ME 01 Minőségirányítási Eljárás 1. melléklet ELŐLAP AZ ELŐTERJESZTÉSEKHEZ ÜLÉS IDŐPONTJA: Vecsés Város Önkormányzata Képviselő-testületének 2013. május 28-i ülésére ELŐTERJESZTÉS TÁRGYA: Javaslat a 2012. évi belső ellenőrzési jelentés elfogadására ELŐTERJESZTŐ NEVE: Mohainé Jakab Anikó jegyző Előterjesztés készítéséért felelős: Elekes Mária belső ellenőr Előterjesztést véleményezi még: NÉV: VÉLEMÉNY, MEGJEGYZÉS: Pénzügyi Bizottság NÉV: VÉLEMÉNY, MEGJEGYZÉS: NÉV: VÉLEMÉNY, MEGJEGYZÉS: MEGHÍVOTTAK NEVE: A HATÁROZATRÓL ÉRTESÜLNEK: Titkárság Elekes Mária belső ellenőr Pénzügyi Osztály Előterjesztést ellenőrizte: Előterjesztést jóváhagyta: Mohainé Jakab Anikó Jegyző
ELŐTERJESZTÉS Vecsés Város Önkormányzata Képviselő-testületének 2013. május 28-i ülésére Tárgy: Javaslat a 2012. évi belső ellenőrzési jelentés elfogadására Előterjesztő: Mohainé Jakab Anikó jegyző Tisztelt Képviselő-testület! A Vecsési Polgármesteri Hivatal belső ellenőre a költségvetési szervek belső kontrollrendszeréről és belső ellenőrzéséről szóló 370/2011. (Xll.31.) sz. Korm. rendelet (továbbiakban: Ber.) 48. -a előírásainak megfelelően elkészítette a 2012. éves ellenőrzési jelentést. A hivatkozott Kormányrendelet 49. -a szerint az éves ellenőrzési jelentés összeállításáért a belső ellenőrzési vezető felelős, mely jelentést jóváhagyásra megküldi a jegyzőnek. Az éves ellenőrzési jelentés - a hivatkozott törvényhely által kötelezően előírt formai és tartalmi követelményeknek megfelelően - az alábbiakat tartalmazza: 1) A belső ellenőrzés által végzett tevékenység bemutatását: 1.1. az éves ellenőrzési tervben foglalt feladatok teljesítésének értékelését; 1.2. a bizonyosságot adó tevékenységet elősegítő és akadályozó tényezőket; 1.3. a tanácsadó tevékenység bemutatását. 2. A belső kontrollrendszer működésének értékelését ellenőrzési tapasztalatok alapján: 2.1. a belső kontrollrendszer szabályszerűségének, gazdaságosságának, hatékonyságának és eredményességének növelése, javítása érdekében tett fontosabb javaslatokat; 2.2. a belső kontrollrendszer elemeinek értékelését. 3. Az intézkedési tervek megvalósításáról szóló tájékoztatást. Fentiek alapján az alábbi határozati javaslatot terjesztem a Tisztelt Képviselő-testület elé: HATÁROZATI JAVASLAT Vecsés Város Önkormányzatának Képviselő-testülete úgy dönt, hogy a 2012. évi belső ellenőrzési jelentést elfogadja. Felelős: Szlahó Csaba polgármester Határidő: azonnal Vecsés, 2013. május 17. Mohainé Jakab Anikó jegyző Melléklet: éves ellenőrzési jelentés
ÉVES ELLENŐRZÉSI JELENTÉS 2012.
