BESZÁMOLÓ A Magyar Nemzeti Levéltár BÁCS-KISKUN MEGYEI LEVÉLTÁRA 2012. ÉVI MUNKÁJÁRÓL
Vezetői összefoglaló 1. A költségvetés főösszegei, pénzügyi gazdálkodás legfontosabb elemei Levéltárunk működésének szervezeti keretei a 2012. év folyamán két alkalommal is jelentős változáson estek át: 2011. december 31-dikével intézményünk a megyei önkormányzat intézményfenntartói illetékességéből kikerült és tevékenységét a tárgyév első napjától kezdve a Bács-Kiskun Megyei Kormányhivatal kötelékébe rendelt Megyei Intézményfenntartó Központ, mint középirányító szervezet irányítása alatt folytatta. Ezt követve, Magyarország kormányának döntése nyomán a Bács-Kiskun Megyei Levéltár 2012. október 1-jével beolvadt a hazai általános közlevéltári hálózatot összefogó, újonnan létrehozott Magyar Nemzeti Levéltárba. E két fenntartói és szervezeti változás számos terven felüli munkaterhet rótt a levéltári vezetésre. Ezek közül kiemelendő feladatot jelentett az átadás-átvétellel járó tárgyi eszköz és készlet leltár elkészítése, adatszolgáltatási kötelezettségek és az intézmény törvényes működését szavatoló szabályzatok átdolgozása. A szervezeti változások nyomán a levéltárunk finanszírozására biztosított pénzeszközöket a vonatkozó jogszabályok először a Bács-Kiskun Megyei Intézményfenntartó Központhoz rendelték, majd október 1-seje után innen átkerültek a Magyar Nemzeti Levéltár kezelésébe, az ágazati intézményirányítás végleges helyére. Az átalakulások következtében intézményünk pénzügyi adatait 2012. év januárszeptember havi időszakára vonatkozóan tudjuk jelenleg ismertetni, mely az alábbi táblázat szerint alakult. 1. oldal
Pénzügyi adatok 2012. ezer FT 1. Intézmények működési bevétele 425 2. Felhalmozási és tőkejellegű bevételek 0 3. Támogatások, kiegészítések és átvett pénzeszközök: 63.812 4. ebből felügyeleti, fenntartó szervtől kapott támogatás 63.462 Bevételek 5. ebből pályázati támogatás 350 6. ebből EU támogatás 0 7. Egyéb bevételek: előző évi pénzmaradvány 8.706 8. Bevételek összesen (1.+2.+3.+7. sorok) 72.943 9. Személyi juttatások 37.372 10. Munkaadókat terhelő járulékok 10.002 11. Dologi kiadások 10.020 12. Kiadások Felújítási kiadások 0 13. Pénzeszköz átadás 15.549 14. Egyéb kiadások - előző évi pénzmaradvány visszafizetése 0 15. Kiadások összesen (9.+10.+11.+12.+13.+14. sorok) 72.943 Az eredeti költségvetési főösszeget év közben növelte az előző évről áthozott 2011. évi előirányzat-maradvány, valamint a dolgozók jövedelemszinten tartását biztosító bérkompenzáció. A módosított költségvetésből biztosítottuk az intézményi dolgozók bér- és járulékkiadásait. A munkavállalók az év során kizárólag a kötelező bérelemeket kapták. A 2011. évi pénzmaradványból pályázat keretében valósítottunk meg 3 károsodott levéltári kötet restauráltatását 405 ezer forint értékben. A Nemzeti Kulturális Alaptól 350 ezer forint támogatást vettünk át és használtunk fel szakkönyvtári állományunk fejlesztésére. Bevételeink a tervezett mértékben alakultak. A visszafogott gazdálkodás eredményeként 15 millió 549 ezer Ft pénzeszközátadásával tudott intézményünk integrálódni a Magyar Nemzeti Levéltár szervezetébe. Szűkös és takarékos gazdálkodás jellemezte intézményünk működését az év hátralévő részében is. A 2012. év folyamán, az előző évekhez hasonlóan, több szakmai területen is sikerült pályázati és egyéb forrásokat bevonni a levéltár működésébe. Ennek révén NKA források felhasználásával állományvédelmi és szakkönyvtári állománygyarapító tevékenység folytatására is sor kerülhetett. 2. oldal
