Infotéka Kontír kézikönyv Infotéka Kft.

Átírás

1 Infotéka Kontír kézikönyv

2 I Infotéka Kontir Tartalomjegyzék 2 Fejezet I Kezdő lépések 1 Billentyűkombinációk... és programkezelés 2 2 A program megjelenése... a képernyőn 3 3 Új cég felvitele... a programba 3 4 Regisztráció Bejelentkezés... a rendszerbe 6 6 A könyvelendő... év megnyitása 6 7 Felhasználók... és jogosultságok megadása 6 8 Vezérlőrekordok... beállítása 8 9 Általános paraméterek... beállításai 9 10 Cégünk neve... a kimutatásainkon Fejezet II File menü tartalma 1 Cég bezár Cégnyitás Fejezet III Szerkesztés menü tartalma 18 Fejezet IV Nézet 20 1 Ikonsor Felhasználók... és jogok Fejezet V Paraméterek 1 Évnyitás Vezérlőrekord Általános paraméterek Fejezet VI Törzsadatok 1 Árfolyamok Deviza nevének... megadása Bank nevének... megadása Árfolyamok felvitele Késedelmi kamat Áfa százalékok Számlatükör Munkaszám,... költséghely, költségviselő 40 6 Befektetett eszközök... 42

3 Tartalom II 7 Partnerek Cégadat Automata kontírkódok Pénztár-Bank... automata kontírkód Folyószámla automata... kontírkód Vegyes könyvelés... automata kontírkódok Átvezetési számlaszámok Fejezet VII Könyvelés 59 1 Könyvelés Pénztár... Bank... Vevő... Szállító... Vegyes... Befektetett eszköz Nyitó főkönyvi... kivonat rögzítése 72 3 Nyitó folyószámla... könyvelés 73 4 Számviteli nyitás,... zárás 74 5 Idegen adatok... fogadása Fejezet VIII Listák 1 Listákról általában Részletes főkönyvi... kivonat 82 3 Speciális főkönyvi... kivonat 85 4 Főkönyvi törzs... részletes lekérdezése 87 5 Főkönyvi karton Folyószámla... kimutatás 89 7 Részletes folyószámla... kimutatás 92 8 Számlatükör Áfa kimutatás Befektetett eszközök Napló Munkaszámos... kivonat Vevő, szállító Árfolyam nyereség,... veszteség Vevő, szállító... karton Táblázatok Adatrögzítési... statisztika Költséghely,... költségviselő, munkaszám kivonat 114 Listakép-részletes... Listakép-részletes... felbontással Listakép-részletes... főkönyvi szám szerint II

4 III Infotéka Kontir Listakép-főkönyvi... szám szerint Listakép-napló SQL lekérdezések Utasítások választófül... 1-es ablakrészlet... 2-es és 3-as... ablakrészlet Konstansok... választófül Feladat leírás... választófül Excel kapcsolat Bolti kiskereskedelmi... áfa 134 Fejezet IX Grafikus kimutatások Grafikus kimutatások Fejezet X Tools rendszerek Archív adatok... karbantartása 140 Naplózott törlés Rendezetté... vált számlák kipontozása, folyó archiválása Archív és főkönyvi... törzs egyeztetése Indexelés Archív adatok... épségének ellenőrzése Évnyitáshoz... paraméter állomány előállítása Feladás a pénzügyi... programnak Feladás a Kontír win32-nek Kontír DOS adatok átvétele Apeh nyomtatványok Nyomtatványok... paraméterezése Cégre vonatkozó... adatok Feladás... Összehasonítás... Ellenőrző... lista Fejezet XI Mentés és visszatöltés 1 Mentés Visszatöltés Fejezet XII Hasznos tudnivalók Alkalmazás... használata hálózatban Fogadási struktúra Áfa gyűjtő kódok Fejezet XIII Speciális gazdasági események bemutatása Import áfa könyvelése Közösségi (EU)... termékbeszerzés 178 (EU) - Kizárólag... kézi adatrögzítés 178

5 Tartalom IV (EU) - Áfa tételek... automatikus képzése Index IV

6 Fejezet I

7 Kezdő lépések 1 Kezdő lépések 1.1 Billentyűkombinációk és programkezelés 2 A program készítői több, mint 10 év ügyviteli program fejlesztési tapasztalattal a hátuk mögött jól tudják, hogy a könyvelési, adatrögzítési munka akkor a leghatékonyabb, ha a könyvelőnek nem kell az adatok rögzítése során a kezét a számítógép billentyűjéről felemelni, például az 'egeret' használni. Ezért számos helyen a programban lehetőség van úgynevezett billentyűkombinációk használatára, melyek ismerete szükséges a hatékony munkavégzéshez. A rögzítési képernyőn haladhatunk a <Tab> billentyűvel, az <Enter> billentyű használatával, illetve az egér használata is megengedett. Az egér használata azonban olyan esetben eredményezhet hibaüzenetet, amikor a program az adatok rögzítését valamilyen előre meghatározozott sorrendben várja el, mi viszont nem követjük a képernyőn az elvárt sorrendet, azaz 'ugrálunk' a képernyőn. Fontos azonban megemlíteni, hogy a programban ilyen módon semmilyen kárt nem tudunk okozni, így nyugodtan próbálkozzunk! <Shift>+<Tab> - A kombinációval visszaléphetünk a mezők között. Ennek a két billentyűnek az egyidejű lenyomásával (először a <Shift> majd ezt nyomva tartva a <Tab> lenyomásával) az előbbiekben említett <Enter> vagy <Tab> billentyű haladási irányával ellentétes irányban haladhatunk a képernyőn. <Ctrl>+<Enter> - A programban nyilván tudunk tartani olyan adatokat, úgynevezett törzsadatokat, amelyeket gyakran használunk, illetve a program működéséhez feltétlenül szükségesek. Ilyenek például a számlatükör vagy a partnertörzs. Ezeknek a törzsadatoknak a körét általában folyamatosan bővíteni szükséges. Erre a program használata során több helyen is van lehetőség. Lehetőség van erre a törzsadatok menüben, illetve a folyamatos könyvelési, adatrögzítési munka során, a rögzítési képernyőn. Ezzel a billentyűkombinációval az 'egér' használata nélkül van lehetőség a bővítés megkezdésére a könyvelési munka során. A törzsadatok menüben nem használható! <Alt>+ <betű> - A leggyakrabban használható billentyűkombináció. A lehetőség használatának bemutatását egy egyszerű példával tesszük meg. - Ezt a nyomógombot általában úgy használjuk, hogy egérrel rákattintunk. Van azonban egy másik lehetőség is. Megfigyelhetjük, hogy az M gomb alá van húzva. Amennyiben ebben az esetben lenyomjuk az <Alt> gombot, nyomva tartjuk és lenyomjuk az 'm' betűt, abban az esetben ugyanaz történik, mintha 'egérrel' kattintottunk volna rá, csak ebben az esetben nem kellett a kezünket elemelni a billentyűzetünkről. Ez a lehetőség minden olyan nyomógomb esetében igaz, amelyiken látható szöveg valamelyik betűje alá van húzva. Természetesen az <Alt> billentyű mellé mindig azt a betűt kell lenyomni, amelyik alá van húzva! <F2> - Ennek a billentyűnek a használata a könyvelés, adatrögzítés folyamán a rögzítés képernyőn bír jelentősséggel. A billentyűparancsnak a segítségével a aktuálisan rögzített tételt megelőző tétel adatai ismételhetőek abban az aktuális mezőben, ahol éppen rögzítünk. Minden egyes rözítési mező adata ismételhető ilyen módon! Erre az ismétlésre kizárólag abban az esetben van lehetőség, amennyiben az éppen használt naplóban nem történt végleges tárolás az aktuális tétel rögzítése előtt! <*> A numerikus billentyűn található szorzás jel használata az adatrögzítés során azt eredményezi, hogy a mezőben előző adatbevitel során tárolt értéket egyel megnöveli.

8 3 1.2 Infotéka Kontir A program megjelenése a képernyőn A számítógépek jelentős része a Microsoft Windows operációs rendszerét használja, így az Infotéka által készített programok, így a Kontír 2000 W32 is ebben a környezetben képes futni. Azonban a Windows operációs rendszerek között a képernyőn megjelenő kezelő felület esetében is két egymástól eltérő megjelenésről beszélhetünk. Az első esetben a Windows 95, Windows 98, Windows Me és a Windows 2000 használata esetén egy úgynevezett 'klasszikus' megjelenítést láthatjuk a programunk használata közben: Erre egy példa: Míg a második esetben a Windows XP használata esetén választhatunk az előbb említett 'klasszikus' megjelenés illetve az 'XP-s' megjelenés között. Egy példa az XP-s megjelenésre: Fontos! Bármelyik megjelenítést is használjuk, a programunk automatikusan felismeri az általunk alkalmazott megjelenítést és a program használata során ekképpen jeleníti meg a menüpontokat. A program érdemi működése szempontjából teljesen mindegy melyik megjelenítést választjuk! A kézikönyvünkben a 'klasszikus' megjelenítéssel mutatjuk be a Kontír 2000 W32 programot, azonban az 'XP-s' megjelenítés használata esetén is teljes értékűen használhatjuk a kézikönyvet, minden funkció a megjelenítéstől függetlenül azonos tartalommal működik! 1.3 Új cég felvitele a programba Amikor a program feltelepítése megtörtént, az indítást követően az alábbi ablakot láthatjuk a képernyőn:

9 Kezdő lépések 4 Írja be a Cégünk (illetve az általunk könyvelni kívánt Cég nevét), majd nyomjuk meg az <Tárol> gombot. Ezzel a művelettel a cég felvétele megtörtént és az <OK> gombbal kiválaszthatjuk könyvelésre. 1.4 Regisztráció Ebben a részben megadjuk a programnak azt az Infotéka ügyfélszolgálatán kapott jelszót, melynek segítségével a programunk DEMO verzió helyett, teljes körű használatot fog számunkra engedélyezni. A regisztráció után megjelenik a program fejlécében a tulajdonos cég (nem a könyvelt, hanem a vásárló cég) neve. Bezárjuk a megnyitott céget a Cég bezár menüpontban Ezt követően nyissuk meg újra a Céget a Cégnyitás menüpontban

10 5 Infotéka Kontir Ekkor a következő ablakot kapjuk: Kattintsunk a <Regisztrál> gombra, ha ezt megtettük, akkor a következő ablakot kapjuk: A kezdő lépések elvégzése során válasszuk ki az általános regisztrálást, majd a megjelenő ablakba gépeljük be az Ügyfélszolgálatunktól kapott regisztrációs kódot, betűről betűre hiba nélkül. A kód begépelése után válassza a <Regisztrál> gombot. A regisztrációról többet a Cégnyitás fejezetben tudhatunk meg. Ha hibátlanul bevitte a kapott jelszót, abban az esetben megjelenik a képernyő tetején a jogosult felhasználó neve és a program készen áll a rendszeres használatra. A következő fejezetekben az itt felsorolt menüpontokat megismerheti részletesebben. Sok-sok hasznos tanácsot fog találni a program testreszabásához és elmélyítheti eddig megszerzett tudását.

11 Kezdő lépések Bejelentkezés a rendszerbe A Cég megnevezésének bevitele után a rendszerbe jelentkezhetünk be. A rendszerbe történő első belépéskor az alábbi ablakot ajánlja fel a programunk. Első belépéskor fogadjuk el a felajánlott Tulajdonos nevet és a jelszó helyére ne írjunk be semmit. Válasszuk az <OK> gombot. 1.6 A könyvelendő év megnyitása Ebben a pontban megadjuk a könyvelő programnak, hogy melyik évet kívánjuk könyvelni. Az itt megadott időszakot fogja minden könyvelési napló, lista alapértelmezettnek tekinteni. Az Évnyitás menüpontot választva az alábbi ablakot kapjuk: Amennyiben az ablakban felajánlott év megegyezik az általunk könyvelni kívánt évvel, abban az esetben kattintsunk az <Évnyitás> gombra, Ha nem egyezik meg javítsuk ki az általunk választott tárgyévre és ezután válasszuk az <Évnyitás> nyomógombot. Ezt követően a program létrehozza a könyvelés megkezdéséhez szükséges alapadatbázisokat. Fontos! Amennyiben az Infotéka integrált ügyviteli rendszeréből a főkönyvünk mellett további programokat is kívánunk használni, akkor mindig a Kontír W32-es programot telepítsük fel a gépünkre és paraméterezzük be először, és csak utána telepítsük fel az összes többi programot! 1.7 Felhasználók és jogosultságok megadása Ebben a részben újabb felhasználót adhatunk meg a rendszer által felajánlott Tulajdonos nevű felhasználó mellé. A felhasználóknak meghatározhatunk jogokat is. Ez alatt azt értjük, hogy meg tudjuk határozni a felhasználóknak személyenként, hogy milyen a könyvelési programban lehetséges feladat elvégzéséhez van joga. Ugyanitt létrehozunk jelszót is felhasználóinknak. A Kezdő lépések részben

12 7 Infotéka Kontir azonban csak a könyveléssel feldolgozható év beállításának a bemutatására kerül sor! Megjegyzés: A Tulajdonos nevű felhasználónak speciális szerepe van a program működése szempontjából. Ő az a felhasználó, akinek a legtöbb jogosultsága van, így jelszó megadását fontosnak tartjuk ehhez felhasználóhoz, különösen akkor, ha többen is könyvelhetnek ugyanabban a Cégben, és az Ő hozzáférési jogosultságuk valamilyen szempontból korlátozva van. Általánosságban: jelszó megadása nem kötelező, anélkül is kiválóan fut a könyvelési program A Felhasználók és jogok menüpontot választva az alábbi ablakot kapjuk: A <Módosít> gomb lenyomását követően válasszuk ki a könyvelés évét. Ezt követően a <Tárol> gomb megnyomásával nyugtázzuk a beállítást. A folytatáshoz szükséges legalapvetőbb beállítást elvégeztük (kiválasztottuk a feldolgozható évet), így a <Bezár> gombra kattintva kiléphetünk ebből a menüpontból.

13 Kezdő lépések Vezérlőrekordok beállítása Most beállítjuk azokat a hónapokat, amelyeket könyvelni kívánunk. Későbbiekben amikor a kiválasztott hónapokban már befejeztük a könyvelést, és nem akarunk véletlenül ebbe a hónapba belekönyvelni, ugyanebben a menüpontban elvehetjük a hónaptól a könyvelési jogosultságot. (Természetesen bármikor újra vissza is adhatjuk) Lépjünk be a Vezérlőrekord menüpontba A Vezérlő rekord menüpontot választva az alábbi ablakot kapjuk: Ebben az ablakban tudjuk kiválasztani, legegyszerűbben egér" segítségével a beállításokat. Például január, február hónap kiválasztása feldolgozásra:

14 9 Infotéka Kontir Amint a beállításokat elvégeztük a <Tárol> gomb segítségével eltároljuk azokat. 1.9 Általános paraméterek beállításai Ebben a pontban kell először a könyvelőknek jobban odafigyelni. Itt állítjuk be a könyvelési naplók helyes működéséhez szükséges főkönyvi számlaszámokat. Mint már korábban említettük, a programrendszert előre beparamétereztük a hozzá adott számlatükörrel összhangban, de bárki a saját maga által korábban használt számlaszámokat is használhatja ezek helyett. Az általunk előre beállított számlatükör a PM ajánlott számlatükör szerint készült! Az Általános paraméterek menüpontot választva az alábbi ablakot kapjuk:

15 Kezdő lépések 10 Láthatjuk, hogy egy igen komoly adattartammal bíró ablak jelenik meg a képernyőnkön, melynek helyes beállítása után szinte már alig van további beállítandónk a programban. A képernyő beállításait az egyes részletek külön-külön ismertetésével tesszük meg, a jobb áttekinthetőség, és az érthetőség miatt! Ebben a képernyőrészletben azokat a főkönyvi számlaszámokat kell beírni, amelyek a program használatának alapját képezik. Az itt beírt főkönyvi számoknak a program működése során az alábbi jelentőssége lesz: A bank-, és pénztárszámlaszámok a könyvelés során a BANK és a PÉNZTÁR könyvelési naplókban

16 11 Infotéka Kontir használható számlaszámok körét határozza meg. Például a pénztár számlaszámok mezőbe beírt '381' azt jelenti, hogy minden 381 kezdetű főkönyvi szám használható a PÉNZTÁR naplóban a könyvelés során, tehát pédául a is. A vevő-, és szállító számlaszámok megadása a folyószámla működéséhez szükséges. Minden olyan számlaszámhoz, amelyet ide beírunk, készül egy analitika, egy úgynevezett folyószámla kimutatás. Például a belföldi szállító számlaszámok mezőbe beírt '4541' azt jelenti, hogy minden 4541 kezdetű főkönyvi szám használható a szállító naplóban a könyvelés során, tehát pédául a is, és ezen túl minden ilyen főkönyvi könyvelési tételről készül egy szállítói analitikus nyilvántartás, egy úgynevezett folyószámla nyilvántartás, melyben a szállítóink forgalmát és egyenlegét áttekinthetjük partnereink szerint összesítve is. Fontos! Minden olyan főkönyvi számlatükörben szereplő vevői-, vagy szállítói számlaszám, amelyre történik könyvelés, de az adott számlaszám nem került rögzítésre ezek közé a beállítások közé, azt eredményezi, hogy adott gazadasági eseményben részt vevő partnerünk nem fog szerepelni a folyószámla kimutatásunkban. Ezért célszerű időről-időre egyeztetni a folyószámlánkon megjelenő összevont egyenleget a főkönyvi egyenleggel, ez által megelőzhetőek vagy esetlegesen korrigálhatóak ezek a problémák! Magyarország május 1-től az Európai Unió teljes jogú tagja, és ettől az időponttól kezdve a Közösséggel kapcsolatos áruforgalomban speciális előírások érvényesek. A képernyő e részét megfelelően kitöltve a programunk olyan lehetőségeket tud számunkra felkínálni, melyek a Közösségi áfa elszámolásokkal kapcsolatos többletadminisztrációt jelentősen leegyszerűsítik. Kézikönyvünk végén továbbá egy példán keresztül bemutatjuk, hogy hogyan lehet programunkkal a közösségi termékbeszerzést, a törvényeknek megfelelően lekönyvelni. Külföldi szállító számlaszámok közül melyek az EU szállítók - Célszerű az Eu-ból érkező árubeszerzésinket egy önálló szállítói főkönyvi számlaszámon könyvelni, mivel a későbbiekben például statisztikai bevallásokhoz a folyószámla kimutatásnál jól elkülöníthetőek lesznek az Uniós partnereink. Ebbe a mezőbe ezt vagy ezeket a szállítói számlaszámokat lehet beírni. Az ide beírt számlaszámnak szerepelni kell az előző szakaszban bemutatott külföldi szállító számlaszámok mezőben is! Fizetendő áfa főkönyvi szám - Azt a főkönyvi számlaszámot kell ide beírni, amelyiken nyilván akarjuk tartani az Eu-s importtal kapcsolatos fizetendő áfát. Levonandó áfa főkönyvi szám - Azt a főkönyvi számlaszámot kell ide beírni, amelyiken nyilván akarjuk tartani az Eu-s importtal kapcsolatos levonandó áfát. Technikai főkönyvi szám - Azt a főkönyvi számot kell ide beírni, amelyiken össze akarjuk vezetni az Eu termékimporttal kapcsolatos áfa egyenlegeinket. Eu-s Áfa kulcs - Az Infotéka Kontír W32-es programja a könyvelési tételek rögzítése során automatikusan készíti el a tételes áfa analitikát, az áfa bevalláshoz szükséges bontásban. Ahhoz, hogy a programunk megfelelően tudja elkülöníteni az áfa analitikában az Eu-s termékbeszerzéshez kapcsolódó áfát, ahhoz létre kell hoznunk egy külön áfa kulcsot az Eu-s termékimport ügyleteink elkülönítésére a Törzsadatok - Áfa százalékok menüpontban leírtak szerint. Majd ezt követően ki kell választani ebben a mezőben ennek az áfa százaléknak a megnevezését.

17 Kezdő lépések 12 Fontos megemlíteni, hogy amennyiben ez a mező ki van töltve és a szállító naplóban, olyan gazdasági eseményt rögzítünk, amelyikben ez a szállító szerepel, abban az esetben a programunk lehetőséget biztosít, hogy a szállítói számla rögzítésével egy időben elkészíthessük a felszámítandó és a levonható áfával kapcsolatos vegyes könyvelési tételeinket is! Ennek a lehetőségnek a bemutatására a Szállító naplóban való könyvelés bemutatásakor kerül sor! Programunkban lehetőség van több különböző szempont szerinti gyűjtésre. Gyűjthetünk úgynevezett munkaszámra, költséghelyre és költségviselőre. Minden vállalkozásnak magának kell eldönteni, hogy megelégszik-e kizárólag a főkönyvből nyerhető adatokkal, vagy további szempontok szerint is szertené áttekinteni a könyvelés során rögzített adatokat, információkat. Ezen a képernyőrészen arról dönthetünk, hogy akarunk-e, és ha igen milyen szempontok szerint további csoportosításokat végezni, illetve arról, hogy a további származtatott adatok nettó vagy bruttó értéken kerüljenek tárolásra. Automatikus átvezetés - A négyzetbe 'pipát' téve arról dönthetünk, hogy minden egyes költség számla rögzítésekor azonnal átvezetjük az 5-ös költségnem számlát a 8-as ráfordítás számlára. E kötelezettség a Számviteli törvény szerint kizárólag évente egyszer elvégzendő, azonban bizonyos, nagyon speciális esetekben szükség lehet ennek az alkalmazására. Amennyiben úgy döntünk, hogy mi is ehhez a speciális körhöz tartozunk, abban az esetben a Törzsadatok - Átvezetési számlaszámok menüpontban meg kell adni a szükséges főkönyvi számlapárokat. Pénztár könyvelésnél a pénztár bizonylatszám kitöltése kötelező - A négyzetbe 'pipát' téve arról dönthetünk, hogy a pénztári tételeink rögzítésekor kötelezővé tesszük-e a pénztárbizonylat számát tartalmazó mező kitöltését, vagy nem. Ha úgy döntünk, hogy kötelező a kitöltése, abban az esetben kizárólag akkor tudunk továbblépni a rögzítési mezőről, ha abba valamilyen értéket rögzítünk. Ellenkező esetben a programunk hibaüzenetet ad. Bizonylat azonosító használata - Nagy mennyiségű bizonylat feldolgozása esetén nem mindig elégséges a későbbiekben a bizonylat esetleges visszakereséséhez például a számla száma, hanem szükséges további az irattározás sorrendjére utaló azonosító rögzítése. A négyzetbe 'pipát' téve arról dönthetünk, hogy egy ilyen úgynevezett bizonylat azonosítót akarunk-e rögzíteni, vagy nem. A szükséges beállítások után a <Tárol> gombbal eltároljuk a beállításokat Cégünk neve a kimutatásainkon A programunk alapbeállításként a Könyvelt cég adatai szöveget jeleníti meg a kimutatásainkon, mint az aktuálisan feldolgozott céget. Természetesen mindenki a saját, illetve az aktuálisan könyvelt cég elnevezését szeretné a listákon látni. A kívánt elnevezés megadására a Cégadat menüpontban van lehetőség. Amennyiben az ott leírtakat végrehajtjuk a továbbiakban a kívánt cég elnevezése jelenik meg a listáinkon.

18 Fejezet II

19 File menü tartalma 2 File menü tartalma 2.1 Cég bezár 14 Ebben a pontban zárhatjuk be az aktuális feldolgozás alatt levő Céget. Erre akkor van igazán szükség, ha több Céget dolgozunk fel egymás után. Figyelem! Egyszerre csak egy Cég adatállománya lehet megnyitva, amennyiben új Céget kíván feldolgozni, abban az esetben az előzőt be kell zárni ebben a menüpontban, majd a Cégnyitás menüpontban meg kell nyitni az újat. 2.2 Cégnyitás Ebben a menüpontban választhatjuk ki, az éppen könyvelni kívánt Céget. Kattintsunk a Cégnyitásra Ugyanezt érhetjük el a ikon megnyomásával is. Az ablakban megjelenő Cégek közül kiválasztjuk a általunk könyvelni kívánt Céget és <OK> gombbal nyugtázzuk a választást. Ha új könyvelendő partnert kívánunk megadni a rendszernek, akkor, az <Új cég> gombra kattintsunk, majd a Kezdő lépések - Új cég felvitele a programba leírt résznél leírtak szerint járjunk el.

20 15 Infotéka Kontir Ugyanitt törölhetünk is Céget ennél a menüpontnál a <Törlés> gombbal. Ha ezt a törlést elvégeztük, akkor a törölt Céghez már csak akkor férhetünk hozzá, ha az ablak tetején látható fehér kockába,belekattintunk egérrel és a fehér négyzetbe x" kerül. A <Módosít> gombot akkor válasszuk, ha a Cég megnevezését kívánjuk megváltoztatni, például akkor, ha először betűt tévesztve vittük be a Társaság megnevezését. A műveletet az <OK> gombbal fejezzük be. A <Regisztrál> gomb használatával tehetjük a programunkat teljesértékűvé. Általános regisztrálás minden könyvelt Cég kimutatásain ugyanaz az egy regisztrált név fog megjelenni a program regisztrált felhasználójaként. Egyéni regisztrálás Amennyiben ez szükséges, minden Céghez a saját nevével egyedi regisztrációs szám is készíthető (pl. a könyvelt Cég nem akarja azt, hogy más Cég neve, általában a könyvelőcégé is megjelenjen.) A megjelenő ablakba begépeljük a kapott regisztrációs kulcsot. Amennyiben hibátlanul gépeltük be a kapott betűsort és a <Regisztrál> gombot megnyomjuk, akkor a képernyőnk tetején eltűnik a DEMO felirat és megjelenik a regisztrált felhasználó neve. Amennyiben az Egyéni regisztrálást választjuk, abban az esetben is ugyanezt a folyamatot kell végigcsinálni. Amikor a szükséges feladatokat elvégeztük a Cégnyitás/Cégválasztás" ablakban az <OK> gombbal léphetünk tovább. Ha a <Bezár> gombot választjuk, akkor az ablak eltűnik és a program visszatér a Cégnyitás menüpont előtti állapothoz. Ha az <OK> gombot választottuk a következő ablakot kapjuk,

21 File menü tartalma 16 Ebben az ablakban kell megadnunk a felhasználó (az aktuális használó, akinek jogot adtunk a programba belépéshez) nevét és jelszavát. A Nézet - Felhasználók és Jogok menüpontban határozhatjuk meg ezeket a jogosultságokat. Erről könyvünkben, a későbbiekben bővebben is szó lesz. Figyelem! A felhasználó megadása mindig kötelező, a jelszó nem feltétlenül szükséges, csak abban az esetben, ha a felhasználó névhez hozzá lett rendelve, ha nem az ENTER billentyű lenyomásával tovább léphetünk a rendszerben. Az <OK> gomb lenyomása után beléptünk a programba és megkezdhetjük a munkát.

22 Fejezet III

23 Szerkesztés menü tartalma 3 18 Szerkesztés menü tartalma Ez a menü minden Windows operációs rendszer alá írt programban (Win 95, Win 98, NT, Win2000, Win XP) szerepel. Ezekkel a parancsokkal a Windows vágólapját használhatjuk. Különösen hasznosak lehetnek akkor, ha hosszú szövegeket, szövegrészleteket kell többször egymás után ismételve berögzíteni a programba. Aki Windows alá írt szövegszerkesztőt (pl. Word 6.0, Word 7.0, Word 97, Word 2000, Word Perfect) használ, az bizonyára rendszeresen használja ezeket a parancsokat. adott szövegrészlet kivágása és Vágólapon való elhelyezése adott szövegrészlet Vágólapra másolása adott szövegrészlet beillesztése a kívánt helyre a Vágólapról

24 Fejezet IV

25 Nézet 4 Nézet 4.1 Ikonsor 20 Ennek a menüpontnak a választásával dönthetünk az ikonsor megjelenítéséről, illetve a képernyőről való levételéről. Amennyiben az Ikonsor parancs mellett pipa" található, akkor az ikonsor látható a képernyőn, ha ilyenkor rákattintunk erre a menüpontra, akkor az ikonsor eltűnik a képernyőről, és pipa" sem fog látszani a parancs mellett. A programban található ikonok: adott szövegrészlet kivágása és Vágólapon való elhelyezése adott szövegrészlet Vágólapra másolása adott szövegrészlet beillesztése a kívánt helyre a Vágólapról Törzsadatok - Árfolyamok menüpont megnyitása Törzsadatok - Számlatükör menüpont megnyitása Törzsadatok - Partnertörzs menüpont megnyitása Törzsadatok - Automata kontírkódok menüpont megnyitása Műveletek - Könyvelés menüpont megnyitása 4.2 Felhasználók és jogok Ennél a menüpontnál határozhatjuk meg, hogy ki léphet be a programunkba. Az aki beléphet, az milyen jogosultságokkal fog rendelkezni, melyik menüpontokban dolgozhat, mely éve(ke)t könyvelheti, illetve mód nyílik további egyéni beállítások elvégzésére is.

