NYUGAT-MAGYARORSZÁGI EGYETEM A GAZDASÁGI IGAZGATÓSÁG ÜGYRENDJE

Átírás

1 NYUGAT-MAGYARORSZÁGI EGYETEM A GAZDASÁGI IGAZGATÓSÁG ÜGYRENDJE HATÁLYOS: MÁJUS 6-TÓL SOPRON 2015

2 TARTALOMJEGYZÉK 1.. Általános rendelkezések A gazdasági Igazgatóság adatai A Gazdasági Igazgatóság feladatai A Gazdasági Igazgatóság szervezete A gazdasági Igazgatóság vezetése A szervezeti egységek vezetése Ügyrendi rendelkezések és eljárási szabályok Záró rendelkezés sz. melléklet sz. melléklet

3 1.. Általános rendelkezések (1) A Gazdasági Igazgatóság a Nyugat-magyarországi Egyetem Kancellári Hivatal önálló szervezeti egysége, amely a nemzeti felsıoktatásról szóló évi CCIV. törvény és az Egyetem SZMSZ-ében, valamint a jelen ügyrendben foglaltak szerint, a rendelkezésre bocsátott anyagi és tárgyi eszközökkel gazdálkodva mőködik, az Egyetem feladatainak megvalósítása érdekében. (2) A Gazdasági Igazgatóság a Nyugat-magyarországi Egyetemen mőködı olyan keretgazdálkodási jogkörrel rendelkezı szervezeti egység, amely az egyetemi gazdasági feladatainak ellátója. Segíti az Egyetem vezetıinek, testületeinek, önálló szervezeti egységeinek, felkért bizottságainak tevékenységét. Közvetlenül a kancellár irányítása alatt álló szervezeti egység. Vezetıje a gazdasági vezetı, aki feladatait a kancellár közvetlen irányítása és ellenırzése mellett látja el. (3) A Gazdasági Igazgatóság önálló témaszámokkal rendelkezı szervezeti egység, a témaszámok felett az igazgató rendelkezik. 2.. A gazdasági Igazgatóság adatai (1) A Gazdasági Igazgatóság: a) neve: Nyugat-magyarországi Egyetem Gazdasági Igazgatósága b) székhelye: Sopron c) címe: Sopron, Bajcsy-Zs. u. 4. d) bélyegzıje: A Magyar Köztársaság címere, körben a Nyugat-magyarországi Egyetem Gazdasági Igazgatóság felirattal. 3.. A Gazdasági Igazgatóság feladatai (1) A Gazdasági Igazgatóság a feladatait, mint funkcionális szervezet centralizáltan látja el. Tevékenysége során az Egyetem érdekeinek megfelelıen köteles eljárni. (2) A Gazdasági Igazgatóság az Egyetem gazdasági feladatait a vonatkozó jogszabályok, a Szervezeti és Mőködési Szabályzat, a Gazdálkodási Szabályzat, a Szenátus, valamint a kancellár jogkörébe tartozó döntések alapján szervezi meg és hajtja végre. (3) Mőködésének célja: a) az Egyetem oktatási-nevelési, tudományos, szakmai, alkotó, kutató munkájának ellátásához szükséges anyagi feltételek biztosítása b) a rendelkezésre álló erıforrásoknak az Egyetem érdekében történı gazdaságos, hatékony felhasználása, mőködtetése, gyarapítása, c) a racionális gazdálkodás gyakorlatának kialakítása, együttmőködve az Egyetem más szervezeti egységeivel. (4) A célok megvalósításához a Gazdasági Igazgatóságnak saját hatáskörben - együttmőködve a központi egységekkel, valamint az illetékes Egyetemi és érdekképviseleti szervekkel ellátja a költségvetési szerv éves költségvetésének elıirányzatai tekintetében a gazdálkodással, könyvvezetéssel, és az adatszolgáltatással kapcsolatos feladatokat, 3

4 4.. A Gazdasági Igazgatóság szervezete (1) A GI szervezeti felépítését jelen szabályzat 1. sz. melléklete tartalmazza. (2) A Gazdasági Irodák által ellátott feladatok felsorolása a. Bér- és munkaügyi feladatok: i. közalkalmazotti, illetve egyéb jogviszony létesítésének, módosításának, megszüntetésének szabályozása. (kinevezések, jogviszony megszőntetések elkészítése, iskolai végzettségek, nyelvvizsgák, tudományos fokozatok rögzítése, ) A szabályszerő végrehajtás elvégzésének megszervezése, elvégzése, ellenırzése. ii. iii. KIR és EGIR rendszerben párhuzamos kezelése, változások rögzítése, különféle közalkalmazotti jogosultságok (jogviszony idıtartama, besorolás, jubileumi jutalom stb.) megállapítása, a kapcsolódó intézkedések kezdeményezése, végrehajtása, iv. kereset-kiegészítések, megbízási szerzıdések adatainak rögzítése, havi nem rendszeres illetmények, megbízások, költségek ( pl. útiköltség, kiküldetési költség) számfejtése, v. a KIR által számfejtett illetmények ellenırzése, bírósági letiltások kezelése, foglalkozás-egészségügy, üdültetéssel kapcsolatos tájékoztatás, koordinálás, munkaruha juttatás, utazási kedvezmény igénybevételére jogosító igazolás ügyintézése, x. nyugdíjba vonulók nyugdíj elıkészítése vi. vii. viii. ix. xi. xii. xiii. xiv. xv. xvi. xvii. bérjegyzék nyomtatása, munkáltatói igazolások kiadása, a gazdálkodási rendszerbıl lekérdezési lehetıségek. ellenırzésekhez adatszolgáltatás. illetmény számfejtéssel és TB ellátással kapcsolatos eredeti dokumentumok rendszerezése és továbbítása, magánnyugdíj pénztár, önkéntes nyugdíjpénztár ügyek intézése, rendszerezése, továbbítása, START kártyával foglalkoztatottak nyilvántartása, rendszerezése, továbbítása, megbízási szerzıdések analitikus nyilvántartása, rendszerezése, továbbítása, b. Pénzügyi - számviteli feladatok: i. a gazdálkodási rendszerben történı adatrögzítés, adatfeldolgozások szabályszerőségének és naprakészségének biztosítása ii. szerzıdések teljes körő nyilvántartása, iii. bevételi és kiadási kötelezettségvállalások, szerzıdések rögzítése, iv. pénztárak mőködtetése, a biztonságos pénzkezelés és ellenırzés feltételének megteremtése v. házipénztár útján a készpénzfizetési kötelezettségek teljesítése, készpénz biztosítása, vi. kapcsolattartás a kincstárral (bérelszámolás), külsı szervekkel, vii. hivatalos külföldi utazásokkal kapcsolatos pénzügyi teendık ellátása, viii. kimenı számlák elkészítése, tartozások nyomon követése, kintlévıségek behajtása, ix. bejövı számlák rögzítése a rendszerben; pénzügyi teljesítése, nyomon követés, x. giro és egyéb utalások elıkészítése szükség szerint, xi. a pályázati forrás felhasználás figyelemmel kísérése, részelszámolások ellenırzése, elszámolások témavezetıkkel történı egyeztetése, kapcsolattartás az irányító hatóságokkal, támogatókkal, 4

