BUDAPESTI ÜGYVÉDI KAMARA Arhitel projekt újraütemezés 2014. március 4. Budapesti Ügyvédi Kamara www.bpbar.hu
A projekt szükségessége Az Üt. 2014. november 1. és 2015. január 1. között hatályba lépő új előírásainak való megfelelés: 1. Új okirat- és letétbiztonsági előírások bevezetése. A tervezet az operatív feladatokat (biztonsági címke-kibocsátás, ellátás, nyilvántartások) területi kamarákra telepíti. 2. A MÜK széles szabályzatalkotási jogkört kap (biztonsági címke-logisztikai és - elszámolási folyamatok, árazás, bevétel felhasználás elvei, stb.). Az új előírások a kamarákra komoly feladatokat és pénzügyi terheket rónak. A cél ezek pénzügyi fedezetét a feladatellátásból és nem tagdíjból biztosítani. A hatékony működés, mint elvárás a területi kamarai feladatok egységes és központosított kezelését teszi szükségessé. A projekt megvalósításához csak a BÜK rendelkezik megfelelő erőforrásokkal. A BÜK szerepvállalásáról és annak a MÜK és a területi kamarák általi elfogadásáról döntés szükséges. 2
Új kamarai feladatok az előkészítés során vizsgált terjedelem Földadásvételhez kapcsolódó biztonsági jel bevezetése (Arhitel I.) Biztonsági jel kiterjesztése (Arhitel II.) Letétbejelentés és -nyilvántartás (Depo itív I.) Irodák számviteli beszámolóinak (nyilvántartása, közzététele) Ügyvédasszisztensek és feljogosított személyek regisztrációja JogTudor és más tudás szolgáltatások 2014.11.01 2015.01.01 2015.01.01 2015.01.01 2015.01.01 Folyamatos 2016 3
Az új kamarai feladatok megvalósításához kapcsolódó tervezési alapelvek Törvényi kötelezettségeknek való megfelelés biztosítása 2014.11.01-től Biztonság: adatbiztonság, ügyvédi titok védelme, folyamatos ellátásbiztonság Egységesség: a szolgáltatások országosan egységes működése Költséghatékonyság: ne jelentsen vállalhatatlan terhet kamaráknak, ügyvédeknek, önfenntartó működés, fokozatos kiterjeszthetőség Beruházások megtérülésének biztosítása a bevételekből Átláthatóság, egyértelmű elválaszthatóság a kamarai alapfeladatoktól Bevételek célhoz kötött felhasználásának biztosítása Magasabb (ügyvédi és kamarai) szolgáltatási színvonal, ügyfélbiztonság 4
Az új feladatok ellátásának feltételei 1 2 3 Szabályozási környezet, szervezeti-működési feltételek, és folyamatok megléte Induló finanszírozás megléte és működés finanszírozásának biztosítása Biztonsági jel rendelkezésre állásának biztosítása 4 Informatikai támogató megoldás biztosítása 5 Tájékoztatási és oktatási fórumok biztosítása 5
1. Szabályozási környezet, szervezeti-működési feltételek kialakítása Feladat Működési koncepció és működési modell kialakítása, folyamatok felsőszintű tervezése MÜK szabályzat elkészítése Határidő Készültség 95% 90% SZMSZ és munkaköri leírások készítése Működési egységek belső szabályozásainak elkészítése Szolgáltatási megállapodások megkötése Folyamatok működtetéséhez szükséges erőforrások kiválasztása, oktatások 10% döntésre vár döntésre vár döntésre vár 6
