Tartalom III. A szobafoglalás rendszere, informatikai támogatottsága... 128 1. Bevezetés... 128 2. Szállodai szoftverek a magyar piacon... 128 2.1.1 HostWare... 129 2.1.2 Fidelio... 131 2.1.3 FLEXIS... 132 2.1.4 Hotel 3000... 134 2.1.5 Hotel System Reception+... 134 2.1.6 Visual Hotel... 136 3. A Szobafoglalás menete a két kiemelt szállodai szoftverben... 138 3.1 A HostWare használata... 138 3.1.1 Szobafoglalás... 138 3.1.2 A vendég érkeztetése és a terhelések... 143 3.1.3 A vendég kijelentkeztetése... 145 3.2 A Fidelio használata... 148 3.2.1 Szobafoglalás... 148 3.2.2 A vendég érkeztetése és a terhelések... 151 3.2.3 A vendég kijelentkeztetése... 156 4. A két kiemelt szoftver jellemzőinek összehasonlítása... 160 4.1 A szoftver oktatásának lehetőségei és követelményei... 163 127
III. A SZOBAFOGLALÁS RENDSZERE, INFORMATIKAI TÁMOGATOTTSÁGA 1. Bevezetés Jelen tanulmány központi témája a szállodai szobafoglalás, illetve az azt támogató rendszerek által nyújtott lehetőségek vizsgálata, oktatási lehetőségeinek, elvárásainak feltárása. Itt kell azonban megjegyezni, hogy a szobafoglalással kapcsolatos feladatokat nem érdemes kizárólagosan kiemelni, célszerű azt annak integrált rendszerében kezelni, így az oktatási anyagként javasolt szoftvercsomagok teljes egészében kerültek elemzésre, természetesen nyomatékosabban feltárva a szobafoglalás sajátosságait. A szállodai működés elképzelhetetlen egy jól működő, szervezethez jól illeszkedő szállodai szoftver(csomag) nélkül, így ennek oktatása az idegenforgalmi jellegű képzések esetén lényeges sarokpont. Ennek oka nem csak az, hogy sok esetben a teljes működési rendszert összefogja, így annak átlátását, megértését biztosítja, hanem az is, hogy már a pályakezdő munkavállalótól is elvárják a programok kínálta lehetőségek ismeretét, hiszen ezek a szoftverek, mint az élet más területein is, nagyban megkönnyítik a nagymennyiségű adathalmaz tárolását, rendszerezését, az információk áramlását, a kommunikációt. 2. Szállodai szoftverek a magyar piacon Az Eszterházy Károly Főiskola hallgatóinak a képzés ideje alatt két szoftverrel van lehetőségük testközelből is megismerkedni, gyakorlatban alkalmazni. Jelen tanulmányban ezen két szállodai szoftver, a HostWare winfro v7.8 (továbbiakban: HostWare1) és a MICROS-Fidelio Suite8 (továbbiakban: Fidelio) szállodai programokat hasonlítjuk össze részletesen, külön kiemelve a szobafoglalás menetét. A piacon természetesen számos más szállodai szoftver is megtalálható, ezek bemutatására csak röviden térünk ki, mert az általunk megkérdezett szállodai szakemberek a két kiemelt szoftvert használják és ajánlják. Egerben és az Északmagyarországi régióban a két és háromcsillagos szállodák között a HostWare az elterjedtebb. 1 Mi most kiemelten az értékesítési szoftver bázisával, a HostWare winfro szállodai front office szoftverrel foglalkozunk; a továbbiakban, ahol külön nem jelöljük, ezt hívjuk HostWare-nek. 128
Ahhoz, hogy a vizsgált rendszerek jól összehasonlíthatóak legyenek, összegyűjtöttük a szállodai szoftverekkel szemben támasztott követelményeket, melyek a következők: megbízhatóság, naprakész, törvényi előírásoknak megfelelő, egyszerűen kezelhető, rugalmasan változtatható és javítható, a szálloda igényeihez alkalmazkodó (személyre szabható), jó ár/érték arányú, és a legfontosabb: hatékonyabb legyen, mint a hagyományos, papír alapú ügyintézés. 2.1.1 HostWare A HostWare magyar fejlesztés, az ötlettől a szoftver megvalósulásáig két év telt el, és 1990-ben kezdték el az értékesítést. A teljes rendszer értékesítési, háttérirodai, kereskedelmi, web alapú szoftverekből és éttermi hardverből áll, ezek mindegyike tud kommunikálni a többi alegységgel, egymással teljesen kompatibilisek. A Hostware Front Office (winfro) szoftvert a cég honlapja szerint 402 hotel használja jelenleg országszerte. 129
