OEFI. Eljárásrend az iskolai egészségfejlesztési, prevenciós programok ajánlásához

Átírás

1 OEFI Eljárásrend az iskolai egészségfejlesztési, prevenciós programok ajánlásához 2013

2 Tartalomjegyzék 1. ELŐZMÉNYEK AZ ELJÁRÁSBAN RÉSZTVEVŐ SZERVEZETI EGYSÉGEK, SZEMÉLYEK FELADATAI ÉS JOGKÖREI Kérelmező Országos Egészségfejlesztési Intézet Minőségfejlesztési Iroda Előzetes értékelést végző szakértő (értékelő) Döntési Bizottság AZ AJÁNLÁSI ELJÁRÁS FOLYAMATA, HATÁRIDŐK EGYÜTTMŰKÖDÉS A KÜLSŐ SZAKÉRTŐKKEL ÖSSZEFÉRHETETLENSÉG...6 Mellékletek...6 1

3 1. ELŐZMÉNYEK Az Országos Egészségfejlesztési Intézet (a továbbiakban: OEFI) kiemelt feladata a 20/2012. (VIII. 31.) EMMI rendeletben (a továbbiakban: Rendelet) meghatározott iskolai egészfejlesztési programok ajánlásához kapcsolódó feladatok elvégzése, a program ajánlás folyamatának szakmai és adminisztratív lebonyolítása (a továbbiakban: Program). Mindezekre tekintettel a Programhoz kapcsolódó ügyintézés menetét jelen eljárásrend szabályai határozzák meg. 2. AZ ELJÁRÁSBAN RÉSZTVEVŐ SZERVEZETI EGYSÉGEK, SZEMÉLYEK FELADATAI ÉS JOGKÖREI 2.1. Kérelmező Kérelmezőnek minősül az ajánlást kérő iskolai egészségfejlesztési program kifejlesztője vagy adaptálója Országos Egészségfejlesztési Intézet Az OEFI, a Rendeletben hivatkozott felelős miniszter által, az iskolai egészségfejlesztési programok ajánlásának kiadására feljogosított intézmény. Az OEFI főbb feladatai az ajánlással kapcsolatban: - A szakmai irányelvek figyelembevételével elkészíti a Program értékeléséhez szükséges szakmai és adminisztrációs követelményrendszert (dokumentumokat, formanyomtatványokat), meghatározza az ajánláshoz kapcsolódó eljárásrendet. - Működteti a Minőségfejlesztési Irodát. - Működteti a Program nyilvános adatbázisát, mely az alábbi adatokat tartalmazza: az adott egészségfejlesztési program tanúsítványának számát, az adott egészségfejlesztési program ajánlásának érvényességi idejét, az adott egészségfejlesztési program kérelmezőjének nevét, az adott egészségfejlesztési program rövid leírását, az adott egészségfejlesztési program megvalósítása során felhasznált segédanyagokat, a program megvalósításához szükséges szakemberek képzettségére, szakmai tapasztalatára vonatkozó feltételeket, a monitorozáshoz felhasználható indikátorokat. - Lebonyolítja a döntési folyamatot a befogadott és értékelt ajánlási kérelmek elfogadásáról vagy elutasításáról. - Félévente felülvizsgálja az ajánlási eljárási rendet és szükség esetén módosítja azt. - Biztosítja az Intézet részéről az előzetes értékelésbe bevont szakértőt. 2

