CT-EcoSTAT Gazdasági és Gazdálkodási Rendszer LETÉTI MODUL Dokumentáció Frissítés dátuma: 2012. 08. 07. Bizalmas! www.computrend.hu 1/95
Az alábbi dokumentáció a CompuTREND KFT CT - EcoSTAT rendszerének Letéti programját írja le. A dokumentációt, mint szellemi terméket a szerzői jogi előírások védik, s mint ilyen, semmilyen formában nem másolható, nem dolgozható fel, és nem alakítható át, továbbá elektronikus adattároló rendszerben nem helyezhető el a szerzői jogok tulajdonosa, a CompuTREND KFT engedélye nélkül! Kérjük, nagyon gondosan tanulmányozzák át a dokumentációban foglaltakat, és a program használata során az itt leírtak szerint járjanak el, elsősorban a saját érdekükben! Kérjük, ha bármilyen kérdésük merül fel, bizalommal forduljanak tanácsadó szolgálatunkhoz! Bizalmas! www.computrend.hu 2/95
Tartalom 1 Általános ismertető a program használatáról... 4 1.1 Alapfogalmak... 4 1.2 Mintaképernyő... 5 2 A letéti program lehetőségei... 8 3 Bejelentkezés... 10 4 LETÉTI MODUL... 12 4.1 Törzsek... 12 4.1.1 Személyi törzs... 12 4.1.2 Letéti pénztár törzs... 15 4.1.3 Letéti bank törzs... 17 4.1.4 Szervezeti törzs... 18 4.1.5 Keretek törzse... 19 4.1.6 Megjegyzések törzse... 21 4.1.7 Aláírók törzse... 23 4.2 Mozgások... 25 4.2.1 Készpénz - mozgások... 25 4.2.2 Banki mozgások... 39 4.2.3 Betétkönyv - mozgások... 51 4.2.4 Értéktárgy - mozgások... 54 4.2.5 Betétkönyv - mozgás igények... 61 4.2.6 Betétkönyv készpénz - forgalom... 69 4.2.7 Készlet mozgások... 72 4.3 Listák... 75 4.3.1 Személyi karton nyomtatás... 75 4.3.2 Összesítő lista személyenként... 77 4.3.3 Hagyaték igazolás... 78 4.3.4 Letétesek értékei összesen... 80 4.3.5 Főkönyvi feladási lista... 81 4.4 Rendszer menüpont... 83 4.4.1 Letéti pénztár / bank választás... 83 4.4.2 Pataméter kezelő indítása... 84 4.4.3 Paraméterek frissítése... 84 4.4.4 Jogosultságok menüpont... 84 4.4.5 Év végi zárás... 85 4.4.6 Rendszergazda funkciók... 85 4.4.7 Színek beállítása... 85 4.4.8 Névjegy... 86 4.5 Összefoglaló a használatról... 87 4.5.1 Első használat... 87 4.5.2 Nyitó adatok felvitelének leírása... 87 4.5.3 Folyamatos használat... 92 5 Ábrajegyzék... 93 Bizalmas! www.computrend.hu 3/95
1 Általános ismertető a program használatáról Az alábbi ismertető segítségével a program tipikus kezelési módjaival szeretnénk Önöket megismertetni. Cégünk valamennyi fejlesztése során törekszik arra, hogy egységes felületet biztosítson programjaiban, hiszen ezzel is segíteni tudjuk, hogy a program kezelése során a tényleges feladatra koncentrálhasson a program kezelője, és ne programról programra változó kezelői felületekkel kelljen ismerkednie. Természetesen ez az igény csak addig tartható, amíg a kezelői felület (interface) is azonos, hiszen a DOS alatt futó karakteres felületű programok kezelési módját nem célszerű átültetni olyan grafikus felhasználói felületre, mint amilyen a Windows is. A program kezeléséhez először néhány Windows-os fogalommal szeretnénk megismertetni Önöket, majd egy mintaképernyőn mutatjuk be ezek használatát. 1.1 Alapfogalmak Grid: Olyan ablakos táblázat, amelyben egymás alatti sorokban helyezkednek el az egyes tételsorok. Ha egy-egy tételsor olyan hosszú, hogy nem fér el teljesen a képernyőn, akkor a képernyő alján megjelenik egy "Scroll bar", amelyben található kis jelzőt jobbra-balra mozgatva a táblázat adatainak sorában vízszintes irányba "közlekedhetünk". Ha a táblázat több sorból áll, mint ahány a képernyőn elfér (ez szinte mindig így van), akkor ugyanilyen "Scroll bar" jelenik meg a táblázat jobb oldalán. Scroll bar: Más néven csúszka. Lásd a Grid-nél Fül: A képernyőn egymás alatt elhelyezkedő "lapok" kilógó fülei (úgy, mint egy kartonos irattartóban). Ezekből a fülekből egyet kiválasztva, a hozzátartozó lap jelenik meg. Navigációs gombok: A képernyőn (rendszerint egy-egy Grid fölött) elhelyezkedő gombok, amelyekkel (a Scroll bar mellett) a Grid-en belüli mozgásokat vezérelhetjük. Combobox: Egy olyan kis ablak, amelyben egy adott mező tartalmának kitöltésére alkalmas szótár egy eleme található (ha a mező már ki volt töltve, akkor a szótárnak az az eleme, amely megegyezik a mező értékével, míg különben a szótár első eleme). Ha a felajánlott tétel melletti lefelé mutató nyilat megnyomjuk, akkor megjelenik a szótár elemeinek felsorolása, amelyből az egér cursor megfelelő elemére mozgással és a baloldali egérgomb lenyomásával választhatunk. Bizalmas! www.computrend.hu 4/95
1.2 Mintaképernyő Az alábbiakban két mintaképernyőn mutatjuk be a jellemző kezelő eszközöket. A mintaképernyőket számokkal láttuk el, s az alábbiakban ezekre a számokra hivatkozva írjuk le a kezelő felület jellegzetességeit. Kérjük, vegyék szemügyre az alábbi ábrákat: Új elem felvétele a táblázatba Ez a szám egy nyomógombra mutat az ábrán. A nyomógombnak az egérmutatóval történő megnyomásakor (klikkelés) - amennyiben az adott pillanatban lehetséges, és önnek van felviteli jogosultsága - akkor új elemet vehet fel a táblázatba. Ekkor a partnerek listája nézet helyett a képernyő átvált az aktuális partner nézetre, és egy kitöltetlen, üres adatlap jelenik meg. Az adatokat megfelelően kitöltve majd az Ok gombot megnyomva a program rögzíti az adatokat. Ezután visszavált a partnerek listája nézetre, és a táblázatban megjelenik az új sor. Bizalmas! www.computrend.hu 5/95
Kiválasztott elem törlése Ez a szám egy nyomógombra mutat az ábrán. A nyomógombnak az egérmutatóval történő megnyomásakor (klikkelés) - amennyiben az adott pillanatban lehetséges, és önnek van felviteli és törlési jogosultsága - akkor törölheti a kiválasztott sort, vagy elemet. (Természetesen a törlés előtt a program még rákérdez, hogy valóban törölni kívánja-e az aktuális tételt.) Kiválasztott, aktív tételsor A táblázat soraiból mindig van egy kiválasztott tételsor. Ennek jelölése fordított színekkel történik (betű szín háttér színné válik), és a sor elején egy kis nyíl mutat az adott tételsorra. Mindig a kiválasztott tételsorra vonatkozik az elindított funkció. Grid, táblázat A megjelenítendő adatok egy táblázatban jelennek meg. A képernyőn egyszerre csak egy kis része látható az adatoknak, ezért egy bizonyos tétel megkeresése vagy csúszka segítségével, vagy rendezettség váltás és gyorskeresés segítségével valósítható meg. Funkció gombok Egy kiválasztott tételsorral különböző funkciók hajthatók végre. Ilyen lehet például a tételsorra vonatkozó bizonylat nyomtatása, vagy mint a fenti példa mutatja, egy személyhez betétkönyvek rendelése. Az itt megjelenő funkciógombok a Menü gombon keresztül is elérhetőek. Gyors szövegkereső A gyorskeresés mezőbe begépelt szöveget a program automatikusan megkeresi a táblázatban. A kereséshez a táblázatban beállított rendezést használja. (Pl. név szerinti rendezés esetén az M betű leütésével a kereső az első M betűvel kezdődő nevet - pl. szállítót - keresi meg). Általában az első néhány betű leütésével a keresett adatok gyorsan megtalálhatóak. Ez a funkció akkor használható, ha a képernyőn a rendezés lista nem üres, azaz legalább egy szempont szerint sorba rendezhetőek az adatok. Táblázat rendezettségének változtatása A legtöbb képernyőn a megjelenő adatok különböző szempontok szerint állíthatók sorba. Ha a rendezés feliratú listából kiválasztunk egy sort (pl.: kód szerint, név szerint, dátum szerint), akkor a táblázat a kívánt oszlop szerint sorba rendezve látható. A rendezés váltása után a kiválasztott sor változatlanul látható marad a képernyőn, de természetesen a körülötte lévő sorok átrendeződnek. A lehetséges rendezettségeket úgy hívhatja elő, hogy a rendezés ablak melletti (jobb oldalán található) lefelé mutató nyílra rákattint, és ekkor megjelenik a lehetséges rendezési elvek listája. Ezekből a megfelelőt úgy választhatja ki, hogy az egérmutatót ráviszi, és rákattint (klikkelés) a névre. Scroll bar / Csúszka Ha nem látszik minden adat a képernyőn, akkor a csúszka segítségével jeleníthetjük meg a többi adatot. A vízszintes csúszkával az adott tétel többi adatát (oszlopát) nézhetjük meg, míg a függőleges csúszkával újabb tételeket jeleníthetünk meg. Menü gomb Az általánosan használatos eszközök mellett minden képernyő valamilyen speciális feladatra készül (pl. lakó felvitele, aktuális személy keretei, stb.). Ezek a funkciók a menü gombon keresztül érhetőek el. A gomb megnyomása után egy menü jelenik meg, amelyben kiválaszthatja a kívánt műveletet. FONTOS! A végrehajtás mindig a táblázatban kiválasztott sorra vonatkozik, ezért a menüpont meghívása előtt a táblázatban keresse meg a szükséges adatokat. Az esetek egy jelentős részében a menü úgy is előhívható, hogy az egérnek a JOBB gombjára kattintunk rá. Ekkor a képernyőnek azon a pontján jelenik meg a menü (úszó menü a neve ilyenkor), ahol az egérmutató éppen állt. Vége/Kilépés gomb A táblázatból való kilépésre, az ablak becsukására szolgál. Megjelenítés változtatás (fülek) Bizalmas! www.computrend.hu 6/95
