Iratkezelési Szabályzat

Átírás

1 Iratkezelési Szabályzat 2012.

2

3 Tartalomjegyzék 1. Bevezetés Értelmező rendelkezések Az iratkezelés belső felügyelete Az iratkezelés megszervezése A küldemények átvétele A küldemény felbontása A küldemény érkeztetése A küldemények szétosztása Iktatás Az ügyiratok szerelése A mutatózás Az előadói ív használata Szignálás A határidők nyilvántartása Az elintézés tervezet Az iratok átadása ügyintézés céljából Kiadmányozás Expediálás Irattározás Selejtezés Elhelyezés a Magyar Országos Levéltár Y szekciójában Hozzáférés az iratokhoz, az iratok védelme Rendelkezések a Magyar Országos Levéltár valamely szervezeti egységének megszűnése esetére Átmeneti rendelkezések Záró rendelkezések I. Melléklet: A Magyar Országos Levéltár Irattári Terve II. Melléklet: Iratmintatár... 64

4

5 1. Bevezetés 1.1. A jelen Szabályzat a Magyar Országos Levéltár iratkezelését szabályozza A Szabályzat személyi hatálya kiterjed a Magyar Országos Levéltár valamennyi munkavállalójára, valamint minden személyre, aki a Magyar Országos Levéltárral megbízási jogviszonyban áll Az Iratkezelési Szabályzat a köziratokról, közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelméről szóló évi LXVI. törvény, valamint a közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeiről szóló 335/2005. (XII. 29.) Kormányrendelet alapján készült A jelen Szabályzatot a Magyar Országos Levéltár főigazgatója a Szervezeti és Működési Szabályzat 5. számú mellékleteként adja ki A minősített adatokat tartalmazó iratok kezelése a Magyar Országos Levéltár Biztonsági Szabályzat a minősített adatok védelmére című külön szabályzatában foglalt előírások szerint történik. 2. Értelmező rendelkezések 2.1. Átmeneti irattár: a Magyar Országos Levéltár által az iktatóhelyhez kapcsolódóan kialakított olyan irattár, amelyben az irattári anyag meghatározott időtartamú átmeneti, selejtezés vagy központi irattárba adás előtti őrzése történik Átadás: irat, ügyirat vagy irategyüttes kezelési jogosultságának dokumentált átruházása. 5

6 2.3. Csatolás: iratok, ügyiratok átmeneti jellegű összekapcsolása Elektronikus adathordozó: elektronikus adat tárolására alkalmas eszköz Előadói ív: az üggyel, a szignálással, a kiadmányozással, az ügyintézéssel és az iratkezeléssel kapcsolatos információkat hordozó, az ügyirat elválaszthatatlan részét képező, illetve azzal közös adatbázisban kezelt iratkezelési segédeszköz Expediálás: az irat kézbesítésének előkészítése, a küldemény címzettjének (címzettjeinek), adathordozójának, fajtájának, a kézbesítés módjának és időpontjának meghatározása Érkeztetés: az érkezett küldemény azonosítóval történő ellátása és adatainak nyilvántartásba vétele Iktatás: az irat iktatószámmal történő nyilvántartásba vétele az érkeztetést vagy a keletkezést követően Iktatókönyv: olyan nem selejtezhető, hitelesített iratkezelési segédeszköz, amelyben az iratok iktatása történik Iktatószám: olyan egyedi azonosító, amellyel a Magyar Országos Levéltár látja el az iktatandó iratot Irat: valamely szerv működése vagy személy tevékenysége során keletkezett vagy hozzá érkezett, egy egységként kezelendő rögzített információ, adategyüttes, amely megjelenhet papíron, mikrofilmen, mágneses, elektronikus vagy bármilyen más adathordozón; tartalma lehet szöveg, adat, grafikon, hang, kép, mozgókép vagy bármely más formában lévő információ vagy ezek kombinációja. 6

