NYUGAT-MAGYARORSZÁGI EGYETEM GAZDASÁGI FŐIGAZGATÓSÁG ÜGYRENDJE SOPRON 2010 1
TARTALOMJEGYZÉK Általános rendelkezések... 3 A gazdasági főigazgatóság szervezete... 4 A gazdasági főigazgatóság vezetése... 4 A szervezeti egységek vezetése... 7 SEK Gazdasági Igazgatósága által ellátott feladatok... 9 A GF soproni székhelyén működő szervezeti egységek feladatai... 11 Ügyrendi rendelkezések és eljárási szabályok... 16 Záró rendelkezés... 17 2
1. Általános rendelkezések (1) A Gazdasági Főigazgatóság: neve: Nyugat-magyarországi Egyetem Gazdasági Főigazgatósága székhelye: Sopron címe: 9400. Sopron, Bajcsy-Zs. u. 4. bélyegzője: A Magyar Köztársaság címere, körben a Nyugat-magyarországi Egyetem Gazdasági Főigazgatóság felirattal. (2) A Gazdasági Főigazgatóság a Nyugat-magyarországi Egyetemen működő olyan keretgazdálkodási jogkörrel rendelkező szervezeti egység, amely az egyetemi gazdasági és műszaki feladatainak ellátója. Segíti az Egyetem vezetőinek, testületeinek, önálló szervezeti egységeinek, felkért bizottságainak tevékenységét. Közvetlenül a rektor irányítása alatt álló szervezeti egység. Vezetője a gazdasági főigazgató, aki feladatait a rektor közvetlen irányítása és ellenőrzése mellett látja el. (3) Feladatait, mint funkcionális szervezet centralizáltan látja el. Tevékenysége során az Egyetem érdekeinek megfelelően köteles eljárni. (4) A Gazdasági Főigazgatóság az Egyetem gazdasági és műszaki feladatait a vonatkozó jogszabályok, a Szervezeti és Működési Szabályzat, a Gazdálkodási Szabályzat, a Szenátus, valamint a rektor jogkörébe tartozó döntések alapján szervezi meg és hajtja végre. (5) Működésének célja: - az Egyetem oktatási-nevelési, tudományos, szakmai, alkotó, kutató munkájának ellátásához szükséges anyagi és műszaki feltételek biztosítása - a rendelkezésre álló erőforrásoknak az Egyetem érdekében történő gazdaságos, hatékony felhasználása, működtetése, gyarapítása, - a racionális gazdálkodás gyakorlatának kialakítása, együttműködve az Egyetem más szervezeti egységeivel. (6) A célok megvalósításához a Gazdasági Főigazgatóságnak saját hatáskörben - együttműködve a karokon működő szervezeti egységekkel, illetve központi egységekkel, valamint az illetékes Egyetemi és érdekképviseleti szervekkel - az alábbi feladatokat kell ellátnia: a költségvetés tervezése, előirányzat-felhasználása, hatáskörébe tartozó előirányzat módosítások, az egyetem egészére érvényes gazdálkodási rend szabályainak kidolgozása, a gazdálkodás megszervezése, informatikai hátterének biztosítása; a Karoknál, illetve a szervezeti egységeknél folyó gazdálkodás segítése, felügyelete, pénzügyi és számviteli nyilvántartás, adatszolgáltatás, beszámolás: o o a felügyeleti szerv és más külső szerv felé, a karok és szervezeti egységek részére a megalapozott gazdálkodáshoz szükséges gyakorisággal a rendelkezésükre álló forrásokról és azok felhasználásáról, munkaerő-gazdálkodás szervezése, humánpolitikai feladatok ellátása, illetmények, pótlékok és egyéb közalkalmazotti jogviszonnyal összefüggő személyi juttatások számfejtése, kifizetése, a kapcsolódó nyilvántartások vezetése, 3
társadalombiztosítási ellátások (táppénz, családi pótlék, GYED, GYES, stb.) nyilvántartásainak, számfejtéseinek, kifizetéseinek, adatszolgáltatásainak szervezése, irányítása, végzése, hallgatók pénzbeli juttatásainak, egyéb támogatásainak kezelése, intézése a karokkal közösen, az adózáshoz szükséges adatok nyilvántartása, adóbevallások készítése, egyetemi pénzellátás és pénzgazdálkodás megszervezése, koordinálása, irányítása, az épületek és építmények üzemeltetése, működtetése, karbantartása és állagának védelme, energiaellátás, energiagazdálkodás szervezése, irányítása, beruházási, fejlesztési, felújítási munkák tervezésének koordinálása, lebonyolítása, megvalósítása, vagyonkezelés és vagyonvédelem koordinálása, irányítása, munka,- polgár-és tűzvédelmi, rendészeti feladatok irányítása, koordinálása, a gazdálkodási folyamatba épített ellenőrzés irányítása, a gazdálkodással összefüggő ellenőrzések során feltárt hiányosságok megszüntetésére irányuló intézkedések kidolgozása, a végrehajtás irányítása. 2. A gazdasági főigazgatóság szervezete (1) A GF szervezeti felépítését jelen szabályzat melléklete tartalmazza. 3. A gazdasági főigazgatóság vezetése (1) A GF vezetője a gazdasági főigazgató (továbbiakban: főigazgató). (2) A főigazgatót pályázati eljárás lefolytatását követően a rektor javaslatára az állami vagyon felügyeletéért felelős miniszter nevezi ki. Felette a teljes körű munkáltatói jogot kivéve a kinevezés és felmentés az állami vagyon felügyeletéért felelős miniszter - a rektor gyakorolja (3) A főigazgató az Egyetem működésével összefüggő gazdasági és pénzügyi feladatok tekintetében a rektor helyettese. Ebben a feladat körében általános utasítási és ellenőrzési jogköre van. Feladatait a rektor közvetlen irányítása, ellenőrzése mellett látja el. (4) A főigazgató feladatait, felelősségét, hatáskörét átfogóan a vonatkozó jogszabályok, a felügyeleti szerv és más országos hatáskörű szervek rendelkezései, továbbá a Gazdasági Tanács, a Szenátus, valamint a rektor a jogkörükbe tartozó kérdésekben hozott véleményei, határozatai, döntései határozzák meg. (5) A főigazgató feladata és felelőssége kettős: a.) mint az Egyetem gazdasági vezetője a (4) bekezdésben foglaltak figyelembe vételével - megfelelő szabályozással és felügyelettel irányítja az intézmény gazdálkodását és pénzügyi tevékenységét; érvényesíti az előirányzatokkal, létszámmal, a vagyonnal való szabályszerű, hatékony gazdálkodás követelményeit, gondoskodik a törvényesség betartásáról, a vezetői- és munkafolyamatba épített ellenőrzésről. b.) mint az intézmény gazdasági szervezetének vezetője közvetlenül irányítja és ellenőrzi a Gazdasági Főigazgatóság munkáját. 4
