Tájékoztatási és nyilvánossági előírások Az EGT és Norvég Finanszírozási Mechanizmusok 2009 2014 es időszaka 1. Cél A Nemzeti Kapcsolattartó, a Program Operátorok és a Projektgazdák valamennyi tájékoztatást és nyilvánosságot célzó intézkedésének támogatnia kell a Finanszírozási Mechanizmus átfogó célkitűzéseit: a) hozzájárulás a gazdasági és társadalmi egyenlőtlenségek csökkentéséhez az Európai Gazdasági Térségben; és b) a Donor ország(ok) és a Kedvezményezett ország közötti kétoldalú kapcsolatok erősítése. Minden meghozott intézkedésnek összhangban kell állnia a jelen melléklethez csatolt kommunikációs és arculati kézikönyvvel. 2. Kedvezményezett országok 2.1. A Nemzeti Kapcsolattartók feladatai A Finanszírozási Mechanizmus középpontba helyezése, illetve annak érdekében, hogy a mechanizmusból származó támogatás átlátható legyen, a Nemzeti Kapcsolattartó proaktív módon tájékoztatást nyújt a Finanszírozási Mechanizmusról, valamint Programjairól a Kedvezményezett ország állampolgárai, a potenciális kedvezményezettek és a releváns érdekeltek számára. A Nemzeti Kapcsolattartó biztosítja, hogy a Program Operátorok teljesítik tájékoztatási és nyilvánossággal kapcsolatos kötelezettségeiket. 2.2. A Kommunikációs Stratégia kialakítása A Szabályzat 4.3. cikkének (4.) bekezdésére hivatkozva, a Nemzeti Kapcsolattartó Kommunikációs Stratégiát dolgoz ki, amelynek célja, hogy tudatosítsa a Donor országbeli szervezetekkel való potenciális és tényleges együttműködés lehetőségeit, célkitűzéseit, a Finanszírozási Mechanizmus végrehajtását és átfogó hatását a Kedvezményezett országban. A Kommunikációs Stratégia tartalmazza legalább a következőket: a) a kommunikáció céljainak és a célcsoportoknak beleértve a Program Operátorokat, potenciális és tényleges kedvezményezetteket, a Donor ország(ok) potenciális és tényleges partnerszervezeteit leírása;
b) a tájékoztatással és nyilvánossággal kapcsolatos intézkedésekkel kapcsolatos stratégia, azok módja és tartalma, figyelemmel a Finanszírozási Mechanizmusból származó támogatás hozzáadott értékére és hatására országos, regionális és helyi szinten, valamint a támogatott ágazatokban; c) legalább három, a Finanszírozási Mechanizmus előrehaladásával és hatásával kapcsolatos jelentős információs tevékenység, mint az érdekeltekkel tartott szeminárium vagy konferencia, sajtókonferencia vagy sajtóesemény, ideértve i. egy jelentős információs tevékenységet, amelynek során közzéteszik a Finanszírozási Mechanizmus elindulását, bemutatják azok célkitűzéseit, a programterületeket és a Donor országbeli szervezetekkel való együttműködés lehetőségeit, illetve a tényleges együttműködést; és ii. egy jelentős záró eseményt, amelynek során közzéteszik a Finanszírozási Mechanizmus és Programjai hatását, beleértve a Donor országbeli szervezetekkel folytatott kétoldalú együttműködést. d) a Finanszírozási Mechanizmus(ok)ról szóló weboldal a Kedvezményezett országban, amely a Kedvezményezett ország nyelvén (nyelvein) és angolul tartalmazza a következő információkat: i. tájékoztatás a Finanszírozási Mechanizmus(ok) átfogó célkitűzéseiről; ii. tájékoztatás a Donor országgal (országokkal) folytatott kétoldalú együttműködésről; iii. tájékoztatás valamennyi Programról; iv. tájékoztatás a Finanszírozási Mechanizmus által nyújtott támogatás hatásáról; v. a Programok alapján kiírt nyílt pályázati felhívások áttekintése; vi. a releváns dokumentumok; vii. a Finanszírozási Mechanizmusok weboldalára mutató link [link]; viii. valamennyi Program weboldalára mutató linkek; ix. az egyéb releváns intézmények weboldalaira mutató linkek; x. elérhetőségek. e) a tájékoztatással és nyilvánossággal kapcsolatos intézkedések végrehajtásáért felelős közigazgatási részlegekkel vagy szervekkel kapcsolatos információk, beleértve egy kapcsolattartó személyt; f) annak feltüntetése, hogy a tájékoztatással és nyilvánossággal kapcsolatos intézkedéseket a Finanszírozási Mechanizmus(ok)kal kapcsolatos láthatóság és tudatosság, a célkitűzések és hatások, a támogatott Programok, és a Donor ország(ok) által játszott szerep tekintetében hogyan kell értékelni. 2