7 2.12. Iratkezelés: az irat készítését, nyilvántartását, rendszerezését és a selejtezhetőség szempontjából történő válogatását, segédletekkel való ellátását, szakszerű és biztonságos megőrzését, használatra bocsátását, selejtezését, illetve levéltárba adását együttesen magába foglaló tevékenység Iratkölcsönzés: az irat visszahozatali kötelezettség melletti kiadása az irattárból Irattár: az irattári anyag szakszerű és biztonságos őrzése, valamint kezelésének biztosítása céljából létrehozott és működtetett fizikai, illetve elektronikus tárolóhely Irattári anyag: rendeltetésszerűen a Magyar Országos Levéltárnál maradó, tartalmuk miatt átmeneti vagy végleges megőrzést igénylő, szervesen összetartozó iratok összessége Irattári terv: a köziratok rendszerezésének és a selejtezhetőség szempontjából történő válogatásának alapjául szolgáló jegyzék, amely az irattári anyagot tételekre (tárgyi csoportokra, indokolt esetben iratfajtákra) tagolva, a Magyar Országos Levéltár feladat- és hatásköréhez, valamint szervezetéhez igazodó rendszerezésében sorolja fel, s meghatározza a kiselejtezhető irattári tételekbe tartozó iratok ügyviteli célú megőrzésének időtartamát, továbbá a nem selejtezhető iratok levéltárba adásának határidejét Irattári tétel: az iratképző szerv vagy személy ügykörének és szervezetének megfelelően kialakított legkisebb - egyéni irattári őrzési idővel rendelkező - irattári egység, amelybe több egyedi ügy iratai tartozhatnak Irattári tételszám: az iratnak az irattári tervben meghatározott tárgyi csoportba és iratfajtába sorolását, selejtezhetőség szerinti csoportosítását meghatározó kód. 7

8 2.19. Irattárba helyezés: az irattári tételszámmal ellátott ügyirat irattárban történő dokumentált elhelyezése, illetve kezelési jogának átadása az irattárnak az ügyintézés befejezését követő időre Kezdőirat: az ügyben keletkezett első irat, az ügy indító irata Kezelési feljegyzések: az ügyirat vagy az egyes irat kezelésével kapcsolatos, ügykezelőnek szóló vezetői vagy ügyintézői utasítások Kézbesítés: a küldeménynek kézbesítő szervezet, személy, adatátviteli eszköz útján történő eljuttatása a címzetthez Közirat: a keletkezés idejétől és az őrzés helyétől függetlenül minden olyan irat, amely a közfeladatot ellátó szerv irattári anyagába tartozik vagy tartozott Központi irattár: a Magyar Országos Levéltár több szervezeti egysége irattári anyagának selejtezés vagy levéltárba adás előtti őrzésére szolgáló irattár Küldemény: az irat vagy tárgy - kivéve a reklámanyag, sajtótermék, elektronikus szemét -, amelyet kézbesítés céljából burkolatán vagy a hozzá tartozó listán címzéssel láttak el Küldemény bontása: az érkezett küldemény biztonsági ellenőrzése, felnyitása, olvashatóvá tétele Levéltári anyag: az irattári anyagnak, továbbá a természetes személyek iratainak levéltárban őrzött maradandó értékű része, valamint a védetté nyilvánított maradandó értékű magánirat. 8

9 2.28. Maradandó értékű irat: a gazdasági, társadalmi, politikai, jogi, honvédelmi, nemzetbiztonsági, tudományos, művelődési, műszaki vagy egyéb szempontból jelentős, a történelmi múlt kutatásához, megismeréséhez, megértéséhez, illetőleg a közfeladatok folyamatos ellátásához és az állampolgári jogok érvényesítéséhez nélkülözhetetlen, más forrásból nem vagy csak részlegesen megismerhető adatot tartalmazó irat Másodlat: az eredeti irat egyik hiteles példánya, amelyet az első példánnyal azonos módon hitelesítettek Másolat: az eredeti iratról szöveg-azonos és alakhű formában, utólag készült egyszerű (nem hitelesített) vagy hiteles (hitelesítési záradékkal ellátott) irat Megsemmisítés: a kiselejtezett irat végleges, a benne foglalt információ helyreállításának lehetőségét kizáró módon történő hozzáférhetetlenné tétele, törlése Mellékelt irat: az iratnak nem szerves része, tartozéka, attól - mint kísérő irattól - elválasztható Melléklet: valamely irat szerves tartozéka, annak kiegészítő része, amely elválaszthatatlan attól Savmentes doboz: lignint, savas adalékanyagot és színezéket nem tartalmazó, papírból készített tárolóeszköz Selejtezés: a lejárt megőrzési határidejű iratok kiemelése az irattári anyagból és megsemmisítésre történő előkészítése Szerelés: ügyiratok végleges jellegű összekapcsolása. 9

