Polár kezelési segédletek A leltározás folyamata 1. kiadás
Tartalomjegyzék 1. Leltározás Leltártörzs készítése...3 1.1. További szűkítési lehetőségek...3 2. Leltározás Adatok felvitele...4 2.1. Nemzeti Dohányboltok esetén....5 3. Leltározás Gépi nullázás...5 4. Leltározás Leltár kiértékelése...6 5. Leltározás Leltár lezárása...7 6. Készlet lista mentése...7 7. Extra lépések vonalkódos kézi adatgyűjtő használatakor...8 7.1. Leltározás Letöltés adatgyűjtőre....8 7.2. Leltározás Betöltés adatgyűjtőről....9
A következő leírásban részletesen megismerkedhetnek a leltározás folyamatával a leltár elindításától kezdve, a leltár kiértékelésen át, a leltár lezárásáig. Ki kell emelnünk, hogy a leltározás alatt ne értékesítsünk és ne legyenek függőben lévő beszerzések sem, mert akkor nem fogunk tiszta képet kapni a leltár kiértékelése során. Amennyiben nem megoldható a függőben lévő bevételezések berögzítése, úgy az adott bizonylatok által érintett termékeket különítsük el és ne számoljuk meg a leltározás során. Fontos megjegyezni, hogy a leírásban szereplő képernyőképek a Polár Kereskedelmi Információs Rendszer és a Polár Trafik Rendszer legfrissebb verziójában készültek, így adott esetben lehetnek minimális eltérések az ügyfelek képernyőinek és az itt közölt képernyők között! 1. Leltározás Leltártörzs készítése Minden leltározás első lépése a megfelelő leltártörzs létrehozása. A programban a leltározás során megadott mennyiségek nem íródnak be azonnal az egyes termékekhez, hanem a leltártörzsben tárolódnak és csak a leltár lezárása után érvényesülnek. Leltározni mindig csak a legenerált leltártörzsben szereplő termékeket tudjuk, amely termékek nem szerepelnek a leltártörzsben, azok készlete nem fog megváltozni. Ha teljes leltárt szeretnénk készíteni, úgy az ablakban semmilyen paraméteren nem kell változtatni, csak végig kell haladni az [ENTER] billentyűvel. 1.1. További szűkítési lehetőségek Amennyiben nem teljes leltárt szeretnénk készíteni, akkor különböző szempontok alapján szűkíthetjük is a leltár során használt leltártörzset: Cikkszám: Lehetőségünk van csak egyetlen egy cikk leltározására, ha a cikkszám paraméter bal és jobb oldalára ugyan azt a cikkszámot írjuk be. Fontos megjegyezni, hogy Nemzeti Dohányboltok esetén az NDN Zrt. központi cikktörzséből származó termékek cikkszáma nem a terméken szereplő vonalkód, hanem egy belső egyedi azonosító. Így ha egy adott központi cikket szeretnénk leltározni, akkor ne a termék vonalkódját húzzuk be a cikkszám mezőbe, hanem keressük ki név szerint és a cikkszám mező bal és jobb oldalára a 21998 -al kezdődő belső azonosítóját írjuk be! Státusz: Akár egy bizonyos státusszal megjelölt termékek is leltározhatók, attól függően, hogy a státusz mezők bal és jobb oldalára melyik speciális státuszt írjuk.