A képernyők mindig táblázatos formában jelennek meg (törzsállomány nézet). A kiválasztott sor részletes adatlapja az aktuális partner fület kiválasztva kapható. A legtöbb táblázat (soronként, összegzések nélkül) könnyen és gyorsan kinyomtatható. Ehhez válassza ki a nyomtatás fület. Ekkor a megjelenő listában kiválaszthatja, hogy milyen mezőket kíván kinyomtatni. A szükséges mezőket pipálja ki. Ha nem a teljes listát akarja megjeleníteni, akkor a szűrő gomb segítségével meghatározhatja azt a szűkebb kört, amiről a lista segítségével információt szeretne látni. A szűrés mindig olyan rendezettség szerint történik, amilyet a táblázaton belül a rendezettség beállításánál kiválasztunk. Végül a lista megtekinthető képernyőn, vagy azonnal küldhető a nyomtatóra. Ekkor a Windows Vezérlőpultban beállított alapértelmezett nyomtatón jelenik meg a táblázat. Mentés gomb Az adatbeviteli mezőkben történt változásokat elmenti, és visszalép a táblázatos megjelenítésbe. Mégsem gomb Az adatbeviteli mezőkben történt változásokat nem menti el, és kilép az adatmódosításból (vissza a táblázatba). Adatbeviteli mezők A képernyőn azt a helyet nevezzük mezőnek, ahol az adatokat be tudjuk írni. Ezek közül is aktívnak, amelyikbe aktuálisan tudunk írni. Az aktív mezőben villog a kurzor. Bizalmas! www.computrend.hu 7/95
2 A letéti program lehetőségei A letéti programot több kihasználtsági fokban lehet működtetni. Minden esetben más-más menüpontok jelennek meg. A legegyszerűbb esetben az intézmény a letétesek készpénzét és leadott tárgyait őrzi. Ebben az esetben is lehetőség van azonban a készpénz apránkénti kifizetésére, illetve a tárgyak egyesével való kiadására. Ezekről a mozgásokról a program bizonylatot nyomtat, és napi (időszaki) zárás készíthető. A későbbiekben ezt a kihasználtsági fokot KÓRHÁZ címmel jelöljük. Figyelem! A program a tárgyakat nem tartja nyilván érték szerint, az esetleges értéke a megjegyzés mezőben tüntethető fel. A fenti példában, ha betétkönyvet adnak be, melynek egyértelmű az értéke, akkor is a megjegyzés mezőbe lehet csak beírni, és ezután a betétkönyv, csak mint egy tárgy jelenik meg az intézmény letéti rendszerében. Ha ez nem felel meg, akkor használható a későbbiekben KÓRHÁZ-BETÉT címmel jelölt kihasználtsági fok, ahol a betétkönyvet, nem mint tárgy, hanem értékben kifejezett betétkönyv tartjuk nyilván, de a betétkönyvet csak egy darabban lehet kiadni, azaz nem lehet kifizetni belőle v. befizetni rá. Ebben az esetben a betétkönyvekről is lehet napi (időszaki) zárást készíteni. A harmadik kihasználtsági fok a SZOCOTTHON, ahol is (a készpénz és tárgyi mozgásokon kívül) a betétkönyvekre befizetni is lehet, és kifizetni is belőle. Ezeket a mozgásokat igényként kell berögzíteni a programba, és a kézbesítő bankba való távozásakor, ill. bankból történő visszaérkezésekor is, mind a készpénzről, mind a betétkönyvről bizonylatokat nyomtat a program. Ebben az esetben a program mindig a tényleges pénztári egyenleget mutatja. Ennél egy kicsit több a SZOCOTTHON_PTMOZG címmel jelölt kihasználtsági fok, ahol is a kézbesítő visszajövetelekor, ha készpénzt vett ki a betétkönyvről, akkor azt rögtön kifizetik a letétesnek, és ez a mozgás a bizonylat nyomtatással együtt automatikusan megtörténik. Az ötödik kihasználtsági fok a SZOCOTTHON_KPIGENY, ami a SZOCOTTHON verzió könnyített mása. Ebben az esetben is történik pénzmozgás a betétkönyvvel kapcsolatban, de az a felhasználó számára csak 1 mozgást jelent, a többit a program megcsinálja. (Például 1 mozgásként berögzített betétkönyvről készpénz kifizetés esetén a program automatikusan elkészíti a betétkönyv érték csökkentést, a pénztári készpénz állomány növekedést, mivel beérkezik a pénztárba a készpénz, a pénztári készpénz állomány csökkenést, mivel rögtön ki is fizetik a letétesnek). Az igaz ugyan, hogy a Felhasználónak ez kevesebb munka, de így nem lehet nyomon követni például a betétkönyv mozgását, hogy egy bizonyos pillanatban kinél van a betétkönyv (pénztárban vagy a kézbesítőnél.) Bizalmas! www.computrend.hu 8/95
A fenti lehetőségeken kívül még a program használata előtt el kell dönteni a következőket: - Van-e letéti bankjuk, és a bankban szereplő pénzt a letétesek személyenként, vagy egy összegben akarják nyilvántartani. - a mozgások alkalmával keretekről történjen a pénzmozgás, vagy sem. Ha a letéti bankszámlán név szerint tartják nyilván a pénzt, akkor készpénzt csak akkor lehet kifizetni, ha az adott letétesnek a bankból kivették a pénzét és elhelyezték a letéti pénztárban. Mivel ennek a fizikai megvalósulása bizonyos időt igénybe vesz, ezért paraméterezhető a program, hogy még a bankból pénztárba történő átmozgatás előtt is ki lehessen fizetni a letétesnek a készpénzt. Ennél egyszerűbb, és az általános használatos, ha nem név szerint tartják nyilván a bankban az értéket, hanem egy összegű feladásként fizetik be bankszámlára, és veszik ki onnan a pénzt. (Ugyanis a bankba általában akkor kell feladni, ha a pénztárban a készpénz értéke átlép egy bizonyos értékhatárt.) Ekkor, ha a pénztárban van elegendő készpénz, és a letétesnek van annyi pénze, minden további nélkül kifizethető számára az igényelt összeg. A keretekre azért lehet szükség (nem kórházra, hanem szociális otthonra jellemző), hogy a program figyelmeztethessen, hogyha elfogyott egy bizonyos keretről a pénz, és fel kell tölteni, illetve, hogy pénz beérkezéskor szét lehessen osztani a különböző keretekre, és például gyógyszer keretre kerüljön a költőpénz egy bizonyos része. Keret használata nélkül a program egy Alapértelmezett pénzügyi keret - et használ. Fontos még indulás előtt eldönteni, hogy - a kódokat a program automatikusan adja (AUTOKOD paraméter) - ha több pénztár van, akkor a bizonylatszámozás pénztáranként történjen, vagy sem (BIZONYLATSORSZAMPENZTARAN paraméter) - a kiadási és bevételi bizonylatok külön sorszámozódjanak-e (SORSZAMFOLYTONOS paraméter) - A kiadási és bevételi bizonylatokat hány példányban szeretnénk nyomtatni (KIADASI- és BEVETELIBIZONYLATPELDANYSZAM paraméter) - Bizonylatokat mekkora papírra nyomtassa (BIZNYOMTLAPMERET paraméter) - A listákat, bizonylatokat kinyomtassa-e a program először képernyőre, és onnan kelljen nyomtatóra kinyomtatni egy külön gomb segítségével (NYOMTATASKEPERNYORE paraméter) illetve, hogy a személyek értékeit szigorúan vegye csoportonként (vagyis hogy melyik pénztárban van pénze, bankszámlán vagy készpénzben van-e), vagy összes értéket figyeljen (OSSZPENZFIGYELES paraméter), és bármikor bárhonnan ki lehessen adni pénzt a személynek. Ez utóbbit nem nagyon ajánljuk, mert követhetetlen lesz a személy érték mozgása, és lehet olyan csoport, ahol mínuszba megy át az értéke. A következőkben a programot a teljes menürendszeren keresztül mutatjuk be. Bizalmas! www.computrend.hu 9/95
3 Bejelentkezés A program elindítása után először a bejelentkezési képernyő (1. ábra Bejelentkezés) jelenik meg. 1. ábra Bejelentkezés Ezen a képernyőn meg kell adnunk a felhasználó nevét és jelszavát (jelen esetben felhasználónk x névre hallgat, jelszava szintén x). A jelszó a begépelés során természetesen nem látható, helyette csillagok jelennek meg. Amikor megadtuk a felhasználót és a megfelelő jelszót, akkor az [OK] gombra történő kattintással jelezhetjük, hogy a rendszer az ellenőrzést hajtsa végre. Amennyiben az ellenőrzés nem talál hibát, azaz létező felhasználó és jelszópárt adtunk meg, úgy a programot használatba vehetjük. Ha nem létező adatokat vittünk be, akkor a program automatikusan visszaadja ugyanezt a bejelentkezési képernyőt, ezáltal tiltva meg az illetéktelen használatot. 2. ábra Sikertelen belépés Bizalmas! www.computrend.hu 10/95
Ha a bejelentkezés eddigi feladatait sikeresen megoldottuk és beléptünk a rendszerbe, a 3. ábra Letéti modul főmenü) szerinti képernyő jelenik meg. A képen látható menük tartalmának és funkciójának ismertetése képezi továbbiakban a dokumentáció szerkezeti felépítését. 3. ábra Letéti modul főmenü Bizalmas! www.computrend.hu 11/95