2. Finanszírozás biztosítása Feladat Határidő Készültség Ügyszámok és iratszámok becslése 100% Bevételek és kiadási pénzáramok felmérése (input az üzleti tervezéshez 1.) Beruházási igények felmérése, pénzügyi tervezése (input az üzleti tervezéshez 2.) Finanszírozás biztosítása Induló üzleti terv és számviteli kimutatások (eredmény, cash-flow, mérleg) 95% 80% döntésre vár döntésre vár 7
3. Biztonsági jel rendelkezésre állásának biztosítása Feladat Biztonsági követelmények meghatározása, arculati tervezés Beszerzés lebonyolítása, ajánlatok értékelése, tárgyalás valamennyi ajánlattevővel Döntés a nyertes ajánlattevőről, szerződéskötés Biztonsági jel gyártása és kiszállítása a kamarákhoz Határidő Készültség 100% 95% döntésre vár - Biztonsági jel átadása ügyvédeknek - Biztosan 40 Ft alatt lesz, de akár 20 Ft alatt is lehet a beszerzési ár 8
4. Informatikai feltételek biztosítása Feladat Arhitel informatikai rendszerkoncepció és logikai rendszerterv elkészítése Arhitel rendszerfejlesztés előkészítése, beszerzés lebonyolítása, szerződéskötés Határidő Készültség 95% 50% Arhitel rendszerfejlesztés, tesztelés, bevezetés - Keretrendszer, logisztikai nyilvántartás, felhasználó nyilvántartás, e-lexiosz kapcsolat Ügyvédi funkciók (iratadat-nyilvántartás, aktiválás) Pénzügyi (számlázó) rendszer kapcsolat és egyéb funkciók - - - Oktatások szervezése és lebonyolítása - 9
Az újraütemezés kiváltó okai 1. A projekt ideiglenes felfüggesztése a választási idıszakban 10 2. Az Üt. módosítása miatti határidıváltozás a mezı- és erdıgazdálkodási célú ingatlanok tulajdonjogát érintı szerzıdések biztonsági címkézésében (Arhitel I. fázis) 3. A módosított határidı miatt a fejlesztés tekintetében az Arhitel I. fázissal összecsúszó feladatok (Arhitel I. fázishoz kapcsolódó közvetlen címkerendelés, Arhitel II. fázis, letétbejelentés, mérlegbeszámoló) Az új ütemezésnek már egy a korábbinál bıvebb terjedelmő projektnek kell megvalósítható keretet biztosítania.
A végrehajtás kapacitásigényes feladatainak ütemezése 11 05.01 Matrica szerződés, gyártás, szállítás Matrica kiosztás IT beszerzés és szerződéskötés 04.20 Jelmagyarázat: Határidő kritikus tev. Szerződéskötés Funkció éles indítás Infrastruktúra szállítás, elhelyezés, telepítés Rendszerfejlesztés, integráció Fejlesztői tesztek Logisztika teszt 09.01 Képzés előkészítés Belépés teszt Rendszerfejlesztés, integráció Funkció teszt 10.15 Fejl. Teszt. 10.31 Funkció teszt Felhasználói képzés, tájékoztatás TÜK bejelentkezés, matrica átadás-átvétel Ügyvéd bejelentkezés, elektronikus aláírás Mező és erdőgazdálko-dási szerződések Nyomdai rendelés Kibővített iratkör, Letétbejelentés Mérlegbeszámoló?? 12.31 Kiemelt felhasználói támogatás
Továbblépés 1. A projekt megvalósítási fázisának megkezdéséhez a BÜKön túl szükséges országos stakeholderi kör azonosítása. 12 2. Ütemezés és a projekt terjedelem stakeholderek általi elfogadása. 3. Az elıkészítési fázis lezárása, megvalósítási fázis megkezdése. 4. A MÜK és TÜK-ök által delegált döntéshozókból álló Kamara oldali projektszervezet kialakítása. 5. A projekt jelzett kulcshatáridıkhöz igazodó beszámolási, kontroll és jóváhagyási fórumrendszer összehangolása a Kamarai vezetıi fórumokkal és kapcsolódó folyamataival.
