Szervezeti és Működési Szabályzat

Átírás

1 S Z A K K A Y J Ó Z S E F S Z A K K Ö Z É P I S K O L A Szervezeti és Működési Szabályzat 2013.

2 - 2 - E szervezeti és működési szabályzat a köznevelésről szóló évi CXC. törvény és a 20/2012. EMMI rendelet szerint készült figyelembe véve a működést meghatározó egyéb jogszabályokat is. (0) Iskolánk adatai Neve: Székhelye: 1086 Budapest Baross u I/3A. Telephelye: 2000 Szentendre, Áprily tér 5. Alapítója, fenntartója, működtetője: Szakképzett Ifjúságért Alapítvány 1025 Budapest, Zsindely u. 5/b Alapító okirat kelte: Budapest, Típusa, évfolyamainak száma: szakközépiskola 1/13., 2/14. évfolyam Munkarendje: Nappali oktatás Az intézmény felügyeleti szervei: szakmai törvényességi felügyelet: Szakképzett Ifjúságért Alapítvány, általános törvényességi felügyelet székhelyen: Budapest Főváros Kormányhivatala, telephelyen: Pest Megye Kormányhivatala Az intézmény jogállása: Az intézmény önálló jogi személy Az intézmény illetékességi és működési területe: Budapest Főváros, Pest megye Az intézmény alaptevékenysége: szakközépiskolai nevelés-oktatás TEÁOR Szakképesítés megszerzésére felkészítő nappali rendszerű szakmai elméleti oktatás a szakképzési évfolyamokon; TEÁOR Szakképesítés megszerzésére felkészítő nappali rendszerű szakmai gyakorlati oktatás a szakképzési évfolyamokon ezen belül: idegenvezető Az intézmény vezetőjének kinevezési rendje: Az igazgatót az Alapítvány Kuratóriuma nevezi ki, vezetői megbízása határozott időre szól. A rávonatkozó munkáltatói jogokat az Alapítvány kuratóriumi elnöke gyakorolja. Az intézmény gazdálkodási jogköre: Az intézmény részben önálló gazdálkodást folytat. Gazdálkodási tevékenységét elkülönülten a fenntartó külön megállapodás alapján végzi. A feladatellátást szolgáló vagyon: a. Ingatlan vagyon: Székhelyen: 1086 Budapest Baross u I/3A saját tulajdon Telephelyen: 2000 Szentendre, Áprily tér 5.; tulajdonos: Szentendrei Református Egyházközség b. Ingó vagyon: Leltár szerinti saját tulajdon, illetve bérleti jog alapján. A feladatellátáshoz szükséges vagyon feletti rendelkezési jog: - Az intézmény igazgatója önállóan jogosult rendelkezni.

3 Az igazgató az intézmény rendelkezésére bocsátott ingatlant nem jogosult elidegeníteni. - Az intézmény igazgatója a vagyonnal és a kuratórium által évente jóváhagyott költségvetés keretei között önállóan rendelkezik. - Az igazgató a rábízott vagyon felhasználásáról évente írásban beszámolót ad a fenntartónak. - A székhelyen és a telephelyen az intézmény igazgatója az Alapítvány által biztosított bérleti jog alapján rendelkezik a feladatellátáshoz szükséges ingatlan és ingó vagyonnal, melyért az intézmény az éves szerződésekben megállapított bérleti díjat fizet. - A Kuratórium előzetes jóváhagyása után az intézmény az alap és kiegészítő tevékenység ellátásának sérelme nélkül folytathat az alaptevékenységével összefüggő olyan tevékenységet, mely azt kiegészíti vagy kiszolgálja a jóváhagyott költségvetés 20%-ának mértékéig. Az intézmény vállalkozási tevékenysége: A Kuratórium előzetes jóváhagyása után az alapfeladatok ellátásának sérelme nélkül folytathat az alaptevékenységével összefüggő olyan tevékenységet, mely azt kiegészíti vagy kiszolgálja.

4 - 4 - (1) A működés rendje Szervezeti felépítés: Igazgató Tanárok Gyakorlati Iskolatitkár Könyvtáros Gondnok oktatásvezető Az igazgató telefonon, -en, faxon tartja napi rendszerességgel a kapcsolatot. Az igazgató személyesen is kapcsolatot tart a székhelyen, illetve a telephelyen az alkalmazottakkal, illetve a tanulókkal. Felvétel, beiratkozás Jelentkezési lap kitöltésével lehet Szakközépiskolánkba felvételre jelentkezni. A felvétel az OKJ idegenvezető szakra nincs szakmai előképzettséghez kötve. Túljelentkezés esetén angol vagy német nyelvből letett középfokú C nyelvvizsga előnyt jelent. Egészségügyi és munka-alkalmassági feltételek: a képzésre jelentkezőnek a mindenkor érvényes jogszabályokban meghatározott egészségügyi követelményeknek és szakmai elvárásoknak kell megfelelniük, amelyek alkalmasnak minősítik őt a folyamatos munkavégzésre. Beiratkozási feltételként a középiskolai érettségi bizonyítvány bemutatását szabjuk; nappali rendszerű iskolai oktatásban a tanuló abban az évben kezdhet utoljára tanévet, amelyben betölti a huszonegyedik életévét. E határidő egy évvel meghosszabbítható abban az esetben, ha a tanuló az általános iskola első évfolyamán a tanulmányait a hetedik életévében kezdte meg. Napközis, illetve tanulószobai foglalkozások nincsenek, kollégiumi igény esetén segítjük a tanulók elhelyezését. Az iskola nyitva tartása Szorgalmi időben hétfőtől péntekig reggel 8 órától 20 óráig tart nyitva. Az iskola rendes és rendkívüli nyitvatartási idejében portaügyeletet kell biztosítani. A portaügyeletest a technikai dolgozók közül kell megbízni. Az iskolát szombaton, vasárnap és munkaszüneti napokon zárva kell tartani. Rendezvények esetén a nyitva tartásra, valamint a szokásos nyitva tartási rendtől való eltérésre az igazgató adhat engedélyt.