26 21 Infotéka Kontir A Felhasználók és Jogok menüpontot választva az alábbi ablakot kapjuk: Az <Új> gombot választva rögzíthetünk új felhasználót. Fontos: Az Ön által vásárolt verziószáma azt határozza meg, hogy egyidőben hány felhasználó rögzíthet a főkönyvi programban (természetesen akinek csak egy asztali gépe van, annál ez a kérdés nem kérdés, tehát azt itt leírtak csak arra vonatkoznak akiknek több számítógépe is van hálózatba kötve). Az alapszoftver 1 felhasználó egyidejű programhasználatát teszi lehetővé. Az egy felhasználós verziónál is azonban van lehetőség több felhasználó, és így felhasználóhoz kötött jogosultságok megadására! Lehetőségek: 1 felhasználós verzió 2 felhasználós verzió 5 felhasználós verzió 10 felhasználós verzió

27 Nézet 22 Név ez a név amelyet a programba bejelentkezéskor a Felhasználó név-ként a program kérni fog. Teljes név ez a mező csak információ, kitöltése javasolt, mert például az Adatrögzítési statisztikában ez a név jelenik meg Könyvelt év Ez az év az aktuális év amelyet a felhasználó könyvelhet, listázhat. Amennyiben másik évet kíván használni a felhasználó, abban az esetben itt meg kell változtatni a könyvelt évet, a kívánt évre. Lefelé haladva a képernyőn dönthetünk arról, hogy kívánunk-e ellenőrző értéket bekérni a könyvelés befejezése után, a könyvelési tételek letárolása előtt. Kérhetjük a programtól, hogy nyomtasson, avagy ne könyvelési bizonylatot a főkönyvre történő feladásról. Ha azt választottuk, hogy ne nyomtasson, akkor ezt a nyomtatást később is elvégezhetjük a Listák Napló menüpontban. A képernyő legalján meghatározhatjuk a nekünk legjobban tetsző rögzítési mező beállításokat. Megadhatjuk, hogy milyen színű legyen az a mező, amelybe éppen adatot rögzítünk, és ehhez milyen színű betűt választunk. Ugyanebben a menüpontban kell megadni, hogy mit kívánunk megengedni a felhasználónknak, hogy elvégezhessen a rendszerben. Ehhez kattintsunk az ablak tetején található másik fülre.

28 23 Infotéka Kontir Az alábbi ablakot kapjuk: A négy fülre egymás után rákattintva megadhatjuk a jogosultságokat Amelyik üres fehér négyzetbe belekattintunk, ott egy pipa" jelenik meg, ezzel az adott menüpontot engedélyeztük használatra felhasználónknak. Újból belekattintva a négyzetbe a pipa" eltűnik és ezáltal a jogosultság megszűnik az adott menüpont használatára. Ha engedélyezzük a Felhasználók és jogok menüpontot, akkor a felvett felhasználó állíthatja a saját jelszavát, évet válthat, de mások beállításaihoz és a jogosultságokhoz nem férhet hozzá, az kizárólag a Tulajdonos számára érhető el. Figyelem! Ezek a nem engedélyezett menüpontok a képernyőn láthatóak ugyan, de nem használhatóak. (a színük is eltérő, az engedélyezett fekete szín helyett, halvány szürke színben láthatóak).,

29 Nézet 24 Amikor ezzel a feladatunkkal is végeztünk válasszuk a <Tárol> gombot, ekkor a program visszaugrik az ezt megelőző képernyőre, ahol, ha mindent rendben találunk, válasszuk a <Bezár> gombot.

30 Fejezet V

31 Paraméterek 5 Paraméterek 5.1 Évnyitás 26 Amennyiben még eddig nem használt évvel szeretnénk dolgozni, itt nyithatjuk meg a kívánt évet. Válasszuk az alábbi menüpontot: Az Évnyitás menüpontot választva az alábbi ablakot kapjuk: Ha a fehér négyszögben megjelenő dátum nekünk megfelelő, nincs más dolgunk, válasszuk az <Évnyitás> gombot. Ha nem a kívánt év jelenik meg az ablakban, akkor gépeljük be a fehér négyszögbe az általunk kívánt évet, majd ezt követően válasszuk az <Évnyitás> gombot. Ha van előző évi adatállomány, akkor a megnyitás annak mintájára is történhet, de dönthetünk úgy is, hogy az alap-paramétereket kívánjuk használni. A fentieken túl lehetőség van arra is, hogy a Tools rendszerek - Évnyitáshoz paraméter állomány előállítása menüpont segítségével készült paraméterezések közül is válasszunk! Az 5.2 gombra kattintva a beállításaink alapján végrehajtódik a könyvelhető év megnyitása. Vezérlőrekord Itt beállíthatjuk azokat a hónapokat, amelyeket könyvelni kívánunk. Későbbiekben amikor a kiválasztott hónapokban már befejeztük a könyvelést, és nem akarunk véletlenül ebbe a hónapba belekönyvelni, ugyanebben a menüpontban elvehetjük a hónaptól a könyvelési jogosultságot. (Természetesen bármikor újra vissza is adhatjuk)

32 27 Infotéka Kontir A Vezérlő rekord menüpontot választva az alábbi ablakot kapjuk: A kívánt fehér körökbe egérrel kattintva kiválaszthatjuk, hogy kívánjuk-e az adott hónapot könyvelésre engedélyezni. Ennél a táblánál a nyitás kivételével minden hónapot engedélyeztünk könyvelésre. Amikor a kívánt beállításokat megtettük, akkor válasszuk a <Tárol> gombot. 5.3 Általános paraméterek Ebben a pontban kell először a könyvelőknek jobban odafigyelni. Itt állítjuk be a könyvelési naplók helyes működéséhez szükséges főkönyvi számlaszámokat. Mint már korábban említettük, a programrendszert előre beparamétereztük a hozzá adott számlatükörrel összhangban, de bárki a saját maga által korábban használt számlaszámokat is használhatja ezek helyett. Az általunk előre beállított számlatükör a PM ajánlott számlatükör szerint készült! Az Általános paraméterek menüpontot választva az alábbi ablakot kapjuk: A két lapon, az Általános és az Áfa gyűjtőkódok használatára vonatkozó paraméterek beállítási lehetőségeit tudjuk elvégezni. Tekintsük át először az Általános lapon lévő

33 Paraméterek Láthatjuk, hogy egy igen komoly adattartammal bíró ablak jelenik meg a képernyőnkön, melynek helyes beállítása után szinte már alig van további beállítandónk a programban. A képernyő beállításait az egyes részletek külön-külön ismertetésével tesszük meg, a jobb áttekinthetőség, és az érthetőség miatt! Ebben a képernyőrészletben azokat a főkönyvi számlaszámokat kell beírni, amelyek a program használatának alapját képezik. 28

34 29 Infotéka Kontir Az itt beírt főkönyvi számoknak a program működése során az alábbi jelentőssége lesz: A bank-, és pénztárszámlaszámok a könyvelés során a BANK és a PÉNZTÁR könyvelési naplókban használható számlaszámok körét határozza meg. Például a pénztár számlaszámok mezőbe beírt '381' azt jelenti, hogy minden 381 kezdetű főkönyvi szám használható a PÉNZTÁR naplóban a könyvelés során, tehát pédául a is. A vevő-, és szállító számlaszámok megadása a folyószámla működéséhez szükséges. Minden olyan számlaszámhoz, amelyet ide beírunk, készül egy analitika, egy úgynevezett folyószámla kimutatás. Például a belföldi szállító számlaszámok mezőbe beírt '4541' azt jelenti, hogy minden 4541 kezdetű főkönyvi szám használható a szállító naplóban a könyvelés során, tehát pédául a is, és ezen túl minden ilyen főkönyvi könyvelési tételről készül egy szállítói analitikus nyilvántartás, egy úgynevezett folyószámla nyilvántartás, melyben a szállítóink forgalmát és egyenlegét áttekinthetjük partnereink szerint összesítve is. Fontos! Minden olyan főkönyvi számlatükörben szereplő vevői-, vagy szállítói számlaszám, amelyre történik könyvelés, de az adott számlaszám nem került rögzítésre ezek közé a beállítások közé, azt eredményezi, hogy adott gazadasági eseményben részt vevő partnerünk nem fog szerepelni a folyószámla kimutatásunkban. Ezért célszerű időről-időre egyeztetni a folyószámlánkon megjelenő összevont egyenleget a főkönyvi egyenleggel, ez által megelőzhetőek vagy esetlegesen korrigálhatóak ezek a problémák! Magyarország május 1-től az Európai Unió teljes jogú tagja, és ettől az időponttól kezdve a Közösséggel kapcsolatos áruforgalomban speciális előírások érvényesek. A képernyő e részét megfelelően kitöltve a programunk olyan lehetőségeket tud számunkra felkínálni, melyek a Közösségi áfa elszámolásokkal kapcsolatos többletadminisztrációt jelentősen leegyszerűsítik. Kézikönyvünk végén továbbá egy példán keresztül bemutatjuk, hogy hogyan lehet programunkkal a közösségi termékbeszerzést, a törvényeknek megfelelően lekönyvelni. Külföldi szállító számlaszámok közül melyek az EU szállítók - Célszerű az Eu-ból érkező árubeszerzésinket egy önálló szállítói főkönyvi számlaszámon könyvelni, mivel a későbbiekben például statisztikai bevallásokhoz a folyószámla kimutatásnál jól elkülöníthetőek lesznek az Uniós partnereink. Ebbe a mezőbe ezt vagy ezeket a szállítói számlaszámokat lehet beírni. Az ide beírt számlaszámnak szerepelni kell az előző szakaszban bemutatott külföldi szállító számlaszámok mezőben is! Fizetendő áfa főkönyvi szám - Azt a főkönyvi számlaszámot kell ide beírni, amelyiken nyilván akarjuk tartani az Eu-s importtal kapcsolatos fizetendő áfát. Levonandó áfa főkönyvi szám - Azt a főkönyvi számlaszámot kell ide beírni, amelyiken nyilván akarjuk tartani az Eu-s importtal kapcsolatos levonandó áfát. Technikai főkönyvi szám - Azt a főkönyvi számot kell ide beírni, amelyiken össze akarjuk vezetni az Eu termékimporttal kapcsolatos áfa egyenlegeinket. Eu-s Áfa kulcs - Az Infotéka Kontír W32-es programja a könyvelési tételek rögzítése során automatikusan készíti el a tételes áfa analitikát, az áfa bevalláshoz szükséges bontásban. Ahhoz, hogy a programunk megfelelően tudja elkülöníteni az áfa analitikában az Eu-s termékbeszerzéshez kapcsolódó áfát, ahhoz létre kell hoznunk egy külön áfa kulcsot az Eu-s termékimport ügyleteink

35 Paraméterek 30 elkülönítésére a Törzsadatok - Áfa százalékok menüpontban leírtak szerint. Majd ezt követően ki kell választani ebben a mezőben ennek az áfa százaléknak a megnevezését. Fontos megemlíteni, hogy amennyiben ez a mező ki van töltve és a szállító naplóban, olyan gazdasági eseményt rögzítünk, amelyikben ez a szállító szerepel, abban az esetben a programunk lehetőséget biztosít, hogy a szállítói számla rögzítésével egy időben elkészíthessük a felszámítandó és a levonható áfával kapcsolatos vegyes könyvelési tételeinket is! Ennek a lehetőségnek a bemutatására a Szállító naplóban való könyvelés bemutatásakor kerül sor! Hasonló módon fog működni a fordított Áfa hatálya alá tartozó szállítói számla rögzítése is, a beállítások elvégzése után. Programunkban lehetőség van több különböző szempont szerinti gyűjtésre. Gyűjthetünk úgynevezett munkaszámra, költséghelyre és költségviselőre. Minden vállalkozásnak magának kell eldönteni, hogy megelégszik-e kizárólag a főkönyvből nyerhető adatokkal, vagy további szempontok szerint is szeretné áttekinteni a könyvelés során rögzített adatokat, információkat. Ezen a képernyőrészen arról dönthetünk, hogy akarunk-e, és ha igen milyen szempontok szerint további csoportosításokat végezni, illetve arról, hogy a további származtatott adatok nettó vagy bruttó értéken kerüljenek tárolásra. Az Áfa intervallum beállításval az APEH nyomtatványkitöltő programba fog a beállított érték átadásra kerülni. Automatikus átvezetés - A négyzetbe 'pipát' téve arról dönthetünk, hogy minden egyes költség számla rögzítésekor azonnal átvezetjük az 5-ös költségnem számlát a 8-as ráfordítás számlára. E kötelezettség a Számviteli törvény szerint kizárólag évente egyszer elvégzendő, azonban bizonyos, nagyon speciális esetekben szükség lehet ennek az alkalmazására. Amennyiben úgy döntünk, hogy mi is ehhez a speciális körhöz tartozunk, abban az esetben a Törzsadatok - Átvezetési számlaszámok menüpontban meg kell adni a szükséges főkönyvi számlapárokat. Pénztár könyvelésnél a pénztár bizonylatszám kitöltése kötelező - A négyzetbe 'pipát' téve arról dönthetünk, hogy a pénztári tételeink rögzítésekor kötelezővé tesszük-e a pénztárbizonylat számát tartalmazó mező kitöltését, vagy nem. Ha úgy döntünk, hogy kötelező a kitöltése, abban az esetben kizárólag akkor tudunk továbblépni a rögzítési mezőről, ha abba valamilyen értéket rögzítünk. Ellenkező esetben a programunk hibaüzenetet ad. Bizonylat azonosító használata - Nagy mennyiségű bizonylat feldolgozása esetén nem mindig elégséges a későbbiekben a bizonylat esetleges visszakereséséhez például a számla száma, hanem szükséges további az irattározás sorrendjére utaló azonosító rögzítése. A négyzetbe 'pipát' téve arról dönthetünk, hogy egy ilyen úgynevezett bizonylat azonosítót akarunk-e rögzíteni, vagy nem.

36 31 Infotéka Kontir A szükséges beállítások után a gombbal eltároljuk a beállításokat. Áfa gyűjtőkódok használatára vonatkozó paraméterek: Amennyiben az Áfa adatokat át kívánjuk adni az APEH nyomtatvány kitöltő programjának, akkor tegyünk jelölést. Az Áfa gyűjtőkódok gyárilag kerülnek bele a paraméterezésbe, csak indokolt esetben módosítsunk rajtuk! A következő fejezetben a program működéséhez feltétlenül szükséges adatokkal, a törzsadatokkal fogunk megismerkedni.

37 Fejezet VI

38 33 Infotéka Kontir 6 Törzsadatok 6.1 Árfolyamok Ebben a menüpontban adhatjuk meg a könyvelésben, a könyveléshez szükséges valuta- és devizaárfolyamokat. Megadható a vételi-, eladási- és a középárfolyam. Sőt! Mindezt megtehetjük kereskedelmi bankonként is (akár ugyanarra a dátumra). Az Árfolyamok menüpontot választva az alábbi ablakot kapjuk: Ebben az ablakban adhatjuk meg: Az általunk használt deviza nevét, az üzleti bank nevét, aki a partnerünk a gazdasági esemény folyamán A deviza vételi-, eladási-, és középárfolyamát adott dátumhoz rendelve A sorrend rendkívül fontos, mert amíg nincs megadva a deviza és a bank neve, addig nem rögzíthetünk devizaárfolyamot. Mindhárom esetben az új adatok felviteléhez először kattintsunk a

39 Törzsadatok 34 nyilak által jelölt területre ( Bővítéshez kattintson ide ") vagy az adott területen belül a jobb oldali egérgombra kattintva válasszunk a legördülő menüből (Törlés, Módosítás, Bővítés) Deviza nevének megadása Az ablakba gépeljük be az általunk kívánt deviza rövidítését, majd teljes nevét, ezt követően a <Tárol> gombot használva véglegesítsük az új adatot Bank nevének megadása Az ablakba gépeljük be az adott gazdasági eseményben részt vevő bankot, majd <Tárol> gombot használva véglegesítsük az új adatot.

40 Infotéka Kontir Árfolyamok felvitele Árfolyam változás dátuma: Ebbe a mezőbe azt a dátumot kell beírni, amelyik dátumtól kezdve az általunk használt deviza árfolyama érvényben van (a kiválasztott banknál). Mindaddig, amíg újabb, ennél az időpontnál későbbi időpontra nem adunk meg devizaárfolyamot, addig a programunk ezzel az árfolyammal fog számolni. Vételi árfolyam - Ebbe a mezőbe az árfolyam változásakor életbe lépett a választott bank által közzétett deviza vételi árfolyamot kell beírni. Eladási árfolyam - Ebbe a mezőbe az árfolyam változásakor életbe lépett a választott bank által közzétett deviza eladási árfolyamot kell beírni. Középárfolyam - Ebbe a mezőbe az árfolyam változásakor életbe lépett a választott bank által közzétett deviza közép árfolyamot kell beírni. Legtöbb cég általában a a deviza középárfolyamokkal számol (számviteli politikájában ekképpen döntött). Ebben az esetben elegendő kizárólag ennek a mezőnek a kitöltése, a többi árfolyam kitöltése nélkül is tökéletesen működik a program! Írjuk be az ablakba az árfolyam változás dátumát és az árfolyamokat 1 egységre (például 1USD = 200 Ft) vonatkoztatva, majd a <Tárol> gombot használva véglegesítsük az új adatot. 6.2 Késedelmi kamat A vállalkozások egymás közötti kapcsolatában néha előfordul, hogy valaki késedelmesen teljesíti a fizetési kötelezettségét. Ennek törvényileg is lefektetett szankciója a késedelmi kamat, ami általában a jegybanki alapkamat kétszerese. Ebben a menüpontban a késedelmi pótlék számításához szükséges kamatok megadása történik. A Késedelmi kamat menüpontot választva az alábbi ablakot kapjuk:

41 Törzsadatok 36 Válasszuk az késedelmi kamat százalék megadásához a <Bővít> gombot A megjelenítési területen a jobb oldali egérgomb lenyomásával itt is megjelenik a legördülő menü, ami szintén az elvégezhető műveleteket kínálja fel. Az alábbi ablakot kapjuk, Érvényesség kezdete: Ebbe a mezőbe azt a dátumot kell beírni, amelyik dátumtól kezdve az általunk használt késedelmi kamat árfolyama érvényben van (általában a jegybanki alapkamat változásainak napját kell ebbe a mezőbe beírni). Mindaddig, amíg újabb, ennél az időpontnál későbbi időpontra nem adunk meg késedelmi kamat mértéket, addig a programunk ezzel a kamattal fog számolni. A mezőkbe írjuk be az érvényesség kezdetét, a késedelmi kamat rovatba pedig az aktuális jegybanki alapkamat kétszeresét. Az adatbevitelt, a <Tárol> gombbal zárjuk. 6.3 Áfa százalékok Ebben a menüpontban adhatjuk meg az általunk használt áfa kulcsokat és azokat a az áfa gyűjtűket, melyek segítségével olyan bontásban készíthetjük el az áfa analitikánkat, mely az áfa adóbevallás kitöltéséhez szükséges. Meg lehet adni azonos áfa százalékon belül több gyűjtőt is. E bontás alapján áfa fajtánként lehet a későbbiekben az áfa analitikánkat megtekinteni. Ezzel a megoldással mentesülhetünk attól a többletmunkától, hogy a főkönyvi számlatükrön belül alá kelljen bontani az áfa főkönyvi számlaszámokat. Az áfa százalékok helyes megválasztásával, gyakorlatilag többlet időráfordítás nélkül, a könyvelési munka során azonnal elkészíthetjük az Áfa analitikát is.

42 37 Infotéka Kontir Fontos, hogy a könyvelési munka megkezdése előtt tekintsük át a program által, alapbeállításként felkínált áfa kulcsokat, és amennyiben ezt szükségesnek látjuk, egészítsük ki a cégünkre jellemző egyedi szempontokkal is! Az Áfa százalékok menüpontot választva az alábbi ablakot kapjuk: Mint ezen a példán is láthatjuk, lehetőségünk van több azonos áfa százalékmértékű, de eltérő szempontú áfa gyűjtő alkalmazására. Esetünkben a 25%-os áfa kulcs szerinti áfa került szétbontásra két szempont szerint. Az egyik 25%-os áfa gyűjtés a normál belföldi áfa kulcsot fogja tartalmazni, míg a másik az Eu-s termékbeszerzéshez kapcsolódó áfa kigyűjtését fogja tartalmazni. Válasszuk új áfa százalék megadásához a <Bővít> gombot

43 Törzsadatok 38 Írjuk be az általunk kívánt új Áfa kulcsot (% jel nélkül) és a hozzá tartozó új áfa gyűjtő megnevezését. Az adatbevitelt a <Tárol> gombbal zárjuk. 6.4 Számlatükör Itt határozhatjuk meg azokat a főkönyvi számokat, amelyeket könyvelésünk során használni kívánunk. Ez a számlatükör a jó munkánknak egyik kulcsa. Az Infotéka Kft. most a programba beépített, egy, majdnem minden cég könyveléséhez használható számlatükröt. Természetesen, ha Önnek van saját megszokott számlakerete, azt is minden nehézség nélkül használhatja a könyvelés folyamán. A Számlatükör menüpontot választva az alábbi ablakot kapjuk:

44 39 Infotéka Kontir Főkönyviszám keresés: A fehér mezőbe egérrel belekattintva aktívvá tehetjük a főkönyvi szám keresés lehetőségét Töröl ezzel a gombbal törölhetjük a nem kívánt számlatükröt (ha a főkönyvi számra adott évben nem történt könyvelés) Módosít ezzel a gombbal módosíthatjuk a nem megfelelő főkönyvi számlaszámot (abban az esetben, ha már történt az adott főkönyvi számra könyvelés, akkor csak a megnevezés módosítható) Bővít új számlaszámot adhatunk meg a főkönyvi számlakeretbe Összesítő főkönyvi szám - Ebbe a négyzetbe 'pipát' téve a létrehozott vagy módosított főkönyvi szám

45 Törzsadatok 40 gyűjtő főkönyvi szám lesz, ami azt jelenti, hogy minden olyan főkönyvi szám értékét halmozottan fogja tartalmazni, amely a Főkönyvi szám mezőbe beírt értékkel kezdődik. Esetünkben, minden olyan főkönyvi szám értéke meg fog jelenni az 5126-os számlaszámon, amely ezzel az értékkel kezdődik. (például vagy ) Az összesítő főkönyvi számra könyvelni nem lehet! Ebben az ablakrészben mindig azt a beállítást válasszuk ami az adott főkönyvi számla tipikus mozgásneme. Például a 5-ös költségszámlák jellemző módon Tartozik egyenleggel rendelkeznek. Ebben az esetben válasszuk a Tartozik - Követel beállítást. A többi mező esetében írjuk be a kívánt főkönyvi számot, a hozzá tartozó magyar és ha szükséges, az idegen nyelvű megnevezést. Az adatbevitel után válasszuk a <Tárol> gombot. Ekkor visszatérünk a fő képernyőre, ahol, ha nem kívánunk újabb műveletet végezni, válasszuk a <Bezár> gombot. 6.5 Munkaszám, költséghely, költségviselő Programunkban lehetőség van több különböző szempont szerinti gyűjtésre. Gyűjthetünk munkaszámra, költséghelyre és költségviselőre. Minden vállalkozásnak magának kell eldönteni, hogy megelégszik-e kizárólag a főkönyvből nyerhető adatokkal, vagy további szempontok szerint is szertené áttekinteni a könyvelés során rögzített adatokat, információkat. Amennyiben a Paraméterezés - Általános paramétereknél úgy döntöttünk, hogy kívánunk munkaszámot, költséghelyet illetve költségviselőt használni, abban az esetben itt kell megadni a használni kívánt munkaszámokat, költséghelyeket, illetve a költségviselőket. A Munkaszám, költséghely, költségviselő menüpontot választva az alábbi ablakot kapjuk:

46 41 Infotéka Kontir, A képernyőn három fül közül választhatunk. Külön van lehetőségünk a munkaszámot, a költséghelyet, illetve a költségviselőt rögzíteni. Mivel azonban a három fül választásával kapott ablak működése teljesen megegyező, ezért a jobb áttekinthetőség végett csak a munkaszám fül működését mutatjuk be. Töröl ezzel a gombbal törölhetjük a nem kívánt munkaszámot (ha a munkaszámra még nem történt könyvelés) Módosít ezzel a gombbal módosíthatjuk a nem megfelelő munkaszámot (abban az esetben, ha már történt az adott munkaszámra könyvelés, akkor csak a megnevezés módosítható) Bővít új munkaszámot adhatunk meg A megjelenő ablakba írjuk be az elvárt munkaszám kódot, a hozzá tartozó megnevezést (magyar és

47 Törzsadatok 42 idegen nyelven), majd válasszuk a <Tárol> gombot. Visszatérve a főmenübe, ha befejeztük a munkát, válasszuk a <Bezár> gombot. 6.6 Befektetett eszközök Ennél a menüpontnál hozhatjuk létre a befektetett eszközök könyveléséhez nélkülözhetetlen analitikákat. Itt adhatjuk meg eszközeinknek a könyvelést megelőzően a nyitó értékeket, sőt még eszközeinkhez szöveges megjegyzést is fűzhetünk. Ezzel a menüponttal kizárólag akkor foglalkozzunk, ha nem használjuk az Infotéka Tárgyi eszköz W32-es programját. Ennek a befektetett eszköz nyilvántartó résznek a használata nem helyettesíti a korszerű tárgyi eszköz nyilvántartó program minden funkcióját, kizárólag néhány eszköz nyilvántartása esetén javasoljuk a használatát. A program nem tud értékcsökkenést számolni, azt a felhasználónak manuálisan kell megtennie és csak a vonatkozó mozgásnem számított értékei lekönyvelésére van lehetőség, ami alapján a későbbiekben mód nyílik az egyedi nyilvántartó lap megjelenítésére. A Befektetett eszközök menüpontot választva az alábbi ablakot kapjuk:

48 43 Infotéka Kontir Töröl ezzel a gombbal törölhetjük a nem kívánt eszközszámot (ha az eszközszámra még nem történt könyvelés) Módosít ezzel a gombbal módosíthatjuk a nem megfelelő eszközszámot (abban az esetben, ha már történt az adott eszközszámra könyvelés, akkor csak a megnevezés módosítható) Bővít új eszközszámot adhatunk meg Szöveg szöveges megjegyzés fűzhető az adott eszközhöz A megjelenő ablakba írja be a felvinni kívánt eszköz kódját, megnevezését, az eszköz aktiválásának dátumát, a nyitó bruttó értéket, és ha van ilyen, akkor a nyitó értékcsökkenést. Megadhatunk szöveges

49 Törzsadatok 44 megjegyzést is, amennyiben szeretnénk többet is tudni az adott eszközről. (Szöveges megjegyzés nem kötelező). Ha kitöltöttük a mezőket válasszuk a <Tárol> gombot. 6.7 Partnerek Ennél a menüpontnál a partnereink adatait tarthatjuk nyilván. Elég mindent partnert egyszer rögzíteni, majd később, minden további rögzítés során elegendő már csak kiválasztani a partnertörzsből, ami jelentősen meggyorsíthata az adatrögzítés folyamatát. A Partnerek menüpontot választva az alábbi ablakot kapjuk: Töröl ezzel a gombbal törölhetjük a nem kívánt partnert a törzsből, ameddig valamelyik, az integrált csomag részét tartalmazó program nem használta Módosít ezzel a gombbal módosíthatjuk a nem megfelelő partnert (abban az esetben, például, ha elgépeltük" a partnerünk nevét)

50 45 Infotéka Kontir Bővít új partnert adhatunk meg Az adatok bevitelét a <Tárol> gombbal zárjuk. Visszatérve a főmenübe, a <Bezár> gombbal léphetünk ki a Partnerek menüpontból. 6.8 Cégadat Ennek a menüpontnak a könyveléshez nincs köze. Ez egyfajta névjegykártya tartó". Ide rögzíthetjük be az aktuálisan könyvelt partnerünket, illetve az adott partnerünknél az elérhető kapcsolattartók nevét és telefonszámát. Az ebben a menüpontban rögzített adatok közül a főkönyvi listáinkon ugyan kizárólag a Cégnév jelenik meg, azonban ha további Infotéka programokat is használunk integrált rendszerben, abban az esetben több program is az itt rögzített adatok szinte teljes körét felhasználja (pl. infotéka Bér Win32), tehát érdemes minden adatot pontosan kitölteni! További nagy előnye ennek a nyilvántartási módnak, hogy a könyvelt cég bevallásaihoz szükséges összes információt is egy helyen tarthatjuk nyilván, és csak néhány kattintással a keresett adatok azonnal rendelkezésre állnak, nem kell további papíralapú nyilvántartásokat vezetni!

