JELENTÉS. az Antall József Alapítvány évi gazdálkodása törvényességének ellenőrzéséről december

Átírás

1 JELENTÉS az Antall József Alapítvány évi gazdálkodása törvényességének ellenőrzéséről december

2 3. Önkormányzati és Területi Ellenőrzési Igazgatóság 3.1. Szabályszerűségi Ellenőrzési Főcsoport Iktatószám: V /2008. Témaszám: 919 Vizsgálat-azonosító szám: V-0407 Az ellenőrzést felügyelte: Dr. Lóránt Zoltán főigazgató Az ellenőrzés végrehajtásáért felelős: Dr. Elek János általános főigazgató-helyettes Az ellenőrzést vezette: Solymár Ágnes osztályvezető főtanácsos Az összefoglaló jelentést készítette: Brebán Andrea számvevő Az ellenőrzést végezték: Brebán Andrea számvevő Robák Ferencné számvevő tanácsos A témához kapcsolódó eddig készített számvevőszéki jelentések: címe Jelentés az Antall József Alapítvány évi gazdálkodása törvényességének ellenőrzéséről sorszáma 0702 Jelentéseink az Országgyűlés számítógépes hálózatán és az Interneten a címen is olvashatóak.

3 TARTALOMJEGYZÉK BEVEZETÉS 5 I. ÖSSZEGZŐ MEGÁLLAPÍTÁSOK, KÖVETKEZTETÉSEK, JAVASLATOK 7 II. RÉSZLETES MEGÁLLAPÍTÁSOK Az alapítvány gazdálkodásának törvényessége A gazdálkodás szabályozottsága, a kuratórium működése Az alapítvány bevételei Az alapítvány ráfordításai Az éves beszámolók A beszámolók szabályossága A mérleg Az eredmény-kimutatás A könyvvezetés szabályozottsága A könyvvezetés gyakorlata Az adó és járulék fizetési kötelezettségek teljesítése Az ellenőrzés rendszere A korábbi ellenőrzés megállapításaira tett intézkedések 30 MELLÉKLETEK 1. számú Az Antall József Alapítvány évi egyszerűsített éves beszámolójának mérlege 2. számú Az Antall József Alapítvány évi egyszerűsített éves beszámolójának eredmény-kimutatása 3. számú Az Antall József Alapítvány évi egyszerűsített éves beszámolójának mérlege 4. számú Az Antall József Alapítvány évi egyszerűsített éves beszámolójának eredmény-kimutatása 1

4

5 RÖVIDÍTÉSEK JEGYZÉKE Áfa Általános forgalmi adó AJA/alapítvány Antall József Alapítvány APEH Adó- és Pénzügyi Ellenőrzési Hivatal ÁSZ Állami Számvevőszék Egyéb szervezetekre vonatkozó számviteli rendelet A számviteli törvény szerinti egyes egyéb szervezetek beszámoló-készítési és könyvvezetési kötelezettségének sajátosságairól szóló 224/2000. (XII. 19.) Korm. rendelet Éves beszámoló A számvitelről szóló évi C. törvény 8. (2) b) pontjában megjelölt egyszerűsített éves beszámoló IDF Ifjúsági Demokrata Fórum Kbt. A közbeszerzésekről szóló évi CXXIX. törvény MDF Magyar Demokrata Fórum Pártalapítványi törvény A pártok működését segítő tudományos, ismeretterjesztő, kutatási, oktatási tevékenységet végző alapítványokról szóló évi XLVII. törvény Párttörvény A pártok működéséről és gazdálkodásáról szóló évi XXXIII. törvény Ptk. A Polgári Törvénykönyvről szóló évi IV. törvény Szja. tv. A személyi jövedelemadóról szóló évi CXVII. törvény SZMSZ Szervezeti és Működési Szabályzat Szt. A számvitelről szóló évi C. törvény 3

6

7 JELENTÉS az Antall József Alapítvány évi gazdálkodása törvényességének ellenőrzéséről BEVEZETÉS A pártok működését segítő tudományos, ismeretterjesztő, kutatási, oktatási tevékenységet végző alapítványokról szóló évi XLVII. törvény (pártalapítványi törvény) alapján a pártok a politikai kultúra fejlesztése érdekében tudományos, ismeretterjesztő, kutatási és oktatási tevékenységük elősegítésére, a pártok működéséről és gazdálkodásáról szóló évi XXXIII. törvényben (párttörvény) meghatározott költségvetési támogatásra jogosult alapítványt hozhattak létre. A Magyar Demokrata Fórum (MDF) a pártalapítványi törvényben biztosított lehetőséggel élve létrehozta az Antall József Alapítványt (AJA). Az alapítvány célja, hogy tevékenységével hozzájáruljon a magyarországi politikai kultúra fejlesztéséhez, színvonalának emeléséhez, az MDF által vallott értékekhez, politikai értékrendhez kapcsolódó tudományos, ismeretterjesztő, kutatási és oktatási tevékenységet végezzen, valamint tudományos kutatás, tájékoztatás, oktatás és képzés szervezésével elősegítse a célok megvalósulását. A pártalapítványi törvény alapján létrehozott alapítványok költségvetési támogatásának mértékéről a párttörvény rendelkezett, az AJA a törvényi előírásnak megfelelően a és években összesen ezer Ft költségvetési támogatásban részesült. A pártalapítványi törvény 4. (2) bekezdése alapján az állami költségvetési támogatásban részesülő alapítványok gazdálkodása törvényességének ellenőrzésére az Állami Számvevőszék (ÁSZ) jogosult, amely a 4. (4) bekezdése alapján kétévenként ellenőrzi az alapítványok gazdálkodását. Az AJA-t az ÁSZ 2006-ban ellenőrizte a megalakulástól december 31-éig terjedő időszakra vonatkozóan. Az ellenőrzés a belső szabályzatokkal, az éves beszámoló mérlegének leltárral való alátámasztásával, a számviteli alapelvek betartásával és a képviseleti jog gyakorlásával kapcsolatos hiányosságokat állapított meg. A jelen ellenőrzés célja az alapítvány évi gazdálkodása törvényességének értékelése volt, ennek keretében ellenőriztük: az alapítvány gazdálkodásának törvényességét; az éves beszámolók jogszabályi előírásoknak való megfelelését; az alapítvány könyvvezetésében a számvitelről szóló évi C. törvény (Szt.), egyéb jogszabályi rendelkezések és belső előírások betartását; 5