5 c. Költségvetéssel és elemzéssel kapcsolatos feladatok i. az eredeti és módosított költségvetési elıirányzat, a felhasználás, teljesítés figyelemmel kísérése, elemzése. A szükséges intézkedések, elıirányzat módosítás kezdeményezése, ii. az éves elemi költségvetésben engedélyezett létszámok és személyi juttatások kiemelt elıirányzata terhére foglalkoztatottak létszámának kari, szervezeti egységenkénti részletezésben elemzése, évközi módosítások figyelemmel kísérése, iii. saját források, térítéses képzések költségterveinek ellenırzése a szabályzatok figyelembevételével. Javaslattétel a keretek szükség szerinti módosítására. A keretfelhasználások ellenırzése. iv. a Számviteli politikában, illetve a Leltározási és selejtezési szabályzatban foglaltak szerint az Immateriális javak és Tárgyi eszközök karokkal történı leltározása a tulajdon védelmében és az éves beszámoló alátámasztásaként. v. keretgazdálkodó egységekre felosztott keretek egységenkénti, témaszámonkénti, forrásonkénti, kiadási jogcímenkénti nyilvántartása, felhasználások figyelemmel kísérése, a keretmódosítások, keretátadások végrehajtása, az engedélyezett keretekkel történı elszámolás nyomon követése, vi. saját források, költségtérítéses képzések költségterveinek ellenırzése a szabályzatok figyelembevételével. Javaslattétel a keretek szükség szerinti módosítására. A keretfelhasználások ellenırzése. vii. kiadási és bevételi elıirányzatok tervezése, viii. vezetıi információk biztosítása; havi, negyedéves, féléves, éves beszámolók, jelentések készítése, ix. adatszolgáltatási kötelezettségek teljesítése, x. kapcsolattartás a téma-, keretgazdálkodási egység vezetıkkel, külsı szervezetekkel, xi. munkaanyagok készítése és a Költségvetési Bizottság által történı véleményeztetése. (3) A GI soproni székhelyén mőködı szervezeti egységek feladatai a) Humánerıforrás-gazdálkodási Osztály Az osztály két csoportban mőködik. Bér és TB csoport Munka- és Személyügyi csoport A csoportok feladatai, tevékenységek szerinti csoportosításban került összefoglalásra: Munkaügyi feladatok: a) közalkalmazotti, illetve egyéb jogviszony létesítésének, módosításának, megszüntetésének szabályozása. A szabályszerő végrehajtás elvégzésének megszervezése, elvégzése, ellenırzése. b) KIR és EGIR rendszerben párhuzamos kezelése, változások rögzítése, c) EGIR rendszerben az illetmények témaszám és szakfeladatonkénti rögzítése, határidık figyelése, d) különféle közalkalmazotti jogosultságok (jogviszony idıtartama, besorolás, jubileumi jutalom stb.) megállapítása, a kapcsolódó intézkedések kezdeményezése, végrehajtása, e) KIR-bıl EGIR-be átemelt adatok egyeztetése, a hibák megszőntetése, f) fıkönyvi feladásra az adatok egyeztetése, 5

6 g) különféle közalkalmazotti jogosultságok (jogviszony idıtartama, besorolás, jubileumi jutalom stb.) megállapítása, a kapcsolódó intézkedések kezdeményezése, végrehajtása. h) kinevezések elkészítése, KIR-EGIR rendszerben iskolai végzettségek, nyelvismeretek, tudományos fokozatok stb. rögzítése, i) költségvetési beszámolóhoz, költségvetés tervezéséhez, pályázatokhoz adatszolgáltatás, j) foglalkozás-egészségügy, k) üdültetés, l) munkaruha juttatás, utazási igazolványok ügyintézése, m) egyetemi szintő létszám-nyilvántartó vezetése, n) évente a közalkalmazottak szabadság megállapítása, átsorolása, a garantált illetmény és pótlékalaphoz kötıdı illetményváltozás követése, o) törvény szerinti illetményemelés végrehajtása, ezek írásbeli értesítésének kiadása, rögzítése, p) havi létszám analitikus ellenırzése, q) havi változás jelentés elkészítése a bérelszámolás felé, r) oktatói nyilatkozatok bekérése, analitikus feldolgozása, adatszolgáltatás, s) utazási utalvánnyal kapcsolatos ügyintézés, t) FIR adatszolgáltatás, u) jubileumi jutalom kifizetéssel kapcsolatos ügyintézés, v) rendszeres irattárazás az iratkezelési szabályzatban foglaltaknak megfelelıen. Személyügyi feladatok ellátása: a) pályáztatás, pályázati felhívások közzététele a Nemzeti Közigazgatási Intézet és a nyme. honlapján, visszacsatolás Karok felé, b) egyetemi tanári, magasabb vezetıi és belsı ellenırzési vezetıi pályázatok teljes körő ügyintézése, (pályázati felhívás közzététele, pályázatok elıkészítése, bizottságok létrehozása, jegyzıkönyvek készítése, szenátus elé terjesztés, MAB-hoz küldés, felterjesztés, kinevezés stb.) c) szenátusra személyi ügyek elıkészítése, az általános kancellárhelyettes irányításával, d) kiküldetéssel kapcsolatos ügyintézés, e) vezetıi megbízások elkészítése, nyilvántartása, határidık figyelése, f) oktatói nyilatkozatok nyilvántartása, g) vagyonnyilatkozatok kezelése, h) EMMI felsıoktatási fıosztálya felé vezetıi adatszolgáltatás készítése, i) személyi anyagok kezelése, j) kitüntetési ügyek teljes körő ügyintézése, (állami, miniszteri, szakmai, egyetemi) a Vidékfejlesztési valamint az EMMI miniszter által kiadott kormányrendeletnek megfelelıen, k) lakáskölcsön ügyek intézése. l) szociális, jóléti ügyek kezelése, m) folyamatos jogszabálykövetés, n) a közalkalmazottak tájékoztatása az ıket érintı jogszabályváltozásokról, körlevelek elkészítése, o) nyugdíjazással kapcsolatos ügyintézés, p) új álláshely betöltésének engedélyeztetése, q) a Kari vezetıkkel folyamatos kapcsolattartás, r) rendszeres irattárazás az iratkezelési szabályzatban foglaltaknak megfelelıen, 6

