NYUGAT-MAGYARORSZÁGI EGYETEM BIZONYLATI SZABÁLYZAT SOPRON 2015 HATÁLYOS: 2015. VII. 22-TŐL
TARTALOMJEGYZÉK Bizonylati elv, számviteli bizonylatok... 3 A bizonylatokkal szemben támasztott követelmények... 3 A bizonylatok fajtái... 5 A bizonylatok kiállítása, helyesbítése és feldolgozása... 6 A bizonylatok megırzése... 7 A gazdasági eseményekhez kapcsolódó bizonylatok... 8 Záró rendelkezés... 18 2
A szabályzat célja Nyugat-Magyarországi Egyetemet érintı gazdasági események számviteli nyilvántartásokba történı rögzítése a számvitelrıl szóló 2000. évi C. törvény és az államháztartás számvitelérıl szóló 4/2013. ( I. 11. ) Kormányrendelet (a továbbiakban: Korm. rendelet ) 52. alapján az alábbiak szerint kerül meghatározásra: 1. Bizonylati elv, számviteli bizonylatok (1) A 2000. évi C. számvitelrıl szóló törvény elıírja, hogy minden gazdasági mőveletrıl, eseményrıl, mely az eszközök, illetve az eszközök forrásainak állományát vagy összegtételét megváltoztatja, bizonylatot kell kiállítani. (2) Számviteli bizonylat minden olyan külsı és belsı okmány függetlenül annak nyomdai vagy egyéb elıállítási módjától -, amelyet a gazdasági esemény, számviteli nyilvántartás céljára készítettek. A számviteli nyilvántartásokba csak szabályszerően kiállított bizonylat alapján szabad adatokat bejegyezni. (3) A bizonylatokat a számviteli nyilvántartás céljára kell készíteni, függetlenül attól, hogy azt intézményen belül készítették, vagy az intézményen kívüli szervezettıl származik. A számviteli bizonylat azaz eszköz, amely hitelt érdemlıen képes alátámasztani a mérlegben kimutatott vagyon nagyságát és összetételét. Külsı szakember (könyvvizsgáló) a számviteli bizonylatok alapján ellenırzi a mérleg valódiságát és a bizonylatok adatai alapján nyilatkozhat felelısségteljesen a mérlegben közölt adatok helyessége tekintetében. (4) A számviteli bizonylat adatainak alakilag és tartalmilag hitelesnek, megbízhatónak és helytállónak kell lenniük. A számviteli bizonylatot a gazdasági intézkedés, illetve esemény végrehajtásának idıpontjában kell kiállítani. (5) A pénzeszközöket érintı gazdasági mőveletek, események bizonylatait a banki értesítés megérkezésekor, a készpénzforgalmat érintı bizonylatait haladéktalanul a könyvelésben rögzíteni kell. Ezt az elıírást a tulajdon fokozottabb védelme indokolja. (6) Az Egyetemen nem történik elektronikus számlakiállítás. 2. A bizonylatokkal szemben támasztott követelmények (1) A bizonylatokat idıtálló módon úgy kell kitölteni, hogy azok a megırzési határidıig olvashatóak legyenek. Az egy-egy gazdasági mőveletrıl kiállítandó bizonylat példányszámát a jogszabályi elıírások betartása mellet az ügyviteli eljárás határozza meg. (2) A számviteli bizonylatot a gazdasági mővelet, esemény megtörténtének, ill. a gazdasági intézkedés megtételének vagy végrehajtásának idıpontjában, magyar nyelven kell kiállítani. Külföldi megrendelınek küldött és magyar nyelven kiállított számlán az adatok a külföldi megrendelı nyelvén is feltüntethetık. (3) A külföldi szállító, szolgáltató számláján azokat az adatokat, megjelöléseket kell a könyvviteli nyilvántartásokban történı rögzítést megelızıen magyarul is feltüntetni, amelyek a bizonylat hitelességéhez, a megbízható, a valóságnak megfelelı adatrögzítéshez, könyveléshez, az utólagos ellenırzéshez feltétlenül szükségesek. (4) Általános alaki és tartalmi követelmények A könyvviteli elszámolást közvetlenül alátámasztó bizonylat általános alaki és tartalmi kellékei a következık: 3
a bizonylat megnevezése sorszáma vagy más azonosítója; a bizonylatot kiállító gazdálkodó megjelölése; a gazdasági mőveltet elrendelı személy megjelölése; az utalványozó, és a rendelkezés végrehajtását igazoló, vagy a szervezettıl függıen az ellenır aláírása; a készletmozgások bizonylatain és a pénzkezelési bizonylatokon az átvevı, az ellennyugtákon a befizetı aláírása; a bizonylat kiállításának idıpontja, illetve kivételesen a gazdasági mővelet jellegétıl, idıbeni hatályától függıen annak az idıszaknak a megjelölése, amelyre a bizonylat adatait vonatkoztatni kell; a gazdasági mővelet tartalmának leírása, vagy megjelölése, a gazdasági mővelet okozta változások mennyiségi, minıségi, és a gazdasági mővelet jellegétıl, a könyvviteli elszámolás rendjétıl függı - értékbeni adatai; külsı bizonylat esetében a bizonylatnak tartalmaznia kell többek között: a bizonylatot kiállító gazdálkodó nevét, címét; a bizonylatok adatainak összesítése esetén az összesítés alapjául szolgáló bizonylatok körének, valamint annak az idıszaknak a megjelölése, amelyre az összesítés vonatkozik; a könyvelés módjára, az érintett könyvviteli számlákra történı hivatkozás; a könyvviteli nyilvántartásokba történt rögzítés idıpontja, igazolása; továbbá minden olyan adat, amelyet jogszabály elıír. (5) A számlával szemben támasztott