MŰKÖDÉSI FOLYAMATAINAK ELLENŐRZÉSI NYOMVONALA

Átírás

1 1. sz. melléklet MTA NYELVTUDOMÁNYI INTÉZET MŰKÖDÉSI FOLYAMATAINAK ELLENŐRZÉSI NYOMVONALA

2 GAZDASÁGI (PÉNZÜGYI) OSZTÁLY (CSOPORT) MŰKÖDÉSI FOLYAMATAI A költségvetés tervezésének ellenőrzési nyomvonala 1 2 Intézményi bevételek és kiadások tervezése Az intézmény elkészíti végleges költségvetését 368/2011. (XII.31.) SZMSZ Kollektív szerződés Ügyrend 368/2011. (XII.31.) SZMSZ Ügyrend Előkészítő: gazdasági Költségvetési javaslat Elemi költségvetés gazdasági gazdasági Tárgyév nov. 30. a következő évre Tárgyév február 28. Az eredeti előirányzatok at a főkönyvi könyvelésben

3 Befektetett eszközök ellenőrzési nyomvonala Állománynövekedés (vásárlás, átadás, felújítás, stb.) Állomány csökkenés (értékcsökkenés, értékvesztés, selejt, hiány, stb.) Befektetett eszközök értékesítése politika Értékelési politika Értékelési politika Értékelési Előkészítő: kontírozó könyvelő analitikus könyvelő Előkészítő: analitikus könyvelő analitikus könyvelő Előkészítő: analitikus könyvelő dolgozó Bevételezési bizonylat, Üzembehelyezési jzk. Nyilvántartó karton Összesítő feladások, különféle jegyzőkönyvek Állománycsökkenési bizonylat és kiállítása gazdasági : gazdasági : gazdasági Écs: negyed-évet követő 15. nap Egyéb: évet követő január 31 Gazdálkodá si Gazdálkodá si Gazdálkodá si vagy pénztár vagy pénztár negyedévenké nt összesítő feladás a főkönyvi könyvelés felé negyedévenké nt, illetve szükség összesítő feladás a főkönyvi könyvelés felé ben a bevétel megjelenik.

4 Készletek, követelések ellenőrzési nyomvonala 1 2 Állománynövekedés (vásárlás, átadás, felújítás, stb.) Állomány csökkenés (értékvesztés, selejt, hiány, stb.) 3 Készletek, értékesítése politika Értékelési politika Értékelési politika Értékelési Előkészítő: kontírozó könyvelő analitikus könyvelő Előkészítő: analitikus könyvelő analitikus könyvelő Előkészítő: analitikus könyvelő dolgozó Bevételezési bizonylat, Nyilvántartó karton Összesítő feladások, különféle jegyzőkönyve k Készletcsökkenési bizonylat és kiállítása gazdasági : gazdasági : gazdasági Értékvesztés negyedévet követő 15. Egyéb: évet köv. január 31 vagy pénztár vagy pénztár Szükség, de legalább negyedévenként összesítő feladás a főkönyvi könyvelés felé Szükség, de legalább negyedévenként, összesítő feladás a főkönyvi könyvelés felé Az analitikus nyilvántartásból ki kell vezetni. A főkönyvi könyvelésben a bevételt

5 4. Követelések adósok, vevők nyilvántartásba vétele 6. Különféle kapott kölcsönök, támogatások politika Értékelési politika Értékelési Korm. politika Értékelési Korm.r.. Szerződés Előkészítő: dolgozó dolgozó Előkészítő: dolgozó dolgozó Előkészítő: dolgozó dolgozó vagy nyugta kiállítása Összesítő feladás, jegyzék Szerződések élelmezés dolgozó gazdasági : 5. Adósok, vevők Állományváltozása Negyedévet/ évet követő 15. nap gazdasági vagy pénztár vagy pénztár Az analitikus nyilvántartásban A főkönyvi könyvelésben az állományváltozást kell Az analitikus nyilvántartásban és főkönyvi könyvelésben

6 elszámolások ellenőrzési nyomvonala 1 2 Pénztári be és kifizetések elszámolása számlára befolyt bevételek és teljesített kiadások Pénzkezelési, Előkészítő: pénztáros gazdasági pénztáros Előkészítő: kontírozó könyvelő főkönyvi könyvelő Bevételi és kiadási pénztárbizonylat kiállítása Utalványrendelet kiállítása pénztáros : főkönyvi könyvelő Pénztár Naponta, vagy időszakonként a főkönyvben a pénztárzárás alapján kell Naponta a kivonat alapján a bevételeket és kiadásokat kell

7 Kötelezettségek, szállítók ellenőrzési nyomvonala 1 Szállítók nyilvántartásba vétele 2 Szállítók állományváltozása 3 4 Munkakkal kapcsolatos kötelezettségek (növekedés, csökkenés) Különféle kölcsönök, támogatások SZMSZ Kollektív szerződés, Szerződés Előkészítő: dolgozó dolgozó Előkészítő: dolgozó dolgozó Előkészítő: dolgozó dolgozó Előkészítő: dolgozó dolgozó Utalványrendelet kiállítása Összesítő feladás, jegyzék Határozat, jegyzőkönyv Különféle szerződések : gazdasági, Negyedévet/ évet követő 15. nap gazdasági vagy pénztár vagy pénztár Az analitikus nyilvántartásb an és főkönyvi könyvelésben Az analitikus nyilvántartásb an a kötelezettségn övekedést kell A főkönyvi könyvelésbe az állomány változást kell Az analitikus nyilvántartásb an és főkönyvi könyvelésben