7 Illetmény számfejtési feladatok: a) kapcsolattartás a KIR bérszámfejtési csoporttal b) kereset-kiegészítések, megbízási szerzıdések adatainak rögzítése, havi nem rendszeres illetmények, megbízási díjak, és egyéb költségek ( pl. utiköltség, kiküldetési költség stb.) számfejtése, c) a KIR által számfejtett illetmények ellenırzése, bérjegyzékek nyomtatása, d) a KIR rendszerbıl EGIR-be átemelt adatok ellenırzése, a hibák megszőntetése, e) bírósági letiltások kezelése, f) az illetményszámfejtés alapjául szolgáló létszám és távolléti adatok rögzítése, g) kilépı közalkalmazottak dokumentumainak továbbítása h) közalkalmazotti, illetve egyéb jogviszonyban állók illetményének, juttatásainak továbbítása számfejtésre, a kifizetési jogcímeket terhelı különbözı levonások teljesítése, a szükséges nyilvántartások rendjének kialakítása, vezetése i) kiegészítı adatszolgáltatás a fıkönyvi feladáshoz. j) év végi zárási munkálatok elıkészítése, k) év elején családi adókedvezményhez, kompenzációhoz kapcsolódó nyilatkozatok bekérése, l) rendszeres irattárazás az iratkezelési szabályzatban foglaltaknak megfelelıen. Társadalombiztosítással kapcsolatos feladatok: a) társadalombiztosítási nyilvántartások vezetése b) táppénzes utalványok, GYÁS, GYED, GYES, családi pótlék igények továbbítása az államkincstárhoz, c) nyugdíjba vonulók nyugdíj elıkészítése, d) nyugdíj megállapításhoz adatszolgáltatás, ellenırzéshez bérkartonok, megbízási szerzıdések elıkészítése, e) távolléti adatok nyilvántartása, f) rendszeres irattárazás az iratkezelési szabályzatban foglaltaknak megfelelıen. Adatszolgáltatási feladatok: a) bevallások, adatszolgáltatási kötelezettségek határidıre történı teljesítése b) statisztikai jelentések készítése a felügyeleti szerv és hatóságok részére c) adatszolgáltatás az egyetem vezetése számára d) közremőködés a féléves és éves szöveges beszámoló összeállításában e) személyi jellegő kifizetésekkel kapcsolatos munkáltatót terhelı kötelezettségek teljesítése. Egyéb feladatok: a) magánnyugdíj pénztár, önkéntes nyugdíjpénztár ügyek intézése, b) START kártyával foglalkoztatottak nyilvántartása, c) megbízási szerzıdések analitikus nyilvántartása. b) Költségvetési osztály Számviteli és befektetett eszköz nyilvántartási csoport Nyilvántartási és adatszolgáltatási feladatok: a) a beszámoló jelentések alapjául szolgáló, a Számviteli törvényben, valamint a költségvetési szervekre vonatkozó egyéb jogszabályokban elrendelt részletességő analitikus és fıkönyvi nyilvántartás vezetése, 7

8 b) általános forgalmi adó analitikus adatai alapján a számviteli szintetikus nyilvántartásokkal való egyezıség biztosítása mellett a bevallás elkészítése a törvényi elıírásoknak megfelelıen, c) gazdasági események nyilvántartása, az ezek alapjául szolgáló bizonylati rendszer, valamint az ezzel kapcsolatos ügyvitel megtervezése, alkalmazása és ellenırzése d) gazdálkodási kérdésekben a szervezeti egységek munkájának segítése e) a gazdálkodás területét érintı jogszabályi változások, belsı szabályzatok és az adatszolgáltatás változása miatt az EGIR rendszert érintı változások figyelemmel kísérése, érintettek tájékoztatása, oktatása f) a EGIR rendszerben történı adatrögzítés, adatfeldolgozások szabályszerőségének és naprakészségének biztosítása g) NEPTUN hallgatói rendszer pénzügyi moduljának a EGIR rendszerrel való kapcsolat biztosítása, h) szerzıdések teljes körő nyilvántartása, i) bevételi és kiadási kötelezettségvállalások rögzítése, j) kapcsolattartás az irányító hatóságokkal, k) a Számviteli politikában, valamint a Leltározási és selejtezési szabályzatban foglaltak szerint az eszközöknek és forrásoknak az éves beszámoló analitikus nyilvántartással történı alátámasztása, l) immateriális javak, tárgyi eszközök, kis értékő immateriális javak, tárgyi eszközök analitikus nyilvántartása, az EGR rendszerben történı rögzítése, m) értékcsökkenés elszámolása, analitikus feladás a Pénzügyi, számviteli és pályázati elszámolási csoport részére, n) a Számviteli politikában, illetve a Leltározási és selejtezési szabályzatban foglaltak szerint az Immateriális javak és Tárgyi eszközök leltározása a tulajdon védelmében és az éves beszámoló alátámasztásaként, o) a leltározások hatásának számviteli rendezése (leltári többlet, illetve hiány), p) részvétel a pályázat beadás elıtti költségvetésének, valamint a szerzıdés-kötéskori költségvetés elkészítésében, q) tájékoztatás nyújtása a Költségvetési Bizottság és a Szenátus részére. Keretgazdálkodási csoport Nyilvántartási, adatszolgáltatási és tájékoztatási feladatok: a) az elfogadott elemi költségvetésrıl a keretgazdálkodó egységek tájékoztatása. b) az eredeti és módosított költségvetési elıirányzat nyilvántartása, a felhasználás, teljesítés figyelemmel kísérése, elemzése. A szükséges intézkedések, elıirányzat módosítás kezdeményezése, c) az éves elemi költségvetésben engedélyezett létszámok és személyi juttatások kiemelt elıirányzata terhére foglalkoztatottak létszámának kari, szervezeti egységenkénti részletezésben nyilvántartása, évközi módosításokkal történı korrigálása d) keretgazdálkodó egységek által felosztott keretek egységenkénti, témaszámonkénti, forrásonkénti, kiadási jogcímenkénti nyilvántartása, felhasználások figyelemmel kísérése, a keretmódosítások, keretátadások végrehajtása, az engedélyezett keretekkel történı elszámolás nyomon követése, e) saját források, térítéses képzések költségterveinek ellenırzése a szabályzatok figyelembevételével. Javaslattétel a keretek szükség szerinti módosítására. A keretfelhasználások ellenırzése. f) témaszámok kiadásai, karbantartási rendjének meghatározása. Témaszám nyitások engedélyezése, rögzítése. 8