5 - 5 - A vezetők benntartózkodása Az iskola nyitva tartási rendjén belül az órarend szerint a tanítás kezdete előtt 30 perccel és du. 13 óra között az igazgató vagy a megbízott ügyeletes pedagógus közül egynek az iskolában kell tartózkodnia. A 13 órakor távozó vezető után a szervezett foglalkozást tartó pedagógus tartozik felelősséggel az adott terem rendjéért. A vezetők helyettesítési rendje Az igazgatót távolléte idején a legtöbb szolgálati idővel rendelkező pedagógus helyettesíti, aki a munkáltatói jogkör kivételével gyakorolja az igazgatót megillető jogokat. Egy hónapon túli, tartós távollét esetén a fenntartó megbízást ad az igazgatói teendők ellátására az iskolában a legmagasabb végzettségű pedagógusnak. A pedagógiai munka belső ellenőrzési rendje A belső ellenőrzést az igazgató a szakmai vezető tanárral együttműködve végzi. A belső ellenőrzés óralátogatásokon keresztül valósul meg, melyet megbeszélés követ. A megbeszélés a személyiségi jogokat nem sértheti, a hibák kijavítására összpontosít. Az adminisztráció ellenőrzése a naplók, törzskönyvek, jegyzőkönyvek stb. ellenőrzését jelenti. A szaktanárnak, osztályfőnöknek folyamatosan kell vezetnie a dokumentumokat. Az igazgató legalább havonta ellenőrzi ezeket. A tanítás ideje A tanítás kezdete legkorábban 7.30 óra. A tanítási óra 45 perces, a gyakorlati órák 60 percesek. A szünetek idejét a házirend határozza meg. A tanuló a tanítási idő alatt csak az osztályfőnöke, illetve a szaktanár engedélyével hagyhatja el az iskolát. A tanítási nap sorszámozható abban az esetben, ha a tanulók a Pedagógiai programban vagy a munkatervben meghatározott célok érdekében legalább 3 x 45 perces foglalkozáson vesznek részt. Az iskolavezetés engedélyével foglalkozás a munkatervben, illetve a tanmenetben is szereplő alkalmak esetén az iskolaépületen kívül is tartható. Hivatalos ügyek intézése A hivatalos ügyek intézése az iskolatitkári irodában történik tanítás után a székhelyen. Látogatók belépésének és bent-tartózkodásának rendje Az épületbe belépő látogatók a recepción jelentkeznek és kaphatnak útbaigazítást ügyeik intézésére. A recepciós tájékoztatást ad az idegeneknek a hivatalos ügyintézés lehetőségeiről. Idegenek a recepciónál várakozhatnak a tanulókra, tanárokra. Idegenek az épület más részeiben nem tartózkodhatnak. Ügyeleti rend

6 - 6 - Az iskola a tanítási szünetekben az ügyeleti rend szerint tart nyitva. Az ügyeleti időn kívül csak a beosztásuk szerint munkát végzők tartózkodhatnak az épületben. A nyári tanítási szünet ügyeleti rendjét az igazgató tanévenként határozza meg. A védő, óvó előírások, a létesítmények és helyiségek használati rendje Az iskola létesítményeit, helyiségeit rendeltetésüknek megfelelően, az állagmegóvás szem előtt tartásával kell használni. Az iskola minden dolgozója és tanulója felelős: a tulajdon védelméért, állagának megőrzéséért, az iskola rendjének, tisztaságának megőrzéséért, az energia-felhasználással való takarékoskodásért, a tűz és balesetvédelem, valamint munkavédelmi szabályok betartásáért. A létesítmények tanulói használatának szabályai A tanulók az intézmény létesítményeit, helyiségeit csak pedagógusi felügyelettel használhatják. A tanítási és étkezési idő után a tanuló vagy szervezett foglalkozás keretében, vagy az osztályfőnök, illetve az igazgató külön engedélyével tartózkodhat az iskolában Az egyes helyiségek, létesítmények berendezéseit, felszereléseit, eszközeit elvinni csak az igazgató engedélyével, átvételi elismervény ellenében lehet. A tanulók kötelesek betartani az iskolai munkavédelmi és tűzvédelmi szabályzatában foglaltakat. Az iskolai könyvtár használati rendjét a könyvtár működési szabályzata állapítja meg. Az iskolához nem tartozó, külső létesítményhasználóra vonatkozó szabályok Az iskolához nem tartozó külső igénybe vevők csak a helyiségek átengedéséről szóló megállapodás szerinti időben tartózkodhatnak az épületben. Az igénybevevőket vagyonvédelmi kötelezettség terheli, és kártérítési felelősséggel tartoznak. Kötelesek betartani az iskolai munkavédelmi és tűzvédelmi előírásokat. Bombariadó vagy egyéb rendkívüli esemény esetén az iskolavezetés ügyeletes tagja a rendőrségi felszólítás után gondoskodik az iskola épületének kiürítéséről a menekülési tervnek megfelelően. A tanulók a személyes holmikat az intézkedésnek megfelelően vihetik magukkal. A rendkívüli eseményről az ügyeletes az igazgatót haladéktalanul tájékoztatja. A tanítási órák pótlása szükség szerint a következő szombaton történik. Reklámtevékenység Reklámtevékenység nem folytatható az intézményben.

7 - 7 - A jutalmazás szempontjai Tartósan magas szintű oktató munka, melynek eredményessége a szakmai vizsgán mutatkozik meg, alapja a jutalmazásnak. A pontos, naprakész adminisztrációs munka a feltétele a jutalmazásnak. A jutalom keretet az éves költségvetés tartalmazza, ennek hiányában pénz-, vagy egyéb jutalom nem adható. Iratkezelés Az iratkezelés általános szabályozása a 20/2012. EMMI rendeletnek megfelelően történik. A nevelési-oktatási intézmény részére érkező - nem névre szóló - leveleket, iratokat és egyéb küldeményeket a vezető vagy távollétében a helyettesítésével megbízott veszi át és bontja fel. Az iskolatitkár végzi a rendelet szerint az iktatást, az irattovábbítást. A rendszeres egészségügyi felügyelet és az ellátás rendje Az iskola dolgozói a tanévkezdésre érvényes (negatív) tüdőszűrő lelettel jelentkeznek. Az első tanítási héten részt vesznek az egészségügyi alkalmassági vizsgán. Térítési díj fizetése és visszatérítése A megállapított térítési díjakat minden hónap 10. napjáig kell befizetni az iskolatitkárnál. A térítési díjak megállapításakor adható szociális kedvezményeket a nevelőtestület állapítja meg a fenntartó szabályozásának megfelelően. A visszatérítés indokolt esetben írásbeli kérelem alapján az igazgató utasítására történik. A tanuló mulasztásának igazolására vonatkozó rendelkezések A tanuló tanítási óráról való késését és hiányzását a szaktanár az osztálynaplóba bejegyzi. A mulasztott órák havi összesítését és igazolását az osztályfőnök végzi. Elméleti órák tekintetében az éves óraszám legfeljebb 20%-a mulasztható, a mulasztás igazolásától függetlenül. Valamely elméleti tantárgy esetében a tantárgyra előírt éves óraszám 20%-ánál több mulasztás tantárgyi osztályozó vizsga letételével pótlandó, ha nincs elég érdemjegye a tanulónak. Gyakorlati foglalkozások tekintetében az éves óraszám legfeljebb 20%-a mulasztható, a mulasztás igazolásától függetlenül. A nagyobb mértékű mulasztást másik csoportban kell pótolni. Amennyiben a tanulók egy csoportja a tanítási órán az iskola érdekében végzett munka miatt nem tud megjelenni, osztályfőnökük vagy az őket irányító pedagógus köteles az érintett szaktanár(oka)t legalább három nappal előbb értesíteni. A szakmai vizsga megkezdésének feltételei: a tanév eredményes befejezése