10 2.37. Szignálás: az ügyben eljárni illetékes szervezeti egység és/vagy ügyintéző személy kijelölése, az elintézési határidő és a feladat meghatározása Továbbítás: az ügyintézés során az irat eljuttatása az egyik ügyintézési ponttól a másikhoz, amely elektronikusan tárolt irat esetén megvalósulhat az irathoz való hozzáférés lehetőségének biztosításával is Ügyintéző: az ügy intézésére kijelölt személy, az ügy előadója, aki az ügyet döntésre előkészíti Ügyirat: egy ügyben keletkezett valamennyi irat Ügykezelő: iratkezelési feladatokat végző személy Ügykör: a Magyar Országos Levéltár vagy az ott alkalmazott személy feladat- és hatáskörébe tartozó ügyek meghatározott csoportja. 3. Az iratkezelés belső felügyelete 3.1. Az iratkezelési szabályzatban foglaltak végrehajtásáért, a szervezeti, működési és ügyrendi szabályok, valamint az irattári tervek és iratkezelési előírások folyamatos összhangjáért, az iratok szakszerű és biztonságos megőrzésére alkalmas irattár kialakításáért és működtetéséért, továbbá az iratkezeléshez szükséges egyéb tárgyi, technikai és személyi feltételek biztosításáért, felügyeletéért a Magyar Országos Levéltár főigazgatója felelős. 10

11 3.2. Az iratkezelés felügyeletét a főigazgató-helyettes II. látja el, aki: irányítja, vezeti, felügyeli és ellenőrzi a Magyar Országos Levéltár iratkezeléséhez kapcsolódó feladatokat; gondoskodik az iratkezelési szabályzat végrehajtásának rendszeres ellenőrzéséről, intézkedik a szabálytalanságok megszüntetéséről, szükség esetén kezdeményezi a szabályzat módosítását; gondoskodik az iratkezelést végző, vagy azért felelős személyek szakmai képzéséről és továbbképzéséről; gondoskodik az iratkezelési segédeszközök (iktatókönyv, név- és tárgymutató, kézbesítőkönyv, iratminták és formanyomtatványok, számítástechnikai programok, adathordozók stb.) biztosításáról; gondoskodik az irattári terv évenkénti felülvizsgálatáról. 4. Az iratkezelés megszervezése 4.1. A Magyar Országos Levéltár az iratkezelését vegyes rendszerben szervezi meg A küldemények felbontását és érkeztetését a Központi Postázó végzi Az iktatás, a szignálás, a kiadmányozás, az expediálás és az átmeneti irattározás az ügyeket intéző szervezeti egységeknél történik A központi irattárat a Főigazgatói Titkárság működteti. 11

12 4.2. Iratkezelést a Magyar Országos Levéltár alábbi szervezeti egységei végeznek: Főigazgatói titkárság Gazdasági hivatal Szakmai főosztályok Könyvtár 4.3. A szabályzat 4.2. pontja szerinti felsorolás alól a Magyar Országos Levéltár főigazgató-helyettesei Biztonsági Főosztálya Informatikai Főosztálya Oktatási és Közművelődési Főosztálya kivételt képeznek, ezek iratkezelését a 14. Főigazgatói Titkárság látja el. 5. A küldemények átvétele 5.1. A Magyar Országos Levéltárhoz érkezett küldemények átvételére jogosult: a Központi Postázó a címzett vagy az általa megbízott személy; a levéltár főigazgatója (helyettese) vagy az általa megbízott személy; a szervezeti egység vezetője (helyettese) vagy az általa megbízott személy; az iratkezelést felügyelő vezető vagy az általa megbízott személy; a postai meghatalmazással rendelkező személy. 12

