DDRFÜ Nonprofit Kft. SZMSZ 2014. DDRFÜ DÉL-DUNÁNTÚLI REGIONÁLIS FEJLESZTÉSI ÜGYNÖKSÉG KÖZHASZNÚ NONPROFIT KORLÁTOLT FELELİSSÉGŐ TÁRSASÁG SZERVEZETI ÉS MŐKÖDÉSI SZABÁLYZAT 2014.07.15.
Tartalom I. Általános rendelkezések... 4 I.1. A Társaság tevékenysége, célja... 4 A Társaság által ellátott közfeladatok... 4 I.2. A mőködés nyilvánossága... 4 II. A Társaság alapadatai... 4 III. A Társaság szervezeti felépítése és az egyes szervezeti egységek feladatai... 5 III. 1. A Társasági legfıbb szervének (továbbiakban: Taggyőlés) kizárólagos hatáskörébe tartozó feladatok... 5 III.2. A Felügyelıbizottság feladat és hatáskörei... 5 III.3. A könyvvizsgáló feladatai és hatáskörei... 5 III.4. Az ügyvezetı és a vezetése alatt álló szervezeti egységek... 6 III.4.1.A Társaság ügyvezetıje:... 6 III.4.2. Az ügyvezetı közvetlen irányítása alá tartozó szervezeti egységek, munkatársak:... 7 III.5. Az ügyvezetı helyettesei, az igazgatók, vagyis a meghatározó jelentıségő munkaköröket betöltı vezetık... 7 III.6. A szervezeti egységek, a Társaság szervezeti felépítése... 7 III.6.1. A Közremőködı szervezet... 8 III.6.2. Operatív Igazgatóság... 9 III.6.2.1. Kommunikációs és ügyfélszolgálati csoport... 10 III.6.2.1.2. Projektkezelési és monitoring csoport (PKMCS):... 11 III.6.2.1.3. Döntés-elıkészítı és koordinációs csoport (DEKOR):... 13 III.6.3 Fejlesztési igazgatóság... 14 III.6.3.1. Külkapcsolati csoport... 15 III.6.3.2. Tervezési csoport... 15 III.6.3.3. Hazai program végrehajtási csoport:... 16 III.6.4. Gazdasági igazgatóság... 17 III.6.4.1. Pénzügyi csoport:... 18 III.6.4.2. Kontrolling csoport... 19 III.6.4.3. Humán erıforrás (HR) csoport... 20 III.6.4.4. Informatikai és telekommunikációs (ITK) csoport... 20 III.6.4.5. Titkárság... 21 III.6.4.6. Jogi és közbeszerzési csoport:... 21 2
III.6.5. Szabálytalanságfelelısök... 22 III.6.6. Belsı ellenırök... 23 IV. MUNKÁLTATÓI ÉS MUNKAVÁLLALÓI JOGOK, KÖTELEZETTSÉGEK... 24 IV.1 Az ügynökség személyi állományára vonatkozó rendelkezések... 24 IV.2 Utasítási jog... 24 IV.3. Felelısségi szabályok... 25 IV.4. Összeférhetetlenségi szabályok... 26 IV.5. Vagyonnyilatkozat-tételi kötelezettség... 26 V. A TÁRSASÁG GAZDASÁGI MŐKÖDÉSÉRE VONATKOZÓ SZABÁLYOK... 26 V.1. Kötelezettségvállalás, utalványozási jog... 26 V.2. Bankszámla feletti rendelkezés... 26 VI. MŐKÖDÉSI REND... 27 VI.1. Általános szabályok... 27 VI.2. Szabályozási dokumentumok... 27 VI.3. Vezetıi értekezlet... 28 VI.4. Értekezletek... 28 VI.4.1. Igazgatósági értekezletek... 28 VI.4.2. Csoportmegbeszélések:... 28 VI.4.3. Szervezeti értekezlet, Ügynökségi nap... 29 VI.4.4. Beszámolás, jelentéstétel rendje... 29 VI.5. Személyes képviselet... 29 VI.6. Kiadmányozási jog... 30 VI.7. Bélyegzıhasználat... 30 VI.8. A Társaság közleményeinek közzététele... 30 VI.9. Nyilatkozat tömegtájékoztató, hírközlı szervek részére... 31 VI.10. Információ- és titokvédelem, adatszolgáltatás... 31 VII. HELYETTESÍTÉS RENDJÉNEK SZABÁLYOZÁSA... 31 VII.1. Az ügyvezetı helyettesítése... 31 VII.2. A helyettes hatásköre... 31 VII.3. Az igazgatók helyettesítése... 32 VII.4. Általános helyettesítési szabályok:... 32 VIII. Üzleti titok megırzésére vonatkozó szabályok... 32 3
IX. Záró és átmeneti rendelkezések... 33 X. Függelék/Szabályzatok jegyzéke... 33 I. Általános rendelkezések I.1. A Társaság tevékenysége, célja A Társaság által ellátott közfeladatok A DDRFÜ Dél-Dunántúli Regionális Fejlesztési Ügynökség Közhasznú Nonprofit Korlátolt Felelısségő Társaság (a továbbiakban: Társaság) a területfejlesztésrıl és területrendezésrıl szóló 1996. évi XXI. törvény (a továbbiakban: Tftv.) alapján végzi a regionális fejlesztési ügynökségek számára meghatározott feladatokat. A Tftv. értelmében a régió területén mőködı megyei önkormányzatok területi operatív programok megvalósításával összefüggı fejlesztési döntések elıkészítésére és végrehajtására, valamint a területfejlesztési feladatokat ellátó területi szervek információval való ellátására és azok munkájának segítésére nonprofit korlátolt felelısségő társaságot mőködtet. A Társaság a 2007-2013 programozási idıszakban az Európai Regionális Fejlesztési Alapból, az Európai Szociális Alapból és a Kohéziós Alapból származó támogatások felhasználásának rendjérıl szóló 4/2011. (I. 28.) Korm. rendeletben (a továbbiakban: 4/2011. (I. 28.) Korm. rendelet) foglaltak alapján Közremőködı Szervezetként vesz részt a Regionális Operatív Program Irányító Hatóság (a továbbiakban: IH) által meghatározott feladatok megvalósításában az arra vonatkozó szerzıdés keretei között rögzített, a Strukturális Alapok Operatív Programja(i) [továbbiakban: SA OP(k)] kezelésével kapcsolatos felhatalmazások, kötelezettségek és jogkörök alapján. A Társaság által ellátott közfeladatok felsorolását az Alapító Okirat 5. pontja tartalmazza. I.2. A mőködés nyilvánossága A Társaság mőködésével kapcsolatosan keletkezett iratokra vonatkozó közlési és nyilvánosságra hozatali szabályokat a Társaság Alapító Okiratának 13. pontja tartalmazza. A Dél-Dunántúli Operatív Program (a továbbiakban: DDOP) és az SA OP(k) pályázatok iratbetekintésének szabályait a Társaság Iratbetekintési Szabályzata tartalmazza. Az iratbetekintés a Társaság székhelyén, elıre egyeztetett idıpontban történik. Az egyeztetés a Társaság honlapján megadott elérhetıségek útján történik. II. A Társaság alapadatai A Társaság cégneve: DDRFÜ Dél-Dunántúli Regionális Fejlesztési Ügynökség Közhasznú Nonprofit Korlátolt Felelısségő Társaság A Társaság rövidített elnevezése: DDRFÜ Nonprofit Kft. 4
