1/2011. számú Igazgatói utasítás Az Intézet zavartalan működése érdekében, a folyamatos likviditás fenntartása miatt, valamint az államháztartás működési rendjéről szóló, többször módosított 292/2009. (XII.19.) Korm. rendelet vonatkozó előírása alapján az alábbiakról rendelkezem. Az Intézeti SZMSZ 2. számú melléklete tartalmazza a kötelezettségvállalás, utalványozás, ellenjegyzés és érvényesítés általános rendjét, de nem szabályozza az egyes gazdasági eseményekkel kapcsolatos részletes eljárási rendet, valamint a szakmai teljesítések eljárási rendjét. Ezek Intézeten belüli egységes kezelése elengedhetetlen feltétele a zavartalan és összehangolt működésnek. Ennek végrehajtása érdekében a következőket rendelem el: 1.) A megrendelések, ki- és beérkező számlák, készpénzes vásárlások, megbízási díjak leigazolását (szakmai teljesítés jogossága) az 1. számú mellékletben foglaltak szerint kell az egyes önelszámoló egységeknél végrehajtani. 2.) Eszközök és készletek beszerzése, valamint szolgáltatások igénybevételének szabályai: 2.1 A gazdasági eseményenként bruttó 100.000.- Ft-ot meghaladó értékű beszerzések (készletek, eszközök) valamint szolgáltatások igénybevétele esetén a vásárlást megelőzően a megrendelést a jelen utasítás 2. számú melléklete szerinti formában kell a Pénzügyi Osztályra leadni. A pénzügyi teljesítés kizárólag az előzetesen leadott és az intézeti kötelezettségvállalási nyilvántartásban rögzített megrendelések, szerződések, megállapodások alapján benyújtott számlákra történhet. A kötelezettségvállalási nyilvántartásban nem szereplő beszerzésekre és szolgáltatásokra benyújtott számlák pénzügyi teljesítésével kapcsolatban minden esetben egyedi igazgatói döntés szükséges. 2.2 Az Intézeti eszközök és készletek beszerzését kizárólag a Műszaki és Ellátási Osztály végzi. Az összevontan éves szinten a 200.000.- Ft-ot meghaladó értékű szolgáltatások mellé a tevékenységre vonatkozó szerződés jogi képviselővel ellenjegyzett, aláírt - egy
2 példányát mellékelni kell, a szakmai teljesítés igazolására készített nyomtatvány mellé az 2. számú mellékletben foglaltak szerint. Amennyiben valaki több helyen rendelkezik aláírási joggal, a költséghely pontos megjelölését kérjük, amelyre az aláírás vonatkozik. A számlán aláírás és egyéb feljegyzés nem lehet. Kizárólag az utalványrendeleten fogadható el a szakmai teljesítés igazolása, utalványozás, ellenjegyzés. 2.3 A 1 millió forintot ide értve az ÁFA-t is meghaladó azon egyedi kötelezettségvállalásokat, melyek dologi, beruházási és felújítási kiadásokat, valamint az államháztartáson kívülre történő pénzeszköz átadásokra (működési és felhalmozási) irányulnak a Pénzügyi Osztálynak be kell előzetesen jelenteni a kötelezettségvállalást (szerződéskötést) követő 5 munkanapon belül a Magyar Államkincstár részére. A pénzügyi teljesítést csak a bejelentett kötelezettségvállalás esetén végzi el a kincstár. A külföldön vállalt kötelezettségek ebbe a körbe nem tartoznak bele. 2.4 Tárgyévi előirányzat terhére kizárólag olyan kötelezettség vállalható, amelynek mind a pénzügyi, mind a műszaki teljesítése a tárgyévet követő év június 30-ig megtörténik. 2.5 A vásárolt készletek pénztári kifizetésére, banki átutalására és könyvelésére csak a szakmai teljesítés igazolással ellátott számlák kerülhetnek. A szakmai teljesítést igazoló nyomtatványon az igazoló személynek meg kell jelölnie az önelszámoló egység nevét (költséghely), a vásárlás tárgyát, (vegyszer, alkatrész, labor anyag, folyóirat ) illetve pályázat esetén a pályázat címét és azonosító számát, dátumot. 2.6 A beszerzésekhez, szolgáltatásokhoz igénybe vett vásárlási előleg a mellékelt Ellátmányigénylés elnevezésű nyomtatványon igényelhető, amellyel a vásárlást követően, de legkésőbb 30 napon belül köteles az előleget felvevő elszámolni. Abban az esetben, ha az elszámolás nem történik meg az adott határidőig, akkor az előleg az érintett magánszemélynek a személyi jövedelemadó köteles bevételét képezi. A 100.000.- forintot meghaladó összegű előleg felvételére abban az esetben van lehetőség, ha az előleg felvételéhez egy megrendelő is a kötelezettségvállalás nyilvántartásba vétele érdekében kapcsolódik, amelyen az
