Magyarország-Szlovákia-Románia-Ukrajna ENPI CBC Program

Átírás

1 Magyarország-Szlovákia-Románia-Ukrajna ENPI CBC Program Az első szintű ellenőrzés irányelvei a magyar partnerek számára június 26.

2 Tartalomjegyzék I. BEVEZETŐ... 2 II. SZABÁLYOZÁSI HÁTTÉR... 2 II.1 Közösségi szabályozás:... 2 II.2 Magyar szabályozás:... 2 II.3 A programhoz kapcsolódó alapdokumentumok:... 3 III. A KÖLTSÉGEK HITELESÍTÉSÉNEK (EXPENDITURE VERIFICATION) MAGYARORSZÁGI RENDSZERE... 3 IV. A PROJEKT PARTNERI JELENTÉS ELKÉSZÍTÉSE ÁLTALÁNOS SZABÁLYOK... 4 IV.1 Általános szabályok... 4 IV.2 Partneri jelentés részei... 5 IV.3 Jelentéstételi határidők... 8 IV.4 Hiánypótlások... 9 V. ELSZÁMOLHATÓ KÖLTSÉGEKRE VONATKOZÓ ÁLTALÁNOS SZABÁLYOK V.1 Az elszámolhatóság időbeli és területi hatálya V.2 Elkülönített számviteli nyilvántartás vezetése V.3 Számlákkal kapcsolatos követelmények V.4 Költségek elszámolhatóságának feltételei V.5 Elszámolható költségek V.6 Nem elszámolható költségek: V.7 Közbeszerzések és egyéb beszerzések (piaci ár igazolása) V.8 Általános Forgalmi Adó V.9 Árfolyam-átváltási módszer VI. KÖLTSÉGTÍPUSOK ÉS AZ ELSZÁMOLÁSUKHOZ SZÜKSÉGES DOKUMENTUMOK VI.1 Emberi erőforrás (Human resources) VI.1.1 Munkabér (helyi munkavállalók bruttó bérköltségei munkaszerződés alapján).. 19 VI.1.2 Munkabér (külföldi munkavállalók bérköltségei munkaszerződés alapján) VI.1.3 Napidíjak VI.2. Utazási költségek (Travel) VI.2.1 Külföldi utazás VI.2.2 Belföldi utazás VI.3. Eszközök és beszerzések (Equipment and supplies) VI.4. Irodai költségek (Local office) VI.5. Egyéb költségek, szolgáltatások VI.6. Egyéb költségek VI.7. Vésztartalék VI.8. Adminisztratív költségek VI.9. Bevételek VII. HORIZONTÁLIS POLITIKÁK VIII. ARCULAT IX. MELLÉKLETEK X. INFORMÁCIÓ A KÖLTSÉGHITELESÍTÉSRŐL MAGYARORSZÁGON

3 I. BEVEZETŐ Az Irányelvek célja, hogy gyakorlati információkat nyújtsanak a költséghitelesítésről a Magyarország-Szlovákia-Románia-Ukrajna ENPI CBC Programban (továbbiakban: HU-SK-RO-UA ENPI CBC Program) Kedvezményezettként (Beneficiary) vagy Partnerként (Partner) résztvevő magyar szervezetek számára, valamint értelmezzék az általános, programszintű útmutatókat és a magyarországi speciális követelményeket. Az Irányelvek csak a Magyarország-Szlovákia-Románia-Ukrajna ENPI Határon Átnyúló Együttműködési Program keretében a közösségi támogatásban és nemzeti társfinanszírozásban részesülő magyar Kedvezményezettekre és Partnerekre vonatkoznak. A Kedvezményezettek a nemzeti költséghitelesítés szempontjából a projekt megvalósításában résztvevő Partnernek minősülnek. II. SZABÁLYOZÁSI HÁTTÉR II.1 Közösségi szabályozás: A Tanács 1605/2002/EK (Euratom) rendelete (2002. június 25.) az Európai Közösségek általános költségvetésére alkalmazandó költségvetési szabályokról. A Bizottság 2342/2002/EK (Euratom) rendelete (2002. december 23.) az Európai Közösségek általános költségvetésére alkalmazandó költségvetési szabályokról szóló 1605/2002/EK (Euratom) tanácsi rendelet végrehajtására vonatkozó részletes szabályok megállapításáról. Az Európai Bizottság 951/2007 (EK) rendelete (2007. augusztus 9.) az európai szomszédsági és partnerségi támogatási eszköz létrehozására vonatkozó általános rendelkezések meghatározásáról szóló 1638/2006/EK európai parlamenti és tanácsi rendelet keretében finanszírozott, határokon átnyúló együttműködési programok végrehajtási szabályainak megállapításáról. Az Európai Parlament és a Tanács 1638/2006 (EK) rendelete (2006. október 24.) az Európai Szomszédsági és Partnerségi Támogatási Eszköz létrehozására vonatkozó általános rendelkezések meghatározásáról. A Tanács 2988/95/EK (Euratom) rendelete (1995. december 18.) az Európai Közösségek pénzügyi érdekeinek védelméről. Az Európai Bizottság külső akcióira vonatkozó szerződéses eljárásokról szóló Gyakorlati Útmutatója (PRAG), amely dokumentum az alábbi honlapon érhető el: _en.htm II.2 Magyar szabályozás: Törvények: A Számvitelről (2000. évi C. törvény) Az adózás rendjéről (2003. évi XCII. törvény) 2

4 Rendeletek: Általános forgalmi adóról (2007. évi CXXVII. törvény) A közbeszerzésekről (2011. évi CVIII. törvényt) 37/2011. (III. 22.) Korm. rendelet az európai uniós versenyjogi értelemben vett állami támogatásokkal kapcsolatos eljárásról és a regionális támogatási térképről; 34/2007 (XI.17.) ÖTM rendelet az Európai Regionális Fejlesztési Alap, az Előcsatlakozási Támogatási Eszköz és az Európai Szomszédsági és Partnerségi Eszköz pénzügyi alapok egyes, a területi együttműködéshez kapcsolódó programjai végrehajtásában magyarországi közreműködő szervezet kijelöléséről; 49/2007 (III.26.) Korm. rendelet a programozási időszakban az Európai Regionális Fejlesztési Alap, valamint az Előcsatlakozási Támogatási Eszköz és az Európai Szomszédsági és Partnerségi Eszköz pénzügyi alapok egyes, a területi együttműködéshez kapcsolódó programjaiból származó támogatások hazai felhasználásának intézményeiről; 228/2008 (IX.12.) Korm. rendelet a programozási időszakban az Európai Szomszédsági és Partnerségi Támogatási Eszközből társfinanszírozott Magyarország- Szlovákia-Románia-Ukrajna ENPI Határon Átnyúló Együttműködési Program végrehajtásáról; 368/2011 (XII.31) Korm. rendelet az államháztartásról szóló törvény végrehajtásáról. II.3 A programhoz kapcsolódó alapdokumentumok: A Magyarország-Szlovákia-Románia-Ukrajna ENPI Határon Átnyúló Együttműködési Program programdokumentuma (Joint Operational Programme) Pályázati Útmutató adott pályázati kiíráshoz kapcsolódóan (Guidelines for grant applicants) A költséghitelesítés során a kontrollereknek figyelembe kell venniük valamennyi kapcsolódó Európai Uniós és nemzeti szintű jogszabályban lefektetett előírást, valamint a Magyarország- Szlovákia-Románia-Ukrajna ENPI Program által meghatározott szabályokat. Esetlegesen felmerülő ellentmondás esetén a szigorúbb előírás az irányadó. III. A KÖLTSÉGEK HITELESÍTÉSÉNEK (EXPENDITURE VERIFICATION) MAGYARORSZÁGI RENDSZERE A HU-SK-RO-UA ENPI Program projektjeinek ellenőrzését minden projektben résztvevő partner esetében nemzeti szinten kell elvégezni, az adott résztvevő ország felelős szervezete(i) által. A magyarországi költséghitelesítési rendszer központosított, a hitelesítési nyilatkozatokat a Széchenyi Programiroda Nonprofit Kft. kijelölt szervezeti egysége állítja ki: Északkelet-magyarországi Ellenőrzési Osztály (Mátészalka) A költséghitelesítés a projektben résztvevő partner szervezeténél felmerült költségek 100%-os szakmai és pénzügyi ellenőrzését jelenti, mely vizsgálja: a költségek elszámolhatóságát, az adott termékek leszállítását, a szolgáltatások elvégzését, a kifizetés megtörténtét, 3