4 LETÉTI MODUL A programban az alábbi főbb menüpontokat találhatjuk: Törzsek Mozgások Listák Rendszer 4.1 Törzsek 4.1.1 Személyi törzs Miután belépünk a személyi törzsbe, láthatóvá válik az intézetben lévő letétes személyek listája. 4. ábra Személyi törzs Felvitelre az Új + menüpont ad lehetőséget (5. ábra Aktuális személy alapadatai). Az aktuális személy adatai között kötelezően kitöltendő elem a személykód - melyet a paraméterkezelő modul beállításának megfelelően vagy automatikusan, vagy manuálisan kell megadni, illetve a letétes neve. A többi adat nem kötelező, de megadható. Megjegyezzük, hogy a letétes személyek törzse megegyezik a nyugdíjprogramban használt törzzsel, ezért jelenik meg sok kitölthető adat. Amennyiben letéti bankot is vezet az intézet (VANLETETIBANK paraméter), és a banki forgalmakat nem személyenként, hanem egy összegben kívánjuk megadni, fel kell venni egy úgynevezett Banki személyt, akinek a neve alatt ezek a tételek szerepelni fognak. Ebben az esetben a személyi törzsben ezt a tételt be kell jelölni a speciális banki és pénztári pipával. Így az adott személy egyenlege negatívba is fordulhat. Bizalmas! www.computrend.hu 12/95
5. ábra Aktuális személy alapadatai Ha a letétes rendelkezik betétkönyvvel, akkor a letéteshez tartozó betétkönyvet (esetleg betétkönyveket) is fel kell vinni, mely a lista nézetben az aktuális személyt kijelölve, a keretek gombra kattintva adható meg (6. ábra Aktuális személy betétkönyvei). 6. ábra Aktuális személy betétkönyvei A betétkönyv száma módosítható (7. ábra Betétkönyv hozzárendelés letéteshez), illetve miután betelt, lezárható (8. ábra Betétkönyv lezárása). Bizalmas! www.computrend.hu 13/95
7. ábra Betétkönyv hozzárendelés letéteshez 8. ábra Betétkönyv lezárása A program lezárt betétkönyv esetén a régi betétkönyv záró értékével automatikusan megnyitja az új betétkönyvet, de természetesen lezárt betétkönyvre már mozgás nem vihető fel. A személyi törzsben a módosítás az adott tétel kiválasztása után az Aktuális személy adatai fülön történik. Amennyiben mozgás a személyre nem történt, törölhető is az adott letétes. Figyelem! Ha több pénztár van, akkor a SZEMELYSZURES paraméter segítségével beállítható, hogy mindig csak az adott pénztárhoz tartozó személyek látszódjanak. Bizalmas! www.computrend.hu 14/95
4.1.2 Letéti pénztár törzs Itt kell felvinni a letéti pénztárat (pénztárakat) (9. ábra Letéti pénztár törzs). 9. ábra Letéti pénztár törzs A felvitel az Új F2 menüvel történik (10. ábra Letéti pénztár rögzítése), ahol meg kell adnunk a pénztár megnevezését. 10. ábra Letéti pénztár rögzítése Bizalmas! www.computrend.hu 15/95
Nyitóegyenleget nem adhatunk meg, ugyanis a készpénz személyekhez kapcsolódik, így a nyitó értéket majd mint nyitó pénzmozgást kell rögzíteni. Ehhez a NYITOTTÁLLAPOT paraméternek IGEN értéken kell állnia. Nem itt a törzsben, hanem a készpénz mozgások között kell a nyitó tételeket rögzíteni - majd a későbbiek során leírtak alapján -, és azt figyelembe véve + az évközi pénzmozgást összeadva a program automatikusan kiszámolja az aktuális egyenleget. Új felvitel során természetesen a nyitó és az aktuális egyenleg is nulla. Felvitel során még meg kell adni azt a személyt, aki az adott letéti pénztárral dolgozni fog. Ezután már csak az adott felhasználó kóddal belépett személy tud az adott pénztárban rögzíteni! A hagyaték pénztár bejelölés annyit jelent a program számára, hogy ha ebben a pénztárban történik mozgás, akkor minden tétel esetén bekér a program egy hagyatékszámot, amit a bizonylatokra is kinyomtat. Amennyiben még mozgást nem vittünk fel az adott pénztárra, a Törlés menüvel törölhető. Az aktuális pénztárak listája a Nyomtatás ikonnal érhető el. Bizalmas! www.computrend.hu 16/95
4.1.3 Letéti bank törzs Itt kell felvinni a letéti bankot (bankokat) (11. ábra Letéti bank törzsének kezelése). 11. ábra Letéti bank törzsének kezelése A felvitel az Új F2 menügombbal történik (12. ábra Letéti bank felvitele). Meg kell adni a bank megnevezését, a bankszámlaszámot, valamint a nyitó egyenleget. Az aktuális egyenleget automatikusan a program számolja, felvitel során természetesen ez megegyezik a nyitó egyenleggel. Természetesen itt a nyitóegyenleg megadása attól függ, hogy a BANKIFELADÁSRÉSZLETEZVE paraméternek milyen értéke van. Ha részletezve, vagyis személyenként kerül a bankba a pénz, akkor itt sem lehet nyitóegyenleget megadni. Felvitel során meg kell adni azt személyt, aki az adott letéti bankkal dolgozni fog. Ezután már csak az adott felhasználó kóddal belépett személy tud az adott bankban rögzíteni! Amennyiben még mozgást nem vittünk fel az adott bankra, a Törlés menüvel törölhető. Az aktuális bankok listája a Nyomtatás ikonnal érhető el. Bizalmas! www.computrend.hu 17/95
12. ábra Letéti bank felvitele 4.1.4 Szervezeti törzs Ezen a menüponton belül lehet megadni azokat a szervezeteket, ahol az adott letétesek megtalálhatóak, és amit a személyi törzs alapadatainál beállíthatunk. Ez lehet osztály, illetve helyiség, ezt a felhasználó maga állíthatja be. Használata nem kötelező. 13. ábra Szervezetek törzse Bizalmas! www.computrend.hu 18/95
Felvitelhez (14. ábra Új szervezet felvitele) az Új-F2 menügombra kell kattintani, majd a szervezet nevének megadása után megadható a szervezet címe is. 14. ábra Új szervezet felvitele Természetesen a szervezet törölhető is az aktuális tételre való állás után a Törlés menügomb segítségével. Az aktuális tétel nemcsak törölhető, de módosítható is. Ehhez az Aktuális szervezet adatai fülre való kattintással felkínálja a program a szervezetet, mely innen bármikor módosítható. Amennyiben listázni szeretnénk a törzset, a Nyomtatás gombra kell kattintani. 4.1.5 Keretek törzse A személyi törzsnél utalás történt arra, hogy amennyiben adott személyeknek a letéteit keretekre akarja a felhasználó osztani, kereteket kell a letéteshez rendelni. Ennek a törzsnek a kezelése a Keretek törzse menüben lehetséges (15. ábra Keretek törzse). Fontos! Amennyiben kereteket akarunk kezelni, a paraméterkezelő programban az EGYKERETESMOD mezőt NEM -re kell állítani. Ez alapértelmezés szerint IGEN értéket kap. Bizalmas! www.computrend.hu 19/95
15. ábra Keretek törzse Miután a menüt elindítjuk, látható, hogy az Alapértelmezett pénzügyi keret -et automatikusan a program felviszi. Erre azért van szükség, mert amennyiben a kereteket nem használjuk, abban az esetben minden mozgás ezen a kereten fog szerepelni. Új keret felvitelére itt is az Új F2 menü ad lehetőséget (16. ábra Új keret felvitele). Itt meg kell adni a keret megnevezését. 16. ábra Új keret felvitele Természetesen a keret törölhető is az aktuális tételre való állás után Törlés gomb segítségével. Az aktuális tétel nemcsak törölhető, de módosítható is. Ehhez az Aktuális keret adatai fülre való kattintással felkínálja a program a keretet, mely innen bármikor módosítható. Amennyiben listázni szeretnénk a törzset, a Nyomtatás gombra kell kattintani. Bizalmas! www.computrend.hu 20/95
4.1.6 Megjegyzések törzse A mozgások felvitelénél meg kell adni az adott mozgáshoz tartozó megjegyzést. Ennek a megjegyzésnek a karbantartása történik itt (17. ábra Megjegyzések törzse). 17. ábra Megjegyzések törzse Új megjegyzés felvitelére itt is az Új F2 menü ad lehetőséget (18. ábra Új megjegyzés felvitele). Itt meg kell adni az adott megjegyzést, valamint ki kell választani, hogy mely irányú mozgáshoz szeretnénk kapcsolni. Ez lehet bevétel, kiadás, vagy mindkettő. Bizalmas! www.computrend.hu 21/95
18. ábra Új megjegyzés felvitele Természetesen a megjegyzés törölhető is az aktuális tételre való állás után Törlés menü segítségével. Az aktuális tétel nemcsak törölhető, de módosítható is. Ehhez az Aktuális megjegyzés adatai fülre való kattintással felkínálja a program a megjegyzést, mely innen bármikor módosítható. Amennyiben listázni szeretnénk a törzset, a Nyomtatás gombra kell kattintani. Bizalmas! www.computrend.hu 22/95
4.1.7 Aláírók törzse Abban az esetben, ha a készpénzmozgásoknál nem az adott letétes, hanem valaki más személy jár el, a pénztárbizonylaton ezt jelölni kell. Ahhoz, hogy ki tudja a pénztáros választani a személyt, az aláírókhoz fel kell vinni. Ezen felül itt kell kezelni a kézbesítőket is, akik a betétkönyv mozgások során a betétkönyveket a bankba elviszik. 19. ábra Aláírók törzse Új aláíró felvitelére (20. ábra Új aláíró felvitele) itt is az Új F2 menü ad lehetőséget. Itt meg kell adni az adott aláírót, valamint ki kell választani, hogy az adott aláíró milyen kapcsolatban áll a letétesekkel. Bizalmas! www.computrend.hu 23/95
20. ábra Új aláíró felvitele Természetesen az aláíró törölhető is az aktuális tételre való állás után a Törlés menü segítségével. Az aktuális tétel nemcsak törölhető, de módosítható is. Ehhez az Aktuális aláíró adatai fülre való kattintással felkínálja a program az aláírót, mely innen bármikor módosítható. Amennyiben listázni szeretnénk a törzset, a Nyomtatás gombra kell kattintani. Bizalmas! www.computrend.hu 24/95