követelmények A számlával, az egyszerősített számlával, a számlát helyettesítı okmánnyal kapcsolatos követelmények: (5.1) Számla: az adóigazgatási azonosításra alkalmas bármely olyan bizonylat, amely legalább a következı adatokat tartalmazza: a számla sorszáma; a számla kibocsátójának neve, címe és adóigazgatási azonosító száma; a vevı neve és címe; a számla kibocsátásnak kelte; a fizetés módja és határideje; a termék (szolgáltatás) megnevezése, valamint besorolási száma, amely legalább szükséges a hivatkozás beazonosításához; a termék, szolgáltatás amennyiben ez utóbbi egységre vetíthetı adó nélkül számított egységára, a termék, szolgáltatás adó nélkül számított ellenértéke tételenként és összesen; a felszámított adó százalékos mértéke; az áthárított adó összege tételenként és összesen; a termék, a szolgáltatás adóval együtt számított ellenértéke tételenként és összesen a számla végösszege. Az elektronikus úton kiállított számlának meg kell felelnie az áfa-törvény 43. -ának (7) bekezdésében meghatározott feltételeknek: eredetének hitelességét, tartalmának teljességét, megváltoztathatatlanságát, sértetlenségét, olvashatóságát, a jogosultak általi hozzáférhetıségét, valamint a jogosulatlan hozzáférés, módosítás, törlés vagy megsemmisítés elleni védelmét a kibocsátáskor és a számla megırzésére elıírt idıtartam alatt is biztosítja. (5.2) Egyszerősített számla: az adóigazgatási azonosításra alkalmas bármely olyan bizonylat, amely legalább a következı adatokat tartalmazza: a számla sorszáma; 4
a számla kibocsátójának neve, címe és adóigazgatási azonosító száma; a vevı neve és címe; a számla kibocsátásának kelte; a termék, szolgáltatás megnevezése, valamint besorolási száma, amely legalább szükséges a termék, szolgáltatás beazonosításához; a termék, szolgáltatás amennyiben ez utóbbi természetes mértékegységben kifejezhetı mennyiségi egysége és mennyisége; a termék, szolgáltatás amennyiben ez utóbbi egységre vetíthetı adóval együtt számított egységára; a termék, szolgáltatás adóval együtt számított ellenértéke tételenként és összesen; a felszámított adómértéknek megfelelı százalékértéket kell szerepeltetni, amely az adót is tartalmazó árból az áthárított adó összegének a meghatározásához szükséges; (5.3) Számlát helyettesítı okmány: bármilyen, adóigazgatási azonosításra alkalmas bizonylat (irat), amely legalább a következı adatokat tartalmazza: a terméket átadó, szolgáltatást nyújtó adóalany neve, címe és adóigazgatási azonosító száma; a terméket átvevı, szolgáltatást saját nevében megrendelı neve, címe és adóigazgatási azonosító száma; a teljesítés idıpontja; a termék, szolgáltatás megnevezése, valamint besorolási száma; az adó alapja; a felszámított adó százalékos mértéke; az áthárított adó összege. (6) A bizonylatok igazolása A számla, az egyszerősített számla, a számlát helyettesítı okmány alaki és tartalmi hitelességét a gazdálkodó képviseletére jogosult személy vagy az általa a bizonylat aláírására feljogosított személy a gazdálkodó azonosító adatainak feltüntetésével és aláírásával igazolja. (7) A befogadott idegen nyelvő bizonylatokon azokat az adatokat, megjelenésüket, amelyek a bizonylat hitelességéhez, a könyveléshez szükségesek - a könvvviteli nyilvántartásokban történı rögzítést megelızıen -, az idegen nyelv ismeretével rendelkezı dolgozó közremőködésével rögzíteni kell. Ennek keretében a függelékben található kimutatást kell a számlához csatolni. 3. A bizonylatok fajtái A bizonylatok lehetnek szabványosított, illetve saját tervezésőek; szigorú számadású sorszámmal ellátottak vagy egyedileg sorszámozottak. (1) Szigorú számadású nyomtatványok A készpénz kezeléséhez, jogszabályi elıírás alapján meghatározott gazdasági eseményekhez kapcsolódó bizonylatokat (ide értve a számlát, az egyszerősített számlát és nyugtát is), továbbá minden olyan nyomtatványt, amelyért a nyomtatvány értékét meghaladó vagy a nyomtatványon szereplı névértéknek megfelelı ellenértéket kell fizetni, vagy amelynek az illetéktelen felhasználása visszaélésre adhat alkalmat, szigorú számadási kötelezettség alá kell vonni. A felhasználásra kiadott nyomtatványokkal a felhasználók beleértve a rontott példányokat is - kötelesek elszámolni. A nyomtatványok átadás-átvétele csak elismervény ellenében történhet. Az Egyetem által alkalmazott számviteli szoftverek által jelentıs mértékben biztosított a nyomtatványok elıállítása, amelyek sorszámozása a program által biztosított. 5
