Optimalizált nyomtatási szolgáltatások Hatékony, átlátható költségű irodatechnika

Átírás

1 Optimalizált nyomtatási szolgáltatások Hatékony, átlátható költségű irodatechnika

2 OPS az irodatechnikai rendszer felmérése és optimalizálása Az OPS (Optimized Print Services) arra összpontosít, hogy a jelenlegi irodatechnikai rendszer elemzésével megtervezze és megvalósítsa az adott üzleti környezethez leginkább illeszkedő, átfogó nyomtatási koncepciót, és elősegítse az irodai technológia legmegfelelőbb kiaknázását. A fő célkitűzés a nyomtatott termék kimagasló minősége, a termelékenység, és a költségek optimalizálása. Az OPS (Optimized Print Services) megoldás minden ügyfélnek számszerűsíthető pénzügyi megtakarítást nyújt, amelyet a modern irodatechnológia, a hatékony vállalati folyamatok, valamint a költségcsökkentést és a termelékenység növelését célzó koncepcionális eszközök kombinációjával érünk el. Konica Minolta Optimalizált nyomtatási szolgáltatások

3 Alapkérdések, amelyekre az OPS választ ad Az OPS fő célkitűzése, hogy megválaszolja az ügyfél jelenlegi irodatechnikai rendszerével kapcsolatban felmerülő kérdéseit, és segítsen kialakítani egy - a nyomtatási-, dokumentumkezelési igényeket teljes mértékben kielégítő - megoldást. Az OPS elemzés elsősorban az alábbi kérdésekre összpontosít: Mennyi nyomatot állítanak elő az Ön alkalmazottai? Hatékonyan használják-e a nyomtatási technológiájukat? Pontosan hány fénymásolót, nyomtatót, faxot és szkennert használnak? Pontosan milyen összeget költenek ezeknek az eszközöknek az üzemeltetésére? Milyen szintű a munkafolyamatok és a nyomat előállítási folyamatok összhangja? Mennyi az egy nyomtara eső, tényleges költség? Hogyan tudnák jelentősen csökkenteni nyomtatási költségeiket, miközben növelik a termelékenységet és a dokumentumokkal folytatott munka minőségét?

4 Az OPS részei Az ügyfél meglévő nyomtatási megoldásának elemzése: A Konica Minolta megvizsgálja az ügyfél irodájában a nyomtatási folyamatok és eszközök aktuális állapotát, és felméri a nyomtatási költségek szintjét és felépítését. A potenciális megtakarításokra és a nyomtatási költségek csökkentésére összpontosít mind átfogóan, mind tételesen. Az ügyfél (felhasználók) által a nyomtatási rendszerrel szemben támasztott igények elemzése (beleértve az ellenőrző és a dokumentációs rendszerek követelményeit is): A Konica Minolta megvitatja az ügyfelekkel elképzeléseiket és igényeiket az aktuális nyomtatási megoldásban végrehajtandó változtatásokkal kapcsolatban, beleértve új szolgáltatások bevezetését és a nyomtatási eszközök paramétereit. Az elemzés mindig a felhasználók tényleges szükségleteinek megállapítását tartalmazza. Javaslat a testre szabott megoldásra: Az elemzés eredményeit összehasonlítva az ügyfél követelményeivel, a Konica Minolta opciókat javasol a legmegfelelőbb nyomtatási rendszerre, amely a meglévő nyomtatási megoldás jobb kihasználásának lehetőségéből ered, racionalizálja a nyomtatási folyamatokat és csökkenti a költségeket. A javaslat tartalmazza a megtakarítások kiszámítását, valamint ajánlást tesz a megfelelő nyomtatási rendszerekre és eszközökre. A javasolt rendszer megvalósítása: A Konica Minolta tájékoztatja az ügyfelet az általa javasolt hatékony nyomtatási rendszer részleteiről, beleértve a legmegfelelőbb finanszírozási megoldást is. A javasolt rendszer a közös megbeszélés, és az ügyfél jóváhagyása után bevezetésre kerül.