Vezetői összefoglaló: A költségvetési szervek belső kontrollrendszeréről és belső ellenőrzéséről szóló 370/2011. (XII. 31.) Kormányrendelet (továbbiakban: Bkr.) előírja éves ellenőrzési jelentés elkészítését. A jelentés elkészítésére és tartalmi elemeire vonatkozóan a kormányrendelet 48. -a részletes szabályozást tartalmaz. A 2012. éves belső ellenőrzési jelentés a hivatkozott törvényhely szerint készült. A belső ellenőrzési feladatok ellátásával megbízási szerződés alapján, az ELE-CASH Kft. lett megbízva. A társaság részéről a munkát végző belső ellenőr Elekes Mária, kamarai tag könyvvizsgáló. A 2012. évre vonatkozó belső ellenőrzési ütemtervet a 2011. október 25-i Képviselőtestületi ülésen hozott 265/2011. (X. 25.) számú határozattal fogadta el a testület. Az ütemterv szerint 2012. évben elvégzendő vizsgálatok kiterjedtek az előző évi ellenőrzések hasznosulásának utóellenőrzésére, a költségvetési beszámoló készítésének folyamatára, az intézmények szabályszerű működésének vizsgálatára, a közbeszerzési eljárások előírásainak betartására, a kötelezettségvállalás rendjére és a civil szervezetek támogatásának szabályszerűségének vizsgálatára. Az ütemtervben kitűzött feladatok terv szerint megvalósultak. Soron kívüli ellenőrzésre került sor a VETÜSZ Kft-nél, ahol a számlázási gyakorlat szabályszerűségét vizsgáltam. Az éves ellenőrzési terv megvalósulását gátló tényező nem volt. Az ellenőrzések során büntető-, szabálysértési, kártérítési, illetve fegyelmi eljárás megindítására okot adó cselekmény, mulasztás, vagy hiányosság gyanúja nem merült fel. A személyi feltételekre vonatkozóan az államháztartásról szóló 2011. évi CXCV. törvény 70. -a rendelkezik, mely kimondja: (4) A költségvetési szervnél belső ellenőrzési tevékenységet csak az államháztartásért felelős miniszter engedélyével rendelkező személy végezhet. A törvény előírja továbbá, hogy a belső ellenőrzést végző személynek szerepelnie kell a minisztérium által vezetett nyilvántartásban és rendszeresen részt kell vennie a kötelező szakmai továbbképzéseken, melyekről igazolást kap. A megbízott belső ellenőr a törvényi feltételeknek maradéktalanul megfelel. A belső ellenőr szervezeti és funkcionális függetlensége a Bkr. 18-19. -a szerint biztosított volt, a belső ellenőr nem vett részt olyan tevékenység ellátásában, mely a költségvetési szervezet operatív működésével kapcsolatos. Összeférhetetlenségi eset nem volt. A belső ellenőrzés tárgyi feltételei adottak voltak. A belső ellenőr az anyaggyűjtést a Polgármesteri Hivatal épületében, megfelelő körülmények között, támogatott informatikai környezetben végezte. A belső ellenőrzési mappák, jogszabályok tárolására a Hivatal épületében van lehetőség. Számítógéppel a belső ellenőrzéshez a megbízott rendelkezik. Amikor a munkavégzés az önkormányzat intézményeiben is szükséges volt, a tárgyi feltételekkel akkor sem volt probléma.