A Társaság címei: Székhely: 7621 Pécs, Mária u. 3. Fióktelepek: 7400 Kaposvár, Szántó u. 5. 7100 Szekszárd, Liszt Ferenc tér 3. Telefon: 72/513-760 82/527-980, 74/510-059 Fax.: 72/513-768 82/527-998, E-mail: Honlapcím: info@ddrfu.hu www.ddrfu.hu A Társaság mőködési területe: Dél-dunántúli Régió: Baranya Megye Somogy Megye Tolna Megye A Társaság tulajdonosai a Tftv. 17. (1) bekezdése alapján a régió területén mőködı megyei önkormányzatok. III. A Társaság szervezeti felépítése és az egyes szervezeti egységek feladatai III. 1. A Társasági legfıbb szervének (továbbiakban: Taggyőlés) kizárólagos hatáskörébe tartozó feladatok A Taggyőlés kizárólagos hatáskörébe tartozó feladatokról a Társaság Társasági Szerzıdésének 10.6. pontja rendelkezik. III.2. A Felügyelıbizottság feladat és hatáskörei A Társaságnál 3 tagú Felügyelıbizottság mőködik. A Felügyelıbizottság tagjainak megbízatása határozatlan idıtartamra szól. A Felügyelıbizottság feladatait a Polgári Törvénykönyvrıl szóló 2013. évi V. törvény (a továbbiakban: Ptk.), az egyesülési jogról, a közhasznú jogállásról, valamint a civil szervezetek mőködésérıl és támogatásáról szóló 2011. évi CLXXV. törvény (a továbbiakban: Civil törvény), valamint a Társaság Társasági Szerzıdésének 12. pontja, mőködési rendjét a Felügyelıbizottság Ügyrendje tartalmazza. A Felügyelıbizottság tagjainak felsorolását a Társaság Társasági Szerzıdésének Melléklete tartalmazza. III.3. A könyvvizsgáló feladatai és hatáskörei A Társaság könyvvizsgálójának feladat és hatásköreit a vonatkozó jogszabályok, valamint a Társaság Társasági Szerzıdésének 13. pontja tartalmazza. A 5
könyvvizsgáló személyét a Társaság Társasági Szerzıdésének Melléklete tartalmazza. III.4. Az ügyvezetı és a vezetése alatt álló szervezeti egységek III.4.1.A Társaság ügyvezetıje: Az ügyvezetı nevét, lakcímét, megválasztásának idıpontját és megbízatásának idıtartamát a Társaság Társasági Szerzıdésének Melléklete tartalmazza. Az ügyvezetı feladata, hatásköre, felelıssége: Az ügyvezetı tisztségviselı, aki a Társaság ügyeit intézi, ellátja a munkaszervezet vezetésének feladatát, és a Társaságot képviseli. Az ügyvezetı a Társaság nevében önállóan és korlátozásmentesen jár el, hatóságokkal, harmadik személyekkel, jogi személyekkel, valamint jogi személyiséggel nem rendelkezı gazdasági társaságokkal szemben. Az ügyvezetı feladatait és hatáskörét a Társaság Társasági Szerzıdésének 11. pontja tartalmazza. Az ügyvezetı Társaság Társasági Szerzıdésében szabályozottakon kívüli egyéb feladatai különösen: a Társaság munkaszervezetének kialakítása és irányítása, az elfogadott éves munkatervbıl eredı munkafeladatok meghatározása, a Taggyőlés határozatainak végrehajtásának megszervezése, a Társaság fejlıdésére vonatkozó célkitőzések kidolgozása, a Társaság legcélszerőbb szervezeti rendszerének, szervezetek mőködési rendjének kialakítása, a Társaság összefogása és irányítása, a feladatok megosztásának megszervezése, a feladat-végrehajtás ellenırzése, a Társaság mőködéséhez szükséges szabályzatok elkészítése, a biztonságos és a munkavállalók egészségét óvó munkafeltételek biztosítása, a Társaság kötelezettségvállalásaiban döntési jogkör, vállalkozási és egyéb szerzıdések megkötése, a Taggyőlés kizárólagos döntési jogkörén kívül esı ügyekben a döntések meghozatala, a Társaság jogi-, és munkaügyeinek felügyelete, a Társasági Szerzıdésben, a Ptk.ban és a munkaszerzıdésében meghatározott egyéb feladatok. A közvetlen felelıssége alá tartozik: munkáltatói jogok gyakorlása, a Társasági Szerzıdés 11.6.12. pontjában foglaltaknak megfelelıen, a munkatársak munkájának szervezése, irányítása, ellenırzése és értékelése, 6
a Társaság gazdálkodásának irányítása, könyvvezetésének és elszámolási rendjének megszervezése, a Társaság mőködésének jogi feltételeinek megteremtése, a Ptk. elıírásai, a Társasági Szerzıdésben, valamint jelen SZMSZ-ben foglalt hatáskörében tett intézkedések meghozatala, amely az átruházott hatáskörében tett intézkedésekre is vonatkozik, a Taggyőlésnek tett beszámolási kötelezettség megfelelı tartalmú és határidıre való elkészítése, a Taggyőlés haladéktalan értesítése minden olyan tényrıl, illetve körülményrıl, ami a Társaság céljainak elérését veszélyezteti, vagy a gazdálkodás eredményességét hátrányosan érinti. Az ügyvezetı gyakorolja mindazon hatáskört, amelyek a fenti feladatok ellátásához szükségesek. Az ügyvezetı felelıssége: Az ügyvezetı felelıs, hogy feladatait a jogszabályok és a tulajdonosok szándéka szerint legjobb tudása alapján végezze el. Az ügyvezetı az ilyen tisztséget betöltı személyektıl általában elvárható gondossággal köteles eljárni. Az ügyvezetı