5 Az OPS előnyei Az OPS szolgáltatás egyedülálló módja annak, hogy hatékonyabbá tegyük az egyes vállalatok irodatechnikai rendszerét. Tudja-e Ön, hogy? A nyomtatási/fénymásolási technológia nem megfelelő kihasználása %-kal növelheti dokumentumainak előállítási költségeit. A nyomtatás lézernyomtatókkal legalább 150%-kal költségesebb lehet, mint bizonyos többfunkciós, lézeres technológiájú eszközökkel? A nyomtatás tintasugaras nyomtatókkal legalább 400%-kal költségesebb lehet, mint bizonyos többfunkciós lézeres eszközökkel? A Konica Minolta OPS meg tudja határozni az Ön vállalatánál a nyomtatott dokumentumok teljes előállítási költségét, és az ideális irodatechnikai rendszer segítségével akár 20 50%-kal csökkenteni tudja azt. Ez azt jelenti, hogy egy 1 milliárd Ft-os éves árbevétellel rendelkező vállalat évente akár 1-2 millió Ft-ot takaríthat meg! E megtakarítás eléréséhez használt eszközök: Az eszközök kiválasztásának és telepítésének optimalizálása. A dokumentumok áramlásának optimalizálása. A nyomtatási/másolási technológia megváltoztatása. Az üzemeltetési és beszerzési költségek optimalizálása. Melyek az OPS megoldás további előnyei? Átláthatóság és a költségek kontrollálásának lehetősége. A költségek tervezése és a nyomtatási folyamatok optimális finanszírozása. Racionalizált kezelés és helytelen felhasználás elleni védelem. Minimális ráfordítást igényel a rendszer működése, és csökken az informatikai terhelés. A rendszer minden összetevőjének hatékony kihasználása. A változó igények alapján testre szabható rendszer rugalmassága. A felhasználók nagyobb hatékonysága, és a vállalati folyamatok racionalizálása. Egy erős partner a KONICA MINOLTA teljeskörű támogatása az irodatechnika minden szegmensében.

6 Az OPS folyamata és működése Bevezető beszélgetés és megállapodás a további együttműködésről. A jelenlegi állapot részletes felmérése, elemzése és megtakarítási lehetőségek megállapítása. Workshop: jelenlegi állapot bemutatása és az ügyfél igényeinek részletes felmérése. Az optimalizált irodatechnikai rendszer javaslatának kidolgozása. A javasolt irodatechnikai rendszer és a hatásainak bemutatása. Az optimalizált rendszer megvalósítása. Bevezető beszélgetés: az OPS részletes bemutatása, az ügyfél igényeinek meghatározása, ütemterv Felmérés és elemzés: a jelenlegi helyzet részletes felmérése és elemzése (eszközök, folyamatok, költségek) Workshop: konzultáció az ügyféllel az optimalizáció lehetőségeiről, megoldás kiválasztása Javaslat kidolgozása: a hatékony irodatechnikai rendszer javaslatának kidolgozása Javaslat bemutatása: a kidolgozott javaslat bemutatása Megvalósítás: a hatékony dokumentumkezelési-rendszer implementációja

7 Bevezető beszélgetés és megállapodás a további együttműködésről A Konica Minolta e fázisban az ügyfelet röviden és kötelezettségek nélkül megismerteti az OPS megoldás lényegével és módszereivel. Tájékoztatja a rendszer előnyeiről, amely e szolgáltatás eredménye nyújthat, és megállapodik a következő lépésekről. Amennyiben az ügyfél érdeklődik az OPS szolgáltatás iránt, a Konica Minolta felméri az aktuális állapot alapjellemzőit, valamint az irodatechnikai rendszerre vonatkozó igényeket. A felek megtárgyalják az ütemezést, az elemzés elvégzésének várható költségeit és az optimalizációs javaslat kidolgozását. Projektszerepeket osztanak azokra, akik majd az elemzés elvégzését segítik. A Konica Minolta és az ügyfél véglegesítik a szerződési feltételeket a jelenlegi irodatechnikai rendszer elemzésének folyamatában például: a megszerzett információk titokban tartásának kötelezettségét, az elvégzendő munkák határidejét és a szolgáltatások díját. Ezt követően a felek aláírják a irodatechnikai igények elemzésének elvégzéséről szóló szerződést, amely pontosan meghatározza a felek jogait és kötelezettségeit.

8 A jelenlegi állapot és a megtakarítási lehetőségek részletes felmérése és elemzése A felmérés a jelenlegi irodatechnikai rendszer minden területére kiterjedő, gondos áttanulmányozásból áll. Az információk forrása: az ügyfél által szolgáltatott adatok, dokumentumok, az ügyfél által használt berendezések gyártóinak hivatalosan közzétett adatai, és a tényleges fizikai ellenőrzés (amelyet a helyszínen az OPS-csapat végez el). A felmérés célja teljeskörű információszerzés a nyomtató, másoló, fax és szkenner berendezésekről, az ügyfél irodájának munkafolyamatairól, az előállított dokumentumok és dolgozók számáról, az IT infrastruktúráról és a gépek kihasználtságáról. Elkészül a meglévő berendezések leltára, a nyomtatási megoldások részletes elemzése, különös figyelmet fordítva azon helyszínekre, ahol a legtöbb nyomtatási költség keletkezik. Ezen információk képezik az ezt követő, részletes elemzés tárgyát. A Konica Minolta elsősorban a következőket elemzi: A havi összes nyomtatási költséget (TCO) Az egy lapra eső költséget. A résznyomtatási költségek egyes típusait (felhasznált kellékanyagok, alkatrészek költségei, energiaköltségek, szervizelési-, IT és adminisztrációs költségek, szállítási költségek). Az irodatechnika kapacitás-kihasználtságát. Az elemzés értékeli a nyomtatási költségek szükségességét, létjogosultságát és megkeresi a költségek csökkentésének lehetőségeit. Az elemzés végeredményeként kidolgozásra kerül a jelenlegi költségek csökkentésének részletes javaslata, valamint az így elérhető megtakarítás pontos mértéke.