8 BEVEZETÉS a kuratórium megtette-e a szükséges intézkedéseket az ÁSZ előző ellenőrzése során feltárt hiányosságok megszüntetése, valamint az intézkedési tervben megjelölt feladatok megvalósítása érdekében. A pártalapítványok ellenőrzési segédletében foglaltaknak megfelelően, az éves központi költségvetési támogatást, a csatlakozóktól kapott és az AJA által nyújtott támogatásokat, valamint az ötmillió forintot meghaladó könyvelési tételeket tételesen, a ráfordításokat minta alapján ellenőriztük. Az ellenőrzésnél a pártalapítványok ellenőrzési segédletében megjelölt 2%-os lényegességi küszöb és az előkészítés során elvégzett kockázatértékelés figyelembevételével kialakított mintavételt alkalmaztunk. Az előkészítés során az eredendő és a belső kontroll kockázatot közepes mértékűnek minősítettük. A lényegességi küszöb az összes bevétel 2%-a, mértéke a évben 3153 ezer Ft, a évben 2623 ezer Ft. Az egyéb szabályszerűségi ellenőrzés a január 1. és december 31. közötti időszakra terjedt ki. 6

9 I. ÖSSZEGZŐ MEGÁLLAPÍTÁSOK, KÖVETKEZTETÉSEK, JAVASLATOK I. ÖSSZEGZŐ MEGÁLLAPÍTÁSOK, KÖVETKEZTETÉSEK, JAVASLATOK Az AJA működésének és a vagyonfelhasználásának kereteit a pártalapítványi törvény, az alapító okirat, részletes szabályait az alapítvány belső szabályzatai rögzítették. A többször módosított alapító okirat a Ptk. előírásainak megfelelően rendelkezett az alapítvány képviseletéről, a bankszámla feletti rendelkezés szabályairól. A szervezeti és működési szabályzatot (SZMSZ) és az annak mellékleteként elfogadott pénzügyi gazdálkodási szabályzatot az alapító okirat többszöri módosítása ellenére nem aktualizálták, így a bankszámla feletti rendelkezési jog és a képviseleti jog szabályozása nem volt összhangban a Ptk. és az alapító okirat vonatkozó rendelkezésével. Az SZMSZ az alapító okirattal összhangban határozta meg az alapító feladatait, a kuratórium működését, az alapítványi iroda, a főigazgató és az igazgatók feladatait. A kuratórium működése egy ülése kivételével az ellenőrzött időszakban megfelelt az alapító okirat előírásainak. A szabálytalan kuratóriumi ülés az alapító okirat előírásai szerint nem volt határozatképes, így a jelenlévők érvénytelenül két határozatot hoztak, továbbá a szabályozástól eltérően az ülésről jegyzőkönyv helyett emlékeztető készült. Az AJA vagyonkezelője a kuratórium gazdálkodást érintő döntései az alapítványi cél megvalósulását szolgálták, így az alapító okirat szabályai szerint döntött az alapítvány működéséhez és a cél szerinti tevékenységekhez felhasználható pénzeszközök keretösszegét tartalmazó költségvetés elfogadásáról, de azokat a teljesítés évében történt változásokkal nem módosította. A bankszámla feletti rendelkezési jog gyakorlása megfelelt az alapító okiratnak. Az alapítvány feladatait az alapítványi iroda, a főigazgató vezetésével hajtotta végre. Az alapító okirat módosításáig a főigazgató a szabályozásban megjelölt hatáskörét túllépte, mivel az AJA nevében a belső szabályzatokban megjelölt értékhatár felett is kötött szerződéseket, a pénzügyi gazdálkodási szabályzat előírásától eltérően a kuratórium elnöke helyett gyakorolta a munkáltatói jogot az alkalmazottak felett. A vizsgált időszakban az alapítvány beszámolóiban kimutatott összes bevétele ezer Ft volt, amelynek 66,7%-át a párttörvényben előírtak szerint meghatározott költségvetési támogatás ( ezer Ft) tette ki. A támogatás az ellenőrzött években megfelelt a párttörvény által meghatározott alap-, és mandátumarányos kiegészítő támogatás együttes értékének, folyósítása a pártalapítványi törvény rendelkezéseinek. Emellett az AJA bevételeit 31,8%- ban a csatlakozó jogi szervezetektől kapott és a költségvetésből pályázati úton nyert támogatással egészítette ki, amely növelte a célokra fordítható forrásokat. További 1,5%-ot a cél szerinti tevékenységéből és az átmenetileg szabad pénzeszközei lekötésével realizált. Az alapítvány eleget tett a csatlakozók által nyújtott támogatásra előírt közzétételi kötelezettségének. Az AJA a beszámolóiban összesen ezer Ft ráfordítást mutatott ki, amelyet céljai megvalósítására, a kuratórium által megítélt, továbbadott tá- 7

