IRATKEZELÉSI SZABÁLYZAT Magyar Természettudományi Múzeum Érvényes: 2014. március 29-től
TARTALOMJEGYZÉK I. Fejezet...3 Általános rendelkezések...3 1. A Múzeum iratkezelését érintő jogszabályok...3 2. Az Iratkezelési szabályzat hatálya...3 Értelmező rendelkezések...4 3. A szabályzatban alkalmazott fogalmak meghatározása...4 4. Az iratkezelés felügyelete a Múzeumban...5 II. Fejezet...6 Az Irattári terv...6 5. Az Irattári terv elkészítése...6 III. Fejezet...7 Az iratok kezelésének általános követelményei...7 6. Az iratok rendszerezése...7 7. Az iratok nyilvántartása és az iratforgalom dokumentálása...7 8. Az iratkezelés megszervezése...8 IV. Fejezet...8 Az iratkezelés folyamata...8 9. A küldemények átvétele...8 10. A küldemény felbontása és érkeztetése...10 11. Iktatás...11 12. Szignálás...1314 13. Kiadmányozás...14 14. Expediálás...14 15. Irattározás...1415 16. Selejtezés...15 17. Levéltárba adás...15 V. Fejezet...16 Hozzáférés az iratokhoz, az iratok védelme...16 VI. Fejezet...16 Egyéb rendelkezések...16 VII. Fejezet...17 Záró rendelkezések...17 Irattári terv...18 2
I. FEJEZET ÁLTALÁNOS RENDELKEZÉSEK 1. A Múzeum iratkezelését érintő jogszabályok A Magyar Természettudományi Múzeum Iratkezelési szabályzata a kulturális javak védelméről és a muzeális intézményekről, a nyilvános könyvtári ellátásról és a közművelődésről szóló 1997. évi CXL. 102. -ának (2) és (14) bekezdésében, valamint a 109. -a (1) bekezdésében d.) pontjával módosított, a közokiratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelméről szóló 1995. évi LXVI. törvény 10. -ának (1)-(3) valamint a 9. -ának (4) bekezdésében; az információs önrendelkezési jogról és az információszabadságról szóló 2011. évi CXII. törvény. a minősített adat védelméről szóló, 2009. évi CLV törvényben, a minősített titkos ügykezelésű (TÜK) iratokra vonatkozó szabályokban; a gazdálkodás során keletkező bizonylatokról, beszámolókról, nyilvántartásokról szóló számviteli törvény 2000. évi C. törvény 165-169. -ában; valamint a 335/2005. (XII.29.) sz. Kormány rendeletben foglaltak figyelembevételével készült. 2. Az Iratkezelési szabályzat hatálya 2.1. A szabályzat a múzeumban a nyílt iratok átvételének, készítésének, iktatásának, nyilvántartásának, tárolásának, irattározásának, szakszerű és biztonságos őrzésének, selejtezésének és levéltárba történő átadásának szabályait rögzíti. A szabályzat részét képezi az Irattári terv. 2.2. A szabályzat hatálya kiterjed a múzeum valamennyi szervezeti egységére, az ott keletkező és oda érkező valamennyi iratra. 2.3. Az Iratkezelési szabályzat a Magyar Országos Levéltár egyetértő jóváhagyásával az elfogadás napján lép életbe. 3
ÉRTELMEZŐ RENDELKEZÉSEK 3. A szabályzatban alkalmazott fogalmak meghatározása átmeneti irattár: a közfeladatot ellátó szerv által az iktatóhelyhez kapcsolódóan kialakított olyan irattár, amelyben az irattári anyag meghatározott időtartamú átmeneti, selejtezés vagy központi irattárba adás előtti őrzése történik; átadás: irat, ügyirat vagy irategyüttes kezelési jogosultságának dokumentált átruházása; beadvány: valamely szervtől vagy személytől érkező papíralapú vagy elektronikus irat; csatolás: iratok, ügyiratok átmeneti jellegű összekapcsolása; előadói ív: az üggyel, a szignálással, a kiadmányozással, az ügyintézéssel és az iratkezeléssel kapcsolatos információkat hordozó, az ügyirat elválaszthatatlan részét képező iratkezelési segédeszköz; expediálás: az irat kézbesítésének előkészítése, a küldemény címzettjének (címzettjeinek), fajtájának, a kézbesítés módjának és időpontjának meghatározása; érkeztetés: az érkezett küldemény küldőjének, érkeztetőjének, belső címzettjének, az érkeztetés dátumának, elektronikus úton érkezett küldemény sorszámának, a küldemény adathordozójának, fajtájának és érkezési módjának nyilvántartásba vétele az iktatókönyvben vagy külön érkeztető könyvben; iktatás: az irat nyilvántartásba vétele, iktatószámmal történő ellátása az érkeztetést vagy a keletkezést követően az iktatókönyvben, az iraton és az előadói íven; iktatókönyv: olyan nem selejtezhető, hitelesített iratkezelési segédeszköz, amelyben az iratok iktatása történik; iktatószám: olyan egyedi azonosító, amellyel a közfeladatot ellátó szerv látja el az iktatandó iratot; iratkölcsönzés: az irat visszahozatali kötelezettség melletti kiadása az irattárból; irattári tétel: az iratképző szerv vagy személy ügykörének és szervezetének megfelelően kialakított legkisebb - egyéni irattári őrzési idővel rendelkező - irattári egység, amelybe több egyedi ügy iratai tartozhatnak; irattári tételszám: az iratnak az irattári tervben meghatározott tárgyi csoportba és iratfajtába sorolását, selejtezhetőség szerinti csoportosítását meghatározó kód; irattárba helyezés: az ügyirat irattári tételszámmal történő ellátása és irattárban történő dokumentált elhelyezése, illetve kezelési jogának átadása az irattárnak az ügyintézés befejezését követő vagy annak felfüggesztése alatti átmeneti időre; kezelési feljegyzések: az ügyirat vagy az egyes irat kezelésével kapcsolatos, ügykezelőnek szóló vezetői vagy ügyintézői utasítások; kézbesítés: a küldeménynek kézbesítő szervezet, személy, adatátviteli eszköz útján történő eljuttatása a címzetthez; központi irattár: a közfeladatot ellátó szerv több szervezeti egysége irattári anyagának selejtezés vagy levéltárba adás előtti őrzésére szolgáló irattár; küldemény: az irat vagy tárgy, amelyet kézbesítés céljából burkolatán vagy a hozzá tartozó listán címzéssel láttak el; küldemény bontása: az érkezett küldemény biztonsági ellenőrzése, felnyitása, olvashatóvá tétele; levéltárba adás: a lejárt helyben őrzési idejű, maradandó értékű iratok teljes és lezárt évfolyamainak átadása az illetékes közlevéltárnak; 4