Főcsoport: Ha csak egy kiválasztott főcsoport termékeit szeretnénk leltározni, akkor a főcsoport paraméter bal és jobb oldalára ugyan azt a főcsoportkódot kell beírni. Alcsoport: Ha csak egy kiválasztott alcsoport termékeit szeretnénk leltározni, akkor az alcsoport paraméter bal és jobb oldalára ugyan azt az alcsoportkódot kell beírni. Gyártó: Ha csak egy kiválasztott gyártó termékeit szeretnénk leltározni, akkor a gyártó paraméter bal és jobb oldalára ugyan azt a gyártókódot kell beírni. Állapot: Amennyiben csak az inaktív állapotú termékeket szeretnénk leltározni, akkor az állapot paraméter bal és jobb oldalára is 0 -t, ha csak az aktív állapotú termékeket szeretnénk leltározni, akkor az állapot paraméter bal és jobb oldalára is 1 -et kell írni. Fontos megjegyezni, hogy egy leltározás során csak egyszer kell leltártörzset generálni! A leltározás folyamata közben leltártörzset újra létrehozni nem szabad, mert az addig berögzített összes mennyiség eltűnik! 2. Leltározás Adatok felvitele A leltározás során megszámolt mennyiségeket az Adatok felvitele menüpontban rögzíthetjük. A cikkszám mezőbe húzzuk be a termék vonalkódját, majd a mennyiség mezőbe írjuk be a megszámolt mennyiséget. Ezután az [ENTER] billentyű segítségével tároljuk az adatokat. Ha egy olyan terméknek húzzuk be a vonalkódját, melyhez már rögzítettünk mennyiséget korábban, akkor a leltározott mezőben látszik az eddig berögzített mennyiség. Ha újból megadunk egy mennyiséget, akkor a program hozzáadja azt a már eddig berögzített mennyiséghez. Amennyiben túl nagy mennyiséget rögzítettünk egy termékhez, akkor lehetőségünk van a mennyiség mezőben negatív előjellel is mennyiséget megadni, amit a program az addig felleltározott mennyiségből levon. Ha gyorskódos terméket szeretnénk leltározni, akkor a cikkszám mezőbe a beírhatjuk a termékek kódjait. Megnevezés szerint is kikereshetjük a termékeket a leltározás során, de lehetőség szerint törekedjünk a vonalkód olvasó használatára. Ha a leltározás közben véletlenül bezáródik az Adatok felvitele ablak, akkor az addig berögzített
mennyiségek nem fognak elveszni. 2.1. Nemzeti Dohányboltok esetén Nemzeti Dohányboltok esetén az NDN Zrt. központi cikktörzséből származó fix áras termékek mennyiségének felrögzítésén kívül meg kell adnunk a termék fogyasztói árát is. Ha egy fix áras termék a leltárkor több különböző fogyasztói áron is megtalálható a dohányboltban, akkor fogyasztói áranként külön kell a mennyiségeket berögzíteni! Ha a fogyasztói ár mezőben állva megnyomjuk a billentyűzeten a [LE] gombot (le nyíl), akkor láthatjuk, hogy a különböző fogyasztói árakhoz milyen mennyiségeket rögzítettünk be. 3. Leltározás Gépi nullázás Ha minden megszámolt terméknek berögzítettük a mennyiségét, akkor ki kell lépni az Adatok felvitele menüpontból és le kell futtatni egy gépi nullázást. A gépi nullázás a nem leltározott cikkek leltári mennyiségéhez beír egy 0 -t és ha volt rajta készlet, akkor a leltárhiány vagy leltártöbblet
státuszú termékek közé teszi. A gépi nullázás elindításához szükséges jelszó a START. Amennyiben nem futtatunk gépi nullázást, úgy a leltár lezárásakor azoknak a termékeknek nem változik a készlete, amihez az Adatok felvitele menüpontban nem írtunk mennyiséget. 4. Leltározás Leltár kiértékelése Egy leltár során lehetőségünk van tetszőleges alkalommal kiértékelni. Fontos megjegyezni, hogy a leltár kiértékelését a leltár lezárása után már nem lehet előhívni, azt csak a leltározás során érhetjük el! Egy leltár alatt négy különböző státuszú cikket különböztetünk meg: 0 nincs leltározva, azaz a leltár során semmilyen mennyiséget nem rögzítettünk a termékhez. 1 nincs eltérés, azaz pontosan annyit rögzítettünk be, amennyi a gépi készlet. 2 leltárhiány, azaz kevesebbet rögzítettünk be, mint amennyi a gépi készlet. 3 leltártöbblet, azaz többet rögzítettünk be, mint amennyi a gépi készlet. Mivel a leltár kiértékelését a Gépi nullázás lefuttatása után hívjuk le, célszerű a státusz paramétert 2 -től 3 -ig állítani, azaz csak a hiányt és csak a többletet lekérdezni. Az így kapott listát a P
