KITÖLTÉSI ÚTMUTATÓ a 3. számú Bejelentő laphoz a nyugdíjbiztosítási adatszolgáltatás elektronikus ügyintézés keretében, papír alapon vagy számítástechnikai adathordozón történő teljesítéséhez az Art. 7. (1)-(2) és (5) bekezdésben foglaltak alkalmazásával Kérjük, hogy a nyomtatvány kitöltése előtt jelen útmutatót figyelmesen olvassa el. A pontosan kitöltött Bejelentő lap az adatszolgáltatás teljesítését, annak befogadását segíti elő. Felhívjuk szíves figyelmét arra, hogy amennyiben Ön már a jelen adatszolgáltatást megelőzően teljesített adatszolgáltatás kapcsán kitöltötte és az illetékes nyugdíjbiztosítási igazgatási szervhez eljuttatta a Bejelentő lap korábbi verzióját, újabb Bejelentő lapot leadnia nem szükséges. (Feltétel, hogy a korábban leadott Bejelentő lap érvényessége kiterjedjen a jelen adatszolgáltatás teljesítésére is.) Természetesen abban az esetben, ha a korábban tett közléséhez képest az újabb adatszolgáltatásnál Ön módosítani szeretné az adatszolgáltatás módját, feltételeit pl. korábban az adatszolgáltatásra megbízást adott, képviseletet ellátó személyt, szervet (szervezetet) nevezett meg, és ezt most meg kívánja változtatni, ehhez már a megfelelő új Bejelentő lapot kell beküldenie. Általános tudnivalók Az Art. 7. (1)-(2) és (5) bekezdése alapján ellátott képviselet, meghatalmazás eredeti példányát a kitöltött Bejelentő laphoz csatolni kell! Az ügyintézés megkönnyítése érdekében az ONYF internetes honlapjáról (www.onyf.hu) letölthető a meghatalmazotti formanyomtatvány, amelynek használata azonban nem kötelező. Az ügyintézés során a honlapon található nyomtatványmintával azonos tartalmú meghatalmazás is elfogadható. Elektronikus ügyintézés keretében történő adatszolgáltatás A Kormányzati Portál Ügyfélkapujához hozzáféréssel rendelkező személyek részére lehetőséget biztosítunk a nyugdíjbiztosítási adatszolgáltatások elektronikus ügyintézés keretében történő teljesítésére. A teljesítéssel meghatalmazott személy az adatszolgáltatásra rendszeresített számítástechnikai keret-, illetve kliensprogramot (NYENYI programot) az ONYF internetes honlapjáról (www.onyf.hu), a visszamenőleges, illetve a 2008. évi adatszolgáltatás teljesítése esetén a program működéséhez szükséges azonosító állományt az ONYF elektronikus ügyintézési rendszeréből töltheti le. A NYENYI program által
előállított export állomány feltöltése (az adatszolgáltatás megküldése ) pedig a Központi Elektronikus Szolgáltató Rendszeren keresztül történhet. A 2009. évre vonatkozó adatszolgáltatás teljesítése esetén azonban azonosító állomány letöltésére már nincs szükség. Felhívjuk szíves figyelmét arra, hogy elektronikus ügyintézés keretében 2009. január 1- jétől minden tárgyidőszakra vonatkozóan a több telephelyről történő, valamint a csoportos adatszolgáltatás teljesítésére már nincs lehetőség. Több telephely esetén csak egy adatszolgáltatás, ehhez kapcsolódóan pedig csak egy meghatalmazás, képviselet fogadható el. A korábbi csoportos adatszolgáltatásban szereplő csoporttagokról különkülön kell Bejelentő lapot kiállítani és adatszolgáltatást teljesíteni. A Bejelentő lap kitöltésének helyességéről, az adatszolgáltatás teljesítési jogosultságának elutasításáról, az adatközlés befogadásának elutasításáról, valamint az adatközlés feldolgozásáról a nyilvántartásra kötelezett és az adatszolgáltatást teljesítő személy elektronikus úton értesítést kap. A nyilvántartásra kötelezettnek (a foglalkoztatónak, az egyéni vállalkozónak stb.) az Art. 7. -a (1)-(2) és (5) bekezdésének alkalmazásával adott meghatalmazással történő