9 g) mérlegbeszámoló, és költségvetés készítésében, tervezésében a felügyeleti szerv részére h) a Szenátus által a költségvetésben a keretgazdálkodó egységek számára jóváhagyott keretekrıl a keretkiértesítések elkészítése, i) kapcsolattartás a téma-, keretgazdálkodási egység vezetıkkel, j) a költségvetés kiosztása keretekre, a Szenátusi döntést követıen k) a keretgazdálkodó egységek által felosztott keretek egységenkénti témaszámonkénti, forrásonkénti, kiadási jogcímenkénti nyilvántartása, l) írásos engedély esetén keretmódosítások, keretátadások végrehajtása. m) az eredeti elıirányzat (költségvetési támogatás) felvitele az EGR könyvelési rendszerbe és a módosítások folyamatos karbantartása. n) EGIR rendszerben a témaszámok felvitele, karbantartása. o) a témaszámok kereteinek karbantartása, módosítása, forrásonkénti kezelése. Keretáthelyezések elvégzése. Szabad keretek figyelése. p) Államkincstári Kiadások és bevételek elıirányzatának és teljesítésének alakulása lista lekérése és a havi elıirányzat módosítások megállapítása. q) az elıirányzat módosítások lekönyvelése. r) kari kezdeményezéső elıirányzat módosítások elszámolását nyilvántartani, elszámolást elkészíteni. s) személyi jellegő elıirányzat módosítások adatszolgáltatásainak megküldése, a felhasználással való elszámolás megküldése. t) pályázati elszámoláshoz a felhasznált személyi jellegő kiadások kimutatása a témaszámról. u) év végén a évzárási-évnyitási teendık: törlendı témák lenullázása, zárása. Kódok felülvizsgálata, átforgatása. v) maradványok ellenırzése, átforgatása következı évre. A fıkönyv és a fedezetvizsgálat anomáliáinak figyelése, javítása. w) közoktatási pályázatok nyomon követése, pályázati összegek igénylése. Törvény szerinti egyéb tennivalók, valamint a beszámolóban való elszámolási kötelezettség. x) köznevelési Intézmények költségvetésének tervezése, a közoktatási normatívákkal való elszámolás (beszámoló), következı évi költségvetés összeállítása. c) Kontrolling osztály A Kontrolling kiemelt feladata az egyetemi gazdálkodás tervezésének, ellenırzésének, információ-ellátásának biztosítása, az források, a javak feladatokkal arányos elosztásának összehangolása, tervezése, illetve végrehajtása, a költségvetés és a Szenátus által meghatározott beszámolók összeállítása, elemzı számítások készítése és azok értékelése. a) a havi pénzforgalmi kimutatás elkészítéséhez adatgyőjtés, rendszerezés, jelentés készítése, figyelemfelhívó levelek készítése, továbbítása. b) a pénzügyileg instabil keretgazdálkodási egységek vezetıivel tartott egyeztetésekhez, az egységek gazdálkodását nyomon követı elemzı kimutatások készítése. c) az egyeztetések eredményeként, a Karok által készített intézkedési tervek betartásának folyamatos kiértékelése. d) tartalékokra vonatkozó felhasználási kérvények feldolgozása, keretek az Intézményi elemi költségvetés tervezése és a felhasználás nyomon követése. e) a költségvetés felhasználásának követése, intézkedések meghozatalára javaslattétel. f) módosítása g) bizonyos elıirányzat módosításokhoz pályázatot elkészíteni, nyomon követni, elszámolásokat bekérni, elkészíteni az EMMI felé. 9