Cím Szakmai Feladat teljesítés előkészítése (megvalósulás) Támogatásban megjelölt egység száma Támogatási Finanszírozó összeg (ezer Ft) Levéltári szakkönyvtár állományának gyarapítása 2011 2012 65 kiadvány NKA 350 Restaurálás, konzerválás 2011 2012 3 kötet NKA 405 Felhasznált 2012. évi források összesen: 755 Állományvédelmi - raktári páratartalom és hőmérséklet mérésére szolgáló - eszközök beszerzése (II. ütem) 2012 2013 6 db eszköz NKA 202 XVIII. századi kecskeméti nyilvántartások restaurálása 2012 2013 5 kötet NKA 822 A levéltár szakkönyvtárának 2012 2013 89 kötet NKA 300 állománygyarapítása A 2012. évi pályázati kiírásból a 2013. évre áthúzódó források összesen: 1.324 2. A levéltár munkaerő-gazdálkodása Az intézmény működtetésére kapott pénzeszköz személyi juttatások fejezetének összege a tárgyévben kizárólag az intézményi dolgozók bér és járulék kiadásaira, az időarányos átsorolásából adódó kötelező bérnövekményekre, jogszabály által előírt kereset-kiegészítésre fordítódott. A munkavállalók a kötelező közalkalmazotti bérminimumon felüli juttatásokat - mint étkezési támogatást, nyelvpótlék, munkáltatói döntésen alapuló rendszeres bértérítmény, a munkaterven felül elvégzett, és minőségi feladatteljesítést honoráló pénzjutalom - 2012-ben sem kaphattak. Intézményünk gazdálkodási feladatainak egy részét 2001 óta a Bács-Kiskun Megyei Önkormányzat Gazdasági Ellátó Szervezete látta el, majd 2012. január 1-jével a Bács- Kiskun Megyei Intézményfenntartó Központ vette át. Levéltárunk 2012. október 1- jétől a Magyar Nemzeti Levéltár integrációjában működik. Az elmúlt évek gyakorlata alapján elmondható, hogy továbbra sem nélkülözhető az intézmény személyi állománykeretében dolgozó pénzügyi szakember alkalmazása, sőt, a jelenlegi struktúrában gazdasági feladatokat ellátó munkatárs állományban tartása még inkább nélkülözhetetlen. Az intézmény vezetése minden lehetséges módon törekszik mind az 3. oldal
anyaintézménnyel, mind az illetékességi körébe tartozó szervekkel való rugalmas és konstruktív együttműködésre, valamint naprakész informálásukra a levéltárt érintő valamennyi kérdésben. A Magyar Nemzeti Levéltár Bács-Kiskun Megyei Levéltára szervezetileg erősen tagolt, különösen, ha a rendelkezésre álló dolgozói létszámadatokat és az anyagi lehetőségeket vesszük figyelembe. A levéltár a megyeszékhelyen egy önálló, kutató és ügyfélszolgálati, levéltári anyag-feldolgozási feladatokat is ellátó székhellyel, valamint egy külön telephelyen működő, igen jelentős kutatószolgálati feladatterhet viselő és tevékeny közművelődési munkát végző csoporttal rendelkezik. E részlegünknél sajnálatos személyzeti változás is történt az év során, mivel egy levéltári kezelő és egy takarító munkatárs október-november folyamán álláshelyet váltott, így kezdeményezte munkaviszonyának megszűntetését. A csoportnál megmaradó 2 munkatárs tehermentesítésére egy fő levéltárost csoportosítottunk át a Klapka utcai székhelyről. Ennek kapcsán természetesen szükségessé vált az átrendelt és új feladatkörrel megbízott munkatárs korábbi szolgálati helyén ellátott munkakörének szétosztása is. A levéltár személyi állományának szűkössége miatt a csoportnál takarító szakszemélyzet beállítását nem tudtuk megoldani, ennek pótlása minimum szükségletként jelentkezik a 2013. évre vonatkozóan. Az intézmény kötelékébe sorolható további három vidéki szervezeti egység is: Kiskunhalas (1 levéltáros), Kiskunfélegyháza (1 levéltáros, 1 kezelő) és Baja (2 levéltáros) városi részlegek, melyek önállóan munkaszervezéssel folytatnak levéltári tevékenységet. A jelenlegi pénzügyi lehetőségek és a széttagolt szervezeti körülmények között a levéltár jogszabályban szabott kötelező feladatainak csak nehézségek árán tud eleget tenni. Intézményünk 25 fős dolgozói létszáma 2011 folyamán egy főlevéltáros munkatársunk nyugdíjba vonulásával csökkent, majd a fent említett felmondások folytán a 2012. esztendőben további két fővel apadt. Az álláshely betöltésére nem kerülhetett sor. 2012 során az aktív állományban jegyzett dolgozói létszámot csökkentette, hogy 1 munkatársunk az év második felétől GYED ellátást kapott, ugyanakkor nagyban 4. oldal
