Kitöltési útmutató az AEO Önértékelési kérdőívhez

Átírás

1 2. számú melléklet Kitöltési útmutató az AEO Önértékelési kérdőívhez Az AEO Önértékelési kérdőív célja, hogy segítséget nyújtson Önnek az AEO-státusz megszerzésével kapcsolatos követelmények megértésében, és hogy a kérelemben megadottak mellett további információt szolgáltasson a hatóságnak Önnel és vállalkozásával kapcsolatban. A gazdasági szereplő által az AEO Önértékelési kérdőívben szolgáltatott információk olyan más engedélyek megadásának folyamata során is felhasználhatók, amelyek megszerzéséhez meg kell felelniük néhány vagy minden AEO-kritériumnak. Ezek az utasítások segítséget nyújtanak Önnek az Önértékelési kérdőív kérdéseinek megválaszolásában, valamint információt nyújtanak a szabványokról, amelyeket a vámhatóság elvár Öntől, hogy teljesítsen, és azokat bizonyítsa az AEO-tanúsítvány megszerzéséhez. 1. Ez a kérdőív a Közösségi Vámkódexre (továbbiakban: VK) és végrehajtási rendelkezéseire (továbbiakban: VK-VHR), valamint módosításaikra, és az AEO Iránymutatásra épül (TAXUD/B2/047/2011 Rev.3). Leegyszerűsíti és felgyorsítja az AEO-kérelemmel kapcsolatos eljárást, és egyesíti az AEO-iránymutatás 2. részét és a kérelem formanyomtatványára vonatkozó kitöltési útmutatóban (a VK-VHR 1C melléklete) említett kötelező mellékleteket. A vámigazgatás ezért nyomatékosan ajánlja a gazdasági szereplőknek, hogy használják ezt a kérdőívet az AEO-kritériumok teljesítésére való felkészültségük ellenőrzésére. A kérdőív és a kérelem együttesen lehetővé teszik, hogy a vámigazgatás megfelelő képet alakítson ki a kérelmezőről, ami a tanúsítási folyamat felgyorsításához vezet. A gazdasági szereplőket ezért felkérjük, hogy helyesen töltsék ki a kérdőívet, és válaszoljanak a vállalkozással kapcsolatos összes lényeges kérdésre. A kérdőív kérdéseire adott válaszokban a ténylegesen végzett folyamatok bemutatása szükséges. Az AEO státusszal kapcsolatos további információkat az Európai Bizottság honlapján, illetve a nemzeti vámigazgatás honlapján találhat. Felhívjuk figyelmét, hogy a kérelmezési folyamat megkezdése előtt figyelmesen olvassa el az alkalmazandó jogszabályokat és az Európai Bizottság AEO iránymutatását. 2. A kérdőívet az AEO-tanúsítvány iránti kérelemmel együtt az illetékes vámhatóságnak kell benyújtani (a benyújtás módja attól függ, hogy a szóban forgó hatóság milyen eszközökkel rendelkezik). Ha kérdései lennének a kérdőívvel vagy a kérelemmel kapcsolatban, kérjük, azok benyújtása előtt vegye fel a kapcsolatot az illetékes hatósággal. 3. A kérdőív egyes szakaszai azokat a legfontosabb témaköröket tartalmazzák, amelyek hasznosak lehetnek a vámhatóságok számára. Néhány témakör azonban csupán a nemzetközi ellátási lánc bizonyos szereplőit érinti. Ez az Ön cége által igényelt tanúsítvány típusától függően is változhat. Nem kell olyan kérdésekre válaszolnia,

2 amelyek nem lényegesek az Ön vállalkozása szempontjából. Az ilyen kérdésekre adja a Nem alkalmazandó választ, és röviden indokolja meg, miért nem alkalmazandó. Hivatkozhat például a nemzetközi ellátási lánc azon részére, amelyben Ön érintett, vagy az Ön által igényelt tanúsítvány típusára. A Kitöltési útmutató végén megtalálja a nemzetközi ellátási lánc különböző szereplői esetében releváns és a kért tanúsítvány típustól függő kérdésekre vonatkozó hivatkozásokat. Ha Ön már hozzájutott a vámjogi egyszerűsítésekhez vagy más vámengedélyekhez, amelyek igazolják egy vagy több AEO-kritérium teljesülését, akkor elegendő, ha az említett egyszerűsítésekre vagy engedélyekre hivatkozik. Ha az Ön cége olyan tanúsítványokkal, szakértői jelentésekkel vagy egyéb szakértői következtetésekkel rendelkezik (például gazdasági jelentések, nemzetközi tanúsítványok, stb.; további referenciák az AEO-iránymutatás megfelelő szakaszában találhatók), amelyek részben vagy egészben lefedik a lényeges kritériumokat, akkor nyújtsa be azokat, vagy ezt jelezze a vonatkozó kérdésre adott válaszában. Felhívjuk figyelmét, hogy ezt nem kötelező jelezni, de ha Ön rendelkezik ilyen dokumentumokkal, akkor azok a vámhatóságok számára hasznos adatokat tartalmazhatnak, és felgyorsíthatják a folyamatot. Tájékoztatjuk, hogy nem minden tagállamban kell az összes kérdésre válaszolni. Ez attól függően változhat, hogy az adott tagállam vámhatósága hozzáfér-e az információkhoz vagy sem (például különböző adatbázisokon keresztül). Ez főként az Önértékelési kérdőív 2. és 4. szakaszára vonatkozik. A tagállam ahol be fogja nyújtani a kérelmet illetékes vámhatósága tájékoztatja majd, ha ez alkalmazandó. 4. Fontos megjegyezni, hogy a kérdésekre adott válaszokat nem önmagukban, hanem a kérdéses kritériummal kapcsolatos, átfogó értékelés részeként értelmezi a hatóság. Egyetlen nem kielégítő válasz nem feltétlenül vonja maga után az AEO-státusz elutasítását, ha a folyamat többi részében a kritérium teljesül (összességében véve). 5. Az AEO-tanúsítványra vonatkozó feltételek és kritériumok minden gazdasági szereplő esetében ugyanazok. A vámhatóságok azonban figyelembe veszik a cég nagyságát (kkv), jogi formáját, szerkezetét, legfontosabb üzleti partnereit, valamint a speciális gazdasági tevékenységet. Ez azt jelenti, hogy a kritérium teljesítésére irányuló intézkedések végrehajtása szereplőnként változhat, például a vállalat nagyságától függően, anélkül hogy ez a követelményeknek való megfelelést veszélyeztetné. 6. Az AEO tanúsítás ugyanazokon az elveken alapul, mint a többi nemzetközi követelmény, amelyek esetében a cég betartja a belső minőségbiztosítási szabványokat. Ön felelős azért, hogy létesítményeiben mind a vámügyi, mind (adott esetben) a biztonsági és védelmi ügyekben minőségbiztosítási rendszerrel szabályozott eljárásokat kövessenek. A helyszíni ellenőrzéseken az Ön cégének be kell mutatnia a vámhatóságnak, hogy megfelelő belső eljárásokat alakított ki vámjogi és/vagy biztonsági és védelmi ügyeinek kezelésére, illetve hogy az említett eljárások megfelelő működésének biztosítása céljából megfelelő belső ellenőrzéseket végez. A belső szabályzatokat és/vagy utasításokat vagy elektronikusan, vagy papíralapon kell dokumentálni. Ezeknek a szervezeten belül ismertnek és minden felhasználó számára elérhetőknek kell lenniük, és természetesen folyamatosan frissíteni kell őket. 2

