WEBCAFETERIA RENDSZER

Átírás

1 WEBCAFETERIA RENDSZER Felhasználói dokumentáció LogiPen Kft., Software & Art Kft., Cs+Z Bt. Verzió: 4.1

2 WEBCAFETERIA.HU FELHASZNÁLÓI DOKUMENTÁCIÓ LOGIPEN - SOFTWARE & ART 1. Tartalomjegyzék 1. Tartalomjegyzék A rendszer célja Biztonság Kapcsolat DEMO regisztráció Bejelentkezés Elfelejtett jelszó Jelszócsere Felhasználói adatok Cég/Év kiválasztása Adatfeltöltés (EXCEL) Saját cégek adatai Cég - elem Cafeteria csoport Szervezeti egységek Telephely Részleg Pénztári szerződések Hibajelentő Caf. elemek havonta Jogosult adatai Nyilatkoztatás Hiánylista Cafeteria karton Kinyomtatott PDF oldal :55:00

3 LOGIPEN - SOFTWARE & ART FELHASZNÁLÓI DOKUMENTÁCIÓ WEBCAFETERIA.HU 27. Havi jogosultságok Havi listák/riportok Utalványok rendelése Utalványok beérkezése Átvételi bizonylatok Ki- /belépők; hiányzók Éves kimutatás (Fejlesztés alatt) APEH K53 tábla feladása Jogi nyilatkozatok Elérhetőségek Tárgymutató :55:00 3. oldal

4 WEBCAFETERIA.HU FELHASZNÁLÓI DOKUMENTÁCIÓ LOGIPEN - SOFTWARE & ART 2. A rendszer célja Cafeteria tervezésének megvalósítása, lehetőség szerint a legtöbb feladata elvégzését automatizálva. Az ehhez szükséges jogosultsági szintek minél kifinomultabb megtervezésével és alkalmazásával biztosítani a felhasználók kényelmes és hatékony rendszerhasználatát. Automatikus szerződéskötés és számlázási funkciókkal biztosítjuk a felhasználók minél teljesebb kiszolgálását és az üzemeltetők részére az elszámolások automatizált elkészítését. A rendszer használatával minimálisra csökkenthető a cafeteria-rendszer bevezetéséhez és üzemeltetéséhez szükséges idő, és jelentősen csökkenthető az üzemeltetés költsége. Biztonságos webkapcsolaton keresztül, valamint jelszavas belépés használatával biztosítjuk az adatok védelmét. 4. oldal :55:00

5 LOGIPEN - SOFTWARE & ART FELHASZNÁLÓI DOKUMENTÁCIÓ WEBCAFETERIA.HU 3. Biztonság A rendszer több, egymástól független módon garantálja adatai biztonságát: Titkosított adatforgalom (SSL) Jelszavas elérés (három hibás próbálkozás után letiltja a hozzáférést) Jogosultságok ellenőrzése Adatvédelmi biztos ajánlása Igazságügyi informatikai szakértő felügyelete Jelen dokumentációban az egyes képernyőképeken esetlegesen látható adatok fiktívek, a felhasználónevek, személynevek és személyes adatok nem valós személyhez kapcsolódóak, hanem a tesztelés kedvéért a tesztelő csapatunk találta ki ezeket. Bármilyen egyezés valós adatokkal kizárólag véletlen egybeesés lehet. Az SSL (Secure Sockets Layer) egy olyan biztonsági protokoll, amelyet Internetes használatra fejlesztettek ki. Amikor megkezdődött az Interneten küldött adatok "lehallgatása", szükségessé vált egy új kódolási eljárás. A banki és kereskedelmi tranzakciók Interneten keresztüli biztonságos lebonyolítása érdekében, ma már nélkülözhetetlen a használata. Működése lényegében arról szól, hogy a küldő fél kódolja a küldendő adatokat, átküldi az Interneten, a fogadó pedig visszafejti. A protokoll egy 40 és egy 128 bites titkosítást is használ. Általában - főleg nemzetközi forgalomban - a 40 bites használata ez elterjedt, holott ez nem nyújt akkora védelmet, mint a 128 bites társa, de előnye, hogy gyakorlatilag minden, ma használatos program képes a kezelésére. A 128 bites kulcs olyan ügyfélkörben használatos, ahol mindenki képes vele a dekódolást elvégezni. Az SSL két részből áll, az egyik a felhasználónál fut a web böngésző részeként (Internet Explorer 3.0 vagy újabb verziók kezelik). A másik pedig a webszerveren, ezek összetettebb funkciókat látnak el. A titkosítási eljárás a nyilvános kulcsú titkosításon alapszik. Létezik egy nyilvános kulcs (a böngészőben), amivel kódolják az adatokat és egy privát kulcs (a szerverben) amivel pedig visszafejtik. A nyilvános kulcsot bárki használhatja, de a dekódolás csak a privát kulccsal lehetséges. Így a küldő (nyilvános kulcs) biztos lehet abban, hogy csak a fogadó képes elolvasni az üzenetet. Visszafelé pedig a nyilvános kulcsot használó biztos lehet abban, hogy a privát kulcs tulajdonosa küldte az adatokat. Az SSL ugyan nem tudja :55:00 5. oldal

6 WEBCAFETERIA.HU FELHASZNÁLÓI DOKUMENTÁCIÓ LOGIPEN - SOFTWARE & ART megakadályozni, hogy valaki ellopja menetközben az információt, de az erős kódolás és a kulcsos eljárás révén használhatatlanná teszi a harmadik fél számára. 6. oldal :55:00

7 LOGIPEN - SOFTWARE & ART FELHASZNÁLÓI DOKUMENTÁCIÓ WEBCAFETERIA.HU 4. Kapcsolat Ha rendszerünkben hibát tapasztal, vagy bármilyen kérdése van, az oldal jobb felső sarkában található Kapcsolat menüre kattintva, az alább látható üzenő felületen keresztül küldhet üzenetet. Ha a rendszer nem működik, kérjük, használja az info@webcafeteria.hu címet. A kötelezően kitöltendő mezők: küldő neve küldő címe üzenet tárgya üzenet szövege Kérjük, a tárgy mezőbe olyan szöveget írjon, amely jellemző az üzenetére, így megkönnyíti munkatársunknak a beérkezett üzenetek gyors feldolgozását, így ön is hamarabb kap választ kérdésére :55:00 7. oldal

8 WEBCAFETERIA.HU FELHASZNÁLÓI DOKUMENTÁCIÓ LOGIPEN - SOFTWARE & ART 5. DEMO regisztráció Amennyiben Ön első alkalommal kívánja használni illetve kipróbálni a Web-Cafeteria szolgáltatásait, akkor az alábbi űrlap kitöltésével teheti ezt meg: Rendszerünk egy t küld önnek a megadott címre. Ebben találja majd a folytatáshoz szükséges további utasításokat, továbbá egy megerősítő linket. A linkre kattintva a program automatikusan létrehozza az Ön Demo hozzáférését, továbbá generál egy fiktív állományból egy céget. A későbbiekben ezt az állományt Ön teljesen Önállóan és szabadon használhatja, ugyanis nem osztjuk meg senkivel, tehát nem fordulhat elő olyan helyzet, hogy az Ön által tesztelésre beállított adatokat valaki más felülírná. A teszt-állomány generálásáról a rendszer folyamatosan tájékoztatja Önt: 8. oldal :55:00

9 LOGIPEN - SOFTWARE & ART FELHASZNÁLÓI DOKUMENTÁCIÓ WEBCAFETERIA.HU Miután minden adat és beállítás elkészült, készen álla bejelentkezésre: DEMO regisztráció esetén az ön által megadott felhasználónévből a rendszer képzi a DEMO felhasználónevet, úgy, hogy a felhasználónév kezdete DEMO_ lesz, és ehhez illeszti hozzá az ön által megadott felhasználónév első öt karakterét. Figyeltünk arra, hogy a rendszert a DEMO regisztrációval is teljes körűen ki lehessen próbálni, de bármilyen kérdésre válaszolunk. Kérjük, kérdéseit a rendszer üzenő-felületén keresztül tegye fel, a gyorsabb válaszadás érdekében :55:00 9. oldal

10 WEBCAFETERIA.HU FELHASZNÁLÓI DOKUMENTÁCIÓ LOGIPEN - SOFTWARE & ART 6. Bejelentkezés A rendszer használatához az ön adatainak védelmében bejelentkezésre van szükség. A bejelentkezés azzal a felhasználónévvel és jelszóval történik, amelyet regisztrációkor megadott. Ha elfelejtette a jelszavát, az Elfelejtett jelszó menüben újat kérhet, amelyet a regisztrációjában megadott címre küldünk el. (a jelszókérésről bővebben a 7. pontban olvashat) Fontos: Ha a bejelentkezésnél három alkalommal rossz jelszót ír be, a rendszer az ön biztonsága érdekében a hozzáférését három óra időtartamra letiltja. Az idő leteltével ismét be lehet jelentkezni a rendszerbe. Az ön adatainak biztonsága érdekében a helyes felhasználónév és jelszó megadását követően a rendszer az ön mobiltelefonjára küldött azonosító megadását is kéri. Amennyiben még nincs a rendszer számára azonosítva a felhasználónevéhez tartozó SMS szám, az azonosító elküldése előtt ön egy -t kap a megadott címére, amelyben a rendszer egy kódot és egy telefonszámot ad meg. A kódnak a telefonszámra SMS-ben történő elküldését követően a rendszer regisztrálja azt a telefonszámot, amelyre az azonosítót küldheti, majd azonnal el is küldi a belépéshez szükséges azonosítót. Az azonosító minden esetben éjfélig érvényes, a következő napi bejelentkezéskor a rendszer új azonosítót küld a már regisztrált telefonszámra. FONTOS: Olyan mobiltelefon számát adja meg, amelyre a rendszer az azonosító kódot elküldheti, és ön ezt meg tudja adni bejelentkezéskor. 10. oldal :55:00