segítette a feladatellátást, hogy 2 munkatárs gyermekvállalást követően aktív állományunkba visszatért. Ezzel együtt levéltárunk aktív dolgozói létszáma 2012. december 31-dikén mindössze 21 fő volt. Miként a megelőző években többször jeleztük, és a szakfelügyelői vizsgálatok is rendszeresen megállapították, a feladatellátáshoz a jelenlegi körülmények között az álláshelyek száma nem elegendő, ennek ellenére a meglévő létszám is csökkent. Nem kevéssé nehezíteti a mindennapi szakmai munkát a levéltár informatikusi státuszának négyórás részmunkaidőre korlátozása is, mely körülmény a soron következő levéltári informatikai fejlesztéseket jelentősen hátráltathatja. Az éves munkatervekben meghatározott célokon túl továbbra is komoly feladatterhet rótt a levéltár munkatársaira a bajai levéltári részleg megfelelő kialakítása, mely az év folyamán érte el véglegesnek szánt rendszerezettségét. A több évre áthúzódó profilírozást a raktári állványzat átépítése és bővítése indokolta. A kulturális szakemberek szervezett képzési rendszeréről, követelményeiről és a képzés finanszírozásáról szóló 1/2000. NKÖM rendelet által korábban biztosított pénzügyi források elapadásával a levéltár dolgozóinak továbbképzése szinte teljesen ellehetetlenült. Kollektívánk szakmai fejlődésének mértéke 2012-ben igen csekély volt: mindössze egy levéltáros munkatársunk folytatott doktori képzést, amelyet a korábbi évek gyakorlatának megfelelően önerőből finanszírozott. 2012. december 31-dikei állapot szerint az MNL Bács-Kiskun Megyei Levéltárának egyetlen tudományos fokozattal rendelkező munkatársa sem volt. Levéltár szakos egyetemi végzettséggel 3 kollégánk rendelkezik, segédlevéltárosi felsőfokú végzettséget 2 levéltári dolgozó szerzett. Az intézményben folyó szakmai munka elismertségét jelzi az is, hogy kollégáink közül többen aktívan bekapcsolódtak a szakmai egyesületek, szervezetek Magyar Levéltárosok Egyesülete, Magyar Könyvtárosok Egyesülete, Bács-Kiskun Megyei Honismereti Egyesület, Ferenczy Ida Egyesület, Kecskemét Írott Örökségéért Ala- 5. oldal
pítvány, Móra Ferenc Közművelődési Egyesület, Kiskunfélegyházi Kegyeleti Emlékbizottság, Magyar Hadtudományi Társaság Dél-dunántúli tagozat, bajai Bárdos Ferenc Helyismereti Klub, Baranya Megyei TIT munkájába. 3. A levéltár raktárhelyzete, kapacitástartalékai A levéltár őrizetébe 2012. december 31-diki állapot alapján 2 388 fondba sorolva összesen 10.111 iratfolyóméter tartozott. Az intézményben kezelt, őrzött iratanyag mennyisége az elmúlt fél évtizedben alig változott, ugyanakkor a levéltár több évtizede halmozódó szakmai adóssága az intézmény illetékességébe tartozó iratképzők történeti értékű, és már rég levéltári átadásra érett anyagainak befogadása lenne. Helyhiány miatt a történeti értékű iratanyag gyarapítása továbbra is csak részlegesen teljesülhetett. A raktározás akkut problémáira csak Baján mutatkozott megoldás, mivel a részleg alapítása óta több fázisban sikerült végrehajtani raktárfejlesztési beruházásokat, melynek nyomán jelenleg közel 1 800 polcfolyómétert kitevő raktárkapacitás áll rendelkezésre. A bővítéssel, fejlesztéssel a levéltár legdélibb részlegében jól megközelíthető, tágas raktárhelyiségekhez jutottunk. A reményteli eredmények értékét sajnos nagyban csökkenti a részleg fennmaradása körüli teljes bizonytalanság, amely miatt időlegesen mégsem mutatkozott célszerűnek feltölteni az üres állványokat. Raktáraink hő- és páratartalmi adatok szerinti minősítésében alapvető változás a 2012. évben sem következett be. A Levéltári Szakmai Kollégium állományvédelmi utasításai alapján a szakfelügyelet 2007-ben minősítette a levéltár raktárait (Levéltári vezető szakfelügyelő Budapest, 24/2007. Szf.; BKMÖL K-652/2006 ill. K-109/2007). Az akkori állapotok szerint a levéltár iratainak 39%-át a kisebb anyagi ráfordítással még elfogadható -nak minősített raktárakban regisztrálta, az anyag 33%-a viszont csak szükségmegoldásként elfogadható raktárakban kapott helyet. A levéltári anyag őrzésére alkalmatlan/kiváltandó raktárak -ban az iratok 28%-át találta a felügyelet. Továbbra is érvényesek a jelentés által feltárt tények és következtetések, azóta legfeljebb az arányok 6. oldal