51 Törzsadatok 46 A Cégadat menüpontot választva az alábbi ablakot kapjuk: Ezen a képernyőn, az eddig megszokottal szemben két Módosít gomb található. Sorrendben föntről az elsővel az aktuálisan könyvelt Cég adatait vihetjük be, illetve módosíthatjuk.

52 47 Infotéka Kontir A mezőket sorrendben egymás után töltsük ki, majd a <Tárol> gombbal nyugtázzuk az adatbevitelt. A második Módosít nyomógomb a kapcsolattartó személlyel kapcsolatos műveletekhez tartozik. Ezt a részt elsősorban a könyvelőcégek tudják nagyon jól kihasználni, mivel itt tartható nyilván a könyvelt cégnél a munkánkat ténylegesen segíteni képes kapcsolattartó(k) neve és elérhetősége. Így abban az esetben, ha rögzítjük programunkban a kapcsolattartó(k)ra vonatkozó fontosabb információkat, további papíralapú információtárolásra már nem lesz szükségünk! Töröl ezzel a gombbal törölhetjük a nem kívánt dolgozót a törzsből Módosít ezzel a gombbal módosíthatjuk a nem megfelelő dolgozót (abban az esetben, például, ha elgépeltük" a partnerünk nevét) Bővít új dolgozót adhatunk meg

53 Törzsadatok 48 Az adatok megfelelő kitöltése után válasszuk a <Tárol> gombot. Amennyiben végeztünk ebben a menüben, válasszuk a <Bezár> gombot. 6.9 Automata kontírkódok Ezzel a menüponttal rendkívül módon megkönnyíthetjük a munkánkat. A gyakrabban használt gazdasági eseményeket megadhatjuk egy egy-két betűs általunk kitalált kóddal. Ezek után a program magától begépeli az általunk előre definiált Tartozik, Követel és Áfa számlaszámokat és minden egyéb információt amit megadtunk. Az Automata kontírkódok menüpontot választva az alábbi ablakok közül választhatunk: (A fülek közt választva dönthetünk arról, melyik könyvelési naplóhoz kívánunk automata kontírkódot rendelni.)

54 Infotéka Kontir Pénztár-Bank automata kontírkód Ennél a fülnél azokat a könyvelési tételeket adhatjuk meg előre és hívhatjuk elő később a könyvelés során néhány billentyű leütésével, amelyek pénzeszközöket érintenek. Tehát ennél a fülnél a gyakran ismétlődő banki és pénztári tételek rögzítését tehetjük rendkívül egyszerűvé. A gomb lenyomása után az alábbi ablakot kapjuk:

55 Törzsadatok 50 Automata kontírkód - A mezőbe azt a rövid kódot írjuk, amelynek segítségével a későbbiekben, a könyvelés során, a megfelelő mezőbe beírva, az alatta kitöltött adatokat fogja helyettünk a könyvelési naplóban kitölteni. Ellenszámla szám - A kívánt főkönyvi számokat az ablak jobb oldalán megjelenő főkönyvi számlatükörből választhatjuk ki. Amennyiben nem áll rendelkezésre a kívánt számlaszám, itt is kiegészíthetjük számlatükrünket. Ezt ugyanúgy tehetjük meg mint a Törzsadatok Számlatükör menüpontban. Megjegyzés - Ebbe a mezőbe azt a rövid szöveget kell beírni, amelyet a gazdasági esemény magyarázataként a főkönyvi kartonon látni akarunk. Megnevezés - Ebbe a mezőbe csak abban az esetben írjuk be partnerünk megnevezését, amennyiben például kizárólag mindig ugyanattól a partnerünktől szerzünk be valamilyen terméket vagy szolgáltatást. Ellenkező esetben elegendő a gazdasági esemény könyvelésekor megadni a partnert. Fontos! Könyvelés során a Partner neve és a Megnevezés rovat egyidőben nem lehet kitöltött! Abban az esetben se töltsük ki a megnevezés rovatot, ha évnyitást hajtunk végre az automata kontírkódok segítségével Az adatok felvitelét a gombbal fejezhetjük be. Visszatérve a főmenübe az alábbi gombokat láthatjuk: ezzel a gombbal törölhetjük a nem kívánt automata kontírkódot a törzsből. ezzel a gombbal módosíthatjuk a nem megfelelő automata kontírkódot (abban az esetben például, ha elgépeltük" a megjegyzést) - A gombra kattintva az aktuálisan kiválasztott fülhez tartozó automata kontírkódokat tekinthetjük át a képernyőn, illetve nyomtahatjuk ki nyomtatóra.

56 51 Infotéka Kontir Munkánk végeztével, használjuk a gombot. Folyószámla automata kontírkód Ennél a fülnél azokat a könyvelési tételeket adhatjuk meg előre és hívhatjuk elő később a könyvelés során néhány billentyű leütésével, amelyek a folyószámlát érintik. Tehát ennél a fülnél a gyakran ismétlődő vevői illetve szállítói tételek rögzítését tehetjük rendkívül egyszerűvé. A gomb lenyomása után az alábbi ablakot kapjuk:

57 Törzsadatok 52 Automata kontírkód - A mezőbe azt a rövid kódot írjuk, amelynek segítségével a későbbiekben, a könyvelés során, a megfelelő mezőbe beírva, az alatta kitöltött adatokat fogja helyettünk a könyvelési naplóban kitölteni. Tartozik főkönyvi szám - A kívánt főkönyvi számokat az ablak jobb oldalán megjelenő főkönyvi számlatükörből választhatjuk ki. Amennyiben nem áll rendelkezésre a kívánt számlaszám, itt is kiegészíthetjük számlatükrünket. Ezt ugyanúgy tehetjük meg mint a Törzsadatok Számlatükör menüpontban. Követel főkönyvi szám - A kívánt főkönyvi számokat az ablak jobb oldalán megjelenő főkönyvi számlatükörből választhatjuk ki. Amennyiben nem áll rendelkezésre a kívánt számlaszám, itt is kiegészíthetjük számlatükrünket. Ezt ugyanúgy tehetjük meg mint a Törzsadatok Számlatükör menüpontban. Áfa főkönyvi szám jellege - A mezőben azt választhatjuk ki, hogy amennyiben az áfa főkönyvi szám mező kitöltésre kerül, abban az esetben az áfa tartozik vagy követel oldalra kerüljön könyvelésre. (jellemzően a 467-követel, míg a 466-tartozik) Áfa főkönyvi szám - A kívánt áfa főkönyvi számokat az ablak jobb oldalán megjelenő főkönyvi számlatükörből választhatjuk ki. Amennyiben nem áll rendelkezésre a kívánt számlaszám, itt is kiegészíthetjük számlatükrünket. Ezt ugyanúgy tehetjük meg mint a Törzsadatok Számlatükör menüpontban. A mező kitöltése nem kötelező, tehát az adott gazdasági esemény áfát nem érint, hagyjuk üresen a mezőt. Megjegyzés - Ebbe a mezőbe azt a rövid szöveget kell beírni, amelyet a gazdasági esemény magyarázataként a főkönyvi kartonon látni akarunk. Megnevezés - Ebbe a mezőbe csak abban az esetben írjuk be partnerünk megnevezését, amennyiben például kizárólag mindig ugyanattól a partnerünktől szerzünk be valamilyen terméket vagy szolgáltatást. Ellenkező esetben elegendő a gazdasági esemény könyvelésekor megadni a partnert. Fontos! Könyvelés során a Partner neve és a Megnevezés rovat egyidőben nem lehet kitöltött! Abban az esetben se töltsük ki a megnevezés rovatot, ha évnyitást hajtunk végre az automata kontírkódok segítségével Az adatok felvitelét a gombbal fejezhetjük be.

58 53 Infotéka Kontir Visszatérve a főmenübe az alábbi gombokat láthatjuk: ezzel a gombbal törölhetjük a nem kívánt automata kontírkódot a törzsből. ezzel a gombbal módosíthatjuk a nem megfelelő automata kontírkódot (abban az esetben például, ha elgépeltük" a megjegyzést) - A gombra kattintva az aktuálisan kiválasztott fülhez tartozó automata kontírkódokat tekinthetjük át a képernyőn, illetve nyomtahatjuk ki nyomtatóra. Munkánk végeztével, használjuk a gombot. Vegyes könyvelés automata kontírkódok Ennél a fülnél azokat a könyvelési tételeket adhatjuk meg előre és hívhatjuk elő később a könyvelés során néhány billentyű leütésével, amelyek sem a bankot, sem a pénztárt, sem a folyószámlát nem érintik. Tehát ennél a fülnél az úgynevezett vegyes tételek rögzítését tehetjük rendkívül egyszerűvé. A gomb lenyomása után az alábbi ablakot kapjuk:

59 Törzsadatok 54 Automata kontírkód - A mezőbe azt a rövid kódot írjuk, amelynek segítségével a későbbiekben, a könyvelés során, a megfelelő mezőbe beírva, az alatta kitöltött adatokat fogja helyettünk a könyvelési naplóban kitölteni. Tartozik főkönyvi szám - A kívánt főkönyvi számokat az ablak jobb oldalán megjelenő főkönyvi számlatükörből választhatjuk ki. Amennyiben nem áll rendelkezésre a kívánt számlaszám, itt is kiegészíthetjük számlatükrünket. Ezt ugyanúgy tehetjük meg mint a Törzsadatok Számlatükör menüpontban. Követel főkönyvi szám - A kívánt főkönyvi számokat az ablak jobb oldalán megjelenő főkönyvi számlatükörből választhatjuk ki. Amennyiben nem áll rendelkezésre a kívánt számlaszám, itt is kiegészíthetjük számlatükrünket. Ezt ugyanúgy tehetjük meg mint a Törzsadatok Számlatükör menüpontban. Megjegyzés - Ebbe a mezőbe azt a rövid szöveget kell beírni, amelyet a gazdasági esemény magyarázataként a főkönyvi kartonon látni akarunk. Megnevezés - Ebbe a mezőbe csak abban az esetben írjuk be partnerünk megnevezését, amennyiben például kizárólag mindig ugyanattól a partnerünktől szerzünk be valamilyen terméket vagy szolgáltatást. Ellenkező esetben elegendő a gazdasági esemény könyvelésekor megadni a partnert. Fontos! Könyvelés során a Partner neve és a Megnevezés rovat egyidőben nem lehet kitöltött! Abban az esetben se töltsük ki a megnevezés rovatot, ha évnyitást hajtunk végre az automata kontírkódok segítségével Az adatok felvitelét a gombbal fejezhetjük be. Visszatérve a főmenübe az alábbi gombokat láthatjuk: ezzel a gombbal törölhetjük a nem kívánt automata kontírkódot a törzsből. ezzel a gombbal módosíthatjuk a nem megfelelő automata kontírkódot (abban az esetben például, ha elgépeltük" a megjegyzést) - A gombra kattintva az aktuálisan kiválasztott fülhez tartozó automata kontírkódokat

60 55 Infotéka Kontir tekinthetjük át a képernyőn, illetve nyomtahatjuk ki nyomtatóra. Munkánk végeztével, használjuk a 6.10 gombot. Átvezetési számlaszámok A évi C. törvény (számviteli törvény) kötelezően előírja, hogy a legalább évente egyszer, a tárgyév zárását követően a költség főkönyvi számlákat ki kell nullázni, tartalmukat át kell vezetni a ráfordítások közé. A menüpont akkor nyújt ehhez a feladathoz segítséget, ha az Általános paramétereknél azt állítottuk be, hogy minden egyes költségszámlát a könyveléssel egy időben azonnal átvezetünk a ráfordítások közé. Továbbá akkor is szükség van ennek a menüpontnak a kitöltésére, ha a Vegyes naplóban az <Átvezetés> gombra kattintva kívánjuk az átvezetést megtenni. Ennek a lehetőségnek a használatára általában nincs szükség, de egyes speciális esetekben indokolt a használata. Ennek a menüpontnak a használatával az év végén egy gombnyomással átkönyvelhetjük a költségszámlákat a ráfordítási számlákra. Az Átvezetési számlaszámok menüpontot választva az alábbi ablakot kapjuk:

61 Törzsadatok A 56 gomb lenyomása után az alábbi ablakot kapjuk. A mezőket egymás után töltsük ki, majd ezt követően nyomjuk meg a gombot. Visszatérve a főmenübe az alábbi gombokat láthatjuk: ezzel a gombbal törölhetjük a nem kívánt átvezetési számlaszámot a törzsből. ezzel a gombbal módosíthatjuk a nem megfelelő átvezetési számlaszámot (abban az esetben például, ha elgépeltük" a megjegyzést)

62 57 Infotéka Kontir Munkánk végeztével, használjuk a gombot.

63 Fejezet VII

64 59 Infotéka Kontir 7 Könyvelés 7.1 Könyvelés Ez a fejezet minden bizonnyal a könyvelők által leggyakrabban forgatott fejezet lesz. Ebben a részben ismerkedhetünk meg a könyvelési munkafolyamattal, a folyószámla nyitás feladataival. Örömmel tapasztalhatjuk majd, hogy a számviteli nyitás és zárás folyamatai milyen játszi könnyedséggel hajthatóak végre, ennek a programnak a segítségével. Itt ismerkedhetünk meg ebben a menüpontban a könyvelés folyamatával. A könyvelés a kettős könyvelés szabályai szerint naplókban történik. A programban pénztár-, bank-, vevő-, szállító-, vegyes- és befektetett eszköz naplót használhatunk. A naplók felépítése egymáshoz rendkívül hasonló, ezért leírásunkban a pénztár naplót írjuk le részletesen, a többi naplónál csak az eltéréseket mutatjuk be. A naplóknak szükséges megadni az egyik lábát" (ez az a főkönyvi számlaszám, amely a naplóban állandó, pld. pénztár naplónál 381). Ezeket a naplóhoz rendelt számlaszámokat a Paraméterek Általános paraméterek menüpontban adhattuk meg. A Könyvelés menüpontot választva a könyvelés rögzítési képernyőjét kapjuk: A képernyőn választhatunk a megjelenő könyvelési naplók közül. Amelyik naplót kiválasztjuk, ahhoz a naplóhoz tartozó fülön található megnevezésnek a betűszíne az aktív ablak fejléc színére vált.

65 Könyvelés Pénztár A pénztárnaplóban azokat a könyvelési tételeket rögzítjük, amelyek a pénztárt érintik, a gazdasági esemény tartozik vagy követel oldalán a pénztár számlaszáma áll (általában valamilyen 381-el kezdődő számlaszám). A naplót csak abban az esetben szükséges használni rögzítésre, ha nem használjuk a Házipénztár programot, mivel onnan feladással is átvehetőek a pénztárt érintő gazdasági események automatikusan generált tételei. Fiók - Belépve a könyvelési naplóba először fiókot kell választanunk. Ezek a fiókok speciális gyűjtési funkciókat tesznek lehetővé. A Tools rendszerek - Archív adatok karbantartása menüpontban ugyanabban a fiókban találjuk meg az adatainkat, mint amelyikben rögzítettük. (az 5 - ös fiók esetében a speciális főkönyvi kivonatok menüpontban is van lehetőség szűrésre - nem valós tételként). A gyakorlatban 3 fiók használatára van szükség a könyvelési munkánk során. 1 - fiók - Ezt a fiókot használjuk a mindennapi könyveléseink során, tehát ha 'sima' könyvelési tételt kívánunk rögzíteni, fogadjuk el a program által felkínált alapbeállítást (1-fiók). 5 - fiók - Ez a fiók kizárólag egyfajta emlékeztetőként használható, az ide rögzített tételek nem fognak belekerülni, sem a főkönyvi kartonokba, sem a főkönyvi kivonatra. Azonban kiválóan használható például adók előre jelzésére. Tehát például ebben a fiókban lerögzíthetünk minden olyan előre látható adófizetési kötelezettséget, amelyet fontosnak tartunk, majd a későbbiekben, akár havi bontásban is áttekinthetjük ezeket. (például gyakran el szokott

66 61 Infotéka Kontir veszni a helyi adók kivetése (iparűzési adó, gépjármű adó)) 6 - fiók - Ennek a fióknak kiemelt jelentőssége van az Infotéka integrált ügyviteli rendszere szempontjából. Ebbe a fiókba tudjuk beolvasni, ide tudjuk átvenni a többi programban keletkezett könyvelési adatokat. Az esetek többségében már nincs más teendőnk, csak le kell tárolnunk az átvett adatokat. (Bővebben lásd az Idegen adatok fogadása fejezetnél). A további fiókokat lehet például arra használni, ha bizonyos könyvelési tételeket ki kívánunk emelni a sorból. Például bizonyos könyvelési tételekben nem vagyunk biztosak és a könyvvizsgáló megérkezéséig, szeretnénk elkülöníteni ezeket a tételeket. A főkönyvi kivonatokban, és az összes többi listában nem fog látszani az elkülönítés, nekünk azonban mégis rendelkezésre áll. A fiók kiválasztása után adjuk meg a napló egyik lábaként" engedélyezett számlaszámot, esetünkben a 3811-et (Az engedélyezett pénztár számlaszámok körét a Paraméterek Általános paraméterek menüpontban adhattuk meg). Az ENTER billentyű megnyomására "aktív" lesz a gomb. Ha ismét megnyomjuk az ENTER billentyűt, akkor, a kurzor megjelenik a Bizonylat azonosító ablakban, amennyiben az Általános beállításoknál bejelöltük a Bizonylat azonosító használatát. Itt használható az F2 billenytyű- az utolsó adat ismétlésére, illetve a "*" billentyű-az előzőleg beírt beírt szám egyel való megnövelésére. Ezek a billentyűk szinte minden mezőben használhatók az adatrögzítés során! Ezután Tovább haladva a rögzítési képernyőn írjuk be a könyvelt bizonylat dátumát, majd ezt követően lépjünk át az automata kontírkód mezőbe. Ha nem kívánunk automata kontírkódot megadni Ha nem kívánunk automata kontírkódot használni üssünk <Enter>-t, így továbblépünk a következő mezőre, az automata kontírkód mező üresen marad. Ha szeretnénk automata kontírkódot használni Írjuk be a kívánt automata kontírkódot a mezőbe és <Enter> billentyűvel lépjünk tovább. Amennyiben nem ismerjük a kívánt automata kontírkódot, a képernyő jobb oldalán látható automata kontírkód listából kiválaszthatjuk a megfelelő kontírkódot (a mezőbe történő gépelés egyben keresést is jelent), majd <Enter> billentyű lenyomásával vagy a drag'n drop módszerrel a

67 Könyvelés 62 mezőbe áthúzva a könyvelési ablakban is rögzíthetjük. Nem kell, hogy a teljes azonosító beírásra kerüljön, ha már az inverz (valamilyen színben fehér betű) csík a kiválasztandó kódon áll, választhatjuk a fenti módszerek valamelyikét. Ha nem találjuk a kívánt automata kontírkódot a listában, kattintsunk az egérrel a Bővítéshez kattintson ide szövegre vagy az egér jobb oldali gombját nyomja le a törzs ablakában és a legördülő menük közül válasszon. Ezután a teendők megegyeznek a Törzsadatok Automata kontírkódok menüben leírtakkal. Lépjünk tovább a képernyőn, ha nem adtunk meg automata kontírkódot, akkor meg kell adnunk, hogy az ellenszámla T vagy K oldalára könyvelünk. Ezután meg kell adnunk az ellenszámla számlaszámát, Írjuk be a kívánt főkönyvi számlaszámot a mezőbe és <Enter> billentyűvel lépjünk tovább. Amennyiben nem ismerjük a kívánt főkönyvi számot, a képernyő jobb oldalán látható számlatükörből kiválaszthatjuk a megfelelőt (a mezőbe történő gépelés egyben keresést is jelent), majd <Enter> billentyű lenyomásával vagy a drag'n drop módszerrel a mezőbe áthúzva a könyvelési ablakban is rögzíthetjük. Nem kell, hogy a teljes azonosító beírásra kerüljön, ha már az inverz (valamilyen színben fehér betű) csík a kiválasztandó kódon áll, választhatjuk a fenti módszerek valamelyikét. Ha nem találjuk a kívánt főkönyvi számot a számlatükörben, kattintsunk az egérrel a Bővítéshez kattintson ide szövegre vagy az egér jobb oldali gombját nyomja le a törzs ablakában és a legördülő menük közül válasszon. Ezután a teendők megegyeznek a Törzsadatok Számlatükör menüben leírtakkal. A következő mezőben az áfa főkönyvi számlaszámát adhatjuk meg:

68 63 Infotéka Kontir Ha nem kívánunk áfa számlaszámot megadni Ha nem kívánunk áfa számlaszámot megadni üssünk <Enter>-t, így továbblépünk a következő mezőre, az áfa ellenszámla mező üresen marad. Ha szeretnénk áfa számlaszámot használni Írjuk be a kívánt áfa számlaszámot a mezőbe és <Enter> billentyűvel lépjünk tovább. Amennyiben nem ismerjük a kívánt áfa főkönyvi számot, a képernyő jobb oldalán látható számlatükörből kiválaszthatjuk a megfelelőt (a mezőbe történő gépelés egyben keresést is jelent), majd <Enter> billentyű lenyomásával vagy a drag'n drop módszerrel a mezőbe áthúzva a könyvelési ablakban is rögzíthetjük. Nem kell, hogy a teljes azonosító beírásra kerüljön, ha már az inverz (valamilyen színben fehér betű) csík a kiválasztandó kódon áll, választhatjuk a fenti módszerek valamelyikét. Ha nem találjuk a kívánt áfa főkönyvi számot a számlatükörben, kattintsunk az egérrel a Bővítéshez kattintson ide szövegre vagy az egér jobb oldali gombját nyomja le a törzs ablakában és a legördülő menük közül válasszon. Ezután a teendők megegyeznek a Törzsadatok Számlatükör menüben leírtakkal. Továbbhaladva a képernyőn, a következő mezőben begépelhetjük az áfa tv. szerinti Teljesítés dátumát. (Ez a dátum lesz az áfa analitikánkban a rögzített tétel dátuma!) Figyelem! Itt érdemes jobban odafigyelni, mert ha folyamatosan teljesített szolgáltatás nyújtást könyvelünk, akkor ez az időpont a számlán feltüntetett fizetési határidő. A következő lépésben az Áfa gyűjtőkódot adhatjuk meg: A jobb oldalon látható ablakból választhatunk a kínálatból. Amennyiben nem választunk gyűjtőkódot, az Enter billentyű lenyomására a 25-ös kód automatikusan beíródik.

69 Könyvelés 64 Ezek a kódok a felhasználó által nem módosíthatóak, nem bovíthetok. A következő mezőben a munkaszámot adhatjuk meg. (ez a mező csak akkor használható, ha a Paraméterek Általános paraméterek menüpontban azt választottuk, hogy kívánunk munkaszámot használni) Ha aktív a mező és nem kívánunk munkaszámot megadni Ha nem kívánunk munkaszámot megadni üssünk <Enter>-t, így továbblépünk a következő mezőre, munkaszám mező üresen marad. Ha szeretnénk munkaszámot használni Írjuk be a kívánt munkaszámot a mezőbe és <Enter> billentyűvel lépjünk tovább. Amennyiben nem ismerjük a kívánt munkaszámot, a képernyő jobb oldalán látható törzsből kiválaszthatjuk a megfelelőt (a mezőbe történő gépelés egyben keresést is jelent), majd <Enter> billentyű lenyomásával vagy a drag'n drop módszerrel a mezőbe áthúzva a könyvelési ablakban is rögzíthetjük. Nem kell, hogy a teljes azonosító beírásra kerüljön, ha már az inverz (valamilyen színben fehér betű) csík a kiválasztandó kódon áll, választhatjuk a fenti módszerek valamelyikét. Ha nem találjuk a kívánt munkaszámot a törzsben, kattintsunk az egérrel a Bővítéshez kattintson ide szövegre vagy az egér jobb oldali gombját nyomja le a törzs ablakában és a legördülő menük közül válasszon. Ezután a teendők megegyeznek a Törzsadatok Munkaszám menüben leírtakkal.

70 65 Infotéka Kontir A következő mezőben a költséghelyet adhatjuk meg. (ez a mező csak akkor használható, ha a Paraméterek Általános paraméterek menüpontban azt választottuk, hogy kívánunk költséghelyet használni) Ha aktív a mező és nem kívánunk költséghelyet megadni Ha nem kívánunk költséghelyet megadni üssünk <Enter>-t, így továbblépünk a következő mezőre, a költséghely mező üresen marad. Ha szeretnénk költséghelyet használni Írjuk be a kívánt költséghelyet a mezőbe és <Enter> billentyűvel lépjünk tovább. Amennyiben nem ismerjük a kívánt költséghelyet, a képernyő jobb oldalán látható törzsből kiválaszthatjuk a megfelelőt (a mezőbe történő gépelés egyben keresést is jelent), majd <Enter> billentyű lenyomásával vagy a drag'n drop módszerrel a mezőbe áthúzva a könyvelési ablakban is rögzíthetjük. Nem kell, hogy a teljes azonosító beírásra kerüljön, ha már az inverz (valamilyen színben fehér betű) csík a kiválasztandó kódon áll, választhatjuk a fenti módszerek valamelyikét. Ha nem találjuk a kívánt költséghelyet a törzsben, kattintsunk az egérrel a Bővítéshez kattintson ide szövegre vagy az egér jobb oldali gombját nyomja le a törzs ablakában és a legördülő menük közül válasszon. Ezután a teendők megegyeznek a Törzsadatok Munkaszám menüben leírtakkal. A következő mezőben a költségviselőt adhatjuk meg. (ez a mező csak akkor használható, ha a Paraméterek Általános paraméterek menüpontban azt választottuk, hogy kívánunk költségviselőt használni)

71 Könyvelés 66 Ha aktív a mező és nem kívánunk költségviselőt megadni Ha nem kívánunk költségviselőt megadni üssünk <Enter>-t, így továbblépünk a következő mezőre, a költségviselő mező üresen marad. Ha szeretnénk költségviselőt használni Írjuk be a kívánt költségviselőt a mezőbe és <Enter> billentyűvel lépjünk tovább. Amennyiben nem ismerjük a kívánt költségviselőt, a képernyő jobb oldalán látható törzsből kiválaszthatjuk a megfelelőt (a mezőbe történő gépelés egyben keresést is jelent), majd <Enter> billentyű lenyomásával vagy a drag'n drop módszerrel a mezőbe áthúzva a könyvelési ablakban is rögzíthetjük. Nem kell, hogy a teljes azonosító beírásra kerüljön, ha már az inverz (valamilyen színben fehér betű) csík a kiválasztandó kódon áll, választhatjuk a fenti módszerek valamelyikét. Ha nem találjuk a kívánt költségviselőt a törzsben, kattintsunk az egérrel a Bővítéshez kattintson ide szövegre vagy az egér jobb oldali gombját nyomja le a törzs ablakában és a legördülő menük közül válasszon. Ezután a teendők megegyeznek a Törzsadatok Munkaszám menüben leírtakkal. A Bizonylatszám és Pénztárbizonylat mező kitöltése után a Partner mező következik. Ebbe a mezőbe kell bevinni azt a partnert, akitől a bizonylatot kaptuk, illetve akinek a számlánkat kiállítottuk. Csak a partnertörzsben szereplő partnereket fogadja el a program, így, ha új partnert kívánunk bevinni legalább a partnerünk nevét rögzíteni kell a partnertörzsben. Bár a partnernév bevitele csak folyószámlás tételek esetén kötelező, célszerű minden esetben kitölteni a partner nevét, mert így későbbiekben is könnyen listázhatjuk a partnereinkkel történt gazdasági eseményeket.