4.2 Mozgások 4.2.1 Készpénz - mozgások Itt kell rögzíteni a letéti pénztár forgalmat (21. ábra Készpénz forgalom). 21. ábra Készpénz forgalom Új tételt az Új mozgás menüvel érhetünk el (22. ábra Új készpénz - mozgás). Bizalmas! www.computrend.hu 25/95
22. ábra Új készpénz - mozgás Miután megadtuk a mozgás dátumát, meg kell adnunk a tulajdonos (letétes) nevét, a mozgásnem irányát (bevétel / kiadás), a megjegyzést, valamint az összeget. Ezután ha kereteket kezelünk (lásd a Keretek törzse), ki kell választanunk, hogy az adott összeg az adott letétes mely keretén mozogjon. Fontos megjegyezni, hogy kiadásnál nemcsak azt figyeli a program, hogy a pénztárban van-e elegendő pénzösszeg a kiadásra, hanem hogy a letétesnek rendelkezésre áll-e az adott összeg. Ezen felül keret figyelés során még a letétes keretét is figyeli a program, vagyis hiába áll az adott letétesnek pénzösszeg a rendelkezésére, ha az nem az adott kereten van. Ha a készpénz mozgást nem személyesen a letétes rendezi, lehetőség van arra, hogy megadja az eljáró személyt, aki a pénztárbizonylatot aláírja. Ennek karbantartása az Aláírók törzse -ben van. Ebben az esetben ki kell venni a bejelölést a Személyes intézés előtti négyzetből és ekkor már kiválaszthatjuk a letétes helyett eljáró személyt, akinek a neve szerepelni fog a pénztárbizonylaton. A tételsor mentése az OK gombbal történik, a Mégsem gombra kattintva mentés nélkül fog kilépni a rögzítésből a program. Ha további mozgásokat szeretnénk felvinni a tétel rögzítése után, az ISMÉT gombbal tehetjük meg. Bizalmas! www.computrend.hu 26/95
Ahol a letétesek készleteit is nyilvántartjuk (LETET_LELTAR_VAN paraméter = Igen), ott a készpénz mozgás ablak kiegészül egy Készlet mozgás jelölőnégyzettel. Amennyiben a Készlet mozgást bepipáljuk, megjelenik az ablak aljában egy újabb rész, ahol a készlet rendszer cikktörzséből lehet választani, mennyiséget és megjegyzést hozzákapcsolni. 23. ábra Új készpénz mozgás készlet mozgással Az adott tételről a bevételi / kiadási pénztárbizonylatot a Bizonylat menüvel nyomtatható ki (24. ábra Pénztárbizonylat). Természetesen több tétel is kinyomtatható egy bizonylatra, ebben az esetben azokat a tételeket, melyeket a nyomtatáson látni szeretne, ki kell jelölni. Ez a tétel elején található kis kockába való kattintással érhető el. Ha egy személynek vannak bevételei és kiadásai is egyszerre, akkor külön be kell jelölni először például a bevételeit, arról bizonylatot nyomtatni, és utána lehet csak a kiadásait bejelölve a kiadási bizonylatot elkészíteni Fontos! A PENZTARNYOMT megnevezésű paraméter által beállítható, hogy az adott bizonylat Pénztárbizonylat, vagy Átvételi elismervény legyen. Alapértelmezés szerint ez Átvételi elismervény. Lásd: (24. ábra Pénztárbizonylat és 25. ábra Átadás - Átvételi elismervény) Bizalmas! www.computrend.hu 27/95
24. ábra Pénztárbizonylat 25. ábra Átadás - Átvételi elismervény A bizonylatot csak egyszer lehet kinyomtatni, ezért kérjük, hogy mikor a program megkérdezi, hogy Sikeres volt a bizonylat nyomtatás, akkor csak a kinyomtatás után válaszoljon Igen -nel különben az adott tételről nem lesz bizonylata! (26. ábra Pénztárbizonylat nyomtatása) Bizalmas! www.computrend.hu 28/95
26. ábra Pénztárbizonylat nyomtatása Kontírlap nyomtatására is lehetőség van abban az esetben, ha a KONTIROZASHASZNALATA paraméter értéke IGEN-en áll. Az aktuális tételen állva az egér jobb gombjára megjelenik egy 1 soros almenü, amelynek segítségével a kontírlapot ki lehet nyomtatni. A bizonylat javítására a Storno menügomb ad lehetőséget. Ebben az esetben automatikusan generálódik egy új tétel, mely - előjellel fog az adott napon szerepelni. Erről is kell bizonylatot nyomtatni. Annak a felhasználónknak, aki kereteket használ, van egy Keretösszeg átcsoportosító menügombja, amivel 1 lépésben le tud venni egy összeget az egyik keretről, és rá tudja tenni egy másik keretre. Ez a gomb az Új felvitel és a Módosítás menügomb között található egy kis keskeny nyíl formájában (27. ábra Keretösszeg átcsoportosítás menügomb). Bizalmas! www.computrend.hu 29/95
27. ábra Keretösszeg átcsoportosítás menügomb A menüpont elindítása után meg kell adnunk, hogy melyik kereten mekkora összeg legyen (28. ábra Keretösszeg átcsoportosítás). 28. ábra Keretösszeg átcsoportosítás Bizalmas! www.computrend.hu 30/95
29. ábra Keretösszeg átcsoportosítás megjelenése Mint látható, ez a művelet két sort eredményezett, ugyanannak a személynek egy bevételt és egy kiadást. Ez az egyenleget nem változtatja, és bizonylatot sem nyomtatunk róla. Mikor nem az aktuális tételen állunk, akkor ennek színe zöld, egyébként itt jegyezzük meg, hogy a bevételeket pirossal, a kiadásokat kékkel jelöli a program. A Napló nyomtatása során lehetőség van az aktuális nap eseményeit, illetve már lezárt nap naplóját kinyomtatni. Az aktuális nap nyomtatására Napló nyomtatása ad lehetőséget. Ebben az esetben a le nem zárt tételeket fogja a listán szerepeltetni, az aktuális nyitó / forgalmi / záró tételekkel. Az Utólagos napló nyomtatás a már lezárásra került tételek listázására szolgál. Ebben az esetben ki kell választani azt a napot, melyet nyomtatni szeretnénk (30. ábra Utólagos napló nyomtatás). Bizalmas! www.computrend.hu 31/95
30. ábra Utólagos napló nyomtatás Kiválasztható még a tételek sorrendje is (31. ábra Napló sorrendválasztás). 31. ábra Napló sorrendválasztás Miután ezt kiválasztotta, listázásra kerül a napló, következő oldalon a címletjegyzékkel. Miután felvittük a mozgásokat, le kell zárni az adott időszak tételeit. Ez a Zárás gombra kattintással érhető el (32. ábra Készpénz mozgás zárása - címletjegyzék megadás). Először meg kell adni a címletjegyzéket, amely alapján kiszámolja a program az aktuális készpénz egyenleget. Bizalmas! www.computrend.hu 32/95
32. ábra Készpénz mozgás zárása - címletjegyzék megadás Ha ez készen van, az Egyeztetés gombra kattintva ellenőrzi a program, hogy megegyezik a felvitt címlet, illetve a felvitt forgalmak értéke. Bizalmas! www.computrend.hu 33/95
33. ábra Készpénz - címletjegyzék egyeztetése Ezután lehetőség van újra felvinni a címletjegyzéket. Amennyiben ezt nem tesszük meg a pénztárnaplón hiányként vagy többletként fog szerepelni a különbség. A megfelelő címletjegyzék után a program megkérdezi az időszak zárásának dátumát (34. ábra Készpénz zárás dátuma). 34. ábra Készpénz zárás dátuma Miután meg lett adva a dátum a program lezárja az adott időszakot (35. ábra Sikeres készpénz - zárás), és kinyomtatja a pénztárnaplót (36. ábra Pénztárnapló nyomtatása), illetve a címletjegyzéket. Bizalmas! www.computrend.hu 34/95
35. ábra Sikeres készpénz - zárás 36. ábra Pénztárnapló nyomtatása Zárás után a képernyőn már nem jelennek meg a lezárt nap tételei, ezeket megtekinteni a Nyitott tételek előtti check box kijelölésének megszüntetésével lehet (37. ábra Lezárt készpénz mozgások nézegetése). Bizalmas! www.computrend.hu 35/95
37. ábra Lezárt készpénz mozgások nézegetése Figyelem! Most - a készpénz időszaki zárása után, és a banki mozgások tárgyalása előtt - térnénk rá egy olyan készpénz - mozgásra, amely a bankot is érinti. De! Ez a rész csak akkor él, ha a VANBANKIFELADAS paraméter Igen-re van állítva. Ha készpénz feladás bankba mozgás történik, akkor a készpénz mozgás felvitelekor a Banki mozgás jelölőnégyzetet ki lehet pipálni (38. ábra Készpénznél banki mozgás bejelölés). Ebben az esetben nem csak egy készpénz tétel sor képződik, (mint normál esetben), hanem készül egy banki tétel sor is, hiszen nemsokára várható, hogy a beérkező banki kivonaton viszontlátjuk ezt a banki bevételt. De! Ez a nemsokára várható jelző azt jelenti, hogy banki oldalról még nem tekinthetjük megtörténtnek az eseményt. Vagyis megjelenik ez a tétel, de zöld színnel jelölve, hogy ezt az adott banki kivonat megérkezésekor el kell fogadni (39. ábra Banki mozgás elfogadása). Amíg nem fogadjuk el, addig minden banki nap rögzítése közben látjuk, de sem banknaplón nem jelenik meg, se bank zárásakor nem számolódik bele a záró egyenlegbe. Tehát, mint mondtuk, ez csak egy lehetőség, melynek segítségével azt érhetjük el, hogy 1 tétellel kevesebbet kell rögzítenünk a bankban, helyette csak egy elfogadás gomb megnyomására van szükség. Bizalmas! www.computrend.hu 36/95
38. ábra Készpénznél banki mozgás bejelölés 39. ábra Banki mozgás elfogadása Az elfogadás gomb megnyomása után élő tétel lesz a mozgásból, amely onnantól kezdve a banknaplón is megjelenik és a záróegyenleget is változtatja (40. ábra Elfogadott banki mozgás). Bizalmas! www.computrend.hu 37/95
