INTÉZMÉNYFEJLESZTÉS AZ EURÓPAI UNIÓ SZAKMAPOLITIKAI RENDSZERÉBEN KÉZIKÖNYV AZ IKERINTÉZMÉNYI PROJEKTEKHEZ

EURÓPAI BIZOTTSÁG INTÉZMÉNYFEJLESZTÉS AZ EURÓPAI UNIÓ SZAKMAPOLITIKAI RENDSZERÉBEN KÉZIKÖNYV AZ IKERINTÉZMÉNYI PROJEKTEKHEZ ÁTDOLGOZOTT KIADÁS (2005. május) A kézikönyv célja átfogó és hasznos gyakorlati információt nyújtani az ikerintézményi projektek előkészítésében és lebonyolításában résztvevők számára. 1

RÖVIDÍTÉSEK ÉS SZAVAK JEGYZÉKE AWP AO BC CARDS CFCU CC De-concentration De-centralisation EAR EDIS Annual Work Plan. Éves munkaterv. A MEDA programok éves programozási dokumentumai, amelyek a lebonyolítandó projektek költségvetési csomagjait tartalmazzák. Ezeket a munkaterveket évente hagyja jóvá a MEDA ország és az Európai Bizottság. Administrative Office Adminisztratív Iroda: a PHARE (TF), CARDS és TACIS programok kedvezményezett országainak közigazgatásához tartozó szerv, amelyet az ikerintézményi projektek általános eljárási, pénzügyi és szerződéses irányítására jelölnek ki. Felelősségeinek tényleges hatásköre változó, a földrajzi területtől és az alkalmazható irányítási rendszertől függően. (lásd PAO a MEDA programok esetében). Beneficiary Country kedvezményezett ország (a PHARE / Átmeneti Támogatás, CARDS, TACIS vagy MEDA programok támogatásában részesül). CARDS (Community Assistance for Reconstruction, Development and Stabilisation) Közösségi Támogatás az Újjáépítéshez, Fejlesztéshez és Stabilizációhoz: a Stabilizációs és Társulási Folyamatokban (SAP) résztvevő országoknak nyújtott támogatás legfőbb eszköze. A CARDS támogatást a Tanács 2000. december 5-i 2666/2000(EEC) rendelete fogadta el. További információk a http://www.europa.eu.int/comm/europeaid/projects/cards/index_en.htm honlapon. Central Financing and Contracting Unit Központi Pénzügyi és Szerződéskötő Egység: a kedvezményezett ország pénzügyminisztériumának keretében működik, a közösségi alapok esetében a szerződéskötésért és kifizetésért felelős egység. A decentralizált programokra is alkalmazható (kivétel MEDA). Candidate Countries tagjelölt országok. 2004. május 1-től, ezen országok Bulgária, Horvátország, Románia és Törökország. Dekoncentráció: a döntéshozatal és felelősség átruházása az EB Delegációira, illetve az EB Delegációk ezt követő megerősítése, amit az Európai Bizottság a következőképpen ír le a külföldi támogatások irányítási reformjáról kiadott közleményében: bármit, ami jobban irányítható és eldönthető a helyszínen, közelebb az érintett területhez, nem Brüsszelnek kell irányítania vagy eldöntenie. Decentralizáció: a döntéshozatal és felelősség átruházása a kedvezményezett országok államigazgatásaira, illetve azok ezt követő megerősítése. European Agency for Reconstruction Európai Újjáépítési Ügynökség, az EU főbb támogatási programjainak irányításáért felelős Szerbiában, Montenegróban (Szerbia Köztársaság, Koszovó*, és Montenegró Köztársaság), illetve Macedóniában (volt jugoszláv köztársaság). Extended Decentralised Implementation System Kiterjesztett Decentralizált Végrehajtási Rendszer. A csatlakozás dátumától kezdve az új tagállam végrehajtó ügynökségei lesznek a szerződtetésért, végrehajtásért és kifizetésért felelős irányító hatóságok a PHARE/Átmeneti Támogatás ikerintézményi projektjeinek esetében. FOCAL POINTS Fókuszpontok. A program minden kedvezményezett minisztériumának felelőssége egy fókuszpont kijelölése, amely a program szakmai végrehajtásáért felel. A fókuszpontok mindegyike egyúttal a PAO kapcsolattartója is a saját minisztériumának vagy állami szektor intézményeinek projektje(i) esetében. MEDA MEDA Euro-Mediterrán Partnerség: Közösségi segélyprogram mediterrán harmadik országoknak, a 2000 novemberében elfogadott (2698/2000-es számú) * Nemzetközi adminisztráció alatt, az ENSZ Biztonsági Tanácsának 1999. június 10.-i 1244-es számú határozata szerint 2

MEDA II-es rendelet alapján, az együttműködés különböző területeit fedi le a gazdasági átmenettől a jó kormányzásig. Jogosult országok: Algéria, Egyiptom, Izrael, Jordánia, Libanon, Marokkó, a Palesztin Hatóság, Tunézia és Szíria. Ciprus, Málta és Törökország nem jogosultak a MEDA programra, mivel részükre támogatást a csatlakozási vagy előcsatlakozási eszközök nyújtanak. További információkért kérjük, látogassa meg a következő honlapot: http://europa.eu.int/comm/europeaid/projects/med/index_en.htm MS National Country Programmes Member State(s) az Európai Unió tagállamai. 2004. május 1-től az Európai Uniónak 25 tagállama van. Nemzeti programok TACIS program. Tartalmazza a 3-4 évig érvényes indikatív programokat, melyek megállapítják a prioritásokat és az együttműködési területeket, valamint az éves (Oroszország és Ukrajna esetében) és féléves (más országok esetében) akció programokat, közzétéve a támogatandó projekteket és a rendelkezésre álló alapokat, az indikatív program irányelvei szerint. NCP National Contact Point nemzeti ikerintézményi megbízott, az intézményfejlesztésért felel. Minden tagállamban és kedvezményezett országban egy kijelölt köztisztviselő, aki az összes ikerintézményi tevékenység esetében. PAO PHARE Programme Administration Office Programengedélyező Iroda. A MEDA országokban, a projektirányító iroda a Társulási Szerződés végrehajtására kiírt segélyprogramok esetében általában (AAA programok), és az ikerintézményi programok esetében különösen. Közösségi program, támogatást nyújt az EU jogszabályok érvényesítésében azon országok számára, amelyek EU tagállamokká szeretnének válni. A Tanács 1989. december 18.-i, 3906/89 (EEC)-es számú rendeletén és annak kiegészítésein alapszik. 2004. május 1-től az érintett országok: Bulgária és Románia; Törökország specifikus pénzügyi megállapodásokkal. Horvátország 2005. január 1-től veszi igénybe a PHARE támogatásokat. További információk: http://europa.eu.int/comm/enlargement/pas/phare/focus.htm#2.1.1%20twinning PL Practical Guide RTA SAA TACIS Project Leader projektvezető: a tagállam, illetve a kedvezményezett ország magasrangú tisztviselője. Az ikerintézményi projekt lebonyolítását vezeti. Practical Guide Gyakorlati Útmutató az EB külföldi segélyprojektjeihez, az összes szerződéskötési eljárásról. Megtalálható a következő honlapon: http://europa.eu.int/comm/europeaid/tender/gestion/index_en.htm. (Európai Bizottság, gyakorlati ismertető szerződéskötési eljárásokhoz, az EB általános költségvetéséből finanszírozott külföldi tevékenységek esetében, 2003 május). Resident Twinning Adviser hosszútávú ikerintézményi szakértő: a tagállam államigazgatásában foglalkoztatott hivatalnok, aki teljes munkaidőben dolgozik a kedvezményezett országban, az ikerintézményi projekt keretén belül, legalább egy éven keresztül. Stabilisation and Association Agreement Stabilizációs és Társulási Szerződés: az EU és SAP országok közti, formális társuláson alapuló megállapodások. Az EB által 1991-ben indított TACIS program uniós költségvetésből finanszírozott technikai segítséget nyújt 13 országnak Kelet Európában és Közép Ázsiában, fő célkitűzése az átmeneti folyamatok erősítése ezekben az országokban. Jelenleg egy új szabályzat helyettesíti az előzőt, amely 1999. december 31-én járt le. Az új szabályzat a 2000-2006 közti időszakot fedi le. Érintett országok: Örményország, Azerbajdzsán, Belorusz Köztársaság, Grúzia, Kazahsztán, Moldávia, Mongólia, Orosz Föderáció, Kirgizisztán, Tádzsikisztán, Türkmenisztán, Ukrajna és Üzbegisztán. További információk: http://europa.eu.int/comm/europeaid/projects/tacis/index_en.htm Átmeneti A Csatlakozási Okmány 34. cikke ír az Átmeneti Támogatásról. Célja folyamatos támogatás biztosítása az új tagállam közigazgatási és igazságszolgáltatási 3