A HostWare a szálloda működése szempontjából a legalapvetőbb, legszükségesebb adatokat tartalmazza: szobák száma, szobák típusa, szobák kapacitása, szobák árai (szezonális), csomagajánlatok, vendégre vonatkozó adatok. A szoftver tulajdonképpen egy keretprogram, a működéshez szükséges adatokkal a szállodák töltik fel, ezáltal teljesen egyénre szabható. A szállodák általában nem használják ki a szoftver összes funkcióját, csak azokat, amelyek a működésükhöz kellenek. A szoftver előnye, hogy rendkívül felhasználóbarát (pl. ha a gombok felett állunk az egérrel, akkor a gomb funkciója megjelenik a képernyőn), logikusan van felépítve, nagyrészt magyar nyelvű, használatát egy alapszintű számítógépes ismeretekkel rendelkező személy könnyen el tudja sajátítani, kompatibilis a Microsoft Office-szal. 130
A felhasználók nagy hiányosságnak tartják, hogy az újdonságokról a fejlesztő cég nem tájékoztatja őket automatikusan, és értékelik ugyan, hogy teljes körű, huszonnégy órás ügyeletet tart a fejlesztő cég, de a szolgáltatások (karbantartás, javítás, kiszállás, segítségnyújtás) a piaci viszonyokhoz képest drágák. A kötelező frissítésekről (pl. vonatkozó jogszabály változása miatti frissítés) értesítést kap a felhasználó, de a frissítés pénzbe kerül. Ingyenesek azonban a vételár magában foglalja a vásárlástól számított egy éven belüli frissítések. A vételár megfizetése után a felhasználó nem fizet havidíjat, csak az egyes szolgáltatások igénybe vételekor. A HostWare fő moduljai: Recepció Kassza Housekeeping Kimutatások Éjszakai zárás Alapadatok Szerviz 2.1.2 Fidelio A MICROS-Fidelio Suite8-t Németországban fejleszti egy nemzetközi hátterű cég. A rendszer kompatibilis a Microsoft Office Outlook és Excel szoftverekkel. 131
A Fidelio az előzőleg bemutatott HostWare-hez hasonlóan teljesen egyénre szabható. Nagy különbség azonban a két program között, hogy amíg a HostWare (különálló, de egymással teljesen kompatibilis) modulokból áll, addig a Fidelio minden szolgáltatást magába foglal, tehát nincs lehetőség külön megvásárolni azokat az egységeket, amelyekre szükségünk van azért, hogy a vételárat csökkentsük. A modul részei: Customer Relationship Management (CRM ügyfélkapcsolat-kezelés); Property Management (PMS szállodairányítás); Conference & Catering Management (CCM konferencia- és cateringmenedzsment); Materials Control (készletellenőrzés); Online Booking (online foglalás). Mivel a rendszer alapvetően külföldi, nem a magyar az alapnyelv. Felhasználói kérésre elkészült a magyar fordítás, ez azonban nem tökéletes. Vannak olyan előreugró ablakok, ahol a magyar nyelven feltett kérdésre Yes vagy No választ adhatunk. Azokat a fogalmakat, amelyek angol nyelven terjedtek el a szakmán belül (Out of Order, Guest in House for Restaurant, stb.), nincs lefordítva, ezek mindig angolul jelennek meg. 2.1.3 FLEXIS A magyar FLEXYS hosszú évek idegenforgalmi, szállodaipari, ügyviteli és rendszerfejlesztői tapasztalatát fektette be termékei előállításába. A piac tényleges igényeinek ismeretében rendszerei kifejlesztése során olyan alapelveket tart szem előtt, melyek alapjaiban határozzák meg bármely számítástechnikai rendszer használhatóságát, hatékonyságát és népszerűségét. 132