kötelezettségei megszegésével a Társaságnak okozott kárért a polgári jog általános szabályai szerint felelıs, a kárt köteles megtéríteni. Köteles a Társaság üzleti ügyeirıl szerzett értesüléseit üzleti titokként kezelni és megırizni. III.4.2. Az ügyvezetı közvetlen irányítása alá tartozó szervezeti egységek, munkatársak: Operatív Igazgató Gazdasági Igazgató Fejlesztési Igazgató Szabálytalanság felelıs Belsı ellenırök III.5. Az ügyvezetı helyettesei, az igazgatók, vagyis a meghatározó jelentıségő munkaköröket betöltı vezetık Az ügyvezetı általános helyettese az operatív igazgató. A Társaság helyettesítési szabályairól a VII. pont rendelkezik. Meghatározó jelentıségő munkakört betöltı vezetınek minısül: Operatív igazgató Gazdasági igazgató Fejlesztési igazgató III.6. A szervezeti egységek, a Társaság szervezeti felépítése A Társaság szervezeti felépítését tekintve összetett (ld.:szervezeti ábra) rendszer: 7
Az ügyvezetı felel a Társaság törvényes mőködéséért és tevékenységéért. A Társaság tevékenységéért való részfelelısségek az elvégzendı feladatok alapján: Közremőködı szervezet mőködtetése, ezen belül a DDOP, a SA OP(k) és a régió egyéb, területfejlesztési tervezése, kapcsolódó projektfejlesztés és a DDOP végrehajtása, DDOP és szerzıdés alapján más SA OP(k) Közremőködı Szervezeti (a továbbiakban: KSZ) koordinációs-, kommunikációs, valamint szabálytalanság felelısi feladatainak ellátása. Felelıs: ügyvezetı, operatív igazgató, szabálytalanság felelısi feladatok tekintetében a szabálytalanság felelıs(ök) Fejlesztési igazgatóság mőködtetése, amely koordinálja a tervezési, a külkapcsolati és a hazai program végrehajtási csoport munkáját. Felelıs: fejlesztési igazgató A Társaság mőködésével kapcsolatos gazdasági, pénzügyi, informatikai, jogi, közbeszerzési, mőszaki és adminisztratív tevékenységek, ellátása. Felelıs: gazdasági igazgató A kockázat menedzsment, ellenırzés és irányítási folyamatok hatékonyságának ellenırzése. Felelıs: belsı ellenırzési vezetı A Társaság szervezete a fenti funkciók szerinti elkülönített egységek szerint mőködik. Az egyes egységekben igazgatók, csoportvezetık, ezek helyettesei, vezetı projekt menedzserek, projekt menedzserek és menedzser asszisztensek dolgoznak. Az adott döntési szintnek megfelelıen az igazgatók, illetve helyetteseik, a csoportvezetıket a csoportvezetık csoportvezetı helyetteseket; a csoportvezetı helyettesek a vezetı projekt menedzsereket, a vezetı projekt menedzserek a projektmenedzserek munkáját koordinálják és ellenırzik, akiket a menedzser asszisztensek segítenek. Amíg a projekt menedzserek önálló projektekért tartoznak felelısséggel, az asszisztensek önálló projektet nem vezetnek. III.6.1. A Közremőködı szervezet A 4/2011. (I. 28.) Korm. rendeletben foglaltak alapján a Társaság közremőködı szervezetként vesz részt a Regionális Fejlesztési Programok Irányító Hatósága által meghatározott feladatok megvalósításában, az arra vonatkozó szerzıdés keretei között rögzített, a Strukturális Alapok kezelésével kapcsolatos felhatalmazások, kötelezettségek, jogkörök alapján. Az ügyvezetı felelıs a DDOP lebonyolításában résztvevı közremőködı szervezet vezetıjeként, a DDOP lebonyolításában résztvevı közremőködı szervezeti feladatok szabályszerő ellátásáért, az IH és a szervezet között kötött megállapodás betartásáért. 8
A közremőködı szervezeti feladatokat ellátó egységek: Operatív igazgatóság Gazdasági igazgatóság Szabálytalanságfelelısök Fejlesztési Igazgatóság Belsı ellenırök A Társaság által ellátott Közremőködı Szervezeti feladatok elosztása oly módon történik a társaság irodái között, hogy lehetıség szerint a Társaság ügyfeleinek a székhelye, vagy a projekt megvalósítási helye szerinti irodában történjen az ügyintézés. Amennyiben a feladatelosztás a fentiek szerinti módon az általános munkaszervezés figyelembevétele alapján nem ésszerő, hatékonytalan, a Társaság ügyfél székhelyétıl, illetve a projekt megvalósítási helyétıl eltérı irodája is kijelölhetı ügyintézési helyként. III.6.2. Operatív igazgatóság Vezetıje: operatív igazgató Az operatív igazgató az ügyvezetı irányítása alá tartozik, az ügyvezetı felé tartozik beszámolási és jelentéstételi kötelezettséggel. Az ügyvezetıt szakmai feladatainak ellátásában az operatív igazgató segíti. Az operatív igazgató felel a közremőködı szervezeti (KSZ) feladatok szabályszerő ellátásáért, az Irányító Hatóság és a szervezet között kötött megállapodás betartásáért. Az operatív igazgató feladata a KSZ feladatokkal kapcsolatos szerzıdésben rögzített feladatok ellátásának operatív irányítása az ügyvezetıvel történt egyeztetés alapján (operatív KSZ vezetı), Az igazgatóság feladatai: az alárendelt szervezeti egységek munkájának irányítása és összehangolása, az igazgatóság feladatkörében jelentkezı kötelezettségekrıl, rendszeres és eseti feladatokról az ügyvezetı tájékoztatása, a munka törvénykönyve szerinti munkáltatói jogok gyakorlója által átruházott feladatok végrehajtása, az ügyvezetı akadályoztatása esetén az operatív igazgató jogosult az ügyvezetı általános helyettesítésére. Az igazgatóság kiemelt feladatkörei: akciótervek kidolgozása és módosítása, a Program prioritásaihoz tartozó pályázati felhívások, tervezetek, javaslatok elkészítése, a beérkezett pályázatok döntés elıkészítési folyamatának irányítása, a támogatott projektek végrehajtásával kapcsolatos ellenırzés és monitoring feladatok felügyelete, részvétel a szabálytalansági és kifogáskezelési ügyek felügyeletében, szakmai kapcsolattartás az Irányító Hatósággal, a közremőködı szervezeti feladatokkal kapcsolatos belsı munkautasítások kidolgozása, 9