Támogatás Twinning Contract Unified pre- Accession Instrument kapacitásának megerősítése érdekében a 2004-2006 közti időszakban. Érintett országok: Ciprus, Málta, Cseh Köztársaság, Észtország, Magyarország, Lettország, Litvánia, Lengyelország, Szlovénia, Szlovákia. Hasonló Átmeneti Támogatást kap Bulgária és Románia csatlakozásuk után. (Csatlakozási Okmány, 31. cikk) Ikerintézményi szerződés az ikerintézményi projektről kötött szerződéses megállapodás. Tartalmazza a munkatervet, valamint kiegészítő standard mellékleteket. Egyesített előcsatlakozási eszköz A tervek szerint a jelenlegi csatlakozási és előcsatlakozási pénzügyi eszközöket (PHARE, ISPA, SAPARD stb.) 2007-től egyetlen specifikus eszköz helyettesítené, amely lefedné az intézményfejlesztést, regionális és határokon átívelő együttműködést, régiófejlesztést, vidékfejlesztést és humán erőforrásokat. 4

Tartalomjegyzék A. FEJEZET ÁLTALÁNOS MEGKÖZELÍTÉS 6 1. RÉSZ: BEVEZETÉS 7 1.1. Az ikerintézményi program, mint az intézményfejlesztés eszköze 7 1.2. Az ikerintézményi program EU finanszírozásának összefoglalása 10 2. RÉSZ: AZ IKERINTÉZMÉNYI PROJEKT ELEMEI 12 2.1. Az ikerintézményi projektek alapelvei 12 2.2. A projektvezetők (PL) és a hosszútávú ikerintézményi szakértő (RTA) 12 2.2.1. A projektvezetők 12 2.2.2. A hosszútávú ikerintézményi szakértő 13 2.3. Az ikerintézményi munkaterv 15 2.4. A kedvezményezett ország szerepe 16 2.5. A tagállamok szerepe 18 2.6. A Bizottság szerepe 18 2.6.1. A Bizottság általános szerepe 18 2.6.2. A Bizottság sajátos szerepe 19 2.6.2.1. A Bizottság szerepe a PHARE-n belül (beleértve az Átmeneti Támogatást) 19 2.6.2.2. A Bizottság szerepe a CARDS, TACIS és MEDA alatt 21 2.7. Az adminisztratív iroda szerepe a kedvezményezett országban 23 2.7.1. Az AO szerepe a PHARE kedvezményezett országokban (beleértve az Átmeneti Támogatást) 23 2.7.2. Az AO szerepe a CARDS, TACIS és MEDA kedvezményezett országokban 24 B. FEJEZET AZ IKERINTÉZMÉNYI PROJEKTEK ELŐKÉSZÍTÉSE 27 3. RÉSZ: PÁLYÁZATOK BENYÚJTÁSA ÉS ELBÍRÁLÁSA 28 3.1. Pályázati felhívás 28 3.1.1. Pályázati felhívás 28 3.1.2. Pályázatok benyújtása 28 3.1.3. Az ikerintézményi pályázatok benyújtásának alapvető szabályai 29 3.2. Sajátos esetek 30 3.3. Közigazgatás és az akkreditált szervek 31 3.4. Tagállami konzorciumok 32 3.5. Az ikerintézményi partnerek kiválasztása 33 3.5.1. A PHARE, Átmeneti Támogatás és CARDS szerinti kiválasztás 34 3.5.2. Kiválasztás a MEDA és TACIS szerint 35 3.5.3. A bejegyzési, meghallgatás és értékelés eljárásainak összefoglalása 37 3.6. A kiválasztás összefoglalója 37 3.7. Esetleges újraköröztetés 37 1

3.8. Az ikerintézményi szerződés, valamint az ikerintézményi munkaterv előkészítése 38 3.8.1. Az ikerintézményi szerződés és a munkaterv kidolgozása CARDS és a PHARE (TF) szerint 39 3.8.2. Az ikerintézményi szerződés kidolgozása és a munkaterv MEDA és TACIS szerint 40 3.9. Az ikerintézményi szerződés jóváhagyása 40 3.9.1. Az ikerintézményi szerződés jóváhagyása PHARE/Átmeneti Támogatás/CARDS szerint 40 3.9.2. Az ikerintézményi szerződés jóváhagyása MEDA és TACIS alatt 42 3.10. Az ikerintézményi szerződés aláírása 43 3.10.1. Az ikerintézményi szerződés aláírása PHARE szerint 43 3.10.2. Az ikerintézményi szerződés aláírása MEDA és TACIS szerint 45 3.10.3. Az ikerintézményi szerződés aláírása CARDS szerint 45 3.11. Az ikerintézményi szerződés kihirdetése 47 3.11.1. Az ikerintézményi szerződés kiértesítése PHARE szerint (Átmeneti Támogatás) 47 3.11.2. Az ikerintézményi szerződés kiértesítése CARDS, MEDA és TACIS szerint 48 4. RÉSZ: RÉSZLETES PROJEKT TERV 49 4.1. A projekt kidolgozása a kötelező eredmények elérése tükrében 49 4.2. Eredménymutatók, időkorlátok, időtartam és kockázatelemzés 50 4.3. A projektmenedzsment felelősségének meghatározása 51 4.4. A kedvezményezett ország hozzájárulása (Személyzet és infrastruktúra) 53 4.5. A tagállam hozzájárulása (Személyzet) 54 4.5.1. A személyzet szakértelme és ideje 54 4.5.2. A projektvezető (PL) 55 4.5.3. A hosszútávú ikerintézményi szakértő (RTA) 55 4.5.4. A projektvezető vagy RTA megváltozása 55 4.5.5. A személyzet származása 55 4.6. Menedzsment és könyvvitel 56 4.7. Fordítás és tolmácsolás 56 4.7.1. Az RTA nyelvi/projektasszisztense 56 4.7.2. Fordítás 57 4.7.3. Tolmácsolás 57 4.8. Szemináriumok, képzések, gyakornokság, műhelymunkák 57 4.9. Immateriális hozzájárulások 58 4.10. Összefoglaló projektbemutatás 58 5. RÉSZ. AZ IKERINTÉZMÉNYI PROJEKT KÖLTSÉGVETÉSE 59 5.1. A projekt költségvetése 59 5.1.1. A költségvetés tartalma 59 5.1.2. Elszámolható költségek 59 5.1.3. A költségvetés struktúrája 60 5.2. Az ikerintézményi szerződés előkészítése során felmerülő költségek megtérítése 62 5.2.1. Az ikerintézményi szerződés és az ikerintézményi munkaterv kidolgozása 62 5.2.2. Az RTA képzése 62 5.3. Hosszútávú ikerintézményi szakértők 63 5.3.1. Általános irányelvek 63 5.3.2. Szakértői kategóriák és a költségtérítés mértéke 64 2