11 LOGIPEN - SOFTWARE & ART FELHASZNÁLÓI DOKUMENTÁCIÓ WEBCAFETERIA.HU Abban az esetben, ha a rendszer az SMS küldő rendszer hibáját észleli, esetlegesen az SMS küldés funkciót tilthatja. Ekkor a bejelentkezés ideiglenesen nem kéri az SMS-ben küldött azonosító kódot. Az azonosító kódot őrizze meg, mert a kód elküldésének napján az az azonosító érvényes, következő azonosítót a rendszer csak éjfél után küld. Ha mégsem szeretné megvárni a következő napot, és elvesztette a kódot, a rendszer az Elfelejtett jelszó menüpontban történő új jelszó kérése esetén az azonosító kód érvényességét valamint a regisztrált SMS számot is törli, így az ben elküldött új jelszóval történő belépéskor a rendszer új azonosító kódot is küld, az SMS regisztrációs eljárás megismétlésével. Sikeres bejelentkezés esetén a következő képernyő jelenik meg. A sikeres bejelentkezést követően a bejelentkezés menüpont helyén a Kijelentkezés felirat látható, amelyre kattintva a munka végeztével kijelentkezhet a rendszerből. Az ön biztosága érdekében, ha a webcafeteria.hu oldalon kb. 20 percig nem dolgozik senki, a rendszer kilépteti önt, és a következő oldalfrissítésnél hibaüzenetet lát, amely szerint ön nem jogosult a kívánt tartalom elérésére. Ebben az esetben jelentkezzen be ismét, és látni fogja az adatait. Fontos: Ha elmentetlen adatai voltak az oldalon, és a rendszer kiléptette, az elmentetlen adatok elvesznek. Ezért kérjük, hogy mielőtt mással kezd foglalkozni az adatait minden esetben mentse el. A bejelentkezést követően megjelennek azok a menüpontok, amelyek használatára ön jogosult. A fejlécben megjelenő felirat alapján folyamatosan tájékozódhat, hogy a rendszerbe: milyen felhasználói névvel lépett be, melyik Cég adatait láthatja jelenleg, (amennyiben több Cég adatainak kezelésére jogosult, akkor a Cég/Év kiválasztása menüpont segítségével tud váltani) melyik Év adatait látja jelenleg :55: oldal

12 WEBCAFETERIA.HU FELHASZNÁLÓI DOKUMENTÁCIÓ LOGIPEN - SOFTWARE & ART 12. oldal :55:00

13 LOGIPEN - SOFTWARE & ART FELHASZNÁLÓI DOKUMENTÁCIÓ WEBCAFETERIA.HU 7. Elfelejtett jelszó Ha ön a jelszavát elfelejti, akkor ezt nincs módunkban megküldeni önnek, mert a jelszót kódolva tároljuk, és mi sem ismerjük. Ezért az Elfelejtett jelszó menüben a rendszer generál önnek egy új jelszót, amelyet elküld a regisztrációban megadott címre. Az új jelszó küldésekor a rendszer az azonosító kódot is érvényteleníti, valamint az ehhez szükséges SMS számot törli, így új jelszó kérése esetén az SMS azonosítási eljárás megismétlése is szükséges. FIGYELEM! Javasoljuk, hogy a rendszer által küldött jelszót belépés után cserélje le egy ön által könnyebben megjegyezhetőre :55: oldal

14 WEBCAFETERIA.HU FELHASZNÁLÓI DOKUMENTÁCIÓ LOGIPEN - SOFTWARE & ART 8. Jelszócsere A FŐMENÜ/Jelszócsere menüben lehetősége van a jelszavának és címének módosítására. A többi adatot (céges és számlázási adatokat) a Saját cégek adatai menüpontban módosíthatja. A jelszó módosításakor meg kell adnia az alábbi adatokat: felhasználónév régi jelszó új jelszó új jelszó ismét A Jelszócsere gombra kattintva, hibátlan adatok esetén a jelszó cseréje megtörténik. Hibás adatok esetén az alábbi hibaüzenetek lehetségesek: Hibaüzenet A megadott felhasználónév nem létezik A régi jelszó hibás A két új jelszó különbözik Megoldás Hibásan adta meg a felhasználónevét, kérjük, adja meg ismét. A régi jelszó ismerete nélkül nem cserélhető le a jelszó, az ön biztonsága érdekében. Kérjük, adja meg a módosítandó jelszót. Az új jelszót, azért kell kétszer megadni, hogy biztos lehessen benne, hogy nem történt a jelszó beírásánál elgépelés. Ha ezt a hibaüzenetet látja, az elsőként megadott jelszó eltér a másodikként megadottól. Kérjük, adja meg ismét az új jelszót 14. oldal :55:00

15 LOGIPEN - SOFTWARE & ART FELHASZNÁLÓI DOKUMENTÁCIÓ WEBCAFETERIA.HU mindkét mezőben. Az cím módosítása esetén mentés előtt a rendszer ellenőrzi az cím valódiságát és elérhetőségét. Ha a rendszer az ön által megadott címet nem fogadja el, annak az alábbi okai lehetnek: Hibaüzenet Az cím ellenőrzés hibát jelzett Megoldás A hiba okai az alábbiak lehetnek: hibás cím nem létező cím az ön mail szervere nem érhető el, ebben az esetben ha az ön szerverén van az fiókja, ellenőrizze a szerver elérhetőségét és beállításait, ha más üzemelteti a szervet, értesítse a hibáról :55: oldal

16 WEBCAFETERIA.HU FELHASZNÁLÓI DOKUMENTÁCIÓ LOGIPEN - SOFTWARE & ART 9. Felhasználói adatok A felhasználói adatok a rendszer használójának számlázási és postázási adatait tartalmazzák. Az oldal első részében a számlázási és kapcsolati adatok módosíthatók. A rendszer mentéskor ellenőrzi az adószám, cégjegyzék szám és bankszámlaszám helyességét, hiba esetén a hibás tartalom mögött piros háttérrel, és az oldal felső részében piros hibaüzenettel jelzi a hibát. A hibajelzés ellenére az adatokat a rendszer elmenti, de a javításuk szükséges. A továbbiakban a postázási adatok rögzíthetők illetve módosíthatók. Amennyiben a postázási adatok egyeznek a számlázási adatokkal, úgy elegendő az egyes mezők előtti pipát bekapcsolni, a postázási adatokhoz a rendszer a számlázási adatokat fogja automatikusan bemásolni. FIGYELEM! Ha egy mező előtt a pipa be van kapcsolva, az adott mezőbe a rendszer akkor is a számlázási adatok megfelelő mezőjét másolja be, ha a postázási adatoknál más adat lett beírva. Ha a postázási adatoknál található adat a helyes és elmentendő, akkor a mező előtt a pipát ki kell kapcsolni. Az adatok alatt az Adatok mentése gombra kattintva a cég adatai elmenthetők. Ha a mentés előtti adatellenőrzés hibát talál, a visszatérő képernyőben a hibás adatok piros háttérrel és 16. oldal :55:00

17 LOGIPEN - SOFTWARE & ART FELHASZNÁLÓI DOKUMENTÁCIÓ WEBCAFETERIA.HU piros hibaüzenettel láthatók. A mentés ennek ellenére megtörténik, de célszerű a javítást mihamarabb elvégezni :55: oldal

18 WEBCAFETERIA.HU FELHASZNÁLÓI DOKUMENTÁCIÓ LOGIPEN - SOFTWARE & ART 10. Cég/Év kiválasztása Amennyiben a felhasználó jogosultsága lehetővé teszi több Cég karbantartását, vagy már több éve használja a rendszert, akkor itt választhatja ki azt a Céget vagy Évet, amelyikkel dolgozni szeretne. A Cég kiválasztását követően a rendszerben már csak azok az évszámok jelennek meg, amelyek a kiválasztott Céghez tartoznak. 18. oldal :55:00

19 LOGIPEN - SOFTWARE & ART FELHASZNÁLÓI DOKUMENTÁCIÓ WEBCAFETERIA.HU 11. Adatfeltöltés (EXCEL) Minden egyes adatfeltöltés előtt töltse le az aktuális EXCEL fájlt, mivel az adatok pontos feltöltése csak az aktuális EXCEL tábla alapján garantált. A fájl letöltése az ITT linkre kattintva lehetséges. Felhasználói jogosultságtól függően itt lehet új Céget és a hozzá tartozó Jogosultak (dolgozók) adatait rögzíteni a rendszerbe. Ehhez az szükséges, hogy az előbb leírtak alapján letöltse az adatbekérő EXCEL fájlt, melynek kitöltése után az adatok feltöltése már elvégezhető. A feltöltés menete: Tallózás gomb segítségével keressük meg a kitöltött EXCEL fájlt. Feltöltés gombra kattintva a hibátlan adatok betöltődnek a rendszerbe. Feltöltendő állományban szereplő adatok: az excel fájl megfelelő lapjaira vonatkozik a választás. Alapértelmezett beállítás szerint egy új cég létrehozásakor a program a Munkáltató, Paraméterezéshez és a Munkavállalók lapok adatait tölti fel a Web-cafeteria adatbázisába. Amennyiben egy már létező cég újabb munkavállalóit szintén excel-ből szeretné betölteni (pl. csoportos létszámbővítés esetén), akkor egy új excel-fájl Munkavállalók lapját töltse csak ki és a feltöltendő állománynál csak a Munkavállalókat pipálja be! :55: oldal