3 Ezért az első lépés az Ön belső minőségbiztosítási szabványaira vonatkozik. A kérelemmel együtt benyújtott kérdőíven szereplő válaszoknak össze kell foglalniuk az Ön által kidolgozott belső eljárásokat és utasításokat, hogy a vámhatóság átfogó képet kapjon az Ön vállalkozásáról. A kérdőív megválaszolása, illetve az AEO-ellenőrzési folyamatra való felkészülés érdekében a vállalkozás minden olyan fontosabb osztályának (vámügyek, logisztika, számvitel, informatika, beszerzés, értékesítés, biztonság, minőségbiztosítás) részt kell vennie a folyamatban, amely a nemzetközi ellátási láncban érintett. 7. A kérdőívben adott válaszai a vámjogi és/vagy biztonsági és védelmi ügyekre vonatkozó belső vállalati szabályzatokat vagy utasításokat is említhetik. Ebben az esetben, kérjük, adja meg a dokumentumok nevét vagy számát, és tartsa őket készenlétben a vámhatóság által végzett helyszíni ellenőrzés esetére. A folyamat felgyorsítása érdekében ezeket a dokumentumokat a kérdőívvel együtt is be lehet nyújtani (a benyújtás módja attól függ, hogy a szóban forgó hatóság milyen eszközökkel rendelkezik). 8. A kitöltött kérdőívet és a kért alátámasztó dokumentumokat a kérelemmel együtt (lehetőleg) elektronikus vagy papír formában az illetékes hatóság rendelkezésére kell bocsátani. 9. A kérelemmel kapcsolatos eljárás keretében szolgáltatott információk az adatbiztonsági jogszabályok hatálya alá tartoznak, és bizalmasan kell kezelni őket. I. szakasz A vállalkozásra vonatkozó információk (a VK 5a. cikke, a VK-VHR 14a. cikke és az azt követők, a VK-VHR 1C. melléklete). E szakasz célja elsősorban az, hogy a vámhatóság áttekintést kapjon a cégről. A kért tájékoztatás általános formában nyújtható, és a kérelem benyújtásának időpontjában készült pillanatképként szolgál a kérelmező tevékenységéről. Ha az illetékes hatóság már rendelkezik a kért adatokkal, jelezze ezt a formanyomtatványon, vagy tüntesse fel az adatok benyújtásának időpontját. 1.1 alszakasz A vállalatra vonatkozó általános információk Az a) és b) kérdésnél tüntesse fel a tanúsítványt és a kérelem hivatkozási adatait (név és EORI-szám, kiállító hatóság, nyilvántartási szám) Az a) kérdésnél csak azokat a részvényeseket tüntesse fel, akik részt vesznek a vállalat mindennapi munkájában/döntéshozatali eljárásában A vámügyekért felelős személy: a) az Ön által közvetlenül alkalmazott vagy kijelölt személy, pl. a vámeljárásokban Önt képviselő vámügynök, vagy 3

4 b) a vámtörvény hatálya alá tartozó ügyekben az Ön képviseletéért felelős személy(ek) (jogi képviselő); olyan jogászok vagy ügyvédek stb., akiket közvetlenül Ön alkalmaz vagy jelölt ki, hogy vámügyekben képviseljék Amennyiben lehetséges, adja meg a gazdasági tevékenységeinek megfelelő NACE-kódot (2. kiadás; gazdasági tevékenységek statisztikai osztályozása). A nemzetközi szállítói lánc meghatározását az AEO Iránymutatás (TAXUD/B2/047/2011 Rev.3 I. része II. szakaszának 1.II.4. pontja tartalmazza. A nemzetközi ellátási láncban elfoglalt helye értékeléséhez és megadásához használja a következő segédletet 1 : a) gyártó (MF manufacturer of goods): aki előállítja a termékeket Ez a kód csak akkor alkalmazható, ha a gazdasági szereplő állítja elő a termékeket. Nem érinti azokat az eseteket, mikor a gazdasági szereplő csak az áruk kereskedelmében (pl. exportálás, importálás) érintett. b) importőr (IM importer): aki, vagy akinek a nevében egy vámkezelő ügynök vagy más engedélyezett személy import vámáru-nyilatkozatot kiállít. Ez magába foglalhatja a személyt, aki birtokolja az árukat, vagy akinek az árukat címezték Ez a kód csak akkor használható, ha a gazdasági szereplő birtokolja az árukat. Vámképviselők/ügynökök esetében kérjük a vámügynök kód alkalmazását. c) exportőr (EX - exporter): aki által, vagy akinek a nevében az export vámárunyilatkozat kiállításra kerül, és aki az áruk tulajdonosa vagy felettük hasonló rendelkezési joggal rendelkezik az vámáru-nyilatkozat elfogadása idejében Vám képviselők/ügynökök esetében, kérjük a vámügynök kód alkalmazását. d) vámügynök (CB customs broker): ügynök vagy képviselő, vagy hivatásos vámkezelő ügynök, aki közvetlenül jár el a vámhatóságnál az importőr vagy exportőr érdekében A kód alkalmazható azon gazdasági szereplők esetében is, akik ügynökként/képviselőként járnak el, és más célból is (pl. fuvarozó ügynökeként). e) fuvarozó (CA carrier): aki bonyolítja vagy szervezi az áruk szállítását két megnevezett pont között f) szállítmányozó (FW freight forwarder): aki szervezi az áruk szállítását g) konszolidátor (CS - consolidator): aki összegyűjti a különböző szállítmányokat, kifizetéseket stb. h) terminálüzemeltető (TR terminal operator): aki irányítja a tengeri szállítóeszközök be- és kirakodását 1 Az UN/EDIFACT Party function code qualifier kódjegyzékből (felek funkciókódjainak minősítői) felhasznált kódok 4

5 i) raktárengedélyes (WH warehouse keeper): aki felelősséget vállal a raktárba belép árukért. A raktár nem kötelezően vámraktár; ezért ez a kód használható egyéb tárolási móddal rendelkező gazdasági szereplő által is (pl. átmeneti raktár, vámszabadterület stb.) j) egyéb: pl. konténerüzemeltető (CF container operator), rakodó (DEP - stevedore), hajójárat üzemeltető (HR shipping line service). Amennyiben Ön több mint egy szerepet tölt be a nemzetközi ellátási láncban, kérjük, jelölje a releváns kódokat Szolgáltasson részletes adatokat a vámtevékenységekben részt vevő helyszínekről (ha több mint öt olyan helyszínnel rendelkezik, amely részt vesz a vámtevékenységben, akkor csak az öt legfontosabb helyszín adatait adja meg), illetve adja meg az említett tevékenységben érintett többi helyszín címét. Ha az AEO-kérelemmel kapcsolatos eljárás ideje alatt új, a vámtevékenységekben részt vevő helyszín jelenik meg, szolgáltasson részletes adatokat erre vonatkozóan is. A kérdéssel összefüggésben azon helyszíneket szükséges megadni, ahol vámmal érintett árut-, okmányt vagy adatot tárol, kezel. Amennyiben a kérelmező egyes tevékenységi körei (pl. könyvelés, vámügyintézés, biztonsági szolgálat, fuvarozás, stb.) outsourcing tevékenység keretében kiszervezettek, azt megbízás alapján partnerei látják el részére, tegye lehetővé a partner cégeknél való vizsgálat lehetőségét. Meg kell jelölni a kiszervezés helyéül szolgáló cég nevét, adószámát, székhelyét, az outsourcing keretében bonyolított tevékenység végzésének helyszínét, továbbá ezen gazdálkodó részéről is gondoskodni kell a kijelölt közreműködő személyről. A szerződések az audit során megtekintésre kerülnek. A megállapodásoknak titokvédelemre vonatkozó kitételt tartalmazniuk kell! Ez a kérdés annak meghatározására irányul, hogy kereskedik-e Ön (árukkal, nem szolgáltatásokkal) a kapcsolt vállalkozásaival. Például, minden beszerzés az USA-beli anyavállalatától történt-e, illetve a tagállamokban működő, kapcsolódó vállalkozások nevében importál-e vagy azoknak forgalmaz-e. Az engedélyezési folyamatban minden adatot rendelkezésre kell bocsátania Ezzel kapcsolatban egy részletes szervezeti diagramot is megadhat, amely tartalmazza a vállalkozás különböző területeit/osztályait, azok funkcióit/feladatait, illetve ismerteti az irányítási láncot Ha az b) és c) kérdésnél még nem tette meg, akkor adja meg a szóban forgó személyek teljes nevét, címét, születési dátumát, valamint nemzeti azonosítószámát (pl. a nemzeti személyazonossági igazolvány száma vagy a nemzeti biztosítási szám). 5