adatszolgáltatás teljesítéséhez az Ügyfélkapu hozzáféréssel rendelkező meghatalmazott, illetve képviselő természetes személyazonosító adatait az ONYF által erre a célra rendszeresített 3. számú Bejelentő lapon kell közölnie. A Bejelentő lapot és a meghatalmazás eredeti példányát az illetékes regionális nyugdíjbiztosítási igazgatóság részére az adatszolgáltatás teljesítését legalább 15 nappal megelőzően kell megküldeni. A Bejelentő lap, illetve a meghatalmazás eredeti példányának hiányában az adatszolgáltatás elektronikus ügyintézés keretében nem teljesíthető. Az adatszolgáltatási kötelezettség törvény által meghatározott határidőre történő teljesítésének érdekében kérjük, szíveskedjék figyelembe venni, hogy a program működéséhez szükséges azonosító állomány letöltésére és az adatszolgáltatás elkészítésére, beküldésére kizárólag a Bejelentő lap adatainak rögzítését követően nyílik lehetőség. Az adatokban bekövetkezett változásokat is a Bejelentő lapon kell közölni. A nyilvántartásra kötelezettnek a meghatalmazás az Art. 7. -a (5) bekezdésének alkalmazásával történő visszavonásáról, valamint a közölt adatokban bekövetkezett változásokról az ügyszámra való hivatkozással a nyugdíjbiztosítási igazgatási szervet soron kívül kell tájékoztatnia. A meghatalmazás visszavonása, felmondása akkor érvényes attól az időponttól hatályos, amikor a visszavonást, felmondást az illetékes regionális nyugdíjbiztosítási igazgatási szervhez bejelentették. Papír alapú, illetve számítástechnikai adathordozón történő adatszolgáltatás A Bejelentő lap kitöltése, illetve az adatokban bekövetkezett változásokról történő soron kívüli tájékoztatás szükséges abban az esetben is, ha az adatszolgáltatás az Art. 7. (1)- (2) és (5) bekezdéseinek alkalmazásával papír alapon, illetve számítástechnikai adathordozón történik. (Amennyiben a képviseletet, meghatalmazást az adatszolgáltatást 2
megelőzően nem közölték a Bejelentő lap kitöltésével, és a meghatalmazás csatolásával, úgy az eljárás jogosságát a meghatalmazás eredeti példányának bemutatásával minden esetben igazolni kell.) Kivétel ez alól, ha a nyilvántartásra kötelezett jogi személyt vagy a jogi személyiséggel nem rendelkező szervezetet a rá vonatkozó szabályok szerint képviseleti joggal rendelkező személy (pl. a cégvezetésre jogosult ügyvezető) képviseli. A hagyományos úton történő adatszolgáltatás teljesítéséhez esetükben a Bejelentő lap kitöltése nem szükséges. Felhívjuk szíves figyelmét arra, hogy a 2009. évre vonatkozó adatszolgáltatás számítástechnikai adathordozón (floppyn) történő teljesítésére már nincs lehetőség. A rovatok kitöltése Amennyiben a Bejelentő lapon a korábban már közölt adatokban történt változást kívánja bejelenteni, úgy A már közölt adatok módosítását kívánja bejelenteni? kérdésre kérjük az Igen választ megjelölni. Ez esetben a korábban leadott (módosítani kívánt adatot tartalmazó) Bejelentő lap ügyszámát szíveskedjen feltüntetni. Felhívjuk szíves figyelmét arra, hogy változásjelentés esetén nem csak a változtatni kívánt adatot kell feltüntetni, hanem a III. rovat kivételével valamennyi érvényes adatot meg kell adni. A III. rovatban közölt adatokat érintő változás esetén kizárólag a változtatni kívánt adatsort kérjük feltüntetni. Például, ha korábban a Bejelentő lapon három személy került megjelölésre, hogy elektronikus ügyintézés keretében teljesítheti az adatszolgáltatást, amely személyek közül egy már nem jogosult ügyintézésre, akkor annak az egy személynek kell az adatait és az érvényesség végét megadni, az ügyintézésre továbbra is jogosult két