A Gazdasági Igazgatóságon csak a készpénz igénylés nyomtatványt kezelik szigorú számadású bizonylatként, melybıl beszerzett készleteket a pénzügyi ügyintézı nyilvántartásba veszi. A nyomtatványokat fajtánként elkülönítve, ezen belül füzetenként, őrlaponként emelkedı számsorrendben kell felsorolni. A beszerzés alkalmával minden esetben meg kell vizsgálni, hogy az egyes nyomtatványokban az őrlapok teljes számban megvannak-e, továbbá az őrlapokon sorszámok és esetleges egyéb jelzések helyesek-e. A felülvizsgált és helyesnek talált szigorú számadású nyomtatványokat biztonsági zárral ellátott szekrényben kell ırizni az átadónak és az átvevınek egyaránt. A nyilvántartást sorszám szerint úgy kell vezetni, hogy abból megállapítható legyen, hogy mikor, kinek a részére milyen sorszámú számla került kiadásra, továbbá tartalmaznia kell az átvevı aláírását is. Amennyiben az analitikus feldolgozást végzı, ellenırzése során bizonylat hiányt tapasztal, köteles azt a felettes vezetıjének jelenteni, illetve a hiányzó bizonylat felkutatásában közremőködni. (2) Nem szigorú számadás alá tartozó nyomtatványok Saját tervezéső bizonylatok esetében is be kell tartani a bizonylatokkal szemben támasztott alaki és tartalmi követelményeket. A bizonylat szerkesztésekor a világosság elvét kell szem elıtt tartani. 4. A bizonylatok kiállítása, helyesbítése és feldolgozása (1) A bizonylatok kiállítása és helyesbítése A bizonylatot a gazdasági mővelet, esemény megtörténtének, ill. a gazdasági intézkedés megtételének, vagy végrehajtásának idıpontjában kell kiállítani. A bizonylatokon az adatokat idıtálló módon kell szerepeltetni, úgy hogy a kötelezı megırzési határidıig olvashatók, az esetleges javítások felismerhetık, ill. kimutathatók legyenek. A bizonylaton javítani csak szabályszerően lehet. A szabályszerő javításokat a következı módon kell elvégezni: - a bizonylatra helytelenül bejegyzett adatok javítása során az eredeti bejegyzést át kell húzni, úgy, hogy az eredeti bejegyzés olvasható maradjon, a helyesbített adatokat minden esetben az áthúzott szám vagy szöveg fölé kell írni, a hibás bejegyzés javítását a bizonylat minden példányán el kell végezni, a helyesbített bizonylaton fel kell tüntetni a helyesbítés idıpontját és a helyesbítı személy aláírását, a pénztári bizonylatokat javítani nem szabad, a rontott pénztári bizonylat helyett új bizonylatot kell kiállítani, a rontott, stornírozott bizonylat minden példányát meg kell ırizni, a külsı szervtıl beérkezett bizonylatot csak a kiállítója javíthatja. (2) A bizonylatok feldolgozása és ellenırzése (2.1) A bizonylatok csoportosítása a következı: pénztárbizonylatok, banki bizonylatok, beérkezı számlák, kimenı számlák, vegyes bizonylatok, munkaügyi és bérszámfejtési bizonylatok. (2.2) A bizonylatok feldolgozása során ellenırizni kell: az aláírók jogosultságát, 6
a bizonylatok alaki, tartalmi és számszaki helyességét, a teljes körőségre vonatkozóan: rendelkezésre áll-e minden bizonylat, az adatok feldolgozása teljes körően megtörtént-e, a munkafolyamatba épített ellenırzés megtörtént-e. (2.3) A bizonylatok feldolgozása során a következı feladatokat kell elvégezni: - a gazdasági esemény bizonylatolása, melyen ki kell jelölni a fıkönyvi számlákat, amelyen a gazdasági esemény hatásának értékét, ill. mennyiségi adatait rögzíteni kell, a gazdasági esemény bizonylatolását a kiállítónak kézjegyével el kell látnia. (2.4) A bizonylatok alaki ellenırzése: a gazdasági esemény az elıírt bizonylaton történt-e, a bizonylatok kitöltése teljes körően megtörtént-e a kiállító, az érvényesítı és az utalványozó aláírás szerepel-e a bizonylaton, a szükséges mellékleteket csatolták-e. (3) A bizonylatok útja A postai küldemények átvevıje a szervezeti egység vezetıje által megbízott személy. Az átutalásos számlák utalványozásának elıkészítıje - az ellenırzött számlákat a fizetési határidı lejártát megelızı 3 munkanapon belül, de legkésıbb a számlán feltüntetett teljesítést követı hónap 12-ig a számlák érvényesítése után, a bizonylatokat eljuttatja a Gazdasági Igazgatóság részére. A könyvelésre átküldött bizonylatokat naponta kell nyilvántartásba venni. 5. A bizonylatok megırzése (1) Az éves beszámolót, valamint az éves beszámolót alátámasztó fıkönyvi kivonatot, a leltárt, a leltár értékelését, fıkönyvi kivonatot, vagy más, a törvény követelményeinek megfelelı nyilvántartást olvasható formában legalább 10 évig meg kell ırizni. A könyvviteli elszámolást közvetlenül és közvetetten alátámasztó számviteli bizonylatot (ideértve a fıkönyvi számlákat, az analitikus, illetve részletezı nyilvántartásokat is), legalább 8 évig kell olvasható formában, a könyvelési feljegyzések hivatkozása alapján visszakereshetı módon megırizni. A megırzési kötelezettség a szigorú számadású bizonylatok rontott példányára is vonatkozik. (2) A megırzési idın belüli szervezeti változás nem hatálytalanítja a megırzési kötelezettséget, így a bizonylatok megırzésérıl a szervezeti változás végrehajtása után is a gazdasági vezetınek kell gondoskodni. (3) A bizonylatok elektronikus formában is megırizhetıek, ha az alkalmazott módszer biztosítja az eredeti bizonylat összes adatának késedelem nélküli elıállítását, folyamatos leolvashatóságát, illetve kizárja az utólagos módosítás lehetıségét. A bizonylatokat a megırzés helyérıl elvinni csak átvételi elismervény ellenében lehet. 7