módosultak némiképp, szerencsére többnyire pozitív irányban. Továbbra is fennáll, hogy az optimális értékektől való eltérések a raktárak egy részében még jelentős beavatkozás, állományvédelmi beruházás ellenére sem korrigálhatók. Ezekben csak az iratanyag elszállításával, a raktárak felszámolásával vagy igen jelentős fejlesztéssel lehetne a feltételeken javítani. Az elmúlt évek legsikeresebb változása a fentebb részletezett bajai részleg megalakulásához és bővítéséhez kötődik. Az iratok tárolási feltételeire vonatkozóan a Levéltári Kollégium által kidolgozott optimalizált paraméterektől intézményünk legtöbb részlegének raktára kisebb-nagyobb mértékben eltért. A megkövetelt 14-22 C-os hőmérsékleti tartományt és 45-60% közötti relatív légnedvességi (RH) értékeket legfeljebb időszakosan sikerül elérni intézményi egységeinknél. Néhány kiválasztott raktár hőmérsékleti és páratartalmi értéke 2012 ÉV MAXI- MUM ÉRTÉK ÁTLAG ÉRTÉK MINI- MUM ÉRTÉK IDŐSZAKOT TEKINTVE MEG- FELELŐ KÖRÜL- MÉNYEK NEM MEG- FELELŐ KÖRÜL- MÉNYEK KLAPKA UTCA hőmérséklet 27,6 C 20,9 C 13,8 C 72,5 % 27,5 % VII. raktár páratartalom 46,9 %RH 37,4 %RH 25,1 %RH 6,7 % 93,3 % KLAPKA UTCA hőmérséklet 37,4 C 17,7 C 0,4 C 26,8 % 73,2 % 4. padlás páratartalom 68,3 %RH 43,4 %RH 22,8 %RH 38,8 % 61,2 % KOSSUTH TÉR hőmérséklet 28,1 C 23,8 C 2,6 C 12,1 % 87,9 % 1. raktár páratartalom 67,6 %RH 43,2 %RH 1,4 %RH 38,8 % 61,2 % KOSSUTH TÉR hőmérséklet 26,1 C 20,8 C 13,9 C 78,4 % 21,6 % 11. raktár páratartalom 70,3 %RH 51,4 %RH 18,5 %RH 29,4 % 70,6 % KISKUNFÉLEGYHÁZA hőmérséklet 32,3 C 21,9 C 16,2 C 52,2 % 41,8 % 2. raktár páratartalom 53,1 %RH 43,7 %RH 35,3 %RH 42,2 % 57,8 % KISKUNHALAS hőmérséklet 53,1 C 18,5 C 13,0 C 78,4 % 21,6 % 4. raktár páratartalom 62,9 %RH 53,4 %RH 40,0 %RH 87,3 % 12,7 % BAJA hőmérséklet 27,1 C 22,9 C 17,9 C 40,8 % 59,2 % E151 raktár páratartalom 59,2 %RH 41,8 %RH 19,6 %RH 41,8 % 58,2 % 7. oldal
A Bács-Kiskun Megyei Levéltár az állományvédelmi ajánlásban szereplő kötelezettségeknek 2006 óta tud pontos mérőeszközökkel megfelelni: ekkor nyílt lehetőség NKA forrásból 4 db Testo márkájú, hordozható mérőműszer vásárlására. 2009 óta intézményünk Bajai Részlegében a raktárak klimatikus méréseihez Baja város is biztosított eszközöket. Amint az a fenti grafikon utolsó évi méréseredményeiből is kiolvasható, 2012-ben a levéltár Klapka utcai részlegében a hő- és páramérés pontosságán és a mintavételezés mennyiségi mutatóin nagyságrendekkel javított az előző év őszén, NKA támogatással megvalított adatgyűjtő rendszer beszerzése. A Bács-Kiskun Megyei Levéltár az elnyert bruttó 389.375 Ft összegű forrásból 13 db Testo 174-H mini automata mérőállást, és ehhez tartozó műszaki infrastruktúrát (TestoUSB-interfész, ComSoft Basic CD szoftver) vásárolt. A támogatás intenzitása a megpályázott összeg 100%-át fedezte. A klimatikus paramétereket rögzítő eszközök a levéltár Klapka utca 13-15. sz. alatti székhelyének tíz raktárában és három, raktárként funkcionáló padlástéri helyiségében lett üzembe helyezve. A műszerek elhelyezése, valamint üzemeltetése a szakmai követelmények figyelembe vételével történt. A rendszer segítségével állandó gyakorisággal (naponta 2 óránként) lehetőség nyílt hő- és pára értékeket mérni, rögzíteni, továbbá a mérőműszerekhez tartozó interfésszel és szoftverrel - számítógépes feldolgozás útján - e 8. oldal