A FLEXYS a Magyar Szállodaszövetség társult tagjaként, illetve az IBM elismert Business Partnereként nagy súlyt helyez a partnereivel való folyamatos és szoros kapcsolattartásra, a magas szintű, naprakész üzemeltetői támogatásra és tanácsadásra, valamint a színvonalas oktatásra és betanításra. Partnerköre hónapról-hónapra bővül, ismerőinek és híveinek tábora egyre nő.2 A Front-Office rendszer magában foglalja a szállodai főtevékenységek, a rendelés felvétel és nyilvántartás, a szobagazdálkodás, a portai munka, a housekeeping és a terhelés-számlázás összehangolt támogatását, mindezt akár önálló rendszerként, akár kapcsolódva értékesítési, internetes értékesítési, éttermi, rendezvény gyógyászat főkönyv, pénzügy, telefonközpont, Pay-TV, kártyás ajtózárrendszer, illetve egyéb rendszerekhez. 3 A rendszer jellemzői: a recepciós képernyő könnyen áttekinthető (érkező, bentlakó és utazó vendégek) billentyű vagy billentyűkombinációk használata a gyakran használt portai műveletekhez foglalások (egyéni, csoportos) egyszerű kezelése 2 A cég honlapja szerint ma Magyarországon mintegy 202 szálloda használja a Front Office rendszerét. Emellett 17 intézményben oktatják a szoftvert. 3 forrás: www.flexis.hu, letöltve: 2010. augusztus 4. 133
egyszerű számlakészítés, engedmény számítása, idegennyelvű számlák kibocsátása listák készítése és kezelése automatizált zárás 2.1.4 Hotel 3000 A magyar HGPartner Számítástechnikai Fejlesztő-Szolgáltató Kft. 20 éves fejlesztői és üzemeltetői tapasztalattal rendelkezik, és a szállodai, éttermi vendéglátás ügyvitelének gépesítésével igyekszik támogatást nyújtani a vendéglátás szakembereinek. Hotel 3000 szállodai front office rendszer egy több modulból felépülő, szállodákra optimalizált szolgáltatás-együttes, melynek segítségével pillanatok alatt felvihetők a foglalások, a vendégek törzsadatai és egyéb információk. A rendszer segítséget nyújt visszaigazoló levelek nyomtatásában, csoportos szobafoglalás kezelésében, housekeeping feladatok összehangolásában, forgalmi adatok elemzésében és természetesen a számlázásban is. 4 A cég honlapján hét szálloda van felsorolva referenciaként, köztük olyan is, ahol már évek óta nem a Hotel 3000 front office szoftvert használják. 2.1.5 Hotel System Reception+ A nyíregyházi székhelyű DreamCreator Studio Bt. vendéglátó szoftverei között az alábbi modulokat találhatjuk meg: HS Waiter, Éttermi rendelésfelvevő és készletkezelő rendszer HS PDA, Mobil éttermi rendelésfelvevő modul HS Monitor, Konyhai diszpécser modul HS Partner, Kedvezmény kártya modul HS Reception, Szállodai ügyviteli rendszer HS Cassa, Pénzügyi modul HS Phone, Telefon tarifáló modul A HS Reception+ Szállodai ügyviteli rendszer áttekinthető és letisztult Windows-os kezelői felületével, könnyen elsajátítható használatával, megbízható 4 forrás: www.hgpartner.hu, letöltve: 2010. augusztus 4. 134
működésével egy elérhető alternatívát kínál a vendéglátás mindennapi adminisztrációjának megkönnyítésére. A HS Reception+ megkönnyíti és átláthatóvá teszi a szálloda működését: a partnerek, szobák, cikkek és árak rögzítése után a rendszerbe egységesen bevihetőek a személyesen, telefonon, faxon érkező foglalások is. A szobatükör funkció szemléletesen mutatja a kihasználtság időbeli alakulását, könnyen áttekinthető formában láthatóak a szabad és foglalt szobák, illetve az aktuális vendégek adatai. A szobához tartozó számlára terhelhető a vendég minden fogyasztása, legyen az éttermi vacsora, minibár fogyasztás, vagy valamilyen szállodai szolgáltatás igénybevétele. A rendszer a foglalás, a szobatükör és a housekeeping kiemelt egységeken kívül az alábbi funkciókkal rendelkezik: Áruforgalmi modul - raktárak, készletek, selejtezés és leltározás nyilvántartása. Csomagok kezelése az akciós csomagok szerkesztése és a foglaláson belüli felhasználása. Kapcsolat a HS Waiter Éttermi rendelésfelvevő és készletkezelő rendszerrel, így az éttermi fogyasztásokat automatikusan rá lehet terhelni a szobaszámlára. Kontingens szobák nyilvántartása. Különböző szobaár kategóriák kezelése. Számlázás, mely megfelel a 34/1999 (XII.26) PM rendelettel módosított 24/1998 (XI.22) PM rendeletnek. Előre definiált (körlevél jellegű) foglalás visszaigazolás küldése e-mailben. Szövegszerkesztő előre fogalmazható iratmintákkal Üzenetküldés Napi zárás Vendégek járműveinek nyilvántartása 5 A cég honlapja szerint jelenleg 32 cég használja a HS Reception+ szoftvert. 5 forrás: www.hotelsystem.hu, letöltve: 2010. augusztus 4. 135