6. A gazdasági eseményekhez kapcsolódó bizonylatok (1) Befektetett eszközök bizonylatolása A befektetett eszközökrıl a fıkönyvi számlákkal értékben megegyezı analitikus nyilvántartást kell vezetni. Az analitikus nyilvántartásnak biztosítani kell, a befektetett eszközök állományának, értékének, összetételének bármely idıpontban történı ellenırizhetıségét, a bekövetkezett változások adatait, a számlaosztály számláinak elıírt részletezettségét. - Az immateriális javakról értékbeni, egyedi, analitikus nyilvántartást kell vezetni. A nyilvántartásba vételt a számla, adás-vételi szerzıdés illetve egyéb okmányok alapján kell elvégezni. - A tárgyi eszközök állományba vételi bizonylatot az eszköz aktiválásakor, a rendszeres használatba vételkor kell kiállítani. - A kis-értékő tárgyi eszközök amennyiben éven belül amortizálódnak minısíti a nettó 200.000 Ft egyedi beszerzési érték alatti tárgyi eszközöket, vagy azok bizonyos csoportját, a számviteli politikában rögzítettek értelmében nyilvántartást kell vezetni. - Az eszközök állományának csökkenésekor kiállítandó bizonylatot az állománycsökkenésekor selejtezés, megsemmisülés, értékesítés kell kiállítani. A szervezeti egységek közötti eszköz átadás-átvétel esetén gépi bizonylatot kell kiállítani, melynek tartalmaznia kell: az átadó nevét, az átvevı nevét, az átadás-átvétel idıpontját, az eszköz megnevezését, fıkönyvi számla számát, nyilvántartási számát az átadónál, az átvevınél, bruttó értékét, értékcsökkenését, nettó értékét, az átadó- átvevı aláírását. A leltározási szabályzatban meghatározott leltározási körzetenként a befektetett eszközökrıl, nyilvántartást kell vezetni. A nyilvántartást úgy kell vezetni, hogy abból megállapítható legyen a befektetett eszköz elhelyezésének pontos megnevezése. Befektetett pénzügyi eszközök Adott kölcsönök Az adott kölcsönökkel kapcsolatosan olyan analitikus nyilvántartást kell vezetni, amelybıl megállapítható a kölcsönadott pénzeszközök miatti követelések összege adósonként. A nyilvántartás tartalmi követelménye: a kölcsönt felvevı kedvezményezett azonosító adatai, a fıkönyvi számla száma, a kölcsönszerzıdés száma, kelte, a kölcsönfelhasználás célja, a kölcsönfolyósítás idıpontja, a folyósított összeg, a kölcsön lejártának ideje, a törlesztés idıtartama, összege, megkezdésének idıpontja, a kamat mértéke, a törlesztés kelte, bizonylat száma, törlesztés összege. (2) Pénz és értékkezelés bizonylatolása Házipénztár A házipénztári befizetések és kifizetések csak bizonylat alapján számolhatók el. A befizetések és kifizetések bizonylatolására a Bevételi pénztárbizonylat és a Kiadási pénztárbizonylat szolgál, mely a pénzügyi és számviteli rendszeren keresztül a Pénztári mőveletek menüpont felhasználásával kerülnek kiállításra. - A bevételi pénztárbizonylatot átírással két példányban kell kiállítani, amelybıl 8
az elsı példány a könyvelés bizonylata, a pénztári alapokmányokkal és a vonatkozó pénztárjelentéssel együtt a könyvelés részére kell átadni. a második példányt a befizetı részére kell átadni. - Kifizetni a pénztárból csak szabályszerően kiállított, utalványozott, ellenjegyzett, érvényesített bizonylat alapján lehet. A kifizetés megtörténtét a kedvezményezett, vagy megbízottja aláírásával igazolja. - A naponkénti pénztárzárlatot a Pénzkezelési szabályzatban elıírtaknak megfelelıen kell elvégezni. A pénztárzárlat készítésekor a bevételi forgalomhoz a házipénztári nyitókészletet, a kiadási forgalomhoz pedig a záró pénzkészletet hozzá kell adni. A két összegnek meg kell egyeznie. - Az elszámolásra felvett készpénzelıleg folyósítása a pénzkezelési szabályzatban rögzítettek alapján kerülhet sor. Készpénz elszámolásra csak névre szólóan, az arra jogosult utalványozása és csak bizonylat alapján lehet kifizetni elıleget. Ha nyilvánvalóvá válik, hogy az elszámolásra kiadott összeg a célnak megfelelıen nem használható fel, a felvett összeget haladéktalanul vissza kell fizetni. Ha ugyanaz a személy elszámolásra újabb összeget vesz fel, a korábban felvett összeggel el kell számolnia. Az elszámolásra kiadott összegekrıl nyilvántartást kell vezetni. Az elszámolási kötelezettség mellett felvett elıleggel bruttó módon kell elszámolni. (3) Átutalási megbízás A készpénz nélküli követelés teljesítésére átutalási megbízást kell használni, mely tartalmazza: megbízás keltét, az átutaló bankszámláját vezetı bank nevét és székhelyét, az átutaló nevét és székhelyét, az átutaló számlaszámát, a jogosult nevét és székhelyét, összeget, a jogosult számlaszámát, közleményt, az átutaló aláírását a kincstárnál bejelentett módon. (4) Személyi juttatások nyilvántartása és bizonylatolása