nagy mennyiségű adathalmazt rendszerezni-feldolgozni. A raktárklíma diagnosztikájában tényleges minőségi ugrást jelentettek az automata hő- és páramérők beszerzése, mely több és pontosabb alapadatra támaszkodva segíti a 2013. évi állományvédelmi szempontú raktárminősítés elvégezését. A kézi mérések mellőzésével több munkaidő fordítható a többi szakmai feladat ellátására is. Kézi és automatizált mérési eredmények modellezett különbsége a Klapka utca IV. sz. padlásán (2012) 9. oldal
Az automatizált raktár-klimatikai adatgyűjtés fejlesztésével a 2013. évben - újabb pályázati forrásból - egy másik levéltári egységünknél, Kecskemét, Kossuth téri (városházi) raktárainkban kezdjük meg a rendszer kiépítését, 6 db. automata mérőállás üzembe helyezésével. A levéltár Klapka utcai részlegében az ideális hőmérsékleti tartománytól eltávolodó mérési értékek a külső hőmérséklet évszakos változásait tükrözik. A legkritikusabb helyzet a kényszer szülte megoldásként raktári célra felhasznált padlásterekben figyelhető meg. Az abszolút hőingás éves szinten extrém méretű: a 2012-ben regisztrált adatok tanúsága alapján a Klapka utca III. padlásán a 0,2 és +36,5 C közötti amplitúdót járt be a mérések hőmérsékleti grafikonja! A relatív páratartalom is rendkívül széles sávban, 25-77%-os értékek között ingadozott. Éves átlagban és napi szinten is rendkívüli mérési különbségek adódtak, mely igazán nagy ingásokat (20-30 C közötti napi szélsőértékek) a nyári félévben vettek fel. A levéltár Kossuth téri raktáraiban továbbra is részben a túlfűtés okoz állományvédelmi problémákat: a téli hónapokban az elvártnál magasabb hőmérsékleti értékek uralkodnak, melynek elsősorban a szabályozhatatlan központi fűtés az okozója. A Kecskemét városházi pinceraktárakban kiugróan magas mértékű, 60-90% közötti a relatív páratartalom, a falak rendkívül rossz állapotban vannak, a nedves, salétromos 10. oldal
levegő még a dexion-salgó állványzatot is kikezdte. Feltétlenül megemlítendő, hogy a kecskeméti városháza ún. oldalpincéiben (alagsor), valamint a pinceraktárakban már nem csak a szélsőséges klimatikus értékek veszélyeztetik az iratok állapotát, hanem az épület elhanyagolt állaga, rossz műszaki állapota is komoly kockázatokat rejt magában. Jól szemlélteti a Kecskemét városházi pinceraktárak műszaki állapotát, hogy 2011-ben a 8. sz. alagsori raktárban a falból egyszerűen kiszakadt az egyik fűtőtest, a megrepedt vezeték pedig komoly vízszivárgást okozott. Csak a szerencsén múlt, hogy nagyobb károsodás nem történt, mivel a meghibásodás a fűtési időszakon kívül következett be. A pinceraktárakba a földszinti irodából ugyancsak a fűtőrendszer meghibásodása folytán ugyancsak ebben az évben nagy mennyiségű víz szivárgott le. Itt sürgősen kellett gondoskodni az anyag áthelyezéséről, de az elázott Kiskunhalasi Határőr Igazgatóság iratainak szakszerű kiszárításához és fertőtlenítéséhez nem álltak rendelkezésre a megfelelő feltételek. Összegezésként elmondható, hogy a kecskeméti városháza alagsorának raktáraiban tárolt közel 460 folyóméternyi iratanyag alkalmatlan és méltatlan raktári körülmények között van, különösen ha az iratanyag összetételét vesszük tekintetbe. E három raktárunkban találhatjuk például Dunapataj, Szabadszállás és Kunszentmiklós pótolhatatlan feudális és polgári kori iratait, e mellett pedig Kecskemét törvényhatósági jogú város igazgatási, hatósági szerveinek és egyes tanintézmények 19-20. századi anyagai közül is jelentősebb mennyiséget őrzünk. A városháza igazi pinceraktáraiban a körülmények még ennél is tragikusabbak! A salétromos, meleg, párás közeg teljesen kikezdte a falakat, berendezési tárgyakat. A küszöbök, ajtófélfák évekkel ezelőtt elkorhadtak, a falak mállanak, a dexion-salgó állványzat rozsdáll, az elektromos eszközök, villanyvilágítás folyamatosan megy tönkre. Ezekben a raktárakban a felszámolt jakabszállási külső raktár vállalati (XXIX. ffcs) és szövetkezeti (XXX. ffcs) fondjainak hozzávetőlegesen félezer folyóméternyi iratanyagát helyeztük el. Az állományvédelmi károkon túl ezekben a raktárainkban az ott dolgozó munkatársaink egészségét is kockáztatjuk. 11. oldal