6 Az eljárásoknak tartalmazniuk kell a kulcsfontosságú alkalmazottak (pl. vámügyi vezető, import-ügynök) ideiglenes vagy rövid idejű távolmaradása esetére kidolgozott intézkedéseket, többek között azt is, hogyan és kik látják el az említett alkalmazottak szokásos feladatait Adja meg az alkalmazottaknak a kérelem benyújtása időpontjában ismert (megközelítő) számát Az a) kérdésnél, kérjük, jelölje a vámügyekben felelős személyek számát, fő feladatukat és vámügyi végzettségük szintjét. Ha az Ön vállalkozása nem rendelkezik vámügyi osztállyal vagy szakértővel, jelezze, hogy nem alkalmazandó. Lásd a szintén ezzel a kérdéssel foglalkozó pontot. A kérelmező adatai képet nyújtanak a gazdasági szereplőről. Ennek megfelelően az eljárás lefolytatásához szükségesek bizonyos dokumentumok, mint például a cégmásolat vagy aláírási címpéldány, mely dokumentumokat közhiteles nyilvántartások tartalmaznak, ezért a hatóság hivatalból kéri meg azokat az eljárás során. Azonban a folyamat gyorsítása érdekében a kérelmező maga is benyújthatja ezen okmányokat, valamint pl. szervezeti ábrát, éves mérleget, beszámolót, stb. Ezek összességében adják meg a kérdések rendszerszemléletű megközelítésének lehetőségét, az esetlegesen becsatolt egyszerűbb vállalati séma, illetve a gazdasági tevékenység rövid, átfogó szöveges bemutatásával együtt. A vámcélú üzleti terv szintén fontos eleme ezen résznek, hiszen az elkövetkezendő időszak vonatkozásában nemcsak a likviditás szempontjából meghatározó, hanem a vámtevékenység volumene és tagozódása is kiolvasható belőle. Ugyanakkor áttételesen azt is megmutatja, hogy a gazdálkodó a tervszerű üzletmenetben figyelemmel kíséri-e az EU gazdasági szabályozását és annak megfelelően alkalmazkodik-e napi tevékenysége során. A későbbiek során felmerülő kockázatok szempontjából a fentiekben felsorolt dokumentumok csak azokkal összevetve adhatnak kellően megalapozott képet Hozzájárulás az AEO adatoknak a TAXUD weboldalán történő közzétételéhez Amennyiben szeretné, hogy a neve közzétételre kerüljön a TAXUD weboldalán lévő AEO-k listáján, úgy írásbeli hozzájárulása szükséges. Ezen hozzájárulás az összes tanúsítványtípusra vonatkozik. Amennyiben nem adja hozzájárulását, úgy az AEO-státusz előnyeit továbbra is élvezi majd, de a neve nem lesz látható a nyilvánosság számára a TAXUD weboldalán lévő listán. Amennyiben hozzájárulását adja, azt bármikor visszavonhatja. Amennyiben neve eltávolítását kéri, a fent említett listáról automatikusan törlésre kerül. A tanúsítvány kibocsátását követően bármikor jogában áll írásos hozzájárulását megküldeni az illetékes vámhatóságnak. A hozzájárulás megváltoztatását az illetékes vámhatóság felé írásban kell jelezni. Erre a célra kizárólag a gazdálkodó nevében aláírásra jogosult aláírása elfogadható Hozzájárulás az AEO-adatok cseréjéhez A kölcsönös elismerésre vonatkozó hozzájárulás csak az AEOF-nél, vagy AEOS-nél releváns. A kölcsönös elismerési megállapodás gyakorlati működéséhez elengedhetetlen, hogy a kereskedelmi partnerek vámszervei ismerjék egymás engedélyezett gazdálkodóit. Az AEO-ra 6

7 vonatkozó egyes adatok cseréje alapvető, például az AEO-státusz érvényessége szükségszerűen része az adatcserének, a kicserélt adatok szigorúan az AEO-programok kölcsönös elismerésének végrehajtását szolgálják. Az Ön által adott, az AEO-adatoknak a kölcsönös elismerési megállapodásban részt vevő harmadik országokkal való kicserélésére vonatkozó hozzájárulás általános jellegű, nem kapcsolódik bizonyos harmadik országokhoz. Az EU adatvédelmi jogszabályainak megfelelően azonban az uniós vámhatóságok csak azt követően cserélhetik ki az Ön AEO-adatait, ha értékelték a harmadik ország által nyújtott védelem szintjét, így biztosítva, hogy a védelem szintje megfelelő. Amennyiben nem adja hozzájárulását, az EU-val kölcsönös elismerésben lévő partnerországok egyikével sem kerülnek az adatai kicserélésre, és Ön nem élvezheti a kölcsönös elismerésről szóló megállapodásban szereplő előnyöket. Amennyiben hozzájárulását adja, azt bármikor visszavonhatja írásban az illetékes vámhatóságnál. Az adatcseréhez történő hozzájárulás visszavonása azonban a kölcsönös elismeréssel járó előnyök visszavonását is eredményezi. A hozzájárulás visszavonása szintén általános jellegű, vagyis a visszavonást követően egyetlen, az EU-val kölcsönös elismerésben lévő partnerországgal sem kerülnek kicserélésre az Ön AEO-adatai. A tanúsítvány kibocsátását követően szintén bármikor jogában áll hozzájárulását megadni. Két külön, kifejezett hozzájárulást kell adnia, egyet az információk interneten történő megjelenítéséhez, és egy másikat a kölcsönös elismerés céljából. Erre a célra a gazdálkodó nevében aláírásra jogosult aláírása fogadható el Ahhoz, hogy az AEO-adatok cseréje megtörténhessen, az EU-nak szükség esetén el kell készítenie a lényeges AEO-adatok átírását az egyszerű, 26 betűs ábécé szerint (Latin 1). A partnerországokbeli üzleti partnereinek az Ön cége nevének és címének ezt az átiratát kell megadnia az érintett vámigazgatási szervekkel való kapcsolattartás során (pl. a vámnyilatkozatokon) használandóként. Egyes országok nem tudják ugyanazon karakterkészletet használni, amelyet az EU-ban alkalmazunk. Információs és kommunikációs technológiai rendszereik (IKT) nem képesek a cirill betűk, a különleges karakterek (például az ékezetek vagy a betűk alá helyezett jelek) vagy az egyszerű, 26 elemű ábécén (Latin 1) kívüli betűk kezelésére. (A megengedett karaktereket tartalmazó lista elérhető az Unicode Standard weboldalán: Kérjük, hogy az átírt nevét, utcanevet, házszámot, irányítószámot, és várost ebben a rovatban szíveskedjék feltüntetni. Ha nem adja hozzájárulását az AEO-adatok cseréjéhez, vagy csak AEOC-ért folyamodott, úgy nem szükséges kitöltenie ezen rovatot. 1.2 alszakasz Az üzleti vállalkozás forgalma Ha a vállalkozás új, és kevesebb, mint három teljes beszámolóval rendelkezik, az elkészült beszámolókban szereplő adatokat adja meg. Ha még nem kereskedik elég ideje ahhoz, hogy már rendelkezzen teljes, lezárt éves beszámolóval, jelezze, hogy nem alkalmazandó Adja meg a tároló létesítmények helyét (ha több mint öt ilyen létesítménnyel rendelkezik, tüntesse fel a legfontosabb ötöt, a létesítmények teljes számát, illetve a többi tagállamban található összes létesítményt). Szükséges megadni a gazdálkodó összes tárolókapacitását, melyen belül, ha a gazdálkodó eltérő típusú (vámraktár, adóraktár, harmadik országos termék alapanyag raktárral, vagy harmadik országos termék felhasználásával készült késztermék raktárával) raktárral 7

