ISO 9001:2000 SZERINT. Kiadja: ... Hajós Éva. igazgató

Átírás

1 ISO 9001:2000 SZERINT Kiadja:... Hajós Éva igazgató A második kiadás dátuma: Nyilvántartott példány, folyamatos módosításokkal Csak tájékoztatásra szolgáló, nem felülvizsgált példány A Kézikönyv az I. Béla Gimnázium és Informatikai Szakközépiskola tulajdona. Továbbadása, sokszorosítása előzetes írásos engedély nélkül nem megengedett. A Kézikönyvben szereplő információkat csak a minőségirányítási rendszer kiépítéséhez és működtetéséhez lehet felhasználni. Az Eljárások Kézikönyvének sorszáma (azonosítója): Az Eljárások Kézikönyvének használója:

2 Oldalverzió: augusztus 30. ME 01-02: VEZETŐSÉGI ÁTVIZSGÁLÁS; MINŐSÉGCÉLOK KITŰZÉSE; MINŐSÉGTERVEZÉS ME 01: VEZETŐI ÁTVIZSGÁLÁS; MINŐSÉGCÉLOK KITŰZÉSE; MINŐSÉGTERVEZÉS 1. ÁLTALÁNOS RÉSZ Ezen eljárás célja az Intézmény minőségcéljainak meghatározása, felülvizsgálata valamint a minőségtervezés módszerének és dokumentálásának leírása. 2. VEZETŐI ÁTVIZSGÁLÁS A minőségbiztosítási rendszer folyamatos és megfelelő működésének érdekében az Intézmény igazgatója évente legalább egyszer vezetői felülvizsgálatot tart. A felülvizsgálat során értékeli a minőségbiztosítási rendszer működését, meggyőződik annak hatékonyságáról. A felülvizsgálatnak ki kell terjednie a fejlesztési lehetőségek értékelésére és a minőségirányítási rendszerben végrehajtandó változtatások szükségességére, beleértve a minőségpolitikát és a minőségcélokat. A felülvizsgálat irányítása, vezetése az igazgató át nem ruházható kötelessége. A minőségbiztosítási kérdések megvitatása során meg kell hívni a minőségbiztosítási rendszerrel megbízott vezetőt is. Az ő kötelessége amennyiben új auditokra került sor az elmúlt időszakban a vezetőség elé terjeszteni a belső auditok megállapításait, tapasztalatait, valamint az esetleges vevői reklamációkat, panaszokat, helyesbítő-megelőző tevékenységeket. A minőségbiztosítási rendszerrel kapcsolatos vezetőségi áttekintés napirendjén szerepelniük kell a következőknek (amennyiben az adott időszakban értelmezhetők): az előző vezetőségi áttekintésből adódó ügyek, (a megfogalmazott tennivalók megvalósulási /végrehajtási / helyzetének vizsgálata) a belső és külső auditok eredményeinek vizsgálata, tapasztalatai, tanulóktól, partnerektől érkezett panaszok, reklamációk, I Béla Procedures Manual version 4..doc Oldal: 2

3 Oldalverzió: augusztus 30. ME 01-02: VEZETŐSÉGI ÁTVIZSGÁLÁS; MINŐSÉGCÉLOK KITŰZÉSE; MINŐSÉGTERVEZÉS egyéb partneri visszajelzések értékelése, a partnereknek nyújtott szolgáltatások szintje: a folyamatok működése és a termékek/szolgáltatások megfelelősége, a helyesbítő és megelőző tevékenységek tapasztalatai, jövőbeni fejlemények, változások ezek hatásai a minőségirányítási rendszerre, fejlesztési, fejlődési ajánlások, lehetőségek. A teendőkről, döntésekről feljegyzést (pl. jegyzőkönyvet) kell készíteni, amely bizonyítékul szolgál a vizsgálat tényére és a megállapított intézkedésekre vonatkozóan. A jegyzőkönyvet legalább 2 évig meg kell őrizni. A jegyzőkönyvben mindenképpen rögzíteni kell az alábbiakat (amennyiben az adott átvizsgálás során értelmezhetők): a minőségirányítási rendszer és a folyamatok fejlesztésével kapcsolatos döntések, a vevői követelményekkel összhangban történő termékfejlesztési lépésekre vonatkozó döntések, a feladatok végrehajtásához szükséges erőforrások meghatározása. 3. MINŐSÉGCÉLOK KITŰZÉSE Az Intézmény minőségi célokat és lehetőség szerint azok teljesítését igazoló számszerűsített mutatókat határoz meg a szervezet számára. (Lehetőség van arra is, hogy a célokat egyéni bontásban határozzuk meg.) A minőségcélokat a minőségbiztosítási vezető kötelessége közzétenni a szervezet érintett munkatársai számára. I Béla Procedures Manual version 4..doc Oldal: 3

4 Oldalverzió: augusztus 30. ME 01-02: VEZETŐSÉGI ÁTVIZSGÁLÁS; MINŐSÉGCÉLOK KITŰZÉSE; MINŐSÉGTERVEZÉS 4. MINŐSÉGCÉLOK ELÉRÉSE; MINŐSÉGTERVEZÉS A minőségcélok elérése a szervezet egészének érdeke. A célok egyedisége, a kitűzött mutatók, feladatok jellege miatt általános folyamatleírás a teljesítéshez nem biztosítható. Emiatt a célok teljesítésére vonatkozó felkészülést, feladatokat projekt-jellegű feladatoknak tekintjük, és végrehajtására egyedi (intézkedési) tervet készítünk. Az intézkedési tervnek lehetőség szerint tartalmaznia kell a szükséges teendőket és erőforrásokat emberi erőforrások, tárgyi feltételek, munkakörülmények, stb. valamint a megvalósítás határidőit (lásd: a minőségi célok mellett a pedagógiai program, tanévenkénti munkatervek). A tervek elkészítésénél amennyiben értelmezhető az alábbiakra célszerű kitérni: Bevezetésért felelős ( projektvezető ) kijelölése, Időterv a bevezetés lépéseivel, Szükséges dokumentáció (belső utasítások, külső vevői illetve jogszabályi környezet) felmérése, Személyi feltételek, szervezeti kapcsolódási pontok biztosítása, Tárgyi feltételek biztosítása (munkaeszközök, helyiségek, stb.), Képzések, betanítások, A projekt lezárhatóságának, teljesülésének szempontjai. A minőségügyi tervet az igazgató hagyja jóvá. A mutatók alakulásáról a projekt koordinálásával megbízott munkatárs a minőségbiztosítási vezetőnek időközönként kimutatást készít. Az elért eredmények alapján, amennyiben negatív tendencia tapasztalható, helyesbítő tevékenységet kezdeményeznek (ME 05 **). I Béla Procedures Manual version 4..doc Oldal: 4

5 ME 02-02: A DOKUMENTUMOK KEZELÉSE ME 02: A DOKUMENTUMOK KEZELÉSE 1. ÁLTALÁNOS RÉSZ Az Intézmény által alkalmazott dokumentációs, illetve iratkezelési rendszer biztosítja, hogy megfelelő, a szolgáltatási tevékenységeket és a vevői elvárásokat kielégítő dokumentumokat alkalmazzunk. Az Intézmény dokumentációs rendje az ISO 9001 követelményeivel összhangban biztosítja a dokumentumok ellenőrizhetőségét és lehetővé teszi a minőségbiztosítási rendszer hatékony megvalósulását. 2. ALKALMAZOTT DOKUMENTUMOK, IRATOK Az Intézménynél dokumentum kifejezés alatt az utasítás jellegű írott anyagokat értjük. Ilyenek lehetnek mind belső, mind külső forrásból származó anyagok. Az Intézménynél a dokumentum-típusokat a 3.2 alfejezetben foglaltuk össze. A személyzeti iratok/adatok nyilvántartását az ME 06-** Személyzeti kérdések; Belső oktatás, képzés c. eljárás tartalmazza. A folyamatos működést igazoló iratokat bizonylatoknak, feljegyzéseknek nevezzük. A bizonylatokkal kapcsolatos általános szabályozást az ME 03-** A feljegyzések kezelése c. eljárás tárgyalja. A vevőkkel, megrendelőkkel, illetve a (be)szállítókkal kötött megállapodásokat nem tekintjük dokumentumoknak, hanem ajánlatként, szerződésként, illetve megrendelésként hivatkozunk rájuk a szakmai folyamatokat leíró eljárás(ok)ban. I Béla Procedures Manual version 4..doc Oldal: 5

