Együttműködési Megállapodás a Svájci Hozzájárulás keretében benyújtott Egészségügy forrásainak felhasználásával népegészségügyi fókuszú alapellátás-szervezési modellprogram Virtuális Ellátó Központ támogatásával című, SH/8/1 regisztrációs számú pályázatban meghatározott pályázati cél (a továbbiakban: projekt) operatív végrehajtására amely létrejött egyrészről a konzorcium vezetője a Gyógyszerészeti és Egészségügyi Minőség- és Szervezetfejlesztési Intézet (GYEMSZI) székhely: 1125 Budapest, Diós árok 3., adószám: 15324683-2-43, bankszámlaszám: Magyar Államkincstárnál vezetett 10032000-01490576-30005242, képviseli: Dr. Török Krisztina főigazgató, mint Projekt Végrehajtó másrészről a Debreceni Egyetem (DE) székhely: 4032 Debrecen, Egyetem tér 1. adószám: 15329750-2-09, bankszámlaszám: 10034002-00282981-00000000, képviseli: Prof. Dr. Fábián István rektor, Pécsi Tudományegyetem (PTE) székhely: 7622 Pécs, Vasvári Pál u. 4. adószám: 15329798-2-02, bankszámlaszám: 10024003-00282716-00000000, statisztikai számjel: 15329798-8542-312-02 képviseli: Prof. Dr. Bódis József rektor, Országos Alapellátási Intézet (OALI) székhely: 1135 Budapest, Jász utca 84-88. adószám: 15328357-2-41, bankszámlaszám: 10032000-01490590-30005008 képviseli: Dr. Balogh Sándor főigazgató, Magyar Általános Orvosok Tudományos Egyesülete (MÁOTE) székhely: 1136 Budapest, Hegedűs Gyula utca 16. IV/2. adószám: 19000211-2-41, bankszámlaszám: 11713005-20086048-00000000, képviseli: Dr. Füredi Gyula elnök, Országos Egészségbiztosítási Pénztár (OEP) székhely: 1139 Budapest, Váci út 73/a. adószám: 15328106-2-41 bankszámlaszám: 10032000-01301005-00000000, képviseli: Dr. Sélleiné Márki Mária főigazgató, Szegedi Tudományegyetem (SZTE) székhely: 6720 Szeged, Dugonics tér 13. adószám: 15329815-2-06, bankszámlaszám: 10028007-00282802-00000000, képviseli: Prof. Dr. Szabó Gábor rektor, Oldal 1 / 11
Semmelweis Egyetem (SE) székhely: 1085 Budapest, Üllői út 26. adószám: 15329808-2-42, bankszámlaszám: 10032000-00282819-00000000, képviseli: Dr. Szél Ágoston rektor, Magyar Védőnők Egyesülete (MAVE) székhely: 1073 Budapest, Akácfa utca 56. fszt./4. adószám: 19667544-2-42, bankszámlaszám: 11707024-20486589-00000000, képviseli: Csordás Ágnes Katalin elnök, mint konzorciumi partnerek együttesen, mint felek (továbbiakban: Felek) között, összhangban a 2012. július 18-án aláírt Végrehajtási Megállapodásban, valamint a szintén 2012. július 18-án aláírt Partnerségi Megállapodásban foglaltakkal és annak kiegészítéseképpen, az alulírott napon és helyen, az alábbi vonatkozásokban: A Partnerségi Megállapodás 1./, 9./, 10./ és 11./ pontjában foglaltak értelmében a Partnerségi Megállapodásban, valamint annak mellékleteiben nem szabályozott, a konzorcium általános működéséről és szerveiről szóló szabályokat a szerződő Felek az alábbiakban határozzák meg: 1. Felek jogai és kötelezettségei 1.1. A Felek kölcsönösen kötelezettséget vállalnak arra, hogy a projekt szabályszerű és hatékony megvalósítása érdekében a végrehajtás és a fenntartás időszakában egyaránt egymással kölcsönösen együttműködve járnak el és az általuk aláírt megállapodások értelmében meghatározott jogokat és kötelezettségeiket teljesítik. A Projekt Végrehajtó kötelezi magát arra, hogy a Közreműködő Szervezetnek, a Támogatónak, és a projekt megvalósításának ellenőrzésére jogszabály alapján jogosult szerveknek a projekt megvalósításával kapcsolatos minden, a konzorciumi Feleket érintő közléséről a konzorciumi feleket haladéktalanul írásban tájékoztatja. A konzorciumi partnerek kötelesek haladéktalanul írásban tájékoztatni a Projekt Végrehajtót, ha a projekt keretében általuk vállalt tevékenység megvalósítása akadályba ütközik, meghiúsul, vagy késedelmet szenved, illetve bármely olyan körülményről, amely a projekt megvalósítását befolyásolja. Amennyiben a Közreműködő Szervezet vagy a Támogató a projekttel kapcsolatban tájékoztatást kér a Projekt Végrehajtótól, a Projekt Végrehajtó felhívására a konzorciumi partnerek kötelesek a projekt keretében általuk vállalt