40. ábra Elfogadott banki mozgás Figyelem! Van még egy fontos dolog, a kerekítés, ami 2008. március óta van a programban. Azért a készpénz mozgások végén tárgyaljuk ezt is, mert ezt csak nagyon különleges esetekben fog a programban jelentkezni. Hiszen már nem nagyon fordul elő öttel nem osztható összeg, sem bevételnél, sem kiadásnál. De! Ha mégis, akkor lehet érdekes a következőkben leírtak: Van egy KEREKITES nevű paraméter, aminek két értéke lehet. Nézzük először az egyszerűbb esetet, a Nem értéket. Ekkor a program nem figyel semmit, és nem is készít kerekítő bizonylatot. Ha azonban ezt a paramétert Igen -re állítjuk, akkor bevétel esetén csak öttel osztható összeget enged a program rögzíteni, kiadásnál pedig ha öttel nem osztható összeget rögzítünk, akkor készít egy kerekítő tételt (KRK bizonylat számozással). A kerekítő tétel is az adott letéteshez kapcsolódik. De! Ha a programba egy beégetett Készpénz kiadás (Exit) megjegyzést használunk a készpénz kiadásnál, akkor a kerekítő tétel egy programba beégetett, úgynevezett Kerekítés, függő egyéb személy egyenlegén fog jelentkezni. Ennek az az oka, hogy ha például 100 003 Ft van valaki egyenlegén, amikor meghal, és át kell adni a pénzt pl. a hozzátartozónak, akkor a kerekítés miatt ne kerüljön -2 Ft-ba az elhalálozott személy egyenlege. Bizalmas! www.computrend.hu 38/95
4.2.2 Banki mozgások A készpénz letéteket bankba is lehet helyezni. Erre szolgál a Banki mozgások menüpont (41. ábra Banki mozgások). 41. ábra Banki mozgások Figyelem! Ez a menüpont csak akkor látszik, ha a VANLETETIBANK paraméter Igen-re van állítva. Új tétel rögzítése az Új mozgás menüponttal végezhető el (42. ábra Új banki mozgás). 42. ábra Új banki mozgás Bizalmas! www.computrend.hu 39/95
A személyi törzseknél utalás történt arra, hogy amennyiben a banki mozgást nem letétesenként akarja megadni, fel kell venni egy Banki mozgás személyt. Ebben az esetben itt a Tulajdonos mezőt nem kell kitölteni, a készpénz mozgásoknál viszont a Tulajdonos mezőben a Banki mozgás személyt kell megadni. Ha letétesenként akarjuk a bankot nyilvántartani, akkor itt természetesen a konkrét letétes nevét kell kiválasztani. Ennek a műveletnek a használatához a paraméterek között be kell állítani a BANKIFELADASRESZLETEZVE paramétert. Igen esetén személyenként, Nem esetén nem kell megadni itt a tulajdonost. Ezután meg kell adni a banki mozgás irányát (Bevétel/Kiadás), ki kell választani a bankot, meg kell adni az összeget, illetve a megjegyzést. Ha kereteket kezelünk (lásd a Keretek törzse), ki kell választanunk, hogy az adott összeg az adott letétes mely keretén mozogjon. Fontos megjegyezni, hogy kiadásnál nemcsak azt figyeli a program, hogy a pénztárban van-e elegendő pénzösszeg a kiadásra, hanem hogy a letétesnek rendelkezésre áll-e az adott összeg. Ezen felül keretfigyelés során még a letétes keretét is figyeli a program, vagyis hiába áll az adott letétesnek pénzösszeg a rendelkezésére, ha az nem az adott kereten van. Figyelem! Mint azt az előző pont végén említettük: amennyiben a pénztárban a bank felé történő feladást bejelöltük Banki mozgás -nak, itt már automatikusan megjelenik az adott tétel, és miután kijelöljük az adott tételt, az Elfogad menügombbal aktualizálhatjuk a bankunkban a mozgást, de az csak akkor ajánlott, amikor a bankkivonat is megérkezett. A mozgás javítására a Storno menü ad lehetőséget. A Napló nyomtatása során lehetőség van az aktuális nap eseményeit, illetve a már lezárt nap naplóját kinyomtatni (43. ábra Banknapló). Az aktuális nap nyomtatására a Napló nyomtatása ad lehetőséget. Ebben az esetben a le nem zárt tételeket fogja a listán szerepeltetni, az aktuális nyitó/forgalom/záró tételekkel. Az Utólagos napló nyomtatás a már lezárásra került tételek listázására szolgál. Ebben az esetben ki kell választani azon napot, melyet nyomtatni szeretnénk. Miután ezt kiválasztotta, listázásra kerül a napló. Bizalmas! www.computrend.hu 40/95
43. ábra Banknapló Miután készen vagyunk az adott nap felvitelével, le kell zárni az időszakot. Erre a Zárás menü ad lehetőséget. Ha elindítjuk a zárást, a program megkérdezi, hogy biztosan le szeretnénk - e zárni az időszakot. Nem válasz esetén a program visszatér a banki mozgásokhoz. Igen esetén kéri a zárás dátumát, illetve a banki záró összeget. Amennyiben rossz értéket adunk meg, a program nem zárja le az időszakot és visszatér a felvitelhez. Egyező összeg esetén a banki időszakot lezárja, és a banknaplót kinyomtatja. Bizalmas! www.computrend.hu 41/95
4.2.2.1 Nyugdíj modulban rögzített térítési díjak átvétele a letéti és a pénzügy modulba A nyugdíj modulban rögzített térítési díjak átvételére azért lehet szükség, mert így nem kell a letéti és a pénzügy modulban újra berögzíteni a nyugdíj modulban már korábban rögzített térítési díjakat. A következő paraméter beállítások szükségesek a térítési díjak átvételéhez: Nyugdíj modul: PENZMOZGAS_KULCSKOD, SZAMLA_GAZDKOD, SZAMLA_KULCSKOD, SZAMLAZAS_HASZNATA=IGEN. Letéti modul: a SZAMLA_MEGJEGYZESKOD paraméter értékét kell kitölteni a térítési díj átvételére vonatkozóan. A feldolgozás menetét az alábbiakban mutatjuk be. A feldolgozás előtt azonban szükséges a Nyugdíj modulban a megfelelő Törzsadatok feltöltése (lakó adatai, telephely, jogosultság, stb.), valamint a Partner lakó összerendelés elvégzése, hogy a számlázás funkciója használható legyen. 44. ábra Nyugdíj modul Lakótörzs 45. ábra Nyugdíj modul - Partner - lakó összerendelés Bizalmas! www.computrend.hu 42/95
A Feldolgozás Havi nyilvántartás menüponton belül tudjuk elindítani az adott lakó intézeti térítési díjának rögzítését. Az adott menüpontra kattintva a következő ablak jelenik meg: 46. ábra Nyugdíj modul - Havi nyilvántartások feldolgozása Bizalmas! www.computrend.hu 43/95
47. ábra Nyugdíj modul - Feldolgozási időszak megadása Az alábbiakban szemléltetjük, hogy mely adatokra lesz szükségünk a letéti programban a térítési díj generáláshoz (Törzsszám, név, valamint az Ellátási alapadatoknál: gondozási díj, előírás): 48. ábra Nyugdíj modul -Térítési díj generáláshoz szükséges adatok megadása Az adott tételt elmentve a menü gombra kattintva van lehetőség a számlázást elindítani: Bizalmas! www.computrend.hu 44/95
49. ábra Nyugdíj modul Számlázás A számla generálás funkcióra kattintva meg kell adnunk a számla alapadatait (iktatási, teljesítési, számla dátum, fizetési határidő, szám. elsz. dátuma): 50. ábra Nyugdíj modul - Számla generálás 51. ábra Nyugdíj modul - Számla tétel generáláshoz dátumok megadása Bizalmas! www.computrend.hu 45/95
Majd a generálás ikonra kattintva: 52. ábra Nyugdíj modul - Számla generálás sikeresen megtörtént Ezt követően az Áttöltés ikonra kattintva a következő kérdést kapjuk: 53. ábra Kérdés áttöltésre vonatkozóan Ha az Igen - re kattintunk, akkor a számlák átadása a pénzügyi rendszernek sikeresen megtörtént: 54. ábra Számlák átadása a pénzügyi modulnak sikeres Bizalmas! www.computrend.hu 46/95
Piros színnel jelöljük a nyugdíj modulban, ha a számlák átadása a pénzügy programnak sikeresen lefutott: 55. ábra Jelzés a sikeres átadásról A pénzügy modulba átlépve a Számlák Számlák más rendszerből menüpont segítségével van lehetőség a legeneráltatott tételek áttöltésére az Áttöltés funkcióval az adott Gazdálkodót is megadva: 56. ábra Pénzügy modul - Számlák más rendszerből 57. ábra Számla átvétel más rendszerből Bizalmas! www.computrend.hu 47/95
A kijelölést követően az Átvétel funkcióra kattintva meg kell adnunk, hogy az összes számlát át kívánjuk -e venni: Az Igen re kattintva a következő képernyőn látható módon meg kell adni, hogy mely adatokat használja a program a számlához: 58. ábra Pénzügy modul - Adatok megadása számla átvételhez Bizalmas! www.computrend.hu 48/95
Az Igen re kattintva a Vevői számlák között megjelennek az átvett számlák. 59. ábra Pénzügy modul - Átvett számlák Amikor pénzügy modulban a Számla átvételt elvégezzük, akkor a letéti modulban a Banki mozgások térítési díj ablak alá is beemeli az átadott tételeket: Bizalmas! www.computrend.hu 49/95
60. ábra Letéti modul - Térítési díj levonása letétestől Az adott tételt kijelölve, majd a generálásra kattintva legenerálja a program a tételt a banki mozgások közé: 61. ábra Letéti modul - Banki mozgás generálása 62. ábra Letéti modul - Térítési díjak generálása sikeres Bizalmas! www.computrend.hu 50/95
