Pénzügyi eljárásrend az EURES-T Pannónia határmenti társulás tevékenységeihez
Tartalomjegyzék Bevezetés... 3 I.Általános szabályok... 4 II. Szereplők és feladataik... 5 III. Eljárási folyamat lépései... 6 2
Bevezetés Az EURES-T Pannonia Határmenti Társulás hároméves stratégiát készített a 2010-2013. közötti időszakban végrehajtandó feladatokra vonatkozóan. Az EURESco a stratégiát elfogadta azzal, hogy a stratégiában foglaltak végrehajtására minden évben konkrét éves tevékenységi tervet kell készíteni, mely tartalmazza a szakmai és pénzügyi terveket. A Határmenti Társulásban résztvevő szervezetek képviselői 2010... jóváhagyólag aláírták a keretegyezményt, mely jelen szabályzat alapjául szolgál. A 2010/2011-es költségvetési évben is, csak úgy, mint az elmúlt periódusban a Foglalkoztatási és Szociális Hivatal vállalja az EURES-T Pannonia pénzügyi vezető szerepét. Az EURESco a társulás tevékenységeinek 95 %-át finanszírozza. Az FSZH ennek értelmében biztosítja a támogatáshoz szükséges 5%-os önrészt. A ténylegesen megvalósult tevékenységek költségeinek 2,5-2,5 %-át az Unióval történő elszámolást követően a nemzeti foglalkoztatási szolgálatok finanszírozzák. Nemzeti foglalkoztatási szolgálatok alatt Magyarországon: a Foglalkoztatási és Szociális Hivatalt; Ausztriában: az Arbeitsmarktservice Österreich-t kell érteni. Az FSZH továbbá megelőlegezi az Uniós támogatás 50%-át, amelyet a Bizottság az elszámolást követően térít meg számára. Az EURESco nem támogatja az adott tevékenységek végrehajtása során költségként felmerült általános forgalmi adót (ÁFA). Az általános forgalmi adó összegét a pénzügyi elszámolást követően a két ország Foglalkoztatási Szolgálata közösen térítik, egymás közötti elszámolás útján. Esetleges Bizottsági kifogások esetén, a közös felelősségvállalás elve érvényesül, tehát a partnerek közösen vállalnak felelősséget a kifogásolt projektért (2010.10.05-i IB-én megbeszélni: FSZH és AMS). 3
Fentiek alapján az EURES-T Pannonia partnerei a következő eljárásrendet határozzák meg a jóváhagyott projektek lebonyolításánál, illetve a pénzügyi elszámolásoknál. I. Általános szabályok a. Az Uniós támogatás fő projektpartnere a Foglalkoztatási és Szociális Hivatal (FSZH), aki a társulás pénzügyi menedzsmentjét látja el. b. Amennyiben egy projektet az EURESco jóváhagy, szakmailag a projektfelelős szervezet felel a projekt megvalósításáért. c. Amennyiben külső szolgáltató bevonását is szükségesnek érzi a projektfelelős szervezet, javaslatokat tehet szolgáltatókra, az árajánlatokat viszont a Koordinációs Iroda kéri be az FSZH-val egyeztetve. A beérkező árajánlatok alapján a döntést az FSZH hozza meg az ár-érték arány vizsgálata után. A kiválasztott szolgáltató hivatalos megrendelőt kap az FSZH-tól a Koordinációs Irodán keresztül. d. A Foglalkoztatási és Szociális Hivatal (FSZH) Kötelezettségvállalási Szabályzatában rögzített, a mindenkor hatályos közbeszerzési szabályok szerint történik a szolgáltató felkérése. e. Minden esetben meg kell bizonyosodni arról, hogy a megrendelőn címzettként szereplő cég neve és címe pontosan megegyezik a majdani számlakibocsátó nevével és címével. f. A címzett fax- és telefonszáma szerepeljen a megrendelőn. g. A megrendelőben meg kell adni a szolgáltatás lehetőleg bruttó árát a kapott árajánlat alapján, de mindenképpen derüljön ki belőle, hogy nettó vagy bruttó összegről van szó. h. Fontos, hogy a kiszámlázott összeg ne legyen magasabb a megrendelőben rögzített árnál. i. A megrendelőben mindenképpen szerepeljenek az alábbiak: A szolgáltatás ellenértékét hivatalunk a számla megküldését követően 30 napon belül átutalással teljesíti. A számlát a Foglalkoztatási és Szociális Hivatal 1089 Budapest, Kálvária tér 7. címre kérjük kiállítani, és a Foglalkoztatási és Szociális Hivatal 1476 Budapest, Pf. 75. címre kérjük postázni. j. Étkezés, bekészítés megrendelése esetén a megrendelőbe bele kell írni, és a számlán mindenképpen fel kell tüntetni a mennyiséget (hány fő?/hány db?), és az egységárat. k. Ha egy rendezvényen étkezési költségek merülnek fel (pl. konferenciák, képzések, stb.), jelenléti ívet kell vezetni, amelynek eredeti példányát el kell juttatni a koordinátornak, aki azt mellékeli a számlához. 4
