WEBCAFETERIA RENDSZER

Átírás

1 WEBCAFETERIA RENDSZER Felhasználói dokumentáció (Rövid verzió) LogiPen Kft., Software & Art Kft. Verzió: 3.0

2 WEBCAFETERIA.HU FELHASZNÁLÓI DOKUMENTÁCIÓ LOGIPEN - SOFTWARE & ART 1. Tartalomjegyzék 1. Tartalomjegyzék A rendszer célja Biztonság Kapcsolat DEMO regisztráció Bejelentkezés Elfelejtett jelszó Saját adatok Felhasználói adatok Cég/Év kiválasztása Adatfeltöltés (EXCEL) Saját cégek adatai Cég - elem Cafeteria csoport Szervezeti egységek/telephely/részleg Saját felhasználók Pénztári szerződések Hibajelentő Caf. elemek havonta Jogosult adatai Nyilatkoztatás Hiánylista Cafeteria karton Kinyomtatott PDF Biankó űrlapok oldal :59:00

3 LOGIPEN - SOFTWARE & ART FELHASZNÁLÓI DOKUMENTÁCIÓ WEBCAFETERIA.HU 26. Havi jogosultságok Havi listák/riportok Utalványok rendelése/beérkezése/átvétele Ki- /belépők; hiányzók APEH K53 tábla feladása Jogi nyilatkozatok Elérhetőségek Tárgymutató :59:00 3. oldal

4 WEBCAFETERIA.HU FELHASZNÁLÓI DOKUMENTÁCIÓ LOGIPEN - SOFTWARE & ART 2. A rendszer célja Cafeteria tervezésének megvalósítása, lehetőség szerint a legtöbb feladata elvégzését automatizálva. Az ehhez szükséges jogosultsági szintek minél kifinomultabb megtervezésével és alkalmazásával biztosítani a felhasználók kényelmes és hatékony rendszerhasználatát. Automatikus szerződéskötés és számlázási funkciókkal biztosítjuk a felhasználók minél teljesebb kiszolgálását és az üzemeltetők részére az elszámolások automatizált elkészítését. A rendszer használatával minimálisra csökkenthető a cafeteria-rendszer bevezetéséhez és üzemeltetéséhez szükséges idő, és jelentősen csökkenthető az üzemeltetés költsége. Biztonságos webkapcsolaton keresztül, valamint jelszavas belépés használatával biztosítjuk az adatok védelmét. 4. oldal :59:00

5 LOGIPEN - SOFTWARE & ART FELHASZNÁLÓI DOKUMENTÁCIÓ WEBCAFETERIA.HU 3. Biztonság A rendszer több, egymástól független módon garantálja adatai biztonságát: Titkosított adatforgalom (SSL) Jelszavas elérés (három hibás próbálkozás után letiltja a hozzáférést) Jogosultságok ellenőrzése Adatvédelmi biztos ajánlása Igazságügyi informatikai szakértő felügyelete Jelen dokumentációban az egyes képernyőképeken esetlegesen látható adatok fiktívek, a felhasználónevek, személynevek és személyes adatok nem valós személyhez kapcsolódóak, hanem a tesztelés kedvéért a tesztelő csapatunk találta ki ezeket. Bármilyen egyezés valós adatokkal kizárólag véletlen egybeesés lehet. Az SSL (Secure Sockets Layer) egy olyan biztonsági protokoll, amelyet Internetes használatra fejlesztettek ki. Amikor megkezdődött az Interneten küldött adatok "lehallgatása", szükségessé vált egy új kódolási eljárás. A banki és kereskedelmi tranzakciók Interneten keresztüli biztonságos lebonyolítása érdekében, ma már nélkülözhetetlen a használata. Működése lényegében arról szól, hogy a küldő fél kódolja a küldendő adatokat, átküldi az Interneten, a fogadó pedig visszafejti. A protokoll egy 40 és egy 128 bites titkosítást is használ. Általában - főleg nemzetközi forgalomban - a 40 bites használata ez elterjedt, holott ez nem nyújt akkora védelmet, mint a 128 bites társa, de előnye, hogy gyakorlatilag minden, ma használatos program képes a kezelésére. A 128 bites kulcs olyan ügyfélkörben használatos, ahol mindenki képes vele a dekódolást elvégezni. Az SSL két részből áll, az egyik a felhasználónál fut a web böngésző részeként (Internet Explorer 3.0 vagy újabb verziók kezelik). A másik pedig a webszerveren, ezek összetettebb funkciókat látnak el. A titkosítási eljárás a nyilvános kulcsú titkosításon alapszik. Létezik egy nyilvános kulcs (a böngészőben), amivel kódolják az adatokat és egy privát kulcs (a szerverben) amivel pedig visszafejtik. A nyilvános kulcsot bárki használhatja, de a dekódolás csak a privát kulccsal lehetséges. Így a küldő (nyilvános kulcs) biztos lehet abban, hogy csak a fogadó képes elolvasni az üzenetet. Visszafelé pedig a nyilvános kulcsot használó biztos lehet abban, hogy a privát kulcs tulajdonosa küldte az adatokat. Az SSL ugyan nem tudja :59:00 5. oldal

6 WEBCAFETERIA.HU FELHASZNÁLÓI DOKUMENTÁCIÓ LOGIPEN - SOFTWARE & ART megakadályozni, hogy valaki ellopja menetközben az információt, de az erős kódolás és a kulcsos eljárás révén használhatatlanná teszi a harmadik fél számára. 6. oldal :59:00

7 LOGIPEN - SOFTWARE & ART FELHASZNÁLÓI DOKUMENTÁCIÓ WEBCAFETERIA.HU 4. Kapcsolat Ha rendszerünkben hibát tapasztal, vagy bármilyen kérdése van, az oldal jobb felső sarkában található Kapcsolat menüre kattintva, az alább látható üzenő felületen keresztül küldhet üzenetet. Ha a rendszer nem működik, kérjük, használja az info@webcafeteria.hu címet. A kötelezően kitöltendő mezők: küldő neve küldő címe üzenet tárgya üzenet szövege Kérjük, a tárgy mezőbe olyan szöveget írjon, amely jellemző az üzenetére, így megkönnyíti munkatársunknak a beérkezett üzenetek gyors feldolgozását, így ön is hamarabb kap választ kérdésére :59:00 7. oldal

8 WEBCAFETERIA.HU FELHASZNÁLÓI DOKUMENTÁCIÓ LOGIPEN - SOFTWARE & ART 5. DEMO regisztráció Ha ön nem rendelkezik engedélykóddal, akkor csak DEMO regisztrációra jogosult. Hibás vagy hiányzó engedélykód megadása esetén a DEMO regisztráció oldala jelenik meg. DEMO regisztráció esetén az ön által megadott felhasználónévből a rendszer képzi a DEMO felhasználónevet, úgy, hogy a felhasználónév kezdete DEMO_ lesz, és ehhez illeszti hozzá az ön által megadott felhasználónév első öt karakterét. A DEMO regisztráció során a rendszer létrehozza az ön adatbázisát, amelyet tesztadatokkal tölt fel. További korlátozás, hogy maximum öt dolgozó vihető fel, valamint minden kinyomtatott anyagon a DEMO felirat fog szerepelni. Figyeltünk arra, hogy a rendszert a DEMO regisztrációval is teljes körűen ki lehessen próbálni, de bármilyen kérdésre válaszolunk. Kérjük, kérdéseit a rendszer üzenő felületén keresztül tegye fel, a gyorsabb válaszadás érdekében. 8. oldal :59:00