8 Költségvetési kiadások ellenőrzési nyomvonala Személyi juttatások 1 2 Személyi jellegű kiadások elszámolása Munkaadót terhelő járulékok elszámolása SZJA tv. TB. jogszab. Utalványrendelet kiállítása, bértabló, Összesítő feladás az analitikus nyilvántartás alapján Kötelezettségvál laló Tárgyhónapot követő 12-ig vagy pénztár A kiadásokat a főkönyvi könyvelésben A kiadásokat a főkönyvi könyvelésben Dologi kiadások 1 Anyag, készlet beszerzés költségkénti elszámolása politika Anyaggazdálkodási Utalványrendelet, Kiadási pénztárbizonylat kiállítása vagy pénztár A kiadásokat a főkönyvi könyvelésben

9 Szolgáltatási kiadások elszámolása Különféle dologi kiadások elszámolása Beszerzéshez kapcsolódó általános forgalmi adó kiadások elszámolása Egyéb folyó kiadások elszámolása ÁFA tv. Utalványrendelet, Kiadási pénztárbizonylat kiállítása Utalványrendelet, Kiadási pénztárbizonylat kiállítása ÁFA analitika analitikus nyilvántartó Utalványrendelet, Kiadási pénztárbizonylat kiállítása gazdasági vagy pénztár vagy pénztár vagy pénztár vagy pénztár A kiadásokat a főkönyvi könyvelésben A kiadásokat a főkönyvi könyvelésben A kiadásokat a főkönyvi könyvelésben A kiadásokat a főkönyvi könyvelésben

10 6 Ellátottak pénzbeli juttatásainak elszámolása Pénzkezelési Utalványrendelet, Kiadási pénztárbizonylat kiállítása vagy pénztár A kiadásokat a főkönyvi könyvelésben Költségvetési bevételek ellenőrzési nyomvonala Intézményi működési bevételek 1 2 Alaptevékenység, sajátos tevékenység, vállalkozási tevékenység bevétele A bevételhez kapcsolódó általános forgalmi adó elszámolása, Önköltségszámítási ÁFA tv. Számla, nyugta, bevételi pénztárbizonylat kiállítása Számla, nyugta, bevételi pénztárbizonylat kiállítása Gazdálkodás Gazdálkodás i Gazdálkodás i vagy pénztár vagy pénztár A bevételeket a főkönyvi könyvelésben A bevételeket a főkönyvi könyvelésben

11 Felhalmozási és tőke jellegű bevételek 1 2 Felhalmozási és tőkejellegű bevételek A bevételhez kapcsolódó általános forgalmi adó elszámolása ÁFA tv. Számla, nyugta, bevételi pénztárbizonylat kiállítása Számla, nyugta, bevételi pénztárbizonylat kiállítása Gazdálkodás i Gazdálkodás i vagy pénztár vagy pénztár A bevételeket a főkönyvi könyvelésben A bevételeket a főkönyvi könyvelésben Támogatások, pénzforgalom nélküli bevételek 1 Irányító szervtől kapott költségvetési támogatás elszámolása Előkészítő: Előirányzat felhasználási terv k A kapott támogatást a főkönyvi könyvelésben 2 Egyéb kapott támogatás elszámolása (pályázat) Szerződés Előkészítő: Pályázat i szerződés A kapott támogatást a főkönyvi könyvelésben

12 3 Pénzforgalom nélküli bevételek elszámolása, Analitikus nyilvántartás, összesítő feladás Gazdasági Féléves: Félévet követő 15- ig Éves: tárgyévet követő 12- ig gazdasági A feladások alapján a pénzforgalom nélküli bevételeket a főkönyvi könyvelésben Az intézmény zárlati feladatai ellátásának ellenőrzési nyomvonala Havi zárlati feladatok 1 számlák záró egyenlegeinek egyeztetése a főkönyvi könyveléssel Főkönyvi kivonat készítése Hónapot követő 15-ig Az eltérést kell 2 A pénztárjelentés adatainak egyeztetése a pénztárban található készpénzzel Pénztárjelentés Hónapot követő 15-ig Az eltérést kell

13 3 4 5 Havi ÁFA bevalló intézménynél az ÁFA megállapítása, egyeztetése A könyvviteli számlákon kimutatott adó járulék és más közteher egyeztetése a bevallásokban szereplő adatokkal Az egységes rovatrend rovataihoz kapcsolódóan vezetett nyilvántartási számlákon rögzített követelések, kötelezettségvállal ások, más fizetési kötelezettségek egyeztetését a részletező nyilvántartásokkal, Előkészítő: Áfa analitika, ÁFA bevallás Főkönyvi kivonat alapján Előirányzat felhasználási terv Hónapot követő 20-ig Hónapot követő 15-ig Hónapot követő 15-ig van Az egyeztetésnek, az eltérést kell Az egyeztetésnek Az egyeztetésn ek

14 6 Az egységes rovatrend rovataihoz kapcsolódóan vezetett nyilvántartási számlákon rögzített gazdasági események összesített bizonylaton történő feladását a könyvviteli számlákra, Főkönyvi kivonat : Intézmény Hónapot követő 15-ig Az egyeztetésn ek 7 A használatból kivont immateriális javak, tárgyi eszközök átsorolását az átsorolt, követelés fejében átvett készletek közé, Főkönyvi kivonat : Intézmény Hónapot követő 15-ig Az egyeztetésn ek

15 Negyedéves zárlati feladatok (a havi zárlati feladatokon túlmenően) 1 2 Negyedéves ÁFA bevalló intézmény a bevallás adatainak megállapítása, egyeztetése Az immateriális javak, tárgyi eszközök,készletek állományváltozásá nak könyvelése ÁFA analitika, ÁFA bevallás Összesítő feladás az analitikus nyilvántartásból a pénzügyi felé ÁFA analitika, ÁFA bevallás Negyedévet követő 20-ig Negyedévet követő 15- ig Az egyeztetésnek, az eltérést kell Az eltérést kell 3 Befektetett eszközök forgóeszközök téves besorolásának helyesbítése Összesítő feladás az analitikus nyilvántartásból a pénzügyi felé Negyedévet követő 15- ig Az eltérést kell

