PERSONline-NEXON\cafe Dolgozói önkiszolgáló modul

Átírás

1 BÉREN KÍVÜLI JUTTATÁSOK PERSONline-NEXON\cafe Dolgozói önkiszolgáló modul FELHASZNÁLÓI LEÍRÁS V.7.02

2 Bejelentkezés... 3 A képernyő szerkezete... 4 Időkorlátozás... 5 A program felépítése, funkciói... 5 Cafeteria szabályzat... 5 Információ... 5 Súgó... 6 Nyilatkozatok létrehozása, kezelése... 6 Új nyilatkozat rögzítése: juttatási csomag kiválasztással Új nyilatkozat rögzítése: elemek kiválasztásával Juttatási elem rögzítése Juttatási elem módosítása Juttatási elem törlése Nyilatkozat módosítása Nyilatkozat törlése Nyilatkozat lezárása Nyilatkozat nyomtatása Folyószámla Kilépés Visszalépés a Főmenüre Oldal

3 Bejelentkezés A personline az Internet Explorerben a kihirdetett url-cím megadásával érhető el. A personline felületre mindenki saját felhasználó nevével és jelszavával jelentkezhet be. A felhasználó név és a jelszó beírása után, a Bejelentkezés gombra kattintva érhető el a Personline felület. A felületen a nexcafé Cafeteria menüpontot választjuk. 3 Oldal

4 A képernyő szerkezete Visszalépés a Főmenübe Kilépés Panel összecsukása Kilépésig hátralévő idő Bejelentkezett felhasználó Súgó Menü A képernyőn látható a megnyitott oldal címe, a dolgozó eddigi nyilatkozatai időrendi sorrendben. A bal oldali sávban található a program menüsora. A képernyő jobb felső sarkában megjelenik a bejelentkezett felhasználó neve, a kilépésig hátralévő idő számlálója valamint itt érhető a felület kezelését segítő Súgó. A - Panel összecsukása gombbal a bal oldali menü egy keskeny sávvá csukható össze. Ez esetben a képernyőn a menühöz tartozó ikonos gombok maradnak fenn, így a képernyő terület nagy része a tényleges adatok megjelenítésére használható. Panel összecsukása A - Panel kinyitása gomb hatására a képernyő a teljes méretre ugrik vissza. 4 Oldal

5 Panel kinyitása A Panel összecsukása/kinyitása gombok használatával a tartalom megjelenítés a támogatott képernyő felbontásnál kisebb (pl. 1024x768 vagy a 800x600 felbontású) képernyők esetén is megfelelő. Időkorlátozás A program időkorlátozási funkcióval rendelkezik, a meghatározott idejű inaktív állapotot követően automatikusan kilép. A kilépésig még hátralévő idő a képernyő jobb felső sarkában látható. Az automatikus kilépéskor a program az utolsó mentett állapotot tárolja. A program felépítése, funkciói Cafeteria szabályzat Cafeteria szabályzat Kiválasztása után egy új böngészőablakban megnyitható a cég cafeteria szabályzata. A szabályzat ki is nyomtatható. Információ A cafeteria adminisztrátor elérhetősége - Név, Telefonszám, cím- tekinthető meg, akihez a cafeteriával kapcsolatos kérdésekkel fordulhat a dolgozó. 5 Oldal

6 Információ Biztonságtechnikai megfontolásokból a webes címeket "Elkódolva" jelenik meg. Ha erre az elkódolt formára ráhúzzuk a kurzort, akkor az címet átalakítja normál címmé. Rákattintva, pedig az alapértelmezett levelezővel egy üres levelet hoz létre. Súgó A képernyő jobb felső sarkában érhető el a dolgozói önkiszolgáló felület cafeteria rendszer súgója. Súgó A Súgó részletesen bemutatja a felületen elérhető funkciókat és használatukat. Nyilatkozatok létrehozása, kezelése A Nyilatkozatok funkció gomb alatt Új nyilatkozat gombra kattintva lehet nyilatkozatot létrehozni. 6 Oldal