10 I. ÖSSZEGZŐ MEGÁLLAPÍTÁSOK, KÖVETKEZTETÉSEK, JAVASLATOK mogatásokhoz, közcélú kifizetésekhez és saját szervezeti keretei között végzett tevékenységéhez használt fel. A ráfordítások zömét (94,4%) az alapítvány saját szervezeti keretei között végzett cél szerinti tevékenységére és működésre, 5,6%- át támogatásra fordította. A korábbi ellenőrzés javaslatainak és az SZMSZ előírásának megfelelően a támogatási szerződések a magánszemélyeknek nyújtott közcélú kifizetések kivételével tartalmazták a támogatás elszámolási határidejét és a szankció lehetőségét. Ugyan a támogatottak egy kivétellel határidőre nem, csak a helyszíni ellenőrzés időszakában, a főigazgató többszöri felszólítására számoltak el, a támogatás visszavonásának lehetőségével a főigazgató nem élt. A kuratórium az SZMSZ szabályozásától eltérően két esetben nem határozott a támogatások módosításáról, egy esetben a támogatás megítéléséről. A főigazgató az alapító okiratban megjelölt célokhoz illeszkedő rendezvények lebonyolításához együttműködési megállapodásokat kötött, amelyekről a kuratórium sem külön, sem a költségvetés keretében nem döntött. Az AJA rendelkezett a könyvvezetés és beszámoló készítés rendjét meghatározó a Szt-ben előírt számviteli szabályzatokkal, azonban azok nem feleltek meg az Szt. előírásainak és az alapítvány sajátosságainak. Ennek oka, hogy a szabályzatok alapítványi sajátosságoknak megfelelő módosítását a korábbi ellenőrzés javaslatai ellenére nem végezte el. Így a számviteli politika továbbra sem jelölte meg pontosan a könyvvezetés módját, az éves beszámoló formáját, az értékcsökkenés elszámolásának szabályait, az alapítványi célú tevékenység közvetlen, illetve egyéb közvetett költségeinek körét és elkülönítésük módját. Az eszközök és források értékelési szabályzata nem igazodott az alapítványi gazdálkodás sajátosságaihoz, téves jogszabályi hivatkozást tartalmazott. Továbbra sem volt összhangban a főkönyvi számlacsoportok és számlák számjele a számlarend és a számlatükör előírásaiban. A pénzkezelési szabályzatot nem egészítették ki a banki átutalások, a pénztárnapló vonatkozásában a szigorú számadási kötelezettség szabályaival. A szabályozási hiányosságok hozzájárultak a számviteli elveket sértő könyvvezetési és beszámoló készítési hibákhoz, amelyek a évben meghaladták a lényegességi szintet. Az AJA az ellenőrzött időszakban beszámoló készítési kötelezettségének a számviteli politikában előírt határidőn túl tett eleget. Az egyszerűsített éves beszámolók szerkezete megfelelt a vonatkozó számviteli jogszabályok előírásainak, azonban a évi beszámolót nem az alapító okiratban előírt határozatképes ülésen fogadták el a kuratórium jelen lévő tagjai, a évi beszámolóról pedig a vonatkozó jogszabály előírásától eltérően a kuratórium nem döntött. Az AJA az éves beszámolók elkészítése és a könyvvezetés során mindkét évben a valódiság és teljesség, évben továbbá az egyedi értékelés számviteli alapelveit sértette meg. Lényeges szintű (2%) hiba 2006-ban nem volt, de 2007-ben a hibák aránya meghaladta a lényegességi szintet (3,6%), továbbá a számviteli politikában meghatározott jelentős összegű hiba mértékét is. A számviteli elveket sértette, hogy mindkét évben eltért a beszámolókban kimutatott pénzeszközök értéke az analitikus nyilvántartások és a leltárak adatától, a évi beszámolóban az értékcsökkenési leírást nem a belső szabályozásnak megfelelően számolták el, a csatlakozóktól kapott és az AJA által nyújtott támogatásokat négy esetben nem a jogszabályi rendelkezéseknek megfelelően könyvelték. A beszámolók adatai a záráshoz készített a hivatkozott hibákat tartalmazó főkönyvi kivonat adataiból a 2007-ben a követelések kivételével levezethetők voltak. 8

11 I. ÖSSZEGZŐ MEGÁLLAPÍTÁSOK, KÖVETKEZTETÉSEK, JAVASLATOK A kuratórium nem gondoskodott a vonatkozó jogszabályi rendelkezés és a korábbi ellenőrzésünk javaslata ellenére a pénzeszközök sor kivételével a mérleg leltárral való alátámasztásáról. Az immateriális javak és tárgyi eszközök mérlegben kimutatott összértéke megegyezett ugyan a főkönyvi nyilvántartás adataival, de 2007-ben az immateriális javakról és tárgyi eszközökről vezetett analitikus nyilvántartások nem feleltek meg a számlarend előírásainak, és az értékcsökkenést a szabályozástól eltérően számolták el. A mérlegben kimutatott készletérték is megegyezett a készletek főkönyvi számláinak összértékével, azonban a számlarendben a készletekre előírt könyvvezetési szabályokat az AJA nem tartotta be. Az alapítvány a évi mérlegben tévesen a követelések sor adataiban szerepeltette a pénzeszközök mozgásához kapcsolódó technikai számla egyenlegét. Mindkét évben helyesen mutatták ki az induló vagyon és az időbeli elhatárolások értékét. A kötelezettségeket az analitikus és a főkönyvi nyilvántartások összértékével megegyezően, de 2007-ben nem megfelelő szerkezetben mutatták ki. Az AJA az eredmény-kimutatásban a költségvetési támogatást, a cél szerinti tevékenységéből származó és pénzügyi bevételeit a vonatkozó jogszabályi előírásoknak megfelelően, a bankkivonatok adataival megegyezően mutatta ki. A vonatkozó jogszabályi rendelkezéstől és a belső előírásaitól eltérően tartotta nyilván és mutatta ki 2006-ban részben az igénybe vett szolgáltatások helyett az egyéb ráfordítások között a pályázati tanácsadás költségeit, mindkét évben részben a személyi jellegű ráfordítások helyett az anyagjellegű ráfordítások között a reprezentáció költségeit, teljes egészében a személyi jellegű ráfordítások helyett az egyéb ráfordítások között a magánszemélyek részére kifizetett közcélú támogatásokat. A könyvvezetésben a belső szabályozási, egyeztetési és ellenőrzési hiányosságok számviteli elveket sértő és a évben lényegességi szintet meghaladó hibákhoz vezettek. A könyvvezetést kettős könyvvitel rendszerében, megbízott könyvelő iroda bevonásával végezték. Az időszakban a megbízott könyvelő, az alkalmazott könyvelési program változott ben az újonnan megbízott könyvelő által megnyitott számlák számjelükben, nevükben és tagolásukban eltértek a hatályos számlarend, számlatükör és a korábban vezetett számlákétól. A vezetett számlákról a számviteli politikának megfelelően főkönyvi kivonatot állítottak össze, de 2007-ben a főkönyvi számlákat a vonatkozó számviteli előírásoktól eltérően technikailag nem zárták le. Nem igazolták a bizonylatokon az időszakban a gazdasági műveletek könyvviteli nyilvántartásokban történő rögzítését, hiányosan jelölték a rögzítés időpontját, valamint 2007-ben a több számlát érintő gazdasági események ötödénél hiányoztak a számlákat érintő felosztott összegek. A pénzkezelési szabályzatnak megfelelően vezették a szigorú számadású bizonylatok nyilvántartását, azonban a pénztári maximumra előírt értéket mindkét évben meghaladta a pénztárban tartott készpénz állománya. A pénzkezelési szabályzatban előírt utalványozást 2006-ban a főigazgató nem végzett, 2007-ben a szabályozásnak megfelelően ellátta. Az AJA a számlarendjében megjelölt analitikus nyilvántartásokat ugyan vezette, de a belső szabályzatokban előírt főkönyvi nyilvántartás adataival való egyeztetéseket nem végezte el. Az AJA a jogszabályi előírásoktól eltérően számviteli nyilvántartásában 2006-ban nem különítette el az alapítvány cél szerinti tevékenysége közvetlen és egyéb közvetett költségeit, 2007-ben pedig az elkülönítés nem felelt meg a vonatkozó jogszabályi előírásoknak. 9