A belső ellenőr a tanácsadói tevékenység során részt vett a belső kontrollrendszer elemeinek tesztelésében, a munkakörök és a feladatok összehangolásában. A belső kontrollrendszer szabályszerűségének, gazdaságosságának, hatékonyságának és eredményességének növelése és javítása folyamatos tevékenységet jelent. A belső kontrollrendszer szabályszerűségének megítéléséhez a kontrollkörnyezet értékelése az elsődleges feladat. A hivatal és az intézmények működtetését a törvényi keretek által meghatározott rendeletek és alkalmazott szabályzatok mentén lehet eredményessé tenni. A belső kontroll kézikönyv elkészítése egységes keretet teremtene a munkavégzéshez. A gazdaságossági követelmény az erőforrások optimális kihasználtságát jelenti. A munkakörökhöz rendelt konkrét feladatok és a folyamatba épített kontrollpontok, valamint a felelősség meghatározása a szabályozottság vizsgálata során többször előtérbe került. Az ellenőrzések során a belső kontrollrendszer fejlesztésére vonatkozó javaslatokat folyamatos konzultáció keretében megvitattuk. A belső ellenőrzésekről készített jelentések hasznosulását, a megállapítások hatására készített intézkedési tervek végrehajtását utóvizsgálat keretében be kell építeni az éves munkába. Összességében megállapítottam, hogy az éves belső ellenőrzési jelentés a következő részletezésekkel tartalmazza mindazokat az előírt tartalmi elemeket, amik szükségesek az éves munka bemutatásához. Részletes jelentés: 1. A belső ellenőrzés által végzett tevékenység bemutatása: 1.1. Az éves ellenőrzési tervben foglalt feladatok teljesítésének értékelése: Vecsés Város Önkormányzatának Polgármesteri Hivatalában (továbbiakban PH) a belső ellenőrzést megbízási szerződéses jogviszonyban álló cég látja el. A munkát a PH épületében, egyeztetett időpontokban, a megbízott cég képviseletében eljáró belső ellenőr végezte. 1.1.1. A tárgyévi éves ellenőrzési terv teljesítése, az ellenőrzések összesítése: Az ellenőrzés címe, tárgya: Az ellenőrzés célja Az ellenőrzés módszere Az előző évi ellenőrzések Az ellenőrzések hasznosulásának Dokumentációs utóvizsgálata Tárgya: előző év jelentései alapján tett intézkedések megítélése. vizsgálat, interjú. A 2011. évi zárszámadás ellenőrzése Tárgya: zárszámadási rendelet és mellékletei. A mérlegsorokat alátámasztó A zárszámadás összeállítása megfelelt-e a 249/2000. (XII.24.) a költségvetési szervek beszámolási és könyvvezetési sajátosságairól szóló Korm. ellenőrzése
leltárak. Intézmények pénzügyiszámviteli szabályszerűségi ellenőrzése Tárgya: az intézmények pénzügyi irányítási és operatív működési tevékenysége a kapcsolódó dokumentumok alapján Civil szervezetek támogatásának ellenőrzése. Tárgya: a 2012. évi elszámolások Közbeszerzési eljárások ellenőrzése. Tárgya: az analitikus nyilvántartások Kötelezettségvállalás gyakorlatának ellenőrzése. Tárgya: analitikus nyilvántartások. A 2011. évi kötött felhasználású állami normatívák tényleges alakulása Tárgya: a kapcsolódó analitikák ellenőrzése rendeletben foglaltaknak. Annak értékelése, hogy az intézményi gazdálkodás szabályszerűsége biztosított-e a költségvetés végrehajtása során. A támogatások elszámolása megfelelt-e a vonatkozó rendeletben foglaltaknak. A közbeszerzések lefolytatása a törvényi szabályozásnak megfelelően alakult-e. A nyilvántartások vezetése szabályszerű volt-e. A 2011. évi kötött felhasználású állami normatívák költségvetési beszámolóban való elszámolása. ellenőrzése ellenőrzése, interjú ellenőrzése. ellenőrzése, interjú. ellenőrzése, interjú Az éves ellenőrzési tervben meghatározott vizsgálatok ütemezés szerint alakultak. A vizsgálatokat folyamatosan változó jogszabályi környezetben kellett végrehajtani, mivel az államháztartás rendjéről szóló törvény és a végrehajtásáról rendelkező kormányrendelet is többször módosult. 