Az optimalizált irodatechnikai rendszer

Átírás

1 Az optimalizált irodatechnikai rendszer Dokumentum menedzsment konferencia május 12. Hotel Marriott, Budapest Papp Attila Péter üzletfejlesztési vezető Konica Minolta Magyarország

2 Tartalom Eszközpark és nyomtatási koncepció Az eszközpark tervezésének szempontjai A rendszer költsége A koncepció kialakítása Kontroll és költségmenedzsment A kontroll hatása A költségek követése A költségmenedzsment rendszer működésének alapja Riportolás Üzemeltetés outsourcing és flottamendzsment Az üzemletetés problémái, kiszervezése Flottamenedzsment Összegzés

3 Az eszközpark, a nyomtatási koncepció Az eszközpark tervezésének szempontjai: átfogó kép felmérés keletkező nyomatvolumen alkalmazások, IT infrastruktúra igényelt funkcionalitás Az eszközpark, a nyomtatási tervezés koncepció minimalizált eszközszám költséghatékony, outsourced üzemletetés rugalmas koncepció megvalósíthatóság kidolgozott implementációs projekt jövőben megoldások támogatása

4 Az eszközpark, a nyomtatási koncepció Nyomtatási koncepció: Asztali Folyosói CRD egy nyomat költsége

5 Az eszközpark, a nyomtatási koncepció Decentralizált Centralizált Sok egyfunkciós eszköz magas költség Kényelmes Optimális kombináció csak hálózati, kevés egyéni, sok munkacsoportos eszköz Funkcionális kevés, elosztott többfunkciós eszköz alacsony költség elégedett ügyfelek nagymértékű erőforrás kihasználtság minimális üzemeltetési költség

6 Az eszközpark, a nyomtatási koncepció

7 Az eszközpark, a nyomtatási koncepció

8 Az eszközpark, a nyomtatási koncepció

9 Az eszközpark, a nyomtatási koncepció Asztali nyomtató Központi nyomtató 1 oldal 10 oldal 9

10 Kontroll és költségmenedzsment Kontroll: csökkenő nyomatszám magánhasználat, indokolatlan nyomtatás a kontroll pszichikai hatása tervezhető felhasználás Kontroll és költségmenedzsment személyre szabott jogosultságok (duplex, színes nyomtatás, stb.) biztonság titkos tartalmak nyomatatása dokumentumok útjának nyomon követése szkennelés felügyelete

11 Kontroll és költségmenedzsment Költségmenedzsment: tervezhetőség pontosan követhető költségek költségek hozzárendelése részlegekhez projektekhez, projekt-fázisokhoz riportolás automatikusan lekérhető, testre szabható kimutatások

12 Kontroll és költségmenedzsment Pull Print Azonosítás Nyomtatás MFP Alapvető funkciók Nyomtatók, MFP-k felügyelete Pull Print Follow me, Kedvenc feladatok funkció Felhasználók nyomtatási kontrolja Riportolás

13 Kontroll és költségmenedzsment Follow Me Megbeszélés Moduláris felépítésű a rendszer Legkisebb cégtől a hatalmas nagyvállalatig Teljes rendszerintegráció Tökéletesen testreszabható Első emeleti MFP Második emeleti MFP Alapvető funkciók Nyomtatók, MFP-k felügyelete Pull Print Follow me, Kedvenc feladatok funkció Felhasználók nyomtatási kontrolja Riportolás

14 Kontroll és költségmenedzsment Riport részlegenkénti havi felbontás Fekete nyomatok száma Színes nyomatok száma

15 Kontroll és költségmenedzsment Vagy akár személyre lebontva Fekete nyomatok száma Színes nyomatok száma

16 Kontroll és költségmenedzsment Vagy akár személyre lebontva részletesen színes nyomtatás fekete 13 nyomtatás fekete nyomtatás kétoldalas Bóna Gabriella nyomtatása Horváth Andrea nyomtatása színes nyomtatás fekete nyomtatás fekete nyomtatás kétoldalas

17 Kontroll és költségmenedzsment Vagy akár nyomtatási JOB-okra összegezve Egyoldalas Kétoldalas Kétoldalas Egyoldalas

18 Üzemeltetés outsourcing Belső erőforrások: IT támogatás nem minimális fő feladat erőforrás igény indokolatlanul távfelügyelettel vesz biztosított, igénybe állandó erőforrást rendelkezésre állás Üzemeltetés outsourcing, pénzügyi adminisztráció flottamenedzsment több egy szolgáltató egy több számla (HW, szerviz) folyamatos automatikus szerviz-, kellékanyag kellékanyag ellátás rendelés Egy szolgáltató, outsourced üzemeltetés

19 Flottamenedzsment Flottamenedzsment alapfunkciói: átfogó kép eszközök száma, konfigurációi, helyei, kapcsolattartók központi menedzselhetőség (területtől függetlenül) szerződési feltételek (SLA) részletes információk szervizigények: meghibásodások száma, gyakorisága, szervizigények állapota, feedback, stb. kihasználtság statisztikák havi / heti / napi terhelés ellenőrzés SLA mérés / riport a szolgáltató ellenőrzése Ongoing optimalizáció kihasználtsági statisztikák alapján, beállítható szempontok szerint

20 Flottamenedzsment Flottamenedzsment megoldások: webes felület egyszerű elérés, bárhonnan szolgáltató által biztosított felület helpdesk rendszerek összekapcsolásával a partner saját helpdesk felületét használva a szolgáltató rendszerébe direkt bejelentési lehetőség

21 Összegzés Üzemeltetés outsourcing, flottamenedzsment: folyamatos otimalizáció IT / PÜ adminisztráció mentesítése Az eszközpark, a nyomtatási koncepció: kevesebb eszköz kisebb költség technológia váltás Összefoglalás asztaliról folyosói koncepcióra váltás Racionalizációval elérhető, teljes havi Felhasználók, munkafolyamatok megtakarítás : egyszerűbb folyamatok kevesebb idő kevesebb papír alapú munka Kontroll, költségmenedzsment : kevesebb indokolatlan nyomat kiszűrhető magánhasználat biztonság

22 Köszönöm a figyelmet!