2.1.6 Visual Hotel A fonyódi Com-Passz Kft. Visual Hotel nevű szállodai szoftverét azoknak a szállodáknak ajánlja, akik egyszerű, könnyen átlátható megoldást keresnek a szobafoglalások, számlázás és vendég statisztikák vezetéséhez. A honlapon külön ki van emelve, hogy a termék magyar, illetve, hogy a cég a termékeire élettartam garanciát vállal. Azoknak a szállodáknak, ahol étterem is működik, a cég a Visual Hotel & Restaurant szállodai és éttermi szoftvert ajánlja, amely éttermi modullal van kiegészítve. A program szolgáltatásai: Szobafoglalások, vendégek: o Egyedi foglalás kezelés 136
o Csoportos foglalás kezelés o Internetes foglalás támogatás - kiegészítő modul - M48 o Szobatükör vezetés o Grafikus szobafoglalás támogatás o Lekéréses szobafoglalás támogatás o Költöztetés támogatás o Foglaltság színezés támogatás o Ünnepnap kiemelés támogatás o Érkező vendégek kezelése o Lakó vendégek kezelése o Távozó vendégek kezelése o Takarítási lista kezelés o Ágyazási lista kezelés o Reggeli lista kezelés o Foglalás történet kezelés o Vendég éjszak gyűjtés o Születésnap kezelés Terhelés, Számlázás: o Előlegszámla kezelés o Egy számlán belül több fizetőeszköz kezelés o Üdülési csekk kezelés - kiegészítő modul - M40 o Automatikus termelés támogatás o Kézi terhelés támogatás o Éttermi terhelés támogatás - kiegészítő modul - M16 o Vendégszámla vezetés o Számla egyesítés o Számla szétszedés o Idegen nyelvű számlakészítés támogatás o Fizetetlen számlák kezelése Statisztikák, kimutatások: o Idegenforgalmi adó kimutatás kezelés o Vendégéjszaka szerinti megoszlás kezelés o Állampolgárság szerinti megoszlás kezelés o Foglalás típus szerinti megoszlás kezelés 137
o Számla listák kezelése o Számlázott terhelések kezelése o Törölt terhelések kimutatása Biztonság: o Többszintű jogosultsági rendszer kezelési lehetőség 6 3. A Szobafoglalás menete a két kiemelt szállodai szoftverben A szobafoglalás a szálloda működését tekintve a két kiemelt szoftver egyik legfontosabb eleme. 3.1 A HostWare használata A továbbiakban részletesen, ábrákkal illusztrálva, lépésről-lépésre bemutatjuk a HostWare szobafoglalás, a vendég érkeztetése és a terhelések, majd a kijelentkeztetés menetét. 3.1.1 Szobafoglalás A szobafoglaláshoz elengedhetetlen a szobatükör használata. A szobatükör az idő függvényében mutatja meg a szobák foglaltságát és eladhatóságát. A vízszintes tengelyen az időpontot tudjuk kiválasztani, a függőlegesen a szobát. Az időt 2, 3 és 5 hetes intervallumokban láthatjuk. A szobaszám mellett látjuk 6 forrás: www.com-passz.hu, letöltve: 2010. augusztus 4. 138
a szobakódot is, ez segít a recepciósnak beazonosítani a szobát. A táblázat közepén a különböző színeknek megvan a maga jelentése: zöld: bentlakó vendég kék: foglalás o világoskék: egyéni foglalás (egyéni vendég) o sötétkék: csoportos foglalás (csoportos vendég) sárga: opciós foglalás bordó (vörös): elutazott, fizetett piros: fizetés nélkül utazott el Itt jegyezzük meg, hogy amikor egy egyéni vendéget kijelentkeztetünk (jobb klikk check out), és a rendszer azt érzékeli, hogy a vendég még nem fizetett, akkor rákérdez, hogy ez valóban így van-e. Ha leokézzuk, a vendég neve piros lesz (= fizetés nélkül távozott). Ha egy csoportos vendéget jelentkeztetünk ki, a számla kiegyenlítettségi állapotától függetlenül automatikusan bordó lesz (távozott és fizetett). Ez a rendszer hibájának róható fel, hiszen előfordulhat, hogy csoportos foglalás esetén nem fizet a vendég. Ha egy potenciális vendég megkeresi a szállodát (személyesen, telefonon, írásban), és konkrét időpontra érdeklődik, hogy van-e szabad szobánk, akkor a szobatükröt kell elővennünk. Kikeressük a megadott dátumot, és megnézzük, van-e szabad szobánk. Ha van, jobb klikk után egy ablak ugrik fel, ahol kikeressük a Rezerváció menüpontot. 139