A működési formával kapcsolatos elemzés eredménye 13
1. Szervezeti-működési forma vizsgálata A vizsgált opciók 1 Közfeladatként kamarán belül 2 Gazdasági tevékenységként kamarán belül 3 Gazdasági tevékenységként kamarán kívül (gazdasági társaságban) 14
Közfeladat vagy gazdasági tevékenység? Közfeladat Gazdasági ( (váll váll-i i) tevékenység Jogszabályban meghatározott állami vagy önkormányzati feladat, amit az arra kötelezett közérdekből, haszonszerzési cél nélkül, jogszabályban meghatározott követelményeknek és feltételeknek megfelelve végez (2011. évi CLXXV. Törvény az egyesülési jogról, a közhasznú jogállásról, valamint a civil szervezetek működéséről és támogatásáról). Vállalkozási tevékenység: a jövedelem- és vagyonszerzésre irányuló, vagy azt eredményező gazdasági tevékenység. (1996. évi LXXXI. törvény - Tao. tv.) Gazdasági tevékenység: valamely tevékenység üzletszerű, illetőleg tartós vagy rendszeres jelleggel történő folytatása, amennyiben az ellenérték elérésére irányul, vagy azt eredményezi, és annak végzése független formában történik. (Áfa tv.) Az új tevékenységek közfeladatként történő végzése jelentős adókockázatot hordoz magában. 15
1. Szervezeti-működési forma vizsgálata A vizsgált opciók 1 Közfeladatként kamarán belül 2 Gazdasági tevékenységként kamarán belül 3 Gazdasági tevékenységként kamarán kívül (gazdasági társaságban) 16
Kamarán kívül vagy kamarán belül? Kamarán belül végzett tevékenység hátránya 2015-től 60% fölé nő a gazdasági tevékenységből származó bevétel aránya, és ezzel a teljes tagdíjbevétel után is adózni kell (társasági adó) (Civil tv. 2. (7)). Ez akár évi 50-60 millió Ft többlet adófizetési kötelezettséget jelenthet. Áfa-arányosítás következtében akár 80 millió Ft áfa veszteséget szenvedhet el a kamara 2014-ben, abból adódóan, hogy a gazdasági és nem gazdasági tevékenységhez kapcsolódó beruházásai és költségei nem lesznek egyértelműen szétválaszthatók. A ügyvédeknek nyújtott közfeladati szolgáltatások terén is el kell kerülni annak látszatát, hogy azt bárki szja-köteles jövedelemnek próbálja minősíteni az ügyvédek oldalán. (Szja. tv 7. (1) d). 17
Kamarán belül Előnyök Kisebb emberi erőforrásigény, laposabb szervezet Nincs szükség gazdasági társaság létrehozására Hátrányok Adóveszteség: teljes tagdíjbevétel adókötelessé válása (tao) Adókockázat: áfa-arányosítás miatti áfa-veszteség Adókockázat az ügyvédeknél: szja-köteles szolgáltatásnyújtás Pénzügyi átláthatóság alacsonyabb szintű, mint a gazdasági társaságnál 18
Kamarán kívül Előnyök Hátrányok Nincs adókockázat Nincs áfa-veszteség Átláthatóbb működés, fókusz az alaptevékenységen Minőség szolgáltatási megállapodásokon keresztül hatékonyan ellenőrizhető, számonkérhető Magasabb költségek (pl. igazgatósági és fb tagok díjazása, céglapítás), mélyebb szervezet 19
Kamarán belül vagy kamarán kívül? Kamarán belül Kamarán kívül (gazdasági társaságként) Gazdasági átláthatóság Adófizetési kötelezettség Adókockázat Költségek 20
Ügynökség finanszírozása (adatok mft-ban)* Finanszírozás biztosítása Kiadások/ Bevételek 2014 2015 2016 Működési bevételek 190 2250 2250 Működési költségek 230 390 390 Változó költségek (nettó) 30 160 160 Fix költségek (bérköltség) 40 50 50 Fix költségek (szolgáltatások) 160 180 180 Beruházási kiadások 230 120 4 Finanszírozási igény 300 40 0 *Új tevékenységek miatt felmerülő kiadások és bevételek (550 Ft-os bruttó matricaárat feltételezve) 21