9 Workshop: Jelenlegi állapot bemutatása és az ügyfél igényeinek részletes felmérése A Konica Minolta bemutatja az elemzett információk alapján kidolgozott javaslatot és összeveti azt az ügyfél elképzeléseivel és elvárásaival. Az ügyfél részletesen kifejti az optimalizált, alacsony költségű és hatékony irodatechnikai rendszerre vonatkozó valamennyi igényét, illetve áttárgyalják, hogy a meglévő nyomtatási rendszerhez képest milyen irányú bővítések, és többletfunkciók lehetősége jelenthet még előnyt. Ügyfelek által támasztott főbb elvárások: Komplex irodatechnikai rendszer kialakítása, beleértve az adott egységek költségmenedzsmentjét is. Az irodatechnikai eszközpark üzemeltetésének teljes kiszervezése egy szolgáltatóhoz. Komplex árajánlat, amely összefoglalva tartalmazza az irodatechnikai eszközök és kiegészítőik-, illetve a szoftveres megoldások árát ugyanúgy, mint a fekete-fehér és a színes nyomatok egységárát, valamint az egyéb igény szerinti - szolgáltatások költségeit. A teljes költségmegtakarítás számszerű kimutatása a Konica Minolta által javasolt állapotban. Javaslat az optimális rendszer részét képező gépek elhelyezésére és specifikációjára.

10 Az optimalizált irodatechnikai rendszerre vonatkozó javaslat kidolgozása A Konica Minolta konzulensei az ügyfél konkrét igényei alapján kidolgozzák az előzetes elemzésből kiinduló egyéni optimalizációs javaslatot. Ennek lényege elsősorban költség- és folyamatoptimalizálás a tervezett géppark és a várható nyomtatási példányszám függvényében; eredménye pedig egy új, hatékony munkafolyamat. Az optimalizált irodatechnikai rendszerre adott javaslat elemei: A megtakarítások lehető legpontosabb mértéke, amelyeket az ügyfél az OPS szolgáltatásnak köszönhetően érhet el. A felmért, és elemzett költségek részletes áttekintése. Az optimalizáció utáni havi nyomtatási költségek áttekintése. A javasolt irodatechnikai eszközök listája, technikai paraméterei, üzembe helyezésük és kezelésük módja, valamint cégen belüli elhelyezésük. A irodatechnikai rendszer támogatására javasolt szoftveres megoldások bemutatása. Javaslat a konkrét megvalósítás eljárására, valamint annak ütemtervére.

11 Az optimalizált irodatechnikai rendszerre és hatásaira vonatkozó javaslat bemutatása A Konica Minolta bemutatja az optimalizált irodatechnikai rendszerre vonatkozó javaslatát és rávilágít az esetleges változásokra a nyomtatási költségek mennyiségében és struktúrájában. Elsősorban a munkafolyamatok hatékonyságának elősegítésére, a dokumentumkezelési folyamatok ellenőrzésének megteremtésére, valamint az eszközök kezelésének és üzemeltetésének egyszerűsítésére összpontosít. Összehasonlítja és dokumentálja a jelenlegi havi nyomtatási költségeket a javasolt rendszer működtetésének havi költségeivel és konkrétan számszerűsíti a megtakarításokat. Az optimalizált irodatechnikai rendszer megvalósítása A javaslat bemutatását és az ügyfél jóváhagyását követően a következő lépés a javasolt rendszer megvalósítása. A Konica Minolta vállalja, hogy az ügyféllel együttműködve, segítséget nyújt az ügyfélnél elhelyezetett eszközök és javasolt megoldások szállításához és telepítéséhez. Az együttműködés részét képezi az ügyfél által kiválasztott munkatársak betanítása is. Az új irodatechnikai rendszer implementációjának minden lépése úgy kerül megszervezésre, hogy a lehető legkevésbé hátráltassa a napi munkát. Ezt szolgálja a közösen kialakított ütemezési terv is. A szerződő partnerek jogait és kötelezettségeit az új irodatechnikai rendszer megvalósítása folyamán megkötött szerződésben fektetik le. A kialakított feltételek nem véglegesek, az irodatechnikai rendszer és az ezzel kapcsolatos megoldások további optimalizálására mindig nyílhat lehetőség ez az OPS megoldás rugalmasságának és sokoldalú felhasználhatóságának legjobb bizonyítéka.

12 Az Ön Konica Minolta Üzleti Megoldások partnere Konica Minolta Magyarország Üzleti Megoldások Kft Budapest, Galvani u OPS infoline: Tel.: ops@konicaminolta.hu