20 WEBCAFETERIA.HU FELHASZNÁLÓI DOKUMENTÁCIÓ LOGIPEN - SOFTWARE & ART Az adatfeltöltést követően a megjelenő EXCEL táblázat tájékoztatást ad a feltöltött adatokról. Kérjük, hogy maradéktalanul tartsa be az excel-fájl Kitöltési útmutató utasításait! FIGYELEM! Az EXCEL-es adatfeltöltéssel a adatok rögzítésének kezdeti, fáradságos szakaszát tudjuk megkönnyíteni és gyorsabbá tenni. Az így betöltött adatokkal a főbb paraméterek is beállításra kerülnek, azonban a cégre jellemző speciális beállításokat csak a rendszerben tudjuk elvégezni. A Jogosultak adatainak rögzítésére vagy javítására a Jogosult adatai fejezetnél részletes leírás található. Amennyiben egy már meglévő cafeteria-rendszer adatait kívánja feltölteni, akkor az alábbi sorrendet minden körülmények között tartsa be: 1. A hiánytalanul (tehát a nyilatkozatokkal és a hozzátartozókkal együtt) kitöltött excel-fájl Munkáltató, Paraméterezéshez és a Munkavállalók lapjait töltse fel a rendszerbe! 2. Folytassa és fejezze be a rendszer beállítását a 12. ponttól (Cég és Év kiválasztása) a 17. pontig (Részleg) 3. Térjen vissza az Adatfeltöltés excelből feladathoz és ugyanabból az excel-fájlból töltse fel a Nyilatkozat és Hozzátartozók lapokat! 4. Szúrópróba-szerűen ellenőrizze le, hogy a nyilatkozatok tartalma megfelelően került a rendszerbe és a juttatások költsége megfelel-e a beállításoknak! Ezt legkönnyebben a CAFETERIA RENDSZER/Cafeteria karton menüpontja alatt tudja elvégezni. 20. oldal :55:00

21 LOGIPEN - SOFTWARE & ART FELHASZNÁLÓI DOKUMENTÁCIÓ WEBCAFETERIA.HU 12. Saját cégek adatai Mindazon cégeknek, amelyeknek kezeléséhez a bejelentkezett felhasználónak jogosultsága van, be kell állítani egyes alapadatait. Jellemzően egy felhasználónak egy cége van, de előfordulhatnak olyan könyvelőirodák valamint cafeteria tanácsadó cégek, amelyek több cégnek végeznek cafeteriával kapcsolatos feladatokat. Ezekben az esetekben előbb a Cég/Év kiválasztás menüpontban ki kell választani a karbantartásra váró céget! A CÉG ADATOK illetve kapcsolati adatok értelem szerűen kitöltendők. Az Adatok mentése nyomógomb segítségével a módosított adatokat tudjuk elmenteni :55: oldal

22 WEBCAFETERIA.HU FELHASZNÁLÓI DOKUMENTÁCIÓ LOGIPEN - SOFTWARE & ART A fenti adatok közül, az Elszámolandó időszak, a Nyilatkoztatás kezdő és záró dátuma, a Cafeteria adminisztráció lezárva eddig és a Cafeteria bevezetés dátuma mezőket az alábbiakban részletezzük: Az Elszámolandó időszak mező a következő értékeket veheti fel: Teljes hónap, amikor a dolgozó kilépésének dátuma a hónap utolsó napjára esik, ekkor a ledolgozott hónapra jár, ellenkező esetben nem jár a cafeteria juttatás. Határnap, amikor a dolgozó kilépésének dátuma a Határnap értéke előtti, akkor nem jár, ha megegyezik vagy nagyobb az előbbi értéknél, akkor jár a cafeteria juttatás. Időarányos, amikor a dolgozó kilépésének dátumát figyelembe véve az adott hónap naptári napjaira arányosítva jár a cafeteria juttatás. A Nyilatkoztatás kezdő és záró dátuma segítségével a nyilatkozattétel egy adott időszakra korlátozható. Amennyiben ezen időn belül a dolgozó nem nyilatkozik, akkor a Cafeteria szabályzatban rögzítetteket kell figyelembe venni. A Cafeteria adminisztráció lezárva eddig mező azt az első dátumot kell, hogy tartalmazza, amelyre a nyilatkoztatás még nem történt meg, illetve az utalások elküldése és az utalványok megrendelése megtörtént. A nyilatkoztatás képernyőn (abból a célból, hogy véletlenül se lehessen kész nyilatkoztatásokat megváltoztatni) azok a hónapok, amelyeket a dolgozó adatainál található jogosultság kezdete, valamint a fenti dátumok közül a legkésőbbi dátumnál korábbi hónapra vonatkozik, nem módosítható állapotban jelenik meg, és ezt a mező szürke háttere is jelzi. Például ha a dolgozó jogosultságának kezdete március 1, akkor nyilvánvalóan nem adható neki cafeteria e dátum előtt, ezért a januári és februári mezők nem tölthetők ki. De ha a cégnél a cafeteria bevezetés pl április 1-én történt, akkor a januári, februári és 22. oldal :55:00

23 LOGIPEN - SOFTWARE & ART FELHASZNÁLÓI DOKUMENTÁCIÓ WEBCAFETERIA.HU márciusi mezők nem tölthetők ki. Ha pedig a cafeteria nyilatkoztatás és az utalványok megrendelése, összegek átutalása pl május végéig megtörtént, a fenti Cafeteria adminisztráció lezárva eddig mezőbe június 1-et írva az ez előtti adatok módosítása nem lesz lehetséges, elkerülve a rendszer használatával elkészíthető listák és kimutatások hibás adattartalmát. Lehetőség van továbbá a cafeteria-nyilatkozaton megjelenő, nyomtatott szöveges záradékok alapértelmezettől eltérő megfogalmazására: A Következő év adatainak előkészítése nyomógomb segítségével az aktuális évben használt beállításoknak megfelelően a Cégnél használt cafeteria elemeket tudjuk a következő évre előkészíteni. Ezt követően az esetleges módosításokat a Cég/Év kiválasztása, a Cég elem, a Cafeteria csoport, Telephely valamint a Caf. elemek havonta menüpontok segítségével tudjuk végrehajtani :55: oldal

24 WEBCAFETERIA.HU FELHASZNÁLÓI DOKUMENTÁCIÓ LOGIPEN - SOFTWARE & ART 13. Cég - elem A cafeteria szabályzattal összhangban a cég által a munkavállalók részére adható cafeteria elemeket, valamint juttatásuk időpontját tudjuk megadni. A juttatási időpontok a Cafeteria Rendszer/Caf. elemek havonta menüpont alatt is megadhatóak. Az egyes oszlopokban található adatok tatalma és használata: Oszlop Elem neve Engedélyezve Tartalma A cafeteria elem megnevezése. A rendszerben tárolt elemek név szerint ABC sorrendben találhatóak a listában. Bejelölt pipa esetén az itt engedélyezett cafeteria elem a 24. oldal :55:00

25 LOGIPEN - SOFTWARE & ART FELHASZNÁLÓI DOKUMENTÁCIÓ WEBCAFETERIA.HU Oszlop Tartalma Cafeteria csoport menüpont segítségével a céghez tartozó cafeteria-csoportoknál tovább szűkíthető. Cafeterián belül/kívül A dolgozó az adott cafeteria elemet Belül választása esetén a cafeteria keretéből, Kívül választása esetén a cafeterián kívüli keretéből választhatja. Mind2 kiválasztása azt eredményezi, hogy a nyilatkoztatás alkalmával külön-külön rögzítjük az adatokat, és a későbbiekben a havi riportokban is külön jelenik majd meg. Kötelező elem Alapértelmezett szolgáltató A dolgozónak az adott cafeteria elemet kötelezően választani kell bejelölt pipa esetén a megjelölt értékben. Amennyiben pipálással engedélyezte az adott elemet, itt választhatja ki a cég alapértelmezett, szerződött szolgáltatóját. Sodexo-utalványok választása esetén a lenyíló felsorolásból itt kell kiválasztania, hogy az Ön cége milyen kiszerelésben rendeli az utalványokat. Abban az esetben, ha valamelyik telephelyen esetleg másik szolgáltatót kell alkalmaznia, azt egy későbbi beállításnál, a Telephely menüpont alatt teheti meg. Hónapok A cafeteria elem juttatásának időpontja (hónap) adható meg bejelölt pipa esetén. A piros háttérrel jelölt oszlopok zároltak a korábban említett Saját cégek adatai Cafeteria adminisztráció lezárva eddig adatmezőben megadott időpontig, módosításuk nem lehetséges. Ügyfeleink kérése alapján került bele a Cafeterián belül és a Kötelező elem választásának lehetősége. Példa (Cafeterián belül jelölésére): ha a Cégnél úgy döntenek, hogy a gyermekek iskolakezdési támogatását az arra jogosult szülők részére egységesen adják a Cafeteria kereten kívül, akkor az elem engedélyezésének pipálása után a Cafeterián belül oszlopban a pipálást üresen hagyva :55: oldal

26 WEBCAFETERIA.HU FELHASZNÁLÓI DOKUMENTÁCIÓ LOGIPEN - SOFTWARE & ART a nyilatkoztatásnál a Cafeterián kívüli elemek között jelenik meg az iskolakezdési támogatás, vagy közismert néven a Suli-csekk választási lehetősége. Példa (Kötelező elem jelölésére): a Cég vezetősége a dolgozók jövőbeli érdekeit figyelembe véve kötelezően előírja (a cafeteria szabályzatban) pl. az önkéntes nyugdíj, vagy egészségpénztári befizetést. Ebben az esetben az így kijelölt cafeteria elemet választania kell a nyilatkozattevő dolgozónak. A lap alján található Mentés nyomógomb segítségével a módosított adatokat tudjuk elmenteni. FIGYELEM! A "Mentés" gombra kattintás után a Cafeteria-csoportoknál az itt engedélyezett elemek mindegyike megjelenik. Kérjük feltétlenül ellenőrizze a "Cafeteria-csoport" menüpontban a beállításokat! 26. oldal :55:00

27 LOGIPEN - SOFTWARE & ART FELHASZNÁLÓI DOKUMENTÁCIÓ WEBCAFETERIA.HU 14. Cafeteria csoport A cafeteria szabályzatban definiált ú.n. cafeteria csoportok részletes paraméterezésére szolgáló menü. A rendszer pontos működése szempontjából a legfontosabb beállításokat kell itt elvégeznünk! Első beállítási lehetőségként létre kell hoznunk a szabályzatban megnevezett csoportokat, majd pontosítani a csoport tagjai által választható elemeket. A programban gyakorlatilag korlátlan számú csoportot tudunk létrehozni, tehát a cafeteria-szabályzatban rögzített néhány csoportunk biztonsággal üzemeltethető. Új cafeteria csoportot a képernyő alján lévő üres mezőben tudunk létrehozni. A fenti példán látható, hogy a DEMO csoport nem törölhető, ugyanakkor a DEMO_2 nevű esetében még aktív a Tölés gomb. Ez azért van, mert a DEMO csoporthoz már legalább egy dolgozót hozzárendeltünk, ugyanakkor a DEMO_2 csoport még törölhető, ugyanis ehhez még nem rendeltünk munkavállalót. Mindkét csoportnál, tehát a már nem törölhető DEMO csoportnál is, lehetőségünk van az elemek módosítására. Itt kell megadnunk azt is, hogy a különböző elemek költségeit egyszeri vagy folymatos adminisztrációs költségek és adóvonzatát a munkavállaló cafeteriakeretének a terhére számoljuk-e el, vagy ezeket a cég a cafeteria-kereten felül fizeti meg. Lehetőségünk van Forintban vagy %-osan meghatározott értékeket elemenként külön-külön meghatározni, illetve az adóterhek viselését adónemenként arányosítani a cég illetve a munkavállaló között :55: oldal