16 4 5 Terv i és terven felüli értékcsökkenés elszámolása Az egyszerűsített értékelési eljárás alá vont követelések esetén az értékvesztés elszámolását az egységes rovatrend rovataihoz kapcsolódóan vezetett nyilvántartási számlákon és a könyvviteli számlákon, Összesítő feladás az analitikus nyilvántartásból a pénzügyi felé elé Összesítő feladás az analitikus nyilvántartásból a költségvetési és pénzügyi felé Negyedévet követő 15- ig Negyedévet követő 15- ig A kötelezettségvállalást a 0-s osztály ban A kötelezettségvállalást a 0-s osztály ban 6 Az előző évek éves költségvetési beszámolói esetleges helyesbítésének elszámolását, Összesítő feladás az analitikus nyilvántartásból a pénzügyi felé Negyedévet követő 15- ig A kötelezettségvállalást a 0-s osztály ban

17 7 A Általános kiadások ellenszámlán nyilvántartott általános kiadások felosztását a Alaptevékenység kiadásai ellen vagy Vállalkozási tevékenység kiadásai ellen nyilvántartási számlákra, Összesítő feladás az analitikus nyilvántartásból a költségvetési felé Negyedévet követő 15- ig Az állományváltozást kell 8 A 6. o.-ban könyvelt általános költségek felosztását a 7. osztály könyvviteli számláira a 691. Általános költségek átvezetési közbeiktatásával, politika Összesítő feladás az analitikus nyilvántartásból a pénzügyi felé Negyedévet követő 15- ig Az állományváltozást kell

18 9 A főkönyvi kivonat alapján a könyvelés helyességének ellenőrzése. politika Főkönyvi kivonat Negyedévet követő 15- ig Az állományváltozást kell Éves zárlati feladatok (a havi és negyedéves zárlati feladatokon túlmenően) ellenőrzési nyomvonala 1 A leltári különbözetek elszámolása, az eltérések okainak vizsgálata politika, Önköltségszámítási Összesítő feladás az analitikus nyilvántartásból a pénzügyi felé évet követő 31-ig A felosztást kell 2 Eszközök értékelése, terven felüli értékcsökkenés és értékvesztés elszámolása Összesítő feladás az analitikus nyilvántartásból a pénzügyi felé évet követő 31-ig Eltérés esetén a módosítást

19 3 Külföldipénzérték re szóló eszközök, kötelezettségek, más fizetési kötelezettségek, kötelezettségvállal ások átértékelése, politika, Önköltségszámítási Előkészítő: Összesítő feladás az analitikus nyilvántartásból a költségvetési és pénzügyi felé évet követő 31-ig A felosztást kell 4 Behajthatatlan követelések elszámolása Főkönyvi kivonat, analitikus nyilvántartás évet követő 31-ig Eltérés esetén a módosítást 5 Az időbeli elhatárolások elszámolása politika, Önköltségszámítási Előkészítő: Összesítő feladás az analitikus nyilvántartásból a pénzügyi felé évet követő 31-ig A felosztást kell 6 Záró, befejezetlen termelés készletre vétele Összesítő feladás az analitikus nyilvántartásból a pénzügyi évet követő 31-ig Eltérés esetén a módosítást

20 7 8 Az 5. osztály könyvviteli számáinak átvezetése a 8. osztály könyvviteli számláira Saját termelésű készletek állományváltozása politika, Önköltségszámítási Előkészítő: felé Főkönyvi kivonat, Program generálja Összesítő feladás az analitikus nyilvántartásból a pénzügyi felé évet követő 31-ig évet követő 31-ig A felosztást kell Eltérés esetén a módosítást 9 10 A 8. és 9. osztály könyvviteli számláinak zárása A 6. és 7. osztály könyvviteli számláinak zárása politika, Önköltségszámítási Előkészítő: Főkönyvi kivonat, program generálja Főkönyvi kivonat, program generálja évet követő 31-ig évet követő 31-ig A felosztást kell Eltérés esetén a módosítást

21 11 12 A mérlegszámlák (1-4. osztály) zárása Előirányzatok, valamint az ei. i számlák lezárása politika, Önköltségszámítási Előkészítő: Főkönyvi kivonat, program generálja Főkönyvi kivonat, program generálja évet követő 31-ig évet követő 31-ig A felosztást kell Eltérés esetén a módosítást Az Intézményi beszámolás ellenőrzési nyomvonala Az éves költségvetési beszámoló 1 2 Beszámoló a K1-K8 költségvetési kiadások előirányzatának éről Beszámoló a B1-B7 költségvetési bevételek előirányzatának éről,, Űrlap kitöltése a költségvetési adataiból. Űrlap kitöltése a költségvetési adataiból. : : Tárgyévet követő 31-ig Tárgyévet követő 31-ig gazdasági gazdasági

22 3 4 5 Beszámoló a K9 Finanszírozási kiadások előirányzatának éről Beszámoló a B8 Finanszírozási bevételek előirányzatának éről Teljesített kiadások kormányzati funkcióként, Leltárkészítési Leltárkészítési, Leltározó bizottság, Leltározó bizottság Űrlap kitöltése a költségvetési adataiból. Űrlap kitöltése a költségvetési adataiból. Űrlap kitöltése a költségvetési adataiból. : : : Tárgyévet követő 31-ig Tárgyévet követő 31-ig Félévet/ Tárgyévet követő 31-ig gazdasági gazdasági gazdasági 6 Teljesített bevételek kormányzati funkcióként, Űrlap kitöltése a költségvetési adataiból. : Félévet/ Tárgyévet követő 31-ig Gazdasági 7 Maradvány kimutatás, Űrlap kitöltése a költségvetési adataiból. : Félévet/ Tárgyévet követő 31-ig Gazdasági

