23. Nyilatkoztatás A nyilatkoztatás, mint eljárás a dolgozók egyenkénti nyilatkozatainak felvitele a rendszerbe, ahol a dolgozó nyilatkozik, hogy milyen cafeteria elemet kíván a tárgyévben igénybe venni és milyen összegben. A nyilatkoztatás végeredménye egy PDF dokumentum, a szükséges nyomtatványokkal. Ha a bejelentkezett felhasználó több céget kezel, elsőként a céget kell kiválasztania, ahol a nyilatkoztatást végzi. Ha a bejelentkezett felhasználó csak egy cég kezelésére jogosult, vagy a Cég/Év kiválasztása menüpontban már választott céget, akkor a fenti lépés kimarad, rögtön a dolgozó kiválasztása jelenik meg. Ha a felhasználó kiválasztotta a céget, szintén a dolgozó kiválasztása következik. A kiválasztott dolgozó adatai megjelennek, ahol a cafeterián belüli és kívüli elemekre vonatkozó összeg, hónap adatok, valamint az egyéb szükséges pénztár, illetve rokonok adatai rögzíthetők vagy módosíthatók. Ha a dolgozó alapadatai hibásak vagy hiányosak, a dolgozó alapadatainál található Adatmódosítás gombra kattintva a dolgozó adatmódosító oldala jelenik meg, ahol a szükséges módosítás elvégezhető. Az Adatok mentése gomb segítségével az adatok rögzítésre kerülnek, majd a Vissza a nyilatkoztatáshoz gomb használatával térhetünk vissza nyilatkoztató képernyőre. 2011.01.05 1. oldal
A dolgozó jogosultságának kezdetéből és az éves/havi keretösszegből, valamint a beírt felhasznált összegekből a rendszer automatikusan és folyamatosan kiszámítja a fennmaradó összeget. FIGYELEM! Negatív összeg esetén a nyilatkozatok nyomtatása nem megengedett. A negatív összeget a rendszer feltűnő felirattal és háttérrel jelzi, és az Adatok mentése és nyomtatás gombot letiltja. Az adatok mentése és nyomtatása abban az esetben lehetséges, ha a bevitt adatok alapján az éves keretből fennmaradó összeg értéke 0 és -5 Ft között van. A mentés bármikor lehetséges. Az egyes elemek kitöltése egyszerű, egy adott hónapba beírt összeget az aktuális hónapot követő hónapokhoz a rendszer automatikusan beírja. Példa: Ha például melegétel utalványt kell adni a dolgozónak március és szeptember közötti hónapokra, ez két lépésben megtehető, elsőként írja be az összeget március hónapra, ennek hatására a rendszer kitölti decemberig. Második lépésként októberre írjon be nullát, a rendszer az október-november-december hónapokat nullával tölti fel. Így hét mező kitöltése helyett két mező kitöltésével elértük a kívánt célt. Olyan esetekben, ahol a teljes évre azonos összeget kell beírni, elegendő a januárt kitölteni, a rendszer automatikusan feltölti az összes hónapot, így 12 mező kitöltése helyett elegendő egyet kitölteni, így jelentősen felgyorsul az adatok rögzítése. Az egyes cafeteria elemek közül csak az jelenik meg, amely az adott cégnek a dolgozóhoz rendelt cafeteria csoportjához engedélyezve van. Az elem megnevezése melletti kérdőjel fölé húzva a kurzort, egy felugró szöveges buborékban megjelenik az elem rövid leírása. 2011.01.05 2. oldal
A költség oszlopban jelenik meg a munkavállaló cafeteria keretét terhelő költség. A példában úgy állítottuk be a cafeteria csoportnál, hogy az összes bért terhelő adó és járulék, az adómentes értékhatár feletti összes járulék, továbbá az utalványok adminisztrációs költsége (5%) a munkavállalót terheli. Alkalmazott színjelölések a megjelenő felületen: Piros: Az adott hónap adatai lezárásra kerültek. Szürke: Az adatok módosítása nem lehetséges. Kék: Az adott sor összesen értéke (módosítása nem lehetséges). Sárga: Kötelezően választandó elem. Egyes elemeknél több adat szükséges, mint a havi összegek. Ezeknél az elem megnevezése egy gombon látható, és a hónap mezők szürke háttérrel, csak olvasható formátumban jelennek meg. Ezeknél az elemeknél a gombra kattintva egy új oldal jelenik meg, ahol a szükséges adatok felvihetők. Ezek az adatok alapvetően két csoportba sorolhatók: Iskolakezdési támogatás (Suli csekk) és Üdülési csekk, továbbá az Ajándék utalvány Önkéntes nyugdíjpénztárak és Egészségpénztárak és a különböző utalványok Az első esetben, mivel az utalványok közeli hozzátartozóknak is adhatók, meg kell adni a közeli hozzátartozó adatait, akik részére az utalványt a dolgozó kéri. Természetesen saját magának is kérhet, ez esetben a rokonsági foknál a saját megjelölést kell alkalmazni. 2011.01.05 3. oldal