4.2.3 Betétkönyv - mozgások A betétkönyv - mozgások (63. ábra Betétkönyv - mozgások) között lehet felvinni azokat a tételeket, melyeknél fizikailag a betétkönyv mozog és nem a betétkönyvben szereplő összegek. Ezenfelül itt fognak megjelenni azon tételek, melyeket a Betétkönyv - Igények, illetve Betétkönyv - Készpénz mozgások menüpont alatt generál a program. 63. ábra Betétkönyv - mozgások Új tétel felvitelére az Új mozgás menü szolgál (64. ábra Új betétkönyv mozgás felvitele). Miután megadtuk a mozgás dátumát, a mozgás irányát, meg kell adnunk a letét tulajdonos nevét. Az összeg attól függően adható meg, hogy a mozgás iránya kiadás, vagy bevétel. Kiadás esetén, mivel a betétkönyv mozog, összeg nem adható meg, hanem a betétkönyvben lévő összeg automatikusan kiadásra kerül. Bevételi mozgás esetén, mivel a letétesnek joga van a saját betétkönyvéből például kivenni készpénzt, a betétkönyv visszahozatalakor a betétkönyvben lévő összeget meg kell adni. Ezután a betétkönyv számát kell kiválasztani, hiszen egy letétesnek lehet több betétkönyve. Mielőtt rögzítjük a tételt, meg kell adni, hogy a letétes személyesen jár el, vagy meghatalmazott útján kéri a betétkönyv - mozgást. Meghatalmazott útján történő mozgás esetén a személyes intézés kijelölést ki kell venni, és az aláírót ki kell választani. A bizonylaton az a személy fog megjelenni. Bizalmas! www.computrend.hu 51/95
64. ábra Új betétkönyv mozgás felvitele Az adott tételről betétkönyv átadási bizonylat a Bizonylat menügombbal nyomtatható ki (65. ábra Betétkönyv átvételi bizonylat). 65. ábra Betétkönyv átvételi bizonylat Bizalmas! www.computrend.hu 52/95
A következő menüpont a Zárás. A program megkérdezi a zárás dátumát (66. ábra Betétkönyv zárás dátuma), majd az intézményben lévő betétkönyvek záró állományának értékét (67. ábra Betétkönyv záró állományának értéke). Amennyiben a kézi összeszámolás értéke és a program által számolt érték megegyezik, a program lezárja a betétkönyvek állományát. 66. ábra Betétkönyv zárás dátuma 67. ábra Betétkönyv záró állományának értéke Ha nem a mozgásokra vagyunk kíváncsiak, hanem arra, hogy mennyi a betétkönyv állomány, akkor a Nyomtatás gomb alatti menüből a Bent lévő betétkönyvek jegyzéke -t kinyomtatva a következő listát kapjuk (68. ábra Bentlévő betétkönyvek jegyzéke), ami az aktuális állapotot mutatja meg. Bizalmas! www.computrend.hu 53/95
68. ábra Bentlévő betétkönyvek jegyzéke 4.2.4 Értéktárgy - mozgások Ebben a menüpontban lehet rögzíteni a letétesnél lévő értéktárgyak mozgását. Új mozgáshoz a Személyi tárgycsoportok listája fülön az Új karton menügombot kell elindítani (69. ábra Értéktárgy - mozgások). 69. ábra Értéktárgy - mozgások Bizalmas! www.computrend.hu 54/95
A felvitelhez meg kell adni a letét tulajdonos nevét, majd a Tárgyak felvitele menügombra kattintva (70. ábra Új tárgy karton) lehet a személyhez tartozó mozgásokat felvinni. Tárgy beadásához a Beadás gombra kell kattintani, minek hatására megjelenik a felviteli ablak (71. ábra Új tárgy felvitele). 70. ábra Új tárgy karton Bizalmas! www.computrend.hu 55/95
71. ábra Új tárgy felvitele A tárgyak felvitele után ki kell nyomtatni a bizonylatot. Ennek előkészítése kétféleképpen történhet. Vagy minden kinyomtatandó sor előtti jelölőnégyzetbe belekattintunk (ezt csak akkor csináljuk, ha nem minden újonnan beadott tárgyat akarunk egy bizonylatra tenni), vagy a Mindegyik gombra való kattintással az összes tétel előtti kis jelölőnégyzetet bepipálja a program (72. ábra Tárgy bizonylat nyomtatás). Bizalmas! www.computrend.hu 56/95
72. ábra Tárgy bizonylat nyomtatás Ezután kinyomtatható a bizonylat, de csak azok a tételek kerülnek rá, amelyek ki vannak pipálva (73. ábra Tárgy bizonylat). 73. ábra Tárgy bizonylat Bizalmas! www.computrend.hu 57/95
Tárgyak kiadása esetén át kell kattintani a Személyi tárgycsoportok listája fülre (74. ábra Kiadáshoz letétes személy választás). Ott ki kell választani az aktuális személyt, majd át kell kattintani az Aktuális személy tárgyai fülre (75. ábra Letétes tárgyainak megtekintése). Ekkor megjelenik az adott személy összes tárgya. Tárgy kiadáshoz a Kiadás (kipipált tételek), illetve Mindet kiad (összes bentlévő tárgy) menügomb szolgál. Meg kell adnunk a kiadás dátumát (76. ábra Tárgy kiadása), majd kinyomtathatjuk a bizonylatot a kiadott tételekről. Kiadás és bizonylat nyomtatása után a tárgyak táblázatában látható, hogy melyik tárgy van még bent a letéti pénztárban, és melyiket adták ki, és mikor. 74. ábra Kiadáshoz letétes személy választás Bizalmas! www.computrend.hu 58/95
75. ábra Letétes tárgyainak megtekintése 76. ábra Tárgy kiadása Abban az esetben, ha az adott mozgást sztornírozni szeretnénk, a Storno gombra kell kattintani. Ha ki szeretnénk nyomtatni a tárgy naplót, akkor először a napló ill. zárás dátumát kell megadni (77. ábra Tárgy napló dátum megadás), majd utána megjelenik a lista (78. ábra Tárgyi mozgások naplója). 77. ábra Tárgy napló dátum megadás Bizalmas! www.computrend.hu 59/95
78. ábra Tárgyi mozgások naplója A záráshoz szintén meg kell adni a dátumot, majd megjelenik egy ablak (79. ábra Tárgyak záró egyenlege), ahol be kell írni darabszámra a letéti tárgyakat. 79. ábra Tárgyak záró egyenlege Bizalmas! www.computrend.hu 60/95
Ha nem a mozgásokra vagyunk kíváncsiak, hanem arra, hogy mennyi a tárgy állomány, akkor a Nyomtatás gomb alatti menüből a Bent lévő tárgyak jegyzéke - t kinyomtatva a következő listát kapjuk (80. ábra Bent lévő tárgyak jegyzéke), ami az aktuális állapotot mutatja meg. 80. ábra Bent lévő tárgyak jegyzéke 4.2.5 Betétkönyv - mozgás igények Ez a menüpont alkalmas arra, hogy a letétes megbízza a pénztárost azzal, hogy a részére a betétkönyvéből készpénzt vegyen ki, illetve helyezzen el. Mivel nem minden esetben van lehetőség arra, hogy a bank felé a pénztáros menjen el, ezért kézbesítőt küldhet maga helyett, de természetesen ez a személy lehet Ő maga is. Itt lehetőség van arra, hogy a kézbesítő és a pénztáros között mozogjon a betétkönyv, illetve a készpénz, és ezen átadások között átvételi átadási bizonylatot nyomtatunk ki, melyet az alábbi leírásban részletesen felvázolunk. Bizalmas! www.computrend.hu 61/95
81. ábra Betétkönyv igények A felvitel kezdetét az Új igény menügombbal indíthatjuk. Miután megadtuk a dátumot, a betétkönyv tulajdonos nevét, meg kell adnunk a mozgásnem irányát. Ez lehet a bevétel, illetve kivétel attól függően, hogy a betétkönyvbe be akarunk helyeztetni, vagy ki akarunk vételezni készpénzt. Itt kell megjegyezni, hogy amennyiben csak a kamatot akarja a betétkönyvben jóváiratni a bankkal, abban az esetben a bevétel mozgásnemet kell választani 0 forinttal. Miután megadtuk az összeget, ki kell választanunk, hogy mely keretre, (-ről) történjen a mozgás. Ezután már csak a betétkönyvet kell kiválasztanunk (mivel egy tulajdonosnak több betétkönyve is lehet) (82. ábra Új betétkönyv igény). 82. ábra Új betétkönyv igény Bizalmas! www.computrend.hu 62/95
Miután elkészítettük az igényt át kell adnunk a tételt (tételeket) a kézbesítőnek. Ez a Kézbesítő menüpont alól az Igények feladása a kézbesítőnek menü elindításával lehetséges (83. ábra Igény feladása kézbesítőnek) 83. ábra Igény feladása kézbesítőnek Miután elindítottuk a menüt, ki kell választanunk azokat a tételeket, melyeket a kézbesítőnek átadunk (84. ábra Kézbesítő választása). Ez a sor elején lévő kisablak kijelölésével / kipipálásával történik. Itt szintén vagy egyesével jelölünk, vagy a Mindegyik gombra kattintva a programot kérjük meg az összes tétel kijelölésére. 84. ábra Kézbesítő választása Bizalmas! www.computrend.hu 63/95
Ezután már csak a kézbesítő megadása következik (előtte a neveket az aláíró törzsben rögzíteni kell), majd az igények feladása menüt kell elindítanunk, és a program átadja a kézbesítőnek a tételeket. Ezekről a tételekről átadási bizonylatot fogunk kapni (85. ábra Kézbesítő átadási bizonylat), majd pedig egy összesítő listát, amit a bankba el kell vinni, és a bank azon (is) fogja visszaigazolni az elvégzett műveleteket (86. ábra Kézbesítős kiadási összesítő). 85. ábra Kézbesítő átadási bizonylat Bizalmas! www.computrend.hu 64/95
86. ábra Kézbesítős kiadási összesítő Sikeres igény átadás esetén az alábbi ablak jelenik meg (87. ábra Kézbesítő visszaérkeztetése). Eltűnnek az igényként kiadott tételek, és a Kézbesítő gombra való kattintással A visszaérkeztetés menüpont jelenik meg. 87. ábra Kézbesítő visszaérkeztetése Bizalmas! www.computrend.hu 65/95
Amikor a kézbesítő visszaérkezik a betétkönyvekkel (illetve a kihozott készpénzzel), a fent említett menüpontot kell elindítani. Látni fogjuk, hogy a képernyőn megjelennek azok a tételek, melyeket a kézbesítőnek kiadtunk (88. ábra Betétkönyv visszaérkeztetése). A visszaérkeztetést többféleképpen megtehetjük (88. ábra Betétkönyv visszaérkeztetése): - az összeg kézi megadásával - megtehetjük automatikus kéréssel egyesével ( Adott sor gomb) - és automatikus kéréssel az összes tételre ( Minden sor gomb). A program azért nem készíti el teljesen automatikusan az átvételt, mert így lehet ellenőrizni a kért műveleteket, hogy minden annak megfelelően történt-e. 88. ábra Betétkönyv visszaérkeztetése Abban az esetben, ha kamatot írtak jóvá a letétes betétkönyvében, azt a visszahozatal során tudjuk a programban felvenni. Ha automatikus kitöltést kértünk, akkor is felül lehet bírálni a bevételi egyenleget (89. ábra Egyenleg felülbírálata és visszavétel). Bizalmas! www.computrend.hu 66/95