6 ME 02-02: A DOKUMENTUMOK KEZELÉSE 3. DOKUMENTUMOK KÉSZÍTÉSE, KIADÁSA, KEZELÉSE 3.1 Általánosan érvényes előírások Az Intézménynél dokumentumok készítését, illetve beszerzését kezdeményezheti minden érintett munkatárs. A dokumentum kiadása/életbe léptetése előtt a dokumentum készítőjének gondoskodnia kell arról, hogy a szakmai szempont alapján történő felülvizsgálat, a kijelölt vezető jóváhagyása és aláírása megtörténjen. A dokumentumokat a Dokumentum nyilvántartó lapon (BA 003) nyilvántartásba kell venni. (Lehetséges, hogy a különböző típusú dokumentumokhoz külön-külön összesített lista készüljön.) A nyilvántartott dokumentumok listáját minden munkatárs számára elérhető helyen (pl. tanáriban) kell tárolni, hogy szükség esetén utána tudjanak nézni, milyen vonatkozó szabályozások állnak rendelkezésre. A belső készítésű dokumentumoknak a következő alaki követelményeket kell minimálisan kielégíteniük: egyértelmű megnevezés és/vagy azonosító, teljességét bizonyító tartalomjegyzék és/vagy lapszámozás, az ellenőr / jóváhagyó (hatályba léptetést végző) neve és aláírása, az ellenőrzés / jóváhagyás (hatályba léptetés) dátuma, másolásra, sokszorosításra alkalmas kivitel. Dokumentumokról másolatot kizárólag a 3.2 alpont táblázataiban kezelési feladatkörrel megjelölt munkatárs készíthet. A kiadott másolatokról nyilvántartást köteles vezetni (BA 004), hogy biztosítható legyen az esetleges módosítás visszakereshetősége figyelembe véve a 3.3 alpontban megfogalmazott esetleges kivételeket. A nyilvántartott másolatokat színes I Béla Procedures Manual version 4..doc Oldal: 6

7 ME 02-02: A DOKUMENTUMOK KEZELÉSE bélyegzővel látjuk el. A dokumentumokat az Intézmény valamennyi érintett munkatársa számára hozzáférhető helyen kell tárolni. A színes bélyegzővel nem ellátott dokumentumokat csak tájékoztató jellegűnek szabad tekinteni. Az intézményi alkalmazottak felelőssége az, hogy munkájukban csak a nyilvántartott, színes pecsétes változatot használhatják. Amennyiben a kiadás után módosításra van szükség, a módosított és felülvizsgált dokumentum kiadása előtt egyeztetni kell a dokumentációs rendszer kezelőjével. Ő gondoskodik valamennyi az elosztási listában szereplő régi példány visszavonásáról (vagy a már elavult, de vissza nem vont dokumentum egyértelmű érvénytelenítéséről, figyelemfelhívó jelöléssel), és arról, hogy az új változat mindenhová eljusson. A módosítást annak kell felülvizsgálnia, aki az eredeti változatot is véleményezte. A módosításokról feljegyzéseket kell vezetni. Gondoskodni kell arról, hogy az új változat egyértelműen megkülönböztethető legyen (pl. dátum, azonosító jel, stb.) a módosítás előtti változattól. A módosított (régi) verzió másolati példányait (lapokat, mellékleteket, stb.) vissza kell vonni és meg kell semmisíteni. Ha a visszavont változat eredeti (tő-)példányát az irattárban tároljuk a dokumentum kezelője által nyitott dossziéban az archiválás tényét dokumentálni kell. Ha a tőpéldány tárolási helye más, akkor a címlap (vagy az adott lap) áthúzásával és az érvénytelenítés dátumával kell jelezni a kivonást. Az archiválás tényét pedig dokumentálni kell. 3.2 Dokumentumtípusok és az azokkal kapcsolatos felelősségek Az Intézménynél a dokumentumok lehetnek belső készítésűek, illetve külső forrásból származóak. Jellegüknél fogva értelemszerűen eltérő felelősségek illetve kezelési módszerek, lehetőségek alapján kell róluk gondoskodni. A következő táblázatok az Intézménynél alkalmazott I Béla Procedures Manual version 4..doc Oldal: 7

8 Oldalverzió: március 26. ME 02-02: A DOKUMENTUMOK KEZELÉSE dokumentumtípusokat foglalják össze, feltüntetve az azokkal kapcsolatos (jóváhagyási) felelősségeket is: Dokumentum fajták: Tevékenységek: Külső forrásból származó dokumentumok Szakmailag igényel/beszerez Ellenőriz, "elrendel" : 1. tárol, 2. érvényességet biztosít, 3. karbantart: Jogszabály, törvény CD jogtár 1. igazgató 3. ügyint.titkár Magyar Közlöny Oktatási Közlöny Ügyviteli titkár Ügyviteli titkár - 1. ig. 3. ügyviteli titkár - 1.ált. igh. 3. ügyviteli titkár Kapja még: Igény szerint nem nyilvántartott másolatként bármely munkatárs Igény szerint nem nyilvántartott másolatként bármely munkatárs Igény szerint nem nyilvántartott másolatként bármely munkatársnál Szabvány MB MB MB Igény szerint nyilvántartott másolatként bármely munkatárs Központi képzési program Gyak. okt. vez. I 1. gyak.o.vez. 3. gyak.o.vez. Önkormányzati határozatok ügyint. titkár (irattár) 2. ig. 3. ügyint. titkár Alapító okirat Igazgató I 1. irattár 3. ig. Igény szerint nem nyilvántartott másolatként bármely munkatársnál Elosztási lista szerint nyilvántartott másolatként I Béla Procedures Manual version 4..doc Oldal: 8

9 Oldalverzió: március 26. ME 02-02: A DOKUMENTUMOK KEZELÉSE Tevékenységek: Dokumentum fajták: Szervezeti és működési szabályzat Házirend szakmailag igényel/beszerez/készít Belső készítésű dokumentumok Ellenőriz, "elrendel": 1. tárol, 2.érvényességet biztosít, 3.karbantart: I I 1. irattár 2. ig. 3. ig. I (+SZMK, Tantestület, DÖK) I 1. irattár 2. ig.dök, tantestület 3. ig.dök, tantestület Igazgatói utasítások I I 1. irattár 2-3. Ig. Minőségirányítási kézikönyv MB I 1. irattár 2. ig., MB 3. MB Eljárások kézikönyve MB I 1. irattár 2. ig., MB 3. MB Minőségpolitika I I 1. irattár 2. ig., MB 3. ig. Pedagógiai program Helyi tanterv I (+ tantestület) I (+ szaktanárok) I (+ tantestület) I (+ tantestület) Tanmenet Szaktanár Mk. vezető Szabályzatok (gazdálkodás, munkavédelem, stb.) 1. irattár 2. ig.+tant. 3. ig.+tant. 1. irattár 2. ig.+mk.v. 3. ig.+mk.v. 1. szaktanár,igh. 2. mk.vez. 3. szaktanár KESZ I 1. adatkez.r. 2. ig. 3. KESZ Kapja még: Elosztási lista szerint nyilvántartott másolatként Elosztási lista szerint nyilvántartott másolatként Érintettek nem nyilvántartott másolatként Elosztási lista szerint nyilvántartott másolatként Elosztási lista szerint nyilvántartott másolatként Elosztási lista szerint nyilvántartott másolatként Elosztási lista szerint nyilvántartott másolatként A Ped.program részeként (Ped.progr.elosz tási lista) - Elosztási lista szerint nyilvántartott másolatként I Béla Procedures Manual version 4..doc Oldal: 9