9 LOGIPEN - SOFTWARE & ART FELHASZNÁLÓI DOKUMENTÁCIÓ WEBCAFETERIA.HU 6. Bejelentkezés A rendszer használatához az ön adatainak védelmében bejelentkezésre van szükség. A bejelentkezés azzal a felhasználónévvel és jelszóval történik, amelyet regisztrációkor megadott. Ha elfelejtette a jelszavát, az Elfelejtett jelszó menüben újat kérhet, amelyet a regisztrációjában megadott címre küldünk el. (a jelszókérésről bővebben a 7. pontban olvashat) Fontos: Ha a bejelentkezésnél három alkalommal rossz jelszót ír be, a rendszer az ön biztonsága érdekében a hozzáférését három óra időtartamra letiltja. Az idő leteltével ismét be lehet jelentkezni a rendszerbe. Az ön adatainak biztonsága érdekében a helyes felhasználónév és jelszó megadását követően a rendszer az ön mobiltelefonjára küldött azonosító megadását is kéri. Amennyiben még nincs a rendszer számára azonosítva a felhasználónevéhez tartozó SMS szám, az azonosító elküldése előtt ön egy -t kap a megadott címére, amelyben a rendszer egy kódot és egy telefonszámot ad meg. A kódnak a telefonszámra SMS-ben történő elküldését követően a rendszer regisztrálja azt a telefonszámot, amelyre az azonosítót küldheti, majd azonnal el is küldi a belépéshez szükséges azonosítót. Az azonosító minden esetben éjfélig érvényes, a következő napi bejelentkezéskor a rendszer új azonosítót küld a már regisztrált telefonszámra :59:00 9. oldal

10 WEBCAFETERIA.HU FELHASZNÁLÓI DOKUMENTÁCIÓ LOGIPEN - SOFTWARE & ART Az azonosító kódot őrizze meg, mert a kód elküldésének napján az az azonosító érvényes, következő azonosítót a rendszer csak éjfél után küld. Ha mégsem szeretné megvárni a következő napot, és elvesztette a kódot, a rendszer az Elfelejtett jelszó menüpontban történő új jelszó kérése esetén az azonosító kód érvényességét valamint a regisztrált SMS számot is törli, így az ben elküldött új jelszóval történő belépéskor a rendszer új azonosító kódot is küld, az SMS regisztrációs eljárás megismétlésével. A bejelentkezést követően megjelennek azok a menüpontok, amelyek használatára ön jogosult. A fejlécben megjelenő felirat alapján folyamatosan tájékozódhat, hogy a rendszerbe: milyen felhasználói névvel lépett be, melyik Cég adatait láthatja jelenleg, (amennyiben több Cég adatainak kezelésére jogosult, akkor a Cég/Év kiválasztása menüpont segítségével tud váltani) melyik Év adatait látja jelenleg. 10. oldal :59:00

11 LOGIPEN - SOFTWARE & ART FELHASZNÁLÓI DOKUMENTÁCIÓ WEBCAFETERIA.HU 7. Elfelejtett jelszó Ha ön a jelszavát elfelejti, akkor ezt nincs módunkban megküldeni önnek, mert a jelszót kódolva tároljuk, és mi sem ismerjük. Ezért az Elfelejtett jelszó menüben a rendszer generál önnek egy új jelszót, amelyet elküld a regisztrációban megadott címre. Az új jelszó küldésekor a rendszer az azonosító kódot is érvényteleníti, valamint az ehhez szükséges SMS számot törli, így új jelszó kérése esetén az SMS azonosítási eljárás megismétlése is szükséges. FIGYELEM! Javasoljuk, hogy a rendszer által küldött jelszót belépés után cserélje le egy ön által könnyebben megjegyezhetőre :59: oldal

12 WEBCAFETERIA.HU FELHASZNÁLÓI DOKUMENTÁCIÓ LOGIPEN - SOFTWARE & ART 8. Saját adatok A FŐMENÜ/Saját adatok menüben lehetősége van a jelszavának és címének módosítására. A többi adatot (céges és számlázási adatokat) a Saját cégek adatai menüpontban módosíthatja. A jelszó módosításakor meg kell adnia az alábbi adatokat: felhasználónév régi jelszó új jelszó új jelszó ismét 12. oldal :59:00

13 LOGIPEN - SOFTWARE & ART FELHASZNÁLÓI DOKUMENTÁCIÓ WEBCAFETERIA.HU 9. Felhasználói adatok A felhasználói adatok a rendszer használójának számlázási és postázási adatait tartalmazzák. Az oldal első részében a számlázási és kapcsolati adatok módosíthatók. A rendszer mentéskor ellenőrzi az adószám, cégjegyzék szám és bankszámlaszám helyességét, hiba esetén a hibás tartalom mögött piros háttérrel, és az oldal felső részében piros hibaüzenettel jelzi a hibát. A hibajelzés ellenére az adatokat a rendszer elmenti, de a javításuk szükséges. A továbbiakban a postázási adatok rögzíthetők illetve módosíthatók. Amennyiben a postázási adatok egyeznek a számlázási adatokkal, úgy elegendő az egyes mezők előtti pipát bekapcsolni, a postázási adatokhoz a rendszer a számlázási adatokat fogja automatikusan bemásolni. Az adatok alatt az Adatok mentése gombra kattintva a cég adatai elmenthetők. Ha a mentés előtti adatellenőrzés hibát talál, a visszatérő képernyőben a hibás adatok piros háttérrel és piros hibaüzenettel láthatók. A mentés ennek ellenére megtörténik, de célszerű a javítást mihamarabb elvégezni :59: oldal

14 WEBCAFETERIA.HU FELHASZNÁLÓI DOKUMENTÁCIÓ LOGIPEN - SOFTWARE & ART 10. Cég/Év kiválasztása Amennyiben a felhasználó jogosultsága lehetővé teszi több Cég karbantartását, vagy már több éve használja a rendszert, akkor itt választhatja ki azt a Céget vagy Évet, amelyikkel dolgozni szeretne. A Cég kiválasztását követően a rendszerben már csak azok az évszámok jelennek meg, amelyek a kiválasztott Céghez tartoznak. 14. oldal :59:00

15 LOGIPEN - SOFTWARE & ART FELHASZNÁLÓI DOKUMENTÁCIÓ WEBCAFETERIA.HU 11. Adatfeltöltés (EXCEL) Minden egyes adatfeltöltés előtt töltse le az aktuális EXCEL fájlt, mivel az adatok pontos feltöltése csak az aktuális EXCEL tábla alapján garantált. A fájl letöltése az ITT linkre kattintva lehetséges. Felhasználói jogosultságtól függően itt lehet új Céget és a hozzá tartozó Dolgozók adatait rögzíteni a rendszerbe. Ehhez az szükséges, hogy az előbb leírtak alapján letöltse az adatbekérő EXCEL fájlt, melynek kitöltése után az adatok feltöltése már elvégezhető. A feltöltés menete: Tallózás gomb segítségével keressük meg a kitöltött EXCEL fájlt. Feltöltés gombra kattintva a hibátlan adatok betöltődnek a rendszerbe. Ezt követően a megjelenő EXCEL táblázat tájékoztatást ad a feltöltött adatokról :59: oldal

