SZABÁLYZAT Vezetékes és mobiltelefonok használatáról

Átírás

1 Budapest Főváros XIII. kerületi Önkormányzat Gazdasági Ellátó Szervezet Budapest, XIII., Hajdú utca 29. SZABÁLYZAT Vezetékes és mobiltelefonok használatáról Készítette:.. Borgulya Mónika s.k. számviteli osztályvezető Iktatószám: Budapest, január hó 01. JÓVÁHAGYTA:... Fáyné Hervai Mária s.k. igazgató

2 Tartalomjegyzék I. A SZABÁLYZAT TARTALMAZZA: 3 II. A SZABÁLYZAT CÉLJA, HATÁLYA 3 III. ÉRTELMEZŐ RENDELKEZÉSEK 3 IV. A TELEFONOK ÉS SZOLGÁLTATÁSAINAK HASZNÁLATI RENDJE HOZZÁFÉRÉS BIZTOSÍTÁSA VEZETÉKES TELEFONSZOLGÁLTATÁS FAX INTERNET MOBILTELEFON VEZETÉKES TELEFONON IGÉNY BEVEHETŐ SZOLGÁLTATÁSOK MOBILTELEFONON IGÉNYBE VEHETŐ SZOLGÁLTATÁSOK: DOLGOZÓI MOBIL TELEFONOK 5 V. A TELEFONSZOLGÁLTATÁSOK IGÉNYBEVÉTELI CÉLJAI (HIVATALI CÉL, MAGÁNCÉL) HIVATALI CÉLÚ HASZNÁLAT MAGÁNHASZNÁLAT 6 VI. A VEZETÉKES, ILLETVE MOBIL TELEFON MAGÁNCÉLÚ HASZNÁLATI ÉRTÉKÉNEK A MEGÁLLAPÍTÁSA 7 VII. HÍVÁSNAPLÓ VEZETÉSI KÖTELEZETTSÉG 7 VIII. ZÁRÓ RENDELKEZÉSEK 8 MELLÉKLET HIBA! A KÖNYVJELZŐ NEM LÉTEZIK. 2

3 A szabályzatban a XIII. kerületi Önkormányzat Gazdasági Ellátó Szervezet (továbbiakban: GESZ) az államháztartás működési rendjéről szóló 292/2009. (XII. 19.) Kormányrendelet 20. (3) bekezdés h) pontja alapján, saját hatáskörében - figyelembe véve a vonatkozó adózási előírásokat, valamint a helyi sajátosságokat - a következők szerint határozza meg a vezetékes és a mobiltelefonok használatával kapcsolatos előírásokat. I. A szabályzat tartalmazza: - a szabályzat célját, - a szabályzat hatályát, - az értelmezési rendelkezéseket, - az egyes telefonnal kapcsolatos szolgáltatásokhoz való hozzáférést, - a telefonszolgáltatások igénybevételi céljainak meghatározását, - a vezetékes- és mobilhasználatának rendjét, - a dolgozói mobil telefonok használatának rendjét, - a térítési díjak meghatározását, - a nyilvántartási kötelezettséget. II. A szabályzat célja, hatálya A szabályzat célja, hogy: - a helyi sajátosságokat figyelembe véve költségkímélő, költségtakarékos megoldást keresve biztosítsa a telefonhasználat jogszerű elszámolását, - meghatározza a telefonhasználat költségelszámolásának módját, - szabályozza az egyes feladatok ellátásáért való felelősséget, - rögzítse a vezetendő nyilvántartások körét. A szabályzat személyi hatálya kiterjed: a GESZ foglalkoztatottjaira. III. Értelmező rendelkezések A szabályzat alkalmazásában az egyes fogalmakon a következőket kell érteni: Telefonszolgáltatásnak minősül: - a helyi és távolsági beszélgetés szolgáltatás (SZJ és ), - mobiltelefon szolgáltatás (SZJ ), - az internet-protokollt alkalmazó beszédcélú adatátvitel (SZJ ). Helyi távbeszelő szolgáltatás körébe tartozik a helyi hívási területek közötti kapcsolat megteremtése és fenntartása érdekében végzett kapcsolódó és átviteli szolgáltatás. (pl. fax) Mobiltelefon-szolgáltatás: Ide tartoznak a rádiótelefon - szolgáltatások, amelyek hordozható készülék segítségével biztosítanak kétirányú - beszéd- és adatátvitelt, valamint - internet hozzáférést a nyilvános vezetékes hálózattal vagy más mobiltelefonnal. A szolgáltatás bizonyos változatai megfelelő végberendezéssel a hangátvitelen túl alkalmasak egyéb jelek ( pl. fax, adat ) átvitelére is. 3