2.3. A Kommunikációs Stratégia felülvizsgálata A Nemzeti Kapcsolattartó a Kommunikációs Stratégiát az együttműködési megállapodás utolsó fél általi aláírását követő négy hónapon belül a Finanszírozási Mechanizmus Bizottság elé terjeszti. Amennyiben a Finanszírozási Mechanizmus Bizottság a Kommunikációs Stratégia kézhezvételét követő két hónapon belül nem tesz észrevételt, a Stratégiát elfogadottnak kell tekinteni. Amennyiben a Finanszírozási Mechanizmus Bizottság a Kommunikációs Stratégia kézhezvételét követő két hónapon észrevételt tesz, a Nemzeti Kapcsolattartó egy hónapon belül megküldi az átdolgozott Kommunikációs Stratégiát a Finanszírozási Mechanizmus Bizottságnak. Amennyiben a Finanszírozási Mechanizmus Bizottság az átdolgozott Kommunikációs Stratégia előterjesztését követő egy hónapon belül nem tesz további észrevételt, a tervet elfogadottnak kell tekinteni. A Nemzeti Kapcsolattartó a Kommunikációs Stratégia végső változatának hiányában is köteles amennyiben szükséges a tájékoztatással és nyilvánossággal kapcsolatos tevékenységet megkezdeni. A Kommunikációs Stratégia módosításának szükségességét az új Programok jóváhagyása során, illetve a Stratégiai Jelentésben kell értékelni (lásd a jelen dokumentum 2.4. pontját). A módosított Kommunikációs Stratégiát észrevételezés céljából a Finanszírozási Mechanizmus Bizottság elé kell terjeszteni. 2.4. A Kommunikációs Stratégia végrehajtása és figyelemmel kísérése A Nemzeti Kapcsolattartó biztosítja, hogy a tájékoztatással és nyilvánossággal kapcsolatos intézkedéseket a Kommunikációs Stratégiával összhangban hajtják végre, valamint, hogy azok a lehető legszélesebb nyilvánossághoz jutnak el, beleértve a kulcsfontosságú érdekelteket a megfelelő területi szinteken. A Nemzeti Kapcsolattartó tájékoztatja a Monitoring Bizottságot a következőkről: a) a Kommunikációs Stratégiáról és végrehajtásának előrehaladásáról; b) a tájékoztatással és nyilvánossággal kapcsolatosan meghozott intézkedésekről; c) az alkalmazott kommunikációs eszközökről; és d) a tudatosság felkeltésében és az átláthatóság biztosításában elért eredményekről. A Kommunikációs Stratégia végrehajtását a stratégiai jelentésben kell leírni, lásd a 3. melléklet. 3
Az olyan, a Finanszírozási Mechanizmusok végrehajtásával, Programjaival és projektjeivel kapcsolatos tájékoztató események, mint a konferenciák, szemináriumok, vásárok és kiállítások szervezői vállalják, hogy egyértelműen és láthatóan feltüntetik a Finanszírozási Mechanizmus támogatását. A Nemzeti Kapcsolattartó előre tájékoztatja a Finanszírozási Mechanizmus Bizottságot bármilyen jelentősebb tájékoztatási tevékenységről, annak érdekében, hogy a Finanszírozási Mechanizmus Bizottságnak legyen lehetősége a részvételre. 3. PROGRAM OPERÁTOROK 3.1. A Program Operátor feladatai Abból a célból, hogy középpontba helyezzék a Finanszírozási Mechanizmust, illetve annak biztosítása érdekében, hogy a mechanizmusból származó támogatás átlátható legyen, a Program Operátor tájékoztatást nyújt a Programról és Finanszírozási Mechanizmusról a Kedvezményezett ország állampolgárai, a potenciális kedvezményezettek és a releváns érdekeltek számára. A Program Operátor a kommunikációs tervet az alábbiak szerint alakítja ki és hajtja végre. A Program Operátor biztosítja, hogy a Projektgazdák teljesítsék tájékoztatási és nyilvánossággal kapcsolatos kötelezettségeiket. 