billentyű segítségével kinyomtathatjuk és átnézhetjük, ha szükséges, akkor visszamehetünk az Adatok felvitele menüpontba és javíthatunk még a termékek leltári készletén. Amikor úgy ítéljük meg, hogy már minden terméket helyesen felleltároztunk, akkor célszerű a leltár lezárása előtt elmenteni a leltár kiértékelés listát a számítógépen. A Leltár kiértékelése menüpontban a státusz paramétert állítsuk 2 -től 3 -ig, majd haladjunk az [ENTER] billentyűvel. A lista kiválasztása ablakban van lehetőségünk elmenteni a lehívott leltár kiértékelés listát, válasszuk a 2 lokális listatípust és haladjunk tovább az [ENTER] billentyűvel. Ha egy listát lokálisként tárolunk, akkor később bármikor újra előhívhatjuk azon a számítógépen, ahol betároltuk és akár újra ki is nyomtathatjuk és elemezhetjük. 5. Leltározás Leltár lezárása A leltározás során berögzített mennyiségek a Leltár lezárása menüpont lefuttatásakor íródnak be a termékekhez. A futtatáshoz szükséges jelszó a START. 6. Készlet lista mentése A leltározás után célszerű elmenteni egy készletlistát, amin a termékek felleltározott mennyiségei szerepelnek. A Lekérdezés Cikktörzs menüpontban az érték beszerz.áron sor bal oldalán
töröljük ki a kilenceseket és írjunk be egy 1 -est. A többi paraméteren haladjunk az [ENTER] billentyűvel. A lista kiválasztása ablakban célszerű menteni ezt a listát is, válasszuk a 2 lokális listatípust és haladjunk tovább az [ENTER] billentyűvel. Ha egy listát lokálisként tárolunk, akkor később bármikor újra előhívhatjuk azon a számítógépen, ahol betároltuk és akár újra ki is nyomtathatjuk és elemezhetjük. 7. Extra lépések vonalkódos kézi adatgyűjtő használatakor A Polár Kereskedelmi Információs Rendszerhez illeszthető Polár Adatgyűjtő Modul segítségével beépített vonalkódolvasóval rendelkező kézi adatgyűjtőkkel gyorsíthatjuk az adatrögzítést a leltározás során. Fontos megjegyezni, hogy a Polár Adatgyűjtő Modul nem illeszthető a Polár Trafik Rendszerhez. A Polár Adatgyűjtő Modulról bővebben olvashat honlapunkon, a www.polarcomputer.hu címen. Ebben a pontban az adatgyűjtőn való adatrögzítést nem taglaljuk, azt a Polár Adatgyűjtő Modul telepítésekor átadott részletes leírásban megtalálható, valamint a telepítéskor az adatgyűjtő használatáról szóló oktatásban esik szó. 7.1. Leltározás Letöltés adatgyűjtőre A megfelelő leltártörzs elkészítése után futtassuk le a Letöltés adatgyűjtőre menüpontot. Ezután csatlakoztassuk az adatgyűjtőt a számítógéphez, várjuk meg amíg a két eszköz összekapcsolódik, majd indítsuk el az adatgyűjtőn futó Polár programban az Adatátvitel
Cikktörzs letöltése menüpontot. A letöltés befejezése után kezdhetjük a leltározást az eszközzel. Amennyiben több adatgyűjtő készülék is a rendelkezésünkre áll, úgy az egyik adatgyűjtőre való letöltés után csatlakoztathatjuk a következő eszközt és ott is elindíthatjuk a cikktörzs letöltését. A Letöltés adatgyűjtőre menüpontot nem szükséges még egyszer lefuttatni. 7.2. Leltározás Betöltés adatgyűjtőről Ha egy adatgyűjtőbe berögzített mennyiségeket szeretnék feltölteni, akkor csatlakoztassuk az adatgyűjtő készüléket a számítógéphez és várjuk meg amíg a két eszköz összekapcsolódik. Ezután az adatgyűjtőn futó Polár programban indítsuk el az Adatátvitel Leltáradatok feltöltése menüpontot. Ha a feltöltés elkészült akkor a számítógépen lépjünk be a Leltározás Betöltés adatgyűjtőről menüpontba és az [ENTER] billentyűvel indítsuk el a feldolgozást. Amennyiben egy leltár során több adatgyűjtőt is használunk, akkor minden egyes adatgyűjtőről történő feltöltés után le kell futtatnunk a Betöltés adatgyűjtőről menüpontot! Amennyiben egy adatgyűjtőről feltöltjük az adatokat a számítógépre és nem futtatjuk le a betöltést a programban, majd egy következő adatgyűjtőről is feltöltünk adatokat, úgy az először feltöltött adatok felülíródnak az utoljára feltöltöttekkel. Véglegesen nem íródik felül, alapértelmezetten az utolsó tíz feltöltésről biztonsági mentést készít a program.