személy vonatkozásában nem kell az adatokat ismételten közölni. Amennyiben jogutódként a jogelőd szervre (szervezetre) vonatkozó adatszolgáltatást kíván teljesíteni, úgy a Bejelentő lapon A jogelődre vonatkozó adatokról kíván adatszolgáltatást teljesíteni? kérdésre kérjük az Igen választ megjelölni. Ez esetben azonban az V. rovat kitöltése is kötelező. I. Az adatszolgáltatásra kötelezett adatai, akinek (amelynek) képviseletét megbízás alapján ellátják A I. rovatban annak az adatszolgáltatásra kötelezett foglalkoztatónak, foglalkoztatónak nem minősülő egyéni vállalkozónak, mezőgazdasági őstermelőnek, a Tbj. 5. (3) bekezdése szerinti biztosítottnak és a Tbj. 26. (7) bekezdése szerinti felszolgálónak az adatait kell közölni, amely az adatszolgáltatásra kötelezett megbízása alapján az Art. 7. (1)-(2) és (5) bekezdésének alkalmazásával meghatalmazott, illetve képviselő teljesíti az adatszolgáltatást. Az Adószám, ennek hiányában az Adóazonosító jel, a Név, a Székhely (telephely), természetes személy esetében lakóhely (tartózkodási hely) és az Elérhetőségek rovatokba a nyilvántartásra kötelezett megfelelő adatait kell 3
értelemszerűen beírni. Mezőgazdasági őstermelő esetén az Adóazonosító jel feltüntetése akkor is kötelező, ha az őstermelő rendelkezik adószámmal. Amennyiben az adatszolgáltatásra kötelezett jogi személyt vagy jogi személyiséggel nem rendelkező szervezetet a rá vonatkozó szabályok szerint képviseleti joggal rendelkező személy (pl. a cégvezetésre jogosult ügyvezető igazgató) képviseli, és az adatszolgáltatás teljesítése elektronikus ügyintézés keretében történik, akkor a 2. számú Bejelentő lap kitöltése és beküldése szükséges. II. A megbízást, képviseletet ellátó személy, szerv (szervezet) adatai A II. rovatban a megbízást, illetve a képviseletet ellátó személy, szerv (szervezet) adatait kell közölni. Az Adószám, ennek hiányában az Adóazonosító jel, a Név, a Székhely (telephely), természetes személy esetében lakóhely (tartózkodási hely) és az Elérhetőségek rovatokba az érintett személy, illetve szerv (szervezet) megfelelő adatait kell értelemszerűen beírni. Az Art. 7. (1)-(2) bekezdéseinek előírásai alapján a magánszemélyt, ha nem kíván személyesen eljárni: - törvényes képviselője, - képviseleti jogosultságát igazoló ügyvéd, ügyvédi iroda, - európai közösségi jogász, - adószakértő, okleveles adószakértő, adótanácsadó, - könyvelő, - számviteli, könyvviteli szolgáltatásra vagy adótanácsadásra jogosult gazdasági társaság, illetőleg egyéb szervezet alkalmazottja, tagja, - közokiratban vagy teljes bizonyító erejű magánokiratban foglalt eseti meghatalmazás, megbízás alapján más nagykorú személy, - az egyéni vállalkozó magánszemélyt a képviseleti jogosultságát igazoló nagykorú alkalmazottja képviselheti. Jogi személyt és jogi személyiséggel nem rendelkező egyéb szervezetet: - a rá vonatkozó szabályok szerint képviseleti joggal rendelkező személy (esetükben a 2. számú bejelentő lap kitöltése szükséges), - a képviseleti jogosultságát igazoló nagykorú alkalmazott, - jogtanácsos, - ügyvéd, ügyvédi iroda, - európai közösségi jogász, - adószakértő, okleveles adószakértő, adótanácsadó, - könyvelő, - számviteli, könyvviteli szolgáltatásra vagy adótanácsadásra jogosult gazdasági társaság, illetőleg egyéb szervezet alkalmazottja, tagja képviselheti. 4