Az iskolakezdési támogatás (Suli csekk) esetén a törvényi előírásoknak megfelelően, a lakcím mezők módosítása nem lehetséges, míg Üdülési csekk esetén igen. Itt kell továbbá megadni az egyes hónapokra az összeget is. A kiválsztott munkavállalónál megváltoztathatjuk az adott utalvány szolgáltatóját is. Alapbeállításként a cég alapértelmezett szolgáltatója jelenik meg, de előfordulhat olyan élethelyzet, hogy a munkavállaló ezt nem tudja felhasználni, ezért ettől el kell térni. A későbbiekben a havi riportok illetve rendelések ennek megfelelően fognak elkészülni. Az Új hozzátartozó rögzítése gombbal új, üres elem jelenik meg, amelyben a hozzátartozó adatai kitölthetők. Amennyiben új hozzátartozót kíván létrehozni, minden egyes új hozzátartozó adatainak rögzítése után végezzen mentést! A Hozzáadom gomb előtt található legördülő listából a már rögzített hozzátartozó választható ki. Az Adatok mentése gomb segítségével az adatok rögzítésre kerülnek, majd a Vissza a nyilatkoztatáshoz gomb használatával térhetünk vissza nyilatkoztató képernyőre. Egy fontos újdonságra szeretnénk felhívni a figyelmet! Ügyfeleinknél gyakran előfordul, hogy az internet-támogatást azért nem tudta igénybe venni valaki, mert a házastársa nevére szólt a számla, vagy olyan szolgáltatónál volt szerződése, aki a cég által biztosított internetutalványokat nem fogadta el. Ezen helyzetek kiküszöbölésére már amennyiben a cafeteriaszabályzat ezt megengedi az alábbi választási lehetőséget biztosítja a rendszer: 2011.01.05 4. oldal
Itt lehetőségünk van a céghez alapértelmezésben rendelt utalványszolgáltató megváltoztatására illetve arra, hogy a konkrét munkavállalóhoz számlás elszámolást rendeljünk. Természetesen a cég többi munkavállalója továbbra is az alapértelmezett beállítás szerint kapja majd az utalványokat, de a példában szereplő munkavállaló a havonta leadott számlája alapján részesül a juttatásban. Amennyiben ezt a megoldást választjuk, akkor a havi utalványrendelésben ennek a munkavállalónak a havi összege nem fog szerepelni az utalványrendelések között. Ugyancsak lehetőség van arra, hogy a házastárs adatait adjuk meg. Ez a funkció ugyanazt eredményezi, mint például az Ajándékutalvány vagy Üdülési csekk esetében. FIGYELEM! Minden új hozzátartozó rögzítése után menteni kell az adatokat és csak a mentés után lehet újabb hozzátartozót létrehozni. Ellenkező esetben az adatok nem kerülnek rögzítésre. A második esetben (pénztáraknál) más adatok kitöltése szükséges. 2011.01.05 5. oldal
Ez esetben a Belépés-t jelöltük meg. Ha a dolgozó már tag egy pénztárban és ugyanazt a pénztárt választja, akkor megjelölendő a Tag. Ha pedig új pénztár választására kerül sor, akkor az Átlépés-t kell megjelölni. A pénztár kiválasztása a Támogatott pénztárak és a Nem támogatott pénztárak legördülő lista segítségével történik. A kiválasztást követően a program automatikusan megjelöli a Tag, Belépés vagy Átlépés egyikét a jelenlegi és a választott pénztár alapján, mely felülbírálható. Támogatott pénztárak-ból történő kiválasztás esetén a belépési nyilatkozat automatikusan kitöltésre kerül, míg a Nem támogatott pénztárak-ból történő kiválasztás esetén a bizonylatokat egyénileg kell beszerezni és kitölteni. Meg kell adnunk továbbá a havi díjakat. A rendszer folymatosan figyeli a az éves/havi fennmaradó keretekkel, valamint a pénztárnál adható minimális tagdíj összegével. A pénztár megadásánál kiválaszthatók az adott szolgáltatást nyújtó pénztárak. A havi összegek kitöltése megegyezik a nyilatkoztatás ablaknál leírtakkal. Az összegek beírásánál használt színjelölések: Szürke: Az adatok módosítása nem lehetséges, mert az adott hónap adatai lezárásra kerültek. Fehér: A korábban elmentett adatok megjelenítése. Zöld: A beírt összeg megfelelő, mert a minimális tagdíjnál nagyobb és az adómentesen adható havi maximális összegnél kisebb. 2011.01.05 6. oldal