(6) A főigazgató egyetemi vezetői feladat- és hatásköre: a.) az oktató-, tudományos kutató-, valamint más szakmai munkának a gazdálkodás hatékony eszközeivel, módszerveivel történő elősegítése, b.) az egyetemi feladatok ellátáshoz rendelkezésre álló források, anyagi eszközök gyarapítása, c.) az egyetem gazdálkodási feladatainak szervezése, irányítása, ellenőrzése, d.) az egyetemet terhelő gazdasági kihatású kötelezettségek vállalásának ellenjegyzése, e.) évente legalább két alkalommal a Szenátus tájékoztatása az egyetem működéséről, gazdálkodásáról, az alapítói okiratában meghatározott feladatok végrehajtásáról, f.) az intézmény gazdálkodását érintő egyetemi vagy külső megbeszéléseken való részvétel. A fentiek alapján: - a költségvetés és egyéb pénzügyi források tervezése, illetve tervezésének koordinálása, - a költségvetési beszámolók, a kötelező adatszolgáltatások jelentések elkészítése, az adatok valódiságának biztosítása, - a költségvetésnek a jogszabályokban és az egyetemi szabályzatokban meghatározott módon való végrehajtása, - az egyetem rendelkezésére álló javak rendeltetésszerű, gazdaságos, az egyetem érdekében történő célszerű, hatékony felhasználásának biztosítása, a racionális gazdálkodás feltételeinek kialakítása, és az ezeket szolgáló szabályozás és ellenőrzés, - a tervezés, a gazdálkodás, a számvitel, és az ezek alapjául szolgáló bizonylati rendszer és ügyvitel jogszerű és szakszerű megszervezése, folyamatos korszerűsítése; e tevékenységhez kapcsolódó informatikai rendszer üzemeltetése, gazdálkodási előírásoknak, intézkedéseknek a szervezeti egységekben történő végrehajtásának segítése, ellenőrzése, - az egyetem pénzügyi-gazdasági kötelezettségeinek teljesítése, követeléseinek érvényesítése, - a kötelezettségvállalási, utalványozási, ellenjegyzési, előirányzat módosítási rend kialakítása, képviseleti és kiadmányozási jog gyakorlása, - bérgazdálkodással kapcsolatos feladatok intézése, - az egyetem létesítményeinek üzemeltetésének, állag-megóvásának, szakszerű karbantartásának megszervezése, ellenőrzése, - energiagazdálkodás irányítása, - egyetemi kommunikációs rendszer (telefon) működtetésének biztosítása, - egyetemi fejlesztések, beruházások megszervezése, irányítása, ellenőrzése, - munka-, környezet-, tűz-, sugár- és polgári védelmi feladatok irányítása, felügyelete, - kincstári vagyon megőrzésének és célszerű hasznosításának koordinálása, - a decentralizáltan (karok és egyéb szervezetek) gazdálkodó egységekben folyó gazdálkodás támogatása, segítése, - a rektor, illetve a Szenátus megbízása alapján egyéb gazdasági, műszaki, szervezési és irányítási feladatok ellátása, - javaslattételi, illetve véleményezési jogkör gyakorlása minden olyan gazdálkodási kérdésben, amelyet a jogszabály a Gazdasági Tanács, a Szenátus, a rektor hatáskörébe utal. (7) A főigazgató feladat- és hatásköre a GF vezetőjeként: - a GF szervezeti egységei, valamint a GF felügyelete alatt működő szervezeti egységek munkafeltételeinek kialakítása, szervezése, irányítása és ellenőrzése, - SEK Gazdasági Igazgatóságának szakmai irányítása, - a GF feladatköréhez tartozó informatikai rendszerek kialakítása, működtetése, - a GF-en a munkáltatói jogkör gyakorlása, - a GF-en és a felügyelt területeken az ügyrendi és eljárási szabályok kiadása, - a vezető munkatársak rendszeres tájékoztatása a munkájukkal, feladatukkal kapcsolatos ügyekben. 5
(8) A főigazgató munkáját az egyes feladatok végrehajtásának előkészítésében és a végrehajtás megszervezésében testületek, bizottságok segítik. A Szenátus által létrehozott egyetemi szintű állandó bizottságok tagja, így: a.) Költségvetési Bizottság b.) Közgyűjteményi Bizottság c.) Stratégiai és Fejlesztési Bizottság d.) Közoktatási Bizottság e.) Sport és Rekreációs Bizottság (9) A főigazgató munkáját megosztja a főigazgató-helyettessel. A főigazgató-helyettes felett a teljes munkáltatói jogkört a főigazgató gyakorolja úgy, hogy a kinevezés és felmentés esetén figyelembe veszi a Szenátus véleményét. (10) Főigazgató-helyettes feladatai: a.) a főigazgató által meghatározott feladatok ellátása, b.) a felügyelt területen, továbbá szervezeti egységekben folyó gazdasági munka szakszerű irányítása és ellenőrzése, c.) megbízás szerint: kötelezettségvállalási, utalványozási, ellenjegyzési, képviseleti és kiadmányozási jog gyakorlása, d.) főigazgató helyettesítése távollétében, e.) a főigazgató tájékoztatása a helyettesítés során tett intézkedésekről, f.) éves költségvetés megtervezése, lebontása Karokra és egyéb keretgazdálkodó egységekre, költségvetés elkészítése az Oktatási és Kulturális Minisztérium felé, g.) előirányzatok és azok évközi változásainak figyelemmel kísérése, az intézmény előirányzat módosításainak kezdeményezése, h.) beszámoló (számszaki és szöveges) elkészítése, pénzmaradvány elszámolás, i.) munkaügyi és illetmény számfejtési feladatok szervezése, irányítása, ellenőrzése, j.) havi és negyedéves jelentési kötelezettségek, adó-és járulék bevallási és fizetési kötelezettségek megszervezése, irányítása, k.) szabályzatok készítése, illetve elkészítésében való közreműködés, szabályzatok betartatása, l.) kapcsolattartás a külső szervezetekkel, m.) a főigazgató által