3 önelszámoló egység, vagy a téma vezetőjének aláírásával az előleg felhasználásának célját is megjelölték. 2.7 A növényvédőszer vásárlásához minden esetben Dr. Bónis Péter növényvédő szakmérnök ellenjegyzése szükséges. A növényvédőszer előírás szerinti nyilvántartása és a göngyöleggel való elszámolás is nevezett személy feladatkörébe tartozik. 2.8 Az Intézet üzemeltetésében lévő gépkocsik és erőgépek menetlevelei szigorú számadású bizonylatok, ezért ezeket a vásárlás után nyilvántartásba kell venni. Az üzemanyag elszámolással egyidejűleg a kitöltött menetlevéllel is el kell számolni. Amennyiben a gépkocsit pályázat céljainak eléréséhez használják, a menetlevélen az adott pályázat számát meg kell jelölni. A menetleveleket a hónap utolsó napjáig a Műszaki- és Ellátási Osztályra kell adni, az elszámolás határidőben történő elkészítése érdekében. 2.9 Az Intézeti erő- és munkagépek üzemeltetése során a kiadott üzemanyag-gazdálkodási szabályzat utasítása alapján kell eljárni. A mezőgazdasági gépekkel végzett szántóföldi kísérleteknél felhasználható gázolaj norma 180 liter/hektár, amely magába foglalja a külső szolgáltatók által végzett munkáknál felhasznált gázolaj mennyiségét is. Az osztály vezetője, illetve az általa kijelölt személy köteles ellenőrizni az üzemanyag fogyasztási norma betartását. 3.) Személyi juttatások elszámolásával kapcsolatos szabályok: 3.1 A belső szolgáltatások, munkaügyi iratok, jelenléti ívek igazolása az SZMSZ szerinti közvetlen munkahelyi vezető hatáskörébe tartozik. 3.2 A Munka Törvénykönyve alapján a jelenléti ív az illetményszámfejtés alapbizonylata, melynek pontos kitöltése kötelező. A túlóra elszámolására csak abban az esetben van lehetőség, ha azt a közvetlen munkahelyi vezető előre írásban elrendeli, amely dokumentumot a jelenléti ívhez kell csatolni. A szabadság nyilvántartás érdekében a jelenléti ívhez csatolva, azzal egyezően a szabadság engedélyt is le kell adni
4 a Munkaügyi Osztályra, annak érdekében, hogy a havi személyi kiértesítőn a távolléti idő rögzítve legyen. 3.3 A személyi jellegű kifizetések dokumentumai: kinevezési okirat és a munkaköri leírás. A pályázatokon foglalkoztatottak kinevezési okiratát és munkaköri leírását ki kell egészíteni a projekten végzett szakmai tevékenység rövid leírásával. 3.4 A személyi juttatásokra új kötelezettségvállalás igazgatói hatáskörben van. Személyi juttatásra kötelezettség kizárólag a forrás megjelölésével vállalható. 3.5 Saját munkavállalóval megbízási szerződés a munkaköri leírásban megjelölt feladatra nem köthető, amennyiben saját dolgozóval a munkakörébe nem eső feladatra szerződést kötünk, igazolni kell, hogy a munkaköri leírásban megjelölt alapfeladatát maradéktalanul elvégezte. 3.6 Szakmai alapfeladat ellátása során külső személlyel, szervezettel szellemi tevékenység végzésére szerződés indokolt esetben igazgatói engedéllyel köthető. 3.7 Szakmai célú külföldi utazás előzetes igazgatói engedély alapján, a szükséges forrás megléte esetén lehetséges. A külföldi kiküldetés befejezését követő 8 munkanapon belül a Pénzügyi Osztályon el kell számolni az utazásra felvett előleggel. Az el nem számolt előleg az érintett magánszemély személyi jövedelemadó köteles bevételének számít. A pályázati forrás terhére történt kiküldetések esetében az úti jelentésben részletesen be kell mutatni az utazás és a pályázat szakmai céljainak elérése közötti kapcsolatot. A napidíj 100 %-a 2010. 01. 01-től személyi jövedelemadó köteles. A külföldi napidíj adója és járulékai a napidíjjal történő elszámolás hónapjában az adott havi illetményből kerülnek levonásra. Ha a napidíj személyi jövedelemadója előreláthatólag magasabb mint a várható nettó illetmény, akkor a napidíj kifizetésekor levonásra kerül az adó. A külföldi kiküldetés, konferencián való részvétele esetén a résztvevő köteles kitölteni a mellékelt Nyilatkozat külföldi kiküldetésben nyilatkozatot. Amennyiben a kiküldetési konferencián való részvétel alkalmával étkeztetés történik, a napidíj csak csökkentet mértékben vehető igénybe.