10 h) havi ellátmány összetételének megállapítása, kari/ szervezeti ellátmány összeg meghatározása a pénzforgalmi jelentéshez (befolyt költségvetési támogatás). i) folyamatos és ad-hoc jellegő adatszolgáltatás, a Szenátusnak, Kancellárnak, a felügyeleti szervnek, valamint a Gazdasági Igazgatóság részére. j) havi rendszerességgel kimutatások készítése az egyetemi vezetıknek, illetve a szervezeti egységek vezetıinek. k) kontrolling koncepció kialakításában való részvétel, majd a Kontrolling Szabályzat elkészítése. l) elı- és utókalkulációk készítése, ellenırzése. m) hallgatói statisztikákból készítendı adatszolgáltatás elıkészítése. n) folyamatos és ad-hoc jellegő adatszolgáltatás a foglalkoztatottak létszámösszetételérıl és a személyi jellegő kifizetések alakulásáról. o) létszámösszetétel vizsgálata, vezetıi létszám alakulása, oktatói- alkalmazotti létszám összetétel. p) személyi jellegő kifizetések jogcím szerinti lekérdezése, beállított jogcímek lekérdezése költségvetéshez. q) az EGIR Webster rendszer kezelése, hibák felderítése és felvitele, rendszer és adatbázis javítások, módosítások ellenırzése. r) idıszaki és éves számszaki beszámolók készítése, s) idıszaki és éves szöveges beszámolók összeállítása, t) elemzések, prognózis készítése a Szenátus, a Kancellár és a Gazdasági Igazgatóság részére, u) a vezetıi információs rendszer kialakításában való részvétel, mőködtetése; v) vezetıi információk biztosítása; havi, negyedéves, féléves, éves jelentések készítése, w) cash flow készítés, monitoring támogatás kialakítása, x) szoros munkakapcsolat kialakítása a Pályázati Irodával, a Karok és Keretgazdálkodási egység vezetıkkel. y) intézmény szintő kockázatkezelés, és ezzel kapcsolatos feladatok, intézkedésekre javaslattétel, z) a munkakört érintı, valamint a gazdasági terület munkáját érintı jogszabályok napi szinten történı figyelése, javaslat a gazdálkodást érintı szabályzatok módosítására. aa) kiadási és bevételi elıirányzatok, a költségvetés megtervezése, bb) az Önköltség-számítási rendszer bevezetésének elıkészítése, a rendszer alkalmazása és az eredmények elemzése. Félévenként az adatokból a szükséges információk összeállítása. A rendszer adataira támaszkodó adatszolgáltatások teljesítése. cc) A kockázatkezelési rendszer bevezetése informatikai támogatottság mellett. A kapott információ felhasználása a vezetıi döntések elıkészítése és meghozatala érdekében. dd) a Gazdasági Igazgatóság honlapjának megtervezése, feltöltése, aktualizálása, interaktívvá tétele. d) Pénzügyi csoport Pénzügyi feladatok: a) pénztárak mőködtetése, a biztonságos pénzkezelés és ellenırzés feltételének megteremtése b) pénzforgalom nyilvántartása, egyeztetése, c) házipénztár útján a készpénzfizetési kötelezettségek teljesítése, készpénz biztosítása, d) kapcsolattartás a kincstárral, külsı szervekkel, e) kintlévıség kezelés, tartozások nyomon követése, kintlévıségek behajtása, f) vevıállomány, szállító állomány kezelés, fizetési felszólítások készítése, nyilvántartása, kezelése, g) közbeszerzéssel kapcsolatos pénzügyek intézése, 10

11 h) hivatalos külföldi utazásokkal kapcsolatos pénzügyi teendık ellátása, i) bércsoport által készített számfejtések, valamint a hallgatók pénzbeli juttatásának giro-rendszeren keresztül történı utalása, j) bejövı számlák utalványozása, rögzítése a rendszerben; pénzügyi teljesítése, k) fıkönyvi könyvelés. (4) Kancellári (Gazdasági) Titkárság A Gazdasági Igazgatóság, és a Kancellári Hivatal közös titkárságot mőködtet. A Hivatalban dolgozó asszisztensek feladata a következı: a) az idıbeosztások nyilvántartása; b) tárgyalások, megbeszélések, értekezletek elıkészítése; c) az ügyfélforgalom ütemezése, telefonok lebonyolítása; d) a közvetlen levelezés lefolytatása; e) a kiadott feladatok és határidık nyilvántartása; f) reprezentációs tevékenység ellátása; g) protokolláris feladatok, kapcsolattartás: h) a kancellár által létrehozott bizottságok és egyéb fórumok üléseinek elıkészítése, szervezése; i) irattári tevékenység, irattári rend kialakítása; j) a GI levelezési, bevallási, adatszolgáltatási stb. kötelezettségeinek teljes körő nyilvántartása, iktatása; a felügyeleti szervek, egyéb külsı szervek, a GI és a Karok közötti megfelelı információáramlás biztosítása; k) a vezetı, és a GI közalkalmazotti levelezési feladatainak ellátása; l) intézményi honlapon található közpénzek felhasználását kommunikáló adatok ( üvegzseb törvény) folyamatos nyilvántartása, a honlapon frissítése ; m) titkárnıi feladatok ellátása; n) a GI rendezvényeinek elıkészítése, közremőködés a rendezvényeken, emlékeztetı, jegyzıkönyv készítés; o) A Költségvetési Bizottság üléseinek elıkészítése és jegyzıkönyvvezetés. 5.. A gazdasági Igazgatóság vezetése (1) A GI vezetıje a Gazdasági Igazgató (továbbiakban: vezetı). (2) A vezetıt nyilvános pályázati eljárás lefolytatását követıen a kancellár nevezi ki, legfeljebb hároméves idıtartamra. Felette a teljes körő munkáltatói jogot a kancellár gyakorolja. A vezetınek, a felsıoktatásban szerzett pénzügyi-számviteli végzettséggel, vagy a felsıoktatásban szerzett egyéb végzettséggel, szakképzettséggel és emellett legalább államháztartási mérlegképes könyvelıi képesítéssel kell rendelkeznie. (3) A vezetı az Egyetem mőködésével összefüggı gazdasági és pénzügyi feladatok tekintetében a kancellár helyettese. Ebben a feladat körében általános utasítási és ellenırzési jogköre van. Feladatait a kancellár közvetlen irányítása, felügyelete és ellenırzése mellett látja el. (4) A vezetı feladatait, felelısségét, hatáskörét átfogóan a vonatkozó jogszabályok, a felügyeleti szerv és más országos hatáskörő szervek rendelkezései, továbbá a Szenátus, valamint a kancellár a jogkörükbe tartozó kérdésekben hozott véleményei, határozatai, döntései határozzák meg. (5) A vezetı feladata és felelıssége kettıs: 11