meghatározott egyéb feladatok ellátása. (11) A főigazgató-helyettes felelős: a.) a főigazgató által átruházott hatáskörben tett kötelezettségvállalások és utalványozások jogszerűségéért, a GF egységeinek, felügyelt területeinek tevékenységének szabályszerűségéért, illetve ellenőrzéséért. b.) a főigazgatótól kapott feladatok szakszerű és határidőre történő elvégzéséért. (12) Főigazgató munkáját műszaki igazgató segíti. (13) A műszaki igazgató felelős: a.) a GF egységeinek, felügyelt területeinek tevékenységének szabályszerűségért, illetve ellenőrzéséért, b.) a főigazgatótól kapott feladatok szakszerű és határidőre történő elvégzéséért. (14) A műszaki igazgató feladatai: - a műszaki jellegű feladatok koordinálása, felügyelete, beleértve a közbeszerzéssel kapcsolatos feladatokat; - vagyonnyilvántartás és ezzel kapcsolatos jelentések készítése; - műszaki statisztikák készítése, adatszolgáltatás; - szabályzatok készítése, illetve elkészítésében való közreműködés, szabályzatok betartatása - a főigazgató által meghatározott egyéb feladatok ellátása. 6
4. A szervezeti egységek vezetése (1) A GF szervezetének szerves részét képezi a földrajzilag távol lévő karokon (Győr, Mosonmagyaróvár, Székesfehérvár) működő Gazdasági Irodák, Szombathelyen Gazdasági Igazgatóság, melyek gazdasági koordinátorok, illetve Gazdasági Igazgató irányítása mellett működnek. (2) SEK gazdasági igazgató A gazdasági igazgató a SEK előirányzat felhasználási jogosultsága vonatkozásában a SEK elnökrektorhelyettes döntései alapján a vonatkozó jogszabályok, az országos hatáskörű szervek, a Szenátus rendelkezései, illetve az egyetemi érdekképviseleti szervezetek jogkörébe tartozó döntések figyelembevételével: a) szervezi és irányítja az egyetemi központ költségvetési és egyéb központi bevételekkel való gazdálkodását; b) szervezi és irányítja a SEK Gazdasági Igazgatóság ügyviteli tevékenységét; c) megtervezi a költségvetési és egyéb központi pénzügyi forrásokat, és az egyetemi központ vezetésével együttműködve biztosítja az anyagi-pénzügyi eszközök rendeltetésszerű, gazdaságos és célszerű felhasználását; d) gondoskodik az egyetemi központ gazdasági-pénzügyi kötelezettségeinek teljesítéséről, követeléseinek érvényesítéséről; e) megszervezi és ellenőrzi a tervezést, a gazdálkodást, a számvitelt, az ezek alapjául szolgáló bizonylati rendszert, valamint az ezzel kapcsolatos ügyvitelt, kialakítja a kötelezettségvállalás és utalványozás rendjét, biztosítja a gazdálkodási és pénzügyi jogszabályok végrehajtását, betartását; f) pénzügyi-gazdasági kérdésekben folyamatos tájékoztatással segíti az egyetemi központ vezetőinek a munkáját; g) a pénzügyi év lezárása után beszámol az egyetemi központ előző évi gazdálkodásáról; h) ellátja mindazon feladatokat, amelyeket számára jogszabály, szabályzat, szenátusi határozat, a rektor és az elnök-rektorhelyettes meghatároz; i) biztosítja az előirányzati keretek és előirányzat-felhasználások naprakész nyilvántartását, a szabad pénzeszközökkel kapcsolatos információ-átadást egyetemi szinten; j) összehangolja és felügyeli a beruházások szakszerű megszervezését és lebonyolítását, továbbá az épületek állagmegóvási és karbantartási munkáit; k) koordinálja a közbeszerzési törvény hatálya alá tartozó beszerzéseket; l) biztosítja, hogy a szervezeti egységeknek bevételszerző (vállalkozási és egyéb) tevékenysége elősegítéséhez a megfelelő gazdasági-ügyviteli szolgáltatás rendelkezésre álljon; m) irányítja az egyetemi központ humánerőforrás gazdálkodással kapcsolatos adminisztrációs feladatait; n) a gazdasági főigazgató helyettesítését ellátja, gazdasági főigazgató-helyettesi rangban. (3) A Gazdasági Igazgató, és a Gazdasági koordinátorok feladat- és hatásköre: a jogszerűség folyamatos biztosítása, a jogszabályok naprakész figyelemmel kísérése, szabályozások végrehajtásának megszervezése, folyamatba épített ellenőrzés gyakorlása, az alkalmazottak munkájának irányítása, ellenőrzése a vonatkozó jogszabályok, szabályzatok alapján, az előírásoknak megfelelő munkarend és munkafegyelem biztosítása és rendszeres ellenőrzése, a GF és a karok, más szervezeti egységekkel, szervezetekkel jogszerű, a gazdálkodási és ügyviteli szabályoknak megfelelő együttműködés, az alkalmazottakat illetően: o a dolgozók rendszeres tájékoztatása az egyetemi élettel, határozatokkal és az egység tevékenységével kapcsolatosan, o a megfelelő szakmai felkészültség és személyi összetétel elősegítése, alakítása, 7
o o a munkaköri leírások, a feladatok és jogok meghatározása, a dolgozók előléptetésére, illetményének rendezésére, fegyelmi eljárás megindítására irányuló javaslat előterjesztése, a megbízás szerinti kötelezettségvállalás, ellenjegyzés, kiadmányozás és képviseleti teendők ellátása, a munka- és tűzvédelmi előírások megtartásának megszervezése és biztosítása a gazdasági irodán dolgozókra vonatkozóan. (4) A Gazdasági Igazgató és a Gazdasági koordinátorok felelősek: az Igazgatóság és az irodák szak- és jogszerű működéséért, a jogszabályok és belső utasításokból az irányításuk alá tartozó területre háruló feladatok kidolgozásáért, végrehajtásának megszervezéséért, megtartásáért és ellenőrzéséért, a kötelezettségvállalás, utalványozás, valamint az érvényesítés és ellenjegyzés jogi és belső szabályainak megtartásáért, a Gazdasági Igazgatóságon és a gazdasági irodán, a munkarend és munkafegyelem biztosításáért, valamint a munka- és tűzvédelemért, feladataik racionális, az egyetem, az adott kar érdekeit szolgáló ellátásáért, a