másodlat: az eredeti irat egyik hiteles példánya, amelyet az első példánnyal azonos módon hitelesítettek; másolat: az eredeti iratról szöveg-azonos és alakhű formában, utólag készült egyszerű (nem hitelesített) vagy hiteles (hitelesítési záradékkal ellátott) irat; megsemmisítés: a kiselejtezett irat végleges, a benne foglalt információ helyreállításának lehetőségét kizáró módon történő hozzáférhetetlenné tétele, törlése; mellékelt irat: az iratnak nem szerves része, tartozéka, attól - mint kísérő irattól - elválasztható; melléklet: valamely irat szerves tartozéka, kiegészítő része, amely elválaszthatatlan attól; selejtezés: a lejárt megőrzési határidejű iratok kiemelése az irattári anyagból és megsemmisítésre történő előkészítése; szerelés: ugyanahhoz az ügyirathoz tartozó ügyiratdarabok (elő- és utóiratok) végleges jellegű összekapcsolása, amelyet az iktatókönyvben és az iratokon egyaránt jelölni kell; szignálás: az ügyben eljárni illetékes szervezeti egység és/vagy ügyintéző személy kijelölése, az elintézési határidő és a feladat meghatározása; továbbítás: az ügyintézés során az irat eljuttatása az egyik ügyintézési ponttól a másikhoz, ügyintéző: az ügy intézésére kijelölt személy, az ügy előadója, aki az ügyet döntésre előkészíti; ügyirat: egy ügyben keletkezett valamennyi irat; ügykör: a szerv vagy személy feladat- és hatáskörébe tartozó ügyek meghatározott csoportja; kezdőirat: az ügyben keletkezett első irat, az ügy indító irata savmentes doboz: lignint, savas adalékanyagot és színezéket nem tartalmazó, papírból készített tárolóeszköz archiválás: elektronikus iktatókönyvek és adatállományaik, valamint elektronikus dokumentumok hosszú távú biztonságos megőrzése elektronikus adathordozón ügykezelő: iratkezelési feladatokat végző személy. 4. Az iratkezelés felügyelete a múzeumban 4.1. Az iratkezelési szabályzatban foglaltak végrehajtásáért, a szervezeti, működési és ügyrendi szabályok, az alkalmazott informatikai eszközök és eljárások, valamint az irattári tervek és iratkezelési előírások folyamatos összhangjáért, az iratok szakszerű és biztonságos megőrzésére alkalmas irattár kialakításáért és működtetéséért, továbbá az iratkezeléshez szükséges egyéb tárgyi, technikai és személyi feltételek biztosításáért, felügyeletéért a múzeum főigazgatója felelős. 4.2. A Múzeum főigazgatója a múzeum szervezeti és működési szabályzatában határozza meg az iratkezelés szervezeti rendjét, az iratkezelésre, valamint az azzal összefüggő tevékenységekre vonatkozó feladat- és hatásköröket, továbbá kijelöli az iratkezelés felügyeletét ellátó vezetőt. Az iratkezelés felügyeletével megbízott vezető gondoskodik: az iratkezelési szabályzat végrehajtásának rendszeres ellenőrzéséről, intézkedik a szabálytalanságok megszüntetéséről, szükség esetén kezdeményezi a szabályzat módosítását; az iratkezelést végző, vagy azért felelős személyek szakmai képzéséről és továbbképzéséről; 5
az iratkezelési segédeszközök (iktatókönyv, név- és tárgymutató, kézbesítőkönyv, iratminták és formanyomtatványok stb.) biztosításáról; egyéb jogszabályokban meghatározott iratkezelést érintő feladatokról. 4.3. Az Irattári terv az Iratkezelési szabályzat kötelező mellékletét képezi, melyet évente felül kell vizsgálni, és a múzeum feladat- és hatáskörében bekövetkezett változást; vagy az őrzési idő megváltozása esetén módosítani kell. 4.4. A Múzeum iratkezelését úgy kell megszervezni, hogy a múzeumhoz érkezett, ott keletkező, illetve onnan továbbított irat: azonosítható, fellelési helye, útja követhető, ellenőrizhető és visszakereshető legyen; tartalma csak az arra jogosult számára legyen megismerhető; kezeléséért fennálló személyi felelősség egyértelműen megállapítható legyen; szakszerű kezeléséhez, nyilvántartásához, kézbesítéséhez, védelméhez megfelelő feltételek biztosítva legyenek; a beérkezett iratok megváltoztathatatlansága biztosítva legyen; a rendszeres selejtezés elvégzésével az irattári iratanyag felesleges felhalmozódása megelőzhető, a maradandó értékű iratok megőrzése biztosított legyen; az ügyintézéshez, a döntések előkészítéséhez, a szervezet rendeltetésszerű működéséhez megfelelő támogatást biztosítson. II. FEJEZET AZ IRATTÁRI TERV 5. Az Irattári terv elkészítése 5.1. Az ügyiratokat és a nem iktatással nyilvántartott egyéb irategyütteseket a múzeum feladatait az azonos tárgyú egyedi ügyekig lemenő részletességgel felsoroló jegyzék segítségével - tárgyi alapon kell tételekbe sorolni. Az irattári tétel egy vagy több tárgykör irataiból is kialakítható, annak figyelembevételével, hogy: egy irattári tételbe csak azonos értékű, levéltári megőrzést igénylő vagy meghatározott időtartam eltelte után selejtezhető iratok sorolhatók be; az egyes irattári tételek megfelelő alapul szolgálnak az éves ügyiratforgalmi és hatósági statisztikai adatszolgáltatáshoz; a múzeum hatékony működtetése egy adott funkciót illetően az ügykörök milyen mélységű áttekintését igényli. 5.2. Az Irattári terv szerkezete és rendszere Az Irattári terv szerkezetét és rendszerét a címmel ellátott irattári tételek csoportosításával, továbbá a múzeum feladatai között meglévő tartalmi összefüggések alapján elvégzett rendszerezéssel kell kialakítani. Az Irattári tervet általános és különös részre kell osztani, és az irattári tételeket ennek megfelelően kell csoportosítani. Az általános részbe a múzeum működtetésével kapcsolatos, több szervezeti egységet is érintő irattári tételek, a különös részbe pedig a múzeum alapfeladataihoz kapcsolódó irattári tételek tartoznak. 6