10 Oldalverzió: március 26. ME 02-02: A DOKUMENTUMOK KEZELÉSE Dokumentum fajták: Tevékenységek: szakmailag igényel/beszerez/készít Belső készítésű dokumentumok Ellenőriz, "elrendel": 1. tárol, 2.érvényességet biztosít, 3.karbantart: Szakmai program Ig. PTE szakmai vez. Tantárgyi helyi tantervek Munka köz. 1. ig. iroda Munkaterv I I 1. irattár 2. ig. 3. ált.igh. +igh. I. Béla Alapítvány Kuratórium I (+ bíróság) I. Béla plakett alapító okirata Igazgatóság I (+ tantestület) 1. irattár 2. Kuratórium 3. Kuratórium ig., ált.igh 1. irattár 2. ig 3. ig.tantest. Kapja még: Ped. pr. Részeként PP eloszt. List szerint Elosztási lista szerint nyilvántartott másolatként Elosztási lista szerint nyilvántartott másolatként Elosztási lista szerint nyilvántartott másolatként ahol I igazgató, Ig.h. Érintett igazgatóhelyettes, MB Minőségbiztosítási vezető 3.3 Az egyes dokumentumtípusokkal kapcsolatos teendők MINŐSÉGIRÁNYÍTÁSI KÉZIKÖNYV, A MINŐSÉGPOLITIKA A dokumentum elkészítésekor ki kell tölteni a Dokumentumkísérő lapot (BA 004), amelyet a dokumentumnyilvántartó-gyűjtőben kell tárolni. A Minőségirányítási Kézikönyvben megfogalmazott szabályozással kapcsolatban követelmény, hogy: Megjelölje, hogy mi az összefüggés a szakmai folyamatok között. Hivatkozást tartalmazzon a dokumentált eljárásokra. Rögzítse és indokolja, ha az ISO 9001:2000 szabvány 7. fejezetében előírtakat az Intézménynél nem alkalmazzák. I Béla Procedures Manual version 4..doc Oldal: 10

11 Oldalverzió: augusztus 30.. ME 02-02: A DOKUMENTUMOK KEZELÉSE A Minőségirányítási Kézikönyv olyan dokumentum, mely sorszámozott példányokban készül. A Kézikönyv(ek) azonosítására az egyes példányok előlapján található azonosító rovat szolgál. Az egyes fejezetekben leírt szabályozások módosítása esetén elegendő, ha csak azt az érintett lapot cseréljük ki módosítás után, ügyelve arra, hogy az adott oldal fejlécében szereplő oldalverzió számot 1-el meg kell növelni. Ebben az esetben az oldal fejlécét az igazgatónak alá kell írnia. (Az 1-es változatszámú oldalakon külön igazgatói aláírásnak szerepelnie nem kell, hiszen ezen oldalak tartalmát a teljes Kézikönyv első kiadásakor együttesen hagyta jóvá az igazgató.) A Minőségirányítási Kézikönyv Minőségpolitika része önálló dokumentumként is kezelhető. Abban az esetben, ha a Minőségpolitikáról felülvizsgált másolatok a Kézikönyvön kívül is hozzáférhetők az Intézménynél, a Minőségirányítási Kézikönyv kísérőlapján jelölni kell a különálló Minőségpolitika példányok elosztását is. (A nem eredetiben aláírt, illetve a Kézikönyvből kimásolt Minőségpolitika minták csak tájékoztató példányoknak minősülnek; nyilvántartásuk nem szükséges.) A Minőségirányítási Kézikönyv tartalomjegyzéke tájékoztató jellegű. A Kézikönyvben történő módosítások miatti változásokat a tartalomjegyzékben nem kell jóváhagyatni, csak az utolsó módosítás dátumát kell feltüntetni. (A módosított tartalomjegyzék archiválása felesleges; nem szükséges továbbá a Dokumentumkísérő lapon ezen módosítás feltüntetése sem.) Amennyiben az egyes oldalak módosítása olyan mértékű, hogy célszerű az egész Kézikönyvet együttesen újra kiadni, a teljes új kiadás dátumát kell feltüntetni az oldalakon. Az oldalverzió rovatot 1-re kell változtatni. Az egyes oldalak aláírása ebben az esetben nem szükséges, ugyanakkor a Kézikönyv előlapján kell a jóváhagyást igazolni. A módosítások a minőségirányítási programban rögzített, törvényi szabályozási körön belül a minőségirányítási program legitimációjához kötöttek. I Béla Procedures Manual version 4..doc Oldal: 11

12 ME 02-02: A DOKUMENTUMOK KEZELÉSE ELJÁRÁSOK A dokumentum elkészítésekor ki kell tölteni a Dokumentumkísérő lapot (BA 004), amelyet a dokumentumnyilvántartó-gyűjtőben kell tárolni. Az Eljárások Kézikönyvében megfogalmazott szabályozással kapcsolatban követelmény, hogy: Megjelölje, hogy ki a felelős az eljárásban leírt feladat vagy folyamat eredményéért. Leírja, hogy mi az intézkedés. Megjelölje azt a dokumentumot/iratot vagy bizonylatot, amely alapján ellenőrizhető, hogy betartották-e az eljárásban foglaltakat. Az Eljárások Kézikönyve olyan dokumentum, mely sorszámozott példányokban készül. A Kézikönyv(ek) azonosítására az egyes példányok előlapján található azonosító rovat szolgál. A Kézikönyvben található eljárások azonosítására az ME xx-xx felépítésű karaktersorozatot használjuk, ahol ME utal a Minőségirányítási Eljárásra, az első két szám futósorszám, míg az utolsó két szám az eljárás verziószámát jelenti. (Pl. ME jelentése: A nyolcadik sorszámú minőségirányítási eljárás 3-ik, teljes körűen módosított változata.) Az egyes fejezetekben, mint eljárásokban leírt szabályozások kisebb módosítása esetén elegendő, ha csak azt az érintett lapot cseréljük ki módosítás után, ügyelve arra, hogy az adott oldal fejlécében szereplő oldalverzió számot 1-el meg kell növelni. Ebben az esetben az oldal fejlécét az igazgatónak alá kell írnia. (Az 1-es változatszámú oldalakon külön igazgatói aláírásnak szerepelnie nem kell, hiszen ezen oldalak tartalma a teljes Kézikönyv első kiadásakor együttesen került jóváhagyásra.) Amennyiben az egyes oldalak módosítása olyan mértékű, hogy célszerű az adott eljárást teljes körűen újra kiadni, az eljárás fejlécében az azonosító szám változatszámát 1-el meg kell növelni, míg az oldalverzió számokat ismét 1-re kell állítani. Az egyes oldalak aláírása ebben I Béla Procedures Manual version 4..doc Oldal: 12