8 rendelkezik, az áttekinthetőség szempontjából érdemes azokat megkülönböztetve feltüntetni, melyekhez célszerű a helyszínrajzok, alaprajzok becsatolása. Adóraktár esetében kérjük külön bontani az Áfa és jövedéki adóraktárt is. Tárolókapacitás alatt kell érteni a következőket: raktárak (négyzetméter, köbméter), tartályok, silók stb. Amennyiben a tároló létesítmény bérlemény, csatolni szükséges a bérleti szerződés másolatát Ha Ön vámügynök/harmadik fél képviselője, adja meg mind az Ön, mind a mások nevében adott nyilatkozatokat. Példa: Import Export Tranzit Szám érték Szám érték Szám érték ,6 m 400 2,6 m 150 0,8 m ,3 m 350 2,2 m 100 0,4 m ,2 m 340 2,1 m 100 0,5 m Az adatok megadásához a saját, rendelkezésre álló adatbázisaiból/vámszoftveréből kinyert adatok használata szükséges Ha Ön vámügynök/harmadik fél képviselője, adja meg az Ön ügyfelein vagy fizetési lehetőségein keresztül kifizetett bevételeket. Példa: Vám Jövedéki adó Áfa m 1,75 m 2,32 m m 1,87 m 2,12 m m 1,85 m 2,10 m Az adatok megadásához a saját, rendelkezésre álló adatbázisaiból/vámszoftveréből kinyert adatok használata szükséges Az ismert jövőbeni változások olyan változások, amelyek befolyásolhatják a cég szervezetét, az AEO-kritériumok teljesítését vagy a nemzetközi ellátási láncra vonatkozó kockázatértékelést. Ezek közé tartozhatnak például a kulcsfontosságú alkalmazottak tekintetében bekövetkező változások, a számviteli rendszer módosítása, új létesítmények létrehozása, új logisztikai szerződések odaítélése stb. 1.3 alszakasz Információk, statisztikák Ha az Ön partnere(i) jelenleg AEO-ellenőrzés alatt áll(nak), a b) és c) kérdésnél tüntesse fel a tanúsítvány és/vagy a kérelem hivatkozási adatait (név és EORI-szám, kiállító hatóság, nyilvántartási szám)

9 Az a) kérdésnél adja meg az áruk besorolásáért felelős alkalmazott nevét és beosztását, vagy ha ehhez a munkához harmadik felet vesz igénybe, akkor adja meg annak nevét. Harmadik fél igénybevétele esetén az adószám megadása is szükséges. A b) és c) kérdésnél, különösen akkor, ha harmadik felet vesz igénybe, jelezze, hogyan biztosítja, hogy ezt a munkát helyesen, az Ön utasításainak megfelelően végzik el? A b) kérdésnél jelezze, hogy vezet-e olyan termékfájlt, amelyben a megfelelő vám- és áfatétellel együtt minden cikkhez egy vámtarifaszám van hozzárendelve. A c) kérdésnél, ha minőségbiztosítási intézkedéseket vezettek be, a vámellenőrök látogatása során szolgáltasson bizonyítékot arra vonatkozóan, hogy az említett intézkedéseket rendszeresen, mindenre kiterjedően ellenőrzi, dokumentálja a változásokat, és tájékoztatja ezekről az érintett alkalmazottakat. A d) kérdésnél tüntesse fel, hogyan, ki és milyen gyakran ellenőrzi a besorolásokat, frissíti a termékfájlokat és más kapcsolódó feljegyzéseket, illetve értesíti a változás által érintett személyeket (pl. vámügynökök, beszerzők). Az e) kérdésnél tüntesse fel azt is, hogy használ-e kötelező érvényű tarifális felvilágosítást, KTF-et. Előfordulhat, hogy az ellenőrzés során rendelkezésre kell bocsátania az alábbiakat: a termékeivel kapcsolatos adatatok/jegyzékek vagy termékfájlok, valamint az azokra vonatkozó vámtarifaszámok és vámtételek; (cikktörzs) erőforrások/adatok, pl. naprakész tarifák, műszaki adatok, amelyeket általában az áruk besorolásához használ. A tarifális besorolás gyakorlata lehetőséget nyújt a tarifa és a kereskedelem/gyártás terminológiájának egyeztetésére, a különbségek árnyalt megvilágítására és azok kiküszöbölésére. Az iparági ismeret és a tarifa ismerete együttesen szolgálják a megfelelő válasz lehetőségét. Ha tehát a tarifaszakértő és a termékszakértő konzultációja, esetleges közös adatbázisa a bevált gyakorlat, úgy bármilyen változás jogszerű állapotot idéz elő és nem beszélhetünk valós kockázatról. Természetes, hogy itt kerül sor mindazon területek bemutatására, amely a tarifához köthető, így a TARIC intézkedések vagy a dömpingellenes vámok esetei. Amennyiben a tarifális besorolásra vonatkozóan kértek előzetes állásfoglalást, tarifális felvilágosítást (pl. fizikai vagy laboratóriumi), meg kell bizonyosodni azok eredményeinek alkalmazásáról. Továbbá célszerű bemutatni azon belső útmutatókat, amelyek az áruk műszaki leírása, laboratórium igénybevétele tekintetében tartalmaznak előírásokat vagy kialakult gyakorlatot. Szükséges megvizsgálni a harmadik országokból importált árukról készített kimutatást, hiszen ha ilyen termékek széles körével kereskedik, számítani lehet arra, hogy az árukódok terén változások fordulnak elő. Ilyen esetekben az alkalmazkodás minősége és gyorsasága, a rugalmas alkalmazkodás és a jogszerűség összhangja kell megjelenjen. A tarifára vonatkozó kérdés megválaszolásánál azt az eljárást (folyamatot) szükséges bemutatni, amely alapján a nem közösségi áruk tarifális besorolása megtörténik. Milyen 9

10 személyi és tárgyi keretrendszeren belül történik az áruosztályozás, pl. miként valósulnak meg az alábbiak: a) a tarifális változások nyomon követése, b) oktatás, továbbképzés, c) tanácsadói cég igénybevétele, d) gyártási folyamat, termék és felhasználás ismerete, e) a megfelelő szakterületek közötti kommunikáció (lásd vám-gyártás között) a) Adja meg az áruk értékeléséért felelős alkalmazott nevét és beosztását, vagy ha ehhez a munkához harmadik felet vesz igénybe, akkor adja meg annak nevét. Harmadik fél igénybevétele esetén az adószám megadása is szükséges b) és d) Ha harmadik felet vesz igénybe, jelezze, hogyan biztosítja, hogy ezt a munkát helyesen, az Ön utasításainak megfelelően végzik el? b) A minőségbiztosítási intézkedéseknek magukba kell foglalniuk például az alábbiakat: a használt értékelési módszer(ek); hogyan kell elkészíteni és benyújtani az értékelési beszámolókat, ha kérik őket; hogyan állapítják meg a vám- és áfatételeket; hogyan számolják el a fuvarozási és biztosítási költségeket; az importált árut terhelő jogdíjak és licencdíjak, amelyeket a vevőnek közvetlenül vagy közvetetten kell kifizetni az értékesítés feltételeként; megállapodások, amelyek értelmében a későbbi újraértékesítés, kezelés, vagy felhasználás bevételeinek egy része közvetlenül vagy közvetetten az értékesítőt illeti meg; a jutalékok vagy ügynöki jutalékok (a vételi jutalékok kivételével) tekintetében a vevőt terhelő (de az árban nem tartalmazott) költségek; vagy a konténerrel vagy csomagolással kapcsolatos költségek, a vevő által díjmentesen, vagy kedvezményesen biztosított termékek és/vagy szolgáltatások az importált áru előállításával és exportcélú értékesítésével összefüggő felhasználásra c) Ha minőségbiztosítási eljárásokat vezettek be, az auditorok látogatása során szolgáltasson bizonyítékot arra vonatkozóan, hogy az említett eljárásokat rendszeresen, mindenre kiterjedően ellenőrzi, dokumentálja a változásokat, és tájékoztatja ezekről az érintett alkalmazottakat. A vámértékre vonatkozó kérdések megválaszolásánál azt az eljárást (folyamatot) szükséges bemutatni, amely alapján a vámérték meghatározásra kerül: a) a könyvelés és a vámeljárások lefolytatásával megbízott között milyen szinten valósul meg az információáramlás; b) előfordulhat-e, hogy a vámeljárások lefolytatásával megbízott nem szerez tudomást a könyvelésben szereplő vámértéket befolyásoló tételekről (számlákról); c) előfordulhat-e az áruk alul- vagy felülértékelése; 10