II. Szereplők és feladataik Foglalkoztatási és Szociális Hivatal (FSZH): Az Uniós támogatás főkedvezményezettje, főprojektpartner, a társulás pénzügyi menedzsmentjét látja el. A projektpénzek kezelőjeként a Magyarországon érvényes pénzügyi és közbeszerzési szabályok szerint végzi feladatát. Az FSZHt a támogatás főkedvezményezettjeként és így minden tevékenység megrendelőjeként a legfőbb felelősség terheli, melynek tudatában gyakorolja jogkörét. Projektfelelős szervezetek (Projekt team): A jóváhagyott projektek tartalmi elemeinek megvalósításáért, és külső szervezet bevonása esetén a végrehajtás ellenőrzéséért felelősek. Tagjai között a társulás partnerei képviseltetik magukat. A munkacsoportülésekre a főkedvezményezettet is meg kell hívni. Az egyes tevékenységek szakmai gazdái, kezdeményezői. Feladatuk a tevékenységek pontos meghatározása, amely alapján a hivatalos megrendelő elkészül. Feladatuk továbbá az elvégzett szolgáltatás teljesítésének igazolása. Koordinátor: Feladata a teljes körű kapcsolattartás. Minden folyamatban központi szerepet lát el. A megrendelések, árajánlatok és minden nemű információáramlás az egyéb szereplők és az FSZH között rajta keresztül történik. Szolgáltató: Esetleges külső szereplő, aki szakmai kapcsolatban áll a projektfelelős szervezetekkel, de hivatalosan szerződött partnere/megrendelője (árajánlat, megrendelő, számla) az FSZH. 5
III. Eljárási folyamat lépései Tevékenység indítása: A tevékenységeket az adott projektért felelős team kezdeményezi. A team javaslatot tehet lehetséges szolgáltatókra, ezt követően a Koordinátor árajánlatot kér legalább három szolgáltatótól az FSZH-val egyeztetett formában. Az árajánlatot a szolgáltatók lezárt borítékban juttatják el a Koordinációs irodába. Lásd: I.c pont. Árajánlatok elbírálása, megrendelés: A Koordinációs iroda az árajánlatok alapján jegyzőkönyvet készít azok felbontásáról, amelyben javaslatot tesz a nyertes szolgáltató kiválasztására. Az FSZH kiválasztja a legkedvezőbb ajánlattevőt és erről tájékoztatja a koordinátort. A koordinátor a formai követelményeknek megfelelően előkészített megrendelőt és annak hivatalos ügyiratait az árajánlatokkal együtt eljuttatja az FSZH (Pénzügyi valamint a Nemzetközi Főosztályára) részére. A megfelelő aláíratások után az FSZH a hivatalos megrendelőt a koordinátoron keresztül eljuttatja a szolgáltatóhoz. A folyamat időtartama: 8 munkanap. Teljesítés, a teljesítés igazolása és a szolgáltatás kifizetése: Az adott projektért felelős team, amely a tevékenységet kezdeményezte, szakmailag ellenőrzi a terméket, és eljuttatja véleményét a koordinátoron keresztül az FSZH részére. A felelősséggel kialakított, alapos szakmai vélemények figyelembevételével a termék elfogadásáról illetve annak ellenértékének kifizetéséről az FSZH dönt. A koordinátor, miután meggyőződött a megfelelő teljesítésről (vagyis visszaigazolást kapott az FSZH-tól), megkéri a szolgáltatót, hogy az FSZH részére kiállított számlát küldje el részére. A koordinátor a számlát a teljesítésigazolással együtt továbbítja az FSZH-nak, aki legkésőbb 30 napon (Uniós pénzeknél 30 nap lehet a maximális átfutási idő) belül átutalja az összeget a szolgáltató részére. A folyamat időtartama: maximum 30 munkanap. 6