Tanácsadás, tanúsítás tények és tévhitek Tanácsadó nélkül? Van ilyen is. Hallottam, sőt tudok eseteket, amikor egy-egy cég úgy határozott, hogy tanácsadó nélkül készül fel a tanúsítási auditra. Olyanról is hallottam, amelyiknek sikerült. Ha van legalább egy ember a cégen belül, aki kb. 1 évet rá tud szánni arra, hogy dokumentálódjon, esetleg elmenjen egy-két tanfolyamra, utána pedig teljes munkaidőben ezzel a projekttel foglakozzon. Nem lehetetlen. Mint ahogy az sem lehetetlen, hogy saját autónkat, fürdőszobai szerelési munkálatainkat meg tudjuk saját magunk is csinálni. Kérdés csak az, hogy mennyire drága az időnk. Tanácsadó nélkül - előnyök 1. Saját alkalmazottja, a rendszer kiépítés közben szakember lesz ezen a területen. Később is, a rendszer működtetése közben hasznát tudja venni. Nem kell külső tanácsadóhoz forduljon. 2. Teljes mértékben testre szabott minőségmenedzsment rendszere lesz. Nem lesznek benne, fölösleges, sablonos, tanácsadók által önökre erőltetett módszerek. 3. Megspórolja azt a kb. 2000-3000 Eurot, amit egy tanácsadónak fizetne a rendszer bevezetéséért. Tanácsadó nélkül hátrányok 1. Egy alkalmazottat lefoglal, kb. egy évre, csak erre a feladatra. 1/7
Felejtse el azt, hogy ez az ember egyébbel tud majd foglalkozni ez alatt az idő alatt. Ha nem ez lesz a fő feladata, nem tud vele érdemben foglakozni, csak mellékmunka lesz számára. 2-3 évbe is beletelik akkor a rendszer bevezetés. Olyan hosszú ideig, hogy már mindenki megunja a cégen belül. Ilyent is láttam. 2 év kísérletezés után tanácsadóhoz fordultak. 2. Nagyobb a kudarc kockázata. Ha nem szentel kellő komolyságot a projektnek, nem adja meg a feltételeket hozzá: anyagi, humán erőforrás, stb., nem fog sikerülni. Feltéve, hogy jól választotta ki erre a feladatra az alkalmazottját, de nem kapja meg a kellő támogatást, csak azt éri el, hogy kinevel egy jó minőséges szakembert és ha nem lesz meg a kellő szakmai elégtétele, továbbáll. Lesz belőle minőséges, egy másik cégnél, jobb esetben tanácsadó, vagy auditor. Honnan tudom? Onnan, hogy a mostani tanácsadók, auditorok legtöbben ilyenek. Tanácsadóval Előnyök 1. A lehető legrövidebb időn belül kialakított rendszer, tanúsítás 2. Saját emberi erőforrásukat a lehető legjobban megkímélik a bevezetéssel járó plusz munkától. Nem azt jelenti, hogy teljesen, de korántsem annyira mintha a cég egyedül vezetné be a rendszert. 3. Kevés kockázat a tanúsítási auditon Hátrányok 1. Ki kell fizetni a tanácsadót (az a bizonyos 2000-3000 Euro) 2/7
2. Rossz választás esetén... Ha rosszul válassza meg a tanácsadót...: kifizeti a honoráriumát és kap cserébe... dokumentációt, nem pedig egy használható rendszert. Általában átmennek így is a vizsgán (a tanúsítási auditon), de később jönnek rá arra, hogy a rendszer amit kaptak csak egy sablon rendszer és ha reálisan működőt szeretnének, akkor szép módszeresen át kell dolgozzák, saját szervezetükre kell szabják. Hogyan válasszunk tanácsadót? Győződjön meg arról, hogy szakmailag jó. Hogyan? Például úgy, hogy véleményezést kér olyan cégektől, melyeknél dolgozott a tanácsadó. Akár tanúsítóktól is lehet jellemzést kérni. Meg lehet nézni azt is, hogy hány olyan céget tanúsítottak már, amelyiknél a szóban forgó tanácsadó dolgozott. Az sem mindegy, hogy mennyire komoly tanúsító szervezet tanúsította az általa felkészített rendszereket. Még egy dolog, ami legalább olyan fontos, mint a szakmai háttér, hitelesség: ismerje meg a leendő tanácsadóját. Fontos, hogy