tevékenységről a megfelelő információt olyan határidőben megadni, hogy a Projekt Végrehajtó a Közreműködő Szervezet vagy a Támogató által megszabott határidőben a kért tájékoztatást megadhassa. Támogatói tájékoztatás kérése, vagy egy bármikor indítható audit érdekében a konzorciumi partnerek kötelesek az általuk vállalt tevékenységeket dokumentáló minden irat és dokumentum eredeti példányát a Nemzeti Koordinációs Egység (NFÜ) által előírt módon, elkülönített Projektdossziéban tárolni és megőrizni. A konzorciumi partnerek ugyancsak vállalják a projekt költségeinek előírások szerint elkülönített nyilvántartását (analitikus nyilvántartás). A dokumentumokat a Nemzeti Koordinációs Egység által előírt ideig kell megőrizni. Oldal 2 / 11
1.2. A Projekt Végrehajtó összhangban a Támogató által elfogadott költségvetésben foglaltakkal a menedzsment feladatok ellátásához - külső projektmenedzsment, - program minőségbiztosítási és kontrolling menedzsment, - rendezvényszervezési, médiavásárlási, marketingkommunikációs, PR és nyomdai ügynökségi szolgáltatásokat, - jogi és közbeszerzési tanácsadási, valamint - könyvvizsgálói tevékenységeket vesz igénybe. A Projekt Végrehajtó Közreműködő Szervezet által felügyelt közbeszerzési eljárás alkalmazásával választja ki az 1.2. pontban megnevezetett menedzsment tevékenységeket végzőket. A kiválasztott külső projektmenedzsment a Projekt Végrehajtó nevében jár el, a Végrehajtási Megállapodásban és a Partnerségi Megállapodásban foglalt jogai és kötelezettségei megegyeznek az alábbi pontokban leírtakkal. 1.3. A Projekt Végrehajtó felelős a Felek nevében a Végrehajtási Megállapodásban és/vagy a Közreműködő Szervezet által meghatározottak szerint az egységes, összesített a) időközi-, éves projektjelentések, valamint a projektzáró jelentés (illetve annak részeként az elszámolható költségeket tartalmazó pénzügyi elszámolás), b) a végrehajtás során felmerülő költségvetési sorok közötti átcsoportosítási/módosítási kérelem, valamint c) minden egyéb, a projektdokumentum tartalma vonatkozásában felmerülő módosítási kérelem koordinálásáért és benyújtásáért a Közreműködő Szervezet részére. Az a) bekezdésben említett projektjelentések adattartalmát és szakmai összefoglalót a Feleknek jelen megállapodáshoz csatolt formanyomtatvány adattartalmának alkalmazásával kell elkészíteni az egyes munkacsoportok vonatkozásában (1. sz. melléklet: Szakmai jelentések összesítője). Az a) bekezdésben említett projektjelentések alátámasztására a pénzügyi elszámolást a Feleknek jelen megállapodáshoz csatolt formanyomtatvány alkalmazásával kell elkészíteni (2. sz. melléklet: Számla-, bér- és ált. működési költségösszesítő). Az a-c) bekezdésben említett projektjelentések és kérelmek szakmai részanyagait a munkacsomagok szakmai vezetői a konzorciumi partnerek pénzügyi-számviteli kapcsolattartóitól kapott előzetes adatokat és információkat is figyelembe véve - a projekt szakmai vezetőjének küldik meg az egységes, összesített jelentés, illetve kérelem szakmai anyagának elkészítése céljából. A szakmai részanyagokat azoknak a konzorciumi partnereknek kell a projekt szakmai vezetőjének az a) bekezdésben említett jelentések esetében angol nyelven a Szakmai jelentések összesítője című 1. sz. melléklet alkalmazásával megküldeni, amelyek munkacsomag szakmai vezetőt jelölnek. Az a-c) bekezdésben említett egységes, összesített projektjelentések és kérelmek pénzügyi elszámolási részéhez a konzorciumi partnerek pénzügyi-számviteli kapcsolattartói a munkacsomagok szakmai vezetőinek előzetes adatokat és információkat küldenek. A munkacsomagok szakmai vezetőkkel történt egyeztetést követően a konzorciumi partnerek pénzügyi-számviteli kapcsolattartói a projekt pénzügyi vezetőjének küldik meg a végleges részanyagokat Számla-, bér- és ált. működési költségösszesítő című 2. sz. számú melléklet alkalmazásával. Oldal 3 / 11