28 WEBCAFETERIA.HU FELHASZNÁLÓI DOKUMENTÁCIÓ LOGIPEN - SOFTWARE & ART Az egyes oszlopokban található adatok tatalma és használata: Oszlop Elem neve Tartalma A cafeteria elem megnevezése. Itt már csak azok az elemek jelennek meg, amelyeket a Cég elem menüben engedélyeztünk. Engedélyezve Bejelölt pipa esetén az itt engedélyezett cafeteria elem lesz választható a Nyilatkoztatás menüben a munkavállalók által. Egyszeri költség Itt adhatjuk meg a csoportot terhelő egyszeri költségeket Forintban. Az érték megadása mellett pipálással határozzuk meg, hogy az egyszeri költség a munkavállaló bruttó cafeteriakeretét terheli-e vagy a munkáltatót! Admin költség (jogosult) Itt adhatjuk meg a munkavállalót terhelő folyamatos admin költségeket (pl. utalványszolgáltatók költségei) Forintban vagy százalékban. Abban az esetben használjuk, ha a szabályzat erről rendelkezik! Admin költség (cég) Itt adhatjuk meg a munkáltatót terhelő folyamatos admin költségeket (pl. utalványszolgáltatók költségei) Forintban vagy 28. oldal :55:00

29 LOGIPEN - SOFTWARE & ART FELHASZNÁLÓI DOKUMENTÁCIÓ WEBCAFETERIA.HU Oszlop Tartalma százalékban. Abban az esetben használjuk, ha a szabályzat erről rendelkezik! Adók és járulékok Itt adhatjuk meg az adott elemet terhelő adók és járulékok szabályzat szerinti megosztását. Három előre definiált és egy egyedi beállítási lehetőség közül választhatunk: Törvény szerinti Amennyiben ezt választjuk, akkor a program az összes adónemet a törvényi előírások szerint számolja, tehát az adómentes, és kedvezményes adózású elemek esetében a céget terheli (nem vonja le a dolgozó keretéből). Adóköteles juttatás esetében, p.l. albérleti hozzájárulásnál a munkavállalót terhelő adókat és járulékokat azonban levonja a munkavállaló keretéből. Cég Amennyiben ezt választjuk, akkor a program az összes adónemet a törvényi előírásoktól függetlenül a munkáltatóra terheli, tehát a dolgozó keretéből nem vonja le az esteleges adóterheket (a 25% szja-t sem!) Jogosult Amennyiben ezt választjuk, akkor a program az összes adónemet a törvényi előírásoktól függetlenül a munkavállalóra terheli, tehát a dolgozó keretéből automatikusan levonja az összes felmerülő adót és járulékot. Megbontás Amennyiben ezt választjuk, akkor a programban az összes adónemet a törvényi előírásoktól függetlenül meghatározhatjuk, hogy a különböző adónemeket a munkavállalóra terheljük, tehát a dolgozó keretéből automatikusan levonjuk ezeket, vagy a cégre terheljük. A kis háromszögre kattintva lenyíló részletezésnél adónemenként tudjuk meghatározni, hogy milyen arányban szeretnénk a terheket megosztani a munkavállaló és a munkáltató között. Példa (Admin költség jelölésére): a Cég vezetősége úgy döntött, hogy az Üdülési Csekk adminisztrációs költségeit (5%) a cafeteria kereten felül nem vállalja át az Értékesítés :55: oldal

30 WEBCAFETERIA.HU FELHASZNÁLÓI DOKUMENTÁCIÓ LOGIPEN - SOFTWARE & ART csoport tagjaitól. Elképzelhető, hogy egy másik csoportnál ezt már megteszi, és nem terheli a dolgozókra. Értelemszerűen ott majd az Admin költség (cég) oszlopban kell megadnia. Példa (Adók és járulékok jelölésére): a Cég vezetősége úgy döntött, hogy a felmerülő adók és járulékok felét a munkavállaló cafeteria-keretére terhelik. Ebben az esetben a Megbontás oszlopban adónemenként százalékosan kell megadni az értékeket. A program automatikusan számol. Alapesetben a céget illetve a munkavállalót törvényesen terhelő értékek szerepelnek, de amint elkezdünk egyik vagy másik oszlopba írni, automatikusan számolja a másikat. Ennek köszönhetően nem fordulhat elő olyan, hogy elírás vagy figyelmetlenség miatt a két oszlop összege nagyobb vagy kisebb legyen 100-nál. A lap alján található Mentés nyomógomb segítségével a módosított adatokat tudjuk elmenteni. FIGYELEM! A fennt részletezett beállításokat minden Cafeteriacsoportra és az adott csoporthoz tartozó minden elemre el kell végezni!!! Kérjük figyelmesen ellenőrizze át a beállításokat, ugyanis munkavállalói nyilatkoztatás alkalmával illetve a későbbiekben a program ezek alapján számol! 30. oldal :55:00

31 LOGIPEN - SOFTWARE & ART FELHASZNÁLÓI DOKUMENTÁCIÓ WEBCAFETERIA.HU 15. Szervezeti egységek Az egyes dolgozók szervezeti egységekbe szervezhetők. Új szervezeti egységet a képernyő alján lévő üres mezőben tudunk létrehozni. A kívánt új szervezeti egység beírását követően a Rögzítés gombra kattintással az szervezeti egység elmenthető. A mentést követően minden olyan helyen, ahol a szervezeti egység megjelenik, az új név fog szerepelni. A munkavállalók szervezeti egységekhez rendeléséről a Cafeteria rendszer / Jogosult adatai menüpont alatt olvashat. Az adatok módosítását követően a lap alján található Mentés gombra kattintva a módosítások elmenthetőek. FIGYELEM! A szervezeti egység nevének módosításánál levő mentés gombra kattintva csak a szervezeti egység nevét menti a rendszer, a lap alján található mentés gombbal pedig csak az elemeknél történt módosítás menthető. Ha mindkét részben történt módosítás, akkor a másik (nem mentett) résznél az oldal újratöltődését követően az eredeti állapot lesz látható :55: oldal

32 WEBCAFETERIA.HU FELHASZNÁLÓI DOKUMENTÁCIÓ LOGIPEN - SOFTWARE & ART 16. Telephely A cég földrajzi, logisztikai adottságainak megfelelően lehetőségünk van a cégen belül tetszőleges számú telephelyet létrehozni, és a későbbiekben a munkavállalókat a telephelyekhez rendelni. Új telephelyet a képernyő alján lévő üres mezőben tudunk létrehozni. A kívánt új telephely beírását követően a Rögzítés gombra kattintással a telephely elmenthető. A mentést követően minden olyan helyen, ahol a telephely megjelenik, az új név fog szerepelni. A Cím módosítása gombra kattintva megadhatjuk a telephely címét: Az Elemek módosítása gomb az alábbi képernyőre navigálja Önt: 32. oldal :55:00

33 LOGIPEN - SOFTWARE & ART FELHASZNÁLÓI DOKUMENTÁCIÓ WEBCAFETERIA.HU Itt lehetősége van arra, hogy egy adott telephelyhez a céges alapbeállítástól eltérő utalványszolgáltatót illetve utalványtípust állítson be. Erre abban az esetben lehet szükség, ha például egy vidéki telephely környezetében nincs olyan elfogadóhely, ahol a munkavállalók fel tudják használni az alapértelmezett szolgáltató utalványait, de egy másik szolgáltató által kiadott utalványok beválthatók :55: oldal

34 WEBCAFETERIA.HU FELHASZNÁLÓI DOKUMENTÁCIÓ LOGIPEN - SOFTWARE & ART 17. Részleg A Részleg menüben lehetőségünk van a Telephelyen belül részlegek létrehozására. Erre például az utalványok rendelésének és kiosztásának szervezéséhez lehet szükségünk. A munkavállalók telephelyhez illetve részleghez rendeléséről a Cafeteria rendszer / Jogosult adatai menüpont alatt olvashat. 34. oldal :55:00

35 LOGIPEN - SOFTWARE & ART FELHASZNÁLÓI DOKUMENTÁCIÓ WEBCAFETERIA.HU 19. Pénztári szerződések Lehetőség van - a nyilatkozattételek alapján - a Cég és a rendszer által támogatott pénztárak közötti szerződések elkészítésére. A Pénztári szerződések menüpontra kattintás után az adott évben előforduló pénztárak jelennek meg a listán. A Szerződés nyomtatva dátum segít a pénztárral történő szerződés létezésében. Amennyiben a dátum üres, úgy a pénztárral még nem történt szerződéskötés a cafeteria rendszer alapján történő fizetésre. A szerződés elkészítése a sor végén található Nyomtatás megjelölésével és a Nyomtatás indítása nyomógombra kattintás segítségével lehetséges. FIGYELEM! A szerződés mellékleteként megjelenő név szerinti lista nem helyettesíti a havi utalási listát, mely a Havi listák/riportok menüpont segítségével készíthető el :55: oldal