az igazgató felel az Egységes Monitoring Információs Rendszerrel (a továbbiakban: EMIR) kapcsolatos feladatok határidıben történı elvégzéséért, valamint használatának szakszerőségéért, az igazgató a külsı szervezetek által végzett minıségirányítási ellenırzések során képviseli a Társaságot, felügyeli a kommunikációs és marketing munkát. a programozás és a végrehajtás közötti folyamatos koordináció kezdeményezése, a Társaság éves munkatervének elıkészítése, javaslattétel a módosítására, a közremőködı szervezet jelentéstételi tevékenységének felügyelete; a rendszeres és ad hoc adatszolgáltatás biztosítása. Az operatív igazgató köteles a Társaság üzleti ügyeirıl szerzett értesüléseit üzleti titokként kezelni és megırizni. Az Operatív Igazgatóság szervezeti struktúrája és feladata: III.6.2.1. Kommunikációs és ügyfélszolgálati csoport III.6.2.2. Projektkezelési és monitoring csoport III.6.2.3. Döntés-elıkészítı és koordinációs csoport Az egyes csoportok feladata: III.6.2.1. Kommunikációs és ügyfélszolgálati csoport Vezetıje: csoportvezetı A kommunikációs csoportvezetı a az operatív igazgató közvetlen irányítása alá tartozik, közvetlenül az operatív igazgató felé tartozik beszámolási és jelentéstételi kötelezettséggel. A csoport feladatai: A KSZ belsı és külsı marketing kommunikációjának, marketing stratégiájának kialakításával kapcsolatos feladatai. A KSZ belsı és külsı kommunikációjának, marketing stratégiájának kialakítása, összefogása, irányítása. Szükséges esetben a közbeszerzési eljárás szakmai elıkészítése, koordinálása, lebonyolítása. Közremőködés Társaság munkatársaira vonatkozó belsı és külsı kommunikációs rendszer és a munkatársakkal szemben támasztott kommunikációs követelményrendszer kidolgozásában A KSZ rendezvényeinek megszervezése, koordinálása, lebonyolítatása. A Társaság üzleti tervének kommunikációról szóló részének elkészítése. A KSZ marketing tevékenységérıl szóló beszámolók, elszámolások elkészítése és elküldése az érintett intézmény(ek)nek, szervezet(ek)nek. A KSZ kommunikációs stratégia alapján az éves kommunikációs terv elkészítése, és ez alapján tájékoztatással és nyilvánossággal kapcsolatos feladatok ellátása. Az OP konstrukciókhoz kapcsolódó kommunikációs és marketing feladatok ellátása: tájékoztató kiadványok szerkesztése, tájékoztató elıadások szervezése. A KSZ tájékoztatással és nyilvánossággal kapcsolatos adatok rögzítése a központilag biztosított integrált tájékoztatási rendszerben. 10
Az ügyfélszolgálati teendıkkel kapcsolatos feladatok: A pályázatokkal kapcsolatban személyes, telefonos és írásbeli tájékoztatás nyújtása az érdeklıdık részére. Feladataik: Közremőködnek a KSZ vonatkozásában a pályázói tájékoztató anyagok kidolgozásában. Javaslatot tesznek a KSZ vonatkozásában a pályázatok kezelésével foglalkozó munkatársak képzésére. A KSZ vonatkozásában a projektet jelentısen befolyásoló ügyekben részt vesznek a pályázókkal folytatott személyes megbeszéléseken. A KSZ vonatkozásában kezdeményezhetik a pályázókkal történı személyes egyeztetéseket az illetékes projektmenedzser részvételével. DDOP támogatásközvetítéshez kapcsolódó ügyfélszolgálati feladatok: Az ügyfélszolgálat fı feladata: az ügyfélszolgálati munkatársak írásbeli, szóbeli tájékoztatást adnak a potenciális pályázóknak. III.6.2.1.2. Projektkezelési és monitoring csoport (PKMCS): vezetıje: csoportvezetı A projektkezelési és monitoring csoportvezetı az operatív igazgató közvetlen irányítása alá tartozik, közvetlenül az operatív igazgató felé tartozik beszámolási és jelentéstételi kötelezettséggel. DDOP támogatásközvetítéshez kapcsolódó szerzıdéskezelési feladatok: támogatási szerzıdések megkötése az IH által jóváhagyott támogatási szerzıdés minta alapján a Gazdasági igazgatóság bevonásával, támogatási szerzıdések módosításával kapcsolatos feladatok ellátása a Gazdasági igazgatóság bevonásával, támogatási szerzıdések megszüntetésével kapcsolatos feladatok ellátása a Gazdasági igazgatóság bevonásával, biztosítéki szerzıdés megkötése, nem szerzıdéses biztosítékok (pl. bankgarancia) elfogadása, az Európai Uniós források felhasználásával megvalósuló közbeszerzésekkel kapcsolatos feladatok ellátása a Gazdasági igazgatóság bevonásával. részvétel a közbeszerzési dokumentumok elızetes mőszaki-szakmai egyeztetésében, együttmőködés a Gazdasági igazgatósággal. DDOP támogatásigénylésekhez kapcsolódó feladatok: elılegigénylések ellenırzése, elfogadása, 11