16 WEBCAFETERIA.HU FELHASZNÁLÓI DOKUMENTÁCIÓ LOGIPEN - SOFTWARE & ART 12. Saját cégek adatai Mindazon cégeknek, amelyeknek kezeléséhez a bejelentkezett felhasználónak jogosultsága van, be kell állítani egyes alapadatait. Jellemzően egy felhasználónak egy cége van, de előfordulhatnak olyan könyvelőirodák valamint cafeteria tanácsadó cégek, amelyek több cégnek végeznek cafeteriával kapcsolatos feladatokat. Ezekben az esetekben előbb a Cég/Év kiválasztás menüpontban ki kell választani a karbantartásra váró céget! A Következő év adatainak előkészítése nyomógomb segítségével az aktuális évben használt beállításoknak megfelelően a Cégnél használt cafeteria elemeket tudjuk a következő évre előkészíteni. Ezt követően az esetleges módosításokat a Cég/Év kiválasztása, a Cég elem, a Cafeteria csoport, Telephely valamint a Caf. elemek havonta menüpontok segítségével tudjuk végrehajtani. A fenti adatok közül, az Elszámolandó időszak, a Nyilatkoztatás kezdő és záró dátuma, a Cafeteria adminisztráció lezárva eddig és a Cafeteria bevezetés dátuma mezőket az alábbiakban részletezzük: Az Elszámolandó időszak mező a következő értékeket veheti fel: Teljes hónap, amikor a dolgozó kilépésének dátuma a hónap utolsó napjára esik, ekkor a ledolgozott hónapra jár, ellenkező esetben nem jár a cafeteria juttatás. Határnap, amikor a dolgozó kilépésének dátuma a Határnap értéke előtti, akkor nem jár, ha megegyezik vagy nagyobb az előbbi értéknél, akkor jár a cafeteria juttatás. Időarányos, amikor a dolgozó kilépésének dátumát figyelembe véve az adott hónap naptári napjaira arányosítva jár a cafeteria juttatás. 16. oldal :59:00

17 LOGIPEN - SOFTWARE & ART FELHASZNÁLÓI DOKUMENTÁCIÓ WEBCAFETERIA.HU A Nyilatkoztatás kezdő és záró dátuma segítségével a nyilatkozattétel egy adott időszakra korlátozható. Amennyiben ezen időn belül a dolgozó nem nyilatkozik, akkor a Cafeteria szabályzatban rögzítetteket kell figyelembe venni. A Cafeteria adminisztráció lezárva eddig mező azt az első dátumot kell, hogy tartalmazza, amelyre a nyilatkoztatás még nem történt meg, illetve az utalások elküldése és az utalványok megrendelése megtörtént. A nyilatkoztatás képernyőn (abból a célból, hogy véletlenül se lehessen kész nyilatkoztatásokat megváltoztatni) azok a hónapok, amelyeket a dolgozó adatainál található jogosultság kezdete, valamint a fenti dátumok közül a legkésőbbi dátumnál korábbi hónapra vonatkozik, nem módosítható állapotban jelenik meg, és ezt a mező szürke háttere is jelzi. A CÉG ADATOK illetve kapcsolati adatok értelem szerűen kitöltendők. Az Adatok mentése nyomógomb segítségével a módosított adatokat tudjuk elmenteni :59: oldal

18 WEBCAFETERIA.HU FELHASZNÁLÓI DOKUMENTÁCIÓ LOGIPEN - SOFTWARE & ART 13. Cég - elem A cafeteria szabályzattal összhangban a cég által a munkavállalók részére adható cafeteria elemeket, valamint juttatásuk időpontját tudjuk megadni. A juttatási időpontok a Cafeteria Rendszer/Caf. elemek havonta menüpont alatt is megadhatóak. Az egyes oszlopokban található adatok tatalma és használata: Oszlop Elem neve Tartalma A cafeteria elem megnevezése. A rendszerben tárolt elemek név szerint ABC sorrendben találhatóak a listában. Engedélyezve Bejelölt pipa esetén az itt engedélyezett cafeteria elem a Cafeteria csoport menüpont segítségével a céghez tartozó cafeteria-csoportoknál tovább szűkíthető. Cafeterián belül A dolgozó az adott cafeteria elemet bejelölt pipa esetén a cafeteria keretéből, míg bejelölés nélkül a cafeterián kívüli keretéből választhatja. Kötelező elem Alapértelmezett szolgáltató A dolgozónak az adott cafeteria elemet kötelezően választani kell bejelölt pipa esetén a megjelölt értékben. Amennyiben pipálással engedélyezte az adott elemet, itt 18. oldal :59:00

19 LOGIPEN - SOFTWARE & ART FELHASZNÁLÓI DOKUMENTÁCIÓ WEBCAFETERIA.HU Oszlop Tartalma választhatja ki a cég alapértelmezett, szerződött szolgáltatóját. Abban az esetben, ha valamelyik telephelyen esetleg másik szolgáltatót kell alkalmaznia, azt egy későbbi beállításnál, a Telephely menüpont alatt teheti meg. Hónapok A cafeteria elem juttatásának időpontja (hónap) adható meg bejelölt pipa esetén. A piros háttérrel jelölt oszlopok zároltak a korábban említett Saját cégek adatai Cafeteria adminisztráció lezárva eddig adatmezőben megadott időpontig, módosításuk nem lehetséges. Ügyfeleink kérése alapján került bele a Cafeterián belül és a Kötelező elem választásának lehetősége. Példa (Cafeterián belül jelölésére): ha a Cégnél úgy döntenek, hogy a gyermekek iskolakezdési támogatását az arra jogosult szülők részére egységesen adják a Cafeteria kereten kívül, akkor az elem engedélyezésének pipálása után a Cafeterián belül oszlopban a pipálást üresen hagyva a nyilatkoztatásnál a Cafeterián kívüli elemek között jelenik meg az iskolakezdési támogatás, vagy közismert néven a Suli-csekk választási lehetősége. Példa (Kötelező elem jelölésére): a Cég vezetősége a dolgozók jövőbeli érdekeit figyelembe véve kötelezően előírja (a cafeteria szabályzatban) pl. az önkéntes nyugdíj, vagy egészségpénztári befizetést. Ebben az esetben az így kijelölt cafeteria elemet választania kell a nyilatkozattevő dolgozónak. A lap alján található Mentés nyomógomb segítségével a módosított adatokat tudjuk elmenteni :59: oldal

20 WEBCAFETERIA.HU FELHASZNÁLÓI DOKUMENTÁCIÓ LOGIPEN - SOFTWARE & ART 14. Cafeteria csoport A cafeteria szabályzatban definiált ú.n. cafeteria csoportok részletes paraméterezésére szolgáló menü. A rendszer pontos működése szempontjából a legfontosabb beállításokat kell itt elvégeznünk! Első beállítási lehetőségként létre kell hoznunk a szabályzatban megnevezett csoportokat, majd pontosítani a csoport tagjai által választható elemeket. A programban gyakorlatilag korlátlan számú csoportot tudunk létrehozni, tehát a cafeteria-szabályzatban rögzített néhány csoportunk biztonsággal üzemeltethető. Új cafeteria csoportot a képernyő alján lévő üres mezőben tudunk létrehozni. A fenti példán látható, hogy a DEMO csoport nem törölhető, ugyanakkor a DEMO_2 nevű esetében még aktív a Tölés gomb. Ez azért van, mert a DEMO csoporthoz már legalább egy dolgozót hozzárendeltünk, ugyanakkor a DEMO_2 csoport még törölhető, ugyanis ehhez még nem rendeltünk munkavállalót. Mindkét csoportnál lehetőségünk van az elemek módosítására. Itt kell megadnunk azt is, hogy a különböző elemek költségeit egyszeri vagy folymatos adminisztrációs költségek és adóvonzatát a munkavállaló cafeteria-keretének a terhére számoljuk-e el, vagy ezeket a cég a cafeteria-kereten felül fizeti meg. Lehetőségünk van Forintban vagy %-osan meghatározott értékeket elemenként külön-külön meghatározni, illetve az adóterhek viselését adónemenként arányosítani a cég illetve a munkavállaló között. 20. oldal :59:00