1.1.2. Az ellenőrzések során büntető-, szabálysértési, kártérítési, illetve fegyelmi eljárás megindítására okot adó cselekmény nem történt, mulasztás vagy hiányosság gyanúja kapcsán nem kellett jelentést készíteni. 1.2. A bizonyosságot adó tevékenységet elősegítő és akadályozó tényezők: Vecsés Város Jegyzője megbízási szerződést kötött a belső ellenőrzési tevékenység ellátására az ELE-CASH Kft. néven bejegyzett könyvvizsgáló társasággal. A társaság részéről a munkát végző belső ellenőr kamarai tag könyvvizsgáló, az Áht. 70. (4) bekezdésében meghatározott engedéllyel rendelkező, regisztrált belső ellenőr. A megállapodás szerint, egyeztetett időpontban a PH biztosított helyiséget a munkához. A munkavégzés anyaggyűjtés része a Hivatalban és az intézményekben történt, a jelentések összeállítása illetve a szükséges szakmai előkészítés a megbízott
irodájában. A tárgyi feltételek minden esetben megfelelőek voltak, az ellenőrzéseket akadályozó tényező nem merült fel. A belső kontrollrendszerre és belső ellenőrzésre vonatkozóan az év során az NGM kiadott módszertani útmutatókat, melyek segítették a belső ellenőrzés szakmai munkáját. A Hivatalban megbízást teljesítő belső ellenőr BEMAFOR tagként folyamatosan részt vesz a munkaanyagok véleményezésében. A Hivatal és az intézmények dolgozóival az ellenőrzött területeken való együttműködés zökkenőmentes volt az év során. Az ellenőrzések arra irányultak, hogy segítségével a kontrolltevékenység erősödjön és a munkavégzés kockázati tényezői meghatározásra kerüljenek. A belső kontrollok megfelelő értékelése eredményeként a munkavégzés minősége javul, így segíti a bizonyosságot adó tevékenységet. Az elvégzett belső ellenőrzésekről a Bkr. előírásainak megfelelően nyilvántartást vezetünk. Az ellenőrzési dokumentumok megőrzése ellenőrzési mappákban gyűjtve történik, melyeket a Hivatal kijelölt helyiségében tárolunk. Itt megvalósul az adatok és dokumentumok szabályszerű, biztonságos tárolása. Az ellenőrzési tevékenység további fejlődésének záloga a szakmai képzéseken való folyamatos részvétel. 1.3. A tanácsadói tevékenység bemutatása: Tanácsadói tevékenységre vonatkozó szóbeli megállapodás szerint a belső ellenőr részt vett a belső kontrollrendszer elemeinek tesztelésében, a munkakörök és a feladatok összehangolásában. A munkáról a megbízót folyamatosan tájékoztattam. 2. A belső kontrollrendszer működésének értékelése ellenőrzési tapasztalatok alapján: 2.1. A belső kontrollrendszer szabályszerűségének, gazdaságosságának, hatékonyságának és eredményességének növelése, javítása érdekében tett fontosabb javaslatok: A belső kontrollrendszer szabályszerűségének megítéléséhez a kontrollkörnyezet értékelése az elsődleges feladat. A Hivatal és az intézmények működtetését a törvényi keretek által meghatározott és alkalmazott szabályzatok mentén lehet eredményesen folytatni. Erre vonatkozóan javasoltuk a belső kontroll kézikönyv elkészítését. A gazdaságossági követelmény az erőforrások optimális kihasználtságát jelenti. A belső kontrollrendszer gazdaságosságához javasoltuk a kontrollpontok kialakítását a munkafolyamatokhoz kapcsolni, hogy a működés során beépüljön az egyes munkakörök automatizmusába.