11 d) a ténylegesen fizetett vagy fizetendő árat helyesen jelentették-e be, és a VK 32. és 33. cikknek megfelelően kiigazították-e; e) a dömpingellenes vámmal kapcsolatosan egy bizonyos árszintet el nem érő árukra behozatali tilalom volt érvényben; f) a vámértéket igazoló okmányok, szerződések összegszerűségének és pénznemének ellenőrzése során figyelembe vételre került-e, hogy a vételi számla tartalmazott-e más ügyletekből eredő csökkentést vagy kompenzációt; g) amikor az ügyleti értéket pro forma számlák alapján állapítják meg, abban az esetben a végső számla megegyezik-e a pro forma számlával; h) az elemzett pénzmozgások között nemcsak az árukkal kapcsolatosakat kell vizsgálnia, hanem a szolgáltatásokra vonatkozókat is (pl. szállítás, jogdíjak stb.); i) az elszámolások csoportosításakor külön figyelmet kell fordítani a jogdíjakra, jutalékokra, termelési szerződésekre (pl. kiszervezés, stb.) vonatkozó elszámolásokra. Különös figyelmet érdemel, hogy amennyiben az árukat megvásárolják egy személytől, de jogdíjat vagy licencdíjat egy másik személy részére kell fizetni, a fizetést ettől függetlenül lehet az áruk értékesítése feltételének tekinteni. Úgy lehet tekinteni, hogy az eladó vagy a vele kapcsolatban álló személy kötelezi a vásárlót az említett kifizetés teljesítésére, amikor pl. egy multinacionális cégcsoportban az árukat a csoport egyik tagjától vásárolják és a jogdíjakat ugyanazon csoport egy másik tagja részére kell megfizetni. Hasonlóképpen, ugyanez érvényes akkor is, ha az eladó a jogdíj kedvezményezettjének engedélyese, és a kedvezményezett ellenőrzést gyakorol az értékesítési feltételek felett. Amennyiben jellemzők a gazdálkodó forgalmára a évi CXXVII. törvény (jövedéki törvény) hatálya alá tartozó-, a KAP (Közös Agrárpolitika) alá tartozó-, a dömpingellenes vámok alá tartozó-, valamint a kettős felhasználású termékek, akkor célszerű erre vonatkozóan kimutatást készíteni, a szükséges nyilatkozatot, illetve a jövedéki termék kezelésével kapcsolatos felhasználói engedélyt becsatolni. A fent említett folyamatokért felelős személyek, esetleges közreműködő vámügynökök feltüntetése szintén szükséges. Amennyiben a kérelmező vámügynök, és akár eseti, akár állandó megbízás alapján látja el tevékenységét, javasolt, hogy megbízói részére írásbeli tájékoztatást nyújtson a vámértékszámítás, különös tekintettel a vámértéknövelő tényezők, és a különböző kereskedelempolitikai engedélyek alkalmazásának fontosságára Az a) kérdésnél a kérelem benyújtását megelőző három év viszonylatában adjon áttekintést az áruk preferenciális vagy nem preferenciális származásáról. A b) kérdésnél a belső intézkedések általában olyan intézkedéseket is magukba foglalnak, amelyek segítségével Ön az alábbiakat biztosítja: az exportáló országnak jogában áll preferenciákat meghatározni, illetve hogy az áruk preferenciális vámot vonnak maguk után; a közvetlen szállítási/sértetlenségi követelmények teljesítése; a preferencia igénylése idején rendelkezésre áll egy érvényes, eredeti tanúsítvány vagy számlanyilatkozat; a tanúsítvány vagy számlanyilatkozat megfelel a szállítmánynak, és hogy teljesülnek a származási követelmények; nincs lehetőség a tanúsítvány/számlanyilatkozat kétszeres felhasználására; 11

12 az import esetében nyújtott preferenciát a tanúsítvány/számlanyilatkozat érvényességének időtartama alatt igényelték; és az eredeti tanúsítványokat/számlanyilatkozatokat az ellenőrzési nyomvonal részeként biztonságos és megbízható körülmények között megőrzik. A c) kérdésnél az Ön által alkalmazott megközelítésnek tartalmaznia kell, hogyan biztosíthatók az alábbiak: az áru megfelel az export esetében nyújtott preferencia követelményeinek, pl. eleget tesz a származási szabályoknak; a preferenciális származás alátámasztásához szükséges dokumentumok/számítások/költségelszámolás/folyamatleírások, valamint a tanúsítvány/ számlanyilatkozat biztonságos és megbízható módon való megőrzése az ellenőrzési nyomvonal részeként; a felhatalmazott alkalmazott aláírja, illetve időben kiállítja a megfelelő dokumentumokat (pl. tanúsítvány vagy számlanyilatkozat); közepes vagy nagy értékű szállítmányok esetében nem állítanak ki számlanyilatkozatokat, kivéve, ha a vám ezt jóváhagyta; a nem használt tanúsítványok biztonságos és megbízható módon való tárolása; és a tanúsítványokat a vámeljárásokban megkövetelt módon bemutatják a kivitel időpontjában Adott esetben rendelkezésre kell bocsátani az alábbiakat: a nem uniós országok neve; és/vagy azoknak a gyártóknak a neve és címe, amelyek áruja esetében Önnek dömpingellenes vagy kiegyenlítő vámot kell fizetnie. Sorolja fel azokat a terméket, melyekre dömpingellenes vámok kerültek kiszabásra, illetve sorolja fel az ehhez hasonló termékeket megelőző három év vonatkozásában. II. szakasz Megfelelőségi nyilvántartás (a VK 5a. cikke, a VK-VHR 14h. cikke, AEO Iránymutatás 2. rész, 2.1 pont, 2. melléklet 1. pont Megjegyzés: A VK-VHR 14h. cikke értelmében a vámszabályok betartása tekintetében az Ön cégének és az 1.1.2, 1.1.3, kérdéseknél megjelölt személyeknek az előéletét a kérelmet megelőző utolsó három év adatai alapján kell figyelembe venni. Az említett időszakban követhette el a vámszabályok súlyos vagy ismételt megszegését. A vámszabályok betartása tekintetében az előélet azonban elfogadhatónak tekinthető, ha azok megsértése elhanyagolható jelentőségűnek tekinthető a vámügyi műveletek/tevékenységek számához vagy méreteihez viszonyítva, és nem vet fel kétségeket az általános megfelelési szintet illetően. Ebben az eljárásban a vám figyelembe veszi az alábbiakat: szabálysértések/hibák, egészében véve és halmozódás alapján; azok gyakorisága annak megállapítása érdekében, hogy létezik-e valamilyen rendszeresen előforduló probléma; létezett-e csalási szándék vagy mulasztás; 12