munkájuk hiányosságaiból eredő következményekért, az adott szervezeti egységekre vonatkozó beszámolójelentések, tájékoztatások, statisztikai adatok összeállításáért, valódiságáért, határidőre történő eljuttatásáért, a rendelkezésre álló eszközök rendeltetésszerű gazdaságos, hatékony felhasználásáért, működési területükön a kincstári tulajdon védelméért, az ezt szolgáló nyilvántartások helyességért, naprakészségéért, a leltári felvételek valódiságáért, az előírt bizonylati fegyelem megtartásáért, a főigazgatótól illetve a főigazgató megbízásával más vezetőktől kapott feladatok szakszerű és határidőre történő elvégzéséért. (5) A GF soproni székhelyén működő szervezeti egységek vezetőinek, koordinátorainak általános feladata: a jogszerűség folyamatos biztosítása, a jogszabályok naprakész figyelemmel kísérése és az ezek végrehajtását biztosító tájékoztatók, körlevelek, szabályzatok kidolgozásában részt vétel, illetve aktualizálása, szabályozások végrehajtásának megszervezése, feladatkörükbe tartozó előterjesztések véleményezése, a folyamatba épített ellenőrzés gyakorlása, éves munkaprogram összeállítása, ezen belül a határidők nyilvántartása, betartásuk ellenőrzése, a szervezeti egység, illetve az alkalmazottak munkájának irányítása, ellenőrzése a vonatkozó jogszabályok, szabályzatok alapján az egyetem érdekének figyelembevételével, az előírásoknak megfelelő munkarend és munkafegyelem biztosítása és rendszeres ellenőrzése, karokkal, más szervezeti egységekkel, szervezetekkel jogszerű, a gazdálkodási és ügyvitelei szabályoknak megfelelő együttműködés, az alkalmazottakat illetően: o a dolgozók rendszeres tájékoztatása az egyetemi élettel, határozatokkal és az egység tevékenységével kapcsolatosan, o a megfelelő szakmai felkészültség és személyi összetétel elősegítése, alakítása, o o a munkaköri leírások, a feladatok és jogok meghatározása, a dolgozók előléptetésére, illetményének rendezésére, fegyelmi eljárás megindítására irányuló javaslat előterjesztése, a megbízás szerinti kötelezettségvállalás, ellenjegyzés, kiadmányozás és képviseleti teendők ellátása, a munka- és tűzvédelmi előírások megtartásának megszervezése és biztosítása. 8
(6) A GF soproni székhelyén működő szervezeti egységek vezetői és koordinátorai felelősek: a szervezet szak- és jogszerű működéséért, a jogszabályok és belső utasításokból az irányításuk alá tartozó területre háruló feladatok kidolgozásáért, végrehajtásának megszervezéséért, megtartásáért és ellenőrzéséért, a kötelezettségvállalás, utalványozás, valamint az érvényesítés és ellenjegyzés jogi és belső szabályainak megtartásáért, a munkarend és munkafegyelem biztosításáért, valamint a munka- és tűzvédelem betartásáért, feladataik racionális, az egyetem érdekeit szolgáló ellátásáért, a munkájuk hiányosságaiból eredő következményekért, beszámolójelentések, tájékoztatások, statisztikai adatok összeállításáért, valódiságáért, határidőre történő elkészítéséért, a rendelkezésre álló eszközök rendeltetésszerű gazdaságos, hatékony felhasználásáért, működési területükön a kincstári tulajdon védelméért, az ezt szolgáló nyilvántartások helyességéért, naprakészségéért, a leltári felvételek valódiságáért, az előírt bizonylati fegyelem megtartásáért, a főigazgatótól illetve a főigazgató megbízásával más vezetőktől kapott feladatok szakszerű és határidőre történő elvégzéséért. 5. SEK Gazdasági Igazgatósága által ellátott feladatok (1) Bér- és munkaügyi feladatok: közalkalmazotti, illetve egyéb jogviszony létesítésének, módosításának, megszüntetésének szabályozása. A szabályszerű végrehajtás elvégzésének megszervezése, elvégzése, ellenőrzése. különféle közalkalmazotti jogosultságok (jogviszony időtartama, besorolás, jubileumi jutalom stb.) megállapítása, a kapcsolódó intézkedések kezdeményezése, végrehajtása, kereset-kiegészítések, megbízási szerződések adatainak rögzítése, Foglalkozás-egészségügy, Üdültetéssel kapcsolatos tájékoztatás, koordinálás, Munkaruha juttatás, utazási kedvezmény igénybevételére jogosító igazolás ügyintézése, táppénzes ellátásra való jogosultság elbírálása, nyugdíjba vonulók nyugdíj előkészítése bérjegyzék nyomtatása, munkáltatói igazolások kiadása, a gazdálkodási rendszerből lekérdezési lehetőségek. Egyéb adatszolgáltatási feladatok: illetmény számfejtéssel és TB ellátással kapcsolatos eredeti dokumentumok rendszerezése és továbbítása, magánnyugdíj pénztár, önkéntes nyugdíjpénztár ügyek intézése, rendszerezése, továbbítása, START kártyával foglalkoztatottak nyilvántartása, rendszerezése, továbbítása, megbízási szerződések analitikus nyilvántartása, rendszerezése, továbbítása, (2) Pénzügyi - számviteli feladatok: a gazdálkodási rendszerben történő adatrögzítés, adatfeldolgozások szabályszerűségének és naprakészségének biztosítása szerződések teljes körű nyilvántartása, bevételi és kiadási kötelezettségvállalások, szerződések rögzítése, pénztárak működtetése, a biztonságos pénzkezelés és ellenőrzés feltételének megteremtése 9