23 Adatszolgáltatás a személyi juttatások és a foglalkoztatottak, választott tisztségviselők összetételéről A költségvetési létszámkeret funkciócsoportonkénti megoszlása Központosított előirányzatok és egyéb kötött felhasználású támogatások elszámolása SZMSZ, politika, politika, politika ) A beszámoló űrlapjának kitöltése a személyi nyilvántartásból A beszámoló űrlapjának kitöltése a személyi nyilvántartásból A beszámoló űrlapjának kitöltése a költségvetési adataiból Félévet/ Tárgy-évet követő 31- ig Félévet/ Tárgy-évet követő 31- ig Félévet/ Tárgyévet követő 31- ig Gazdasági nncs Gazdasági t Gazdasági Mérleg Az eredménykimutatás, politika, politika A beszámoló űrlapjának kitöltése a pénzügyi adataiból A beszámoló űrlapjának kitöltése a pénzügyi Félévet/ Tárgyévet követő 31- ig Félévet/ Tárgyévet követő 31- ig Gazdasági Gazdasági

24 Szakfeladatonkénti kimutatás a költségekről és a megtérült költségekről Kimutatás az immateriális javak, tárgyi eszközök, koncesszióba, vagyonkezelésbe adott eszközök állományának alakulásáról Az eszközök értékvesztésének alapkulása, politika, politika, politika adataiból A beszámoló űrlapjának kitöltése a pénzügyi adataiból A beszámoló űrlapjának kitöltése a pénzügyi adataiból, és az analítikus nyilvántartásból A beszámoló űrlapjának kitöltése a pénzügyi adataiból, és az analítikus nyilvántartás Félévet/ Tárgyévet követő 31- ig Félévet/ Tárgyévet követő 31-ig Félévet/ Tárgyévet követő 31-ig Gazdasági Gazdasági Gazdasági

25 16 17 Az összeállított beszámoló jelentés egyeztetése az érintettekkel Az intézményi beszámoló jelentés jóváhagyása, politika 368/2011.(XII.31.) SZMSZ Előkészítő: pénzügyi, (gazdasági bizottság i) Mérleg, Szöveges beszámoló jelentés Zárszámadási rendelet Tárgyévet követő 31- ig Tárgyévet követő április 30- ig Gazdasági Közbeszerzési eljárás ellenőrzési nyomvonala 1 Közbeszerzési igények tervezése 2015.évi CXLIII. tv. Közbeszerzési Előkészítő: pénzügyi, gazdasági, ügyintéző, gondnok, Közbeszerzési terv Gazdasági Tárgyévet követő április 15-ig Gazdasági 2 Ajánlati felhívás közzététele 2015.évi CXLIII. tv. Közbeszerzési Előkészítő: pénzügyi, gazdasági, ügyintéző. gondnok, Előzetes összesített tájékoztató, meghirdetése Gazdasági Tárgyévet követő április 30-ig Gazdasági

26 3 Ajánlatok bontása, elbírálása, 2015.évi CXLIII. tv. Közbeszerzési Előkészítő: pénzügyi, gazdasági, ügyintéző, Bizottság létrehozása, Jegyzőkönyv készítés Gazdasági, osztály folyamat os Gazdasági osztály Nincs 4 Szerződéskötés 2015.évi CXLIII. tv. Közbeszerzési Előkészítő:, igazgató Szerződés ban meghatározottak Kbtv. illetve Ptk. ban meghatározot tak ban meghatározott ak 5 Statisztikai jelentés készítése 2015.évi CXLIII. tv. Közbeszerzési Előkészítő:, igazgató Jelentés elkésztése Tárgyévet követő május 31. igazgató Pályázatokkal kapcsolatos ellenőrzési nyomvonal 1 Pályázat figyelés és kiválasztás SZMSZ Előkészítő: ügyintézők Egyéb Pályázati kiírások figyelése an 2 Pályázat megírása és beadása SZMSZ Előkészítő: ügyintéző Egyéb Pályázati anyagok (kutatási terv, résztvevők, költségterv, A pályázati kiírás Gazdasági, Igazgatóhelyettes

27 3 Pályázat befogadása SZMSZ Előkészítő: ügyintéző Egyéb. Befogadó nyilatkozat, aláírt pályázat A pályázati kiírás. Gazdasági, Igazgatóhelyettes 4 Támogatási szerződés aláírása SZMSZ Előkészítő, koordináló A pályázatot meghirdető Támogatási szerződés, aláírása Ügyrendben meghatározottak A pályázati kiírás Ügyrendben meghatározottak Ügyrendben meghatározottak 5 Pályázat megvalósulása Előkészítő: ügyintéző Egyéb.. A pályázatban meghatározottak megvalósítása Ügyrendben meghatározottak Ügyrendben meghatározottak Ügyrendben meghatározottak Bank vagy pénztár A gazdasági eseményeke t Szerződéskötések ellenőrzési nyomvonala 1 Szerződések előkészítése SZMSZ Előkészítő: ügyintéző Egyéb. Szerződés tervezet an 2 Szerződések megkötése SZMSZ Előkészítő: ügyintéző Egyéb. Szerződés an, illetve a szerződés ben megjelölt határidők Ellenőrzés Gazdasági, Igazgatóhelyettes

28 Információ áramlás nyomvonala 1 Kimenő információ elektronikus vagy papíralapú 2 Irányítószervtől, vagy egyéb szervtől beérkező információ SZMSZ SZMSZ Előkészítő: ügyintézők Egyéb. Előkészítő: ügyintézők Levél, megállapodás, egyéb irat Levél, megállapodás, egyéb irat an an, illetve a megjelölt határidők 3 Információ továbbítás a felé 4 A továbbítja az információt SZMSZ SZMSZ Előkészítő: ügyintézők Fogadók: A szervezeti felépítésnek megfelelően a k Levél, megállapodás, egyéb irat Levél, megállapodás, egyéb irat an, illetve a megjelölt határidők an, illetve a megjelölt határidők