12 I. ÖSSZEGZŐ MEGÁLLAPÍTÁSOK, KÖVETKEZTETÉSEK, JAVASLATOK Az alapítvány munkáltatói jogkörében eleget tett az adózási és társadalombiztosítási jogszabályok rendelkezéseinek, a munkáltatói és a kifizetői feladatokhoz rendelt nyilvántartásokat vezette, az előírt adatszolgáltatásokat a Nyugdíjbiztosítási Egyéni Nyilvántartó Lap kivételével teljesítette. A kifizetett bérés bérjellegű jövedelmekből a magánszemélyeket terhelő adóelőleget és járulékokat levonta, a munkáltatót terhelő költségvetési befizetési kötelezettséget előírta és befizette ban hat hónap esetében a vonatkozó jogszabályban előírt határidőn túl teljesítette a befizetéseket, a késedelem miatt keletkezett kötelezettségét rendezte. Az alapítvány ellenőrzési rendszere nem volt alkalmas a szabályozási hiányosságok, a számviteli elveket sértő, valamint évben a lényegességi szintet meghaladó hibák feltárására. Az alapító nem jelölt ki a kuratórium ellenőrzésére jogosult szervet, a kuratórium nem bízott meg könyvvizsgálót az egyszerűsített éves beszámolók ellenőrzésével és hitelesítésével, továbbá az alapítványi irodánál pénztárellenőrt nem jelöltek ki, a pénztárjelentéseket nem ellenőrizték, így az ellenőrzés hiánya is hozzájárulhatott a pénztári nyilvántartás hibáihoz. Az ellenőrzést belső szabályzatai határozták meg, így a folyamatba épített vezetői ellenőrzés rendszeréről az SZMSZ és a pénzügyi gazdálkodási szabályzat rendelkezett, független belső ellenőrzést a szabályzatok nem írtak elő. A kuratórium a főigazgató rendszeres beszámoltatásával figyelemmel kísérte a szakmai munkát, a költségvetés és a munkaterv teljesülését, és a bankszámla feletti rendelkezés során ellenőrizte a kifizetéseket. A főigazgató a házipénztárból történő kifizetéseket 2006-ban nem, 2007-ben az utalványozás során ellenőrizte. Az AJA az előző ÁSZ ellenőrzés megállapításai alapján megjelölt intézkedéseket csak részben hajtotta végre, így önellenőrzéssel elvégezte a évi beszámoló helyesbítését, az alapító okirat módosítását, a szabályzatokat a kuratóriumi elnöke aláírta. Nem módosította azonban az alapítványi sajátosságoknak és a jogszabályi előírásoknak megfelelően szabályzatait, nem gondoskodott az azokban előírtak maradéktalan betartatásáról, a mérlegnek a leltározási szabályzatban előírtak szerinti alátámasztásáról. A helyszíni ellenőrzés megállapításainak hasznosítása mellett javasoljuk: az alapítvány kuratóriumának 1. Módosítsa az alapítvány belső szabályzatait a következők figyelembevételével: a) hozza összhangba az SZMSZ és a pénzügyi gazdálkodási szabályzat képviseleti jogra és a bankszámla feletti rendelkezési jogra vonatkozó szabályozását az alapító okirat előírásaival; b) rögzítse a számviteli politikában a számvitelről szóló évi C. törvény 14. (4) bekezdése szerint a könyvvezetés módját, az éves beszámoló formáját, az értékcsökkenés elszámolásának szabályait; határozza meg az alapítványok gazdálkodási rendjéről szóló 115/1992. (VII. 23.) Korm. rendelet 3. (2) bekezdésének és 5. -ának megfelelően az alapítványi célú tevékenység közvetlen, és egyéb közvetett költségeinek körét és elkülönítésük módját; 10