72 67 Infotéka Kontir Ha nem kívánunk partner nevet megadni Ha nem kívánunk partner nevet megadni üssünk <Enter>-t, így továbblépünk a következő mezőre, a partner név mező üresen marad, helyette a megnevezés mező tölthető ki. Ha szeretnénk partner nevet használni Írjuk be a kívánt partner megnevezést vagy annak első néhány karakterét a mezőbe és ha a csík a jobb oldali partnertörzsben már a kívánt soron áll az <Enter> billentyűvel lépjünk tovább. Ha nem találjuk a kívánt partnert a törzsben, kattintsunk az egérrel a Bővítéshez kattintson ide szövegre vagy az egér jobb oldali gombját nyomja le a törzs ablakában és a legördülő menük közül válasszon. Ezután a teendők megegyeznek a Törzsadatok Partnerek menüben leírtakkal. A Hivatkozási szám mezőt akkor kell kitölteni, ha vevőt vagy szállítót érintő tételt könyvelünk. Ennél a pontnál megjelennek a jobb oldali ablakban, a ki nem egyenlített vevői és szállítói tételek. Ezekből a tételekből kiválaszthatjuk a keresett folyószámlás tételt és <Enter> billentyűvel a könyvelési ablakban is rögzítjük. Továbblépés után amennyiben a Partner névhez nem írtunk semmit, akkor a Megnevezés mezőt tölthetjük ki. Fontos! Kizárólag akkor fogunk tudni kiegyenlíteni folyószámlás tételt, tehát vevőt vagy szállítót, ha az ellenszámlánál olyan folyószámlához tartozó főkönyvi számlaszámot adunk meg, amit ekképen állítottunk be a Paraméterek - Általános paraméterek menüpontban és ezután a Partner mezőben választjuk ki a partnert és nem a megnevezés mezőbe írjuk be azt! Ezt követően a Megjegyzésnél megadhatjuk a gazdasági esemény rövid leírását, amely szöveg a főkönyvi karton listázásánál megjeleníthető. Amennyiben nem devizás tételeket könyvelünk, abban az esetben kimarad a devizával foglalkozó sor, (erre a későbbiekben visszatérünk), és beírhatjuk a bizonylathoz tartozó Bruttó értéket, a hozzá tartozó áfa kulcsot (amennyiben az Áfa ellenszámla mezőben megadtunk áfa számlaszámot. Az <Enter> billentyűvel végighaladva a soron a program a <Tárol> gombra ugrik. Azon átlépve az <Enter> billentyűvel egy új sor rögzítése kezdődik meg. A rögzítést a <Mégsem> gombra való kattintással vagy az <Esc> billentyű lenyomásával fejezhetjük be.

73 Könyvelés 68 Láthatjuk, hogy a rögzítési képernyő alatti ablakban megjelent a rögzített sor. Ezt sort még módosíthatjuk, törölhetjük. Ehhez nem kell mást tenni, csak az egér mutatójával ráállni a változtatni kívánt sorra majd megnyomni az egér jobb gombját és választani a felajánlott lehetőségek közül vagy a soron állva az erre szolgáló gombra kattintani. Ha úgy látjuk minden rendben van könyveljük le a könyvelési tételeket. Ehhez használjuk az ikont. Ekkor a sorokból eltűnnek" a rögzített tételek és ezentúl csak a Tools rendszerek Archív adatok karbantartása menüpontban van lehetőség bizonyos tételek javításra, illetve naplózott törlésére. Fontos! Ne felejtsük el, amíg a tételek nincsenek lekönyvelve, addig a kivonatokban nem látszanak, és a folyószámlás tételeket sem tudjuk kiegyenlíteni. Amennyiben könyvelési sorok maradnak az ablakban, az valamilyen a rögzítés óta eltelt időben létrejött inkonzisztencia okozhatja. A pontos okát megtudhatja, ha az adott sorra állva a jobb egérgomb lenyomására előjövő legördülő menüből kiválasztja az Ellenőrzés" parancsot. Ekkor a könyvelés alatt megjelenő törzsek helyén a tárolás visszautasításának pontos okát (okait) olvashatja! Néhány szó a devizával kapcsolatos műveletekről Ha külföldi vevő teljesíti kötelezettségét vagy külföldi szállítót egyenlítünk ki, szükséges devizával is dolgoznunk. Ebben az esetben tudjuk csak használni a rögzítési képernyőn a devizával foglalkozó sort. Az első mezőben a deviza kódját adjuk meg, ha nincs olyan deviza a jobb oldalt megjelenő ablakban amilyet szeretnénk, válasszuk a Bővítéshez kattintson ide menüpontot, majd a Törzsadatok Deviza nevének megadása menüpontnál leírtak szerint járjunk el. A következő mezőben a számlavezető bank kódját adjuk meg ha nincs olyan Bank a jobb oldalt megjelenő ablakban amilyet szeretnénk, válasszuk a Bővítéshez kattintson ide menüpontot, majd a Törzsadatok Bank nevének megadása menüpontnál leírtak szerint járjunk el. A harmadik mezőben válasszuk ki az árfolyam típusát: V Vételi K Közép E Eladási Továbblépve, a soron következő ablakban megjelenik a deviza árfolyama. Ha a megjelenő árfolyam nekünk nem megfelelő, akkor valószínűleg árfolyamváltozás történt. Ez esetben kattintsunk a jobb oldali ablakban látható Bővítéshez kattintson ide menüpontra (vagy jobb oldali egérgomb a törzs ablakában vagy <Ctrl>+<Enter>, majd a Törzsadatok Árfolyamok felvitele menüpontnál leírtak szerint járjunk el. A soron következő mezőbe írjuk be a deviza összegét és a program automatikusan, átírja a következő sorban található Bruttó érték mezőbe a számított forintértéket. A továbbiakban a rögzítés folyamata megegyezik a kizárólag forint elszámolású bizonylatokéval. Végül tekintsük át képernyőn található ikonokat: Fontos! Kizárólag akkor tudunk naplót váltani, ha a folyamatban lévő tételünket letároltuk és a képernyőn ezek az ikonok látszanak, tehát a két első ikon csak szürke színben látszik!

74 69 Infotéka Kontir <Tárol> - a gombot akkor használjuk ha a naplóba felvitt tételt tárolni kívánjuk. Ekkor jelenik meg a rögzítési képernyő alatti sorban, és ekkor még további javításokra vissza lehet kérni a rögzített bizonylatot a rögzítési képernyőre. <Mégse> - a mégse gombot akkor használjuk, ha nem kívánjuk tárolni a rögzítés vagy módosítás alatt álló sort. <Töröl> - a töröl gombot akkor használjuk, ha a rögzített sort törölni kívánjuk <Módosít> - a módosít gombot akkor használjuk, ha az adatrögzítésbe hiba csúszott és ezt ki kívánjuk javítani, és a tételt már letároltuk <Bővít> - a bővít gombra kattintva újabb bizonylatot rögzíthetünk könyvelésünkbe. - ezt az ikont akkor használjuk, ha lerögzített tételeinket jónak találtuk és le kívánjuk tárolni véglegesen a főkönyvre. E művelet végrehajtása után, az adatok módosítása kizárólag az Tools rendszerek Arhív adatok karbantartása menüpontban történhet Bank A bank napló felépítése megegyezik a pénztár naplóéval, kizárólag azzal a különbséggel, hogy a rögzített lábnak" egy banki számlaszámot kell megadnunk (pl. 384) a Paraméterek Általános paraméterek menüpontban rögzítettek közül Vevő A vevő naplóban a vevőkkel kapcsolatos tranzakcióinkat rögzíthetjük. Ennél a naplónál nem kell az 1-fiók után fix ellenszámlaszámot megadnunk, hiszen a vevői számlaszám sokféle lehet. Természetesen annál a sornál, ahol meg kell adni a könyvelési számlaszámokat, ott az egyik számlaszámnak vevői (akár külföldi) számlaszámnak kell lennie, egyezően a Paraméterek Általános paraméterek menüpontban megadottakkal.

75 Könyvelés Szállító A szállító naplóban a szállítókkal kapcsolatos tranzakciókat rögzíthetjük. Ennél a naplónál nem kell az 1-fiók után fix ellenszámlaszámot megadnunk, hiszen a szállítói számlaszám sokféle lehet. Természetesen annál a sornál, ahol meg kell adni a könyvelési számlaszámokat, ott az egyik számlaszámnak szállítói számlaszámnak kell lennie, egyezően a Paraméterek Általános paraméterek menüpontban megadottakkal Vegyes A vegyes naplónál bármilyen tételt könyvelhetünk. Ennél a naplónál sem kell megadnunk fix lábat" (rögzített ellenszámlát). Kizárólag ennél a naplónál tehetjük meg, hogy áfát könyveljünk alap rögzítése nélkül. (Ennek igen nagy szerepe van, többek között a vámhatározatok könyvelésénél). Fontos! A napló specialitása az, hogy itt is könyvelhetjük mind vevői, mind szállítói tételeinket is, azonban amennyiben nincs szükség valamilyen speciális ok miatt ezeknek a tételeknek a rögzítésére ebben a naplóban, akkor ne használjuk vevői, szállítói és áfás tételek rögzítésére! Ebben a naplóban van lehetőség a nyitó értékek rögzítésére is a program használatba vételekor. A nyitó tételeket kötelezően a 0. hónapra kell könyvelni. Kizárólag ebben a naplóban van lehetőség a 0. hónap használatára. (Bővebben lásd a Nyitó főkönyvi kivonat rögzítése menüpontban). A vegyes napló használatára is láthatunk néhány példát a kézikönyvünk 13. Speciális gazdasági események bemutatása fejezetében! Ez a képernyő több olyan mezőt is tartalmaz, amit a többi könyvelési napló nem, így ezeket részletesen bemutatjuk:

76 71 Infotéka Kontir Áfa analitkába (N)em (A)lapra (Á)fára - Ahogy a fejezet bevezetőjében már említettük, ebben a naplóban lehetőség van kizárólag áfát könyvelni anélkül, hogy az alapot is könyvelnénk hozzá. Ebben a négyzetben arról dönthetünk, hogy az aktuálisan rögzített tétel az áfa analitikát érinti-e. Amennyiben igen, akkor a rögzített összeg az áfa analitikában (A)lapra vagy (Á)fára könyvelődjön-e Jellege FO/PB - Ennél a négyzetnél arról dönthetünk, hogy amennyiben vagy a Tartozik vagy a Követel főkönyvi szám folyószámlát érintő főkönyvi számot (vevő-szállító) tartalmazott, akkor az a folyószámlán előírásként (FO) vagy pénzügyi teljesítésként (PB) jelenjen meg Befektetett eszköz Ebben a naplóban eszközeink értékének változásit könyvelhetjük. A képernyőn látható mozgásnemek közül választva, elszámolhatunk értékcsökkenést, felújítást, értékesítést. Fontos megemlíteni azt, hogy amennyiben az önálló tárgyi eszköz programot használjuk, ennek a naplónak a használatára nincs szükség. A program nem tud értékcsökkenést számolni, azt a felhasználónak manuálisan kell megtennie és csak a vonatkozó mozgásnemek (aktiválás, értékcsökkenés, kivezetés) számított értékeinek a lekönyvelésére van lehetőség, ami alapján a későbbiekben mód nyílik az egyedi nyilvántartó lap megjelenítésére, nyomtatására.

77 Könyvelés 72 Újdonság a befektetett eszköz szám mező, az itt kiválasztott eszközre történnek a könyvelések az eszközanalitikában is. Amennyiben új eszközt kívánunk megadni a programnak válasszuk a Bővítéshez kattintson ide szövegre (vagy használja a törzs ablakában a jobb oldali egérgomb lenyomására legördülő menüt vagy a <Ctrl>+<Enter> kombinációt) majd a Törzsadatok Befektetett Eszközök menüpontban leírtak szerint járjunk el. A könyvelés menüpontból az ablak jobb felső sarkában található 7.2 ikonra kattintva léphetünk ki. Nyitó főkönyvi kivonat rögzítése A programunkat amikor először használatba vesszük két esettel találkozhatunk. Az első esetben a Társaság mindenféle előzmény nélkül jött létre, tehát semmilyen jogelődje nem volt, illetve semmilyen más könyvelési programmal, esetleg kézi módszerekkel sem könyvelték. Ebben az esetben nincs más dolgunk, mint megkezdeni a bizonylataink, számláink rögzítését. A második esetben a Társaság már rendelkezik valamilyen előzménnyel. Tehát volt jogelőd cég, vagy már valamilyen másik módszerrel, másik programmal könyvelték az adott vállalkozást. Ebben az esetben szükség van a munkánk megkezdése előtt, mind a főkönyvi számlaszámok nyitó egyenlegének, mind a folyószámla nyitó tételeinek a felvitelére a programunkba. Ebben a részben a főkönyvi számlaszámok nyitását mutatjuk be. A Vegyes könyvelési naplónál leírtak alkalmazandóak erre a tételre is az alábbi eltérésekkel: Minden nyitó tételt a Vegyes könyvelési napló 1.-fiókjába kell könyvelni! A kiválasztott hónap a '0'-ik kell, hogy legyen!

78 73 Infotéka Kontir Fontos! A '0'-ik hónapra könyvelni kizárólag a Vegyes könyvelési naplóban lehetséges, más naplókban ne is próbálkozzunk ezzel! A nyitás során sem lehet 'féllábasan' könyvelni, tehát ellenszámlaszámként használjuk, a 491 nyitómérleg számlát. Amikor a felvitelt befejeztük, készítsünk egy főkönyvi kivonatot, melyen vizsgáljuk meg a 491-es számla egyenlegét. Amennyiben ez '0' valószínűleg jól vittük fel a nyitó főkönyvi számlaszámokat. 7.3 Nyitó folyószámla könyvelés Amennyiben először vesszük használatba a programot, akkor szükségünk lehet hozott, nyitott folyószámla tételek rögzítésére, hogy a továbbiakban használhassuk őket, a velük kapcsolatos pénzügyi műveleteket, teljesítéseket nyilvántarthassuk. A Nyitó folyószámla menüpontot választva az alábbi ablakot kapjuk: A megjelenő ablakban, rögzítsük le a folyószámlás tételeket az eredeti adatokkal, a korábbi nyilvántartás egyenlegét. Általában elegendő az adott partner, adott számlájának egyenlegét rögzíteni (vevő/szállító csökkentve/növelve a pénzügyi teljesítés(ek) összegével). Fontos! Az itt lerögzített tételek kizárólag a folyószámlához kapcsolódó listákon (például vevőszállító karton, folyószámla kimutatás tekinthetőek meg, az itt rögzített főkönyvi számlaszámok nem kerülnek be a főkönyvi kartonra és így a főkönyvi kivonatra sem! A nyitó főkönyvi karton és kivonat elkészítéséhez a nyitó főkönyvi kivonat rögzítése fejezetben leírtakat is végre kell hajtani, ellenkező esetben eltérés lesz a folyószámla analitika és a főkönyvön nyilvántartott vevő/szállító értéke között! Fontos! A nyitó folyószámla tételek esetében nincs lehetőség a 0-ik periódusban való rögzítésre, eltérően a többi napló nyitásától!

79 Könyvelés 74 A folyószámlát érintő az Általános paramétereknél beállított számlaszámokkal szemben ebben a menüpontban használhatunk bármilyen ellenszámlaszámot. Az ebben a naplóban rögzített főkönyvi számlaszámok semmilyen főkönyvi kimutatásban nem fognak megjelenni! Figyeljünk oda arra, hogy a dátum pontosan az legyen, amikor a folyószámlán található bizonylat (követelés/kötelezettség) kiállításra került, mivel későbbiekben a listázáskor, a lejárat szerinti lista készítésekor hamis eredményt adhat eredményül a kimutatás. A rögzített adatokat, a <Tárol> gombbal letároljuk. A többi funkcióban a rögzítési képernyő kezelése megegyezik a pénztárnaplónál leírtakkal. 7.4 Számviteli nyitás, zárás Ebben a menüpontban végeztethetjük el a programunkkal az automatikus évzárás vagy/és évnyitás feladatát. Fontos! Egyszerre több évet is meg lehet nyitni és váltani is lehet köztük, tehát lehetőség van párhuzamosan kettő vagy annál több év könyvelésére is a programunkban! Minden megynyitott év esetében az adott évhez tartozó nyitó tételek a '0'-ik periódusban, míg a zárással kapcsolatos tételek a 13-ik periódusban találhatóak! Amennyiben először vesszük használatba a programot akkor nem ezt a menüpontot kell használnunk, hanem a Nyitó főkönyvi kivonat rögzítése menüpontban leírtakat kell végrehajtanunk! A Számviteli nyitás, zárás menüpontot választva az alábbi ablakot kapjuk:

80 75 Infotéka Kontir A kapott ablakban négy fül" közül választhatunk: Fontos! Az ablakban megjelenő főkönyvi számlaszámokat mindig ellenőrizzük, hogy megfelelnek-e az elvárásainknak, mert ennek híján esetleg nem a megfelelő főkönyvi számokon fog végrehajtódni a kért zárlati vagy nyitási művelet! Számviteli évzárás ezen a képernyőn kérhetjük programunktól, hogy zárja le a könyvelt évet és készítse elő az automatikus számviteli nyitásnak az állományokat. Számviteli évnyitás - ezen a képernyőn nyithatjuk meg a számviteli évzárás által lezárt soron következő könyvelési évet. Számviteli évzárás törlése amennyiben úgy érezzük, hogy valamit módosítanunk kell a lezárt év könyvelésében és elvégeztük a számviteli évzárás műveletét, abban az esetben, ebben a menüpontban törölhetjük az elvégzett évzárást.

81 Könyvelés 76 Számviteli évnyitás törlése ha valami probléma történt az évnyitás folyamán, illetve a kézi nyitás értékei nem megfelelőek, válasszuk ezt a fület" és a benne lévő képernyőn törölhetjük az évnyitást. Figyelem! Ennek a funkciónak a végrehajtása során nem csak az automatikus számviteli évnyitás adatai, hanem az esetleges kézi nyitás adatai is törlődnek! Ebből a menüpontból a képernyő jobb felső sarkában található 7.5 -re egérrel kattintva léphetünk ki. Idegen adatok fogadása Az idegen adatok fogadása a könyvelés egy speciális formája. Bármelyik könyvelési naplón állva a 6. Fiókot kiválasztva a <Bővít> gomb átvált betöltésre. Ezt megnyomva kiválasztható az importálandó állomány, ami meg kell hogy feleljen felépítését tekintve a mellékletben megadott formátumnak.

82 77 Infotéka Kontir A 6 - fiók kiválasztása után a A feliratú gomb feliratúra változik. gombra kattintva az alábbi ablakot kapjuk:

83 Könyvelés 78 Fájlnév - A mezőben a gombra kattintva, a windows fájlkezelőben megszokott módon megkereshetjük a feladási állományt. Új partnerek felvétele a törzsbe - A négyzetbe 'pipát' téve arról dönthetünk, hogy az új partnerek felvétele automatikusan megtörténjen-e a partnertörzsbe, attól függetlenül, hogy az adott felhasználónak ehhez van-e joga. A mezőbe 'pipát' tenni ajánlott, az esetleges adatvesztések elkerülése miatt! Dos karakterek konvertálása windows karakterekre - A négyzetbe akkor szükséges 'pipát' tenni, ha a feladás DOS alkalmazásból került átvételre. (például Infotéka Bér) A betöltést követően a program a tételt, típusától függően a megfelelő napló 6. fiókjába helyezi el. Azok a sorok, amelyek a feladás során elvégzett ellenőrzésnek nem felelnek meg, a betöltés végén egy ablakban megjelennek. A könyvelésben leírtakhoz képest még az is eltérés, hogy a <törlés> gomb, a megszokottakhoz képest, a 6-fiókban többféle funkcióval rendelkezik: annak az adott sornak a törlése, amelyiken áll annak a naplónak a törlése, amelyiken áll az összes napló 6. fiókjának törlése A programunk fogadó része a feladott állományba visszaírja a betöltés időpontját, ezért ha ez a művelet mágneslemezen történik, akkor ne tegye írásvédetté. Így elérhető, hogy ugyanaz a feladás ne történhessen meg többször, csak ha a figyelmeztetés után a felhasználó így dönt.

84 Fejezet VIII

85 Listák 8 Listák 8.1 Listákról általában 80 Ebben a fejezetben a könyvelésből nyerhető információk tömegét állíthatjuk elő játszi könnyedséggel. A könyveléshez tartozó szokásos kimutatások mellett (például főkönyvi kivonat, főkönyvi karton, folyószámla kimutatás, eredménykimutatás), rendkívül sok egyéb lista is található ebben a menüpontban. Továbbá egyéni listák előállítására is van módunk ebben a menüben. Egy forradalmian új megoldást alkotva, az Infotéka az egyéni kimutatások készítését is, a könnyen elvégezhető feladatok közé sorolta át. A programban Partnereink most ajándékba kapnak egy olyan valós mérleg kimutatást is, amellyel, az átsorolásokat is beleértve, a főkönyvi kivonat alapján, a Számviteli törvénynek a lehető legjobban megfelelő mérleget készíthetjük el. Ezen kívül sok-sok szakmai újdonságot és meglepetést találhatunk a listázási lehetőségek között. Minden listát nyomtathatunk: Képernyőre/nyomtatóra ezt a lehetőséget választva először a nyomtatási kép jelenik meg a képernyőn, majd a alapértelmezett nyomtatóra. ikont választva kinyomtathatjuk azt az Ennél lista típusnál az alábbi ikonokat láthatjuk a képernyőnkön: ezekkel az ikonokkal nagyíthatjuk, kicsinyíthetjük a képernyőn a kapott listát, a jobb olvashatóság végett. ha listánk hosszúsága meghaladja az egy oldalt, ezekkel a nyilakkal lépkedhetünk az oldalak között oda-vissza amennyiben a listázásunk eredményét papíron is meg kívánjuk jeleníteni akkor kattintsunk erre az ikonra, és a program kinyomtatja azt amikor végeztünk a listánk áttekintésével, akkor erre az ikonra egérrel kattintva, hagyhatjuk el a listát HTMLfájlba az Internet speciális fájl formátuma, sok lehetőség nyílik meg ennek a használatával, pld. oldaltörés nélkül láthatjuk a teljes főkönyvi kivonatot, vagy azonnal elküldhetjük -ben az elkészült kimutatást, az információt mielőbb mgkapni kívánó főnökünknek, ügyfelünknek. Text fájlba szabványos szöveg fájl készíthető, amely az esetleges egyéb rendszerekben történő továbbfeldolgozásnál lehet hasznunkra. Ezt a menüpontot választjuk akkor is, ha mátrix nyomtatóra kívánunk nyomtatni. Ezzel ugyanolyan minőségben, és sebességgel fogunk nyomtatni, mintha Dos-t használnánk, Windows helyett. Amennyiben ezt a nyomtatási formát választjuk, a nyomtatás előtt az alábbi ablakot kapjuk,

86 81 Infotéka Kontir Ezt a képernyőt csak egyszer kell beállítanunk, (ha a program által először felajánlottak nem felelnek meg nekünk), a nálunk működő rendszereknek megfelelően, a program a későbbiekben ezt a beállítást fogja nekünk felajánlani. Nagyon fontos, hogy ne felejtsünk el a fájlunknak nevet adni. Ehhez kattintsunk a <Tallóz > gombra, ahol a következő ablakot kapjuk. Írjuk be a nyíllal jelzett fehér mezőbe a kívánt megnevezést, majd kattintsunk a <Tárol> gombra.

87 Listák 82 Ezek után ha ki is kívánjuk nyomtani az így létrehozott.txt állományunkat papírra is kattintsunk a képernyő bal alsó sarkában levő nyomtatás mezőbe és ha itt megjelent a pipa", a <Rendben> gombra kattintva megkezdődhet a nyomtatás. A fejezetben a részletes főkönyvi kivonatot tárgyaljuk részletesen, a többi menüpontnál csak az eltéréseket vesszük számba. Általában a <TAB> billentyű helyett, ha gyorsabban kívánunk listázni, használhatunk számítógépes egeret is. 8.2 Részletes főkönyvi kivonat Ebben a menüpontban a könyvelők által legtöbbször kívánt listát állíthatjuk elő, a főkönyvi kivonatot. Ez a főkönyvi kivonat sok olyat tud amely munkánkat nagyon megkönnyítheti. Ezt különösen arra értjük, hogy nemcsak a főkönyvi számok egyenlegét képes megmutatni a kivonatban, hanem ezen értékeket képes ugyanazon listában, havi alábontásban is megmutatni, ami rendkívül könnyűvé teszi számunkra a főkönyvi egyeztetést. A Részletes főkönyvi kivonat menüpontot választva az alábbi ablakot kapjuk: A megjelenő képernyőn először válasszuk ki a kívánt évet. Ezt követően a képernyőn lépegessünk tovább <TAB> billentyűvel. Sorrendben, a következő mezőben válasszuk ki, hogy havi vagy napi! listát kívánunk létrehozni (a napi lista választását az előtársaságokkal kapcsolatos feladatok megoldásához javasoljuk). A választás föl illetve le nyilakkal történhet. A következő mezőben állítsuk be a listázás Kezdő hónapját vagy dátumát és a Végső hónapot vagy Befejező dátumot A Főkönyvi szám intervalluma mezőnél adjuk meg a kezdő és a végső számlaszámot Ha a program által felajánlott intervallumot fogadjuk el, akkor az összes számlaszámot

88 83 Infotéka Kontir tartalmazó főkönyvi kivonatot kapunk. A <Tab> billentyűvel tovább haladva, a következő választásokat kell megtennünk, Számlaosztályonként automatikus összegzés itt dönthetünk arról, hogy kérünk-e összegzést, minden általunk használt számlaosztály után (1-9). Ha igen, akkor nyomjuk meg a <Space> gombot és egy kis pipával" fogja programunk tudomásul venni a választásunkat. Ha nem nyomjunk <Tab> billentyűt és a jelölésre szánt négyzet üresen marad. Havi részletezés itt dönthetünk arról, hogy kérjük-e a főkönyvi számlaszámokat havi bontásban is, avagy nem. Ha igen, akkor nyomjuk meg a <Space> gombot és egy kis pipával" fogja programunk tudomásul venni a választásunkat. Ha nem nyomjunk <Tab> billentyűt és a jelölésre szánt négyzet üresen marad. Csak a 0-tól eltérőeket listázza Itt dönthetünk arról, hogy kívánjuk-e az összes főkönyvi számlaszámot látni a főkönyvi kivonatban, vagy csak azokat, amelyeknek van egyenlege. Ha nem, akkor nyomjuk meg a <Space> gombot és egy kis pipával" fogja programunk tudomásul venni a választásunkat. Ha igen, nyomjunk <Tab> billentyűt és a jelölésre szánt négyzet üresen marad. A következő lépésnél arról dönthetünk, hogy magyar vagy idegen nyelven kívánjuk a kivonatunkat megtekinteni. A választásunkat a föl és le nyilakkal tehetjük meg, majd <Tab> billentyűvel léphetünk tovább. (Az idegen nyelvi listázásnak feltétele az, hogy a számlatükrünkben ki legyen töltve az idegen nyelvű megnevezés is.) A továbblépés után a lista típusát választhatjuk ki, a Listákról általában fejezetben leírt nyomtatási lehetőségek közül. Amikor a kívánt beállításokat elvégeztük, kattintsunk a <Lista> gombra. Ekkor a programunkban az ügyviteli programok között egyedülálló lehetőséggel fogunk találkozni! Egy olyan főkönyvi kivonattal, amelyet miközben áttekintünk, aközben azonnal megnézhetjük az aktuális főkönyvi számhoz tartozó főkönyvi kartont, majd ezt követően folytathatjuk a főkönyvi kivonatunk áttekintését anélkül, hogy ki-be kellene lépegetnünk különböző menükbe menüpontokba! A programunkban mindez egy ablakban elvégezhető! Az alábbi ablakot kapjuk:

89 Listák 84 A megjelenő ablakban az aktív (kék háttérben fehér csík) sornál (esetünkben 467 főkönyvi szám) az <Enter> gombra vagy a ikonra kattintva a program az először részletezett kiválasztó ablak beállításai alapján az aktív sor főkönyvi kartonjának kiválasztó képernyőjét megjeleníti. Ezen az ablakon, ha akarunk még végezhetünk további beállításokat is. Ha azonban nem kívánunk ezzel a lehetőséggel élni, akkor elegendő az <Enter> gombot vagy a ikont lenyomni és máris megkapjuk a főkönyvi kartont. A főkönyvi karton áttekintése, majd bezárása után a ikonra kattintva visszatérünk a főkönyvi kivonatunknak arra a sorára, ahonnan elindultunk.