A létszámgazdálkodás bizonylatai azonos tartalmúak a közalkalmazotti, köztisztviselıi valamint a Munka Törvénykönyve hatálya alá tartozó munkavállalók esetén. A bizonylati rend kialakításánál különösen nagy figyelmet igényel a következı feltételek érvényesülése: - az adatok személyekhez kötıdı jellege miatt a jogszabályok által definiált, személyes adatok védelméhez főzıdı elıírások betartása, - a szükséges adatok naprakészsége folyamatosan biztosított legyen, - a nyilvántartásoknak hiteles dokumentumokon alapuló adatokat kell tartalmaznia a munkavállalókról. (5.1) Adatfelvételi lap, mely az alábbi adatokat tartalmazza: - FOGLALKOZTATÁS ADATAI: Munkahely (Intézet, Tanszék), munkakör, beosztás, szerzıdés idıtartama, próbaidı tartama, költségkeret témaszáma. - DOLGOZÓ ADATAI: név, leánykori név, anyja neve, születési hely idı, lakcím (állandó, ideiglenes), telefonszám, E-mail cím, 9
családi állapota, személyi igazolvány száma, adóazonosító száma, TAJ száma, bankszámlaszám, önkéntes nyugdíjpénztárra vonatkozó adatok, magánnyugdíj pénztárra vonatkozó adatok, elsı munkába lépés idıpontja, iskolai végzettsége, szakképesítések, nyelvvizsga típusa, tudományos fokozat. Nyugdíjra vonatkozó adatok (nyugdíj kezdete, típusa, törzsszáma). Eltartottakra vonatkozó adatok. Természetben adható étkezési támogatás, további jogviszonyra vonatkozó adatok. (5.2) Személyi nyilvántartó lap: Szervezeti egység megnevezése Munkavállaló személyes adatai: o név, elızı v. leánykori név, o születési hely idı, anyja neve, o TAJ száma, adószáma, o személyi igazolvány száma, o állandó és ideiglenes lakcíme, o állampolgársága, o egyetemi jogviszony kezdete, o közalkalmazotti jogviszonyba töltött idı kezdete, o iskolai végzettsége, o munkaköre, o kinevezési okmány száma, o szakképesítés, o munkakörbe nem tartozó feladatra történı megbízás, o fizetési fokozat megállapításához közalkalmazotti jogviszonyban töltött idejének kezdete, o alkalmazási feltételek, o fizetési osztály, o képesítési feltételek alóli mentesítés, o idegen nyelv tudás, o szabadság, o alapilletmény, o gyermekek adatai, o jubileumi jutalom idıpontja, o vezetıi megbízások, o pótlékok, o továbbképzés, szakirányú továbbképzés, ebbıl szerzett szakképesítés, o munkavégzésre irányuló további jogviszonyok, o fegyelmi büntetés, o dolgozó által kapott kitüntetések, díjak és más elismerések, címek, o a dolgozó munkáltatóval szembeni tartozásai, o kártérítésre kötelezés. o a nyilvántartás hitelessége érdekében a munkavállaló aláírása. (5.3) Kinevezése, áthelyezés, közalkalmazotti jogviszony megszüntetés, munkaviszony megszüntetés külön határozat alapján történik. Rendszeres személyi juttatásokhoz kapcsoló nyilvántartások bizonylatai: 10
Jelenléti ív: a rendszeres személyi kiadások számfejtéséhez havonként alapbizonylatul szolgál, a dolgozók munkaidı nyilvántartásának bizonylata. keresıképtelenség esetén csatolni kell a távolmaradást igazoló okmányokat: táppénzes utalvány, kórházi ellátás utalványa, fizetés nélküli szabadság engedélyezésérıl szóló határozat, felmentési határozat, hatósági idézés szerinti megjelenés, fizetett szabadság. (5.5) Nem rendszeres személyi kiadások bizonylatai: azon jogcímekre szükséges bizonylatot vezetni, amelyeket jogszabály, a jogi irányítás egyéb eszközei, belsı szabályzat ír elı: végkielégítés, jubileumi jutalom, napidíj, biztosítási díjak, ruházati költségtérítés, közlekedési költségtérítés, kitüntetéshez kapcsolódó juttatás, többletfeladat ellátása. (5.6) Külsı személyi juttatások nyilvántartásának bizonylata: megbízási szerzıdés, valamint annak teljesítés igazolása. (5.7) Illetmény nyilvántartó lap a bérszámfejtı rendszer állíja elı folyamatosan. (5.8) Illetmény kifizetési jegyzék tartalmazza a rendszeres számfejtésben kifizetésre kerülı rendszeres járandóságokat, illetve nem rendszeres jövedelem elemeket. (5.9) Könyvelési bizonylat: fıkönyvi számlaszámra, szakfeladatra, témaszámra, kerettípusra kerül a havi számfejtés feladásra, melyet a bér és számviteli program generál. (5.10) Nyilvántartás a rendszeres személyi kiadások szervezeti szintő alakulásáról: A költségvetési év január elsején rendelkezésre álló rendszeres személyi kiadások elıirányzatának egy havi kerete, Egy hónapra esı bérfejlesztés rendszeres személyi kiadásra jutó növekmény 1/13-ad része Betöltött álláshelyek egy havi rendszeres személyi kiadás szükséglete az érvényes kinevezések, átsorolások, egyéb alkalmazási okiratok szerint. Üres álláshelyek betöltésére rendelkezésre álló keret havi összege. Kiosztott havi bérfejlesztés havi összege. Létszámváltozásból keletkezı havi tartós illetménykeret módosulása. Szabad rendelkezéső tartós személyi elıirányzat havi összege. (5.11) Személyi juttatásokból levont közterhek nyilvántartásának bizonylatai: Járulék elszámolás nyilvántartó lap (egyéni), melynek adattartalma a következı: munkáltató neve, dolgozó neve, leánykori neve, TAJ száma, anyja neve, születési helye, ideje, biztosítási idı kezdete, biztosítási idı vége, meghosszabbított biztosítási idı, munkabérrel történı ellátatlanság idıszaka, távollét oka, egészségbiztosítási alapot képezı juttatások havi és éves halmozott összege, nyugdíjjárulék alapot képezı juttatások havi és halmozott összege, a kifizetések jogcímkódja, az egészségbiztosítás és nyugdíjjárulék alap éves maximumának rögzítése, összevetése a dolgozó halmozott éves juttatásainak összegével, fizetendı járulékok havi és halmozott összege, megbontva egészségbiztosítás, magánnyugdíj pénztári és állami nyugdíj járulékok szerint, az egészségügyi hozzájárulás hónapjainak száma, amelyre adott munkáltató azt a dolgozó után megfizette. Igazolás az éves jövedelemrıl és a dolgozóktól levont járulékokról: a munkáltató igazolást köteles kiadni és az éves jövedelemrıl és a dolgozóktól levont járulékokról minden tárgyévet követı év január 31-ig, illetve jogviszony megszőnéskor a dolgozó részére, melynek tartalmaznia kell: a munkáltató neve, törzsszáma, dolgozó neve, lakcíme, születési helye, ideje, anyja neve, TAJ száma, a járulék alapként kifizetett összegek és azokból levont járulékok összege, az igazolás kiadásának dátuma és azt kiadó munkáltatókiadmányozásra jogosultjának aláírása. (5.12) Munkaadókat terhelı járulékok nyilvántartása: a munkaadókat terhelı, jogszabályokban elıírt járulékok nyilvántartásának tartalmi követelményei: társadalombiztosítási járulék, az egészségbiztosítási és nyugdíjalapokat megilletı rész szerinti bontásban, munkaadói járulék, egészségügyi hozzájárulás táppénz hozzájárulás, természetbeni juttatások után fizetendı személyi jövedelemadó, és járulékai, cégautó adója. 11
(5) Élelmezési anyagok, készletek nyilvántartása és bizonylatolása Az élelmezési anyagok raktári és analitikus nyilvántartása során mennyiségi és értékbeni nyilvántartást kell vezetni: A raktárba történı elhelyezéskor Bevételezési bizonylatot kell kiállítani. Az egyes napok kiadott árumennyiségeinek összesítésére az elıgyőjtı lap c. nyomtatvány szolgál. A kiadott mennyiségeket a Készletnyilvántartó lapokon értékben is elszámolják. A készletek bevételérıl illetve kiadásáról naplót kell vezetni, Étkezık nyilvántartása. (6) Beérkezı és kimenı számlák nyilvántartása és bizonylatolása (7.1) Beérkezı számlák nyilvántartása és bizonylatolása A szállítói állomány analitikus nyilvántartása a számviteli rendszerben történik, melynek adattartalma: a szállító megnevezése, a számla beérkezésének és kiállításának idıpontja, a vásárolt termék vagy szolgáltatás megnevezése, az adóalap kulcsonkénti bontásban, az elızetesen felszámított áfa összege, a fizetés módja, a teljesítés idıpontja, Év végi ki nem egyenlített számlákról tételes kimutatást kell készíteni, az alábbi tartalommal: szállító megnevezése, számla sorszáma, iktató száma, számla kelte, számla összege, fizetési határidı. (7.2) Kimenı számla nyilvántartása és bizonylatolása A vevıi állomány analitikus nyilvántartása a számviteli rendszerben történik, melynek adattartalma: a vevı neve, a számla száma, összege, fizetési módja, a számlán feltüntetett teljesítés idıpontja, a számla fizetési határideje, az értékesítés, szolgáltatás nyújtás megnevezése, kiegyenlítésének kelte, összege. (7) Kötelezettségvállalások nyilvántartása, utalványrendelet kiállítása (8.1) A 368/2011.(XII.31.) kormányrendelet alapján a kötelezettségvállalás nyilvántartása alapján megállapítható az évenkénti kötelezettségvállalás összege. A kötelezettségvállalási nyilvántartás tartalmi követelményét a Kötelezettségvállalás, érvényesítés, utalványozás és ellenjegyzés rendjérıl szóló szabályzat rögzíti. (8.2) Az utalványrendelet tartalmi követelménye: A kedvezményezett megnevezése, címe, bankszámlájának a száma, A fizetés idıpontja, módja és összege, Az összeg jogcíme, A bizonylat száma, Iktatószám, Beérkezés, a rögzítés, fizetési határidı, igazolás határideje, 12
A kötelezettségvállalás száma Témaszáma, Önállóegység, munkahelykód, Fıkönyvi és kapcsolódó fıkönyvi száma, Áfa %-a ERA kód, Utalványozó aláírása Ellenjegyzı aláírása, Utalványozást végrehajtó aláírása. (8) Kiküldetési és menetlevelek, munkába járáshoz kapcsolódó utazási költségtérítés nyilvántartása és bizonylatolása (9.1) Hivatali céges autók használata A menetlevelet a gépjármővezetınek rendszeresen, naprakészen, értelemszerően, eseményszerően kell vezetni. Tartalmi követelményei: sorszám, rendszám, gyártmány, szállítható személyek száma, dátum, honnan-hová (megállás helye), km óra állása, szállított személyek száma, gépjármővezetı neve, üzembentartó neve, címe, összes megtett km, érkezés, indulás pontos ideje. Tehergépjármő menetlevél tartalmi követelmények: sorszám, rendszám, gyártmány, teherbírás, gépjármővezetı neve, üzembentartó neve, címe, szállított személyek neve, honnan-hová (megállás helye) km óra állás, áru tömege, áru megnevezése. (9.2) Kiküldetési költségek A belföldi hivatali utazás költségtérítéseinek nyilvántartásául szolgáló Kiküldetési rendelvény a hivatali, üzleti utazás költségtérítéséhez szigorú számadású nyomtatvány. A belföldi kiküldetéssel kapcsolatos nyilvántartásnak az alábbiakat kell tartalmaznia: a kiküldetés idıszaka (év hó), a munkáltató neve, címe, a munkavállaló neve, lakcíme, a gépjármő rendszáma, típusa, üzemanyag-felhasználás módja (saját gépjármő használata esetén), a kiküldetés, külszolgálat kezdete, vége, 13