A Szakmai jelentések összesítője című 1. sz. melléklet Physical progress-activity elnevezésű munkalapjainak Brief specification of next steps (3.11) részében a munkacsomagok szakmai vezetőinek be kell mutatniuk a projekt egészére vonatkozó, a tárgyidőszakot követő féléves projekt munkatervhez kidolgozott és a munkacsomag végrehajtásában érintett konzorciumi partnerekkel egyeztetett javaslataikat. Az egységes, összesített jelentés, illetve kérelem szakmai tartalmát a projekt szakmai vezetője az a) bekezdésben említett jelentések esetében a Szakmai jelentések összesítője című 1. sz. melléklet alkalmazásával továbbítja a programmenedzser részére. A programmenedzser a pénzügyi vezető, a jogi terület felelőse és a közbeszerzés felelőse, a valamint a PR, nyilvánosság és tájékoztatás felelőse közreműködésével összeállítja az egységes, összesített jelentés, illetve kérelem tervezetét. A programmenedzser a tervezetet a Partnerségi Megállapodás 1. sz. mellékletében rögzítetteknek megfelelően a Program Irányító Bizottság (PIB) elé terjeszti jóváhagyásra, illetve véglegesítésre. A PIB a programmenedzsment szervezet vezetőjén keresztül továbbítja a jóváhagyott, illetve véglegesített egységes, összesített jelentéseket, illetve kérelmeket a Közreműködő Szervezet, valamint a Felügyelő Bizottság (FB) részére. 1.4. A számlák vagy egyéb, a gazdasági eseményt hitelesen dokumentáló bizonylatok (a továbbiakban: számla) eredeti példányát a konzorciumi partner köteles záradékolni az alábbi elemek rávezetésével (ezen adatokat tartalmazó matrica használata nem elfogadott): Svájci Hozzájárulás; Végrehajtási Megállapodás azonosító száma (SH/8/1); a beszámolás időszak száma; az elszámolni kívánt összeg (amennyiben nem a számla teljes összege kerül elszámolásra) a hatályos költségvetésben meghatározott költségvetési sor száma. A számla eredeti záradékolt példányáról a konzorciumi partner másolatot készít, és ezt a másolatot hitelesíti a Projekt Végrehajtó az eredetivel mindenben megegyező másolat felirattal vagy bélyegzővel és a szervezet hivatalos képviselőjének/meghatalmazottjának cégszerű aláírásával. A számla eredeti záradékolt példánya a konzorciumi partnernél marad, azt saját telephelyén köteles tárolni és az ellenőrzések alkalmával bemutatni. A Program Megállapodás 4. sz. mellékletében szereplő jelentéstételi időszakokat megelőzően a konzorciumi partner köteles határidőben gondoskodni az eredeti, záradékolt számlákról készített másolati példányokat a Projekt Végrehajtó részére eljuttatni hitelesítés (és a jelentések pénzügyi elszámolásához csatolás) céljából. 1.5. Annak érdekében, hogy a Közreműködő Szervezet felé az általános benyújtási határidőt be lehessen tartani, mely minden beszámolási időszakot követő 30. nap, a konzorciumi partnerek az 1.3. bekezdésben felsorolt dokumentumokat a Közreműködő Szervezet részére történő benyújtásának határidejét megelőző 15 nappal kötelesek eljuttatni az előírt mellékletek csatolásával együtt: az 1.3. a) bekezdésben említett projektjelentések adattartalmát és szakmai összefoglalót a projekt szakmai vezetőjének, aki 7 napon belül továbbítja az egységes, összesített jelentés, illetve kérelem dokumentációját a programmenedzser részére, az 1.3. bekezdésben felsorolt egyéb dokumentumokat programmenedzser részére. Kivételt képez a projektzáró jelentés benyújtásának határideje, mely a projekttevékenység befejezését követő 60. nap. Kivételt képeznek továbbá a 2. sz. melléklet (Számla-, bér- és ált. működési költségösszesítő) alkalmazásával a munkacsomagok szakmai vezetőinek küldendő előzetes adatok és információk, amelyek esetében a határidő a Közreműködő Szervezet részére történő benyújtás határidejét megelőző 30 nap. Oldal 4 / 11