13 ME 02-02: A DOKUMENTUMOK KEZELÉSE az esetben nem szükséges, ugyanakkor az eljárás első oldalának fejlécében kell az igazgatónak a jóváhagyást igazolnia. (Hasonlóan kell eljárni, ha olyan új eljárás vezetnek be, amely a Kézikönyv előző teljes kiadásakor még nem létezett.) A módosítások a minőségirányítási programban rögzített, törvényi szabályozási körön belül a minőségirányítási program legitimációjához kötöttek. Az Eljárások Kézikönyvének mellékletei tájékoztató jellegűek. A Kézikönyvben történő módosítások miatti változásokat a mellékletekben nem kell jóváhagyatni, csak az utolsó módosítás dátumát kell feltüntetni. (A módosított tartalomjegyzék archiválása felesleges; nem szükséges továbbá a Dokumentumkísérő lapon ezen módosítás feltüntetése sem.) TÖRVÉNYEK, JOGSZABÁLYOK, KÖZLÖNYÖK A Közlönyök nyilvántartása a közlöny száma alapján az ügyviteli titkár feladata. Dokumentum nyilvántartás és kísérő lap vezetése ezen anyagoknál nem szükséges. (A Közlönyökből esetenként több érvényes verzió is (akár másolatban is) rendelkezésre állhat az Intézmény területén. Ezek teljes körű nyilvántartása, követése nem szükséges; elegendő legalább egyetlen érvényes példány biztosítása.) A törvényi és jogszabályi előírások CD-jogtár alapján hozzáférhetők. Ennek biztosítása, rendszeres frissítése az iskolatitkár feladata. A CD-jogtárból nyomtatott verziók tájékoztató jellegű dokumentumnak minősülnek, nyilvántartásuk nem szükséges. Vitás esetekben (pl. a legújabb CD verzió késedelmes megjelenése esetén) a Közlönyökben megjelenő változatok az irányadók PEDAGÓGIAI PROGRAM, HELYI TANTERV, TOVÁBBÁ HELYI KÉPZÉSI PROGRAMKÉNT HASZNÁLT KÖZPONTI PROGRAMOK A dokumentumok elkészítésekor (beszerzésekor) ki kell tölteni a Dokumentumkísérő lapot (BA 004), amelyet a dokumentumnyilvántartó-gyűjtőben kell tárolni. I Béla Procedures Manual version 4..doc Oldal: 13

14 Oldalverzió: március 9. ME 02-02: A DOKUMENTUMOK KEZELÉSE A programokat egyértelmű címük és kiadási dátumuk azonosítja. A képzési és a helyi programok érvényes, felülvizsgált változatait (a külső forrásból származó programokat is!) igazgatói aláírással, dátummal kell ellátni. Azok a másolati példányok, amelyeken ilyen jelölések nem szerepelnek, kizárólag tájékoztató jellegűnek tekinthetők. Annak ellenére, hogy a Helyi programok (tantervek) a Pedagógiai program részét képezik, célszerű őket független dokumentumként nyilvántartani. Ez megkönnyíti az esetleges módosításukat és az elosztásuk nyilvántartását TANMENETEK A tanmeneteket a szaktanár készíti, az érintett munkaközösség-vezető aláírásával hagyja jóvá. Azonosításuk a tanév és az évfolyam, osztály, tantárgy feltüntetésével történik. Egy jóváhagyott példányt a szaktanár az iskolában tárol. A másolt példányok nyilvántartása, továbbá Dokumentumkísérő lap és Dokumentum nyilvántartó lap alkalmazása nem szükséges SZABÁLYZATOK, SZMSZ, HÁZIREND Ezeket a dokumentumokat a Képzési programokkal azonos módon kell kezelni AZ INTÉZMÉNY FENNTARTÁSÁVAL KAPCSOLATOS JOGI IRATOK Az Intézmény fenntartásával kapcsolatos jogi iratok, határozatok, engedélyek (pl. Önkormányzati határozatok, Munkaügyi Központ tanúsítványa, stb.) nyilvántartása a titkárság feladata. A másolt példányok nyilvántartása, továbbá Dokumentumkísérő lap és Dokumentum nyilvántartó lap alkalmazása nem szükséges EGYÉB KÜLSŐ FORRÁSBÓL SZÁRMAZÓ DOKUMENTUMOK A külső forrásból származó dokumentumok azonosítására az eredeti azonosítójukat alkalmazzuk. A szabványok érvényességének rendszeres figyeléséért a minőségbiztosítási megbízott a felelős. A szabványok évenkénti felülvizsgálatának, ellenőrzésének tényét a dokumentum kísérő lapján aláírással és dátummal kell igazolnia. I Béla Procedures Manual version 4..doc Oldal: 14

15 ME 02-02: A DOKUMENTUMOK KEZELÉSE IGAZGATÓI UTASÍTÁSOK Az igazgatói utasítások azonosítására kiadási dátumuk szolgál. Az utasításokat az igazgató írja alá. A tőpéldány nyilvántartása a titkárság feladata. Az igazgatói utasításokon fel kell tüntetni, hogy személy szerint (pl. beosztás szerint) kik kaptak belőle. Dokumentumkísérő lap, illetve Dokumentum nyilvántartó lap alkalmazása nem szükséges. A kiosztott példányokat minden egyéb jelölés nélkül csak tájékoztató példányoknak tekintjük. Az igazgatói utasítások szabadon másolhatók SZÁMÍTÓGÉPES HÁLÓZATON ELHELYEZETT DOKUMENTUMOK KEZELÉSE Lehetséges, hogy egyes, számítógépes fájl formájában is rendelkezésre álló dokumentumok a hálózaton keresztül is a felhasználók rendelkezésére állnak. A hálózaton olvasható fájlokat írásvédett állapotban a rendszergazda köteles elhelyezni / módosítani / karbantartani a dokumentum tőpéldányának jóváhagyója tájékoztatása alapján. A hálózaton hozzáférhető dokumentumokat érvényes, felülvizsgált verziójú anyagoknak kell tekinteni mindaddig, míg nem kerülnek kinyomtatásra. A hálózatról kinyomtatott verziók aláírás hiányában nem tekinthetők nyilvántartott, érvényes példányoknak. I Béla Procedures Manual version 4..doc Oldal: 15

16 ME 03-02: A FELJEGYZÉSEK KEZELÉSE ME 03: A FELJEGYZÉSEK KEZELÉSE 1. ÁLTALÁNOS RÉSZ Az Intézmény minőségirányítási rendszere biztosítja az elvégzett feladatok, vizsgálatok bizonylatoltságát. (Bizonylatnak a folyamatos működést igazoló iratokat, illetve számítógépes adatbázisokat tekintjük. Az utasítás jellegű írott anyagokat dokumentumnak hívjuk, és az ME 02-** Eljárásban szabályozzuk őket.) A minőséggel kapcsolatos valamennyi bizonylatot könnyen hozzáférhető módon tárolunk, ezzel biztosítva a visszakereshetőséget és az elemezhetőséget. A minőségügyi bizonylatok megőrzéséről egyedileg rendelkezünk, illetve azok adatait a szerződésnek megfelelően - ha szükséges - a vevőnek tájékoztatásul megküldjük. 2. BIZONYLATOK, FORMANYOMTATVÁNYOK, IGAZOLÁSOK Az Intézménynél a folyamatok működésének igazolására használt feljegyzések, bizonylatok kialakításában közreműködhet minden munkatárs. A kialakított és bevezetésre javasolt bizonylati mintát át kell adni a minőségbiztosítási vezetőnek. Neki kell gondoskodnia annak ellenőrzéséről, hogy az új bizonylat, feljegyzés nem ellentétes-e a minőségirányítási rendszer már alkalmazott más feljegyzéseivel. Ezt követően el kell végeznie a bizonylatnak a minőségirányítási rendszerbe történő integrálását (eljárások esetleges módosítása stb.). A bizonylati mintákat ún. Bizonylati Albumban kell elhelyeznie és a bizonylati mintákat egyedi azonosítóval kell ellátni: Az azonosító betűjele (BA) utal a bizonylati albumra. Az ezt követő háromjegyű szám az adott minta sorszámát jelenti az albumban. A per-jel után következő szám arra utal, hogy az adott típusú, című, funkciójú minta hányadik (módosított) kiadásáról van szó. A bizonylati mintákról a BA 001 Bizonylat nyilvántartó lap segítségével nyilvántartást kell vezetni. I Béla Procedures Manual version 4..doc Oldal: 16