8 - 8 - szakmai idegen nyelvből középfokú C típusú állami nyelvvizsga bizonyítvány, vagy azzal egyenértékű nyelvvizsga bizonyítvány egészségügyi alkalmassági igazolás Az ünnepélyek, megemlékezések rendje, hagyományápolás Iskolai keretben március 15-én, október 23-án tartunk ünnepélyes megemlékezést. Osztálykeretben emlékeznek meg a tanulók október 6- ról, a kommunista diktatúra áldozatairól, a holocaustról, a nemzeti összetartozás napjáról. Az évnyitó és a szakmai vizsga záró ünnepélyét az igazgató tartja. Az év elején megismerkednek a tanulók az iskola névadójának munkásságával. Tanórán kívüli foglalkozások A tanulók legalább 10 fős csoportjának kérésére szakköri, konzultációs foglalkozásokat indítunk. Ezek egész tanévben, vagy rövidebb ideig tarthatnak. Felnőttoktatás formái Az iskola jelenleg nem végez felnőttoktatást. Idegen nyelvi órák alóli felmentés Amennyiben a tanuló rendelkezik a szakmai vizsga letételéhez szükséges államilag elismert nyelvvizsga bizonyítvánnyal, kérelmére az igazgató a nyelvi órák alól felmenti. Ha a tanuló olyan idegen nyelvből kíván felkészülni, amelynek oktatását az iskola nem tudja biztosítani, nyelviskola látogatási igazolás birtokában is kérheti a felmentését, melyet az igazgató ad meg. (2) Belső kapcsolatok A szervezeti felépítés mutatja a munkarend szerinti belső kapcsolatokat. A beosztások munkaköri leírásai is annak figyelembevételével készültek. Igazgató A napi operatív feladatok döntéseit az igazgató hozza meg; a feladatok végrehajtása illetve végrehajtásának koordinációja a pedagógusokkal együtt történik. Igazgató szakmai vezető tanár illetve gyakorlati oktatásvezető A szakmai elméleti tantárgyak és gyakorlati ismeretek tapasztalt oktatója a szakközépiskola oktatási munkájának, eredményességének meghatározója. Ezért az idetartozó problémák megvitatása, a szükséges döntések meghozatala kettejük együttműködésének megnyilvánulása a szakmai működés alapja.

9 - 9 - Igazgató iskolatitkár diákok Az adminisztrációs teendők iskolatitkári végrehajtása az iskola működésének nélkülözhetetlen része; a levelezések, nyilvántartások, stb. rendezettsége, naprakészsége kettejük együttműködésének következménye. A diákok napi ügyeit is jórészt az iskolatitkár közreműködésével tudja az intézmény rendezni. Igazgató könyvtáros diákok ill. tanárok Az iskolai könyvtár a szakmai és műveltségi ismeretek információ-központja; adatbázis, mely segíti a tanítás-tanulás munkáját. A könyvtári állomány fejlesztése ezért nélkülözhetetlen része az iskolafejlesztésnek; együttműködésük természetesen igénybe veszi a tanárok és diákok véleményeit is. A könyvtáron keresztül informatikai eszközök igénybe vétele is történhet. A tanítási év során a felkészüléshez laptopot kölcsönözhet a pedagógus. Szakmai vezető tanár ill. gyakorlati oktatásvezető tanárok diákok Együttműködésük szakközépiskolánk tanítási-tanulási folyamatát határozza meg. Szülői közösséggel való kapcsolattartás, szülői jogok A jogszabályok szerinti kapcsolattartás kialakítása fontos, a szülői ház értesítése a tanuló tanulmányi munkájának értékeléséről félévente történik. Igazolatlan mulasztás esetén a szülőt értesítjük. A diákképviselővel való kapcsolat A tanév első hónapjában a diákok a székhelyen és a telephelyen diákképviselőt választanak. A diákképviselő az igazgatóval vagy a titkárral tart rendszeres kapcsolatot. A képviselethez szükséges feltételeket írásbeli kérelmére az igazgató biztosítja az iskola költségvetéséből. A tanulók véleménynyilvánítása és tájékoztatása A tanulók az osztályfőnökön keresztül, vagy a diákképviselő segítségével juttathatják el problémáikat, javaslataikat, véleményüket az igazgatóhoz, aki ezekre 15 napon belül érdemben válaszol, ha szükséges írásban intézkedik a megoldásról. Évente egy alkalommal diákközgyűlést tartunk a második félévben. A tanulók jutalmazásának elvei és formái A tanulók életkori sajátosságainak megfelelően a folyamatos, magas szintű tanulmányi munkát szaktanári szóbeli dicsérettel ismerjük el. A szakmai vizsgán elért kiemelkedő teljesítmény esetén elnöki, jegyzőkönyvi dicséretet javaslunk. A fegyelmező intézkedések formái és alkalmazásuk elve A fegyelmező intézkedések az osztály/csoport haladását gátló magatartási, viselkedési zavarok esetén alkalmazzuk. Az intézkedések nem sérthetik a tanuló személyiségi jogait. Az intézkedés lehet szóbeli, személyes beszélgetés keretében, lehet írásbeli figyelmeztetés, melyet a szaktanár, osztályfőnök, igazgató adhat.

10 A könyvtár működési rendje A székhelyen működő iskolai könyvtárt használhatják a tanulók a megadott nyitvatartási időben. A szakkönyvtár működtetését külön szabályzatban rögzítjük. A mindennapi testnevelés biztosítása A székhelyen és a telephelyen működő sportkörökhöz csatlakozhatnak a tanulók. A szociális ösztöndíj, szociális támogatás, felosztás elvei Az iskola szociális ösztöndíjat nem biztosít a tanulóknak. A tankönyvtámogatást a diákképviselő és az osztályfőnök javaslata, rangsora alapján az igazgató adja meg. A felosztás a család egy főre eső jövedelme, az eltartottak száma alapján történik. A nevelőtestület átruházott jogai A nevelőtestület nem ruházza át jogait. (3) Külső kapcsolatok Kapcsolat a fenntartóval Az igazgató évente két alkalommal, írásban beszámol a végzett tevékenységről. Az iskola működését érintő fontosabb kérdésekről szükség szerint tájékoztatja a fenntartót. Kapcsolat a szakmai szervezetekkel Az igazgató vagy megbízottja tart kapcsolatot a szakmai szervezetekkel, kamarákkal szükség szerint a megfelelő formában (írásban vagy szóban). Kapcsolat más iskolákkal, kollégiumokkal Az igazgató vagy megbízottja tart kapcsolatot más iskolákkal, kollégiumokkal szükség szerint a megfelelő formában (írásban vagy szóban). Kapcsolat a gyermekjóléti szolgálattal A nagykorú és cselekvőképes tanulók nem tartoznak a gyermekjóléti szolgálat hatálya alá. Kapcsolat az iskola-egészségügyi ellátást biztosító egészségügyi szolgáltatóval A nagykorú tanulók egészségügyi ellátását a háziorvosi hálózat biztosítja. (4) Záró rendelkezések Az iskola Pedagógiai Programját, SZMSZ-ét és Házirendjét az érdeklődők az iskolatitkárságon tekinthetik meg hétköznap tanítási időben, ezenkívül az iskola honlapján is közzé tesszük. A fenti dokumentumokkal kapcsolatban a beiskolázás időszakában az érdeklődők felvilágosítást kaphatnak az igazgatótól és az iskolatitkártól. Az osztályfőnökök a Házirendet az első tanítási napon minden tanulónak átadják, s a többi dokumentumról tájékoztatást adnak. Ettől eltérő időpontokban előzetes egyeztetéssel az iskola igazgatója, az iskolatitkár ad tájékoztatást.