A múzeum feladatai között meglévő tartalmi összefüggések alapján elvégzett rendszerezés eredményeként az irattári tételeket csoportokba és alcsoportokba kell besorolni. Az Irattári terv különös részén belül a főcsoportok szervezeti egységenként is kialakíthatók. A csoportosított, címmel ellátott és rendszerezett irattári tételeket az irattári tervben elfoglalt helyüknek megfelelő azonosítóval (irattári tételszámmal) kell ellátni. III. FEJEZET AZ IRATOK KEZELÉSÉNEK ÁLTALÁNOS KÖVETELMÉNYEI 6. Az iratok rendszerezése 6.1. Az iratokat az áttekinthetőség érdekében az azonos ügyre egy adott tárgyra vonatkozó iratokat egy irategységként kell kezelni. 6.2. Az ügyiratokat, valamint a múzeum irattári anyagába tartozó egyéb más iratokat még az irattárba helyezés előtt az Irattári tervben meghatározott irattári tételekbe, a tárgyi alapon, indokolt esetben iratfajta alapján kialakított irattári egységbe kell besorolni. 7. Az iratok nyilvántartása és az iratforgalom dokumentálása 7.1. Az iratot a 11.1. pontban felsorolt adatok rögzítésével, az e célra rendszeresített papíralapú iktatókönyvben, iktatószámon kell nyilvántartani (iktatni). Az iktatást olyan módon kell végezni, hogy az iktatókönyvet az ügyintézés hiteles dokumentumaként lehessen használni. 7.2. Az iratforgalom keretében az átadást-átvételt minden esetben úgy kell végezni, hogy egyértelműen bizonyítható legyen, ki, mikor, kinek továbbította vagy adta át az iratot. 7.3. Az iratok iktatásával és az iratforgalom dokumentálásával biztosítani kell, hogy az ügyintézés folyamata, és az iratok szervezeten belüli útja pontosan követhető és ellenőrizhető, az iratok holléte pedig naprakészen megállapítható legyen. 7.4. Az iratkezelési folyamat szereplőit (szervezeti egység, szignáló, kiadmányozó, ügyintéző, iratkezelő) megszűnés, átszervezés és személyi változás esetén a kezelésükben lévő iratokkal, a nyilvántartások alapján tételesen el kell számoltatni, az elszámoltatásról jegyzőkönyvet kell felvenni. 7.5. A közfeladatot ellátó szerv szervezeti egységének megszűnése esetén a kezelésébe tartozó valamennyi küldeményt, az el nem intézett, folyamatban lévő ügyek iratait átadásátvételi jegyzőkönyv kíséretében át kell adni a megszűnő szervezeti egység feladatkörét átvevő szervezeti egységnek (a továbbiakban: átvevő szervezeti egység). 7.6. Amennyiben a megszűnő szervezeti egység különálló iktatókönyvvel rendelkezett, akkor az iktatókönyvében a végleges átadást jelölni kell, az iktatókönyvet le kell zárni és az átadott folyamatban lévő ügyek iratait az átvevő szervezeti egység iktatókönyvébe - az irat korábbi iktatószámának és iktatókönyve azonosítójának feltüntetésével - be kell iktatni. 7
7.7. Amennyiben a megszűnő és az átvevő szervezeti egység közös iktatókönyvet használt, az iktatókönyvben az átvevő szervezeti egységet, mint felelőst, rögzíteni kell. 7.8. Ha a megszűnő szervezeti egység feladatköre több szervezeti egység között oszlik meg, az irattári anyagot - a közfeladatot ellátó szerv iratkezelési szabályzatában meghatározottak szerint - a feladathoz kapcsolódóan lehet megosztani, vagy a központi irattárban elhelyezni. Az egyes ügyiratokra vonatkozó igényt másolat készítésével vagy kölcsönzéssel kell teljesíteni. A folyamatban lévő és a befejezett ügyek iratait az (1) bekezdésben meghatározottak szerint kell kezelni. 7.9. A megszűnő szervezeti egység papír alapú lezárt iktatókönyvét a központi irattárban kell elhelyezni és a továbbiakban kezelni. Elektronikus iktatókönyv esetében az átvevő szervezeti egység számára a hozzáférést biztosítani kell. 7.10. Ha a megszűnt szervezeti egység feladatkörét nem veszi át más szervezeti egység,iratanyagát a központi irattárban kell elhelyezni. 8. Az iratkezelés megszervezése 8.1. A múzeum adottságainak és igényeinek megfelelően az iratkezelés (iktatás) osztottan, a decentralizált szervezeti egységeknek megfelelő iratkezelési rendszerben, hagyományos módon működik (iratátvétel, postabontás, iktatás, irattározás). A Baross u. 13. sz alatti épületben lévő Főigazgatói titkárság (központi épület, 1431 Budapest, Pf. 137.) a Könyves Kálmán krt. 40. sz. alatt lévő Növénytár (1476 Budapest, Pf. 222.) az MTM Mátra Múzeuma (3200 Gyöngyös, Kossuth utca 40.), az MTM Bakonyi Természettudományi Múzeuma (8420 Zirc, Rákóczi tér 3-5.) és az MTM Országos Magyar Vadászati Múzeuma (3000 Hatvan, Kossuth tér 24.) rendelkezik önálló postafiókkal, valamennyi postán érkező iratukat önállóan fogadják és postázzák. Más szervezeti egységek felé a Főigazgatói titkárság végzi a küldemények irányítását. Minden további iratkezelés, postázás a szervezeti egységekben történik. IV. FEJEZET AZ IRATKEZELÉS FOLYAMATA 9. A küldemények átvétele 9.1. A múzeum címére, szervezeti egységeinek vagy munkatársainak nevére postai vagy hivatali kézbesítés, futárszolgálat, magánfél benyújtása, ill. informatikai és telekommunikációs eszközök útján érkező iratok és küldemények átvétele, szétosztása, valamint ezeknek a címzettekhez és/vagy iktatási joggal rendelkező szervezeti egységekhez való továbbítása a Főigazgatói titkárság, Növénytár, az MTM Mátra Múzeuma, az MTM Bakonyi Természettudományi Múzeuma és az MTM Országos Magyar Vadászati Múzeuma feladata. 8