36 WEBCAFETERIA.HU FELHASZNÁLÓI DOKUMENTÁCIÓ LOGIPEN - SOFTWARE & ART 20. Hibajelentő Szeretnénk kérni felhasználóinkat, hogy a rendszer használata során tapasztalt hibákat, észrevételeket a Saját adatok/hibajelentő menüben található űrlap kitöltésével jelezzék felénk. Ezt a felületet fejlesztőink folyamatosan figyelik, így az információ azonnal ahhoz a munkatársunkhoz kerül, aki a megoldáson dolgozik. Amennyiben hosszabban szeretné kifejteni a hiba leírását, vagy linkeket is szeretne beilleszteni, akkor kérjük, hogy a Kapcsolat menüben lévő levelezőt használja. Ebbe bármilyen hosszúságú szöveg bemásolható és a linkek is használhatók maradnak. Ilyen esetben a hibajelentő felületen a HIBA mezőbe írja a hiba rövid leírását (pl. pénztári belépő nyomtatás), majd a MEGOLDÁSI JAVASLAT mezőbe az elküldött címét és dátumát ezzel munkatársaink követni tudják az eseményeket. 36. oldal :55:00

37 LOGIPEN - SOFTWARE & ART FELHASZNÁLÓI DOKUMENTÁCIÓ WEBCAFETERIA.HU 21. Caf. elemek havonta A Cégnél előforduló cafeteria elemek havonkénti engedélyezése a cafeterián belüli, és kívüli juttatás esetén. Az itt engedélyezett hónaphoz lehet nyilatkoztatáskor összeget beírni. Az itt megadott engedély cégszintű, nincs csoportbontás. A piros háttérrel jelölt oszlopok zároltak a korábban említett Saját cégek adatai Cafeteria adminisztráció lezárva eddig adatmezőben megadott időpontig, módosításuk nem lehetséges. A fehér hátterű oszlopokban szereplő adatok módosítása egyenként, vagy az Összes be/összes ki gombokkal történhet :55: oldal

38 WEBCAFETERIA.HU FELHASZNÁLÓI DOKUMENTÁCIÓ LOGIPEN - SOFTWARE & ART 22. Jogosult adatai A Cég/Év kiválasztása menüpontban kiválasztott cég jogosult munkavállalói közül lehet választani. Itt történik a kiválasztott dolgozó személyes és egyéb adatainak megadása, vagy módosítása. A személyes adatoknál és a levelezési cím megadásánál lehetőség van az üres négyzet kiválasztására. Ekkor automatikusan megjelenik a már megadott Vezetéknév és Keresztnév, illetve az állandó lakcím adatai. cím megadása esetén, az a nyilatkoztatás során felmerülő adat/hiánypótlásra felszólító rendszerüzenet küldésére felhasználható. 38. oldal :55:00

39 LOGIPEN - SOFTWARE & ART FELHASZNÁLÓI DOKUMENTÁCIÓ WEBCAFETERIA.HU A Jogosultság kezdete, valamint a Saját cégek adatai menüpontnál a Cafeteria bevezetés dátuma és a Cafeteria adminisztráció lezárva eddig dátumok közül a nyilatkozattétel dátumához legközelebb eső időponttól lehetséges a nyilatkozattétel. A Cafeteria jogosultság vége mezőnél kiválasztható, hogy a dolgozó kilépése esetén a program a Munkaviszony vége, vagy az Utolsó munkában töltött nap időpontját vegye figyelembe a cafeteria juttatás végeként. Ugyancsak ezen a képernyőn tudjuk beállítani, hogy a munkavállaló melyik Cafeteria csoportba tartozik, illetve mely Szervezeti egység, Telephely és Részleg rendelhető hozzá. A Cafeteria csoport, Szervezeti egység, Telephely és Részleg nevei (a szürke mezőben) a megjelenítés időpontjában érvényes hozzárendelés nevei jelennek meg. pl es bevezetés esetén én a megjelenő szövegek "** NINCS MEGADVA **", az Előzmény gombra kattintva azonban látható, hogy től a megfelelő helyen szerepel az adott jogosult... Azoknál a Cégeknél, ahol a dolgozók azonosítására belső azonosítót használnak, lehetőség van ezen azonosító megadására az Egyedi azonosító mezőben. Ez a gyorsabb visszakereshetőséget, valamint az egyértelmű beazonosítást segíti. A Költséghely mező kitöltése esetén az egy helyen dolgozók közötti csoportosításra van lehetőség. Mindegyik kategória illetve besorolás módosítható a mellette lévő Előzmények gombra kattintva. Itt megadhatjuk azt is, hogy az adott változás mikortól lép érvénybe. Ha a Cafeteria csoport, Szervezeti egység, Telephely és Részleg legördülő listájában nem szerepel a megfelelő adat, akkor a megnevezésre kattintva megnyílik egy felviteli ablak, ahol rögzítheti a szükséges adatokat :55: oldal

40 WEBCAFETERIA.HU FELHASZNÁLÓI DOKUMENTÁCIÓ LOGIPEN - SOFTWARE & ART A program a későbbiekben a dátum alapján készíti el a csoportosításnak megfelelő lekérdezéseket, továbbá könnyebb áttekinthetőség érdekében a csoportba sorolás megjelenik a Nyilatkoztatás képernyő fejlécében is. A dolgozó jelenlegi pénztártagsággal kapcsolatos adatainak megadása lehetséges, mely a nyilatkozattétel során megjelenik és igény esetén változtatása lehetséges. FIGYELEM! Minden dolgozó adatainak rögzítésekor kötelező megadni a Cafeteria csoport és a Telephely adatait. Ellenkező esetben a dolgozó adatai nem lesznek elérhetőek a nyilatkoztatásnál. A keretek rögzítésénél külön tudjuk megadni a cafeterián belüli és kívüli kereteket. A havi keretek megadásánál elegendő a kezdő hónap összegét beírni, mely összeg a többi hónapra automatikusan kitöltésre kerül. 40. oldal :55:00

41 LOGIPEN - SOFTWARE & ART FELHASZNÁLÓI DOKUMENTÁCIÓ WEBCAFETERIA.HU Az Összesen mező kitöltése esetén ami az éves keretet jelenti a jogosultság figyelembe vételével a havi adatok automatikusan kitöltődnek. A forintra történő kerekítésből adódó eltérés összegének korrigálása a 12. hónap adatainál történik meg. Az Adatok mentése nyomógomb segítségével a módosított adatok mentése megtörténik :55: oldal

42 WEBCAFETERIA.HU FELHASZNÁLÓI DOKUMENTÁCIÓ LOGIPEN - SOFTWARE & ART 23. Nyilatkoztatás A nyilatkoztatás, mint eljárás a dolgozók egyenkénti nyilatkozatainak felvitele a rendszerbe, ahol a dolgozó nyilatkozik, hogy milyen cafeteria elemet kíván a tárgyévben igénybe venni és milyen összegben. A nyilatkoztatás végeredménye egy PDF dokumentum, a szükséges nyomtatványokkal. Ha a bejelentkezett felhasználó több céget kezel, elsőként a céget kell kiválasztania, ahol a nyilatkoztatást végzi. Ha a bejelentkezett felhasználó csak egy cég kezelésére jogosult, vagy a Cég/Év kiválasztása menüpontban már választott céget, akkor a fenti lépés kimarad, rögtön a dolgozó kiválasztása jelenik meg. Ha a felhasználó kiválasztotta a céget, szintén a dolgozó kiválasztása következik. A kiválasztott dolgozó adatai megjelennek, ahol a cafeterián belüli és kívüli elemekre vonatkozó összeg, hónap adatok, valamint az egyéb szükséges pénztár, illetve rokonok adatai rögzíthetők vagy módosíthatók. Ha a dolgozó alapadatai hibásak vagy hiányosak, a dolgozó alapadatainál található Adatmódosítás gombra kattintva a dolgozó adatmódosító oldala jelenik meg, ahol a szükséges módosítás elvégezhető. 42. oldal :55:00

43 LOGIPEN - SOFTWARE & ART FELHASZNÁLÓI DOKUMENTÁCIÓ WEBCAFETERIA.HU Az Adatok mentése gomb segítségével az adatok rögzítésre kerülnek, majd a Vissza a nyilatkoztatáshoz gomb használatával térhetünk vissza nyilatkoztató képernyőre. A dolgozó jogosultságának kezdetéből és az éves/havi keretösszegből, valamint a beírt felhasznált összegekből a rendszer automatikusan és folyamatosan kiszámítja a fennmaradó összeget. FIGYELEM! Negatív összeg esetén a nyilatkozatok nyomtatása nem megengedett. A negatív összeget a rendszer feltűnő felirattal és háttérrel jelzi, és az Adatok mentése és nyomtatás gombot letiltja. Az adatok mentése és nyomtatása abban az esetben lehetséges, ha a bevitt adatok alapján az éves keretből fennmaradó összeg értéke 0 és -5 Ft között van. A mentés bármikor lehetséges. Az egyes elemek kitöltése egyszerű, egy adott hónapba beírt összeget az aktuális hónapot követő hónapokhoz a rendszer automatikusan beírja. Példa: Ha például melegétel utalványt kell adni a dolgozónak március és szeptember közötti hónapokra, ez két lépésben megtehető, elsőként írja be az összeget március hónapra, ennek hatására a rendszer kitölti decemberig. Második lépésként októberre írjon be nullát, a rendszer az október-november-december hónapokat nullával tölti fel. Így hét mező kitöltése helyett két mező kitöltésével elértük a kívánt célt. Olyan esetekben, ahol a teljes évre azonos összeget kell beírni, elegendő a januárt kitölteni, a rendszer automatikusan feltölti az összes hónapot, így 12 mező kitöltése helyett elegendő egyet kitölteni, így jelentősen felgyorsul az adatok rögzítése. Az egyes cafeteria elemek közül csak az jelenik meg, amely az adott cégnek a dolgozóhoz rendelt cafeteria csoportjához engedélyezve van. Az elem megnevezése melletti kérdőjel fölé húzva a kurzort, egy felugró szöveges buborékban megjelenik az elem rövid leírása :55: oldal

