Tájékoztató Zsámbék Város Polgármesteri Hivatala egyes szervezeti egységeinek feladatai, hatáskörei Igazgatási iroda feladatai: (1) Általános és szociális igazgatási feladatok: (a) szabálysértési ügyek jogszerű elintézésének biztosítása a jegyző irányításával (b) telephely-engedélyezési eljárások lefolytatása, (c) üzletek működési engedélyének kiadása, felülvizsgálata, (d) népesség-nyilvántartás és anyakönyvi ügyintézés (e)kiskorúak segélyezése és juttatásainak megállapítása az ide vonatkozótörvényi és helyi rendeletben előírtak alapján, (f) időskorúak segélyezése és egyéb juttatások megállapítása az ide vonatkozó törvényi és helyi rendeletben előírtak alapján, (g) választás, népszavazás, népi kezdeményezés lebonyolítása (h) hagyatékkal kapcsolatos ügyintézés (i) állategészségüggyel kapcsolatos ügyek intézése (j) oktatással kapcsolatos ügyek intézése (k) A Képviselő-testület és a Szociális Bizottság, munkájának előkészítése, adminisztrálása, a határozatok végrehajtásának biztosítása (l) A csoport munkatársai ellátják a munkakörükhöz kapcsolódó feladatokat (m) a szervezeti egység ügykörét érintő előterjesztések elkészítése (n) a szervezeti egység ügykörét érintő képviselő-testületi, bizottsági döntések végrehajtása (2) Titkársági feladatok (a) ellátja a polgármesteri hivatal titkársági feladatait, szervezi és intézi különösen a polgármester és alpolgármester és a jegyző feladat- és hatáskörébe utalt ügyeket, gépelési és adminisztratív feladatokat lát el, nyilvántartást vezet, telefonokat bonyolít le, (b) iktatás, iratkezelés, irattározás (c) a Polgármesteri Hivatal irodaszereinek beszerzése, gépek berendezések karbantartásának biztosítása
(d) a Pénzügyi Bizottság munkájának előkészítése, a bizottsági munkában való közreműködés, a határozatok végrehajtásának biztosítása (e) hivatali adminisztráció irányítása (f) hivatalüzemeltetési feladatok (3) Ügyfélszolgálati feladatok (a) ügyfelek kulturált fogadása, informálása (b) nyomtatványok kiadása (c) beadványok átvétele, befogadása, szükség esetén elkészítése (d) panaszok, bejelentések, észrevételek igény szerinti dokumentálása (e) időpont egyeztetés, ügyfélirányítás (f) ügyfélforgalom szervezése (g) telefonkezelés (h) azonnali beavatkozást igénylő esetben a szükséges intézkedések megtétele (baleset- és kármegelőzés) (4) Közterület felügyelet feladatai a) a közterületek jogszerű használatának, a közterületen folytatott engedélyhez, illetve útkezelői hozzájáruláshoz kötött tevékenység szabályszerűségének ellenőrzése; b) a közterület rendjére és tisztaságára vonatkozó jogszabály által tiltott tevékenység megelőzése, megakadályozása, megszakítása, megszüntetése, illetve szankcionálása; c) közreműködés a közterület, az épített és a természeti környezet védelmében; d) közreműködés a közrend, a közbiztonság védelmében; e) közreműködés az önkormányzati vagyon védelmében; f) közreműködés a köztisztaságra vonatkozó jogszabályok végrehajtásának ellenőrzésében; g) közreműködés állat-egészségügyi és ebrendészeti feladatok ellátásában h.) intézkedés a közterületen szabálytalanul tárolt gépjárművek, egyéb tárgyak eltávolításáról i.) az önkormányzat közterületre vonatkozó hatályos rendeleteiben foglaltak betartásának ellenőrzése
j.) a közterületen észlelt más hatóság intézkedési hatáskörébe tartozó esetekben az illetékes hatóság értesítése Műszaki iroda feladatai: (a) Ellátja az SZMSZ-ben a reá irányadó feladatokat (b) Szakmai segítséget ad a beruházások lebonyolításában, javaslatot tesz az önkormányzat beruházási programjára az SZMSZ 3.sz. beruházási szabályzatában foglaltak szerint (c) A településrendezési, szabályozási tervek és Helyi Építési Szabályzat szükség szerinti felülvizsgálata, közreműködik a települési főépítésszel annak érdekében, hogy a szabályzatok, rendezési tervek jogszerűen és végrehajthatóan készüljenek el. (d)a vagyonkataszter összeállításában és naprakészen tartásáról gondoskodik, (e) Ellátja a környezte és növényvédelemmel kapcsolatos feladatokat (f)az önkormányzati tulajdonú ingatlanokkal, lakásokkal kapcsolatos ügyek intézése (g) Közterület-felügyelettel kapcsolatos feladatok, közreműködés a polgármesteri hivatal dolgozóival helyszíni szemle tartása, ellenőrzések végzése esetén. (h) Közterület használati engedélyek