5 valamint a végrehajtás során a nemzeti és közösségi szabályok betartását. Ennek eredményeként a költséghitelesítésért felelős szervezet ellenőrzi a partneri előrehaladási jelentést (interim narrative and financial report), majd kiállítja a magyarországi székhellyel rendelkező partner adott időszakban felmerült elszámolható költségeire vonatkozó Hitelesítési nyilatkozatot ( Report for Expenditure Verification of the Grant Contract for the Hungary- Slovakia-Romania-Ukraine ENPI CBC Programme ). A Kedvezményezettnek az adott projektre vonatkozóan minden résztvevő ország, minden résztvevő partnerétől össze kell gyűjtenie a hitelesítési nyilatkozatokat, majd a begyűjtött hitelesítési nyilatkozatok alapján kell elkészítenie a teljes projektre vonatkozó jelentést (consolidated financial report). Ezt a jelentést a Kedvezményezett szervezetének bejegyzése szerinti ország kijelölt kontrollerének/a költséghitelesítést elvégző ukrán Auditornak kell benyújtani, aki ezt követően kiadja az Összesített hitelesítési nyilatkozatot ( Consolidated expenditure verification ). Az összesített hitelesítési nyilatkozattal rendelkező Kedvezményezett összeállítja a projektszintű jelentéscsomagot és a következő időszaki előlegre vonatkozó kifizetési kérelemmel együtt benyújtja a jelentést jóváhagyásra a Közös Technikai Titkársághoz (Joint Technical Secretariat, JTS). A projekt zárásakor zárójelentés készül, melynek ellenőrzése, a költségek hitelesítése szintén a fenti ütemezés szerint zajlik. IV. A PROJEKT PARTNERI JELENTÉS ELKÉSZÍTÉSE ÁLTALÁNOS SZABÁLYOK IV.1 Általános szabályok Minden projektben résztvevő partner előrehaladási jelentést (Partner-level interim narrative and financial report) készít a Pályázati formanyomtatványban (Application form Grant Contract Annex I) meghatározott tevékenység tervezés szerint az adott elszámolási időszakban megvalósított saját projekt tevékenységekre, valamint az adott elszámolási időszakban felmerült és kifizetett saját költségekre vonatkozóan. A beszámolási időszak végéig felmerült, de ki nem fizetett költségekről a következő beszámolási időszakban kell jelenteni. A PARTNERI JELENTÉS NYELVE ANGOL (a Széchenyi Programiroda Nonprofit Kft. Északkeletmagyarországi Ellenőrzési Osztályához és a Kedvezményezettnek benyújtandó különböző jelentések és a párhuzamos munka elkerülése érdekében). Kivételt képeznek az alátámasztó dokumentumok (pl. szerződés, teljesítésigazolás), melyeket magyar nyelven nyújthatnak be a partnerek. A projektben résztvevő partnernek biztosítania kell, hogy minden információ és alátámasztó dokumentum a hitelesítést végző szervezet (magyar partnerek esetén a Széchenyi Programiroda Nonprofit Kft.) rendelkezésre álljon a költséghitelesítés lefolytatásához. A projekt időtartama során legalább egy alkalommal kockázat-elemzés alapján ez több alkalom is lehet helyszíni ellenőrzésre kerül sor. A helyszíni ellenőrzést a Széchenyi Programiroda Nonprofit Kft. Északkelet-magyarországi Ellenőrzési Osztályának munkatársai és/vagy a Széchenyi Programiroda Nonprofit Kft. és/vagy a Közös Irányító Hatóság által megbízott külső szakértők végzik. 4

6 IV.2 Partneri jelentés részei A partneri jelentés részeit az alábbi táblázat tartalmazza: Dokumentum neve Formai- / Tartalmi- / Egyéb- követelmények / Megjegyzések 1. Jóváhagyott pályázat (Application Form) A Főszerződés (Grant Contact) Annex I melléklete. Első elszámolással benyújtandó dokumentum (abban az esetben, ha a Társfinanszírozási Szerződés megkötéséhez szükséges dokumentumok benyújtásával még nem történt meg) 2. Főszerződés (Grant Contract) / amennyiben releváns, Főszerződésmódosítás (Addendum to Grant Contract) Kedvezményezett és a Közös Irányító Hatóság által aláírt példány másolata (magyar partner aláírásával hitelesítve). Első elszámolással benyújtandó dokumentum (abban az esetben, ha a Társfinanszírozási Szerződés megkötéséhez szükséges dokumentumok benyújtásával még nem történt meg, illetve, ha időközben Főszerződés-módosítás (Addendum) történt) 3. Partnerségi megállapodás (Partnership Agreement) Összes partner által aláírt példány másolata (magyar partner aláírásával hitelesítve). Első elszámolással benyújtandó dokumentum (abban az esetben, ha a Társfinanszírozási Szerződés megkötéséhez szükséges dokumentumok benyújtásával még nem történt meg) 4. Projektrész tevékenység leírása Magyar partner által aláírt példány eredeti és elektronikusan csatolt változata. A magyar partner által a projektben vállalt célok és tevékenységek leírása (magyar nyelven) a projekt teljes időszakára vonatkozóan. Első elszámolással benyújtandó dokumentum (abban az esetben, ha a Társfinanszírozási Szerződés megkötéséhez szükséges dokumentumok benyújtásával még nem történt meg) (Ld.9. melléklet) 5