13 I. ÖSSZEGZŐ MEGÁLLAPÍTÁSOK, KÖVETKEZTETÉSEK, JAVASLATOK c) szabályozza a számvitelről szóló évi C. törvény 14. (4) bekezdése szerint az alapítványi sajátosságoknak megfelelően az eszközök és a források értékelésének szabályait, továbbá törölje a téves jogszabályi hivatkozást; d) írja elő a számvitelről szóló évi C. törvény 14. (8) bekezdése szerint a pénzkezelési szabályzatban a banki átutalások rendjét, és a 168. (1) bekezdésnek megfelelően a pénztárnapló vonatkozásában a szigorú számadási kötelezettség szabályait; e) gondoskodjon a számvitelről szóló évi C. törvény 161. (1) bekezdésének megfelelő számlarend elkészítéséről. 2. Határozza meg részletesen a költségvetésben az alapító okirat VII. fejezet 1. pontjában biztosított vagyonkezelői feladatának megfelelően a bevételek és ráfordítások tételeit, és gondoskodjon az évközi változásoknak megfelelő módosításról. 3. Határozzon minden esetben az SZMSZ V. 15. pontjának megfelelően az alapítvány által nyújtott támogatásokról, azokkal kapcsolatos változásokról, valamint követelje meg a támogatottak szerződésben előírt határidő szerinti elszámoltatását. 4. Határozzon minden évben az egyszerűsített éves beszámoló alapító okirat VII. fejezet 2. pontjában előírt határozathozatali szabályoknak megfelelő és a számviteli törvény szerinti egyes egyéb szervezetek beszámoló-készítési és könyvvezetési kötelezettségének sajátosságairól szóló 224/2000. (XII. 19.) Korm. rendelet 20. (7) bekezdésében előírtak szerinti elfogadásáról. 5. Intézkedjen a évi beszámoló önellenőrzés keretében történő helyesbítéséről, a helyesbített beszámoló elfogadásáról. 6. Intézkedjen a számvitelről szóló évi C. törvény a) aiban rögzített számviteli alapelvek betartatásáról a könyvvezetésben és az éves beszámolók összeállítása során; b) 69. (1) bekezdésében előírtak szerint a mérleg leltározási szabályzatban meghatározottaknak megfelelő alátámasztásáról; c) 3. (7) bekezdés 3. pontjának megfelelően a reprezentáció költségeinek és a magánszemélyek számára nyújtott támogatások nyilvántartásáról; d) 3. (7) bekezdés 1. pontjának megfelelően az igénybe vett szolgáltatások rögzítéséről; e) 167. (1) bekezdésének megfelelően a könyvviteli elszámolást alátámasztó bizonylatok alaki és tartalmi kellékeire a szabályok betartatásáról. 7. Intézkedjen a pénzkezelési szabályzat 8. pontjában előírt pénztárellenőr kijelöléséről és a pénztár ellenőrzéséről. 8. Követelje meg a számviteli szabályzatokban foglalt előírások betartását, különösen a készletek nyilvántartására, az egyszerűsített éves beszámoló határidőre való elkészíté- 11

14 I. ÖSSZEGZŐ MEGÁLLAPÍTÁSOK, KÖVETKEZTETÉSEK, JAVASLATOK sére, a pénztárban tartható pénzkészlet állományára, a főkönyvi számlák technikai lezárására és a vezetett nyilvántartások egyeztetésére vonatkozóan. 9. Intézkedjen a társadalombiztosítási nyugellátásról szóló évi LXXXI. törvény 97. (2) bekezdés a) pontjában előírt adatszolgáltatási kötelezettség pótlásáról. 12

15 II. RÉSZLETES MEGÁLLAPÍTÁSOK II. RÉSZLETES MEGÁLLAPÍTÁSOK 1. AZ ALAPÍTVÁNY GAZDÁLKODÁSÁNAK TÖRVÉNYESSÉGE 1.1. A gazdálkodás szabályozottsága, a kuratórium működése Az alapítványi működés és vagyonfelhasználás kereteit a pártalapítványi törvény és az alapító okirat, részletes szabályait az alapítvány belső szabályzatai rögzítették. Az ellenőrzött időszakban a MDF mint alapító az AJA alapító okiratát a Polgári Törvénykönyvről szóló évi IV. törvény (Ptk.) 74/B. (5) és a 74/C. (1) bekezdésének rendelkezéseivel összhangban háromszor módosította. Változott az alapító okiratban a január 13-ai módosítással a kuratórium két tagjának a személye, a október 30-ai módosítással az alapítvány székhelye. A január 18-án kelt módosítás megváltoztatta az alapítvány képviseletét és a bankszámla feletti rendelkezést, továbbá az alapítványi iroda vezetőjének megnevezését, akit főigazgatóként nevezett meg. A módosítás a Ptk. 74/C. (4) bekezdésének megfelelően rendelkezett az alapítvány képviseletéről, a képviseleti jog gyakorlásának módjáról és terjedelméről, továbbá a 29. (3) bekezdésének előírásával összhangban írta elő a bankszámla feletti rendelkezés szabályait. Az alapító okirat VIII. 1. pontja szerint az AJA képviseletében önállóan a kuratórium elnöke jogosult eljárni. Az alapító okirat módosítása után a Ptk. 74/C. (4) bekezdése alapján a kuratórium megjelölve a képviseleti jog gyakorlásának módját, illetőleg terjedelmét az alapítvány képviseletére az alapítvány főigazgatóját írásban felhatalmazhatta. A augusztus 31-éig hatályos Ptk. 29. (3) bekezdés szabályozása értelmében a bankszámla felett való rendelkezéshez minden esetben két képviseleti joggal felruházott személy aláírása szükséges. Az ellenőrzött időszakban az alapító okirat módosításához igazodóan az alapítvány szervezeti és működési szabályzatát (SZMSZ) és mellékletét nem módosították. Az alapító okirattal összhangban tartalmazták az alapító feladatait és a kuratórium működését, ügyrendjét. Ugyancsak megfelelt az alapító okirat előírásainak az alapítványi iroda, a főigazgató és az igazgatók feladatainak meghatározása, azonban a Ptk.-val és az alapító okirattal ellentétben, a főigazgató részére a működés körében elkülönített bankszámla feletti rendelkezési jogot biztosított a kuratórium utólagos tájékoztatása mellett. Ugyancsak ellentétes volt az alapító okirattal a pénzügyi gazdálkodási szabályzat azon előírásai, amelyek engedélyezték az iroda főigazgatója és igazgatói részére 500 ezer Ft erejéig a kötelezettségvállalást, illetve számukra az adományok elfogadása területén korlátlan jogot biztosított. Az SZMSZ-t a február 27-i kuratóriumi ülésen, az SZMSZ mellékleteként a pénzügyi gazdálkodási szabályzatot április 21-én fogadta el a kuratórium. 13