7 Új nyilatkozat létrehozása Amennyiben az adminisztrációs felületen beállításra került, hogy a nyilatkozás megkezdésének előfeltétele az elfogadó nyilatkozat kitöltése, ez esetben a dolgozói önkiszolgáló felületen a nyilatkozat kitöltés az alábbi módon változik: Az elfogadó nyilatkozat kitöltése az új (adott keretidőszakra vonatkozó) cafeteria nyilatkozat létrehozásához kapcsolódó művelet, annak első lépése. 7 Oldal

8 Nyilatkozati pont Válasz kijelölése Tárgyévi támogatás adatai Az Elfogadó nyilatkozati képernyőn megjelennek a cég által meghatározott nyilatkozati pontok, melyre a dolgozónak az abban foglaltak szerint a megfelelő válasz kijelölésével kell nyilatkoznia. Amennyiben a dolgozó más munkáltatónál már részesült a nyilatkozati pontban hivatkozott cafeteria juttatásból, ez esetben itt tud nyilatkozni az adott évre vonatkozó támogatás mértékéről és a juttatás idejéről. Az egyes nyilatkozati pontok kitöltése után a képernyő alján szereplő pontja elfogadottá. pont bejelölésével válik ezen nyilatkozat valamennyi nyilatkozati 8 Oldal

9 Az Elfogadó nyilatkozat kitöltés befejezésekor, a képernyő tetején található Elfogadom gombbal lehet a nyilatkozatot véglegesíteni. Elfogadó nyilatkozat véglegesítése Az Elfogadom gomb megnyomásakor a program ellenőrzi, hogy valamennyi nyilatkozati pontra megtörtént-e a válasz kijelölése. Ha nem, az alábbi hibaüzenet jelenik meg a képernyőn. 9 Oldal

10 Ha a nyilatkozati ponthoz a következők szerint részesültem választás történt, ebben az esetben a kapott támogatás összegét és a juttatás dátumát is ki kell tölteni. Hiányosan kitöltött nyilatkozati pontnál az alábbi hibaüzenet jelenik meg a képernyőn. Az Elfogadó nyilatkozat véglegesítése után, annak utólagos módosítására nincs lehetőség. Visszavonását a cafeteria Adminisztrátornál lehet kezdeményezni. Amennyiben az Elfogadó nyilatkozat kitöltése sikeresen megtörtént a megszokott módon elkezdhető a cafeteria nyilatkozat kitöltése. Nyilatkozat létrehozása kétféle módon lehetséges: juttatás csomag kiválasztásával vagy elem választással. Új nyilatkozat rögzítése: juttatási csomag kiválasztással Új nyilatkozat létrehozás csomag választással Amennyiben készültek juttatási csomagok, a Nyilatkozat létrehozása csomag kiválasztásával kattintva a megjelenő legördülő lista segítségével lehet kiválasztani a megfelelő csomagot. A csomag kiválasztása után megjelennek a benne szereplő elemek és azok összegei, valamint a csomag teljes értéke nettó illetve bruttó értékben. 10 Oldal

11 A Juttatás csomag tartalmazhat, úgynevezett gyűjtős csomag elemet, amihez több cafeteria juttatás elem lett hozzárendelve. A gyűjtős elemet tartalmazó csomag esetén a dolgozó döntheti el, hogy a gyűjtő elemhez tartozó cafeteria juttatások közül melyik az az egy, amire felhasználja a tételhez rendelt bruttó értéket. Juttatás csomagból választás esetén a képernyőn megjeleníthető a dolgozó által választott juttatás csomag megnevezése és paraméterei. Ehhez az adminisztrációs modulban az Alapbeállítások WEB nyilatkozati felületen megjelenítendő mezők beállításban szükséges a mezőket bejelölni. 11 Oldal

12 Módosult a WEB-es nyilatkozat kitöltési felületen a Nyilatkozat elemei karbantartási képernyő. Juttatás csomagok esetén a csomagválasztás már nemcsak a nyilatkozat létrehozásnál lehetséges, hanem a nyilatkozat módosításnál is. A csomagválasztást követően a nyilatkozat kitöltés folytatható elem felvitellel is, ez esetben a csomagra vonatkozó információk (csomag megnevezése, paraméterei) törlődnek a képernyőről. A csomagválasztás jóváhagyása a Rendben gombra kattintva történik. A Mégsem gomb választásával visszajutunk a nyilatkozat oldalra. A csomag elfogadása után létrejön a nyilatkozat, benne a választott csomag elemeivel. Új nyilatkozat rögzítése: elemek kiválasztásával Ez esetben a Nyilatkozat létrehozása elemek kiválasztásával gombot kell választani. 12 Oldal