17 ME 03-02: A FELJEGYZÉSEK KEZELÉSE A nyilvántartásba vételt követően a minőségbiztosítási vezetőnek ki kell állítania (vagy a bizonylat leendő felhasználóival ki kell állíttatnia) a bizonylat kísérő lapját (BA 002), melyet a minta tőpéldánya mellett, a bizonylati albumban kell elhelyezni. A bizonylatkísérő lapon kell rendelkezni a bizonylat használatáról, azonosításáról, kitöltési módjáról, megőrzéséről, tárolási módjáról, kötelező adatairól, illetve a felelősségi körökről. A bizonylat felhasználását a kísérőlapnak megfelelően kell végezni. Elképzelhető, hogy olyan feljegyzéseket, formanyomtatványokat kell a működés során használni, melyek nem az Intézmény belső bizonylatai, hanem külső cégtől (hivataltól, felügyeleti szervtől, államilag előírt bizonylatként, stb.) származnak. Az ilyen bizonylatokat is célszerű nyilvántartásba venni, és ki kell tölteni a kísérő lapot. (Mindenképpen meg kell tenni, ha a vevő/megrendelő ragaszkodik a saját bizonylatának használatához, vagy a szakmai folyamatok szabályozásához nélkülözhetetlen a használatuk.) Ezen bizonylatok értelemszerű azonosításáról a kísérő lapon kell nyilatkozni (pl. megnevezés, külső azonosító szám stb.) (Saját belső azonosító számot nem szükséges számukra adni, ha eleve rendelkeznek egyértelmű jelöléssel. (Pl. nyomdai szám, stb.)) 3. BÉLYEGZŐK NYILVÁNTARTÁSA Az Intézménynél használt bélyegzők felhasználásának, jogosultságának, érvényességének módjáról Pecsétkísérő lapo(ko)n (BA 007/01) kell gondoskodni. A pecsétkísérő lapokat erre a célra megnyitott dossziéban kell elhelyezni. A pecsétmintákról a BA 006 számú Pecsétnyilvántartó lapon nyilvántartást kell vezetni. 4. ARCHIVÁLÁS A módosított formanyomtatványok egy (üres) eredeti példányát a Bizonylat-nyilvántartó lapon (BA 003) nyilvántartva kell archiválnia a minőségbiztosítási vezetőnek. (A megőrzött, archivált példányt egyértelmű figyelemfelhívó jelöléssel kell ellátni, hogy megakadályozható legyen a formalap esetleges felhasználása.) I Béla Procedures Manual version 4..doc Oldal: 17

18 ME 04-02: A BELSŐ AUDITOK SZABÁLYOZÁSA ME 04: BELSŐ AUDITOK SZABÁLYOZÁSA 1. ÁLTALÁNOS RÉSZ Az Intézmény évente rendszeres, terv szerinti átfogó belső minőségügyi felülvizsgálatokat tart. A felülvizsgálat figyelembe veszi és értékeli az Intézmény minőségirányítási rendszerének működését érintő változásokat. 2. FOLYAMATLEÍRÁS A minőségbiztosítási vezetőnek éves belső felülvizsgálat ütemtervet (BA 043 Éves Belső Felülvizsgálat Ütemterve) kell készítenie, úgy, hogy lehetőség szerint legalább évente egyszer mindenképpen sor kerüljön minden egyes eljárás illetve folyamat auditálására valamennyi érintett és a minőségirányítási rendszerbe bevont szervezeti egységnél. A felülvizsgálati tervet az igazgató hagyja jóvá. A vizsgálatok gyakoriságát az illető tevékenység fontosságára és a hatékonyság, illetve a helyesbítő vagy megelőző lépések visszaigazolásának szükségességére kell alapozni. Bármikor beiktatható soron kívüli vizsgálat is. Rendkívüli felülvizsgálatot mind az igazgató, mind a minőségbiztosítási vezető elrendelhetnek. A vizsgálatot a minőségbiztosítási vezető vagy a vizsgálati módszerek terén képzett megbízottja (auditor) végzi. A szakképzett auditorokról nyilvántartást kell vezetni (BA 044). Auditor csak kiképzett, felkészült személy lehet. Az auditor nem vizsgálhat olyan tevékenységet, amelyért ő maga felel. A minőségbiztosítási vezető felelőssége (szükség esetén az igazgatóval egyeztetve) az adott felülvizsgálati területhez az auditorokat kijelölni. A tevékenységet az azt szabályozó, érvényben lévő dokumentumokban (pl. Eljárás, SZMSZ, Pedagógiai program, stb.) foglaltaknak megfelelően kell auditálni. I Béla Procedures Manual version 4..doc Oldal: 18

19 ME 04-02: A BELSŐ AUDITOK SZABÁLYOZÁSA A vizsgálatot megelőzően a mindenkori auditornak célszerű (nem kötelező) az általa ellenőrizendő tételek (dokumentumok, a rendszer működését igazoló feljegyzések, bizonylatok, termékek stb.) jegyzékét összeállítania. A felülvizsgálat során tapasztalt mindenfajta nem-megfelelésről, valamint folyamatos fejlesztést / fejlődést célzó észrevételről feljegyzést kell készítenie (BA 042 Eltérés Megállapító Jegyzőkönyv)! A vizsgált területért felelős személlyel közösen írásban rögzítenie kell, hogy mi a teendő, hogy megszüntethető legyen az észlelt hiba (helyesbítő tevékenység), illetve, hogy megakadályozható legyen annak újbóli előfordulása (megelőző tevékenység). Meg kell állapodni a javító intézkedések ütemezésében, határidejében is. (Amennyiben nem hiba, hanem fejlesztési lehetőség merült fel az auditon, ennek megvalósíthatóságáról, szükségességéről is dönteni kell, szükség esetén a minőségbiztosítási vezető bevonásával.) A tapasztalt eltéréseket célszerű (nem kötelező) súlyozni (BA 042): Súlyosnak (Major) kell minősíteni azt az eltérést, amely a rendszer működőképességét veszélyezteti, illetve a vevő számára észlelhető minőségromlást, elégedetlenséget okozhat, vagy a tapasztalatok szerint gyakran fordulnak elő. Enyhe (Minor) súlyozású lehet minden egyéb, bizonyítékkal alátámasztható eltérés. Észrevétel (Observation) kategóriájú lehet a megállapítás, ha az auditor értékítélete szerint potenciális hibalehetőséget jelenthet, de erre az audit során bizonyítékot nem talált. Ilyen kategóriába célszerű sorolni továbbá minden szervezeti, szervezettségi fejlődési lépést, ötletet, fejlesztési célt, amely az auditor vagy a vizsgált terület képviselője szerint hozzájárulhat az Intézmény működésének, hatékonyságának javításához. A felülvizsgálati jelentéseket, megállapításokat az Audit Zárójelentésben (BA 039) kell összesíteni. (Ha a vizsgálat során nem merült föl helyesbítő/megelőző intézkedés szükségessége, ezt is jelezni kell az Audit Zárójelentésben.) I Béla Procedures Manual version 4..doc Oldal: 19

20 ME 04-02: A BELSŐ AUDITOK SZABÁLYOZÁSA Az Audit Zárójelentés mellé célszerű csatolni a vizsgálandó tételek jegyzékét (vagy a kérdéslistát) és kötelező csatolni az Eltérés Megállapító Jegyzőkönyve(ke)t, amennyiben készült(ek) ilyen(ek). A felülvizsgálat során született feljegyzéseket át kell adni a minőségbiztosítási vezetőnek, aki azokat legalább két évig megőrzi. Amennyiben merültek fel hibák a rendszer működésével kapcsolatban, utóellenőrző felülvizsgálatokat (follow-up audit) kell tartani. A follow-up audit koordinálásáért a minőségbiztosítási vezető, végrehajtásáért lehetőség szerint az eredeti auditor a felelős. A follow-up audit során vizsgálni kell, hogy a közösen kialakított javító intézkedések megtörténteke, illetve hatékonyak-e. Ha az intézkedések nem megfelelőek, a tapasztalt megállapításokat újra rögzíteni kell. Amennyiben a javítások, beavatkozások megfelelőek, az előzetesen felvett Eltérés Megállapító Jegyzőkönyvben igazolni kell azt. (Amennyiben a hiba/eltérés tartósan nem kezelhető, akkor részletes feltáró, az ME 05-** eljárásban megfogalmazott helyesbítő, megelőző tevékenységet kell indítani.) Az audit akkor tekinthető befejezettnek (BA 039), ha sikerrel zárultak az esetleges follow-up auditok is. Az auditok állapotát a BA 043 lapon kell rögzíteni. Az auditok eredményéről a minőségbiztosítási vezetőnek a Vezetői felülvizsgálat során be kell számolnia az Intézmény vezetőinek; szükség esetén módosítva a minőségcélokat. A belső auditok akkor tekinthetők hatékonynak, ha hozzájárulnak az Intézmény belső fejlődéséhez, a folyamatos tökéletesítéshez. I Béla Procedures Manual version 4..doc Oldal: 20