13 önként értesítette-e a hatóságot az Ön által feltárt hibákról/szabálysértésekről; tett-e helyreállító intézkedéseket a jövőbeli hibák megelőzése vagy minimalizálása céljából. Az előélet akkor megfelelő, ha a szabálysértések elhanyagolható jelentőségűek a vám vonatkozású műveletek számához vagy méreteihez viszonyítva. Annak megállapítása céljából, hogy mi tekinthető elhanyagolható szabálysértésnek, az első figyelembe veendő irányelv az, hogy mindegyik eset egyedi, ezért azt az érintett gazdálkodó gazdasági tevékenységéhez viszonyítva kell kezelni. Az egyik esetben elhanyagolhatónak ítélt szabálysértés egy másik esetben súlyosnak bizonyulhat. Meg kell állapítani, hogy a szabálysértés alapvetően a gazdálkodónak a vámszabályokra és vámügyi eljárásokra vonatkozó hiányos ismereteit tükrözi-e, vagy a hanyagság következményét jelentő szabálysértést. Amennyiben olyan döntés születik, hogy a szabálysértés elhanyagolhatónak tekinthető, a gazdálkodónak bizonyítékkal kell szolgálnia azokra az előirányzott intézkedésekre vonatkozóan, amelyeket a vámügyi tranzakciók során felmerülő hibák számának csökkentése érdekében kíván meghozni. Amennyiben a feltárt szabályszegésért a gazdálkodó vámügynöke a felelős, akkor a gazdálkodónak bizonyítékkal kell szolgálnia azokra az előirányzott intézkedésekre vonatkozóan, amelyeket a vámügynök által elkövetett szabályszegések számának csökkentése érdekében kíván meghozni. Célszerű a gazdálkodónak vámeljárásokként és a forgalom iránya szerinti (eljáráskódonkénti) bontásban kimutatást készítenie a vámügyleteiről. A megfelelés ellenőrzésénél a gazdálkodónak nyilatkoznia kell arról, hogy a hatóság végzett-e ellenőrzést (vámérték vizsgálat, hatósági ellenőrzés, utólagos ellenőrzés, jövedéki és adóellenőrzés) és az milyen eredménnyel zárult, vagy esetlegesen külső szakértővel végeztetett-e vámügyi auditot, mely pozitív és negatív megállapításokkal zárult. Amennyiben negatív megállapításra került sor, a feltárt hibák kiküszöbölésére milyen intézkedéseket vezetett be? Volt-e olyan, egyéb hatóság által végzett megfelelés-ellenőrzés, mely az export és import tevékenységhez kötődő vagy a vámhatóság hatáskörébe is tartozó kérdéseket vizsgált (környezetvédelmi hatóság, az áruk korlátozásával kapcsolatos forgalomra vonatkozó ellenőrzés)? A fenti ellenőrzések során szabtak-e ki utólagosan köztartozást, amennyiben igen, akkor köztartozások megfizetésre kerültek-e, illetve ha nem, annak mi volt az oka? A vámszabályok betartásánál a szabálytalanságok értelmezése legfőképp a gazdálkodónál feltárt az Unió és/vagy nemzeti pénzügyi érdekeket sértő hibákra vonatkozik. 2.1 a) Példák a feltárt szabályszegésekre: március szeptember - helytelen valutakódok használata a Kínából származó importok esetében, amely 5500 euró értékű többletvám és HÉA bejelentéséhez vezetett december - negyedéves aktív feldolgozás felfüggesztésére vonatkozó nyilatkozat benyújtásának elmulasztása. Ha több ilyen hiba létezik, adja meg azok teljes számát és legfontosabb okaiknak rövid összefoglalását. 2.1 b) 13

14 Példák a fenti 2.1 a) pontban leírt két eset következtében hozott minőségbiztosítási intézkedésekre: október 6. - a számítógépes rendszerben eszközölt módosítások, amelyek azt hivatottak megelőzni, hogy a bejegyzéseket a bejelentett valuta ellenőrzésének lezárása előtt véglegesítsék. Benyújtott függő nyilatkozat. Az aktív feldolgozás felfüggesztésére vonatkozó nyilatkozattal kapcsolatos eljárásokat felülvizsgálják, hogy tartalmazzák a negyedéves irányítási ellenőrzéseket is, majd kiadják az érintett alkalmazottaknak. Az Ön minőségbiztosítási intézkedéseinek általában magukba kell foglalniuk az alábbiakat: a felelős kapcsolattartó személy kijelölése az Ön vállalkozása keretében, aki jelenti a hatóságnak vagy más kormányzati szerveknek a szabálytalanságokat/hibákat, beleértve a bűncselekmény elkövetésének gyanúját is; a feljegyzések (például a hatóságnak és más szabályozó hatóságoknak benyújtott nyilatkozatok/bejelentések, a jóváhagyási/engedélyezési feltételeknek való megfelelés) készítésének és vezetésének pontosságára, teljességére, időszerűségére vonatkozóan elvégzendő, dokumentálandó ellenőrzésekkel kapcsolatos követelmények, beleértve az ellenőrzések gyakoriságát is; az Ön eljárásainak teszteléséhez/bizonyításához szükséges belső ellenőrzési források felhasználása; hogyan történik az alkalmazottaknak a követelményekről/változásokról való értesítése; a jövőbeli ellenőrzések gyakorisága; az eljárások betartásának biztosítását célzó irányítási ellenőrzések. 2.2 Példák: május - a vámraktározási kérelem elutasítása a gazdasági igény hiánya miatt június - a helyi vámkezelési eljárási engedély visszavonása a kiegészítő nyilatkozatok benyújtásának rendszeres elmulasztása miatt. Vámügyi döntésre benyújtott kérelem/engedély elutasítása/felfüggesztése/visszavonása nem feltétlenül vonja maga után az Ön AEO-kérelmének elutasítását. III. szakasz Számviteli és logisztikai rendszer (a VK 5a. cikke, a VK-VHR 14i. cikke, az AEO Iránymutatás, 2. rész 2.2 pont, 2. melléklet 2. pont). A VK-VHR 14i. cikk a) és b) pontjában említett kritériumnak való megfelelés érdekében olyan számviteli rendszert kell fenntartania, amely lehetővé teszi a könyvvizsgálaton alapuló vámellenőrzést. Annak érdekében, hogy lehetővé tegye a hatóság számára a szükséges ellenőrzések elvégzését, Önnek biztosítania kell a nyilvántartásokhoz való fizikai vagy elektronikus hozzáférést. Az elektronikus hozzáférés nem előfeltétel az említett követelménynek való megfeleléshez. A VK-VHR 14i. cikk c) pontjában említett kritériumnak való megfelelés érdekében olyan rendszerrel vagy folyamatokkal kell rendelkeznie, amelyek különbséget tesznek a 14