kiadása, birtokvédelmi ügyek intézése (i)a Településfejlesztési és Környezetvédelmi Bizottság munkájának előkészítése, a bizottsági munkában való közreműködés, a határozatok végrehajtásának biztosítása (j) a szervezeti egység ügykörét érintő előterjesztések elkészítése (l) a szervezeti egység ügykörét érintő képviselő-testületi, bizottsági döntések végrehajtása (m) intézményi működtetési feladatok (n) településüzemeltetési feladatok szervezése, irányítása A Településgazdálkodási csoport feladatai: (a) A képviselő-testület döntéseinek végrehajtásában részt vesz, és munkájával segíti a településtisztasági feladatok elvégzését. (b) Ellátja a munkaköri leírásában foglalt minden egyéb feladatot. (c) Végrehajtja a polgármester és a jegyző által meghatározott eseti feladatokat Gondnokság feladatai:
(a) A Polgármesteri Hivatal helyiségeinek napi takarítása (b) A Hivatalban keletkező hivatalos küldemények település közigazgatási területén történő kézbesítése (c) A Hivatalban keletkező postán továbbított küldemények postára juttatása, és a Hivatalba érkező küldemények postán történő átvétele (d) A Polgármesteri Hivatal által rendezett rendezvények szervezésének és lebonyolításának segítése (e) A jegyző által meghatározott eseti feladatok elvégzése Pénzügyi iroda feladatai: (a) ellátja a tervezéssel, az előirányzat-felhasználással, a hatáskörébe tartozó előirányzatmódosítással, az üzemeltetéssel, fenntartással, működtetéssel, beruházással, a vagyon használatával, hasznosításával, a munkaerő-gazdálkodással, a készpénzkezeléssel, a könyvvezetéssel és a beszámolási, valamint a FEUVE-i kötelezettséggel, az adatszolgáltatással kapcsolatos összefoglaló és a saját szervezetére kiterjedő feladatokat (b) A Pénzügyi Bizottság munkájának előkészítése, a bizottsági munkában való közreműködés, a határozatok végrehajtásának biztosítása (c) intézmények finanszírozásával kapcsolatos feladatok ellátása (d) a szervezeti egység ügykörét érintő előterjesztések elkészítése (e) a szervezeti egység ügykörét érintő képviselő-testületi, bizottsági döntések végrehajtásaű (f) szerződések előkészítése, nyilvántartása (g) fizetési kötelezettségek nyilvántartása, teljesítésük figyelemmel kísérése (h) kinnlevőségek behajtásával kapcsolatos intézkedések megtétele Az Adóiroda feladatai: (a) Első fokon ellátja a központi adójogszabályokban, helyi önkormányzati rendeletekben a jegyző hatáskörébe utalt adók, adók módjára behajtandó köztartozások megállapításával, nyilvántartásával, beszedésével, kezelésével, adóellenőrzésével, az adózással összefüggő kérelmek intézésével, hatósági bizonyítványok (különösen adó- és érték bizonyítvány) kiadásával kapcsolatos feladatokat (b)az Oktatási, Kulturális és Sport Bizottság munkájának előkészítése, a bizottsági munkában való közreműködés, a határozatok végrehajtásának biztosítása
(c) A Kisebbségi Önkormányzatok munkájának segítése, adminisztráció biztosítása (d) Ellátja a munkaköri leírásban foglalt minden egyéb feladatot. (e) A szervezeti egység ügykörét érintő előterjesztések elkészítése (f) A szervezeti egység ügykörét érintő képviselő-testületi, bizottsági döntések végrehajtása Humánpolitikai munkatárs feladatai: (a) Ellátja a hivatal köztisztviselőinek, a község fenntartásában levő intézmények igazgatóinak, a részben önálló intézmények közalkalmazottainak valamint a községgazdálkodási csoport személy- és munkaügyeit (b) Ellátja a bér- és létszám-gazdálkodási feladatokat (c) Részt vesz a képviselők vagyonnyilatkozat-tételi kötelezettsége teljesítésének végrehajtásában, a vagyonnyilatkozatok kezelésének jogszabály által előírt feltételeit biztosítja és kezeli az egyes vagyonnyilatkozatokat (d) Közreműködik a teljesítményértékelés előkészítésében és végrehajtásában (e)ellátja a munkaköri leírásában foglalt minden egyéb feladatot.. (f) Az ügykörét érintő előterjesztések elkészítése (g) Az ügykörét érintő képviselő-testületi, bizottsági döntések végrehajtása Eseti feladatok ellátása A polgármesteri hivatal köztisztviselőinek, ügykezelőinek és munkavállalóinak eseti feladatai: Munkavállalónak felettesei utasítására, vagy saját kezdeményezésére olyan eseti feladatokat is teljesítenie kell, amelyek a munkaköri leírásban tételesen nem szerepelnek, de a munkakörébe tartoznak.
