagramok használata De itt is hibázhatunk pl. rossz tájolással (akár: nem is látszik egy adatsor) A legjobb általános típus az oszlop 18

19 Altípusok Fontosabb beállítási/megjelenítési lehetőségek az altípusoknál Kör-, perec- és tortadiagram esetén az egyes cikkelyek mellett kérhetjük egy másik adatsorozat (célszerűen nevek) feltűntetését, az egyes cikkelyek elmozdíthatók, százalékos részesedésük megjeleníthető Kör-, perec- és tortadiagram kivételével az összes többi esetben kérhetjük tengelyek és osztásvonalak megjelenítését Kör-kör és kör-sáv altípusoknál az egyik szelet további részleteit is megjeleníthetjük Sáv- és oszlopdiagram esetén az adatsorozatok nemcsak egymás mellé, hanem egymásra rakva is ábrázolhatók 100%-ig halmozott megjelenítés is kérhető Oszlopdiagramnál kérhető két értéktengely, sávdiagramnál nem Grafikon vagy pont típus esetén kérhetjük az adatok összekötését Az ábrázolást kérhetjük jelölővel vagy jelölő nélkül 19

20 Diagramok Néhány további fontosabb újdonság a 2010-es (2007-es) Excelben Diagramelrendezések és diagramstílusok galéria (A 2007-es Excelben kivették a dupla kattintásos aktiválást, a esben felhasználói kérésre visszatették) 20

21 Diagramok Szemléltetés példa jó kördiagram 21

22 Diagramok Szemléltetés példa 2. sikeres és sikertelen típusválasztások 22