9.2. A Főigazgatói titkárság, a Növénytár, az MTM Mátra Múzeuma, az MTM Bakonyi Természettudományi Múzeuma és az MTM Országos Magyar Vadászati Múzeuma postai meghatalmazással rendelkező munkatársa naponta egy alkalommal kiüríti, illetve ürítteti (posta általi kézbesítés) a Budapest 8., ill. 100. sz. postán a múzeum által bérelt postafiókokat. A nyilvántartott küldemények (ajánlott, expressz, csomag, távirat, tértivevény stb.) átvételét a postai szabályoknak megfelelően végzi. 9.3. A postai meghatalmazás kiadásáról és nyilvántartásáról a főigazgató gondoskodik. 9.4. Átvételi jogosultság (a küldemény átvételére jogosult) a főigazgató, a főigazgató-helyettesek és a főigazgatói titkárság munkatársai, a Növénytárban a tárigazgató, illetve a tárigazgató által kijelölt helyettes, és az ügyintéző, az MTM Mátra Múzeuma igazgatója és az ügyintéző, az MTM Bakonyi Természettudományi Múzeuma igazgatója és az ügyintéző, az MTM Széchenyi Zsigmond Vadászati Múzeuma igazgatója és az ügyintéző, a postai meghatalmazással rendelkező személy, a címzett vagy az általa megbízott személy. 9.5. A küldemény átvételekor a küldeményt átvevő személy köteles ellenőrizni a címzés alapján a küldemény átvételére való jogosultságát, a kézbesítő okmányon és a küldeményen lévő azonosítási jel meglévőségét, az iratot tartalmazó boríték, ill. csomagolás sértetlenségét, a vámköteles küldeményeket megfelelően kezelték-e. 9.6. Az átvétel igazolása az átvevő a kézbesítő okmányon aláírásával és az átvétel dátumának feltüntetésével az átvételt elismeri, az azonnal és sürgős jelzésű küldemények átvételi idejét óra, perc pontossággal megjelöli, tértivevényes küldemények esetén gondoskodik a tértivevény visszajuttatásáról a feladóhoz, amennyiben iktatásra nem jogosult személy vagy szervezeti egység (portás, ügyeletes stb.) veszi át a múzeumba érkezett iratot, úgy köteles 24 órán belül, de legkésőbb a következő munkanap kezdetén az illetékes iktatóegységnek átadni. 9.7. Sérült küldemény kezelése Sérült küldemény átvétele esetén ha ezt a posta külön nem jelezte a sérülés tényét az átvételi okmányon jelölni kell, és soron kívül ellenőrizni kell a küldemény tartalmának meglétét. A hiányzó iratokról vagy mellékletekről a küldő szervet, személyt jegyzőkönyv felvételével értesíteni kell. A jegyzőkönyvet 2 példányban kell felvenni, a jegyzőkönyvnek tartalmaznia kell a feladó nevét és címét, az ügyirat hivatkozási számát, keltét, a címzett nevét és címét, a megérkezés napját és a hiányzó anyagok listáját. A jegyzőkönyv egy példányát a feladónak kell megküldeni, a sérült küldeményt a felvett jegyzőkönyv másodpéldányával együtt a normál küldeményekkel határidőbe helyezve az irattárban kell elhelyezni. A postahivataltól történő átvétel során az ajánlott, tértivevényes és csomagküldemény sérülését vagy a tapasztalt egyéb rendellenességet a posta alkalmazottjával a postakönyvbe be kell íratni 9
9.8. A gyors elintézést igénylő ( azonnal, sürgős jelzésű) küldeményt az átvevő köteles a címzettnek vagy a szignálásra jogosultnak soron kívül bemutatni, ill. átadni. 9.9. Téves címzés vagy helytelen kézbesítés esetén a küldeményt azonnal kézbesíteni kell a címzetthez, vagy ha ez nem lehetséges, vissza kell küldeni a feladóhoz. Az iktatást végző szervezeti egység feladata az átirányított iratokról jegyzéket vezetni. Amennyiben a feladó nem állapítható meg, a küldeményt irattárazni és az Irattári tervben meghatározott idő után selejtezni kell. 10. A küldemény felbontása és érkeztetése 10.1. A szervezeti egységek szerint csoportosított küldemények közül csak a hivatalos számmal ellátott és ajánlott küldeményeket kell a szervezeti egységek átadókönyvébe bevezetni a hivatkozási-, ill. ajánlási ragszám szerint. 10.2. Felbontás nélkül a címzetthez kell továbbítani a névre szóló, megállapíthatóan magánjellegű, a szervezeti egységek címére küldött hivatalos vagy magánjellegű, a múzeumnak címzett, de a gazdálkodásra vonatkozó küldeményeket. 10.3. Amennyiben a felbontás nélkül átvett küldemény az intézményt érintő hivatalos iratot tartalmaz, a címzett a felbontás után iktatás céljából haladéktalanul tartozik azt visszajuttatni a Főigazgatói titkárságra, vagy az illetékes szervezeti egység iratkezelőjéhez. 10.4. A küldemény téves felbontásakor, valamint ha később derül ki, hogy a küldeményben minősített (titkos ügykezelés) irat van, a borítékot újra le kell ragasztani, rá kell írni, hogy tévesen felbontva, a felbontó nevét, a felbontás keltét, majd a küldeményt a felvett jegyzőkönyvvel (sürgősen) el kell juttatni a címzetthez, ill. a minősített iratokat a Főigazgatói titkárságra. 10.5. A múzeum címére érkezett küldeményeket a Főigazgatói titkárságon a főigazgató, a központi iratkezelést felügyelő általános főigazgató-helyettes, illetve az általa által írásban megbízott személy(ek) bonthatjá(k) fel és továbbít(ják) az illetékesek felé. 10.6. A szervezeti egységek címére érkezett küldeményeket a szervezeti egység vezetője, a szervezeti egységek vezetője által írásban meghatalmazott személy(ek) bonthatjá(k) fel és láthatjá(k) el iktatóbélyegzővel. 