(Ösztöndíj modul) S Budapest, 2002
Tartalomjegyzék NEPTUN_OSZTONDIJ Tartalomjegyzék 2 1. Általános ismertető 3 2. A rendszeradminisztrátori felület 4 2.1. Ösztöndíjlisták 4 2.2. Kifizetési listák 7 2.3. Jogcímek adatainak kezelése 9 3. A kari adminisztrátori felület 11 3.1. Ösztöndíjak felvitele, módosítása 11 3.1.1. Ösztöndíj felvitele minden kijelölt hallgatónak 12 3.1.2. Ösztöndíj felvitele egy hallgatónak 13 3.1.3. Ösztöndíj felvitele külső állományból 14 3.1.4. Ösztöndíjak módosítása 15 3.2. Ösztöndíjlisták 16 3.3. Kifizetési listák 17 3.4. Kifizetett tételek sztornózása 18 3.5. Jogcímek adatainak megtekintése 19 4. A hallgatói felület 20 5. Megjegyzések 21 5.1. Hibás utalások 21 5.2. Hibás jogcímmel felvitt tételek javítása 22 5.3. Hallgatói térítések teljesítése a juttatásokból 23 2. oldal
1. Általános ismertető NEPTUN_OSZTONDIJ Az ösztöndíj alrendszer feladata az intézmény által a hallgatóknak fizetendő különböző juttatások nyilvántartása, illetve a tárolt adatok alapján az aktuális kifizetési listák elkészítése. A rendszer az adott intézmény által fizetendő tételekkel foglalkozik csak, ezért a más forrásból származó ösztöndíjak itt történő tárolását nem támogatjuk. A rendszer alapját a kifizetési jogcímek alkotják. A jogcímekről a nevük mellet a pénzügyi adataikat (pénzügyi kódok, azonosítók, kik kaphatják) és a kifizetési dátumaikat tárolja a rendszer. Amikor az ösztöndíjat egy hallgatóhoz rendeljük (azaz meghatározzuk az adott hallgatónak az adott jogcímen fizetendő juttatást), akkor meg kell adnunk még a fizetendő összeget és azt, hogy ezt a hallgató melyik képzésen kapja (ez utóbbi akkor kap szerepet, ha a hallgató megszakítja az egyik képzésén a tanulmányait, és az oda tartozó tételeket törölni kell). Ekkor a program a kiválasztott jogcímnél megadott minden egyes kifizetési dátummal és a felhasználó által megadott összeggel létrehoz egy kifizetési tételt, ami majd a megfelelő időben aktivizálódni fog. Emiatt nagyon fontos, hogy meggyőződjünk a jogcímek adatainak helyességéről, mielőtt a hallgatók kifizetési tételeit felvinnénk a rendszerbe. Amennyiben mégis hiba történik, akkor az utolsó fejezetben leírtaknak megfelelően lehet a problémákat orvosolni. A javítások megkönnyítése, illetve a kényelmes használat érdekében törekedni kell a csoportos, illetve a külső adatállományból történő adatbevitelre. Az ösztöndíjakat a kari adminisztrátorok rendelhetik az egyes hallgatókhoz. Ez alapján a kifizetési listákat is ők, vagy pedig a rendszeradminisztrátorok készítik el. A kifizetési listák véglegesítése után a bankoknak szóló utalási állományok elkészítése a rendszeradminisztrátorok feladata. 3. oldal
2. A rendszeradminisztrátori felület Ez a felület szolgál az ösztöndíjak különböző szempontok szerinti szűrésére, a kifizetési listák elkészítésére, valamint az ösztöndíjakkal kapcsolatos pénzügyi paraméterek beállítására. 2.1. Ösztöndíjlisták Ezen a felületen lehet megadni, hogy az elkészítendő listába milyen tételek kerüljenek bele. A Keresési intervallummal a tételek esedékessége alapján szűrhetünk, a Tételek listázása részben pedig a típusuk alapján. Ezek a következők lehetnek: Teljesített tételek: A hallgató számára már elutalt tételek. Teljesítetlen tételek: A hallgató számára előírt, de még el nem utalt tételek. Törölt tételek: A hallgató számára előírt, de később visszavont (törölt) tételek. Sztornózott tételek: A hallgató számára átutalt, de később általa visszafizetett tételekről szóló igazolás. A Lista alanyai azt mondja meg, hogy ki(k)nek szóló tételek kerüljenek listázásra. Az első pontot választva minden olyan hallgató tételeit megkapjuk, akiket az ezt megelőző képernyőn kijelöltünk. A második pontban a kijelöltek közül választhatunk ki egyet, a harmadikban pedig egy csoportot (kar, képzés, évfolyam, tankör) adhatunk meg. Végül pedig szűrhetjük a tételeket a jogcímük szerint is. Ezt a Jogcímek gomb megnyomására megjelenő ablakon tehetjük meg. Az ablak a Windows-os programoknál már megszokott módon működik. 4. oldal