Sárga: A beírt összeg a minimális tagdíjnál kisebb. (A minimális tagdíj háttere is ilyen színű lesz.) Kék: Az adott sor összesen értéke (módosítása nem lehetséges). Piros: A beírt összeg az adómentesen adható havi maximális értéknél nagyobb. (A Havi max., valamint keret túllépése esetén az Éves keretből vagy a Havi keretből fennmaradó összeg háttere is ilyen színű lesz.) Az Adatok mentése gomb segítségével az adatok rögzítésre kerülnek, majd a Vissza a nyilatkoztatáshoz gomb használatával térhetünk vissza nyilatkoztató képernyőre. FIGYELEM! Ha a nyilatkoztatás valamilyen oknál fogva félbeszakad, vagy 5-10 percnél tovább szünetel, célszerű az adatokat elmenteni az Adatok mentése gomb használatával, ugyanis a rendszer biztonsági okokból 5-10 perc inaktivitást követően a felhasználót kilépteti, így a nem mentett adatok elveszhetnek. Amennyiben a cégnél cafeterián kívüli keretek is rendelkezésre állnak, akkor lehetőségünk van ezen elemekre szánt összegek rögzítésére. A nyilatkoztatás végén található pipálási lehetőségek jelentése a következő: A dolgozó az adatainak marketing célú kezeléséhez hozzájárul: a dolgozó hozzájárulását adja adatainak átadását 3. fél részére marketing célú felhasználáshoz. Aláírások rendben: a nyilatkozat kinyomtatását követően az aláírások megtörténnek. Hozzátartozók adatai rendben: a dolgozó hozzátartozójának a szükséges adatai rögzítésre kerültek. 2011.01.05 7. oldal
Hozzátartozók nyilatkozatai lefűzve: a dolgozó a hozzátartozójához szükséges nyilatkozatot aláírás után visszahozta és az lefűzésre került. Teljes dokumentáció aláíratlan: a dolgozó nyilatkoztatása után a szükséges dokumentumok kinyomtatása megtörtént, de aláírásuk a dolgozó távolléte miatt egy későbbi időpontban fog megtörténni (pl.: telefonon keresztül nyilatkozott, mert jelenleg külföldön tartózkodik). Az Üres nyilatkozat nyomtatása gomb segítségével lehet a dolgozó alapadataival és keretével kitöltött üres nyilatkoztató lap nyomtatása, melyen az összes választható elem megjelenik üresen, összeg nélkül. A Következő év nyilatkoztatása gomb segítségével a nyilatkoztatás folyamata ismételhető meg az aktuális évet követő évre, amennyiben a cégnél a szükséges beállítások megtörténtek. Az Adatok mentése gomb segítségével lehet az aktuálisan kitöltött nyilatkozatot menteni, hogy megelőzzük az esetleges adatvesztést. Az Adatok mentése és nyomtatás gombbal a dolgozó választása elmenthető, és egy külön ablakban jelenik meg az összes, a rendszer által előállítható nyilatkozat. A nyilatkozatok megnyitásához és nyomtatásához szüksége lesz Adobe Acrobat-reader programjára. Amennyiben nincs a gépén telepítve, ingyenesen letöltheti az alábbi linkről: http://get.adobe.com/reader/?no_ab=1 Itt látható egy nyilatkozat első oldala, természetesen fiktív adatokkal. Egy dolgozónak a kiválasztott elemektől függően 1-20 oldalnyi nyomtatványa készül el. Újdonság: a korábbi verzióhoz viszonyítva, hogy a különböző utalványok igénylésének adatait is további oldalon kell bevinni (csakúgy, mint például a pénztárak vagy az Üdülési Csekk igénylését), ugyanis az Utalvány-szolgáltatók, illetve a címletezés részletezése (jelenleg csak a Sodexo Motivációs Rendszerek felé) szükségessé teszi ezt: A Sodexo Motivációs Rendszerekkel kötött megállapodásunk alapján 2010 októberétől lehetőséget kínálunk Tisztelt Ügyfeleinknek arra, hogy az eddigi manuális utalványrendelések helyett teljesen automatikusan, on-line tudják utalványrendeléseiket eljuttatni a 2011.01.05 8. oldal
Sodexohoz. Ehhez az utalvány-típusú juttatások választásakor további részletek megadása, illetve az igényelt havi értékek címletezése szükséges: A Cég-elem lapon beállított utalványtípusnak megfelelően lehetőség van STANDARD, PERSZO, RAGTOMB típusú kiszerelések rendelésére: Példa 9.600 Ft értékű STANDARD csomagok igénylésére Példa 9.600 Ft értékű PERSZO csomagok igénylésére automatikus címletezéssel 2011.01.05 9. oldal
Példa 9.600 Ft értékű PERSZO csomagok igénylésére kézi címletezéssel 2011.01.05 10. oldal
2011.01.05 11. oldal