Tájékoztató Zsámbék Város Polgármesteri Hivatala egyes munkavállalóinak feladat- és felelősségi rendjéről Jegyző (a) A jegyző a polgármester irányításával, a jogszabályi előírásoknak és szakmai követelményeknek megfelelően vezeti a hivatalt, ellátja mindazon feladatokat, melyet számára központi, helyi jogszabályokban feladat- és hatáskörébe utalnak; (b) elkészíti a polgármesteri hivatal ügyrendjét, meghatározza a gazdasági vezető, a műszaki vezető és az igazgatási iroda vezető részére az egyes irodák tevékenységével kapcsolatos követelményeket, (c) biztosítja a hivatali egységek összehangolt működését, (d) meghatározza az ügykezelés szabályait; (e) gondoskodik az önkormányzat szabályzatainak elkészítéséről, azok hatálybaléptetéséről és az abban foglaltak folyamatos betartásáról és betartatásáról, (f) távolléte, akadályoztatása esetén helyettesítéséről gondoskodik, (g) a köztisztviselői törvényben meghatározottak figyelembe vételével ellátja a dolgozók feletti munkáltatói jogokat; a köztisztviselők részére megszervezi a képzést, továbbképzést, engedélyezi a szabadság kivételét, elvégzi a köztisztviselők minősítését a Ktv. ide vonatkozó pontjaiban megfogalmazottak figyelembe vételével; előkészíti a Ktv-ben meghatározott teljesítményértékeléshez szükséges feltételrendszert, melyet a képviselő-testület elé terjeszt, szabályozza a kiadmányozás rendjét - A jegyző a hatályos jogszabályokban foglaltaknak megfelelően tartozik felelősséggel tevékenységéért. Igazgatási vezető Feladatai: - szervezi, irányítja, ellenőrzi és összehangolja az Igazgatási Iroda munkatársainak tevékenységét - figyelemmel kíséri az Igazgatási Iroda hatósági feladatainak törvényes és határidőben történő végzését - ellenőrzi az iratkezelés szabályszerűségét - elkészíti az Igazgatási Iroda tevékenységével kapcsolatos szabályzatokat - koordinálja a helyi és önkormányzati választásokkal, népszavazással kapcsolatos feladatokat - koordinálja és ellenőrzi az ügyfélszolgálat munkáját - gondoskodik a szociális ügyek előkészítésének szabályszerűségéről, Gazdasági vezető
Feladatai: - az önkormányzat költségvetésének tervezése, a költségvetési koncepció elkészítése a, költségvetési rendelet elkészítése, és szükség szerinti módosítása - a költségvetés végrehatásának folyamatos figyelemmel kísérése, ellenőrzése - likviditási terv, előirányzat felhasználási ütemterv készítése - a költségvetési szervek gazdálkodásának szabályozása és figyelemmel kísérése - önkormányzati gazdálkodási feladatok operatív irányítása a jegyző erre irányuló külön megbízása alapján, - pénzügyi, vagyongazdálkodási szabályzatok, rendeletek elkészítése - a Pénzügyi Iroda feladatainak figyelemmel kísérése, irányítása, - a jegyző erre vonatkozó külön megbízása esetén a Pénzügyi Iroda irányítása, szervezése és ellenőrzése, az erre vonatkozó megbízás tartalma szerint, - részvétel az e rendelet felhatalmazásával alkotott, és a Képviselő-testület által jóváhagyott, az Önkormányzat és szervei közbeszerzéseinek rendjét szabályozó Közbeszerzési Szabályzat szabályai szerint működő közbeszerzések előkészítésével foglalkozó szervezet munkájában, - közbeszerzések lebonyolításának ellenőrzése - pályázatok lebonyolításának ellenőrzése - az Önkormányzat gazdálkodására vonatkozó tervek, koncepciók, programok végrehajtásának nyomon követése - A gazdasági vezető a hatályos jogszabályokban foglaltaknak megfelelően tartozik felelősséggel tevékenységéért. Műszaki Vezető Feladatai: - szervezi, irányítja, ellenőrzi és összehangolja az Műszaki Iroda munkatársainak tevékenységét - figyelemmel kíséri az Műszaki Iroda hatósági