21 ME 05-02: HELYESBÍTŐ, MEGELŐZŐ TEVÉKENYSÉG; PANASZKEZELÉS ME 05: HELYESBÍTŐ, MEGELŐZŐ TEVÉKENYSÉG; PANASZKEZELÉS 1. ÁLTALÁNOS RÉSZ Az Intézmény által megfogalmazott és működtetett minőségirányítási rendszer biztosítja, hogy folyamataink szabályozott keretek között működjenek, ezzel küszöbölve ki az esetleges rendszerbeli hibákat. Folyamatosan végzünk helyesbítő, megelőző tevékenységet a minél magasabb működési színvonalat célzó megelőzés, tökéletesítés, fejlődés érdekében. A minőségi hiányosságok megelőzése érdekében az Intézmény minden munkatársa felelős saját munkájáért. Köteles rámutatni a hibákra, részt venni a hiba okának felderítésében és a hiba megszüntetésében. A minőségbiztosítási vezető és az illetékes terület vezetője felelős minden minőségromlást előidéző tevékenység kivizsgálásáért, a szükséges javító intézkedés kezdeményezéséért, azok megvalósításáért és ellenőrzéséért. 2. HELYESBÍTŐ TEVÉKENYSÉG Amennyiben az Intézménynél rendszeresen előforduló működésbeli, folyamatbeli hibákat, eltéréseket észlelünk, helyesbítő tevékenységet kell indítani. Ilyen tevékenységet kell indítani a belső auditokon feltárt jelentősebb rendszerhibák, illetve a vevői reklamációk, panaszok kivizsgálása során felmerült hibák esetében is. (A belső auditokon feltárt eltérések kezelésekor lehetőség szerint az ME 04-** eljárás szerint kell eljárni.) A felmerült probléma jellegétől függően elképzelhető, hogy az adott szervezeti egységnél helyileg megoldható kérdésről van szó, de az is lehetséges, hogy általánosítható, az Intézményen belül más szervezeteket is érintő problémáról van szó, vagy más területeken is felmerülhet hasonló kérdés. (A probléma azonosítását követően jelölni kell, hogy milyen esetről van szó.) Általános érvényű (több területet érintő) problémák esetén célszerű az igazgató vagy az igazgatóhelyettes(ek) koordinálását kérni az intézményszintű, minden érintett által elfogadható I Béla Procedures Manual version 4..doc Oldal: 21

22 ME 05-02: HELYESBÍTŐ, MEGELŐZŐ TEVÉKENYSÉG; PANASZKEZELÉS megoldás eléréséhez. Ellenkező esetben az érintett felettes határozhatja meg a hibajavító / helyesbítő tevékenység végrehajtásáért felelős személyt. A hibajavító tevékenység megkezdéséről döntést kell hozni, a vonatkozó bizonylat (BA 037) kiállításával. A kinevezett felelős döntése alapján szükség szerint az intézmény munkatársainak közös helyzetelemzésére, problémafeltárására, a felmerülő ötletek megvitatására kerülhet sor. Szükség esetén az érintett területek bevonásával célszerű összehívni egy problémamegoldó csoportot. Azonosítani kell az észlelt nem megfelelőségeket, majd lehetőség szerint fel kell tárni azok lehetséges okait. A lehetséges okok közül szakmai megfontolások alapján ki kell választani azt, amelyről legvalószínűbb, hogy a probléma kiváltásáért felelős. Ez alapján meg kell határozni, hogy milyen beavatkozó, javító, fejlesztő lépés(ek)re van szükség. Szükség esetén oktatásokat kell tartani cégen belül, hogy minden munkatárs számára ismertek és alkalmazhatók legyenek a hozott intézkedések. Az egyes javító lépések elvégzéséről feljegyzéseket kell készítenie kijelölt felelősnek. A beavatkozás, javítás eredményét nyomon kell követnie, át kell vizsgálnia. Meg kell győződnie arról, hogy a hozott intézkedés hosszú távon képes megszüntetni az adott folyamatban bekövetkezett hibát és tartós minőségnövekedést eredményez. Rendelkeznie kell a feljegyzésekben, hogy a bevezetett lépések hatékonyságát mikor, milyen formában kell felülvizsgálni, hogy biztosítható legyen a folyamatos minőségjavítás és a fejlesztés hatékonysága, és megelőzhető legyen a hiba újra-előfordulása. A helyesbítő, megelőző tevékenységek eredményéről tájékoztatni kell a megbízó vezetőt. A kitöltött, lezárt jegyzőkönyveket (legalább azok egy másolati példányát) (BA 042) a minőségbiztosítási vezetőnél kell tárolni. I Béla Procedures Manual version 4..doc Oldal: 22

23 Oldalverzió: augusztus 30. ME 05-02: HELYESBÍTŐ, MEGELŐZŐ TEVÉKENYSÉG; PANASZKEZELÉS A helyesbítő, megelőző tevékenységek általánosítható eredményeiről a minőségbiztosítási vezetőnek a Vezetői felülvizsgálat során (ME 01-**) be kell számolnia az Intézmény vezetőinek; szükség esetén módosítva a minőségcélokat. 2.1 Panaszok kezelése Amennyiben az intézmény tanulói, a diákok szülei vagy a szakmai felügyeleti szervek, mint partnerek részéről esetlegesen elégedetlenség, reklamáció, panasz érkezik az Intézményhez, azt haladéktalanul ki kell vizsgálni, és ha azt jogosnak találtuk, lépéseket lel tenni a hiba megszüntetésére az alábbiak szerint: Panaszként értelmezzük azokat a felszólalásokat, észrevételeket, kifogásokat, stb. (továbbiakban: panasz), amelyek az oktatás-nevelés folyamatában keletkeznek, és összefüggenek az iskolai munkával. Nem foglalkozunk tehát azokkal a panaszokkal, melyek nem tartoznak az iskolai folyamatokhoz (Pl. bolti lopás, tanuló viselkedése a járművön, stb.). A panasz érkezhet szülő, diák, pedagógus, iskolai dolgozó részéről, a szűkebb és tágabb környezetből olyan személytől, aki közvetlenül nincs kapcsolatban az iskolával, az osztályfőnökhöz, az iskola vezetőségének bármely tagjához, az iskola bármely dolgozójához. Nem foglalkozunk névtelen panaszokkal, vagy olyanokkal, amelyeknél a panasztevő nem vállalja neve rögzítését. Ugyanakkor az iskola minden dolgozójára kötelező a titoktartás, ha a panasztevő kéri, hogy adatai ne kerüljenek nyilvánosságra. Az iskola azon panaszok kivizsgálásával foglalkozik, amelyek írásban (a panaszos nevének, címének feltűntetésével) érkeznek, vagy hivatalos fórumon (szülői értekezlet, diákközgyűlés, diák- I Béla Procedures Manual version 4..doc Oldal: 23