21 LOGIPEN - SOFTWARE & ART FELHASZNÁLÓI DOKUMENTÁCIÓ WEBCAFETERIA.HU Az egyes oszlopokban található adatok tatalma és használata: Oszlop Elem neve Tartalma A cafeteria elem megnevezése. Itt már csak azok az elemek jelennek meg, amelyeket a Cég elem menüben engedélyeztünk. Engedélyezve Bejelölt pipa esetén az itt engedélyezett cafeteria elem lesz választható a Nyilatkoztatás menüben a munkavállalók által. Egyszeri költség Admin költség (jogosult) Itt adhatjuk meg a csoportot terhelő egyszeri költségeket Forintban. Az érték megadása mellett pipálással határozzuk meg, hogy az egyszeri költség a munkavállaló bruttó cafeteriakeretét terheli-e vagy a munkáltatót! Itt adhatjuk meg a munkavállalót terhelő folyamatos admin költségeket (pl. utalványszolgáltatók költségei) Forintban vagy százalékban. Abban az esetben használjuk, ha a szabályzat erről rendelkezik! Admin költség (cég) Itt adhatjuk meg a munkáltatót terhelő folyamatos admin költségeket (pl. utalványszolgáltatók költségei) Forintban vagy százalékban. Abban az esetben használjuk, ha a szabályzat :59: oldal

22 WEBCAFETERIA.HU FELHASZNÁLÓI DOKUMENTÁCIÓ LOGIPEN - SOFTWARE & ART Oszlop Tartalma erről rendelkezik! Adók és járulékok Törvény szerinti Itt adhatjuk meg az adott elemet terhelő adók és járulékok szabályzat szerinti megosztását. Három előre definiált és egy egyedi beállítási lehetőség közül választhatunk: Amennyiben ezt választjuk, akkor a program az összes adónemet a törvényi előírások szerint számolja, tehát az adómentes, és kedvezményes adózású elemek esetében a céget terheli (nem vonja le a dolgozó keretéből). Adóköteles juttatás esetében, p.l. albérleti hozzájárulásnál a munkavállalót terhelő adókat és járulékokat azonban levonja a munkavállaló keretéből. Cég Amennyiben ezt választjuk, akkor a program az összes adónemet a törvényi előírásoktól függetlenül a munkáltatóra terheli, tehát a dolgozó keretéből nem vonja le az esteleges adóterheket (a 25% szja-t sem!) Jogosult Amennyiben ezt választjuk, akkor a program az összes adónemet a törvényi előírásoktól függetlenül a munkavállalóra terheli, tehát a dolgozó keretéből automatikusan levonja az összes felmerülő adót és járulékot. Megbontás Amennyiben ezt választjuk, akkor a programban az összes adónemet a törvényi előírásoktól függetlenül meghatározhatjuk, hogy a különböző adónemeket a munkavállalóra terheljük, tehát a dolgozó keretéből automatikusan levonjuk ezeket, vagy a cégre terheljük. A kis háromszögre kattintva lenyíló részletezésnél adónemenként tudjuk meghatározni, hogy milyen arányban szeretnénk a terheket megosztani a munkavállaló és a munkáltató között. Példa (Admin költség jelölésére): a Cég vezetősége úgy döntött, hogy az utalványok havi adminisztrációs költségeit (3%) a cafeteria kereten felül nem vállalja át a DEMO csoport 22. oldal :59:00

23 LOGIPEN - SOFTWARE & ART FELHASZNÁLÓI DOKUMENTÁCIÓ WEBCAFETERIA.HU tagjaitól. Elképzelhető, hogy egy másik csoportnál ezt már megteszi, és nem terheli a dolgozókra. Értelemszerűen ott majd az Admin költség (cég) oszlopban kell megadnia. Példa (Adók és járulékok jelölésére): a Cég vezetősége úgy döntött, hogy a felmerülő adók és járulékok felét a munkavállaló cafeteria-keretére terhelik. Ebben az esetben a Megbontás oszlopban adónemenként százalékosan kell megadni az értékeket. A program automatikusan számol. Alapesetben a céget illetve a munkavállalót törvényesen terhelő értékek szerepelnek, de amint elkezdünk egyik vagy másik oszlopba írni, automatikusan számolja a másikat. Ennek köszönhetően nem fordulhat elő olyan, hogy elírás vagy figyelmetlenség miatt a két oszlop összege nagyobb vagy kisebb legyen 100-nál. A lap alján található Mentés nyomógomb segítségével a módosított adatokat tudjuk elmenteni :59: oldal

24 WEBCAFETERIA.HU FELHASZNÁLÓI DOKUMENTÁCIÓ LOGIPEN - SOFTWARE & ART 15. Szervezeti egységek/telephely/részleg Az egyes dolgozók szervezeti egységekbe, telephelyekre illetve részlegekbe szervezhetők. Lehetősége van arra, hogy egy adott telephelyhez a céges alapbeállítástól eltérő utalványszolgáltatót illetve utalványtípust állítson be. Erre abban az esetben lehet szükség, ha például egy vidéki telephely környezetében nincs olyan elfogadóhely, ahol a munkavállalók fel tudják használni az alapértelmezett szolgáltató utalványait, de egy másik szolgáltató által kiadott utalványok beválthatók. A Részleg menüben lehetőségünk van a Telephelyen belül részlegek létrehozására. Erre például az utalványok rendelésének és kiosztásának szervezéséhez lehet szükségünk. 24. oldal :59:00

25 LOGIPEN - SOFTWARE & ART FELHASZNÁLÓI DOKUMENTÁCIÓ WEBCAFETERIA.HU A munkavállalók Cafeteria csoporthoz, telephelyhez illetve részleghez rendeléséről a Cafeteria rendszer / Jogosult adatai menüpont alatt olvashat :59: oldal

26 WEBCAFETERIA.HU FELHASZNÁLÓI DOKUMENTÁCIÓ LOGIPEN - SOFTWARE & ART 16. Saját felhasználók Minden felhasználó korlátlan számú alárendelt felhasználót hozhat létre, ha a Saját felhasználók menüpont részére engedélyezve van. Az alárendelt felhasználók alábbi jogosultságai állíthatók be: Cégek Telephelyek Menüpontok Dolgozók Új felhasználó létrehozásához a képernyő alján található Új alárendelt felhasználó létrehozása részben az üres mezőbe be kell írni a létrehozandó felhasználó nevét, majd az Adatok mentése gombra kattintva el kell menteni. Ha a megadott felhasználónév már létezik, ezt a címsor alatt megjelenő hibaüzenet jelzi. Ekkor más felhasználónevet kell megadni. 26. oldal :59:00