A jelentéstételi időszakok a Program Megállapodás 4. sz. mellékletének értelmében az alábbiak: Jelentések Jelentéstételi időszakok A jelentés határideje Konzorciumi partner PV* részére Projekt Végrehajtó a KSZ** részére Időközi projektjelentés 1 2012. július 12-2012. 2013. január 15. 2013. január 30. Éves projektjelentés 1 2012. július 12-2012. 2013. január 15. 2013. január 30. Időközi projektjelentés 2 2013. január 1. - 2013. június 30. 2013. július 15. 2013. július 30. Időközi projektjelentés 3 2013. július 1. - 2013. 2014. január 15. 2014, január 30. Éves projektjelentés 2 2013. január 1. - 2013. 2014. január 15. 2014, január 30. Időközi projektjelentés 4 2014. január 1. - 2014. június 30. 2014. július 15. 2014. július 30. Időközi projektjelentés 5 2014. július 1. - 2014. 2015. január 15. 2015. január 30. Éves projektjelentés 3 2014. január 1. - 2014. 2015. január 15. 2015. január 30. Időközi projektjelentés 6 2015. január 1. - 2015. június 30. 2015. július 15. 2015. július 30. Időközi projektjelentés 7 2015. július 1. - 2015. 2016. január 15. 2016. január 30. Éves projektjelentés 4 Időközi projektjelentés 8 (Projektzáró jelentéssel és a Végső pénzügyi jelentéssel együtt) *: PV = Projekt Végrehajtó **: KSZ = Közreműködő Szervezet 2015. január 1. - 2015. 2016. január 1. - 2016. június 30. 2016. január 15. 2016. január 30. 2016. július 15. 2015. augusztus 29. Az 1.3. pontban felsorolt jelentéseket, illetve kérelmeket alátámasztó dokumentumokat (számlákat vagy számlával egyenértékű számviteli bizonylatokat) a Projekt Végrehajtó hitelesíti, amennyiben azok a Közreműködő Szervezet által (Végrehajtási Útmutatóban) meghatározott alakiságnak megfelelően lettek kiállítva/elkészítve. Amennyiben a Közreműködő Szervezet az 1.3. pont a) bekezdésben részletezett projektjelentésekhez kapcsolódóan hiánypótlást ír elő a konzorciumi partnerek részére, akkor a hiánypótlandó információkat az érintetteknek a hiánypótlásra felszólító levél kézhez vételétől számított 8 napon belül meg kell adnia a Projekt Végrehajtó vagy az általa kijelölt külső projektmenedzsment részére. 1.6. A konzorciumi partnerek tudomásul veszik, hogy a kifizetési kérelemhez tartozó, rájuk eső, a Közreműködő Szervezet által jóváhagyott és Projekt Végrehajtó részére átutalt támogatást a Projekt Végrehajtó utalja át az általuk megjelölt bankszámlára. A Projekt Végrehajtó köteles a Közreműködő Szervezet által átutalt támogatást a Közreműködő Szervezet utalásától számított 15 munkanapon belül a Tagok részére továbbutalni. A Közreműködő Szervezethez benyújtandó következő kifizetési kérelemhez a Projekt Végrehajtó köteles csatolni a konzorciumi partner részére történő átutalást, igazoló bizonylatot. Oldal 5 / 11
1.7. A számlák és a számlákat helyettesítő számviteli bizonylatokat a Projekt Végrehajtó csak akkor számolhatja el a projekt keretében, ha - megfelelnek a nemzeti jogszabályok által előírt követelményeknek: az általános forgalmi adóról szóló 2007. évi CXXVII. törvénynek, valamint a számvitelről szóló 2000. évi C. törvénynek; - megfelelnek a pályázati kiírás pénzügyi előírásainak és feltételeinek: csak a pályázat tartalmával összhangban kötött vállalkozói szerződések, megrendelések alapján kiállított számlák fogadhatók el, amelyek igazodnak a szerződés mellékletében szereplő költségvetéshez; - megfelelnek a költségvetésben meghatározott keretösszegnek: a számlák elszámolható összege és részösszege nem haladhatja meg a költségvetésben meghatározott kereteket; - a szakmai teljesítésigazoló a költséget a Projektjelentés részeként szakmailag jóváhagyta; - a számlán vevőként a Projekt Végrehajtó (vagy a konzorciumi partner) pontos neve és címe szerepel; - a számla kiállítója megegyezik a csatolt vállalkozási, kivitelezői, szállítói szerződésben feltüntetettel; - a számlák kiállítási, teljesítési dátuma, valamint a pénzügyi teljesítés dátuma a megvalósítási időszakra esik, kivételt képez ez alól a Program Megállapodás 3.8. pontjában részletezett költségek tekintetében. Devizaszámlák esetében a devizaösszegek átszámítása forintra a számla pénzügyi teljesítésének napján az Magyar Nemzeti Bank által közétett devizaárfolyamon történik. A számlák másolatán fel kell tüntetni az alkalmazott átváltási árfolyamot és az elszámolni kívánt forintösszeget is. Angol nyelvű számlák, ill. dokumentumok kivételével a számlákról és a csatolt dokumentumokról fordítást kell mellékelni. Előlegszámla az elszámolás részeként csak a hozzá kapcsolódó pénzügyileg rendezett