házipénztár útján a készpénzfizetési kötelezettségek teljesítése, készpénz biztosítása, kapcsolattartás a kincstárral, külső szervekkel, hivatalos külföldi utazásokkal kapcsolatos pénzügyi teendők ellátása, kimenő számlák elkészítése, tartozások nyomon követése, kintlévőségek behajtása, bejövő számlák utalványozása, rögzítése a rendszerben; pénzügyi teljesítése, giro és egyéb utalások készítése, a pályázatok elszámolási rend szerinti költségterveinek rögzítése. Felhasználás figyelemmel kísérése, részelszámolások ellenőrzése, elszámolások témavezetőkkel történő egyeztetése, kapcsolattartás az irányító hatóságokkal, támogatókkal, pályázatok pénzügyi beszámolóinak elkészítése. (3) Költségvetéssel és elemzéssel kapcsolatos feladatok Nyilvántartási és adatszolgáltatási feladatok: az eredeti és módosított költségvetési előirányzat, a felhasználás, teljesítés figyelemmel kísérése, elemzése. A szükséges intézkedések, előirányzat módosítás kezdeményezése, az éves elemi költségvetésben engedélyezett létszámok és személyi juttatások kiemelt előirányzata terhére foglalkoztatottak létszámának kari, szervezeti egységenkénti részletezésben elemzése, évközi módosítások figyelemmel kísérése, keretgazdálkodó egységek által felosztott keretek egységenkénti, témaszámonkénti, forrásonkénti, jogcímenkénti kiadások, felhasználások, a keretmódosítások, keretátadások, az engedélyezett keretekkel történő elszámolások figyelemmel kísérése, saját források, térítéses képzések költségterveinek ellenőrzése a szabályzatok figyelembevételével. Javaslattétel a keretek szükség szerinti módosítására. A keretfelhasználások ellenőrzése. a PPP programokhoz kapcsolódó teljesítések tervezése, nyomon követése. Keretgazdálkodási feladatok: keretgazdálkodó egységekre felosztott keretek egységenkénti, témaszámonkénti, forrásonkénti, kiadási jogcímenkénti nyilvántartása, felhasználások figyelemmel kísérése, a keretmódosítások, keretátadások végrehajtása, az engedélyezett keretekkel történő elszámolás nyomon követése, saját források, költségtérítéses képzések költségterveinek ellenőrzése a szabályzatok figyelembevételével. Javaslattétel a keretek szükség szerinti módosítására. A keretfelhasználások ellenőrzése. Tervezési és tájékoztatási feladatok: kiadási és bevételi előirányzatok megtervezése, féléves és éves számszaki beszámolóhoz adatszolgáltatás, féléves és éves szöveges beszámoló összeállítása, vezetői információk biztosítása; havi, negyedéves, féléves, éves jelentések készítése, adatszolgáltatási kötelezettségek teljesítése, kapcsolattartás a téma-, keretgazdálkodási egység vezetőkkel, külső szervezetekkel. (4) Beruházással és Vagyongazdálkodással kapcsolatos feladatok A létesítmények beruházási, felújítási, fejlesztési, korszerűsítési feladatainak szervezése, irányítása, ellenőrzése: munkák előkészítése, programtervek készítése, fejlesztések, felújítások megtervezése, terveztetése, kiviteli tervdokumentációk elkészítése, illetve készíttetése: o árajánlatok beszerzése, szerződések előkészítése 10
o kivitelezések műszaki ellenőrzése, illetve ellenőriztetése o műszaki átadás-átvétel megszervezése o garanciális, szavatossági igények érvényesítése információtechnológiai rendszer fejlesztésének szervezése, ingatlan gazdálkodási feladatok ellátása, ingatlanok, épületek műszaki adatainak nyilvántartása, helyiségek funkcióinak, adatainak nyilvántartása, immateriális javak, tárgyi eszközök, kis értékű immateriális javak, tárgyi eszközök analitikus nyilvántartása, a EGIR rendszerben történő rögzítése, értékcsökkenés elszámolása, analitikus feladás a Pénzügyi, számviteli és pályázati elszámolási csoport részére, a Számviteli politikában, illetve a Leltározási és selejtezési szabályzatban foglaltak szerint az Immateriális javak és Tárgyi eszközök leltározása a tulajdon védelmében és az éves beszámoló alátámasztásaként. (5) Üzemfenntartással kapcsolatos feladatok az egyetemi karbantartási munkák szervezése, koordinálása, ellenőrzése éves feladatterv elkészítése, annak jóváhagyása után a begyűjtött árajánlatok alapján az egyes munkákra szerződések megkötése műszaki ellenőri feladatok ellátása, illetve ellenőriztetése műszaki átadás-átvétel megszervezése garanciális és szavatossági igények érvényesítése energia-, közüzemi díjak tervezése, felhasználások folyamatos ellenőrzése szolgáltatókkal állandó kapcsolattartás (szerződéskötések, módosítások) telekommunikációs, energetikai rendszerek üzemeltetése épület- és terület gondnoki feladatainak ellátása (takarítás, portaszolgálat, vagyonvédelem, postaszolgálat) rendezvények, kiállítások feltételeinek biztosítása üzemeltetési feltételek biztosítása, ügyeleti és készenléti szolgálat működtetése biztosítási ügyintézés (épület- és vagyonbiztosítás) 6. A GF soproni székhelyén működő szervezeti egységek feladatai (1) Humánerőforrás-gazdálkodási Osztály: Munka- és Személyügyi Csoport: Munkaügyi feladatok: közalkalmazotti, illetve egyéb jogviszony létesítésének, módosításának, megszüntetésének szabályozása. A szabályszerű végrehajtás elvégzésének megszervezése, elvégzése, ellenőrzése. különféle közalkalmazotti jogosultságok (jogviszony időtartama, besorolás, jubileumi jutalom stb.) megállapítása, a kapcsolódó intézkedések kezdeményezése, végrehajtása. Foglalkozás-egészségügy, Üdültetés, Munkaruha juttatás, igazolványok ügyintézése, Egyetemi szintű létszám-nyilvántartó vezetése, Évente a közalkalmazottak szabadság megállapítása, átsorolása, a garantált illetmény és pótlékalaphoz kötődő illetményváltozás követése, Törvény szerinti illetményemelés végrehajtása, ezek írásbeli értesítésének kiadása, rögzítése, 13. havi illetmény megállapítása, ellenőrzése, intézkedés a számfejtés felé, 11