A következő ablakban a vendég adatait kell megadnunk, a következő, meghatározott sorrendben: név foglalás típusa, statisztikai kód o belföldi (egyéni vagy csoportos) o külföldi (egyéni vagy csoportos) értékesítési csatorna (pl. internetes, szerződéses, telefonos, walk in) 140
forrás (nem használjuk) garancia o hitelkártya o nincs o szerződés országkód megjegyzés (nem kötelező mező, kitöltése akkor célszerű, ha fontos információnk van a vendéggel kapcsolatban, és fontosnak tartjuk, hogy a többi recepciós is tudjon róla, pl. egyéni kérés, telefonszám, stb.) érkezés dátuma napok száma elutazás dátuma 7 szoba típusa szobaszám (a gép automatikusan már csak azokat a szobákat ajánlja fel, amelyek az adott napon szabadok és megfelelnek a szobatípusnak) fő (felnőtt, tini, gyerek, bébi) árkód (olyan árkódot érdemes megadni, ahol jelölve van a személyek száma is, mert a rendszer ez alapján számolja ki a létszámot a másnapi reggelihez) IFA 7 Az érkezés dátuma kötelező. A napok száma és az elutazás dátuma közül elég az egyiket megadni, és ezen adat és az érkezés dátuma alapján a gép automatikusan kiszámolja a harmadikat. 141
o beleértve o rátéve (minden esetben) o nincs vendégek fülön o IFA leellenőrzése o születési idő 142
o nemzetiség o nyelv o rendszám o lakcím (irányítószám, település, utca, házszám formában) 3.1.2 A vendég érkeztetése és a terhelések A vendég foglalását a szobatükrön világos (egyéni) vagy sötét (csoportos) kék szín jelöli. Amikor a vendég megérkezik, a rendszerben is érkeztetni kell. Ezt úgy tudjuk megtenni, hogy a vendég nevére állunk az egérrel, jobb klikk check in. A vendég neve zöldre (házban lakóra) változik. 143
Ha tévesen érkeztettük a vendéget, akkor újból jobb klikk Téves érkeztetés, és a vendég neve visszaváltozik zöldre. A vendég érkeztetésekor terhelés még nem történik! Terhelés az éjszakai záráskor történik. A zárást a nap bármely időpontjában meg lehet tenni, de általában a reggeli műszak végzi el a napi nyitásnál. Előterhelést lehet alkalmazni, ha a vendég már bejelentkezett, de az előre megjelölt időpont előtt távozik (és fizetni akar). A vendég a tartózkodás alatt olyan szolgáltatásokat is igénybe vehet, amelyek beletartoznak a szobaárba, és olyanokat is, amelyekért külön kell fizetnie. Ezen kívül a vendég fogyasztását rögzítő más rendszerek (telefon alközpont, fizető TV, vendéglátás, gyógyászat) is meg tudják terhelni a vendég számláját. Az összes szolgáltatásért fizetendő díjat fel kell terhelni a vendég számlájára. Ennek a menete a következő: a vendég nevére állunk, jobb klikk Számlaműveletek Itt kiválasztjuk a terhelés funkciót, ezután előugrik a terhelés ablak. Itt először kiválasztjuk a terhelendő számlát (jobb felül), és aztán szolgáltatáskód és/vagy megnevezés alapján kiválaszthatjuk a terhelendő tételt: 144
A felterhelt tételek sorrendben megjelennek a vendég számláján: Lehetőség van a vendég számláját bontani (pl. a számla egy részét a cég, a másik részét a vendég fizeti) és összevonni is. 3.1.3 A vendég kijelentkeztetése A vendég kijelentkezéskor (nevén állunk, jobb klikk check out ) rendezi a számláját. A számlakészítés ikont választva elindítjuk a számlázási folyamatot. 145
A Terhelések oldalon részletesen felsorolva látjuk a vendég által igénybe vett szolgáltatásokat és ezek végösszegét. Miután a vendég fizetett, a jóváírások lapfülön ezt rögzítjük. Meghatározzuk a fizetés módját, amik a következők lehetnek: készpénz hitelkártya (itt fel vannak sorolva a hitel- és bankkártyák fajtái és az Üdülési Csekk) átutalás belsőszámla 146