elszámolás formai és tartalmi ellenırzése, elfogadása, a kifizethetı összeg megállapítása. DDOP támogatásközvetítéshez kapcsolódó monitoring feladatok: elırehaladási/fenntartási jelentésekkel és szakmai beszámolóval kapcsolatos feladatok ellátása, egyéb szakmai projektmonitoring feladatok ellátása, projektzárással kapcsolatos feladatok ellátása. DDOP támogatásközvetítéshez kapcsolódó helyszíni ellenırzési feladatok: folyamatba épített tervezet és rendkívüli helyszíni szemlék lefolytatása, kockázatelemzés készítése, ellenırzési munkaterv összeállítása, ellenırzés elıkészítése, ellenırzés végrehajtása, ellenırzés utólagos dokumentálása, intézkedési tervvel kapcsolatos feladatok koordinációja. DDOP pályázatkezeléshez kapcsolódó egyéb feladatok: iktatási feladatok ellátása: dokumentumok fogadása, érkeztetése és iktatása EMIR-ben; EMIR adatrögzítések elvégzése, irattározási feladatok ellátása, közremőködés az EMIR fejlesztésével kapcsolatos feladatok ellátásában a Döntés-elıkészítı és koordinációs csoporttal együttmőködve, közremőködés a KSZ mőködéséhez szükséges szabályozások elkészítésében a Döntés-elıkészítı és koordinációs csoporttal együttmőködve, közremőködés a külsı ellenırzésekkel kapcsolatos feladatok ellátásában a Döntés-elıkészítı és koordinációs csoporttal együttmőködve, közremőködés az éves KSZ munkaterv elkészítésében Döntés-elıkészítı és koordinációs csoporttal együttmőködve, közremőködés a KSZ beszámolási, jelentéstételi kötelezettségének teljesítésében a Döntés-elıkészítı és koordinációs csoporttal együttmőködve, közremőködés az IH-val együttmőködve a kifogáskezelési eljárásokban és a kifogások kezelésében, közremőködés a Szabálytalanság felelıssel és az IH-val a szabálytalansági eljárások lefolytatásában. DDOP támogatásközvetítéshez kapcsolódó pénzügyi feladatok: kifizetések lebonyolításával kapcsolatos feladatok ellátása, az engedélyezett kifizetési kérelmekbıl, projektenként forráslehívás készítése az EMIR-ben, forráslehívási igény, utalványlap, hitelesítési jelentés összeállítása és megküldése az IH-nak, a lebonyolítási számla könyvelése az EMIR-ben, a lebonyolítási számláról átutalás indítása a kedvezményezett számlájára, kifizetési kérelem elırejelzés elkészítése és továbbítása az IH felé, a projekt pénzügyi zárásának végrehajtása, 12
követeléskezeléssel kapcsolatos feladatok ellátása. III.6.2.1.3. Döntés-elıkészítı és koordinációs csoport (DEKOR): vezetıje: csoportvezetı A döntés-elıkészítı és koordinációs csoportvezetı az operatív igazgató közvetlen irányítása alá tartozik, közvetlenül az operatív igazgató felé tartozik beszámolási és jelentéstételi kötelezettséggel. DDOP támogatásközvetítéshez kapcsolódó pályázatkezelési feladatok: a pályázati felhívás tervezetének elkészítésében való részvétel a szaktárca, valamint a Tervezési csoport és Projektkezelési és monitoring csoport bevonásával, az IH koordinációja mellett a pályázói kérdések megválaszolásának segítése a beérkezett pályázatok és projektjavaslatok jogosultsági és tartalmi ellenırzésének végrehajtása, a pályázatok és projektjavaslatok tartalmi értékelésével kapcsolatos feladatok ellátása, a döntés elıkészítéshez kapcsolódó elızetes helyszíni szemlék elıkészítése, lefolytatása, dokumentálása, IH vezetı döntését elıkészítı és azt követı feladatok ellátása: elıterjesztés elkészítése, döntési adatlap és támogató/elutasító levél készítése, döntési adatlap ellenırzése, szükséges EMIR rögzítések, DDOP pályázatkezeléshez kapcsolódó egyéb feladatok: o iktatási feladatok ellátása: dokumentumok fogadása, érkeztetése és iktatása EMIR-ben; EMIR adatrögzítések elvégzése, o közremőködés az EMIR fejlesztésével kapcsolatos feladatok ellátásában a Társaság adott szervezeti egységével, o közremőködés a KSZ mőködéséhez szükséges szabályozások elkészítésében a Társaság adott szervezeti egységével, o közremőködés az éves KSZ munkaterv elkészítésében a Társaság adott szervezeti egységével, o közremőködés a KSZ beszámolási, jelentéstételi kötelezettségének teljesítésében a Társaság adott szervezeti egységével, o közremőködés az IH-val együttmőködve a kifogáskezelési eljárások, kifogások kezelésében. Stratégiai és koordinációs feladatok: a konstrukciófejlesztés koordinálása a szükséges felügyeleti szervek, valamint a Társaság egyéb érintett szervezeti egységeinek bevonásával, adatvédelmi, adatbiztonsági feladatok ellátása, kapcsolattartás az adatvédelemmel foglalkozó külsı szervezetekkel, a KSZ mőködéséhez szükséges szabályozás koordinációja a PKMCS bevonásával, az ellenırzési nyomvonal elkészítése és évente benyújtása az IH-nak jóváhagyás céljából, a KSZ egység belsı projektjeinek koordinációja, 13