A Listázás gomb megnyomásakor a keresési szempontoknak megfelelő tételek listáját kapjuk meg. Itt tetszés szerinti tételt törölhetünk, a listát kinyomtathatjuk, illetve el is menthetjük. A Beállítások gomb hatására megjelenő ablakban a tételek, illetve a különböző szempontok szerint elkészített összesítések nyomtatását engedélyezhetjük, illetve tilthatjuk. 5. oldal
6. oldal
2.2. Kifizetési listák Ezen a felületen lehet az esedékessé vált ösztöndíjakat tartalmazó listákat elkészíteni. A szűrések az előző fejezetben látottakhoz hasonlóak, 4 eltéréssel: Csak olyan tételt lehet kifizetni, amelyik eddig még nem volt kifizetve, ezért a típusra nem lehet szűrni. A listába minden olyan tétel belekerül, amelyiknek az esedékessége megegyezik a lista zárásának dátumával (vagy megelőzi azt), és megfelel a többi szűrési feltételnek, ezért az esedékességre való szűrésnél nincs értelme alsó időkorlátot vizsgálni. A listába csak azok a hallgatók tételei kerülnek bele, akiknek a számlaszáma és az adószáma helyesen van megadva. A hibás tételek az adatok javítása után külső beavatkozás nélkül a következő listára. Külföldi hallgatóknál az adószám helyére az útlevél vagy a tartózkodási engedély számát kell írni. Az Előre elkészített lista ponttal pedig egy kicsit később foglalkozunk részletesebben. A Listázás során egy új gombot látunk a képernyőn, Véglegesít felirattal. Ennek segítségével adhatjuk a megjelenített tételeket a kifizetési listához (innentől a rendszer az érintett tételeket kifizetettnek tekinti). Ezeket a listákat az elkészítőjük és az elkészítés dátuma azonosítja, ez alapján lehet később az Előre elkészített lista pontban leválogatni őket. Ha ekkor nyomjuk meg a Listázás gombot, akkor képernyőn egy újabb gomb jelenik meg, Megsemmisít felirattal. Ezzel lehet a korábban jóváhagyott kifizetési listát megsemmisíteni, azaz az elemeit Teljesített állapotúból Teljesítetlen-né tenni (aminek következtében a tételek újra felvehetőek lesznek egy másik listába). Itt nincs lehetőség már a művelet jogosságának ellenőrzésére, ezért ezt a funkciót csak nagyon körültekintően szabad használni (pl. kerülni kell a már elutalt listák állapotának megváltoztatását, mivel ez után az érintett tételek még egyszer kifizetésre kerülhetnek). A Mentés gomb megnyomásával pedig elkészíthetjük azt az állományt, ami alapján a bank a tényleges utalásokat elvégzi. (Az utalásokról a rendszer visszajelzést nem kap, ezért az esetleges hibákat a rendszer keretein kívül kell lekezelni) 7. oldal
8. oldal
2.3. Jogcímek adatainak kezelése Mint arról már korábban szó volt, az ösztöndíj alrendszer egyik legfontosabb eleme a jogcímek kezelése. Ezen a felületen tekinthetjük meg a rendszerben tárolt jogcímek adatait. Egyetlen szűrési lehetőség van ezen az ablakon: választhatunk az összes jogcím megjelenítése és csak az aktív jogcímek megjelenítése közt. A jogcímek törlésére a Törlés gombbal van lehetőség. Amennyiben nincs olyan ösztöndíj tétel, ami a törlendő jogcímre hivatkozna, akkor ténylegesen törlődik, különben pedig csak töröltté nyilvánítja a rendszer. Ebben az esetben ha nem csak az aktív jogcímeket kérjük le, akkor a listában látható lesz, de olyan új kifizetési tételt már nem lehet létrehozni, ami erre hivatkozna. Az Adatok vagy az Új jogcím gombok megnyomásakor a következő ablak jelenik meg, ahol módosíthatjuk a már meglevő jogcímünk adatait, illetve létrehozhatunk egy új jogcímet. 9. oldal