24 ME 06-02: SZEMÉLYZETI KÉRDÉDEK; BELSŐ OKTATÁS, KÉPZÉS önkormányzati megbeszélés, stb.) hangzanak el. Utóbbiakat a legrövidebb időn belül jelezni kell az iskola igazgatójának. A panaszt az az iskolai dolgozó továbbítja, aki az adott fórumon az iskolát képviselte. Törekedni kell arra, hogy a szóban elhangzott panaszokat jegyzőkönyvben (pl. a BA 047 Beérkező panasz kezelése c.) rögzítse az iskola vezetőségének egy tagja. Ha ez nem lehetséges, akkor az iskola hivatalos képviselője emlékeztetőt vesz fel. Az emlékeztetőben is szerepelnie kell, hogy mikor, ki vagy kik tették a panaszt, mi a panasz lényege. A jegyzőkönyvet a panasztevő aláírja és azonnal megkapja annak egy példányát. Az emlékeztetőt 3 napon belül (tértivevényesen) az igazgató elküldi a panasztevőnek. A panaszt az iskola igazgatója vagy megbízottja 30 napon belül kivizsgálja. A kivizsgálás eredményét jelentés panasz kivizsgálásáról feljegyzésben összegezi. Feltétlenül meghallgatja, és jegyzőkönyvezi annak a személynek a véleményét, aki ellen a panasz érkezett. A panasztevőt legkésőbb a kivizsgálás 30. napján írásban értesíteni kell az eredményről, az esetleges intézkedésről. Az értesítésben meg kell jelölni a további jogorvoslat lehetőségét is. Amennyiben a panasz az Intézmény működési folyamatainak, munkatársainak hibájára vezethető vissza, megelőző tevékenységet kell kezdeményezni. 3. MEGELŐZŐ TEVÉKENYSÉG A helyesbítő tevékenységeken felül a még elő nem fordult, de potenciálisan felmerülő eltérések esetében is, a hibák újra-előfordulását megelőző tevékenységet kell indítani. A megelőző tevékenységek kezelése a helyesbítő tevékenységeknél leírt formalap (BA 037) és módszertan alkalmazásával történik. I Béla Procedures Manual version 4..doc Oldal: 24

25 ME 06-02: SZEMÉLYZETI KÉRDÉDEK; BELSŐ OKTATÁS, KÉPZÉS A feladat végrehajtása közben az alábbiakat érdemes megfontolni: Van-e olyan tevékenység, amely hasonló ahhoz, amelyre a megelőző tevékenységet kidolgozzuk, vagy kidolgoztuk? Ki kell-e erre is terjeszteni a már kidolgozott módszert? Egyszerűsíthető-e a kapcsolódó adminisztráció? Automatizálható-e, illetve érdemes-e automatizálni az adott tevékenységet? Szükséges-e új, hatékonyabb ellenőrzési módszer kidolgozása? Kellenek-e új, vagy pontosabb utasítások? Megfelelőek-e az erőforrások? A megelőző tevékenységgel kapcsolatban, ha ezt a feladat nagysága megköveteli, minőségügyi terv készíthető. I Béla Procedures Manual version 4..doc Oldal: 25

26 ME 06-02: SZEMÉLYZETI KÉRDÉDEK; BELSŐ OKTATÁS, KÉPZÉS ME 06: SZEMÉLYZETI KÉRDÉSEK; BELSŐ OKTATÁS, KÉPZÉS 1. ÁLTALÁNOS RÉSZ Az Intézmény igen nagy figyelmet fordít arra, hogy minden munkatársát motiválja képességeinek, tudásának fejlesztésére. Az Intézmény rendelkezik egy, a munkatársakra vonatkozó oktatási és képzési tervvel. A képzés során minden munkatársunk megismeri a Minőségirányítási Kézikönyv és a minőségügyi rendszer követelményeit. Valamennyien tisztában vagyunk a hiányos munkavégzésnek a többi munkatársra, a vevők megelégedettségére, a költségekre és az Intézmény eredményességére gyakorolt hatásaival. 2. ÚJ DOLGOZÓ FELVÉTELE Pedagógus üres álláshely betöltésére pályázatot hirdetünk az Oktatási Közlönyben, más esetben az álláshelyet, ha szükséges, meghirdetjük más lapban. Felvétel előtt a kiválasztottakkal elbeszélgetésre kerül sor, majd a leendő szakmai felettesek véleményét figyelembe véve az alkalmasnak látszó személy kinevezéséről az igazgató dönt. (Pedagógus esetén az igazgatóhelyettesek és a munkaközösség-vezetővel történő konzultációt követően.) Felvétel során új munkatársak a munkakör ismertetése után munkaköri leírást kapnak. Az áthelyezéssel történő közalkalmazotti jogviszony létesítését kivéve, minden közalkalmazottal próbaidőt kötünk ki. Ennek mértéke 30 nap, a közalkalmazottal történt megegyezés esetén 90 nap. Ez alól kivétel a 60 napnál rövidebb, határozott időre történő foglalkoztatás. A pedagógus munkakör betöltése szempontjából pályakezdőnek minősülő közalkalmazott esetén a kinevezés határozott időre, egy tanévre szól. Orvosi alkalmassági vizsgálat nélkül kinevezés nem történhet meg. I Béla Procedures Manual version 4..doc Oldal: 26

27 Oldalverzió: március 26. ME 06-02: SZEMÉLYZETI KÉRDÉDEK; BELSŐ OKTATÁS, KÉPZÉS Minden dolgozó számára ún. Személyzeti dossziét kell nyitni. A Személyzeti dosszié tartalmazza a munkavállalóval kapcsolatos, a munkakör betöltéséhez, illetve a munkáltatói jogok és kötelezettségek gyakorlásához szükséges információkat. A dosszié minimális tartalma az alábbi: Adatfelvételi lap, Kinevezés, kinevezés módosítása, Erkölcsi bizonyítvány (ha a munkakör betöltéséhez szükséges), végzettséget igazoló oklevél, diploma, szakvizsga, továbbképzés dokumentum másolata, Intézménnyel kötött egyéb megbízási szerződés (esetleg tanulmányi szerződés), Bérmozgással kapcsolatban kiállított átsorolások, értesítések, Munkaköri leírás (kivéve az SZMSZ-ben szereplő vezetői, osztályfőnöki, stb. feladatokat) Jogviszony megszűnésekor megszüntető határozat elszámoló lap egyéb elszámolás (időarányos járandóságokról, tartozásokról, leltár eredményéről) A foglalkoztatottak személyi anyagát a gazdasági ügyintéző kezeli; azt lemezszekrényben köteles tárolni. Hozzáférhet az igazgató, aki egyben annak ellenőre is. Adatokat csak igazgatói engedéllyel lehet kiadni (nem vonatkozik saját adatra.). A minőségirányítási rendszer felülvizsgálatakor (lásd: ME 04-** eljárás) a belső felülvizsgálók (auditorok) a dosszié teljességét, a munkaköri leírások megfelelőségét, az elvégzett oktatások és a munkaköri leírásban szereplő minimális képzettségi követelmények teljesülésének igazolását ellenőrizhetik, ugyanakkor a munkaszerződésbe való betekintésre jogosultságuk nincs. I Béla Procedures Manual version 4..doc Oldal: 27

28 Oldalverzió: augusztus 30.. ME 06-02: SZEMÉLYZETI KÉRDÉDEK; BELSŐ OKTATÁS, KÉPZÉS 3. Belépéskor kötelező oktatások Minden új munkatársnak belépéskor kötelezően oktatáson kell részt vennie. A felvétel során az új munkatárssal ismertetni kell a betöltendő munkahely elvárásait, az új munkatárs felelősségét, a vonatkozó munka- és tűzvédelmi előírásokat, az informatikai szabályzatot, az Intézmény céljait, minőségpolitikáját, az adott munkakör elvégzését szabályozó belső utasítások tartalmát és azt, hogy személyes munkája során hogyan járulhat hozzá a közös célok eléréséhez. Az elvégzett oktatásokról jelenléti ív készül, melyet a Személyzeti dossziéban kell elhelyezni. (A munkavédelmi és/vagy tűzvédelmi oktatások nyilvántartásakor elfogadható, ha az a Személyzeti dossziétól független, központilag nyilvántartott formában történik.) Az oktatások végrehajtásáról a felettes vezető köteles gondoskodni. 4. MUNKATÁRSAK TOVÁBBKÉPZÉSE, OKTATÁSA Ötévente a nevelőtestület továbbképzési tervet fogad el, melynek megvalósulásához évente beiskolázási tervet készít az iskolavezetés (a céltámogatás terhére), szükség esetén kitérve a minőséggel kapcsolatos kérdésekre is. Az éves munkaterv megvalósulása, a munkatársak fejlődése érdekében évente belső oktatási terv készül. (BA 045/01) Ehhez előzetesen minden évben össze kell gyűjteni az egyes szervezeti egységek belső képzési igényeit. Egyéb továbbképzést az igazgató engedélyez a költségvetés és a pedagógiai szakmai igények függvényében. A képzésben részt vett alkalmazottnak írásos feljegyzést kell készítenie arról, hogy munkájában mennyire tudja hasznosítani az ott tanultakat. (Milyen volt a program szakmai színvonala, milyen a gyakorlati használhatósága, ajánlható-e más kollégáknak, szükséges-e újabb tanfolyami részvétel?)az oktatásokról készített feljegyzéseket (pl. oklevél, jelenléti ív) meg kell őrizni. Az oklevélmásolatot, tanúsítványról készült másolatot a gazdasági ügyintéző helyezi el a személyi anyagban, a jelenléti íveket és az oktatásról/továbbképzésről készült feljegyzéseket az I Béla Procedures Manual version 4..doc Oldal: 28