A belső ellenőr munkája és a jól működő vezetői ellenőrzés kölcsönösen kiegészíti és erősíti az ellenőrzési munka hatékonyságát. Eredményességének növelése a kommunikáció folyamatosságával biztosítható. Vizsgálat címe Megállapítás Következtetés Javaslat A költségvetési beszámoló szabályszerűsége Intézmények pénzügyi-számviteli szabályszerűségi vizsgálata. Civil szervezetek támogatásának vizsgálata. Közbeszerzések szabályszerű lefolytatásának ellenőrzése. Kötelezettségvállalás folyamatának szabályszerűsége ellenőrzése. A beszámoló készítése a törvényi feltételeknek megfelelt. A térítési díjak nyilvántartása, a belső szabályozottság karbantartást igényel. A támogatásra fordítható forrás szűkül, míg az igénylők száma nő. A feladatvégzés folyamata jól dokumentált. A folyamatba épített ellenőrzési pontok működnek. A beszámoló készítése során a belső kontrolltevékenység megfelelően kialakított. A pénzügyiszámviteli rend szabályozását a jogszabályváltozások függvényében kell aktualizálni. Hatékony elszámoltatási rendszert kell működtetni. A jelenlegi elszámoltatás folytatandó. A feladatmegosztás jelenlegi módja továbbra is alkalmas. Minden évben szükséges áttekinteni a kontrollkörnyezetet. A feladat- és felelősségi köröket, folyamatokat célszerűen meg kell határozni. Rendszeres monitoring szükséges a szervezeti célok megvalósításához. A belső szabályzatokat aktualizálni kell. Tovább erősítendő a belső kontrollkörnyezet. 2.2. A belső kontrollrendszer elemeinek értékelése: A bizonyosságot adó tevékenység végzése során a belső kontrollrendszer elemei közül a következők kerültek az ellenőrzés látóterébe: A kontrollkörnyezetet a költségvetési szervnél úgy kell kialakítani, hogy a szervezeti struktúra, a felelősségi, hatásköri viszonyok, a munkaerővel való gazdálkodás egyértelmű, áttekinthető legyen. A kontrollkörnyezet megfelelő működéséhez elengedhetetlenül szükséges a szabályzatok aktualizálása, az ellenőrzési nyomvonal kialakítása. A Hivatalnál ez a folyamat megfelelő ütemben zajlik. A beszámoló készítésének folyamatában nyomon követhető a felelősség és hatásköri megosztás. Az ellenőrzésnek a szabályszerű működést elősegítő, a kockázatokat feltáró szerepe során a kockázatkezelési rendszer áttekintése is feladata volt. A kockázatkezelés összekapcsolódik a kontrolltevékenységgel, mert
az biztosítja a kockázatok megfelelő kezelését. A kontrolltevékenység kiterjed a gazdálkodás folyamataira. Minden tevékenységre vonatkozóan szükség van a folyamatba épített, előzetes, utólagos és vezetői ellenőrzésre (FEUVE), melyhez kapcsolódó vizsgálat a támogatások elszámoltatásának ellenőrzése volt. A kötelezettségvállalás folyamata szabályozott, a kontrollpontok beépültek, a nyilvántartása azonban fejlesztést igényel. Ha a belső kontrollrendszer minden eleme tökéletesen működik, akkor az információs és kommunikációs rendszerelemből következően a kötelezettségvállalás folyamata a szerződéskötéstől kezdődően rögzítésre kerül a nyilvántartásban. A kontrolltevékenység (azon belül a FEUVE) megítéléséhez az intézmények pénzügyi, számviteli szabályszerűségének vizsgálata is képet adott. Az információs rendszer működése, a költségvetési beszámoló készítésének ellenőrzése során megfelelőnek bizonyult. A beszámolási szintek, határidők és módok világosan meghatározottak. A monitoring részeként a belső ellenőrzés is a belső kontrollrendszer eleme, mely az előző időszaki ellenőrzések hasznosulását utóvizsgálat keretében tekinti át. 3. Az intézkedési tervek megvalósítása: A PH vezetése folyamatosan tájékoztatást kapott és figyelemmel kísérte a belső ellenőrzés munkáját. Minden egyes vizsgálat befejezésekor az ellenőrzés megállapításai egyrészt megerősítették a Hivatal vezetését a vizsgált területek működésének helyes megítélésében, másrészt felhívták a figyelmet a hiányosságokra. Az ellenőrzésekről szóló jelentések megállapításai hatására, a hibák kijavítására a vizsgált egységek vezetői szükség szerint intézkedési tervet dolgoztak ki. Minden esetben megfelelő volt az ellenőrzött szervezetek és az ellenőrzés viszonya, az ellenőrzöttek elfogadták az ellenőrzés megállapításait a közös cél: a színvonalasabb munkavégzés érdekében. Az intézkedési tervben előírt feladatokat elvégezték. Az ellenőrzések során büntető-, szabálysértési, kártérítési, illetve fegyelmi eljárás megindítására okot adó cselekmény, mulasztás vagy hiányosság gyanúja nem merült fel. Vecsés, 2013. május 15. Elekes Mária belső ellenőr