90 85 Infotéka Kontir Tehát úgy gondoljuk, hogy most már jól látszik, ezzel a módszerrel, az egyéb szoftverek lehetőségeivel szemben töredék idő alatt áttekinthetjük, akár mélységeiben is a főkönyvünket! Természetesen aki csak egy 'sima' főkönyvi kivonatot szeretne nyomtatni, annak elegendő a gombra kattintani és máris kész a hagyományos főkönyvi kivonat. Az gombra kattintva a főkönyvi kivonatunk egyenleggel rendelkező tételeit átadhatjuk az Excel táblázakezelő programunknak, amennyiben rendelkezünk ilyennel a számítógépünkön! 8.3 Speciális főkönyvi kivonat Ennél a listázási menüpontnál speciális listákat kérhetünk le a főkönyvön nyilvántartott adatokról. A program készítői itt készítették el az eredménykimutatást, a pro-forma mérleget, az egyeztető táblát. A lehetőségeknek a listázásra azonban csak az Ön igénye szab határt. Egyéni listák összeállítására is van lehetőség, a helyi vezetői, megbízói, megrendelői igényeknek megfelelően. A Speciális főkönyvi kivonat menüpontot választva az alábbi ablakot kapjuk: Ezen a képernyőn a már eddig megismert információk kiválasztása mellett, választhatunk kivonat típust.

91 Listák 86 Ilyen kivonatként készült el: Pro-forma mérleg gyors mérleg, amely nem tartalmazza, az átsorolásokat Eredménykimutatás ez az eredménykimutatás megfelel a Számviteli törvényben előírt éves beszámoló eredménykimutatásának Egyeztető tábla a mérleg és eredménykimutatás egyezőségeit vizsgálja Adó-Tb tartozások ha a programhoz adott számlatükröt használjuk, akkor naprakészen, bármikor listázhatjuk az adó-, és tb folyószámláink egyenlegét és azonnal választ tudunk adni ügyfeleink ilyen irányú kérdéseire, minden egyéb számolgatás nélkül Társasági adómegállapítás a program levezeti a társasági adót egészen az adóalap korrekciós tételekig (ezeket nekünk kell megadni!) A kivonat nevének módosítása ikonra kattintva megváltoztathatjuk a lista nevét, a tartalma ettől nem fog változni. A Speciális főkönyvi kivonat megszerkesztése ikonra kattintva módosíthatjuk a szakemberek által elkészített listákat, illetve újakat készíthetünk. Új sor beszúrása erre az ikonra kattintva új sor szúrhatunk be kész táblázatunkba. Ezt az ikont kell választani akkor is ha új listát kezdünk el készíteni. Új sor a végére erre az ikonra kattintva a táblázatunk végére új sort szúrhatunk be. Amennyiben új táblázat szerkesztését kezdjük meg, kizárólag ezzel a gombbal tudunk új sort rögzíteni! Módosít ezt az ikont választva már meglévő sorunkat módosíthatjuk Töröl erre az ikonra kattintva törölhetjük listánkból a nem kívánt sorokat

92 87 Infotéka Kontir Vissza erre az ikonra kattintva térhetünk vissza az előző ablakba. Bármelyik utasítást is választjuk (kivéve Töröl és Vissza) a képernyő alsó része válik aktívvá, ahol elvégezhetjük a kívánt változtatásokat. Sortípusok Normál sor - Kizárólag ebbe a sortípusba írhatunk olyan adatokat, amelyek főkönyvi számra való hivatkozást tartalmaznak. Tehát az ilyen típusú sorokkal tudjuk hivatkozni a főkönyvi számláinkon található értékeket.az összes többi sortípus a táblázatunk meformázáshoz nyújt segítséget. Aláhúzás - Amennyiben ezt a sortípust választjuk, abban az esetben ennek a sornak a tartalma kizárólag egy lapszélességű aláírás lesz Üres sor - Amennyiben ezt a sortípust választjuk, abban az esetben ennek a sornak a tartalma kizárólag egy üres sor lesz. Csak formázási jelentőssége van! Balra igazított szöveg - Amennyiben ezt a sortípust választjuk, abban az esetben a megnevezés mezőbe írt szöveg az aktuális sorban, a táblázatunk bal szélén jelenik meg. Jobbra igazított szöveg - Amennyiben ezt a sortípust választjuk, abban az esetben a megnevezés mezőbe írt szöveg az aktuális sorban, a táblázatunk jobb szélén jelenik meg. Középre igazított szöveg - Amennyiben ezt a sortípust választjuk, abban az esetben a megnevezés mezőbe írt szöveg az aktuális sorban, a táblázatunk közepén jelenik meg. Megnevezés(magyar) - A táblázatok választásunk alapján megtekinthetőek magyar vagy idegen nyelven is. Amennyiben ebbe a mezőbe írtunk magyar nyelvű szöveget és a listánk készítésekor azt választjuk (alapbeállítás), hogy magyar nyelven kívánjuk a listát megtekinteni, abban az esetben a listánk magyar nyelven lesz megtekinthető. Főkönyvi számok - Amennyiben a sortípusok közül a normált választottuk, abban az esetben a táblázatunkban az adott sorhoz tartozó megjegyzés mellett, az ide beírt főkönyvi számhoz tartozó érték fog megjelenni. Megnevezés(idegen) - A táblázatok választásunk alapján megtekinthetőek magyar vagy idegen nyelven is. Amennyiben ebbe a mezőbe írtunk idegen nyelvű szöveget és a listánk készítésekor azt választjuk, hogy idegen nyelven kívánjuk a listát megtekinteni, abban az esetben a listánk idegen nyelven lesz megtekinthető. Hiv.sorsz - Az ide beírt sorszám határozza meg az adott sor táblázatban elfoglalt helyét. Munkánk végeztével válasszuk a <Rendben> gombot, majd ezt követően a <Vissza> gombbal térhetünk vissza a kiinduló képernyőre. 8.4 Főkönyvi törzs részletes lekérdezése Ebben a menüpontban megnézhetjük a főkönyvi törzsben adott időszakban rögzített tételeket havi bontásban, szükség szerint akár egy évnél rövidebb időszakra szűrve is.

93 Listák 88 A Főkönyvi törzs részletes lekérdezése menüpontot választva az alábbi ablakot kapjuk: Ezt az ablakot a <Kilép> gombbal hagyhatjuk el. 8.5 Főkönyvi karton Ebben a menüpontban kaphatjuk meg a könyvelők által, oly sokat böngészett főkönyvi kivonatot. Itt listázhatjuk ki tételesen is az adott főkönyvi számra történt könyvelt gazdasági eseményeket. A Főkönyvi karton menüpontot választva az alábbi ablakot kapjuk:

94 89 Infotéka Kontir Ebben az ablakban néhány kérdésre választ kell adnunk mielőtt listáznánk. Folyamatos nyomtatás akarjuk-e, hogy egymás után következő főkönyvi számokat lapdobás nélkül nyomtassa a program, avagy szeretnénk minden főkönyvi számhoz tartozó tételt külön lapon látni. Minden főkönyvi számot kívánunk-e minden főkönyvi számot listázni, avagy csak azokat, amelyeken volt mozgás. Ha ezt a négyzetet pipával megjelöljük, akkor függetlenül a megjelölt főkönyvi szám intervallumtól az összes főkönyvi számhoz tartozó tételt kilistázza a program. Pénztár bizonylatszám és megjegyzés szerepeljen a listán sok esetben szükséges ahhoz, hogy a bizonylatot megtaláljuk, tudnunk azt, hogy melyik pénztárbizonylaton fizettük ki. Ezt a keresést könnyíti meg számunkra ez a választási lehetőség. Bizonylat azonosító megjelenjen a listán - A könyvelési tételek rögzítése során lehetőség van egyedi gyűjtési szempontok megvalósítására alkalmas bizonylat azonosító felvitelére is. A négyzetbe 'pipát' téve arról dönthetünk, hogy a könyvelési tételek mellett a hozzá tartozó bizonylat azonosítót is szeretnénk látni a főkönyvi kartonunkon. Összevonás bizonylat azonosítóra - Nem ritka az az eset, hogy egy bizonylaton, amelyhez ésszerűen csak egy bizonylat azonosítót rendelhetünk, több külön könyvelendő tétel található, azonban dönthetünk úgy a négyzetbe 'pipát' téve, hogy nem kívánjuk külön-külön látni az egy bizonylat azonosítóhoz tartozó tételeket, hanem megelégszünk a bizonylat azonosítóra összegezett értékével. 8.6 Folyószámla kimutatás Ennél a menüpontnál, a vevői-, szállítói folyószámlákkal kapcsolatos listázásokat tehetjük meg. Fontos megemlíteni, hogy a program késedelmi pótlékot csak adott partnernél csak kiegyenlített követelés után tud számolni, addig nincs is értelme ilyen adatot lekérni!

95 Listák 90 A Folyószámla kimutatás menüpontot választva az alábbi ablakot kapjuk: Itt kell beállítani a listázandó folyószámla kezdő-, és végdátumát. Ebben az ablakrészletben választhatjuk ki, hogy milyen szempont rendezze sorba a programunk a folyószámla tételeit. Itt azt választhatjuk ki, hogy a folyószámlánk vevő vagy szállítói folyószámla legyen Ennél a résznél azt állíthatjuk be, hogy a listázott folyószámla belföldi vagy külföldi partnereinket kell-e hogy tartalmazza. A programunk az általános paramétereknél beállítottak alapján tudja megállapítni, hogy az adott partnerhez tartozó könyvelési tétel belföldi-e vagy külföldi.

96 91 Infotéka Kontir Ebben az ablakrészletben különféle a folyószámla részletezettségét érintő beállítást tehetünk meg. Partnerenként új oldal - Amennyiben a négyzetbe 'pipát' teszünk, minden partnerünk megjelenítése illetve nyomtatása, akit listázásra kiválasztottunk, új oldalon fog kezdődni. Összevonás bizonylat azonosítóra - Amennyiben a négyzetbe 'pipát' teszünk, és korábban bizonylat azonosítót is rögzítettünk a könyvelés során, abban az esetben a listáinkon az adott bizonylatazonosítóhoz tételek összevontan lesznek megjelenítve. (egy bizonylatazonosítóhoz több tétel is rögzítésre kerülhet, például akkor, ha egy számlán több különböző főkönyvi számlára könyvelendő tétel is van!) Deviza kijelzése - Amennyiben a négyzetbe 'pipát' teszünk, a listáinkon, és az adott bizonylathoz deviza érték is lett rögzítve (jellemzően a külföldi vevői és szállítói számlák esetében), abban az eseteben a listáinkon a forintérték mellett a rögzített devizaérték is megjelenítésre kerül. Listázás az archivált folyóból - Amennyiben a négyzetbe 'pipát' teszünk, abban az esetben a listáinkon az archivált folyószámla tételek is megjelennek. A folyószámlák archiválásáról bővebben a Rendezetté vált számlák kipontozása, folyó archiválása menüpontban olvashatunk. Ebben a részben arról dönthetünk, hogy az összes partnerünk folyószámláját át kívánjuk tekinteni, vagy csak a partnereink egy részének, esetleg csak egy adott partnerünknek a folyószámlát érintő tételeit szeretnénk listázni. A mennyiben a kijelölt partnerek beállítást választjuk és a <Partnerek kijelölése> nyomógombra kattintunk, abban az esetben az alábbi ablakot kapjuk. A ki nem választott partnerek közül vihetjük át a jobb oldali ablakba az általunk listázni kívánt partnereket. Ehhez nem kell mást tennünk, csak rá kell kattintanunk az általunk kívánt partnerre, majd

97 Listák 92 a nyíllal jelölt gombra kattintani. Ha mégsem kívánjuk az átvitt partnert listázni, akkor kattintsunk rá erre a partnerre és válasszuk a nyíllal mutatott ikon alatti ikont (másik irányba mutat). A kijelölés befejezése után válasszuk a <Vissza > ikont, ekkor visszatérünk az előző ablakba. Ennél a menüpontnál azt állíthatjuk be, hogy a folyószámlánkat teljesítési időpont vagy könyvelési időpont szeretnénk sorba rendezni. A program képes a folyószámla adatait mind álló, mind fekvő A4-es papír formátumban megjeleníteni. Ebben a részben a két tájolás közül választhatunk. Ennél a résznél a a folyószámlában megjelenítendő adatok körét állíthatjuk be. Összes tétel - Amennyiben a négyzetbe 'pipát' teszünk, abban az esetben a kiválasztott partnerek összes folyószámlás tétele megjelenítésre kerül a listáinkon. Csak a rendezett - Amennyiben a négyzetbe 'pipát' teszünk, abban az esetben a kiválasztott partnerekhez tartozó minden olyan folyószámlás tétel megjelenítésre kerül, amely rendezésre került. (vevőnket megfizettük, szállítónk kiegyenlítésre került) Csak a rendezetlen - Amennyiben a négyzetbe 'pipát' teszünk, abban az esetben a kiválasztott partnerekhez tartozó minden olyan folyószámlás tétel megjelenítésre kerül, amely nem került rendezésre. (vevő még nem került megfizetésre, szállító még nem került kiegyenlítésre) Ebben a képernyőrészletben a Listákról általában fejezetben bemutatott listatípusok között választhatunk. Ha minden beállítást teljeskörűen elvégeztünk, akkor a <Lista> gombra kattintva megkapjuk a kívánt folyószámlát. 8.7 Részletes folyószámla kimutatás A részletes kivonatban a folyószámlán szereplő tételeket listázhatjuk ki, hasonlóan az előző részben tárgyalt kivonathoz. Ez a menüpont annyiban más, hogy itt a könyvelésben rögzített megjegyzés és megnevezés is látható a képernyőn, valamint a köüveteléseket, tartozásokat lejárat szerinti is 'korosíthatjuk', kigyűjthetjük.

98 93 Infotéka Kontir A Részletes folyószámla kimutatás menüpontot választva az alábbi ablakot kapjuk: Tulajdonképpen új elem a Folyószámla kimutatáshoz képest az esedékesség óta eltelt napok beállítási lehetősége, így ebben a részben kizárólag ezt mutatjuk be. Viszonyítás dátuma - Ez a nap, amely a folyószámla fordulónapja lesz, és amelyhez viszonyítva kerülnek megállapításra a lejáratig fennmaradó, vagy a lejárattól eltelt idők. A csak a kiegyenlítéseket listázza - A négyzetbe 'pipát' téve azt állíthatjuk be, hogy kizárólag a lekönyvelt kiegyenlítések jelenjenek meg a folyószámla kimutatáson. (a vegyes naplóból a 'PB' típusú tranzakciók, illetve a pénztár és banki tételek). Az időintervallum beállításával beállíthatjuk a szükséges listázási szempontokat pl nap nap, nap. Amennyiben mind a két érték '0', abban az esetben a programunk figyelmen kívül hagyja a beállításokat.

99 Listák 94 Ha minden beállítást teljeskörűen elvégeztünk, akkor a <Lista> gombra kattintva megkapjuk a kívánt részletezett folyószámlát. 8.8 Számlatükör Ebben a menüpontban a főkönyvi számlatükröt listázhatjuk, az általunk kívánt formátumban és részletezésben. A Számlatükör menüpontot választva az alábbi ablakot kapjuk: Ebbe a képernyőrészletbe írhatjuk be a listázandó számlatükrünk kezdő és végértékét.

100 95 Infotéka Kontir Amennyiben a főkönyvi számlaszámok rögzítésekor adtunk meg idegen nyelvű megnevezést a számlaszámokhoz, ebben a képernyőrészletben dönthetünk arról, hogy magyar vagy idegen nyelven szeretnénk a számlatükrünket megtekinteni. Ebben a képernyőrészletben a Listákról általában fejezetben bemutatott listatípusok között választhatunk. A <Lista> gombbal kérhetjük le az általunk megadott formátumban, és kiválasztott intervallumban a főkönyvi számlatükröt. 8.9 Áfa kimutatás Ebben a menüpontban kérhetjük le az időszaki áfa bevallásunkhoz szükséges áfa analitikát. A program készítői ebben a menüpontban kettős célt tartottak szem előtt. Az első, hogy mindenben megfelejen a kapott kimutatás a hatályos áfa törvény elvárásainak, illetve, hogy ennek elkészítése minél egyszerűbb legyen. Reményeink szerint mind a két célt megfelelően teljesítettük. Az Áfa kimutatás menüpontot választva az alábbi ablakot kapjuk:

101 Listák 96 A megjelenő ablakban az alábbiakat kell elhatároznunk: A Listázandó partnerek vevők vagy szállítók (az hatályos törvény szerint ha áfát akarunk kiutaltatni az Adóhivataltól, akkor a ki nem egyenlített szállítókat vizsgálni kell, ezért, ha a szállítókat választjuk, a program automatikusan hozzáteszi a ki nem egyenlített szállítói listát is, az áfa analitikához) Az Időintervallumnál négy mezőt kell kitölteni Kezdő dátum az áfa bevallási időszak kezdő dátuma Befejező dátum az áfa bevallási időszak záró dátuma Szállítói analitika kezdete a szállítói analitika intervallumának kezdete Bevallás lezárásának dátuma ennek a dátumnak meg kell egyeznie az áfa bevallásra írt elkészítés dátumával, mert ez a dátum is fontos szerepet játszik az előbb említett szállítói tételek vizsgálatánál. A lista sorrendje Áfa kulcs és Áfa gyűjtőkód alapján lehetséges: Ha a szállítót választottuk, akkor válasszuk a 466-os áfa számlaszámot. Megjegyzés is szerepeljen a listán ennél a négyzetnél a pipálással azt választjuk, hogy a könyvelésnél rögzített megjegyzést is kérjük kiíratni az áfa analitikában. (Sokszor megkönnyíti az áttekintést) Amennyiben nem állítunk be mást és a <Lista> gombra kattintunk, abban az esetben hagyományos áfa analitikát kapunk, amely megfelel minden törvényi előírásnak. Amennyiben ennél több információt szeretnénk kapni az áfáról, vagyis szeretnénk a programmal kigyűjtetni a kiegészítő információkat, illetve a külön bontandó sorokat az áfa analitikában is szeretnénk külön látni, akkor kattintsunk az <Áfa analitika paraméterezése> gombra, ekkor az alábbi ablakot kapjuk:

102 97 Infotéka Kontir Ebben az ablakban állíthatjuk be az áfa analitika tovább tagolását: Beállíthatjuk az értékesítés, a beszerzés és a tájékoztató adatok paramétereit, a jobb oldalon megjelenő számlatükörből választva. Új sor ikonra kattintva vihetünk be újabb részletezendő tétel az analitikába Módosít a meglévő tételeinket módosíthatjuk Töröl a nem kívánt részletezést törölhetjük az analitikából Vissza gombra kattintva visszatérhetünk a kiinduló ablakba. A képernyő alsó része Új sor és Módosít ikonokra kattintva aktivizálódik, ott vihetjük be a kívánt részletezés megnevezését és a hozzá tartozó főkönyvi számot majd a <Rendben> gombot megnyomva, letárolhatjuk azt. A kívánt kiválasztások elvégzése után a <Lista> gomb megnyomásával, megkapjuk az áfa analitikát Amennyiben paramétereztünk tájékoztató adatokat is, akkor ezek listázásához válasszuk a <Tájékoztató adatok listázása> gombot. Érdekes lehetőség, példa egy beállítási lehetőségre.

103 Listák 98 Ebben az ablakban azt állítottuk be, hogy az áfa analitikában a programunk a beszerzéshez kapcsolódó készpénzes tételeket külön gyűjtse össze adott áfa kulcson belül. E mellett természetesen az adott áfa kulcs összegzésre is kerül, tehát amellett, hogy könnyebbé vált a pénztárban rögzített számlák áfa tartalmának ellenőrzése, a lista tökéletes alapot fog nyújtani a szükséges áfa bevallás kitöltéséhez Befektetett eszközök Ebben a menüpontban listázhatjuk a befektetett eszközeinket. Megtudhatjuk, hogy eszközeinknek mennyi a nettó értéke. Az itt kapott analitika alapján megvizsgálhatjuk a főkönyvi egyezőséget is. A Befektetett eszközök menüpontot választva az alábbi ablakot kapjuk:

104 99 Infotéka Kontir Ennél a listázásnál el kell döntenünk néhány dolgot: A Lista fajta el kell döntenünk hogy, milyen fajta listát kérünk, Részletes lista az összes, a kiválasztott eszközzel kapcsolatos, eszköz értékét érintő gazdasági esemény listázásra kerül (Jellemzően: aktiválás, felújítás, értékcsökkenés stb.) Összesített lista csak az eszköz bruttó értéke, a halmozott értékcsökkenés és az egyenleg jelenik meg a képernyőn. A listázásra kerülő eszközök kijelölése: A ki nem választott eszközök közül vihetjük át a jobb oldali ablakba az általunk listázni kívánt eszközöket. Ehhez nem kell mást tennünk, csak rá kell kattintanunk az általunk kívánt eszközre, majd a nyíllal jelölt ikonra kattintani. Ha mégsem kívánjuk az átvitt eszközt listázni, akkor kattintsunk rá erre az eszközre és válasszuk a nyíllal mutatott ikon alatti ikont (másik irányba mutat). A kijelölés befejezése után válasszuk a listázáshoz a <Lista> gombot Napló Ebben a menüpontban listázhatjuk le azokat a főkönyvi naplókat, amelyekben gazdasági eseményeket rögzítettünk. Áttekinthetjük a megadott időintervallumon és számlaszámok között a lekönyvelt tételeket. Ez a könyvelési napló megegyezik a korábban kézi könyvelésnél használt kontírlapok tartalmával, csak még annál is bővebb az adattartama, és lényegesen könnyebb a segítségével visszakeresni a könyvelési tételeket. Fontos! Amennyiben szeretnénk a naplónkat költséghely és/vagy költségviselő bontásban is látni, abban az esetben használjuk a Költséghely-költségviselő munkaszám kivonat menüpontot!

105 Listák 100 A Napló menüpontot választva az alábbi ablakot kapjuk: A Listázandó adatok napló megnevezései megegyeznek azokkal a naplókkal, amelyekben rögzítettünk. Amelyik napló megnevezés mellett pipát" látunk, azokat a naplókat fogja listázni a program. Néhány beállításról bővebben: Szűrés fiókra - Amennyiben a négyzetbe 'pipát' teszünk, abban az esetben lehetőség van fiókokra bontva is megjeleníteni a rögzített könyvelési tételeinket. (A fiókokról bővebben a Könyvelés - Pénztár fejezetben) Fiók sorszáma - Amennyiben a Szűrés fiókra négyzetbe 'pipát' teszünk, abban az esetben ide kell beírni, hogy melyik fiók tartalmát szeretnénk a naplószerűen megjeleníteni. A megfelelő kiválasztások elvégzése után válasszuk a <Lista> gombot.

106 Infotéka Kontir Munkaszámos kivonat Ennél a menüpontnál, azokat a tételeket listázhatjuk, amelyekhez megadtunk a bizonylatok rögzítésekor munkaszámot. Ezzel a lehetőséggel bevételeinket, költségeinket felbonthatjuk pld. szervezeti egységekre, így sokkal könnyebbé válik azok elszámoltatása, annak megállapítása, hogy adott szervezeti egység nyereségesen gazdálkodik, avagy veszteségesen termel. Minél teljeskörűbb a tételek 'munkaszámozása', annál részletesebb információkat nyerhetünk az aktuálisan feldolgozott Társaságról. Munkaszámos kigyűjtésre továbbá még a Költséghely, költségviselő, munkaszám kivonat menüpontban is van lehetőség. Ebben a részben kizárólag azokat a funkciókat mutatjuk be, amelyek a Listázás menü tárgyalása során még nem kerültek tárgyalásra. Amennyiben a Munkaszámos kivonat menüpontot választjuk a munkaszámos kimutatás elkészítéséhez, abban az esetben az alábbi ablakot kapjuk: A képernyőn többajta kimutatás közül választhatunk a Listázás fajtái közül:

107 Listák 102 Részletes a megadott főkönyvi szám tartományon belül, a kiválasztott munkaszámokat láthatjuk főkönyvi számonként összesítve. Részletes munkaszámos - a megadott főkönyvi szám tartományon belül, a kiválasztott munkaszámokat láthatjuk főkönyvi számonként és munkaszámonként tételesen. Részletes főkönyvi szám szerint a megadott főkönyvi szám tartományon belül, munkaszámonként láthatjuk a főkönyvi számokat. Munkaszám szerinti napló - a megadott főkönyvi szám tartományon belül, naplónként listázhatjuk a könyvelési tételeket. Speciális főkönyvi kivonat munkaszámonként is elkészíthetjük az eddig megismert speciális kivonatokat. (pld. eredménykimutatás) A megfelelő beállításokat elvégezve válasszuk a <Listáz> gombot. A másik ilyen speciális választás a listázásra kerülő munkaszámok köre. Intervallum - Ez egy tól, -ig típusú kiválasztási lehetőség, tehát a munkaszámtörzsből választhatjuk ki azt a kezdő és záró munkaszámot, amelyek között az összes munkaszámhoz tartozó értéket szeretnénk áttekinteni. Kijelölt munkaszámok - Ebben az esetben a munkaszámok között válogatunk, és csak egyenként választjuk ki listázásra a szükséges munkaszámot, vagy akár többet is Vevő, szállító Ebben a menüpontban azokat a partnereinket és a hozzájuk tartozó könyvelési tételeket tudjuk listázni, akiknek áfát érintő könyvelési tételeik voltak.

108 103 Infotéka Kontir A Vevő, szállító menüpontot választva az alábbi ablakot kapjuk: Ha a Részletes lista melletti négyzetet kipipáljuk", megkapjuk partnereink szerinti felsorolásban az összes köztünk történt áfát érintő (a képernyőn látható esetben az előzetesen felszámított adót tartalmazó könyvelési tételeket) Listázhatjuk az összes partnerünket, illetve választhatunk partnereink közül. Az elvégzett beállítások után válasszuk a <Lista> gombot Árfolyam nyereség, veszteség Ebben a menüpontban tudjuk a Kontír 2000 segítségével kiszámolni a devizás műveleteink során keletkezett árfolyam nyereséget, veszteséget. Nem kell vesződnünk többet a papíron történő számolással. Elég csak ezt a listát kinyomtatni, és máris lehet könyvelni az árfolyam differenciákat.

109 Listák 104 Az Árfolyam nyereség, veszteség menüpontot választva az alábbi ablakot kapjuk: A kapott képernyőn állítsuk be a kívánt időintervallumot, azt, hogy vevőt vagy szállítót kívánunk listázni, határozzuk meg hogy a partnerünk belföldi-e vagy külföldi és válasszuk a <Lista> gombot Vevő, szállító karton Ebben a menüpontban egy speciális keresési lehetőséget kapunk a Kontír 2000 től. Megkereshetjük azon partnereinket, akiknél pld. a következő könyvelési tétel előfordul (T 316- K 931). Megkérdezhetjük azt is a programtól, hogy egy általunk kiválasztott partnernél előfordul-e az adott gazdasági esemény.

110 105 Infotéka Kontir A Vevő, szállító karton menüpontot választva az alábbi ablakot kapjuk: A megkeresni kívánt könyvelési tétel számait a megfelelő mezőbe beleírva, válasszuk a <Lista > gombot, és pillanatokon belül elkészül a kimutatás.