olyan embernek látja-e akivel jól fog tudni dolgozni. Gondoljon bele, hogy pár hónapon keresztül vele kell egy projekten dolgozzon és az a projekt a saját cége fejlesztésére irányul. Olyan a tanácsadó, akivel el tudja képzelni, hogy jól szót fog tudni érteni? Van harmadik lehetőség? Én azt tartom, hogy mindig van több lehetőség. Ez egy kissé már életfilozófiámmá vált és nagyon sok helyzetben segített ez a fajta gondolkodásmód. Ebben az esetben a harmadik egy olyan lehetőség ami ötvözi a két módszer ( tanácsadó nélkül -i és tanácsadós ) előnyeit, nevezzük úgy, hogy távoktatás -os. A távoktatás - os módszer azt jelenti, hogy legyen is tanácsadója, meg nem is. 3/7
Itt is szükség van egy olyan valakire, a cégén belül aki hajlandó komolyabban foglalkozni a minőségmenedzsment rendszer (MIR) bevezetésével (akár ön is lehet az, a vezető), de nem szeretné ha teljes munkakörben csak ezzel foglalkozna. Ennek az embernek szüksége lesz arra, hogy valaki "kézen fogva" vezesse egész projekt ideje alatt, mindig megmondja, hogy most éppen milyen lépés következik és az alkalmazott eszközöket rendelkezésére bocsájtja. Tehát ebben az esetben is van tanácsadó, csak nem hagyományos értelemben, hanem a modern kommunikációs eszközöket felhasználva, inkább e-learning-es módszerrel: elektronikus oktatócsomag, e- mail-es, skype-s tanácsadás keretein belül, kevesebb helyszíni tanácsadás. Előnyök Olcsóbb, mint a hagyományos tanácsadás: kb. fele A haladási ütemet Önök diktálják A konzultációs időpontok nem kötöttek Lehet reggel, délben, este, éjjel, hét végén. Nem kell felárat fizetni azért, hogy bármikor rendelkezésre álljon a tanácsadó. Maximálisan testre szabott lesz rendszerük, mivel, magába hordozza azt az előnyt, hogy a cég saját maga dolgozza ki saját rendszerét, még ha segítséggel is, akkor sem sablonokat kap. Nem halat kap, hanem megtanul halászni. Hátrányok Dolgozni kell vele Részt kell vegyenek Önök is, elég keményen a megvalósításban. Úgy lehet elképzelni, mint az olyan termékeket, amit az ember saját maga szerel össze egy jó összeszerelési utasítást használva (repülőgépmodellek, hajómodellek stb.). Tehát munka van vele. Csináld magad tevékenység. Előnyösebb viszont a teljesen önerőből bevezetett rendszerhez képest, mivel van egy vezérfonal, van szakmai útmutatás. Rossz választás esetén... Ha rosszul válassza meg a tanácsadót, az oktatásai csomagot: kifizeti az árát és kap cserébe... dokumentációt, nem használható rendszert. Ezzel mintha már találkoztunk volna a hagyományos tanácsadási módszernél is. 4/7
Sokat gondolkodtam, hogy ezt a kockázatot hogyan tudnám minimalizálni az Ön számára. A megoldás pedig ez a módszer, amihez már szép lassan kezdett hozzászokni. Vagyis teljesen ingyen, bérmentve rendelkezésére bocsájtok tanulmányokat, ezeket a hírleveleket, amelyeket meghatározott időközönként eljuttatok Önnek. Ezek a tanulmányok a 10-15 éves szakmai tapasztalatunk eszenciái, amelyek önmagukban értékesek. Tehát ezek a tanulmányok is már használható, konkrét ismereteket tartalmaznak a minőségmenedzsment rendszerek bevezetésére vonatkozóan. Akár az is elképzelhető, hogy egy szemfüles MIR vezető ezeket összegyűjtve (és egy kis önképzéssel megtoldva) be tud vezetni egy minőségmenedzsment rendszert annál a cégnél, amelyiknél dolgozik. Ezeknek a tanulmányoknak kettős célja van: egyrészt felkészíti Önt egy minőségmenedzsment rendszer bevezetésére, megismeri az alapokat, másrészt meggyőződik