29 Döntéshozatal ellenőrzési nyomvonala 1 Saját hatáskörű döntéshozatal SZMSZ Előkészítő: Ügyintézők, osztályk igazgató Levél, megállapodás, egyéb irat an Költségvetési szerv je

30 2. sz. melléklet A pénzügyi irányítási és ellenőrzési feladatok feladatkörök i elkülönítése irányítási és ellenőrzési feladatok Feladatkörök 1. dokumentumok 1.1. Intézményi költségvetés - azt intézményre vonatkozó költségvetési koncepció - az intézmény éves költségvetési terve - az intézmény költségvetésének módosításai - az intézményt érintő normatív állami támogatások adatszolgáltatása a fenntartónak 1.2. Féléves beszámoló 1.3. Éves beszámoló 1.4. Kötelezettségvállalás dokumentumai 1.3.Vagyongazdálkodással kapcsolatos ügyek - beszerzések - értékesítések - selejtezés 2. Előzetes és utólagos pénzügyi ellenőrzés, a pénzügyi döntések szabályszerűségi és szabályozottsági szempontból történő jóváhagyása, ellenőrzése 2.1.Költségvetési terv - jóváhagyása - előirányzat-felhasználási ütemterv - likviditási terv 2.2. Kötelezettségvállalások e 3. Egyéb gazdasági események elszámolása 3.1. Költségvetési bevételi és kiadási előirányzatok könyvelése - eredeti előirányzatok - módosított előirányzatok 3.2. Előirányzat ek könyvelése

31 3. sz. melléklet FOLYAMATOK KOCKÁZATA ÉS ELLENŐRZÉSE A folyamat leírása Tárgyi eszközök nyilvántartása és az értékcsökkenés elszámolása Befektetett pénzügyi eszközök nyilvántartása Készletek nyilvántartása Kötelezettségvál lalás, utalványozás,, érvényesítés, szakmai igazolás Hatás* Valószínűség* Folyamat kockázatossága* Ellenőrzési pontok vagy folyamatok leírása M/K/A M/K/A M/K/A Bekerülési érték meghatározása Tárgyi eszközök állományba vétele Analitikus nyilvántartás vezetése Értékcsökkenésvi leírás elszámolása Analitikus nyilvántartás és a főkönyvi könyvelés egyezősége M/K/A M/K/A M/K/A A pénzügyi eszközök besorolása A bekerülési érték meghatározása Az analitikus nyilvántartás vezetése Az analitikus nyilvántartás és a főkönyvi könyvelés egyezősége Befektetett pénzügyi eszközök értékelése a mérlegben M/K/A M/K/A M/K/A Bekerülési érték meghatározása Készletek bevételezésének bizonylatolása Készletek kiadásának bizonylatolása Az analitikus nyilvántartás és a főkönyvi könyvelés egyezősége Készletek értékelése a mérlegben M/K/A M/K/A M/K/A Az ellenőrzött feladat- és hatáskörök szabályozása A helyi és a központi szabályozás érvényesülése Utalványrendelet jogszabályi előírásoknak való megfelelősége Kötelezettségvállalások nyilvántartási rendjének kialakítása, a nyilvántartás vezetése magas (3), közepes (2), alacsony (1)

32 KOCKÁZATELEMZÉS ÖSSZESÍTÉSE Jelen melléklet tartalma ajánlás jellegű. Folyamat Folyamat Összesített kockázatfelmérés jelentősége kockázatossága Tárgyi eszközök nyilvántartása és az értékcsökkenés elszámolása M/K/A M/K/A M/K/A Befektetett pénzügyi eszközök nyilvántartása M/K/A M/K/A M/K/A Készletek nyilvántartása M/K/A M/K/A M/K/A Kötelezettségvállalás, utalványozás,, érvényesítés, szakmai igazolás M/K/A M/K/A M/K/A Jelölések: Magas (3) Közepes (2) Alacsony (1)

33 KOCKÁZATKEZELÉS 4. sz. melléklet KÜLSŐ KOCKÁZATI TÉNYEZŐK Infrastrukturális kockázat Lehetséges ok Lehetséges okozat A számítógép meghibásodik Adatfeldolgozás késedelmes. Az adatállomány törlődik, megsérül. Hatás Valószínűség Kockázat Kockázat Folyamat szabályozottsága viselés áthárítás megelőzés igen nem M A K X Karbantartási szerződés X Szállításból eredő kockázat Lehetséges ok Lehetséges okozat A nem érkezik meg időben Pénzszállítás Tárgyi eszközök szállítása A kifizetés késedelmes, késedelmi kamat Az ellátmányt Hatás Valószínűség Kockázat Kockázat Folyamat szabályozottsága viselés áthárítás megelőzés igen nem A M K X X ellophatják M A K X X Az eszköz sérülhet, K A A X X rongálódhat

34 Lehetséges ok Lehetséges okozat Alkalmazási jogviszonyt megszüntető és egyéb bérszámfejtéshe z kapcsolódó iratok nem érkeznek meg határidőben az intézményhez Szállítás, rakodás során a csomagolás sérül A tisztítószer kiömlik Rakodás Közúti közlekedés Nem történik meg időben a bér kifizetése Hatás Valószínűség Kockázat Kockázat Folyamat szabályozottsága viselés áthárítás megelőzés igen nem K A A X Alapdokumentumok nélkül kifizetés A dolgozót sérülés érheti K A A egészségkároso dás A dolgozó izomzata, dereka sérülhet baleset X Munkaruha beszerzése K K K X Védőeszköz biztosítás A A A X A A A X Foglalkozásegészségügyi vizsgálat X X X X