27 LOGIPEN - SOFTWARE & ART FELHASZNÁLÓI DOKUMENTÁCIÓ WEBCAFETERIA.HU 17. Pénztári szerződések Lehetőség van - a nyilatkozattételek alapján - a Cég és a rendszer által támogatott pénztárak közötti szerződések elkészítésére. A Pénztári szerződések menüpontra kattintás után az adott évben előforduló pénztárak jelennek meg a listán. A Szerződés nyomtatva dátum segít a pénztárral történő szerződés létezésében. Amennyiben a dátum üres, úgy a pénztárral még nem történt szerződéskötés a cafeteria rendszer alapján történő fizetésre. A szerződés elkészítése a sor végén található Nyomtatás megjelölésével és a Nyomtatás indítása nyomógombra kattintás segítségével lehetséges :59: oldal

28 WEBCAFETERIA.HU FELHASZNÁLÓI DOKUMENTÁCIÓ LOGIPEN - SOFTWARE & ART 18. Hibajelentő Szeretnénk kérni felhasználóinkat, hogy a rendszer használata során tapasztalt hibákat, észrevételeket a Saját adatok/hibajelentő menüben található űrlap kitöltésével jelezzék felénk. Ezt a felületet fejlesztőink folyamatosan figyelik, így az információ azonnal ahhoz a munkatársunkhoz kerül, aki a megoldáson dolgozik. 28. oldal :59:00

29 LOGIPEN - SOFTWARE & ART FELHASZNÁLÓI DOKUMENTÁCIÓ WEBCAFETERIA.HU 19. Caf. elemek havonta A Cégnél előforduló cafeteria elemek havonkénti engedélyezése a cafeterián belüli, és kívüli juttatás esetén. Az itt engedélyezett hónaphoz lehet nyilatkoztatáskor összeget beírni. Az itt megadott engedély cégszintű, nincs csoportbontás. A piros háttérrel jelölt oszlopok zároltak a korábban említett Saját cégek adatai Cafeteria adminisztráció lezárva eddig adatmezőben megadott időpontig, módosításuk nem lehetséges. A fehér hátterű oszlopokban szereplő adatok módosítása egyenként, vagy az Összes be/összes ki gombokkal történhet :59: oldal

30 WEBCAFETERIA.HU FELHASZNÁLÓI DOKUMENTÁCIÓ LOGIPEN - SOFTWARE & ART 20. Jogosult adatai A Cég/Év kiválasztása menüpontban kiválasztott cég jogosult munkavállalói közül lehet választani. Itt történik a kiválasztott dolgozó személyes és egyéb adatainak megadása, vagy módosítása. cím megadása esetén, az a nyilatkoztatás során felmerülő adat/hiánypótlásra felszólító rendszerüzenet küldésére felhasználható. 30. oldal :59:00

31 LOGIPEN - SOFTWARE & ART FELHASZNÁLÓI DOKUMENTÁCIÓ WEBCAFETERIA.HU A Jogosultság kezdete, valamint a Saját cégek adatai menüpontnál a Cafeteria bevezetés dátuma és a Cafeteria adminisztráció lezárva eddig dátumok közül a nyilatkozattétel dátumához legközelebb eső időponttól lehetséges a nyilatkozattétel. A Cafeteria jogosultság vége mezőnél kiválasztható, hogy a dolgozó kilépése esetén a program a Munkaviszony vége, vagy az Utolsó munkában töltött nap időpontját vegye figyelembe a cafeteria juttatás végeként. Ugyancsak ezen a képernyőn tudjuk beállítani, hogy a munkavállaló melyik Cafeteria csoportba tartozik, illetve mely Szervezeti egység, Telephely és Részleg rendelhető hozzá. Mindegyik kategória illetve besorolás módosítható a mellette lévő Előzmények gombra kattintva. Itt megadhatjuk azt is, hogy az adott változás mikortól lép érvénybe. Ha a Cafeteria csoport, Szervezeti egység, Telephely és Részleg legördülő listájában nem szerepel a megfelelő adat, akkor a megnevezésre kattintva megnyílik egy felviteli ablak, ahol rögzítheti a szükséges adatokat. A program a későbbiekben a dátum alapján készíti el a csoportosításnak megfelelő lekérdezéseket, továbbá könnyebb áttekinthetőség érdekében a csoportba sorolás megjelenik a Nyilatkoztatás képernyő fejlécében is :59: oldal

32 WEBCAFETERIA.HU FELHASZNÁLÓI DOKUMENTÁCIÓ LOGIPEN - SOFTWARE & ART A dolgozó jelenlegi pénztártagsággal kapcsolatos adatainak megadása lehetséges, mely a nyilatkozattétel során megjelenik és igény esetén változtatása lehetséges. A keretek rögzítésénél külön tudjuk megadni a cafeterián belüli és kívüli kereteket. A havi keretek megadásánál elegendő a kezdő hónap összegét beírni, mely összeg a többi hónapra automatikusan kitöltésre kerül. Az Összesen mező kitöltése esetén ami az éves keretet jelenti a jogosultság figyelembe vételével a havi adatok automatikusan kitöltődnek. A forintra történő kerekítésből adódó eltérés összegének korrigálása a 12. hónap adatainál történik meg. Az Adatok mentése nyomógomb segítségével a módosított adatok mentése megtörténik. 32. oldal :59:00

33 LOGIPEN - SOFTWARE & ART FELHASZNÁLÓI DOKUMENTÁCIÓ WEBCAFETERIA.HU 21. Nyilatkoztatás A nyilatkoztatás, mint eljárás a dolgozók egyenkénti nyilatkozatainak felvitele a rendszerbe, ahol a dolgozó nyilatkozik, hogy milyen cafeteria elemet kíván a tárgyévben igénybe venni és milyen összegben. A nyilatkoztatás végeredménye egy PDF dokumentum, a szükséges nyomtatványokkal. A kiválasztott dolgozó adatai megjelennek, ahol a cafeterián belüli és kívüli elemekre vonatkozó összeg, hónap adatok, valamint az egyéb szükséges pénztár, illetve hozzátartozók adatai rögzíthetők vagy módosíthatók. A magánnyugdíjpénztárra vonatkozó adatok változtatása a Módosítás gombra kattintás után megnyíló felviteli ablak segítségével lehetséges. A felviteli ablakban tájékoztatást kapunk a jelenlegi magánnyugdíjpénztári tagságról. Amennyiben a dolgozó 30. életévét még nem töltötte be a jelenlegi törvényi előírásoknak megfelelően akkor lehetőség van pénztár választására. Ez esetben a Belépés-t kell megjelölni. Ha a dolgozó már tag egy pénztárban és ugyanazt a pénztárt választja, akkor megjelölendő a Tag. Ha pedig új pénztár választására kerül sor, akkor az Átlépés-t kell megjelölni. A pénztár kiválasztása a Támogatott pénztárak és a Nem támogatott pénztárak :59: oldal

34 WEBCAFETERIA.HU FELHASZNÁLÓI DOKUMENTÁCIÓ LOGIPEN - SOFTWARE & ART legördülő lista segítségével történik. A kiválasztást követően a program automatikusan megjelöli a Tag, Belépés vagy Átlépés egyikét a jelenlegi és a választott pénztár alapján, mely felülbírálható. Támogatott pénztárak-ból történő kiválasztás esetén a belépési nyilatkozat automatikusan kitöltésre kerül, míg a Nem támogatott pénztárak-ból történő kiválasztás esetén a bizonylatokat egyénileg kell beszerezni és kitölteni. A dolgozó jogosultságának kezdetéből és az éves/havi keretösszegből, valamint a beírt felhasznált összegekből a rendszer automatikusan és folyamatosan kiszámítja a fennmaradó összeget. A negatív összeget a rendszer feltűnő felirattal és háttérrel jelzi, és az Adatok mentése és nyomtatás gombot letiltja. Az egyes elemek kitöltése egyszerű, egy adott hónapba beírt összeget az aktuális hónapot követő hónapokhoz a rendszer automatikusan beírja. Az egyes cafeteria elemek közül csak az jelenik meg, amely az adott cégnek a dolgozóhoz rendelt cafeteria csoportjához engedélyezve van. Az elem megnevezése melletti kérdőjel fölé húzva a kurzort, egy felugró szöveges buborékban megjelenik az elem rövid leírása. 34. oldal :59:00