az útvonal és célja, az elrendelıjének aláírása, saját gépjármő használata esetén a futásteljesítmény (km), APEH üzemanyagár, utazási költségtérítés, élelmezési költségtérítés, (napidíj) szállás költség le kötelezı reggeli miatt, összes fizetendı kiküldetési költség, a kiküldetést igazoló, a kifizetést utalványozó személyek aláírása (ugyanazon személy nem lehet), azok dátuma. A külföldi kiküldetés költségeinek elszámolására a Külföldi kiküldetési utasítás és költségelszámolás nyomtatvány szolgál. A külföldi kiküldetéssel kapcsolatban a külföldi kiküldetésekhez kapcsolódó elismert költségekrıl szóló 285/2011. ( XII. 22.) Korm.rendelet., a személyi jövedelemadóról szóló 1995. évi CXVII. tv. valamint a Rektori utasítás tartalmaz elıírásokat. (9.3) Munkába járáshoz kapcsolódó utazási költségtérítés (saját dolgozó) A nyomtatvány a saját gépjármővel történı munkába járáshoz kapcsolódó utazási költségtérítés elszámolására szolgál, melyet a Rektori utasítás betartásával kell kiállítani. A nyomtatvány tartalma: a Kar, Intézet, Tanszék által megadott sorszám, Szervezeti egység megnevezése, Témaszám, Elszámolási idıszak, Név, adóazonosító szám, lakcím, Útvonal, Igénybevett közlekedési eszköz, A gépjármő típusa, rendszáma, motortérfogata, fogyasztási normája, Megtett távolság (oda-vissza), Fogyasztási norma, APEH üzemanyagár, Kifizethetı összeg, Dátum, Utalványozó, Érvényesítı. (9) Egyéb számviteli bizonylatok Az egységes és áttekinthetı pénzforgalom, a pénzügyi és számviteli feladatok zavartalan ellátása érdekében figyelembe véve a Magyarország költségvetésérıl szóló törvényt, az államháztartásról szóló 2011.évi CXCV. törvényt, a számvitelrıl szóló 2000.évi C. törvényt, valamint az államháztartási törvény végrehajtásáról szóló 368/2011. ( XII. 31.) Kormányrendeletet a korábbi Gazdasági Fıigazgató Utasítás alapján az alábbi bizonylatok használata kötelezı, az utasítás betartása mellett. (10.1) Témaszám nyitási kérelem Az adott témaszám nyitásához kell benyújtani, melyhez a megkötött szerzıdést, együttmőködési megállapodást is csatolni kell. Amennyiben a szerzıdés együttmőködési megállapodás nem tartalmaz költségtervet, úgy azt a. Önköltséges oktatás, tanfolyam szervezés elıkalkulációja b. Pályázatok, átvett pénzeszközök költségterve, c. Szolgáltatásnyújtás, szabad kapacitás kihasználás költségterve elnevezéső nyomtatvány kitöltésével kell összeállítani. 14
(10.2) Vásárlási elıleg felvétele Vásárlási elıleget a készpénzfelvételi bizonylat, melynek szigorú számadású nyomtatvány tartalma a következı: szervezeti egység megnevezése, dátum, készpénzigénylı neve, készpénzigénylés összege, jogcím, elszámolási határidı, igénylı szervezeti egység vezetıjének aláírása, kiadási pénztárbizonylat száma, valamint az Elılegigénylı és elszámoló lap kitöltésével lehet igényelni, mely az alábbi adatokat tartalmazza: elıleg igénylı neve, elıleg azonosító szám, felvétel dátuma, elszámolási határidı, felvett elıleg összege, elıleg engedélyezı (Kari vezetı) aláírása, elıleg felvevı aláírása, ellenjegyzı aláírása, az elszámolni kívánt számla száma, kiadási kötelezettségvállalás száma, téma száma, önállóegység munkahely kód, kiadás célja (szakfeladat) kiadás rövid megnevezése, leigazolt összeg, igazoló aláírása, érvényesítı aláírása, utalványozó aláírása. (10.3) Kiadási kötelezettségvállalás Vásárlás, beszerzés kizárólag csak elızetes kiadási kötelezettségvállalás engedélyezése esetén eszközölhetı, a gazdasági igazgató vagy az általa kijelölt személy ellenjegyzése után, a 368/2011. ( XII. 31.) kormányrendelet alapján. A nyomtatvány tartalmát a Kötelezettségvállalás, érvényesítés, utalványozás és ellenjegyzés rendjérıl szóló szabályzat kötelezettségvállalási szabályzat rögzíti. (10.4) Érvényesítı lapok A keretgazdálkodás, a bizonylatok feldolgozása, könyvelése az érvényesítı lapok kitöltésével és igazolásával történik. - Kiadás esetén az érvényesítı lapot az eredeti számlához kell csatolni, melynek tartalma a következı: kiadási kötelezettség száma, téma megnevezése, téma száma, önálló egység, munkahelykód, kiadási kötelezettségvállalás száma, kiadás célja (szakfeladat) kiadás rövid megnevezése, leigazolt összeg, dátum, igazoló aláírása, érvényesítı aláírása, utalványozó aláírása. - Bevétel esetén kizárólag iktatott számla nélküli bevételkor bevételei kötelezettség száma, 15
