MAGYAR OLIMPIAI BIZOTTSÁG

Átírás

1 MAGYAR OLIMPIAI BIZOTTSÁG A GÉPJÁRMŰVEK IGÉNYBEVÉTELÉNEK, HASZNÁLATÁNAK ÉS KÖLTSÉGELSZÁMOLÁSÁNAK SZABÁLYZATA Hatályos: április 15. 1

2 BEVEZETÉS A vállalkozások működéséhez, tevékenységéhez kapcsolódó gépjárművek üzemeltetésére vonatkozóan számos jogszabályi előírás rendelkezik, amelyeket maradéktalanul végre kell hajtani minden gazdálkodó szervezetnek. Az előírt követelmények teljesítése érdekében dolgoztuk ki a gépjárművek üzemeltetésére vonatkozó szabályzatot, mely főleg a személy-, és tehergépjárművek üzemeltetésének szabályait tartalmazza, a a szabályzat hatályba lépésének időpontjában hatályban lévő jogszabályi előírásoknak megfelelően. A szabályzat tartalmát, részletezettségét, szerkezetét alapvetően meghatározza a Magyar Olimpiai Bizottság (MOB) gépjárművek üzemeltetése szempontjából releváns - nagysága, struktúrája, gazdasági tevékenysége. Mindezek figyelembe vételével alakítottuk ki a MOB saját adottságainak ismeretében a gépjárművek üzemeltetésének helyi szabályait. A tevékenység ellátását biztosító formanyomtatványokat a mellékletben csatoljuk. A szabályzathoz függelék rész is kapcsolódik, mely a gépjárművek üzemeltetésével kapcsolatos - a szabályzat készítésének időpontjában hatályos - főbb jogszabályok jegyzékét, valamint az adóhatóság vonatkozó iránymutatásait tartalmazza. A szabályzat hozzájárul ahhoz, hogy a Magyar Olimpiai Bizottság (továbbiakban: MOB és/vagy vállalkozás,és/vagy gazdálkodó szervezet), mint kiemelkedően közhasznú társadalmi szervezetnél a gépjárművek üzemeltetésének rendje feleljen meg a jogszabályi előírásoknak, és ezáltal elősegítse a szabályszerűségi követelmények érvényesülését. 2

3 TARTALOMJEGYZÉK BEVEZETÉS... 2 I. ÁLTALÁNOS RÉSZ A szabályzat célja, hatálya A szabályzat tartalma Fogalmak, definíciók... 5 II. GÉPJÁRMŰ KATEGÓRIÁK NYILVÁNTARTÁS A feladatellátáshoz használt gépjárművek A MOB tulajdonában, használatában lévő gépjárművek nyilvántartása... 7 III. A GÉPKOCSIK HASZNÁLATÁNAK ÁLTALÁNOS SZABÁLYAI A gépkocsi üzemeltetés szabályai A menetokmányok kezelésének szabályai A gépkocsik üzemanyag ellátásának, elszámolásának rendje alternatíva: Előleg biztosítása, utólagos elszámolásra alternatíva: Üzemanyag tankolási kártya biztosításával IV. A MOB TULADONÁBAN LÉVŐ SZEMÉLYGÉPKOCSIK HASZNÁLATA A személygépkocsik használatának rendje A személygépkocsi hivatásos gépkocsivezetővel történő használatának rendje A kulcsos személygépkocsi használatának rendje V. SAJÁT GÉPKOCSI HASZNÁLATA HIVATALOS CÉLRA Útnyilvántartás vezetésével kapcsolatos szabályok VI. PARKOLÁSI DÍJAK, BÍRSÁGOK VII. TAXI IGÉNYBEVÉTELÉNEK SZABÁLYAI VIII. AUTÓBUSZ IGÉNYBEVÉTELÉNEK, ÜZEMELTETÉSÉNEK SPECIÁLIS SZABÁLYAI IX. TEHERGÉPKOCSIK ÜZEMELTETÉSÉNEK SPECIÁLIS SZABÁLYAI X. ZÁRÓ RENDELKEZÉSEK XI. MELLÉKLETEK sz. melléklet: Kimutatás a Magyar Olimpiai Bizottság használatában, tulajdonában lévő gépjárművekről sz. melléklet: Gépkocsi átadása-átvétele sz. melléklet: Kimutatás a gépjárművek üzemeltetéséhez használatos menetokmányokról

4 3/a. sz. melléklet: A személygépkocsis személyszállító szolgáltatást végző személygépkocsi okmánya /b. sz. melléklet: Gépjármű (Autóbusz) menetlevél /c. sz. melléklet: A közúti árufuvarozást végző gépkocsi, mezőgazdasági vontató, lassú jármű, valamint ezekből és pótkocsikból álló járműszerelvény fuvarlevele /d. sz. melléklet: A közúti árufuvarozást végző gépkocsi, mezőgazdasági vontató, lassú jármű, valamint ezekből és pótkocsikból álló járműszerelvény fuvarlevele /e. sz. melléklet: Nem közúti közlekedési szolgáltatást végző tehergépkocsi, vontató, mezőgazdasági vontató és járműszerelvény okmánya sz. melléklet: Kimutatás üzemanyag fogyasztásról sz. melléklet: Kimutatás futásteljesítményről sz. melléklet: Kimutatás üzemanyag megtakarításról sz. melléklet: Kimutatás havi üzemanyag túlfogyasztásról sz. melléklet: Belföldi kiküldetési utasítás sz. melléklet: Kiküldetési rendelvény sz. melléklet: Nyilatkozat a saját tulajdonú személygépkocsi hivatalos célú igénybevételéhez sz. melléklet: TAXI igénylőlap XII. FÜGGELÉK