Itt kell megadni a jogcím nevét, pénzügyi kódját, valamint azt, hogy melyik kar hallgatóinak szól. Amennyiben ez a mező üresen marad, akkor az adott jogcím minden kar által elérhető lesz. Ezután a kifizetési dátumokat kell megadni. Itt legalább egy, legfeljebb hat időpont bevitelére van lehetőség. Amennyiben valamilyen oknál fogva ennél többre lenne szükség (ami a jelenlegi rendszerben nem valószínű), akkor fel kell venni még egy jogcímet, és a Leírás mezőkben utalni kell a kapcsolatra (pl. Ösztöndíj 2/1, Ösztöndíj 2/2). Ilyen esetekben ügyelni kell arra is, hogy a hallgatókhoz mindkét jogcím hozzá legyen rendelve. 10. oldal
3. A kari adminisztrátori felület Ez a felület szolgál a hallgatók ösztöndíjaival kapcsolatos különböző műveletek (felvitel, módosítás, törlés, sztornózás, listázás) elvégzésére. Emellett lehetőség van az adott karon elérhető ösztöndíjjogcímek adatainak megtekintésére is. 3.1. Ösztöndíjak felvitele, módosítása Itt háromféleképpen vihetjük fel az adatokat: minden kijelölt hallgatóak, egynek a kijelölt hallgatók közül, vagy pedig egy külső.dbf állományból. A felvitel során esetlegesen előforduló hibák adatait a program a Hibaüzenetek ablakban megőrzi, megkönnyítve ezek későbbi javítását. 11. oldal
3.1.1. Ösztöndíj felvitele minden kijelölt hallgatónak A Minden kiválasztott hallgató pontot választva a korábban kijelölt hallgatók mindegyikéhez ugyanazt az ösztöndíjat rendelhetjük hozzá. Ehhez meg kell adni a jogcímet, a összeget és azt, hogy melyik képzésen kapják ezt az ösztöndíjat. Amennyiben valamelyik kijelölt hallgató nincs beiratkozva a kiválasztott képzésre, akkor erre a rendszer figyelmeztet, és azt a hallgatót átlépi. Ezt a módszert akkor érdemes használni, ha sok ember kapja ugyanazt az ösztöndíjat. 12. oldal
3.1.2. Ösztöndíj felvitele egy hallgatónak Az előző ponthoz hasonlóan kell megadni itt is az adatokat, de most nem rendelődik hozzá minden kijelölt hallgatóhoz az ösztöndíj, hanem csak ahhoz az egyhez, amelyik éppen ki van választva. A kiválasztott hallgatót a név mellett levő fel/le nyilakkal módosíthatjuk. 13. oldal
3.1.3. Ösztöndíj felvitele külső állományból Abban az esetben, ha a Kötegelt felvitel pontot választjuk, akkor a fizetendő ösztöndíjak adatait egy.dbf állományból olvassa be a rendszer. Az állománynak kötelezően kell tartalmaznia a következő 4 mezőt: OWNER: a jogosult hallgató azonosítója KEPZES: Annak a képzésnek a kódja, amelyiken a hallgató az ösztöndíjat kapja. JOGCIM: Az ösztöndíj jogcímének kódja (1. oszlop a jogcímek adatainál) VALUE: Az egyes kifizetések összege Amennyiben lehetőség van rá, akkor ezt a módszert használjuk, ugyanis itt a legkönnyebb az esetleges hibákat felderíteni, illetve módosítani. Az állomány a Neptunból kinyert adatok (pl. tanulmányi eredmények) feldolgozásával Excel-ből könnyen előállítható. 14. oldal
3.1.4. Ösztöndíjak módosítása Amennyiben a hallgatónak már van olyan teljesítetlen ösztöndíjtétele, mint amit éppen fel akarunk vinni (itt a rendszer a jogcímek egyezőségét vizsgálja), akkor erre a program figyelmeztet, és felajánlja ennek a módosítását az új adatok alapján. Ez természetesen csak a még függőben levő (teljesítetlen) tételekre vonatkozik, a már teljesítettekre nem. Emiatt abban az esetben, ha már történt a hibás összeggel kifizetés, akkor a különbözetet a függő tételek közt egyenletesen el kell osztani, vagy pedig egy külön jogcímen egyben kifizetni. Ugyanígy lehet eljárni abban az esetben is, ha az eredetileg kifizetett összeg több volt, mint amennyit ki kellett volna fizetni. 15. oldal
3.2. Ösztöndíjlisták Ezen a felületen a korábban (2.1.) már látott módon készíthetjük el a különböző szempontok szerinti ösztöndíjlistákat. 16. oldal