végszámlával együtt számolható el. A Projekt Végrehajtó csak kifizetett számlákat állít be a projektjelentésekbe, és a kifizetett számla pénzügyi teljesítésének dátuma határozza meg, hogy az adott számla melyik jelentéstételi időszakba kerül besorolásra. Kifizetést igazoló bizonylat készpénzben történő kifizetés esetén a kiadási pénztárbizonylat és a kivétet alátámasztó bankszámlakivonatot, valamint átutalással kiegyenlített számláknál a kapcsolódó bankszámlakivonat lehet. A kapcsolódó bankszámlakivonat azon részét is csatolni szükséges, amely tartalmazza a konzorciumi partner számlaazonosító adatait, a kivonat sorszámát és dátumát, és az adott tételre vonatkozó terhelési értesítő részt, illetve a nyitó és záró egyenleget. Csoportos utalás esetén a GIRO bizonylatok benyújtása is szükséges. 1.8. A konzorciumi partnerek tudomásul veszik, hogy a költségvetésük terhére vállalt kötelezettségvállalásokat lefedő szerződéseket csak és kizárólag a Projekt Végrehajtó jóváhagyásával kötik. A Projekt Végrehajtó nevében az általa kijelölt programmenedzser jár el. A szerződést, annak jóváhagyása céljából, a konzorciumi partner köteles legkésőbb az aláírástól számított 15 munkanapon belül 2 eredeti példányban a programmenedzser részére megküldeni. A programmenedzser a szerződés kézhezvételét követő 15 munkanapon belül köteles a jóváhagyásról vagy annak feltételeiről, illetve elutasításáról a konzorciumi partnert értesíteni. A szerződés jóváhagyását megelőzően a programmenedzser egyeztet a projekt szakmai vezetőjével, a pénzügyi vezetővel, a jogi terület felelősével és a közbeszerzés felelősével. A Felek megállapodnak abban, hogy egy hónap időtartamot 22 szakértői napban és egy nap időtartamot 8 szakértői órában állapítják meg. Szakértői időegység (napidíj vagy óradíj) alkalmazandó a tanácsadás, megbízás és vállalkozás esetében is. Oldal 6 / 11
1.9. A Projekt Végrehajtó/Partnerek által kötött Svájci-Magyar Együttműködési Programból finanszírozott szerződéseknek egyértelműen utalást kell, hogy tartalmazzon a projekthez való kapcsolódás tekintetében, továbbá kötelezően tartalmazniuk kell az alábbi előírásokat: Amennyiben a Szállító/Vállalkozó/Megbízott a hatályos szerződés elnyerése érdekében, vagy annak teljesítése során vesztegetéshez, csaláshoz, kényszerhez, vagy versenykorlátozáshoz folyamodik vagy ezek gyanúja merül fel, a Projekt Végrehajtó/Partner a tudomására jutástól számított 1 éven belül elállhat a szerződéstől, ezzel egyidejűleg értesíti a magyar hatóságokat. A Szállító/Vállalkozó/Megbízott tudomásul veszi, hogy részére a gyanú kivizsgálásának lezárásáig nem történik kifizetés. Amennyiben bebizonyosodik, hogy a Szállító/Vállalkozó/Megbízott vesztegetéshez, csaláshoz, kényszerhez, vagy versenykorlátozáshoz folyamodott, a szerződés ellenértéke nem kerül részére kifizetésre, továbbá a SECO döntése alapján meghatározott vagy határozatlan időre kizárható a SECO által finanszírozott projektek kapcsán történő Megrendelésekből. A projekthez való kapcsolódásra vonatkozó egyértelmű utalás legalább a következő információkat kell, hogy tartalmazza: A projekt száma és elnevezése: SH/8/1 regisztrációs számú, a Svájci Hozzájárulás keretében támogatott Egészségügy forrásainak felhasználásával népegészségügyi fókuszú alapellátásszervezési modellprogram Virtuális Ellátó Központ támogatásával című projekt, Annak a munkacsomagnak, illetve munkacsomagoknak a megnevezése, amelynek, illetve amelyeknek a megvalósításához kapcsolódik. 