15 közösségi és a Közösségen kívüli áruk között, jóllehet az AEOS esetében nincs szükség e feltétel teljesítésére. Fontos megjegyezni, hogy ez az egyetlen eltérés az AEOS és AEOF között. A számviteli és logisztikai rendszerre vonatkozó kockázatok értelmezése tekintettel arra, hogy ennek az elvei szintén jogszabályban rögzítettek során figyelembe kell venni a VK- VHR 14i. cikkében foglaltakat. A VK-VHR 14i. cikk b) pontja szerinti hozzáférés értelemszerűen jelenti a szükséges információkhoz való hozzáférés lehetőségét, amely lehet a dokumentumok, kinyomtatott adatok másolata (pl. az éves mérleg ellenőrzése), informatikai adathordozó alkalmazása (nagyobb mennyiségű adatot kell átadni, és adatfeldolgozás is szükséges, pl. egy adott időszakra vonatkozóan, ellenőrzik az egy bizonyos szállítói számlán szereplő összes tranzakciót vagy azok valamilyen kivonatát), a kérelmező számítógépes rendszerén keresztül - on-line - helyszíni ellenőrzés során. Az áruk áramlását mutató nyilvántartások és a pénzügyi mozgást követő eljárások, alkalmazások közötti összhang csak kellően dokumentált és ellenőrzött formában bizonyítja a minimalizált kockázatot. Itt a kérdések éppen a szétválasztásra és az összefüggések vizsgálatára, valamint az adatok sértetlenségére terjednek ki. Mivel a kérelmezett tanúsítvány vámszempontú, így itt is megjelennek a harmadik országos termékekre vonatkozó kérdések, amelyek többek között garantálhatják a megfelelő származás igazolását. Természetesen e körben is irányadó jogszabályi előírások (VK-VHR 14i. cikke) adják meg a válaszok és kockázatok megfelelő megközelítését. Az áruk áramlásának vizsgálata több kérdés kapcsán is felvetődik. Legyen az a könyvelés, a nyilvántartások vagy a fizikai mozgás. Az áruk, információk és papírok útját követve, az egyes részlegek végrehajtó személyzetével való beszélgetések, és megfigyelés útján lehet ténylegesen nyomon követni. Kiindulási pont lehet a megrendelés visszaigazolása, a szállítás, a vámárunyilatkozat, a készletbevétel, a számla és a kifizetés. Hasznos lehet a másik irány végigkövetése is, azaz a szállító számlájától elindulva végigmenni a vállalaton belül a vámáru-nyilatkozathoz vezető folyamaton. Ebben az esetben a fő kérdés, hogy a könyvelésből vissza lehet-e vezetni az árukat a vámáru-nyilatkozatig. Ez mutatja a piaci szereplő rendszerének alkalmasságát a készletek nyomon követésére és felgöngyölítésére. Itt merül fel, hogy ki felel a vámáru-nyilatkozatokkal kapcsolatos belső ellenőrzésért, valamint hogy ki a felelős akkor, ha a feltárt hibák miatt a nyilatkozatokat ki kell igazítani, illetve előfordulhat-e például a termelő gépsor javításakor olyan alkatrész beépülése, amely nem került bejelentésre. Fel kell tüntetni, fizikailag hol (milyen címen) tárolják a könyvelési nyilvántartásokat a tárolási hely részletes leírása: könyvelőnél, bejelentett helyen, egyéb helyen. Be kell mutatni, hogy a kérelmezőnek belső vagy külső könyvelője van (végzettséget igazoló okmány, regisztrációs szám). A számvitelről szóló törvény előírása alapján csak az végezhet könyvviteli szolgáltatást (könyvelést), aki a könyvviteli szolgáltatást végzők nyilvántartásba vételét végző szervezettől regisztrációs számot kapott. A könyvvizsgálói jelentésnek a gazdálkodónál is fellelhetőnek kell lennie, e nélkül nem helyezheti letétbe a beszámolóját. 1. alszakasz: Ellenőrzési nyomvonal Számos vállalkozás és szervezet biztonsági okokból követeli meg a számviteli ellenőrzési nyomvonal kialakítását az automatizált rendszereiben. Az ellenőrzési nyomvonal az a 15

16 folyamat vagy gyakorlat, amely során minden egyes könyvelési tételt a forrására való kereszthivatkozással látnak el annak érdekében, hogy könnyebb legyen a pontosságát ellenőrizni. A teljes számviteli ellenőrzési nyomvonal lehetővé teszi az operatív tevékenységek életciklusának nyomon követését, kezdve az áru áramlásával, illetve a termékek beérkezésével, egészen azok feldolgozásáig és a vállalattól való elszállításáig. A teljes ellenőrzési nyomvonal keretében nyilvántartás készül a rögzített adatokról, ami lehetővé teszi, hogy nyomon kövesse egy bizonyos adat útját, attól a pillanattól kezdve, hogy bekerül az adatállományba, addig a pillanatig, amíg kikerül onnan. A számviteli rendszer általában az alábbiakat foglalja magába: főkönyv értékesítési nyilvántartás beszerzési nyilvántartás eszközök vezetői elszámolások A logisztikai rendszer általában az alábbiakat foglalja magába: értékesítési megbízások feldolgozása beszerzési megbízások feldolgozása gyártás leltár tárolás, raktározás fuvarozás/szállítás szállítók/ügyfelek jegyzéke A teljes ellenőrzési nyomvonal az áru áramlása, valamint a termékek beérkezése, feldolgozása és a kérelmezőtől való elszállítása szempontjából lehetővé teszi az operatív tevékenységek életciklusának nyomon követését. Ha a kérelmező ISO tanúsítvánnyal rendelkezik, a kérdőív kitöltése során helyezzen hangsúlyt arra, hogy a gazdálkodónál történő egyedi testreszabás kapcsán, a minőségbiztosítási elveken túlmenően az adaptálás figyelembe vette-e a VK specialitását, mint például az áru származó helyzetének megállapíthatóságát. Ha a nyomvonal ezen szempontot mellőzi, úgy a származásra, áru áramlásra vonatkozó kérdéseknél kell kockázat minimalizálását bemutatni és jelen kérdésnél a megfelelő pontra hivatkozni. A gazdálkodó az ellenőrzési nyomvonalat a hatóság részére olyan adatbázisokhoz való hozzáférés biztosításával tudja igazolni, amelyek alapján, különösen a nem közösségi áruk nyomon követhetők (pl. saját vámadatbázis, raktárnyilvántartás, a könyvelésben erre vonatkozó adatok). Az ellenőrzési nyomvonal áttekinthetősége céljából előnyös, ha a különböző nyilvántartások között az elektronikus átjárhatóság biztosított. Itt kell bemutatni azon adatot, amely a termék nyomon követhetőségét a rendszerekben lehetővé teszi, például rendelési szám, vagy egyedileg alkalmazott azonosító, amelyek alátámasztják a számviteli rendszerben az egy rendeléshez tartozó beszerzés megvalósulását, az áru beérkezése és a termék ellenértékének kifizetése, részteljesítés esetében a teljes szerződés megvalósítása vonatkozásában. 3.1 Az ellenőrzési nyomvonalnak az alábbiakat kell tartalmaznia: 16

17 értékesítések beszerzések, beszerzési megbízások leltár ellenőrzése tárolás (és tárolási helyek közötti mozgások) gyártás értékesítések, értékesítési megbízások vámáru-nyilatkozatok, dokumentációk fuvarozás szállítás számvitel, pl. számlázás, jóváírási és terhelési értesítések, átutalások/kifizetések 3.2. alszakasz: A számviteli rendszer Tüntesse fel, ha az alábbiakat használja: a) Hardverek, így például: kizárólag egy szabadon álló személyi számítógép; hálózatba kötött számítógépek; egy szerver -alapú számítógéprendszer; egy mainframe-alapú rendszer; egyéb; b) Szoftverek, mint például számítógépes programok, amelyek lehetővé teszik, hogy a számítógép olyan alkalmazásokat futtasson, vagy hajtson végre, amelyek támogatják a vállalkozást (pl. Windows, UNIX, stb.); c) Rendszerek, mint például (adja meg a szállító nevét): teljesen integrált vállalati erőforrás-tervezési (ERP) rendszer; a számviteli és logisztikai szoftver alkalmazások kombinációja; a kis- és közepes vállalkozásokra összpontosító üzleti szoftver megoldás; az Ön vállalkozása által vagy számára kifejlesztett szoftver megoldás. Megjegyzés: az engedélyezési folyamat során be kell mutatnia az alábbiakat: a számítógépesítés mértéke; a rendelkezésre álló hardver platform és a rajta futó operációs rendszer; a feladatok elválasztása a fejlesztési, tesztelési és műveleti feladatok között; a feladatok elválasztása a felhasználók között; hogyan ellenőrzik a hozzáférést a rendszer különböző részeihez; voltak-e a standard csomagot érintő változtatások; a főkönyvi számlák felsorolása; használja-e a rendszer ellenőrzés céljából a közbenső mérleget; hogyan történik a vám/jövedéki adó/áfa nyilvántartása a főkönyvben; batch -típusú nyilvántartással dolgozik-e; van-e kapcsolat a készletnyilvántartás és a pénzügyi nyilvántartás között; 17