7 5. Dokumentum neve Előrehaladási jelentés (interim narrative and financial Report) / Záró jelentés (final narrative and financial Report) (ld. 7. melléklet) 6. ÁFA nyilatkozat 7. Számlák és/vagy azzal egyenértékű számviteli bizonylatok Alátámasztó dokumentumok Formai- / Tartalmi- / Egyéb- követelmények / Megjegyzések Szakmai (Narrative report - Grant Contract Annex VI) és Pénzügyi (Financial Report Grant Contract Annex VI) jelentés részek Zárójelentés benyújtásakor: Szakmai (Final narrative report - Grant Contract Annex VI) és Pénzügyi (Financial Report Grant Contract Annex VI) jelentés részek A magyar partner által aláírt példány nyomtatott és elektronikus változata. Magyar partner által aláírt példány eredeti változata. Eredeti változata Másolati példány. A projektben résztvevő magyar partner által az adott elszámolási időszakban elvégzett tevékenységek és kifizetett tételek adatait tartalmazza szöveges és táblázatos formában. A Széchenyi Programiroda Nonprofit Kft. által megadott formában (Ld. 1. melléklet) A projektszintű előrehaladási jelentés Közös Technikai Titkárság általi jóváhagyását követően a Széchenyi Programiroda Nonprofit Kft. pecséttel igazolja a számlán, hogy a számla az adott projekthez felhasználásra került. Az igazolást követően a partnerek visszakapják az eredeti számlákat. A felmerült költségek támogathatóságát alátámasztó dokumentumok (Ld.: V.7. pontban a piaci ár kiválasztását alátámasztó dokumentumok; VI. pontban az elszámoláshoz szükséges dokumentumok) Amennyiben adott költség kifizetését igazoló bankszámla kivonaton több tétel is szerepel, a kifizetéshez kapcsolódó tételt egyértelmű, a beazonosítást elősegítő jelzéssel kell ellátni. 8. A projektben résztvevő partner ellenőrző listája (checklist) 9. Nyilatkozat elkülönített könyvelés vezetéséről (Declaration) Magyar partner által aláírt példány eredeti változata. Magyar partner által aláírt példány eredeti változata. Széchenyi Programiroda Nonprofit Kft. által megadott formában (Ld. 5. melléklet) Széchenyi Programiroda Nonprofit Kft. által megadott formában (Ld. 12. melléklet) 6

8 Dokumentum neve 10. Terms of Reference for an Expenditure Verification of a Grant Contract Formai- / Tartalmi- / Egyéb- követelmények / Megjegyzések 3 darab eredeti, Partner által aláírt példány a Főszerződés 7. számú melléklete szerint (Grant Contract Annex VII) 11. Tájékoztató levél ( ) a Közös Technikai Titkárság részére az ENPI előleg 70%-ának eléréséről 12. A Partner vagy a Kedvezményezett által kezdeményezett - hitelesített időszakra vonatkozó költségvetés módosítások listája Kedvezményezett (és nem a Partner!) tájékoztató levele a Közös Technikai Titkárság részére (a jelentéstételi időszak egyértelmű megjelölésével) Formanyomtatvány (Ld.: 6. melléklet) Kedvezményezett és magyar partner által aláírt példányának eredeti és elektronikus változata Módosításokat alátámasztó dokumentumok másolata Nincs kötelező formátuma (kötelező elemek: az ENPI előleg 70%-ának eléréséről szóló nyilatkozat, a jelentéstételi időszak egyértelmű megjelölése) A Partner által kezdeményezett és a Közös Technikai Titkárság /Kedvezményezett által jóváhagyott módosításra vonatkozó formanyomtatványt és az alátámasztó dokumentumokat, a jóváhagyást követő 5 naptári napon belül kell benyújtani a Széchenyi Programiroda Nonprofit Kft. Északkelet-magyarországi Ellenőrzési Osztálya részére (Ld. IX.8 melléklet) A partneri jelentést az IMIR rendszer Front-Office felületén keresztül, valamint papír alapú dokumentum formájában kell benyújtani, az alábbi címre: Széchenyi Programiroda Nonprofit Kft. Északkelet-magyarországi Ellenőrzési Osztály 4700 Mátészalka, Szalkai László út 11. Kivételt képez a Terms of Reference for an Expenditure Verification of a Grant Contract című dokumentum, amelynek 3 példányát az alábbi címre kell benyújtani: Gurzó-Petrusán Patrícia Széchenyi Programiroda Nonprofit Kft. Központi Ellenőrzési Osztály 1016 Budapest, Gellérthegy u A Terms of Reference for an Expenditure Verification of a Grant Contract című dokumentum benyújtása és aláírása előfeltétele a jelentés befogadásának! 7

9 A borítékon fel kell tüntetni az adott projektrész, és az adott elszámolási időszak alábbi alapadatait: <Project ID> <Reporting period> A partneri jelentés papír alapú dokumentumait a Partneri ellenőrző listának (Ld. 5. melléklet) megfelelő sorrendben, külön-külön lefűzve kell benyújtani a IV.3 pontban feltüntetett határidőn belül. Amennyiben ez nem teljesül a Széchenyi Programiroda Nonprofit Kft. projekt felelőse az elszámolást ellenőrzés nélkül visszaküldheti a partnernek. A partneri jelentést egy eredeti példányban (amennyiben lehetséges, gyűrűs mappában lefűzve) kell benyújtani. Kivételt képeznek ez alól a partneri jelentés alábbi dokumentumai - melyeket egy eredeti és egy másolati példányban szükséges benyújtani: Számlák; Partneri jelentés azon dokumentumai, melyeket a partner szeretne visszakapni (ezen dokumentumok mellé kérjük, mellékeljen egy feljegyzést, amely tartalmazza a visszaküldendő és másolatban is benyújtott dokumentumok tételes felsorolását). A Széchenyi Programiroda Nonprofit Kft. fenntartja a jogot arra, hogy a kötelezően beküldendő dokumentumok mellett az egyes projekt tevékenységhez kapcsolódó, további alátámasztó bizonylatokat kérjen be a partnerektől. IV.3 Jelentéstételi határidők A Kedvezményezett által a Közös Technikai Titkárságra benyújtandó előrehaladási jelentések/záró jelentés beadási határidejét a Főszerződés (Grant Contract) szabályozza a pontban. A partnerek az alábbi esetekben nyújthatnak be jelentést a költségek hitelesítését végző szerv felé: Amennyiben projekt szinten elköltésre került a rendelkezésre álló ENPI előleg 70%-a. Ebben az esetben jelentést csak a Kedvezményezett engedélyével nyújthat be a partner. Amennyiben 12 hónapos-, vagy annál rövidebb a projekt végrehajtási időtartama, akkor a megvalósítást követően záró jelentés benyújtására van lehetőség. A magyar partnerek a jelentési időszak végétől számított 10 naptári napon belül kötelesek projekt partneri jelentésüket az alátámasztó bizonylatokkal együtt a Széchenyi Programiroda Nonprofit Kft. Északkelet-magyarországi Ellenőrzési Osztályához benyújtani. A magyar partnerek számára megadott határidők a projekt partneri jelentés és minden számla és alátámasztó dokumentum Széchenyi Programiroda Nonprofit Kft. Északkelet-magyarországi Ellenőrzési Osztályához történő beérkezését jelentik. A határidőn túl érkezett jelentések elutasításra kerülhetnek, ekkor a költségek hitelesítésére a következő beszámolási időszakban kerül sor. Határidők: A jelentési időszak végét követően a Kedvezményezettnek 3 hónapon belül kell benyújtani a projekt szintű előrehaladási/záró jelentést (consolidated interim/final report) a Közös Technikai Titkárság felé. A határidők lebontása az alábbiak szerint került meghatározásra: 8