5 A Magyar Olimpiai Bizottság (a továbbiakban: MOB) gépjármű üzemeltetési szabályzatát a közúti gépjárművek, az egyes mezőgazdasági, erdészeti és halászati erőgépek üzemanyag- és kenőanyag-fogyasztásának igazolás nélkül elszámolható mértékéről szóló, többször módosított 60/1992. (IV.1.) Korm. rendelet alapján a következők szerint határozom meg. I. ÁLTALÁNOS RÉSZ 1.1. A szabályzat célja, hatálya A gépjármű üzemeltetési szabályzat célja, hogy a MOB-nál meghatározásra kerüljenek azok a szabályok, amelyeket a gépjárművek üzemeltetése során érvényesíteni kell. A szabályzat hatálya kiterjed a MOB tulajdonában lévő, illetve az általa üzemeltetett, valamint az alkalmazottak tulajdonában lévő gépjárművekre, amikor azt hivatali célra használják. Kiterjed továbbá az üzemeltetést irányító, felügyelő, ellenőrző személyekre A szabályzat tartalma A szabályzat a a hatályos jogszabályi előírásoknak megfelelően a következő témákhoz kapcsolódóan tartalmaz előírásokat: valamennyi saját tulajdonú gépjárműtípus üzemeletetési rendjére, így a személygépkocsikra, az autóbuszra, a tehergépjárművekre, a gépjárművek használatához kapcsolódó menetokmányok kezelésének rendjére, az üzemanyag elszámolás szabályaira, a hivatali gépjármű magáncélú használatának lehetőségeire, a saját tulajdonú gépjárművek hivatali célú használatára Fogalmak, definíciók A szabályzatban szereplő fontosabb fogalmak meghatározása a személyi jövedelemadóról szóló évi CXVII. törvény 3.. előírásai szerint: 1.Hivatali, üzleti utazás: a magánszemély jövedelmének megszerzése érdekében, a kifizető tevékenységével összefüggő feladat ellátása érdekében szükséges utazás a munkahelyre, a 5

6 székhelyre vagy a telephelyre a lakóhelyről történő bejárás kivételével, ideértve különösen a kiküldetés (kirendelés) miatt szükséges utazást (a lakóhelytől való távollét). 2.Kiküldetés (kirendelés): a munkáltató által elrendelt, a munkaszerződésben rögzített munkahelytől eltérő helyen történő munkavégzés. 3.Költségtérítés: az a bevétel, amelyet e törvény által költségnek elismert kiadás megtérítésére kizárólag az adott bevételszerző tevékenység folytatása érdekében vagy hivatali, üzleti utazással (ideértve a kiküldetést, a külföldi kiküldetést, a külszolgálatot) összefüggésben kap a magánszemély. Nem tartozik ezen kiadások körébe a magánszemély személyes vagy családi szükségletét részben vagy egészben közvetlenül kielégítő dolog, szolgáltatás megszerzését szolgáló kiadás, kivéve, ha a törvény olyan költségtérítést állapít meg, vagy olyan, jogszabályban meghatározott költségtérítést ismer el, amellyel szemben a kiadást nem kell igazolni. 4.Üzemanyag-fogyasztási norma: a közúti gépjárművek, üzemanyag- és kenőanyagfogyasztásának igazolás nélkül elszámolható mértékéről szóló jogszabály szerinti üzemanyagés kenőanyag-felhasználás mértéke. Amennyiben így nem állapítható meg a norma, akkor a gyártó által, vagy műszaki szakértő által megállapított mérték. 5. Kiküldetési rendelvény: a kifizető által két példányban kiállított bizonylat, amely tartalmazza a magánszemély nevét, adóazonosító jelét, a gépjármű gyártmányának, típusának megnevezését, forgalmi rendszámát, a hivatali, üzleti utazás(ok) célját, időtartamát, útvonalát, a futásteljesítményt, az utazás költségtérítését, az élelmezési költségtérítést, valamint ezen költségtérítés(ek) kiszámításához szükséges adatokat (üzemanyag-fogyasztási norma, üzemanyagár stb.). A kiküldetési rendelvény eredeti példányát a kifizető, másolatát a magánszemély a bizonylat megőrzésre vonatkozó rendelkezések betartásával megőrzi. II. GÉPJÁRMŰ KATEGÓRIÁK NYILVÁNTARTÁS 2.1. A feladatellátáshoz használt gépjárművek A MOB-nál az üzemeltetés módját tekintve a következő kategóriájú gépjárművek üzemel(het)nek: a) üzemi használatú személygépkocsik, b) személyi használatú személygépkocsik, c) anyagszállításra, beszerzésre és eseti személyszállításra használt gépjárművek, d) vegyes használatú gépjárművek, e) tehergépkocsik, f) autóbuszok, g) saját gépkocsi, hivatalos célra történő igénybevételre. 6