111 Listák Táblázatok Ebben a menüpontban gyakorlatilag bármilyen lista elkészítésére mód nyílik. A Kontír 2000-ben ebben a menüpontban volt a legegyszerűbb a Számviteli törvénynek megfelelő Valós mérleg elkészítése, így azt itt készítettük el. (Azért valós mérleg, mert valóban tartalmazza azokat az átsorolásokat is, amelyekre a mérlegekben pld. a szállító számla Tartozik egyenlege miatt, kötelezve vagyunk). Úgy érezzük, e minta alapján tényleg nagyon könnyűvé válik egyéb, saját igényeinket messzemenően kielégítő kimutatások készítése is. Hatalmas előnye még ennek a listázási módnak, hogy rendkívül gyorsan beállíthatjuk, módosíthatjuk táblázatainkat, anélkül, hogy át kéne lépni valamilyen paraméterezési menüpontban. A Táblázatok menüpontot és a Valós mérleg almenüt választva az alábbi ablakot kapjuk:

112 107 Infotéka Kontir A táblázat létrehozásának folyamata: Minden táblázatnak adhatunk nevet a gomb megnyomásával. A név begépelése után válasszuk a <Tárol> gombot. A táblázatok általában tartalmaznak fejlécet. Ennek megadásához a gombra kell kattintani.

113 Listák 108 A megjelenő ablakban dönthetünk hány oszlop megnevezését kívánjuk látni (maximum összesen 3 oszlopunk lehet). Írjuk be a fehér mezőkbe a kívánt oszlop megnevezést, majd válasszuk a <Tárol> gombot. Visszatérve a főmenüre, megkezdhetjük táblázatunkat tartalommal megtölteni. a meglévő sorunkat módosíthatjuk az éppen aktív sor fölé új sort szúrhatunk be a táblázatba (az aktív sor az, amelyen éppen rajta van a kék csík") az aktív sort törölhetjük újabb sort szúrhatunk be a táblázatunk végére Most pedig lássuk, a megjelenő táblázatokon belüli választási lehetőségeket. A képernyő tetején különböző Sor típusok választhatunk: A Táblázati típusúnál, az alábbi képernyőt kapjuk

114 109 Infotéka Kontir 1. nyíllal jelzett mezőbe írjuk be a sor egyedi azonosítóját (ez nem feltétlenül a sor száma, de a táblázatban csak egy sornak lehet megadni ezt az azonosítót) 2. nyíllal jelzett mezőbe írhatjuk be a sor megnevezését magyar nyelven. 3. nyíllal jelzett mezőbe írhatjuk be a sor megnevezését idegen nyelven 4. nyíllal jelzett mezőkbe állítjuk be a sor tartalmát, milyen számlaszámokat gyűjtsön a táblázat ebben a sorban. 5. nyíllal jelzett gombra kattintva beállíthatjuk a kimutatás betűtípusát. A képletek felépítése: sum('e111';tol;ig) Itt ebben a képletben, azt kérjük, hogy listázza a program a 111-es főkönyvi számla egyenlegét. Kérhetjük még, hogy csak a Tartozik egyenlegét listázza a számlának, akkor sum('t111';tol;ig)-et kell beírnunk. Ha a Követel egyenlegre vagyunk kíváncsiak, akkor a képlet a következőre módosul sum ('K111';tol;ig) A kifejezésben a tól" a listázandó időszak kezdete az ig" pedig az időszak végét jelenti. Ezeket az értékeket a lista indításakor veszi át a kimutatás. A másik fajta képlet, amit láthatunk a táblázatban, az b2-a2 ez azt jelenti, hogy három oszlopunk függetlenül a megnevezésétől a", b" és c" betűkkel van jelölve. Így az egyes nyíllal jelölt mezőben lévő szám és ez a betű egyértelműen meghatároz a táblázatban egy értéket (sor, oszlop), ezáltal ezekkel az értékekkel matematikai műveleteket végezhetünk, összeadhatunk, kivonhatunk, szorozhatunk, oszthatunk. További függvények:

115 Listák 110 Ha(kifejezés;értek1;érték2) Feltételes értékadás. Amennyiben a kifejezés igaz, akkor az érték1, amennyiben nem igaz az érték2 kerül visszaadásra. Példa: ha(sum("e362,e363";0;tol)>0;sum("e362,e363";0;tol);0) Ha a 362 és 363 főkönyvi számok egyenlege nagyobb mint 0, akkor a 362 és 363 számok egyenlegét adja vissza, egyébként nullát Abs(érték) Az érték mező abszolút értékét adja vissza Példa: abs(sum("e911,e912";0;tol)) A következő Sor típus, a Szöveg.Ennél a típusnál csak szöveget kívánunk beszúrni a táblázatba és nem akarunk hivatkozni a főkönyvre. A következő Sor típus a vonal, Ebben az ablakban csak a vonal vastagságát kell beállítanunk. A következő Sor típus a Fejléc

116 111 Infotéka Kontir Ebben a fajta sorban íratjuk ki a ikonnal bevitt fejléc adatokat, tehát, ha látni akarjuk, a fejlécet a kimutatásunkon, akkor a táblázatunk első sorában feltétlenül szerepeltessünk egy ilyen típusú sort. Következő Sor típusunk a Lapdobás Ezzel a sor típussal kezdhetünk új oldalt táblázatunkban. Következő Sor típusunk a Nem nyomtatandó sor Ez a fajta sortípus egy speciális sortípus, tulajdonságai gyakorlatilag megegyeznek a táblázati soréval. Ez a fajta sortípus nem fog megjelenni a listáinkon, azonban kiválóan használható például olyan megjegyzések beszúrására, amelyek a későbbiekben a saját munkánkat megkönnyíthetik. De lehet például olyan mellékszámításokat is végezni ilyen sorban, amit nem feltétlenül akarunk listázni, azonban a végeredményhez szükséges lehet az elvégzésük. Bármelyik Sor típust is választottuk, a sor lezárásaként válasszuk a <Tárol> gombot. A fő képernyőre visszatérve nincs más hátra, válasszuk a <Lista> gombot munkánk eredményét

117 Listák 112 megnézni. Ebben az ablakban meghatározhatjuk nyomtatásunk tulajdonságait. Választhatunk ezer forintra kerekítést, ez nagyon jó lehet mérlegkészítésnél is, hiszen ott kötelező az ezer forintra kerekítés. Célszerű lehet ez a választás akkor is, ha nagyon nagy összegekkel kell dolgoznunk és szeretnénk áttekinthetőbbé tenni kimutatásunkat. Beállíthatjuk a margókat, de célszerű megtartani a felajánlott beállítást. Amennyiben HTML formátumban szeretnénk eltárolni a valós mérlegünket, és látni akarjuk a képernyőn is a fájl tartalmát, akkor ne felejtsük el bejelölni a HTML megjelenítő behívása négyzetet Amikor elvégeztük, illetve elfogadtuk a beállításokat, válasszuk a <Rendben> gombot Adatrögzítési statisztika Napjainkban az élőmunka a egyik legdrágább termelési tényező, így komoly súlyt kell fektetnünk a munkaidő minél jobb kihasználására. Fontos lehet könyvelőirodáknál az ügyfelekkel történő elszámoláshoz annak ismerete, hogy mennyit dolgozott az adott cég könyvelésén a könyvelő, az adott felhasználó. Ehhez ad hatékony segítséget ez a menüpont.

118 113 Infotéka Kontir Az Adatrögzítési statisztika menüpontot választva az alábbi ablakot kapjuk: Két fajta kimutatás elkészítésére van módunk ebben a menüpontban: Időszaki kimutatás - Ennél a választásnál a munkaidőalap hasznosulását tekinthetjük, a könyvelésre fordított időt kapjuk eredményként. Rögzítési kimutatás naplónként - Ennél a listázási lehetőségnél a könyvelési naplókba rögzített tételek számát tekinthetjük át naplónként. Ebben az ablakban kiválaszthatjuk a számunkra fontos információkat és a <Lista> gombra kattintva megkapjuk a kívánt adatrögzítési statisztika listát.

119 Listák Költséghely, költségviselő, munkaszám kivonat Napjainkban a gazdasági verseny soha nem látott mértékével szembesülhetnek a vállalkozások. Ennek következtében a Társaságok egyre 'költségérzékenyebbek', illetve egyre nagyobb fontosságot kap a vállalkozások életében a végzett tevékenységek minél részletesebb elemzése. Az elemzéshez információk szükségesek a gazdálkodásról, amelyet elsősorban a könyvelésből nyerhetünk. Sok esetben a főkönyvi számlatükör továbbrészletezése már nem tud elegendő mennyiségű és megfelelő minőségű információt szolgáltatni a vezetés számára kézi kigyűjtések nélkül. Ezekben az esetekben szükséges lehet további csoportosítási szempontok megadása is. Ilyen csoportosítás a munkaszámra illetve a költséghely-költségviselőre gyűjtés. Programunkban ezeket a gyűjtési szempontokat a bizonylat rögzítése során hozzárendelhetjük az adott könyvelési tételhez, kontírszámhoz. Ez által gyakorlatilag érdemi többletmunka nélkül, fantasztikus elemzési lehetőségekhez juthatunk. Ebben a menüpontban a könyvelés során a tételekhez rögzített munkaszámok, illetve költséghelyköltségviselőkből nyerhető listák elkészítésével ismerkedhetünk meg. A Költséghely, költségviselő, munkaszám kivonat menüpontot választva az alábbi ablakot kapjuk:

120 115 Infotéka Kontir Az ablak működése első pillantásra összetettnek látszik azonban a gyakorlatban nagyon gyorsan bele tudunk tanulni a használatába, és szinte minden információt rendkívül rövid idő alatt kinyerhetünk a menüpont segítségével, amelyre szükségünk lehet. Ebben a fejezetben is, mint korábban már többször a jobb áttekinthetőség végett kizárólag azokat az ablakrészeket mutatjuk be, amelyeket korábban még nem tárgyaltunk. A programunkban 5 különböző fajta lista készíthető a korábban már rögzített munkaszámok, költséghelyek és költségviselők alapján. Még mielőtt azonban a listákat részletesen bemutatnánk fontos megemlíteni, hogy a listákon megjelenő adatok sorrendje a Csoportosítás mezőnél beállítottak szerint képződik, így a két beállítást,kiválasztást mindig együttesen kell elhatározni és végrehajtani! A példánbkban a munkaszám-költséghely-költségviselő csoportosítást vesszük alapbeállításnak! Részletes - Ez a lista egy speciális főkönyvi kivonatot készít a számunkra, amely főkönyvi kivonat minden olyan adatot összesítve fog számunkra megmutatni, melyeket a listázandó adatok köre, illetve az intervallumok beállítása során kiválasztottunk. (Lásd minta listakép). Részletes felbontással - Ez a lista egy speciális főkönyvi kivonatot készít a számunkra, amely főkönyvi kivonat minden olyan adatot részletesen fog számunkra megmutatni, melyeket a listázandó adatok

121 Listák 116 köre, illetve az intervallumok beállítása során kiválasztottunk. A gyakorlatban ez azt jelenti, hogy a csoportosítás meghatározása során kiválasztott listasorrenben láthatjuk minden főkönyvi számnál a hozzá rögzített munkaszámot, költséghelyet, illetve költségviselőt. (Lásd minta listakép) Részletes főkönyvi szám szerint - Ez a lista azt mutatja meg számunkra részletesen főkönyvi számonként, hogy adott kiválasztás, mely főkönyvi számokra teljesül. Ez azt jelenti, hogy ha például azt a csoportosítás választjuk, hogy munkaszám-költséghely-költségviselő, akkor megtudhatjuk adott például 1-es munkaszám, 1-es költséghely és 1-es költségviselő a főkönyvi számok mely köréhez és milyen értékben lett rendelve. (Lásd minta listakép) Főkönyvi szám szerint - Ez a lista azt mutatja meg számunkra összevontan, értékben, hogy adott kiválasztás, mely főkönyvi számokra teljesül. Ez azt jelenti, hogy ha például azt a csoportosítás választjuk, hogy munkaszám-költséghely-költségviselő, akkor megtudhatjuk adott például 1-es munkaszám, 1-es költséghely és 1-es költségviselő milyen összegben lett főkönyvi számokhoz rendelve. (Lásd minta listakép) Napló - Ez a napló tulajdonképpen a klasszikus főkönyvi napló annyiban továbbfejlesztett változata, amennyiben lehetőség van benne arra, hogy a kiválasztott listázandó adatok és a hozzá kiválasztott csoportosítás szerinti sorrendben tekinthessük át a rögzített könyvelési adatainkat. (Lásd minta listakép) Korábban e fejezetben már többször említettük, hogy minden listánk végső tartalmát és rendezettségét nagyban befolyásolja a listázandó adatok körének kiválasztása és a szükséges csoportosítás kiválasztása. A négyzetekbe 'pipát' téve arról dönthetünk, hogy a csoportosítési szempontok közül melyet vagy melyeket kívánunk használni a kimutatásaink elkészítése során. Dönthetünk úgy, hogy csak egyet választunk ki, de kiválaszthatjuk akár az összeset is. Láthatjuk, hogy több csoportosítási szempont közül választhatunk. Általános szabály arra nézve nincs, hogy melyik cégnek milyen csoportosítás lesz a megfelelő, ez mindig elsősorban a cég vezetése által elvárt információs igénytől függ. Találkoztunk már olyan például olyan céggel is, aki gyakorlatilag az összes szempont szerint elkészítette a kimutatásokat és minden kimutatásnak értékelhető eredménye volt a számára. A továbbiakban már csak a listázandó adatok körét, intervallumát kell beállítani (a kiválasztás módjáról bővebben a Pénztár fejezetben olvashatunk), majd a <Listáz> gombra kattintva elkészíthetjük a kívánt

122 117 Infotéka Kontir kimutatást. Fontos! A listák összetettségüknél és lehetséges méretüknél fogva kizárólag Adobe Acrobat Reader programmal olvasható, úgynevezett pdf formátumban készíthetőek el. Amennyiben az Ön gépén ez az ingyenesen beszerezhető program nincs telepítve kérjük telepítse fel az Infotékától kapott telepítő Cd-lemezről! Ellenkező esetben a lista nem fog megjelenni a képernyőn! Listakép-részletes Listakép-részletes felbontással

123 Listák Listakép-részletes főkönyvi szám szerint Listakép-főkönyvi szám szerint 118

124 119 Infotéka Kontir Listakép-napló 8.19 SQL lekérdezések A Kontír 2000 Win32-es program a legtöbb, a mindennapi gyakorlatban felmerülő könyvelési feladat elvégzésére fel lett készítve. Azonban az Infotéka Support (ügyfélszolgálat) munkatársai szoktak találkozni olyan egyedi listázási igényekkel, amelyek valójában csak egy adott cégre, vállalkozásra jellemzőek, így ezeknek az igényeknek a programba való beépítése általában nem indokolt, feleslegesen bonyolítaná több olyan listával, lekérdezéssel a program kezelhetőségét, áttekinthetőségét amelyek az összes többi felhasználó számára érdektelen lenne. Azonban a program fejlesztőinek elkötelezettsége az iránt, hogy az Infotéka programokat használók számára a kézi úton végzett manuális kigyűjtéseket, listakészítéseket a lehető legcsekélyebb mértékűre szorítsa, egy új menüpont, egy új programba épített listázási lehetőség beépítését eredményezte. Ez a menüpont az SQL lekérdezések menüpont lett. Ennek a menüpontnak a segítségével az Infotéka munkatársai gyakorlatilag bármilyen olyan kimutatást el tudnak készíteni az ügyfél igényei alapján, amelyhez kapcsolódóan a főkönyvön adat került rögzítésre! Az SQL egy világszabványú lekérdező programozási nyelv. Azonban a program felhasználóinak nem kell ezt a nyelvet megtanulnia, kizárólag azzal kell megismerkednie, hogyan lehet ezeket az apró programocskákat 'futtatni', elindítani! Jelenleg az Infotéka honlapjáról a program regisztrált felhasználói le tudják tölteni azt a kis programocskát, aminek segítségével, és ennek a menüpontnak a használatával azt ellenőrizhetik, hogy nem rögzítettek-e egy adott bizonylatot kétszer a Kontír 2000 Win32-es programban. Ennek a programocskának a segítségével fogjuk áttekinteni a menüpont működését.

125 Listák Az SQL lekérdezések menüpontot választva az alábbi ablakot kapjuk: 120

126 121 Infotéka Kontir Utasítások választófül Ebben a fejezetben az fülllel választható ablakot mutatjuk be. Az ablakban három jól elkülöníthető részlet található. Feladat (1) - Az 1. számmal jelölt területen mindig azt a feladatot választhatjuk ki amelyiket el szeretnénk végezni. Egy feladat állhat egy vagy több utasításból, melyek közül vagy az összeset futtathatjuk a képernyőn lévő utasítások sorrendjében, vagy kizárólag egyet, az aktív utasítást, amely inverz módon van megjelenítve. Tehát a windows alapbeállítását használva, az éppen végrehajtásra kiválasztott utasítás megnevezése kék háttérben fehér betűvel látszik. Ez az ablakrészlet a menüpont használata során állandóan változatlan, tehát kizárólag a 2. és 3. számmal jelzett területek változnak a választófülek közötti váltásokkor es ablakrészlet Az 1. ablakrészlethez hat ikon tartozik. Általában a felhasználók számára elegendő az import funkció használata, de a teljesség kedvéért bemutatjuk a többi ikon használatát is. - A gombra kattintva új feladatot hozhatunk létre. Ez a feladat gyakorlatilag egy gyűjtőmappa, melybe utasításokat lehet írni, elrendezni. Minden SQL utasítást feladathoz kell rendelni, tehát mielőtt utasítások írásába kezdenénk, először egy feladatot kell létrehoznunk. A gombra kattintva az alábbi ablakot kapjuk:

127 Listák 122 Az ablakba írjuk be a feladat (gyűjtőmappa) választott nevét, illetve a választott feladat (gyűjtőmappa) várható tartalmára vonatkozó rövid leírást, majd válasszuk a <Tárol> gombot - A megjelenő ablakban módosíthatjuk az aktív (kék háttérben fehér betű) feladat (gyűjtőmappa) választott nevét, illetve a választott feladat (gyűjtőmappa) várható tartalmára vonatkozó rövid leírást. - Az előbbiekben említett feladatok (gyűjtőmappák) közül az az aktív (kék háttérben fehér betű) feladatot (gyűjtőmappát) törölhetjük, feltéve, hogy az adott feladathoz tartozó összes utasítást és konstansot ezt megelőzően kitöröltük. - Az Infotéka Kontír 2000 Win32 program legtöbb felhasználója számára valószínűleg ez az ikon lesz a legfontosabb. Ennek a nyomógombnak a segítségével már előre elkészített SQL programokat olvashatunk be a programunkba. Az előre elkészített progrmfájlok formája a példánkban: tétel duplázás.xpf (a kiterjesztés mindig.xpf) A gombra kattintva az alábbi ablakot kapjuk:

128 123 Infotéka Kontir Keressük meg a windowsban szokásos módon a kívánt sql-t tartalmazó fájlt, esetünkben a tetel duplazas.xpf fájlt, majd kattintsunk a <Megnyitás> gombra. A kattintás után azonnal megjelenik a képernyőn a feladatok (1) között a Duplázás elnevezésű feladat, melyet azonnal használatba is vehetünk.

129 Listák Amennyiben mi is írunk speciális feladatokra SQL lekérdezést, abban az esetben mi is készíthetünk, ennek a nyomógombnak a használatával.xpf kiterjesztésű fájlt, amit szükség esetén más felhasználókkal is megoszthatunk. - A nyomógombra kattintva elhagyjuk a menüpontot es és 3-as ablakrészlet A 2. ablakrészlethez csak két látható nyomógomb tartozik, azonban ha az egérrel a képernyőterületre állunk, majd ezt követően az egér jobb gombját lenyomjuk, akkor megjelenik a képernyőnkön egy

130 125 Infotéka Kontir további választómenü. Hozzáadás - Az aktuálisan kiválasztott (kék háttérben fehér betű) feladathoz, újabb utasítást adhatunk meg. A választási lehetőségre kattintva az alábbi ablakot kapjuk: Az ablakba be kell írni az új utasítás általunk elvárt nevét és az utasításnak az aktuálisan kiválasztott feladathoz tartozó utasítások közötti sorszámát. Ezután kattintsunk a <Mentés> gombra. Az eltárolás után az SQL utasítás megjelenik a 3. ablakrészben is, melyben már a végrehajtandó SQL utasítás jelenik meg. Ez csak akkor tér el az utasítás leírásától, ha az utasításban konstansra is hivatkoztunk. Az utasítás a 2. képernyőrészen az alábbi formában jelenik meg. A sorban láthatjuk az előbb megadott utasítás megnevezését, illetve egy rövid részletét a

131 Listák 126 kívánt SQL utasításnak. Továbbá látható még két jelölőnégyzet, melyek az alábbi célt szolgálják: - A négyzetbe 'pipát' téve azt választjuk, hogy az SQL utasítás eredménye a futtatás után megjelenjen a képernyőn. - A négyzetbe 'pipát' téve azt választjuk, hogy a programunk, hozzon létre egy önálló, ideiglenes adatbázis fájlt. Ennek különösen akkor van jelentőssége, ha több utasítást szeretnénk egymás után futtatni, és az egymást követő utasításoknak szüksége van az előző utasításokban kapott eredményekre. Amennyiben a négyzetbe 'pipát' teszünk, abban az esetben ki kell tölteni az alábbi mezőt is: Módosítás - A gombra kattintva az aktuálisan kiválasztott (kék háttérben fehér betű) utasítás elnevezését, az utasítás sorszámát, illetve az utasítás leírását módosíthatjuk. Az utasítás leírását egy másik módon is megváltoztathatjuk. Ha a 3. ablakrészletben az egérrel a képernyőterületre állunk, majd ezt követően az egér jobb gombját lenyomjuk, akkor megjelenik a képernyőnkön egy választási lehetőség: Az utasításainkat. lehetőséget választva egy külön szerkesztő képernyőn módosíthatjuk a SQL Törlés - A gombra kattintva az aktuálisan kiválasztott (kék háttérben fehér betű) utasítást törölhetjük. Csoportos törlés - Erre az ikonra kattintva, az aktuálisan kiválasztott (kék háttérben fehér betű) feladathoz (gyűjtőmappához) tartozó összes utasítás törlésre kerül. Mint már korábban említettük a 2. képernyőrészletben két nyomógomb is található, ezek működése a következő: Mind a két gomb az utasítások végrehajtását indítja el. - Erre az ikonra kattintva az aktuálisan kiválasztott (kék háttérben fehér betű) utasítás hajtódik végre. - Erre az ikonra kattintva, az aktuálisan kiválasztott (kék háttérben fehér betű) feladathoz (gyűjtőmappához) tartozó összes utasítás végrhajtásra kerül, abban a sorrendben, ahogy az Utasítások létrehozásánál megadtuk Konstansok választófül Ebben a fejezetben a fülllel választható ablakot mutatjuk be.

132 127 Infotéka Kontir Ebben a menüpontban a programhoz lehetőség van úgynevezett konstansok megadására, aminek a segítségével, a gyakran változó bemenő értékek (például tárgyév) miatt nem kell folyamatosan beleírni az SQL programba, elegendő a konstansok értékét változtatni. - A nyomógombra kattintva új konstanst adhatunk meg a programunkban. A gombra kattintva az alábbi ablakot kapjuk:, Az ablakba a Miről mezőbe mindig a konstans elvárt megnevezését kell írni {}-es zárójelek közé írva (például {ev}), míg a Mire mezőbe a konstanshoz tartozó számértéket kell beírni. Amennyiben az SQL utasításokat úgy írtuk meg, hogy konstansokat is tartalmaznak, abban az esetben elegendő például másik tárgyév adatainak a listázásakor kizárólag a konstans Mire értékét megváltoztani. - A nyomógombra kattintva az aktuálisan kiválasztott (kék háttérben fehér betű) konstans értékeit változtathatjuk meg. Ittvan lehetőség például az előbb említett Mire érték

133 Listák 128 megváltoztatására is. - A nyomógombra kattintva az aktuálisan kiválasztott (kék háttérben fehér betű) konstans törlésre kerül Feladat leírás választófül Ebben a fejezetben a fülllel választható ablakot mutatjuk be. A feladathoz leírás elkészítése nem kötelező, az SQL programunk e nélkül is kiválóan fut. Azonban, ha több SQL programunk is lesz a későbbiekben, akkor az ide beírt rövid szöveges magyarázat könnybbé teheti az eligazodást köztük Excel kapcsolat Ahogy már az előző bekezdésben is leírtuk, a Kontír 2000 Win32-es program minden, egy főkönyvtől elvárható feladatra fel lett készítve. Abban is egyetértettünk,hogy gyakran előfordulhat azonban olyan helyzet, információigény, melyet a beépített listák használatával, további manuális munka nélkül nem tudunk előállítani. Az előző részben az SQL lekérdező nyelv használatának információbővítő lehetőségeit mutattuk be. Azonban úgy gondoljuk, hogy minden bizonnyal többen vannak a felhasználóink között, akik az Ms Excel táblázatkezelő programot magabiztosabban kezelik, mint az SQL nyelvet. Ezen ügyfeleink számára készült ez a menüpont. Ennek a lehetőségnek a használatához, elegendő alapszintű ismeretekkel rendelkeznünk az MsExcel programról. A menüpont segítségével lehetővé válik, hogy minden olyan adatot, amelyet eddig a főkönyvi kivonat lekérése után kézzel kellett átírnunk az Excel tábláinkba, a továbbiakban a programunk írja át helyettünk az előre elkészített Excel táblánk megfelelő cellájába/celláiba. Ebben a részben azt mutatjuk be, hogy miképpen használhatjuk ki ezt a hatékonyságnövelő és egyben időtakarékos lehetőséget.

134 129 Infotéka Kontir Az Excel kapcsolat menüpontot választva az alábbi ablakot kapjuk:

135 Listák 130 Időszak év, hónaptól - hónapig - Ezekben a mezőkben állíthatjuk be azt az időintervallumot, amelyre vonatkozóan az excel táblába az adatok átadása történik Számolás után az Excel indítása - A négyzetbe egérrel 'pipát' téve arról dönthetünk, hogy a programunk a lista elkészítésével egy időben nyissa meg számunkra az excel programot is, hogy jobban láthassuk az elkészült kimutatást! Amennyiben nem teszünk 'pipát' a négyzetbe a kimutatásunk akkor is elkészül, de ki külön el kell indítanunk az excelprogramot ahhoz, hogy megtekinthessük a kimutatást. Ebben az ablakban azokat a kimutatásainkat (paraméter sorainkat) látjuk, amelyeket valamilyen excelbe átaadandó adat, vagy adatok sorát tartalmazzák. Ezek az úgynevezett kimutatások egyfajta gyűjtőmappa szerepét töltik be. Ezekhez a gyűjtőmappákhoz rendelt képletek tartalmazzák azt, hogy pontosan melyik előre elkészített excel tábla melyik munkalapjára, a kiválasztott munkalapon belül pedig melyik sorba és oszlopba kerüljön a képletben szereplő főkönyvi szám (a képlet felépítését a későbbiekben részletesen bemutatjuk). Mindig azzal a gyűjtőmappával dolgozunk (az az aktív), amelyiken a kék csík áll. (ilyenkor a betű színe fehérre vált). gomb lenyomására, az összes az aktív (kék háttérben fehér betű)kimutatáshoz (paraméter sorhoz) tartozó képlet lefut, létrejön a kívánt excel fájl. - A gomb használatával törölhetjük az aktív (kék háttérben fehér betű) kimutatásunkat a képernyőről! A törlés után a későbbiekben nincs mód a kimutatás visszaállítására, tehát jól gondoljuk meg mielőtt egy kimutatást kitörlünk! - A <Bővít> gombnál leírtak alapján felvitt adatok módosítására van lehetőség a gombra kattintva.