Kiskunfélegyházán a műemléki védettség alatt álló épület konstrukciós hibájából eredő csapadékvíz-elvezetési problémák jelentenek állandó kihívást, a gyakori beázások rendszeresen károkat okoznak a raktár mennyezetén. Szerencsére még 2010. folyamán - legalább átmeneti megoldásként - sikerült elérni az épület gondnokságánál a vízelvezetési problémák szülte károk kijavítását, de a hibák forrását végleg orvosolni ezzel nem lehetett. 12. oldal
Kiskunhalason a hőmérsékleti és pára eredmények a megengedett felső határértékhez közeliek, itt a tárolási viszonyok még elfogadhatóak. A Bajai Részleg légkondicionált, ablaktalan raktárai tartós iratelhelyezésre alkalmasak, az állományvédelmi ajánlásban megfogalmazott paramétereknek döntően megfelelnek legalábbis a potenciálisan rendelkezésre álló ingatlan és épületgépészet 13. oldal
szempontjából. Állományvédelmi oldalról azonban komoly kockázatot jelent, hogy 2011 végétől 2012. január elejéig szünetelt a Bajai Főiskola fenntartásában álló fűtés üzemeltetése. A visszakapcsolás után a rendszereket január elejétől április első feléig működtették, majd október közepétől december 21-dikéig ismét beindították. Ezt követően újfent lekapcsolta az épület gondnoksága a fűtési rendszert. A fűtési szezonon kívül eső időszakban áprilistól októberig csak a lég-cirkulációs rendszer működött, a légkondicionálást takarékossági okokból az épület-üzemeltető nem tette lehetővé. Az ingatlan hűtő-fűtő berendezéseinek hosszabb időszakokra nyúló lekapcsolása vagy korlátozása a hőmérsékletet és páratartalmat jelző adatoknak a normál értéktartománytól való eltolódásában köszön vissza. Mindezeken túl a mérési eredményekből kiolvasható, hogy egyes raktárakban gondot okoz az elvártnál magasabb hőmérséklet. Míg a túlfűtés a fűtőtestek szabályozásával megoldható, az alacsony páratartalom ennél nehezebben orvosolható gond. Várhatóan az épület klimatikus rendszereit jelentősen korlátozó gyakorlat a 2013. évben is folytatódni fog, ami jelentősen rontja az egyébként jó adottságokkal rendelkező részleg raktározási feltételeit. 14. oldal
A 2012. évi kimutatásból is kitűnik, hogy a levéltári raktárak több, mint fele részben az állományvédelem legelemibb előírásainak sem képesek megfelelni, és az iratok mindössze 46%-a kapott - szakmai fenntartások mellett - megfelelő elhelyezést. A fentiek alapján sajnos az is belátható, hogy a maradandó, történeti értékű iratok a levéltári átvételt követően sokszor rosszabb körülmények közé kerülnek, mint mikor még az iratképzők irattáraiban kaptak helyet. 15. oldal
2012. évi ifm arány A levéltárban össz ifm: 10 111 100% Az állományvédelmi ajánlás alapján megfelelő raktár Bajai Részleg raktárai (nem hivatalos szakfelügyeleti besorolás) 700 7% A meglévő raktárakból kisebb anyagi ráfordítással még elfogadható -nak minősíthető Kecskemét, Klapka u. épület földsz. és em. raktárai: Kiskunhalasi részleg raktárai: Kiskunfélegyházi részleg 2-es raktára összesen: 3928 39% Csak szükségmegoldásként elfogadható -ban Kecskeméten a Kossuth téri földszinti és alagsori rakt.: valamint ugyanott az I. sz. külső raktár helyiségei Kiskunfélegyházán az 1-es raktár összesen: 3216 32% A levéltári anyag őrzésére alkalmatlan/kiváltandó raktárak -ban: Kecskeméten a Klapka utcai épület padlásán Kecskeméten a Kossuth téri pince raktáraiban összesen: 2267 22% Jelen feltételek között a levéltár a törvényben szabott elemi feladatának, társadalmi kötelezettségének sem tud eleget tenni, mely a maradandó értékű iratok védelmét és megóvását tűzi ki számára. Összegzés Az intézmény zökkenőmentes működtetése, a kutatók és ügyfelek határidőn belüli kiszolgálása, a jogszabályi kötelezettségeknek való megfelelés a 2012. év során is prioritást élvezett a levéltári munkaszervezés területén. A munkatervben előírt, ütemezett feladatokat az év során bekövetkezett kihívások, rendkívüli, előre nem látható események ellenére döntő többségében sikerült végrehajtani. Intézményünk tagoltsága, az illetékességi terület jelentős kiterjedése, személyi állományunk és pénzügyi lehetőségeink korlátozott volta ellenére feladataink végrehajtását a határidők betartása, a pontosság, szakmai igényesség és a jövőbe mutató működés és feladatszervezés köré igyekeztünk szervezni. 16. oldal