3.3. Kifizetési listák Ezen a felületen a korábban (2.2.) már látott módon készíthetjük el a kifizetési listákat. Itt nincs lehetőség előre elkészített listák megtekintésére, kezelésére mivel az csak rendszeradminisztrátorként végezhető el. 17. oldal
3.4. Kifizetett tételek sztornózása Itt van lehetőségünk arra, hogy a hallgató számára tévesen kifizetett ösztöndíjak visszafizetését rögzítsük a rendszerben. Az ösztöndíjak felviteléhez hasonlóan itt is meg kell adni a hallgatót, a sztornózandó jogcímet, az érintett képzést és az összeget. A program nem képes ellenőrizni, hogy a hallgató tényleg visszafizette-e a pénzt, ezt a sztornó tétel rögzítőjének kell elvégeznie. Az itt felvitt tételek negatív összeggel kerülnek be az adatbázisba, és így is lesznek figyelembe véve minden olyan esetben, amikor a hallgató számára átutalt pénz nagysága a kérdés (pl. az adóigazolások nyomtatásakor) 18. oldal
3.5. Jogcímek adatainak megtekintése Itt a korábban (2.3.) már látott felülettel találkozunk. Itt csak az aktív jogcímek adatai lehet megnézni (Adatok gomb), és ezeket sem lehet módosítani. 19. oldal
4. A hallgatói felület NEPTUN_OSZTONDIJ A hallgatónak ezen a felületen csak arra van joga, hogy a saját ösztöndíj tételeit megnézze. Emiatt (a korábban már látott módon) csak arra van lehetősége, hogy a tételek típusára és esedékességi időpontjára szűrjön. A Listázás gomb megnyomásakor a korábban már ismertetett, ösztöndíjtételeket tartalmazó lista jelenik meg: 20. oldal
5. Megjegyzések NEPTUN_OSZTONDIJ #$+k 5.1. Hibás utalások Jelenleg az ösztöndíj alrendszer nem kap visszajelzést arról, hogy az itt kezdeményezett utalásokat sikerült-e végrehajtani, ezért úgy tekinti, hogy minden utalás sikeres volt. Amennyiben mégis valami hiba történik, akkor azt kétféleképpen lehet orvosolni. Az első megoldás az, hogy a hiba okának elmúlása után a megfelelő intézményi számláról kézzel új utalást indítunk, de erről a rendszert nem értesítjük, a második pedig az, hogy a hibás tételt sztornózzuk, és egy másik, kifejezetten erre a célra létrehozott (egyetlen kifizetési időpontot tartalmazó) jogcímmel és a hibás tétel összegével újra felveszünk a hallgatónak egy kifizetési tételt. Ebben az esetben arra kell ügyelni, hogy ha a hallgatónak valamilyen oknál fogva már van egy ilyen (még ki nem utalt) tétele, akkor annak az összegével is meg kell növelni a létrehozandó tétel összegét, különben az a pénz a hallgató számára elveszik (hiszen ilyen javító tételből a jogcím beállításai miatt egyszerre csak egy lehet). 21. oldal
5.2. Hibás jogcímmel felvitt tételek javítása A gyakorlati felhasználás során többször előfordult, hogy a hallgatói juttatások felvitele után derült ki, hogy hibás adatokkal került rögzítésre a jogcím, amire a juttatásokat szánták. Ezen esetek többségében a hiba a legegyszerűbben az adatbázis közvetlen módosításával orvosolható, ezért ilyen esetekben mindig célszerű a support-tal felvenni a kapcsolatot. Van azonban egy tipikus hiba, ami helyben is könnyen korrigálható: amikor a jogcím úgy kerül rögzítésre, hogy még nem ismertek a kifizetési dátumok. Ekkor csak a kötelezően kitöltendő 1. dátum van megadva, emiatt a rendszer a többi időpontra nem is tud kifizetési tételt generálni. Amikor egy ilyen problémára derül fény, akkor a következőket kell tenni: - Fel kell venni egy olyan jogcímet, aminek a pénzügyi adatai megegyeznek a hibásan rögzített jogcímével, a neve olyan, hogy utal a hibás jogcímére, a kifizetési dátumai pedig a jó kifizetési dátumok (kivéve természetesen az elsőt, hiszen az már a hibás jogcímmel a hallgatókhoz lett rendelve. - Az eredeti hozzárendelést el kell végezni az új jogcímmel is. Emiatt szerencsésebb (könnyebben ellenőrizhető és reprodukálható) az az eset, ha az adatok egy előre elkészített adatállományból kerülnek be a rendszerbe (ekkor is ügyelni kell arra, hogy a jogcímre vonatkozó hivatkozást az eredetiről az újra módosítsuk). Szükség esetén (ha túl sok kézzel felvitt egyedi tétel van a rendszerben) lehetőség van arra is, hogy a support segítségével ezt a listát az adatbázisból közvetlenül is előállítsuk. Ugyanez a módszer használható akkor is, ha csak néhány kifizetési dátum maradt ki a jogcím felvitelekor. 22. oldal