13 Új nyilatkozat létrehozás elem választással Juttatási elem rögzítése Új cafeteria elem felvitele Ha vannak kötelező cafeteria elemek a juttatási rendszerben, azt a program automatikusan betölti. A kötelező elem a nyilatkozatból nem törölhető. 13 Oldal

14 Kötelező elem További elemek az Új felvitel gombbal adhatók hozzá a nyilatkozathoz. A juttatási elemeket a Cafeteria elem legördülő menüből lehet kiválasztani. 14 Oldal

15 Cafeteria elem választás A kiválasztott elemről megjelennek a rendszerben tárolt alap információk A Leírás gombra kattintva további szöveges információkat tudunk megtekintetni 15 Oldal

16 Elemtípusok: Havi rendszerességű elemek: olyan juttatási elemek, amelyek jellemzően havi rendszerességgel, havonta azonos mértékben kerülnek kiadásra (pl. étkezési utalvány, önkéntes pénztári tagdíjak) Hónapválasztásos elemek: olyan elemek, amelyeket a szabályzat értelmében csak meghatározott hónapokra választhatnak a dolgozók (pl. SZÉP kártya - szálláshely) Számlás elszámolású elemek: olyan elemek, amelyek elszámolása a dolgozók által leadott számlák alapján történik (pl. helyi bérlet) Közeli hozzátartozó részére igényelt juttatásnál válasszuk ki a hozzátartozót vagy állítsuk be a Nincs meghatározva értéket. Hozzátartozó kiválasztása Nyilatkozási tippek: A nyilatkozást megelőzően a cafeteria szabályzatot figyelmesen el kell olvasni! Havi rendszerességű elemek esetén érdemes az elem felvitelkor a havi igényelt összeget megadni. Ez alapján a program kiszámolja az éves összeget. Éves juttatás elem esetén az éves értéket célszerű megadni. Évente 1-2 alkalommal rendelhető elemeknél megadhatjuk, hogy mikor szeretnénk igénybe venni és milyen összegben. Több juttatás (utalványok) esetén a program a választható címleteknek megfelelően korrigálja a beírt összeget. (Pl.: étkezési utalványnál nem választható nettó 2222 Ft, mert ilyen címletű utalvány nincs) Ha a juttatás elemet közeli hozzátartozójának választja és a listából nem tudja kiválasztani, úgy az Információ felületen megjelölt munkatársat kell felkeresni. 16 Oldal

17 A nettó összeg beírása után nyomjuk meg a Bruttó érték számítása gombot, vagy ha bruttó összegben adtuk meg a tervértéket, akkor Nettó érték számítása gombot. Az elem rögzítése a Hozzáad gombra kattintva történik. Elvetéséhez pedig a Mégsem gomb választandó. A rendszer az alábbi módon jelzi, ha a juttatás elemhez tartozik kötelező nyomtatvány. 17 Oldal

18 Kötelező dokumentum Az Új felvitel gombbal tudunk további juttatási elemeket felvenni a nyilatkozatba. Juttatási elem módosítása A nyilatkozatban rögzített cafeteria elem csak akkor módosítható, ha a nyilatkozat szerkeszthető, vagyis feldolgozás alatti állapotban van ( ikon a nyilatkozat neve előtt). A megfelelő nyilatkozat megnyitását követően kiválasztandó a módosítani kívánt elem. A módosítások rögzítése a Módosít gombbal, elvetése pedig a Mégsem gombra kattintva történik. A juttatási elemek kiválasztását követően a Mentés gombbal lehet a nyilatkozatot rögzíteni. 18 Oldal