feladatainak törvényes és határidőben történő végzését - ellenőrzi az iratkezelés szabályszerűségét - elkészíti az Műszaki Iroda tevékenységével kapcsolatos szabályzatokat - ellenőrzi az önkormányzati beruházásokat - feladatkörében biztosítja az önkormányzat intézményeinek műszaki működési feltételeit - teljesíti az Iroda adatszolgáltatási feladatait - A műszaki vezető a hatályos jogszabályokban foglaltaknak megfelelően tartozik felelősséggel tevékenységéért. Ügyintéző - Az ügyintéző a munkaköri leírásában foglaltaknak megfelelően a feladatkörébe tartozó ügyeket a határidők figyelembe vételével és a jogszabályok betartásával érdemi döntésre előkészíti, - felhatalmazás esetén - kiadmányozza
- Eljár mindazon feladatkörébe tartozó ügyekben, amellyel felettese megbízza - Az ügyintéző a hatályos jogszabályokban foglaltaknak megfelelően tartozik felelősséggel tevékenységéért. Ügykezelő - Az ügykezelő a munkaköri leírásában foglalt feladatokat a határidők és a jogszabályok betartásával ellátja - Ellátja tovább mindazokat a nem érdemi jellegű, feladatköréhez tartozó egyéb feladatokat, amelyekkel felettese megbízza - Az ügykezelő a hatályos jogszabályokban foglaltaknak megfelelően tartozik felelősséggel tevékenységéért. Fizikai alkalmazott - A fizikai alkalmazott a munkaköri leírásában foglalt feladatokat a határidők és a jogszabályok betartásával ellátja - Ellátja tovább mindazokat a feladatköréhez tartozó egyéb feladatokat, amelyekkel felettese megbízza - A fizikai alkalmazott a hatályos jogszabályokban foglaltaknak megfelelően tartozik felelősséggel tevékenységéért. Az informatikai rendszerekkel kapcsolatos szabályok Zsámbék Város Polgármesteri Hivatalában az informatikai kapcsolatos szabályozások az rendszerek működtetetése során az eszközök és adatok védelme érdekében kerültek szabályozásra. A szabályok a Hivatal minden munka-, vagy egyéb jogviszonyban foglalkoztatott köztisztviselőjére, valamint a munkavégzés során keletkezett információk kezelésére vonatkozik. A biztonságos működtetés és adatvédelem érdekében ellátandó feladatok:
(1) A Hivatal számítógépes adatfeldolgozási folyamatába kerülő információkat és programokat fokozott biztonsági fokozat szerint kell kezelni. Ennek oka, hogy a számítógépen titoknak minősített adatokat nem tárolnak, illetve a feldolgozás során keletkező adatok sem minősülnek titkosnak. Ezen fokozatba sorolás független az adatok megjelenési formájától. (2) A Hivatalban működő számítógépeken csak előzetesen ellenőrzött programot szabad futtatni. Az ellenőrzésnek ki kell terjednie a vásárolt vagy átvett programok tesztelésére, esetleges működést akadályozó hibák felderítésére. A feltárt hiányosságokról jegyzőkönyvet kell felvenni, melyet a programot szállító szervhez haladéktalanul el kell juttatni. (3) Tilos vírusellenőrzés nélkül bármilyen adathordozót a számítógépbe helyezni, arról programot vagy adatot a rendszerbe tölteni! A vírustesztelést a felhasználóval közösen az informatikusi feladatokat ellátó személy végzi el. (4) Vásárolt vagy átvett program esetén minden esetben biztonsági másolatot kell készíteni, majd az eredeti lemezt írásvédetté kell tenni. A programok felhasználói dokumentációját a felhasználás helyén kell őrizni. (5) Feldolgozásra kerülő adatok előkészítése: Számítástechnikai feldolgozásra csak tartalmilag és formailag ellenőrzött adatok kerülhetnek. Az ellenőrzésért az adatfelelősség elve szerint adatlapos rögzítés esetén az adatlapot kiállító, adatlap nélküli rögzítés esetén feldolgozást végző kijelölt köztisztviselő a felelős. (6) A számítógép és eszközök rendeltetésszerű