III. Elektronikus ügyintézés keretében adatszolgáltatást teljesítő személy(ek) adatai A III. rovatban a Kormányzati Portál Ügyfélkapujához hozzáféréssel rendelkező, elektronikus ügyintézés keretében adatszolgáltatást teljesítő személy több személy megadása esetén személyek nevét, TAJ számát és születési dátumát kell kitölteni. Az érvényesség kezdő és befejező dátumának az elektronikus ügyintézésre jogosultság kezdő és befejező időpontját kell feltüntetni. Az érvényesség befejező időpontjának megadása csak abban az esetben szükséges, ha a befejezésre vonatkozó adat rendelkezésre áll. Az adatok módosításáról (ideértve a befejező időpont későbbi közlését is) az illetékes nyugdíjbiztosítási igazgatóságot a Bejelentő lap ismételt kitöltésével soron kívül kell tájékoztatni. Amennyiben az adatszolgáltatásra kötelezett helyett elektronikus ügyintézés keretében például az adott könyvelő irodától több mint 3 személy jogosult adatszolgáltatást teljesíteni, további Bejelentő lap kitöltése szükséges. (Új Bejelentő lap kitöltése esetén az összes rovat ismételt megadása kötelező.) IV. A meghatalmazásra, képviseletre vonatkozó adatok A meghatalmazás, képviselet kezdő időpontját minden esetben fel kell tüntetni. A meghatalmazás, képviselet befejezésének, visszavonásának időpontját csak abban az esetben szükséges megadni, ha a befejezésre vonatkozó adat rendelkezésre áll. Azt, hogy a meghatalmazás, képviselet melyik időszakra vonatkozó nyugdíjbiztosítási adatszolgáltatásra terjed ki, minden esetben kérjük a megfelelő rovatban X -szel jelölni. Az adatszolgáltatásra kötelezettnek a nyugdíjbiztosítási feladatok ellátásához szükséges adatokat a nyugdíjbiztosítási igazgatási szerv felhívására 10 munkanapon belül, a nyugdíjazás évére vonatkozóan a nyugdíjazáshoz soron kívül kell közölnie. Amennyiben az adatszolgáltatás a Tny. 97. szerinti 2010. évi teljesítésre vonatkozik, kérjük azt a megfelelő rovatban X -szel jelölni. Amennyiben 2009. január 1. előtti időszakra vonatkozóan kíván adatszolgáltatást teljesíteni, illetve módosítani, úgy kérjük, szíveskedjen pontosan megjelölni az évet (éveket). Természetesen egyidejűleg több időszakra vonatkozó adatszolgáltatás megjelölésére is van lehetőség. V. Jogelőd cég adatai, amelynek adatszolgáltatását teljesíteni kívánják Ezt a rovatot csak abban az esetben kötelező kitölteni, ha a nyilvántartásra kötelezett mint jogutód a jogelőd nevében kíván a jogutódlás időpontját megelőző időszakra vonatkozó adatszolgáltatást teljesíteni. 5
Annak a jogelőd foglalkoztatónak az adatait kell közölni, amelynek jogutódja képviseletében a rá vonatkozó szabályok szerint képviseleti joggal rendelkező személy mint képviselő teljesíti az adatszolgáltatást. Az Adószám, a Törzsszám, a Járulékazonosító, a Név, a Székhely (telephely), a Tevékenység kezdete, a Tevékenység vége, valamint a Jogutódlás időpontja rovatokba a nyilvántartásra kötelezett jogelődjének, illetve a jogutódlásnak a megfelelő adatait kell értelemszerűen beírni. Egyéb tudnivaló A Bejelentő lap a keltezés helyének és dátumának kitöltése, továbbá a nyilvántartásra kötelezett (meghatalmazó), illetve a meghatalmazott (képviselő) aláírása nélkül érvénytelen. Kérjük, hogy a lap kitöltése során fokozott figyelmet fordítsanak annak olvasható kitöltésére, ezzel is elősegítve az adatok gyors és pontos feldolgozását. A nyugdíjbiztosítási adatszolgáltatás elektronikus ügyintézés keretében, illetve meghatalmazott, képviselő útján történő teljesítésével kapcsolatban részletesen tájékozódhat az ONYF honlapján. Amennyiben további kérdése, problémája merülne fel, szíveskedjen közvetlenül az illetékes regionális nyugdíjbiztosítási igazgatási szervhez fordulni, ahol munkatársaink készséggel állnak rendelkezésére. Együttműködésüket köszönjük! Országos Nyugdíjbiztosítási Főigazgatóság 6