10 Partneri jelentés elkészítése 10 nap A nemzeti FLC elvégzi az ellenőrzést és kiállítja a Hitelesítési nyilatkozatot (Expenditure verification on partner level - Grant Contract Annex VII Annex 3A) 45 *nap Kedvezményezett összeállítja az Összesített jelentést (Consolidated interim report), ugyanazon jelentésminta szerint, amelyet a partneri jelentéshez használtak (Grant Contract Annex VI a + c) A nemzeti FLC elvégzi az ellenőrzést és kiállítja az Összesített Hitelesítési Nyilatkozatot (Consolidated expenditure verification - Grant Contract Annex VII Annex 3B) 10 nap 15 nap 90 nap A Kedvezményezett összeállítja és benyújtja a projekt szintű előrehaladási jelentés csomagot / záró jelentéscsomagot a Közös Technikai Titkárság (JTS) részére 10 nap * a 45 nap hitelesítési tevékenység a partneri jelentés benyújtásától számított, azonban a jelentés benyújtásának előfeltétele, hogy a Terms of Reference for an expenditure verification of a grant contract (lásd Annex VII of Grant Contract) mindkét fél (kedvezményezett és Széchenyi Programiroda Nonprofit Kft.) általi aláírt változata rendelkezésre álljon. A partneri jelentés benyújtásának további előfeltétele az is, hogy a Kedvezményezett (Beneficiary) a Közös Szakmai Titkárság részére jelezze azt, hogy az ENPI előleg 70%-ának elköltése megtörtént és a partneri jelentések milyen jelentéstételi időszak vonatkozásában kerülnek benyújtásra. Záró partneri jelentés esetén a hitelesítésre rendelkezésre álló határidő 60 nap (ebben az esetben a partneri és a konszolidált jelentés elkészítésére, valamint a projektszintű előrehaladási jelentés csomag benyújtására rendelkezésre álló idő 5-5 nap. HUSKROUA/LSP projekt esetén a hitelesítésre rendelkezésre álló idő 75 nap, míg az összesített jelentésre 25 nap. IV.4 Hiánypótlások Amennyiben a jelentés formailag és/vagy tartalmilag nem megfelelő, a Széchenyi Programiroda Nonprofit Kft.projektfelelőse írásban ( -en, vagy fax-on keresztül) felszólítja a partnert a mulasztás(ok) pótlására, illetve a hibák helyesbítésére. Az üzenet (hiánypótlás) kézbesítésének visszaigazolása napjától számítva legfeljebb 8 naptári nap áll rendelkezésre a partneri jelentés hiánypótlására. Hiánypótlás felszólításra összesen két alkalommal van lehetőség (azonban kétszeri hiánypótlás esetén a hiánypótlás-benyújtására rendelkezésre álló időtartam nem haladhatja meg a 15 naptári napot). 9

11 A hitelesítésre előirt határidő leteltét követően a partneri jelentés a rendelkezésre álló dokumentumok alapján kerül hitelesítésre. V. ELSZÁMOLHATÓ KÖLTSÉGEKRE VONATKOZÓ ÁLTALÁNOS SZABÁLYOK V.1 Az elszámolhatóság időbeli és területi hatálya Időbeli hatály: A HUSKROUA ENPI Program keretében a projektben résztvevő magyarországi partnerek számára a Főszerződés szerinti projekt kezdő és záró dátuma között ténylegesen felmerült és a záró jelentés első szintű ellenőrzéshez történő benyújtásáig kifizetett költségek számolhatók el. A zárójelentés elkészítésével kapcsolatban felmerült költségek a Főszerződésben meghatározott projekt záró dátuma után is felmerülhetnek. Területi hatály: Főszabályként a Magyarország-Szlovákia-Románia-Ukrajna ENPI Határon Átnyúló Együttműködési Programban meghatározott programterületen felmerült és ténylegesen kifizetett költségek számolhatók el. Amennyiben a pályázatok értékelését követően a Főszerződés mellékletét képező dokumentumokban (tevékenység lista, költségvetés, stb.) feltüntetésre kerültek programterületen kívül eső költségek, úgy azok a megfelelő bizonylatok rendelkezésre állása esetén elszámolhatónak tekinthetők. Ország Magyarország Szlovákia Románia Ukrajna Területi egység (NUTS II.) Hivatkozás (NUTS III.) Jogosultság Szabolcs-Szatmár- Szabolcs-Szatmár- Bereg megye Bereg megye Jogosult terület Borsod-Abaúj-Zemplén Borsod-Abaúj-Zemplén Szomszédos terület megye megye teljes részvétellel Kassa megye Kassa régió Jogosult terület Eperjes megye Eperjes régió Jogosult terület Máramaros megye Máramaros megye Jogosult terület Szatmár megye Szatmár megye Jogosult terület Szucsava megye Szucsava megye Szomszédos terület korlátozott részvétellel Kárpátalja megye Kárpátalja régió Jogosult terület Ivano-Frankivszki megye Ivano-Frankivszki régió Jogosult terület Csernovic megye Csernovic régió Szomszédos terület korlátozott részvétellel A jogosultság típusát a programdokumentum az alábbiak szerint határozza meg: A Szomszédos terület teljes részvétellel azt jelenti, hogy bármely programterületen levő szervezet korlátozás nélkül vehet reszt a programban. 10

12 A Szomszédos terület korlátozott részvétellel jogosult területek számára a Közös Operatív Program feltételeket szabott meg. A HU-SK-RO-UA projektekben résztvevő magyar partnerekre a Magyarország-Szlovákia-Románia- Ukrajna ENPI Határon Átnyúló Együttműködési Programban meghatározott elszámolhatósági szabályok vonatkoznak. Az alábbi segédlet az elszámolható költségekre vonatkozó magyarországi előírásokat és az elszámoláshoz szükséges dokumentumokat tartalmazza a magyar partnerek számára. V.2 Elkülönített számviteli nyilvántartás vezetése A partner köteles az általa megvalósított projektrész összes költségére és a folyósított támogatásra vonatkozóan tételes és az ellenőrzés céljára elkülönített, kettős könyvviteli nyilvántartást vezetni (1605/2002-es bizottsági rendelet és a Főszerződés General Conditions mellékletének 16. pontja) annak érdekében, hogy a projektrész gazdálkodása egyértelműen követhető és egyéb üzleti tranzakcióktól elkülöníthető legyen. Az elkülönített számviteli nyilvántartásnak mind könyvvitelileg, mind elektronikusan meg kell valósulnia, az alábbi feltételek szerint: az elkülönítést vagy külön munkaszámra történő könyveléssel, vagy ha a partner számviteli nyilvántartási rendszere ezt nem teszi lehetővé, akkor a partner szervezet számlatükre úgy kerüljön kialakításra, hogy a 6-os és 7-es számlaosztályban legyen az elkülönítettség megvalósítva; az elkülönítésből egyértelműen derüljön ki, hogy az adott projekt(rész)re vonatkozik; legyen lehetőség jelenteni (számlalap/főkönyvi karton) az adott projektrésszel kapcsolatosan elszámolt költségekre; számviteli politikájában kerüljön leszabályozásra az elkülönített nyilvántartás kialakításának módja, mely helyszíni ellenőrzés során kerülhet ellenőrzésre. V.3 Számlákkal kapcsolatos követelmények A Széchenyi Programiroda Nonprofit Kft-hez költséghitelesítésre benyújtott számláknak az alábbi követelményeknek kell megfelelnie: Számla kiállításának helyszíne szerinti követelmények: 1. Belföldön (Magyarország területén) kiállított számla (vagy a számlával egy tekintet alá eső okirat) esetén az adattartalom egyezzen meg a számlakibocsátásra vonatkozó hatályos jogszabállyal (ld évi CXXVII. törvény). 2. Külföldön kiállított számlán (vagy a számlával egy tekintet alá eső okiraton) az alábbi adatoknak feltétlen szerepelniük kell: a dokumentumon jelenjen meg a számla megnevezés nemzeti nyelven; számla sorszáma; számla kibocsátója; vevő megnevezése; termék vagy szolgáltatásnyújtás megnevezése; számla kibocsátásának dátuma. 11