10.7. A küldemény felbontásakor ellenőrizni kell: az iraton, ill. a borítékon jelzett melléklet(ek) meglétét, az illetékköteles iratnál az illeték lerovásának tényét. 10.8. Az esetleg felmerülő irathiány tényét az iraton kell rögzíteni. 10.9. A mellékletek hiánya nem akadályozhatja az ügyintézést. (A hiánypótlást az ügyintézőnek kell kezdeményezni!) 10.10. A faxon érkezett küldemény esetében gondoskodni kell: az információkat tartósan őrző másolat készítéséről, a másolat hitelesítéséről, amely során az eredeti irat őrzésére kijelölt szervezeti egység iratkezelője a küldeményt pecséttel és aláírással látja el, egyebekben a faxon érkezett irat kezelésére az általános rendelkezések az irányadók. 10
10.11. Az e-mailen érkezett küldeményeket amennyiben hivatalos megkeresést tartalmaz a múzeum munkatársa köteles kinyomtatni és iktatás céljából az illetékes szervezeti egység iratkezelőjéhez eljuttatni. A kinyomtatott iratot a szervezeti egység iratkezelője pecséttel és aláírással látja el, egyebekben az e-mailen érkező irat kezelésére az általános iratkezelési szabályok az irányadók. 10.12. Ha a felbontás alkalmával kiderül, hogy a küldemény pénzt vagy egyéb értéket tartalmaz, a felbontó az összeget, illetőleg a küldemény értékét köteles az iratokon feltüntetni, és a pénzt, illetékbélyeget vagy egyéb értéket elismervény ellenében a pénzkezeléssel megbízott munkatársnak átadni. 10.13. A küldemény borítékját véglegesen az ügyirathoz kell csatolni, ha az ügyirat benyújtásának időpontjához jogkövetkezmény fűződik (pl. pályázat, fizetési-, fellebbezési határidő stb.), a beküldő, feladó nevét és/vagy pontos címét csak a borítékról lehet megállapítani, a küldemény hiányosan vagy sérülten érkezett, bűncselekmény vagy szabálysértés gyanúja merül fel. 10.14. Minden beérkezett küldeményt a beérkezés időpontjában érkeztetni kell. 10.15. Az érkeztetési nyilvántartás tartalmazza minimálisan az alábbi adatokat: a) a küldő neve, b) a beérkezés időpontja, c) könyvelt postai küldeménynél a küldemény postai azonosítója (különösen kód, ragszám), d) központi rendszeren keresztül érkező elektronikus küldemény esetén a központi rendszer által a küldeményhez rendelt érkeztető szám, továbbá e) a Múzeum által képzett, folyamatos sorszámot és az évszámot tartalmazó érkeztetési azonosító vagy nyilvántartott zárt számmezőből kiosztott érkeztetési azonosító. 10.16. Papír alapú vagy elektronikus adathordozón érkező küldemény esetén az érkeztetés dátumát és az érkeztetési azonosítót a küldeményen vagy az elektronikus adathordozó kísérő lapján, annak elválaszthatatlan részeként fel kell tüntetni. Az érkeztetési azonosító küldeményen való feltüntetése mellőzhető, ha az iktatás az érkeztetéssel egyidejűleg megtörténik. 10.17. Azon beadványt, amelyet a szerv foglalkoztatottjának elektronikus levélcímére küldtek, akkor kell érkeztetni, ha a beadvány tartalmából egyértelműen megállapítható, hogy az a szerv hatáskörébe tartozó eljárás kezdeményezésére irányul. 11. Iktatás 11.1. A Magyar Természettudományi Múzeum iratkezelése a kézi irattározás szabályai szerint működik. Iktatás céljára évente megnyitott, hitelesített iktatókönyvet kell használni. Az iratot el kell látni iktatószámmal és az irat egyéb azonosító adataival. Az iktatókönyvnek kötelezően kell tartalmaznia az alábbi adatokat: iktatószám; iktatás időpontja; küldemény érkezésének időpontja, módja, érkeztetési azonosítója; küldemény elküldésének időpontja, módja; küldemény adathordozójának típusa (papíralapú, elektronikus), adathordozója; küldő megnevezése, azonosító adatai; 11
címzett megnevezése, azonosító adatai; érkezett irat iktatószáma (idegen szám); mellékletek száma, típusa (papír alapú, elektronikus); ügyintéző szervezeti egység és az ügyintéző megnevezése; irat tárgya; elő- és utóiratok iktatószáma; kezelési feljegyzések; ügyintézés határideje, és módja és időpontja; irattári tételszám; irattárba helyezés időpontja. 11.2. A Múzeum az osztott iktatás rendszerét használja. A Múzeumban a következő szervezeti egységekben történik iktatás, illetve nyilvántartás: Főigazgatói Titkárság (Főig.) Gazdasági Igazgatóság (G.o.) Stratégiai és Marketing Főosztály (SMF) Állattár (Baross u.) (Á) Őslénytani és Földtani tár (Ludovika) (Ősl.) Ásvány- és Kőzettár (Ludovika) (Ásv.) Növénytár (Könyves Kálmán Krt.) (Növ.) Embertani Tár (Ludovika) (Emb.) Közművelődési és Közönségszolgálati Osztály (Ludovika) (Közmű.) Informatikai Főosztály (Inf.) Könyvtár (K.) A Magyar Természettudományi Múzeum Mátra Múzeuma (Gyöngyös) (MM) A Magyar Természettudományi Múzeum Bakonyi Természettudományi Múzeuma (Zirc) (BTM) A Magyar Természettudományi Múzeum Széchenyi Zsigmond Vadászati Múzeuma (Hatvan) (SzZsVM) A szervezeti egységek a zárójelben lévő rövidítéseket használják az iktatóhely azonosításához. Az iktatóhely azonosítókat az iratkezelési feladatok felügyeletét ellátó felelős vezető adja ki és tartja nyilván. 11.3. Az ugyanazon ügyben, ugyanabban az évben keletkezett iratokat egy téma, illetve egy irattári jel (szám) alá kell besorolni. Az ugyanazon ügyben, ugyanabban az évben keletkezett iratokat egy főszámon kell nyilvántartani. Egy iktatókönyvön belül az iktatószámokat folyamatos, zárt, emelkedő sorszámos rendszerben kell kiadni és nyilvántartani. Az ügyirathoz tartozó iratokat a főszám alatt kiadott alszámokon, folyamatos, zárt, emelkedő sorszámos rendszerben kell kiadni és nyilvántartani. 