13 5.2. A munkaidőn kívül érkező küldeményeket a Magyar Országos Levéltár telephelyein működő portaszolgálatoknál kell átvenni, és ezeket a munkaidő kezdetekor el kell juttatni a Központi Postázónak A Központi Postázó gondoskodik arról, hogy a Magyar Országos Levéltár postafiókjából a küldeményeket minden nap 8 30 és óra között elhozzák A küldeményt átvevő köteles ellenőrizni: a címzés alapján a küldemény átvételére való jogosultságát; a kézbesítő okmányon és a küldeményen lévő azonosítási jel megegyezőségét; az iratot tartalmazó zárt boríték, vagy zárt csomagolás sértetlenségét Az átvevő köteles gondoskodni a Magyar Országos Levéltár főigazgatója által előírt biztonsági követelmények szerinti feladatok elvégzéséről Az átvevő a papír alapú iratok esetében a kézbesítőokmányon olvasható aláírásával és az átvétel dátumának feltüntetésével az átvételt elismeri. Az "azonnal" és "sürgős" jelzésű küldemények átvételi idejét óra, perc pontossággal kell megjelölni, amit a kézbesítőokmányon kívül az átvett küldeményen is rögzíteni kell Amennyiben iratkezelésre nem jogosult személy vagy szervezeti egység veszi át a küldeményt, úgy azt köteles haladéktalanul, de legkésőbb az érkezést követő első munkanap kezdetén az illetékes iratkezelési egységnek az iratkezelési szabályzat szerinti kezelése céljából átadni Sérült küldemény átvétele esetén a sérülés tényét papíralapú iratok esetében az átvételi okmányon jelölni kell, és a küldemény tartalmát külön jegyzékben fel kell tüntetni. A megállapíthatóan hiányzó iratokról vagy mellékletekről a küldő szervet, személyt értesíteni kell. 13

14 5.9. A gyors elintézést igénylő ( azonnal, sürgős jelzésű) küldeményt azonnal továbbítani kell a címzetthez, illetőleg azt a szignálásra jogosultnak soron kívül be kell mutatni Téves címzés vagy helytelen kézbesítés esetén a küldeményt azonnal továbbítani kell a címzetthez, vagy ha ez nem lehetséges, vissza kell küldeni a feladónak. Amennyiben a feladó nem állapítható meg, a küldeményt irattárazni és az irattári tervben meghatározott idő után selejtezni kell. 6. A küldemény felbontása 6.1. A Magyar Országos Levéltárhoz érkezett küldeményt - a minősített adatokat tartalmazó iratok kivételével a Központi Postázó, a címzett, vagy az iratkezelést felügyelő vezető által írásban felhatalmazott személy, vagy a szervezeti és működési szabályzatban meghatározott szervezeti egység dolgozója bonthatja fel Felbontás nélkül dokumentáltan a címzettnek kell továbbítani azokat a küldeményeket amelyek s. k. felbontásra szólnak, amelyeknél ezt az iratkezelést felügyelő vezető elrendelte, 6.3. A küldemények címzettje köteles gondoskodni az általa átvett hivatalos küldeménynek a jelen szabályzat szerinti iktatásáról A küldemények téves felbontásakor a felbontó az átvétel és a felbontás tényét a dátum megjelölésével, dokumentáltan köteles rögzíteni, majd gondoskodnia kell a küldemény címzetthez való eljuttatásáról. 14

15 6.5. A küldemény felbontásakor ellenőrizni kell a jelzett mellékletek meglétét és olvashatóságát. Az esetlegesen felmerülő problémák tényét rögzíteni kell, és erről tájékoztatni kell a küldőt is Ha a felbontás alkalmával kiderül, hogy a küldemény pénzt, illetékbélyeget vagy egyéb értéket tartalmaz, a felbontó az összeget, az illetékbélyeg értékét, illetőleg a küldemény egyéb értékét köteles a küldeményen vagy feljegyzés formájában a küldeményhez csatoltan feltüntetni A pénzt, illetékbélyeget és egyéb értéket elismervény ellenében a Magyar Országos Levéltár Pénzkezelési Szabályzatában pénzkezeléssel megbízott dolgozójának kell átadni, és az elismervényt a küldeményhez kell csatolni Amennyiben a küldemény benyújtásának időpontjához jogkövetkezmény fűződik vagy fűződhet, gondoskodni kell arról, hogy annak időpontja megállapítható legyen Papír alapú küldemény esetében, amennyiben csak a borítékról állapítható meg az ügy szempontjából valamely fontos adat vagy tény, amely jogkövetkezménnyel bírhat, a borítékot a küldeményhez kell csatolni Amennyiben a beküldő nevét vagy pontos címét a küldeményből nem lehet megállapítani, a hiányos adatmegadásra vonatkozó bizonyítékokat a küldeményhez kell csatolni. 15