Havi létszám analitikus ellenőrzése, Havi változás jelentés elkészítése a bérelszámolás felé, Oktatói nyilatkozatok bekérése, analitikus feldolgozása, adatszolgáltatás, Utazási utalvánnyal kapcsolatos ügyintézés, FIR adatszolgáltatás, Törzsgárda jutalom kifizetéssel kapcsolatos ügyintézés, Személyügyi feladatok ellátása: Nyugdíjazás, pályáztatás, kiküldetéssel kapcsolatos ügyintézés, Vezetői megbízások elkészítése, Főálláson kívüli oktatói nyilatkozatok nyilvántartása, Személyi anyagok kezelése, Kitüntetési ügyek ügyintézése, Lakáskölcsön ügyek intézése. Bér és TB csoport: Illetmény számfejtési feladatok: közalkalmazotti, illetve egyéb jogviszonyban állók illetményének, juttatásainak számfejtése, a kifizetési jogcímeket terhelő különböző levonások teljesítése, a szükséges nyilvántartások rendjének kialakítása, vezetése jóléti juttatásokkal kapcsolatos ügyek intézése, rögzítése, számfejtése, kiegészítő adatszolgáltatás a főkönyvi feladáshoz. Társadalombiztosítási ellátással kapcsolatos feladatok: társadalombiztosítási ügyintézés, a szükséges nyilvántartások vezetése táppénzes ellátásra való jogosultság elbírálása, az e jogcímű kifizetések számfejtése, folyósítása nyugdíjba vonulók nyugdíj előkészítése Általános feladatok: bevallások, adatszolgáltatási kötelezettségek határidőre történő teljesítése statisztikai jelentések készítése a felügyeleti szerv és hatóságok részére adatszolgáltatás az egyetem vezetése számára közreműködés a féléves és éves szöveges beszámoló összeállításában személyi jellegű kifizetésekkel kapcsolatos munkáltatót terhelő kötelezettségek teljesítése. magánnyugdíj pénztár, önkéntes nyugdíjpénztár ügyek intézése, START kártyával foglalkoztatottak nyilvántartása, megbízási szerződések analitikus nyilvántartása. (2) Közgazdasági Osztály Pénzügyi csoport: Nyilvántartási és adatszolgáltatási feladatok: a beszámoló jelentések alapjául szolgáló, a Számviteli törvényben, valamint a költségvetési szervekre vonatkozó egyéb jogszabályokban elrendelt részletességű analitikus vezetése, általános forgalmi adó analitikus adatai alapján a számviteli szintetikus nyilvántartásokkal való egyezőség biztosítása mellett a bevallás elkészítése a törvényi előírásoknak megfelelően, gazdasági események nyilvántartása, az ezek alapjául szolgáló bizonylati rendszer, valamint az ezzel kapcsolatos ügyvitel megtervezése, alkalmazása és ellenőrzése gazdálkodási kérdésekben a szervezeti egységek munkájának segítése a gazdálkodás területét érintő jogszabályi változások, belső szabályzatok és az adatszolgáltatás változása miatt az EGIR rendszert érintő változások figyelemmel kísérése, érintettek tájékoztatása, oktatása a EGIR rendszerben történő adatrögzítés, adatfeldolgozások szabályszerűségének és naprakészségének biztosítása 12
NEPTUN hallgatói rendszer pénzügyi moduljának a EGIR rendszerrel való kapcsolat biztosítása, szerződések teljes körű nyilvántartása, bevételi és kiadási kötelezettségvállalások rögzítése, kapcsolattartás az irányító hatóságokkal, Pénzügyi, pénzellátási feladatok: pénztárak működtetése, a biztonságos pénzkezelés és ellenőrzés feltételének megteremtése pénzforgalom nyilvántartása, egyeztetése, házipénztár útján a készpénzfizetési kötelezettségek teljesítése, készpénz biztosítása, kapcsolattartás a kincstárral, külső szervekkel, közbeszerzéssel kapcsolatos pénzügyek intézése, hivatalos külföldi utazásokkal kapcsolatos pénzügyi teendők ellátása, bércsoport által készített számfejtések, valamint a hallgatók pénzbeli juttatásának giro-rendszeren keresztül történő utalása, kimenő számlák elkészítése, tartozások nyomon követése, kintlévőségek behajtása, bejövő számlák utalványozása, rögzítése a rendszerben; pénzügyi teljesítése, Számviteli Csoport Nyilvántartási és adatszolgáltatási feladatok: a beszámoló jelentések alapjául szolgáló, a Számviteli törvényben, valamint a költségvetési szervekre vonatkozó egyéb jogszabályokban elrendelt részletességű főkönyvi nyilvántartás vezetése, főkönyvi könyvelés. a Számviteli politikában, valamint a Leltározási és selejtezési szabályzatban foglaltak szerint az eszközöknek és forrásoknak az éves beszámoló analitikus nyilvántartással történő alátámasztása, ingatlanok, épületek műszaki adatainak nyilvántartása, immateriális javak, tárgyi eszközök, kis értékű immateriális javak, tárgyi eszközök analitikus nyilvántartása, az EGR rendszerben történő rögzítése, értékcsökkenés elszámolása, analitikus feladás a Pénzügyi, számviteli és pályázati elszámolási csoport részére, a Számviteli politikában, illetve a Leltározási és selejtezési szabályzatban foglaltak szerint az Immateriális javak és Tárgyi eszközök leltározása a tulajdon védelmében és az éves beszámoló alátámasztásaként, a leltározások hatásának számviteli rendezése (leltári többlet, illetve hiány), gazdasági események nyilvántartása, az ezek alapjául szolgáló bizonylati rendszer, valamint az ezzel kapcsolatos ügyvitel megtervezése, alkalmazása és ellenőrzése gazdálkodási kérdésekben a szervezeti egységek munkájának segítése a gazdálkodás területét érintő jogszabályi változások, belső szabályzatok és az adatszolgáltatás változása miatt az EGIR rendszert érintő változások figyelemmel kísérése, érintettek tájékoztatása, oktatása a EGIR rendszerben történő adatrögzítés, adatfeldolgozások szabályszerűségének és naprakészségének biztosítása kapcsolattartás az irányító hatóságokkal, Költségvetési és Keretgazdálkodási Csoport Nyilvántartási és adatszolgáltatási feladatok: az eredeti és módosított költségvetési előirányzat nyilvántartása, a felhasználás, teljesítés figyelemmel kísérése, elemzése. A szükséges intézkedések, előirányzat módosítás kezdeményezése, az éves elemi költségvetésben engedélyezett létszámok és személyi juttatások kiemelt előirányzata terhére foglalkoztatottak létszámának kari, szervezeti 13