Szükséges még megadni a számlázási nevet és címet, és hogy a SZJ/VTSZ szám feltüntetését kérjük-e a számlán. A számla első példányának a nyelvét is megadhatjuk (ez a vendég példánya). A másodpéldány, ami a szállodánál marad, mindig magyar nyelvű. Üdülési csekkel való fizetés esetén a gép automatikusan három példányt nyomtat, mert az egyik példányt a Magyar Nemzeti Üdülési Alapítványnak kell küldeni, és a pénzt ez alapján kapja meg a szálloda. A vendég foglalását a megérkezésig (check in) bármikor törölni tudjuk: neve felett jobb klikk töröltre állít. A szobatükör rugalmas és felhasználóbarát kialakítása révén egyszerűek azokat a műveleteket megvalósítani, amelyek a való életben bármikor előfordulhatnak, tehát a vendég igényeinek megfelelően van módunk későbbi érkezést vagy hamarabbi elutazást beállítani, illetve a vendéget csúsztatni (amikor az érkezés és az elutazás dátuma is módosul). Ezeket egyszerűen úgy tesszük, hogy megfogjuk a vendég foglalását, az egér bal gombjának nyomva tartásával egyszerűen a kívánt időpontra húzzuk. 147
3.2 A Fidelio használata A továbbiakban részletesen, ábrákkal illusztrálva, lépésről-lépésre bemutatjuk a Fidelio szobafoglalás, a vendég érkeztetése és a terhelések, majd a kijelentkeztetés menetét. 3.2.1 Szobafoglalás A foglalás lelke ebben a programban is a szobatükör. A program a vendégeket érkező, házban lakó és utazó kategóriákba sorolja. A vendégekről karton készül, ez tartalmazza a vendég adatait. A szobatükrön látjuk a szobákat, ha vendég foglalt vagy bent lakik aznap, egy kék színű nyílon megjelenik a neve. A neve melletti zöld pipa azt jelenti, hogy már megérkezett (check in), a piros pipa pedig azt, hogy távozott (check out).8 A demo programban nincs külön feltüntetve, hogy a foglalás egyéni vagy csoportos volt-e, illetve, hogy a vendég fizetett-e vagy fizetés nélkül hagyta el a szállodát. Ezt az éles programban külön be lehet állítani az egyes jelentéshez tartozó színeket, így a recepción dolgozók meg tudják különböztetni a két foglalástípust. Opcionális foglalást is tud kezelni a program (ezt is külön színnel jelölik), amit vagy élesre állítanak, vagy 24 óra után a foglalás automatikusan törlődik. A törlésre a szoftver záráskor rá is kérdez. Amennyiben a vendég a foglalás ellenére nem jelentkezett be, a szoba törlése után az okot is be lehet állítani. Okok között szerepelhet a halál, betegség, stb. 8 A színek változtathatóak, ezek a színek a demo programban így voltak beállítva. 148
Foglalás esetén (adott nap kiválasztása, jobb klikk foglalás) először a vendég kartonját kell kiválasztanunk. Ezt kereséssel előhozhatjuk, amennyiben a vendég nem először látogat meg bennünket. 149
Ha új a vendég, vendégkartont kell számára létrehoznunk. Az Új Karton gomb lenyomásával előugró ablakon a mezők kitöltésével meg kell adnunk a vendég adatait. A foglalást a foglalás szerkesztése ablakban állíthatjuk be. Itt a kötelezően kitöltendő mezők sárgával vannak jelezve, ezek a következők: érkezés és utazás napja, éjszakák száma (két adatot kell megadnunk, a harmadikat a rendszer kiszámolja) kért szobák száma felnőttek száma (opcionálisan állíthatjuk a kisgyerekek, gyermekek és tinédzserek számát) szobatípus árkód (az előre beállított árkódokat a kezelő felülírhatja!) piackód foglalás forrása csatorna foglalás típusa fizetési mód (ezt a későbbiekben módosíthatjuk) 150
3.2.2 A vendég érkeztetése és a terhelések A Foglalás menüben, az Érkezés lapfülön minden vendéget meg tudunk nézni, aki adott napon érkezik. Ha a vendég megérkezik, a rendszerben is érkeztetnünk kell. Ez úgy tesszük, hogy az érkező vendégek közül kiválasztjuk az adott vendéget, és a Bejelentkezés gombra kattintunk. Itt a szoftver felajánlja a vendég által foglalt szobatípusok közül azokat, amelyek rendelkezésre állnak, a konkrét szobát nekünk kell kiválasztani. 151