16 7. A küldemény érkeztetése 7.1. A küldemények érkeztetését a Központi Postázó végzi. Amennyiben a küldemény átvétele a Szabályzat pontjai szerint történt meg, az átvevő köteles a küldeményt a Központi Postázóba érkeztetésre továbbítani Minden beérkezett küldeményt a beérkezés időpontjában ha pedig iratkezelésre nem jogosult személy vagy szervezeti egység veszi át, az érkezést követő első munkanap kezdetén érkeztetni kell A visszaérkezett tértivevények érkeztetését a Központi Postázó külön, erre a célra megnyitott érkeztető-könyvben végzi Az érkeztetési nyilvántartás tartalmazza minimálisan az alábbi adatokat: a küldő neve, a beérkezés időpontja, könyvelt postai küldeménynél a küldemény postai azonosítója (különösen kód, ragszám), A Magyar Országos Levéltár által képzett, folyamatos sorszámot és az évszámot tartalmazó érkeztetési azonosító. Példa az érkeztetési számra: 1087/ Papír alapú vagy elektronikus adathordozón érkező küldemény esetén az érkeztetés dátumát és az érkeztetési azonosítót a küldeményen, vagy az elektronikus adathordozó kísérő lapján, annak elválaszthatatlan részeként fel kell tüntetni. 16

17 7.6. Azon beadványt, amelyet a Magyar Országos Levéltár foglalkoztatottjának elektronikus levélcímére küldtek, akkor kell érkeztetni, ha a beadvány tartalmából egyértelműen megállapítható, hogy az a Magyar Országos Levéltár hatáskörébe tartozó eljárás kezdeményezésére irányul A személyes adatok kezeléséhez való hozzájárulást tartalmazó, illetve a közérdekű adatok megismerésére irányuló kérelmek kezeléséről a Magyar Országos Levéltár Adatvédelmi Szabályzatában kell rendelkezni. 8. A küldemények szétosztása 8.1. A küldeményeket a Központi Postázó által megállapított illetékesség szerint, az intézkedésre illetékes vezetőhöz, illetve szervezeti egységhez kell továbbítani A küldemények szétosztása a szervezeti egységenként vezetett kézbesítőkönyvek segítségével történik. A kézbesítőkönyvben rögzíteni kell az érkezés keltét, a feladó nevét és az irat érkeztetési számát. Az átvételt a címzettnek, illetve a szervezeti egység ezzel megbízott dolgozójának a kézbesítő könyv megfelelő rovatában aláírással és dátummal kell igazolnia. Az iratforgalom keretében az átadás-átvételt minden esetben úgy kell végezni, hogy egyértelműen bizonyítható legyen, ki, mikor, kinek továbbította vagy adta át az iratot. 9. Iktatás 9.1. Az ügyirat iktatását a Szabályzat 4.3. pontjában foglalt kivételekkel a Magyar Országos Levéltárnak az ügy elintézésére illetékes szervezeti egysége végzi Iktatás céljára évente megnyitott, hitelesített iktatókönyvet kell használni. 17

18 9.3. A megnyitás szövege a következő: A Magyar Országos Levéltár [szervezeti egység neve]-nek/nak évi iktatókönyvét az 1/1-es számmal megnyitom A megnyitás szövegét a keltezést követően a szervezeti egység vezetőjének aláírásával, továbbá a Magyar Országos Levéltár hivatalos bélyegzőlenyomatával kell hitelesíteni Az iktatókönyv tartalmazza az alábbi, az iktatókönyvben nyilvántartott iratokra vonatkozó adatokat, azok rendelkezésre állása esetén: iktatószám, iktatás időpontja, beérkezés időpontja, módja, érkeztetési azonosítója, adathordozó típusa (papír alapú, elektronikus), adathordozó fajtája, expediálás időpontja, módja, küldő adatai (név, cím), címzett adatai (név, cím), hivatkozási szám (idegen szám), mellékletek száma, típusa (papír alapú, elektronikus), ügyintéző megnevezése, irat tárgya, elő- és utóiratok iktatószáma, kezelési feljegyzések, intézés határideje, módja és az elintézés időpontja, irattári tételszám, irattárba helyezés. 18