7 Az üzemi használatú személygépkocsik: gépjárművezetővel, taxi, gépjárművezető nélküli (továbbiakban: kulcsos) rendszerben működnek. A szabályzatban csak a leggyakrabban előforduló gépjárművek használatára tértünk ki a felsorolásnál, azok köre - a MOB tevékenységének fejlődése, módosulása, változása esetén - a tényleges használati kategóriáknak megfelelően bővíthető, szűkíthető, módosítható A MOB tulajdonában, használatában lévő gépjárművek nyilvántartása A MOB használatában, tulajdonában lévő gépjárművekről az analitikus nyilvántartással egyező kimutatást kell készíteni, és azt folyamatosan karban kell tartani a szabályzat 1. sz. mellékletét képező tartalommal. A kimutatásnak tartalmaznia kell a következőket: gépkocsi típusát, gépkocsi rendszámát, gépkocsi forgalmi engedélyének számát, érvényességi idejét, a gépkocsihoz használt menetlevél (fuvarlevél típusát), megjegyzést a változások bejegyzéshez. III. A GÉPKOCSIK HASZNÁLATÁNAK ÁLTALÁNOS SZABÁLYAI 3.1. A gépkocsi üzemeltetés szabályai A MOB tulajdonában, használatában lévő gépjárművek szabályszerű üzemeltetéséért, a folyamatos üzem-, forgalombiztonsági és környezetvédelmi követelményeknek megfelelő műszaki állapotáért, a kapcsolódó feladatok ellátásáért - a vonatkozó munkaköri leírásban rögzítettek szerint - a Gazdasági igazgatóság szervezeti egységének gépjármű előadói feladatokat ellátó munkatársa felelős. A gépjármű vezetője a napi munkakezdéskor köteles meggyőződni a gépjármű biztonsági berendezéseinek, a gépjárművek rendeltetésszerű üzemeltetésének a meglétéről. A járműforgalmat úgy kell megszervezni, hogy a belépést és távozást, a rakomány ellenőrzéséért felelős személy megfelelő módon ellenőrizni és dokumentálni tudja. Anyag-, áru- és eszközforgalom csak megfelelően bizonylatolt formában, szállítólevél kíséretében történhet. Anyagok, eszközök kiszállítása csak az arra kijelölt személy által megfelelően kiállított szállítólevél alapján történhet. A szállítólevél egy példányát a Gazdasági igazgatóság - munkaköri leírásban - arra kijelölt vagyonvédelmi felelős munkatársának is át kell adni, aki a rakományt a szállítólevélen feltüntetett anyag 7

8 milyenségével és mennyiségével egyezteti. Eltérés esetén jegyzőkönyvet kell felvenni. A szállítóleveleket a vagyonvédelmi felelős időrendi sorrendben irattározza, és megőrzi. A MOB tulajdonában lévő személygépkocsik, autóbusz, tehergépkocsi csak érvényes menetlevéllel hagyhatják el a székhely és/vagy telephely területét, illetve közlekedhetnek a közutakon. Az utazás ideje alatt a gépkocsivezető köteles a jármű okmányait (menetlevél, forgalmi engedély) magánál tartani és közúti ellenőrzés alakalmával a használat jogosságát igazolni. A MOB tulajdonában (használatában, tartós bérletében) lévő gépjárművek üzemeltetése, valamint az üzemben tartással kapcsolatos jogszabályok betartása, valamint betartatása a Gazdasági vezető feladata. A személyszállító gépjárművek külföldi útra történő igénybevételét a főtitkár jogosult engedélyezni. Indulás előtt a gépjárművek biztonsági berendezésének műszaki állapotáról és működéséről a gépjármű vezetőjének minden esetben meg kell győződnie. Ellenőriznie kell továbbá az okmányok, valamint a gépjármű tartozékainak meglétét és a gépjármű KRESZ előírásainak való megfelelését. A személyi használatú vagy kulcsos gépkocsi átadása, illetve átvétele során a 2. sz. melléklet szerinti Gépjármű átadása-átvétele elnevezésű nyomtatványt kell használni. A gépjármű vezetőjének a gépjármű használata közben figyelemmel kell kísérnie a gépjármű és biztonsági berendezéseinek rendeltetésszerű, zavartalan működését. Az üzem közbeni műszaki hibára utaló jelenség észlelése esetén a jármű állagának megóvása, valamint a közlekedés biztonsága érdekében - ha a gépjárművezető a hibát megszüntetni nem tudja - a gépjárművet (ha arra lehetőség van) be kell vontatni a gépjármű székhelyére vagy a telephelyre, illetve a hiba megszüntetése érdekében segítséget kell kérni az autómentő szolgálattól. A gépjárművek üzemeltetése, használata során bekövetkezett, anyagi kárt okozó eseményekről jegyzőkönyvet kell készíteni. A jegyzőkönyv elkészítéséért a gazdasági vezető felelős. A jegyzőkönyvben foglaltak alapján a gazdasági vezető előterjesztése alapján a főtitkár dönt a kártérítés mértékéről A menetokmányok kezelésének szabályai A MOB gépjárművei - a személyi használatú gépkocsik, valamint az útnyilvántartás vezetésére kötelezett gépkocsik kivételével - csak menetlevéllel, illetőleg fuvarlevéllel közlekedhetnek a MOB a munkatársai, vezető tisztségviselői ill. az arra írásban feljogosított személyek (sportolók, edzők, stb). A gépjárművezetők menetlevéllel, fuvarlevéllel történő ellátásáról a Pénzügyi munkatárs köteles gondoskodni. A gépjárművek használatához a 3. sz. mellékletben található menet-okmányokat kell használni, melyről az útnyilvántartás kivételével a szigorú számadás alá tartozó bizonylatokkal egyező nyilvántartást kell vezetni. 8

9 A menetlevél rendelkezés részét a Gazdasági igazgatóság - munkaköri leírásban - arra kijelölt pénzügyi munkatársa tölti ki, feltüntetve: a gépkocsi jelentkezés helyét, a gépkocsi jelentkezés idejét, helyközi fuvar esetén a célállomást, illetve az útirányt, utazásra jogosultak nevét. A menetleveleket naponta kell kiállítani. A teljesítményadatokat tartalmazó rész kitöltése a gépkocsivezető feladata, akinek a menetlevélen fel kell tüntetni: kilométer állását induláskor, érkezéskor, a megtett kilométert, az útvonal megállóhelyeit és az ezekhez tartozó időadatokat, a teljesítmény igazolására szolgáló aláírását. A gépkocsivezetőnek az előzőeken túl a menetlevélen fel kell jegyezni: a kilométer számláló meghibásodása esetén a meghibásodás helyét (település, országúti távolságot jelző km tábla), a tankolt üzemanyag mennyiségét, a tankolás időpontjában a kilométeróra állását, az észlelt, de nem javított hibát az Üzemben tartó neve és címe alatti üres részen, minden olyan információt, amelyet lényegesnek tart. A menetleveleken, (fuvarleveleken) javítást csak áthúzással, valamint a javítást végző aláírásával lehet végrehajtani. A menetlevelek, (fuvarlevelek) vezetését, valamint azok adatait a gazdasági vezető havonta köteles szúrópróbaszerűen ellenőrizni és azt dokumentálni. Az ellenőrzés megtörténtét a menetlevélen fel kell jegyezni. Az útnyilvántartást a szabályzat 3/g. sz. melléklet alapján folyamatosan, naprakészen kell vezetni. Az útnyilvántartás vezetésének ellenőrzéséért a Gazdasági igazgatóság - munkaköri leírásban - arra kijelölt pénzügyi munkatársa felelős. Az útnyilvántartásnak tartalmaznia kell a gépjármű típusát forgalmi rendszámát fogyasztási normát 9