A levéltár szakmai tevékenysége I. Az illetékességi terület felügyelete A levéltári törvény végrehajtására kiadott 10/2002. NKÖM rendelet a levéltár egyik alapvető szakfeladatául jelöli a gyűjtőterület felügyeletét, mely egyike az intézmény közgyűjteményi hatásköreihez kapcsolt közigazgatási teendőknek. A nem selejtezhető irattári anyag fennmaradásának biztosítása érdekében az iratképzők rendszeres ellenőrzése 2012 folyamán a munkatervben megjelölt ütemezés szerint folyt. A gyűjtőterületi munkakör a közfeladatot ellátó szervek irattárainak és iratkezelésének ellenőrzéséből, ill. utóellenőrzéséből, az iratselejtezések felügyeletéből, a beérkező jegyzőkönyvek záradéki ellenjegyzéséből, valamint az iratkezelési szabályzatok felülvizsgálatából állt. A történeti értékű, valamint az ügyvitel szempontjából tartósan megőrzendő (jogbiztosító) iratok fennmaradását leginkább a levéltári iratátvétel szavatolná. Ennek akadálya a levéltár kecskeméti, kiskunhalasi és kiskunfélegyházi telephelyinek telítettsége, valamint bajai részleg fennmaradásának bizonytalansága. A folyamatos iratbeszállítások hiányában különösen fontos feladattá nőtt az iratképzők rendszeres helyszíni ellenőrzése, felügyelete. Az irattár-ellenőrzés szakterületét a levéltár öt- és hároméves ciklusokra bontott terve alapján ütemezte, a feladat végrehajtása egy levéltáros munkatárs munkakörét képezte. A gyűjtőterületi referens a helyszíni kiszállásokhoz a levéltári gépkocsit vette igénybe. Az ellenőrzések az éves munkatervet mennyiségben eggyel meghaladva, 37 kiszállással zárultak, melyek Kecskemét megyei jogú város körzetében lévő községi önkormányzatok felé irányultak. Mindezeken túl 17. oldal
ellenőrzésre kerültek a megye városi kórházai és egyes közoktatási intézmények iratkezelése és irattárai is. A tervezett mennyiség túlteljesítésének indoka, hogy a Bács- Kiskun Megyei Területi Gyermekvédelmi Szakszolgálat közvetlenül fordult levéltárunkhoz egyes iratkezelési, irattárolási kérdések tisztázása miatt, és a személyes kiszállás alkalmával sor került az irattár-ellenőrzési adatlap és jegyzőkönyv felvételére is. Nem került sor ugyanakkor a bajai Eötvös József Főiskola ellenőrzésére, melynek oka az, hogy a levéltár Kossuth téri részlegének dolgozói létszáma az év végére megfeleződött, így a szervlátogatásokat (is) végző munkatársunkat irányítottuk át a részleg munkatársainak kisegítésére, mivel ekkorra az irattár-ellenőrzések tervezett mennyisége már teljesült. A szervlátogatást végző levéltáros az iratképzőkről a helyszínen jegyzeteket készített, a felmerülő kérdéseket (irattárosi, iratkezelési feladatok, rendezés, selejtezés stb.) megválaszolta, majd a levéltári feldolgozás során jegyzőkönyvet vett fel, melybe a feltárt hiányosságokat foglalta össze. Az elkészített dokumentumok két példányát az iratképző közfeladatot ellátó szervnek küldte meg. A visszaérkező, hitelesített és iktatott példány a szervdossziéba került. Az irattár-ellenőrzés adatait a jogszabályokban előírt, kötelező nyilvántartásokon túl szervtípusonként, iratfajtánként és az iratkeletkeztetés évköre szerint tagolt, részletező excell táblázatban is rögzítjük. Az ellenőrzött szervek kimutatását az 1. sz. melléklet tartalmazza. Az iratképzők 2012-ben 25 esetben jelentették be iratselejtezési szándékukat, 82 szerv összesen 219 iratselejtezési jegyzőkönyvet küldött be záradékolás végett. Iratkezelésük felügyelete keretében végzett ellenőrzések és selejtezések számának fondfőcsoportonkénti megoszlását az alábbi táblázat mutatja be. 18. oldal