13 Számla megjelenési formája szerinti követelmények: 1. Papíron kiállított számla (vagy a számlával egy tekintet alá eső okirat) esetén a Számla kiállításának helyszíne szerinti követelmények -nek kell megfelelni. 2. Elektronikus úton kibocsátott számlára vonatkozó nemzeti szabályok: vonatkozó hatályos jogszabálynak (ld évi CXXVII. törvény) megfelelően lett kiállítva; a partneri jelentésben elektronikusan is csatolásra került; a partneri jelentésben nyomtatott formátumban is csatolásra került, melyen a magyar partner feltüntette a következőt: Eredetivel megegyező hiteles másolat. V.4 Költségek elszámolhatóságának feltételei A Magyarország-Szlovákia-Románia-Ukrajna ENPI Határon Átnyúló Együttműködési Programban keretében megvalósuló projektekben résztvevő magyar partnerekre a HU-SK-RO-UA ENPI programban meghatározott elszámolhatósági szabályok vonatkoznak. A nemzeti irányelvek összhangban állnak jelen dokumentum II.1., II.2. és II.3. pontjaiban felsorolt jogszabályokkal. A költségek csak olyan mértékben számolhatók el, amilyen mértékben a támogatott projekthez kapcsolódnak, illetve amilyen mértékben annak célját szolgálják. A költségek elszámolásánál a kettős finanszírozás bármilyen formája kizárt. V.5 Elszámolható költségek A Magyarország-Szlovákia-Románia-Ukrajna ENPI CBC Program programban résztvevő Kedvezményezettekre és Partnerekre a Pályázati útmutatóban és a Főszerződésben, valamint annak mellékleteiben meghatározott elszámolhatósági szabályok vonatkoznak. Kizárólag a program Közös Monitoring Bizottsága (KMB) által elfogadott és a Főszerződés III. számú mellékletét képező költségvetésben feltüntetett, illetve a Közös Technikai Titkárság által elfogadott módosításokban szereplő költségek minősülnek elszámolhatónak. Csak olyan költségek számolhatók el, amelyek megfelelnek az alábbi feltételeknek: A Kedvezményezetteknél/partnereknél ténylegesen felmerült elszámolható költségek, amelyek pénzügyi teljesítése, jogalapja szerződéssel, megrendeléssel, számlával, illetve egyéb hiteles számviteli bizonylattal igazolható. A pénzügyi teljesítés bankszámlakivonattal, az átvételt igazoló pénztárbizonylattal, illetve egyéb hiteles számviteli, vagy belső bizonylattal igazolható. A projekt elszámolhatósági időszakában merültek fel (kivéve a zárójelentés elkészítéséhez közvetlenül kapcsolódó költségeket, ld V.1.). Az elszámolható költségek közvetlenül kapcsolódnak a projekthez, nélkülözhetetlenek annak megvalósításához. Az elszámolható költségek felmerülésének helye a program támogatásra jogosult területe. (A szabály alól mentesülnek a projekthez szorosan kapcsolódó, de a programterületen kívül eső ráfordítások) ld V.1. pont. Az elszámolható költségek megfelelnek a Pályázati útmutatóban, illetve a Főszerződés II. számú mellékletében meghatározott elszámolható költségekre vonatkozó feltételeknek, és nem szerepelnek a nem elszámolható költségek listáján. 12

14 A költségelszámolás alapjául szolgáló egységárak nem haladják meg a szokásos piaci árat és a piaci ár független módon megállapítható és igazolható. A költségek csak olyan mértékben számolhatók el, amilyen mértékben a támogatott projekthez kapcsolódnak illetve amilyen mértékben annak célját szolgálják. A költségek elszámolásánál a kettős finanszírozás bármilyen formája kizárt. Az elszámolhatónak minősített költségek a projekt végrehajtásához nélkülözhetetlenek és arányos hozzáadott értéket képviselnek. Az elszámolható személyi jellegű költségek (bérek és napidíjak) mértéke nem haladhatja meg az adott intézményben szokásos értéket, valamint igazodnia kell az alkalmazásban állók esetén szokásos jövedelmi viszonyokhoz. Minden tevékenységre vonatkozóan betartják a hatékonyság, gazdaságosság és célszerűség elveit. A költség/haszon megfelelő arányát kiemelten kell biztosítani. A költségek elszámolhatóságával kapcsolatos szabályok összhangban állnak a nemzeti és közösségi szabályozással. V.6 Nem elszámolható költségek: Nem elszámolható költségek a Főszerződés II. számú melléklete (General Conditions applicable to ECfinanced grant contracts for external actions) 14.6 cikkelyével összhangban: kötelezettségek és a későbbi veszteségekre, vagy esetleges kötelezettségekre képzett tartalék (céltartalék); hitelkamatok és hiteltúllépések költségei; kettős finanszírozás minden formája (azon költségek, amelyek más közösségi, nemzetközi vagy nemzeti forrásból már támogatásban részesültek); föld és épületek vásárlása és/ vagy lízingje kivéve, hogyha a projekt végrehajtásához elengedhetetlenül szükséges és a pályázatban jóvá lett hagyva; külföldi deviza, vagy valuta árfolyamátváltásból eredeztethető kezelési költség, jutalék és veszteség; adók, legfőképp a visszaigényelhető és levonható ÁFA (az ÁFA nem számolható el, ha visszaigénylésre kerül); harmadik személyeknek nyújtott hitelek; olyan, a projekt keretében beszerzett termékek, áruk, amelyek nem az Európai Parlament és a Tanács 1638/2006 (EK) rendelete 21. Cikkelyében megjelölt földrajzi területekről származnak; olyan, a projekt keretében beszerzett szolgáltatások, amelyek nem felelnek meg az Európai Parlament és a Tanács 1638/2006 (EK) rendelete 21. Cikkelyében megjelölt földrajzi területek szabályainak. Ezen túl a projektek keretében nem elszámolható költségnek minősülnek a következő költségek, tekintettel arra, hogy azok általában nem szükségesek a projektek megvalósításhoz (a felsorolás nem teljes, kizárólag iránymutatásra szolgál): bírságok, büntetések, jogi és igazgatási díjak, vagy bármilyen bírósági eljárással kapcsolatos tételek; bizományosi díj, jutalék és osztalék kifizetése; 13