találjuk meg: Ekkor ezt a vendéget már nem az Érkező, hanem a Házban lakó listában A vendéggel kapcsolatosan különböző számlázási utasításokat adhatunk meg. Ezt úgy tesszük, hogy a Házban lakó listából kereséssel vagy szűréssel kiválasztjuk a vendéget, majd az Opciók gomb megnyomásával kiválasztjuk a Számlázási Utasítások menüpontot. 152
A vendégeknek mindig vagy egy főszámlája, és tetszőleges számú mellékszámlát is létrehozhatunk. Ennek a későbbi fizetésnél van funkciója, ha például egy céges rendezvény keretein belül száll meg nálunk a vendég, és a szállását a cég állja, de a masszázst már ő maga rendezi. A rendszerbe be kell állítanunk, hogy milyen terhelési utasítás kód alatt lévő terhelés melyik számlára menjen, mi legyen a számlázási név és cím, annak milyen legyen a fizetési formája, stb. Ezekre a kódokra időintervallumot is beállíthatunk. Ennek akkor jelentősége, ha például a vendég cége által a vendég részére vásárolt csomag tartalmaz egy kedvezményes árú masszázst, és a vendég ezen felül (teljes áron) is igénybe vesz még egy masszázst, amit magának kell kifizetnie. Ez a Fidelio előnye a HostWare-rel szemben, hiszen a későbbi fizettetésnél a rendszer automatikusan szétszedi a fizetendő tételeket a megfelelő számlára, így kisebb a tévedés, számlarontás lehetősége. 153
Az adatokat új ablakokon kell megadni addig, amíg minden adatot meg nem adtunk. 154
Az összes nem irányított terhelés automatikusan a főszámlára terhelődik, a többi pedig a megadott számlákra. Ezt, miután leellenőriztük, le kell okéznunk. A szoftver lehetőséget a kézi terhelés elindítására is. 155
3.2.3 A vendég kijelentkeztetése A vendég távozásakor rendezi a számláját/számláit. Ekkor kóddal be kell lépni a Kasszába. A Kasszába mindig kóddal lépünk be, míg a Fidelio többi menüpontját jelszó nélkül böngészhetjük és módosíthatjuk. A belépésnél a Kassza és a Jelszón kívül rögtön megadhatjuk a szobaszámot is, amelynek a számlájával műveletet kívánunk elvégezni. Belépés után bal oldalon megjelennek a főszámlára terhelt tételek, jobb oldalon pedig a mellékszámlára terhelt tételek. A számlázási nevet és címet egészen a nyomtatásig van lehetőségük megváltoztatni. Az egyes számlák vevőinek nem kell megegyezniük (végül is ezt a számlabontás lényege). Az üdülési csekkel való fizetésnél a program nem nyomtat automatikusan három példányt. A Magyar Nemzeti Üdülési Alapítványnak úgy tud a szálloda számlát küldeni, hogy a kezelő a számlaarchívumból előhívja a számlát, és nyomtat egy eredetivel mindenben megegyező másolatot. A számlaarchívumban név, számlaszám és egyéb feltételek megadásával is tudunk keresni. 156
Ha a vendéget a Kijelent gombbal kijelentkeztetjük, és a rendszer szerint még maradnia kellene, a következő ablakot látjuk: 157
Fizettetésnél kiválasztjuk a fizetés módját: A program lehetőséget nyújt arra, hogy a számlát kinyomtassuk, és a számla előképét is megtekinthetjük nyomtatás előtt. 158
A fizetés után a tételek beszürkülnek, ez jelzi, hogy az adott terméket vagy szolgáltatást a vendég rendezte. Idő előtti távozás esetén a vendég neve a Házban lakó listában marad, de a foglalás státusza Elutazott lesz. Ha a vendég a tényleges foglalása végén távozik, a neve átkerült az Utazás listába. Praktikus tanács, hogy a recepciós minden esetben infoszámlát nyomtasson, és ezt adja át a vendégnek, aki le tudja ellenőrizni az egyes tételeket. Így elkerülhetőek a későbbi reklamációk, és a számla sztornózásával járó adminisztrációs terhek és egyéb kellemetlenségek. A vendég kijelentkezését csak az infoszámla ellenőriztetése és elfogadása, a számla vagy számlák kiállítása, és a pénz (kártya, üdülési csekk, stb.) átvétele után érdemes megcsinálni. 159