ügyintézéssel kapcsolatos kifogáskezelés, a KSZ éves munkatervének elkészítése a mőködési kézikönyvben szabályozott formában és módon jóváhagyás céljából a PKMCS-vel együttmőködve, a KSZ éves beszámolójának elkészítése a Társaság egyéb érintett szervezeti egységeivel együttmőködve, és azt a Tulajdonosi jóváhagyást követı 15 munkanapon belül az IH részére megküldése, a KSZ mőködéshez szükséges szabályozás koordinációja a Társaság egyéb érintett szervezeti egységeinek bevonásával. Szervezési feladatok: az OP(k) keretében mőködı bizottságok (Regionális Monitoring Albizottság) titkársági feladatainak ellátása, szakmai fórumokra, rendezvényekre, az IH kérésére szakmai elıadó delegálása. Az EMIR szakreferens feladatai: biztosítja, hogy az EMIR-t a KSZ munkatársai napi munkájuk során használják, ehhez gondoskodik a jogosultságok beállításáról, EMIR fejlesztésével kapcsolatos feladatok ellátása EMIR szabályozási feladatok ellátása (jogosultságok igénylése, oktatás, hibák bejelentése, kezelése, kapcsolattartás, belsı EMIR útmutató elkészítése), EMIR koordinációs feladatok ellátása, EMIR adatvédelemmel és minıségbiztosítással kapcsolatos feladatok ellátása, a kulcsfelhasználóktól a rendszer mőködésérıl érkezı visszajelzéseket továbbítja az IH EMIR szakreferenséhez, a fejlesztések eredményeit oktatás keretében ismerteti meg a munkatársakkal, részt vesz a rendszer beüzemelésében, tesztelésében. III.6.3 Fejlesztési igazgatóság Vezetıje: fejlesztési igazgató. A fejlesztési igazgató az ügyvezetı irányítása alá tartozik, az ügyvezetı felé tartozik beszámolási és jelentéstételi kötelezettséggel. Az ügyvezetıt szakmai feladatainak ellátásában a fejlesztési igazgató segíti. A fejlesztési igazgatóság a következı feladatokat látja el: az igazgatósághoz tartozó csoportok munkájának koordinálása, az igazgatóság feladatkörében jelentkezı kötelezettségekrıl, rendszeres és eseti feladatokról az ügyvezetı tájékoztatása, 14
a munka törvénykönyve szerinti munkáltatói jogok gyakorlója által átruházott feladatok végrehajtása, az OP-khoz kapcsolódó tervezési, projektfejlesztési feladatok irányítása, az OP-khoz kapcsolódó programozás és a végrehajtás közötti folyamatos kapcsolattartás és információ áramlás biztosítása, a régiót alkotó megyék területi tervezési, programozási tevékenységének nyomon követése, támogatása, együttmőködések kezdeményezése, részvétel a megyei tervezési feladatokban a régiót alkotó megyék önkormányzati, civil és vállalkozói szférája projektfejlesztési tevékenységének nyomon követése, projektek generálása hazai és nemzetközi viszonylatban is, együttmőködés a régió ágazati és szakmai szervezeteivel, a partnerség kiépítése és szervezése. Az igazgatóság szervezeti struktúrája: III.6.3.1. Külkapcsolati csoport III.6.3.2. Tervezési csoport III.6.3.3. Hazai programvégrehajtási csoport Az egyes csoportok feladatai III.6.3.1. Külkapcsolati csoport Vezetıje: csoportvezetı A külkapcsolati csoportvezetı a fejlesztési igazgató közvetlen irányítása alá tartozik, közvetlenül a fejlesztési igazgató felé tartozik beszámolási és jelentéstételi kötelezettséggel. A csoport feladatai: a megállapodáson alapuló kétoldalú hazai és külhoni régiók és ügynökségek közti kapcsolatok alakítása, projekt-alapú partnerségi kapcsolatok kialakítása és menedzselése az Európai Területi Együttmőködés keretein belül, egyéb program-alapú partnerségek kialakítása és menedzselése, a nemzetközi kapcsolatokért felelıs munkatárs(ak) munkájának irányítása, a nemzetközi pályázati források felkutatása, a nemzetközi forrásokból és nemzetközi partnerséggel megvalósuló pályázatok kezelése, nemzetközi projektek szervezése, azokban való részvétel, önálló nemzetközi projektek indítása. III.6.3.2. Tervezési csoport Vezetıje: csoportvezetı A tervezési csoportvezetı közvetlenül a fejlesztési igazgató irányítása alá tartozik, közvetlenül a fejlesztési igazgató felé tartozik beszámolási és jelentéstételi kötelezettséggel. 15
A csoport feladatai: az EU-s és nemzeti támogatási rendszerek fogadásával kapcsolatos tervezési és programozási feladatok ellátása, az illetékes szakminisztériummal való megállapodás alapján, a Dél-dunántúli régiót alkotó megyék fejlesztési igényeinek naprakész, folyamatos vizsgálata és feldolgozása, a Dél-dunántúli régiót alkotó megyék fejlesztési koncepcióinak és stratégiáinak elkészítésében való részvétel, ezekhez kapcsolódó háttértanulmányok, kutatások elvégzése, az ágazati és területi operatív programok és akciótervek készítésében való részvétel, ezekben a régiót alkotó megyék fejlesztési igényeinek képviselete, a készülı programok és akciótervek véleményezése, hozzájuk kapcsolódó javaslatok megfogalmazása, az induló támogatási programok tervezésében való közremőködés, a régiót alkotó megyékben zajló tervezési feladatok folyamatos vizsgálata és feldolgozása, szükség szerint részvétel a tervezési folyamatokban, a régiót alkotó megyék önkormányzati, civil és vállalkozói szférája projektfejlesztési tevékenységének szakmai támogatása, a projektek feldolgozása, a tervezéshez kapcsolódó kapcsolattartási és koordinációs feladatok ellátása, együttmőködés a régió ágazati és szakmai szervezeteivel, a horizontális és vertikális partnerség kiépítése és szervezése; kistérségi projektek koordinációja, a megvalósult támogatási programok elemzése, értékelése, monitorozása. A KSZ tevékenységéhez kapcsolódóan ellátott feladatok: projektfejlesztés lefolytatása az azt igénylı konstrukciók esetén, közremőködés az operatív igazgatósággal együttmőködve o a KSZ éves munkatervének a mőködési kézikönyvben szabályozott formában és módon történı kidolgozásában, o a KSZ éves beszámolójának elkészítésében, o a pályázati konstrukciók fejlesztésében, o a KSZ mőködéshez szükséges szabályozás kialakításában, o a külsı ellenırzésekkel kapcsolatos feladatok elvégzésében, o a pályázati felhívások kidolgozásában és egyeztetésében. III.6.3.3. Hazai program végrehajtási csoport: vezetıje: csoportvezetı A hazai program végrehajtási csoportvezetı a fejlesztési igazgató közvetlen irányítása alá tartozik, közvetlenül a fejlesztési igazgató felé tartozik beszámolási és jelentéstételi kötelezettséggel. A csoport a hazai decentralizált pályázatokkal kapcsolatosan az alábbi feladatokat látja el: 16