15 értékcsökkenés (Kivétel VI. 5); harmadik szervezet által kifizetett költségek, amelyek egyértelműen nem tulajdoníthatók a vezető Kedvezményezett/partner általi kifizetésnek; ingóságok beszerzése, amelyek közvetlenül nem kapcsolódnak a projekthez; ki nem fizetett részszámla; köztisztviselők/közalkalmazottak munkájáért fizetett ellenszolgáltatás, ha az elvégzendő tevékenység a kötelező hatósági feladatok ellátásához kapcsolódóan merült fel és szorosan kapcsolódik a munkaköri leírásában megnevezett feladatokhoz; főállású polgármester sem munkaviszony-, sem megbízási jogviszony, sem vállalkozási szerződés keretein belül nem láthat el projektmenedzseri feladatokat; mini-bár költségei; alkohol; olyan (közvetítőkkel vagy tanácsadókkal kapcsolatban felmerült) költségek, amelyeket (az alvállalkozói szerződés szerint) az elvégzett tevékenység arányában fizetnek ki; olyan alvállalkozói szerződésekkel kapcsolatban felmerült költségek, amelyek anélkül növelik a tevékenység végrehajtásának költségeit, hogy azzal arányosan növelnék annak értékét; olyan felmerült költségek, amelyek nincsenek összhangban a kitűzött alapelvekkel; pénzintézetek által nyújtott pénzügyi garanciák, biztosítékok költségei; reprezentációs célú beszerzések (pl. virág, csokoládé költsége; találkozókon rendezvényeken felmerült alkohol és egyéb reprezentációs költségek); részesedési és tulajdonosi jogviszonyt megtestesítő értékpapírok vásárlása és az ezzel kapcsolatos költségek; Főszerződés értelmében az elszámolhatósági időszakon és/vagy az elszámolható területi hatályon kívül eső költségek (kivételt képeznek a záró jelentés elkészítésével kapcsolatban felmerült költségek); kiszerződött tevékenységek, melyek a projekt költségét növelik arányos mértékű hozzáadott érték nélkül; olyan szerződések, amelyeket a projekt teljes költségének százalékában határoztak meg (pl. sikerdíj), kivéve, ha az ilyen fizetést a vezető Kedvezményezett vagy a projektben résztvevő partnerek igazolják a nyújtott munka vagy szolgáltatások tényleges értékére való hivatkozással; lakásberuházási kiadások; olyan kiadások, amelyeket harmadik felek számára továbbszámláznak és nem a vezető Kedvezményezett, vagy a partnerek költségei; természetbeni juttatások; túlóra. Kérjük, szíveskedjenek figyelembe venni, hogy a fentiekben részletezett nem elszámolható költségek listája a teljesség igénye nélkül készült. 14

16 V.7 Közbeszerzések és egyéb beszerzések (piaci ár igazolása) A Projekt végrehajtása során a Kbt. hatálya alá tartozó beszerzések esetén a Partner felelőssége betartani a törvény előírásait. 1 A közösségi értékhatárt elérő vagy meghaladó értékű közbeszerzések esetében a partner a) a közbeszerzési eljárás tervezett megindítása előtt legalább 15 munkanappal b) a rendkívüli sürgősség miatt alkalmazott hirdetmény nélküli tárgyalásos eljárás során a felhívás elkészítést követő 5 munkanapon belül köteles megküldeni a hitelesítési tevékenységre kijelölt szervezet részére az eljárást megindító ajánlati (ajánlattételi) felhívást, valamint amennyiben annak készítése a Kbt. szerint kötelező az ajánlati dokumentációt, vagy kétszakaszos eljárás esetén amennyiben partner készített a részvételi dokumentációt. A hitelesítési tevékenységre kijelölt szervezet a hozzá benyújtott ajánlati (ajánlattételi) felhívást, illetve - amennyiben annak készítése kötelező, vagy ajánlatkérő készített ajánlati/részvételi dokumentációt véleményezi, akinek véleményét Partner köteles figyelembe venni. A Partner egyet nem értése esetén, a vélemény megküldésétől számított 5 munkanapon belül jogosult egyet nem értése indokáról a hitelesítési tevékenységre kijelölt szervezetet tájékoztatni. A Partner tudomásul veszi, hogy amennyiben az ajánlati (ajánlattételi) felhívást vagy az ajánlati/részvételi dokumentációt nem küldi meg a hitelesítési tevékenységre kijelölt szervezet részére, vagy a hitelesítési tevékenységre kijelölt szervezet véleményét nem fogadja el, a Partner a hirdetményt saját felelősségére teszi közzé és tudomásul veszi, hogy a hitelesítési tevékenységre kijelölt szervezet dönthet a Közbeszerzési Döntőbizottság előtti jogorvoslati eljárás kezdeményezéséről. A Partner köteles a projektrész megvalósítása során tervezett valamennyi beszerzését a beszerzési tervben rögzíteni, amely beszerzési tervet a hitelesítési tevékenységre kijelölt szervezet jogosult akár a közbeszerzési eljárások ellenőrzése során, akár helyszíni ellenőrzés keretében vizsgálni. A beszerzési terv nem vonja maga után az abban meghatározott közbeszerzési eljárások lefolytatásának kötelezettségét. A Partner valamennyi számla benyújtásával egyidejűleg köteles nyilatkozni arról, hogy van-e folyamatban jogorvoslati eljárás a közbeszerzési eljárásra és az annak alapján megkötött szerződésre vonatkozóan. A Partner a partneri jelentés benyújtásával egyidejűleg minden olyan kifizetéshez kapcsolódóan, amelyet érintően közbeszerzési eljárás lefolytatására volt köteles, az általa lefolytatott közbeszerzési eljárás valamennyi dokumentumának egy másolati példányát a hitelesítése tevékenységre kijelölt szervezet rendelkezésére bocsátja. Amennyiben a közbeszerzési eljárás lefolytatását alátámasztó dokumentumokat a Partner nem teljes körűen bocsátja a hitelesítési tevékenységre kijelölt szervezet rendelkezésére, a hitelesítési tevékenységre kijelölt szervezet a rendelkezésre álló dokumentumok alapján a Közös Szakmai Titkársággal együtt dönt a költségek hitelesítéséről, illetve a jelentés jóváhagyásáról, vagy szabálytalansági eljárás lefolytatását kezdeményezheti, továbbá dönthet a Közbeszerzési Döntőbizottság előtti jogorvoslati eljárás kezdeményezéséről. Közbeszerzési értékhatár alatti, de bruttó EUR feletti beszerzések esetében a Partner felelőssége a piaci áraknak történő megfelelés alábbiak szerinti biztosítása (piaci ár igazolás). A Partner tudomásul veszi, hogy a Kbt. szerinti közbeszerzési kötelezettség alá nem tartozó valamennyi beszerzését a Kbt a szerinti szabály alkalmazásával köteles egybeszámítani. Partner minden 1 A 2004/18 EC Directive szerinti ún. szerződő hatóságok ( contracting authorities ) beszerzései esetén kötelező a nemzeti beszerzési szabályok (Kbt.) szerint eljárni. Azon szervezetek, amelyek nem tartoznak a 2004/18 EC Directive hatálya alá, lehetőségünk van a Practical Guide ( QB1FhDTTZVnZW! ) beszerzési szabályainak alkalmazására. 15