1.10. Az 1.8. pontban említett szerződések végrehajtásából adódó tevékenységek teljesítésigazolását a Támogató felé a Projekt Végrehajtó végzi, egy általa aláírt elfogadó nyilatkozat kiállításával, amelyet a vonatkozó jelentések benyújtását megelőzően állít ki. Az igazolást alátámasztó dokumentumok különösen: a) a teljesítés által érintett projekt munkacsomag (work package = WP) vagy munkacsomagok szakmai vezetőjének javaslata a teljesítés igazolására, b) a projekt szakmai vezetőjének a teljesítés igazolására tett javaslatra vonatkozó jóváhagyása, c) a konzorciumi partnerek által a partner saját hatályos vonatkozó szabályzatai szerint kiállított teljesítésigazolás. Az igazolást alátámasztó dokumentumok továbbá, amennyiben releváns: - átadás-átvételi jegyzőkönyv, - műszaki ellenőri igazolás, - szállítólevél, - műszaki teljesítést igazoló nyilatkozat, - üzembe helyezési okmányok, stb. A konzorciumi partnerek által a Projekt Végrehajtó felé benyújtott teljesítésigazolást alátámasztó dokumentumok eredetivel mindenben megegyező másolatát a Projekt Végrehajtója hagyja jóvá és így kerül benyújtásra az 1.5. pontban meghatározott időszakokat követő jelentések mellékleteként. Kis értékű számlák esetén (50.000,- forintot meg nem haladó érték esetén) a teljesítésigazolás a számlán is szerepelhet. 1.11. A konzorciumi partnerek tudomásul veszik, hogy amennyiben a 237/2008. (IX. 26.) Korm. rendelet 80. meghatározott szabálytalanság miatt vagy a Végrehajtási Megállapodásban, illetve jogszabályban meghatározott ok miatt a Közreműködő Szervezet a kifizetési kérelemben szereplő egyes tételek kifizetését megtagadja, vagy csökkenti a támogatás összegét, a Projekt Végrehajtó sem utal, illetve csökkentett összegben utal az érintett tételt benyújtó konzorciumi tag részére. Oldal 7 / 11
Amennyiben a Közreműködő Szervezet vagy a Támogató szabálytalanság vagy a Végrehajtási Megállapodásban foglaltak megszegése miatt már kifizetett támogatás visszafizetését rendeli el, az érintett Fél köteles az általa okozott szabálytalanság vagy szerződésszegés miatt visszakövetelt összeget visszafizetni, a Közreműködő Szervezet erre irányuló felszólításában foglaltak szerint. 1.12. A Projekt Végrehajtó a kezelésében lévő, Magyar Államkincstárnál nyitott, elkülönített projekt alszámláról rendszeres nyilvántartást vezet. A nyilvántartás alapját a számlavezető által kiállított számlakivonat képezi. A nyilvántartásnak biztosítani kell, hogy a Közreműködő Szervezet részére történő adatszolgáltatások, pénzügyi zárások nyilvántartásból, beszámolókból nyerhető adatai, valamint a pénzügyi jelentések elkészítéséhez szükséges számviteli adatok megfelelő részletezettséggel rendelkezésre álljanak. A konzorciumi partnerek a Projekt Végrehajtótól érkező támogatási összegeket az intézmény keretszámláján (vagy külön, erre a célra nyitott bankszámlán) fogadják, és ott elkülönítetten külön főkönyvi számon, vagy külön munkaszámon tartják nyilván. A konzorciumi partnerek tudomásul veszik, hogy az elkülönített nyilvántartások a Projekt Végrehajtó által kért adatok alapjául szolgálnak. A számviteli analitikus nyilvántartás vezetése során a Felek felelősek a következő információk biztosításáért éves és elszámolási periódusok szerinti bontásban: a) a támogatási bevételről (költségvetési intézmény konzorciumi partner esetén átvett pénzeszközről), b) a tételes kifizetésekről (forgalom), c) (a hitelesített,) igényelt összegekről, d) az előleg címén jóváhagyott összegek elszámolásáról, e) a szabálytalanság miatt visszajáró összegek követeléseiről, f) (amennyiben keletkezett) a bankköltségről, g) (csak Projekt Végrehajtó esetében) a Közreműködő Szervezet által a konzorciumi partnerek részére jóváhagyott, illetve továbbutalt összegről. 2. Kapcsolattartás 2.1. A Projekt Végrehajtó a Felek nevében eljárva tart kapcsolatot a Közreműködő Szervezettel, amely során folyamatosan egyeztet és tájékoztatja a konzorciumi partnerek adott témában kijelölt kapcsolattartó személyeit. A konzorciumi partnerek az alábbi témákban jelölnek kapcsolattartót, illetve szakmai vezetőt: a) a konzorciumi partner fő kapcsolattartója a projekt végrehajtásban; b) a konzorciumi partner pénzügyi-számviteli kapcsolattartója; c) a Partnerségi megállapodás M2 melléklete szerint a konzorciumi partner fő felelősségi- és hatáskörébe utalt munkacsomag(ok) szakmai vezetője/vezetői; d) a Partnerségi megállapodás M2 melléklete szerint a konzorciumi partner felelősségi- és hatáskörébe utalt, az egyes munkacsomagokon belüli feladatok szakmai vezetője; e) a konzorciumi partner jogi kapcsolattartója; f) a konzorciumi partner közbeszerzési kapcsolattartója; g) a konzorciumi partner informatikai kapcsolattartója. A kijelölt kapcsolattartók, illetve szakmai vezetők nem lehetnek a Projekt Felügyelő Bizottságába delegált személyek, illetve helyetteseik. Egy személy több témában is lehet kijelölt kapcsolattartó, illetve szakmai vezető. Oldal 8 / 11