5.4. A projektvezető, a rövid- és középtávú szakértők hozzájárulása 66 5.5. Immateriális javak és szolgáltatások 68 5.6. Útiköltség, napidíj 68 5.6.1. Útiköltség 68 5.6.2. Napidíjak 69 5.6.3. Árváltozással kapcsolatos rendelkezések 70 5.7. Képzés és szemináriumok 70 5.7.1. Képzések a kedvezményezett országban 70 5.7.2. A tagállamban szervezett tanulmányi utak, valamint szakmai gyakorlatok a kedvezményezett ország tisztviselői részére a tagállami partner intézményeknél 70 5.8. Ikerintézményi menedzsment költségek térítése 71 5.8.1. Általános irányelvek 71 5.8.2. A költségtérítés jogosultja 72 5.8.3. A költségvetés bemutatása 72 5.9. Fordítás és tolmácsolás 72 5.10. Felszerelések 73 5.11. A magánszektor alvállalkozói 74 5.12. Az EU által nem támogatott ikerintézményi költségek 74 C. FEJEZET AZ IKERINTÉZMÉNYI PROJEKTEK VÉGREHAJTÁSA 76 6. RÉSZ: AZ IKERINTÉZMÉNYI PROJEKTEK MENEDZSMENTJE 77 6.1. Ütemezés és határidők 77 6.2. Projektvezető általi menedzsment 77 6.3. Monitoring 78 6.4. A projekt jelentési követelmények 78 6.4.1. Jelentési követelmények 78 6.4.2. Negyedéves jelentések 79 6.4.3. Végső jelentés 80 6.5. Értékelés 81 6.6. Az ikerintézményi szerződés módosítása 81 6.6.1. Az ikerintézményi szerződés módosítása 81 6.6.2. Addendum 83 6.6.3. Side letter (adminisztratív jellegű módosítások) 87 6.7. A projekt lezárulása 88 6.7.1. A hosszútávú ikerintézményi szakértő küldetésének befejezése 88 6.7.2. Az ikerintézményi projekt lezárulása 88 7. RÉSZ: PÉNZÜGYI MENEDZSMENT ÉS ELLENŐRZÉS 89 7.1. Általános irányelvek 89 7.2. Kifizetési eljárás 90 7.3. Audit jelentés 92 3

7.4. Audit 92 7.5. Teljesített szolgáltatások és a számlákat igazoló dokumentáció 93 7.5.1. A teljesített szolgáltatások jóváhagyása a kedvezményezett által 93 7.5.2. A számlákat igazoló dokumentáció 93 7.6. A magánszektor input: pályáztatás, beszerzés és szerződtetés 94 7.7. Árváltozásokra előírt céltartalék 95 7.8. Adózási elvek 96 8. RÉSZ: A RÖVIDTÁVÚ IKERINTÉZMÉNYI PROJEKTEK SAJÁTOS ELJÁRÁSAI 97 8.1. A rövidtávú ikerintézményi projekt meghatározása 97 8.2. A rövidtávú ikerintézményi projekt részletes pályázati felhívása 98 8.3. A kötelező eredmény 99 8.4. A nyertes tagállam kiválasztása 99 8.4.1. A projektek köröztetése 99 8.4.2. A tagállamok pályázataira vonatkozó minimális követelmények 99 8.4.3. Kiválasztási eljárások 100 8.4.3.1. A PHARE kiválasztási eljárásai (EDIS előtt és után) 100 8.4.3.2. Kiválasztási eljárások a CARDS, MEDA és TACIS alatt 101 8.5. Szerződéskötés és végrehajtás 101 8.5.1. A szerződés felépítése 101 8.5.2. Elszámolható költségek 102 8.5.3. A Szerződő Hatóság, a szerződés aláírói, az aláírás sorrendje 102 8.5.3.1. A PHARE programok esetében 102 8.5.3.2. A CARDS, MEDA és TACIS programok esetében 102 8.5.4. Jelentéstétel 103 8.5.5. Kifizetések 103 8.5.6. Audit jelentés 103 8.6. Monitoring és értékelés 103 8.7. A rövidtávú ikerintézményi szerződés módosítása 103 8.8. Általános koordinációs kérdések 103 9. RÉSZ: EGYÉB KÉRDÉSEK 105 9.1. A projekt nyelve 105 9.2. Hibaelhárítás 106 9.3. A támogatás elismerése 106 4

ELŐSZÓ Jelen Ikerintézményi Kézikönyvet az Európai Bizottság szervezetei készítették el. Célja átfogó, összehangolt és felhasználóbarát útmutatót nyújtani az ikerintézményi projektek megvalósításához. Ez a Kézikönyv a csatlakozott országokban 1998 óta megvalósított több mint ezer ikerintézményi projekt tapasztalataira épül, de figyelembe veszi a legújabb fejlesztéseket is. Az ikerintézményi programot 2002-ben vezették be a CARDS országokban, és volt az első lépés az ikerintézményi eszköz külső terjesztésében. 2004-ben az ikerintézményi eszközt a MEDA államok és néhány TACIS* állam rendelkezésére bocsátották. Ez a folyamat szükségessé tette, hogy a kiigazítások során figyelembe vegyék az adott régiók sajátosságait. Másfelől az új Pénzügyi Szabályozás és a Kiterjesztett Decentralizált Végrehajtási Rendszer (EDIS) bevezetése az új tagállamokban szintén a meglévő ikerintézményi eljárások egységes keretben történő összefoglalását sürgette. Ezen Ikerintézményi Kézikönyv koordinált összeállításában az Európai Bizottság igyekezett a korábbi kézikönyvek szerkezetét követni. A kötet összefoglalja az ikerintézményi projektek alapelveit a tervezéstől a befejezésig, és gyakorlati útmutatást ad az operatív és pénzügyi menedzsmenthez. A koordinált kézikönyv egységes szerkezetet teremt a régiókra egységesen érvényes rendelkezésekkel, melyeket, szükség szerint, régióspecifikus szabályokkal egészít ki. A könnyebb eligazodás céljából a régióspecifikus részeket dőlt betűkkel szedték. Az átfogó szerkezet célja megfelelő dokumentációt nyújtani a tagállamok nemzeti ikerintézményi megbízottainak, és lehetővé tenni a kedvezményezett országoknak, hogy eligazodjanak a régióikra vonatkozó sajátos rendelkezések között. Az Európai Bizottság ezúton is köszönetet mond a tagállamoknak az ikerintézményi programban való részvételért, és bízik a további szoros és eredményes együttműködésben. *A TACIS-ra vonatkozó megjegyzés: A TACIS főként központilag irányított program, bár decentralizálása jelenleg folyik. A TACIS programok (beleértve az ikerintézményi projekteket) fokozatosan illeszkednek ebbe a decentralizált keretbe. 5