egységenkénti részletezésben nyilvántartása, évközi módosításokkal történő korrigálása keretgazdálkodó egységek által felosztott keretek egységenkénti, témaszámonkénti, forrásonkénti, kiadási jogcímenkénti nyilvántartása, felhasználások figyelemmel kísérése, a keretmódosítások, keretátadások végrehajtása, az engedélyezett keretekkel történő elszámolás nyomon követése, saját források, térítéses képzések költségterveinek ellenőrzése a szabályzatok figyelembevételével. Javaslattétel a keretek szükség szerinti módosítására. A keretfelhasználások ellenőrzése. témaszámok kiadásai, karbantartási rendjének meghatározása. Témaszám nyitások engedélyezése, rögzítése. Mérlegbeszámoló, és költségvetés készítésében, tervezésében a felügyeleti szerv részére Tervezési és tájékoztatási feladatok: kiadási és bevételi előirányzatok megtervezése, a Szenátus által a költségvetésben a keretgazdálkodó egységek számára jóváhagyott keretekről a keretkiértesítések elkészítése, rögzítése, adatszolgáltatási kötelezettségek teljesítése, kapcsolattartás a téma-, keretgazdálkodási egység vezetőkkel, külső szervezetekkel. (3) Elemzési és Pályázatkezelési Csoport időszaki és éves számszaki beszámolók készítése, időszaki és éves szöveges beszámolók összeállítása, elemzések, prognózis készítése a gazdasági főigazgatóság részére a vezetői információs rendszer kialakításában való részvétel, működtetése; vezetői információk biztosítása; havi, negyedéves, féléves, éves jelentések készítése, Szoros munkakapcsolat kialakítása a Kutatásszervezési- és Pályázati Irodával, a Karok és Keretgazdálkodási egység vezetőkkel. Résztvétel a pályázat beadás előtti költségvetésének, valamint a szerződéskötéskori költségvetés elkészítésében. A pályázatkezelő rendszer folyamatos figyelése a terv-tény adatok összevetése, szoros kapcsolattartás a pénzügyi számviteli csoporttal, a bizonylatok összegyűjtése érdekében a pályázatok elszámolási rend szerinti költségterveinek rögzítése. Felhasználás figyelemmel kísérése, részelszámolások ellenőrzése, elszámolások témavezetőkkel történő egyeztetése. pályázatok pénzügyi beszámolóinak elkészítése. Intézmény szintű kockázatkezelés, és ezzel kapcsolatos feladatok, intézkedésekre javaslattétel, Intézményi honlapon található közpénzek felhasználását kommunikáló adatok ( üvegzseb törvény) folyamatos frissítése Egyetemi szintű szakképzési támogatás felhasználás nyomon követése, feltöltése a honlapra, jelentések elkészítése, Gazdasági Főigazgatóság honlapjának megtervezése, feltöltése, aktualizálása, interaktívvá tétele. A munkakört érintő, valamint a gazdasági terület munkáját érintő jogszabályok napi szinten történő figyelése, javaslat a gazdálkodást érintő szabályzatok módosítására. (4) Beruházási és Közbeszerzési Osztály A létesítmények beruházási, fejlesztési, korszerűsítési, felújítási, feladatainak szervezése, irányítása, ellenőrzése, az intézmény közbeszerzéseinek megtervezése, lebonyolítása: az intézmény éves közbeszerzési tervének elkészítése 14
az intézmény éves közbeszerzési tevékenységéről statisztikai összegzés elkészítése az intézmény beruházási, fejlesztési és felújítási terveinek elkészítése műszaki döntések előkészítése, az ehhez szükséges tervek, műszaki dokumentumok beszerzése kiviteli tervdokumentációk elkészítése, illetve készíttetése fejlesztések, felújítások közbeszerzéseinek tervezése, a közbeszerzések dokumentumainak előállítása, a közbeszerzési eljárások lebonyolítása a Kbt. szerint. Az elektronikus hirdetménykezelő rendszer üzemeltetése. a Központosított Közbeszerzés hatálya alá tartozó beszerzések megtervezése, lebonyolítása, adminisztrációja. Terv-igény dokumentumok elkészítése, KSZF portál kezelése. fejlesztések, felújítások pénzügyi tervezése, kiadások alakulásának nyilvántartása ellenőrzése részvétel hatósági eljárások, műszaki átadások lefolytatásában adatszolgáltatások, kimutatások készítése Nyilvántartások vezetése az ügyiratokról, dokumentációkról, a beérkező számlákról, a szükséges intézkedésekről, teendőkről, határidőkről. (5) Vagyongazdálkodási és Monitoring Csoport: vagyongazdálkodás tervezése éves vagyonkataszteri jelentések elkészítése MNV Zrt. felé. KSH jelentések elkészítése. ingatlanok hasznosítása telek alakítások lebonyolítása, ingatlanok művelési ág megváltoztatása. Hatósági ügyintézés. az egyetemi oktatás keretében, illetve azon kívüli rendezvények terem foglalások rögzítése a NEPTUN-rendszerben. biztosítási ügyintézés (épület- és vagyonbiztosítás) üzemeltetési monitoring rendszer üzemeltetése PPP monitoring rendszer üzemeltetése PPP analitika ingatlan gazdálkodási feladatok ellátása, (6) Üzemviteli, Energetikai és Műszaki csoport: az intézmény zavartalan működési feltételeinek biztosítása létesítmény menedzsment rendszer üzemeltetése ( LGR/AchiFM ) nem soproni telephelyű szervezetek műszaki és üzemeltetési feladatainak koordinálása helyiségek funkcióinak, adatainak nyilvántartása, az egyetemi karbantartási munkák szervezése, koordinálása, ellenőrzése éves feladatterv elkészítése műszaki ellenőri feladatok ellátása, illetve elláttatása műszaki átadás-átvétel megszervezése garanciális és szavatossági igények érvényesítése gáz- és villamos energia, távhőszolgáltatás, víz, szemétszállítás költségeinek optimalizálása közüzemi szerződések karbantartása közüzemi statisztikák készítése, adatszolgáltatás az közüzemi szervezetekkel folyamatos partneri és szerződéses kapcsolatot tart fenn részvétel hatósági eljárások, műszaki átadások lefolytatásában. 15