89. ábra Egyenleg felülbírálata és visszavétel Miután kitöltöttük a visszahozott betétkönyvértéket, a Visszahozatal menügombbal tehetjük aktívvá a betétkönyv visszaérkezést (89. ábra Egyenleg felülbírálata és visszavétel). Ha volt kamat, akkor a program az alábbi kérdést fogja hozzánk intézni (90. ábra Kamat jóváírása betétkönyvben). Ha igennel válaszolunk, a mozgás értékét, valamint a beírt érték különbözetét kamatként jóváírja a betétkönyvben. Nem válasz esetén nem hajtja végre a Visszahozatalt, hanem újra felajánlja a Betétkönyv értékének beírását. 90. ábra Kamat jóváírása betétkönyvben Bizalmas! www.computrend.hu 67/95
Természetesen itt is nyomtat a program átvételi bizonylatot (91. ábra Kézbesítős átvételi bizonylat) és letéti mozgás összesítő listát (92. ábra Kézbesítős visszavételi összesítő). 91. ábra Kézbesítős átvételi bizonylat 92. ábra Kézbesítős visszavételi összesítő Bizalmas! www.computrend.hu 68/95
Sikeres kézbesítős mozgás esetén üzenetet kapunk (93. ábra Sikeres visszaérkeztetés). 93. ábra Sikeres visszaérkeztetés Megjegyezzük még, hogy visszavételkor lehetőség van egy-egy tételt (vagy akár az összeset) bejelölni sikertelen mozgásként. Ekkor a program a kiadott betétkönyv értékkel veszi vissza a betétkönyvet, és ezáltal készpénz mozgásban sem történik változás, tehát ha kiadtunk készpénzt a kézbesítőnek, akkor ugyanazt az értéket vissza is vesszük. 4.2.6 Betétkönyv készpénz - forgalom Betétkönyv készpénz - forgalom (94. ábra Betétkönyv - készpénz - forgalom) szolgál arra az esetre, ha a letétes vagy meghatalmazottja a pénztáron keresztül kíván készpénzt rakni a betétkönyvébe. Ebben az esetben automatikusan készül az aktuális pénztárban egy bevételi, illetve kiadási mozgás, és egy betétkönyv - mozgás. 94. ábra Betétkönyv - készpénz - forgalom Új felvitelre az Új mozgás menü ad lehetőséget (95. ábra Új betétkönyv - készpénz mozgás rögzítése). Itt meg kell adni a mozgás dátumát, a letétes nevét, a mozgásnem irányát, a megjegyzést, valamint a mozgás összegét. Amennyiben több keretes módban dolgozunk a programmal, ki kell választani a készpénz keretet. A felvitel végén meg kell adni a betétkönyv számát és ezután rögzíthető az adott tétel. Bizalmas! www.computrend.hu 69/95
95. ábra Új betétkönyv - készpénz mozgás rögzítése Rögzítéshez választható az OK, illetve az OK+Elfogad menü. Az OK esetén nem generálódik automatikusan készpénzmozgás, ehhez a Betétkönyv készpénzmozgás menüben lévő Elfogad menügombot kell alkalmazni. Amennyiben az Ok+Elfogad gombra kattintunk, a készpénzmozgás legenerálódik, és a program - amennyiben a felhasználó kívánja (96. ábra Összesített pénztárbizonylat nyomtatásra kérdezés) - a pénztárbizonylatot kinyomatja (97. ábra Összesített pénztárbizonylat nyomtatás). Ha ezt nem itt kívánjuk kinyomtatni, ezt a készpénz - forgalomnál is megtehetjük. A BETETKONYVMOZGASBIZONYLAT paraméterben beállítható, hogy mi legyen a bizonylat formátuma: pénztárbizonylat vagy átvételi elismervény. Vigyázat! Csak az egyik menüpontban nyomtatható ki a bizonylat! 96. ábra Összesített pénztárbizonylat nyomtatásra kérdezés Bizalmas! www.computrend.hu 70/95
97. ábra Összesített pénztárbizonylat nyomtatás Ebben a menüben törlésre csak abban az esetben van mód, ha az adott tételt nem fogadtuk el, tehát a készpénz forgalom még nem generálódott le. Időszak végén le kell zárni a rögzített tételeket, melyre a Zárás menü ad lehetőséget. Ez a zárás se a pénztárat, se a betétkönyveket nem zárja le, csak arra szolgál, hogy idővel ne legyen tele a képernyő a régi tételekkel. Miután elindítottuk az eseményt, meg kell adni a zárás dátumát, ami után kinyomtatja a program a naplót (98. ábra Betétkönyv - készpénz - forgalom napló). 98. ábra Betétkönyv - készpénz - forgalom napló Bizalmas! www.computrend.hu 71/95
4.2.7 Készlet mozgások Ha egy intézményben (pl. fogyatékosok otthonában) a letéteseknél kint lévő tárgyakat nyilván kell tartani, akkor azt a készletmozgásokban lehet elvégezni. Ez a rész nem kezel raktárt, tehát amit bevételezünk, azt rögtön ki is adjuk a letétes személynek. A személyeknél kint lévő tárgyakról leltárívet lehet nyomtatni, és lehetőség van leltárhiány, leltártöbblet, és selejtezés végrehajtására is. 99. ábra Készlet mozgások Az Új mozgás gombra kattintva megjelenik az alábbi ábrán látható ablak, ahol ki kell választani a mozgásnemet. Bizalmas! www.computrend.hu 72/95
100. ábra Mozgásnemek kiválasztása Mint említettük, a bevételezés és kiadás egy lépésként végrehajtódik, hiszen a program nem kezel raktárat. Ezért ebben az esetben csak a Kiadás letétes részére mozgásnemet kell kiválasztani, a program a háttérben elkészíti a bevétel részt is. A dátum és a megjegyzés után meg kell adnunk azokat a cikkeket, amelyeket kiadunk a letétes személy részére. Ezek a cikkek a CT-EcoSTAT Készlet moduljában kell hogy már előre be legyenek rögzítve. Ennek a felviteli ablaka látható az alábbi ábrán (101. ábra Cikkek kiválasztása és kiadása). Bizalmas! www.computrend.hu 73/95
101. ábra Cikkek kiválasztása és kiadása Mint látható, mennyiségben és értékben is nyilván lehet tartani a készletet. A nyomtatás gomb segítségével leltárívet tudunk nyomtatni egy adott személyről (102. ábra Leltárív), ahol keltezésnek és aláírásnak is van helye. 102. ábra Leltárív Bizalmas! www.computrend.hu 74/95
4.3 Listák 4.3.1 Személyi karton nyomtatás Személyi karton nyomtatásakor az adott letétes részletes forgalmáról kaphatunk információt (103. ábra Személyi karton adott tulajdonosra, 104. ábra Személyi karton adott szervezetre), de ehhez előtte szűkíteni lehet a lista tartalmát (105. ábra Személyi karton szűkítési feltételei). 103. ábra Személyi karton adott tulajdonosra Bizalmas! www.computrend.hu 75/95
104. ábra Személyi karton adott szervezetre 105. ábra Személyi karton szűkítési feltételei Bizalmas! www.computrend.hu 76/95
4.3.2 Összesítő lista személyenként Itt az intézményben lévő összes letétes aktuális egyenlegeit tartalmazó listát kaphatunk (), de előtte leszűkíthetjük a nyomtatandó adatok körét (106. ábra Összesítő lista személyenként). 106. ábra Összesítő lista személyenként 107. ábra Összesítő lista szűkítési feltételei Bizalmas! www.computrend.hu 77/95
4.3.3 Hagyaték igazolás Amennyiben a letétes elhalálozik, a letétjét hagyatékként az illetékes jegyzőnek el kell küldeni. Emellé kísérő levélben fel kell sorolni, hogy milyen letétek maradtak az intézmény pénztárában. Ez a hagyaték igazolás megfelel ennek a kísérő levélnek. Először ki kell választani a letétes személyt, majd meg kell adni a levél címzettjét, és a levél fix szövegét. Ez utóbbit a megjegyzés mezőben lehet felülírni (108. ábra Hagyatéki levél adatainak megadása) 108. ábra Hagyatéki levél adatainak megadása Ha valakinek hagyatéki levelet nyomtatunk, feltételezi a program, hogy az illető elhalálozott. Ha még nem volt a személytörzsben Exit -re állítva az adott személy, akkor egy kérdést intéz felénk a program (109. ábra Személy Exit - re állítása). Bizalmas! www.computrend.hu 78/95
109. ábra Személy Exit - re állítása Ha erre Igen -nel válaszolunk, akkor a törzs adatok között átállítja ennek a személynek a státuszát. Ezután a program kinyomtatja a levelet (110. ábra Hagyaték igazolás). 110. ábra Hagyaték igazolás Bizalmas! www.computrend.hu 79/95
4.3.4 Letétesek értékei összesen Amennyiben szüksége van a felhasználónak arra, hogy összesen mennyi letét van az adott pénztárban, ezen a listán (111. ábra Letétesek értékei összesen) információt kap róla. 111. ábra Letétesek értékei összesen Előtte természetesen le lehet szűkíteni a kért adatokat (112. ábra Letétesek értékei szűkítési feltételek). 112. ábra Letétesek értékei szűkítési feltételek Bizalmas! www.computrend.hu 80/95
4.3.5 Főkönyvi feladási lista A felügyeleti szerv felé negyedévente elküldendő mérlegben ki kell mutatni az idegen pénzeszközt. Ennek a lekönyveléséhez nyújt segítséget a főkönyvi feladási lista (113. ábra Főkönyvi feladási lista). 113. ábra Főkönyvi feladási lista Figyelem! Paraméterfüggő, hogy a betétkönyv forgalomba beszámítsa-e a betétkönyv ki-beadásokat, vagy csak a tényleges pénzmozgást (BKFELADAS paraméter). Paraméterben átállíthatók még a következők is: banki feladás főkönyvi száma (FOKONYVISZAMBANK paraméter) készpénz feladás főkönyvi száma (FOKONYVISZAMKESZPENZ paraméter) betétkönyv feladás főkönyvi száma (FOKONYVISZAMBETETKONYV paraméter) kiadás feladás főkönyvi száma (FOKONYVISZAMKIADAS paraméter) bevétel feladás főkönyvi száma (FOKONYVISZAMBEVET paraméter) Bizalmas! www.computrend.hu 81/95