A tervezett működés javasolt szervezete: kamarai tulajdonú Zrt A komplex jogügylet biztonsági szolgáltatást az ügyvédeknek: A TÜK-ök megbízásából saját nevében (bizományosi minőségben). Egy külön szervezetként létrehozott ügynökség (ÁFA alany) nyújtja. Gazdasági társaságként (Zrt.). 22 A tulajdonosi és irányítási jogokat a TÜK-ök és a MÜK gyakorolják: Az IT-be a MÜK egy, a kamarák régiónként 1-1 tagot delegálnak. A Zrt. elnöke a legnagyobb bevételi volument adó TÜK képviselője. Szakmai operatív ügyvezetés, munkaviszonyban
Szervezeti-működési modell működési egységek Szolgáltató központ Tulajdonos: BÜK Kiszolgáló tevékenységek ellátása Alapinfrastruktúra és tagnyilvántartás szolgáltatás (e-lexiosz) Kamarai és ügynökségi kiszolgáló funkciók (pénzügy, számvitel, informatika, létesítménygazdálkodás) Fejlesztések koordinálása, projektek irányítása Döntéstől függő különböző tevékenységek (pl. ügyvéd shop) Ügynökség Tulajdonos: BÜK, TÜK, MÜK Kamarai feladatok végzése a TÜK helyett, szolgáltatások közvetítése Arhitel biztonsági jel logisztika és nyilvántartás Számviteli beszámoló (befogadás, közzététel) Depo itiv letétbejelentés és - nyilvántartás JogTudor és más tudás szolgáltatások 23
Háttérslideok 24
Az ügynökség szerepe, elszámolási rend Ügynökség a saját nevében számláz és fogad be számlákat. A meghatározandó gyakorlat szerinti időszakonként a bizományosi tevékenység és az ügynökség működési költségei tekintetében az ügynökség elszámol a TÜK-kel. 25 Ügyfél Ügyvédi szolgáltatás Ügyvéd Komplex jogügyletbiztonsági szolgáltatás számla TÜK Ügynökség mőködési költségei Bizományosi elszámoló számla Ügynökség Bejövı számlák
Az induló címkekészlet felhasználása után a rendeléseket az informatikai rendszeren keresztül lehet feladni. Biztonsági címke logisztika és elszámolás Címke számla 26 Az I. fázisban az ügyvédek a matricákat a TÜK-nél vásárolhatják meg, a nyomda csak a TÜK-nek és az ügynökségnek szállít. Címke Ügyvéd 1 Címke Ügyvéd 2 Címke + aktiválás Rendelés számla Rendelés Rendelés Címke + aktiválás számla TÜK Címke Ügynökség Címke számla Rendelés Címke Címke Nyomda
Bevételek felhasználásának prioritása 27 Fedezet III. szint Célokra fordítható, felosztható bevétel Bevételek felhasználási sorrendje Fedezet II. szint Előkészítés egyszeri kiadásainak megtérítése Fedezet I. szint Ügynökségi működési költségek fedezete
A szakmapolitikai célterületek A tagság minőségbiztosítási és jogügylet-biztonsági helyzetének komplex javítása érdekében [Üt. [ 28 új 113. (2) g)] a MÜK szabályzata révén: Ügyfélfedezetek: Ügyvédi szakmai felelősségbiztosítási célok támogatása és ügyfélvédelmi alap létrehozása. Okirat- adat- és jogügyletbiztonság: Tudás: Szolidaritás: Kamarai irattárak, ügyvédi archívumok (elektronikus és papíralapú), titok- és adatbiztonság. Hozzáférés elektronikus jog- és tudás tartalmakhoz; Folyamatos szakmai továbbképzések, jelöltoktatások; Tanulmányi és kutatási ösztöndíjak; Monitoring, önismeret, felmérés, mintavétel. Joghoz való hozzáférés támogatása (szegényjogi perlés, kirendelési díj, pro bono stb).
A fedezeti elemzés első megállapításai 29 Főpéldányi szolgáltatás ára Meghatalmazási szolgáltatás Címkefelhasználás (db) (Ft/db) ára (Ft/db) 617 617 100.000 1130 450 100.000 900 900 66.000 900 300 140.000 1500 600 72.000 A fedezeti ár számításához ismerni kell a várható értékesítési volument. Ez egyelőre csak nagyságrendileg ismert. A fedezeti volument számításához ismerni kell a szolgáltatás árát (árait). A két változó közül egyet rögzítve a másik változó fedezeti értéke számítható.
A biztonsági címke alkalmazása 30
A biztonsági címke grafikai terve 31 A grafikai terv véglegesítése a MÜK hatásköre.