16 II. RÉSZLETES MEGÁLLAPÍTÁSOK Az alapító okirat VII. 3. g) pontja szerint a kuratórium dönt az alapítványi vagyon alapítványi célnak megfelelő felhasználásáról, valamint a vagyonnal kapcsolatos gazdálkodási kérdésekben. A január 18-ai módosított alapító okiratnak megfelelő felhatalmazást az önálló képviseleti jog tekintetében a főigazgató részére a szeptember 11- ei kuratóriumi ülésen hozott 94. számú határozat adta meg. A felhatalmazással a főigazgató képviseleti joga keretében munkáltatói jogkört gyakorol az alapítvány alkalmazottai felett, az AJA nevében a költségvetésben előirányzott összegek keretei között jogokat szerezhet és kötelezettségeket vállalhat, így különösen jogosult szerződések megkötésére, utalványozási jogot gyakorolhat a költségvetésben előirányzott összegek keretei között az alapítványi program és a működési költségei kiegyenlítésére. Az alapítvány részére történő felajánlások ideiglenes befogadásáról dönthet azzal, hogy a felajánlásokról végleges döntést a kuratórium hoz, a kuratórium elnökével együttesen az alapítvány bankszámlája feletti rendelkezési jogot gyakorolhat. A bankszámla feletti rendelkezés az alapító okiratnak megfelelően történt. Így december 12-éig a kuratórium elnöke és egy kuratóriumi tag, utána pedig az elnök mellett a főigazgató volt bejelentve a banknál aláíróként. A bankszámla feletti rendelkezési jogot a bejelentettek gyakorolták. A képviseleti jog gyakorlása nem felelt meg az alapítvány SZMSZ-ében meghatározottaknak, ugyanis a főigazgató az SZMSZ-ben meghatározott 500 ezer forint értékhatárig megengedett kötelezettségvállalást 2006-ban a szerződések 38,2%-ánál, 2007-ben 11,1%-ánál lépte túl. A kuratórium működése az ellenőrzött időszakban egy ülése kivételével megfelelt az alapító okirat előírásainak. A kuratóriumi ülésekről készült jegyzőkönyvek és a határozatok nyilvántartása megfelelt az SZMSZ előírásainak. A jegyzőkönyvekből megállapítható volt, hogy a kuratórium határozatait nyolc esetben az alapító okiratban előírtak szerinti határozatképes üléseken, a jelenlévő kuratóriumi tagok egyszerű szótöbbségével hozta május 30-án a kuratóriumi ülés nem volt határozatképes. Az ülésről nem jegyzőkönyv, hanem emlékeztető készült, a jelenlévők érvénytelenül két határozatot hoztak. A határozatképtelen ülésen a jelenlévő kuratóriumi tagok elfogadták a főigazgató költségvetési és szakmai munkához kapcsolódó beszámolóját és elkészített intézkedési tervét, az alapítvány éves beszámolóját. A kuratórium az alapítvány vagyonkezelését, gazdálkodását érintő döntései az alapítványi célok megvalósulását szolgálták. A kuratórium mindkét évben keretösszeg formájában az alapító okiratban előírt szabályok szerint döntött az SZMSZ V. 5. pontjának megfelelően az alapítvány működési költségeinek fedezésére, illetve az alapítványnak az alapító okiratában rögzített céljai végrehajtásához felhasználható pénzeszközök mértékéről és arányáról. Az alapító okirat VII. 1. pontja szerint az alapítványi vagyont kuratórium kezeli. A bevételek között 2006-ban az állami támogatás mellett egy külföldről érkező alapítványi támogatást szerepeltettek, 2007-ben az előzőeken kívül kamat- és egyéb pályázati bevétellel és az előző évi maradvánnyal is számoltak. A kiadások között mindkét évben szerepeltették az alapítványi iroda működési költségeit. 14

17 II. RÉSZLETES MEGÁLLAPÍTÁSOK Emellett az alapító okiratban foglaltaknak megfelelően 2006-ban a hagyatékkezelés, oktatás, valamint a kommunikáció és pályázat költségeivel számoltak ben külügyek, elemzés, képzés, kutatás-hagyatékkezelés, holdudvar, kommunikáció és tartalék címen tüntettek fel kiadásokat. A költségvetést a teljesítés évében történt változásokkal nem módosították, arról a kuratórium nem határozott. Így például a kuratórium a évi költségvetés elfogadásakor döntött 30 ezer EUR és 2000 ezer Ft befogadásáról, mely összegek a költségvetés bevételei között nem szerepeltek. A főigazgató észrevétele szerint azért, mert a költségvetés elfogadásakor még nem állt rendelkezésre a támogatók írásbeli határozata. Az alapítványi iroda főigazgatója az SZMSZ IV. 5. c) bekezdésének megfelelően a kuratóriumi üléseken negyedévenként beszámolt a végzett munkáról, a költségvetés helyzetéről. Szakmai beszámolóját a kuratórium minden esetben elfogadta Az alapítvány bevételei Az AJA az ellenőrzött időszak éves beszámolóiban összesen ezer Ft bevételt mutatott ki. Az AJA a pártalapítványi törvény 1. -a alapján központi költségvetési támogatásra volt jogosult, amelynek összegét a párttörvény szabályozása alapján az éves költségvetési törvény tartalmazta. A kapott összeg mindkét évben megfelelt a párttörvény rendelkezéseinek. A támogatás a párttörvény 9/A. (5) bekezdés a) és b) pontok szerinti alap-, és mandátumarányos kiegészítő támogatásból tevődött össze. Az alapítvány eseti támogatásban nem részesült. A központi költségvetési támogatás a lekerekítés eredményeként 2006-ban ezer Ft, 2007-ben ezer Ft, összesen ezer Ft volt, amely az összes bevétel 66,7%-ának felelt meg. Az alaptámogatás mértéke az egyévi képviselői alapdíj huszonötszöröse, összege 2006-ban ezer Ft, 2007-ben ezer Ft, összesen ezer Ft volt. A mandátumarányos kiegészítő támogatás mértéke képviselőnként a képviselői alapdíj 85%-a, összege januártól júniusig 24, azt követően 11 képviselőre számítva ezer Ft, 2007-ben 11 képviselőre számítva ,8 ezer Ft, összesen ,8 ezer Ft volt. A kerekítés szabályai miatt a két évben együttesen 55,8 ezer Ft-tal volt alacsonyabb az alapítvány bevétele a számítottnál. A Magyar Államkincstár a költségvetési támogatást a pártalapítványi törvény 2. (1) bekezdésének megfelelően folyósította az AJA pénzforgalmi számlájára. Emellett az AJA bevételeit 31,8%-ban a csatlakozó jogi szervezetektől kapott és a költségvetésből pályázati úton nyert támogatással egészítette ki, amely növelte a célokra fordítható forrásokat. Az AJA központi költségvetési forrásból pályázati úton a vizsgált két év alatt összesen 4330 ezer Ft támogatást nyert, amely az összes bevétel 1,5%-át jelentette. 15