11 Az SZMSZ-t az iskola nevelőtestülete fogadja el, a fenntartó jóváhagyásával válik érvényessé. Amennyiben az SZMSZ felterjesztésére válasz nem érkezik, akkor a hatályba lépés napja a felterjesztéstől számított 31. nap, illetve a felterjesztést követő 30. nap utáni első kuratóriumi ülés napja. Felülvizsgálata a jogszabályi rendelkezések alapján történik, vagy az alkalmazottak 30%-nak írásbeli kérelmére. A hatályba lépés napja az SZMSZ jóváhagyásának a napja, a hatályba lépéssel egyidejűleg az előző SZMSZ érvényét veszti. Záradék A Szervezeti és Működési Szabályzatot az intézmény diákönkormányzata év augusztus hó 31. napján tartott ülésén megtárgyalta. Aláírásommal tanúsítom, hogy a diákönkormányzat egyetértési jogát jelen SZMSZ módosítása során, a jogszabályban meghatározott ügyekben gyakorolta, az abban foglaltakkal egyetértve a nevelőtestületnek elfogadásra javasolta. Diákképviselő Az SZMSZ-t a nevelőtestület augusztus 31-i ülésén elfogadta. Budapest, augusztus 31. Igazgató

12 ADATKEZELÉSI SZABÁLYZAT 2013.

13 Általános rendelkezések A szabályzat jogszabályi alapja: évi CXII. törvény az információs önrendelkezési jogról és az információszabadságról, évi CXC. törvény a nemzeti köznevelésről és módosításai. Az adatkezelési szabályzat célja A szabályzat célja az adatkezelésben érintett személyek egyértelmű és részletes tájékoztatása az adataik kezelésével kapcsolatos minden tényről, így különösen az adatkezelés céljáról és jogalapjáról, az adatkezelésre és az adatfeldolgozásra jogosult személyekről, az adatkezelés időtartamáról, illetve arról, hogy kik ismerhetik meg az adatokat. A szabályzat megtekintése Az adatkezelési szabályzatot a tanulók, és szüleik megtekinthetik az igazgatói szobában, előre egyeztetett időpontban, illetve az iskola honlapján. 2. Az intézményben nyilvántartott adatok köre A köznevelési feladatokat ellátó intézmény köteles a jogszabályban előírt nyilvántartásokat vezetni, a köznevelés információs rendszerébe bejelentkezni, valamint az Országos statisztikai adatgyűjtési program keretében előírt adatokat szolgáltatni. A kötelezően nyilvántartandó adatok körét a köznevelési törvény A közoktatási intézményekben nyilvántartott és kezelt személyes és különleges adatok fejezete rögzíti az alábbiak szerint: Nyilván kell tartani a közalkalmazotti alapnyilvántartás szerinti adatokat a közalkalmazottak jogállásáról szóló törvényben foglaltak megfelelő alkalmazásával Az alkalmazottak nyilvántartott és kezelt adatai A köznevelési törvény alapján nyilvántartott alkalmazotti adatok: A köznevelési törvény ban felsorolt adatok statisztikai célra felhasználhatók, és statisztikai felhasználás céljára személyazonosításra alkalmatlan módon átadhatók. Az alkalmazotti nyilvántartás tartalmazza az alkalmazott: a) nevét, anyja nevét, b) születési helyét és idejét, c) oktatási azonosító számát, pedagógusigazolványa számát, d) végzettségére és szakképzettségére vonatkozó adatokat: felsőoktatási intézmény nevét, a diploma számát, a végzettséget, szakképzettséget, a végzettség, a szakképzettség, a pedagógus-szakvizsga, PhD megszerzésének idejét, e) munkaköre megnevezését, f) munkáltatója nevét, címét, valamint OM azonosítóját, g) munkavégzésének helyét, h) jogviszonya kezdetének idejét, megszűnésének jogcímét és idejét, i) vezetői beosztását, j) besorolását, k) jogviszonya, munkaviszonya időtartamát, l) munkaidejének mértékét, m) tartós távollétének időtartamát. A törvény által előírt kötelezően kezelendő adatokon kívül az intézmény az illetmények átutalása céljából kezeli az alkalmazottak bankszámlájának számát, valamint az adózással és

14 járuléklevonással, -utalással összefüggő feladatok ellátásához kapcsolódó adatokat (adóazonosító, TAJ-szám, gyermekek adatai, magánnyugdíjpénztári adatok). 2.2 A tanulók nyilvántartott és kezelt adatai A köznevelési törvény alapján a tanulói nyilvántartás a tanuló: a) nevét, b) nemét, c) születési helyét és idejét, d) társadalombiztosítási azonosító jelét, e) oktatási azonosító számát, f) anyja nevét, g) lakóhelyét, tartózkodási helyét, h) állampolgárságát, i) sajátos nevelési igénye, beilleszkedési, tanulási és magatartási nehézsége tényét, j) diákigazolványának számát, k) jogviszonyával kapcsolatban azt, hogy magántanuló e, tanköteles e, jogviszonya szünetelésének kezdetét és befejezésének idejét, l) jogviszonya keletkezésének, megszűnésének jogcímét és idejét, m) nevelési-oktatási intézményének nevét, címét, OM azonosítóját, n) jogviszonyát megalapozó köznevelési alapfeladatot, o) nevelésének, oktatásának helyét, p) felnőttoktatás esetében az oktatás munkarendjével kapcsolatos adatokat, q) tanulmányai várható befejezésének idejét, r) évfolyamát tartalmazza. 3.Az adatok továbbításának rendje 3.1 Az alkalmazottak adatainak továbbítása Az intézmény alkalmazottainak a 2.1 fejezet szerint nyilvántartott adatai továbbíthatók a fenntartónak, a kifizetőhelynek, bíróságnak, rendőrségnek, ügyészségnek, a közneveléssel összefüggő igazgatási tevékenységet végző közigazgatási szervnek, a munkavégzésre vonatkozó rendelkezések ellenőrzésére jogosultaknak, a nemzetbiztonsági szolgálatnak. A köznevelési intézmények az alkalmazottak személyes adatait csak a foglalkoztatással, a juttatások, kedvezmények, kötelezettségek megállapításával és teljesítésével, az állampolgári jogok és kötelezettségek teljesítésével kapcsolatosan, nemzetbiztonsági okokból a köznevelési törvényben meghatározott nyilvántartások kezelése céljából, a célnak megfelelő mértékben, célhoz kötötten kezelhetik. A pedagógusigazolványra jogosultak esetében a pedagógusigazolvány kiállításához szükséges valamennyi adat a KIR adatkezelője, a pedagógusigazolvány elkészítésében közreműködők részére továbbítható. 3.2 A tanulók adatainak továbbítása Az intézmény csak azokat a tanulói adatokat továbbítja, amelyeket jogszabály rendel el. Az elrendelést a köznevelési törvény A köznevelési intézményekben nyilvántartott és kezelt személyes és különleges adatok fejezet rögzíti. A gyermek, tanuló adatai közül a) a neve, születési helye és ideje, lakóhelye, tartózkodási helye, szülője neve, törvényes képviselője neve, szülője, törvényes képviselője lakóhelye, tartózkodási helye és telefonszáma, jogviszonya kezdete, szünetelésének ideje, megszűnése, magántanulói jogállása, mulasztásainak száma a tartózkodásának megállapítása céljából, a jogviszonya fennállásával, a tankötelezettség teljesítésével összefüggésben a fenntartó, bíróság, rendőrség,