35 LOGIPEN - SOFTWARE & ART FELHASZNÁLÓI DOKUMENTÁCIÓ WEBCAFETERIA.HU A költség oszlopban jelenik meg a munkavállaló cafeteria keretét terhelő költség. A példában úgy állítottuk be a cafeteria csoportnál, hogy az összes bért terhelő adó és járulék, az adómentes értékhatár feletti összes járulék, továbbá az utalványok adminisztrációs költsége (a példában 5%) a munkavállalót terheli. Alkalmazott színjelölések a megjelenő felületen: Piros: Az adott hónap adatai lezárásra kerültek. Szürke: Az adatok módosítása nem lehetséges. Kék: Az adott sor összesen értéke (módosítása nem lehetséges). Sárga: Kötelezően választandó elem. Egyes elemeknél több adat szükséges, mint a havi összegek. Ezeknél az elemeknél a gombra kattintva egy új oldal jelenik meg, ahol a szükséges adatok felvihetők. Ezek az adatok alapvetően két csoportba sorolhatók: Ajándék utalvány, Iskolakezdési támogatás (Suli csekk) és Üdülési csekk Önkéntes nyugdíjpénztárak és egészségpénztárak Az első esetben, mivel az utalványok közeli hozzátartozóknak is adhatók, meg kell adni a közeli hozzátartozó adatait, akik részére az utalványt a dolgozó kéri. Természetesen saját magának is kérhet, ez esetben a rokonsági foknál a saját megjelölést kell alkalmazni. Az Ajándék utalvány és az iskolakezdési támogatás (Suli csekk) esetén a törvényi előírásoknak megfelelően, a lakcím mezők módosítása nem lehetséges, míg Üdülési csekk esetén igen. Itt kell továbbá megadni az egyes hónapokra az összeget is :59: oldal

36 WEBCAFETERIA.HU FELHASZNÁLÓI DOKUMENTÁCIÓ LOGIPEN - SOFTWARE & ART A kiválsztott munkavállalónál megváltoztathatjuk az adott utalvány szolgáltatóját is. Alapbeállításként a cég alapértelmezett szolgáltatója jelenik meg, de előfordulhat olyan élethelyzet, hogy amunkavállaló ezt nem tudja felhasználni, ezért ettől el kell térni. A későbbiekben a havi riportok illetve rendelések ennek megfelelően fognak elkészülni. Az Új hozzátartozó rögzítése gombbal új, üres elem jelenik meg, amelyben a hozzátartozó adatai kitölthetők. Amennyiben új hozzátartozót kíván létrehozni, minden egyes új hozzátartozó adatainak rögzítése után végezzen mentést! A Hozzáadom gomb előtt található legördülő listából a már rögzített hozzátartozó választható ki. Az Adatok mentése gomb segítségével az adatok rögzítésre kerülnek, majd a Vissza a nyilatkoztatáshoz gomb használatával térhetünk vissza nyilatkoztató képernyőre. Egy fontos újdonságra szeretnénk felhívni a figyelmet! Ügyfeleinknél gyakran előfordul, hogy az internet-támogatást azért nem tudta igénybe venni valaki, mert a házastársa nevére szólt a számla, vagy olyan szolgáltatónál volt szerződése, aki a cég által biztosított internetutalványokat nem fogadta el. Ezen helyzetek kiküszöbölésére már amennyiben a cafeteriaszabályzat ezt megengedi az alábbi választási lehetőséget biztosítja a rendszer: Itt lehetőségünk van a céghez alapértelmezésben rendelt utalványszolgáltató megváltoztatására illetve arra, hogy a konkrét munkavállalóhoz számlás elszámolást rendeljünk. Természetesen a cég többi munkavállalója továbbra is az alapértelmezett beállítás szerint kapja majd az utalványokat, de a példában szereplő munkavállaló a havonta leadott számlája alapján részesül a juttatásban. Amennyiben ezt a megoldást választjuk, akkor a havi utalványrendelésben ennek a munkavállalónak a havi összege nem fog szerepelni az utalványrendelések között. Ugyancsak lehetőség van arra, hogy a házastárs adatait adjuk meg. Ez a funkció ugyanazt eredményezi, mint például az Ajándékutalvány vagy Üdülési csekk esetében. 36. oldal :59:00

37 LOGIPEN - SOFTWARE & ART FELHASZNÁLÓI DOKUMENTÁCIÓ WEBCAFETERIA.HU A második esetben (pénztáraknál) más adatok kitöltése szükséges. A magánnyugdíjpénztár kitöltésénél említettek ebben az esetben is igazak, kiegészítve az éves/havi fennmaradó keretekkel, valamint a pénztárnál adható minimális tagdíj összegével. A pénztár megadásánál kiválaszthatók az adott szolgáltatást nyújtó pénztárak. A havi összegek kitöltése megegyezik a nyilatkoztatás ablaknál leírtakkal. Az összegek beírásánál használt színjelölések: Szürke: Az adatok módosítása nem lehetséges, mert az adott hónap adatai lezárásra kerültek. Fehér: A korábban elmentett adatok megjelenítése. Zöld: A beírt összeg megfelelő, mert a minimális tagdíjnál nagyobb és az adómentesen adható havi maximális összegnél kisebb. Sárga: A beírt összeg a minimális tagdíjnál kisebb. (A minimális tagdíj háttere is ilyen színű lesz.) Kék: Az adott sor összesen értéke (módosítása nem lehetséges) :59: oldal

38 WEBCAFETERIA.HU FELHASZNÁLÓI DOKUMENTÁCIÓ LOGIPEN - SOFTWARE & ART Piros: A beírt összeg az adómentesen adható havi maximális értéknél nagyobb. (A Havi max., valamint keret túllépése esetén az Éves keretből vagy a Havi keretből fennmaradó összeg háttere is ilyen színű lesz.) Az Adatok mentése gomb segítségével az adatok rögzítésre kerülnek, majd a Vissza a nyilatkoztatáshoz gomb használatával térhetünk vissza nyilatkoztató képernyőre. Amennyiben a cégnél cafeterián kívüli keretek is rendelkezésre állnak, akkor lehetőségünk van ezen elemekre szánt összegek rögzítésére. A nyilatkoztatás végén található pipálási lehetőségek jelentése a következő: A dolgozó az adatainak marketing célú kezeléséhez hozzájárul: a dolgozó hozzájárulását adja adatainak átadását 3. fél részére marketing célú felhasználáshoz. Aláírások rendben: a nyilatkozat kinyomtatását követően az aláírások megtörténnek. Hozzátartozók adatai rendben: a dolgozó hozzátartozójának a szükséges adatai rögzítésre kerültek. Hozzátartozók nyilatkozatai lefűzve: a dolgozó a hozzátartozójához szükséges nyilatkozatot aláírás után visszahozta és az lefűzésre került. Teljes dokumentáció aláíratlan: a dolgozó nyilatkoztatása után a szükséges dokumentumok kinyomtatása megtörtént, de aláírásuk a dolgozó távolléte miatt egy későbbi időpontban fog megtörténni (pl.: telefonon keresztül nyilatkozott, mert jelenleg külföldön tartózkodik). 38. oldal :59:00