A. FEJEZET ÁLTALÁNOS MEGKÖZELÍTÉS 6

1. rész: Bevezetés 1.1. Az ikerintézményi program, mint az intézményfejlesztés eszköze Az ikerintézményi program az Európai Bizottság 1998-ban indított kezdeményezése az Európai Unió bővítésére való felkészülés támogatására. A kezdeményezés sajátos közigazgatási együttműködési eszköz létrehozását célozta, azzal a szándékkal, hogy segítséget nyújtson a tagjelölt államok közigazgatási és igazságügyi intézményrendszerének megerősítésében, és ezáltal a közösségi jogrend átvételében és alkalmazásában. 1998 óta több mint ezer ikerintézményi projekt valósult meg a tagjelölt államokban, PHARE vagy egyéb előcsatlakozási eszköz finanszírozásával. Az ikerintézményi program továbbra is döntő szerepet játszik az új tagállamok intézményfejlesztésében az Átmeneti Támogatás (Transition Facility - TF) révén, és továbbra is a jelenlegi tagjelölt államok (Bulgária, Horvátország, Románia és Törökország) alapvető intézményfejlesztési eszköze maradt. A CARDS ikerintézményi programot 2002 nyarán vezették be egyes intézményfejlesztési területen, elsősorban az igazság- és belügy területén. Ez az eszköz jelenleg valamennyi CARDS országra és valamennyi fejlesztési területre egyaránt alkalmazható, szektorspecifikumoktól függetlenül. 2003 végétől az ikerintézményi program a TACIS programban résztvevő néhány ország számára is hozzáférhetővé vált. A MEDA országok esetében a Társulási Megállapodások ezen országok és az EU között jönnek létre, elősegítve az Euro-Mediterrán Partnerség általános célkitűzései szerinti szorosabb együttműködést. A Társulási Megállapodások megvalósítása érdekében segélyprogramokat (Support Programmes to the implementation of the Association Agreements - AAAs) indítanak. A szélesebb Európa koncepció értelmében az ikerintézményi program, a Társulási Megállapodásokat megvalósító segélyprogramok eszközeként a MEDA országok intézményfejlesztési együttműködését szolgálja (lásd az 1.2. részt). Az ikerintézményi projekteket a MEDA országokban 2004- ben indították. Bár az ikerintézményi programot, mint intézményfejlesztési eszközt a földrajzi régiók sajátos helyzetéhez és az ott érvényes eljárásokhoz kell igazítani, bizonyos általános jellemzőket mindenütt figyelembe kell venni. Az ikerintézményi projektek a közösen elfogadott uniós célkitűzésekre épülnek, mint például az EU bővítésre való felkészülés (PHARE), az új tagállamok közigazgatási képességeinek további erősítése (Átmeneti Támogatás) vagy fokozott együttműködés, ahogyan ez egyébként az adott CARDS, MEDA és TACIS megállapodásokban is szerepel. 7

Pontosabban, az ikerintézményi projektek néhány, jól meghatározott alapelvre támaszkodnak: Szabály szerint, a kedvezményezett országok választják ki tagállami partnerüket; Az ikerintézményi projekteknek konkrét eredménnyel kell járniuk a kedvezményezett országok számára, a közösségi joganyagra vagy az együttműködés szempontjából elsődleges EU szakmapolitikákra vonatkozóan; Az ikerintézményi partnereknek (az érintett közszféra szereplőinek) nem csak a projektmegvalósítás eszközei mellett kell kötelezettséget vállalniuk, hanem a projekt eredményeinek elérésére is. A projekt végén a kedvezményezett képes legyen működtetni az új vagy átvett rendszert, valamint az ehhez szükséges anyagi erőforrások biztosítani. Az ikerintézmény projekt uniós finanszírozású közös projekt, tehát nem egy egyirányú technikai segítségnyújtás a tagállam és a kedvezményezett ország között. A projekt a partnerek közös felelősségvállalásán alapuló folyamat. A kedvezményezett ország elkötelezi magát a reformok megvalósítása és azok finanszírozása iránt, a tagállam felelőssége pedig a projekt folyamatában való tartós részvétel; A kötelezettségvállalás hitelessége érdekében az ikerintézményi partnerek részletes ikerintézményi munkatervet készítenek a munka megkezdése előtt, mely a megvalósítás során átdolgozható, de egyértelmű eredménymutatókat kell szabni a projekt eredményeinek szoros monitoringja érdekében; A projektmegvalósítás célja a kötelező eredmény elérése az állami szektor tapasztalatának és szakértelmének átadása által. A kötelező érvényű eredmény végső és kizárólagos tulajdonjoga a kedvezményezett országé. Az ikerintézményi program sajátos jellegének érvényesülése és a hatékony pénzügyi irányítás érdekében néhány speciális eljárás szükséges. A valós versenykiírások hiánya és a kedvezményezett döntési jogköre (tagállami projekt partner kiválasztása) a szokványostól eltérő eszközök alkalmazását teszi szükségessé a programban jogosan keletkező költségek ellenőrzésére. Ezen eljárások fejezik ki az ikerintézményi projektek sajátos természetét. Az ikerintézményi projektek számos tevékenységet és inputot ölelnek fel. A tagállami hosszútávú szakértőknek a kedvezményezett ország közigazgatásában végzett munkája képezi az ikerintézményi projektek,,gerincét, és ezeket a szakembereket hosszútávú ikerintézményi szakértőknek (RTA) nevezik (lásd 2.2.2). Az ikerintézményi projekt célkitűzéseinek eléréséhez számos egyéb szakértői input szükséges, mint például a középés rövid távú szakértők munkája, képzések, stb. Az ikerintézményi projekt befejezését követően a kedvezményezett ország részéről jelentős haladás várható el a projekt által meghatározott területen. Egyes esetekben nem is elegendő egyetlen ikerintézményi projekt a cél eléréséhez, hiszen számos további tevékenység (ikerintézményi projekt, rövidtávú ikerintézményi projekt vagy az intézményfejlesztés más eszköze) lehet szükséges a kötelezettségek maradéktalan teljesítése érdekében. Mindazonáltal, az előbbiek semmiféle vonatkozásban nem csökkentik annak szükségét, 8

hogy a megvalósítás érdekében minden egyes projektnek egyértelműen meghatározott célokkal és pontosan ütemezett, illetve előirányzott munkatervvel kell rendelkeznie. Az ikerintézményi tevékenységek a következő jellemzőkkel rendelkező projektekhez ideálisak: a cél viszonylag világos, például a kedvezményezett ország jól megértette a közösségi joganyag vagy az együttműködés vonatkozó területét, és kiválasztotta az alkalmazni kívánt rendszer típusát; a kedvezményezett országban elegendő politikai akarat van a vonatkozó jogszabályok megalkotását és elfogadását biztosító lehető legjobb feltételek megteremtéséhez; a kedvezményezett ország megfelelően elkötelezett a szükséges (pénzügyi, személyi) erőforrások ikerintézményi projektben való mozgósítása iránt. Ha a kedvezményezett ország nem rendelkezik az adott szektor fejlesztésére vonatkozó semmilyen információval, a reform lehetőségeinek meghatározását segítő hagyományos technikai segítségnyújtásra lehet szükség. Például, a tagállamokban legalább két, meglehetősen különböző típusú kataszteri rendszer használatos. Az egyik nagyon részletes földméréseken alapuló térképet követel, mivel ez a térkép önmagában a telkek határvonalainak megfelelő bizonyítékát képezi. A másik rendszer légi fényképfelvételeken alapul, kevésbé pontos, és a föld tulajdonjogát megállapító jogi szöveg alátámasztására szolgál. Következésképp, a kataszteri rendszert fejleszteni hivatott ikerintézményi projekt és például a légi felvételek készítésének megkezdése előtt a kedvezményezett országnak döntést kell hoznia az alkalmazni kívánt rendszert illetően. Az Európai Számvevőszék egy speciális audit jelentést tett közzé az ikerintézményi programról, mely főként az 1998-ban és 1999-ben elkezdett PHARE ikerintézményi projektekkel foglalkozik. A jelentés és a Bizottság válaszai a következő címen érhetők el: http://www.eca.eu.int/en/rs/2003/rs06_03en.pdf 9