35 Elemi csapások, meghibásodások Lehetséges ok Lehetséges okozat Tűz, csőtörés egyéb külső meghibásodás A tevékenységet átmenetileg nem tudja ellátni az intézmény Hatás Valószínűség Kockázat Kockázat Folyamat szabályozottsága viselés áthárítás megelőzés igen nem M A K X Biztosítás kötése X Jogi és szabályozási kockázat Lehetséges ok Lehetséges okozat A dolgozó nem szerez tudomást időben a jogszabályi változásokról A munka során hiba következik be. Folyamat Hatás Valószínűség Kockázat Kockázat szabályozottsága viselés áthárítás megelőzés igen nem M A K X Közlönyök, szakmai lapok beszerzése X

36 Információs kockázat Lehetséges ok Lehetséges okozat Az információ áramlás lassú, vagy az több lépcsőben jut el a hoz. Adminisztráció, ügyintézés hibás TEVÉKENYSÉGI KOCKÁZAT Hatás Valószínűség Kockázat Kockázat Folyamat szabályozottsága viselés áthárítás megelőzés igen nem K A A X A kötelessége a tájékoztatása X Személyi kockázat Lehetséges ok Lehetséges okozat A dolgozó iskolai végzettsége az ellátandó feladatnak nem felel meg A hibás, vagy a dolgozó nem tud teljesíteni EMBERI ERŐFORRÁS KOCKÁZAT Hatás Valószínűség Kockázat Kockázat Folyamat szabályozottsága viselés áthárítás megelőzés igen nem X A A A Munkakör X betöltéséhez szükséges végzettség meghatározott

37 Lehetséges ok Lehetséges okozat A dolgozó figyelmetlen A személyi állományban váratlan változás következik be, a feladatellátás miatt magasabb bérrel tudunk alkalmazni helyettesítőt, mint a költségvetésbe n tervezve van. Hatás Valószínűség Kockázat Kockázat A munka során hibázik A A A Folyamat szabályozottsága viselés áthárítás megelőzés igen nem X Tételes számszaki ellenőrzés Az intézmény túllépi a bérkeretet M A K X X X A beérkező irat elkallódik M A K X Bejövő posta iktatása X X

38 Csalás, lopás kockázata PÉNZÜGYI KOCKÁZAT Lehetséges ok Lehetséges okozat Az iroda ajtaját nem zárják be A pénz befizetése hamis bankjeggyel történik Az irodában lévő értéktárgyat, esetleg műszaki cikket eltulajdonítják Felelősségvállalási kockázat Hatás Valószínűség Kockázat Kockázat Folyamat szabályozottsága viselés áthárítás megelőzés igen nem X K K K X Az X irodahelyiségek zárhatóak Anyagi és erkölcsi kár M A K X X Lehetséges ok Lehetséges okozat A dolgozó nem számol el határidőben az ellátmánnyal vagy az előleggel Az intézmény nem tudja határidőre elvégezni a könyvelést Hatás Valószínűség Kockázat Kockázat Folyamat szabályozottsága viselés áthárítás megelőzés igen nem X K A A A határidő X pontos figyelése

39 Lehetséges ok Lehetséges okozat Bevételek befizetése a pénzforgalmi számlára nem a nak megfelelően történik Az nem történik meg a gazdasági részéről Biztosítási kockázat Lehetséges ok Lehetséges okozat Nem történik tájékoztatás időben a káreseményről Hatás Valószínűség Kockázat Kockázat Késve érkezik be a bevétel a számlára A A A Késik a kifizetés K A A Hatás Valószínűség Kockázat Kockázat Folyamat szabályozottsága viselés áthárítás megelőzés igen nem X A munkaköri X leírásban foglaltak betartása X A munkaköri leírásban foglaltak betartása Folyamat szabályozottsága viselés áthárítás megelőzés igen nem Késik a kár helyreállítása A A A X X A határidő pontos betartása X X

40 5. sz. melléklet Kérdéslista a költségvetési szerven belüli szervezeti egységek i számára Kérdés Igen Nem Ellenőrzési környezet 1. Egyértelműen meg van-e határozva (írásban rögzítve) a felelősségek és feladatkörök megosztása és elhatárolása i szinten? 2. Létezik-e a kontrolleljárásokkal kapcsolatos részletes útmutató a szervezeten belül? 3. Támogató-e az alkalmazottak magatartása a kontrolleljárások alkalmazásában? - igen, ha az eljárásokkal egyetértenek, elfogadják és alkalmazzák őket; - nem, ha az eljárásokkal nem értenek egyet, nem fogadják el, azonban alkalmazzák őket 4. Van-e írásos formában, mindenki által ismert és betartandó etikai normarendszer a szervezeten belül? 5. Ez az etikai normarendszer (vagy egyéb írásos anyag) tartalmazza-e, hogy mi a nem elfogadható viselkedés és az milyen szankciókat von maga után? 6. Rendelkeznek-e a k munkaköri leírással? 7. Működik-e a teljesítményértékelés rendszere? 8. Van-e humánpolitikai stratégia, amely magában foglalja a képzések rendszerét? 9. Működik-e a i információs rendszer? 10. Működtet-e a szervezet je információs rendszert? 11. Működtet-e a szervezet je humánpolitikai információs rendszert? 12. Működtet-e a szervezet je monitoring rendszert? 13. Működtet-e a szervezet je belső ellenőrzési rendszert? 14. A szervezet belső struktúrája képes hatékonyan elősegíteni a szervezeti célok ét? 15. Megfelelő-e a feladatok és felelősségek meghatározása az egyes szervezeti struktúrákban? 16. A beszámolási rendszerben azok a döntéshozók jutnak az érdemi információkhoz, akik leginkább érintettek az adott területen? Nem értelmezhető