18 hogyan kezeli a nyilvántartásait, ha ezeket egy harmadik fél szoftver szolgáltató kezeli. Az audit során az ellenőrök megtekintik a nyilvántartásokat és a programokból kibocsátott számlákat kérnek annak megállapítására, hogy azok megfelelnek-e a hatályos jogszabályi rendelkezéseknek Ha ezek a tevékenységek, például a törzsadatok vagy kódolási adatok elkészítése, egynél több helyszín között oszlanak meg, tüntesse fel, hogy milyen tevékenységeket végeznek az egyes helyszíneken. Amennyiben ezen tevékenységek helyszínei közül valamely az Európai Unió más tagállamában vagy az Unión kívül található, akkor azt külön részletezze. 3.3 alszakasz. Belső ellenőrzési rendszerek A VK-VHR 14i. cikk d) pontja értelmében olyan rendszerrel kell rendelkeznie, amely megfelel a cég típusának és méretének, és amely alkalmas arra, hogy az áruáramlást kezelje, illetve olyan belső ellenőrzéseket kell alkalmaznia, amelyek alkalmasak a jogellenes vagy szabálytalan ügyletek felderítésére. Ezen alszakasz esetében felvetődik a belső ellenőrzés által feltárt szabálytalanságok kiadása, illetve magának a fogalomnak a megfelelő értelmezése. Az első esetben természetszerűleg a feltárt hiányosságokkal kapcsolatos intézkedések bemutatása is szükséges ezen jelentések becsatolásán kívül. A második eset ennél jóval árnyaltabb megközelítést kíván. Ide kell ugyanis sorolni a vállalat menedzsmentje által kiadott iránymutatásokat, útmutatókat, szabályrendszert is, beleértve multinacionális cégek esetében a létrehozó anyavállalat azon dokumentumait, melyek a kérelmezőre nézve kötelezők. Természetesen nagy mennyiségű anyagról lévén szó, azok magyar nyelvű rendelkezésre állása jelentős anyagi terhet jelenthet, ezért szükséges az egyeztetés a vámhatósággal. Általánosságban elmondható, hogy elégséges a kivonat, a folyamatábrák magyar nyelvű megléte, vagy a konkrét kérdéshez és kockázathoz kacsolódó néhány oldal magyar nyelven történő becsatolása. Mindezeken kívül ide értendő a tényleges belső ellenőrzés működése, beleértve, ha ezen ellenőrzést megbízás alapján külső cég végzi. Szintén itt kell bemutatni a legfontosabb törzsadatokat, azok ellenőrzésének eljárásait. Gyártó cégek tekintetében fontos, hogy a törzsadatokban a termék tekintetében preferenciális (származás) szempontból is legyen bontás. A belső ellenőrzés kiterjed a szerződések, a gyártás, az eladás folyamatára, annak tagozódására, így az információáramlás megfelelő szintjére is. Mutassa be a tulajdonosi elvárásoknak megfelelően kialakított belső ellenőrzési eljárásokat, különös tekintettel az áruk áramlásának vonatkozásában! A belső értékelés célja, hogy az igazgatási (irányítási, könyvelési, kiszolgálói, adminisztrációs) szervezet és a belső ellenőrzés optimalizált meglétét úgy mutassa be, hogy ez az AEO kapcsán releváns áru áramlása tekintetében történjen. Amennyiben egy ISO tanúsítvány megszerzése és fenntartása kapcsán a folyamatok átvizsgálása megtörténik, és ezzel racionalizáltabbá válik egy termelő cég nem termelésben részt vevő szervezeti 18

19 egységének munkája, ez akkor fontos, ha ez az intézkedés olyan nyilvántartás, könyvelés bevezetését célozza, aminek eredménye az áruk áramlásának nyomon követhetőbbé tétele. Ezen összefüggésben fontos a belső ellenőrzés. Ide értendő a vállalat belső szabályozásának, működési rendjének és a vállalatirányítás egyéb eszközeinek megfelelőségi vizsgálata, ha az az áru áramlása tekintetében releváns A vámellenőrök látogatása során bizonyítékkal kell szolgálnia arra vonatkozóan, hogy az eljárásait rendszeresen, mindenre kiterjedően ellenőrzi, dokumentálja a változásokat, és tájékoztatja ezekről az érintett alkalmazottakat Lehetséges példák az ellenőrzéstípusokra: A cégen belüli vagy az anyavállalat által végzett belső ellenőrzés; Az ügyfelek, független könyvelők/könyvvizsgálók, a hatóság vagy más kormányzati szervek által végzett külső ellenőrzés. A vámhatóság által az Ön létesítményeiben tett látogatás alkalmával rendelkezésre kell bocsátania a jelentéseket, és bizonyítékkal kell szolgálnia a feltárt hiányosságok helyreállítását célzó intézkedésekre. Amennyiben a kérelmező valamely tevékenységét, eljárását kiszervezett tevékenység keretében más gazdálkodó végzi, számoljon be a kérelmező arról, hogy végez-e és ha igen, milyen formában ellenőrzési tevékenységet annak megállapítása érdekében, hogy a szerződésben vállalt kötelezettséget partnere a kívánt módon látja el Az állandó adatok vagy törzsállományok az Ön vállalatára vonatkozó kulcsfontosságú adatokat jelentik (pl. ügyfelek neve és címe, szállítók, a termék leírását, vámtarifaszámokat, származást tartalmazó termékfájlok stb.). 3.4 alszakasz Áruáramlás Az Ön nyilvántartási eljárásainak tartalmazniuk kell az alábbiakat, az áruk fogadása esetében: beszerzési megbízási eljárások; megrendelések igazolása; az áruk fuvarozása/szállítása; az alátámasztó dokumentációra vonatkozó követelmények; az áruk elszállítása a határtól az Ön vagy az Ön ügyfeleinek helyszínéig; az áruk átvétele az Ön vagy az Ön ügyfeleinek helyiségeiben; kifizetés/elszámolás; hogyan, mikor és ki vezeti be az árukat a készletnyilvántartásba. Az áruk tárolása esetében: az áruk tárolási helyének egyértelmű megjelölése; a veszélyes áruk biztonságos tárolása; a készletek nyilvántartása érték és/vagy mennyiség alapján történik-e; 19

20 leltározási eljárás megléte és gyakorisága; ha az áruk raktározása egy harmadik fél létesítményében történik, annak feltételei, beleértve az Ön és a harmadik fél készletnyilvántartásai közötti egyeztetéseket is; ha az áruk raktározása ideiglenes helyen történik. Az áruk előállítása esetében: munkamegbízások felvétele; a készlettételek igénylése, leszállítása a raktárból; gyártási folyamat, a személyzet feladatai, vezetett nyilvántartások; receptkód; a gyártott termékek és a fel nem használt készletek feljegyzése a készletnyilvántartásban; szabvány gyártási módszerek alkalmazása a termelésben. Az áruk fuvarozása esetében: az ügyfelek megrendeléseinek fogadása, a munkamegbízások vagy beszerzési megrendelések felvétele; a raktár értesítése az áruk értékesítési megrendelőjéről és kiadásáról; a harmadik félnek szóló utasítások, ha az árukat máshol raktározzák; kiválasztás; csomagolási eljárások; hogyan, mikor és ki frissíti a készletnyilvántartásokat Az Ön ellenőrzési és minőségellenőrzési eljárásainak tartalmazniuk kell az alábbiakat, az áruk fogadása esetében: A beszerzési megbízások és az átvett áruk közötti egyeztetés; visszaküldött/elutasított árukkal kapcsolatos szokásos eljárások; az alul- és túlszállítások számon tartásával és jelentésével kapcsolatos szokásos eljárások; a készletnyilvántartásban lévő hibás bejegyzések azonosítása és módosítása esetén szokásos eljárások; a Közösségen kívüli áruk azonosítása a rendszerben. Az áruk tárolása esetében: a készletek nyilvántartása, ellenőrzése; az uniós és az Unión kívüli áruk azonosítása (nem megfelelők a Biztonság és védelem tanúsítványra); az áruk mozgása és nyilvántartása ugyanazon helyiségen vagy különböző helyiségcsoportokon belüli helyszínek között; szokásos eljárások az áruk eltörése, megsérülése vagy megsemmisülése, veszteségek, készletváltozások esetén. Az áruk előállítása esetében: a gyártási folyamat felügyeletével, irányításával kapcsolatos ellenőrzések, pl. elszámolási kulcsok; hogyan kezeli a gyártási folyamatban feltárt szabálytalanságokat, eltéréseket, hulladékokat, melléktermékeket, veszteségeket; az előállított áruk minőségellenőrzése és az eredmények nyilvántartása; a veszélyes áruk biztonságos megsemmisítése. 20