11.4. Az ügyirat tárgyát illetőleg annak megállapítására alkalmas rövidített változatot az iktatókönyv tárgy rovatába be kell írni. A tárgyat csak egyszer, az ügyirathoz tartozó első irat nyilvántartásba vétele alkalmával kell beírni, kivéve, ha az az irat tartalmát nem érintően lényegesen megváltozott, ebben az esetben az új tárgyat úgy kell bevezetni, hogy az eredeti tárgy is felismerhető maradjon. 11.5. Az ügyirat tárgya, illetőleg az ügyfél neve és azonosító adatai alapján név- és tárgymutató könyvet kell vezetni, biztosítani kell az e szempontok szerinti visszakeresés lehetőségét (név- és tárgymutatózás). A gyorsabb keresés érdekében az iratokhoz a tárgy 12
jellemzői alapján tárgyszavakat kell rendelni, és biztosítani kell a tárgyszavak és azok kombinációja szerinti keresés, valamint a találatok szűkítésének lehetőségét. A mutatókönyvben a tárgyszó mellett fel kell tüntetni, az ügyirat iktatószámát és tételszámát is. 11.6. Az iktatókönyvet az év utolsó munkanapján, az utolsó irat iktatása után le kell zárni. Az iktatásra felhasznált utolsó számot követő aláhúzással kell a zárást elvégezni, majd azt a keltezést követően aláírással, továbbá a körbélyegző lenyomatával hitelesíteni kell. 11.7. Az iratkezelőnek az iratokat a beérkezés napján, de legkésőbb az azt követő munkanapon be kell iktatni. Soron kívül kell iktatni a határidős iratokat, táviratokat, expressz küldeményeket, a hivatalból tett intézkedéseket tartalmazó sürgős jelzésű iratokat. 11.8. Nem kell iktatni, de jogszabályban meghatározott esetekben nyilván kell tartani: kiállítási meghívókat, karácsonyi, újévi és egyéb ünnepi jókívánságokat, üdvözleteket, bemutatásra vagy jóváhagyás céljából visszavárólag érkezett iratokat, pénzügyi bizonylatokat, számlákat (külön szabályozás szerint), nem szigorú számadású bizonylatokat; munkaügyi nyilvántartásokat, anyagkezeléssel kapcsolatos nyilvántartásokat, közlönyöket, folyóiratokat, visszaérkezett tértivevényeket, propaganda és reklámcélokra szolgáló kiadványokat. 11.9. Téves iktatás esetén a kézi iktatókönyvben a bejegyzést áthúzással kell érvényteleníteni oly módon, hogy az érvénytelenítés ténye - az eredeti bejegyzés olvashatósága mellett kétségtelen legyen. A tévesen kiadott iktatószám nem használható fel újra. 11.10. A kézi iktatókönyvben sorszámot üresen hagyni, a felhasznált lapokat összeragasztani, a bejegyzett adatokat kiradírozni, vagy bármely más módon olvashatatlanná tenni nem szabad. Ha helyesbítés szükséges, a téves adatot vagy számot egy vonallal úgy kell áthúzni, hogy az eredeti feljegyzés olvasható maradjon. A javítást keltezéssel és kézjeggyel kell igazolni. 11.11. Az irat iktatása előtt meg kell állapítani, hogy van-e előzménye. Amennyiben a küldeménynek a tárgyévben van előzménye, akkor azt az előzmény következő alszámára kell iktatni. Amennyiben a küldeménynek a korábbi évben (években) van előzménye, akkor az előzményt a tárgyévi ügyirathoz kell szerelni és rögzíteni kell az iktatókönyvben az előirat iktatószámát, az előzménynél pedig az utóirat iktatószámát. A szerelést papír alapú irat esetében az iraton is jelölni kell. 12. Szignálás 12.1. Az iratkezelő az érkezett iratot köteles az illetékes szervezeti egység vezetőjének vagy a vezető megbízottjának átadni, aki kijelöli az ügyintézést végző személyt (szignálás). 12.2. Azt az iratot, amelynek iktatott előzménye van, vagy ha az ügy, ügycsoport feldolgozására illetékes szervezeti egység már korábban ki volt jelölve, közvetlenül a szervezeti egységhez lehet továbbítani. 13
12.3. Az irat szignálására jogosult meghatározza az elintézéssel kapcsolatos esetleges külön utasításait (feladatok, határidő, sürgősségi fok stb.). Ezeket a szignálás idejének megjelölésével írásban teszi meg. 12.4. A szervezeti egység vezetője elrendelheti az irat bemutatás előtti iktatását. 13. Kiadmányozás 13.1. Külső szervhez vagy személyhez küldendő iratot kiadmányként csak a MTM Szervezeti és Működési Szabályzatában meghatározott, kiadmányozási joggal rendelkező személy írhat alá. 13.2. Külső szervhez vagy személyhez kiadmányt csak hitelesen lehet továbbítani. 13.3. Az irat akkor hiteles kiadmány, ha azt az illetékes kiadmányozó saját kezűleg aláírja, vagy a kiadmányozó neve mellett az s. k. jelzés szerepel, a hitelesítéssel felhatalmazott személy azt aláírásával igazolja, továbbá a kiadmányozó, illetve a felhatalmazott személy aláírása mellett a szerv hivatalos bélyegzőlenyomata szerepel. 13.4. Nyomdai sokszorosítás esetén elegendő a kiadmányozó neve mellett az s. k. jelzés, vagy a kiadmányozó alakhű aláírás mintája és a kiadmányozó szerv bélyegzőlenyomata. 13.5. A Múzeum által készített hiteles kiadmányról hiteles másolatot készíteni a másolat készítési dátumának rögzítésével lehet. 13.6. A Múzeumnál keletkezett iratokról az iratot őrző szervezeti egység vezetője, vagy ügyintézője hitelesítési záradékolással jogosult papíralapú másolatot kiadni. 13.7. A kiadmányozáshoz használt bélyegzőkről, érvényes aláírás-bélyegzőkről nyilvántartást kell vezetni. 14. Expediálás 14.1. A szervezeti egység iratkezelőjének ellenőriznie kell, hogy a hitelesített iratokon végrehajtottak- e minden kiadói utasítást, és a mellékleteket csatolták-e. E feladat elvégzése után dokumentálni kell a nyilvántartással, továbbítással kapcsolatos információkat. 14.2. A küldeményeket a továbbítás módja szerint kell csoportosítani (posta, kézbesítő, stb.). 15. Irattárazás 15.1. Az irattárba adást és az irattári anyag kezelését dokumentáltan, visszakereshetően kell végezni. 15.2. Átmeneti irattárba lehet elhelyezni az elintézett, további érdemi intézkedést nem igénylő, kiadmányozott, irattári tételszámmal ellátott ügyiratokat. 14