39 LOGIPEN - SOFTWARE & ART FELHASZNÁLÓI DOKUMENTÁCIÓ WEBCAFETERIA.HU Az Üres nyilatkozat nyomtatása gomb segítségével lehet a dolgozó alapadataival és keretével kitöltött üres nyilatkoztató lap nyomtatása, melyen az összes választható elem megjelenik üresen, összeg nélkül. A Következő év nyilatkoztatása gomb segítségével a nyilatkoztatás folyamata ismételhető meg az aktuális évet követő évre, amennyiben a cégnél a szükséges beállítások megtörténtek. Az Adatok mentése gomb segítségével lehet az aktuálisan kitöltött nyilatkozatot menteni, hogy megelőzzük az esetleges adatvesztést. Az Adatok mentése és nyomtatás gombbal a dolgozó választása elmenthető, és egy külön ablakban jelenik meg az összes, a rendszer által előállítható nyilatkozat. Itt látható egy nyilatkozat első oldala, természetesen fiktív adatokkal. Egy dolgozónak a kiválasztott elemektől függően 1-20 oldalnyi nyomtatványa készül el :59: oldal

40 WEBCAFETERIA.HU FELHASZNÁLÓI DOKUMENTÁCIÓ LOGIPEN - SOFTWARE & ART 40. oldal :59:00

41 LOGIPEN - SOFTWARE & ART FELHASZNÁLÓI DOKUMENTÁCIÓ WEBCAFETERIA.HU 22. Hiánylista A hiánylista segítségével a nyilatkoztatások állapotáról kaphatunk információt. A lista segítségével megállapítható: Ki nyilatkozott, és ki nem. Kinél van rendben a nyilatkozatok aláírása és kinél nem. Kinél vannak rendben a hozzátartozók szükséges adatai és kinél nem. Kinél van lefűzve a hozzátartozó nyilatkozata és kinél nem. Az adatok szűrése segítségével könnyebbé válik a keresés. Szűrési lehetőségek az alábbiakra állnak rendelkezésre: Dolgozó neve. Dolgozó adóazonosítója. Dolgozó egyedi azonosítója. Telephely. User (nyilatkoztató) személye. Valamint a korábbiakban felsorolt négy kritériumra. Amennyiben a Dolgozók adatai menüpontnál említett mező kitöltése megtörtént és a nyilatkoztatásnál keletkezett dokumentumok hiánypótlására van szükség, akkor lehetőség van :59: oldal

42 WEBCAFETERIA.HU FELHASZNÁLÓI DOKUMENTÁCIÓ LOGIPEN - SOFTWARE & ART a dolgozót ben értesíteni a FIGYELMEZTETŐ KÜLDÉSE szövegre kattintással. Az üzenet minden dolgozó részére kiküldésre kerül, akinél hiánypótlásra szükség van. 42. oldal :59:00

43 LOGIPEN - SOFTWARE & ART FELHASZNÁLÓI DOKUMENTÁCIÓ WEBCAFETERIA.HU 23. Cafeteria karton A kiválasztott dolgozó múltbeli és jövőre vonatkozó adatairól átfogó tájékoztatást kapunk. A dolgozó személyes adatain kívül információt kapunk arról is, hogy a munkaviszony megszűnése esetén a cafeteria juttatások mely időpontig járnak a dolgozónak. A pirossal kiemelt dátum a kilépésnél figyelembe veendő időpont. Az Adatmódosítás gombra kattintva a Jogosult adatai menüpont alatt leírtak szerint az adatok módosíthatók. Alkalmazott színjelölések: Piros: Az adott hónap adatai lezárásra kerültek, valamint a dolgozó kilépés utáni hónapjai. Szürke: Az adatok módosítása nem lehetséges :59: oldal

44 WEBCAFETERIA.HU FELHASZNÁLÓI DOKUMENTÁCIÓ LOGIPEN - SOFTWARE & ART Kék: Az adott sor vagy oszlop összesen értéke (módosítása nem lehetséges). Sárga: Az adott elem nem jár az adott hónapban. Zöld: Az adott elem jár az adott hónapban. A hozzátartozókra is igénybe vehető cafeteria elemek választásáról kapunk részletes információt. A hozzátartozók szükséges adatainak pótlása a Név:-re kattintás után megjelenő felviteli ablak segítségével lehetséges. Az adatok javítása vagy pótlása után az Adatok mentése gombra kattintva az adatok rögzítése megtörténik és visszakerülünk a Cafeteria kartonra. A cafeterián belüli adatokhoz hasonlóan a cafeterián kívüli juttatásokról is részletes információt kaphatunk. A nyilatkoztatásnál említett Aláírások rendben, Hozzátartozók adatai rendben és a Hozzátartozók nyilatkozatai lefűzve pipálások pótlására van lehetőség, majd a Lefűzés gombra kattintással ezen adatok mentése megtörténik. 44. oldal :59:00

45 LOGIPEN - SOFTWARE & ART FELHASZNÁLÓI DOKUMENTÁCIÓ WEBCAFETERIA.HU 24. Kinyomtatott PDF Minden, a felhasználó által kinyomtatott PDF formátumú dokumentumot a rendszer elment, és azt addig őrzi, hogy a tárgyév és az azt megelőző év dokumentumai elérhetőek maradnak. Az ennél régebbi dokumentumokat a rendszer automatikusan törli. A tárolt PDF dokumentumokat a Kinyomtatott PDF menüpontra kattintással lehet elérni. A kinyomtatott PDF dokumentumok minden esetben a kiválasztott cégnek a kiválasztott évre vonatkozó dokumentumai :59: oldal

46 WEBCAFETERIA.HU FELHASZNÁLÓI DOKUMENTÁCIÓ LOGIPEN - SOFTWARE & ART 25. Biankó űrlapok Lehetőség van a papíron történő nyilatkoztatásra is, melyhez szükséges üres nyomtatványokat a sor végén található nyomógombra kattintással tudunk nyomtatni. Az így kinyomtatott nyomtatványokat lehet a dolgozóknak átadni, hogy kitöltve hozzák vissza, és ezek után már csak a rögzítés marad hátra. Tapasztalatunk alapján az így kitöltött nyomtatványok rögzítése sokkal több időt vesz igénybe, mint a közvetlenül rögzített nyilatkozatok a számszaki eltérések miatt. 46. oldal :59:00

47 LOGIPEN - SOFTWARE & ART FELHASZNÁLÓI DOKUMENTÁCIÓ WEBCAFETERIA.HU 26. Havi jogosultságok A kiválasztott dolgozó cafeteria juttatásának módosítását végezhetjük el például tartós távollét esetén. A dolgozó személyes adatain kívül információt kapunk arról is, hogy a munkaviszony megszűnése esetén a cafeteria juttatások mely időpontig járnak a dolgozónak. A pirossal kiemelt dátum a kilépésnél figyelembe veendő időpont. A dolgozó az adott cafeteria elem juttatására a pipált hónapban jogosult. Alkalmazott színjelölések: Piros: Az adott hónap adatai lezárásra kerültek, valamint a dolgozó kilépés utáni hónapjai. Kék: Az adott oszlop összes elemének juttatására jogosult a pipált hónapban. Sárga: Az adott hónapban lépett ki a dolgozó. Zöld: Havi keretek járandósága az adott hónapban. Szürke: Tájékoztató adat (módosítása nem lehetséges) :59: oldal