5.3. Hallgatói térítések teljesítése a juttatásokból Több intézményben is felmerült az igény arra, hogy lehetőségük legyen a hallgatók által fizetendő térítések levonására a hallgatói juttatásokból még mielőtt azok kifizetésre kerülnek. Ez az igény érthető, és jogosnak is tűnhet, de ezt a jelenleg érvényes szabályozás ezt nem engedi meg, és ezért ezt a program sem támogatja. Két módon is lehetővé tehetjük azonban azt, hogy az itt felmerült igények kezelését. Mindkét esetben szükség van a gyűjtőszámlás rendszer bevezetésére és használatára. A hallgatók által jóváhagyott összegek mindkét esetben a gyűjtőszámlára kerülnek (abban az esetben, ha egyszerre több bank is nyújt ilyen szolgáltatást, akkor bankonként szétválogatva), ahonnan a megfelelő pénzügyi műveletek (esetleg automatikus) elvégzése után visszajut az egyetem számlájára. Most akkor nézzük a két változatot: Az első változat az, amikor a hallgató egy konkrét összeget nevez meg, ami az ösztöndíjak utalásakor a gyűjtőszámlára kerül. Ezt akkor érdemes használni, ha az adott intézmény nem használja a pénzügyi alrendszer leírásában ismertetett (a pénzügyi kötelezettségek előírására vonatkozó) módszert. Ekkor ugyanis a rendszer nem tudja meghatározni a szükséges összeg nagyságát, ezért ezt az információt a hallgatóktól kell megkapnia. A második változat akkor használható, ha a rendszerben vannak előre meghatározott ( kiírt ) fizetési tételek. Ekkor a rendszer a hallgató egyenlege, valamint a hallgató által ösztöndíjból automatikusan térítendő -nek megjelölt tételek alapján meghatározza, hogy milyen összegnek kell a gyűjtőszámlára kerülnie (ez a funkció jelenleg nem része a kibocsátott rendszernek). Ebben az esetben is szükség van a hallgatók beavatkozására, mivel nekik kell kezdeményezni ezt az utalást is, az általuk kiválasztott tételek megjelölésével. A legkényelmesebb megoldás természetesen a két módszer párhuzamos alkalmazása, de erre csak akkor van lehetőség, ha a rendszerben az kiírt tételekre vonatkozó adatok mindig naprakészek. A pénzügyi rendszer gyűjtőszámlás részének működtetésére akkor is lehetőség van, ha nem áll mögötte valódi gyűjtőszámla, csak ösztöndíjból történő (virtuális) utalások. Ekkor az érintett összeget (ami nem kerül tényleges elutalásra) valamilyen módon (pl. külön alszámlán) el kell különíteni a későbbi felhasználásig, létre kell hozni a rendszerben egy fiktív bankot, és az ösztöndíjakat kezelő alrendszer által létrehozott megfelelő utalási adatállományt kell ennek bemenetül megadni. Ez által az érintett hallgatóknak érvényes egyenlege lesz, aminek a terhére a már említett módon különböző pénzügyi műveleteket végezhetnek. Ezek alapján később generálódik egy utalási adatállomány, ami alapján az elkülönített ösztöndíjösszeg terhére el lehet végezni az utalásokat (ezek valószínűleg csak egy másik egyetemi alszámlára kerülnek át, de nem lehet kizárni a hallgatók saját számlájára történő utalásokat sem). Az ilyen tranzakciók elvégzéséről azonban a rendes gyűjtőszámlákhoz hasonlóan értesíteni kell a rendszert. Így mindig naprakész képet kaphatunk a hallgatói befizetésekről, illetve az elkülönített összeg felhasználásáról is. 23. oldal