12 a) mint az Egyetem gazdasági vezetıje a (4) bekezdésben foglaltak figyelembe vételével - megfelelı szabályozással és felügyelettel irányítja az intézmény gazdálkodását és pénzügyi tevékenységét; érvényesíti az elıirányzatokkal, létszámmal való szabályszerő, hatékony gazdálkodás követelményeit, gondoskodik a törvényesség betartásáról, a vezetıi- és munkafolyamatba épített ellenırzésrıl. b) mint az intézmény gazdasági szervezetének vezetıje közvetlenül irányítja és ellenırzi a Gazdasági Igazgatóság munkáját. A vezetı felelıssége nem érinti a költségvetési szerv vezetıje vagy az egyes ügyekért felelıs alkalmazottak felelısségét. (6) A vezetı egyetemi vezetıi feladat- és hatásköre: a) az oktató-, tudományos kutató-, valamint más szakmai munkának a gazdálkodás hatékony eszközeivel, módszerveivel történı elısegítése, b) az egyetemi feladatok ellátáshoz rendelkezésre álló források, anyagi eszközök gyarapítása, c) az egyetem gazdálkodási feladatainak szervezése, irányítása, ellenırzése, d) az egyetemet terhelı gazdasági kihatású kötelezettségek vállalásának ellenjegyzése, e) A vezetı vagy az általa írásban kijelölt személy ellenjegyzése nélkül kötelezettségvállalásra nem kerülhet sor, illetve követelés nem írható elı. f) évente legalább két alkalommal a Szenátus tájékoztatása az egyetem mőködésérıl, gazdálkodásáról, az alapítói okiratában meghatározott feladatok végrehajtásáról, g) az intézmény gazdálkodását érintı egyetemi vagy külsı megbeszéléseken való részvétel. A fentiek alapján: i. kialakítja az Intézmény gazdálkodási stratégiáját, amelyet részprojektekre bont, és elfogadásra terjeszti a döntéshozók elé, ii. gondoskodik a stratégia megvalósulásának mérésérıl, és negyedévente beszámolót készít a kancellár számára, iii. biztosítja a Fenntartó által elıírt (tervezett) gazdálkodási adatokat tartalmazó riportok elkészítését, továbbítását, iv. az elvárt riportoknak megfelelıen, elkészíti a keretgazdálkodó egységektıl elvárt adatszolgáltatáshoz szükséges információkat biztosító adatbekérések technikai feltételeit, v. továbbképzéseket szervez az új informatikai eszközök betanulása, és nagy biztonságú alkalmazása érdekében, vi. folyamatosan havi rendszerességgel adatot szolgáltat a likviditási helyzetrıl, a szállító állomány alakulásáról. Errıl tájékoztatja a kancellárt. vii. a költségvetés és egyéb pénzügyi források tervezésének koordinálása, viii. a költségvetési beszámolók, a kötelezı adatszolgáltatások jelentések elkészítése, az adatok valódiságának biztosítása, ix. a költségvetésnek a jogszabályokban és az egyetemi szabályzatokban meghatározott módon való végrehajtása, x. az egyetem rendelkezésére álló javak rendeltetésszerő, gazdaságos, az egyetem érdekében történı célszerő, hatékony felhasználásának biztosítása, a racionális gazdálkodás feltételeinek kialakítása, és az ezeket szolgáló szabályozás és ellenırzés, xi. a tervezés, a gazdálkodás, a számvitel, és az ezek alapjául szolgáló bizonylati rendszer és ügyvitel jogszerő és szakszerő megszervezése, folyamatos korszerősítése; e tevékenységhez kapcsolódó informatikai rendszer üzemeltetése, gazdálkodási elıírásoknak, intézkedéseknek a szervezeti egységekben történı végrehajtásának segítése, ellenırzése, xii. az egyetem pénzügyi-gazdasági kötelezettségeinek teljesítése, követeléseinek érvényesítése, 12

13 xiii. xiv. xv. xvi. xvii. a kötelezettségvállalási, utalványozási, ellenjegyzési, elıirányzat módosítási rend kialakítása, képviseleti és kiadmányozási jog gyakorlása, bérgazdálkodással kapcsolatos feladatok intézése, a gazdálkodó egységekben folyó gazdálkodás támogatása, segítése, a kancellár, illetve a Szenátus megbízása alapján egyéb gazdasági feladatok ellátása, javaslattételi, illetve véleményezési jogkör gyakorlása minden olyan gazdálkodási kérdésben, amelyet a jogszabály a Szenátus, a kancellár hatáskörébe utal. (7) A vezetı feladat- és hatásköre a GI vezetıjeként: i. a GI szervezeti egységei, valamint a GI felügyelete alatt mőködı szervezeti egységek munkafeltételeinek kialakítása, szervezése, irányítása és ellenırzése, ii. a SEK, a MÉK és az AK nál mőködı Gazdasági Irodák felügyelete és irányítása, iii. a GI feladatköréhez tartozó informatikai rendszerek kialakítása, mőködtetése, iv. a GI közalkalmazottai felett, a munkáltatói jogkör gyakorlását, az Egyetemi Központ Igazgató gyakorolja, a vezetı egyetértésével, v. a GI-on és a felügyelt területeken az ügyrendi és eljárási szabályok kiadása, vi. a vezetı munkatársak rendszeres tájékoztatása a munkájukkal, feladatukkal kapcsolatos ügyekben. vii. A vezetı kétévente köteles a belsı kontroll rendszerek témakörben a pénzügyminiszter által meghatározott továbbképzésen részt venni. A részvételt a költségvetési szerv vezetıje december 31-éig igazolja, kivéve, ha a gazdasági vezetıt a tárgyév október 1-jét követıen nevezték ki (bízták meg). (8) A vezetı munkáját az egyes feladatok végrehajtásának elıkészítésében és a végrehajtás megszervezésében testületek, bizottságok segítik. A Szenátus által létrehozott egyetemi szintő állandó bizottságok tagja, így: a.) Költségvetési Bizottság b.) Közgyőjteményi Bizottság c.) Stratégiai és Fejlesztési Bizottság d.) Köznevelés Bizottság e.) Sport és Rekreációs Bizottság (9) Szoros kapcsolattartással együttmőködik a karok gazdasági koordinátoraival, elıadóival, és szakmai felügyelet gyakorol felettük. Idıszakosan tájékoztatót tart részükre a bekövetkezett szabályozási változásokról. (10) Huzamosabb távollét esetén, a vezetı helyettesítését, a Kancellár által kijelölt személy látja el. 6.. A szervezeti egységek vezetése (Gazdasági Irodák) (1) A GI szervezetének szerves részét képezi a földrajzilag távol lévı karokon (Gyır, Mosonmagyaróvár, Szombathely) mőködı Gazdasági Irodák, melyek gazdasági koordinátorok irányítása mellett mőködnek. (2) A GI és az Egyetemi Központok Gazdasági koordinátorainak feladat- és hatásköre: a) szervezi és irányítja az Egyetemi Központ igazgatóval és a kari vezetéssel együtt, az egyetemi központ költségvetési és egyéb központi bevételekkel való gazdálkodását; b) megtervezi a költségvetési és egyéb központi pénzügyi forrásokat, és az egyetemi központ vezetésével együttmőködve biztosítja az anyagi-pénzügyi eszközök rendeltetésszerő, gazdaságos és célszerő felhasználását; 13