44 WEBCAFETERIA.HU FELHASZNÁLÓI DOKUMENTÁCIÓ LOGIPEN - SOFTWARE & ART A költség oszlopban jelenik meg a munkavállaló cafeteria keretét terhelő költség. A példában úgy állítottuk be a cafeteria csoportnál, hogy az összes bért terhelő adó és járulék, az adómentes értékhatár feletti összes járulék, továbbá az utalványok adminisztrációs költsége (5%) a munkavállalót terheli. Alkalmazott színjelölések a megjelenő felületen: Piros: Az adott hónap adatai lezárásra kerültek. Szürke: Az adatok módosítása nem lehetséges. Kék: Az adott sor összesen értéke (módosítása nem lehetséges). Sárga: Kötelezően választandó elem. Egyes elemeknél több adat szükséges, mint a havi összegek. Ezeknél az elem megnevezése egy gombon látható, és a hónap mezők szürke háttérrel, csak olvasható formátumban jelennek meg. Ezeknél az elemeknél a gombra kattintva egy új oldal jelenik meg, ahol a szükséges adatok felvihetők. Ezek az adatok alapvetően két csoportba sorolhatók: Iskolakezdési támogatás (Suli csekk) és Üdülési csekk, továbbá az Ajándék utalvány és a SZÉP- Kártya Önkéntes nyugdíjpénztárak és Egészségpénztárak és a különböző utalványok 44. oldal :55:00

45 LOGIPEN - SOFTWARE & ART FELHASZNÁLÓI DOKUMENTÁCIÓ WEBCAFETERIA.HU Az első esetben, mivel az utalványok közeli hozzátartozóknak is adhatók, meg kell adni a közeli hozzátartozó adatait, akik részére az utalványt a dolgozó kéri. Természetesen saját magának is kérhet, ez esetben a rokonsági foknál a saját megjelölést kell alkalmazni. Az iskolakezdési támogatás (Suli csekk) esetén a törvényi előírásoknak megfelelően, a lakcím mezők módosítása nem lehetséges, míg Üdülési csekk és SZÉP- Kártya esetén igen. Itt kell továbbá megadni az egyes hónapokra az összeget is. A mobilszám kivételével az összes személyes adat a törzsadatbázisból érkezik. SZÉP- Kártyához a kártyán szereplő név is a törzsadatokból képződik. Amennyiben ez hosszabb, mint 26 karakter, akkor a felhasználót figyelmeztetjük, hogy rövidítse a nevet. A kiválsztott munkavállalónál megváltoztathatjuk az adott utalvány szolgáltatóját is. Alapbeállításként a cég alapértelmezett szolgáltatója jelenik meg, de előfordulhat olyan élethelyzet, hogy a munkavállaló ezt nem tudja felhasználni, ezért ettől el kell térni. A későbbiekben a havi riportok illetve rendelések ennek megfelelően fognak elkészülni. Az Új hozzátartozó rögzítése gombbal új, üres elem jelenik meg, amelyben a hozzátartozó adatai kitölthetők. Amennyiben új hozzátartozót kíván létrehozni, minden egyes új hozzátartozó adatainak rögzítése után végezzen mentést! A Hozzáadom gomb előtt található legördülő listából a már rögzített hozzátartozó választható ki. Az Adatok mentése gomb segítségével az adatok rögzítésre kerülnek, majd a Vissza a nyilatkoztatáshoz gomb használatával térhetünk vissza nyilatkoztató képernyőre :55: oldal

46 WEBCAFETERIA.HU FELHASZNÁLÓI DOKUMENTÁCIÓ LOGIPEN - SOFTWARE & ART Egy fontos újdonságra szeretnénk felhívni a figyelmet! Ügyfeleinknél gyakran előfordul, hogy az internet-támogatást azért nem tudta igénybe venni valaki, mert a házastársa nevére szólt a számla, vagy olyan szolgáltatónál volt szerződése, aki a cég által biztosított internetutalványokat nem fogadta el. Ezen helyzetek kiküszöbölésére már amennyiben a cafeteriaszabályzat ezt megengedi az alábbi választási lehetőséget biztosítja a rendszer: Itt lehetőségünk van a céghez alapértelmezésben rendelt utalványszolgáltató megváltoztatására illetve arra, hogy a konkrét munkavállalóhoz számlás elszámolást rendeljünk. Természetesen a cég többi munkavállalója továbbra is az alapértelmezett beállítás szerint kapja majd az utalványokat, de a példában szereplő munkavállaló a havonta leadott számlája alapján részesül a juttatásban. Amennyiben ezt a megoldást választjuk, akkor a havi utalványrendelésben ennek a munkavállalónak a havi összege nem fog szerepelni az utalványrendelések között. Ugyancsak lehetőség van arra, hogy a házastárs adatait adjuk meg. Ez a funkció ugyanazt eredményezi, mint például az Ajándékutalvány vagy Üdülési csekk esetében. FIGYELEM! Minden új hozzátartozó rögzítése után menteni kell az adatokat és csak a mentés után lehet újabb hozzátartozót létrehozni. Ellenkező esetben az adatok nem kerülnek rögzítésre. 46. oldal :55:00

47 LOGIPEN - SOFTWARE & ART FELHASZNÁLÓI DOKUMENTÁCIÓ WEBCAFETERIA.HU A második esetben (pénztáraknál) más adatok kitöltése szükséges. Ez esetben a Belépés-t jelöltük meg. Ha a dolgozó már tag egy pénztárban és ugyanazt a pénztárt választja, akkor megjelölendő a Tag. Ha pedig új pénztár választására kerül sor, akkor az Átlépés-t kell megjelölni. A pénztár kiválasztása a Támogatott pénztárak és a Nem támogatott pénztárak legördülő lista segítségével történik. A kiválasztást követően a program automatikusan megjelöli a Tag, Belépés vagy Átlépés egyikét a jelenlegi és a választott pénztár alapján, mely felülbírálható. Támogatott pénztárak-ból történő kiválasztás esetén a belépési nyilatkozat automatikusan kitöltésre kerül, míg a Nem támogatott pénztárak-ból történő kiválasztás esetén a bizonylatokat egyénileg kell beszerezni és kitölteni. Meg kell adnunk továbbá a havi díjakat. A rendszer folyamatosan figyeli a az éves/havi fennmaradó keretekkel, valamint a pénztárnál adható minimális tagdíj összegével. A pénztár megadásánál kiválaszthatók az adott szolgáltatást nyújtó pénztárak. A havi összegek kitöltése megegyezik a nyilatkoztatás ablaknál leírtakkal. Az összegek beírásánál használt színjelölések: Szürke: Az adatok módosítása nem lehetséges, mert az adott hónap adatai lezárásra kerültek :55: oldal

48 WEBCAFETERIA.HU FELHASZNÁLÓI DOKUMENTÁCIÓ LOGIPEN - SOFTWARE & ART Fehér: A korábban elmentett adatok megjelenítése. Zöld: A beírt összeg megfelelő, mert a minimális tagdíjnál nagyobb és az adómentesen adható havi maximális összegnél kisebb. Sárga: A beírt összeg a minimális tagdíjnál kisebb. (A minimális tagdíj háttere is ilyen színű lesz.) Kék: Az adott sor összesen értéke (módosítása nem lehetséges). Piros: A beírt összeg az adómentesen adható havi maximális értéknél nagyobb. (A Havi max., valamint keret túllépése esetén az Éves keretből vagy a Havi keretből fennmaradó összeg háttere is ilyen színű lesz.) Az Adatok mentése gomb segítségével az adatok rögzítésre kerülnek, majd a Vissza a nyilatkoztatáshoz gomb használatával térhetünk vissza nyilatkoztató képernyőre. FIGYELEM! Ha a nyilatkoztatás valamilyen oknál fogva félbeszakad, vagy 5-10 percnél tovább szünetel, célszerű az adatokat elmenteni az Adatok mentése gomb használatával, ugyanis a rendszer biztonsági okokból 5-10 perc inaktivitást követően a felhasználót kilépteti, így a nem mentett adatok elveszhetnek. Amennyiben a cégnél cafeterián kívüli keretek is rendelkezésre állnak, akkor lehetőségünk van ezen elemekre szánt összegek rögzítésére. A nyilatkoztatás végén található pipálási lehetőségek jelentése a következő: 48. oldal :55:00

49 LOGIPEN - SOFTWARE & ART FELHASZNÁLÓI DOKUMENTÁCIÓ WEBCAFETERIA.HU A dolgozó az adatainak marketing célú kezeléséhez hozzájárul: a dolgozó hozzájárulását adja adatainak átadását 3. fél részére marketing célú felhasználáshoz. Aláírások rendben: a nyilatkozat kinyomtatását követően az aláírások megtörténnek. Hozzátartozók adatai rendben: a dolgozó hozzátartozójának a szükséges adatai rögzítésre kerültek. Hozzátartozók nyilatkozatai lefűzve: a dolgozó a hozzátartozójához szükséges nyilatkozatot aláírás után visszahozta és az lefűzésre került. Teljes dokumentáció aláíratlan: a dolgozó nyilatkoztatása után a szükséges dokumentumok kinyomtatása megtörtént, de aláírásuk a dolgozó távolléte miatt egy későbbi időpontban fog megtörténni (pl.: telefonon keresztül nyilatkozott, mert jelenleg külföldön tartózkodik). Az Üres nyilatkozat nyomtatása gomb segítségével lehet a dolgozó alapadataival és keretével kitöltött üres nyilatkoztató lap nyomtatása, melyen az összes választható elem megjelenik üresen, összeg nélkül. A Következő év nyilatkoztatása gomb segítségével a nyilatkoztatás folyamata ismételhető meg az aktuális évet követő évre, amennyiben a cégnél a szükséges beállítások megtörténtek. Az Adatok mentése gomb segítségével lehet az aktuálisan kitöltött nyilatkozatot menteni, hogy megelőzzük az esetleges adatvesztést. Az Adatok mentése és nyomtatás gombbal a dolgozó választása elmenthető, és egy külön ablakban jelenik meg az összes, a rendszer által előállítható nyilatkozat. A nyilatkozatok megnyitásához és nyomtatásához szüksége lesz Adobe Acrobat-reader programjára. Amennyiben nincs a gépén telepítve, ingyenesen letöltheti az alábbi linkről: Itt látható egy nyilatkozat első oldala, természetesen fiktív adatokkal. Egy dolgozónak a kiválasztott elemektől függően 1-20 oldalnyi nyomtatványa készül el. Újdonság: a korábbi verzióhoz viszonyítva, hogy a különböző utalványok igénylésének adatait is további oldalon kell bevinni (csakúgy, mint például a pénztárak vagy az Üdülési Csekk igénylését), ugyanis az Utalvány-szolgáltatók, illetve a címletezés részletezése (jelenleg csak a Sodexo Motivációs Rendszerek felé) szükségessé teszi ezt: :55: oldal