17 olyan esetben, amikor az egybeszámítási szabályok alkalmazásával egybeszámított érték eléri vagy meghaladja a bruttó 1000 EUR összeget Partner köteles igazolni a piaci árnak való megfelelést (pl.: egybeszámítási kötelezettség alá eső 200 EUR értékű beszerzés esetén még nem kell piaci árat igazolni, azonban ha a következő egybeszámítási kötelezettség alá eső beszerzés értéke 800 EUR, tehát az egybeszámított érték 1000 EUR, akkor az utóbbi beszerzés esetében már kell a piaci árat igazolni). A bruttó 1000 euró feletti beszerzések esetében legalább három érvényes, azonos tárgyú, összehasonlítható, összegében egyértelmű írásos ajánlat alapján kell döntenie 2 kivéve, ha a szerződést a Partner és az olyan 100%-os tulajdonában levő gazdálkodó szervezet köti, amely felett ajánlatkérő tekintettel a közfeladat, illetve közszolgáltatás ellátásáért vagy ellátásának megszervezéséért jogszabályon alapuló felelősségére stratégiai és ügyvezetési feladatok ellátását illetően teljes körű irányítási és ellenőrzési joggal rendelkezik a Kbt. in house beszerzésekre vonatkozó szabályaival összhangban, amely utóbbi esetben 3 ajánlat becsatolása nem szükséges. Az ajánlatnak a beszerzés eredményeképp létrejött megrendelő/szerződés keltezésénél korábbinak kell lennie, nem lehet azonban a keltezéstől számítva 3 hónapnál régebbi. Az ajánlat keltezésének, vagy benyújtásának időpontját Partner köteles a hitelesítési tevékenységre kijelölt szervezet részére fax visszaigazolás; személyes átvétel igazolása; tértivevény, dátumozott hivatalos árlista stb. becsatolásával igazolni. A hitelesítési tevékenységre kijelölt szervezethez benyújtott 3 ajánlatnak egymástól független ajánlattevőktől kell származnia. Nem minősülnek függetlennek különösen azoktól az ajánlattevőktől származó ajánlatok, amely ajánlattevők között a Ptk. 8:2. -a szerinti többségi befolyás áll fenn, továbbá azok az ajánlatok sem, amelyet olyan ajánlattevők adnak, akik között a Ptk. 8:1. (1) 1. pontja szerinti közeli hozzátartozói viszony áll fenn. Ajánlatkérő egyebekben köteles minden szükséges intézkedést megtenni annak érdekében, hogy biztosítsa az ajánlatok egymástól való függetlenségét. Nem alkalmas a piaci ár igazolására az az ajánlat sem, amelyet olyan ajánlattevő adott, akiben a Partnernek, vagy a Partner vezető tisztségviselőjének, vagy felügyelőbizottsági tagjának, vagy valamely munkavállalójának, vagy ez előzőekben felsorolt személyek 8:1. (1) 1. pontja szerinti közeli hozzátartozójának tulajdoni részesedése van, vagy abban az előzőekben megjelölt személyek vagy azok Ptk. szerinti közeli hozzátartozója vezető tisztségviselő vagy felügyelő bizottsági tag. A piaci ár igazolására nem alkalmas ajánlatot benyújtó ajánlattevőkkel kötött vállalkozási/megbízási szerződés ellenértéke a támogatás terhére nem számolható el. Nem igazolt a piaci ár abban az esetben sem, amikor a fejezetben részletezett összeférhetetlenségi esetek a szerződés megkötésének időpontjában állnak fenn. Mindazok az ajánlatok, amelyek nem felelnek meg a piaci ár igazolására előírt összeférhetetlenségi szabályoknak, a piaci árat igazoló árajánlatként nem vehetők figyelembe. Ha a piaci ár igazolására vonatkozó rendelkezések alapján valamely ajánlat nem alkalmas a piaci ár igazolására és ennek ellenére Partner a szerződést megköti, vagy a Partner a piaci ár igazolására nem alkalmas ajánlatot benyújtó ajánlattevőkkel kötött vállalkozási/megbízási szerződést, a szerződésben rögzített ellenszolgáltatás összege el nem számolható költségnek minősül. A piaci ár igazolását alátámasztó dokumentumokat (ajánlatok) (pl.webshop-os vásárlás esetén is elvárás az írásos ajánlat) a hitelesítési tevékenységre kijelölt szervezet részére a partneri jelentéssel és az előleg-elszámolással együtt kell benyújtani. A Partner minden olyan esetben, amikor a hitelesítési tevékenységre kijelölt szervezet részére piaci árat igazol nyilatkozat a piaci ár igazolására (Ld. 10. számú melléklet) dokumentum benyújtásával a benyújtott legalább 3 2 A 3 ajánlatnak rendelkezésre kell állnia, így célszerű több mint 3 ajánlattevőtől bekérni az ajánlatokat. 16

18 ajánlatot érintően köteles nyilatkozni arról, hogy az ajánlatokat benyújtó ajánlattevők között a Ptk. 685/B -a szerinti befolyás nem áll fenn. Partner köteles továbbá nyilatkozni arról is, hogy az általa becsatolt ajánlatok tekintetében a jelen fejezetben felsorolt összeférhetetlenségi esetek nem állnak fenn. Ha Partner in house beszerzés miatt nem köteles a piaci ár igazolására, az in house beszerzésekre a Kbt. által előírt feltételeknek való megfelelést köteles a hitelesítési tevékenységre kijelölt szervezet részére igazolni. A bruttó 1000 EUR alatti beszerzések esetében a piaci árat igazolni nem szükséges, azonban az előzőekben leírt összeférhetetlenségi szabályokat az 1000 EUR alatti beszerzések esetében is köteles Partner alkalmazni. Az összeférhetetlenségi szabályok megsértésével megkötött szerződés ellenértéke el nem számolható költségnek minősül. A rendelkezésre álló ajánlatok közül a partner a legalacsonyabb összegű ellenszolgáltatást tartalmazó, vagy az összességében legkedvezőbb ajánlatot köteles elfogadni. Amennyiben a partner az utóbbi esetet választja, akkor indokolni köteles az összességében legkedvezőbb ajánlat elfogadásának okait, max. 1 oldalas bírálati összefoglaló formájában a következő minimális tartalommal: ajánlattevők neve, ajánlat tárgya, termék/szolgáltatás ára, bírálati szempontok, döntés, döntés indokolása. A partner köteles indokolni, ha a piaci árnak való megfelelés igazolása (pl: kizárólagos jogok miatt) a fentieknek megfelelően legalább három ajánlat rendelkezésre állásával nem lehetséges. Abban az esetben, ha a hitelesítési tevékenységre kijelölt szervezet álláspontja szerint a Partner beszerzése szerinti szerződéses ár a jellemző piaci árnál bizonyíthatóan magasabb vagy a piaci ár igazolása a hitelesítési tevékenységre kijelölt szervezeti egység felhívására sem történik meg, a hitelesítési tevékenységre kijelölt szervezet jogosult a megjelölt teljes költség hitelesítésének megtagadására. V.8 Általános Forgalmi Adó ÁFA elszámolhatósága Az ÁFA elszámolhatósága kapcsán alapszabály, hogy a továbbhárított ÁFA csak akkor elszámolható kiadás, amennyiben a Kedvezményezett/partner a projekttel érintett tevékenysége alapján nem jogosult azt visszaigényelni. A visszaigényelhető ÁFA nem elszámolható költség még abban az esetben sem, ha a Kedvezményezett/partner nem él a levonás illetve visszaigénylés lehetőségével. A Kedvezményezett/partner közjogi vagy magánjogi státusza nem kerül figyelembevételre annak megállapítása során, hogy az ÁFA a jelen szabály alkalmazása tekintetében elszámolható költségnek minősül-e vagy sem. Egy adott számla értékéből a társfinanszírozásra elszámolható költség megállapításakor figyelembe kell venni, hogy a számlát benyújtó partner ÁFA visszaigénylésre jogosult adóalany vagy sem. Amennyiben az elszámolásra benyújtott számla jogszabály szerint fordított adózás hatálya alá esik, az elszámolás folyamata a partner ÁFA státusza szerint a következőképpen alakulhat: 17