136 131 Infotéka Kontir - Új kimutatást (paraméter sort) hozhatunk létre. A gombra kattintva az alábbi ablakot kapjuk: Azonosító - Egy általunk választott tetszőleges azonosítót kell ide beírni! Két egyforma azonosítót tilos megadni! Megnevezés - A jobb érthetőség végett az azonosítóhoz egy rövid ismertető szöveget is írhatunk. Excel fájl - Az ikonra kattintva írjuk be az excel fájl kívánt elnevezését<tárol> gombra. - A képletek hordozzák azt az információt, hogy a gombnál létrehozott excel tábla, melyik munkalapjára, annak melyik cellájába, melyik főkönyvi szám melyik értékét (Tartozik, Követel, Egyenleg) kívánjuk beírni.

137 Listák Módosít - A gombra kattintva az aktuális, aktív (kék háttérben fehér csík) képlet beállításai változtathatjuk meg. Töröl - A gombra kattintva az aktuális, aktív (kék háttérben fehér csík) képletet törölhetjük. Bővít - A gombra kattintva egy új képletet adhatunk meg. A gombra kattintva az alábbi ablakot kapjuk: 132

138 133 Infotéka Kontir Munkalap - A <Bővít> gombbal létrehozott excel tábla munkalapjai közül választhatjuk ki azt a munkalapot, amelyikbe az adatot át szeretnénk rakni. Sor - Ebbe a mezőbe a célcella sorát kell beírni. Oszlop - Ebbe a mezőbe a célcella oszlopát kell beírni. A képlet kiértékelésekor milyen hatókörrel rendelkezik a bejegyzés Képlet - Ebbe a mezőbe azt a képletet kell beírni, amelynek eredményét szeretnénk átadni az előbbiekben kijelölt excel táblába. A képletek formája és felépítése megegyezik a Táblázatok fejezetben leírtakkal - Nagy bonyolultságú (sok képletet tartalmazó) kimutatásaink esetében előfordulhat az az eset, hogy szükségünk van egy a már meglévő kimutatásától csak néhány képletében eltérő kimutatásra is. Ebben az esetben a <Dupláz> gombra kattintva lemásolhatjuk az aktív (kék háttérben fehér betű) kimutatás tartalmát egy másik néven. Az így létrejött kimutatást elég csak a szükséges mértékben módosítani, és nem kell az egész kimutatást az elejétől létrehozni. - Felhasználóink jelentős része általában több cég könyvelését is végzi az Infotéka KontírW32-es programmal. Ennek a lehetőségnek elsősorban az ő esetükben van jelentőssége. A gomb lenyomásával arra nyílik lehetőség, hogy az aktuálisan könyvelt cégnek elkészített kimutatást más ügyfelü(ei)nk számára is elérhetővé tegyük. Tehát nem kell a másik cégnél újra létrehozni a már egyszer valamelyik ügyfélnek létrehozott kimutatást, elegendő elkészíteni egy exportállományt a már elkészült kimutatásról, melyet bármely másik Kontír W32-vel könyvelt cég képes beolvasni. A gombra kattintva az alábbi ablakot kapjuk:

139 Listák 134 A megjelenő ablakban állítsuk be, hogy az összes kimutatásunkat (paraméter sorunkat) akarjuk-e exportálni, vagy kizárólag az aktív,aktuális kimutatásunkat (paraméter sorunkat). Miután ez kiválasztottuk, akkor kattintsunk a floppy kattintsunk a <Rendben> gombra. ikonra, írjuk be az export fájl kívánt elnevezését, majd - Az előbbi gombnál leírt módon elkészített export fájlt olvashatjuk be a menüpont segítségével. - A gombra kattintva elhagyjuk a menüpontot Bolti kiskereskedelmi áfa Az üzletek működéséről szóló jogszabály alapján bolti kiskereskedelmi tevékenységet folytató vállalkozó jogosult arra, hogy e tevékenysége tekintetében a fizetendő adót egy különleges adózási mód segítségével határozza meg. Ennek a lehetőségnek a használatára biztosít lehetőséget ez a menüpont. Bővebben erről a lehetőségről, az áfa törvény 5. számú mellékletében olvashatunk.

140 Fejezet IX

141 Grafikus kimutatások 9 Grafikus kimutatások 9.1 Grafikus kimutatások 136 Ez a fejezet egy rendkívül látványos, az utóbbi időkben a gazdasági elemzéseknél egyre komolyabb szerepet játszó kimutatási formáról - amelyet természetesen a programunk is tud készíteni - fogunk beszélni. Ez a kimutatás, a grafikus kimutatás, amely rendkívül egyszerűvé teszi folyamatok áttekintését és ezért hatékonyabbá munkánkat. Például szembeállíthatjuk egymással bevételeinket és költségeinket és ráfordításainkat és ezáltal láthatóvá tehető gazdálkodásunk eredménye, esetleges vesztesége. Ezt a menüpontot közvetlenül a fő menüsorról érhetjük el, szemben az eddig megismert legördülő menükkel. Ez azért van így, mert úgy hisszük, hogy a felhasználók legalább olyan hasznosnak fogják tartani ezt a lehetőséget, mint amilyen lelkesedéssel a program fejlesztői ezt megalkották. Ezért szerettük volna, hogy minél egyszerűbben, gyorsabban lehessen elérni e menüpontot. A Grafikus kimutatások menü/menüpontot választva az alábbi ablakot kapjuk: Ez az ablak két részből áll. 1. ablakban a függvény megnevezését állíthatjuk be, kiválaszthatjuk a függvény típusát (vonal-, oszlop-, kör diagramm), és megadhatjuk a koordináta tengelyek feliratait. Töröl eltávolíthatjuk a már fölöslegessé vált grafikus kimutatásunkat.

142 137 Infotéka Kontir Módosít megváltoztathatjuk a már meglévő grafikonunk beállításait Bővít új grafikont hozhatunk létre Lássuk az új grafikon létrehozását A tárolt lista neve ezt a nevet kötelező megadni, ez lesz az új grafikonunk neve. Fejléc a jobb érthetőség véget szoktunk a listánknak címet adni, ezt lehet beírni ebbe a mezőbe. X tengely felirata a vízszintes tengely megnevezését írhatjuk ide. Y tengely felirata a függőleges tengely feliratát írhatjuk ide. Grafikon típusa itt adhatjuk meg az új grafikon típusát (oszlop-, vonal-, kör diagramm) Rácsozás a rácsozás felirat melletti négyzetbe pipát" téve segédrácsot kérhetünk grafikonunkra, ami segít pontosabbá tenni az értékek leolvasását. A beállítások elvégzése után válasszuk a <Tárol> gombot. 2. ablakban a függvény tartalmát, hivatkozásait adhatjuk meg. Itt közöljük grafikonunkkal, mely főkönyvi adatokat szeretnénk grafikusan ábrázolni. Töröl eltávolíthatjuk a már fölöslegessé vált függvényoszlopainkat Módosít megváltoztathatjuk a már meglévő függvényoszlopaink beállításait Bővít új függvényoszlopot hozhatunk létre

143 Grafikus kimutatások 138 Felirat ebben a mezőben oszlopunknak nevet adhatunk Képlet a képlet arra a főkönyvi számra hivatkozás, amelyet ábrázolni szeretnénk. Akit bővebben érdekel, a képlet magyarázata, az megtalálja a 6.fejezetben a Táblázatok leírásánál. Szín az ikonra kattintva megváltoztathatjuk az oszlop színét, az általunk választott színekre. A szükséges mezők kiválasztása, és a színbeállítás elvégzése után válasszuk a <Tárol> gombot, és ezzel visszatérünk a főmenüre. Most pedig listázzuk a képernyőre, vagy nyomtassuk ki amit beállítottunk: 1. Adjuk meg azt az időszakot, amelyet grafikonunkkal ábrázolni szeretnénk. 2. Majd ezt követően válasszuk ki, hogy képernyőre kívánunk nyomtatni vagy WMF fájlba. A WMF fájl, egy olyan képforma, amelyet bármely grafikus Windows alkalmazás elfogad képként. Tehát például szeretnénk a grafikonunkat az időszaki pénzügyi jelentésünkhöz csatolni, akkor válasszuk ezt a formát (ennél a választásnál listázáskor nem jelenik meg a képernyőn a kép.) A szükséges beállítások elvégzése után válasszuk a <Lista> gombot és máris kész a grafikonunk.

144 Fejezet X

145 Tools rendszerek 10 Tools rendszerek 10.1 Archív adatok karbantartása 140 Amikor a bizonylatok rögzítésével végeztünk, a könyvelési tételeket letároljuk a főkönyvre. Ennél a menüpontnál van lehetőség ezeknek a letárolt adatok közül néhánynak az utólagos módosítására. Az Archív adatok karbantartása menüpontot választva az alábbi ablakot kapjuk: A menüpont kiválasztása után, a Könyvelés menüpontban megismert rögzítési képernyő jelenik meg előttünk. A különbség csupán annyi, hogy a naplók alatt láthatóak a főkönyvön letárolt tételek. Figyelem! Amely naplónál a könyvelésnél főkönyvi számot kellett beírni (pld pénztár), azt itt is meg kell tenni és csak ezután jelennek meg az archivált tételek. Fontos megemlíteni, hogy a főkönyvi adatok közül csak a bizonylat azonosító, a bizonylatszám, a pénztárbizonylat szám, a hivatkozási szám és a megjegyzés rovat módosítható az archív állományban! Lehetőség van még továbbá ebben a menüpontban a munkaszám, a költséghely és a költségviselő utólagos hozzárendelésére, illetve módosítására is. Minden más esetben a megváltoztatni kívánt tételt ellenkönyveléssel javítani, vagy törölni, és ezt követően újra rögzíteni szükséges! A megjelenő alsó ablakban kattintsunk a módosítani kívánt sorra, azon a soron megjelenik a "kék csík", ezután kattintsunk a <Módosít> ikonra, majd a szükséges módosításokat elvégezve, munkánkat fejezzük be a <Tárol> ikonnal.

146 141 Infotéka Kontir Az Áfa gyűjtőkód módosításakor a mezőbe lépve az alábbi képernyőt fogjuk látni: A gyűjtőkód kereséséhez használható a csúszka, illetve a le-fel nyíl. Amikor a megfelelő kódon áll a kék jelölés, kattintsunk a majd a módosítás véglegesítéséhez a gombra. A képernyő jobb felső sarkában keresést végezhetünk egy adott mezőre vonatkozóan. Válasszuk ki a keresésben részt vevő mezőt, majd írjuk be a keresési értéket és kattintsunk a mellette lévő gombra. Ha programunk talál a megadott szempont szerint tételt, akkor rááll a sorra amelyikben legelőször találja meg a keresett értéket. A gomb újabb megnyomásával programunk tovább keres az állományban. Amennyiben nem talál több olyan értéket, amit keresünk, akkor ezt jelzi a felhasználónak Naplózott törlés Felhasználóink részéről az évek során rendszeresen igényként merült fel, hogy nem szeretnének minden tételt ellenkönyveléssel javítani, e helyett inkább kitörölnék a hibásan rögzített tételt, majd ezt követően újra rögzítenék. A programunkban erre a célra szolgál a naplózott törlés funkció. Ez a lehetőség egyrészt kitörli a főkönyvi kimutatásokból a hibásan rögzített tételt, másrészt lehetőséget biztosít arra, hogy a törlés során naplózzuk a törlés okát, illetve a későbbiekben visszakereshessük a törölt tételt. - a gombra kattintva az alábbi ablakot kapjuk: A fehér mezőbe beírhatjuk a törlés okát, majd a <Rendben> gombra kattintva, egy ellenőrző kérdést követően, végrehajtódik a törlés. Törlési napló - A napló szövegre kattintva, a napló időintervallumát meghatározva, megkapjuk a kiválasztott időszakban törölt tételek listáját, és amennyiben rögzítettünk hozzájuk megjegyzéseket, abban az esetben a törölt tételekhez kapcsolódó megjegyzések is megjelennek a kapott listán.

147 Tools rendszerek Rendezetté vált számlák kipontozása, folyó archiválása A menüpont célja, hogy a rendezetté vált tételek jelölést kapjanak az adatbázisban. A könyvelés során, amikor a hivatkozási számnál segítséget kérünk, akkor azokat a tételeket kínálja fel, amelyek nem kaptak jelölést, ezért ennek a menüpontnak a futtatását célszerű gyakran elvégezni. A Rendezetté vált számlák kipontozása, folyó archiválása menüpontot választva az alábbi ablakot kapjuk: 10.3 Archív és főkönyvi törzs egyeztetése Ezt a menüpontot minden esetben le kell futtatni, ha az archív állomány és a főkönyvi kivonat között eltérést észlel. Ennek oka kereshető állomány sérülésben, áramszünet okozta tárolási probléma, hálózati hiba, stb. Az Archív és a főkönyvi törzs menüpontot választva az alábbi ablakot kapjuk:

148 143 Infotéka Kontir A egyeztetés lefolytatásához válassza az <OK> gombot Indexelés Minden adatállománynak van egy meghatározott kötelező elrendezése. Ahhoz, hogy ezek az adatok mindig sértetlenül, megfelelő minőségben elérhetőek legyenek, az adatokat is karban kell tartani. Erre szolgál az indexelés menüpont. Az Indexelés menüpontot választva az alábbi ablakot kapjuk: Figyelem! Kérjük vegye nagyon komolyan a fent olvasható figyelmeztetést, azt, hogy még véletlenül se használja más felhasználó a program állományait, mert ennek figyelmen kívül hagyásával a várt eredmény nem következik be! 10.5 Archív adatok épségének ellenőrzése Ez a menüpont, ahogy a menüpont elnevezése is utal rá, az archív állományok, tehát azok, amelyekből listáink, bevallásaink készülnek, karbantartására szolgál. Érdemes tehát rendszeresen ellenőrizni őket. Az Archív adatok épségének ellenőrzése menüpontot választva az ellenőrzés azonnal megkezdődik.

149 Tools rendszerek 144 Amennyiben az ellenőrzés hibaüzenetet küldene felénk, kérjük próbálja meg, az Indexelés menüpont futtatását. Amennyiben ez nem vezetne eredményre, kérjük forduljon bizalommal a program készítőihez, ahol készséges munkatársaink örömmel állnak az Ön rendelkezésére Évnyitáshoz paraméter állomány előállítása Ezt a menüpontot legjobban azok a könyvelők tudják kihasználni, akik egyszerre több céget könyvelnek, illetve gyakran van arra szükségük, hogy új cégek könyvelését kezdjék meg. Ők jellemzően a könyvelőcégeknél dolgozó könyvelők, akik általában minden új cég könyvelését úgy kezdik el, hogy a régi jól megszokott könyvelési eljárásaikat alakítják hozzá, általában nagyon kevés változtatással, az új könyvelendő cég elvárásaihoz. Ebben a menüpontban arra van lehetőség, hogy a jól bevált, megszokott beállításainkat ne kelljen minden alkalommal az új cég nyitásakor ismét és ismét beállítani, hanem 'lemásolhatjuk' egy olyan cég gyakorlatilag összes beállítását, amelyet kiindulási alapként szeretnénk használni az újonnan megnyitandó cég felparaméterezéséhez. Az Évnyitáshoz paraméter állomány előállítása menüpontot választva az alábbi ablakot kapjuk: Paraméter megnevezése - A fehér mezőbe beírt megnevezés lesz az elnevezése annak a paraméter állománynak, amely tartalmazni fogja az összes alapbeállítását (a főkönyvi számlatükrét is) annak az aktuálisan könyvelt cégnek, amelyikben elindítottuk ezt a menüpontot. A későbbiekben, amikor új céget nyitunk, akkor lehetőségünk van ezt az elnevezést is kiválasztani a Paraméterek - Évnyitás menüpontban. - A gombra kattintva a programunk elkészíti az aktuálisan könyvelt cég paraméterezései, alapbeállításai alapján (a főkönyvi számlatükör is másolásra kerül) a fehér mezőbe írt elnevezéssel, a későbbiekben, minden további újonnan létrehozandó cég számára alapbeállításként elérhető paraméterállományt. A <Bezár> gombra kattintva elhagyhatjuk az ablakot.

150 Infotéka Kontir Feladás a pénzügyi programnak Ebben a menüpontban arra van lehetőség, hogy amennyiben a Társaságunk először kizárólag a KontírW32-es főkönyvi programmal végezte a könyvelését, majd idővel egyre nagyobb hangsúlyt kíván fordítani a pénzügyi tevékenységre is és megvásárolja a Infotéka által kifejlesztett Pénzügyi modul W32-es programot is, akkor a pénzügyi modul kiinduló adatait a főkönyvben található adatokból a főkönyvi programunk automatikusan generálja. Átadja a pénzügyi modulnak többek közt például a folyószámla tételeket (vevő-szállító analitika), választásunk alapján a főkönyvön található összes folyószámla tételt, vagy csak azokat melyek még nem kerültek kiegyenlítésre. Átadásra kerülnek még a főkönyvi számok, a partnertörzs és a munkaszámok is. Ez utóbbiaknak akkor van különös jelentőssége, ha a főkönyv és a pénzügyi modul nem egy számítógépen, vagy azonos szerveren találhatóak. Ilyen eset lehet például, ha egy könyvelőcég kihelyezi egy céghez a pénzügyi programot a bizonylatok iktatására, illetve a klasszikus pénzügyi munka végzésére (például követelések behajtása, számlák esedékességének figyelemmel kísérése) majd ezt követően például floppy lemezen viszi át a pénzügyi modulban rögzített adatokat a könyvelőcég irodájában található főkönyvre, ahol elvégzi a további szükséges könyveléseket. A Feladás a pénzügyi programnak menüpontot választva az alábbi ablakot kapjuk:

151 Tools rendszerek 146 Feladás típusa - Ebben az ablakban azt választhatjuk ki, hogy csak kizárólag azokat a folyószámla tételeket kívánjuk átadni a Pénzügyi modul felé, amelyekkel még további munkánk van, vagy minden korábbi folyószámlás tétel esetében szeretnénk élvezni a Pénzügyi modul által nyújtott előnyöket (például könnyebb tételvisszakeresési lehetőségek, egyenlegközlők kiállításának lehetősége). Amennyiben csak a ki nem egyenlített tételeket akarjuk viszontlátni a Pénzügyi modulban, válasszuk a csak a a rendezetlen vevői ill. szállítói tételek opciót. Amennyiben a másik lehetőséget válaszjuk az alábbi ablakot kapjuk: Ezzel a beállítással azt választjuk, hogy az aktuálisan könyvelt év mindent főkönyvi tétele átadásra kerüljön a Pénzügyi modul felé, továbbá lehetőségünk van annak a meghatározására, hogy az aktuálisan könyvelt évet megelőző évekből mely esztendőkből kerüljenek átadásra a rendezetlen tételek. Azonban mielőtt ezt a választást megtesszük, és elvégezzük a feladást át kell lépnünk a fülre. Az alábbi ablakot kapjuk:

152 147 Infotéka Kontir A piros színnel és nyillal megjelölt nyomógombokkal jelöljük ki azokat a főkönyvi számlaszámokat, amelyek vevőhöz vagy szállítóhoz kapcsolódnak, és ez által a folyószámla nyilvántartás alapját képezik. A kiválasztás alapját a Általános paramétereknél megadott vevőként, illetve szállítóként nevesített főkönyvi számlaszámok képezik. A két nyomógombra kattintva lefut a kiválasztás, majd a megjelölt számlaszámok mellett a Típus oszlopban megtekinthejük a folyószámlával érintett számlaszám jellegét.

153 Tools rendszerek A szükséges kiválasztás elvégzése után vissza kell lépnünk a fejezet elején leírt feladás műveletét fülre, ahol elvégezhetjük az e Feladás a Kontír 2000 win32-nek A gyakorlatban, és elsősorban, de nem kizárólag a könyvelőirodák gyakorlatában számos alkalommal előfordul, hogy egy adott cég könyvelése több különböző helyszínen történik és a helyszínek között nincs on-line számítógépes kapcsolat. Például egyik helyen rögzítik a szállítói számlákat, míg a másik helyen a vevői számlák rögzítése történik a főkönyvre. De az is előfordulhat, hogy több különböző, egymástól eltérő telephelyen történik önállóan is könyvelés (például mindegyik áruház önálló profitcenter), azonban a Társaságnak kizárólag egy adószáma van, így szükséges a könyvelésben rögzített adatok végösszesítése is, hogy az adóalap megállapítható legyen. Emiatt szükségessé vált, és a programba beépítésre került egy olyan fantasztikus lehetőség, hogy lehetőség van az egyik főkönyv felől a másik főkönyv felé adatok átadására. Fontos! Amennyiben bizonylatazonosítót használunk, lehetőleg ne használjunk két egyforma azonosítót, mert a listák készítésénél problémákat okozhat! Az elkészült feladási állományokat az Idegen adatok fogadása menüpontban leírtak szerint tudjuk beolvastatni a másik főkönyvre. A Feladás a Kontír2000 win32-nek menüpontot választva az alábbi ablakot kapjuk:

154 149 Infotéka Kontir A feladás intervalluma - Ebben az ablakban állíthatjuk be azt az időintervallumot, amelyben rögzített bizonylatainakt át kívánjuk adni a másik főkönyv felé. Árfolyam feladása - A négyzetbe 'pipát' téve arról dönthetünk, hogy a könyvelési adatok mellett, az összes rögzített árfolyamadatunkat is átadjuk a másik főkönyvnek. A Karbantartás fülre kattintva az alábbi ablakot kapjuk. Ebben az ablakban láthatjuk az összes rögzített bizonylatot, és azt, hogy melyek kerültek már feladásra. Amennyiben egy tétel feladásra került, a nyíllal jelzett oszlopba beírásra kerül a feladás

155 Tools rendszerek 150 dátuma! - Ennek a nyomógombnak a használatával lehetőség van arra, hogy egy-egy feladott adatot újra feladhatóvá tegyük a főkönyv felé! - Ennek a nyomógombnak a használatával lehetőség van arra, hogy az összes eddig már feladott adatot,ismét feladhatóvá tegyük. - A Feladás fülnél a gombra kattintva megtörténik az adatok exportja. - Az ikonra kattintva hagyhatjuk el az ablakot Kontír 2000 DOS adatok átvétele Az korábbi DOS-os Kontír 2000 programunk használóinak jelentős része úgy döntött, hogy továbbra is az ügyfelünk marad, és az Infotéka Kft újabb fejlesztésű, Windows környezetben biztonságosabban futtatható Kontír2000 win32-es programját választja a régi DOS-os programja helyett. Azonban ezek az ügyfelek joggak várták el, hogy a korábbi években a főkönyvben rögzített adataikat, a megszokott automata kontírkódjaikat és a folyószámlák még nyitott tételeit jelentősebb manuális közreműködés nélkül az új programjukba is át tudják venni, továbbra is használni tudják. Számukra készült ez a menüpont, melynek segítségével lehetőség van a régi DOS-os programokból gyakorlatilag minden szükséges adat átvételére. Természetesen, mivel az új program lényegesen korszerűbb, többet tud, ezért némi beállításra még szükség lehet a új programmal történő munkavégzés megkezdése előtt, de ennek az időigénye szinte elhanyagolható! Figyelem! Az importálás csak addig használható, amíg könyvelési tételt nem rögzített! A Kontír2000 DOS adatok átvétele menüpontot választva az alábbi ablakot kapjuk:

156 151 Infotéka Kontir - A gombra kattintva a Windows-ban szokásos fájlkereső segítségével keressük meg a korábbi DOS-os program programkönyvtárát. Amennyiben helyesen választottuk kiaz adatokat tartalmazó könyvtárt, abban az esetben aktívvá válik az <Átvesz> nyomógomb, melyre kattintva átvételre kerül az új programunkba az összes kiválasztott adat. DOS program éve, ahonnan az adatokat átvegye - Ebben a mezőben választjuk ki azt, hogy melyik évet kívánjuk importálni. Az importálandó adatok körének kiválasztása - A négyzetekbe egérrel 'pipát' téve állítsuk be, hogy milyen adatokat szeretnénk áthozni a régi DOS-os programunkból az új windowsos programunkba. A <Bezár> gombra kattintva elhagyjuk az ablakot.

157 Tools rendszerek Apeh nyomtatványok Ebben a menüben nyílik lehetőségünk a könyvelési adatok átadására az APEH nyomtatványkitöltő programjának. Az Apeh nyomtatványok menü három lapot tartalmaz: 1. Nyomtatványok paraméterezése 2. Cégre vonatkozó adatok 3. Feladás Nyomtatványok paraméterezése Elsőnek nézzük át a nyitó -Nyomtatványok paraméterezése - lapon található lehetőségeket. A menüpontba belépve az első lapon a nyomtatványok paraméterezésével kapcsolatos beállítások végezhetők el. Legelső belépéskor az ablak üres, ezért kell importálnunk a nyomtatványokat. Abban az esetben, ha változnak az APEH vonatkozó nyomtatványai, frissíteni kell a nyomtatványok paraméterezését.

158 153 Infotéka Kontir Az gombra kattintva az ablakban hagyjuk a jelölést a Paraméterezett nyomtatvány betöltése opciónál, majd kattintsunk a gombra. A tallózási ablakban válasszuk ki az Áfa nyomtatványok paraméterezése 2009 nevu fájlt, majd kattintsunk a

159 Tools rendszerek 154 gombra. Figyeljünk az évszámra a fájl végén, mert annak meg kell egyeznie az aktuális évvel. Amennyiben rossz fájlt választunk ki a program figyelmeztet minket a tévedésünkre! Amennyiben az infotéka Bér programot is használjuk abban az esetben a választható fájlnevek közt látni fogjuk az APEH nyomtatványok... nevu fájlokat is, amelyek a Bér programhoz tartoznak. Ha tévedésbol egy ilyen fájlt választunk ki, betöltéskor szintén hibaüzenetet kapunk! A gombra kattintás után az alábbi képernyőkép jelenik meg: Itt tegyünk jelölést a kockákba, majd kattintsunk az gombra. Hagyjuk jóvá a nyomtatványok betöltését a gombra kattintva, majd amennyiben az alábbi üzenetet kapjuk, nyugtázzuk az gombra kattintással, minek következtében bezárul az ablak. Az APEH programnak történő átadás elött mindenképp ellenőrizzük a Kontir program és az APEH program kapcsolatát. Ezt az ABEVJAVA program útvonalának helyes beállításával tudjuk elérni. Hibás útvonal esetén hibaüzenetet kapunk. Ilyenkor a

160 155 Infotéka Kontir kattintva a tallózási ablak segítségével keressük meg az APEH program könyvtárát, majd kattintsunk gombra. - gomb megnyomásával a saját nyomtatvány paraméterezését tudjuk elmenteni nyomtatvány fájlba. - gomb megnyomásával a nyomtatvány nevét tudjuk módosítani. - gomb megnyomásával a nyomtatvány paraméterezését tudjuk módosítani, illetve a képletetek helyességét ellenőrizni. A menü kiválasztása után az alábbi képernyőkép fogad minket: Az ablakban lehetőségünk van Kód (a nyomtatvány celláihoz tartozó import azonosító) és a nyomtatvány EAzon azonosítójának ismeretében keresni, és a sor képletét ellenőrizni. Amennyiben az hibás, vagy nincs valamiért beparaméterezve a alakítani a képletet. gomb megnyomásával lehetőségünk van - a gomb segítségével érjük el a változók törzsét. A törzsben tudunk keresni, vagy a LEFEL nyilak segítségével lépegethetünk a változók közt. Azt a változót, amelyre a kék jelölőcsíkot

161 Tools rendszerek rávisszük 156 a gombra kattintva tudjuk átvenni a képlet szerkesztési sorába. - a gomb segítségével érjük el a függvények törzsét. A menüpont használata megegyezik a Változóknál leírtakkal. - a gomb segítségével érjük el a gyűjtőkódokat. A menüpont használata megegyezik a Változóknál leírtakkal. Lehetséges, hogy olyan sort kell paramétereznünk, amelybe 0-át akarunk mint értéket átadni, akkor a jelölő négyzetbe egy pipát kell tennünk. Amennyiben elvégeztük a szükséges módosításokat, azokat. gombra kattintva véglegesíthetjük Ha véletlenül léptünk be a módosítás menübe, akkor vagy kattintsunk a nyomjuk meg az Esc billentyűt. gombra, vagy

162 157 Infotéka Kontir Cégre vonatkozó adatok A Cégre vonatkozó adatok fülre kattintva az alábbi képet látjuk. A gomb megnyomása után tudjuk a cégünkre vonatkozó adatokat rögzíteni. Amilyen adatot itt esetleg nem adunk azt átadás után a nyomtatványon még pótolhatjuk. Figyelem! az Ország rovatot csak külföldi cég esetében kell kitölteni a bankszámlaszám rovatba csak az első nyolc karaktert kell beírni, és az alszámlaszám rovatba kell a maradék 16 számot A gomb megnyomására az a felbukkanó ablak legördülő menüjéből válasszuk ki az aktuális évünkhöz tartozó Apeh paraméter fájlt és kattintsunk a gombra. Bár a frissítés ezen a lapon van elhelyezve, a frissítési folyamatban a cégadatok nem szerepelnek! Feladás Ebben a menüpontban végezzük el az adatok átadását az Apeh nyomtaványkitöltő programnak. Ennek a műveletnek a során egy.imp kiterjesztésű fájl jön létre, melyet az Apeh nyomtaványkitöltő program importálni fog. Programunk a fájlt a telepítési útvonal szerinti CegXX könyvtárban létrehozott APEH könyvtárban hozza létre és tárolja. A lapon két lehetőségünk van. Vagy egyszerre átadjuk az összes nyomtatványt, vagy csak a kijelöltet.