50 WEBCAFETERIA.HU FELHASZNÁLÓI DOKUMENTÁCIÓ LOGIPEN - SOFTWARE & ART A Cég-elem lapon beállított utalványtípusnak megfelelően lehetőség van STANDARD, PERSZO, RAGTOMB típusú kiszerelések rendelésére: Példa Ft értékű STANDARD csomagok igénylésére Példa Ft értékű PERSZO csomagok igénylésére automatikus címletezéssel 50. oldal :55:00

51 LOGIPEN - SOFTWARE & ART FELHASZNÁLÓI DOKUMENTÁCIÓ WEBCAFETERIA.HU Példa Ft értékű PERSZO csomagok igénylésére kézi címletezéssel :55: oldal

52 WEBCAFETERIA.HU FELHASZNÁLÓI DOKUMENTÁCIÓ LOGIPEN - SOFTWARE & ART 52. oldal :55:00

53 LOGIPEN - SOFTWARE & ART FELHASZNÁLÓI DOKUMENTÁCIÓ WEBCAFETERIA.HU 24. Hiánylista A hiánylista segítségével a nyilatkoztatások állapotáról kaphatunk információt. A lista segítségével megállapítható: Ki nyilatkozott, és ki nem. Figyelem! A rendszer továbbra is csak azokat teszi Nyilatkozott IGEN státuszba, akinél az utolsó művelet a nyilatkozat képernyőn a Mentés és nyomtatás volt. Amennyiben a nyomtatás után valamilyen okból visszatért a nyilatkoztatásba és ismét mentette azt (pl. hozzátartozó adatának pótlása), akkor a státusz Nyilatkozott NEM- re változik. Kinél van rendben a nyilatkozatok aláírása és kinél nem. Kinél vannak rendben a hozzátartozók szükséges adatai és kinél nem. Kinél van lefűzve a hozzátartozó nyilatkozata és kinél nem. Újdonság: Ügyfeleink kérésére alakítottuk át a Hiánylista képernyőt egy navigációs felületté. A fejléc megnevezésére kattintva sorba rendezhetők (első kattintásra emelkedő, második kattintásra csökkenő sorrendbe), továbbá a legfelső sorba beírható szűrési feltételek alapján biztosítjuk az adatok gyors elérhetőségét :55: oldal

54 WEBCAFETERIA.HU FELHASZNÁLÓI DOKUMENTÁCIÓ LOGIPEN - SOFTWARE & ART A korábbi verzióhoz viszonyítva újdonság, hogy a képernyőn vastagon szedett nevekre illetve státuszokra kattintva közvetlenül az adott jogosult aktuális űrlapjára illetve dokumentumára navigálhatunk, majd onnan vissza a Hiánylista képernyőre. Példa 1: Aba Sándor esetében csupán a Nyilatkozott oszlopban található nem feliratról tudunk továbblépni, mégpedig a Nyilatkoztatás oldalra, hiszen neki semmilyen dokumentuma nem készült még el, tehát először a nyilatkozatát kell elkészítenünk. Példa 2: Adorján Béla neve már vastagított betűkkel szerepel, mert neki vannak cafeteriaadatai a rendszerben. Ha a nevére kattintunk, akkor máris a Havi jogosultságok lapra navigálunk. A Nyilatkozott - igen a Nyilatkozatás oldalra visz minket, ahol módosíthatjuk a nyilatkozatát, amennyiben szükséges. Az Aláírás rendben ill. Hozzátartozók adatai oszlopok alatt lévő igen vagy nem feliratokra kattintva a Cafeteria karton nyílik meg, amelyen rögzíthetjük és menthetjük a hiányzó adatokat. 54. oldal :55:00

55 LOGIPEN - SOFTWARE & ART FELHASZNÁLÓI DOKUMENTÁCIÓ WEBCAFETERIA.HU 25. Cafeteria karton A kiválasztott dolgozó múltbeli és jövőre vonatkozó adatairól átfogó tájékoztatást kapunk. A dolgozó személyes adatain kívül információt kapunk arról is, hogy a munkaviszony megszűnése esetén a cafeteria juttatások mely időpontig járnak a dolgozónak. A pirossal kiemelt dátum a kilépésnél figyelembe veendő időpont. Az Adatmódosítás gombra kattintva a Jogosult adatai menüpont alatt leírtak szerint az adatok módosíthatók. Alkalmazott színjelölések: Piros: Az adott hónap adatai lezárásra kerültek, valamint a dolgozó kilépés utáni hónapjai :55: oldal

56 WEBCAFETERIA.HU FELHASZNÁLÓI DOKUMENTÁCIÓ LOGIPEN - SOFTWARE & ART Szürke: Az adatok módosítása nem lehetséges. Kék: Az adott sor vagy oszlop összesen értéke (módosítása nem lehetséges). Sárga: Az adott elem nem jár az adott hónapban. Zöld: Az adott elem jár az adott hónapban. A hozzátartozókra is igénybe vehető cafeteria elemek választásáról kapunk részletes információt. A hozzátartozók szükséges adatainak pótlása a Név:-re kattintás után megjelenő felviteli ablak segítségével lehetséges. Az adatok javítása vagy pótlása után az Adatok mentése gombra kattintva az adatok rögzítése megtörténik és visszakerülünk a Cafeteria kartonra. A cafeterián belüli adatokhoz hasonlóan a cafeterián kívüli juttatásokról is részletes információt kaphatunk. A nyilatkoztatásnál említett Aláírások rendben, Hozzátartozók adatai rendben és a Hozzátartozók nyilatkozatai lefűzve pipálások pótlására van lehetőség, majd a Lefűzés gombra kattintással ezen adatok mentése megtörténik. A Következő név gombra kattintással visszajutunk a Cafeteria karton menüpont elejére, a dolgozó kiválasztásához. 56. oldal :55:00

57 LOGIPEN - SOFTWARE & ART FELHASZNÁLÓI DOKUMENTÁCIÓ WEBCAFETERIA.HU A Nyomtatás és következő név gombra kattintás esetén a cafeteria karton kinyomtatása után a folyamat megegyezik a Következő név gombra kattintásnál leírtakkal :55: oldal

58 WEBCAFETERIA.HU FELHASZNÁLÓI DOKUMENTÁCIÓ LOGIPEN - SOFTWARE & ART 26. Kinyomtatott PDF Minden, a felhasználó által kinyomtatott PDF formátumú dokumentumot a rendszer elment, és azt addig őrzi, hogy a tárgyév és az azt megelőző év dokumentumai elérhetőek maradnak. Az ennél régebbi dokumentumokat a rendszer automatikusan törli. A tárolt PDF dokumentumokat a Kinyomtatott PDF menüpontra kattintással lehet elérni. a felhasználó által kinyomtatott PDF formátumú dokumentumot a rendszer elment, és azt addig őrzi, hogy a tárgyév és az azt megelőző év dokumentumai elérhetőek maradnak. Az ennél régebbi dokumentumokat a rendszer automatikusan törli. A tárolt PDF dokumentumokat a Kinyomtatott PDF menüpontra kattintással lehet elérni. A Újdonság: Ügyfeleink kérésére mostantól a rendszerben eltárolt nyomtatványok a fejléc megnevezésére kattintva sorba rendezhetők (első kattintásra emelkedő, második kattintásra csökkenő sorrendbe), továbbá a legfelső sorba beírható szűrési feltételek alapján biztosítjuk a dokumentum gyors elérhetőségét. Példa Felhasználó és Jogosult keresésére: 58. oldal :55:00

59 LOGIPEN - SOFTWARE & ART FELHASZNÁLÓI DOKUMENTÁCIÓ WEBCAFETERIA.HU Biankó űrlapok Lehetőség van a papíron történő nyilatkoztatásra is, melyhez szükséges üres nyomtatványokat a sor végén található nyomógombra kattintással tudunk nyomtatni. Az így kinyomtatott nyomtatványokat lehet a dolgozóknak átadni, hogy kitöltve hozzák vissza, és ezek után már csak a rögzítés marad hátra. Tapasztalatunk alapján az így kitöltött nyomtatványok rögzítése sokkal több időt vesz igénybe, mint a közvetlenül rögzített nyilatkozatok a számszaki eltérések miatt :55: oldal

60 WEBCAFETERIA.HU FELHASZNÁLÓI DOKUMENTÁCIÓ LOGIPEN - SOFTWARE & ART 27. Havi jogosultságok A kiválasztott dolgozó cafeteria juttatásának módosítását végezhetjük el. A dolgozó személyes adatain kívül információt kapunk arról is, hogy a munkaviszony megszűnése esetén a cafeteria juttatások mely időpontig járnak a dolgozónak. A pirossal kiemelt dátum a kilépésnél figyelembe veendő időpont. Az Adatmódosítás gombra kattintva a Dolgozók adatai menüpont alatt leírtak szerint az adatok módosíthatók. A dolgozó az adott cafeteria elem juttatására a pipált hónapban jogosult. Alkalmazott színjelölések: Piros: Az adott hónap adatai lezárásra kerültek, valamint a dolgozó kilépés utáni hónapjai. Kék: Az adott oszlop összes elemének juttatására jogosult a pipált hónapban. Sárga: Az adott hónapban lépett ki a dolgozó. Zöld: Havi keretek járandósága az adott hónapban. Szürke: Tájékoztató adat (módosítása nem lehetséges). 60. oldal :55:00