41 Kérdés Igen Nem 17. A vezetés együtt működik a felügyeleti szervekkel, kölcsönösen segítik egymás munkáját? Kockázatkezelés 18. Készült-e, kézikönyv a szervezeten belüli kockázatkezelésre? 19. Megjelenik-e a felelőssége a ban? 20. Vannak-e világosan megfogalmazott szervezeti célok? 21. Kezeli-e a kockázatkezelési kézikönyv az Ön szakterületének sajátosságait? 22. Működnek-e a kialakított eljárások? 23. Működik-e a külső feltételek változásainak monitoringja? 24. Működik-e a végrehajtás kontrollja? 25. Kockázatelemzés során meghatározzák az Ön szakterületének fő kockázati tényezőket? 26. A kockázatok jelentőségét, lehetséges hatásait becslik? 27. A kockázatos események bekövetkeztének valószínűségét vizsgálják? 28. A kockázatokra adható válaszok típusait alkalmazzák (áthárítás, elviselés, kezelés, megszüntetés)? 29. Működik-e a követő intézkedések meghatározása? 30. Működik-e regisztrálás az intézkedésről, a végrehajtásról? Kontroll tevékenység 31. Rendelkezésre áll(nak) ellenőrzési nyomvonal(ak) az Ön szakterületén? 32. Van szabálytalanságkezelési rendszer (eljárásrend, kézikönyv, stb.) az Ön szakterületén? 33. Működik a szabálytalanságkezelési rendszer az Ön szakterületén? 34. A munkatársak munkaköri leírásai aktualizáltak? 35. A felelősségi körök (döntés, kiadmányozás) megfelelően elhatároltak? 36. Az egyes feladatok/feladatcsoportok végrehajtását szabályozzák-e pontos utasítások, eljárásrendek? Nem értelmezhető

42 Kérdés Igen Nem 37. A feladatok végrehajtása megfelel-e az utasításokban/eljárásrendekben szereplő leírásoknak? 38. A munkatársak nyilvántartásokhoz, (minősített) információkhoz való hozzáférése szabályozott? 39. A kötelezettségvállalás, utalványozás, érvényesítés rendjére készült belső utasítás, kézikönyv? 40. Ellenőrizte az Ön területét az elmúlt évben a belső ellenőrzés? 41. Ellenőrizte az Ön területét az elmúlt évben külső ellenőr? 42. Tettek megállapításokat, javaslatokat a belső, illetve külső ellenőrök? 43. Ha igen, készült intézkedési terv a megállapításokra, javaslatokra? 44. A jelentések megállapításai, javaslatai alapján történt kiigazítás a belső kontrollok területén? Információ és kommunikáció 45. Az információk megfelelő időben és formában jutnak el a khöz és folyamatban meghatározott alkalmazottakhoz? 46. A gazdasági események nyilvántartása naprakész? 47. Számítástechnikai rendszerek segítik a jelentéstételi kötelezettség ét? 48. A belső (munkatársak egymás közötti) kommunikáció szabályozott? (jelentéstételi, tájékoztatási kötelezettség szervezeti egységek között; formai, tartalmi követelmények írásbeli kommunikációra vonatkozóan) 49. A külső partnerekkel bonyolított kommunikáció szabályozott? (bizalmas dokumentumok kezelésére, az egyes kommunikációs eszközökhöz való hozzáférési jogra vonatkozó ok; formai, tartalmi követelmények) 50. Biztosítottak a megfelelő információs eszközök a kommunikációs feladatok e érdekében? 51. Biztosítottak a megfelelő információs technológiák ahhoz, hogy az információk nyilvántartása és közlése, megbízható és folyamatos legyen? Nem értelmezhető

43 Kérdés Igen Nem Nyomonkövetés (monitoring) 52. Az Ön szakterületén létezik írásban rögzített (, folyamatábra, ellenőrző lista stb.) nyomon követési eljárás az egyes tevékenységek, folyamatok előrehaladására vonatkozóan? 53. Az Ön szakterületén létezik előre meghatározott indikátorokon alapuló értékelési tevékenység az egyes feladatok, célok ére vonatkozóan? Nem értelmezhető

44 6. sz. melléklet Szabálytalanság fajtája Példa a szabálytalanság fajtára Szabályozottságbeli az egyes területek tevékenységére vonatkozó ok hiánya, illetve azok aktualizálásának vagy testre szabásának elmaradása; Lebonyolítással kapcsolatos a feladatok elvégzésének elmaradása, nem előírásszerű ellátása; az előírt határidők be nem tartása; pénzbeli juttatásoknál a juttatás rendeletetéseként a szabályozásban rögzített céloktól való eltérés; uniós támogatásoknál a közösségi politikák (esélyegyenlőség, környezetvédelem) figyelmen kívül hagyása; pénztárban jelentkező pénztárhiány, jogtalan kifizetések (pl. előirányzat nélküli vagy azt meghaladó elszámolás, jogalap nélküli pénzbeli juttatás folyósítása); a szabályozásban meghatározottat meghaladó összeg kifizetése, folyósítása; a szabályozásban foglalt feltételeknek meg nem felelő elszámolások befogadása; a szabályozásban előírtaknak megfelelő számvitel vezetésének elmulasztása; olyan számvitel vezetése, amelyből a pénzmozgás, a pénzbeli juttatások tényleges felhasználása vagy a bevételek forrása a bizonylatok alapján nem vagy csak nehezen követhető; Irányítási-vezetési az ellenőrzési nyomvonal kidolgozásának vagy a FEUVE azon belül a kontrollfunkciók kialakításának, aktualizálásának elmulasztása vagy nem megfelelő működtetésük; az egymással összeférhetetlen funkciók szervezeti és funkcionális szétválasztásának elmaradása; a beszámoltatási rendszer működtetésében jelentkező hiányosságok;