3.2. A kommunikációs terv kialakítása Minden Program Operátor kommunikációs tervet épít be Programdokumentumába, lásd a Szabályzat 4.7.2. cikkének a) pontját. A kommunikációs terv célja, hogy tudatosítsa a Donor országbeli szervezetekkel való potenciális és tényleges együttműködés lehetőségeit, célkitűzéseit, a Finanszírozási Mechanizmus végrehajtását és támogatásainak átfogó hatását a Kedvezményezett országban. A kommunikációs terv tartalmazza legalább a következőket: a) a kommunikáció céljainak és a célcsoportoknak beleértve a potenciális és tényleges kedvezményezetteket, a Donor ország(ok) potenciális és tényleges partnerszervezeteit a leírása; b) a tájékoztatással és nyilvánossággal kapcsolatos intézkedésekkel kapcsolatos stratégia, és azok tartalma, beleértve a tevékenységeket, a kommunikációs eszközöket és a határidőket, figyelemmel a Finanszírozási Mechanizmusból származó támogatás hozzáadott értékére és hatására országos, regionális és helyi szinten, valamint a támogatott ágazat(ok)ban; 4
c) legalább kettő, a Program és a Finanszírozási Mechanizmus előrehaladásával és hatásával kapcsolatos jelentős információs tevékenységről szóló tájékoztatás, mint az érdekeltekkel tartott szeminárium vagy konferencia, sajtókonferencia vagy sajtóesemény. d) a Programról szóló weboldalon elhelyezett tájékoztatás, amely a Kedvezményezett ország nyelvén (nyelvein) és angolul tartalmazza a következő információkat: i. tájékoztatás a Programról és a Finanszírozási Mechanizmusról; ii. a nyílt pályázati felhívások áttekintése, beleértve a nyílt pályázati felhívásokra vonatkozó dokumentumokat; iii. tájékoztatás a kiválasztási szempontokról, eljárásokról és határidőkről; iv. tájékoztatás valamennyi támogatott projektről beleértve az elérhetőségeket, a projektek és időtartamuk leírását, a projekteknek juttatott finanszírozás összegét és a Donor országok szervezeteivel folytatott együttműködést, v. tájékoztatás a Programok és a Finanszírozási Mechanizmus által nyújtott támogatás hatásáról; vi. a releváns dokumentumok; vii. a Finanszírozási Mechanizmusok weboldalára mutató link [link]; viii. a Finanszírozási Mechanizmusok Kedvezményezett országbeli weboldalára mutató link; ix. a donor program partnerek és az egyéb releváns intézmények weboldalaira mutató linkek; és x. elérhetőségek. e) a tájékoztatással és nyilvánossággal kapcsolatos intézkedések végrehajtásáért felelős közigazgatási részlegekkel vagy szervekkel kapcsolatos információk, beleértve egy kapcsolattartó személyt; f) annak feltüntetése, hogy a tájékoztatással és nyilvánossággal kapcsolatos intézkedéseket a Programmal és a Finanszírozási Mechanizmussal kapcsolatos láthatóság és tudatosság, a célkitűzések és hatások, és a Donor ország(ok) által játszott szerep tekintetében hogyan kell értékelni. 3.3. A kommunikációs terv végrehajtása A Program Operátor biztosítja, hogy a tájékoztatással és nyilvánossággal kapcsolatos intézkedéseket a kommunikációs tervvel összhangban hajtják végre, valamint, hogy azok a lehető legszélesebb nyilvánossághoz jutnak el, beleértve a kulcsfontosságú érdekelteket a megfelelő területi szinte(ke)n. A Program Operátor egyértelmű és részletes tájékoztatást nyújt a potenciális érdekeltek számára legalább az alábbiakról: i) a pályázati felhívások; 5
ii) az ahhoz szükséges jogosultsági szempontok, hogy a Program és az egyes nyílt pályázati felhívások alapján finanszírozási jogosultságot lehessen szerezni; iii) a támogatási igények megvizsgálására irányul eljárások és határidők ismertetése; iv) a támogatandó projektek kiválasztásának szempontjai; v) a kiválasztási eljárások és a döntéshozatali szerkezet: vi) a Donor ország(ok)beli szervezetekkel való hálózatépítés és kétoldalú együttműködés célkitűzése és lehetőségei; vii) azon országos, regionális és helyi szintű kapcsolattartók, akik információkat tudnak szolgáltatni a Programról és a rendelkezésre álló finanszírozásról; és viii) hogy a finanszírozás elfogadása annak elfogadását is jelenti, hogy a projektről szóló