1.2. Az ikerintézményi program EU finanszírozásának összefoglalása PROGRAM KEDVEZMÉNYEZETT ORSZÁGOK SZABÁLYOZÁS CÉL PHARE 1 BULGÁRIA, ROMÁNIA TÖRÖKORSZÁG 2 és HORVÁTORSZÁG 1989. december 18-i, 3906/89 sz. Tanácsi Rendelet (EEC) és az azt követő módosítások. Különleges finanszírozási eszköz Törökországnak. A Phare 2005.01.01-től alkalmazható Horvátországban Intézményfejlesztési támogatás az acquis átvételére az Európai Uniós tagságra jelölt kedvezményezett országoknak. A Phare helyét 2007-től, előreláthatólag, egységesített előcsatlakozási eszköz fogja átvenni. ÁTMENETI TÁMOGATÁS CARDS TACIS 10 CIPRUS, MÁLTA, CSEH KÖZTÁRSASÁG, ÉSZTORSZÁG, MAGYARORSZÁG, LETTORSZÁG, LITVÁNIA, LENGYELORSZÁG, SZLOVÉNIA, SZLOVÁKIA ALBÁNIA, BOSZNIA ÉS HERCEGOVINA, VJK MACEDÓNIA, SZERBIA ÉS MONTENEGRÓ (SZERBIA KÖZTÁRSASÁG, KOSZOVÓ 3, MONTENEGRÓ KÖZTÁRSASÁG) ÖRMÉNYORSZÁG, AZERBAJDZSÁN, FEHÉROROSZORSZÁG, GRÚZIA, KAZAHSZTÁN, KIRGIZISZTÁN, MOLDVAI KÖZTÁRSASÁG, MONGÓLIA, OROSZ KONFÖDERÁCIÓ, TÁDZSIKISZTÁN, TÜRKMENISZTÁN, UKRAJNA, ÜZBEGISZTÁN Átmeneti Támogatás A Csatlakozási Szerződés 31. szakasza 2000. december 5-i, 2666/2000 sz. Tanácsi Rendelet (EEC) 1999. december 29-i, 99/2000 sz. Tanácsi Rendelet (EB, EURATOM) 2000 2006 1) Néhány Phare projekt nyilvánvalóan még végrehajtás alatt áll a 10 új tagállamban. 2) Néhány különleges intézkedés Törökország részére. 3) Nemzetközi igazgatás alatt az ENSZ Biztonsági Tanácsa 1999. június 10-i 1244-es számú Határozatának megfelelően. Folyamatos támogatás az új tagállamok közigazgatási és igazságügyi intézményrendszerének megerősítésére. A Stabilizációs és Társulási Folyamat támogatásának fő eszköze. Összpontosítás az intézményi/igazságügyi reformra, a fenntartható gazdasági fejlődésre, a társadalmi fejlődésre, a demokrácia megerősítésére, a menekültügyek kezelésére és a regionális együttműködésre. 4,65 milliárd 2000-2006-ra Új együttműködési eszköz a TACIS országokkal, melynek célja az intézményfejlesztés bátorítása a közigazgatási intézmények közötti partnerségi együttműködési projektek révén. A projektek fel kell, hogy gyorsítsák a közigazgatási reformot, és lehetővé kell, hogy tegyék az érintett országok közpolitikáinak megtervezését és megvalósítását.

MEDA TUNÉZIA, JORDÁNIA, LIBANON, MAROKKÓ (Ezek az országok aláírták a Társulási Megállapodásokat megvalósító segélyprogramot) Más MEDA országok, amelyek aláírták a Társulási Megállapodásokat, jövőbeli segélyprogramokra jogosultak: Algéria, Egyiptom, Izrael, palesztin hatóság, Szíria. 2000. november 27-i, 2698/2000 sz. Tanácsi Rendelet (EEC), az 1996. Július 23-i 1488/96 sz. Tanácsi Rendelet módosítása Új eszköz a MEDA országok intézményfejlesztésének támogatásához, a Társulási Megállapodásokat megvalósító Segélyprogram (AAAs) keretében, összhangban az Euro- Mediterrán Partnerség globális célkitűzéseire. MEDA II Szabályozás: 5,35 milliárd 2000-2006-ra. Az együttműködési területek (Szabályozás II. melléklete): a gazdasági átmenet és az Euro-Mediterrán szabadkereskedelmi térség megalapításának támogatása; a fenntartható gazdasági és társadalmi fejlődés támogatása; regionális, szubregionális és határmenti együttműködés; jó kormányzás. 11

2. rész: Az ikerintézményi projekt elemei 2.1. Az ikerintézményi projektek alapelvei Az ikerintézményi projekt NEM kizárólagosan tanácsadásra vagy egyéb klasszikus technikai segítségnyújtásra hivatott, hanem sajátos területen zajló közigazgatási együttműködési projekt, mely KÖTELEZŐ EREDMÉNYT (mandatory result) kell, hogy felmutasson. Az ikerintézményi projekt NEM a tagállamok egyirányú technikai segítségnyújtása a kedvezményezett országoknak, hanem szoros partnerség, amelyben alapvetően fontos a kedvezményezett elkötelezettsége, aki egyben a megcélzott változások mögötti mozgatóerő is. Egy ikerintézményi projektnek NEM célja egy tagállam adott közigazgatási rendszerét lemásolni, hanem inkább igyekszik segíteni a közösségi jogszabályokkal kapcsolatos legjobb uniós gyakorlat bevezetését. A kötelező eredmény fogalma az ikerintézményi projekt kulcseleme. A megvalósítás folyamatában mindkét projektpartner elkötelezi magát a közösen megállapodott eredmény iránt. A Bizottság kezdettől fogva jelezte, hogy az ikerintézményi projekteknek korlátozott és jól meghatározott intézményi célokra kell összpontosítaniuk. Ez a kötelező eredmény lehet az államigazgatás hatékonyságával kapcsolatos sajátos kritériumot jelentő eredménymutató, mely a közösen megállapodott célkitűzés kereteibe illeszkedik. E célkitűzés mérhető és pontos kell, hogy legyen. Az ikerintézményi projekt lezárásakor a kedvezményezett ország jelentősen fejlesztett szervezettel kell, hogy rendelkezzen, mely számára lehetővé teszi az EU jogrenddel vagy az uniós együttműködés vonatkozó területével kapcsolatos célkitűzéseket teljesítse. Az ikerintézményi program célja egy működőképes fejlesztés felmutatása egy konkrét területen. E cél hosszútávú és alapos együttműködést kíván a kedvezményezett ország és a tagállam részéről, melynek során az elvárt eredmények eléréséhez szükséges összes tevékenység megvalósítható. 2.2. A projektvezetők (PL) és a hosszútávú ikerintézményi szakértő (RTA) Az ikerintézményi projektek kötelező eredményének elérése az egymást követő inputok koherenciájának, folytonosságának és az általuk biztosított folyamatos haladás függvénye. 2.2.1. A projektvezetők Az ikerintézményi projekt sikeres megvalósítása a tagállam és a kedvezményezett ország részéről kinevezett projektvezetők elkötelezettségétől függ. 12

Minden ikerintézményi projektnek van egy tagállami projektvezetője, aki továbbra is a tagállam államigazgatásában folytatja munkáját, de idejének egy részét a projekt általános kigondolásának, ellenőrzésének és koordinálásának szenteli. A tagállam projektvezetője magas rangú tisztviselő, aki hatékony párbeszédet tart fent a felek között, és politikai támogatást élvez. A projektvezető nem szakértőként tevékenykedik, hanem a projekt végrehajtását irányítja. Munkáját legalább egy teljes munkaidejű szakértő segíti, aki hosszútávú ikerintézményi szakértőként (RTA) dolgozik a projektben, és a tagállam kiküldötteként napi rendszerességgel tevékenykedik a kedvezményezett ország közigazgatásában, és követi az ikerintézményi projekt megvalósítását. Mindegyik ikerintézményi projektben a kedvezményezett ország részéről is szükséges egy projektvezető kinevezése, aki a tagállami projektvezetőhöz hasonló beosztású tisztviselő, és azzal szorosan együttműködve biztosítja a projekt általános irányítását és koordinálását. Szintén elvárt, hogy a kedvezményezett ország magas rangú tisztviselője legyen, aki megfelelő politikai szinten tud beavatkozni a projekt sikeres végrehajtása érdekében. 2.2.2. A hosszútávú ikerintézményi szakértő a. Meghatározás A hosszútávú ikerintézményi szakértők köztisztviselők, vagy azzal egyenértékű beosztásban dolgozók, akiket legalább tizenkét hónapos folyamatos munkavégzésre küldenek a kedvezményezett országba. A hosszútávú ikerintézményi szakértőket a tagállam közigazgatása és akkreditált szervei bocsátják a kedvezményezett ország rendelkezésre. Az így keletkezett költségekre uniós költségvetés nyújt fedezetet. Az ezen intézkedésekkel kijelölt és kiküldött szakértők a kiküldetés időszakára saját nemzeti közigazgatásukban vagy akkreditált szervénél maradnak fizetett alkalmazásban. A hosszútávú ikerintézményi szakértőnek mindenekelőtt uniós állampolgárnak kell lennie. b. A hosszútávú ikerintézményi szakértők képesítése A kiküldetés feltétele, hogy a szakértők minimum három év tapasztalattal rendelkezzenek az uniós jogrend gyakorlati alkalmazásának megszervezésében vagy az ikerintézményi pályázati felhívás vonatkozó területén, jogalkotási folyamatában, vagy a kiküldetésük céljához kapcsolódó pályázati felhívásban leírt egyéb feladatokban. A szakértőknek egyetemi szintű vagy annak megfelelő képesítéssel és a kedvezményezett ország közigazgatásában használt közösségi munkanyelv (angol, francia vagy német) alapos ismeretével kell rendelkezniük. c. Az RTA státusa A hosszútávú ikerintézményi szakértők a fogadó országban szakértői státussal rendelkeznek. Akárcsak más technikai szakértők, nem jogosultak automatikusan diplomata státusra (nem tartoznak a diplomáciai testületbe), ha csak nem a kedvezményezett ország ezt a kiváltságot udvariassági gesztusként biztosítja számukra. 13

d. A kiküldetés időtartama A szakértőket legalább tizenkét hónapos folyamatos munkavégzésre küldik ki az adott országba, de a kiküldetése ideje nem haladhatja meg a három évet. Teljes munkaidőben kell dolgozniuk. A szakértők csak két egymást követő ikerintézményi megbízást vállalhatnak, függetlenül a finanszírozási forrástól (PHARE, CARDS, TACIS vagy MEDA). Ezt követően a szakértőknek vissza kell térniük hazájuk közigazgatásába, hogy megismerjék a szakterületükön végbement legújabb változásokat, és lépést tartsanak a vonatkozó acquis és a kapcsolódó közigazgatási gyakorlat átalakulásával, amennyiben szükséges. A hosszútávú ikerintézményi szakértő harmadik megbízást csak akkor kaphat, ha a harmadik megbízás a földrajzi térséget tekintve eltér az előző két megbízástól (jelenleg négy földrajzi területen működik az ikerintézményi program: (i) Phare és Átmeneti Támogatás, (ii) Cards, (iii) Meda és (iv) Tacis). Más szavakkal, harmadik megbízás csak akkor lehetséges, ha: (a) a három megbízás közül az egyikre más földrajzi térségben kerül sor, mint a másik kettő; (b) az RTA a három megbízásig terjedő időszak alatt legalább egyszer visszatért hazája közigazgatásába és legkevesebb hat hónapot töltött el a közösségi joganyaggal és az Európai Uniós szakmapolitikákkal való ismerkedéssel. A kiküldetés időtartamát az ikerintézményi szerződés megkötésekor állapítják meg. e. Feladatok A hosszútávú ikerintézményi szakértők szakmai tanácsadást nyújtanak és a kedvezményezett országok közigazgatását vagy állami szerveit előre meghatározott munkaterv szerint támogatják. Általában az ikerintézményi projekt napi szintű megvalósítását irányítják. Mindenekelőtt a szakértők nem vehetnek részt a fogadó ország hatáskörébe tartozó közjogi tevékenységekben; illetve nem vállalhatnak kötelezettséget, sem saját nevükben, sem a Bizottság nevében; valamint nem kötelezhetik sem a Bizottságot sem a fogadó ország közigazgatását olyan cselekedetre, ami ütközik a fogadó állam közjogi tevékenységével. Az RTA-k bármilyen területen dolgozhatnak, ahol szolgálataikat szükségesnek ítélik az ikerintézményi szerződés szerint, amennyiben az nem jelent összeférhetetlenséget a küldő ország közigazgatásával vagy akkreditált szervével kapcsolatosan. Az RTA-k kizárólag a kedvezményezett ország közigazgatása és az unió érdekeinek szem előtt tartásával járhatnak el feladataik ellátása során. Az RTA-knek tartózkodniuk kell a pozíciójukat esetlegesen érintő bármilyen cselekedettől, különösképpen nyilvános állásfoglalástól. Amennyiben az RTA függetlensége csorbulhat, mert feladata végrehajtása során egy olyan ügyben való állásfoglalásra késztetik, melynek kezelésében vagy kimenetelében személyesen érintett, haladéktalanul tájékoztatniuk kell a tagállami projektvezetőt, akivel szemben jelentéstételi kötelezettségük van. Az RTA-knek a legnagyobb körültekintéssel kell eljárniuk feladatuk ellátása során, illetve az azzal összefüggésben tudomásukra jutott minden ténnyel és információval kapcsolatban; semmilyen formában nem fedhetnek fel semmilyen, korábban nyilvánosságra nem hozott dokumentumot vagy információt illetéktelen személyeknek. Ez a kötelezettség a kiküldetés lejárta után is érvényben marad. 14

Az RTA-k, önállóan vagy másokkal, a kedvezményezett ország közigazgatásával vagy az Unióval folytatott munkájukkal kapcsolatos bármilyen anyagot az EU Bizottság és a kedvezményezett ország közigazgatásának engedélyével, illetve a fogadó országban érvényben lévő feltételek és szabályok szerint tehetik közzé vagy jelentethetik meg, illetve járulhatnak hozzá a megjelenéshez. Az engedélyezés csak akkor tagadható meg, ha a javasolt kiadvány károsan befolyásolhatja a kedvezményezett ország vagy az EU érdekeit. Az RTA-k által a feladatuk ellátása során végzett bárminemű tevékenységgel kapcsolatos jog a kedvezményezett országot illeti. A küldő állam és a Bizottság csak a kedvezményezett ország engedélyével használhatja fel a munka eredményét máshol. Az engedélyezés csak akkor tagadható meg, ha az esetleges felhasználás kereskedelmi jellegű, illetve károsan befolyásolhatja a kedvezményezett ország vagy az EU érdekeit. Az RTA-knek a megbízás helyén vagy ahhoz közel kell lakniuk, ahogyan az feladataik megfelelő végrehajtására alkalmasabb. Az RTA-k a megbízatásuk szerinti kedvezményezett országban működő partnerintézmények képviselőinek segítenek és adnak tanácsot. A rájuk bízott feladatok elvégzését illetően jelentéstételi kötelezettségük van a tagállami projektvezetőnek. f. A hosszútávú ikerintézményi szakértők képzése Az RTA-k, bár rendelkeznek tapasztalattal az adott területen, nem lehetnek mindig felkészülve az ikerintézményi projekttel rájuk háruló jelentős feladatokra. Ezért az RTA-k a kedvezményezett országban történő munka megkezdését megelőzően vagy közvetlenül azt követően kötelező előkészítő tréningen vesznek részt a Bizottság székhelyén. A Bizottság által nyújtott tréning a következőket tartalmazza: bevezetés az ikerintézményi kézikönyv szakmai jellegű rendelkezéseibe, összefüggés rendszer, az ikerintézményi projekt és / vagy az uniós szakpolitika vagy az együttműködési területhez kapcsolódó uniós jogszabályok változásai, amennyiben szükséges. g. A munkavégzés feltételei Az RTA-kre a fogadó országban érvényes munkaidő-szabályozások kötelezőek, és az RTAk nem dolgozhatnak részmunkaidőben. A munkaidő és a szabadnapok számának meghatározása a tagállami projektvezető és a kedvezményezett országban dolgozó kollégák feladata. 2.3. Az ikerintézményi munkaterv A legtöbb ikerintézményi projekt különféle eszközök összehangolt alkalmazását teszi szükségessé. Ezek magukba foglalhatják a hagyományos technikai segítségnyújtást, ahol a sajátos szakmai munkát legjobban magáncégek biztosíthatják, pl. tájékoztató kampányok vagy szoftverfejlesztés esetében. Lásd az 5.11. részt a magánszektor bevonásáról, illetve a 7.6. alfejezetet a tendereztetésről, beszerzésről és szerződéskötésről, vagy az ikerintézményi szerződés VII. mellékletét. 15

Az adott célkitűzés eléréséhez igénybevett eszközök együttesen alkotják az ikerintézményi,,munkatervet. Ez tartalmazza a kedvezményezett ország jogalkotásának és intézményeinek megújítására vállalt összes intézkedést, melyeket a következők támogatnak: a tagállam által küldött gyakorló tisztviselő (RTA) teljes munkaidős, hosszútávú munkája; képesített szakértők (rövid- és középtávú) megbízásai; szemináriumok, műhelymunkák, szakmai gyakorlatok, tanulmányutak, képzések és oktatók képzése; immateriális termékek szoftver, dokumentáció stb.; egyéb, a projekt sikeréhez szükségesnek ítélt szolgáltatások. A munkaterv részletezi a kötelező eredmény eléréséhez szükséges összes intézkedést, azok alkalmazásának sorrendjét és a megvalósításért felelős személyeket. Az inputok tartalmazzák a kedvezményezett ország által végzett munkát (pl. a megfelelő törvények elfogadását) és a tagállam által vállalt bármilyen technikai segítségnyújtást, képzéseket és a know-how átadását. A legnagyobb hangsúlyt a kedvezményezett ország által bevezetendő reformokra kell helyezni, amelyek alapvetők az ikerintézményi projekt sikere és a kívánt célkitűzés szempontjából. Például, az ÁFA bevezetése egy olyan országban, ahol az még nem létezik, szükségessé teszi az adótörvények és a társasági számviteli és számlázási szabályok bevezetését, fejlesztését és alkalmazását. Továbbá szükséges egy megfelelően szervezett adóhivatal és államkincstár, új szoftveres számítógépes adatfeldolgozás, a rendszert működtető köztisztviselők szakképzése, valamint egy a nyilvánosságot általánosan tájékoztató program. A munkatervben vállalt egyik művelet sem tekinthető önmagában végcélnak. E tevékenységeket csak akkor finanszírozza az ikerintézményi projekt, ha azok meghatározott célt szolgálnak, és közvetlenül hozzájárulnak a kötelező eredmény eléréséhez. E célokat mindenekelőtt az állami szektor szakértelme és know-how-ja kedvezményezett ország részére való közvetlen átadásával lehet elérni. A kötelező eredmény végső tulajdonjoga teljességgel a kedvezményezett országot illeti meg. 2.4. A kedvezményezett ország szerepe Az ikerintézményi program csak akkor működhet, ha a kedvezményezett ország teljességgel elkötelezi magát a szükséges reformok és átszervezés kivitelezése mellett, összhangban a bővítés vagy az Unióval való más együttműködési területek kontextusában meghatározott politikai prioritásokkal. Az ikerintézményi tevékenységek olyan projektek számára a legmegfelelőbbek, amelyek céljai viszonylag világosak, és a közigazgatási szakértelem átadása döntő fontosságú. Bizonyos esetekben a részletes ikerintézményi projekt elindítását megelőzően, megfelelőbb lehet a hagyományos technikai segítségnyújtás az átszervezés lehetőségeinek meghatározására. 16

A kedvezményezett ország több szinten kötelezi el magát: A programozás során a kedvezményezett ország közigazgatási egységei együttműködnek a Bizottsággal a specifikus ikerintézményi projektek kifejlesztésében; A kötelező eredmények eléréséhez a kedvezményezett ország kötelezi magát az ikerintézményi projektek megvalósítására. Ez a kedvezményezett ország magas szintű politikai kötelezettség vállalását és gyakorlati szempontú humán és pénzügyi erőforrás biztosítását egyaránt tartalmazza. Az érintett kedvezményezett ország minden egyes ikerintézményi projekt esetében szerződésben kötelezi magát a kötelező eredmények elérésére. A kedvezményezett ország az,,ikerintézményi szerződésben vállal formális kötelezettséget (lásd a 3.8. alfejezetől a 3.10. alfejezetig). Ez jelenti az ikerintézményi projekt megvalósításának szerződéses keretét és tartalmazza a tagállam és a kedvezményezett ország közigazgatásának kötelezettségeit. Az ikerintézményi munkaterv ezért több, mint egy vagy több tagállam által a kedvezményezett országnak nyújtott szolgáltatások jegyzéke. Elsősorban a hazai intézmények részére kell feladatokat szabnia, amelyek lehetővé teszik a kedvezményezett ország ügynökségeinek és hivatalainak átszervezését, sőt akár újak létesítését is a folyamat során. Ezért a munkatervben részletezni kell a kedvezményezett országok érintett hivatalait, szerveit, a változásokért és az elvárt eredményekért felelős tisztviselőket, a megfelelő irodai helységek és logisztika hozzáférhetőségét, a szükséges költségvetési erőforrásokat és a projekt szakaszaiban vállalt munka ütemtervét. Ez a tervezés és előkészítés alapvetően fontos a tagállamok hozzájárulásainak abszorpciója és a program egyenletes és folytonos előrehaladása érdekében. A kedvezményezett országok (BC) nemzeti ikerintézményi megbízottai Mindegyik kedvezményezett ország rendelkezik nemzeti ikerintézményi megbízottal (NCP), aki fontos szerepet lát el az ikerintézményi tevékenységek fejlesztésében és koordinálásában. A kedvezményezett állam nemzeti ikerintézményi megbízottjának kifejezett szerepe: Hivatalos kapcsolattartó a Bizottság és a kedvezményezett ország között. A többi kedvezményezett ország és a tagállamok ikerintézményi megbízottaival való kapcsolattartásban szintén központi megbízott; Az információ továbbítása a kedvezményezett országok minisztériumai és más releváns szervek számára, illetve azok támogatása az ikerintézményi projekt kiírása és megvalósítása során; Az ikerintézményi tevékenységek koordinálása a kedvezményezett országban és bármilyen horizontális államigazgatási gát elhárítása; Részvétel a Bizottság ülésein a többi kedvezményezett ország és a tagállamok ikerintézményi megbízottaival. 17