10 Gépjárművek költségelszámolásának szabályzata az év első és utolsó napján a kilométeróra állását, továbbá, ha a költségelszámoláshoz ez szükséges, akkor ezt az adatot havonta kell bejegyezni. az utazás időpontját, az utazás célját (honnan-hová történik az utazás), a felkeresett üzleti partner(ek) megnevezését, a közforgalmú útvonalon megtett kilométerek számát. Az utazás ideje alatt a gépkocsivezető köteles a jármű okmányait (menetlevél, forgalmi engedély) magánál tartani és közúti ellenőrzés alkalmával a használat jogosságát igazolni A gépkocsik üzemanyag ellátásának, elszámolásának rendje Üzemanyag költség csak számla alapján számolható el. A számlán minden esetben fel kell tüntetni a gépkocsi rendszámát és a tankolás időpontjában a tényleges kilométeróra állást alternatíva: Előleg biztosítása, utólagos elszámolásra A gépkocsivezetők üzemanyag vásárlás céljára havonta (tárgyhó1-31. között) Ft (indokolt esetben maximum Ft) összegű üzemanyag előleget vehetnek fel, mellyel minden tárgyhót követő 15. napjáig kötelesek elszámolni. Előleg csak akkor fizethető ki, ha az előző havi előleggel a gépkocsivezető határidőre elszámolt. Ha egy gépkocsivezető több gépkocsit vezet, az előleg járművenként vehető igénybe. Az előleg igénybevételére a D. Sz. ny. 12-5D/N. r. sz. Készpénz-igénylés üzemanyagelőlegre elnevezésű nyomtatványt kell használni. Az üzemanyag előleg elszámolására az D.sz.ny /N Üzemanyag-előleg elszámolás elnevezésű nyomtatványt kell használni. A fenti nyomtatványok helyett az integrált ügyviteli rendszer (FORRÁS SQL) által előállított és kezelt előleg bizonylatok is használhatóak. Ha a személyi használatú gépkocsi igénybevételére jogosult személy a tárgyhóra vonatkozóan nem vett fel üzemanyag előleget, az üzemanyag költség elszámolását a tárgyhót követő hónap 15 napjáig kell teljesítenie alternatíva: Üzemanyag tankolási kártya biztosításával Üzemanyag előleg helyett a gépkocsivezetőnek adható hitelkártya, vagy az üzemanyagtöltő állomások által külön szolgáltatásként nyújtott üzemanyag tankolási kártya, stb. Amennyiben az üzemanyag vásárlása hitelkártyával történik, akkor a felhasznált összegről az üzemanyagtöltő állomás két példányban nyugtát állít ki a gépkocsira vonatkozó azonosító adatok feltüntetésével, melynek egyik példányát a menetlevél leadásakor - a gépkocsivezetőnek a menetlevélhez kell tűznie. 1. Üzemanyagkártya beszerzése, kezelése 10

11 A MOB és az üzemanyag forgalmazó között megkötött határozott idejű szerződés szabályozza az üzemanyag biztosítását, a kártyahasználatot és egyéb feltételeket. A MOB írásban módosíthatja az üzemanyag keretet, amelyet az üzemanyag forgalmazó a rendszerében 48 órán belül átvezet. Az üzemanyag keret 100 %-os felhasználása a kártya automatikus letiltását vonja maga után. Az üzemanyag forgalmazó a kártya illetéktelen használatából eredő kárért felelősséget nem vállal. A kártya lejáratáról, illetőleg a kártya letiltásáról a kútkezelő jegyzőkönyvet vesz fel és a kártyát bevonja. Jegyzőkönyvet készít akkor is, ha a kártya sérült, nem olvasható, vagy ha a terminál meghibásodott. Ekkor azonban a gépkocsi vezetője személyigazolványa adatai feljegyzése mellett elfogadja a kártyát, biztosítja az üzemanyagot. Az üzemanyag kártya az üzemanyag forgalmazó tulajdona, a kártyát a lejáratát követő 15 napon belül a MOB köteles a kibocsátó részére visszaküldeni. A kártya biztonságos megőrzéséért, rendeltetés- és jogszerű használatáért a gépkocsi vezetője a felelős. Tilos a kártyát zálogba, óvadékba adni, átruházni vagy értékesíteni. A kártya elvesztését haladéktalanul be kell jelenteni az üzemanyag forgalmazónak. A kútkezelő mulasztásával okozott kárért az üzemanyag forgalmazót terheli kártérítési kötelezettség. Az üzemanyag forgalmazó minden kártya kibocsátásakor a kártya használatáért és a használattal összefüggő adatszolgáltatásért díjat számít fel. Az üzemanyag forgalmazó a vásárlás napján érvényes hivatalos áron számlázza ki a MOB számára az üzemanyagot. A számla bármely tételére vonatkozó írásbeli reklamációt az üzemanyag forgalmazóval kötött szerződésben rögzített feltételek szerint az üzemanyag forgalmazó köteles kivizsgálni. A számla-reklamáció a fizetési kötelezettség teljesítésére halasztási lehetőséget nem biztosít. 2. Üzemanyag tankolási kártya használata: Gépkocsivezető az üzemanyag-töltőállomáson a kútkezelőnek előre jelezni köteles, hogy kártyával kíván fizetni, s kiszolgálás előtt a kártyát átadja részére. Kútkezelő egyezteti a kártyán lévő rendszámot a gépjármű rendszámával és ellenőrzi a kártya érvényességét és a MOB által meghatározott üzemanyagkeretet, majd betölti az üzemanyagtartályba a kért mennyiségű üzemanyagot. Ezt követően a kártyát áthúzza a POS terminálon, majd beüti a tankolt mennyiséget, a gépkocsivezető a PIN kód beütésével igazolja a kártya használatára való jogosultságát, a terminál két példányos bizonylatot készít, amelyen a kútkezelő aláírásával és bélyegzővel igazolja az üzemanyag átadását, a gépkocsivezető szintén aláírásával igazolja az üzemanyag átvételét. A kútkezelő az áru átvételét igazoló bizonylatot és a pénztári nyugtát a kártyával együtt átadja a gépkocsivezető részére, aki a kapott bizonylatokat továbbítja a MOB gépjármű előadójához. 11