19 Amennyiben a Kedvezményezett/partner ÁFA levonásra jogosult (az ÁFA nem minősül elszámolható költségnek), az elszámoláshoz elégséges a számla nettó értékének megfelelő alátámasztó dokumentumok benyújtása (az ÁFA bevallást az elszámoláshoz nem szükséges csatolni, azonban a helyszíni szemle során ellenőrizhető). Amennyiben a Kedvezményezett/partner általánosságban ÁFA levonásra jogosult, de az adott projekt tekintetében ÁFA levonási jogot nem gyakorolhat, a Kedvezményezett/partner a nettó összeg átutalásának alátámasztására számlaegyenleget és banki bizonylatot nyújt be. Az ÁFA összeg APEH felé történő kifizetését a partner ÁFA nyilatkozattal igazolja, a bevallás pedig a későbbi helyszíni szemle során kerül bemutatásra. Fontos, hogy a Kedvezményezett/partner tisztában legyen azzal, hogy így egy teljesítés esetén a számla és az ÁFA támogatástartalmának támogató általi kifizetésében időbeli eltérés (negyedéves, éves bevallók) merülhet fel. Vagyis ugyanazon partner részére két időpontban történik a támogatási összeg utalása (egyszer a számla benyújtásakor, máskor az ÁFA APEH felé történő befizetésének ÁFA összesítővel való igazolásakor) két alátámasztó dokumentummal (számla és ÁFA összesítő). Amennyiben a Kedvezményezett/partner ÁFA levonásra nem jogosult, a nettó összeg szállítónak történő kifizetésén túlmenően az ÁFA összeg APEH felé történő rendezését is bizonyítani kell ÁFA összesítő csatolásával. Ilyenkor a számla abban a beszámolási időszakban számolható el, amikor az ÁFA rendezésre került. Fordított adózás esetén a 2. melléklet szerinti nyilatkozat csatolása szükséges. V.9 Árfolyam-átváltási módszer Tekintettel arra, hogy a társfinanszírozási szerződések euróban köttetnek, így az előleg és az utólagos támogatás folyósítása is euróban történik, függetlenül attól, hogy a partner költsége forintban vagy devizában keletkezik. A magyar partnereknek a Széchenyi Programiroda Nonprofit Kft-hez benyújtott elszámolásukban a felmerült és kifizetett költségeket euróban kell feltüntetniük, a Széchenyi Programiroda Nonprofit Kft. az adott időszakban elszámolható költségekre a hitelesítési nyilatkozatot szintén euróban állítja ki. A HU-SK-RO-UA ENPI CBC Programban a magyar partnereknek a nem euróban felmerült költségek (Forint, és más külföldi pénznem) euróra történő átváltására összhangban a Főszerződés pontjával a jelentési időszak valamennyi hónapjának az InforEuro honlapon közétett havi árfolyamok átlagárfolyamát szükséges alkalmazniuk az elszámolások elkészítésekor, ami megtalálható az Európai Bizottság honlapján az alábbi címen: Figyelem! A magyar partner euróban felmerült költségeit az elszámolásban is euróban kell szerepeltetni! Nem lehetséges a magyar partner által a belső elszámoláskor alkalmazott árfolyamon forintosított összeget a fenti módszerek szerint újra euróra visszaváltani! VI. KÖLTSÉGTÍPUSOK ÉS AZ ELSZÁMOLÁSUKHOZ SZÜKSÉGES DOKUMENTUMOK A projekt során, a következő költségsorokon számolhatók el költségek: 1. Emberi erőforrások (Human resources) 2. Utazás (Travel) 3. Eszközbeszerzések (Equipment and Supplies) 4. Irodai költségek (Local office) 5. Egyéb költségek, szolgáltatások (Other costs, services) 6. Other (Egyéb) 18

20 7. Összes közvetlen költség (1-6 költségvetési sor összege) 8. Vésztartalék (Contingency reserve 8.) 9. Közvetlen költségek mindösszesen (7+8 költségvetési sor) 10. Adminisztrációs költségek (Administrative costs) 11. Összes elszámolható költség VI.1 Emberi erőforrás (Human resources) VI.1.1 Munkabér (helyi munkavállalók bruttó bérköltségei munkaszerződés alapján) VI.1.2 Munkabér (külföldi munkavállalók bruttó bérköltségei munkaszerződés alapján) Elszámolás szabályai (1.1., 1.2. költségvetési sorok): A partner közvetlen alkalmazásában álló, projekttel kapcsolatos feladatokat ellátó, munkavállalókkal kapcsolatban felmerült bér jellegű költségeket lehet elszámolni az alábbi feltételekkel: a munkatársnak a magyar projektpartner szervezetének alkalmazásában kell állnia, (munkaideje teljes vagy egy részében végzi feladatát), a partner közvetlen alkalmazásában álló munkavállalókkal megbízási/vállalkozási szerződés nem köthető, a projekt keretében elszámolt bérek nem haladhatják meg a Partnernél szokásosan felmerülő béreket (lásd Grant Contract General Conditions 14.2.), a projektre fordított idő arányában felmerült bruttó munkabér és a kapcsolódó járulékok, egyéb, a munkaszerződésben szereplő személyi jellegű juttatások kizárólag a projektre és az adott jelentési időszakra arányosítva számolhatók el, amennyiben azok a projekttel kapcsolatosan merültek fel, nem a projekttel kapcsolatos személyi jellegű juttatások nem számolhatók el a személyi költségek között, és a kiszámítás alapjába nem vonhatók be, a bérek és az azokat terhelő adók, járulékok a nemzeti szabályozás szerint számolhatók el, amennyiben az elszámolandó jövedelem adó- és járulék köteles, a munkavállalók projektben vállalt feladatai a munkaszerződésben, vagy a munkaköri leírásban szerepelnek, a közalkalmazottak és köztisztviselők díjazása abban az esetben számolható el, ha az a projekttevékenységekhez és nem az alkalmazott jogszabályi kötelezettségeihez és szokásos, napi irányítási feladatokhoz kapcsolódik, a személyi költségek kiszámításánál alkalmazott módszert az elszámoláshoz csatolni kell, a projekttevékenységekhez kapcsolódó munkaórákat munkaidő-kimutatásokkal kell igazolni, amelyeket csatolni kell az elszámoláshoz. Amennyiben a fizetés nem csak a projekttevékenységekkel kapcsolatos feladatok elvégzését foglalta magába, az elszámolható költségeket a munkaidő-kimutatás alapján kell kiszámolni, a fizetés arányos csökkentésével. Elszámoláshoz szükséges dokumentumok: Személyi költségek kiszámítási módszerének leírása és a számításokat tartalmazó részletes segédtábla ( Segédlet a Magyarország Szlovákia Románia Ukrajna ENPI Határon Átnyúló Együttműködési Program keretében elszámolt bérekhez, a Széchenyi Programiroda Nonprofit Kft. által kiadott segédtábla szerint; ld. 3. melléklet) és annak elektronikus változata. A táblázatnak az alábbiakat kell tartalmaznia: 19