18 II. RÉSZLETES MEGÁLLAPÍTÁSOK Az alapítvány 2006-ban a Fővárosi Munkaügyi Központtól egy személy részére 270 ezer Ft bértámogatást kapott, 2007-ben 360 ezer Ft-ot ben ezenkívül összesen 3700 ezer Ft pályázati támogatást kapott a Miniszterelnöki Hivataltól (2000 ezer Ft) és a Külügyminisztériumtól (1700 ezer Ft) Az AJA-hoz csatlakozó belföldi és külföldi jogi személytől kapott támogatás beszámolókban kimutatott értéke az ellenőrzött időszakban ,1 ezer Ft volt, mely az összes bevétel 30,3%-át tette ki (további 1885,5 ezer Ft támogatást a évi beszámolóban a bevételek között nem szerepeltettek). A támogatások elfogadását a kuratórium a pártalapítványi törvény 3. (2) bekezdése és az alapító okirat III./2. pontja rendelkezéseinek megfelelően, mindkét évben az alapító okirat előírásainak megfelelő határozattal hagyta jóvá. A pártalapítványi törvény 3. (3) bekezdésében előírtaknak megfelelően a banki kivonatokon az adományozó szervezetek adatait feltüntették, a támogatás folyósítása minden esetben az AJA pénzforgalmi számlájára történt. Az alapítvány eleget tett a pártalapítványi törvény 3. (4) bekezdésében előírt közzétételi kötelezettségének, honlapján nyilvánosságra hozta a kapott támogatásokat. Az ellenőrzött időszakban a külföldi jogi személyek összesen ,1 ezer Ft, a belföldi jogi személyek 3500 ezer Ft támogatást nyújtottak az alapítványnak. A vizsgált időszakban az alapítvány az alapító okiratban rögzített céljainak megfelelő tevékenységéből és az átmenetileg szabad pénzeszközök lekötésével összesen 4201,9 ezer Ft (az összes bevétel 1,5%-a) további bevételt realizált. A célszerinti tevékenységből származó bevétel 3658,9 ezer Ft volt, amely könyvek, kiadványok értékesítéséből, rendezvényszervezésből és képzési-oktatási tevékenységből származott. Az AJA pénzügyi bevétele 543 ezer Ft volt Az alapítvány ráfordításai Az AJA az ellenőrzött időszak éves beszámolóiban összesen ezer Ft ráfordítást mutatott ki. Az alapítvány által nyújtott támogatások ( ezer Ft) és a saját szervezeti keretek között végzett célszerinti és működési tevékenysége ( ezer Ft) megfelelt a pártalapítványi törvénynek és az alapító okiratban megjelölt céloknak. Az alapító okirat V. 3. pontjával összhangban a kuratórium a vizsgált időszakban jogi személyek részére nyújtott pályázati úton támogatásokat, és magánszemélyek részére biztosított ún. közcélú kifizetéseket. A támogatásokról szóló kuratóriumi határozatok határozatképes ülésen, egyhangú döntéssel, az alapító okiratnak megfelelően születtek. A kuratórium február 21-i ülésén 77. számú határozatában döntött három alapítvány pályázati támogatásáról, együttesen 6400 ezer Ft értékben és öt fő részére összesen 2590 ezer Ft közcélú támogatásról, a december 15-i ülésén 85. számú határozatával két fő együttesen 350 ezer Ft értékű és január 26-i ülésén 88. számú határozattal hét fő együttesen 2530 ezer Ft közcélú támogatásáról. A támogatások szabályairól az SZMSZ V pontjai rendelkeztek, ennek megfelelően a támogatott alapítványokkal az iroda főigazgatója támogatási szerződést kötött. A pályázók a szerződésnek megfelelően az előírt doku- 16