pályázati felhívások készítése, közzététele, döntés-elıkészítés, szerzıdéskötés, szerzıdések módosítása, dokumentum alapú és helyszíni ellenırzések lefolytatása, kifizetések jóváhagyása, együttmőködés és folyamatos kapcsolattartás a Magyar Államkincstárral, megyei önkormányzatokkal és a felelıs Minisztérium(okk)al, elıterjesztések készítése a megyei közgyőlések részére, megyei közgyőléseken és bizottsági üléseken való részvétel, a megyei közgyőlések döntéseirıl a kedvezményezettek, a Magyar Államkincstár értesítése, biztosítékok bejegyzésével, módosításával, törlésével kapcsolatos feladatok ellátása, pályázati rendszer mőködtetésével, szerzıdésállománnyal kapcsolatos nyilvántartások vezetése, jelentések, beszámolók készítése, támogatás visszavonásából keletkezett követelések nyilvántartása. III.6.4. Gazdasági igazgatóság Vezetıje: gazdasági igazgató A gazdasági igazgató közvetlenül az ügyvezetı irányítása alá tartozik, közvetlenül az ügyvezetı felé tartozik beszámolási és jelentéstételi kötelezettséggel. Az ügyvezetıt szakmai feladatainak ellátásában a gazdasági igazgató segíti. Az igazgatóság Társaság mőködtetésével kapcsolatos feladat- és hatásköre: a mőködési területét érintıen a Társaság éves munkaprogramjának elkészítése, az elfogadott éves munkatervbıl eredı munkafeladatok meghatározása, az elfogadott éves munka- és üzleti tervbıl eredı munkafeladatok végrehajtása az OP(k) Közremőködı Szervezetére vonatkozóan, hatékony költséggazdálkodás megszervezése és a pénzügyi tervnek megfelelı végrehajtás lebonyolítása és ellenırzése. A Társaság pénzügyi egyensúlyának folyamatos biztosítása, a számviteli, munkaügyi, adózási, társasági, közbeszerzési, illetve egyéb vonatkozó jogszabályoknak, egyéb szabályoknak megfelelı mőködés és adminisztráció megszervezése, folyamatos fejlesztése. A Társaság ügyvitelének megszervezése, az ügyviteli rend betartatása, az igazgató kötelezettséget vállal, és képviseleti feladatokat lát el a tervek végrehajtásához szükséges gazdasági vonatkozású kérdésekben, a Társaság mindenkor hatályos Szerzıdéskötési-, kötelezettségvállalási és utalványozási szabályzatában foglaltaknak megfelelıen a gazdasági igazgató vállalhat kötelezettséget. Az általa vállalt kötelezettségekrıl hetente írásban köteles tájékoztatni az ügyvezetıt, a Társaság leltározásának megszervezése, 17
a munkatársak tájékoztatása azon gazdálkodási irányelvekrıl, elıírásokról, amelyeket a feladatok végrehajtása során követniük kell; a külsı szervezetek által végzett szakmai, pénzügyi és információbiztonsági ellenırzések során a gazdasági igazgató képviseli a Társaságot, a gazdasági, szervezeti mőködésre vonatkozó területeken, a munka törvénykönyve szerinti munkáltatói jogok gyakorlója által átruházott feladatok végrehajtása, a Társaságra vonatkozó jogi és közbeszerzési ügyek felügyeletének ellátása. Az Igazgatóság szervezeti struktúrája és feladatai: III.6.4.1. Pénzügyi csoport III.6.4.2. Kontrolling csoport III.6.4.3. Humán erıforrás (HR) csoport III.6.4.4. Informatikai és telekommunikációs (ITK) csoport III.6.4.5. Titkárság III.6.4.6. Jogi és közbeszerzési csoport III.6.4.1. Pénzügyi csoport: Vezetıje: csoportvezetı A pénzügyi csoportvezetı a gazdasági igazgató közvetlen irányítása alá tartozik, közvetlenül a gazdasági igazgató felé tartozik beszámolási és jelentéstételi kötelezettséggel. A csoport feladatai: A szabályszerő pénzkezelés megszervezése és a végrehajtás rendszeres ellenırzése. Bejövı, kimenı számlák ügyintézése. Az éves pénzügyi terv és pénzügyi beszámoló, mérleg, kiegészítı melléklet kidolgozása, elıterjesztésre való elıkészítése, az éves üzleti terv készítésének koordinációja a szervezet érintett egységeinek együttmőködésével. A mérleg- valódiság biztosításához szükséges valamennyi tevékenység ellenırzése. Biztosítja az ügyvezetés tájékoztatását a Társaság pénzügyi- gazdálkodási folyamatáról, valamint ezen folyamatokat érintı jogszabályi változásokról. A Társasági vagyon és eszköz védelméhez szükséges elszámoltatási, okmány és bizonylati fegyelem biztosítása. Közremőködik az ügyvezetıi döntések elıkészítésében. Elıkészíti a tulajdonos és a Felügyelıbizottság elé kerülı pénzügyi vonatkozású dokumentumokat. Elkészíti az éves közhasznúsági mellékletet a hozzátartozó beszámolókkal és kimutatásokkal. Pénzügyi tervet készít a fejlesztési programok megvalósítása érdekében, szervezi a programok megvalósítását, részt vesz a programok külön jogszabályban meghatározott pénzügyi finanszírozási feladataiban, a programok megvalósításáról, a pénzügyi felhasználásról naprakész nyilvántartást vezet. 18