összefoglaló tájékoztatást, valamint az elérhetőségeket közzéteszik. A nemzeti joggal és gyakorlatokkal összhangban a Program Operátor bevonja az olyan releváns szervezeteket, amelyek tájékoztatással és nyilvánossággal kapcsolatos intézkedések keretében képesek széles körben terjeszteni a fent felsorolt információkat. Ilyen szervezetek lehetnek: i) nemzeti, regionális és helyi hatóságok; ii) fejlesztési ügynökségek; iii) kereskedelmi, szakmai és üzleti szervezetek; iv) gazdasági és szociális partnerek; v) nem kormányzati szervezetek; vi) oktatási intézmények; vii) európai információs központok; és / vagy viii) a Donor ország(ok) nagykövetségei és más képviselői. A Program Operátor legkésőbb két héttel azok megindítását megelőzően tájékoztatja a Finanszírozási Mechanizmus Bizottságot minden nyílt pályázati felhívásról, és megküldi angolul a nyílt pályázati felhívás dokumentumait, annak érdekében, hogy ezt az információt közzétegyék a Finanszírozási Mechanizmus weboldalán [link]. Az olyan, a Finanszírozási Mechanizmusok végrehajtásával, Programjaival és projektjeivel kapcsolatos tájékoztató események, mint a konferenciák, szemináriumok, vásárok és kiállítások szervezői vállalják, hogy egyértelműen és láthatóan feltüntetik a Finanszírozási Mechanizmus támogatását. A Program Operátor előre tájékoztatja a Finanszírozási Mechanizmus Bizottságot bármilyen jelentősebb tájékoztatási tevékenységről, annak érdekében, hogy a Finanszírozási Mechanizmus Bizottságnak legyen lehetősége a részvételre. 6
4. PROJEKTGAZDÁK 4.1. A Projektgazdák feladatai Abból a célból, hogy középpontba helyezzék a Finanszírozási Mechanizmust, illetve annak biztosítása érdekében, hogy a mechanizmusból származó támogatás átlátható legyen, a Projektgazda tájékoztatást nyújt a projektről a lehető legszélesebb nyilvánosság számára a megfelelő országos, regionális és/vagy helyi szinten, beleértve a releváns érdekelteket. A Program Operátor a nyilvánossági tervet az alábbiak szerint alakítja ki és hajtja végre. 4.2. A nyilvánossági terv kialakítása A potenciális kedvezményezettek nyilvánossági tervet építenek be projektpályázatukba, amelynek célja, hogy tudatosítsa a Donor országbeli szervezetekkel való együttműködés lehetőségeit, célkitűzéseit, a Finanszírozási Mechanizmus által a projekt számára nyújtott támogatás végrehajtását és hatását, összhangban a Szabályzat 5.3.1. cikkének l) pontjával. A nyilvánossági terv tartalmazza legalább a következőket: a) a kommunikáció céljai és célcsoportjai, beleérve az országos, regionális és/vagy helyi szintű érdekelteket, valamint a nyilvánosságot; b) a tájékoztatással és nyilvánossággal kapcsolatos intézkedésekkel kapcsolatos stratégia, és azok tartalma, beleértve a tevékenységeket, a kommunikációs eszközöket és a határidőket, figyelemmel a Finanszírozási Mechanizmusból származó támogatás hozzáadott értékére és hatására; c) legalább három, a projekt előrehaladásával, teljesítményeivel és eredményeivel kapcsolatos információs tevékenység, mint az érdekeltekkel tartott szeminárium vagy konferencia, sajtókonferencia vagy sajtóesemény, beleértve a projekt indító és/vagy záró tevékenységét; az olyan projektek esetében, amelyeknél a támogatás mértéke nem éri el az 500 000 eurót, két információs tevékenység is elegendő; d) az arra irányuló intézkedések, hogy a projektre vonatkozó információk elérhetőek legyenek az interneten, akár az arról szóló weboldalon, akár egy már létező weboldalon: i. valamennyi Projektgazda olyan megoldásokra törekszik, amelyek révén a rendszeresen frissített projektekkel kapcsolatos információk mind a Kedvezményezett ország(ok) nyelvén, mind angolul elérhetők a weben; ii. minden, legalább 50 000 euró Finanszírozási Mechanizmusból származó támogatásban részesülő projektnek saját weboldallal kell rendelkeznie; és iii. minden, legalább 150 000 euró Finanszírozási Mechanizmusból származó támogatásban részesülő és/vagy donor projekt partnerrel rendelkező projektnek saját weboldallal kell rendelkeznie, angol nyelvű információkkal; 7