19 II. RÉSZLETES MEGÁLLAPÍTÁSOK mentumokat mellékelték. Az AJA a támogatási szerződések 3. B/ pontjában az SZMSZ V. 14. pontjának megfelelően előírta a támogatással való elszámolás határidejét. A támogatott alapítványok azonban az összeg felhasználásáról nem számoltak el határidőre. A támogató a támogatási szerződésben foglalt szankcióval nem élt, vagyis egy esetben sem vonta vissza a támogatást ha a támogatott elszámolási kötelezettségének a támogatott eseményt követő 30 napon belül nem tett eleget. Az alapítványi iroda főigazgatója augusztus 17-én, majd a helyszíni vizsgálat idején, szeptember 23-án szólította fel a támogatottakat, hogy számoljanak el, illetve egészítsék ki elszámolásukat. A vizsgált időszak támogatottjai egy kivétellel 2008 októberéig a főigazgató felszólítása után 8 napon belül elszámoltak ban a kuratórium az SZMSZ-ben foglaltaktól eltérően két szervezet támogatásának csökkentéséről és mellettük egy harmadik szervezet támogatásáról nem döntött. Az SZMSZ V. 15. pontja szerint a megítélt támogatások kizárólag az alapítvány kuratóriuma által a támogatások megítélésekor meghatározott célokra fordíthatók, egyéb célú felhasználásuk előzetes kuratóriumi hozzájárulás nélkül nem megengedett. Az AJA Közös Jövő Alapítvánnyal és az Író Gergely Alapítvánnyal kötött támogatási szerződések a róluk hozott kuratóriumi határozatnak megfelelően az alapítványok kutatási munkáinak végzésére, illetve működési költségeire nyújtott támogatásról szóltak március 31-én két támogatott alapítvány kérelmet nyújtott be az alapítványi irodához, melyben lemondanak a számukra jóváhagyott támogatási összeg második feléről a Haza és Haladás Alapítvány javára folyamán az AJA támogatást nyújtott a Haza és Haladás Alapítványnak, azonban a támogatás ügyében a kuratórium nem hozott olyan határozatot, mely megnevezte volna az alapítványt. Az AJA főigazgatója a Haza és Haladás Alapítvánnyal támogatási szerződést kötött évi ifjúsági programok 5000 ezer Ft-os támogatására, az elszámolási határidőt április 30-ában határozta meg. A évi költségvetésben szerepelt az Ifjúsági Demokrata Fórum (IDF) 5000 ezer Ft-os támogatása, így az alapítványi iroda főigazgatója szerint a kuratórium határozata a költségvetés elfogadásáról helyettesítette az alapítvány támogatásáról szóló határozatot, mivel az IDF támogatása a Haza és Haladás Alapítvány keretei között valósult meg. A január 26-i ülésén a kuratórium 88. számú határozatában kimondta, hogy 2007-ben nem ír ki pályázatot, a beérkezett kérelmeket keret hiányában elutasítja, és ehelyett az alapító okiratban megjelölt célokhoz illeszkedő rendezvények megvalósításába az AJA együttműködési megállapodás keretében kapcsolódjon be. A kuratóriumi határozatot megelőzően is kötött az AJA együttműködési megállapodásokat, ezeket a költségvetés nem nevesítette. Az együttműködési megállapodások keretében megvalósított tevékenységek megfeleltek az AJA alapító okiratban rögzített céljainak. Az egyes együttműködési megállapodásokról a vagyonkezelő szerv, a kuratórium nem határozott. 17

20 II. RÉSZLETES MEGÁLLAPÍTÁSOK Az alapítványi iroda kimutatása szerint február 28. és szeptember 5. között tizenegy alkalommal, 150 ezer Ft és 1550 ezer Ft közötti értékben kötött az alapítványi iroda főigazgatója ilyen szerződést. Az AJA magánszemélyeknek nyújtott közcélú támogatásairól minden esetben a kuratórium határozott. A kedvezményezettekkel az alapítványi iroda főigazgatója a kuratóriumi határozatnak megfelelően kötött megállapodást közérdekű célra történő kötelezettségvállalásról. A megállapodásokban a pontosan meghatározott célokra megjelölt témakörben végzendő kutatási célra nyújtott támogatást az alapítvány, azonban az SZMSZ V. 14. pontjában előírtaktól eltérően nem kötött ki elszámolási kötelezettséget a támogatottak részére. A kuratórium az éves költségvetés elfogadásával egy összegben határozta meg a működési költségek keretösszegét, amely megteremtette az iroda számára a saját szervezeti keretek között megvalósított célszerinti tevékenység költségeinek fedezetét is. Az AJA a közbeszerzésekről szóló évi CXXIX. törvény (Kbt.) hatálya alá tartozó beszerzések tekintetében, a törvény 22. (1) bekezdés i) pontja értelmében ajánlatkérőnek minősült, mert a törvényi rendelkezés hármas feltétele, a jogi személyiség, a közérdekű tevékenység folytatásának célja és a működésnek többségi részben állam által történő finanszírozása az alapítvány esetében teljesült. Az alapítvány a Ptk. 74/A. (1) bekezdésében foglaltak alapján jogi személy. Az alapítvány közérdekű tevékenységet folytat, mivel az AJA alapító okiratában szereplő cél szerinti tevékenységek, úgymint a tudományos tevékenység, kutatás, a nevelés és oktatás, képességfejlesztés, ismeretterjesztés a közhasznú szervezetekről szóló évi CLVI. törvény 26. c) pont 3-4. alpontjai szerinti közhasznú, ezáltal a Kbt pontja értelmében közérdekű tevékenység, függetlenül attól, hogy az AJA nem közhasznú jogállású szervezet. Az alapítvány működését többségi részben a központi költségvetés finanszírozza. Az alapítvány indokoltan Kbt. 29. (2) bekezdés g) pontjának megfelelően közbeszerzési eljárás lefolytatása nélkül kötött közbeszerzési értékhatárt meghaladóan megbízási szerződéseket egy szállítóval, mert annak eredményét nem kizárólag az alapítvány hasznosította, hanem azokat a kuratórium által meghatározott köröknek szétosztotta, kéthetenként elektronikus úton a meghatározott címekre továbbította. A Magyar Köztársaság évi költségvetéséről szóló évi CLIII. törvény 117. (3) c) és a Magyar Köztársaság évi költségvetéséről szóló évi CXXVII. törvény 93. (3) bekezdés c) pontjai írták elő az egyszerű közbeszerzési eljárásra vonatkozóan a szolgáltatás megrendelése esetében alkalmazandó 8000 ezer Ft értékhatárt. A Kbt. 29. (2) bekezdés g) pont értelmében nem kell közbeszerzési eljárást lefolytatni a kutatási és fejlesztési szolgáltatásnál, ha annak eredményét nem kizárólag az ajánlatkérő hasznosítja tevékenységi körében, és az ellenszolgáltatást teljes mértékben az ajánlatkérő teljesíti. Az alapítvány ugyanazzal a kft.-vel 2006 folyamán három szerződést kötött összesen bruttó ezer Ft+áfa értékben, 2007-ben egy szerződést ezer Ft+ áfa értékben azonos tartalommal kutatási témakörben. 18