4. A két kiemelt szoftver jellemzőinek összehasonlítása Ahogy a fentiekből is láttunk, a két szoftver működési elvét tekintve nagyban hasonlít egymásra. Természetesen ez abból adódik, hogy a szállodákban nagyjából ugyanazokat a feladatokat kell ellátniuk a recepciósoknak és ezáltal a szoftvereknek. Természetesen mindkét program alkotói a fejlesztésnél törekedtek arra, hogy könnyen kezelhető, látványos, grafikus felülete legyen a szoftvernek. A könnyen kezelhetőség fontos, hogy az újonnan érkező munkatárs minél hamarabb elsajátítsa a program használatát. A Windows és más Microsoft szoftverek széleskörű használatából is adódik, hogy a HostWare kompatibilis Microsoft szoftverekkel, például a Microsoft Outlook Express levelezőprogrammal. Így egy kattintással elő lehet hozni a vendég és a szálloda levelezését az ajánlatkéréstől a visszaigazolásig. A Fidelioval kapcsolatban nincs ilyenfajta információ. Mindkét program kompatibilis a Microsoft Excel táblázatkezelővel: a különböző kimutatások adatait exportálni tudjuk Excel táblázatba. A HostWare egy szoftvercsalád, amely a különböző feladatokhoz különféle modulokat készített és használ. Az adott egység (szálloda, étterem, stb.) maga tudja eldönteni, hogy a működéséhez mely modulra/modulokra van szüksége, és csak ezeket kell megvásárolnia. A modulok természetesen egymással kompatibilisek. A modulok a következők: Értékesítési szoftverek: o winfro o winven o winspa o winfit o wincrm Háttérirodai szoftverek: o winaru o winfok Kereskedelmi szoftver: o winmed Web alapú szoftverek: o webres 160
o webfro Éttermi hardver: o kompakt éttermi pénztárgép o mobil pincérgép A Fidelio ezzel szemben egy szoftverből áll, így a felhasználónak nincs lehetősége költségcsökkentés miatt a számára haszontalan részeket nem megvásárolni. Ebből a szempontból a HostWare nagylelkűbb, megadja a választási lehetőséget a fogyasztónak. 9 Hasonló a két szoftver vendégadat-kezelése is. Egy-egy vendég adatait pár kattintással fel tudjuk venni, és a vendég adatait a későbbiekben, egy újabb foglalás alkalmával elő tudjuk hozni, így egyszerűsödik a foglalás rögzítése. Hasonló a szoftvereknél az is, hogy a szobatükör grafikus megjelenésű, ezáltal a recepciós egy pillanat alatt láthatja, hogy mikor melyik szoba szabad (eladható), foglalt, takarításra vár vagy éppen Out of order. Mindkét szoftver különböző kimutatásokra képes. A recepciósok számára rendkívül hasznos funkció, hogy a szoftverek kiszámolják, hogy a másnap hány fő fog reggelizni, vagy hogy az adóhatóság és a statisztikai hivatal részére törvényileg előírt kimutatásokat a szoftverek pár kattintás után maguktól elvégzik. A rendszer automatizálása miatt csökken a tévedés esélye. Elmondhatjuk, hogy a két szoftver szinte csak a legapróbb, funkcionális részekben tér el egymástól. Ilyen például, hogy a HostWare automatikusan három példányt nyomtat, amennyiben a vendég üdülési csekkel fizet, mert erre a későbbiekben szükség lesz. Ezzel szemben a Fidelio-ban a különböző felhasználói azonosítóval bejelentkezett felhasználók felugró ablakokban tudnak egymásnak üzenni, akár névre (felhasználói névre) szólóan is, vagy mindenki másnak. Ez hasznos lehet, ha egy vendég éppen a műszakváltáskor jelez valamilyen szándékot, és a recepciós nem találkozik a következő (vagy azutáni) kollégájával, hogy ezt az információt részére átadja. Ezek valószínűleg olyan funkciók, amelyek kifejlesztését a gyakorlati felhasználók kérték a fejlesztőktől, hogy saját munkájukat könnyítsék meg. Mindkét szoftver rendelkezik rendezvény szervező modullal, résszel. Ez az a funkció, amit a szakemberek saját elmondásuk szerint legkevésbé használnak. 9 A két szoftver, szoftvercsomag jelenlegi piaci árára nincs megbízható információnk; sajnos sem a szoftvergyártók, sem az azokat használó cégek nem adtak hiteles tájékoztatást. 161