5 4.) Tárgyi eszköz értékesítése A felesleges tárgyi eszközök közül kizárólag a teljesen 0 -ra leírtakat lehet értékesíteni, illetve amennyiben nem íródott le még az eszköz, akkor számításokkal kell bizonyítani, hogy üzemeltetése, illetve javítása nem gazdaságos. 5.) A portai szolgálatot teljesítő dolgozók és a múzeumban dolgozók a belépődíjat, illetve egyéb cikkekből származó árbevételt hetente, illetve a váltópénzt beszámítva 50.000.- Ft összeghatár elérésekor kötelesek az Intézet előirányzat felhasználási számlájára készpénz átutalási megbízáson, illetve az intézet pénztárába készpénzben befizetni. Az 50.000.- Ft-ot meghaladó be nem fizetett összeg esetében a vásárlási előleggel azonos módon kell eljárni, tehát ez az összeg az érintett magánszemély személyi jövedelemadó köteles bevételét képezi. Ez a szankció még nem mentesít a befizetési kötelezettség alól. 6.) Helyettesítések A szakmai teljesítés igazolásra jogosult személy távolléte esetén az igazgatót kivéve az SZMSZ szerint egy fokkal magasabb vezető jogosult külön megbízás nélkül igazolni. Az aláírás beazonosíthatósága érdekében a helyettesítő aláírás mintájával kell ellátni a helyettesítésről szóló megbízást. 7.) Fizetési határidő A fizetési határidő betartása érdekében a bizonylatokat, számlákat a Pénzügyi Osztályra a fizetési határidő lejártát megelőző 3 munkanapon belül a szükséges mellékletekkel ellátva visszaküldeni. A késedelmesen visszaküldött számlákkal kapcsolatos, a kutatóintézetet terhelő késedelmi kamat összege az érintett önelszámoló egységre továbbterhelésre kerül. 8.) 2011. évben a minimálbér 25 %-át (19.500 Ft) meghaladó értékű üzleti ajándék a magánszemély egyéb összevonandó jövedelmét képezi. Külföldi személy esetében illetőségigazolással kell rendelkezni, hogy meg tudjuk állapítani, hogy mely államban kell adózniuk az ajándék után.
6 Az EU, illetve azon országok állampolgárai melyeknek kettős adóztatás kizáró egyezménye van, az illetőség szerinti államban adóznak. Egyezmény hiányában Magyarországon köteles az adót megfizetni. Az adót a negyedévet követő hó 12. napjáig kell a megajándékozott magánszemélynek megfizetni a NAV részére. Az ajándékban részesülő magánszemélynek Magyarországon adóazonosító jellel kell rendelkeznie, mivel a kutatóintézet havi adóbevallásában szerepelnie kell. Ezen kívül szükséges csatolni tartalmazó Adatlap -ot is. az ajándékban részesülő személy adatait Jelen utasítás aláírásának napjától lép hatályba, ezzel egyidejűleg az 2/2010. számú Igazgatói utasítás hatályát veszti. Martonvásár, 2011. február 10. Bedő Zoltán igazgató