14 c) gondoskodik az egyetemi központ gazdasági-pénzügyi kötelezettségeinek teljesítésérıl, követeléseinek érvényesítésérıl; d) pénzügyi-gazdasági kérdésekben folyamatos tájékoztatással segíti az egyetemi központ vezetıjének és a kari vezetıknek a munkáját; e) a pénzügyi év lezárása után beszámol az egyetemi központ elızı évi gazdálkodásáról; f) ellátja mindazon feladatokat, amelyeket számára jogszabály, szabályzat, szenátusi határozat, a kancellár meghatároz; g) biztosítja az elıirányzati keretek és elıirányzat-felhasználások naprakész nyilvántartását, a szabad pénzeszközökkel kapcsolatos információ-átadást egyetemi szinten; h) a jogszerőség folyamatos biztosítása, a jogszabályok naprakész figyelemmel kísérése, szabályozások végrehajtásának megszervezése, folyamatba épített ellenırzés gyakorlása, i) az alkalmazottak munkájának irányítása, ellenırzése a vonatkozó jogszabályok, szabályzatok alapján, j) az elıírásoknak megfelelı munkarend és munkafegyelem biztosítása és rendszeres ellenırzése, k) a GI és a karok, más szervezeti egységekkel, szervezetekkel jogszerő, a gazdálkodási és ügyviteli szabályoknak megfelelı együttmőködés, l) az alkalmazottakat illetıen: i. a közalkalmazottak rendszeres tájékoztatása az egyetemi élettel, határozatokkal és az egység tevékenységével kapcsolatosan, ii. a megfelelı szakmai felkészültség és személyi összetétel elısegítése, alakítása, iii. iv. a munkaköri leírások, a feladatok és jogok meghatározása, a közalkalmazottak elıléptetésére, illetményének rendezésére, fegyelmi eljárás megindítására irányuló javaslat elıterjesztése, m) a megbízás szerinti kötelezettségvállalás, ellenjegyzés, kiadmányozás és képviseleti teendık ellátása, n) szervezi és irányítja a Gazdasági Iroda ügyviteli tevékenységét; o) biztosítja, hogy a szervezeti egységeknek bevételszerzı (vállalkozási és egyéb) tevékenysége elısegítéséhez a megfelelı gazdasági-ügyviteli szolgáltatás rendelkezésre álljon; p) a munka- és tőzvédelmi elıírások megtartásának megszervezése és biztosítása a gazdasági irodán dolgozó közalkalmazottakra vonatkozóan. (3) A GI-n és a Gazdasági Irodákban dolgozó, gazdasági koordinátorok felelısek: a) az irodák szak- és jogszerő mőködéséért, a jogszabályok és belsı utasításokból az irányításuk alá tartozó területre háruló feladatok kidolgozásáért, végrehajtásának megszervezéséért, megtartásáért és ellenırzéséért, b) a kötelezettségvállalás, utalványozás, valamint az érvényesítés és ellenjegyzés jogi és belsı szabályainak megtartásáért, c) a gazdasági irodán, a munkarend és munkafegyelem biztosításáért, valamint a munka- és tőzvédelemért, d) feladataik racionális, az egyetem, az adott kar érdekeit szolgáló ellátásáért, a munkájuk hiányosságaiból eredı következményekért, e) az adott szervezeti egységekre vonatkozó beszámolójelentések, tájékoztatások, statisztikai adatok összeállításáért, valódiságáért, határidıre történı eljuttatásáért, f) a rendelkezésre álló eszközök rendeltetésszerő gazdaságos, hatékony felhasználásáért, g) mőködési területükön a kincstári tulajdon védelméért, az ezt szolgáló nyilvántartások helyességért, naprakészségéért, a leltári felvételek valódiságáért, az elıírt bizonylati fegyelem megtartásáért, h) a vezetıtıl illetve a vezetı megbízásával más vezetıktıl kapott feladatok szakszerő és határidıre történı elvégzéséért. 14