29 ME 06-02: SZEMÉLYZETI KÉRDÉDEK; BELSŐ OKTATÁS, KÉPZÉS igazgatóhelyettes gyűjti, majd irattárba helyezi. A minőségbiztosítással kapcsolatos oktatási feljegyzéseket a minőségbiztosítási vezető őrzi. 5. MUNKAVISZONY MEGSZŰNÉSÉVEL KAPCSOLATOS FELADATOK Az alkalmazott kilépési szándékát írásban nyújtja be, így lehetőség van közösen megegyezni a kilépés (jogviszony megszűnés) módjában és határidejében. Mindezekről a jogszabályi előírások rendelkeznek (MT, KJT). A kilépés során el kell végezni az alábbi adminisztrációs feladatokat: Megszüntetési határozat, elszámoló lap kitöltése, ha közös megegyezéssel szűnik meg a jogviszony, akkor a munkáltató és munkavállaló részéről tett nyilatkozat. Ha év közben szűnik meg a jogviszonya: el kell számolni az időarányos szabadságát. Pedagógusok esetén a szakkönyvekre kapott támogatásról a számlákat legkésőbb az utolsó munkában töltött napon le kell adni. Személyi használatra kiadott eszközökkel és a könyvtárból kölcsönzött könyvekkel is el kell számolnia ugyanezen határidőig. El kell számolni még a le nem járt munkaruha kihordási idő arányos részével és az esetleges tanulmányi szerződésben vállalt kötelezettségekből adódó túlfizetésekkel. Az ezzel kapcsolatos határidőkről írásban kell megállapodni. Mivel a Magyar Államkincstár (MÁK) számfejtési köréhez tartozik az intézmény, így a munkáltatói igazolást a munkaviszony megszűnéséről, az adó- és társadalombiztosítási igazolást nekik kell kiállítani, valamint az időarányos bér számfejtéséről is nekik kell gondoskodni. A kilépő közalkalmazott személyi anyagát irattárban őrizzük, személyi lapját visszaadjuk. Eredeti dokumentumot csak a másolatok elkészítéséig kérjük el. I Béla Procedures Manual version 4..doc Oldal: 29

30 ME 07-02: TERVEZÉS ÉS FEJLESZTÉS SZABÁLYOZÁSA ME 07: TERVEZÉS ÉS FEJLESZTÉS SZABÁLYOZÁSA (ÚJ PROGRAMOK, TEMATIKÁK, TANKÖNYVEK, JEGYZETEK LÉTREHOZÁSA) 1. ÁLTALÁNOS RÉSZ Az Intézmény tevékenységében fejlesztésnek új Képzési program, Pedagógiai program, vagy a Pedagógiai program részét képező nevelési program megújító elemeit, vagy új Helyi tanterv létrehozását, illetve jegyzetek, új vizsgafeladatok, témakörök megírási, létrehozási folyamatát értjük. 2. FOLYAMATLEÍRÁS A fejlesztési folyamat indítása az iskolaigazgató vagy az érintett igazgatóhelyettes feladata, együttműködve az érintett munkaközösségi vezetőkkel. A fejlesztés végrehajtásával hozzáértő munkatársat kell megbízni, aki a fejlesztés során munkáját a BA 036 jelű, a fejlesztés tervezésére, követésére, valamint a végrehajtott átvizsgálások, igazoló és érvényesítő ellenőrzések rögzítésére szolgáló bizonylaton köteles bizonylatolni. Új képzési vagy helyi program létrehozása során kötelezően figyelembe kell venni a következőket, még abban az esetben is, ha a tényleges fejlesztés folyamata a szakmai rutin, illetve az előzetes tapasztalatok alapján időben rövid is lehet. 2.1 A fejlesztés megtervezése; a fejlesztés bemenő és kimenő adatai Az új program kialakítása előtt a megbízott munkatársnak egyértelműen, írásban kell meghatároznia, hogy mi a célja a fejlesztésnek ( új program célja ). A fejlesztés követésére szolgáló lapon rendelkeznie kell arról, hogy vannak-e olyan előzményei, egyéb bemenetei, vagy rendelkezésre állnak-e olyan információk, amelyeket a fejlesztés során figyelembe kell venni. (Pl. országos program, vonatkozó törvényi szabályozás, alkalmassági követelmények, stb.) I Béla Procedures Manual version 4..doc Oldal: 30

31 ME 07-02: TERVEZÉS ÉS FEJLESZTÉS SZABÁLYOZÁSA Fel kell mérnie, hogy melyek azok a szakmai lépések, amelyeket az új program elkészítésekor végre kell hajtani, majd ezekhez a lépésekhez határidőket kell rendelnie. A fejlesztéshez ún. elfogadási kritériumot kell rendelnie, amely az adott tevékenység ellenőrzésének alapjául szolgál. Ha szükséges, a fejlesztés végeredményeként létrejövő programra vonatkozó formai követelményeket is meg kell határozni. Amennyiben a fejlesztésben több terület, illetve munkatárs is részt vesz, rögzíteni kell a szakmai / szervezeti kapcsolódási pontokat. A megtervezett fejlesztési folyamatot szakmailag ellenőriztetni kell a megbízó vezetővel, aki ezt aláírásával igazolja. Amennyiben a fejlesztés végrehajtása során az előzetesen megtervezett célokban, elfogadási kritériumokban, lépésekben illetve határidőkben változtatásra ( tervmódosítás ) lenne szükség, erre kizárólag az eredeti tervet jóváhagyó vezető írásos jóváhagyását (aláírás, dátum) követően van mód. 2.2 A fejlesztés végrehajtása, átvizsgálása, lezárása, igazoló és érvényesítő ellenőrzése Az egyes fázisok, lépések megfelelőségét, határidőre történő teljesítését (átvizsgálását) a fejlesztéssel megbízott munkatárs a BA 036 lapon köteles igazolni. (A fejlesztés során a BA 036-os lapot a fejlesztést végző munkatárs köteles tárolni és naprakészen vezetni.) Amennyiben az előzetesen kialakított tervhez képest a megvalósítás során változtatás szükséges (előre nem látható feladatok, határidőcsúszások, stb.), annak tényét a követő lapon rögzíteni kell. A fejlesztéssel megbízott munkatárs által véglegesnek tekintett anyag szakmai megfelelőségét a megbízó vezető (szükség esetén szakértő munkatársak bevonásával) ellenőrzi. Az igazoló ellenőrzés tényét a fejlesztést követő lapon aláírással kell igazolni. A lezárást követően a felülvizsgálat tényét is tartalmazó dokumentált tervet a megbízó vezetőnek meg kell őriznie. (A fejlesztés során létrejött munkapéldányok, vázlatok, stb. megőrzése nem szükséges.) I Béla Procedures Manual version 4..doc Oldal: 31