15 ügyészség, települési önkormányzat jegyzője, közigazgatási szerv, nemzetbiztonsági szolgálat részére, b) iskolai felvételével, átvételével kapcsolatos adatai az érintett iskolához, felsőoktatási intézménybe történő felvétellel kapcsolatosan az érintett felsőoktatási intézményhez, c) a neve, születési helye és ideje, lakóhelye, tartózkodási helye, társadalombiztosítási azonosító jele, szülője, törvényes képviselője neve, szülője, törvényes képviselője lakóhelye, tartózkodási helye és telefonszáma, az iskolai egészségügyi dokumentáció, a tanuló- és gyermekbalesetre vonatkozó adatok az egészségi állapotának megállapítása céljából az egészségügyi, iskolai-egészségügyi feladatot ellátó intézménynek, d) a neve, születési helye és ideje, lakóhelye, tartózkodási helye, szülője, törvényes képviselője neve, szülője, törvényes képviselője lakóhelye, tartózkodási helye és telefonszáma, a gyermek, tanuló mulasztásával kapcsolatos adatok, a kiemelt figyelmet igénylő gyermekre, tanulóra, vonatkozó adatok a veszélyeztetettségének feltárása, megszüntetése céljából a családvédelemmel foglalkozó intézménynek, szervezetnek, gyermek- és ifjúságvédelemmel foglalkozó szervezetnek, intézménynek, e) az igényjogosultság elbírálásához és igazolásához szükséges adatai az igénybe vehető állami támogatás igénylése céljából a fenntartó részére, f) a számla kiállításához szükséges adatai a tankönyvforgalmazókhoz, g) az állami vizsgája alapján kiadott bizonyítványainak adatai a bizonyítványokat nyilvántartó szervezetnek a bizonyítványok nyilvántartása céljából, továbbá a nyilvántartó szervezettől a felsőfokú felvételi kérelmeket nyilvántartó szervezethez továbbítható. Az intézmény nyilvántartja továbbá azokat az adatokat, amelynek a jogszabályokban biztosított kedvezményekre való igényjogosultság (például ingyenes tankönyvellátás, tanulók 50 %-os étkezési kedvezménye) elbírálásához és igazolásához szükségesek. E célból azok az adatok kezelhetők, amelyekből megállapítható a jogosult személye és a kedvezményre való jogosultsága. A pedagógust, a nevelő és oktató munkát közvetlenül segítő alkalmazottat, továbbá azt, aki közreműködik a gyermek, tanuló felügyeletének az ellátásában, hivatalánál fogva harmadik személyekkel szemben titoktartási kötelezettség terheli a gyermekkel, tanulóval és családjával kapcsolatos minden olyan tényt, adatot, információt illetően, amelyről a gyermekkel, a tanulóval és szülővel való kapcsolattartás során szerzett tudomást. E kötelezettség a foglakoztatási jogviszony megszűnése után is határidő nélkül fennmarad. A titoktartási kötelezettség nem terjed ki a nevelőtestület tagjainak egymás közti, a tanuló fejlődésével összefüggő megbeszélésre. A gyermek és a kiskorú tanuló szülőjével minden, a gyermekével összefüggő adat közölhető, kivéve, ha az adat közlése súlyosan sértené a gyermek, tanuló testi, értelmi vagy erkölcsi fejlődését. A pedagógus, a nevelő és oktató munkát közvetlenül segítő alkalmazott a nevelési-oktatási intézmény vezetője útján köteles az illetékes gyermekjóléti szolgálatot haladéktalanul értesíteni, ha megítélése szerint a gyermek, a kiskorú tanuló más vagy saját magatartása miatt súlyos veszélyhelyzetbe kerülhet vagy került. Ebben a helyzetben az adattovábbításhoz az érintett, valamint az adattal kapcsolatosan egyébként rendelkezésre jogosult beleegyezése nem szükséges. Az adatkezelés időtartama nem haladhatja meg az irattári őrzési időt. Az adatkezelési szabályzat elkészítésénél, módosításánál nevelési-oktatási intézményben a szülői szervezetet és az iskolai diákönkormányzatot véleményezési jog illeti meg. Adattovábbításra a köznevelési intézmény vezetője és az általa meghatalmazott vezető vagy más alkalmazott jogosult. Az önkéntes adatszolgáltatásra vonatkozó szülői engedélyt az elévülési idő végig nyilván kell tartani.

16 A köznevelési törvény ban felsorolt adatok statisztikai célra felhasználhatók, és statisztikai felhasználás céljára személyazonosításra alkalmatlan módon átadhatók. 4.Az adatkezeléssel foglalkozó alkalmazottak körének meghatalmazása Az intézmény adatkezelési tevékenységéért, jelen adatkezelési szabályzat karbantartásáért az intézmény igazgatója az egyszemélyi felelős. Jogkörének gyakorlására helyetteseit, az egyes pozíciókat betöltő pedagógusokat, a gazdasági vezetőt és az iskolatitkárt hatalmazza meg az alább szabályozott ügyekben. A nem szabályozott területeken az adatkezeléssel kapcsolatos feladatokat az intézmény igazgatója személyesen vagy utasítási jogkörét alkalmazva saját felelősségével látja el. Az intézményben folyó adatkezelési tevékenység során adatkezelői feladatokat látnak el az alábbi alkalmazottak a beosztás után részletezett tevékenységi körben. Igazgató feladata - a munkaköri leírásban meghatározott felosztás szerint felelős a 2.2 fejezetben meghatározott adatok kezeléséért, - a 3.2 fejezetben szereplő adattovábbításáért. Iskolatitkár - KIR adatkezelő - a tanulók adatainak kezelése a 2.2 1, 2, 5 pontja szerint - adatok továbbítása a pontjában meghatározott esetben Osztályfőnökök - a 3.2 fejezetben szereplők közül kezeli az alábbiakat: - a magatartás, szorgalom és tudás értékelésével kapcsolatos adatok az érintett osztályon, a nevelőtestületen belül, valamint a szülők felé Az iskolai weblap szerkesztésével megbízott rendszergazda - beszerzi a hozzájárulást a honlapra kerülő olyan pedagógusoktól, diákoktól és szülőktől, akikről a weblapon személyes adatokat tartalmazó információk jelennek meg. - beszerzi a hozzájárulást a honlapra kerülő olyan pedagógusoktól és diákoktól, akikről kiemelten a személyüket ábrázoló fénykép jelenik meg a honlapon (a csoportképen szereplő személyektől hozzájárulást kérni nem szükséges) - a fentiekben említett hozzájárulás általában szóbeli, kritikus esetekben írásos. 5.Az adatkezelés technikai lebonyolítása 5.1.Az adatkezelés általános módszerei Az intézményünkben kezelt adatok nyilvántartási módja a következő lehet: - nyomtatott irat - elektronikus adat - az iskola weblapján elhelyezett (elektronikus) adat, fénykép Az adatkezelő lapok hagyományos nyomtatott formában vagy számítógépes módszerrel is vezethetők. Az oktatási minisztérium az elektronikus módszert kötelezően is elrendelheti. 5.2.Az alkalmazottak személyi iratainak vezetése Személyi iratok köre Személyi irat minden bármilyen anyagon, alakban és bármilyen eszköz felhasználásával keletkezett adathordozó, amely a munkaviszony létesítésekor, fennállása alatt, megszűnésekor, illetve azt követően keletkezik, és az alkalmazott személyével összefüggésben adatot, megállapítást tartalmaz. A személyi iratok köre az alábbi: - az alkalmazott személyi anyaga