19 9.6. Ha saját kezdeményezésű irat iktatására kerül sor, a küldő adatai rovatba H (hivatalból) jelzést kell tenni A hivatalból keletkező ügyiratok tárgyát a szervezeti egység ügyrendje alapján az ügyintéző határozza meg Amennyiben a beérkező iraton olvasható tárgymegjelölés nem fejezi ki jól az ügy lényegét, vagy nincs feltüntetve, az ügykezelő határozza meg az ügyirat tárgyát Az iraton és az előadói íven fel kell tüntetni az irat egyértelmű azonosítást lehetővé tevő egyedi azonosító adatát Az iktatóbélyegzőt az iratokon oly módon kell elhelyezni, lehetőleg a hátlapon, hogy az irat szövegét ne takarja és rovatai egyértelműen kitölthetők legyenek. A belső ügyviteli iratra és a kiadmányra az iktatóbélyegzőt rányomni nem kell Az iktatóbélyegző lenyomata tartalmazza: a Levéltár nevét, továbbá a szervezeti egység számát, az iktatás évének, hónapjának, napjának, az iktatószámnak, és az alszámnak, a mellékletek darabszámának, a tételszámnak, és az ügyintéző nevének feltüntetésére szolgáló rovatokat Az iktatóbélyegző lenyomatán a mellékletek mennyiségét 10 darabig számmal, ezen felül iratcsomó jelzéssel kell feltüntetni. 19

20 9.13. Egy ügyirat iktatószáma a szervezeti egységnek a Szervezeti és Működési Szabályzatban maghatározott sorszámából, a főszámból és (több iratváltás esetén) alszámból, valamint az évszámból áll, ebben a sorrendben. A szervezeti egység sorszámát és a főszámot, valamint az al(fő)számot és az évszámot ( / ), a főszámot és az alszámot kötőjel ( - ) választja el egymástól. Amennyiben a szervezeti egység azonosítója egyszámjegyű, a szervezeti egység azonosítója elé 0 kerül. Példa: 04/2-1/ Az ugyanazon ügyben, ugyanabban az évben keletkezett iratokat egy főszámon kell nyilvántartani Egy iktatókönyvön belül az iktatószámokat folyamatos, zárt, emelkedő sorszámos rendszerben kell kiadni és nyilvántartani Az iratkezelést végző szervezeti egységek évente 1-el újrakezdődő főszámokon iktatnak Az ügyirathoz tartozó ugyanabban az évben keletkezett utóiratokat a főszám alatt folyamatos, zárt, 1-el kezdődő emelkedő sorszámos rendszerben kiadott alszámokon kell nyilvántartani Külön alszámra kell iktatni az ügyhöz tartozó minden iratváltást Az ügyirat tárgyát - illetőleg annak megállapítására alkalmas rövidített változatot - az iktatókönyv tárgy rovatába be kell írni. A tárgyat csak egyszer, az ügyirathoz tartozó első irat nyilvántartásba vétele alkalmával kell beírni, kivéve, ha az - az irat tartalmát nem érintően - lényegesen megváltozott, ebben az esetben az új tárgyat úgy kell bevezetni, hogy az eredeti tárgy is felismerhető maradjon Az ügyirat tárgya, illetőleg az ügyfél neve és azonosító adatai alapján név- és tárgymutató könyvet kell vezetni. 20

21 9.21. Az iktatókönyvet az év utolsó munkanapján, az utolsó irat iktatása után le kell zárni A lezárás szövege a következő: A Magyar Országos Levéltár [szervezeti egység neve]-nek/nak évi iktatókönyvét a számmal lezárom Az iktatókönyv lezárását az iktatásra felhasznált utolsó számot követő aláhúzással kell elvégezni, majd azt a keltezést követően aláírással, továbbá a Magyar Országos Levéltár hivatalos bélyegzőlenyomatával kell hitelesíteni. Ezt követően a lezárt iktatókönyvben nem lehet iktatást végezni Az ügykezelőnek az iratokat a beérkezés napján, de legkésőbb az azt követő munkanapon be kell iktatni. Soron kívül kell iktatni a határidős iratokat, táviratokat, elsőbbségi küldeményeket, a hivatalból tett intézkedéseket tartalmazó sürgős jelzésű iratokat Nem kell iktatni, de jogszabályban meghatározott esetekben nyilván kell tartani: könyveket, tananyagokat; reklámanyagokat, tájékoztatókat; meghívókat; nem szigorú számadású bizonylatokat; bemutatásra vagy jóváhagyás céljából visszavárólag érkezett iratokat; nyugtákat, pénzügyi kimutatásokat, fizetésiszámla-kivonatokat, számlákat; munkaügyi nyilvántartásokat; anyagkezeléssel kapcsolatos nyilvántartásokat; közlönyöket, sajtótermékeket; visszaérkezett tértivevényeket. 21