15.3. Az átmeneti irattár az iratkezelési szabályzatban rögzített ideig őrzi az iratokat, ezt követően azokat selejtezi, vagy átadja a szervezet központi irattárának. A központi irattár gondoskodik a maradandó értékű iratok levéltári átadásáról. 15.4. Az ügy befejezésével egyidejűleg az ügyintézőnek az ügyiratra ha eddig nem történt meg rá kell vezetnie az irattári tételszámot, és meg kell vizsgálni, hogy az előírt kezelési és kiadási utasítások teljesültek-e. 15.5. A feleslegessé vált munkapéldányokat és másolatokat az ügyiratból ki kell emelni, és a selejtezési eljárás mellőzésével meg kell semmisíteni. Ezt követően be kell vezetni az iktatókönyv megfelelő rovatába, az irattárba helyezés időpontját, és el kell helyezni az irattári tételszámnak megfelelő gyűjtőbe (tételszámmal ellátott dossziéba). 15.6. A központi irattárba csak lezárt évfolyamú, segédkönyvekkel ellátott ügyiratok adhatók le. 15.7. A Múzeum dolgozói az érvényes szervezeti és működési szabályzatban rögzített jogosultságuk alapján az irattárból hivatalos használatra kölcsönözhetnek iratokat. A kölcsönzést utólagosan is ellenőrizhető módon, dokumentáltan kell végezni. Az irattárból kiadott ügyiratról ügyiratpótló lapot kell készíteni, amelyet mint elismervényt az átvevő aláír. Az aláírt ügyiratpótló lapot a kölcsönzés ideje alatt az irattárban az ügyirat helyén kell tárolni. 16. Selejtezés 16.1. Az ügyiratok selejtezését az iratkezelés felügyeletével megbízott vezető által kijelölt legalább 3 tagú selejtezési bizottság javaslata alapján lehet elvégezni az Irattári tervben rögzített őrzési idő leteltével. 16.2. Az iratselejtezésről a selejtezési bizottság tagjai által aláírt, és a szerv körbélyegzőjének lenyomatával ellátott selejtezési jegyzőkönyvet kell készíteni, melyet iktatás után a Magyar Nemzeti Levéltárhoz (MNL) kell továbbítani, a selejtezés engedélyezése végett. A levéltár az iratok megsemmisítését a szükséges ellenőrzés után a selejtezési jegyzőkönyv visszaküldött példányára írt záradékkal engedélyezi. 16.3. A megsemmisítésről a szerv vezetője az adatvédelmi és biztonsági előírások figyelembevételével gondoskodik. 17. Levéltárba adás 17.1. A Magyar Országos Levéltár számára átadandó ügyiratokat az ügyviteli segédletekkel együtt a múzeum költségére az irattári terv szerint, átadás-átvételi jegyzőkönyv kíséretében, annak mellékletét képező átadási egység szerinti (doboz, csomag stb.) tételjegyzékkel együtt, teljes, lezárt évfolyamokban kell átadni. A visszatartott ügyiratokról külön jegyzéket kell készíteni. Az átadási jegyzéket és a visszatartott iratokról készített jegyzéket elektronikus formában is át kell adni. 17.2. Ha a levéltári átadásra kötelezett iratok átadás-átvételére azért nem kerül sor, mert a nem selejtezhető iratokra a közfeladatot ellátó szervnek ügyviteli szempontból még rendszeresen szüksége van, vagy ha az illetékes közlevéltár az iratok átvételéhez szükséges raktári férőhellyel nem rendelkezik, az irattári megőrzési idő felülvizsgálata keretében az átadás-átvételi határidő a levéltárral egyeztetett időtartammal meghosszabbításra kerül. Ennek időpontját és a további őrzési évek számát dokumentáltan rögzíteni kell. 15
V. FEJEZET HOZZÁFÉRÉS AZ IRATOKHOZ, AZ IRATOK VÉDELME 18.1. Az iratokkal és az azok kezeléséhez alkalmazott tárolókkal kapcsolatban minden esetben rendelkezni kell a szükséges védelmi intézkedésekről. Biztosítani kell az illetéktelen hozzáférés megakadályozását. A Múzeum alkalmazottai csak azokhoz az iratokhoz, illetőleg adatokhoz férhetnek hozzá, amelyekre munkakörük ellátásához szükségük van, vagy amelyre az illetékes vezető felhatalmazást ad. A hozzáférési jogosultságot folyamatosan naprakészen kell tartani. 18.2. Az iratokhoz a kiadmányozó döntése alapján az alábbi kezelési utasítások alkalmazhatók: Saját kezű felbontásra!, Más intézménynek nem adható át!, Nem másolható!, Kivonat nem készíthető!, Elolvasás után visszaküldendő!, Zárt borítékban tárolandó! (a kezelésére vonatkozó utasítások megjelölésével.), valamint más, egyéb szükséges utasítás. 18.3. A meghatározott kezelési utasítások nem korlátozhatják a közérdekű adatok megismerését. VI. FEJEZET EGYÉB RENDELKEZÉSEK Az iratkezelés rendszerét csak a naptári év kezdetén lehet megváltoztatni. 16
VII. FEJEZET ZÁRÓ RENDELKEZÉSEK Ez a szabályzat 2013. január 1-jén, az MNL Magyar Országos Levéltára jóváhagyásával lép hatályba, ezzel egyidejűleg a tárgyban kiadott korábbi szabályzat érvényét veszti. Jelen szabályzatban nem rendezett kérdésekben a 335/2005. (XII.29.) Kormány rendelet szabályai irányadók. Dr. Korsós Zoltán főigazgató 17