15 7.. Ügyrendi rendelkezések és eljárási szabályok (1) A kiadmányozási jog gyakorlási szabályai az alábbiak: a.) a vezetı a Nemzeti Felsıoktatási törvény, a rektor és a kancellár által átruházott hatáskörben, az Egyetem egészére vonatkozó kiadmányozási joggal rendelkezik a gazdasági jellegő ügyekben, b.) azok a GI-on keletkezett kiadmányozás tárgyát képezı ügyiratok, amelyeknek címzettjei a felügyeleti szervek (EMMI, országos hatáskörő szervek), önálló költségvetési szervek igazgatói, az Egyetemen belül a kancellár, a Karok vezetıi, egyetemi fıtitkár, kizárólag a vezetı titkárságán keresztül kiadmányozhatók és ezek aláírója csak a gazdasági vezetı lehet. A kötelezettségvállaláshoz, illetıleg a követelés elıírásához a vezetı vagy az általa átruházott jogkörben megbízott pénzügyi szakképesítési közalkalmazott ellenjegyzése szükséges. c.) A vezetı által átruházott hatáskörben kötelezettségvállalás ellenjegyzésére jogosult: a) a GI-ot érintı ügyekben a Költségvetési csoport vezetıje b) a nem soproni Karokat érintı ügyekben, a gazdasági irodák koordinátorai vagy a vezetı által írásban felhatalmazott ellenjegyzési jogosítvánnyal rendelkezı közalkalmazott, illetve soproni székhelyő karok, szervezeti egységek esetében a GI ellenjegyzési jogosítvánnyal rendelkezı közalkalmazottai. Az érvényesítési feladatokat ellátó személynek, valamint a kötelezettségvállalás és az utalvány ellenjegyzésére feljogosított személynek a felsıoktatásban szerzett pénzügyiszámviteli végzettséggel, vagy legalább középfokú iskolai végzettséggel és emellett pénzügyi-számviteli képesítéssel kell rendelkeznie. d.) Az Egyetem nevében kiadmány és kötelezettségvállalás aláírására a rektor és a kancellár jogosult, a gazdasági vezetı ellenjegyzése mellett. e.) Ha nem a kancellár az aláíró, a jogszabály a nyilatkozat érvényességéhez írásbeli alakot kíván, minden esetben két képviseleti joggal felruházott személy aláírása szükséges. Ilyenek: a) A kincstári számla és a bankszámlák felett való rendelkezéshez minden esetben két bejelentett személy aláírása szükséges. A pénzintézetekhez az e célra rendszeresített őrlapon kell bejelenteni azoknak az alkalmazottaknak a nevét és aláírását, akik a számla felett rendelkezni jogosultak. b) A vezetı elsı helyen ír alá, ha jogszabály két képviseleti személy aláírását tartja szükségesnek. f.) A hatóságok elıtti képviselet szabályai: a) Az Egyetem mint költségvetési szerv jogi személy. A költségvetési szerv képviseletét a rektor és a kancellár látja el, aki a jogkörét esetenként, vagy az ügyek meghatározott csoportjára nézve a szervezet közalkalmazottjára átruházhatja. b) A vezetı mint a GI vezetıje az Egyetem gazdasági ügyeit érintıen egy személyben jogosult a képviseletre. c) A GI közalkalmazottai részére belföldi kiküldetéseket a vezetı, külföldi kiküldetéseket a kancellár, illetve átruházott hatáskörben az arra jogosult vezetı engedélyez. A vezetı belföldi kiküldetéseit a kancellár engedélyezi. 8. Záró rendelkezés 1. Jelen ügyrendet a Szenátus a 95/2015. (V. 6.) sz. határozatával fogadta el és május 6. napján lép hatályba. A hatálybalépéssel egyidejőleg a Szenátus 104/2014. (VI.25.) sz. határozatával elfogadott ügyrend (Gazdasági Fıigazgatóság ügyrendje) hatályát veszti. 15

16 2. Jelen ügyrend alapján a GI szervezetében dolgozómunkatársak kinevezését, munkaköri leírását, vezetıi megbízását május 31. napjáig felül kell vizsgálni, és június 1. napjának hatályával ezen ügyrend szerint módosítani. Sopron, május 6. Dr. Dinnyés Álmos kancellár 16

17 GAZDASÁGI IGAZGATÓSÁG 1. sz. melléklet Gazdasági Igazgató Kancellári, és Gazdasági Hivatal Humánerőforrásgazdálkodási osztály Költségvetési osztály Kontrolling osztály - cash flow monitoring támogatás Gazdasági Iroda Szombathely Bér és TB Csoport Számviteli és befektetett eszköz nyilvántartási Csoport Pénzügyi Csoport - Kintlévőség kezelés - Vevő szállító kezelés Gazdasági Iroda Győr Munka- és Személyügyi Csoport Keretgazdálkodási Csoport Gazdasági Iroda Mosonmagyaróvár Személyzetfejlesztési csoport Szakmai irányítás 17

18 Gazdasági Igazgatóság ügyrendjének működési i 2. sz. melléklet Folyamatok Végrehajtó Döntéshozó Közremőködı Informálandó Gazdasági vezetı pályáztatási Szabályzatok készítésének, aktualizálásának i Bizonylati rendszer kialakításának, módosításának Gazdasági Irodák mőködésének i. Kötelezettségvállalási érvényesítési, ellenjegyzési, utalványozási rend kialakításának i Adatrögzítési, nyilvántartás (Kötváll. engedélyezés, szerzıdés, megrendelés, számla fogadás, érvényesítés) Pénztárak mőködési Kimenı számlák készítési Utalások és bevételek fogadásának a Pályázati források felhasználásának figyelemmel kísérése, likviditás fenntartása A Szenátus által létrehozott bizottságok munkájában való részvétel Informatikai rendszer mőködésének, módosításának (EGIR) Költségvetési tervezés Költségvetés belsı allokációs Elıirányzat keretek biztosításának Beszámolók, kötelezı adatszolgáltatás i Emberi erıforrás gazdálkodás, munkaerı mozgások i, létszámgazdálkodás, nyilvántartás Pályáztatási folyamatok, vezetıi megbízások Bérgazdálkodással kapcsolatos 18

19 folyamatok (KIR EGIR) TB ellátáshoz kapcsolódó folyamatok Megbízási szerzıdések, kereset-kiegészítések, átmeneti többletfeladatok megállapításának Foglalkozás egészségügyi szolgáltatás biztosításának Külföldi kiküldetések elszámolásának Szociális ügyek, jóléti ügyek Adatszolgáltatás, statisztikák Szerzıdés-nyilvántartás Eszközökkel kapcsolatos nyilvántartásba vételi, ÉCS elszámolás Keretgazdálkodással kapcsolatos folyamatok Önköltségszámítással kapcsolatos folyamatok Elı és utókalkuláció ellenırzési folyamatok Követelések, kötelezettségek kezelésének folyamat Hallgatói kifizetések kezelésének Levelezés, hivatali ügyintézés, iktatás, aláírások Tájékoztatási folyamatok a GI munkatársainak A GI-n belüli ellenırzés Véleményezési jogosultság érvényesítésének 19