4 Ide tartozik továbbá még: - értesítés a mobiltelefonra érkezett hívásokról, valamint - a személyhívó szolgáltatás. - Internet-protokollt alkalmazó beszédcélú adatátviteli szolgáltatás: - MSN szolgáltatás, - Skype, - Gmail telefon szolgáltatás. IV. A telefonok és szolgáltatásainak használati rendje 4.1. Hozzáférés biztosítása A telefonnal kapcsolatos szolgáltatásokhoz való hozzáférés biztosítása, illetve a megfelelő munkafeltételek biztosítása a GESZ hatékony működtetésének eszköze. Az egyes eszközök meghatározott személyeknek, illetve csoportoknak történő rendelkezésre bocsátása során figyelembe kell venni: - a munkaszervezési, - a vezetői állás betöltésével összefüggő, valamint - a költséghatékonysági szempontokat Vezetékes telefonszolgáltatás A vezetékes telefonvonalak elérhetőségét a GESZ működésének zökkenőmentes biztosítása érdekében lehetőség szerint minden olyan irodai helyiségben biztosítani kell, melyekben a munkafeladat, az ügyintézés, illetve a GESZ-en belüli kommunikációs igények indokolják. Az elérhetőséget a telefonvonalak, valamint a telefonvonalak mellékeinek kiosztásával kell biztosítani. A vezetékes telefonhasználat költségtakarékos kialakításának meghatározása a GESZ Pénzügyi osztályvezetőjének a feladata. A telefonköltségek elemzéséhez az egyes intézkedések meghatározásához szükséges annak ismerete, hogy a telefonköltséghez az egyes telefonálók milyen mértékben járulnak hozzá. Biztosítani kell, hogy minden személy, aki telefonál, egy meghatározott azonosító segítségével telefonálhasson (az egy adott vonalról kezdeményezett hívások egyértelműen személyhez kapcsolhatóak legyenek). A vezetékes telefonvonalakról T- Mobile szolgáltatón kívüli mobil telefonszámmal rendelkező partnert költségtakarékossági szempontból hívni nem lehet Fax A telefonkészülék mellé faxkészüléket minden osztályon biztosítani kell az ügyfélforgalom nagyságától és a munkaszervezési, lebonyolítási eljárásoktól függően Internet Internet hozzáférést azokra a munkakörökre kell biztosítani, melyek esetében az internet használata szükséges. A GESZ összes dolgozója rendelkezik internet hozzáféréssel. 4