szakmai felkészültségünkről és megismer minket. Miért van szükség tanúsítóra? Ha csak saját cége menedzsment rendszerét szeretné rendbe tenni és fejleszteni és nem számít Önnek az, hogy ezt mások, a piac elhiszi-e vagy nem cégéről, akkor talán nincs is szükség tanúsítóra. Ha eléggé határozottan tartja kézbe a cégét és képes fenntartani önerőből (külső ellenőrzés nélkül) a fáradságos munkával kialakított menedzsment rendszerét, akkor sincs szüksége tanúsítóra. Mi az amit a tanúsító tud önnek nyújtani? Hitelességet a piacon, ha eléggé ismert és elismert. Külső kontrollt (időnként szükségünk van rá, így működünk: ha nem érzünk egy kis külső kényszert, hajlamosak vagyunk ellaposodni) A külső szemlélő éleslátását (ami a cégen belül megszokott, mindennapi és senkinek nem tűnik fel, hogy miért csinálják azt úgy, egy külső szemlélőnek egyből szemet szúr és fel tudja hívni a figyelmet rá), ezáltal rá tud világítani a fejleszthető területekre. Ha viszont elvárás az ügyfelei részéről, az, hogy tanúsított rendszerrel rendelkezzen, akkor mindez nem kérdés, akkor csak a tanúsító kiválasztása lehet az. 5/7
Hogyan válasszunk tanúsítót? Kérdés az, hogy milyen piacon értékesít. Ha helyi piacon, akkor lehet hogy elég, hogy ha helyi tanúsítót választ. Ezek olcsóbbak és nem is annyira igényesek. Ha nemzetközi törekvései vannak, akkor már érdemes a nevesebb tanúsító szervezetektől is ajánlatot kérni. Tudni kell azt, hogy ezek 20-30%-al drágábbak, de annyival ismertebbek is. Jó ötlet lehet az, ha véleménykutatást végez az ügyfelei körében. Kérdezze meg őket. Kit preferálnának? Mindenképpen érdemes több tanúsítótól is árajánlatot kérni és hasonlítsa össze őket. És még egy jó tanács: alkudjon. Ez is üzlet. Tanúsítási folyamat Tanúsítási auditon az történik, hogy a tanúsító szervezet auditorai megvizsgálják egyrészt, hogy a minőségmenedzsment dokumentációja megfelel-e az ISO 9001-es szabvány követelményeinek és hogy betartják-e a saját maguk által kidolgozott rendszer követelményeit. Ez úgy történik, hogy 2-3 napon keresztül átvizsgálják a cég minden tevékenységét. Ha mindezeket rendben találják, akkor a tanűsító szervezet kiadja a tanúsítványt. Azt még jó tudni, hogy ennyivel nem ússzák meg. Legtöbb tanúsító, csak úgy vállalja azt, hogy adja a nevét az Ön rendszeréhez, ha ezt megahatározott időközönként ellenőrizheti (általában évente). Tehát évente kiküldi auditorjait, hogy ellenőrizzék, hogy még mindig a szabályozásoknak megfelelően működik-e rendszere. Ha igen, OK, megtarthatja a tanúsítványt, ha nem, akár vissza is lehet vonni. Vagyis, ha tanúsított cég szeretne maradni, arra kell számítson, hogy a tanúsítótól nem szabadul meg, újra meg újra alá kell vesse magát az auditálási tortúrának. Nyilván ez egy állandó anyagi és más (idő) erőforrásbeli ráfordítást igényel. Ezt azért tartottam fontosnak elmondani, hogy mindezt mérlegelnie kell, mielőtt eldönti, hogy tanúsítani szeretné cégét. 6/7
Összegezve: Mindebből, ha csak ennyit is sikerült elérnem, hogy: - tényekre alapozva, mérlegelni fogja, hogy szüksége van-e tanácsadóra vagy nem - ha tanácsadóhoz fordul, tudni fogja, hogyan válassza ki és mit várhat el tőle - megértette, hogy mi a szerepe a tanúsítónak és, hogy mit vállal azáltal, hogy tanúsíttatja cégét. akkor megérte mindkettőnknek időt szánnunk egymásra. Tisztelettel, Ferencz Zoltán, minőségmenedzsment tanácsadó www.sysman.ro mob: 0752-197182 tel/fax: 0266/218235 E-mail: office@sysman.ro 7/7