22 9.26. Téves iktatás esetén a papír alapú iktatókönyvben a bejegyzést áthúzással kell érvényteleníteni oly módon, hogy az érvénytelenítés ténye - az eredeti bejegyzés olvashatósága mellett - kétségtelen legyen A tévesen kiadott iktatószám nem használható fel újra A papír alapú iktatókönyvbe ceruzával beírni, sorszámot üresen hagyni, a felhasznált lapokat összeragasztani, a bejegyzett adatokat kiradírozni, vagy bármely más módon olvashatatlanná tenni nem szabad. Ha helyesbítés szükséges, a téves adatot vagy számot egy vonallal úgy kell áthúzni, hogy az eredeti feljegyzés olvasható maradjon. A javítást keltezéssel és kézjeggyel kell igazolni Az irat iktatása előtt meg kell állapítani, hogy van-e előzménye Amennyiben a küldeménynek a tárgyévben van előzménye, akkor azt az előzmény következő alszámára kell iktatni. 10. Az ügyiratok szerelése Amennyiben a küldeménynek a korábbi évben (években) van előzménye, akkor az előzményt a tárgyévi ügyirathoz kell szerelni és rögzíteni kell az iktatókönyvben az előirat iktatószámát, az előzménynél pedig az utóirat iktatószámát. A szerelést papír alapú irat esetében az iraton is jelölni kell. Az ilyen iratok a tárgyban keletkezett utolsó irat főszámán kerülnek irattárazásra Az előiratok szerelésének az iktatáskor kell megtörténnie. 22

23 10.3. Az iratok ügyiraton belüli rendje: az egy főszám alszámaihoz tartozó iratok előadói íveit egymásba kell helyezni úgy, hogy legalul legyen az első, legrégebbi iratokat összefoglaló előadói ív, legfelül pedig a legutolsó, ami egyben összefogja az egész főszámot. 11. A mutatózás A mutatózás az ügyintézést végző szervezeti egység ügykezelőjének a feladata Az iktatott ügyiratokat minden év kezdetén nyitott, bekötött regiszteres név- és tárgymutató könyvben kell mutatózni. A mutatókönyvbe a beküldő nevét, az irat tárgyát, iktatószámát alfabetikus sorrendben kell bevezetni. Ha az irat több személlyel, vagy intézménnyel kapcsolatos, vagy a tárgynak több e szempontból értékelhető eleme van, akkor valamennyi adat szerint el kell végezni a mutatózást Az iratok mutatózását az iktatás napjától számított tizenöt munkanapon belül kell elvégezni. 12. Az előadói ív használata Az iktatott ügyiratokkal kapcsolatos intézkedések rögzítésére, a levéltervezet elkészítéshez és az ügyirathoz tartozó iratok együttkezelésének biztosításához előadói ívet kell használni Az ügyiratokat az illetékes szervezeti egység ügykezelője látja el előadói ívvel Az előadói ív első, nyomtatott oldalán az iktatószám, az érkezés kelte, a beadvány száma, kelte, a beadó neve és címe, a tárgy, a mellékletek száma rovatait az illetékes szervezeti egység ügyintézője tölti ki. 23

24 12.4. Az előadói ív az ügyirat (beleértve az előiratokat is) borítólapjául szolgál, az előnyomott első oldalt az ügyirat legfontosabb adatainak feljegyzésére, a belső oldalait pedig a belső feljegyzés ( pro domo ) rögzítésére, a kiadmánytervezet leírására kell használni A pro domo feljegyzéseket, illetve az elintézést előkészítő feljegyzéseket az előadói ív bal hasábján kell vezetni. Amennyiben az elintézés-tervezet az előadói íven történik, az elintézés-tervezetet a jobb hasábra kell írni. Az elintézés-tervezet után, de ismét a bal hasábra kell írni a kiadói utasításokat (a csatolt iratok közül mit kell mellékelni a levélhez, a másolat hitelesítéséről szóló utasítást, továbbá miként kell postázni stb.) A külön lapokra írt és az ügyirathoz tartozó feljegyzéseken vagy kinyomtatott elektronikus leveleken fel kell tüntetni az ügyirat iktatószámát ad. jelzéssel Ha az előadói ív belső oldalai beteltek, és az ügy még nem zárult le, betétíven kell folytatni a feljegyzéseket, illetve az elintézés tervezetét. Az előadói ív utolsó beírt oldalának a végén fel kell tüntetni, hogy Folytatás az 1. betétíven, a betétív felső szélén pedig fel kell jegyezni, hogy 1. betétív a számú MOL ügyirathoz Ha több betétív tartozik az ügyirathoz, akkor az előző betétív végén a pontban meghatározott formában a folytatás tényét fel kell tüntetni Az ügy lezárásakor az előadói íven a betétívek számát fel kell tüntetni. 24