48 WEBCAFETERIA.HU FELHASZNÁLÓI DOKUMENTÁCIÓ LOGIPEN - SOFTWARE & ART A pipálásokkal összhangban a juttatás összege adható meg. Amennyiben indokolt, a változtatása is lehetséges. Példa (összeg korrigálására): Ha a cafeteria szabályzat szerint tartós betegállomány esetén időarányosan kell figyelembe venni a juttatás összegét, akkor itt lehetőség van az adott juttatás összegének korrigálására. 48. oldal :59:00

49 LOGIPEN - SOFTWARE & ART FELHASZNÁLÓI DOKUMENTÁCIÓ WEBCAFETERIA.HU 27. Havi listák/riportok A legördülő listákból a következők szerint választhatunk. Az Év-nél csak azon évszámok jelennek meg, melyekben már történt nyilatkoztatás. A Hónap kiválasztása 01-től 12-ig lehetséges. A Lista elemei a következők: Tételes lista: A kiválasztott Év és Hónap-hoz tartozó cafeteria elemek dolgozónkénti listáját kapjuk meg. Rendelési lista: A kiválasztott Év és Hónap-hoz tartozó cafeteria elemek rendelési összesítő listáját kapjuk meg. Utalási lista: A kiválasztott Év és Hónap-hoz tartozó cafeteria elemek utalási összesítő listáját kapjuk meg. Költséghelyi tételes lista: A kiválasztott Év és Hónap-hoz tartozó cafeteria elemek dolgozónkénti listáját kapjuk meg költséghelyenként. A listák lekérdezése alkalmával lehetőségünk van excelbe menteni a riportokat, vagy pdf dokumentumba, amelyet a későbbiekben például az utalványok megrendelésére használhatjuk. Példa az excel táblázatra :59: oldal

50 WEBCAFETERIA.HU FELHASZNÁLÓI DOKUMENTÁCIÓ LOGIPEN - SOFTWARE & ART 28. Utalványok rendelése/beérkezése/átvétele A kinció kiválasztása után a legördülő listából a hónap kiválasztása után a Tovább gombra kattintás segítségével az utalványok megrendelésének, beérkezésének illetve kiosztásának dátuma adható meg, mely dátum a rendszerben rögzítésre kerül. Ezen dátum adatokat a rendszer a későbbiekben felhasználja a munkavállaló elszámoltatásánál. 50. oldal :59:00

51 LOGIPEN - SOFTWARE & ART FELHASZNÁLÓI DOKUMENTÁCIÓ WEBCAFETERIA.HU 29. Ki- /belépők; hiányzók Az adott évben ki- és belépők, valamint a hiányzók névsorát tudjuk a Nyomtatás gomb segítségével kinyomtatni. A kilépés dátuma oszlopban megjelenő dátum a kilépés dátumát jelenti, ha az Évközi jogosultság! szöveg jelenik meg, akkor az adott dolgozó, vagy belépett, vagy hiányzott. A hiányzók közé tartoznak azok a dolgozók, akik az adott évben valamelyik hónapban a cafeteria szabályzat szerint nem részesülnek cafeteria juttatásban. Az adott dolgozó sorában található Havi jogosultságok linkre kattintva a kapcsolódó fejezetben leírtak szerint a dolgozó havi jogosultságait ellenőrizhetjük le, vagy szükség esetén módosíthatjuk. A Cafeteria karton linkre kattintva pedig az abban a fejezetben leírtak szerint a dolgozó cafeteria kartonját tudjuk ellenőrizni, vagy szükség esetén a hiányzó adatokat pótolhatjuk :59: oldal

52 WEBCAFETERIA.HU FELHASZNÁLÓI DOKUMENTÁCIÓ LOGIPEN - SOFTWARE & ART 30. APEH K53 tábla feladása A törvényi előírások alapján az üdülési csekket igénybe vevőkről jelentést kell küldeni az APEH-nek. A jelentést elősegítve előállítható az ABEV program által értelmezhető fájl, mely a feladást segíti. A fájl elkészítése előtt győződjünk meg az adatok helyességéről, melyet a színjelzés segítségével könnyen elvégezhetünk. A zöld hátterű adatok helyesek, míg a sárga hátterűek hibásak. Az adatok javítására a Cafeteria karton menüpontot célszerű használni. A felmerülő javítások elvégzése után a 09K53 abev fájl elkészítése gomb segítségével tudjuk előállítani az ABEV programhoz szükséges fájlt, melyet az ABEV programban megnyitva az APEH jelentés elkészíthető. 52. oldal :59:00

53 LOGIPEN - SOFTWARE & ART FELHASZNÁLÓI DOKUMENTÁCIÓ WEBCAFETERIA.HU 31. Jogi nyilatkozatok A webcafeteria rendszer fejlesztői és üzemeltetői kijelentik, hogy a rendszerbe feltöltött adatok felhasználása tekintetében a mindenkor érvényes jogi és adatvédelmi előírások szerint járnak el. Felhívjuk a figyelmet, hogy mivel a webcafeteria rendszer széles körűen paraméterezhető a felhasználók által hibásan megadott adatokból következően keletkező hibás tartalmú dokumentumokért a webcafeteria fejlesztői és üzemeltetői semmiféle felelősséget nem vállalnak. A bizonyítottan a rendszer hibájából eredő hibás tartalomért kizárólag az érintett időszakra befizetett használati díj erejéig és kizárólag a hibás tartalmú dokumentumok felhasználása esetén vállaljuk az anyagi felelősséget, tekintettel arra, hogy az elkészült dokumentumok tartalmáért az azt előállító szervezet a felelős. A webcafeteria rendszer részét képező bármiféle eljárás, program, kép, dokumentáció valamint bármilyen, a webcafeteria fejlesztésével és működtetésével kapcsolatos anyag és információ a webcafeteria rendszert fejlesztő és üzemeltető vállalkozás(ok) illetve személy(ek) tulajdonát képezik :59: oldal

54 WEBCAFETERIA.HU FELHASZNÁLÓI DOKUMENTÁCIÓ LOGIPEN - SOFTWARE & ART 32. Elérhetőségek Hibabejelentés, javaslatok elsősorban a webcafeteria felületén elérhető üzenő rendszeren keresztül küldhetők. Amennyiben a fenti felület nem működik, az info@webcafeteria.hu címen várjuk a bejelentéseket és javaslatokat. Sürgős esetben a szerződéssel és számlázással kapcsolatosan a számon vagy technikai kérdésekkel kapcsolatosan a vagy a számok hívhatók. 54. oldal :59:00

55 LOGIPEN - SOFTWARE & ART FELHASZNÁLÓI DOKUMENTÁCIÓ WEBCAFETERIA.HU 33. Tárgymutató Adatmódosítás, 43 Ajándék utalvány, 35 bejelentkezés, 9 Cafeteria csoport, 16, 20 Elfelejtett jelszó, 9, 10, 11 EXCEL, 15 felhasználó, 14, 26 felhasználónév, 8, 9, 12, 26 hozzátartozó, 35, 36, 41 iskolakezdési támogatás, 35 jelszó, 9, 10, 11, 12 Kapcsolat, 7 Nyilatkoztatás, 16, 17, 33 PDF, 33, 45 regisztráció, 8 saját adatok, 12 SMS, 9, 10, 11 SSL, 5 Szervezeti egység, 24 telephely, 18 Telephely, 24, 31, 41 Üdülési csekk, :59: oldal