12 Gépjárművek költségelszámolásának szabályzata A kútkezelő megtagadja az üzemanyag biztosítását PIN kód hiányában, ha a gépjármű rendszáma és a kártyán lévő rendszám nem egyezik meg, vagy ha a kártya tiltólistán szerepel. a) A gépjárművezetők feladata - A gépjármű előadótól az üzemanyag kártyát teljes anyagi felelősség mellett aláírás ellenében átveszi; - Az üzemanyag beszerzését a fent leírtak szerint bonyolítja; - A gépjárművekbe csak az előírt minőségű üzemanyagot szabad tankolni (pl. 95 oktánszámú benzint, illetve gázolajat), eltérés esetén a többletköltségeket a gépjármű vezetője köteles a MOB-nak megtéríteni; - Tankolásnál a kútkezelő által kiállított áru-átvételi bizonylatot a gépjármű előadónak kell átadnia; - A menetleveleket pontosan kell vezetnie. A közvetlen felettes vezetője által igazolt menetleveleket a gépkocsi ügyintézőnek ellenőrzés céljából le kell adnia tárgyhót követő első munkanapon; - A gépjárművet mindig tiszta állapotban tartja, továbbá a kezelési könyvben előírt napi és időszakos vizsgálatokat elvégzi, s bármely rendellenességet, továbbá a kezelési könyvben előírt karbantartási határ km elérését azonnal jelzi a gépjármű előadójának. - A gépjármű belterében a dohányzás szigorúan TILOS! - Köteles lehetővé tenni azt, hogy a főtitkár, a gazdasági vezető, a gépjármű előadó vagy az általuk meghatalmazott személy - az előre egyeztetett időpontban - a gépjármű meglétét, állapotát valamint a kilométeróra aktuális állását ellenőrizze; - Havi norma szerinti üzemanyag felhasználás elszámolását a pénzügyi munkatárs végzi. aki a norma feletti felhasználást azonnal írásban jelenti a gazdasági igazgatónak. - Részletes feladatokat jelen szabályzat előírásain túlmenően a vonatkozó munkaköri leírások tartalmazzák. b) A gépjármű előadó feladata - Gépkocsi igénylés igénylési lap aláírása; gépjármű igénylések nyilvántartása; - Kezeli a gépjárművek okmányait (forgalmi engedély, üzemanyag-kártya, kapcsolódó engedélyek) és kulcsait; - Ellenőrzi a gépjárművek használatával kapcsolatos bizonylatokat (üzemanyag számlák, kötelező felelősségbiztosítás díjának befizetését igazoló szelvény, javítási és szerviz számlák, gépjármű tisztítás számlái, műszaki vizsgáztatás számlái) és iratokat. - Formailag és tartalmilag ellenőrzi a menetlevelek kitöltésének szabályosságát, leszignálja és havonta átadja elszámolásra a pénzügyi csoportnak. Az átvett és felvezetett formailag és tartalmilag ellenőrzött - üzemanyag számlákat szintén a pénzügyi csoporthoz továbbítja; 12