használatáért a használatra kijelölt köztisztviselő felelős. (7) A hálózati működést vezérlő számítógépen kizárólag az erre kiképzett szakemberek dolgozhatnak. (8) Meghibásodás megelőzéséről folyamatos karbantartással kell gondoskodni, üzemzavar esetén a javítást csak arra kiképzett szakember végezheti. (9) Vagyonvédelmi megfontolásból azokat a szobákat, ahol számítógép üzemel, biztonsági zárral kell ellátni. A lezárt irodát csak az ott munkát végző köztisztviselő jelenlétében lehet felnyitni. A köztisztviselő köteles a munkaidő végeztével a számítógépet kikapcsolni. (10) A Hivatalból javításra, vagy más célból elszállítani eszközöket csak bizonylatolás után lehet. Biztosítani kell, hogy külső személy a gépen lévő adatokhoz ne férhessen hozzá. (11) A tűz elleni védekezés rendjét és elhárítása érdekében szükséges intézkedéseket a Tűzvédelmi Szabályzatban kell meghatározni.
(12) A mágneses adathordozók védelmére és azonosítására az adathordozókat azonosítóval (címkével) kell ellátni, és azokról nyilvántartást kell vezetni, az adatkezelőnek. (13) A mágneses adathordozók biztonságos tárolásáról az adatot kezelő köztisztviselőnek kell gondoskodni. A titkos, illetve fontosnak minősített adatokat tartalmazó adathordozót az erre kijelölt tároló helyiségben (páncélszekrényben) kell tárolni. (14) Az adatok és programok véletlen vagy szándékos megrongálását biztonsági hozzáférési rendszerrel kell védeni (jelszó és felhasználói azonosító védelem, jogosultsági rendszer kialakítása). (15) Mentés: A számítógépen tárolt információk biztonságos megőrzése céljából az adatokat szükséges rendszerességgel legalább két egyenlő példányban menteni kell. Félévente szükséges menteni az iktatási adatállományokat adathordozó lemezre (merevlemezre, floppyra vagy CD-re) és a hálózati szerverre a feldolgozást felügyelő informatikusnak. Félévente szükséges menteni a személyi adatfeldolgozás, számlázás, az ügyvitel és gazdálkodás adatait adathordozó lemezre két egyező példányban a feldolgozást végző köztisztviselőnek. Az informatikai feladatokat ellátó személy bevonásával a köztisztviselő kezdeményezésére a tárgyév végén átfogó mentést kell végezni a személyi, gazdálkodási és iktatási adatokról CD-re, melyet az illetékes köztisztviselő tárol. Hetente mentést kell végezni erre a célra rendszeresített merevlemezre a hálózati működést biztosító szerver gépen történt adatváltozásokról. Hálózati kliens vagy lokális gépeken keletkezett egyéb adatok, dokumentumok mentésének gyakoriságát, másolati darabszámát az adott adatfeldolgozást végző személy határozza meg. A mentést az adatfeldolgozást végző köztisztviselőnek kell elvégezni. Amennyiben a használt programok lehetőséget biztosítanak, feldolgozás, dokumentumkészítés közben is kell mentést végezni az ügyintézőnek. A javításra átadott számítógépek merevlemezéről az informatikusi feladatokat ellátó személynek azonnali mentést kell készíteni. (16) Másolás: A számítógépes programok a szerzői jog szerint védelmet élveznek, ezért másolásuk, harmadik fél számára történő továbbadásuk tilos. Adatok, információk harmadik személynek történő átadása csak Jegyzői engedéllyel történhet. Külső szervnek átadott adathordozókról, adatokról bizonylatot kell készíteni. (17) A mentést tartalmazó adathordozók megőrzési idejét úgy kell meghatározni, hogy azokról az aktuális adatállomány sérülése esetén visszaállítható legyen. (18) A belső hálózat védelme érdekében biztonsági védelmi rendszert kell kialakítani és üzemeltetni külső behatolás, idegen adathordozókon bekerült vírusok ellen (víruspajzs és tűzfal, Mail szerver működtetése).