5 4.5. Mobiltelefon A kerületben flotta rendszer működik, ezért meghatározott személyek és csoportok részére a hatékony, gyors, eredményes, és költségkímélő feladatellátáshoz a mobiltelefon használat biztosítása elengedhetetlen. A mobiltelefon használatáért az a személy tartozik felelősséggel, aki a telefont használatra átvette. Köteles a telefont úgy kezelni, tartani, hogy arról más személy illetéktelenül telefonhívást, illetve más telefonszolgáltatást ne kezdeményezhessen. A mobiltelefonnal rendelkező személy köteles a telefont a költségtakarékosság elvének figyelembevételével használni. A mobiltelefonnal ellátott személyek a részükre biztosított mobiltelefont a használati jog elvonásáig, a munkakörüknek, illetve a pozíciójuknak megszűnéséig használhatják, utána vissza kell szolgáltatniuk az adott osztály vezetője részére. Mobiltelefont magukkal hordani az alábbi személyeknek lehet: - Vezetőknek, - Kézbesítőnek, - Leltározónak, - Árufuvarozónak - Informatikai Szolgáltató Központ dolgozóinak. A többi dolgozóknak munkaidő után a mobiltelefont biztonságos, jól elzárható helyen kell elhelyezni, hogy illetéktelen személy ne férhessen hozzá. A mobiltelefonokról, mint készülékekről a GESZ Számviteli osztálya, a mobilszámokról, szerződésekről, jótállási jegyekről, valamint a telefonhasználók köréről a GESZ Pénzügyi osztálya vezet nyilvántartást Vezetékes telefonon igény bevehető szolgáltatások: - tudakozó használata, - távirat küldés használata Mobiltelefonon igénybe vehető szolgáltatások: - tudakozó használata, - mobil internet használata, - autópálya matricavásárlás, - MMS szolgáltatás igénybevétele, - parkolási díjak fizetése stb Dolgozói mobil telefonok A GESZ alkalmazottainak lehetőségük van arra, hogy a szerződéses Mobilszolgáltatótól kedvezményesen készülék és előfizetés együttes beszerzése esetén- vásároljanak. Feltételei, hogy: a GESZ előfizetőként, a GESZ-szel szerződéses munkaviszonyban álló dolgozó pedig Számlafizetőként közreműködjön a megkötendő előfizetői szerződéseknél. 5

6 A Mobilszolgáltató vállalja, hogy dolgozói előfizetések kedvezményeit az adott időpontban érvényes megállapodás alapján biztosítja. Az igénybevétel feltétele ezen előfizetések vonatkozásában, hogy a GESZ az előfizetői jogcímet a dolgozótól átvállalja. A Mobilszolgáltató vállalja, hogy az esetleges számlatartozás dolgozó által történő befizetése után- ezen előfizetéseket a Mobilszolgáltató díjszabásában meghatározott díj ellenében a GESZ nevére módosítja. Amennyiben a megállapodás időtartama alatt a dolgozónak a GESZ-hez kapcsolódó munkaviszonya megszűnik és a GESZ az előfizetői jogcímről lemond a Számlafizető dolgozó javára- az esetleges számlatartozás befizetése után a Mobilszolgáltató vállalja, hogy az előfizetést a Mobilszolgáltató díjszabásában meghatározott díj ellenében a kilépő nevére, illetve az általa választott publikus díjcsomagra módosítja. A kedvezmény igénybevételére jogosult dolgozók listáját a GESZ és a Mobilszolgáltató félévente írásban egyezteti egymással a kedvezmények jogosulatlan igénybevételének elkerülése érdekében. V. A telefonszolgáltatások igénybevételi céljai (hivatali cél, magáncél) 5.1. Hivatali célú használat Hivatali célú használatnak minősül: - a dolgozó hivatalos ügyintézéséhez kapcsolódó használat, ezek közé tartozik: az ügyfelekkel, intézményekkel, Polgármesteri Hivatallal, egyéb szervezetekkel való kapcsolattartás, más közreműködő hatósággal történő kapcsolattartás, döntés előkészítés, illetve döntés végrehajtással összefüggő használat, információ szerzés céljából történő használat, kapcsolattartási tapasztalatcsere célú használatok, a GESZ feladatkörébe tartozó ügyek intézése, szervezési célú használat, - tudakozó igénybevétele, - külföldi kiküldetés során ügyintézés, illetve külföldi elbeszélgetések díjai, ha azok igazolhatóan a hivatali célú használattal jöttek létre, - távirat költsége: GESZ aktív dolgozója, nyugdíjasa, vagy családja részére történő gratuláció, illetve részvétnyilvánítás céljából jött létre - mobil-internet használata: a GESZ Informatikai Szolgáltató Központ munkatársainak a munkaköri leírásában szabályozottak alapján, ha az internet-használatot mozgó munkavégzés, munkaidő alatt, ügyintézés céljából veszik igénybe a dolgozók Magánhasználat Magánhasználatnak kell minősíteni minden olyan használatot. - ami nem minősül az 5.1. pont szerint hivatalos célú használatnak, - MMS szolgáltatások igénybevétele, - emelt díjazású telefonhívások kezdeményezése, - autópálya matrica, illetve parkolási díjak fizetése. 6