13 - Nyilvántartja, és szükség esetén megszervezi a kötelező hatósági műszaki vizsgákat; - A gépjárművek visszavételénél köteles szemrevételezéssel ellenőrizni azok állapotát, megvizsgálni, nem keletkezett-e rajtuk - az átvételtől számított - új sérülés. Amennyiben sérülést észlel, a sérülés tényét és körülményeit jegyzőkönyvben kell rögzíteni, amit a gépjármű használójával alá kell íratni; - Megteszi a gépjárművek közlekedésbiztonsági előírásoknak megfelelő műszaki állapot fenntartásához szükséges intézkedéseket. Felelős az évszaknak megfelelő mintázatú és menettulajdonságú gumiabroncsok (téli-nyári) felszereltetéséért. - A gépjárműveket ért műszaki hiba vagy rendkívüli esemény (baleset) esetén koordinálja a szükséges intézkedéseket. - Az autópálya-matricák beszerzése; - További feladatait a munkaköri leírása részletesen szabályozza. c) A pénzügyi munkatárs feladata - Az üzemanyag forgalmazóval a keretszerződés megkötése, az üzemanyag kártya megrendelés, módosítás, letiltás, ellenőrzés, visszajuttatás lejárat esetében. - a kútkezelő és a gépkocsivezető által lebélyegzett, aláírt áru-átvételt igazoló bizonylatok ellenőrzése mellett az üzemanyag forgalmazó havi számláinak átutalása. - a gépkocsivezetők igazolt menetlevelei alapján az érvényben lévő üzemanyagnormák megállapítása és jóváhagyott korrekciós tényezők alapján, a havi gépkocsi üzemanyag elszámolása a mindenkor érvényben lévő vonatkozó rendelet, jogszabályok és üzemanyagárak figyelembevételével. A MOB gépjárműveinek üzemanyag elszámolása a 60/1992. (IV.1.) Korm. rendelet 1., illetőleg 1/A. számú mellékleteiben meghatározott - az egyes járművekre (erőgépekre) vonatkozó alapnorma figyelembevételével történik, mely a különleges üzemmód miatt korrekciós tételekkel módosítható. A kormányrendelet 1. valamint 1/A. számú mellékletében nem szereplő típusú, valamint meg nem határozható alapnormájú, illetőleg a rendeletben meghatározottaktól eltérő fajtájú üzemanyaggal üzemelő gépjárművek esetében az alapnorma értékét a gyártó adatai vagy az üzemanyagfogyasztás mérése alapján műszaki szakértő állapítja meg. A gépjárművezetők havonta legfeljebb fenti kilométer keretet használhatják fel. Az esetleges kilométer megtakarítás a hónapok között nem csoportosítható át. Az engedélyezett kereten felüli igénybevétel rendkívül indokolt esetben, előzetesen a MOB gazdasági vezetője, akadályoztatása esetén a pénzügyivezető engedélyezheti. Engedély hiányában a túlfelhasználásra jutó üzemanyag és többletfeladat nem számolható el. A teljesítés igazolását a logisztikai referens a menetlevélen aláírásával igazolja. 13

14 Az üzemanyag elszámolás teljesítéséhez a gépkocsikat tele tankkal kell a gépkocsivezetők, személyi használatú gépkocsi igénybevételére jogosult személy, valamint a kulcsos gépkocsit használó személy részére átadni, és ugyancsak teli tankkal kell részükről a gépkocsikat leadni, visszaadni. Az üzemanyag elszámoláshoz a menetleveleket, (fuvarleveleket) valamint a személyi használatú gépkocsik futásteljesítményéről készített elszámoló lapokat a tárgyhót követő hónap 15. napjáig le kell adni a Gazdasági igazgatóság arra kijelölt pénzügyi munkatársa részére. A kulcsos gépkocsik üzemanyag költségeivel a leadott számlák alapján a gépjármű előadó számol el a Gazdasági igazgatóság munkaköri leírásban - arra kijelölt pénzügyi munkatársával. Az üzemanyag elszámolás részletes rendjét a pénzkezelési szabályzat tartalmazza. A gépkocsivezetők által tankolt üzemanyag mennyiségéről és a számla alapján elszámolt költségekről a 4. sz. mellékletben található nyilvántartást kell vezetni. A nyilvántartást valamennyi gépjárműre külön-külön el kell készíteni. A nyilvántartásba az adatokat a menetlevél, valamint az üzemanyag tankolásáról kapott számla alapján folyamatosan kell vezetni. A futásteljesítményről (megtett kilométerről) ugyancsak nyilvántartást kell vezetni a 5. sz. mellékletben foglaltak szerint. A szabályzat 4. sz. és 5. sz. melléklet szerinti nyilvántartás naprakész vezetéséért a Gazdasági igazgatóság munkaköri leírásban - arra kijelölt pénzügyi munkatársa felelős. A nyilvántartások alapján havonta, negyedévenként, év végén meg kell állapítani a gépkocsik üzemanyag megtakarítását, vagy az esetleges túlfogyasztását. IV. A MOB TULADONÁBAN LÉVŐ SZEMÉLYGÉPKOCSIK HASZNÁLATA 4.1. A személygépkocsik használatának rendje A személygépkocsi igények napi kielégítésénél amennyiben azok maradék nélkül nem teljesíthetők a gépjármű előadó, vagy a gépkocsi üzemeltetésével megbízott dolgozó következők szerint köteles eljárni: a) első helyen kell kielégíteni azoknak a dolgozóknak az igényeit, amelyek halaszthatatlanok, illetve melyeket napi rendszerességgel ismétlődően el kell látni, b) ezt követően kell biztosítani a pénzszállításhoz a gépkocsit, amikor a pénzkezelési szabályzatban meghatározottak szerint készpénzt csak gépkocsival lehet szállítani, c) az a) és b) pontban szereplő feladatok kielégítése után biztosítható gépkocsi a munkatársak helyi és helyközi hivatalos utazásaihoz, d) magáncélú használat csak ezek után engedélyezhető, kivételes esetekben. 14