IRATTÁRI TERV Tétel Tárgy Selejtezhető Levéltárba adás ÁLTALÁNOS RÉSZ I. Vezetési ügyek 1. SzMSz, szabályzatok, kiadmányozási jog, átszervezések, Alapító okirat, Működési engedély 2. Tervek, munkajelentések, éves jelentés és terv, adatszolgáltatás fenntarónak 3. Körözvények, körlevelek, értekezletek, meghívók, emlékeztetők, főigazgatói tanács határozatai nem nem nem 15 év 15 év 15 év 4. Főigazgatói utasítások nem 15 év 5. Múzeumi alapítvány, Bizottsági tagságok, Baráti kör, ICOM, OKSZ nem 15 év 6. Belső ellenőrzés nem 15 év 7. Pályázatok: OTKA, NKA, EU-s pályázatok, egyéb pályázatok, tudományos-szerződéses munkák, tárca pályázatok/programok 15 év - 8. Statisztikák nem 15 év 9. Múzeumi képviselet (KKDSZ, KT) 15 év - 10. Kapcsolat más főhatóságokkal (megállapodások, előterjesztések véleményezése, gyűjtési és/vagy belépési engedély védett területekre) 11. Felügyeleti szervek ellenőrzése: revizori vizsgálatok, ÁSZ nem nem 15 év 15 év 12. Szakfelügyeleti tevékenység nem 15 év 13. Kiutazások (külföldi kiküldetés) nem 15 év 14. Főigazgatói engedélyek: benntartózkodási, gépkocsi igénylés (külföldi kiküldetés esetén), egyéb kérések 15. Fenntartói levelezés: EMMI (egyéb tárgyba nem sorolható) 15 év - 15 év - 16. Főigazgatói levelezés (egyéb tárgyba nem sorolható) 15 év - 17. Szerződések, megállapodások (pénzügyi teljesítést nem igénylő szakmai) 50 év - II. Munkaügyek és jogi ügyek 18. Minősítések, kitüntetések, kutatónapok, aspirantúra 50 év - 19. Szabadság ügyek: rendkívüli, fizetés nélküli, tanulmányi, GYES, GYED, családi pótlék, egyéb kérések 50 év - 18
20. Munkaügy: megbízás, kinevezés, áthelyezés, munkaviszony megszűntetése, kikérés, felmondás, nyugdíjazás, önkéntes foglalkoztatás 21. Bér-és létszámgazdálkodás, béremelés, jutalom, pótlékok, beiskolázások, tudományos ösztöndíjak, tudományos fokozat megszerzése 50 év - 50 év - 22. Munkavédelmi intézkedések, baleseti jegyzőkönyv 20 év - 23. Peres ügyek, szabálysértési ügyek, fegyelmi ügyek, kártérítések 24. Vezetői pályázatok, pályázatok elbírálása 15 év 15 év - 25. Munkaügyi adatszolgáltatás 50 év - 26. Szociális és jóléti ügyek: segélyek, támogatások, MÁV igazolványok, múzeumi belépők 15 év - III. Gazdasági, pénzügyi, számviteli, üzemeltetési, és informatikai ügyek 27. Számviteli és szöveges költségvetési beszámolók, pénzügyi és forgalmi jelentések, gazdasági információk, adatszolgáltatás 28. Pótelőirányzatok, maradvány-ügyek, pénzügyi tervek, 10 év - 29. Ügyviteli szerződések, megállapodások (pénzügyi teljesítést igénylő) 30. Szakmai szerződések, megállapodások (pénzügyi teljesítést igénylő) nem 15 év 10 év - 10 év - 31. Árajánlatok, megrendelések, pénztári ügyek 10 év - 32. Leltárak, álló- és fogyóeszköz, eszközselejtezés, selejtezett eszközvásárlás kérése, eszközkölcsönzés 33. Beruházások: tervek, beszámolók, jelentések, felújítások pénzügyi lebonyolítása, rekonstrukciós ügyek 34. Műszaki, gondnoksági és gépjármű-üzemeltetési ügyek, telefon, posta 35. Biztonsági ügyek, belépőkártya, tűzrendészeti ügyek, munkavédelem, lőfegyver, kulcsfelvétel 10 év - 10 év - 15 év - 15 év 36. Informatikai ügyek, Informatikai Bizottság, Honlap 15 év - 37. Társadalombiztosítás 15 év - 38. Adó- és illeték ügyek 15 év - IV. Adminisztratív, kiállítási, közművelődési, marketing és könyvtári ügyek 39. Ludovika Projekt nem 15 év 40. Iktató- és mutatókönyvek nem 15 év 76. Iratnyilvántartások (selejtezés, átadás, stb.) egyéb ügyviteli segédletek 41. Közönségkapcsolati ügyek: nyitva tartás, látogatói levelek, panaszok stb. 19 nem HŐ 10 év -
42. Kiállítások: állandó, időszaki, vándorkiállítások, forgatókönyvek, kiviteli tervek, anyagkölcsönzés saját intézményen belül, külföldi és hazai vendégkiállítások fogadása, kiállítások megnyitása 43. Közművelődés, propaganda ügyek: kiállítási ügyelet, tárlatvezetés, programok szervezése, közönségszervezés, múzeumpedagógia, 10 év - 10 év - 44. Marketing, PR és reklám ügyek 10 év - 45. Terembérleti ügyek 10 év - 46. Könyvtári ügyek: állománygyarapítás, kölcsönzés, olvasószolgálat, Könyvtári bizottság 10 év - 47. Múzeumi kiadványok, folyóiratok 20 év - KÜLÖNÖS RÉSZ V. Műtárgyak tulajdonjoga, nyilvántartása, kezelése 48. Letéti ügyek (szerződések, megállapodások) nem 15 év 49. Gyarapítási ügyek: vétel, ajándék, gyűjtés nem 15 év 50. Hagyatéki ügyek nem 15 év 51. Nyilvántartási ügyek, műtárgyak revíziója, selejtezése nem 15 év 52. Kiviteli ügyek nem 15 év 53. Fotó és reprodukciós ügyek 20 év - 54. Műtárgyak kölcsönzése (kérések, szerződések, megállapodások) nem - VI. A szervezeti egységek önálló ügyei 55. Ásvány- és Kőzettár nem HŐ 56. Növénytár nem HŐ 57. Állatár nem HŐ 58. Őslénytani- és Földtani Tár nem HŐ 59. Embertani Tár nem HŐ 60. Kiállításrendezési Osztály nem HŐ 61. Közművelődési és Közönségszolgálati Osztály nem HŐ 62. Pénzügyi és Gazdálkodási Osztály nem HŐ 63. Biztonsági Osztály nem HŐ 64. Könyvtár nem HŐ 65. Informatikai Főosztály nem HŐ 66. Vadászati Múzeum, Hatvan nem HŐ 67. Mátra Múzeum, Gyöngyös nem HŐ 68. Bakonyi Természettudományi Múzeum, Zirc nem HŐ 77. Stratégiai és Marketing Főosztály nem HŐ 20
78. Molekuláris Taxonómiai Laboratórium nem HŐ VII. Külföldi és belföldi kapcsolatok 69. Konferenciák, kongresszusok, rendezvények nem HŐ 70. Nemzetközi tudományos kapcsolatok: közös kutatások, projektek, munkatervek, egyezmények 71. Nemzetközi társaságokban vezetőségi részvétel nem HŐ 72. Külföldi kutatók meghívása, fogadása nem HŐ 73. MTA munkatervek, egyezmények, támogatások, megállapodások 74. Minisztériumi egyezmények nem HŐ 75. Ösztöndíjak, tanulmányutak, együttműködés, képzések nem HŐ nem nem HŐ HŐ 21