7 VI. A vezetékes, illetve mobil telefon magáncélú használati értékének a megállapítása A személyi jövedelemadóról szóló (SZJA) törvény 70. -a (1) bekezdésének b) alpontja és (5) bekezdésének c) alpontja szerint, mint Béren kívüli juttatásnak nem minősülő egyéb meghatározott juttatás, adóköteles a munkahelyi telefonok magáncélú használata során megszerzett bevétel. A takarékos költségvetési gazdálkodás, a pazarlás elkerülése érdekében elvárás, hogy a GESZ - nek telefonok magáncélú használata miatt adófizetési kötelezettsége ne keletkezzen. Általános elv: - Befizetési kötelezettség a hívószámra kiállított számla forgalmi értékének áfával növelt összege után keletkezik. - A magánbeszélgetések értékével arányosan az előfizetési díj is kiszámlázásra kerül. Magáncélú használat befizetéseket kétféle módon történhet: A hívószámra készített bruttó érték 20 %-a a magáncélú beszélgetésnek minősül, ennek megfizetése esetén részletes hívólista vezetése nem szükséges, befizetésével adófizetési kötelezettség nem keletkezik. A hívószámra készített tételes híváslista alapján a tényleges magánbeszélgetés befizetése, ez esetben világosan elkülönítve a magán és hivatalos beszélgetésekről hívásnapló vezetése szükséges. A magáncélú beszélgetések költségének megfizetésével adófizetési kötelezettsége nem keletkezik. Mindkét esetben a munkavállaló aláírásával igazolja a választott módot, valamint a hívásnapló valóságának megfelelését. Nem vonható bele a bruttó érték 20%-os értékének megfizetésének alapjába, és így a teljes vételárat ki kell fizetni az alábbi szolgáltatások igénybevétele esetén: - MMS szolgáltatás, - autópálya matrica-vásárlás, - emelt díjas telefonhívások, (kivételt képeznek a külföldi hívások) - mobil internet használat, kivételt képeznek a GESZ ISZK kijelölt dolgozói. A vezetékes telefon és a hivatali mobil telefon magáncélú használata esetén a munkavállaló havonta nyilatkozni köteles a kiküldött számla másolatán a magáncélú beszélgetések összegéről, melyet a GESZ Házipénztárába kell befizetni. A megtéríttetésről a GESZ Pénzügyi osztályvezetőjének kell gondoskodnia. Mobil előfizetések beszélgetési limit értéke: 6.000,- Ft A mobil számla limit érték feletti részét teljes összegben ki kell fizetnie a dolgozónak. VII. Hívásnapló vezetési kötelezettség Hívásnapló vezetési kötelezettségnek kell eleget tenni: - a telefonok kizárólagos hivatalos célú használata során, valamint 7

8 - abban az esetben, amikor a tényleges tételes híváslista alapján kerül a magán célú használat kijelölésre. Hívásnapló kötelező tartalmi elemei: - dátum, - hívó fél, - hívott fél neve, és telefonszáma, - hívás célja (magán vagy hivatalos). VIII. Záró rendelkezések Jelen szabályzat január 1.-jén lép hatályba. A tárgyra vonatkozó minden korábbi szabályozás hatályát veszti. 8

9 1. számú melléklet TELEFON HÍVÁSNAPLÓ oldalszám osztály / részleg...telefonszám Dátum: Hívó fél: Hívott fél neve és telefonszáma: Hívás/Fax: Hivatalos/Magán Megjegyzés: