Önértékelési kérdőív Engedélyezett gazdálkodók - Iránymutatások 0.1 Kérjük, vegye figyelembe, hogy az AEO-státusz kérelmezése előtt ajánljuk az Európai Bizottság "Engedélyezett gazdálkodók - Iránymutatások" című, TAXUD/B2/0472011-Rev.5 számú dokumentumának az elolvasását (ezt a dokumentumot megtekintheti az Európai Bizottság Europa honlapján). 0.2 Mely osztályokat, beleértve a vezetőséget is, vonták be a vállalkozás AEO-státusz iránti kérelmének előkészítésére irányuló folyamatba? 1. A vállalatra vonatkozó információk 1.1. A vállalatra vonatkozó általános információk 1.1.1. Kérjük, adja meg a kérelmező vállalat nevét, címét, alapításának idejét, valamint a szervezet jogi formáját. Kérjük, adott esetben adja meg a vállalat honlapjának URL-címét is. Ha a vállalata egy csoport része, kérjük, jelezze, amennyiben a csoport valamely más tagja: a) rendelkezik már AEO-tanúsítvánnyal; vagy b) az AEO-státuszt kérelmezte és jelenleg a nemzeti vámhatóság által folytatott AEO-ellenőrzés alatt áll. 1.1.2. Kérjük, adja meg a következő adatokat (amennyiben alkalmazhatók a vállalata jogi formájára): a) a fő részvényesek részletes adatait, beleértve a tulajdonukban lévő részvények százalékát is: b) az irányító testület tagjaira és/vagy az ügyvezetőkre vonatkozó részletes adatokat c) az igazgatótanácsra, valamint, amennyiben van ilyen, a tanácsadó testületre vonatkozó részletes adatokat. Az adatoknak tartalmazniuk kell a teljes nevet és címet, a születési időpontot, valamint a nemzeti azonosító számot (például a nemzeti személyazonosító igazolvány számát vagy a nemzeti társadalombiztosítási számot). 1.1.3 Kérjük, jelölje meg a kérelmező vállalat vezetőségében a vámügyekért felelős személy nevét. Az adatoknak tartalmazniuk kell a teljes nevet és címet, a születési időpontot, valamint a nemzeti azonosító számot (például nemzeti személyazonosító igazolvány számát vagy a nemzeti társadalombiztosítási számot). 1.1.4. Kérjük, röviden ismertesse a kereskedelmi/üzleti tevékenységét! Jelölje meg pozícióját/pozícióit a nemzetközi ellátási láncban: gyártó, exportőr, szállítmányozó, raktárengedélyes, vámügynök, fuvarozó, importőr, konszolidátor, terminál üzemeltető, egyéb.
1.1.5. Kérjük, adja meg a helyszíneket, sorolja fel a kapcsolattartási pontok címét, nevét, telefonszámát és e-mail címét, valamint röviden ismertesse az alábbi helyeken (beleértve a más tagállamokban és harmadik országokban) végzett tevékenységeket: a) a vállalata mint jogalany egyedi helyszínei (kérjük, adja meg az egyes osztályok alkalmazottainak hozzávetőleges számát) és b) a helyszínek, ahol harmadik fél végzi az Ön vállalata által kiszervezett tevékenységeket 1.1.6. Értékesít olyan üzleti vállalkozásoknak, vagy vesz olyan üzleti vállalkozásoktól, amelyek egyben üzlettársai is? Igen/Nem 1.1.7. Írja le a vállalata belső szervezeti felépítését és az egyes osztályok feladatait/felelősségi köreit. 1.1.8. Kérjük, adja meg vállalata felső vezetőinek nevét (igazgatók, osztályvezetők, számviteli osztály vezetője, vámügyi osztály vezetője stb.), és röviden ismertesse a helyettesítési szabályokat. 1.1.9. Hány alkalmazottja van az üzleti vállalkozásuknak? 1.1.10. a) Kérjük, adja meg azon személyek nevét és beosztását, akik az Önök vállalatánál konkrét vámügyi tapasztalatokkal rendelkeznek. b) Kérjük, röviden ismertesse e személyek ismereteinek szintjét az információs technológiának a vámügyi és kereskedelmi eljárásokban, valamint az általános üzleti ügyekben történő felhasználása terén. Hozzájárulok, hogy az AEO-tanúsítványban szereplő adatokat a Vámkódex végrehajtási rendelete 14x. cikkének (4) bekezdésében hivatkozott engedélyezett gazdálkodók jegyzékében közzétegyék. Igen/Nem 1.1.11. Ha igen Aláírás Aláíró személy beosztása (A kitöltött kérdőívet - az adott esetnek megfelelően - az igazgató / az ügyvezető tag / a kizárólagos tulajdonos írja alá) Dátum:.
1.1.12. 1.1.13. 1.2. Hozzájárulok az AEO tanúsítványban szereplő információk átadásához a harmadik országokkal megkötött, az engedélyezett gazdálkodói státusz és a biztonsági intézkedések kölcsönös elismerésére vonatkozó nemzetközi egyezményekben foglaltak végrehajtása érdekében. Igen/Nem Ha igen Aláírás...... Az aláíró személy beosztása... (A kitöltött kérdőívet - az adott esetnek megfelelően - az igazgató / az ügyvezető tag / a kizárólagos tulajdonos írja alá, de ebben az esetben javasolt, hogy a hozzájárulást cégjegyzésre jogosult adja.) Dátum... Abban az esetben, ha hozzájárult a kölcsönös elismeréshez az 1.1.12. rovatban, kérjük, adja meg a következő információkat: Átírt név:... Átírt utcanév és házszám:... Átírt irányítószám és városnév:... Kizárólag latin karaktereket használjon, a következők szerint: http://www.unicode.org/charts/pdf/u0000.pdf Az üzleti vállalkozás forgalma 1.2.1. a) A három legutóbbi elkészült éves beszámolóban szereplő éves üzleti forgalom összegét adja meg. Ha új az üzleti vállalkozás, a N/A jelölést tüntesse fel. b) A három legutóbbi elkészült éves beszámolóban szereplő nettó éves nyereség vagy veszteség összegét adja meg. Ha új az üzleti vállalkozás, a N/A jelölést tüntesse fel. 1.2.2. Ha olyan tároló létesítményt használ, amely nincs a tulajdonában, kérjük, jelölje meg, kitől bérli/lízingeli a tároló létesítményt. 1.2.3. Az alábbiak mindegyikének esetében becsülje meg a számát és értékét azoknak a nyilatkozatoknak, amelyeket az elmúlt három évben évente kiadott. Ha új az üzleti vállalkozás, a N/A jelölést tüntesse fel. Behozatal Kivitel/Újrakivitel Árutovábbítás
1.2.4. 1.2.5. 1.3. 1.3.1. 1.3.2. 1.3.3. Az alábbiak mindegyikének esetében becsülje meg a teljes összeget, amit az elmúlt három évben az egyes években kifizetett. Ha új az üzleti vállalkozás, a N/A jelölést tüntesse fel. Vám Jövedéki adó Importra kivetett héa a) A vállalatánál terveznek-e szerkezeti átalakítást az elkövetkező 2 évben? Igen/nem. Ha igen, kérjük, röviden ismertesse a változtatásokat. b) Várhatók-e a vállalatát érintő jelentős változások az elkövetkező 2 évben a szállítói láncban? Igen/Nem. Ha igen, kérjük, röviden ismertesse a változásokat. Vámügyekkel kapcsolatos információk és statisztika Iránymutatások 2. mellékletének 2.6 pontja Kérjük, válaszoljon a következő kérdésekre: a) Saját nevükben és saját számlájukra intéznek-e vámkezelést? b) A vámkezelés vonatkozásában valaki képviseli-e Önöket, és ha igen, ki és milyen módon (közvetve vagy közvetlenül)? Kérjük, szerepeltesse a képviselő nevét, címét és EORI-számát. c) Vámkezelések során képviselnek-e más személyeket? Ha igen, kit és milyen módon (közvetve vagy közvetlenül)? (Nevezze meg a legjelentősebb vállalatokat.) a) Ki és hogyan dönti el az áruk tarifális besorolását? b) Milyen minőségbiztosítási intézkedéseket tesznek annak biztosítására, hogy a tarifális besorolások pontosak legyenek (például ellenőrzések, valószínűség-ellenőrzések, belső munkahelyi utasítások, rendszeres továbbképzések)? c) Készülnek jegyzetek ezekről a minőségbiztosítási intézkedésekről? d) Rendszeresen ellenőrzik a minőségbiztosítási intézkedéseik eredményességét? e) Milyen forrásokat használnak a tarifális besorolásokhoz (például az árukra vonatkozó állandó adatok adatbázisa)? a) Ki és hogyan állapítja meg a vámértéket? b) Milyen minőségbiztosítási intézkedéseket tesznek annak biztosítására, hogy a vámértéket pontosan állapítsák meg (például ellenőrzések, valószínűség-ellenőrzések, belső munkahelyi utasítások, rendszeres továbbképzések, egyéb módok)? c) Rendszeresen ellenőrzik a minőségbiztosítási intézkedéseik eredményességét? d) Készülnek jegyzetek ezekről a minőségbiztosítási intézkedésekről?
1.3.4. a) Adjon áttekintést a behozott áruk preferenciális vagy nem preferenciális származásáról. b) Milyen belső intézkedéseket hajtottak végre annak ellenőrzésére, hogy helytálló-e a behozott áruk származási országára vonatkozóan tett bejelentés? c) Ismertesse, milyen eljárást alkalmaznak a kivitelnél a preferenciális elbánásra vonatkozó igazolások és a származási igazolások kiadására. Kereskednek dömpingellenes vámmal vagy kiegyenlítő vámmal sújtott árukkal? Igen/Nem 1.3.5. 2. Ha igen, kérjük, adja meg a gyártó(k) vagy az EU-n kívüli országok adatait, amelyek áruja a fenti vámok alá esik. Megfelelőségi nyilvántartás (Vámkódex (VK) 5a. cikke; Vámkódex végrehajtási rendelete (VK-VHR) 14h. cikke, Kitöltési útmutató 1. melléklete (VK-VHR 1C. melléklet); Iránymutatások 2. részének 2.1 pontja és a 2. melléklet 1. pontja) 2.1. 2.2. 3. 3.1. 3.1.1. 3.2. a) Vállalatuknál belső munkatársak vagy a vámhatóságok észleltek-e vámszabálysértést az elmúlt három évben? Ha új az üzleti vállalkozás, a N/A jelölést tüntesse fel. Ha igen, röviden ismertesse a szabálysértéseket. b) Hogyan jelentették be a szabálysértéseket az illetékes kormányzati hatóságnak, és milyen minőségbiztosítási intézkedéseket vezettek be a hasonló szabálysértések jövőbeli elkerülése érdekében? Készülnek jegyzetek ezekről a minőségbiztosítási intézkedésekről? Az elmúlt három évben a vámszabályok megsértése miatt utasítottak-e vissza engedély/tanúsítvány iránti kérelmet, vagy meglévő engedélyt felfüggesztettek vagy visszavontak-e? Igen/Nem. Ha új az üzleti vállalkozás, a N/A jelölést tüntesse fel. Ha igen, hányszor, és mik voltak az indokok? Számviteli és logisztikai rendszer (VK 5a. cikke, VK-VHR 14i. cikke; Iránymutatások 2. részének 2.2 pontja és a 2. melléklet) Ellenőrzési nyomvonal (Iránymutatások 2. mellékletének 2.2 pontja) Az Önök számviteli rendszere elősegíti-e a vámügyi tevékenységeik, adók szempontjából érintett árumozgásaik, illetőleg könyvelési tételeik teljes ellenőrzési nyomvonalon történő nyomon követését? Ha igen, kérjük, ismertesse az ellenőrzési nyomvonal lényeges jellemzőit. Számviteli rendszer
(Iránymutatások 2. mellékletének 2.1 pontja) 3.2.1. Milyen számítástechnikai rendszert (hardver/szoftver) használ az üzleti vállalkozása általában, illetve konkrétan vámügyekben? A következőkkel kapcsolatban nyújtson tájékoztatást: - feladatok elválasztása a fejlesztés, tesztelés és üzemeltetés szerint - feladatok elválasztása felhasználó szerint - hozzáférés ellenőrzése (ki mihez férhet hozzá) - nyomonkövethetőség az üzleti rendszer és a nyilatkozattételi rendszer között. A számviteli rendszereik képesek-e megkülönböztetni a közösségi és a nem közösségi árukat? Igen/Nem 3.2.2. 3.2.3. 3.3. Ha igen, részletezze. a) A számítógépes tevékenységek milyen helyszínen történnek? b) A számítógépes alkalmazásokat kiszervezték? Ha igen, mely vállalatnak szervezték ki az alkalmazásokat, és hogyan kezelik a kiszervezett alkalmazásokhoz való hozzáférés ellenőrzését? Belső ellenőrzési rendszer (Iránymutatások 2. mellékletének 2.4 pontja) Van-e a számviteli osztály, beszerzési osztály, értékesítési osztály, vámügyi osztály, gyártás, anyag- és árugazdálkodás, illetve logisztika belső ellenőrzési rendszerére vonatkozó belső iránymutatásuk? Igen/Nem. 3.3.1. Ha igen, kérjük, röviden ismertesse az iránymutatásokat, illetve azt, ahogyan azokat napra készen tartják. Például olyan intézkedések, mint a munkaköri utasítások, az alkalmazottak képzése, a hibák ellenőrzésére vonatkozó utasítások, illetve korrektúrázási rendszer. A belső ellenőrzési eljárásukat alávetették-e belső/külső auditnak? Igen/Nem Ez magában foglalja-e a vámügyi rutinfeladatok auditját is? Igen/Nem. 3.3.2. Ha igen, kérjük, a legfrissebb auditálási jelentésről nyújtson be egy másolatot.
Röviden ismertesse a számítógépes adatállományaik (állandó adatok vagy törzsadatok) ellenőrzésére alkalmazott eljárásaikat. Az Önök szemszögéből nézve hogyan hárítják el ezek az eljárások a következő kockázatokat: 3.3.3. 3.4. a) az ügyletek helytelen és/vagy hiányos rögzítése a számviteli rendszerben. b) helytelen állandó vagy elavult adatok használata, mint például cikkszámok vagy vámtarifakódok. c) a kérelmező üzleti vállalkozásán belül a vállalati folyamatok nem megfelelő ellenőrzése. Áruáramlás (Iránymutatások 2. mellékletének 2.5 pontja) 3.4.1. 3.4.2. 3.5. Röviden ismertesse a készletmozgás során a (fizikai és a nyilvántartásban történő) érkeztetési eljárást, kezdve az anyagok megérkezésével és a tárolással a gyártásig és a szállításig. Ki vezeti a nyilvántartást és azt hol tárolják? Röviden ismertesse a készletszintek ellenőrzésére bevezetett eljárásokat, beleértve az ellenőrzések gyakoriságát és az eltérések kezelésének módját is (például készletfelvétel és leltár). Vámügyi rutineljárások (Iránymutatások 2. mellékletének 2.6 pontja) Vannak dokumentált eljárásaik a vámáru-nyilatkozatok pontosságának ellenőrzésére, beleértve az Önök nevében, például egy vámügynök vagy szállítmányozó által benyújtott vámáru-nyilatkozatra vonatkozóan is? Igen/Nem. Ha igen, kérjük, röviden ismertesse az eljárásokat. 3.5.1. 3.5.2. Ha nem, ellenőrzik-e a vámáru-nyilatkozatok pontosságát? Igen/Nem. Ha igen, milyen módon? a) Az Önök vállalatánál léteznek-e utasítások vagy iránymutatások a szabálytalanságoknak az illetékes hatóságok felé történő bejelentésére (például vámáruval kapcsolatban lopás, betöréses lopás vagy csempészet gyanúja esetén)? Ezeket az utasításokat dokumentálták-e (például munkavégzési utasítások, kézikönyvek, egyéb iránymutatási dokumentumok formájában)? b) Az elmúlt év során észleltek-e bármilyen szabálytalanságot (vagy feltételezett szabálytalanságot), és azt bejelentették-e az illetékes hatóságnak? Igen /Nem
Kereskednek gazdasági-kereskedelmi engedélyhez kötött áruval, például textilekkel, mezőgazdasági termékekkel? Igen/Nem 3.5.3. 3.6. 3.6.1. Ha igen, kérjük, röviden ismertesse az ilyen áruk behozatalával és/vagy kivitelével kapcsolatos engedélyek adminisztrálásának eljárásait. Eljárások a biztonsági másolat, a helyreállítás és tartalékolás, valamint az archiválás opcióira (Iránymutatások 2. mellékletének 2.7 pontja) Röviden ismertesse az üzleti nyilvántartásaikkal kapcsolatos biztonságimásolat-készítési, helyreállítási, tartalékolási, archiválási, valamint visszakeresési eljárásaikat. 3.6.2. Mennyi időre mentik le a gyártási rendszerben az adatokat és mennyi ideig archiválják azokat? 3.6.3. Van-e a vállalkozásnak készenléti terve rendszerhiba/zavar esetére? Igen/Nem 3.7. 3.7.1. 3.7.2. 3.7.3. 3.8. A számítógépes rendszerek védelme (Iránymutatások 2. mellékletének 2.8 pontja) a) Röviden ismertesse azon intézkedéseiket, amelyeket a számítógépes rendszerük illetéktelen behatolások elleni védelme érdekében hoztak (tűzfal, antivírus-program, jelszavas védelem,...). b) Végeztek-e betörésteszteket, mi volt az eredményük, és hoztak-e korrekciós intézkedéseket? a) Röviden ismertesse hogyan adják ki a számítógépes rendszerükhöz való hozzáférési jogokat. b) Ki felel a számítógépes rendszer működtetéséért és védelméért? a) Hol található a fő szerverük? b) Részletezze, hogy hogyan gondoskodnak a fő szerverük biztonságáról. A dokumentáció biztonsága (Iránymutatások 2. mellékletének 2.9 pontja) 3.8.1. Röviden ismertesse, milyen intézkedéseket hoztak az információknak/dokumentumoknak az illetéktelen hozzáféréstől, visszaéléstől, szándékos megsemmisítéstől, illetve elvesztéstől való védelme érdekében (például szűkített hozzáférési jogok, elektronikus biztonsági másolat létrehozása).
3.8.2. Történt-e az elmúlt évben a dokumentumokhoz való jogosulatlan hozzáférés, és ha igen, milyen intézkedéseket hoztak, hogy ez ne történhessen meg még egyszer? 3.8.3. 3.8.4. 4. Kérjük, röviden válaszoljon az alábbi kérdésekre: a) Az alkalmazottak milyen csoportjai rendelkeznek hozzáféréssel az anyagok és áruk áramlásával kapcsolatos részletes adatokhoz? b) Az alkalmazottak milyen csoportjai rendelkeznek engedéllyel az ilyen adatok megváltoztatására? A változtatásokat kimerítően dokumentálják-e? Röviden ismertesse, milyen biztonsági előírásokat követelnek meg az üzleti partnereiktől és más kapcsolattartó személyektől az információkkal való visszaélések (például a szállítói lánc veszélyeztetése a fuvarozási adatok engedély nélküli továbbítása által) elkerülése érdekében. Fizetőképesség (VK 5a. cikke, VK-VHR 14j. cikke, Iránymutatások 2. részének 2.3 pontja, és a 2. melléklet 3. pontja) 4.1. 4.2. 4.3. 4.4. 5. 5.1. Az Önök vállalatának vagyonával szemben az elmúlt három évben kezdeményeztek-e fizetésképtelenségi eljárást? Igen/Nem. Ha igen, kérjük, részletezze. Az Önök vállalkozása a Vk-VHR 14j. cikkének értelmében olyan jó pénzügyi helyzetben volt-e folyamatosan az elmúlt 3 évben, hogy a pénzügyi kötelezettségeit teljesíteni tudta? Ha igen, kérjük, nyújtson be bizonyítékot, mint például egy levelet a könyvvizsgálóktól, vagy egy könyvvizsgálói jelentést, a véglegesített beszámoló egy másolatát (ha a beszámolót még nem ellenőrizték), illetve bizonyítékot a bankjuktól vagy pénzügyi intézményüktől. Ha nem, kérjük, teljes körűen részletezze. Amennyiben üzleti vállalkozásuk újonnan alakult, nyújtsanak be minden nyilvántartást és információt, amely a pénzügyi helyzetükkel kapcsolatos, például az igazgatók/társak/kizárólagos tulajdonos által jóváhagyott legfrissebb előzetes mérleget, valamint pénzforgalmi és eredménykimutatást. Van-e tudomása bármiről, ami az előrelátható jövőben hatással lehet a fizetőképességükre? Igen/Nem. Ha igen, részletezze. A biztonsággal és védelemmel kapcsolatos követelmények (VK 5a. cikke, VK-VHR 14k. cikke, Iránymutatások 2. részének 2.4 pontja.) Önértékelés (Iránymutatások 2. mellékletének 4.1 pontja)
5.1.1. a) Üzleti vállalkozásukkal kapcsolatban végeztek-e kockázat- és veszélyértékelést? Igen/Nem b) (Adott esetben) az egyes telephelyeken létezik-e biztonsági terv? Igen/Nem Milyen gyakran vizsgálják felül és teszik napra késszé ezeket a dokumentumokat? 5.1.2. Röviden részletezze, milyen biztonsági kockázatokat azonosított (a vállalatán belül vagy az ügyfelekkel, szállítókkal és külső szolgáltatásnyújtókkal folytatott üzleti érintkezés során) az AEO biztonsági kritériumokkal kapcsolatban. 5.1.3. Hogyan hajtják végre és koordinálják a biztonsági intézkedéseket az Önök vállalatában, illetve ki ezekért az intézkedésekért a felelős? 5.1.4. Ha a vállalatuknak több telephelye van, a biztonsági intézkedések végrehajtását harmonizálták-e valamennyi helyszínen? Igen/Nem 5.1.5. 5.1.6. a) Vannak biztonsági utasításaik? Hogyan közlik azokat az alkalmazottaikkal, illetve a vállalat telephelyét meglátogató személyekkel? b) Hogyan dokumentálják az utasításokat (kézikönyv, munkahelyi iránymutatások, tájékoztató lap stb.)? a) Fordult-e elő biztonsági vészhelyzet az elmúlt évben? Igen/Nem. Ha igen, kérjük, röviden írja le a vészhelyzetet, és, hogy milyen intézkedéseket vezettek be az újbóli előfordulásának megelőzése érdekében. b) Vezetnek-e nyilvántartást a biztonsági vészhelyzetekről és a hozott intézkedésekről? Igen/Nem a) Rendelkeznek-e már valamely más ügynökség vagy hatóság által kiadott (szállítási, polgári repülési stb.) biztonsági tanúsítvánnyal/jóváhagyással? Igen/Nem. Ha igen, kérjük, nyújtsanak be egy másolatot a tanúsítványról/jóváhagyásról, valamint adják meg azon telephelyek/helyszínek adatait, amelyekre a releváns tanúsítvány/jóváhagyás vonatkozik. b) Sorolja fel azon független akkreditált szabványokat/engedélyeket/engedélyezéseket, amelyekhez csatlakoztak/amelyekkel 5.1.7. rendelkeznek, valamint adja meg, milyen ellenőrzéssel/auditálással jár ez a szabvány. c) Az AEO-kérelem benyújtásának időpontjában tervezi egyéb biztonsági tanúsítvány/jóváhagyás kérelmezését vagy már kérelmezett ilyet (pl. meghatalmazott ügynök, ismert szállító stb.)? Igen/Nem 5.1.8. Vonatkoznak-e különleges biztonsági és védelmi követelmények az Önök által exportált/importált árukra? 5.1.9. a) Igénybe veszik-e biztonsági vállalat szolgáltatásait? Ha igen, mely vállalat szolgáltatásait veszik igénybe? b) Készített-e veszélyértékelést ez a vállalat az Önök vállalatáról? Ha igen, röviden ismertesse, milyen biztonsági kockázatokat azonosítottak az AEO biztonsági kritériumokkal kapcsolatban.
Az Önök ügyfelei vagy biztosítótársasága támaszt-e Önökkel szemben biztonsági és védelmi követelményeket? Igen/Nem 5.1.10. 5.2. 5.2.1. 5.2.2. Ha igen, részletezze. A telephelyekre való belépés (Iránymutatások 2. mellékletének 4.2 pontja) a) Röviden ismertesse, hogy a telephelyeiken (épületek, gyártási területek, raktárak stb.) hogyan szabályozzák az alkalmazottak, látogatók, más személyek, gépjárművek, valamint áruk beléptetésének folyamatát. b) Ki ellenőrzi, hogy az előírt eljárásokat betartják-e? a) Ismertesse az eljárást, amit akkor kell követni, ha egy illetéktelen személyt/gépjárművet találnak a vállalkozás telephelyén (telkén vagy épületében). b) Hogyan közlik az alkalmazottakkal ezt az eljárást (például cselekvési terv, kézikönyv, munkahelyi iránymutatások, képzés segítségével)? 5.2.3. 5.2.4. 5.3. 5.3.1. 5.3.2. Mutassanak be a vállalkozásuk minden egyes, vámmal kapcsolatos tevékenységek által érintett helyszínéről egy térképet (például elrendezési tervet, tervrajzot), amelyen adott esetben a telekhatárok, a bekötő utak, valamint az épületek helye megállapítható. Adott esetben nevezze meg azokat a vállalatokat (például külső vállalatok, kiszervezett vállalatrészek), amelyek az egyes helyszínek épületeiben/területén szintén helyet kaptak. Fizikai biztonság (Iránymutatások 2. mellékletének 4.3 pontja) a) Röviden ismertesse, hogy hogyan biztosítják a vállalatuk telephelyeinek külső határvonalait. Hogyan ellenőrzik ennek az eljárásnak a betartását? b) Ki, hogyan és milyen időközönként ellenőrzi a kerítéseket és épületeket? Hogyan rögzítik ezeket az ellenőrzéseket és az eredményeiket? c) Hogyan jelentik a biztonsági vészhelyzeteket, és hogyan kezelik azokat? Kérjük, válaszoljon a következő kérdésekre: a) Milyen belépési lehetőségek vannak? b) Ezeket hogyan figyelik meg? Az egyes belépési pontokon a nyitvatartási időt korlátozzák?
5.3.3. Az épületeket megfelelően megvilágítják (például folyamatos világítás, mozgásérzékelők, alkonykapcsoló)? 5.3.4. 5.3.5. 5.4. A kulcsok kezelését hogyan oldják meg az Önök vállalatánál (például helyszín, hozzáférés, naplóvezetés)? Létezik erre a célra írásbeli dokumentáció? Igen/Nem Kérjük, válaszoljon az alábbi kérdésekre: a) A telephelyeken engedélyezik magángépjárművek parkolását? b) Ha igen, mely személyek számára? c) Ezt ki hagyja jóvá? d) A gépjárműveket ellenőrzik (a telephely bejáratánál vagy a gépkocsiparkoló bejáratánál)? Létezik írásbeli szabályozás? Igen/Nem Rakományegységek (mint például konténerek, cserefelépítmények, hordozók) (Iránymutatások 2. mellékletének 4.4 pontja) Vonatkoznak-e szabályok/korlátozások a rakományegységekhez való hozzáférésre? Igen/Nem 5.4.1. 5.4.2. 5.4.3. 5.4.4. 5.4.5. Ha igen, hogyan tartatják be ezeket a korlátozásokat? Röviden ismertesse, milyen intézkedéseik vannak a rakományegységekhez való hozzáférés, illetve az azokba való beavatkozás megelőzése érdekében (különösen a nyílt tároló területeken) (például folyamatos felügyelet, az alkalmazottak képzése és a kockázatokról való tájékoztatása, zárak, utasítások egy illetéktelen behatolás esetén követendő eljárásról). a) Használnak zárakat az árukba való illetéktelen beavatkozás megelőzése érdekében? Ha igen, milyen fajtát? Ezek a zárak megfelelnek-e valamilyen konkrét szabványnak (például ISO-szabványnak)? b) Ha nem használnak zárat, hogyan biztosítják azt, hogy az árukba ne avatkozzanak be? Milyen ellenőrző intézkedéseket alkalmaznak a rakományegységek ellenőrzésére (például a hét lépésből álló átvizsgálási eljárást: elülső fal, bal oldal, jobb oldal, padlózat, födém/tető, belső/külső ajtók, külső/alváz)? Kérjük, válaszoljon az alábbi kérdésekre: a) Ki a tulajdonosa/üzemeltetője a rakományegységeknek? b) Ki tartja karban/javítja a rakományegységeket? c) Vannak rendszeres karbantartási terveik? A külső karbantartási munkákat ellenőrzik?
5.5. Logisztikai folyamatok (Iránymutatások 2. mellékletének 4.5 pontja) 5.5.1. 5.6. 5.6.1. 5.7. 5.7.1. a) Általában milyen szállítási eszközt használ az Önök vállalata? b) Az Önök vállalata saját maga végzi minden szállítását, vagy alkalmaz külső szolgáltatókat is (például szállítmányozókat/fuvarozókat)? c) Hogyan állapítják meg, hogy egy szállítmányozó/fuvarozó megfelel-e az előírt biztonsági standardoknak (például biztonsági tanúsítvány, nyilatkozatok vagy megállapodások segítségével)? d) A biztonsági standardoknak való megfelelés érdekében a kiszervezett szállítási tevékenységek vonatkozásában hoztak-e más intézkedéseket (lásd az AEO-iránymutatások 1. része IV. szakaszának IV.2. pontját)? Adott esetben, kérjük, körvonalazza az ilyen vonatkozású intézkedéseik természetét és alkalmazási körét. Nem fiskális követelmények (Iránymutatások 2. mellékletének 4.6 pontja) a) Kereskednek-e kettős felhasználású és/vagy importengedély-köteles vagy exportkorlátozással, illetve embargóval sújtott áruval, vagy olyan áruval, amelyre egyéb nem fiskális követelmények vonatkoznak? Ha igen, röviden ismertesse milyen eljárásokat alkalmaznak az ilyen árukra vonatkozó rendelkezések betartásának biztosítása érdekében (például az engedélyek kezelése, engedélyezések, különleges felelősségi körök, különlegesen képzett alkalmazottak stb.)? b) Az Önök vállalatánál léteznek-e az ilyen árukra vonatkozó, különleges munkahelyi utasítások, kézikönyvek, vagy más iránymutatások? Igen/Nem Beérkező áruk (Iránymutatások 2. mellékletének 4.7 pontja) a) Röviden ismertesse a beérkező áruk biztonságát és védelmét biztosító eljárást. b) Röviden ismertesse, hogy hogyan ellenőrzik ezen eljárások betartását. 5.7.2. Az alkalmazottaikat tájékoztatták-e a szállítókkal kötött biztonsági megállapodásokról, illetve azok betartását hogyan biztosítják? 5.7.3. a) Röviden ismertesse, hogy hogyan ellenőrzik a beérkező árukon lévő zárak sértetlenségét. b) Adott esetben a beérkező árut ellátják zárral? Igen/Nem c) Vállalata kezel egyedi biztonsági intézkedéseket igénylő speciális típusú árukat (pl. légi áru/légipostai küldemény)? Ha igen, milyen rutineljárások/intézkedések vonatkoznak erre?
5.7.4. A beérkező árut egységesen jelölik, illetve elkülönített területen tárolják? Igen/Nem Ha igen, hogyan jelölik/hol tárolják? 5.7.5. Röviden ismertesse a beérkező áruk számlálásának és mérésének eljárását. 5.7.6. Röviden ismertesse, hogy ki, mikor és hogyan veti össze a beérkező árut a kísérő okmányokkal, valamint rögzíti a beérkező árut a nyilvántartásaikban. 5.7.7. 5.8. a) Az áruk beszerzéséért, az áruk átvételéért, valamint az általános ügyvitelért felelős részlegek egyértelműen elkülönülnek? Igen/Nem b) Létezik-e a részlegeken áthidaló, integrált belső ellenőrzési rendszer? Igen/Nem. Ha igen, hogyan végzik ezeket az ellenőrzéseket? Áruk tárolása (Iránymutatások 2. mellékletének 4.8 pontja) 5.8.1. Kérjük, ismertesse, hogy mely helyszíneken különítettek el területeket az áruk tárolására? 5.8.2. 5.8.3. 5.8.4. 5.8.5. 5.8.6 a) Kérjük, röviden ismertesse az eljárást, amellyel a beérkező áruk tárolási helyét kijelölik. b) Vannak szabadtéri tárolási helyszíneik? Igen/Nem. Ha igen, kérjük, röviden írja le ezeket a helyszíneket. Vannak dokumentált eljárásaik a leltározáshoz, valamint a leltározás során észlelt szabálytalanságok kezelésére? Igen/Nem Ha igen, kérjük, röviden ismertesse az eljárásaikat. A különböző kockázati szintű árukat elkülönítve tárolják? Igen/Nem a) Kérjük, ismertesse az esetleges elkülönített tárolást indokló feltételeket (például veszélyes áruk, nagy értékű áruk, vegyi anyagok, fegyverek, légi áru/légipostai küldemény). b) Kérjük, ismertesse, hogy hogyan biztosítják az áruk azonnali rögzítését a logisztikai/készletnyilvántartásban. a) Röviden ismertesse, hogy hogyan védik az árut a raktárépületbe történő illetéktelen behatolás ellen. b) Röviden ismertesse, hogy ezen eljárások betartását hogyan ellenőrzik. Ha az áruk tárolását harmadik félnek/szolgáltatónak kiszervezték, kérjük, röviden ismertesse, hol és hogyan tárolják az árut, illetve az Önök által alkalmazott ellenőrzési intézkedéseket, amelyek segítségével az áruk kezelését felügyelik.
5.9. Áruelőállítás (Iránymutatások 2. mellékletének 4.9 pontja) 5.9.1. 5.9.2. a) Röviden ismertesse mely helyszíneket/területeket jelöltek ki az áruk előállítására. b) Ha a gyártást egy külső partner végzi (például bérmunka, továbbított nyitott rendelések), röviden ismertesse, hogy az áruk érintetlenségét hogyan biztosítják (például szerződések segítségével). Vannak az árut az előállítási területre történő jogosulatlan hozzáféréssel szemben védő biztonsági intézkedések? Igen/Nem. Ha igen, röviden írja le, mik ezek az intézkedések és létezik-e írásbeli formájuk. Röviden ismertesse, hogy ezen eljárások betartását hogyan ellenőrzik. 5.9.3. Röviden ismertesse a termékek csomagolási eljárásait, és, hogy az eljárásoknak létezik-e írásbeli formájuk. 5.9.4. Ha a végtermék csomagolását kiszervezték egy harmadik félhez, röviden ismertesse, hogy hogyan biztosítják az áru érintetlenségét. 5.10. 5.10.1. 5.10.2. Áruk berakodása (Iránymutatások 2. mellékletének 4.10 pontja) a) Röviden ismertesse, hogy az Önök vállalatánál az áruk berakodását hogyan kezelik (például a felelősségi körök kiosztása, az áruk és a szállítóeszközök ellenőrzése, az eredmények rögzítése, információk nyújtása stb.) b) Van-e írásbeli utasítás arra, hogy a folyamatot hogyan kell megszervezni? Igen/Nem a) A kimenő árut vagy gépjárműveket ellátják zárral? Igen/Nem Ha igen, ki, hogyan és milyen zárat alkalmaz? b) Az árut kísérő dokumentumokban említenek-e zárszámokat? Igen/Nem c) Hogyan tartják nyilván a záraikat? 5.10.3. Röviden ismertesse, hogy az ügyfeleik berakodásra vonatkozó biztonsági követelményeinek betartását hogyan biztosítják. 5.10.4. 5.10.5. Röviden ismertesse azokat az alkalmazott intézkedéseket, amelyek biztosítják, hogy a berakodásra váró árut és a berakodás folyamatát ne hagyják felügyelet nélkül. Ellenőrzik a kimenő áru teljességét (például megszámolják, lemérik)? Igen/Nem Ha igen, ki és hogyan?
5.10.6. Röviden ismertesse, hogy az elszállításra kerülő árut ki, mikor és hogyan veti össze a megrendelésekkel és rakományjegyzékekkel, illetve vezeti ki a készletnyilvántartásból. 5.10.7. Röviden ismertesse, hogy milyen ellenőrző mechanizmusaik vannak az áruk berakodásával kapcsolatos szabálytalanságok észlelésére. 5.11. 5.11.1. 5.11.2. Biztonsági követelmények üzleti partnerekkel szemben (Iránymutatások 2. mellékletének 4.11 pontja) a) Röviden ismertesse, milyen biztonsági és védelmi követelményeket alkalmaznak üzleti partnereik kiválasztása során (például biztonságügyi nyilatkozatok, szerződéses követelmények, AEO-státuszú kereskedelmi partnerek). b) Röviden ismertesse, hogy ezen eljárások betartását hogyan ellenőrzik. Röviden ismertesse, hogy a szállítói lánc biztonsága érdekében az Önök vállalata hogyan ellenőrzi kereskedelmi partnerei azonosságát (információk keresése megrendelések elfogadása vagy leadása előtt). 5.11.3. 5.12. 5.12.1. Az elmúlt évben észlelték-e, hogy a partnereik az Önök között megkötött biztonsági megállapodásokat megsértették? Igen/Nem. Ha igen, milyen intézkedéseket hoztak? Személyes biztonság (Iránymutatások 2. mellékletének 4.12 pontja) a) Röviden ismertesse, hogy a foglalkoztatáspolitikájuk hogyan foglalja magában a biztonsági és védelmi követelményeket. Ki felel ezért a területért? b) A biztonsági eljárásokat írásban rögzítették? Igen/Nem. c) Röviden ismertesse, hogy ezen eljárások betartását hogyan ellenőrzik. Az alábbi alkalmazotti kategóriákat milyen mértékben vetik alá biztonsági ellenőrzésnek (például rendőrségi ellenőrzés annak megerősítésére, hogy nem büntetett előéletűek): a) új alkalmazottak, akik biztonsági szempontból kényes területen fognak dolgozni b) meglévő alkalmazottak, akiket biztonsági szempontból kényes területre helyeznek át. 5.12.2. Hogyan gondoskodnak arról, hogy amikor valamely alkalmazott kilép, ne legyen többé se fizikai belépési, se elektronikus hozzáférési jogosultsága akár a vállalkozás épületeihez, akár az adataihoz?
5.12.3. 5.12.4. 5.13. 5.13.1. Az alkalmazottak részesülnek biztonsági képzésben? Igen/Nem. Ha igen: a) Milyen gyakoriságúak a biztonsági képzések? b) Vannak éves ismétlő képzések? Igen/Nem. c) Ezeket a képzéseket belső munkatárs vagy külső szolgáltató nyújtja? d) Létezik írásbeli nyilvántartás a képzésekről? Igen/Nem. Kérjük, válaszoljon az alábbi kérdésekre: a) Jelölje meg azokat a területeket, ahol ideiglenes alkalmazottakat alkalmaznak. b) Ezeket az alkalmazottakat a biztonsági standardoknak megfelelően rendszeresen ellenőrzik? Ha igen, ki és hogyan? Léteznek ezen alkalmazottak számára is biztonsági utasítások? Külső szolgáltatások (Iránymutatások 2. mellékletének 4.13 pontja) Igénybe vesznek szerződés alapján "külső szolgáltatásokat", mint például szállítást, biztonsági őröket, takarítást, ellátást, karbantartást stb.? Igen/Nem. Ha igen: a) Röviden ismertesse, hogy milyen szolgáltatásokat vesznek igénybe, és milyen mértékben (azok esetében, amelyeket az előző szakaszokban nem ismertettek). b) Vannak biztonsági követelményeket tartalmazó, írásbeli megállapodásaik a külső szolgáltatókkal? Igen/Nem. c) Röviden ismertesse, hogy az e megállapodásokban szereplő eljárások betartását hogyan ellenőrzik.
Megjegyzés 1. melléklet 2. melléklet 3. melléklet
4. melléklet 5. melléklet 6. melléklet 8. melléklet 7. melléklet 9. melléklet 10. melléklet