téma megnevezése, téma száma, szervezet forráskód, bevétel jogcíme, leigazolt összeg, dátum, igazoló aláírása, érvényesítı aláírása, utalványozó aláírása. (10.5) Számlázási formanyomtatvány A saját bevételek kiszámlázásához ezt a formanyomtatványt kell használni, melynek tartalma a következı: Szervezeti egység kódja, téma száma, téma megnevezése, címzett: megnevezése, pontos címe, ha mód van rá adószáma, bankszámla száma, számlázandó összeg: alap, áfa, összesen. fizetés módja, számlázandó anyag, árú, szolgáltatás megnevezése, dátum, melléklet, téma vezetı aláírása, Gazdasági Igazgatóságra történı beérkezés dátuma, átadó aláírása, átvevı aláírása. (10.6) Keret áthelyezési kérelem a karon belüli (költségvetési témák közötti) keretáthelyezésekre szolgál, melynek tartalma: Terhelendı témaszám, Jóváírandó témaszám, Áthelyezés indoka, Összege, Dátum, Terhelendı téma vezetıjének aláírása, Jóváírandó téma vezetıjének aláírása. (10.7) Költség átkönyvelési kérelem a téves leigazolás miatti átkönyvelésekre szolgál, melynek tartalma: Terhelendı téma száma, Jóváírandó téma száma, Áthelyezés indoka, Összege, Dátum, Terhelendı téma vezetıjének aláírása, Jóváírandó téma vezetıjének aláírása. (10.8) Belsı számla Számlát helyettesítı okirat a keretgazdálkodó egységek vagy szervezeti egységek egymásnak nyújtott illetve igénybevett szolgáltatásaik ellenértékének elismerésére szolgál, melynek tartalma: sorszám, megrendelı szervezeti egység, szolgáltató szervezeti egység, 16
a szolgáltatás megnevezése, terhelendı téma száma, jóváírandó téma száma, terhelendı fıkönyvi szám, jóváírandó fıkönyvi szám, a szolgáltatás értéke, dátum, megrendelı és szolgáltató aláírása. (10) Leltározás bizonylatolása A leltár és leltározás megbízhatóságát a szabályszerően kiállított és kezelt leltárbizonylatok támasztják alá, melyet a mérleg mellékleteként kell megırizni. - Az egyeztetéssel történı leltározás leltári bizonylatai: a számlarendben szabályozottak szerint folyamatosan, mennyiségben és értékben vezetett nyilvántartások, folyamatosan értékben vezetet bizonylatok (pl. pénztárjelentés, betétkönyvek, bankszámlakivonatok). - A mennyiségi felvétellel történı leltározás bizonylatai: Kiértékelt leltárfelvételi ívek, összesítık, Leltárfelvételt igazoló leltár, mely a leltárfelvételi ívre fel nem vehetı eszközök, és források leltározását biztosítja, Leltározásról készült jegyzıkönyvek. - A leltárbizonylatok alaki és tartalmi kellékei: A bizonylat sorszáma, megnevezése, A leltár megjelölését, A leltárfelvételi hely (körzet) megjelölését, A leltározás megkezdésének és befejezésének idıpontját, A leltár fordulónapját, A leltározott eszközök szabatos meghatározását, A leltározott eszközök és források ténylegesen talált mennyiségét, egységárát és összértékét, A leltárkülönbözetek (hiányok és többletek) kimunkálását, A leltározás végrehajtásért és ellenırzéséért felelıs, valamint a számadásra kötelezett személyek aláírását. A leltározáshoz elıre sorszámozott és pecséttel, aláírással a leltározási szabályzatban rögzítetteknek megfelelıen ellátott nyomtatványokat lehet csak felhasználásra kiadni, és a leltározókat a sorszám alapján el kell számoltatni. A bizonylatok átadása-átvétele csak elismervény ellenében történhet. A leltározás során fel nem használt őrlapokat vissza kell szolgáltatni. A leltárfelvételi nyomtatványokat a számítógépes adatfeldolgozás alapján készített leltárívek, leltárfelvételi összesítı szolgál. El kell készíteni a leltár jegyzıkönyvet, majd azt aláírva továbbítani kell a szervezeti egység vezetıjéhez. Ezzel egyidejőleg el kell számolni valamennyi felhasznált és felhasználatlan vagy rontott leltárbizonylattal. (11) Selejtezés bizonylatolása A selejtezés lebonyolítása a Felesleges vagyontárgyak hasznosításának és selejtezésének szabályzatban foglaltaknak megfelelıen történik. A tárgyi eszközök selejtezési bizonylatai: 17
Tárgyi eszközök selejtezési jegyzıkönyve, amelyben fel kell tüntetni a felvétel idıpontját, azt az egységet, ahol a tárgyi eszközök selejtezésre kerülnek, a selejtezési bizottságot. Selejtezett tárgyi eszközök jegyzéke, amelyet a selejtezési jegyzıkönyvhöz csatolni kell. Tárgyi eszközök selejtezésébıl visszanyert tartozékok, alkatrészek, hulladék anyagok jegyzéke Megsemmisítési jegyzıkönyv 7. Záró rendelkezés Jelen szabályzatot a Szenátus a 173/2015. (VII. 22.) sz. határozatával fogadta el. A szabályzat 2015. július 22. napján lép hatályba, ezzel egyidejőleg a Szenátus 83/2013. (V. 15.) sz. határozatával elfogadott szabályzat hatályát veszti. Sopron, 2015. július 22. Dr. Dinnyés Álmos kancellár 18