2.2 A kijelölt kapcsolattartók, illetve szakmai vezetők negyedévente legalább egy alkalommal szóbeli egyeztetést tartanak, amelyen megvitatják a projekt megvalósításának előrehaladásával kapcsolatos teendőket. A személyes egyeztetést a Projekt Végrehajtó kijelölt kapcsolattartója hívja össze. A személyes egyeztetésre szóló meghívót a Projekt Végrehajtó kijelölt kapcsolattartója - a konzorciumi tagok által jelölt kapcsolattartókkal, illetve szakmai vezetőkkel történt előzetes egyeztetés hiányában - az egyeztetés napját megelőző 10 munkanapon belül köteles az érintetteknek megküldeni. Amennyiben valamely témában összehívott egyeztetés időpontja egybeesik egy másik témában összehívott egyeztetés időpontjával, és valamely konzorciumi tagot mindegyik témában ugyanaz a személy képviseli, a kijelölt személy köteles gondoskodni az őt helyettesítő személy azon egyeztetésre történő delegálására, amelyen (amelyeken) nem tud személyesen részt venni. A szóbeli egyeztetésről emlékeztetőt kell készíteni, amelyet a Projekt Végrehajtó kijelölt kapcsolattartója az egyeztetést követő 5 munkanapon belül megküld a Felek kijelölt kapcsolattartójának. 3. Közbeszerzési eljárások lefolytatása 3.1. A projekt megvalósítása érdekében szükséges közbeszerzési eljárások kiírásának és lefolytatásának módjáról, az eljárások során hozott döntésekért felelős személy(ek)ről, illetve testület(ek)ről a tagok egymással kölcsönösen egyeztetve állapodnak meg. 3.2. A Közreműködő Szervezet által kiadott, Svájci-Magyar Együttműködési Program támogatott projektjeihez kapcsolódó beszerzések és közbeszerzések tekintetében Projekt Végrehajtó részére megjelölt határidőkre tekintettel a konzorciumi partnerek előzetesen kötelesek egyeztetni a Projekt Végrehajtóval, figyelembe véve a Beszerzési és Közbeszerzési Útmutatóban, a Végrehajtási Megállapodás II. mellékletében (Program Megállapodás V. melléklet, Nyilatkozatok) és VIII. mellékletében (Partnerségi Megállapodás részét képező közbeszerzésekről és kötendő szerződésekről kiállított Nyilatkozatok), valamint a Végrehajtási Útmutatóban foglaltakra. 3.3. A közbeszerzést szabályozó dokumentumok és vonatkozó hivatkozások az alábbiak: - 2011. évi CVIII. törvény a közbeszerzésekről, - 237/2008. (IX.26.) Korm. rendelet 28.-29., - Program Megállapodás 5. cikkely - Végrehajtási Megállapodás Általános Szerződéses Feltételek 8. cikkely: A Projekt Végrehajtó közbeszerzéssel kapcsolatos kötelezettségei - a Közreműködő Szervezet által kiadott hatályos Közbeszerzési útmutató. 3.4. Az ajánlatkérőként eljáró felelős a közbeszerzés szabályszerű lebonyolításáért. Az ajánlatkérőnek (amennyiben nem a Projekt Végrehajtó, akkor a Projekt Végrehajtón keresztül) előzetes tájékoztatási kötelezettsége van a Közreműködő Szervezet felé a lefolytatásra kerülő a Végrehajtási Megállapodás IV. melléklete szerinti közbeszerzésekről. Az ajánlatkérőként eljáró konzorciumi partner (amennyiben nem a Projekt Végrehajtó) a közbeszerzési eljárás indítását, illetve az eredményhirdetést megelőzően a Projekt Végrehajtónak köteles megküldeni a beszerzési és közbeszerzési dokumentációt (ajánlat(tétel)i felhívás és dokumentáció, közbeszerzési szabályzat, közbeszerzési terv, kísérőlevelek (meghívandó cégek listája) stb.), hogy a Projekt Végrehajtó eleget tehessen a Közreműködő Szervezet felé történő előzetesen tájékoztatási kötelezettségnek. Oldal 9 / 11