25 13. Szignálás Az ügykezelő az érkezett iratot köteles a jogosult szervezeti egység vezetőjének átadni, aki kijelöli az ügyintézést végző személyt (szignálás) Az irat szignálására jogosult meghatározza az elintézéssel kapcsolatos esetleges külön utasításait (feladatok, határidő, sürgősségi fok stb.). Ezeket a szignálás idejének megjelölésével írásban teszi meg Az ügyintéző szervezeti egység vezetője az előadói ív belső részének bal felső sarkában dátummal láttamozza az iratot, és ott kijelöli az egyes ügyek előadóit. A főigazgató vagy a főigazgató-helyettesek által személyre szólóan szignált iratokat is be kell mutatni az adott szervezeti egység vezetőjének A szignált iratokat az ügyintézők előadói munkakönyveibe kell beírni, amelyek az egyes szervezeti egységek ügykezelőinél vannak. Ennek rovatai: kelt; iktatószám, tárgy. Az ügyintéző az átvételt, az ügykezelő a visszavételt keltezett aláírásával igazolja. 14. A határidők nyilvántartása Az ügyiratokat a szignálást követően 30 naptári napon belül kell elintézni, kivéve, ha jogszabály ennél rövidebb időt állapít meg. A főigazgató, főigazgató-helyettesek, a szervezeti egység vezetője az előadó kijelölésekor 30 napnál szűkebb vagy azon túli elintézési határidőt is megszabhat. Ezt az előadói íven szembeötlő módon fel kell tüntetni, és a szervezeti egység ügykezeléséért felelős dolgozója által határidő nyilvántartásba kell venni az ügyiratot. 25

26 14.2. A határidő nyilvántartást bekötött könyvben vagy elektronikusan kell vezetni. A nyilvántartásba be kell jegyezni a határnapok szerint az ügyirat iktatószámát, és a kijelölt előadó nevét. Az ügyintőző szervezeti egység ügykezelője a határidő lejárta előtt öt nappal tartozik felhívni az előadó figyelmét a határidőre Ha meghatározott határidőre kell a válasznak beérkeznie, vagy az ügy elintézését egyéb oknál fogva várakoztatni kell, az ügyiratot átmenetileg határidő-nyilvántartásba kell tenni, feltüntetve azt, hogy mikor szükséges azt ismét az ügyintézőnek bemutatni Ez utóbbi iratokat is fel kell venni a határidő nyilvántartásba, jelezve azt, hogy ezek az iratok az irattárban vannak. Ekkor is fel kell tüntetni az ügyiratok tételszámát és iktatószámát, valamint azt, hogy kinek kell a határidő előtti napon ismét bemutatni. 15. Az elintézés tervezet Elintézés előtt az ügyintéző köteles a szükséges közbenső intézkedéseket (véleménykérés más szervezeti egységektől, a nem teljesen egyértelmű kérdések tisztázása stb.) megtenni. Ha erre lehetőség van, a közbenső intézkedés telefonon és elektronikus levélváltás útján is történhet. A telefonon adott vagy kapott intézkedés, tájékoztatás lényegét, az érintett előadó nevét, munkahelyét és a beszélgetés időpontját az előadói íven fel kell jegyezni, az elektronikus levélváltást pedig kinyomtatva kell szerelni az ügyirathoz Ha az ügy elintézése eltér a szabályos ügymenettől, az elintézés-tervezet indoklásáról összefoglalva az esetleges szóbeli tárgyalások eredményét is tájékoztató feljegyzést kell készíteni. 26