17 az alkalmazott tájékoztatásáról szóló irat - a munkaviszonnyal összefüggő egyéb iratok (például bérszámfejtéssel kapcsolatos iratok) - az alkalmazott bankszámlájának száma - az alkalmazott saját kérelmére kiállított vagy önként átadott adatokat tartalmazó iratok A személyi iratokra csak olyan adat és megállapítás vezethető, amelynek alapja: - a közokirat vagy az alkalmazotti írásbeli nyilatkozata, - a munkáltatói jogkörgyakorlójának írásbeli rendelkezése, - bíróság vagy más hatóság döntése, - jogszabályi rendelkezés. A személyi iratokba való betekintésre az alábbi személyek jogosultak: - az intézmény vezetője, - az iskolatitkár, mint az adatkezelés végrehajtója, - a vonatkozó törvény szerint jogosult személyek (például adóellenőr, belső ellenőr, revizor) - saját kérésére az érintett alkalmazott. A személyi iratok védelme A személyi iratok kezelői kizárólag az alábbi személyek lehetnek: - az intézmény igazgatója - az intézmény gazdasági feladatait ellátó megbízott és munkaköri leírásuk alapján beosztottjai - az adatok kezelését végző iskolatitkár A személyi iratokat és a személyi adatokat védeni kell különösen a jogosulatlan hozzáférés, megváltoztatás, továbbítás, nyilvánosságra hozatal, törlés vagy megsemmisülés, valamint a véletlen megsemmisülés és sérülés ellen. Ha az adatok továbbítása hálózaton vagy egyéb informatikai eszköz útján történik, a személyes adatok technikai védelmének biztosítása érdekében az adatkezelőnek és az adat továbbítójának külön védelmi intézkedéseket (ellenőrzés, jelszavas védelem, az elküldés után a hálózatról való törlés) kell tennie. A személyi anyag vezetése és tárolása Az alkalmazotti jogviszony létesítésekor az intézmény vezetője gondoskodik az alkalmazott személyi anyagának összeállításáról, s azt a vonatkozó jogszabályok és jelen szabályzat szerint kezeli. A személyi anyagban az e fejezetben felsoroltakon kívül más anyag nem tárolható. A személyi anyagot tartalmuknak megfelelően csoportosítva, keletkezésük sorrendjében, az e célra személyenként kialakított gyűjtőben zárt szekrényben kell őrizni. Az alkalmazotti alapnyilvántartás első alkalommal papíralapon készül, majd a továbbiakban számítógépes módszerrel is vezethető. A számítógéppel vezetett alkalmazotti alapnyilvántartást ki kell nyomtatni a következő esetekben: - az alkalmazotti jogviszony első alkalommal való létesítésekor - az alkalmazott áthelyezésekor - az alkalmazotti jogviszony megszűnésekor - ha az alkalmazott adatai lényeges mértékben megváltoztak Az alkalmazott az adataiban bekövetkező változásokról 8 napon belül köteles tájékoztatni a munkáltatói jogkör gyakorlóját, aki 8 napon belül köteles intézkedni az adatok átvezetéséről. A személyi anyag vezetéséért és rendszeres ellenőrzéséért az intézmény vezetője a felelős. Utasításai és az alkalmazottak munkaköri leírása alapján az anyag karbantartását az iskolatitkár végzi A tanulók személyi adatainak vezetése A tanulók személyi adatainak védelme A tanulók személyi adatainak kezelői kizárólag az alábbiak lehetnek - az intézmény igazgatója - az iskolatitkár

18 Az adatokat védeni kell különösen a jogosulatlan hozzáférés, megváltoztatás, továbbítás, nyilvánosságra hozatal, törlés vagy megsemmisítés, valamint a véletlen megsemmisülés és sérülés ellen. Ha az adatok továbbítása hálózaton vagy egyéb informatikai eszköz útján történik, a személyes adatok technikai védelmének biztosítása érdekében az adatkezelőnek és az adat továbbítójának külön védelmi intézkedéseket (ellenőrzés, jelszavas védelem, az elküldés után a hálózatról való törlés) kell tennie A tanulók személyi adatainak vezetése és tárolása A tanulói jogviszony létesítésekor az intézmény vezetője gondoskodik a tanulók személyi adatainak összeállításáról, s azt a vonatkozó jogszabályok és jelen szabályzat szerint kezeli. A diákok személyi adatai között a 2.2 fejezetben felsoroltakon kívül más anyag nem tárolható. A személyi adatokat osztályonként csoportosítva az alábbi nyilvántartásokban kell őrizni: - összesített tanulói nyilvántartás - törzskönyvek - beírási napló - elektronikus osztálynaplók (bevezetés után) - a diákigazolványok nyilvántartó dokumentuma Az összesített tanulói nyilvántartás /KIR/ Célja az iskolában tanuló diákok legfontosabb adatainak naprakész tárolása, a szükséges adatok biztosítása, igazolások kiállítása tanügy-igazgatási feladatok folyamatos ellátása céljából. Az összesített tanulói nyilvántartás a következő adatokat tartalmazhatja: - a tanuló neve, osztálya - születési helye és ideje, anyja neve - állandó lakcíme, tartózkodási helye, telefonszáma - TAJ száma A tanulói nyilvántartás (beírási napló) minden év szeptember1-jéig első alkalommal papír alapon készül, majd a továbbiakban számítógépes módszerrel vezethető. A számítógéppel vezetett tanulói nyilvántartás folyamatosan pontos és teljes vezetéséért az igazgató felelős. Tárolásának módjával biztosítani kell, hogy az adatokhoz illetéktelen személy ne férhessen hozzá (jelszó). Az elektronikus formában vezetett tanulói nyilvántartás másodpéldányban történő tárolását biztosítani kell (külső adathordozó). A tanuló és szülője a tanuló adataiban bekövetkező változásokról 8 napon belül köteles tájékoztatni az osztályfőnököt, aki 8 napon belül köteles intézkedni az adatok átvezetéséről Az adatnyilvántartásban érintett alkalmazottak, tanulók és szülők jogai és érvényesítésük rendje Az érintettek tájékoztatása, kérelem az érintettek adatainak módosítására Az adatkezelés által érintett személlyel az adat felvétele előtt közölni kell, hogy az adatszolgáltatás önkéntes vagy kötelező. Kötelező adatszolgáltatás esetén meg kell jelölni az adatkezelést elrendelő jogszabályt is. Az alkalmazott, a tanuló vagy gondviselője tájékoztatást kérhet személyes adatainak kezeléséről, valamint kérheti személyi adatainak helyesbítését, illetve kijavítását, amelyet az adatkezelő köteles teljesíteni. Az alkalmazott, a tanuló, illetve gondviselője jogosult megismerni, hogy az adatkezelés során adatait kinek, milyen célból és milyen terjedelemben továbbították. Az alkalmazott a közokirat, illetve a munkáltató döntése alapján bejegyzett adatok helyesbítését vagy törlését csak közokirat, illetve a munkáltató erre irányuló nyilatkozata vagy döntésének az illetékes szervek által történt megváltoztatása alapján kérheti. Az érintett alkalmazott, tanuló, illetve gondviselője kérésére az intézmény vezetője tájékoztatást ad az intézmény által kezelt, illetőleg az általa megbízott feldolgozó által