15 Helyi közlekedésre személygépkocsit szóban kell igényelni, lehetőleg még a használat előtti napon gépjármű előadónál, vagy a gépkocsi üzemeltetésével megbízott dolgozónál. Helyközi közlekedésre gépkocsi igénylést a szabályzat 8. sz. mellékletében szereplő kiküldetési utasítás kitöltésével kell kérni. A gépkocsi igénylés alapján a gépkocsi használatát a főtitkár engedélyezi. Az igénylésen fel kell tüntetni, hogy a gépkocsit hivatásos gépkocsivezetővel, vagy anélkül (kulcsos kocsi) kérik. Kulcsos kocsi esetén az igénylőnek a vezetéshez megfelelő okmányokkal (pl. érvényes vezetői engedély, meghatározott vezetői gyakorlat) rendelkezni kell, melyet a gépjármű előadó köteles ellenőrizni. Személygépkocsik magáncélú használatát - rendkívül indokolt esetben a főtitkár írásban engedélyezheti A személygépkocsi hivatásos gépkocsivezetővel történő használatának rendje A hivatásos gépkocsivezetővel közlekedő gépkocsik amennyiben menetlevél vezetésére kötelezettek csak a II/2. pontban előírt menetlevéllel közlekedhetnek. A gépkocsivezető részére minden nap új menetlevelet kell kiállítani. A menetlevelet amennyiben a program előre ismert lehetőleg az előző nap a napi munka végzésekor a gépkocsivezetőnek át kell adni. A gépkocsivezető a lejárt, előző nap átvett menetlevelet az új menetlevél átvételekor köteles leadni. A gépkocsikat munkaidő alatt a MOB székház arra kijelölt területén kell tartani. A napi munka befejeztével a gépkocsit a MOB székhelyén a gépjármű előadónak, vagy a gépkocsi üzemeltetésével megbízott dolgozónak le kell adni, kivéve, ha ennek más helyen való éjszakai vagy nappali tárolását a gépjármű előadó a napi menetlevélen engedélyezte. Ilyen esetben a gépkocsivezető köteles minden biztonsági intézkedést megtenni, hogy a gépkocsi eltulajdonítását, rongálását megakadályozza A kulcsos személygépkocsi használatának rendje A kulcsos gépkocsikat csak helyközi közlekedéshez lehet igénybe venni. Helyi közlekedésre csak indokolt esetben vehető igénybe. A gépkocsikat a MOB székhelyén és/vagy telephelyén kell tárolni. Az indulást és érkezést minden esetben itt kell kezdeni, illetve itt kell befejezni. A gépkocsit minden esetben üzemanyaggal feltöltött állapotban kell kiadni, illetve a garázsba történő beálláskor leadni, a menetlevéllel és a felszereléssel együtt. A kulcsos gépkocsik esetében a gépjármű előadónak, vagy a gépkocsi üzemeltetésével megbízott dolgozónak rendszeresen ellenőrizni kell, hogy egy-egy út megtett kilométer távolsága és a vételezett üzemanyag mennyiség arányban áll-e. A gépkocsi vezetője (vagy aki a gépkocsit írásban használatra átvette) köteles a gépjármű előadót, vagy a gépkocsi üzemeltetésével megbízott dolgozót tájékoztatni, amennyiben a gépkocsin útközben rendellenességet tapasztalt. 15

16 Kulcsos gépkocsit MOB-nál munkaviszonyban álló, az arra jogosító engedéllyel rendelkező személy vezethet. A kulcsos gépkocsi vezetésére vonatkozó engedélyt a főtitkár írásban adja ki. A kiadott engedélyekről nyilvántartást kell vezetni. A nyilvántartást gépjármű előadó vezeti. A kulcsos gépkocsi vezetésére vonatkozó, névre szóló engedély annak a dolgozónak adható, aki legalább 2 éve B kategóriájú, érvényes vezetői engedéllyel rendelkezik. A személygépkocsik után fizetendő cégautó adót a évi LXXXII. tv. 17//A-17/G. paragrafusai szabályozzák. 16

17 V. SAJÁT GÉPKOCSI HASZNÁLATA HIVATALOS CÉLRA Magántulajdonú személygépkocsit hivatalos célra csak a főtitkár engedélyével lehet igénybe venni: helyi utakra, helyközi közlekedésre. Saját gépkocsi igénybevételét a szabályzat 8. sz. mellékletét képező kiküldetési utasításon kell engedélyeztetni. A kiküldetési rendelvényt két példányban kell kiállítani. A rendelvény egyik példányát MOB, másik példányát pedig a dolgozó köteles megőrizni az elévülési idő lejártáig Útnyilvántartás vezetésével kapcsolatos szabályok Nem kell útnyilvántartást vezetni - ilyenkor a kiküldetési rendelvény minden helyettesíti az útnyilvántartást -, amikor a magánszemély kizárólag csak a munkáltatójától kap hivatali, üzleti utazás címén bevételnek nem számító költségtérítést és az adott járművet más tevékenységével összefüggésben nem használja. A magánszemélynek útnyilvántartást kell vezetnie, ha a munkáltatójától hivatali, üzleti utazás címén kapott költségtérítés összege a jogszabályban meghatározott (igazolás nélkül elszámolható) mértéket meghaladja és a magánszemély a költségeit tételesen kívánja elszámolni. ha az adott járművet a hivatali, üzleti utazáson kívül más tevékenységével összefüggésben is használja. Ilyen esetben a magánszemély nem érvényesíthet költséget azokra az útnyilvántartásokban feltüntetett utakra, amelyekre a munkáltatójától bevételnek nem számító utazási költségtérítést kapott. A saját tulajdonú gépkocsi csak abban az esetben vehető igénybe, ha a dolgozó előzetesen nyilatkozatot ad arról, hogy a gépkocsi használatával kapcsolatosan sem személyi, sem tárgyi kártérítési igénnyel nem lép fel MOB-bal szemben. A nyilatkozatot a 10. számú melléklet szerint kell kiállítani. A nyilatkozat egész évre, illetve új gépkocsi beszerzéséig érvényes. Évenként, illetve a gépkocsi cseréjekor új nyilatkozatot kell adni. A nyilatkozaton tett adatokban bekövetkezett változást minden esetben haladéktalanul be kell jelenteni. A nyilatkozatok nyilvántartásáért és őrzéséért a gépjármű előadó felel. 17

18 A saját tulajdonú személygépkocsi használatáért költségtérítés illeti meg a dolgozót. A költségtérítés elszámolására a 9. sz. mellékletben található kiküldetési rendelvényt kell használni, melyet két példányban kell kiállítani. A költségtérítés összege az eseti belföldi kiküldetési rendelvényben feltüntetett kmtávolság szerint az üzemanyag fogyasztási norma és legfeljebb a NAV által közzétett üzemanyagár alapulvételével kiszámított üzemanyag-, valamint fenntartási költségtérítésből áll. A fenntartási költségtérítés fizetésére - a munkavállaló választásától, illetőleg nyilatkozatától függően - kétféle módon kerülhet sor: a) Az SZJA törvény 3. számú mellékletének II/6. pontjában, meghatározott összegű normaköltség választásával. 1 Ebben az esetben a dolgozónak nem keletkezik adóköteles jövedelme, nincs adófizetési kötelezettsége. b) A munkavállaló az SZJA törvény 3. számú mellékletének II/6. pontjában meghatározott adómentes összegtől eltérő mértékű,... Ft/km fenntartási költségtérítésben részesül, melyből adóelőleget kell levonni. Ebben az eseten a munkavállalónak költségelszámolással kell adóbevallását teljesítenie. A munkavállaló önadózóvá válik és az NAV felé elszámolási kötelezettséggel tartozik. A szabályzat adaptálása során vagy az a), vagy a b) pontban szereplő előírást kell szerepeltetni, attól függően, hogy a MOB melyik változatot alkalmazza. A saját gépkocsival megtett, az elszámolás alapját képező út hosszát távolsági térkép (GPS), (ennek hiányában érvényes távolsági autóbusz menetrend) alapján kell meghatározni. VI. PARKOLÁSI DÍJAK, BÍRSÁGOK A gépjármű vezetője köteles viselni a MOB gépjárműveinek használatából eredő közlekedési és egyéb bírságokat, ideértve a gépjármű parkolására vonatkozó szabályok megsértése miatt kiszabott parkolási díjat, pótdíjat, bírságot, továbbá bármilyen utólag felmerült egyéb, pl. adminisztrációs költséget is, valamint a gépjármű jogszabályban meghatározott, kötelező útnyilvántartásának, menetlevelének hiányából, hiányosságából, vagy szabálytalanságából eredő hatósági bírságokat, amely a gépjárműhasználat teljes időtartama alatt felmerül. 1 A szabályzat készítésének időpontjában hatályos évi CXIX. törvény november 7-től a 9 Ft/km normaköltségre módosította 18

19 A gépjárműhasználat teljes időtartama alatt az adott gépjárműre vonatkozóan kiszabott parkolási díjat a gépjármű vezetője - amennyiben annak megalapozatlanságát egyidejűleg rendelkezésre álló bizonylattal igazolni nem tudja - köteles az erre szolgáló fizetési csekken haladéktalanul megfizetni. A parkolási díj megfizetését igazoló befizetési bizonylatot, vagy a parkolási díj, bírság megalapozatlanságát igazoló bizonylatot valamint az annak alapjául szolgáló fizetési felszólítást a gépjármű vezetője köteles a parkolási eseményt követő munkanapon a gépkocsi ügyintézőnek átadni. A MOB a gépjárműhasználat teljes időtartama alatt parkolási díj és/vagy adminisztrációs bírság címén keletkezett tartozás összegét, annak megfizetése hiányában a gépjármű vezetője által okozott igazolt kár megtérítése címén jogosult a gépjármű vezetőnek fizetendő munkabérből levonni, amely levonáshoz a gépjármű vezetője jelen szabályzat írásbeli tudomásulvételével kifejezetten hozzájárulását adja. VII. TAXI IGÉNYBEVÉTELÉNEK SZABÁLYAI Taxi kivételes esetben csak abban az esetben vehető igényben, ha az a MOB gépjármű használatánál gazdaságosabb és/vagy - azonnali, halaszthatatlan szállítási szükséget kielégítésére nem áll rendelkezésre MOB gépjármű; a szállítási határidőn belül a gépkocsi ügyintéző nem tud gépkocsit biztosítani; fontosabb érdek fűződik ahhoz, hogy a szabad gépkocsit más, későbbi szállításhoz biztosítsa a gépkocsi ügyintéző. Az igényeket elektronikus úton, formájában, vagy papír alapon kell eljuttatni gépkocsi ügyintézőhöz a 11. sz. mellékletben meghatározott sablon kitöltésével. Az igényeket a főtitkár engedélyével fogadhatja el a gépjármű előadó. Taxi költségek elszámolása A taxi számlák kiegyenlítése általánosan készpénzzel történik. VIII. AUTÓBUSZ IGÉNYBEVÉTELÉNEK, ÜZEMELTETÉSÉNEK SPECIÁLIS SZABÁLYAI A MOB saját üzemeltetésű autóbusszal a szabályzat készítés időpontjában nem rendelkezik, tevékenységének ellátásához - szükség esetén autóbuszt bérel, az üzemeltetési feltételekről ebben az esetben a bérleti szerződés rendelkezik. Az autóbusz igénybe vételét hivatalos célokra (értekezlet, továbbképzés, látogatások, edző táborok, üzleti út, stb) a főtitkár engedélyezi. A bérleti díj összegének megállapításánál figyelembe kell venni az üzemanyag költséget, a munkadíjat és járulékait, a karbantartási költségeket, valamint 19

20 az autóbusz amortizációját. Gépjárművek költségelszámolásának szabályzata IX. TEHERGÉPKOCSIK ÜZEMELTETÉSÉNEK SPECIÁLIS SZABÁLYAI A MOB saját üzemeltetésű tehergépkocsival a szabályzat készítés időpontjában nem rendelkezik, tevékenységének ellátásához - szükség esetén tehergépkocsit bérel, az üzemeltetési feltételekről ebben az esetben a bérleti szerződés rendelkezik. Tehergépkocsi feladata elsődlegesen a MOB-nál jelentkező saját munka elvégzéséhez szükséges anyag- és áruszállítás bonyolítása. Amennyiben a tehergépkocsi közúti árufuvarozás céljára történő igénybevételét a Főtitkár engedélyezi. A bérleti díj összegének megállapításánál figyelembe kell venni az üzemanyag költséget, a munkadíjat és járulékait, a karbantartási költségeket, valamint a tehergépkocsi amortizációját. 20