19 Adatok mentése Juttatási elem törlése A nyilatkozatba már felvett juttatás az jelre kattintva törölhető. A törlést megerősítő kérdés OK-ra kattintása után törlődik a juttatás a nyilatkozatból. Nyilatkozat módosítása Nyilatkozat módosítására mindaddig van lehetőség, amíg a nyilatkozat állapota feldolgozás alatti ( ikon a nyilatkozat neve előtt). A nyilatkozatban a felvett juttatás elemek módosíthatók, a keretidőszak és keretösszeg nem. Amennyiben a nyilatkozatban a korábban felvitt tételek módosítása szükséges, a dolgozó a Nyilatkozatok gombra, majd a módosítandó nyilatkozat nevére kattintva tudja elvégezni. Ekkor megjelenik a nyilatkozat elemeinek listája, ahol ezek módosíthatók, 19 Oldal

20 törölhetők illetve új elemek is rögzíthetők, amennyiben a keretösszegből még maradt felhasználható rész. Nyilatkozat szerkesztése Nyilatkozat törlése A nyilatkozat csak addig törölhető, amíg a nyilatkozat állapota Módosítható állapotú ( ikon a nyilatkozat neve előtt.). A törlést a dolgozó a Nyilatkozatok gombra, majd a törlendő nyilatkozat neve melletti ikonra kattintva tudja elvégezni. Nyilatkozat törlése 20 Oldal

21 A program a nyilatkozat törlése előtt megmutatja a törlendő nyilatkozat tartalmát, továbbá megerősítő kérdést tesz fel a törlésre vonatkozóan. A Rendben gombra kattintva a nyilatkozat törlődik. Törölt nyilatkozat visszaállítására nincs lehetőség! Nyilatkozat lezárása Amikor a dolgozó elkészül a nyilatkozat kitöltéssel, választása véglegese, a tételeken már nem módosít, ez esetben a nyilatkozatot a dolgozónak le kell zárni. A lezárás a Nyilatkozatok gombra, majd a lezárandó nyilatkozat neve melletti felbukkanó megerősítő kérdés OK gombjára kattintva végezhető el. ikonra, majd a Nyilatkozat készre állítása A rendszer jelzi, hogy a lezárás pillanatában mennyi összeget nem használt fel a dolgozó a rendelkezésre álló keretösszegből. Készre tétel után a nyilatkozat a web felületen már nem módosítható tovább! 21 Oldal

22 Nyilatkozat nyomtatása A kitöltött cafeteria nyilatkozat és az egyes juttatásokhoz tartozó kötelező nyomtatványok csak akkor nyomtathatók, ha a nyilatkozatot a dolgozó Készre jelölte. A nyomtatás ikon ez esetben válik aktívvá. Nyilatkozat és a kapcsolódó nyomtatványok nyomtatása A Nyilatkozatok képernyőn a kiválasztott nyilatkozat neve melletti ikon kell megnyomni. Ezután jelöljük ki a nyomtatandó dokumentumokat. A Rendben gomb megnyomása után a képernyőn megjelennek a kiválasztott dokumentumok, nyomjuk meg a Nyomtatás gombot. Az elkészült Cafeteria nyilatkozatot és a hozzá tartozó kötelező nyomtatványokat két példányban szükséges kinyomtatni. Az elkészült Cafeteria nyilatkozatot és a kiegészítő nyomtathatjuk a nyilatkozatba lépve. nyilatkozatot egyesével is Folyószámla Amikor az Adminisztrátor a nyilatkozatot jóváhagyta, és a cafeteria juttatások számfejtése megtörtént, ezután meg tudjuk tekinteni a Cafeteria folyószámlánkat. 22 Oldal

23 Folyószámla nyomtatása A Folyószámla oszlopban található ikon segítségével megnyitható az adott időszakhoz tartozó cafeteria folyószámla, amely részletes kimutatást tartalmaz a cafeteria elemek felhasználásáról. 23 Oldal

24 Áttekintés, amely megmutatja havi és elemenkénti bontásban a dolgozók által igényelt és részükre már elszámolt juttatásokat. A Nyomtatás gombra kattintva a folyószámla kinyomtatható. 24 Oldal

25 Kilépés Az alkalmazásból való kilépéshez a jelet kell választani. Kilépés A megerősítő ablakban az Igen választásakor hajtódik végre a kilépés. Visszalépés a Főmenüre Visszalépés a Főmenübe 25 Oldal