19 feldolgozott adatairól, az adatkezelés céljáról, jogalapjáról, időtartamáról, az adatfeldolgozó nevéről, címéről és az adatkezeléssel összefüggő tevékenységéről, továbbá arról, hogy kik és milyen célból kapják vagy kapták meg az adatokat. Az intézmény igazgatója a kérelem benyújtásától számított 30 napon belül írásban, közérthető formában köteles megadni a tájékoztatást Az érintett személyek tiltakozási joga Az érintett tiltakozhat személyes adatának kezelése ellen, ha - a személyes adatok kezelése (továbbítása) kizárólag az adatkezelő vagy az adatátvevő jogának vagy jogos érdekének érvényesítéséhez szükséges, kivéve, ha az adatkezelést törvény rendelte el. - a személyes adat felhasználása vagy továbbítása közvetlen üzletszerzés, közvéleménykutatás vagy tudományos kutatás céljára történik, - a tiltakozás jogának gyakorlását egyébként törvénylehetővé teszi. Az intézmény igazgatója az adatkezelés egyidejű felfüggesztésével a tiltakozást köteles a kérelem benyújtásától számított legrövidebb időn belül, de legfeljebb 15 nap alatt megvizsgálni, és annak eredményéről a kérelmezőt írásban tájékoztatni. Amennyiben a tiltakozás indokolt, az adatkezelő köteles az adatkezelést beleértve a további adatfelvételt és adattovábbítást is megszüntetni és az adatokat zárolni, valamint a tiltakozásról, illetőleg az annak alapján tett intézkedésekről értesíteni mindazokat, akik részére a tiltakozással érintett személyes adatot korábban továbbított, és akik kötelesek intézkedni a tiltakozási jog érvényesítése érdekében. Amennyiben az érintett a meghozott döntéssel nem ért egyet, az ellen annak közlésétől számított 30 napon belül az adatvédelmi törvény szerint bírósághoz fordulhat A bírósági jogérvényesítés lehetősége Ha az intézmény adatkezelési tevékenysége során az érintett jogait megsérti, az érintett alkalmazott, tanuló vagy annak gondviselője az adatkezelő ellen bírósághoz fordulhat. A bíróság az ügyben soron kívül jár el.

20 Iratkezelési szabályzat I. Fejezet Általános rendelkezések 1. Az iratkezelési szabályzat - a köziratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelméről szóló évi LXVI. törvény 10. -ának (1) bekezdése, - a közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeiről szóló 335/2005. (XII. 29.) Korm. rendelet és - a nevelési-oktatási intézmények működéséről szóló 20/2012. EMMI rendelet alapján készült. Az iratkezelési szabályzat hatálya 2. Az iratkezelési szabályzat hatálya kiterjed az intézményben keletkező, az oda érkező, illetve az onnan továbbított valamennyi iratra. Az iratkezelés szabályozása 3. Az iratkezelési szabályzat az iratok kezelésének biztonságos módját, rendszerezését, nyilvántartását, segédletekkel ellátását, irattározását, selejtezését és levéltárba átadását szabályozza. 4. Az intézmény vezetője az intézmény szervezeti és működési szabályzatában határozza meg az iratkezelés szervezeti rendjét, az iratkezelésre, valamint az azzal összefüggő tevékenységekre vonatkozó feladat- és hatásköröket, továbbá kijelöli az iratkezelés felügyeletét ellátó személyt. Az iratkezelés felügyelete a szerven belül 5. Az iratkezelési szabályzatban foglaltak végrehajtásáért, a szervezeti, működési és ügyrendi szabályok, az alkalmazott informatikai eszközök és eljárások, valamint az irattári tervek és iratkezelési előírások folyamatos összhangjáért, az iratok szakszerű és biztonságos megőrzésére alkalmas irattár kialakításáért és működtetéséért, továbbá az iratkezeléshez szükséges egyéb tárgyi, technikai és személyi feltételek biztosításáért, felügyeletéért az intézmény vezetője felelős. 6. Az intézmény iratkezelését úgy kell megszervezni, hogy az oda érkezett, ott keletkező, illetve onnan továbbított irat: a) azonosítható, fellelési helye, útja követhető, ellenőrizhető és visszakereshető legyen; b) tartalma csak az arra jogosult számára legyen megismerhető; c) kezeléséért fennálló személyi felelősség egyértelműen megállapítható legyen; d) szakszerű kezeléséhez, nyilvántartásához, kézbesítéséhez, védelméhez megfelelő feltételek biztosítva legyenek; e) a beérkezett iratok megváltoztathatatlansága biztosítva legyen;

21 f) a rendszeres selejtezés elvégzésével az irattári iratanyag felesleges felhalmozódása megelőzhető, a maradandó értékű iratok megőrzése biztosított legyen; g) az ügyintézéshez, a döntések előkészítéséhez, a szervezet rendeltetésszerű működéséhez megfelelő támogatást biztosítson. 7. Az iratkezelés felügyeletével megbízott vezető gondoskodik: a) az iratkezelési szabályzat végrehajtásának rendszeres ellenőrzéséről, intézkedik a szabálytalanságok megszüntetéséről, szükség esetén kezdeményezi a szabályzat módosítását; b) az iratkezelést végző, vagy azért felelős személyek szakmai képzéséről és továbbképzéséről; c) az iratkezelési segédeszközök (iktatókönyv, név- és tárgymutató, kézbesítőkönyv, iratminták és formanyomtatványok, számítástechnikai programok, adathordozók stb.) biztosításáról; d) a hivatalos és személyes elektronikus postafiókok szabályozott működéséről; e) egyéb jogszabályokban meghatározott iratkezelést érintő feladatokról. II. Fejezet Az iratok kezelésének általános követelményei Az iratok rendszerezése 8. A közfeladatot ellátó szerv feladat- és hatáskörébe tartozó ügyek intézésének áttekinthetősége érdekében az azonos ügyre - egy adott tárgyra - vonatkozó iratokat egy irategységként, ügyiratként kell kezelni. A több fázisban intézett ügyek egyes fázisaiban keletkezett iratok ügyiraton belüli irategységnek, ügyiratdarabnak (ügydarabnak) minősülnek. 9. Az ügyiratokat, valamint a közfeladatot ellátó szerv irattári anyagába tartozó egyéb más iratokat - még irattárba helyezésük előtt - az irattári tervben meghatározott irattári tételekbe, a tárgyi alapon, indokolt esetben iratfajta alapján kialakított irattári egységekbe kell besorolni. Az iratok nyilvántartása és az iratforgalom dokumentálása 10. Az iratot e célra rendszeresített papíralapú iktatókönyvben, iktatószámon kell nyilvántartani (iktatni). Az iktatást olyan módon kell végezni, hogy az iktatókönyvet az ügyintézés hiteles dokumentumaként lehessen használni. Az iratforgalom keretében az átadást-átvételt minden esetben úgy kell végezni, hogy egyértelműen bizonyítható legyen, ki, mikor, kinek továbbította vagy adta át az iratot. Az iratok iktatásával és az iratforgalom dokumentálásával biztosítani kell, hogy az ügyintézés folyamata, és az iratok szervezeten belüli útja pontosan követhető és ellenőrizhető, az iratok holléte pedig naprakészen megállapítható legyen. Az iratkezelés megszervezése