61 LOGIPEN - SOFTWARE & ART FELHASZNÁLÓI DOKUMENTÁCIÓ WEBCAFETERIA.HU A pipálásokkal összhangban a juttatás összege adható meg. Amennyiben indokolt, a változtatása is lehetséges. Az összegek megadásának lehetősége és korrekciója a felhasználói kérések alapján került be. Az Adatok mentése gomb segítségével a módosított adatok mentése lehetséges. Példa (összeg korrigálására): Ha a cafeteria szabályzat szerint tartós betegállomány esetén időarányosan kell figyelembe venni a juttatás összegét, akkor itt lehetőség van az adott juttatás összegének korrigálására :55: oldal

62 WEBCAFETERIA.HU FELHASZNÁLÓI DOKUMENTÁCIÓ LOGIPEN - SOFTWARE & ART 28. Havi listák/riportok A legördülő listákból a következők szerint választhatunk. Az Év-nél csak azon évszámok jelennek meg, melyekben már történt nyilatkoztatás. A Hónap kiválasztása 01-től 12-ig lehetséges. A Lista elemei a következők: Tételes lista: A kiválasztott Év és Hónap-hoz tartozó cafeteria elemek dolgozónkénti listáját kapjuk meg. Rendelési lista: A kiválasztott Év és Hónap-hoz tartozó cafeteria elemek rendelési összesítő listáját kapjuk meg. Utalási lista: A kiválasztott Év és Hónap-hoz tartozó cafeteria elemek utalási összesítő listáját kapjuk meg. Költséghelyi tételes lista: A kiválasztott Év és Hónap-hoz tartozó cafeteria elemek dolgozónkénti listáját kapjuk meg költséghelyenként. Adónemenkénti lista: A kiválasztott Év és Hónap-hoz tartozó cafeteria elemeket terhelő adók és járulékok listája, mely felhasználható a 1108-as ABEV nyomtatvány kitöltéséhez. Juttatásban részesülők: A kiválasztott Év és Hónap-ban valamilyen juttatásban részesült jogosultak listája. 62. oldal :55:00

63 LOGIPEN - SOFTWARE & ART FELHASZNÁLÓI DOKUMENTÁCIÓ WEBCAFETERIA.HU Aktív állományi névsor: A kiválasztott Év és Hónap-ban aktív jogosultak listája, függetlenül attól, hogy kapott-e valamilyen juttatást vagy sem. Számlázott névsor : A kiválasztott Év és Hónap-ban szereplő összes jogosult listája. Ez a lista képezi a WebCafeteria számlázásának alapját. Minden dolgozó szerepel benne, akit nem léptett ki a felhasználó. A Kattintson ide a továbblépéshez szövegre kattintva visszajutunk a Havi listák/riportok menüpont választási képernyőjéhez. A Mentés Excelbe szövegre kattintva az adatokat tudjuk excel fájlba menteni. Igény felmerülése esetén, előzetes egyeztetés után lehetőség van az adatok meglévő bérszámfejtő rendszerbe történő átemelésére. Ekkor az Adatok átadása más rendszerbe gomb is megjelenik a Mentés Excelbe gomb mellett, melyre kattintva előállítható a bérszámfejtő programba történő betöltéshez szükséges fájl :55: oldal

64 WEBCAFETERIA.HU FELHASZNÁLÓI DOKUMENTÁCIÓ LOGIPEN - SOFTWARE & ART A Nyomtatás gombra kattintva a rendelési lapok kerülnek kinyomtatásra cafeteria elemenként. A Kattintson ide a továbblépéshez és a Mentés Excelbe gombokra kattintás megegyezik a Tételes lista esetén leírtakkal. A Nyomtatás gombra kattintva a pénztári bevallások listáját kapjuk meg nyomtatott formában. A Kattintson ide a továbblépéshez feliratra kattintás megegyezik a Tételes lista esetén leírttal. A Pénztári bevallások mentése Excelbe feliratra kattintva a pénztári bevallások adatait kapjuk meg excel fájl formátumban. 64. oldal :55:00

65 LOGIPEN - SOFTWARE & ART FELHASZNÁLÓI DOKUMENTÁCIÓ WEBCAFETERIA.HU A Kattintson ide a továbblépéshez és a Mentés Excelbe feliratokra kattintás megegyezik a Tételes lista esetén leírtakkal. A Kattintson ide a továbblépéshez és a Mentés Excelbe feliratokra kattintás megegyezik a Tételes lista esetén leírtakkal. Példa az excel táblázatra :55: oldal

66 WEBCAFETERIA.HU FELHASZNÁLÓI DOKUMENTÁCIÓ LOGIPEN - SOFTWARE & ART 29. Utalványok rendelése Amint azt a bevezetőben jeleztük, rendszerünk lehetőséget biztosít arra, hogy azon Tisztelt Ügyfeleink, akik a Sodexo Motivációs Rendszerek utalványait vásárolják, megrendeléseiket közvetlenül a Web-Cafeteriából tudják feladni a Sodexo felé. Az ehhez szükséges kommunikációs csatornákat illetve azok biztonságát Sodexo és a Web-Cafeteriát üzemeltető Logipen Kft biztosítja. A funkció jelenleg (2011 augusztus) nem elérhető! Az on-line utalványrendelés igénybevételéhez Önnek rendelkeznie kell egy érvényes SPHkóddal (Sodexo ügyfélkód), melyet minden rendelés alkalmával rendszerünk az Ön rendelésének automatikus azonosítására használ. Amennyiben az Ön cége még nem partnere a Sodexo Motivációs Rendszereknek, úgy kérjük jelezze ezt felénk (link), és munkatársaink felveszik Önnel a kapcsolatot. Mező A rendelés időpontja: Tartalma A megrendelés feladásának dátuma. nem lehet korábbi, mint az aktuális naptári nap! 66. oldal :55:00

67 LOGIPEN - SOFTWARE & ART FELHASZNÁLÓI DOKUMENTÁCIÓ WEBCAFETERIA.HU Mező A rendelés függ az átutalástól? A rendelés módja? A rendelés átvételének helye? Tartalma Az Ön szerződésben rögzítetteknek megfelelően választandó. Lehetősége van a cég teljes rendelését egyben kérni vagy telephelyenként bontásban. Itt adhatja meg, hogy az utalványokat mely címre kéri kiszállítani. Választható a cég székhelye, telephelyei, illetve lehetősége van arra is, hogy a Sodexo által előre meghatározott valamelyik postahivatalban személyesen vegye át az elkészített utalványokat. A postahivatalok címét a legördülő listából választhatja ki. Átvevő neve 1 és 2 Nevesítve kéri a PERSZO csomagokat? Minden esetben meg kell adnia két különböző személyt, aki a szállítás alkalmával munkaidőben elérhető a megadott címen és az érték-küldeményt át tudja venni a futártól. Amennyiben azt szeretné, hogy az elkészített utalványok csomagolásán szerepeljen a munkavállaló azonosítása, akkor válassza az Igen -t. Figyelem! Ezért a szolgáltatásért Sodexo extra díjat számláz az Ön cégének. Kérjük ellenőrizze szolgáltatási szerződése erre vonatkozó fejezetét! A jogosult neve és telephely mellett (a 3. sorban) az alábbi azonosítók közül választhat a lenyíló felsorolásban: - Születési hely és idő - Anyja neve - Adóazonosítója - belső azonosítója (céges személyügyi nyilvántartásból, amennyiben ez a Webcafeteria adatbázisában rögzítésre került) Elem neve, Csomag típusa A Cég-elem adatoknál megadottak alapján jeleníti meg a rendszer. Nem írható felül. Megrendelés, Megrendelve A Megrendelés oszlopba pipálva a rendszer az adott utalványok megrendelését fogja végrehajtani a lap alján lévő :55: oldal

68 WEBCAFETERIA.HU FELHASZNÁLÓI DOKUMENTÁCIÓ LOGIPEN - SOFTWARE & ART Mező Tartalma Megrendelés gombra kattintva. Amennyiben a Megrendelve oszlopban egy dátumot talál, akkor az adott utalvány megrendelése már korábban megtörtént, nincs lehetősége rendelést újból feladni. Megrendelés-gomb A hiánytalanul kitöltött űrlap alapján a megrendelés elküldése. Figyelem! A gomb csak akkor válik aktívvá, amikor minden szükséges adatot megadott! A megrendelés továbbításának részleteiről a rendszer egy automatikus visszaigazoló t küld az Ön címére. A rendelés visszaigazolásáról a Sodexo Ügyfélszolgálatától fog értesítést kapni. FIGYELEM! Az Utalványok megrendelését csak olyan felhasználó végezze, akinek a teljes cég összes dolgozójához van jogosultsága! Amennyiben egy felhasználó csak egy telephelyet jogosult kezelni, akkor ő csak az adott telephelyre vonatkozó rendeléseket tudja feladni. 68. oldal :55:00

69 LOGIPEN - SOFTWARE & ART FELHASZNÁLÓI DOKUMENTÁCIÓ WEBCAFETERIA.HU 30. Utalványok beérkezése A legördülő listából a hónap kiválasztása után a Tovább gombra kattintás segítségével az utalványok beérkezésének dátuma adható meg. Az utalvány adott telephelyre történő beérkezésének időpontja a sor végén található Időpont mező kitöltésével adható meg. Amennyiben a beérkezés azon a napon történik, amikor rögzítjük az adatot, akkor elegendő a Ma oszlopba pipálni. Ekkor az Időpont mező automatikusan kitöltődik. A Megrendelve oszlopban található időpont tájékoztatást ad a megrendelés időpontjáról :55: oldal

70 WEBCAFETERIA.HU FELHASZNÁLÓI DOKUMENTÁCIÓ LOGIPEN - SOFTWARE & ART 31. Átvételi bizonylatok A legördülő listából a hónap kiválasztása után a Tovább gombra kattintás segítségével az utalványok átvételi bizonylatainak kinyomtatása oldható meg. Az utalvány adott telephelyre történő kiosztási listája a sor végén található Nyomtatás mező pipálásával adható meg. Amennyiben az átvételi bizonylatot már kinyomtattuk, akkor az Átvételi nyomtatva mezőben megjelenik a nyomtatás időpontja. A kinyomtatott bizonylatok alapján a kiosztást el tudjuk végezni. A listákon szereplő összeg már nem módosítható, a program úgy tekinti, mint átvett juttatás. 70. oldal :55:00