2.5. A tagállamok szerepe A kedvezményezett országok részére az ikerintézményi projekt keretében nyújtott támogatás a közösségi joganyag vagy más szakpolitikai célok átvételére és alkalmazására irányul, és mint ilyen, sikere teljességgel a tagállamok és a kedvezményezett országok államigazgatása közötti hatékony együttműködéstől függ. Az ikerintézményi projektekbe bevont tagállamok szerződésben kötelezik magukat a kötelező eredmények elérésére; A Bizottság csak akkor fedezi a tagállamok költségeit, ha azok vállalták ezt a szerződéses kötelezettséget. A tagállam az,,ikerintézményi szerződésben vállal formális kötelezettséget (lásd a 3.8. alfejezetől a 3.10. alfejezetig). Ez jelenti az ikerintézményi projekt megvalósításának szerződéses keretét, és tartalmazza a tagállam és a kedvezményezett ország közigazgatásának kötelezettségeit. Tagállamok nemzeti ikerintézményi megbízottai Mindegyik uniós tagállam rendelkezik nemzeti ikerintézményi megbízottal (NCP), aki a Bizottság egyedüli képviselőjeként jár el, és fontos szerepe van az ikerintézményi tevékenységek elősegítésében és koordinálásában. A tagállami nemzeti ikerintézményi megbízott kifejezett szerepe: Hivatalos kapcsolattartó a Bizottság és a tagállam között. A kedvezményezett országok és a többi tagállam ikerintézményi megbízottaival való kapcsolattartásban szintén központi megbízott; Az információ továbbítása a tagállam minisztériumai és más releváns szervek számára, illetve azok támogatása az ikerintézményi projekt során; Az ikerintézményi tevékenységek koordinálása a tagállamban és bármilyen horizontális államigazgatási gát elhárítása (például a költségek elszámolása); Segítségnyújtás a tagállamok közötti konzorciumi megállapodások tárgyalásakor; Pályázati anyagok megszűrése és benyújtása; Részvétel a Bizottság ülésein a kedvezményezett országok és a többi tagállam ikerintézményi megbízottaival. 2.6. A Bizottság szerepe 2.6.1. A Bizottság általános szerepe A Bizottság az ikerintézményi szabályok tisztességes, átlátható és következetes alkalmazását segíti és támogatja. 18

Ez kiterjed az alábbiakra: Az ikerintézményi projektek jogi, pénzügyi és eljárási keretének meghatározását. Idetartozik az ikerintézményi program központi koordinálásának megalapozása, kapcsolattartás a nemzeti ikerintézményi megbízottak hálózatával és az összes érintett hozzájárulásának koordinálása. A prioritások felállítása és a pénzalapok kiutalása az ikerintézményi projektek vonatkozásában, a megfelelő finanszírozási eszközök tervezése (nemzeti programok a PHARE-n és az Átmeneti Támogatáson belül, a CARDS nemzeti programok, a TACIS nemzeti akcióprogramok és a MEDA projektekhez kapcsolódó éves munkatervek), közösen a kedvezményezett országokkal. 2.6.2. A Bizottság sajátos szerepe A Bizottság pontos szerepköre a konkrét ikerintézményi projektek megvalósításában az adott földrajzi területen (PHARE, beleértve Átmeneti Támogatást, CARDS, TACIS vagy MEDA) az érvényes irányítási rendszer (központosított vagy decentralizált) függvénye. 2.6.2.1. A Bizottság szerepe a PHARE-n belül (beleértve az Átmeneti Támogatást) Az EDIS alatti ikerintézményi projektek esetében a Bizottság többé nem vesz részt az ikerintézményi projektek eljárási, szerződéses és pénzügyi aspektusainak előzetes (ex-ante) ellenőrzésében. A Bizottság szerepe az ikerintézményi munkaterv, valamint a közösségi jogrend és annak legújabb fejleményei közötti megfelelésre vonatkozó kötelező érvényű véleményezésre összpontosul. Az ikerintézményi projekt finanszírozásának előfeltétele ennek a véleményezésnek való megfelelés. Az EDIS alatt az Adminisztratív Iroda feladata, hogy az ikerintézményi szerződésben biztosíts a bizottsági véleménynek való megfelelést. Ezen átdolgozott ikerintézményi kézikönyv tükrözi a változásokat, és megmagyarázza a kedvezményezett országokra az EDIS rendszer előtt, és az arra való áttérést követően érvényes szabályokat. Az EDIS előtt a Bizottság szerepét a következőképpen lehet összefoglalni: Programozás; Szervek akkreditálása vagy az akkreditáció visszavonása; A tagállamok által küldött ikerintézményi pályázatok átvétele; Az ikerintézményi pályázatok elküldése a kedvezményezetteknek; A kidolgozott pályázatokra vonatkozó alapvető kritériumok teljesülésének vizsgálata; A szóbeli meghallgatások megszervezése és levezetése; Az elbírálás eredményeinek közlése az érintett tagállamok közigazgatásaival; Tanácsadás a partnereknek megfelelő munkatervek megtervezéséhez; 19

A javasolt ikerintézményi szerződés kiértékelése tartalmi és pénzügyi szempontból; Az ikerintézményi szerződés célkitűzéseinek értékelése az Irányító Bizottság által; Az ikerintézményi projektek monitoringja és értékelése (módosítások jóváhagyása, az összes ikerintézményi projektjelentés ellenőrzése és jóváhagyása); Az ikerintézményi kézikönyv általános koordinálása; Az RTA-k kezdeti tréningje a Bizottság székhelyén; Értékelés Az ikerintézményi partnereknek elsősorban mindig az EB Delegációjához kell fordulniuk. Azokkal az ügyekkel, amelyekkel a Delegáció nem tud foglalkozni, a Bizottság Központi Koordináló Egységéhez kell fordulni. Szintén a Delegációk felelősségébe tartozik az ikerintézményi pályázatokat benyújtó tagállamok közigazgatásai és az érintett kedvezményezettek között találkozók megszervezése. Az ikerintézményi szerződéseket hivatalosan a kedvezményezett országokban működő EB Delegáció hagyja jóvá, az EB Irányító Bizottságának felülvizsgálatát követően. A Bizottság figyelemmel követi a projektmegvalósítást, ami magában foglalja a hosszútávú ikerintézményi szakértőkkel való állandó kapcsolattartást és az ikerintézményi jelentések átvételét és értékelését. 20