(7) Főigazgatói Hivatal Asszisztens: A GF levelezési, bevallási, adatszolgáltatási stb. kötelezettségeinek teljes körű nyilvántartása, iktatása; a felügyeleti szervek, egyéb külső szervek, a GF és a Karok közötti megfelelő információáramlás biztosítása; a főigazgató, főigazgató-helyettesek, és a GF dolgozói levelezési feladatainak ellátása; titkárnői feladatok ellátása a GF rendezvényeinek előkészítése, közreműködés a rendezvényeken. Biztonságszervezési munkatárs tűzbiztonsági, polgári védelmi, vagyonvédelmi, illetve munkavédelmi előírások jogszabályok szerinti feladatellátása a munkaterülethez kapcsolódó jogszabályok figyelemmel kísérése, betartatása, szabályzatkészítés a munkaterületekhez kapcsolódó feladatok elvégzése adatszolgáltatási kötelezettség teljesítése Gépkocsivezetők A Rektor, a rektor-helyettesek, a főtitkár, a gazdasági főigazgató, a központ vezetői és dolgozói egyetemi célú utazási igényeinek biztosítását a Gazdasági Főigazgatóság állományához tartozó gépkocsivezetők látják el. A rektori, rektor-helyettesi, gazdasági főigazgatói gépkocsit a gépkocsivezető igénybevételével és a rektor (illetve rektor-helyettes, gazdasági főigazgató) előzetes engedélyével Karok és más szervezeti egységek is igénybe vehetik a Központ és a Karok (keretgazdálkodó egységek) közötti költségelszámolás terhe mellett. A nem központban dolgozók utaztatása esetén a gépkocsivezető köteles az útnyilvántartást az illetékes Kar (keretgazdálkodó egység) vezetője részére 8 munkanapon belül megküldeni. 7. Ügyrendi rendelkezések és eljárási szabályok (1) A kiadmányozási jog gyakorlási szabályai az alábbiak: a.) a főigazgató a rektor által átruházott hatáskörben az Egyetem egészére vonatkozó kiadmányozási joggal rendelkezik a gazdasági jellegű ügyekben, b.) azok a GF-on keletkezett kiadmányozás tárgyát képező ügyiratok, amelyeknek címzettjei a felügyeleti szervek (OKM., országos hatáskörű szervek), önálló költségvetési szervek igazgatói, az Egyetemen belül a rektor, a rektor-helyettesek, a Karok vezetői, egyetemi főtitkár, kizárólag a főigazgató titkárságán keresztül kiadmányozhatók és ezek aláírója csak a főigazgató, vagy távollétében az általános helyettes lehet. A kötelezettségvállaláshoz, illetőleg a követelés előírásához a főigazgató vagy az általa átruházott jogkörben megbízott pénzügyi szakképesítési dolgozó ellenjegyzése szükséges. c.) A főigazgató által átruházott hatáskörben kötelezettségvállalás ellenjegyzésére jogosult: a GF-ot érintő ügyekben a főigazgató-helyettes, a SEK tekintetében a SEK gazdasági igazgató, a Karokat érintő ügyekben a gazdasági irodák koordinátorai, illetve soproni székhelyű karok, szervezeti egységek esetében a GF ellenjegyzési jogosítvánnyal rendelkező dolgozói. Az érvényesítési feladatokat ellátó személynek, valamint a kötelezettségvállalás és az utalvány ellenjegyzésére feljogosított személynek a felsőoktatásban szerzett pénzügyiszámviteli végzettséggel, vagy legalább középfokú iskolai végzettséggel és emellett pénzügyi-számviteli képesítéssel kell rendelkeznie. d.) Az Egyetem nevében kiadmány és kötelezettségvállalás aláírására a rektor jogosult a gazdasági főigazgató ellenjegyzése mellett. 16
e.) Ha nem a rektor az aláíró, a jogszabály a nyilatkozat érvényességéhez írásbeli alakot kíván, minden esetben két képviseleti joggal felruházott személy aláírása szükséges. Ilyenek: A kincstári számla és a bankszámlák felett való rendelkezéshez minden esetben két bejelentett személy aláírása szükséges. A pénzintézetekhez az e célra rendszeresített űrlapon kell bejelenteni azoknak az alkalmazottaknak a nevét és aláírását, akik a számla felett rendelkezni jogosultak. A bejelentésre az Egyetem rektora jogosult. A főigazgató első helyen ír alá, ha jogszabály két képviseleti személy aláírását tartja szükségesnek. f.) A hatóságok előtti képviselet szabályai: Az Egyetem mint költségvetési szerv jogi személy. A költségvetési szerv képviseletét a szerv vezetője, a rektor látja el, aki a jogkörét esetenként, vagy az ügyek meghatározott csoportjára nézve a szerv dolgozójára átruházhatja. A főigazgató mint a GF. vezetője az Egyetem gazdasági ügyeit érintően egy személyben jogosult a képviseletre. A GF. dolgozói részére belföldi kiküldetéseket a főigazgató, külföldi kiküldetéseket a rektor, illetve átruházott hatáskörben az arra jogosult vezető engedélyez. A főigazgató belföldi kiküldetéseit a rektor, vagy távollétében a rektor-helyettes engedélyezi. 8. Záró rendelkezés (1) Jelen Ügyrendet a Szenátus a 240/2008. (VII. 1.) sz. határozatával fogadta el. Az ügyrendet a Szenátus a 13/2010. (II. 25.) sz., valamint a 215/2010. (X. 20.) sz. határozatával módosította. (2) A módosított ügyrend 2010. november 1. napján lép hatályba. Sopron, 2010. október 20. Prof. Dr. Faragó Sándor rektor 17
Nyugat-magyarországi Egyetem Gazdasági Főigazgatóság szervezeti felépítése Rektor Gazdasági F őigazgató Főiga zga tói Hivatal Általános Gazdasági F őig azgató -helyettes Hum ánerőforrás -gazdálkodási O sztály SEK Gazdasági Igazgatóság Műszaki Ig azgató Közgazdasági O sztály B ér és TB Cso port M unka- és Szem élyüg yi Csoport G azdasági Iroda G yőr B eruházási és K özbeszerzési O sztály V ag yong azdálkodási és Monitoring Csop ort Pénzügyi Cs oport Szám viteli Csoport G azdaság i Iroda M oson magyaróvár Üzemviteli, Energetikai és M űs zaki Csoport Költségvetési és Keretg azdálkodási Cs oport G azdasági Iroda Székesfehérvár Elem zés i és Pályázatkezelési Cs oport 18