163 Tools rendszerek 158 Amennyiben a kijelölt nyomtatványokat választjuk akkor kijelöl oszlopban az átadni kívánt nyomtatványnál tegyük be a jelölést. Kattinsunk a gombra. A felbukkanó ablakban állítsuk be a kívánt dátumokat, adjunk egy nevet a létrehozandó.imp fájlnak, majd kattintsunk a gombra. Amennyiben a program által felkínált fájl nevet használjuk, akkor a program az ismételt elkészítésnél a következő névben egyel megnöveli a sorszámot. Így lehetőségünk lesz az elkészült feladási fájlokat közti eltérést (javításainkat) ellenőrizni. A gombra kattintás után a felbukkanó ablakban indítsuk el a feladást a kattintva, vagy nyomjuk meg az Enter billentyűt. gombra A művelet végén az alábbi ablakot kell látnunk a programban. Az ablak megjelenésével párhuzamosan a háttérben elindul az Apeh nyomtatványkitöltő programja. Az Apeh program a folyamat végén az alábbi üzenetet kell, hogy küldje:

164 159 Infotéka Kontir Amennyiben olyan fájlnevet adunk meg ami már létezik, a program egy figyelmeztető üzenetet küld. Ha a felülírásra kerül, annak korábbi tartalma elveszik. feliratra kattintunk a korábbi fájl Összehasonítás Hibakeresés esetén jó szolgálatot tehet az összehasonlítási funkció. Ezt a gombra történő kattintással tudjuk megtenni. A felbukkanó ablakban a legördülő választó nyíl segítségével válasszuk ki a összehasonlítandó fájlt. kattintsunk az Végezetül gombra. A folyamat végén vagy azt az üzenetet kapjuk, hogy nincs eltérés a két fájl tartalma közt, vagy az alábbi képernyőn látjuk az eltéréseket. Az eredményt lehetőségünk van kinyomtatni a könnyebb ellenőrzéshez.

165 Tools rendszerek Ellenőrző lista A menüpont használatával ellenőrizni tudjuk az Apeh feladásunkat. A listán ugyanabban a csoportosításban látjuk az Áfa adatainkat, ahogy azok a 65-ös nyomtatványra átadásra kerültek. Az gombra kattintva az alábbi képernyő jelenik meg: A Kezdő és Befejező dátum beállításával határozzuk meg a listázandó intervallumot. A jelölő pipák segítségével meghatározzuk, hogy az Értékesítés, vagy a Beszerzés vagy mindkettő Áfája kerüljön a listánkra, majd kattintsunk a gombra. Amennyiben nem kívánunk listázni kattintsunk a gombra. A lista paraméterezését lehetőségünk van megváltoztatni. Törölhetünk, bővíthetünk vagy módosíthatjuk a meglévő sorokat. A sor típusa: - Részletes - Összesítő - Szöveges - Üres A sor vagy az értékesítéshez, vagy a beszerzéshez tartozik. A megnevezés tetszőleges lehet, a Gyűjtőkódok oszlopban pedig azokat a kódokat kell vesszővel elválasztva beírni amelyeket ki kívánunk listázni.

166 Fejezet XI

167 Mentés és visszatöltés 11 Mentés és visszatöltés 11.1 Mentés 162 A szoftverben mentési és visszatöltési menüpontokat nem talál. Ezt a műveletet egy önálló programmal lehet elvégezni. Mivel ez a szoftver az Infotéka Kft. Által fejlesztett és forgalmazott egységes csomag része, így a mentésre kiválasztott cég minden adata (amiket a telepített szoftverek létrehoztak) archiválásra kerül a kívánt útvonalra. A mentéshez szükséges programot a felhasználóink a vásárolt programhoz csomagolva díjmentesen megkapják. A vásárolt program telepítése során ez a program is telepítésre kerül! A mentés lehet normál vagy tömörített. A tömörítés mértéke elérheti a 90 %-ot, ami azt jelenti, hogy mintegy 14 Mbyte adatmennyiség elfér egy 3.5"-os mágneslemezen. Javasoljuk, hogy mindig új lemezre mentsünk, mivel ebben az esetben lényegesen kisebb a mentett adatokban az adatvesztés kockázata! Nézzük a folyamatot: A program indítását követően az alábbi ablak jelenik meg, ahol a telepített cégeinket látjuk: Válasszuk ki a mentés gombot azon a cégen állva, akinek az archiválását el akarjuk végezni: A tallóz gombbal kiválaszthatjuk a mentés célkönyvtárát, illetve meghajtóját. A ment kombra kattintva megkezdődik az archiválás.

168 Infotéka Kontir Visszatöltés Álljunk arra a cégre, amelyiknek a mentését vissza akarjuk tölteni, majd kattintsunk a Visszatöltés gombra: A tallóz gombbal kiválaszthatjuk a visszatöltés forráskönyvtárát. A program kijelzi a betöltendő cég nevét, a mentés dátumát és méretét. A betölt gomb hatására elkezdődik a visszatöltés. Ha betöltendő cég neve vagy belső azonosítója nem azonos a kiválasztott cég ezen adataival, akkor erre figyelmeztetést kapunk és csak a megerősítés után folytatódik a betöltés. Fontos: A visszatöltéssel az integrált csomag minden programjának adatbázisa visszaáll a visszatöltött mentés szerinti állapotra, ugyanis a közös törzsek használta enélkül inkonzisztenciához vezethetne.

169 Fejezet XII

170 165 Infotéka Kontir 12 Hasznos tudnivalók 12.1 Alkalmazás használata hálózatban Ügyviteli szoftverek és így az infotéka KontírW32-es program esetében hálózatos alkalmazásról akkor beszélünk, ha több számítógép fizikailag, tehát valamilyen kábelezéssel (munkacsoport, szerver) össze van kötve egymással, és ezeken az összekötött gépeken dolgozó munkatársak ugyanazt az adatállományt érik el, ugyanabban a programban, sőt akár ugyanazt a céget tudják egy időben feldolgozni. Tehát például lehetőség van arra, hogy egy aktuálisan feldolgozott cég bejövő, és kimenő számláit egyidőben lehessen feldolgozni. Azt, hogy az infotéka KontírW32-es főkönyvi programban egyidőben hány felhasználó dolgozhat, azt a programmal vásárolt jogosultságszám határozza meg. (2, 5, 10 felhasználós verziók vásárolhatók). Amennyiben ilyen igénye van, hogy hálózatban szeretné használni a programjait, kérjük forduljon a help-desk munkatársaihoz, akik készséggel tájékoztatják Önt a hálózatos telepítés menetéről, és igény szerint segítenek ennek kivitelezésében is! 12.2 Fogadási struktúra ^programname Kontir 2000 Win32 ^version 2.0 ^codepage <kódlap> ^date <rendszerdátum> ^time <rendszeridő> ^firmname <cég neve> ^user <feladást végző személy neve> ^startrecord ^type <típus> ^field <mezonév> <érték>... ^startworknumber ^field <mezőnév> <érték>.. ^endworknumber... ^startworknumber ^field <mezőnév> <érték>. ^endworknumber ^endrecord ^startarfolyam EUR MNB

171 Hasznos tudnivalók 166 ^endarfolyam Részletes ismertetés: ^programname Kezdési pozíció: 1. karakter A fogadást végző program neve, megadása kötelező. Értéke kötelezően: Kontir 2000 Win32 Az érték kezdési pozíciója: 15. karakter ^version Kezdési pozíció: 1. karakter A feladási állomány verziója, megadása kötelező. Értéke kötelezően: 2.0 Az érték kezdési pozíciója: 15. karakter ^codepage Kezdési pozíció: 1. karakter A feladási állomány karakterkészletének definiálása Értékkészlete: D (DOS) W (Windows) Mindkét beállítás feltételezi a szabványos magyar ékezetes karakterek használatát. Az érték kezdési pozíciója: 15. karakter ^date Kezdési pozíció: 1. karakter A feladási állomány készítésének dátuma, megadása kötelező. Értéke kötelezően: a feladást készítő gép rendszerdátuma Formátuma: éééé.hh.nn. Az érték kezdési pozíciója: 15. karakter ^time Kezdési pozíció: 1. karakter A feladási állomány készítésének időpontja, megadása kötelező. Értéke kötelezően: a feladást készítő gép rendszerideje Formátuma: óó:pp Az érték kezdési pozíciója: 15. karakter ^firmname Kezdési pozíció: 1. karakter A cég neve, amelyről a feladás készül, megadása kötelező. Értéke célszerűen a cégválasztás során megadott cégnév. Kitöltése kötelező Formátuma: A30 Az érték kezdési pozíciója: 15. karakter ^startrecord Kezdési pozíció: 1. karakter

172 167 Infotéka Kontir Egy feladási tétel kezdetét jelenti. Minden feladási tételt ez a karaktersorozat kell, hogy kezdjen. Amennyi tétel szerepel a feladási állományban, annyi ^startrecord kell, hogy legyen. ^endrecord Kezdési pozíció: 1. karakter Egy feladási tétel befejezését jelenti. Minden feladási tételt ez a karaktersorozat kell, hogy zárjon. Amennyi tétel szerepel a feladási állományban, annyi ^endrecord kell, hogy legyen. Tételre vonatkozó értékadások A ^startrecord és az ^endrecord között találhatók a tételre vonatkozó értékadások. ^type Kezdési pozíció: 1. karakter A tétel naplóhoz rendelése, megadása kötelező. Formátuma: N1 Az érték kezdési pozíciója: 8. karakter Értékkészlet: 1 pénztár 2 bank 3 vevő 4 szállító 5 vegyes 6 befektetett eszköz ^field Kezdési pozíció: 1. karakter A tételhez rendelhető mezők felsorolása. Minden tételen belüli mezőt ezzel a hivatkozással kell kezdeni. Ezt követi a mező neve. A mezőnév kezdési pozíciója: 8. karakter. Az alábbi táblázat tartalmazza, hogy mely mezőneveket lehet felsorolni a feladás során és azokhoz milyen formátumú adat rendelhető hozzá. Mezőnevek a tételen belül: A táblázat 1-6 oszlopai a típus szerint jelölik azokat a mezőket, amelyek a fogadás során értelmezésre kerülnek.

173 Hasznos tudnivalók 168 Csak azoknak a mezőknek a meghatározása kötelező, amelyek értéket is tartalmaznak. A mezőnevet követi az érték, amelyiknek kezdő pozíciója a soron belül a 18. karakter. Speciális mező: s75 (partner név) Itt a név mellett megadhatók a további adatok is: Adat Partner neve Adószám Bankszámlaszám Cím irányítószám Cím település Cím utca, házszám Ország pozíció soron belül hoszz A30 A20 A24 A8 A30 A30 A ^field s75 Partner neve****************** Bankszámla************** Adószám************* Irsz****

174 169 Infotéka Kontir Település********************* Utca, házszám***************** Munkaszám feladása Egy tételhez több munkaszám is rendelhető. A munkaszámo(ka)t a ^startrecord és az ^endrecord között kell megadni. ^startworknumber Kezdési pozíció: 1. karakter A munkaszám kezdetét jelenti a tételen belül ^endworknumber Kezdési pozíció: 1. karakter A munkaszám befejezését jelenti a tételen belül A munkaszámon belüli mezők megadása ugyanúgy történik, mint a sornál. Mezőnevek a munkaszámon belül: Mivel egy sorhoz több munkaszám is tartozhat, a soron belül annyi ^startworknumber ^endworknumber szekciót lehet felvenni, ahány munkaszám megadásra kerül. A szekción belül a munkaszám, költséghely, költségviselő mezőkből legalább az egyiknek szerepelnie kell. Az érték kitöltése kötelező! Általános szabályok A feladási állományba megjegyzés sorokat lehet megadni. Ekkor a sor kezdete kötelezően a következő karakter kell, hogy legyen: ; Az értéknél a tizedes elválasztó kötelezően vessző, (pl.: 34567,00) A dátum szeparátora kötelezően pont. (pl.: ) Példa ; példa feladási állományra ^programname Kontir 2000 Win32 ^version 2.0 ^codepage W ^date ^time 15:25 ^firmname Teszt Kft. ^user Rögzíto ^startrecord ^type 3

175 Hasznos tudnivalók 170 ^field s05 02 ^field s10 12 ^field s20 K ^field s ^field s ^field s ^field afadat ^field s35 bizonylatszám ^field s45 megjegyzés ^field s ,00 ^field s55 25,00 ^field s ,00 ^field s ^field s75 Partner név ^field s ^startworknumber ^field m01 mszam1 ^field kh_kod Költséghely ^field kv_kod Költségviselo ^field m ,00 ^endworknumber ^startworknumber ^field m01 mszam2 ^field m ,00 ^endworknumber ^endrecord... ^startrecord.. ^endrecord 12.3 Áfa gyűjtő kódok Az Infotéka Kontir könyvelő program, a beállított paraméternek megfelelően adatot tud átadni az Abevjava programnak, ami a 0965-ös áfa bevallást az importálás után elkészíti. Ahhoz, hogy ezt elérhessük, a könyvelés során a könyvelt adatok között rögzítenünk kell egy úgynevezett áfa gyűjtő kódot, ami egy kétjegyű szám, melynek a felépítése a következő: Fenti besorolás a évi áfa bevallás alapján készült. A jövő évi nyomtatvány megjelenése után valószínűleg a kódokat változtatnunk kell. Ezek a kódok nem paraméterezhetőek, a program frissítése során lesz majd a változása letölthető. ÁFA GYÜJTŐKÓDOK Nem szerepel az ÁFA nyomtatványban 01 adólevonással járó adómentes belföldi értékesítés 02 közérdekű, vagy egyéb spec. jellegére tekintettel adómentes értékesítés 03 különleges eljárással megállapított adó 04 saját vállalkozáson belül végzett beruházás után fizetendő adó 05 5%-os értékesítés/belf.termékbeszerzés 18 18%-os értékesítés/belf.termékbeszerzés

176 171 Infotéka Kontir Evás: EU-s: Nem EU-s: Külf.szolg. Ford.adózás 142. ) %-os értékesítés/belf.termékbeszerzés 25%-os értékesítés/belf.termékbeszerzés evástól 5%-os beszerzés evástól 18%-os beszerzés evástól 20%-os beszerzés evástól 25%-os beszerzés evástól 20%-os tárgyi eszköz beszerzés evástól 25%-os tárgyi eszköz beszerzés közösségen belülről adómentes termékbeszerzés közösségen belülről 5%-os termékbeszerzés közösségen belülről 18%-os termékbeszerzés közösségen belülről 20%-os termékbeszerzés közösségen belülről 25%-os termékbeszerzés közösségen belülről 25%-os tárgyi eszköz beszerzés közösségen belülre, adólev.joggal járó adómentes termékértékesítés közösségen belül az áfa tv. 91. (2) 25%-os fizetendő/visszaig. adó közösségen belül az áfa tv. 91. (2) 5%-os fizetendő/visszaig. adó közösségen belül az áfa tv. 91. (2) 20%-os fizetendő/visszaig. adó közösség területén kívülre történő termékért.,szolg. nyújtás adómentes termékimport (vpop engedélyes!) termékimport címén 5%-os fizetendő/levonható (vpop engedélyes) termékimport címén 25%-os fizetendő/levonható (vpop engedélyes) termékimport címén 18%-os fizetendő/levonható (vpop engedélyes) termékimport címén 20%-os fizetendő/levonható (vpop engedélyes) importál termék után (kivetéssel) megfizetett adó levonható része importált tárgyi eszköz után (kivetéssel) megfizetett adó levonható része 20%-os külföldi szolgáltatás igénybevétel és 32,34 termékbesz. nem eu-s 25%-os külföldi szolgáltatás igénybevétel és 32,34 termékbesz. nem eu-s 20%-os külföldi szolgálatás igénybevétel és 32,34 termékbesz. eu-s 25%-os külföldi szolgáltatás igénybevétel és 32,34 termékbesz. eu-s külföldi utasnak visszaf. áfa (áfa tv. 99. (9) fizetendő adót csökkentő tétel) 7%-os kompenzációs felár 12%-os kompenzációs felár fordított adózás szabálya szerint ingatlan után fizetendő/levonható (áfa tv. 71 fordított adózás szabálya szerint hulladék után fizetendő/levonható (áfa tv. 72 fordított adózás szabálya szerint szolg. igénybevétel esetén fiz./lev. (áfa tv. 77 áfa tv. területi hatályán kívül teljesített termékértékesítés adó nélküli számított 78 áfa tv. területi hatályán kívül teljesítettnek minősülő szolg.nyújtás adó nélküli előleg címén kapott közösség területén kívülről előleg címén kapott, adólevonással járó adómentes belföldi értékesítéshez előleg címén kapott, 5%-os értékesítéshez előleg címén kapott, 20%-os értékesítéshez előleg címén kapott, 18%-os értékesítéshez előleg címén kapott, 25%-os értékesítéshez előleg címén kapott, közösségen belülre történő értékesítéshez tárgyi eszköz értékesítés közösség területén kívülre tárgyi eszköz adómentes belföldi értékesítés, beszerzés tárgyi eszköz 5%-os belföldi értékesítés, beszerzés tárgyi eszköz 20%-os belföldi értékesítés, beszerzés tárgyi eszköz 18%-os belföldi értékesítés, beszerzés tárgyi eszköz 25%-os belföldi értékesítés, beszerzés tárgyi eszköz értékesítés, beszerzés közösség területére, területéről saját vállalkozásban megvalósuló, még nem aktivált beruházás össze 142. ) 142. ) értéke értéke Előleg Tárgyi eszk.

177 Hasznos tudnivalók 99 egyéb 172

178 Fejezet XIII

179 Speciális gazdasági események bemutatása Speciális gazdasági események bemutatása Az Infotéka Kft. fennálása óta rendkívül sok ügyfél igényét hallgatta, válaszolta illetve valósította meg. A help-desk munkatársai is nap, mint nap válaszolnak a felhasználók kérdéseire. Ebben a fejezetben a felhasználóink által leggyakrabban feltett kérdéseket gyűjtöttük össze, és természetesen a hozzájuk tartozó válaszokat is közreadjuk. Amennyiben azonban a fejezet elolvasása után Önnek továbbra is maradna olyan kérdése lenne a program használatát illetően, amire nem kapta meg a választ, illetve nem biztos abban, hogy helyesen értelmezi a kapott választ, kérjük ezentúl is forduljon bizalommal a help-desk munkatársaihoz, akik készségesen megválaszolnak minden egyéb felmerülő kérdést is Import áfa könyvelése A május 1-ei Európai Uniós csatlakozást követően számos ponton megváltoztak a külföldről belföldre érkező árukkal, szolgáltatásokkal kapcsolatos könyvelési szabályok. Ezt követően kétféle külföldről belföldre érkező áruhoz, illetve szolgáltatnyújtáshoz kapcsolódó gazdasági eseményről beszélünk. Az Európai Unió országaiból hazánkba érkező termékek esetében Közösségi termékbeszerzésről, míg az Európai Unió országain kívüli országokból érkező termékbeszerzések esetében harmadik országból érkező importról beszélünk. Ebben a fejezetben azt mutatjuk be, hogy a harmadik országból érkező importot, hogyan lehet az infotéka KontírW32-es programmal lekönyvelni. Először a szállítói számla nettó (áfa nélküli) értékét könyveljük le, a szállítói naplóban (az áfa főkönyvi számot tartalmazó mezőt hagyjuk üresen!) A következő lépésben a fizetendő áfát rögzítjük (célszerű új 25%-os áfa kulcsot megadni pl. Harmadik ország 25% megnevezéssel).

180 175 Infotéka Kontir Ennek a tételnek a rögzítéséhez lépjünk át a vegyes könyvelési naplóba. A vámhatóság határozata alapján rögzítsük le a vámhatóság felé fizetendő áfa értékét. 1. Főkönyvi kivonatra - Az ebbe a mezőbe írt főkönyvi számlaszám fog megjelenni a főkönyvi kivonatunkon, tehát esetünkben a 4652-es számla követel oldalára könyvelünk ,- forintot. 2. Áfa analitika besorolása - Az ebbe a mezőbe írt főkönyvi szám nem fog megjelenni a főkönyvi kivonaton, az ide beírt főkönyvi számlaszám kizárólag arra szolgál, hogy általa meghatározzuk, hogy az áfa fizetendő, vagy előzetesen felszámított áfa (ez a megjegyzés kizárólag a vegyes naplóra vonatkozik, a vevői, és szállítói naplók esetén a főkönyvi kivonaton is meg fog jelenni ez az érték!) 3. Áfa analitika bontása - Az áfa analitikánkat a programunk a rendkívül bonyolult áfa bevallás kitöltésének elősegítésére, az általunk létrehozott áfa kódok alapján bontva jeleníti meg. Tehát fontos, hogy minden olyan áfás tételhez, amely más soron szerepel az áfa bevallásban, mint az általában megszokottak, hozzunk létre önálló áfa kódot, így a bevallás kitöltésekor nem kell további kézi adatgyűjtést végezni, hanem elegendő csak átmásolni a programunk által összegyűjtött adatokat! Végül könyveljük le a visszaigényelhető áfa összegét szintén a vegyes naplóban.

181 Speciális gazdasági események bemutatása Az alábbi főkönyvi kivonatot kapjuk: Az áfa analitikánk pedig a következőképpen alakul: 176

182 177 Infotéka Kontir A kapott fizetendő Áfa kivonat: A kimutatáson jól látszik, hogy annak ellenére, hogy kizárólag áfát könyveltünk a vegyes naplóban, a programunka az áfa alapját is megjeleníti a listánkon, ezzel is jelentősen megkönnyítve az áfa bevallás kitöltését. Minden ilyen esetben, amikor a program számítja az adó alapját a sor elején (VA) betűjelölés található! A kapott előzetesen felszámított áfa kivonat:

183 Speciális gazdasági események bemutatása 178 Ebben az esetben is jól láthatjuk a sor elején a (VA) jelölést, ami most is azt jelenti, hogy a programunk automatikusan megképezte az áfához tartozó áfa alapot Közösségi (EU) termékbeszerzés Ebben a fejezetben azt mutatjuk be, hogy az Európai Unióból (Közösségből) érkező termékbeszerzést hogyan lehet az infotéka KontírW32-es programmal lekönyvelni. A tételek rögzítésére kétféle módszer is létezik, amelyek végeredménye természetesen megegyezik: Az első esetben a kapott közösségi számlát kétfelé, a szállítói-, és a vegyes naplóba, manuálisan rögzítjük be. A második esetben a szállítói naplóban végezzük el az összes szükséges bizonylattal kapcsolatos adat rögzítését, majd a vegyes naplóban csak letároljuk az automatikusan képzett (áfát érintő tételeket) (EU) - Kizárólag kézi adatrögzítés Amennyiben nem kívánunk élni az automatikus áfa könyvelési tételek generálásának a lehetőségével, ne töltsük ki teljes körűen az Általános paraméterek beállításai menüpontban az Eu-s termékimportra vonatkozó beállításokat. Ebben az esetben, az alábbi ablakban hagyjuk üresen a pirossal jelölt mezőt.

184 179 Infotéka Kontir A továbbiakban a következők szerint járjunk el. Először a szállítói számla nettó (áfa nélküli) értékét könyveljük le, a szállítói naplóban (az áfa főkönyvi számot tartalmazó mezőt hagyjuk üresen!). A következő lépésben a fizetendő áfát rögzítjük (célszerű új 25%-os áfa kulcsot megadni pl. Közösségi áfa 25% megnevezéssel). Ennek a tételnek a rögzítéséhez lépjünk át a vegyes könyvelési naplóba. A mezőket az alábbiak szerint töltsük ki:

185 Speciális gazdasági események bemutatása Ezt követően az előzetesen felszámított áfa könyvelését végezzük el. Az alábbi főkönyvi kivonatot kapjuk: 180

186 181 Infotéka Kontir Az áfa analitikánk pedig a következőképpen alakul: A kapott fizetendő Áfa kivonat:

187 Speciális gazdasági események bemutatása 182 A kimutatáson jól látszik, hogy annak ellenére, hogy kizárólag áfát könyveltünk a vegyes naplóban, a programunka az áfa alapját is megjeleníti a listánkon, ezzel is jelentősen megkönnyítve az áfa bevallás kitöltését. Minden ilyen esetben, amikor a program számítja az adó alapját a sor elején (VA) betűjelölés található! A kapott előzetesen felszámított áfa kivonat:

188 183 Infotéka Kontir Ebben az esetben is jól láthatjuk a sor elején a (VA) jelölést, ami most is azt jelenti, hogy a programunk automatikusan megképezte az áfához tartozó áfa alapot (EU) - Áfa tételek automatikus képzése Azok számára, akik gyakran, jelentős mennyiségű beszerzést valósítanak meg az Európai Unióból, azok számára javasoljuk a programba épített, az áfa tételeket gyakorlatilag auromatikusan generáló, lehetőség használatát. Az eljárás lényegében megegyezik a kizárólagos kézi adatrögzítésnél leírtakkal, azonban ebben az esetben kizárólag azért kell átlépnünk a vegyes naplóba, hogy az automatikusan képződött áfa tételeket még egyszer áttekintsük, majd ezt követően letároljuk a főkönyvre. Ennek a lehetőségnek a választásakor teljes körűen ki kell tölteni az Általános paraméterek beállításai menüpontban az Eu-s termékimportra vonatkozó beállításokat. Meg kell adni egy olyan szállítói számot, amelyet kizárólag eu-s beszerzéseink során kívánunk használni! Ki kell választanunk egy olyan áfa kódot, melyre gyűjteni szeretnénk az áfáinkat. (erre az áfa kódra gyűjtött tételek elkülönítve fognak megjelenni az áfa analitikánkban is) Meg kell továbbá határoznunk egy olyan főkönyvi számlaszámot, melyet a fizetendő és a levonható áfa számla összevezetésére kívánunk használni. Egy lehetséges beállítás (a kézi adatrögzítésnél alkalmazott beállításokat használva):

189 Speciális gazdasági események bemutatása 184 A továbbiakban a következők szerint járjunk el. Először a szállítói számla nettó (áfa nélküli) értékét könyveljük le, a szállítói naplóban (az áfa főkönyvi számot tartalmazó mezőt hagyjuk üresen!). A szállítói számla rögzítése teljesen megegyezik a kézi adatrögzítésnél leírtakkal. Azonban, ha arra a szállítói főkönyvi számlaszámra könyvelünk, amelyiket az Általános paraméterek beállításai menüpontban az Eu-s termékimportra vonatkozó beállítások között eu-s szállítói számlaszámként adtunk meg, a <Tárol> gomb lenyomása után az alábbi ablakot kapjuk:

190 185 Infotéka Kontir Láthatjuk, hogy minden olyan tételt felajánl a programunk, amelyet még könyvelni kell a vegyes tételek között. Amennyiben ezen a képernyőn a <Tárol> gombra kattintunk, abban az esetben az itt látható főkönyvi számokra, a szállítói számlánál megadott teljesítési időpontban, partnerrel, illetve számlaszámmal a programunk automatikusan létrehozza a szükséges vegyes könyvelési tételeket. A vegyes naplóba átlépve az alábbiakat láthatjuk: Amennyiben egyetértünk a program által létrehozott könyvelési tételekkel, abban az esetben válasszuk a gombot a főkönyvre való letároláshoz.