Iratképző szervek fondfőcsoportszáma Iratkezelés ellenőrzése Iratselejtezés jóváhagyása Iratselejtezés és megnevezése szerv alkalom szerv JKV bejelentése XXIV. Az államigazgatás területi (szak)szervei 1 1 22 92 9 XXV. A jogszolgáltatás területi szervei 0 0 13 17 6 XXVI. Tanintézetek, intézmények 5 5 11 28 0 XXVIII. Egyesületek 1 1 0 XXIX. Vállalatok 6 24 8 XXX. Szövetkezetek 11 22 0 XXXVII. MJ városi, városi, községi önkormányzatok 31 31 18 35 2 Összesen 37 37 82 219 25 A levéltár 2012-ben 18 iratképző szerv (9 önkormányzat, 1 dekoncentrált államigazgatási szerv és 8 intézmény) iratkezelési szabályzatát véleményezte. A cégbíróságtól és a végelszámolóktól 2 002 felszámolási és végelszámolási ügy kapcsán érkezett értesítés, ebből előzmény nélküli bejelentés 1 259 volt. Nyilvántartásunkban összesen 9 718 felszámolt és végelszámolt szervet tartunk nyilván, betűrend szerint tagolt, excell formátumú kimutatásban. II. Állománygyarapodás A törvényi előírások tekintetében a levéltár iratátvételi kötelezettsége alá eső iratmennyiség továbbra is meghaladja a bennlévő jelenlegi állományt. A súlyos raktárkapacitási gondokon helyileg sokat javítottak a 2009-2011 folyamán a bajai részlegnél kivitelezett beruházások. Itt kell megjegyezni, hogy Baja Város Önkormányzata és a Bács-Kiskun Megyei Önkormányzat, mint intézményfenntartó között megkötött, levéltárunk bajai részlegének helyt adó, kötött idejű ingatlanbérleti szerződés 19. oldal
2013. november 1-jével lejár. Amíg ezen szerződés nem kerül meghosszabbításra, addig jelentős mennyiségű iratanyaggal nem lehet feltölteni az üres kapacitásokat, mivel számolni kell az iratanyag esetleges át-, vagy visszaszállításával is. Ennek ellenére 2012 folyamán iratátvételről is beszámolhatunk a bajai részlegben: Baja Városi Bíróság 1961-1990 között keletkeztetett peres és peren kívüli aktáiból került levéltárunk őrizetébe közel 77 irat-folyóméternyi mennyiségű maradandó értékű iratanyag. Szóba került Baja Város Tanácsának 1956-1990 között keletkeztetett, több száz folyóméternyi rendezett és selejtezett anyagának befogadása is, ez azonban a fentebb részletezett körülmény okán egyelőre halasztást szenved. Ismételten meg kell jegyezni, hogy továbbra is megoldatlan problémát jelent a levéltárközpont és a többi telephely zsúfoltsága, melyek szabad raktárkapacitással nem, vagy alig rendelkeznek. A kialakult helyzet nem teszi lehetővé az iratképzők rendszeres, ütemezett iratbeszállítását. A 2012. évben iratátvételből mindössze 98,42 ifm gyarapodást jegyeztünk fel (Klapka utcai csoport: 19,59 ifm; Kossuth téri csoport 0,55 ifm, Bajai részleg 76,70 ifm és Kiskunfélegyháza: 1,58 ifm). Terven felül sor került néhány község tanácsi, ill. 1950 előtt keletkeztetett iratanyagának átvételére is, melyet minden esetben az irat-keletkeztetők átszervezése, vagy az iratanyag fennmaradását veszélyeztető, mostoha irattári körülmények tettek szükségessé. Az év legvégén, szintén a közigazgatási átszervezések tükrében, elindult Kiskunhalas Város Tanácsi iratainak átvétele is, mintegy 55-60 iratfolyóméter mennyiségben. Az átvétel feltételeként levéltárunk az átadási jegyzék átdolgozását, pontosítását kérte, ezért a város levéltári fondjainak gyarapítására előre láthatóan már csak a következő évben nyílik alkalom. Az iratanyagot levéltárunk kiskunhalasi részlegében fogjuk átvenni,. Nagyon kis volumenben sor került az év folyamán intézményi iratanyag átvételére is: 2012 folyamán került levéltárunk őrizetébe a Kiskunmajsai Állami Általános Iskola jogelőd intézményeinek anyakönyvi iratanyaga. Levéltári letétként került az intézmény őrizetébe Fekete János kiskunfélegyházi helytörténész 1,40 folyómétert kitevő, értékes 20. oldal