45 Szabálytalanság fajtája Példa a szabálytalanságfajtára Informatikai az informatikai rendszer hiányosságai (pl. egyes modulok vagy bizonyos kontrollpontok és kontrollfunkciók hiánya, a hozzáférés nem megfelelő korlátozása), azok kihasználása; adatbevitel, illetve adatmódosítás nyomon követhetőségének hiánya, pontatlansága; az adatkezelésre, adatvédelemre vonatkozó szabályok megsértése; számítástechnikai rendszerhiba miatt bekövetkező szabálytalanságok, azokon belül kiemelten a túlfizetések, hibás levonások; késve vagy egyáltalán el nem készített szoftverek; a programrendszer szabályozás i működésének ki nem alakítása, a működtetés elmaradása vagy hiányos jellege; az ügyviteli folyamatokat, valamint a szakmai és informatikai hibajavításokat érintő programmódosítások végrehajtásának elmaradása vagy késedelmes e; Dokumentációs, nyilvántartásbeli nem megfelelő, nem megfelelően vezetett vagy nem a kellő tartalmú (az utólagos reprodukálást lehetővé nem tevő), a nyomon követést és a i ellenőrzést nem vagy nem kellően segítő, vagy nem az előírások részletezett, illetve szervezetileg vagy helyileg szétszórt, ezért nehezen követhető nyilvántartás, dokumentáció Közbeszerzéssel kapcsolatos a közbeszerzésre vonatkozó szabályok megsértése; hibás előkészítés; a pályáztatás elhagyása vagy nem a tényleges érték i megoldásnak megfelelő lebonyolítása; egyenlő elbánás elvének megsértése (pl. szállítóspecifikus feltételek kiírása); megfelelő dokumentálás elhanyagolása

46 Szabálytalanság fajtája Példa a szabálytalanságfajtára Ellenőrzéssel összefüggő a feltárt hiányosságok illetékesek felé történő továbbításának elmaradása; kötelező ellenőrzési tevékenységek elhanyagolása elfogultság vonatkozó szabályok megsértése a kockázatelemzésen alapuló mintavételezés elhagyása ellenőrzési tervtől való engedély nélküli eltérés belső ellenőrzési kézikönyv figyelmen kívül hagyása függetlenség csökkenése irányába ható bármely tevékenység intézkedések nyomon követésének (monitoringjának) elmaradása Monitoringgal összefüggő kötelező monitoring tevékenységek elhanyagolása; elfogultság Összeférhetetlenséggel kapcsolatos az összeférhetetlenségi szabályok megsértése; a szabályozás kötelezően szétválasztandó munkakörök, funkciók elkülönítésének elmulasztása; Titoktartással kapcsolatos az állam- és szolgálati titkok kezelésére vonatkozó szabályok megsértése; a számítástechnikai rendszerrel össze nem függő adatkezelési és adatvédelemmel kapcsolatos szabálytalanságok; Tájékoztatással kapcsolatos szabályozásban foglalt jelentéstételi, információadási kötelezettség vagy az arra előírt határidők be nem tartása; a jelentésekben nem a valós helyzetet tükröző tények, adatok vagy mutatók szerepeltetése;

47 7. sz. melléklet Jegyzőkönyv a szabálytalanságról Iktatószám: A vizsgálat kezdetének időpontja: 201..hó.nap A vizsgálat befejezésének időpontja: 201 hó nap A vizsgálatot végző személy(ek) neve, beosztása:.. A szabálytalanság észlelésének időpontja: 201. hó.nap A szabálytalanságot bejelentő neve, beosztása:.. (pl.: munkatárs,, üzleti partner, ügyfél stb) A szabálytalanság észlelésének módja (az észlelő elmondása alapján) Az észleléskor kiállított dokumentum tartalmi helyességének felülvizsgálati tapasztalatai: Az észlelést követően már megtett intézkedések és azok hatásai: A szabálytalanság leírása: a szabálytalanság ténye, a szabálytalanság minősítése (gondatlan, szándékos), a szabálytalanság elkövetésének időpontja, a megsértett előírástól való eltérés (jogszabály, belső, utasítás), a folyamat, vagy tevékenység szabálytalanság által érintett része, a szabálytalansághoz körülmények, tényezők, a szabálytalanság korrigálhatóságának, vagy korrigálhatatlanságának ténye, a szabálytalanságot elkövető/k/,

48 az elkövetés módja, a szabálytalanság gyakorisága (eseti, időszakos, rendszeres), a szabálytalanság következménye (minőségromlás, hibás szolgáltatás, téves kifizetés, egyéb kár). A helyben hozott intézkedések: az intézkedés jogalapja a döntéshozó a döntéshozatal időpontja az intézkedés ismertetése (megszüntetés, korrekció, javaslattétel felsőbb szintű intézkedésre) az eljárás eredménye A vizsgálatot végzők által szükségesnek tartott további intézkedések megtételére vonatkozó javaslatok: A jegyzőkönyv továbbításának időpontja (az átadás napja) Csatolt dokumentumok a tényt alátámasztó alapdokumentumok, (pl. számlák, pénztári kiadási bizonylatok) a szabálytalanságot elkövető/k/ és más érintettek nyilatkozatai A jegyzőkönyv készítésének helye, időpontja:.., 201..hó..nap Vizsgált szervezet/szervezeti egység jének aláírása Jegyzőkönyv készítő aláírása

49 Megismerési nyilatkozat Az MTA Nyelvtudományi Intézet január 1-től hatályos Belső kontrollrendszerében foglaltakat megismertem. Tudomásul veszem, hogy az abban leírtakat a munkám során köteles vagyok betartatni. Név Beosztás Dátum Aláírás