e) a weben szereplő tájékoztatásnak tartalmaznia kell a projektről, előrehaladásáról, teljesítményeiről és eredményeiről, a Donor országbeli szervezetekkel való együttműködésről szóló információkat, képeket, elérhetőségeket, valamint egyértelmű utalást a Programra és a Finanszírozási Mechanizmusokra: d) a tájékoztatással és nyilvánossággal kapcsolatos intézkedések végrehajtásáért felelős közigazgatási részlegekkel vagy szervekkel kapcsolatos információk, beleértve egy kapcsolattartó személyt; e) annak feltüntetése, hogy a tájékoztatással és nyilvánossággal kapcsolatos intézkedéseket a projekttel és a Finanszírozási Mechanizmussal kapcsolatos láthatóság és tudatosság, a célkitűzések és hatások, és a Donor ország(ok) által játszott szerep tekintetében hogyan kell értékelni. 4.3. A nyilvánossági terv végrehajtása A Projektgazda biztosítja, hogy a tájékoztatással és nyilvánossággal kapcsolatos intézkedéseket a nyilvánossági tervvel összhangban hajtják végre, valamint, hogy azok a lehető legszélesebb nyilvánossághoz jutnak el, beleértve a kulcsfontosságú érdekelteket a megfelelő területi szinte(ke)n. Az olyan, a Finanszírozási Mechanizmusok végrehajtásával, Programjaival és projektjeivel kapcsolatos tájékoztató események, mint a konferenciák, szemináriumok, vásárok és kiállítások szervezői vállalják, hogy egyértelműen és láthatóan feltüntetik a Finanszírozási Mechanizmus támogatását. A Projektgazda a projekt végrehajtása során összhangban a kommunikációs és arculati kézikönyv előírásaival hirdetőtáblát állít fel az olyan műveletek helyszínén, amely esetében teljesülnek a következő feltételek: a) a művelethez nyújtott közpénzek összege meghaladja az 50 000 eurót; b) a művelet fizikai tárgy, infrastruktúra vagy építési munkák finanszírozásából áll. A Projektgazda legkésőbb a projekt befejezését követő hat hónapon belül lecseréli a hirdetőtáblát egy állandó, látható, jelentős méretű és a kommunikációs és arculati kézikönyv előírásaival összhangba álló emléktáblára. A Projektgazda biztosítja, hogy a projektben résztvevőket tájékoztatják a releváns Programból és a Finanszírozási Mechanizmusból történő finanszírozásról. 5. Arculat és vizuális megjelenés A Nemzeti Kapcsolattartótól, a Program Operátoroktól és a Projektgazdáktól származó valamennyi, a Finanszírozási Mechanizmusra vonatkozó információnak és reklámanyagnak összhangban kell állnia a kommunikációs és arculati kézikönyvvel. A 8
kézikönyv részletes technikai előírásokat állapít meg a logók, illetve hirdetőtáblák, emléktáblák, poszterek, publikációk, weboldalak és audiovizuális anyagok használatát illetően. 6. Web domain előírások Minden Kedvezményezett országnak meg kell szereznie a www.eeagrants.[országjelölés] és a www.norwaygrants.[országjelölés] címeket, és azokat a Finanszírozási Mechanizmus(ok)ra vonatkozó információkat tartalmazó weboldalra kell irányítania. E domain nevek lesznek a szabványos internetcímei a Finanszírozási Mechanizmus weboldalainak a Kedvezményezett országról és a Program Operátorok szintjén, és azokat promóciós célra kell felhasználni. A www.norwaygrants.[országjelölés] cím nem szükséges olyan Kedvezményezett országok esetében, amelyek csak az EGT Finanszírozási Mechanizmusból részesülnek támogatásban. Törölt: z A Nemzeti Kapcsolattartó segítséget nyújt minden Program Operator számára a Program olyan nevének vagy rövidítésének kialakításában, amelyet a webhez adaptáltak, és amely ott könnyen felhasználható, valamint átirányítja a megfelelő, www.eeagrants.[országjelölés]/[adaptált Programnév], vagy www.norwaygrants.[országjelölés]/[adaptált Programnév] címet a Program weboldalaira. 9