A menüpont indítása után természetesen meg lehet adnia a szűkítési feltételeket (114. ábra Főkönyvi feladás szűkítési feltételei) 114. ábra Főkönyvi feladás szűkítési feltételei Bizalmas! www.computrend.hu 82/95
4.4 Rendszer menüpont A menüt elindítva a Rendszer képernyő képe és az almenük jelennek meg. 115. ábra Rendszer menü Itt olyan menüpontok találhatók, amelyek elindítására általában ritkán van szükségünk. Emellett van köztük olyan menüpont, amely nem elsősorban a napi munkához, hanem a különböző jogosultságok és működési módot vezérlő paraméterek beállításához szükséges. 4.4.1 Letéti pénztár / bank választás Lehet olyan felhasználó, akinek ha több letéti pénztára vagy bankja van mindegyikhez van jogosultsága. Ebben az esetben itt lehet kiválasztani, hogy éppen melyik pénztár illetve bank adataival szeretne dolgozni. Bizalmas! www.computrend.hu 83/95
A kiválasztott pénztár/bank a kezdő képernyő bal oldalának közepén látható. Itt csak akkor jelenik meg kiírás, ha pénztárból vagy bankból többet rögzítettünk, hiszen azért van szükség arra, hogy lássuk, melyik pénztárral vagy bankkal dolgozunk éppen. 4.4.2 Pataméter kezelő indítása A rugalmas működés biztosítása céljából számos paraméterrel láttuk el a programot. Ezeknek a paramétereknek a beállítására a Paraméter kezelő modulban van lehetőség, melyet közvetlenül ezzel a menüponttal is elindíthatunk. 4.4.3 Paraméterek frissítése Amennyiben paraméter módosítás történt, a módosításnak megfelelő működéshez a paramétereket aktualizálni kell. Ehhez ennek a menüpontnak az elindítása szükséges. 4.4.4 Jogosultságok menüpont A programot igen széleskörű védelmi rendszerrel láttuk el. A rendszerben kétféle jogosultság létezik. Az egyik a felhasználói szintű jogosultság, a másik a szupervisori jogosultság. A szupervisori jogosultsággal lehetőségünk van arra a védelmi rendszerben, hogy felhasználókat vigyünk a rendszerbe, vagy töröljünk a rendszerből, valamint a felhasználóknak megfelelő jogosultságokat adjunk. Itt meg kell adni a bejelentkezési nevet, a felhasználó teljes nevét, valamint a jelszót kétszer. A kétszeres megadásnak az oka az, hogy a jelszó helyén csak csillagok jelennek meg, ezért a begépelt szöveget vizuálisan nem tudjuk ellenőrizni. A véletlen elgépelések megakadályozására szolgál a dupla jelszó bekérés. A jogosultságok menüpontban a belépési jelszavunkat tudjuk megváltoztatni. Meg kell adni az eredeti jelszót, majd az új jelszó megadásával és megerősítésével a következő belépéskor már az új jelszóval tudunk a programba bejutni és használatba venni azt. Bizalmas! www.computrend.hu 84/95
4.4.5 Év végi zárás Az év végi zárás menüpont futtatásával a letéti pénztárak, letéti bankok egyenlegét állítjuk át a következő év nyitó állományára. Innentől kezdve lehet az aktuális évi pénztárakat, bankokat rögzíteni. A személyi törzsből azokat a személyeket is töröljük, amelyeknek a státuszát év közben vagy Exit, vagy Eltávozottra állítottuk. A bizonylatok archiválása is ebben a menüpontban történik, ezáltal átkerülnek egy másik adatbázisba, s nem terhelik az adott év adatállományát. 4.4.6 Rendszergazda funkciók 4.4.6.1.1.1 Adatbázis módosítás Itt rendszergazdai feladatok végezhetők el. Jelszóval le van védve ennek a menüpontnak a futtatása, hogy illetéktelen beavatkozásra ne adjunk lehetőséget! A rendszergazda funkció arra szolgál, ha bármiféle probléma adódik, akkor a CompuTREND munkatársai vagy számítástechnikusok segítségével gyorsan orvosolhatóak legyenek azok. 4.4.6.1.1.2 Bejelentkezett felhasználók Ebben a menüpontban a rendszert éppen használó bejelentkezett felhasználók névsorát láthatjuk. 4.4.7 Színek beállítása A háttér és a betűk színeit állíthatjuk be saját ízlésünk szerint. A színre kattintva feljön a képernyő jobb oldalán látható színskála, és abból választhatjuk a nekünk megfelelő színeket. 116. ábra Színek kiválasztása Bizalmas! www.computrend.hu 85/95
4.4.8 Névjegy A programot használó partner adatait tartalmazza. 117. ábra Névjegy Bizalmas! www.computrend.hu 86/95
4.5 Összefoglaló a használatról 4.5.1 Első használat Kérjük, az első használat előtt nézze át a rendszer paramétereit, és állítsa be azokat az Önnek megfelelő módon. Ezt azért kell az első használat előtt megtenni, mert bizonyos paraméterek menet közben már nem módosíthatóak. Amennyiben nem konvertált adatokkal dolgozik: A paraméterek beállításai után elkezdhetik a törzs adatok felöltését. Természetesen ezt a folyamatos használat közben is megtehetik, de induláskor mindenképpen érdemes ezzel kezdeni. Ezzel egyrészt megszokják a program kezelését, másrészt könnyebb a pénztár mozgások feldolgozását úgy elkezdeni, megtanulni, hogy a törzsadatokat már csak ki kell választani, nem kell újabb ablakokat felhívni azok kitöltésére is. A törzsadatok feltöltése után elkezdhetjük a mozgások feldolgozását. Először azok közül is a nyitó adatokat kell rögzíteni. Ehhez a Nyitó adatok feltöltése modulban található menüpontokat kell használni. Itt személyenként készpénzre, tárgyra, betétkönyvre és bankra külön-külön meg lehet adni a nyitó értéket. A nyitó adatok rögzítése után le kell zárni azokat. Ez 000000 sorszámmal elkészít egy naplót, melyet a mozgások között utólag is ki lehet nyomtatni. Ezt kérjük, nyomtassa ki, mert ezzel ellenőrizheti a bevitt adatok helyességét. A nyitó zárása után már nincs lehetőség nyitó adatok felvitelére. Innentől kezdve már csak a napi mozgásokat rögzíthetjük. 4.5.2 Nyitó adatok felvitelének leírása A nyitó adatok felvitelét példákkal mutatjuk be. Első teendő a paraméterkezelő modulban, hogy a NYITOTTALLAPOT nevű paramétert Igen -re kell állítani. A letéti modul újbóli elindításakor a következő menüpontok fognak megjelenni: Bizalmas! www.computrend.hu 87/95
Ezután rögzíteni kell a letéteseket a személy törzsbe. (Ez a törzsrögzítés történhet a paraméter átállítás előtt, közben is.) Itt csak azoknak a személyeknek kell szerepelni, akiknek a pénzét nyilvántartjuk. Ez azt jelenti, hogy például egy fogyatékosok otthonában a gondnok nevét nem kell berögzíteni, mert ő csak pénzt fizet be vagy vesz át. Ellenben fel lehet vinni a gondozót, mert azzal nyilván lehet tartani, hogy pénzt vett át, amit még esetleg nem osztott szét a gondozottak között. Ezen kívül - ha a bankban nem név szerint tartjuk nyilván a befizetéseket -, akkor fel kell vinni a személy törzsbe egy olyan személyt, akit arra használunk, hogy név nélküli banki feladást készítsünk. Ezt a példánkban Banki összesítő személy -nek hívtuk. Fontos, hogy ennél a személy -nél bejelöljük a Speciális jelzőket, mert átfordulhat negatívba. (az első banki feladáskor a pénztárban negatív pénze van, a bankban pedig pozitív így ennek az egyenlege nulla). Megjegyzés: Bár nem ajánlott (mert nem szabályszerű), de a letéteseket is be lehet jelölni speciálisnak. Ez akkor fordulhat elő, ha valahol az a szokás, hogy ha nincs elég pénze a letétesnek, de tudjuk, hogy a jövő hónapban érkezik pénze, akkor a közösből fizetünk ki neki. Még egyszer felhívjuk a figyelmet, hogy ez nem szabályos és nem ajánljuk, csak a lehetőséget teremtettük meg! Érdemes a nem igazi letétesek nevét például aláhúzás jellel kezdeni. Így se a képernyőn, se a listákban nem fog a név szerinti rendezettségben belekavarodni a letétesek közé, így kitűnik közülük. Bizalmas! www.computrend.hu 88/95
Ezután be kell rögzíteni a nyitó pénzkészletet a Nyitó adatok / Készpénz mozgások menüpontban. Mindezt úgy, hogy a pénztárba felvisszük a letétesek összes pénzét személyenként, majd egy összegben feladjuk a bankba azt a pénzmennyiséget, ami nem a pénztárban szerepel, hanem a bankban. Példánkban 3 embernek van pénze, és a pénztárban ebből csak 50 000 Ft maradt. Először berögzítjük a letétesnek a pénzét: Itt figyelni kell a dátumra, mert mindig az aktuális, mai napot kínálja fel a program. Érdemes a kezdőnap előtti napot megadni, jelezvén, hogy a kezdés előtti napon lévő egyenlegről van szó. (Év eleji induláskor január 1-et szoktunk megadni.) Bizalmas! www.computrend.hu 89/95
A személyek felvitele után berögzítjük az egyösszegű feladást. A végeredmény a képernyőn és egy napló nyomtatáson is látszik. Ezután a bankban berögzítjük a feladást, úgy, mint a pénztárban a kiadást, csak bevételként. Bizalmas! www.computrend.hu 90/95
Ennek eredményét leellenőrizzük egy Összesítő listán. Itt látható, hogy van két egyenleg. Az egyik a bank 1 614 000 Ft-tal, a másik a pénztár 1 664 000 Ft-tal. Illetve, hogy az egyes személyeknek mennyi pénze van. Bizalmas! www.computrend.hu 91/95