22 Az iratkezelés központi iratkezelési rendszerben valósul meg. III. Fejezet Az iratkezelés folyamata A küldemények átvétele 12. A küldemény átvételére jogosult: a) a címzett vagy az általa megbízott személy; b) az intézmény vezetője vagy az általa megbízott személy; c) az iratkezelést felügyelő vezető vagy az általa megbízott személy; d) a postai meghatalmazással rendelkező személy; 13. A küldeményt átvevő köteles ellenőrizni: a) a címzés alapján a küldemény átvételére való jogosultságát; b) a kézbesítő okmányon és a küldeményen lévő azonosítási jel megegyezőségét; c) az iratot tartalmazó zárt boríték, vagy zárt csomagolás sértetlenségét. (2) Az átvevő köteles gondoskodni az egyéb jogszabályban vagy a szerv belső szabályzatában előírt biztonsági követelmények szerinti feladatok elvégzéséről. 14. Az átvevő a papíralapú iratok esetében a kézbesítőokmányon olvasható aláírásával és az átvétel dátumának feltüntetésével az átvételt elismeri. Az azonnal és sürgős jelzésű küldemények átvételi idejét óra, perc pontossággal kell megjelölni. Amennyiben iktatásra nem jogosult személy veszi át az iratot, úgy azt köteles haladéktalanul, de legkésőbb az érkezést követő első munkanap kezdetén a címzettnek vagy az illetékes iktatóegységnek iktatásra átadni. 15. Sérült küldemény átvétele esetén a sérülés tényét papíralapú iratok esetében az átvételi okmányon jelölni kell, és soron kívül ellenőrizni kell a küldemény tartalmának meglétét. A hiányzó iratokról vagy mellékletekről a küldő szervet, személyt értesíteni kell. 16. A gyors elintézést igénylő ( azonnal, sürgős jelzésű) küldeményt azonnal továbbítani kell a címzetthez, illetőleg azt a szignálásra jogosultnak soron kívül be kell mutatni. 17. Téves címzés vagy helytelen kézbesítés esetén a küldeményt azonnal továbbítani kell a címzetthez, vagy ha ez nem lehetséges, vissza kell küldeni a feladónak. Amennyiben a feladó nem állapítható meg, a küldeményt irattárazni és az irattári tervben meghatározott idő után selejtezni kell. A küldemény felbontása 18. Az intézményhez érkezett küldeményt - a minősített iratok kivételével a) a címzett, vagy b) a központi iratkezelést felügyelő vezető által írásban felhatalmazott személy, vagy c) a szervezeti és működési szabályzatban meghatározott szervezeti egység dolgozója bonthatja fel. 19. Felbontás nélkül dokumentáltan a címzettnek kell továbbítani azokat a küldeményeket, a) amelyek s. k. felbontásra szólnak, b) amelyeknél ezt az arra jogosult személy elrendelte, valamint c) amelyek névre szólóak és megállapíthatóan magánjellegűek.

23 A küldemények címzettje köteles gondoskodni az általa átvett hivatalos küldemény iratkezelési szabályzat szerinti iktatásáról. 20. A küldemények téves felbontásakor a felbontó az átvétel és a felbontás tényét a dátum megjelölésével, dokumentáltan köteles rögzíteni, majd gondoskodnia kell a küldemény címzetthez való eljuttatásáról. 21. A küldemény felbontásakor ellenőrizni kell a jelzett mellékletek meglétét és olvashatóságát. Az esetlegesen felmerülő problémák tényét rögzíteni kell, és erről tájékoztatni kell a küldőt is. 22. Ha felbontás alkalmával kiderül, hogy a küldemény pénzt vagy egyéb értéket tartalmaz, a felbontó az összeget, illetőleg a küldemény értékét köteles az iratokon vagy feljegyzés formájában az irathoz csatoltan feltüntetni, és a pénzt, illetékbélyeget és egyéb értéket - elismervény ellenében - a pénzkezeléssel megbízott dolgozónak átadni. Az elismervényt az irathoz kell csatolni. 23. Amennyiben az irat benyújtásának időpontjához jogkövetkezmény fűződik vagy fűződhet, gondoskodni kell, hogy annak időpontja harmadik fél által megállapítható legyen. Papíralapú irat esetében a benyújtás időpontjának megállapítása a boríték csatolásával biztosítható. Amennyiben a beküldő nevét vagy pontos címét az iratból nem lehet megállapítani, az ezek igazolására szolgáló információhordozókat az irathoz kell csatolni. 24. Az elektronikus iratot gépi adathordozón (hajlékony lemez, CD ROM stb.) átvenni vagy elküldeni csak papíralapú kísérőlappal lehet. Az adathordozót és a kísérőlapot mint iratot és mellékelt iratot kell kezelni. A kísérőlapon a címzés adatai mellett fel kell tüntetni a számítógépes adathordozón lévő irat(ok) tárgyát, a fájlnevét, fájltípusát, rendelkezik-e elektronikus aláírással és az adathordozó paramétereit. Átvételkor ellenőrizni kell a kísérőlapon feltüntetett azonosítók valóságtartalmát. 25. Az irat munkahelyről történő kiviteléről, munkahelyen kívüli tanulmányozásáról, feldolgozásáról, tárolásáról belső szabályzatban kell rendelkezni. 26. A személyes adatok kezeléséhez való hozzájárulást tartalmazó, illetve a közérdekű adatok megismerésére irányuló kérelmek kezeléséről belső szabályzatban kell rendelkezni. Az iktatókönyv 27. Iktatás céljára évente megnyitott, hitelesített iktatókönyvet kell használni. Az iktatást minden évben 1-es sorszámmal kell kezdeni. Az iktatókönyvnek kötelezően kell tartalmaznia az alábbi adatokat: a) iktatószám; b) iktatás időpontja; c) küldemény elküldésének időpontja, módja; d) küldő megnevezése, azonosító adatai; e) érkezett irat iktatószáma (idegen szám); f) mellékletek száma; g) ügyintéző szervezeti egység és az ügyintéző megnevezése; h) irat tárgya; i) elő- és utóiratok iktatószáma; j) kezelési feljegyzések; k) ügyintézés határideje, és végrehajtásának időpontja; l) irattári tételszám; m) irattárba helyezés időpontja. 28. Az ügyirat tárgyát - illetőleg annak megállapítására alkalmas rövidített változatot - az iktatókönyv tárgy rovatába be kell írni. A tárgyat csak egyszer, az ügyirathoz tartozó