A fejlesztések során együttmőködik és az ellenırzésekkor adatokat szolgáltat a belsı ellenırzésben és minıségirányításban dolgozó munkatársaknak. Végrehajtja az átruházott feladatokat. Végrehajtja a Társaság gazdasági tevékenységével kapcsolatos feladatait. Szakmailag irányítja, szervezi, összefogja a Társaság közgazdasági, számviteli, pénzügyi tevékenységét. A Társaságra vonatkozó közbeszerzési ügyekben részt vesz. Közremőködés a Társaság belsı pénzügyi tárgyú szabályzatainak elkészítésében, karbantartásában évenkénti felülvizsgálatában. III.6.4.2. Kontrolling csoport vezetıje: csoportvezetı A kontrolling csoportvezetı a gazdasági igazgató közvetlen irányítása alá tartozik, és a gazdasági igazgatónak tartozik beszámolási és jelentéstételi kötelezettséggel. A kontrolling csoport által ellátott feladatok: Részvétel a Társaság kontrolling és belsı ellenırzési munkájában, amely segíti az Társaság mőködését, és javítja annak minıségét. Munkájuk során részt vesznek a rendszeres és szabályozott módszerrel történı értékelésben, ami a mőködést, a folyamatirányítás hatékonyságát illeti, ezáltal segítik a szervezeti célok megvalósulását. Közremőködnek a Társaság KSZ feladatairól szóló, finanszírozási feltételeket biztosító (továbbiakban KSZ) szerzıdéshez kapcsolódóan a szerzıdéshez kapcsolódó elszámolásokban, és az esetleg felmerülı eltérések indoklásaiban. Közremőködnek az ügyvezetıi döntések elıkészítésében. Közremőködnek a tulajdonos és a Felügyelıbizottság elé kerülı pénzügyi vonatkozású dokumentumok elkészítésében. Részt vesznek az IH-nak rendszeresen, vagy eseti jelleggel készített jelentések, beszámolók, adatszolgáltatások elkészítésében. Részt vesznek az IH-KSZ közös szakmai fórumokon. Adatszolgáltatás alapján gazdasági elemzések készítése. A vizsgálatok elvégzése során a tények objektív értékelése, és ennek alapján független vélemény vagy következtetés levonása a vizsgált folyamatra, rendszerre vagy a vizsgálat egyéb tárgyára vonatkozóan, amelyrıl jelentést készítenek. Részvétel a szervezet irányításának, mőködésének és információs rendszerével kapcsolatos kockázati tényezık értékelésében, kiemelt figyelmet fordítva a pénzügyi és mőködési folyamatok megbízhatóságára és zártságára; az eredményes és hatékony mőködésre; a vagyonvédelemre; a szabályzatok és a szerzıdések betartására. Részvétel annak értékelésében, hogy a Társaság milyen mértékben éri el a céljait, és intézkedési javaslatok megtétele a folyamatok javítására (hatékony teljesítménymenedzselés, számon kérhetıség, kockázatok és az ellenırzési környezettel kapcsolatos információk hatékony kommunikálása a szervezet megfelelı területei felé). 19
Közremőködés a külsı megbízatások tervezése során a cél, a vizsgálat tárgyának, a felelısségeknek, és az egyéb elvárásoknak rögzítésében a megbízóval közösen történı értékelésben. Közremőködés a KSZ szerzıdéshez kapcsolódó munkaterv készítésében és annak teljesülése során a terv és tényadatok közötti eltérések indoklásaiban. Részvétel a Társaság belsı szabályzatainak elkészítésében, karbantartásában évenkénti felülvizsgálatában, ügyvezetıi utasítások évenkénti felülvizsgálatában. III.6.4.3. Humán erıforrás (HR) csoport vezetıje: csoportvezetı A HR csoportvezetı a gazdasági igazgató közvetlen irányítása alá tartozik, közvetlenül a gazdasági igazgató felé tartozik beszámolási és jelentéstételi kötelezettséggel. Ellátott feladatok: Toborzás-kiválasztás teljes körő feladatainak ellátása (álláshirdetések kezelése, pályázatok szelektálása, interjúk szervezése és levezetése). Az új munkatársak szervezetbe történı beilleszkedésének segítése szóbeli tájékoztatással, írott anyagokkal. A Társaság képzési tervének elkészítése, a munkatársak humánerıforrás fejlesztése, továbbképzésének szervezése, a leghatékonyabb szervezeti struktúrára vonatkozó javaslat kidolgozása, munkaszerzıdések készítése, módosítások végrehajtása, a Társaság illetékes szervezeti egységeivel, valamint a megbízott ügyvédi irodával együttmőködve. A humán erıforrással és cégen belüli belsı koordinációval kapcsolatos feladatok elvégzése. Teljesítménymérési, ellenırzési és értékelési rendszer kidolgozása és mőködtetése. Teljesítmény- és kompetenciaértékelési feladatok ellátása. Humán és munkaügyi adminisztráció. Munkakörelemzés, munkakör meghatározás, munkaköri leírások karbantartása, együttmőködve az adott szakterület felelıs vezetıjével. Szakmai gyakorlatos és gyakornok program kialakítása és mőködtetése. A Társaság HR szoftverének feltöltése, folyamatos karbantartása és szükség szerint továbbfejlesztése. Hatékony munkaerı gazdálkodás elısegítése a szervezeten belül. A fenti pontokban felsorolt tevékenységek ellátása során együttmőködés az ügyvezetıvel és a Gazdasági igazgatóság munkatársaival, a Társaság felsı- és középvezetıivel, a Társaság operatív munkatársaival. III.6.4.4. Informatikai és telekommunikációs (ITK) csoport vezetıje: csoportvezetı 20