4 2.3. Minőségfejlesztési Iroda A Minőségfejlesztési Iroda feladata a Program ajánlási rendszerének adminisztratív kiszolgálása. Ennek keretei között biztosítja az alapvető irodai-titkársági háttérfunkciókat, betartja és betartatja az eljárásrendet, vezeti a nyilvántartásokat Előzetes értékelést végző szakértő (értékelő) Az értékelő a befogadott ajánlási kérelem részletes vizsgálatát végzi. Minden programot két szakértő egy OEFI munkatárs és egy külső szakember véleményez, 10 munkanap alatt, egymástól függetlenül. Az értékelés az alábbi dokumentumok segítségével történik: - kérelmező ajánlási kérelmének szakmai, adminisztratív fejezetei (Program adatlap), - kérelemhez csatolt mellékletek, - szakmai értékelési lap. Az értékelő szakértő a programot összeveti az előzetesen megadott szakmai kritériumrendszerrel. Ezt követően a Döntési Bizottság részére döntési javaslatot terjeszt elő. Az értékelő, a bizottság felkérésére részt vehet - illetve felkérés esetén részt vesz - azon a Döntési Bizottsági Ülésen, melyen az általa értékelt programról születik döntés, annak érdekében, hogy a Döntési Bizottság által feltett kérdéseket megválaszolja Döntési Bizottság A Döntési Bizottság (a továbbiakban: DB) a Program ajánlásának döntéshozó testülete. Dönt a befogadott és értékelt Program ajánlási kérelmének megadásáról vagy elutasításáról, a befogadástól számított 45 munkanapon belül. A DB tagjainak száma három fő, az alábbiak szerint: - az Országos Egészségfejlesztési Intézet főigazgatója, - az adott program értékelésére felkért külső intézmény vezetője, vagy az általa kijelölt személy, - az iskolai egészségfejlesztési programok ajánlási rendszerének irányításával megbízott szakmai vezető. Az egyes tagok távolléte esetén, az adott DB ülésén, az érintett DB tag által, a helyettesítésre meghatalmazással felkért szakértő vesz részt. A DB határozatképes, ha mindhárom tag, vagy a helyettesítésre jogosult személy a DB ülésén jelen van. A DB döntéseit szavazás útján szótöbbséggel hozza, úgy, hogy az OEFI főigazgatója szavaz utoljára. A DB ülésről jegyzőkönyvet kell felvenni. DB ülésre kéthetente, előre meghatározott napon kerül sor, illetve indokolt esetben - az Iroda előzetes egyeztetése alapján - rendkívüli ülés is összehívható. 3

5 3. AZ AJÁNLÁSI ELJÁRÁS FOLYAMATA, HATÁRIDŐK A Program-ajánlás iránti kérelmet az OEFI honlapján közzétett felhívásban rögzített időpontig lehet előterjeszteni elektronikus úton a minosegfejlesztesi.iroda@oefi.antsz.hu címre, ezzel egyidejűleg postai úton 3 példányban az OEFI Minőségfejlesztési Iroda 1437 Budapest, Pf. 839/3 címre is be kell benyújtani. A kérelemhez az előre megadott formátumú program adatlapot kell kitölteni, mely tartalmazza a kérelmező legfontosabb adatait, a program részletes bemutatását, belső folyamatait, emberi erőforrásait, stb. Az alábbi dokumentumok kitöltése és elektronikus beküldése kötelező a kérelmező számára: - Program adatlap - Nyilatkozat Az alábbi dokumentumok postai úton történő megküldése kötelező a kérelmező számára: - Program adatlap - Nyilatkozat - A program megvalósításához felhasznált, a Program Adatlap 4.5. pontjában felsorolt dokumentumok - Együttműködési nyilatkozat másolata, amennyiben a Program Adatlap pontjában igennel válaszolt - Adatfelvétel kérdőíve, amennyiben a Program Adatlap pontjában igennel válaszolt. - CD-n rögzített teljes programdokumentáció A Program adatlap és a nyilatkozat letölthető a weboldalról. A kérelem és a csatolt dokumentáció postai úton történő megküldése esetén, hivatalos beérkezésnek a küldemény OTH Postázójában történő átvétel időpontja számít. A kérelem benyújtásának tényét, időpontját, a benyújtást visszaigazoló hitelt érdemlően jelzi. A Minőségfejlesztési Iroda: Dönt az ajánlási kérelmek formai megfelelőségen alapuló befogadásáról. A kérelem formai megfelelősége és befogadhatósága esetén visszaigazoló t küld a kérelmezőnek. A befogadástól számított 3 munkanapon belül amennyiben nem kerül sor hiánypótlási felhívás kibocsájtására kiválasztja és felkéri a közreműködő értékelő szakértőket, Hiánypótlási felhívás kibocsájtása esetén a kérelem beérkezésétől számított 5 munkanapon belül megfelelő határidő megjelölése és a mulasztás jogkövetkezményeire történő figyelmeztetés mellett hiánypótlásra hívja fel a kérelmezőt. A hiány pótlására 10 munkanap áll a kérelmező rendelkezésére. A hiánypótlási felhívás szerinti teljesítést követően befogadó t küld a kérelmezőnek és 3 munkanapon belül intézkedik az értékelők felkéréséről. A külső szakértő felkérésével egyidejűleg tájékoztatja a szakértő munkáltatóját. Az értékelésre biztosított 10 munkanapos határidő a felkérésnek/tájékoztatásnak, az együttműködő intézet titkárságára való beérkezését követő munkanaptól kezdődik. 4