3.5. A 600.000,- CHF értékhatárt elérő közbeszerzési eljárások dokumentumait a Projekt Végrehajtó köteles megküldeni a Közreműködő Szervezet által javasolt módosításokat követően a Svájci Fejlesztési és Együttműködési Ügynökség részére véleményezésre. Az eljárás megindítására csak a végleges ajánlati dokumentáció Közreműködő Szervezet és Svájci Fejlesztési és Együttműködési Ügynökség általi jóváhagyását követően került sor. (A Program Megállapodás 5.3 és/vagy 5.5. pontjának figyelembevételével a hirdetmény megjelenéséről a Svájci Fejlesztési és Együttműködési Ügynökség tájékoztatását illetően a Projekt Végrehajtó gondoskodik.) A 600.000,- CHF értékhatárt elérő közbeszerzési eljárások eredményhirdetése előtt a lebonyolított közbeszerzésekhez kapcsolódó dokumentációt (bírálati dokumentációt, ajánlatokat, hiánypótlások másolati példányait stb.) az ajánlatkérőnek (amennyiben nem a Projekt Végrehajtó) meg kell küldeni a Projekt Végrehajtónak a Közreműködő Szervezet felé. Közbeszerzés útján kiválasztott ajánlattevővel kötendő szerződés módosítását csak és kizárólag a Projekt Végrehajtón keresztül kezdeményezheti a konzorciumi partner. 4. A tagság megszűnése 4.1. Felek jelen Megállapodás aláírásával megerősítik, hogy a projekt megvalósításában részt kívánnak venni, annak megvalósítása során együttműködnek egymással, és a konzorciumból csak abban az esetben lépnek ki, ha a Végrehajtási Megállapodásban vállalt kötelezettségeinek teljesítésére a jelen Megállapodás aláírását követően, nekik fel nem róható okból beállott körülmény folytán nem képesek. 4.2. Ha a kilépő vagy jogutód nélkül megszűnő konzorciumi partner által vállalt kötelezettségeket a megmaradó Felek nem tudják teljesíteni, új tag bevonásáról határozhatnak. A belépő konzorciumi partner csak olyan szervezet, illetve személy lehet, amely, illetve aki megfelel a pályázati kiírásban foglalt követelményeknek. A konzorciumi partner (jogutóddal vagy jogutód nélküli) megszűnése, kilépése, illetve kizárása (a továbbiakban együtt: kiválása) esetén köteles egyeztetést kezdeményezni a Projekt Végrehajtóval a projekt céljának elérése érdekében. 4.3. A kiváló konzorciumi partner köteles a Projekt Végrehajtó képviselőjének a kiválás időpontjától számított 30 napon belül a rábízott anyagi eszközökkel és a projekt kapcsán felmerült költségekkel hiánytalanul, tételesen írásban elszámolni, valamint az általa elvégzett tevékenységről és az elvállalt, de kiválásáig el nem végzett tevékenységekről beszámolni. A kiváló konzorciumi partner köteles továbbá a projekt végrehajtása keretében esetlegesen használatába kapott vagyontárgyat haladéktalanul, ellenszolgáltatás nélkül visszaszolgáltatni. A feladat átadás-átvételről jegyzőkönyvet kell készíteni, amelyet a Projekt Végrehajtó képviselője, a kilépő konzorciumi partner ír alá. A kilépő konzorciumi partnert a kiválást követően is, a projekt befejezéséig terheli a Végrehajtási Megállapodásban meghatározott dokumentum-megőrzési kötelezettség, ellenőrzés-tűrési kötelezettség, a kiválás időpontjáig megvalósult tevékenységekkel és benyújtott dokumentumokkal kapcsolatos szabálytalanságokért való helytállás. Oldal 10 / 11
5. Záró rendelkezések A Felek jelen 11 oldalon szerkesztett Megállapodást átolvasták, és közös értelmezés után, mint akaratukkal és elhangzott nyilatkozataikkal mindenben megegyezőt aláírták. Jelen megállapodás 10 eredeti példányban magyar nyelven készül és a Felek aláírását követően lép hatályba. A jelen megállapodáshoz, az annak elválaszthatatlan részét képező alábbi mellékletek kapcsolódnak: 1. sz. melléklet: Szakmai jelentések összesítője 2. sz. melléklet: Számla-, bér- és ált. működési költségösszesítő Budapest, 2012.. Projekt Végrehajtó: Dr. Török Krisztina Gyógyszerészeti és Egészségügyi Minőség-és Szervezetfejlesztési Intézet Ellenjegyzők a PTE részéről: jogi ellenjegyző: Prof. Dr. Fábián István Debreceni Egyetem Prof. Dr. Bódis József rektor Pécsi Tudományegyetem (PTE) szakmai ellenjegyző: gazdasági ellenjegyző: Dr. Balogh Sándor Országos Alapellátási Intézet Dr. Sélleiné Márki Mária Országos Egészségbiztosítási Pénztár Dr. Füredi Gyula Magyar Általános Orvosok Tudományos Egyesülete Dr. Szél Ágoston Semmelweis Egyetem Prof. Dr. Szabó Gábor Szegedi Tudományegyetem Csordás Ágnes Katalin Magyar Védőnők Egyesülete Oldal 11 / 11