6 Az egyes programokat értékelő szakértőktől összeférhetetlenségi és titoktartási nyilatkozatot kér. Az értékelők által kitöltött értékelő lapot formailag ellenőrzi, erre 2 munkanap áll rendelkezésére. Formai hiba esetén az értékelőlapot visszaküldi az értékelést végző szakembernek, akinek a javításra 3 munkanap biztosított. A formailag megfelelő értékelőlapokat és a programdokumentációt legalább a DB ülés előtt 5 munkanappal a DB tagjainak rendelkezésére bocsájtja. A DB tagjainak személyét az összeférhetetlenségi nyilatkozatok és a rendelkezésre állás alapján véglegesíti. A DB ülésen készült jegyzőkönyv alapján, a döntést követő 2 munkanapon belül megküldi a kérelmezőnek az elfogadást, illetve az elutasítást tartalmazó t. Az automatikus kézbesítési visszaigazolás időpontja számít értesítésnek, melyhez képest 15 munkanapon belül észrevételt tehet a kérelmező, az észrevétel elmaradása a döntés elfogadásának minősül. A kérelmezőnek elutasítás esetén lehetősége van arra, hogy ismételten benyújtsa a DB által kifogásolt pontokban módosított programját újabb értékelésre, melynek értékeléséről a Minőségfejlesztési Iroda a jelen szabályok szerint ismételten gondoskodik. Ha az értesítés alapján a kérelmező elfogadja az abban foglaltakat, akkor az ajánlási folyamat lezárul. Amennyiben a DB az ajánlás megadásáról dönt, postai úton küldi el a kérelmező részére kiállított tanúsítványt, majd gondoskodik arról, hogy a program a honlapra az ajánlott iskolai programok közé felkerüljön. Az ajánlás a tanúsítvány kiállításától számított két évig érvényes. A Minőségfejlesztési Iroda további feladatai: - Megválaszolja az eljárással kapcsolatos kérdéseket. - A leggyakrabban feltett kérdésekre adott válaszokat közzéteszi a honlapon. - Legalább félévente jelentést készít az ajánlási rendszer működési tapasztalatairól. 4. EGYÜTTMŰKÖDÉS A KÜLSŐ SZAKÉRTŐKKEL Az értékelő szakembert az OEFI Minőségfejlesztési Irodájának ezzel a feladattal megbízott munkatársa az intézményvezető egyidejű tájékoztatásával közvetlenül is felkérheti. Az értékelésre történő felkéréskor a kijelölt szakértő és a felette munkáltatói jogot gyakorló intézményvezető egyaránt értesítést kap az értékelői feladatról és az ahhoz kapcsolódó határidőről. Ha az adott értékelő valamilyen ok miatt nem tudja az értékelést vállalni, az intézmény vezetőjének a felelőssége helyette mást jelölni, mely az értékelési határidőt nem érinti és erről az OEFI-nek visszajelzést kell küldenie. Amennyiben az intézmény vezetője úgy ítéli meg, hogy a számukra kiküldött program értékelése nem tartozik intézménye szakmai kompetencia körébe, erről 2 munkanapon belül, írásban értesíti a Minőségfejlesztési Irodát és az OEFI főigazgatóját. 5

7 é é é á é á ő é é é é é ő á ó ó é é ő á é ő é í é é é é á é ö ő áí áíő é é ő é á ő é é ü é é á ö á é ő é é é é é é á é á á é é é ó é é é é é é ő á ó ó é é ő é é áé ő Á á é í é é é é é é ő ő ő ő ö á é ő é é é é é é é á ű ö ő é é é é á é é é é é ü é á é ő á é é á ó á é é é ő é ő é é é ő é é ö é á ö é ő é é é é é ő é ő á é é é á á ő ö á á é á ö é é é ő á ö é á ö é ő é é Ö É É é ő ő é á ö é ó á á á ö é ó ó é é í é é ő é ő é Í Í é é é é ő ő ö é é í á ö é é é ü ő á á á é ő é é á á ö é á é é ő á é ő ö é ő é í á é í ő é áé á é ő ő á í á ő é ő ö é á á á á é é í á á á é é é é é ö é é é ő é ő é é ö é ó é ü ö á á éí é é é ő é ő é őí ő ö é á á á á ú é é é á á á ó á á á é ó ő á ő É í á